Manual de Políticas y Procedimientos Dirección de ... · Apoyar las auditorías internas de los...

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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

REFERENCIA: PR-DAF-SPE-01 Y IT-DAF-SPE-01

Clave: FO-DAF-SPE-01

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Anexo 1 Pág. 1 de 1

Manual de Políticas y Procedimientos Dirección de Administración

y Finanzas

Cuernavaca, Mor., a 22 de Febrero de 2016.

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II.- CONTENIDO

Apartado Consecutivo del Apartado

Portada I

Contenido II

Autorización III

Introducción IV

Políticas V

Procedimientos VI

Directorio VII

Colaboración VIII

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III.- AUTORIZACIÓN

AUTORIZÓ

Se expide el presente Manual de Políticas y Procedimientos de la Dirección de Administración y Finanzas, el cual contiene información referente a sus procedimientos y funcionamiento, y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal, con fundamento en los siguientes ordenamientos jurídicos: - Artículo 47 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos; publicado en el

Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 5030 del 28 de septiembre de 2012. - Artículo 22 fracción IV, Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de

Morelos publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4569 del 21 de noviembre de 2007.

Remítase el presente Manual de Políticas y Procedimientos, al Órgano de Gobierno para su Aprobación.

________________________________ Dra. María Elisa Zamudio Abrego

Directora General

REVISÓ

________________________________ C. Simón Andrés Medina Delgadillo

Director de Administración y Finanzas

APROBÓ

Artículo 24 fracción XVIII, y artículo 29 fracción X del Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.

________________________________ C. Simón Andrés Medina Delgadillo

Director de Administración y Finanzas

VISTO BUENO

_________________________________ Lic. Daniel Bustamante Pérez

Subdirector de Planeación Estratégica

Fecha de Autorización: 22 de Febrero de 2016

Número de Páginas: 458

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IV.- INTRODUCCIÓN

El Manual de Políticas y Procedimientos es un instrumento técnico–administrativo, que se elabora con la finalidad de cumplir a lo estipulado en el Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos. Este documento sirve para:

Encomendar responsabilidades; Evitar duplicaciones y detectar omisiones en las funciones; Propiciar la uniformidad en el trabajo; Utilizar de manera racional los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos; Facilitar la inducción al puesto del personal de nuevo ingreso y; Apoyar las auditorías internas de los órganos de control.

El Manual de Políticas y Procedimientos está integrado por los siguientes apartados: autorización, políticas, procedimientos, directorio y colaboración.

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V.- POLÍTICAS

PROCEDIMIENTO: Control de Correspondencia 1. El personal de recepción recibirá la correspondencia siempre y cuando cumpla con los requisitos

necesarios para su atención y seguimiento como son: remitente, dependencia o Unidad Administrativa y que venga debidamente firmado, venga el número de oficio, asunto, anexos al oficio, de no cumplir con los requisitos se indica al remitente el motivo por el cual no es posible su recepción, notificando lo sucedido al asistente para su conocimiento.

PROCEDIMIENTO: Registro de Alta de Bienes Muebles y Emisión de Resguardos

1. El Titular de cada Unidad (Secretarios Particulares, Directores, Jefes de Unidad, Coordinadores o equivalentes) deberán nombrar e instruir a un Enlace Administrativo con la Unidad de Control Patrimonial a fin de que se informe a dicha Unidad sobre los movimientos de alta de bienes muebles generados en el área, para lo cual, informara por escrito dentro de los primeros 15 días de inicio de cada año el nombre de la persona designada. Asimismo ante la salida o cambio del servidor público designado como Enlace Administrativo, se debera notificar a la Unidad de Control Patrimonial, por la vía escrita en los siguientes 10 días a su salida el nombre del nuevo enlace, el cual, en cada ejercicio fiscal debera ratificarse y/o actualizarse.

2. Los bienes muebles únicamente podrán asignarse a los servidores públicos que formen parte de la plantilla de personal autorizada del Organismo.

3. Para efectos del registro de altas y control de bienes muebles se debera referir como valor, el consignado en la factura incluyendo el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

4. Para el registro de equipo de cómputo, debera asignarse a cada uno de sus componentes el número de inventario respectivo, tomando en consideración su precio unitario, incluyendo el I.V.A.

5. Con la finalidad de conocer y conciliar las nuevas adquisiciones de bienes muebles, el Departamento de Adquisiciones, debera remitir a la Unidad de Control Patrimonial copia de las requisiciones de compra y/o contratos y facturas relacionados con dichas adquisiciones, así como, en su caso, del dictamen favorable para la adquisición.

6. Sera responsabilidad de la Unidad Administrativa beneficiada con los bienes, tanto de nueva adquisición como los recibidos en donación que le son entregados, verificar que cuenten con el número de identificación asignado por la Unidad de Control Patrimonial.

7. Las Unidades Administrativas no podrán retirar del almacén ningún bien mueble que no se encuentre debidamente identificado por la Unidad de Control Patrimonial con la numeración correspondiente.

8. Los bienes muebles de nueva adquisición destinados a Programas Institucionales y entregados bajo la modalidad de “préstamo y/o comodato” por las Unidades Administrativas del DIF, seran dados de alta en el Sistema de Control Patrimonial y el Titular de la Unidad Administrativa a cargo del programa debera firmar las Tarjetas de Resguardo de cada bien, como el resguardatario responsable.

9. Los bienes muebles recibidos por las Unidades Administrativas del Organismo bajo la modalidad de “comodato”, deberan ser notificados a la Unidad de Control Patrimonial, a través del envíó de la copia del contrato de comodato respectivo, acta de entrega y/o recibo. En virtud de que no son propiedad del DIF no afectaran el activo fijo de la institución y, por lo tanto, no se efectuara el alta en el inventario de este Organismo.

10. Los servidores públicos que ingresen bienes muebles particulares a su Unidad Administrativa, deberan informarlo de manera previa al Titular de la Unidad y/o al Enlace Administrativo, quien realizara su registro en un control interno e informara por escrito a la Unidad de Control Patrimonial para que estos bienes no se integren al inventario del Organismo.

11. Los bienes muebles de nueva adquisición que son entregados bajo la modalidad de “donación” y destinados a Programas Institucionales no afectarán el activo fijo de la institución y, por lo tanto, no se llevara a cabo el registro de alta en el inventario del Organismo

12. El Enlace Administrativo de cada unidad sera responsable de autorizar la entrada y salida de bienes muebles de propiedad particular.

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POLÍTICAS

13. Queda estrictamente prohibido efectuar movimientos de bienes muebles sin llevar a cabo el procedimiento correspondiente ante la Unidad de Control Patrimonial, el incumplimiento de ésta disposición sera responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa respectiva.

14. El Enlace Administrativo debera presentar ante la Unidad de Control Patrimonial un reporte mensual que incluya los movimientos de alta realizados, debidamente avalado por el Titular de cada Unidad Administrativa, en caso de no enviarlo se entendera que no hubo movimientos.

15. Sera responsabilidad de los servidores públicos que firmen las Tarjetas de Resguardo de bienes bajo su custodia y/o uso, conservar una copia de las mismas para su control y/o futuras aclaraciones.

16. Tratándose de actos de Entrega-Recepción de Unidades Administrativas, invariablemente se debera observar lo establecido en el Reglamento para la Entrega Recepción. Asimismo, sera responsabilidad de los servidores públicos sujetos a este proceso, contar con copia de la documentación relacionada con su inventario de bienes muebles.

17. Sera responsabilidad de los servidores públicos que tengan asignado un radio de comunicación Nextel que firmen el resguardo y la carta responsiva del Nextel que este bajo su custodia y/o uso.

18. Los recursos materiales y de comunicación asignados para la realización de las funciones, quedan exclusivamente para los fines a que estén destinados.

19. Quedan a cargo de los servidores públicos el pago por los daños a los recursos materiales y de comunicación Nextel, el pago del deducible del equipo Nextel que se tenga por robo o daño físico, el pago total por el equipo perdido y/o el pago del excedente a los montos de la factura de su plan asignado.

20. Todo excedente del uso del Nextel será descontado vía nómina en una sola exhibición cuando el monto total a cubrir sea hasta de $200.00, cuando sobrepase dicha cantidad se descontará vía nómina en dos exhibiciones, dentro del mes en que se factura, debido a que la facturación del servicio es mensual.

PROCEDIMIENTO: Registro de Baja de Bienes Muebles y Cancelación de Resguardos

1. El Titular de cada Unidad (Secretarios Particulares, Directores, Jefes de Unidad, Coordinadores o equivalentes) deberán nombrar e instruir a un Enlace Administrativo con la Unidad de Control Patrimonial a fin de que se informe a dicha Unidad sobre los movimientos de alta de bienes muebles generados en el area, para lo cual, informara por escrito el nombre de la persona designada. Asimismo ante la salida o cambio del servidor público designado como Enlace Administrativo, debera notificar por la vía escrita a la Unidad de Control Patrimonial el nombre del nuevo enlace, el cual, en cada ejercicio fiscal debera ratificarse y/o actualizarse.

2. El Departamento de Control Patrimonial invariablemente realizara la verificación física de los bienes muebles, previo a su autorización de baja, con el objeto de constatar las condiciones en que se encuentran.

3. Queda estrictamente prohibido efectuar movimientos de bienes muebles sin llevar a cabo el procedimiento correspondiente ante el Departamento de Control Patrimonial, el incumplimiento de ésta disposición sera responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa respectiva.


5. El Enlace Administrativo debera presentar ante el Departamento de Control Patrimonial un reporte mensual que incluya los movimientos de baja realizados, debidamente avalado por el Titular de cada Unidad Administrativa, en caso de no enviarlo, se entendera que no hubo movimientos.


PROCEDIMIENTO: Registro de Transferencia de Bienes Muebles y Cancelación de Resguardos

1. El Titular de cada Unidad (Secretarios Particulares, Directores, Jefes de Unidad, Coordinadores o equivalentes) deberan nombrar e instruir a un Enlace Administrativo con la Unidad de Control Patrimonial a fin de que se informe a dicha Unidad sobre los movimientos de alta de bienes muebles generados en el area, para lo cual, informara por escrito el nombre de la persona designada. Asimismo ante la salida o cambio del servidor público designado como Enlace Administrativo, debera notificar por la vía escrita a la Unidad de Control Patrimonial el nombre del nuevo enlace, el cual, en cada ejercicio fiscal debera ratificarse y/o actualizarse.

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POLÍTICAS

2. Los Titulares de las Unidades Administrativas, vigilarán la custodia y buen uso de los bienes muebles que tenga asignado el personal operativo adscrito a éstas, independientemente de que cada servidor público usuario firme el resguardo correspondiente y cumplan de igual forma con esta responsabilidad.

3. Queda estrictamente prohibido, efectuar movimientos de bienes muebles sin contar con el formato de “Transferencia de Bienes Muebles” debidamente requisitado, así como realizar cambios físicos y de usuarios sin la autorización y/o aviso correspondiente al Departamento de Control Patrimonial, el incumplimiento de ésta disposición sera responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa respectiva.

4. Si al momento de realizar la transferencia de bienes muebles a otra Unidad Administrativa no existiera un responsable directo para los bienes que se entregan, el Jefe Inmediato Superior, asumira esta responsabilidad, firmando la documentación respectiva, hasta en tanto se designe al servidor público responsable y/o usuario, situación que de igual forma debera notificarse por escrito.

5. El Enlace Administrativo debera presentar ante el Departamento de Control Patrimonial un reporte mensual que incluya los movimientos de baja realizados, debidamente avalado por el Titular de cada Unidad Administrativa, en caso de no enviarlo, se entendera que no hubo movimientos.


PROCEDIMIENTO: Verificación Física de Bienes Muebles Registrados

1. La Unidad de Control Patrimonial llevara a cabo verificaciones físicas selectivas, con el objeto de supervisar la correcta administración y mantener actualizado el inventario de bienes muebles de cada una de las Unidades Administrativas; de los resultados obtenidos en su caso, solicitara la participación de Control Interno de la Comisaría para que intervenga en el ámbito de sus atribuciones

2. El Titular de cada Unidad (Secretarios Particulares, Directores, Jefes de Unidad, Coordinadores o equivalentes) deberán nombrar e instruir a un Enlace Administrativo con la Unidad de Control Patrimonial a fin de que se informe a dicha Unidad sobre los movimientos de alta de bienes muebles generados en el área, para lo cual, informara por escrito dentro de los primeros 15 días de inicio de cada año el nombre de la persona designada. Asimismo ante la salida o cambio del servidor público designado como Enlace Administrativo, se debera notificar a la Unidad de Control Patrimonial, por la vía escrita en los siguientes 10 días a su salida el nombre del nuevo enlace, el cual, en cada ejercicio fiscal debera ratificarse y/o actualizarse.

3. Los bienes muebles únicamente podrán asignarse a los servidores públicos que formen parte de la plantilla de personal autorizada del Organismo.

4. En el supuesto de que al momento de la entrega de una Unidad Administrativa no existiera todavía un responsable de los bienes muebles que están entregando, el Jefe Inmediato Superior, asumira esta responsabilidad, firmando la documentación respectiva, hasta en tanto se designe al servidor público responsable y/o usuario de los bienes, situación que de igual forma debera notificarse por escrito a la Unidad e Control Patrimonial.

5. Los términos para solventar las observaciones y/o irregularidades, derivadas de los resultados obtenidos en las verificaciones físicas efectuadas a las Unidades Administrativas, son determinados por la Unidad de Control Patrimonial y se otorgarán los siguientes plazos: o 15 días hábiles en primera instancia para su solvatación. o 10 días hábiles en segundo término en caso de que se venza el primer plazo otorgado. o Cinco días hábiles en tercer término, en caso de que venzan los plazos anteriores otorgados.

6. Los Titulares de las Unidades Administrativas, vigilarán la custodia y buen uso de los bienes muebles que tenga asignado el personal operativo adscrito a éstas, independientemente de que cada uno de los servidores públicos usuarios, firmen el resguardo correspondiente y cumplan de igual forma con esta responsabilidad.

7. En el caso de bienes de propiedad particular, los servidores públicos informarán al Enlace Administrativo designado en la Unidad Administrativa para que autorice la entrada y salida de dichos bienes y efectúe el registro y control interno correspondiente; aspecto que debera de informarse por escrito a la Unidad de Control Patrimonial del Organismo.

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POLÍTICAS

8. La salida de los bienes muebles que requieran mantenimiento preventivo o correctivo o cualquier otro servicio, debera documentarse y/o autorizarse por escrito por parte del Titular de la Unidad Administrativa usuaria y/o responsable de los bienes o, en su defecto, por parte del Enlace Administrativo designado, quienes además deberán constatar que dichos bienes sean devueltos en un término no mayor a 15 días hábiles a partir de su salida.

9. Cuando exista algún cambio de servidores públicos dentro de las Unidades Administrativas, tanto a nivel de mandos medios, como operativo, se debera notificar por la vía escrita a la Unidad de Control Patrimonial, con la finalidad de actualizar las firmas de los resguardos correspondientes, así como para cotejar, en su caso, si existieran faltantes de los bienes muebles que se tenían bajo resguardo y/o uso.

10. Tratándose de actos de Entrega-Recepción de Unidades Administrativas, sera responsabilidad de los servidores públicos sujetos a este proceso, contar con copia de la documentación relacionada con su inventario de bienes muebles.


12. Si durante el desarrollo de la verificación física se detectan bienes muebles cuyo resguardo esta a nombre de un servidor público diferente al que lo utiliza, la Unidad de Control Patrimonial cancelara el Resguardo anterior y emitira una nueva para firma del servidor público actual.

13. Si durante el desarrollo de la verificación física se detecta deterioro, mal uso, la falta de bienes muebles o cualquiera de sus componentes, cuya situación no se hubieran justificado plenamente, la Unidad de Control Patrimonial establecera los plazos y términos para que la Unidad Administrativa verificada solvente dichas observaciones o irregularidades.

PROCEDIMIENTO: Adquisición de Compra Directa por Requisición del Sistema DIF 1. La requisición de compra se tramitará cuando algún artículo no se encuentre en el catálogo de consumo

del almacén. 2. Es responsabilidad del Departamento de Adquisiciones y control patrimonial recabar el sello de control

presupuestal. 3. Las requisiciones deberán tramitarse con anticipación, cuando se trate de artículos de fabricación

especial y/o estén sujetos a existencia en el mercado nacional serán suministrados de acuerdo con las condiciones de entrega de los proveedores.

4. Cuando se trate de adquisiciones de impresos u otros artículos en que se requiera de mayores especificaciones deberán anexarse al formato las muestras físicas, catálogos, folletos, etc. En estos casos se debe considerar las condiciones de entrega del proveedor adjudicado, para el suministro de los mismos.

5. Para el caso de las adquisiciones de material de curación, reactivos químicos y soluciones, se deberá citar las fórmulas, así como las prestaciones comerciales, se deberá señalar los que requieran de autorización especial tales como medicamentos controlados, narcóticos, etc. En cuyo caso se deberán anexar las recetas del médico, autorizados los estudios socioeconómicos y solicitudes.

PROCEDIMIENTO: Recepción y entrega de Material en Almacén 1. Almacén no deberá recibir ningún tipo de material de los proveedores si no se cuenta con la

autorización de compra y/o pedido, así mismo tres copias de la factura correspondiente. 2. Almacén no deberá recibir parcialidades de dichas autorizaciones de compra y/o pedidos 3. Para la entrega de materiales se deberá firmar un vale de salida por el área correspondiente y/o

persona autorizada. 4. Para entrega de material ubicado en bodega se deberá entregar la requisición de bodega con la firma

de autorización por el responsable del centro de costo y por el Director (a), especificando, clave, cantidad y tipo de material que se encuentre asignado al programa que dirigen.

5. La requisición de material se entregará directamente en el almacén con dos días de anticipación y en caso de no recoger lo solicitado se cancelará automáticamente en un lapso de cinco días posteriores a la fecha de entrega, comunicando esta acción mediante un oficio dirigido al titular del área.

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POLÍTICAS

PROCEDIMIENTO: Orden de Trabajo 1. En caso de que la Orden de Trabajo o Servicio se trate de un aparato eléctrico o mueble, deberá

llevar el número de inventario, marca, falla técnica o en su caso descripción del daño que presenta para dictaminar su complejidad, y en el párrafo de justificación anotar la importancia de la reparación por su uso.

2. En caso de remodelación, ampliación o servicio indicar en área a realizar el trabajo; características del mismo como material, condiciones específicas para uso, de acuerdo a las necesidades, características técnicas reales del área.

PROCEDIMIENTO: Recepción y Distribución de Correspondencia 1. El Departamento de Servicios Generales enviará la correspondencia de las diferentes áreas del

Sistema DIF, a los Municipios del Estado de Morelos los días martes y viernes de cada semana. 2. Cuando se trate de enviar correspondencia de carácter urgente el área solicitante deberá enviar por

fax la documentación y posteriormente al Departamento de Servicios Generales hará llegar el original a su destino.

3. Las diferentes áreas del Sistema DIF-Morelos que requiera el servicio de correspondencia deberán entregarla con dos días de anticipación los días lunes, miércoles y jueves en un horario de 09:00 a 14:00 hrs. al Departamento de Servicios Generales y en caso de no encontrarse en las mismas instalaciones será el área de Oficialía de Partes quien captará y clasificará la correspondencia, para que posteriormente el personal del Departamento de Servicios Generales pueda recogerla para su entrega.

4. Cada remitente deberá registrar sus oficios y/o documentos en el cuaderno de Envió de Correspondencia para su control.

5. Las personas que solicitaron el servicio de Envió de Correspondencia deberá de acudir al Departamento de Servicios Generales y/o el área de Oficialía de Partes a firmar de conformidad y a recoger sus acuses, estos debidamente firmados y sellados por parte del destinatario.

6. El área que requiera el servicio de Envió de Correspondencia a la Cd. de México, D.F. ya sea DIF-Nacional o alguna otra dependencia deberá de entregar al Departamento de Servicios Generales y/o al área de Oficialía de Partes los días lunes y miércoles de cada semana con un horario de 9:00 a 14:00 horas, mismas que serán remitidas los días jueves a primera hora.

7. De acuerdo a la entrega de Correspondencia, al destinatario se le solicitará en acuse sello, firma, fecha y hora en que la recibió.

PROCEDIMIENTO: Pago de Servicios 1. Las áreas que requieran del pago de servicios (luz, agua potable, garrafones de agua, gas L.P.,

telefonía, Nextel, etc.) deberán entregar al Departamento de Servicios Generales las Factura o Recibos Originales.

2. Es responsabilidad de cada área ingresar las facturas o recibos originales en tiempo y forma para evitar cortes de suministro en los servicios.

3. El Departamento de Servicios Generales elaborará la solicitud para el pago de los servicios e ingresarlos al departamento de contabilidad.

4. El Departamento de Servicios Generales mantendrá comunicación continua con el Departamento de Tesorería e Ingresos Propios para verificar que se realicen los pagos en tiempo y forma.

5. El Departamento de Servicios Generales llevará una base de datos de cada uno de los pagos de los servicios realizados para control y seguimiento.

PROCEDIMIENTO: Control de Salida de Vehículos 1. El formato CSV-DA-SG-02 se solicitará en el Departamento de Servicios Generales. 2. Las áreas del Sistema deberán enviar memorándum, autorizado por la Dirección de Administración

al Jefe de Departamento de Servicios Generales con 3 días de anticipación cuando se trate de salidas de Comisión fuera de la Ciudad de Cuernavaca.

3. Por ningún motivo se entregarán las llaves de los vehículos, sin la entrega del formato de salida autorizado.

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POLÍTICAS

4. El formato CSV-DA-SG-02 deberá ser firmado por el Jefe de Departamento de Servicios Generales 5. Cuando alguna de las áreas requiera de un vehículo para realizar una comisión dentro de la ciudad

de Cuernavaca, deberá de solicitarlo como mínimo un día de anticipación, mediante el formato CSV-DA-SG-02 a la Dirección de Administración con copia al Departamento de Servicios Generales.

PROCEDIMIENTO: Procesamiento y Elaboración de los Recibos de Nóminas 1. Se establecen como fechas de pago de nómina el 15 y 30 de cada mes (o el día hábil anterior) para

todo el personal 2. Se deberá contar con el reporte de incidencias que afecte al pago de la nómina dentro de las fechas

límites establecida 3. La fecha límite de recepción de los movimientos de personal RH ingresos y modificaciones al salario

será con 3 días de anticipación a la fecha de pago PROCEDIMIENTO: Reclutamiento y Selección de Personal 1. Para cualquier ingreso, el candidato deberá presentar pruebas psicométricas y de efectividad del

cargo a desempeñar. 2. Una vez siendo satisfactoria dichas pruebas se deberá contar con la autorización por escrito de

Dirección General y Dirección de Administración y Finanzas. 3. Previa solicitud se deberá contar con toda la documentación del candidato con 7 días de anticipación

a la fecha requerida del ingreso. 4. Todos los colaboradores que ingresen al sistema deberán contar con un expediente que contenga la

documentación que a continuación se detalla : 3 fotografías tamaño infantil a color, constancia de ultimo grado de estudios, (título y cedula), acta de nacimiento, currículum vitae actualizado, solicitud elaborada, candidatos varones; cartilla de servicio militar, comprobante de afiliación al IMSS, Credencial de Elector, Certificado médico que contenga tipo sanguíneo, comprobante de domicilio reciente, CURP, Candidatos Chofer ; Licencia de manejo tipo chofer actualizada, Carta de Residencia, Carta de recomendación del último empleo y carta de referencia personal (familiar o conocido originales), contrato de la tarjeta de nómina Banorte. En caso de ser extranjeros formato otorgado por el instituto de migración FM2.

5. Todo personal deberá firmar el formato RH por un tiempo determinado de 90 días, al término del mismo se realizara una evaluación que deberá ser calificada por el jefe inmediato en caso de que el desempeño sea el óptimo se continuara con la relación laboral, en caso contrario, se procederá a la baja del colaborador, sin responsabilidad para el sistema.

6. La Integración del expediente, deberá ser armado de la siguiente manera; en un folder color rojo, tamaño oficio, en el lado izquierdo deberá estar sujeto el listado de documentos, así como sus fotografías, la pestaña del folder contendrá una etiqueta con el apellido y nombre del empleado. El lado derecho deberá contener todos los documentos señalados anteriormente en el punto núm.

7. Así mismo la documentación que la subdirección deberá integrar a dicho expediente :

Solicitud elaborada de ingreso

Seguro de vida

Código de ética y conducta

Formato de inducción

Formato RH

Oficio de autorización 8. Es indispensable contar con todos los tramites antes mencionados de lo contrario no se podrá

efectuar el ingreso al sistema. 9. Los únicos días para generar altas, así como incrementos de sueldo de personal, serán los días 01 y

16 de cada mes (calendario de nómina), o el primer día posterior hábil en caso de que alguno de los días mencionados sean festivos o inhábiles.

10. En caso de existir un movimiento de sueldo, deberá ser solicitado el cambio de plaza a esta Subdirección, con una quincena antes de la aplicación deseada, para evaluar si es factible la solicitud. Deberá ser por escrito con previa autorización de Dirección General.

11. Los ceses de nombramiento solamente se procederán estando justificados en base a la Ley de Servicio Civil vigente en el Estado. O en caso de haber realizado el procedimiento de levantamiento de acta administrativa se ejecutara la resolución.

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POLÍTICAS

Políticas de Prestaciones y Beneficios al Personal Vacaciones y Prima Vacacional 12. Todo personal de nómina tiene derecho a un periodo de 10 días de vacaciones a partir de 6 meses

de antigüedad con fundamento a la Ley de Servicio Civil. 13. Los días de vacaciones a que tiene derecho el colaborador no pueden compensarse con una

remuneración económica o en especie de acuerdo a lo estipulado en la LFT, Articulo 79, el colaborador tendrá un año (12 meses) de plazo para tomar sus vacaciones, contados a partir de la fecha de aniversario de su ingreso. Los días de vacaciones no disfrutados no son acumulables.

14. El colaborador deberá programar con anticipación su periodo vacacional con su jefe inmediato, dando aviso a la SAyDP a través del oficio de notificación firmado.

15. El colaborador tendrá derecho al pago de prima vacacional correspondiente a 5 días de su sueldo bruto mensual, el cual recibirá en el pago de los periodos establecidos. (Junio y Diciembre).

16. En caso de que la SAyDP detecte que algún empleado se encuentra de vacaciones sin haber dado aviso previamente, tiene la facultad de descontar al empleado los días que no se presente a laborar y aplicarlo como faltas injustificadas.

Aguinaldo

17. El personal tendrá derecho a recibir el importe de 90 días de sueldo bruto por concepto de aguinaldo, siempre y cuando haya laborado el año completo, en caso contrario se pagara lo correspondiente a la parte proporcional.

18. A todo el personal del sistema se hará efectivo el pago del aguinaldo, antes del 20 de diciembre, la 1er parte (50%) y antes del 20 de enero del año siguiente la 2da parte (50%).

Seguro de Vida

19. Todo el personal del sistema contara con un seguro de vida de acuerdo a la póliza contratada por la Subdirección de Recursos Materiales.

Uso de uniforme

20. Es obligatorio portar el uniforme y gafete del sistema. Se amonestara al personal que haga mal uso de los anteriores.

PROCEDIMIENTO: Control de Incidencias 1. Los pagos de tiempo extra, deberán ser justificados y anexar la bitácora de registro de asistencia, así

como oficio de trabajos realizados, pagos que tendrán vigencia de mes. 2. La entrega de justificantes para oficinas centrales será en un término de 24 horas como son:

Dirección General

Comisaria

Dirección de Administración y Finanzas

Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial Departamento de Servicios Generales Departamento de la USI Departamento de Mantenimiento y Construcción.

Procuraduría de la Defensa del Menor y la Familia: Coordinación Jurídica Departamento de PREMAN Depto. de Coordinación Operativa

Albergue Familiar

Dirección de Sistemas Alimentarios y Nutrición Subdirección de Enlace y Abasto

Depto. de Nutrición Depto. de CANyC Depto. de Desayunos Escolares

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POLÍTICAS

Dirección de Desarrollo Integral Familiar y Asistencia Social Subdirección de Desarrollo Humano

Depto. de Centros Gerontológicos Departamento de Centros de Atención Integral Comunitarios Departamento de Perspectiva Familiar Departamento de Desarrollo Humano y Psicología

Subdirección de Rehabilitación e Integración de la Discapacidad Departamento de Atención y Servicios a Personas con Discapacidad CRI Cuernavaca

Subdirección de Planeación, Investigación e Integración Familiar Presidencia, Subdirección de Vinculación Interinstitucional y Subdirección Jurídica del Sistema Subdirección de Recursos Financieros y Estación de Servicio 2530.

La entrega de justificantes para oficinas foráneas será en un término de 48 horas como son:

Albergue de Adulto Mayor.

Centro de Atención al Menor

Centro de Convivencia y Asistencia Social

CEDIF Temixco Centro de Desarrollo Comunitario y Familiar Centro de Desarrollo Educativo CADI TEKIO CADI Emiliano Zapata Casa de Día Cuautla CRI Jojutla, CRI Cuautla Adopciones

3. Licencias con Goce de Sueldo para el personal que labora de Lunes a Viernes, le corresponden 4 días

dos por semestre; al personal del turno nocturno le corresponden 3 días, al personal de Jornada Acumulada y días festivos le corresponden 2 días anuales.

4. Respecto a las solicitudes de Licencias sin Goce de Sueldo, deberán de solicitarse en la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal, con 15 días de anticipación para realizar el trámite de firma y baja temporal. Únicamente se concederán a partir de los días 1º ó 16 de cada mes. Art. 70.

5. Todas aquellas incidencias no justificadas en los términos antes mencionados serán motivo de descuento y no serán reintegradas. Por lo que se deberá dar aviso inmediato al área de recursos humanos o al encargado del control de asistencia, en caso de no poder registrar su asistencia en el reloj checador quedando apercibido que de no hacerlo, la omisión será considerada como inasistencia. Artículo 40.

6. Los Jefes de cada área, solo pueden justificar dos incidencias personales en una sola quincena a un mismo trabajador.

7. Los trabajadores que acumulen tres retardos dentro de la misma quincena se considerara como falta. 8. Se considerarán FALTAS INJUSTIFICADAS de asistencia del trabajador, los siguientes casos:

I.- Cuando no registre su entrada. II. - Cuando no registre su salida. III.- Cuando el trabajador con horario discontinuo no asista al turno matutino; IV.- Para aquellos que cumplan con horario discontinuo se considerarán una falta de asistencia por cada dos faltas en turno vespertino.

9. Salvo caso de fuerza mayor, el trabajador imposibilitado para concurrir a sus labores por enfermedad o accidente, deberá dar aviso a su jefe inmediato dentro de las tres primeras horas del inicio de su jornada. La omisión de tal aviso, se considerará como falta injustificada

10. El jefe del área (Titular) de la adscripción del trabajador, podrá autorizar que éste interrumpa su permanencia en el trabajo mediante pases de salida.

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POLÍTICAS

11. La tolerancia de diez minutos para el inicio de la jornada y a las madres trabajadoras hasta de veinte

minutos cuando acrediten que conducen a sus hijos menores de hasta ocho años a las escuelas cercanas a su centro de trabajo.

PROCEDIMIENTO: Trámite de Probable Riesgo de Trabajo ante el IMSS 1. El formato ST-7 (aviso para calificar probable riesgo de trabajo) deberá entregarse dentro de las 24 horas

siguientes al incidente. 2. El jefe inmediato deberá proceder a realizar una nota informativa narrando todos los hechos detalladamente,

incluyendo; fecha, lugar, hora, acontecimiento, personas que presenciaron el incidente. 3. Cuando se trate de un riesgo de trabajo en trayecto del domicilio al centro de trabajo del empleado o

viceversa, este deberá informar inmediatamente a su jefe directo. 4. El trabajador tiene la obligación de realizar el trámite ante el IMSS y posteriormente entregar la incapacidad a

su centro de trabajo, quienes a su vez enviaran a esta SAyDP para su trámite correspondiente. 5. Al termino de las incapacidades deberá enviarse el formato ST-2 (alta por riesgo de trabajo) para dar por

concluido el trámite. 6. No se recibirán los formatos de manera extemporánea. 7. Es obligación del responsable del centro de trabajo el cumplir en tiempo y forma con el envío de los formatos

correspondientes a la SAyDP.

PROCEDIMIENTO: Prestadores de Servicio Social y Prácticas Profesionales. 1. Es obligatorio que se firme el Convenio de Colaboración de Servicio Social y/o Prácticas Profesionales,

entre el Sistema y la Institución Educativa correspondiente, antes que los alumnos inicien. Y se deberá renovar cada año.

2. Es obligatorio que la Institución Educativa proporcione un Oficio de Presentación del Alumno (a), dirigido a la Subdirectora de Administración y Desarrollo de Personal del sistema.

3. El alumno presentará la siguiente documentación para la integración de su expediente: Copia de Acta de Nacimiento, Copia de Credencial de Elector, si es mayor de edad y/o Credencial Escolar, Copia de Comprobante de Domicilio reciente y 1 Fotografía Tamaño Infantil.

4. Es indispensable que alumno firme su registro de entrada y salida mediante bitácora. 5. Para la liberación del servicio social o prácticas profesionales se deberá presentar la bitácora de

asistencia, así como el oficio de conclusión del área correspondiente. PROCEDIMIENTO: Levantamiento de Acta Administrativa 1. Previamente, se deberá realizar una llamada de atención de manera verbal al trabajador. 2. Al no acatar la previa recomendación verbal, se procederá a realizar un levantamiento de acta de

hechos. 3. Deberá notificarse por escrito al trabajador afectado (en caso de ser trabajador sindicalizado se deberá

contar con la presencia de su representante sindical) y al jefe inmediato con 48 horas para oficinas centrales y 72 horas de anticipación para las áreas foráneas, al día y hora de la celebración de la misma, la que tendrá lugar en la jornada del trabajador para el levantamiento del acta administrativa.

4. Se deberá iniciar el levantamiento del acta administrativa en la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal, exactamente a la hora del día que se haya señalado para tal efecto por el jefe del centro de trabajo, en la que pueden comparecer el representante legal o la representación jurídica del Sistema, una vez que hayan sido notificados los citatorios tanto al trabajador y en su caso al representante sindical.

5. Una vez que se haya levantado el acta administrativa, se deberá remitir el original del acta con las 2 copias autógrafas de los citatorios donde conste la firma de recibido de los interesados y los documentos que sirvieron como prueba en la misma, a la Subdirección Jurídica del Sistema.

6. En base a la resolución de la Subdirección Jurídica, se procederá a la ejecución que se haya determinado.

FORMATO




Revisión: 0


POLÍTICAS

PROCEDIMIENTO: Expedición de Constancias de Empleo, de solicitud de Lentes, Ingresos y Hojas de Servicio 1. Para solicitar la Hoja de Servicio se debera de presentar en el Formato “Solicitud de Tramite” sin

excepción, el cual deberá de estar debidamente requisitado. 2. Es indispensable anotar el Motivo, ya que de este depende su autorización para su expedición. 3. Las Hojas de Servicio tienen una vigencia de 6 meses, estas se podrán solicitar antes por: Cambio de

nombramiento o cambio de área de adscripción. 4. Las RH (Movimientos de Personal) deberán de estar en el Expediente del personal, inmediatamente

después de recabar las firmas correspondientes. 5. Las Hojas de Servicio serán entregadas al tercer día hábil, después presentar su Solicitud de Trámite

debidamente requisitado. 6. Las Hojas de Servicio serán entregadas, salvo casos específicos como son los siguientes:

- Cuando se requiere solicitar el expediente al Almacén General del Sistema. - Cuando exista comprobante de mayor antigüedad y no se encuentre registrado en el

expediente del trabajador. - Cuando el trabajador cuente con un documento que acredite su asignación aún no aplicada

o por aplicar. - Cuando exista antecedente de procedimiento legal pendiente entre el trabajador y la

Institución. PROCEDIMIENTO: Los Procedimientos de la Subdirección de Recursos Financieros, se apegaran a lo que establece el Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos. PROCEDIMIENTO: Asesoría en la Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos 1. Para la Elaboración y/o Actualización de los Manuales Administrativos, el Titular de cada Dirección

designará por oficio a un enlace que será el responsable de gestionar la información al interior de la Dirección para integrar los Manuales Administrativos.

2. El enlace deberá de cumplir con el perfil necesario para que los trabajos relacionados a los Manuales Administrativos se lleven en apego a los acuerdos tomados conjuntamente con la Subdirección de Planeación Estratégica y cumplan con la metodología y calidad requerida.

3. En el caso de que las Direcciones no cumplan con los acuerdos y fechas establecidas conjuntamente con la Subdirección de Planeación Estratégica, se enviara oficio solicitando el cumplimiento de los mismos, marcando copia a las áreas que deban tener conocimiento y Comisaría.

4. La información plasmada en los Manuales Administrativos, es responsabilidad de los Titulares y equipo de trabajo, por ello, es importante que sea previamente revisada y validada antes de ser enviada a revisión de la Subdirección de Planeación Estratégica.

5. Se brindará asesoría al enlace mismo que deberá replicar y difundir la metodología e información al interior de sus áreas, en el caso de requerir capacitación o taller para dichos trabajos deberá solicitarlo por oficio con 5 días de anticipación para su programación.

PROCEDIMIENTO: Elaboración del Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos 1. Para la elaboración del programa anual de mejora regulatoria las Direcciones deberán designar por

oficio un enlace que será el responsable de gestionar e integrar la información requerida por la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria del Estado. misma que enviaran a la Subdirección de Planeación Estratégica para integrar el Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF. Morelos.

2. Es responsabilidad de las áreas la información y seguimiento de los Trámites y Servicios, ordenamientos Jurídicos, normatividades etc. Es por ello que debe de existir una adecuada comunicación con esta Subdirección de Planeación Estratégica debido a que es enlace ante CEMER.

FORMATO




Revisión: 0


POLÍTICAS

PROCEDIMIENTO: Ejecución de la Profesionalización y Certificación de los Servidores Públicos del Sistema DIF Morelos. 1. Las Direcciones deberán solicitar por oficio dirigido al Subdirector de Planeación Estratégica, las

necesidades de profesionalización para que a su vez sea gestionado ante DIF Nacional.

PROCEDIMIENTO: Concentrado de Reportes y Acciones del Sistema DIF del Estado de Morelos. 1. Para la Elaboración de los reportes mensuales de acciones y avances de los programas del Sistema, el

Titular de cada Dirección designará a un enlace que será el responsable de gestionar la información al interior para integrar los mismos.

2. Los reportes deberán de ser entregados en la Subdirección de Planeación Estratégica los primeros cinco días de cada mes, en archivo electrónico e impresos mismos que deberán de venir debidamente revisados y rubricados por los responsables de los programas o proyectos.

PROCEDIMIENTO: Reporte de Obras y Acciones Relevantes del Sistema DIF del Estado de Morelos. 1. Para la Elaboración del Reporte de Obras y Acciones Relevantes del Sistema DIF del Estado de

Morelos, el Titular de cada Dirección designará a un enlace que será el responsable de gestionar la información al interior para integrar los mismos.

2. El reporte deberá de ser entregado en la Subdirección de Planeación Estratégica los primeros cinco días de cada mes, en archivo electrónico e impreso mismo que deberá de venir debidamente revisado por el titular del área.

PROCEDIMIENTO: Base de Datos del Sistema DIF del Estado Morelos para Alimentar el Sistema de Estadística de Información. 1. Para la Elaboración de la Base de Datos del Sistema DIF del Estado Morelos (base seis), el Titular de

cada Dirección designará a un enlace que será el responsable de gestionar la información al interior para integrar el reporte.

2. La base de datos deberá de ser entregada en la Subdirección de Planeación Estratégica los primeros cinco días de cada mes, en archivo electrónico mismo que deberá de venir debidamente revisado por el responsable de emitirlo.

PROCEDIMIENTO: Elaboración e Integración del Programa Operativo Anual del Sistema DIF Morelos. 1. Para la Elaboración y/o Actualización del Programa Operativo Anual, el Titilar de cada Dirección

designará por oficio a un enlace que será el responsable de gestionar la información al interior de la Dirección para integrar los POAS.

2. El enlace deberá de cumplir con el perfil necesario para que los trabajos relacionados con los POAS se lleven en apego a los acuerdos tomados conjuntamente con la Subdirección de Planeación Estratégica y cumplan con la metodología y calidad requerida.

3. En el caso de que las Direcciones no cumplan con los acuerdos y fechas establecidas conjuntamente con la Subdirección de Planeación Estratégica, se enviará oficio solicitando el cumplimiento de los mismos, marcando copia a las áreas que deban tener conocimiento y Comisaría.

4. La información plasmada en los POAS, es responsabilidad de los Titulares y equipo de trabajo, por ello, es importante que sea previamente revisada y validada antes de ser enviada a revisión de la Subdirección de Planeación Estratégica.

5. Se brindará asesoría al enlace mismo que deberá replicar y difundir la metodología e información al interior de sus áreas, en el caso de requerir capacitación o taller para dichos trabajos deberá solicitarlo por oficio con 5 días de anticipación para su programación.

PROCEDIMIENTO: Para Dar Seguimiento de manera trimestral a los avances del Programa Operativo Anual a través del Informe de Gestión Gubernamental. 1. Las áreas enviarán la información necesaria para dar seguimiento de manera trimestral a esta

Subdirección, la cual deberá de venir previamente revisada.

FORMATO




Revisión: 0


VI.- PROCEDIMIENTOS

Se documentan a continuación los procedimientos y sus respectivos anexos:

Número de Procedimiento

Nombre Clave Pág.

1 Recepción de Documentos PR-DAF-01 7

2 Salida de Documentos PR-DAF-02 7

3 Registro de Alta de Bienes Muebles y Emisión de Resguardos PR-DAF-SRMCP-01 8

4 Registro de Baja de Bienes Muebles y Cancelación de Resguardos

PR-DAF-SRMCP-02 12

5 Registro de Transferencia de Bienes Muebles, Cancelación y Emisión de Resguardos

PR-DAF-SRMCP-03 8

6 Verificación Física de Bienes Muebles Registrados PR-DAF-SRMCP-04 9

7 Gestión de capacitación para el control y archivo de las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal

PR-DAF-SRMCP-05 8

8 Coordinación y resguardo del Archivo del Sistema DIF Morelos

PR-DAF-SRMCP-06 13

9 Adquisición de Compra Directa por Requisición del Sistema DIF

PR-DAF-DACP-01 9

10 Adquisición de Compra mediante Invitación a cuando menos tres personas

PR-DAF-DACP-02 9

11 Adquisición de Compra mediante Licitación Pública PR-DAF-DACP-03 11

12 Recepcion y Entrega de Material en Almacen PR-DAF-ALM-01 7

13 Orden de Trabajo PR-DAF-DMC-01 9

14 Recepción y Distribución de Correspondencia PR-DAF-DSG-01 7

15 Pago de Servicios PR-DAF-DSG-02 7

16 Control de Salida de Vehículos PR-DAF-DSG-03 8

17 Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo del Parque Vehicular PR-DAF-DSG-04 9

18 Procesamiento y Elaboración de los Recibos de Nóminas PR-DAF-SADP-01 7

19 Reclutamiento y Selección de Personal PR-DAF-DAP-01 9

20 Control de Incidencias al Personal PR-DAF-DAP-02 7

21 Trámite de Probable Riesgo de Trabajo ante el IMSS PR-DAF-DAP-03 7

22 Prestadores de Servicio Social y Prácticas Profesionales. PR-DAF-DAP-04 8

FORMATO




Revisión: 0


PROCEDIMIENTOS


Nombre Clave Pág.

23 Levantamiento de Acta Administrativa PR-DAF-DAP-05 9

24 Expedición de Constancias de Empleo, de solicitud de Lentes, Ingresos y Hojas de Servicio

PR-DAF-DAP-06 9

25 Detención de Necesidades de Capacitación PR-DAF-DAP-07 8

26 Capacitación PR-DAF-DAP-08 7

27 Solicitud de Pago PR-DAF-DC-01 6

28 Contabilización y elaboración de Estados Financieros PR-DAF-DC-02 7

29 Elaboración e Integración del Presupuesto anual del Sistema DIF. Morelos

PR-DAF-DP-01 7

30 Elaboración y afectación de los Techos Financieros Presupuestales de las Unidades Administrativas del Sistema DIF. Morelos

PR-DAF-DP-02 7

31 Afectación Presupuestal de Pago de Servicios, Requerimientos de Compras, Gastos a comprobar, Gastos erogados, fondos Revolventes, etc.

PR-DAF-DP-03 8

32 Pago de Solicitudes en Tesorería PR-DAF-DTIP-01 7

33 Recepción de Ingresos (Cuotas y Reintegros) PR-DAF-DTIP-02 6

34 Recuperación de adeudos de los programas alimentarios PR-DAF-DTIP-03 6

35 Asesoría en la Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos

PR-DAF-SPE-01 10

36 Elaboración del Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos

PR-DAF-SPE-02 9

37 Ejecución de la Profesionalización y Certificación de los Servidores Públicos del Sistema DIF Morelos

PR-DAF-SPE-03 8

38 Concentrado de Reportes y Acciones del Sistema DIF del Estado de Morelos

PR-DAF-SPE-04 7

39 Reporte de Obras y Acciones Relevantes del Sistema DIF del Estado de Morelos

PR-DAF-SPE-05 7

40 Elaboración e Integración del Programa Operativo Anual del Sistema DIF Morelos

PR-DAF-SPE-06 10

41 Para Dar Seguimiento de manera trimestral a los avances del Programa Operativo Anual a través del Informe de Gestión Gubernamental

PR-DAF-SPE-07 8

42 Ejecución de la Capacitación Externa a los Servidores Públicos del Sistema DIF Morelos

PR-DAF-SPE-08 7

43 Servicio de Soporte Técnico y Redes PR-DAF-USI-01 6

PROCEDIMIENTO CONTROL DE CORRESPONDENCIA

Clave: PR-DAF-01

Revisión: 2

Pág. 1 de 7

HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN

No. Rev.

Pág. (s). Afectadas

Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de Vigencia

0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013

1 Todas Cambio de nombre Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos

12/sept/2014

2 Todas Actualización Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos

03/Agosto/2015


22/Febrero/2016


Clave: PR-DAF-01

Revisión: 2

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Control de Correspondencia El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:

Área Funcional Copia No.

001


Clave: PR-DAF-01

Revisión: 2

Pág. 3 de 7

Elaboró:

L.A. Jessica Anaya López Secretaria

Revisó:

C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas

Aprobó


Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016 Fecha: 22 de Febrero de 2016

1. Propósito: Contar con un procedimiento confiable que sirva de guía al personal responsable de la recepción de correspondencia, que describa de manera clara y sencilla las actividades a seguir para garantizar un adecuado control de oficios y demás documentación recibida, constituyendo el registro de la correspondencia de entrada. 2. Alcance: El presente procedimiento aplica al área de recepción de correspondencia de la Dirección de Administración y Finanzas y sus Unidades Administrativas. 3. Referencias:

Este procedimiento encuentra su fundamento en la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos

Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.

Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. 4. Responsabilidades:

Es responsabilidad de la Secretaria, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad de la/el Director/a de Administración y Finanzas, revisar, vigilar y aprobar la aplicación de este procedimiento.

Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Correspondencia: Es el conjunto de comunicaciones escritas o documentos por medio de los cuales se informan entre si las personas o Instituciones en el desarrollo de sus asuntos y que deben ser manejados organizadamente. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades


Clave: PR-DAF-01

Revisión: 2

Pág. 4 de 7

6.1. Diagrama de flujo

Correspondencia

O-1

Bitácora de Correspondencia

Correspondencia

O-1

Correspondencia

O-1

6

INICIO

Recibir correspondencia para tener conocimiento y

clasificar para su distribución y atención

5

Recibir la correspondencia y

revisar que cumpla con los requisitos

1

Sellar y foliar de recibido y registra la

correspondencia para turnarla al Director

colocando el ticket de turno

4

Viene del Solicitante o Unidad Administrativa emisora

Correspondencia

O-1

Devolver la

Correspondencia

indicando el motivo

2

3

No

Si

¿Cumple con los requisitos

señalados?

1


Clave: PR-DAF-01

Revisión: 2

Pág. 5 de 7

Bitácora de Correspondencia

Acuse

O

Acuse

O

Correspondencia

O

Entregar la correspondencia a las áreas y recabar acuse

de recibido

6

Capturar el acuse de turno de correspondencia

en bitácora

7

Acuse

Dar seguimiento vía telefónica a la

correspondencia turnada y archiva el

acuse.

8

FIN

T


Clave: PR-DAF-01

Revisión: 2

Pág. 6 de 7

6.2 Descripción de Actividades:

Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo

(No. de Control)

1

Secretaria (S)

Viene del Solicitante o Unidad Administrativa emisora Recibe la correspondencia y revisa que cumpla con los requisitos Destinatario: Verificar que la documentación corresponda al Nombre a quien va dirigido. Remitente: Revisar que el Nombre corresponda al Titular de la Dependencia, Secretaría o Unidad Administrativa y que este plasmada la firma autógrafa del mismo. Número de Oficio: Asignado por la Dependencia, Secretaría o Entidad con la finalidad de dar contestación si se requiere o el seguimiento del mismo. Copias: Que cumpla con el número de copias indicadas en el oficio y que estén debidamente señaladas. Anexos: Si se hace referencia a paquetes y/o anexos, deberán estar correctamente empaquetados de acuerdo a las características de los mismos para evitar deterioro o extravíos.

Correspondencia

2

S

¿Cumple con los requisitos señalados? Si la respuesta es No, pasa a la actividad 3 Si la respuesta es Si, pasa a la actividad 4

3

S

Devuelve la correspondencia al emisor indicando el motivo

Correspondencia

4

S

Sella y asigna folio de recibido y registra la correspondencia para turnarla al Director colocando el ticket de turno previa revisión del Asistente.

Correspondencia

Bitácora

5

Director de

Administración y Finanzas

Recibe correspondencia para tener conocimiento y la clasifica para su distribución y atención

Correspondencia

6

Asistente

(A) S

Entrega la correspondencia a las áreas y recaba acuse de recibido.

Correspondencia

Acuse

7

A S

Captura el acuse de turno de correspondencia en Bitácora

Correspondencia

Bitácora

8

A S

Dar seguimiento vía telefónica a la correspondencia turnada y archiva el acuse. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Acuse

PROCEDIMIENTO SALIDA DE DOCUMENTOS

Clave: PR-DAF-02

Revisión: 2

Pág. 7 de 7

7. Registros de Calidad

No. Documentos (Clave) Responsable de su Custodia Tiempo de Retención

1

Bitácora


2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO SALIDA DE DOCUMENTOS

Clave: PR-DAF-02

Revisión: 1

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

12/Septiembre/2014


03/Agosto/2015


22/Febrero/2016

PROCEDIMIENTO

SALIDA DE DOCUMENTOS

Clave: PR-DAF-02

Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Salida de Documentos El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-DAF-02

Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:

L.A. Jessica Anaya López Secretaria

Revisó:


Aprobó



1. Propósito: Proporcionar el servicio de correspondencia de salida para agilizar la comunicación y flujo de información de ésta Dirección de Administración y Finanzas del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos u otras Instancias Gubernamentales, Civiles o No Gubernamentales. 2. Alcance: El presente procedimiento aplica a la Dirección de Administración y Finanzas y sus Unidades Administrativas. 3. Referencias:

Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos. Ley de Información Pública Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos. Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado de Morelos, artículo 9 fracción IV, artículo 14. Reglamento sobre la Clasificación de la Información Pública, a que se refiere la Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos Reglamento de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos

4. Responsabilidades:

Es responsabilidad del Personal de Técnico y de Apoyo de la Dirección de Administración y Finanzas apegarse a lo establecido en este procedimiento.

Es responsabilidad de la/secretaria elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Titular de la Dirección de Administración y Finanzas, revisar y aprobar

este procedimiento. 5. Definiciones: Correspondencia: Es el conjunto de comunicaciones escritas o documentos por medio de los cuales se informan entre si las personas o Instituciones en el desarrollo de sus asuntos y que deben ser manejados organizadamente. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-DAF-02

Revisión: 0

Pág. 4 de 7

6.1 Diagrama de Flujo:

Oficio

Oficio

Bitácora de oficios de salida

O-1

6

INICIO

Recopilar firma de la/el Director de


5

Asignar a la/el responsable número consecutivo y realizar el llenado de la bitácora de oficios de salida

1

Recibir oficio y revisar

requisitos

2

Viene del procedimiento de recepción de correspondencia.

¿Cumple con los

requisitos?

3

Devolver oficio al responsable para su corrección

4

No

Si

1

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-DAF-02

Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Minutario de Oficios

Devolver oficio firmado al responsable de su elaboración para su

entrega

6

Recibir el acuse para el minutario de oficios

7

FIN T

PROCEDIMIENTO


Clave: PR-DAF-02

Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

Secretaria

(S)

Recibe la correspondencia y revisa que cumpla con los requisitos Destinatario: Verificar que la documentación corresponda al Nombre a quien va dirigido. Remitente: Revisar que el Nombre corresponda al Titular de la Dependencia, Secretaría o Unidad Administrativa y que este plasmada la firma autógrafa del mismo. Número de Oficio: Asignado por la Dependencia, Secretaría o Entidad con la finalidad de dar contestación si se requiere o el seguimiento del mismo. Copias: Que cumpla con el número de copias indicadas en el oficio y que estén debidamente señaladas. Anexos: Si se hace referencia a paquetes y/o anexos, deberán estar correctamente empaquetados de acuerdo a las características de los mismos para evitar deterioro o extravíos. Viene del Solicitante o Unidad Administrativa emisora

Correspondencia

2

S

¿Cumple con los requisitos señalados? Si la respuesta es No, pasa a la actividad 3 Si la respuesta es Si, pasa a la actividad 4

3

S

Devuelve la correspondencia al emisor indicando el motivo

Correspondencia

4

S

Sella y asigna folio de recibido y registra la correspondencia para turnarla al Director colocando el ticket de turno previa revisión del Asistente.

Correspondencia

Bitácora

5

Director de


Recibe correspondencia para tener conocimiento y la clasifica para su distribución y atención

Correspondencia

6

Asistente

(A) S

Entrega la correspondencia a las áreas y recaba acuse de recibido.

Correspondencia

Acuse

7

A S

Captura el acuse de turno de correspondencia en Bitácora

Correspondencia

Bitácora

8

A S

Da seguimiento vía telefónica a la correspondencia turnada y archiva el acuse. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Acuse


Clave: PR-DAF-01

Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1

Bitácora


2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO REGISTRO DE ALTA DE BIENES MUEBLES Y EMISIÓN DE

RESGUARDOS

Clave: PR-DAF-SRMCP-01

Revisión: 2

Pág. 1 de 8


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013

1 Todas Revisión Actualización 12/Septiembre/2014

2 Todas Actualización Actualización 03/Agosto/2015

3 Todas Actualización Actualización 22/Febrero/2016


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 2 de 8

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Registro de Alta de Bienes Muebles y Emisión de Resguardos del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 3 de 8

Elaboró:

C. Cesar Montes Millán Jefe de Unidad de Control Patrimonial

Revisó:

C. Rosendo Alberto de León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control

Patrimonial

Aprobó



1. Propósito: Mantener el inventario actualizado, mediante el registro de altas de los bienes muebles y la emisión de los Resguardos, asignados a las Unidades Administrativas dentro del Sistema de Control Patrimonial. 2. Alcance: Aplica a todas las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:

Reglamento Interno de Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, XX, XXI, XXX Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Manual de Organización de Administración y Finanzas.


Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.

Es responsabilidad del Jefe de Unidad de Control Patrimonial, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.

Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.

5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Procedimiento de alta: al movimiento administrativo que se efectúa con motivo de la adquisición de bienes muebles, a través de sus diferentes modalidades:

- nueva adquisición

- recibidos bajo la modalidad de donación. Sistema de Control Patrimonial: al sistema automatizado para el registro, actualización y consulta del inventario de bienes muebles, así como su asignación entre usuarios de las diversas unidades, permitiendo con ello la conformación de fichas e informes, al cual se accede mediante el uso de una cuenta y contraseña de usuario. Resguardo: al documento generado por el Sistema de Control Patrimonial, en el cual, se describen el número de inventario asignado, las características del bien mueble, la información de la adquisición, el área de adscripción y nombre del responsable del mismo (usuario). 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 4 de 8


Listado de Verificación del

Bien Mueble

Etiquetas

Informar al Solicitante el documento

incorrecto

Etiquetas

Documentación

Recibir solicitud y revisar documentación.

INICIO

Viene del área solicitante

1

Formato para el Registro de Bienes Muebles de Nueva Adquisición

Documentación

Listado de Verificación

2

NO

SI

¿La Documentación viene completa

y correcta?

1

Documentación

Generar la etiqueta con el número de inventario correspondiente al bien

mueble.

Registrar los bienes muebles en el Sistema de Control Patrimonial.

4

5

3

Acudir al Centro solicitante, revisar bien

contra factura

Formato para Registro de Bienes

Muebles

6

7

Oficio


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 5 de 8

Oficio

Hoja de Reguardo

Oficio

Hoja de Reguardo

Etiqueta

Informar al Solicitante la diferencia entre bien físico y descripción del

bien en factura.

7

NO

SI

¿Coincide el Bien con la Factura?

1

Documentación

8

Colocar etiqueta en el bien mueble

9

Generar los Resguardos

FIN

Se conecta al proceso de la Unidad Administrativa Solicitante

Viene de la Unidad Administrativa solicitante

Remitir por oficio el Resguardo para firma

10

11

Hoja de Reguardo

Recibir, revisar y archivar Resguardos

12

T


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 6 de 8



(No. de Control)

1

Jefe de Unidad de Control Patrimonial

(JUCP)

Recibe solicitud y revisa que la documentación se apegue a lo siguiente: Para el registro de alta de un bien mueble en el Sistema de Control Patrimonial, se debera entregar a la Unidad de Control Patrimonial el Formato para el Registro de Bienes Muebles.

Se recibe mediante el formato en original, según el tipo de alta de que se trate y anexa la documentación soporte según sea el caso:

Alta de bienes de nueva adquisición:

Formato para el Registro de Bienes Muebles de Nueva Adquisición.

Copia de la factura.

Copia de la Requisición de Compra.

En su caso, copia del dictamen favorable para la adquisición.

Alta de bienes recibidos bajo la modalidad de donación:

Formato para el Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación

Copia de la factura o comprobante de compra en su caso.

Copia del contrato o recibo respectivo.

Autorización para la Aceptación de Donativos al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.

Se revisa con la lista de verificación de documentación, los documentos recibidos y se determina

Se firma y entrega acuse de recibo.

Formato para Solicitud de Registro de Bienes Muebles de Nueva Adquisición

Formato para Solicitud

el Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación

Documentación


de Documentación

2 Auxiliar

Administrativo (AA)

¿La documentación viene completa y correcta? Si la respuesta es NO, pasa a la Actividad 3. Si la respuesta es SI, pasa a la Actividad 4.

3

AA Informa al solicitante mediante oficio en original y copia dirigido a la Unidad Solicitante,indicando qué documentación hace falta o está incorrecta para que proceda el registro de alta, entrega oficio original con documentación y recabar acuse de recibo en la copia y se conecta al paso 1.

Oficio Documentación

4 AA Registra los bienes muebles en el Sistema de Control Patrimonial,

ingresando los datos correspondientes, según factura.

Documentación

5

AA Genera las etiquetas en el Sistema de Control Patrimonial, las cuales contienen el número de inventario correspondiente al bien mueble, anota en la factura el número de inventario asignado al bien.

Etiquetas

6

AA Acude a colocar el número de inventario a cada uno de los bienes muebles dados de alta. Revisa que coincida el bien descrito en la factura con el bien recibido apoyándose en la Verificación del Bien Mueble que se encuentra en el Formato para el Registro de Bienes Muebles.

Etiquetas Formato para Solicitud del Registro de Bienes

Muebles Listado de Verificación

del Bien Mueble


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 7 de 8


(No. de Control)

7

AA ¿Coincide el bien con la factura? Si la respuesta es NO, pasa a la Actividad 8. Si la respuesta es SI, pasa a la Actividad 9.

8

AA Informa a través de oficio en original y copia dirigido a la Unidad Solicitante, en el cual se indica cual es la diferencia, para que se cambien el bien mueble o la factura, entrega oficio original con documentación y recaba acuse de recibo en la copia y se conecta con el paso 1.


9 AA Coloca la etiqueta correspondiente en el bien mueble

Etiqueta

10

AA Genera el Resguardo original en el Sistema de Control Patrimonial y se verifica vía telefónica el responsable de uso del bien mueble.

Hoja de Resguardo

11

AA Remite por oficio los Resguardos en original y copia, para que los servidores públicos responsables del uso y custodia de cada bien mueble dado de alta, firmen los Resguardos y los turnen en un período no máximo de 5 días. Se recaba acuse de recibo en la copia del oficio y lo integra al expediente de la Unidad Administrativa solicitante.

Se conecta al procedimiento de Unidad Administrativa Solicitante donde recibe oficio original con los Resguardos originales, revisa Tarjetas de Resguardo y espera respuesta para pasar al paso siguiente.

La Unidad Administrativa verifica los datos de los servidores públicos responsables del uso y custodia de los bienes muebles dados de alta y determina:

Si los datos asentados en el Resguardo no están correctos, elabora en original y copia oficio mediante el cual, solicita la corrección de los datos a la Unidad de Control Patrimonial, anexa el Resguardo erróneo, entrega oficio original con Resguardo, recaba acuse de recibo en la copia del oficio y archiva.

Si los datos asentados en el Resguardo son correctos, recaba las firmas de los servidores públicos responsables del uso y custodia de los bienes muebles dados de alta, y lo remite mediante oficio en original y copia a la Unidad de Control Patrimonial, entrega oficio original con el Resguardo firmado, previo acuse de recibo en la copia del oficio

Hoja de Resguardo Oficio

12

AA Recibe oficio original y Resguardo original debidamente firmadas, lo revisa y si todo está correcto los archiva en el expediente de la Unidad Administrativa solicitante. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Hoja de Reguardo


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 8 de 8



1 2 3 4

Formato para el Registro de Bienes Muebles de Nueva Adquisición

Formato para el Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación Lista de Verificación de Documentación Hoja de Resguardo





2 años

2 años

2 años

2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1 2 3 4

Formato para el Registro de Bienes Muebles de Nueva Adquisición Formato para el Registro de Bienes Muebles Recibidos en Calidad de Donación Lista de Verificación de Documentación Lista de Verificación del Bien Mueble

PROCEDIMIENTO REGISTRO DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y CANCELACIÓN DE

RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 1 de 12


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013





RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 2 de 12

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Registro de Baja de Bienes Muebles y Cancelación de Resguardos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 3 de 12

Elaboró:

C. Cesar Montes Millán Jefe de la Unidad de Control Patrimonial.

Revisó:


Patrimonial

Aprobó



1. Propósito: Mantener el inventario actualizado, mediante el registro de bajas de los bienes muebles dentro del Sistema de Control Patrimonial y la cancelación de los Resguardo correspondientes. 2. Alcance: Aplica a todas las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:

Reglamento Interno de Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, XX, XXI, XXX Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Manual de Organización de Administración y Finanzas.





Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Procedimiento de baja: Al movimiento administrativo que se efectúa con motivo de la solicitud de baja de bienes muebles, a través de sus diferentes modalidades:

Baja de bienes muebles

Baja de bienes muebles de informática

Baja de bienes muebles por siniestro, extravío o robo

Baja de vehículo Sistema de Control Patrimonial: Al sistema automatizado para el registro, actualización y consulta del inventario de bienes muebles, al cual se accede mediante el uso de una cuenta y contraseña de usuario. Resguardo: al documento generado por el Sistema de Control Patrimonial, en el cual, se describen el número de inventario asignado, las características del bien mueble, la información de la adquisición, el área de adscripción y nombre del responsable del mismo (usuario).

6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 4 de 12

Documentación

Oficio

Documentación

Formato de Solicitud

Documentación


Oficio y Documentación

Listado de Verificación 1

Documentación

Oficio



Informar al Solicitante el documento incorrecto


INICIO

Viene de la Unidad Solicitante

Acudir al Centro Solicitante, revisar que coincida bien mueble

con el solicitado

Informar por oficio fecha y hora para entregar el bien

mueble.

Recopilar documentación del

expediente relacionada con el bien

Informar a la Unidad Solicitante por oficio

Determinar si es bien mueble en general o

vehículo

10

4

5

6

8

9

1

2

NO

SI

¿La Documentación está completa y

correcta

3

1

7

NO

SI

¿Coincide bien solicitado con el físico?

1


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 5 de 12

Listado de inventario

Lista de inventario

Oficio

Oficio

Oficio

Resguardo

Oficio

Oficio

Formato de baja

Revisar motivo y solucionar para solicitar baja.

Elaborar oficio para Subdirección Jurídica para solicitar baja de bienes a la Junta de

Gobierno

Informar por oficio a Comisaría para que

actúe según normatividad.

Requisitar reposición y/o aclaración por

oficio

Verificar inventario contra inventario inicial

10

NO

¿El bien es vehículo?

Recibir bien mueble y transportarlo a la bodega de bienes

obsoletos

Registrar bienes en Listado de Control de bienes obsoletos

Registrar baja en el Sistema

20

Cancelar Resguardo en el expediente

24

SI

12

NO

SI

¿Hay faltantes o anomalías?

18

18

15

Recibir, revisar y tomar acción según oficio.

16

SI

14

¿Se aclaró la anomalía?

NO

18

15

23

NO

SI

¿Se autorizó la baja de todos los bienes?

22

25

11

18

NO

Se conecta al procedimiento de la Unidad Administrativa

19

13

21

22

Viene de la Comisaría

NO

Se conecta al procedimiento de la Unidad Administrativa

Viene de la Subdirección Jurídica

Se conecta al procedimiento de Jurídico

Viene de la Unidad Administrativa

SI 17

Se aclaró la anomalía

NO

Se conecta con el procedimiento de la Comisaría



RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 6 de 12

Oficio

Informar al Departamento de

Contabilidad las bajas por medio de oficio

Oficio

Listado de inventario

Oficio

FIN

Registrar la salida de los bienes del almacén y llevarlos a CPGEM

Elaborar oficio para Jurídico, solicitando convenio entre DIF y

CPGEM en la aceptación de bienes.

Viene de Control Patrimonial Gobierno del Estado

Viene de Control Patrimonial Gobierno del Estado

Elaborar oficio para solicitar a Control

Patrimonial de Gobierno del Estado la

recepción de bienes.

25

Se conecta al procedimiento de CPGEM

26

27

Se conecta al procedimiento de Jurídico

28

Se conecta al procedimiento de baja de contabilidad


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 7 de 12



(No. de Control)

1


(JUCP)

Recibe solicitud y revisa documentación para el registro de baja de un bien mueble en el Sistema de Control Patrimonial, se debera entregar a la Unidad de Control Patrimonial el Formato para la Baja de Bienes Muebles.

Se recibe mediante el formato en original, según el tipo de baja de que se trate y anexa la documentación soporte según sea el caso:

Baja definitiva de bienes muebles en general, por desgaste:

Formato de “Solicitud de Baja de Bienes Muebles”.

Dictamen Técnico emitido por la Unidad de Mantenimiento.

Baja definitiva de bienes muebles de equipo de cómputo:

Dictamen Técnico emitido por la Unidad de Sistemas de Información (USI).


Baja de bienes muebles por siniestro, extravío o robo:


En su caso, formato de “Baja de Vehículo”.

Copia del Acta de Averiguación Previa, cuando por motivo de siniestro o robo, se dé vista al Ministerio Público.

Copia del Acta Administrativa de Hechos con la participación de Control Interno de la Comisaría.

NOTA: Estas dos últimas actas deberán levantarse dentro de los cinco días habiles posteriores a la fecha en que ocurrió el incidente.

Baja definitiva de vehículo por desgaste:

Formato de “Baja de Vehículo”.

Dictamen técnico emitido por Control Vehicular del Gobierno del Estado.

Llaves de la unidad vehicular.

Inventario de vehículo. NOTA: Los vehículos deberán entregarse sin logotipo de identificación oficial.


Formato de Solicitud para la Baja de Bienes Muebles.

Documentación Formato de Solicitud de

Baja de Vehículo Inventario de Vehículo Listado de Verificación

2

Auxiliar Administrativo

(AA)

¿La documentación está completa y correcta? Si la respuesta es NO pasa a la actividad 3. Si la respuesta es SI pasa a la actividad 4.


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 8 de 12


(No. de Control)

3

AA Informa al solicitante a través de oficio en original y copia dirigido a la Unidad Solicitante, en el cual, indica qué documentación hace falta o está incorrecta para que proceda el registro de alta, entrega oficio original con documentación y recaba acuse de recibo en la copia y archiva.

La Unidad Solicitante corrige o completa la documentación y se conecta al paso 1.



4

AA Informa por oficio para entregar el bien mueble, se elabora en original y copia, oficio mediante el cual, comunica fecha y hora en que se acudirá a recoger los bienes, dirigido a la Unidad Administrativa Solicitante, entrega oficio original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa solicitante.

Oficio

5

AA Recopila documentación del expediente relacionada con el bien y acude a la Unidad Solicitante respectivo con copia del formato de baja y documentación soporte, en la fecha y hora señaladas.

Documentación

6

AA Acudir al Centro Solicitante, revisar que coincida bien mueble con el solicitado Se revisan que los bienes muebles sean los que se especifican en la solicitud de baja, en cuanto a características, marca y número de inventario, en el Formato de solicitud de baja de bienes muebles.

Formato de solicitud de baja de bienes muebles

7

AA ¿Coincide el bien solicitado con el bien físico? Si los bienes especificados en la solicitud de baja no coinciden con los bienes pasa al paso No. 8, si coinciden ambos pasa al paso No. 9.

8

AA Informa por oficio en original y copia dirigido a la Unidad Solicitante, en el cual, se indica la diferencia encontrada para que se cambien el formato de solicitud de baja, entrega oficio original con documentación y recaba acuse de recibo en la copia y archiva. La Unidad Solicitante corrige y se conecta al paso 1.


9 AA Determina si es un bien mueble en general o vehículo.

10 AA Si el bien a dar de baja no es un vehículo pasa al paso No. 18. Si

el bien a dar de baja es un vehículo pasa al paso No. 11.

11

AA Verifica el inventario levantado al momento de la entrega recepción del bien, en la documentación archivada del bien en cuestión en el archivo de la Unidad Administrativa Solicitante.

Se verifica físicamente contra el inventario inicial, para detectar faltantes y/o anomalías.

Inventario de Vehículo


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 9 de 12


(No. de Control)

12

AA Si no se detectan faltantes y/o anomalías en el vehículo a dar de baja, se conecta al paso No. 18.

Si se detectan faltantes y/o anomalías, se conecta con el paso No. 13

13

AA Si se detectan faltantes y/o anomalías, se elabora en original y copia, oficio mediante el cual, requiere su reposición y/o aclaración en un período no mayor de 5 días hábiles a la Unidad Administrativa Solicitante, se entrega oficio original, se recaba acuse de recibo en la copia y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa correspondiente.

Se conecta con la Unidad Administrativa y se espera respuesta, donde aclara y/o repone los bienes faltantes para pasar al paso No. 14.

Oficio

14

AA Se espera respuesta dentro del plazo establecido. Si se recibe oficio por la Unidad Administrativa Solicitante donde aclara y/o repone los bienes faltantes dentro del tiempo dado, se revisa si se aclaró o no la anomalía detectada.

Si fue aclarada la anomalía detectada o se repusieron los faltantes continúa con el paso No. 18.

Si no fue aclarada, o en su caso, no fueron repuestos los faltantes sigue el paso No. 15

15

AA Si no fue aclarada la anomalía detectada o, en su caso, no se repusieron los faltantes, se elabora en original y dos copias, oficio mediante el cual, informa a Control Interno de la Comisaría para que actúe dentro del ámbito de sus atribuciones y entrega:

Original.- Comisaría.

Primera copia.- Unidad Administrativa solicitante.

Segunda copia.- Acuse de recibo. Se espera respuesta de Control Interno de la Comisaría.

Oficio

16

AA Se revisa respuesta de Control Interno de la Comisaría para determinar acción a seguir. Se espera respuesta de la Unidad Administrativa Solicitante. Si es aclarada la anomalía se continúa con el movimiento de baja, se pasa al paso No. 18.

17

AA ¿Se aclaró la anomalía? Se determina si es aclarada la anomalía. Si es aclarada pasa al paso No. 18. Si no es aclarada se pasa al paso No. 15.

18

AA Recibe los bienes y los traslada al almacén de bienes obsoletos e inicia el movimiento de baja que corresponda.


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 10 de 12


(No. de Control)

19

AA Registra los bienes en el Formato de Registro de Bienes Obsoletos en Almacén, con copia de documentos del bien.

Formato de Registro de Bienes Obsoletos en

Almacén (Listado de Inventario)

20

AA Registra baja en el Sistema de Control Patrimonial.

Si es Baja de vehículos, recaba firma de visto bueno del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial en el formato de “Solicitud de Baja de Vehículo”, se archiva en el expediente de la Unidad Administrativa Solicitante.

Baja de bienes muebles, recaba firma de visto bueno del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial en el formato de “Solicitud de Baja de Bienes Muebles”, se archiva en el expediente de la Unidad Administrativa Solicitante.

Formato de Baja generado por el

Sistema

21

AA Cancela Resguardo en el expediente de la Unidad Administrativa Solicitante y se da una copia a la Unidad Administrativa Solicitante, así como copia del movimiento de baja debidamente autorizado. Recaba acuso de recibo y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa Solicitante.

Los originales de los resguardos cancelados, el formato de baja de bienes muebles y la “Solicitud de baja de bienes muebles” autorizada se archivan en el expediente de baja de bienes muebles.

Resguardo

22

AA Elabora oficio en original y copia y se anexa documentación soporte completa (se comprueba en la lista de verificación de documentos), dicho oficio es dirigido a la Subdirección Jurídica del Sistema DIF Morelos, para solicitar a la Junta de Gobierno del Estado de Morelos el registro de baja. Se entrega oficio original, previo acuse de recibo en la copia, la integra al archivo del Departamento de Control Patrimonial y espera respuesta.

Oficio

Lista de Verificación de Documentos para Solicitud de Baja

23

AA Recibe oficio de respuesta, verifica que los movimientos de baja solicitados se hayan autorizado. Los bienes autorizados para baja continúan en el paso No. 25. Los bienes muebles no autorizados siguen al paso No. 24.

24

AA Si no se autorizó la baja de algún bien se revisa motivo y se soluciona para solicitar nuevamente la baja del bien no autorizado. Pasa al paso No. 22.


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 11 de 12


(No. de Control)

25

AA Si se autoriza la baja de los bienes del Sistema DIF, se elabora oficio dirigido a Control Patrimonial del Gobierno del Estado de Morelos para solicitar hora y fecha en que autoricen recibir bienes muebles dados de baja por el Sistema DIF Morelos. Se recaba acuse de recibo y se archiva en expedientes de baja definitiva autorizados por Junta de Gobierno. Se anexa copia de la autorización de la Junta de Gobierno con el listado de los bienes dados de baja. Se espera respuesta para pasar al paso No. 26.

Oficio

26

AA Se recibe respuesta, se acude al almacén de bienes obsoletos, se registra la salida del bien y se llevan a Control Patrimonial del Gobierno del Estado de Morelos.

Se registran los bienes a entregar en el Archivo de Control Interno de Bajas.

Se recaba acuse de recibo en el oficio y se archiva en el expediente de baja definitiva autorizados por Junta de Gobierno.

Formato de Registro de Bienes Obsoletos en

Almacén

Archivo de Control Interno de Bajas

27

AA Elabora oficio en original y copia donde se solicita a la Subdirección Jurídica elaborar convenio entre el Sistema DIF y Gobierno del Estado donde se reciben los bienes muebles obsoletos.

Se conecta al procedimiento de la Subdirección Jurídica para la elaboración del convenio y se espera respuesta de Control Patrimonial de Gobierno del Estado para continuar con paso No. 28.

Oficio

28

AA Informar al Departamento de Contabilidad las bajas elabora en original y copia, oficio mediante el cual, solicita la baja de bienes muebles del activo fijo del Organismo, dirigido al Departamento de Contabilidad, anexa copia de los formatos de solicitud de baja (bienes muebles y/o vehículos), las Tarjetas de Resguardo debidamente canceladas, copia de factura como referencia del valor del bien considerado en el activo fijo y la autorización por la Junta de Gobierno para la baja de los bienes, entrega oficio original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva.

Se conecta al procedimiento de contabilidad para la baja contable de bienes muebles del DIF.

Con esta actividad da fin el procedimiento.

Oficio


RESGUARDOS


Revisión: 2

Pág. 12 de 12



1 2 3 4 5 6 7

Formato de Solicitud para la Baja de Bienes Muebles.

Formato de Solicitud de Baja de Vehículo Inventario de Vehículo Lista de Verificación de Documentos para solicitud de baja de bienes muebles Formato para Verificar Bien Mueble contra solicitud de baja Formato de Registro de Entrada a Almacén de Bienes Obsoletos Libro de Control Interno de Bajas








8 Lista de Verificación de Documentos para Solicitud de Baja a la Junta de Gobierno


9 Formato de Registro de Salida de Almacén de Bienes Muebles Obsoletos


8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Formato para Solicitud la Baja de Bienes Muebles. Formato de Solicitud de Baja de Vehículo Inventario de Vehículo Lista de Verificación de Documentos para solicitud de baja de bienes muebles Formato para Verificar Bien Mueble contra solicitud de baja Formato de Registro de Entrada a Almacén de Bienes Obsoletos Lista de Verificación de Documentos para Solicitud de Baja a la Junta de Gobierno Formato de Registro de Salida de Almacén de Bienes Muebles Obsoletos Libro de Control Interno de Baja

PROCEDIMIENTO REGISTRO DE TRANSFERENCIA DE BIENES MUEBLES,

CANCELACIÓN Y EMISIÓN DE RESGUARDOS


Revisión: 0

Pág. 1 de 8


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013







Revisión: 0

Pág. 2 de 8

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Registro de Transferencia de Bienes Muebles, Cancelación y Emisión de Resguardos del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001




Revisión: 0

Pág. 3 de 8

Elaboró:

C. Cesar Montes Millán. Jefe de Unidad de Control Patrimonial.

Revisó:


Patrimonial

Aprobó



1. Propósito: Mantener actualizado el inventario del Organismo, mediante el registro de transferencia de bienes muebles entre las Unidades Administrativas del DIF y la emisión del Resguardo por actualización dentro del Sistema de Control Patrimonial. 2. Alcance: Aplica a todas las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:

Reglamento Interior de Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, XX, XXI, XXX Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Manual de Organización de Administración y Finanzas.




Es responsabilidad de la/el de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.

5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Procedimiento de transferencia: Al movimiento administrativo que se efectúa con motivo de la solicitud de cambio de nombre del responsable de bienes muebles: Sistema de Control Patrimonial: Al sistema automatizado para el registro, actualización y consulta del inventario de bienes muebles, al cual se accede mediante el uso de una cuenta y contraseña de usuario. Resguardo: al documento generado por el Sistema de Control Patrimonial, en el cual, se describen el número de inventario asignado, las características del bien mueble, la información de la adquisición, el área de adscripción y nombre del responsable del mismo (usuario).





Revisión: 0

Pág. 4 de 8

1. Diagrama de flujo

Resguardos

8

Oficio


Informar al Solicitante el documento incorrecto

Listado de Verificación 1

Documentación


INICIO

Formato de transferencia

Viene del área solicitante

Formato de transferencia


7

Remitir por oficio el Resguardo para firma de quien transfiere el

bien mueble

6

Generar el resguardo a

nombre del nuevo responsble

5


1



1

2

NO

SI

¿Documentación Completa y

correcta?

3

Registrar la transferencia de los bienes muebles en

el Sistema. 4




Revisión: 0

Pág. 5 de 8

Resguardos

Resguardos

Oficio


9

FIN

Cancelar y archivar los resguardos de quien

transfirió el bien mueble.

10



Remitir por oficio el Resguardo para firma de quien recibe el bien

mueble

8

T




Revisión: 0

Pág. 6 de 8



(No. de Control)

1


(JUCP)

Recibe mediante el formato en original. Para el registro de transferencia de un bien mueble en el Sistema de Control Patrimonial, se debera entregar a la Unidad de Control Patrimonial el Formato de Solicitud para la Transferencia de Bienes Muebles.


Formato de Solicitud para la Transferencia de Bienes Muebles.

Documentación Listado de Verificación

2


(AA)

Se revisa y se determina: Si está o no correcta. Si no está correcta pasa al paso No. 3. Si está correcta pasa al paso No. 4

3

AA Informa al solicitante si el formato no esta correcto, se elabora oficio en original y copia dirigido a la Unidad Solicitante, en el cual, indica qué esta incorrecto para que proceda el registro de transferencia, entrega oficio original y recaba acuse de recibo en la copia y archiva.

La Unidad Solicitante corrige y se conecta al paso 1.

Oficio documentación

4 AA Si el formato se encuentra bien requisitado, realiza el registro de

transferencia en el Sistema de Control Patrimonial.

Oficio

5

AA Genera el formato de transferencia con Resguardo con el nombre de quien transfiere y del nuevo responsable del bien mueble en el Sistema de Control Patrimonial.

Formato de Transferencia

6

AA Remite el formato de transferencia mediante oficio en original y copia a la Unidad Administrativa solicitante, para firma del servidor público que transfiere el bien mueble para su actualización, entrega oficio original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa solicitante que está transfiriendo el bien. Se solicita regresar el formato debidamente firmado en un período no mayor a 3 días hábiles. Se conecta al procedimiento de la Unidad Solicitante para revisar y firmar formato de transferencia.

Oficio Formato de

Transferencia

7 AA Se espera a que regrese el formato, se recibe y se revisa el

oficio y el formato de transferencia original debidamente firmado.

Resguardo

8

AA Remite el formato de transferencia mediante oficio en original y copia a la Unidad Administrativa solicitante, para firma del servidor público a quien se le transfiere el bien mueble para su actualización, entrega oficio original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa solicitante que está recibiendo el bien. Se solicita regresar el formato debidamente firmado en un período no mayor a 3 días hábiles.

Se conecta al procedimiento de la Unidad Solicitante para revisar y firmar formato de transferencia.

Oficio




Revisión: 0

Pág. 7 de 8


(No. de Control)

9

AA Se espera a que regrese el formato, se recibe y se revisa oficio y formato de transferencia original debidamente firmado. Se archiva en el expediente de la Unidad Administrativa Solicitante que recibe el bien.

Resguardos

10

AA Cancela el Resguardo que estaba a nombre de los servidores públicos que tenían bajo su resguardo los bienes muebles transferidos y los archiva en el expediente de la Unidad Administrativa que los transfirió. Se envía copia del Resguardo cancelado a la Unidad Administrativa que transfirió el bien.


Resguardo




Revisión: 0

Pág. 8 de 8



1

Formato de Solicitud de Transferencia de Bienes Muebles.

Jefe de Unidad de Control Patrimonial 2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Formato para Solicitud de Transferencia de Bienes Muebles.

PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES REGISTRADOS


Revisión: 2

Pág. 1 de 9


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013






Revisión: 2

Pág. 2 de 9

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Verificación Física de Bienes Muebles Registrados del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 2

Pág. 3 de 9

Elaboró:

C. Cesar Montes Millán Jefe de Unidad de Control Patrimonial

Revisó:


Patrimonial

Aprobó



1. Propósito:

Mantener el inventario actualizado, mediante la verificación física de los bienes muebles asignados a las Unidades Administrativas, que permita detectar irregularidades con respecto al inventario de los mismos y asegurar la salvaguarda del mobiliario del DIF. 2. Alcance: Aplica a todas las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:

Reglamento Interior de Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, XX, XXI, XXX Ley General de Bienes del Estado de Morelos. Manual de Organización de Administración y Finanzas.




Es responsabilidad de la/el de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.

5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Sistema de Control Patrimonial: al sistema automatizado para el registro, actualización y consulta del inventario de bienes muebles, así como su asignación entre usuarios de las diversas unidades, permitiendo con ello la conformación de fichas e informes, al cual se accede mediante el uso de una cuenta y contraseña de usuario. Resguardo: al documento generado por el Sistema de Control Patrimonial, en el cual, se describen el número de inventario asignado, las características del bien mueble, la información de la adquisición, el área de adscripción y nombre del responsable del mismo (usuario). Verificación física: Acto administrativo a cargo de la Unidad de Control Patrimonial, que se efectúa para constatar las condiciones físicas de uso y resguardo de los bienes muebles asignados a las Unidades Administrativas del Organismo. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 2

Pág. 4 de 9


Solventación

Recibir y revisar solventación

Oficio

Acta Administrativa de Verificación Física de Bienes Muebles

Oficio Programa

Elaborar programa de Verificación Física de

Bienes Muebles y enviar por oficio

INICIO

Acudir a la Unidad Administrativa para realizar verificación

física

7

Asentar las observaciones en el

Acta Administrativa de Verificación Física de

Bienes Muebles 4

Explicar procedimiento verificación física de

bienes muebles y verificar

1

2

3

Elaborar oficio con el resultado de la

verificación física

5

8

15

Viene de la Unidad Administrativa verificada

Se conecta al proceso de la Unidad Administrativa verificada

6

NO

SI

Determinar si hubo

irregularidades



Revisión: 2

Pág. 5 de 9

Oficio

Elaborar oficio a Control Interno de la Comisaría

8

NO

Determinar si se solventaron las observaciones

10

Recibir, revisar y tomar acción según oficio.

11

¿Se aclaró la anomalía?

SI

NO

9

Resguardo

Generar el resguardo.

12

13

SI

12

9

Se conecta al proceso de Control Interno de la Comisaría

Viene de Control Interno de la Comisaría



verificada



Revisión: 2

Pág. 6 de 9

Hoja de Resguardo

Hoja de Resguardo

Oficio

Hoja de Resguardo

Remitir por oficio el Resguardo para firma

13

Archivar en expediente de la Unidad

Administrativa verificada

FIN

Recibir, revisar Resguardos

14

15


Viene de la Unidad Administrativa verificada



Revisión: 2

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1


(JUCP)

Formula el “Programa Anual de Verificación Física de Bienes Muebles por Unidad Administrativa”, para verificar los bienes muebles de las Unidades Administrativas del DIF.

Elabora en original y dos copias, oficio mediante el cual, informa el nombre del servidor público que llevará a cabo el desarrollo de verificación, dirigido al Titular de la Unidad Administrativa correspondiente, anexa copia simple del “Programa Anual de Verificación Física de Bienes Muebles por Unidad Administrativa” y solicita se designe al servidor público que apoyará al verificador de Control Patrimonial. Se entrega de la siguiente manera:

Original.- Unidad Administrativa

Primera copia.- Servidor Público designado para la verificación

Segunda copia.- Acuse de Recibo

Se recaba firma en oficio y archiva.

Programa Anual de Verificación Física de Bienes Muebles por Unidad Administrativa

Oficio

2


(AA)

Acude a la Unidad Administrativa en la fecha programada con los padrones de bienes muebles de la Unidad Administrativa para llevar a cabo la verificación física, muestra copia del oficio y se informa quien es el servidor público que lo apoyará para realizar la verificación.

3

AA Se informa al Enlace Administrativo y/o servidor público designado, en qué consiste la verificación física de bienes muebles, el apoyo que requiere y le informa que el resultado de la verificación se asentara en el “Acta Administrativa de Verificación Física de Bienes Muebles”, requisita el preambulo del formato de manera conjunta, para dejar constancia de dicha actividad.

Con base en los patrones solicita al Enlace Administrativo y/o servidor público designado la presentación de los bienes muebles asignados y se verifican todos y cada uno de los bienes muebles.

4

AA Una vez verificados todos y cada uno de los bienes muebles, asienta las observaciones y/o irregularidades que se hayan presentado en el Acta Administrativa de Verificación Física de Bienes Muebles, firma el acta y recaba la firma del servidor público designado. Entrega el acta al Jefe de Control Patrimonial para que esté enterado de que se concluyó la verificación física.

Acta Administrativa de Verificación Física de

Bienes Muebles

5

AA Se elabora en original y copia oficio mediante el cual, le informa a la Unidad Administrativa verificada el resultado de la verificación física y se anexa copia del Acta Administrativa de Verificación Física de Bienes Muebles, se entrega oficio original y se recaba acuse de recibo en la copia.

Oficio

6

AA Se determina si se presentaron irregularidades en la verificación física, Si no se presentaron continúa en el paso No. 15. Si se presentaron irregularidades se espera la respuesta de justificación de las anomalías observadas para continuar con el paso No. 7.



Revisión: 2

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

7 AA Se revisa la respuesta de justificación de las anomalías, para

determinar si fueron solventadas.

Solventación

8

AA Se determina si fueron o no observadas en forma suficiente y en el plazo establecido las anomalías.

Si fueron solventadas las observaciones continúa con el paso No. 12.

Si no fueron solventadas continúa con el paso No.9.

9

AA Si la Unidad Administrativa Verificada, no solventa las observaciones y/o irregularidades presentadas, en la forma suficiente y en el plazo establecido elabora en original y dos copia, oficio mediante el cual, le informa a Control Interno de la Comisaría para que intervenga dentro del ámbito de sus atribuciones y entrega:

Original: Control Interno de la Comisaría

Primera Copia: Unidad Administrativa verificada.

Segunda Copia: Acuse de recibo. Se conecta al procedimiento de Control Interno de la Comisaría y se espera respuesta por parte de Control Interno de la Comisaría.

Oficio

10

AA Se revisa respuesta de Control Interno de la Comisaría para determinar acción a seguir. Se conecta al procedimiento de Unidad Administrativa verificada y se espera respuesta de la Unidad Administrativa verificada.

11 AA Se determina si es aclarada la anomalía. Si es aclarada continúa

con el paso No. 12, si no es aclarada continúa con el paso No. 9

12 AA Si hubo modificaciones, se generan resguardos en el Sistema de

Control Patrimonial.

Resguardo

13

AA Elabora en original y copia oficio mediante el cual, le informa se dan por solventadas las observaciones, dirigido a la Unidad Administrativa y remite los Resguardos para que los servidores públicos responsables del uso y custodia de cada bien mueble los firme. Entrega original y recaba firma en acuse de recibo y archiva en el expediente de la Unidad Administrativa Se conecta al procedimiento de Unidad Administrativa Solicitante donde recibe oficio original con los Resguardos originales, revisa Tarjetas de Resguardo y se espera respuesta para pasar al paso siguiente.

Oficio

Hoja de Resguardo

14 AA Recibe oficio original y Resguardo original debidamente firmadas,

lo revisa.

Hoja de Resguardo

15

AA Se archiva documentación en el expediente de la Unidad Administrativa. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Hoja de Resguardo

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE CAPACITACIÓN PARA EL CONTROL Y ARCHIVO DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SISTEMA DIF ESTATAL


Revisión: 2

Pág. 9 de 9



1



2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1




Revisión:0

Pág. 1 de 8


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

03/Agosto/2015

1

Todas

Actualización

Actualización

22/Febrero/2016



Revisión: 2

Pág. 2 de 8

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Gestión de Capacitación para el Control y Archivo de las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Dirección General Dirección de Atención a la Discapacidad Dirección de Desarrollo Integral Familiar y Asistencia Social Dirección de Sistema Alimentarios y Nutrición Procuraduría de la Defensa del Menor y la Familia Dirección de Administración y Finanzas

001

002

003

004

005

006



Revisión: 0

Pág. 3 de 8

Elaboró:

Miguel Ángel Marbán Pineda Analista Administrativo

Revisó:

Rosendo Alberto De León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control

Patrimonial

Aprobó

Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración y Finanzas


1. Propósito: Dar cumplimiento con las disposiciones normativas en materia de organización Archivística, a través de las capacitaciones a los enlaces designados, para que conlleven una óptima Administración de Archivos. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos. 3. Referencias:

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos, artículo 47, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 5030 del 28 de septiembre de 2012.

Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos, artículo 22 fracción IV, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4569 del 21 de noviembre de 2007.

Ley Federal de Archivos Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos. Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos Estatuto Organico del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”

número 4616 del 30 de mayo de 2008.

4. Responsabilidades: Es responsabilidad del Analista Administrativo, elaborar, implementar y mantener actualizado este

procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar

el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este

procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo así como de los enlaces designados para las

funciones de archivo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Enlace: Es la persona que estará en contacto directo al Titular del área Coordinadora de Archivo para recibir la capacitación, información y demás asuntos que involucre la Administración de los Archivos del Sistema DIF Morelos. Archivo: Conjunto de documentos generados en el ejercicio de atribuciones, funciones o actividades acumulados en un proceso natural por una persona o Institución Pública en el transcurso de su gestión. Unidad Administrativa: Se refiere a la Dirección, Depto. o Área en la que se generan los documentos. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 0

Pág. 4 de 8


Oficio

Directorio

Oficio o Circular

5

INICIO

Elaborar directorio de enlaces para funciones

de archivo.

2

Solicitar por Oficio o Circular la designación del enlace para realizar

las funciones de resguardo y archivo

generado por las Unidades

Administrativas

1

Gestionar capacitación por oficio al Instituto

Estatal de Documentación según las necesidades de las

áreas 3

Se conecta con las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal y espera respuesta

Viene de las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal

Oficio o Circular

Convocar a los Enlaces por medio de Oficio o

Circular a capacitación indicando lugar, hora y

fecha de los cursos.

4

Se conecta con el procedimiento del Instituto Estatal de Documentación

Viene del procedimiento del Instituto Estatal de Documentación



Revisión: 0

Pág. 5 de 8

Listas de Asistencia

Expediente

Llevar a cabo la capacitación y generar

lista de asistencia

5

Integrar las Listas de enlaces e información

relacionada a la función de coordinación y archivo

de documentación del Sistema DIF Estatal en

expediente.

6

FIN

T

Se conecta con el procedimiento de Coordinación y Resguardo del Archivo del Sistema DIF Estatal



Revisión: 0

Pág.6 de 8



(No. de Control)

1

Analista

Administrativo

Solicita por Oficio o Circular la designación del enlace para realizar las funciones de resguardo y archivo generado por las Unidades Administrativas, Dicho enlace deberá de cumplir con el siguiente perfil: Nota: Se conecta con las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal y espera respuesta

Oficio o Circular

2

Analista

Administrativo

Elabora directorio de enlaces para funciones de archivo, el contendrá los siguientes datos: Nombre del enlace responsable Unidad Administrativa Teléfono y extensiones Correo Electrónico Domicilio Oficial

Directorio

3

Analista

Administrativo

Gestiona capacitación por oficio firmado por el Director de Administración y Finanzas dirigido al Instituto Estatal de Documentación según las necesidades de las áreas Nota: Se conecta con el procedimiento del Instituto Estatal de Documentación y se espera respuesta.

Oficio

4

Analista

Administrativo

Convoca a los Enlaces por medio de Oficio o Circular a capacitación indicando lugar, hora y fecha de los cursos. Nota: se gestiona Sala para capacitación, cañón, mesas y sillas, rotafolio, servicio de café, material didáctico o manuales del participante, etc. Previo a la convocatoria.

Oficio o Circular

5

Analista

Administrativo

Lleva a cabo la capacitación, genera la lista de asistencia

Listas de Asistencia



Revisión: 0

Pág.7 de 8


(No. de Control)

6

Analista Administrativo

Integra las Listas de enlaces e información relacionada a la función de coordinación y archivo de documentación del Sistema DIF Estatal en expediente. Se conecta con el procedimiento de Coordinación y Resguardo del Archivo del Sistema DIF Estatal Con esta actividad da fin el procedimiento.

Expediente



Revisión: 0

Pág. 8 de 8



1

Directorio de Enlaces

Expediente

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO COORDINACION Y RESGUARDO DEL ARCHIVO DEL SISTEMA DIF

ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 1 de 13


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

29/Mayo/2015

1

Todas

Actualización

Actualización

22/Febrero/2016


ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 2 de 13

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Coordinación y Resguardo del Archivo del Sistema DIF Morelos El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Dirección General Dirección de Atención a la Discapacidad Dirección de Desarrollo Integral Familiar y Asistencia Social Dirección de Sistema Alimentarios y Nutrición Procuraduría de la Defensa del Menor y la Familia Dirección de Administración y Finanzas

001

002

003

004

005

006


ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 3 de 13

Elaboró:


Revisó:


Patrimonial

Aprobó



1. Propósito: Contar con un sistema de Organización de Archivos para asegurar la disponibilidad, localización, integridad y conservación de los documentos, implementando los instrumentos técnicos de control, estableciendo los tiempos de guarda y custodia de las series documentales localizadas en el Archivo de Concentración, préstamo de Expedientes y el destino final de los mismos. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos. 3. Referencias:



Ley Federal de Archivos Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos. Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos Estatuto Organico del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”

número 4616 del 30 de mayo de 2008. 4. Responsabilidades:

Es responsabilidad del Analista Administrativo, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.



Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo así como de los enlaces designados para las funciones de archivo apegarse a lo establecido en este procedimiento.

5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Archivo: Conjunto de documentos generados en el ejercicio de atribuciones, funciones o actividades acumulados en un proceso natural por una persona o Institución Pública en el transcurso de su gestión. Archivo de Trámite: Unidad responsable de la administración de documentos activos, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad Administrativa. Archivo de Concentración: Unidad de Archivo encargada del proceso u operaciones para el manejo de los documentos, y expedientes que han concluido su trámite, pero conservan sus valores primarios. Los conserva de manera precautoria hasta cumplir su vigencia de guarda. Archivo Histórico: Unidad archivística responsable de la conservación y divulgación de archivos con valor permanente, que previamente han sido valorados y transferidos por el Archivo de Concentración.


ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 4 de 13

Elaboró:


Revisó:


Patrimonial

Aprobó



Cuadro General de Clasificación Archivística: es un concentrador que permite conocimiento y gestión de los expedientes agrupados en series documentales con una referencia estructural, relacionadas con las atribuciones de las unidades administrativas. Catálogo de disposición Documental: Documento que nos mostrará los tiempos de guarda en Archivo de Trámite y Archivo de Concentración, así como periodicidad de Consulta de los Expedientes. Expediente: Conjunto de documentos relacionados por un mismo tema o asunto en una Unidad Administrativa.



ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 5 de 13


GUIA DEL ENLACE

CADIDO

CADIDO

Integrar al Cuadro General de

Clasificación y al CADIDO considerando

la información proporcionada por las

Unidades Administrativas

Guía

Formato del Cuadro General de

Clasificación Archivística y

CADIDO

INICIO

2

Elaborar el Cuadro General de

Clasificación Archivística y el

Catálogo de Disposición Documental

1

Dar a conocer la guía para resguardo y

archivo a todas las Unidades

Administrativas

3

Se conecta con las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal y se elabora

Vienen de las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal

Se conecta con las Unidades Administrativas del Sistema DIF Estatal para ordenar, clasificar y resguardar la información en trámite

4


ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 6 de 13

CADIDO

Recibir la solicitud de transferencia de

Archivos por parte del área solicitante

Revisar el CADIDO del área solicitante para

verificar si cumple con el tiempo para

transferencia primaria de los Expedientes

Programar el día y hora en que se recibirá y se

notifica vía oficio al área solicitante

4 Oficio de Solicitud

84

Oficio de Solicitud

5

Devolver por oficio al área solicitante indicando

el motivo

¿Los archivos cumplen con el

tiempo establecido en el CADIDO?

6

NO

SI

FIN

CADIDO

7

9


ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 7 de 13

Inventario de Archivo de

concentración

Guía del enlace

Inventario de Archivo

Guía del enlace

Recibir el día y hora marcada en el Archivo

de Concentración, debiendo entregar los formatos de inventario de cada caja para su

sello de recibido

9

Verificar las cajas que vengan debidamente requisitadas como lo

marca la guía

10

¿Vienen las cajas

debidamente requisitadas?

Recibir y sellar cada formato de inventario y entregar al solicitante formato de recibido

13

Devolver al área

solicitante para que los requisite de acuerdo a la

Guía.

NO

SI

12

11

O-3

4

14


ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 8 de 13

Oficio

Inventario General de Archivo de

Concentración


Concentración

Archivo de Transferencia

Secundaria

Foliar cada caja de acuerdo al número que le corresponde de entrada

al Archivo de Concentración

14

Colocar la caja en el

estante que le corresponde de acuerdo

a su Sección

15

Registrar el contenido de la caja en el Formato de Inventario General del

Archivo de Concentración

16

Verificar expedientes que hayan cumplido con el

tiempo de guarda y custodia

17

Requisitar debidamente para su transferencia

secundaria y solicitar por oficio al Instituto de Documentación la

verificación del mismo y su traslado

18

19


ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 9 de 13

Vale de Préstamo

Vale de Préstamo

Atender solicitudes de préstamo de archivos de las diferentes Unidades Administrativas del DIF

Morelos

19

Realizar la búsqueda en el Archivo de

Concentración y entregar al Solicitante por medio

de un vale de préstamo y dar seguimiento para su

devolución

20

Recibir archivos prestados e integrarlos

en su caja correspondiente y se

realiza la anotación en el vale de préstamo

21

FIN

T


ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 10 de 13



(No. de Control)

1

Analista

Administrativo

Elabora el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental junto con las Unidades Administrativas conforme a la Guía del Enlace. Cada Unidad se queda con su Cuadro de Clasificación y su CADIDO y manda una copia al área Coordinadora de Archivos.

Cuadro General de

clasificación y Catálogo de disposición documental

2

Analista

Administrativo

Integra la información dada por las Unidades Administrativas en su Cuadro General de Clasificación y CADIDO, teniendo así la información General de todo el Sistema DIF Estatal.

Cuadro General de

clasificación y Catálogo de disposición

documental

3

Analista

Administrativo

Da a conocer la guía para resguardo y archivo a todas las Unidades Administrativas, la cual contendrá los pasos y requisitos que deben llevarse a cabo para: Archivo de trámite (Ordenación, Clasificación e Instalación) Transferencia Primaria (Archivo de Concentración) y Solicitud de préstamo de Expedientes.

Guía

4

Analista

Administrativo

Recibe la solicitud de transferencia de Archivos por parte del área solicitante vía oficio, el cuál debe contener un Inventario Documental y dos copias por cada caja que se solicite transferir.

Inventario Documental

5

Analista

Administrativo

Revisa el CADIDO del área solicitante para verificar si cumple con el tiempo para transferencia primaria de los Expedientes.

CADIDO

6

Analista

Administrativo

¿Los archivos cumplen con el tiempo establecido en el CADIDO? Si la respuesta es NO, pasar a la actividad número 7 Si la respuesta es SI, pasar a la actividad número 8

7

Analista

Administrativo

Notifica mediante un oficio al área solicitante porqué no se pueden recibir las cajas a transferir, anexando los Inventarios enviados en la Solicitud. Con esta Actividad se da Fin al Procedimiento.

Oficio

8

Analista

Administrativo

Programa el día y hora en que se recibirá y se notifica vía oficio al área solicitante.

Oficio

9

Analista

Administrativo

Recibe las cajas el día y hora marcada, en el Archivo de Concentración, debiendo sellar de recibido los formatos de inventario de cada caja después de haber revisado el contenido.

Inventarios

Documentales


ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 11 de 13


(No. de Control)

10

Analista

Administrativo

Verifica las cajas que vengan debidamente requisitadas como lo marca la guía, después de verificar que venga correcta ésta se sella y refuerza con cinta canela.

Guía

11

Analista

Administrativo

¿Vienen las cajas debidamente requisitadas? Si la Respuesta es NO pase a la Actividad número 12 Si la Respuesta es SI pase a la Actividad número 13

12

Analista

Administrativo

Devuelve las cajas al área solicitante para que se cumplan con los requisitos de acuerdo a la Guía. Pasa a la Actividad número 4.

Guía

13

Analista

Administrativo

Recibe y sella cada formato de inventario y devuelve al solicitante, quedándose con dos copias de cada Inventario, una se anexará en el interior de la caja.

Inventario Documental Inventario General de

Archivo de Concentración

14

Analista

administrativo

Folia visiblemente cada caja de acuerdo al número que le corresponde de entrada al Archivo de Concentración. Como Folio se utilizará un número consecutivo marcado en un cuadro de cartoncillo color fluorescente.

15

Analista

Administrativo

Coloca la caja en el estante que le corresponde de acuerdo a su Sección o Área.

16

Analista

Administrativo

Registrar el contenido de la caja en el Formato de Inventario General del Archivo de Concentración.


Concentración

17

Verifica expedientes que hayan cumplido con el tiempo de guarda y custodia y deban ser transferidos al Archivo Histórico, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación y en Catálogo de Disposición Documental.


Concentración


ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 12 de 13


(No. de Control)

18

Requisita debidamente para su transferencia secundaria y solicitar por oficio al Instituto de Documentación la verificación del mismo y su traslado

Archivo de Transferencia Secundaria

Oficio

19

Analista

Administrativo

Atiende solicitudes de préstamo de archivos de las diferentes Unidades Administrativas del DIF Morelos. Estas solicitudes pueden ser vía oficio, por mail, llamada telefónica, etc.

20

Analista

Administrativo

Realiza la búsqueda en el Archivo de Concentración y entregar al Solicitante por medio de un vale de préstamo y dar seguimiento para su devolución. El vale deberá ser llenado en su momento, firmado de quien recibe y quien entrega.

Vale de Préstamo

21

Analista

Administrativo

Recibe archivos prestados e integrarlos en su caja correspondiente y se realiza la anotación en el vale de préstamo Con esta actividad se da fin a este Procedimiento

Vale de Préstamo


ESTATAL


Revisión: 0

Pág. 13 de 13



1 Directorio de Enlaces

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Guía

S/C

2 vale de préstamo y salida de expedientes archivo de concentración S/C

3 Inventario documental de Archivo de Concentración

S/C

4 Formato de Identificación de la caja S/C

FORMATO GUIA

Clave: S/C

Revisión: 0

Anexo 1 Pág.1 de 9

INTRODUCCIÓN

La generación de la información en el ejercicio de la función pública sin un sistema de archivos para todos los sujetos obligados, no sólo dificulta la búsqueda y localización de ésta, sino también se dificulta la posibilidad de incorporar herramientas para mejorar el desempeño Institucional, al no satisfacerse la necesidad primaria de la Archivística como mecanismo de recuperación, administración y conservación documental. Es por ello que es importante la existencia de un sistema de Organización Documental, en donde se permita su localización expedita, disponibilidad e integridad; esto contribuirá a sentar las bases para la modernización y eficiencia de las actividades de la Administración Documental en la Dependencia; dando acceso a la información contenida en los expedientes y documentos, que registran el ejercicio de las atribuciones de cada unidad Administrativa que conforman a la Dependencia, por lo que los archivos constituyen el medio que permitirá el acceso a la información pública gubernamental y auspiciará la rendición de cuentas. La Coordinación del área Administradora de Archivos del sistema DIF Morelos pone a disposición del personal encargado de la gestión documental en la dependencia este documento técnico realizado con la finalidad de brindar pautas generales que permita a los responsables de archivos de trámite, personal operativo y secretarial en las unidades establecer un sistema de clasificación de los documentos, coherente y homogéneo, basado en principios archivísticos.

OBJETIVO GENERAL Dar cumplimiento con las disposiciones normativas en materia de organización de archivos a través de la elaboración, validación e implementación de los instrumentos técnicos de control y consulta archivísticos, estableciendo los plazos de guarda y custodia de las series documentales localizadas en los archivos de trámite, su posterior transferencia al archivo de concentración y el destino final de las mismas.

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN TRÁMITE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

La organización documental se divide en 3 grandes acciones o materias Archivísticas:

Clasificar

Ordenar

Instalar

ARCHIVOS EN TRÁMITE: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. Los Archivos de trámite dependen de la organización documental para poder funcionar. Para poder organizar expedientes es necesario que el archivo de trámite cuente con un Cuadro General de Clasificación Archivística y Catálogo de Disposición Documental. La clasificación y ordenación Archivística se sustenta en el principio del orden natural o principio genérico, los documentos se producen como un resultado de las funciones que realiza una Institución. Primero se clasifica y luego se ordena.

Hacia una metodología de la clasificación el primer paso fundamental es analizar al Organismo o Institución: su historia, sus funciones, su estructura, sus normas o leyes y Reglamentos. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA El Cuadro es un concentrador que permite conocimiento y gestión de los expedientes agrupados en series documentales con una referencia estructural, relacionadas con las atribuciones de las unidades administrativas del sistema DIF Morelos. La elaboración de éste es la primera acción que se debe realizar para obtener el mapa documental del Sistema DIF Morelos. El cuadro General de Clasificación documental responde a una triple necesidad: 1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación producida o recibida en el

ejercicio de las atribuciones o funciones de cada área administrativa

2. Facilitar la localización; es decir, facilitar el acceso a la información contenida en el acervo

documental

FORMATO GUIA

Clave: S/C

Revisión: 0


3. Facilitar la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo.

Así, organizar un archivo conlleva dos tareas concatenadas que son: 1. La clasificación archivística, que consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada área administrativa. 2. Ordenar los documentos de archivo estableciendo la relación entre cada agrupación o serie documental de acuerdo con un área de orden establecida para cada caso. La estructura del Cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia o entidad. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a saber: fondo, sección, serie (subserie), expediente, unidad documental.

FONDO: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica. En este caso: 1. Sistema DIF Morelos. SECCIÓN: Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada área administrativa de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Ejemplo: 1.1. Presidencia 1.2. Dirección General 1.3. Dirección de Administración y Finanzas 1.4. Dirección de Atención a la Discapacidad SERIE: Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. En esta sección, debido a la estructura jerárquica y de las atribuciones y actividades a realizar, podría dividirse también en SUBSERIES. EXPEDIENTE: Es la unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie. CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO) La elaboración del Catálogo de disposición documental se compone de cuatro etapas: identificación, valoración, regulación y control. Cada una de ellas comprende la realización de tareas específicas que permitirán la integración de este instrumento básico para el manejo adecuado de la documentación en cada una de las fases de su ciclo vital; así como para su correcta disposición y accesibilidad.

FORMATO GUIA

Clave: S/C

Revisión: 0


El instrumento básico de control y de trabajo es el Cuadro general de clasificación archivística que integra las series documentales de la dependencia o entidad y que cada una de ellas representa la unidad de trabajo para la aplicación de las dos primeras etapas: la identificación y la valoración. Identificación Consiste en la investigación y análisis de las características de los elementos esenciales que constituyen la serie documental, la función, el sujeto productor y el documento de archivo. Para realizar este proceso, deben seguirse los siguientes pasos:

Compilar la información institucional; es decir, reunir las disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y a los cambios estructurales de la dependencia o entidad.

Reunir las disposiciones que regulan sus competencias, así como las normas y procedimientos que condicionan su aplicación real.

Acopiar las normas que controlan la circulación interna y externa de los documentos en la fase de producción activa.

Identificar la estructura interna y las funciones de la dependencia o entidad, mediante el análisis de manuales de procedimientos, organigramas y reglamentos internos.

Entrevistar a los productores de los documentos en el ámbito institucional; es decir, a las personas que producen y tramitan los documentos, quienes, además de resolver cualquier duda planteada en la interpretación de las disposiciones legales, pueden suministrar datos sobre la frecuencia de consulta en los momentos posteriores a la finalización del trámite.

Ubicar la procedencia institucional de la documentación mediante el examen del organismo que la generó y, en consecuencia, de la función de la cual deriva en relación directa.

Caracterizar a los documentos en relación con sus soportes, tipología, volumen y organización.

Efectuar una descripción que comprenda el contenido informativo, la relación entre serie y función, común o sustantiva, el periodo que cubre la información y la relación entre la serie en cuestión con otras series y otras fuentes de información afines.

Los resultados de esta etapa permitirán: o Conocer la evolución orgánica del sujeto productor. o Identificar las funciones del organismo y de cada una de las unidades administrativas productoras de documentos. o Identificar las series documentales con base en dichas funciones. o Conocer los trámites y procedimientos que dan lugar a la integración de los documentos y expedientes que forman cada serie documental.

Valoración Consiste en el análisis y la determinación de los valores primarios y secundarios de la documentación, para fijar sus plazos de acceso, transferencia, conservación o eliminación. Para realizar este proceso, deben seguirse los siguientes pasos: Análisis y determinación de valores primarios: Administrativo: el que tiene los documentos de archivo para la administración que los ha producido, relacionado al trámite o asunto que motivó su creación. Este valor se encuentra en todos los documentos de archivo producidos o recibidos en cualquier dependencia o entidad para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite, y son importantes por su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones Legal: el que puedan tener los documentos para servir como prueba ante la Ley. Fiscal: el que tiene los documentos que pueden servir como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias. Contable: el que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operación destinadas al control presupuestario. Con esta valoración “primaria” se establece los parametros de utilidad de la documentación gubernamental y, con ello, se facilita la identificación de los plazos de retención de los documentos de archivo, con base en las necesidades institucionales. Análisis y determinación de valores secundarios: Informativo: el que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de las actividades de la administración. Evidénciales o testimoniales: los que posee un documento de archivo como fuente primaria para la Historia.

FORMATO GUIA

Clave: S/C

Revisión: 0


La valoración “secundaria” permite identificar con precisión aquella documentación de valor permanente que será objeto de transferencia secundaria y definitiva al archivo histórico. Los resultados de esta etapa permitirán: Conformación de las series con sus características generales, incluyendo el expediente tipo. Estudio comparativo de las series complementarias (a) y paralelas (b) de las distintas unidades administrativas, indicando dónde se encuentran. Elaboración de propuestas de valoración de cada serie documental con expresión de sus plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso. Disponer de la información necesaria sobre el plazo de prescripción de los valores administrativo, legal, fiscal o contable. Establecer los plazos de permanencia de cada serie documental en los archivos de trámite o de concentración. Eliminar los ejemplares duplicados de cada serie. Identificar la posibilidad de desarrollo de valores secundarios. Establecer los criterios básicos sobre la reserva o accesibilidad de cada serie documental. Confeccionar el cuadro de valoración y selección, donde se indican los plazos de transferencia, selección, eliminación y acceso. Elaborar un repertorio de fichas técnicas. La aplicación práctica de estos resultados constituirá el conjunto de instrucciones que darán contenido al Catálogo de disposición documental. Adicionalmente a la identificación de los valores documentales, deben tenerse en cuenta cuatro criterios: Criterio de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que proceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía administrativa. Los documentos de unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando reflejan su propia actividad irrepetible. Criterio de contenido: es mejor conservar la misma información comprimida que extendida (ej.: informes anuales y no mensuales). Criterio diplomático: es preferible conservar un original que una copia. Criterio cronológico: fecha determinada por cada dependencia o entidad a partir de la cual no se puede realizar ninguna eliminación. Regulación En esta fase se elaborará e integrará el Catálogo de disposición documental en los formatos establecidos, determinando con toda claridad los plazos de conservación y las técnicas de selección. El Catálogo de disposición documental se integrará por: Introducción o presentación. En este apartado se explicará el contexto institucional de la dependencia o entidad correspondiente. Además se deberá incluir el siguiente texto: “El presente Catalogo de disposición documental anula y reemplaza todas y cada una de las versiones anteriores a éste”. Objetivo general. Marco legal. Debe incluir, además de la referencia a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y a los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, la base jurídica institucional.

Textos o anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. Registro de todas y cada una de las series documentales con sus plazos de conservación y técnicas de

disposición documental. Hoja de cierre, deberá incluir la siguiente leyenda y, al final, los nombres y firmas de la Coordinación de

Archivos y el Comité de Información: Los resultados de esta etapa permitirán:

Integrar, en un formato electrónico susceptible de actualizarse permanentemente, el Catálogo de disposición documental.

FORMATO GUIA

Clave: S/C

Revisión: 0


Contar con un instrumento de consulta y control archivístico que permita conocer con precisión los plazos de conservación de los documentos en cada uno de los momentos del ciclo vital, así como controlar su accesibilidad y regular su transferencia. Control Es la última fase y consiste en validar y aplicar el Catálogo de disposición documental. Para realizar este proceso, deben seguirse los siguientes pasos:

Recabar las firmas de los funcionarios autorizados.

Aprobar y validar el Catálogo, por parte de la Coordinación de Archivos y el Comité de Información.

Remitir el Catálogo al Archivo General de la Nación para su registro y validación mediante el Coordinador de archivos de la dependencia o entidad.

Difundir el Catálogo y establecer los mecanismos para su permanente actualización. Los resultados de esta etapa permitirán:

Cumplir con lo dispuesto por Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Una vez comprendido y realizado el Cuadro de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición documental debemos dar paso a la organización de los Archivos mediante la estructura del Cuadro General, teniendo así una óptima Administración y Organización de nuestro Archivo en Trámite.

TRANSFERENCIA PRIMARIA (ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN) Para poder realizar la transferencia primaria de los Archivos en Trámite, esto es, transferirlos al Archivo de Concentración, es necesario que los Archivos cumplan con las siguientes características: 1. Los expedientes deberán estar integrados en folder (carta u oficio). NO SE RECIBIRAN CARPETAS LEFORD, CUADERNOS, LIBRETAS DE TAQUIGRAFIA, LIBROS DE BITACORA, FOLLETOS, REVISTAS, LIBROS.

2. El grosor de cada expediente no deberá rebasar los 2 cms. si el expediente rebasa el grosor deberán ser divididos en legajos (varios folders del mismo grosor). 3. Los expedientes deberán estar sujetados con hilo de algodón (NO broches Bacco), como se muestra en las siguientes imágenes.

FORMATO GUIA

Clave: S/C

Revisión: 0


4. En la ceja del folder deberá contener: Número de Expediente, Titulo del Expediente, Fecha en que se

generó y Número de legajos (en caso de existir).

5. En el cuerpo del folder deberá contener: Número de hojas del Expediente, Número de Expediente,

Número de legajo (en caso de existir).

6. Los expedientes deberán integrarse en sus cajas contenedoras (cajas de Archivo) acomodados de

acuerdo al Cuadro General de Clasificación.

7. Llenar el formato de Inventario Documental de la transferencia primaria, se hará un Inventario por

caja, sacar 2 copias del mismo, una copia deberá pegarse en la parte superior (tapadera) de la caja.

8. Las cajas deberán tener pegada en cada uno de sus cuatro lados, el formato de Identificación de

caja, el pegado deberá hacerse con Resistol blanco y posteriormente cinta canela transparente por encima; el

formato de identificación se muestra a continuación:

Nota: no tapar con estos formatos los orificios de las cajas

9. Dentro de cada caja se integrará una copia del Inventario Documental.

10. Se deberá dejar abierta la caja para que el Coordinador verifique el contenido.

SOLICITUD DE TRANSFERENCIA PRIMARIA (Archivo de Concentración). 1. Solicitar al Titular del Área Coordinadora de Archivos del Sistema, la transferencia de los Archivos,

indicando el número de cajas, total de expedientes y número total de hojas, así como el período que

comprenden los Expedientes. Esta solicitud se podrá hacer vía Oficio o correo electrónico.

2. El traslado de las Cajas al Archivo de Concentración se hará por los propios medios del área solicitante,

el día y hora en que se les notifique por parte del Titular del Área Coordinadora.

3. Realizar formalmente la entrega del Archivo al Área Coordinadora de Archivos ubicado en Almacén

Tejalpa

4. Al momento de recibir las cajas, el Titular del Área Coordinadora verificará que cada expediente vaya

correcto de acuerdo a las especificaciones contenidas en éste documento,

FORMATO GUIA

Clave: S/C

Revisión: 0


si están correctas se colocará un sello de Recibido al original del Inventario Documental de cada caja.

5. Se sellará la caja en presencia de quien entrega, verificando que quede completamente cerrada y

colocándole un número de Inventario General visible a la caja.

6. En caso de no estar debidamente requisitadas no se recibirán, debiendo llevárselas para su corrección

y volver a solicitar la verificación y transferencia.

PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES

1. Deberá solicitarse al Área Coordinadora de Archivos vía oficio o correo electrónico, mencionando el

número de Expedientes, asunto del mismo y el número de caja en el que se encuentra.

2. Al acudir al Archivo de Concentración (Almacén Tejalpa) deberán llenar un Vale de salida y

préstamo del Expediente. Como el que se muestra en la siguiente Figura.

3. El expediente deberá devolverse dentro de los 20 días hábiles después de la fecha de préstamo, si

no es así se enviará un Oficio solicitando la devolución inmediata del mismo.

FORMATO GUIA

Clave: S/C

Revisión: 0


DEPENDENCIA:

DIRECCIÓN

SUBDIRECCIÓN:

ÁREA O DEPTO.:

FECHAS: INICIO: FINAL:

EXPEDIENTES: DEL: AL:

CAJA: #

DIA MES AÑO

INICIAL FINAL

ELABORÓ: CARGO: FIRMA:

RECIBIÓ: CARGO: FIRMA:

TRANSFERENCIA PRIMARIAARCHIVO DE CONCENTRACION

No. DE

EXP. CODIGO

FECHAS DE TRÁMITE

LEGAJOS No. HOJAS

SERIE DOCUMENTAL

ASUNTO DEL EXPEDIENTE

NUMERO DE CAJA:

FORMATO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

REGISTRO DE ENTRADA

FRECUENCIA DE

CONSULTA

DEPENDENCIA:DIRECCIÓN:

SUBDIRECCIÓN:ÁREA O DEPTO.:

PROCEDIMIENTO

ADQUISICIÓN DE COMPRA DIRECTA POR REQUISICIÓN DEL SISTEMA DIF

Clave: PR-DAF-DACP-01

Revisión: 2

Pág. 1 de 9


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013



3 Todas Actualización Actualización 22/ebrero/2016

PROCEDIMIENTO



Revisión: 2

Pág. 2 de 9

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Adquisición de Compra por Requisición del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001

PROCEDIMIENTO



Revisión:2

Pág. 3 de 9

Elaboró:

C. Jesús Bernardo Félix-Díaz Reynoso Jefe del Departamento de Adquisiciones y

Control Patrimonial

Revisó:


Patrimonial

Aprobó



1. Propósito: Adquirir los bienes necesarios para la funcionalidad de todas las áreas al mejor precio y calidad. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades de Almacén, Control Patrimonial y Subdirección de Recursos Financieros cuando el Depto. de Adquisiciones Integre el procedimiento de compra solicitado por las áreas del Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:

Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracciones XXV y XXVI, publicado en el

Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. 4. Responsabilidades:

Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial elaborar y mantener actualizado los procedimientos.

Es responsabilidad del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.

Es responsabilidad del Director de Administración y Finanzas revisar y aprobar la aplicación de este procedimiento.

Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: No aplica. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades

PROCEDIMIENTO



Revisión: 2

Pág. 4 de 9


Cotizaciones

Solicitud de Requisición de Compra


INICIO

Realizar la cotización con tres proveedores para determinar si es

compra directa, concurso y/o licitación

2

Recibir y revisar que las Requisiciones de

Compra estén debidamente elaboradas

1

Viene del procedimiento de la Unidad Administrativa Solicitante

¿Es compra directa?

3


Canalizar la solicitud de Requisición de Compra

al procedimiento de concurso o licitación según sea el caso.

4

NO

SI Se conecta con el Procedimiento de

Concursos o Licitaciones

FIN

6

Se conecta con el procedimiento de la Unidad Administrativa Solicitante y de la Subdirección de Recursos Financieros

Viene del procedimiento de la Unidad Administrativa Solicitante y de la Subdirección de Recursos Financieros, con el techo presupuestal o cancelación

Oficio de Suficiencia presupuestal

Cotizaciones


Adjudicar la solicitud de Requisición de Compra por montos a compra

directa

5

PROCEDIMIENTO



Revisión: 2

Pág. 5 de 9

Formato de Autorización de Compra y Pago a Proveedor



9

Recabar las firmas de autorización y Vo.Bo. de Dirección General, Dirección de Admón. y Finanzas, Subdirección

de Recursos Financieros y

Subdirección de Recursos Materiales

8

Elaborar los Formatos de Autorización de Compra y Pago a

Proveedor.

7

La solicitud de requisición de compra original se entrega al Departamento de Contabilidad

Enterar al proveedor con la Autorización de

Compra de que fue adjudicado y entregue los bienes al Almacén.

9

Cotizaciones


Solicitar techo presupuestal a la

Unidad Administrativa y a la Subdirección de

Recursos Financieros.

6

PROCEDIMIENTO



Revisión: 2

Pág. 6 de 9



Enterar al responsable de Almacén, al

responsable de Control Patrimonial y al

Departamento de Contabilidad a través

de la Solicitud de Requisición de Compra Autorizada en original y

completa

10

Verificar la conclusión de la Solicitud de

Requisición de Compra así como la recepción

en almacén, el inventario por parte de Control Patrimonial y el pago al proveedor para

su archivo.

11

FIN

Se conecta con el procedimiento de Almacén, Control Patrimonial y Departamento de Contabilidad

T

PROCEDIMIENTO



Revisión: 2

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1

Auxiliar

Administrativo (AA)

Recibe y revisa que las Requisiciones de Compra estén debidamente elaboradas Las requisiciones deben de cumplir con los siguientes requisitos:


2

AA

Realiza la cotización con tres proveedores para determinar si es compra directa, concurso y/o licitación por los montos.


Cotizaciones

3

Jefe/a del

Departamento de

Adquisiciones y Control

Patrimonial (JDACP)

¿Es compra directa? Si la respuesta es NO, pasa a la Actividad numero 4 Si la respuesta es SI, pasa a la Actividad numero 5


Cotizaciones

4

JDACP

Canaliza la solicitud de Requisición de Compra al procedimiento de concurso o licitación según sea el caso. Se conecta con el procedimiento de Concursos o Licitaciones. Concluye el procedimiento.


5

JDACP

Solicita techo presupuestal a la Unidad Administrativa y a la Subdirección de Recursos Financieros. Se conecta con el procedimiento de la Unidad Administrativa Solicitante y de la Subdirección de Recursos Financieros y se espera respuesta


Cotizaciones

6

JDACP

Adjudica la solicitud de Requisición de Compra por montos a compra directa, concurso, o licitación.


Cotizaciones Oficio de Suficiencia

presupuestal

7

Administrativo Especializado

(AE)

Elabora el Formato de Autorización de Compra y Pago a Proveedor.

Formato de Autorización de Compra

y Pago a Proveedor

8

JDACP

AE

Recaba las firmas de autorización y Vo.Bo. de Dirección General, Dirección de Admón. y Finanzas, Subdirección de Recursos Financieros y Subdirección de Recursos Materiales Nota. La solicitud de requisición de compra original, cotización, techo presupuestal y se entrega al Departamento de Contabilidad


y Pago a Proveedor

PROCEDIMIENTO



Revisión: 2

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

9

AE

Entera al proveedor con la Autorización de Compra de que fue adjudicado y entregue los bienes al Almacén.


y Pago a Proveedor

10

AE

Entera al Responsable de Almacén y al responsable de Control Patrimonial a través de copia de la Solicitud de Requisición de Compra Autorizada Se conecta con el procedimiento de Almacén, Control Patrimonial y Departamento de Contabilidad.


y Pago a Proveedor

11

JDACP

AE

Verifica la conclusión de la Solicitud de Requisición de Compra así como la recepción en almacén, el inventario por parte de Control Patrimonial y el pago al proveedor para su archivo.


y Pago a Proveedor

PROCEDIMIENTO

ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES PERSONAS


Revisión: 2

Pág. 9 de 9



1

Solicitud de Requisición de compra de bienes

Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial

5 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Requisición de Compra

S/C

PROCEDIMIENTO



Revisión: 1

Pág. 1 de 9


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

12/Septiembre/2014

1 Todas Revisión Actualización 03/Agosto/2015


PROCEDIMIENTO



Revisión: 1

Pág. 2 de 8

HOJA DE CONTROL DE COPIAS

Esta es una copia controlada del procedimiento para llevar a cabo las adquisiciones mediante Invitación a cuando menos tres personas. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001

PROCEDIMIENTO



Revisión: 1

Pág. 3 de 8

Elaboró:

C. Mayra Benítez Romero Asistente

Revisó:


Patrimonial

Aprobó



1.- Propósito. Establecer los lineamientos requeridos para la adquisición de bienes muebles, de comunicación y de consumo y/o la contratación de servicios, cuyo monto tiene que realizarse a través de la “Invitación a cuando menos tres personas” (conforme a los montos de actuación establecidos por el Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos y los Montos Máximos de Adjudicación establecidos en el Presupuesto de Egresos de la Federación del Ejercicio Fiscal correspondiente a cada año), procurando en todo momento el apego a la legalidad y la transparencia. 2.- Alcance. Este procedimiento aplica a: Unidades Administrativas del Sistema Para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos que requieran realizar adquisiciones mediante el proceso de Invitación a Cuando Menos Tres Personas. 3.- Referencias. Este Procedimiento está basado en:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder

Ejecutivo del Estado de Morelos. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación del Poder

Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Estatuto Orgánico del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.

4.- Responsabilidades.

Es responsabilidad del Asistente de la Dirección de Administración y Finanzas, elaborar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.

Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar este procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo el apegarse a lo establecido en este

procedimiento.

5.- Definiciones. •Bienes: Cualquier cosa material susceptible de producir un beneficio de carácter patrimonial, y que por tanto debe ser inventariado. •Servicio: Todo lo relativo a la instalación, mantenimiento, remodelación, conservación y reparación de bienes muebles, consultoría, asesoría, estudios investigaciones y capacitación. •Proveedor: Persona física o moral que celebre contratos en su carácter de vendedor, arrendador o prestador de servicios con el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos. •Concursante: La persona física o moral que participe con una propuesta cierta dentro de un procedimiento de invitación a cuando menos tres personas en el marco de la Ley. •Contrato: Acto jurídico a través del cual se formalizan las adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos o prestación de servicios. •Subcomité: Subcomité para el control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.

PROCEDIMIENTO



Revisión: 1

Pág. 4 de 8

Elaboró:


Revisó:


Patrimonial

Aprobó




PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 4 de 8

Oficios de Invitación

Oficio de Techo

Presupuestal

Solicitud de Compra

INICIO

Verificar el tipo de recursos que habrán de ejercerse, en base a la

procedencia de los mismos.

2

Recibir solicitud del área requirente

1

¿Corresponde a Invitación a

cuando menos tres personas?

4

FIN

Anexos Técnicos

Estudio de Mercado 4

4

Solicitar estudio de mercado, anexo técnico y techo presupuestal.

6.1.- Diagrama de flujo.-

No Si

La determinación del tipo de adjudicación se realizara conforme a los montos máximos de adjudicación establecidos en el Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal de cada año y mediante acuerdo del Comité para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo Del Estado de Morelos, según la procedencia del recursos a utilizar puede ser Federal o Estatal.

Canalizar la solicitud de Compra al procedimiento

que corresponda.

Integrar bases con anexos y hacer los oficios de Invitación.

64

Bases y Anexos

7

54

Definir el Procedimiento de adjudicación que corresponda. 34

PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 5 de 8

Contrato

Dictamen del fallo

Acta de entrega de propuestas

Evaluar las propuestas presentadas por los

concursantes y elaborar un dictamen que servirá de base

al fallo definitivo.

Formalizar el contrato con el o los proveedores adjudicados.

Acta de Entrega de Muestras y/o de

Visitas

Acta de notificación del

fallo

Informe

11

Notificación del Fallo

12

FIN

Realizar la recepción de muestras y/o visita a las instalaciones de los Concursantes; únicamente cuando sea necesario y se encuentre establecido en las bases de la Invitación.

9

Celebrar el acto de presentación y apertura de propuestas técnicas y económicas.

10

Acta de junta de Aclaraciones

Celebrar la junta de aclaraciones, siempre y cuando lo considere necesario la convocante del procedimiento y se encuentre establecido en las bases.

8

7 Bases y Anexos

Entregar oficio de invitación a cada uno de los concursantes

(mínimo a tres)

7

Informar de la adquisición, al subcomité.

13

14

NOTA: Una vez formalizado el contrato con el o los proveedores y/o prestadores de servicios adjudicados, el área requirente de los bienes o servicios, será la encargada de vigilar la correcta recepción y prestación de los mismos, así como de realizar todos los trámites administrativos referentes al pago de las facturas generadas por los bienes o servicios materia de este procedimiento.

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN MEDIANTE INVITACION A CUANDO MENOS TRES

PERSONAS


Revisión: 0

Pág. 6 de 8

2 Descripción de Actividades:


(No. de Control)

1

Director de Administración

y Finanzas (DAyF)

Recibe del área requirente la solicitud de compra donde se especifique detalladamente los bienes o servicios que se requieran para la realización de la actividad encomendada, mencionando el Proyecto y el Importe disponible para dicha adquisición.

Solicitud de de Compra

2

DAyF Verifica el tipo de recursos que habrán de aplicarse, de acuerdo a su procedencia estos recursos podrán ser :

Federales.- La Invitación sujetara su procedimiento y fundamento legal a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento (excepto los recursos federales provenientes del Ramo 33, pues estos se sujetaran a lo establecido en la legislación estatal de la materia de acuerdo a lo establecido en el art. 49 de la Ley De Coordinación Fiscal.

Estatales.- La Invitación sujetara su procedimiento y fundamento legal a lo establecido en la Ley Sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos, así como a su Reglamento respectivo.

3

DAyF

Define el procedimiento de adjudicación que corresponda según el monto: NOTA: la determinación del tipo de adquisición se determinara de acuerdo al tipo de recursos que habrá de utilizarse ya sea Federal o Estatal, conforme a los Montos Máximos de Adjudicación establecidos en el Presupuesto de Egresos de la Federación del Ejercicio Fiscal correspondiente a cada año o a los montos de actuación establecidos por el Comité para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos según corresponda:

Adjudicación directa

Invitación a cuando menos tres personas

Licitación pública

Excepción a la licitación pública o a la invitación a cuando menos tres personas.

4

DAyF

¿El procedimiento de adquisición corresponde a Invitación a cuando menos tres personas? Si la respuesta es NO, pasa al procedimiento de adjudicación directa o licitación pública. Si la respuesta es SI, pasa a la Actividad número 5.


PERSONAS


Revisión: 0

Pág. 7 de 8


(No. de Control)

5

DAyF

Realiza el estudio de mercado y solicita a la unidad requirente los anexos técnicos con las especificaciones detalladas de los bienes o servicios a adquirir, misma que deberá ajustarse estrictamente a lo expresado en la solicitud de compra; así mismo solicita del área requirente oficio de techo presupuestal emitido por la Dirección de Administración y Finanzas y la Subdirección de Recursos Financieros. Se conecta con el procedimiento de la Unidad Administrativa Solicitante y de la Subdirección de Recursos Financieros y se espera respuesta.

-Estudio de mercado

-Anexos técnicos -Oficio de Techo

Presupuestal

6

DAyF

Integra las bases del concurso de Invitación, y realiza los oficios de Invitación dirigidos a los concursantes que habrán de participar en el procedimiento respectivo de acuerdo al estudio de mercado que previamente se realizó.

-Bases y anexos

-oficios de invitación

7

DAyF

Entrega los oficios de invitación a los concursantes que participarán, la legislación vigente establece que se deberá invitar a un mínimo de tres proveedores, así mismo a cada invitación deberá anexarse copia de las bases que contenga el calendario de actividades y copia de cada uno de los anexos técnicos.

-Bases y anexos

-oficios de Invitación

8

DAyF

Preside la Junta de Aclaraciones, misma en la que se da respuesta a todas y cada una de las dudas de los participantes; todas las preguntas realizadas deberán formularse por escrito y se recibirán hasta la hora y fecha establecida en las bases, lo anterior a criterio de la convocante, cuando la naturaleza de los bienes y/o servicios lo requiera y se encuentre establecido en las bases de la Invitación.

-Acta de Juntas de

Aclaraciones

9

DAyF

Lleva a cabo la recepción de muestras de los bienes a adquirir y/o la visita a las instalaciones del lugar de producción de los bienes; esto solo cuando la naturaleza de los bienes lo requiera y se encuentre establecido en las bases de la Invitación.

-Acta de recepción de

muestras

10

DAyF

Preside el acto de presentación y apertura de propuestas por parte de los concursantes, tomando en consideración la procedencia de los recursos (actividad 4) se hará de la siguiente manera:

Federal.- se entrega un sobre cerrado que contendrá por escrito la propuesta técnica y la propuesta económica.

Estatal.- se entregan dos sobres cerrados uno contendrá la propuesta técnica y el otro la propuesta económica.

-Acta de recepción y

apertura de Propuestas Técnicas y Económicas

11

DAyF Recibe dictamen técnico del área requirente y elabora un fallo en base al análisis de las propuestas técnicas y económicas.

-Dictamen Técnico

12

DAyF Notifica el fallo conforme a la normatividad en la materia. -Acta de Lectura de

Fallo


PERSONAS


Revisión: 0

Pág. 7 de 8


(No. de Control)

13

Subdirector Jurídico

Formaliza el pedido y contrato definitivo con el proveedor que se haya adjudicado de manera definitiva el concurso. NOTA: Una vez formalizado el contrato con el o los proveedores adjudicados, el área requirente de los bienes o servicios, será la encargada de vigilar la correcta recepción y prestación de los mismos, así como de realizar todos los trámites administrativos referentes al pago de las facturas generadas por los bienes o servicios materia de este procedimiento.

-Contrato

14

DAyF

Informa de la adquisición definitiva, en la siguiente sesión ordinaria del Subcomité para el control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos. Con esta actividad se da por concluido el procedimiento.

-Informe


PERSONAS


Revisión: 0

Pág. 8 de 8

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno



Solicitud de Requisición de compra de bienes


5 años

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA


Revisión: 0

Pág. 1 de 11


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

12/Septiembre/2014





Revisión: 0

Pág. 2 de 11


Esta es una copia controlada del procedimiento para llevar a cabo las Adquisiciones mediante Licitaciones Públicas El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 11

Elaboró:


Revisó:


Patrimonial

Aprobó



1.- PROPÓSITO. Establecer los lineamientos requeridos para la adquisición de bienes muebles, de comunicación y de consumo y/o la contratación de servicios, cuyo monto tiene que realizarse a través de la licitación pública (conforme a los montos de actuación establecidos por el Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos), procurando en todo momento el apego a la legalidad y la transparencia. 2.- ALCANCE. Este procedimiento aplica a: Unidades administrativas del Sistema Para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos que requieran realizar adquisiciones mediante el proceso de Licitación Pública. 3.- REFERENCIAS. Este Procedimiento está basado en:

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder

Ejecutivo del Estado de Morelos. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Reglamento de la Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación del Poder

Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos. Reglamento de Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Estatuto Orgánico del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.

4.- RESPONSABILIDADES.

Es responsabilidad del Asistente de la Dirección de Administración y Finanzas elaborar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad del Subdirector/a de Recursos Materiales y Control Patrimonial revisar y apegarse y vigilar el cumplimiento a lo establecido en este procedimiento.

Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar este procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo el apegarse a lo establecido en este

procedimiento.

5.- DEFINICIONES. • Bienes: Cualquier cosa material susceptible de producir un beneficio de carácter patrimonial, y que por tanto debe ser inventariado. •Servicio: Todo lo relativo a la instalación, mantenimiento, remodelación, conservación y reparación de bienes muebles, consultoría, asesoría, estudios investigaciones y capacitación. •Proveedor: Persona física o moral que celebre contratos en su carácter de vendedor, arrendador o prestador de servicios con el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos. • Contrato: Acto jurídico a través del cual se formalizan las adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos o prestación de servicios. • Licitación Pública: Procedimiento administrativo que consiste en un ofrecimiento que inicia a través de convocatoria pública para la adjudicación de arrendamientos, bienes o servicios, de acuerdo a bases previamente determinadas, con la finalidad de obtener las mejores condiciones en cuanto precio, calidad, oportunidad, financiamiento y demás características convenientes. • Licitante: La persona física o moral que participe con una propuesta cierta dentro de una licitación pública en el marco de la presente ley. • Subcomité: Subcomité para el control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.



Revisión: 0

Pág. 3 de 11

Elaboró:


Revisó:


Patrimonial

Aprobó






Revisión: 0

Pág. 4 de 11

Oficio de Techo

Presupuestal

Solicitud de Compra

INICIO

Verificar el tipo de recursos que habrán de utilizarse en base a su

procedencia 2

Recibir solicitud del área requirente

1

¿Corresponde a Licitación?

4

FIN

Anexos Técnicos

Estudio de Mercado 4

4

Solicitar estudio de mercado, anexos técnicos y oficio techo presupuestal.

6.1. Diagrama de flujo.-

NO SI

NOTA: La determinación del tipo de adquisición se realizara conforme a los montos máximos de adjudicación establecidos en el Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal de cada año y mediante acuerdo del Comité para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo Del Estado de Morelos, según la procedencia del recursos a utilizar puede ser Federal o Estatal

Canalizar la solicitud de Compra al procedimiento

que corresponda.

Integrar proyecto de bases con anexos de la licitación.

64

Bases y Anexos

7

54

Definir el proceso de adquisición que corresponda.

34



Revisión: 0

Pág. 5 de 11

Convocatoria

Oficio de Solicitud de publicación

Estudio De Mercado

Atender observaciones

Bases, Anexos y acta de

Subcomité


Techo Presupuestal

Publicar la convocatoria para consulta y venta de bases.

14

NO

SI NO SI

¿El subcomité pone en estado de resolución el proyecto

de bases?

9

¿El comité estatal aprueba las bases

de la licitación?

12

13

7

8

Oficio de Petición

15

10

Remitir oficio de petición al Comité Para El Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo Del Estado De Morelos para revisión y en su caso aprobación de bases de la licitación.

11

Acta

Presentar proyecto de bases en sesión ante el Subcomité.

8

7 Bases y Anexos

Entregar carpeta de proyecto de bases a cada uno de los miembros del

Subcomité.

7

PROCEDIMIENTO

ADQUISICIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA


Revisión: 0

Pág. 5 de 11

Dictamen Técnico

Acta de aclaraciones


Evaluar las propuestas presentadas y elaborar un dictamen que servirá

de base al proyecto de fallo.

Acta de Entrega de Muestras y/o de Visita

Celebrar la junta de aclaraciones

15

NO SI

Proyecto de Fallo

Acta

Proyecto de Fallo

Acta de entrega de propuestas

Realizar la recepción de muestras y/o la visita a las instalaciones de los licitantes; únicamente cuando sea necesario y se encuentre establecido en las bases y la convocatoria.

16

Celebrar el acto de presentación y apertura de propuestas Técnicas y Económicas.

17

Entregar carpetas del proyecto de fallo a cada uno de los miembros del subcomité.

19

¿El subcomité pone en estado de resolución el

proyecto de fallo? 22

21

19

18

23

Presentar proyecto de fallo en sesión ante el Subcomité.

20

PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 6 de 11

Contrato


Proceder a la firma del pedido o contrato con el/los proveedores que se

adjudicaron de manera definitiva en el procedimiento

de licitación

Completar el expediente del procedimiento en COMPRANET, subiendo a esta plataforma los

principales datos del o los contratos definitivos.

NO SI

Acta de Notificación

Proyecto de Fallo

Oficio de Petición

Remitir oficio de petición al Comité para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos para revisión del proyecto de fallo de la licitación.

23

¿El comité estatal aprueba el fallo de

la licitación?

24

25

19

Notificar el fallo

26

27

FIN

NOTA: Una vez formalizado el contrato con el o los proveedores adjudicados, el área requirente de los bienes o servicios, será la encargada de vigilar la correcta recepción y prestación de los mismos, así como de realizar todos los trámites administrativos referentes al pago de las facturas generadas por los bienes o servicios materia de este procedimiento.

28

PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 7 de 11



(No. de Control)

1

DIRECTOR DE ADMON. Y

FINANZAS (DAyF)

Recibe del área requirente la solicitud de compra donde se especifique detalladamente los bienes o servicios que se requieran para la realización de la actividad encomendada, mencionando el Proyecto y el Importe disponible para dicha adquisición.

Solicitud de de Compra

2

DAyF

Verifica el tipo de recursos que habrán de aplicarse, de acuerdo a su procedencia estos recursos podrán ser :

Federales.- La licitación pública sujetara su procedimiento y fundamento legal a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico. (excepto los recursos federales provenientes del Ramo 33, pues estos se sujetaran a lo establecido en la legislación estatal de la materia de acuerdo a lo establecido en el art. 49 de la Ley De Coordinación Fiscal.

Estatales.- La licitación pública sujetara su procedimiento y fundamento legal a lo establecido en la Ley Sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos, así como a su reglamento respectivo.

3

DAyF

Define el proceso de adquisición que corresponda según el monto: NOTA: la determinación del tipo de adquisición se determinara de acuerdo al tipo de recursos que habrá de utilizarse ya sea Federal o Estatal, conforme a los Montos Máximos de Adjudicación establecidos en el Presupuesto de Egresos de la Federación del Ejercicio Fiscal correspondiente a cada año y a los montos de actuación establecidos por el Comité para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos según corresponda:

Adjudicación directa

Invitación a cuando menos tres personas

Licitación pública Excepción a la licitación pública o a la invitación a cuando menos tres personas

4

DAyF

¿Corresponde a Licitación Pública? Si la respuesta es NO, pasa al procedimiento de adjudicación directa, invitación a cuando menos tres personas o excepción a la licitación pública. Si la respuesta es SI, pasa a la Actividad número 5.

PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

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(No. de Control)

5

DAyF

Realiza el estudio de mercado y solicita a la unidad requirente los anexos técnicos con las especificaciones detalladas de los bienes a adquirir, misma que deberá ajustarse estrictamente a lo expresado en la solicitud de compra; así mismo solicita techo presupuestal a la Dirección de Administración y Finanzas y la Subdirección de Recursos Financieros. Conecta con el procedimiento de la Unidad Administrativa Solicitante y de la Subdirección de Recursos Financieros y se espera respuesta.

-Estudio de mercado

-Oficio de techo presupuestal

-Anexos técnicos

6

DAyF

Determina de acuerdo a los resultados del estudio de mercado y anexos técnicos, si la Licitación pública será de carácter nacional o internacional e Integra el proyecto de bases y anexos técnicos, para presentarlas en sesión de Subcomité.

-bases y anexos

7

DAyF

Integra las carpetas con el proyecto de bases y las distribuye a los integrantes del Subcomité previo a la celebración de la sesión donde habrá de incluirse en la orden del día. (Mínimo 72 horas antes de la hora fijada para la sesión).

-bases y anexos

-Techo Presupuestal -Estudio de Mercado

8

DAyF Presenta bases y anexos de la licitación en la sesión del Subcomité y se levanta acta respectiva.

-acta -bases y anexos

9

DAyF

¿El subcomité pone en estado de resolución las bases y los anexos de la licitación? Si la respuesta es NO continua con la actividad 10 Si la respuesta es SI continua con la actividad 11

10

DAyF Atiende las observaciones realizadas por el subcomité. Conecta con el paso 7.

11

DAyF

Remite mediante oficio de petición al Comité para el Control de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos, bases, anexos, estudio de mercado y Oficio de suficiencia presupuestal, para la revisión y en su caso aprobación de las bases. NOTA: el oficio de petición se envía a la Unidad de Procesos para la Adjudicación de Contratos del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos (UPAC), para su presentación ante el Comité Estatal.

-Oficio de petición -Bases y anexos

-Estudio de mercado -Techo Presupuestal -Estudio de mercado -Acta de subcomite

12

DAyF

¿El Comité Estatal aprueba las bases de la Licitación? Si la respuesta es NO continua con la actividad 13. Si la respuesta es SI continúa con la actividad 14.

13

DAyF Atiende las observaciones realizadas por el Comité Estatal. Conecta con el paso 7.

PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

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(No. de Control)

14

DAyF

Realiza los oficios de solicitud de publicación de la convocatoria para consulta y venta de bases, de acuerdo a la procedencia del recurso, especificado en la actividad 2; y la publicación se hará de la siguiente forma:

Federal.- se debe publicar la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación y en COMPRANET; las bases de la licitación se otorgaran de manera gratuita.

Estatal.- se debe publicar la convocatoria en el Periódico Oficial “Tierra y libertad”, un periódico de circulación local y en COMPRANET; las bases de la licitación tendrán un costo cuyo precio será fijado de acuerdo a lo establecido en las bases.

NOTA: Al momento de la publicación de la convocatoria en COMPRANET se crea un expediente electrónico de la licitación, al que se le otorga un número específico de procedimiento en la plataforma digital de COMPRANET.

-Convocatoria

-Oficio de solicitud al periódico oficial

-Oficio de solicitud a la Secretaria de Información y

Comunicación. -Convocatoria electrónica en COMPRANET.

15

DAyF

Preside la Junta de Aclaraciones, misma en la que se dará respuesta a todas y cada una de las dudas respecto de la licitación de los participantes; todas las preguntas realizadas deberán formularse por escrito y se recibirán hasta la hora y fecha establecida en las bases de la Licitación. Se deberá subir de manera electrónica el acta correspondiente a la plataforma de COMPRANET, dentro de las 24 horas siguientes a la celebración de la Junta de aclaraciones.

-Acta de Juntas de Aclaraciones

16

DAyF

Preside la recepción de muestras, de cada uno de los bienes a adquirir y/o la visita a las instalaciones del lugar de producción de estos; lo anterior únicamente cuando la naturaleza de los bienes lo requiera y se encuentre programado en la convocatoria y las bases de la licitación. Se deberá subir de manera electrónica el acta correspondiente a la plataforma de COMPRANET, dentro de las 24 horas siguientes a la celebración de la recepción de muestras.

-Acta de recepción de muestras

17

DAyF

Preside el acto de presentación y apertura de propuestas por parte de los licitantes, tomando en consideración la procedencia de los recursos (actividad 4) se hará de la siguiente manera:

Federal.- se entrega un sobre cerrado que contendrá por escrito la propuesta técnica y la propuesta económica.

Estatal.- se entregan dos sobres cerrados uno contendrá la propuesta técnica y el otro la propuesta económica.

Se deberá subir de manera electrónica el acta correspondiente a la plataforma de COMPRANET, dentro de las 24 horas siguientes a la celebración del acto de presentación y apertura de propuestas.

-Acta de apertura de Propuestas Técnicas y

Económicas

18

DAyF

Recibe el dictamen técnico, emitido por el área requirente e Integra el proyecto de fallo en base al análisis de las propuestas técnicas y económicas; para presentarlo para revisión ante el subcomité.

-Dictamen Técnico -Proyecto de fallo

PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 9 de 11

Paso

Responsable

Actividad

Documento de Trabajo (No. de Control)

19

DAyF

Integra las carpetas con el proyecto de fallo y las distribuye a los integrantes del Subcomité previo a la celebración de la sesión donde habrá de incluirse en la orden del día. (Mínimo 72 horas antes de la hora fijada para la sesión).

-Proyecto de fallo

20

DAyF Presenta el proyecto de fallo en sesión del Subcomité de adquisiciones, y se levanta acta al respecto.

-acta -proyecto de fallo

21

DAyF

¿El subcomité pone en estado de resolución el proyecto de fallo de la licitación? Si la respuesta es NO continua con la actividad 22 Si la respuesta es SI continua con la actividad 23

22

DAyF Atiende las observaciones realizadas por el subcomité. Conecta con el paso 19.

23

DAyF

Remite al Comité Estatal, mediante oficio de petición el proyecto de fallo del proceso licitorio para su aprobación. NOTA: el oficio de petición se envía a la Unidad de Procesos para la Adjudicación de Contratos del Poder Ejecutivo del Estado de Morelos (UPAC), para su presentación ante el Comité Estatal.

-Oficio de petición -Proyecto de fallo

-acta

24

DAyF

¿El Comité Estatal aprueba el proyecto de fallo de la licitación? Si la respuesta es NO continua con la actividad 25. Si la respuesta es SI continúa con la actividad 26.

25

DAyF

Atiende las observaciones realizadas por el comité. Conecta con el paso 19.

26

DAyF Preside el acto de lectura de fallo conforme a la normatividad en la materia, notificando en ese acto del fallo a los presentes. Se deberá subir de manera electrónica el acta correspondiente a la plataforma de COMPRANET, dentro de las 24 horas siguientes a la celebración del acto de notificación del Fallo.

-Fallo

-Acta de notificación

27

Subdirector

Jurídico

Formaliza el pedido y contrato definitivo con el o los proveedores que se hayan adjudicado la licitación. NOTA: Una vez formalizado el contrato con el o los proveedores adjudicados, el área requirente de los bienes o servicios, será la encargada de vigilar la correcta recepción y prestación de los mismos, así como de realizar todos los trámites administrativos referentes al pago de las facturas generadas por los bienes o servicios materia de este procedimiento.

-Contrato

28

DAyF

Remite de manera electrónica el contrato definitivo con el o los proveedores a COMPRANET, con lo que se modificara el estatus del procedimiento en la plataforma de compras gubernamental de ACTIVO a procedimiento TERMINADO. Con esta actividad se da por concluido el procedimiento.

PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 9 de 9



1 Solicitud de Requisición de compra de bienes

Dirección de Administración y Finanzas 5 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO RECEPCION Y ENTREGA DE MATERIAL EN ALMACEN

Clave: PR-DAF-ALM-01

Revisión: 0

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No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013






Revisión: 0

Pág. 2 de 7


Esta es una copia controlada del procedimiento de para la Recepción y Entrega de Material en Almacén. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:

C. Eunice Jiménez Díaz Jefe de Unidad de Almacén

Revisó:

C. Rosendo Alberto de León Sánchez Subdirector de recursos materiales y control

patrimonial

Aprobó



1. Propósito: Determinar las actividades a realizar a efecto de que la entrega y recepción de material se efectúen en el menor tiempo posible y con la calidad deseada por los solicitantes. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a la Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial y el Departamento de Adquisiciones. 3. Referencias:

Atribuciones de la Dirección de Administración y Finanzas. Art. XXXVIII.-Tener bajo su resguardo los materiales almacenados, vigilando el suministro y buen estado de los mismos; Suministrar a las unidades administrativas del Sistema, los materiales que le requieran para su adecuado funcionamiento;

. 4. Responsabilidades:

Es responsabilidad del Jefe de unidad, elaborar y actualizar este procedimiento cuando asi sea necesario.

Es responsabilidad de la/el Subdirector de Recursos Materiales y control patrimonial revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.

Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas y aprobar la aplicación de este procedimiento.


5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Autorizaciones de compra: Este documento lo envía el Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial para la recepción de artículos describiendo lo solicitado por el área. Vale de Salida: Al documento media carta donde se anotara la mercancía solicitada por el área con las especificaciones de la requisición de compra. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 0

Pág. 4 de 7


Lista de Material

Factura

3

Autorización de compra


4

Revisar el material y factura que entrega

el proveedor

Anexar hoja de autorización a carpeta

recopiladora según corresponda

INICIO Viene del Procedimiento para Tramitar la Requisición de compra

Factura

0-1

01

Recibir la mercancía por parte del proveedor y verificar al almacén o

bodega con características

solicitadas.

5

Sellar y firmar la factura de entrada al

almacén o bodega

7

Comunicar al área para recoger material,

mobiliario y/o equipo.

8

T

6

Capturar material que ingresa al almacén

y/o bodega

El proveedor tramita con factura su contra recibo para su pago en el Departamento de Contabilidad

1

Recibir autorización de compra enviadas

por adquisiciones

2

Factura



Revisión: 0

Pág. 5 de 7

D

Requisición de Material de Almacén

O

Vale de salida

O

Reporte Mensual



Vale de salida

FIN

D

8 9

¿Es mobiliario o material para un programa?

Elaborar vale de salida y/o recibir formato de

Requisición de Material de Almacén para entregar material

NO

SI

12

10

Dar aviso al área de Control Patrimonial para

asignar número de inventario y se da de

alta en SAE

11

Entregar el material mediante el Vale de Salida y copia de la

factura con número de inventario ó Formato

de Requisición de Material de Almacén

debidamente aprobado

12

Archivar documentación

y elabora reporte mensual

Vale de salida




Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

Jefe de unidad de almacén

(JUA)

Recibe copia de la Autorización de Compra o Pedido enviadas por el Depto. de Adquisiciones y control Patrimonial.


2 JUA Anexa en carpeta recopiladora la Hoja de Autorización para su

control según corresponda a entregadas o pendientes.


3 JUA

Recibe el material entregado por el proveedor en base a la autorización de compra y factura.

Autorización de compra y factura

4

JUA Revisa el material que entrega el proveedor, así como la Factura que cumpla con todas las características marcadas en la autorización o el pedido.


5

JUA Sella y firma la factura para dar entrada al almacén o bodega y se queda con copia Nota: Proveedor tramita con factura su contra recibo para su pago en el departamento de contabilidad


6 Almacenista

(AL) Captura material que ingresa al almacén y/o bodega al Sistema administrativo empresarial


7 JUA Comunica al área correspondiente para recoger el material,

mobiliario y/o equipo solicitado.

8 ¿Es mobiliario y equipo?

Si la respuesta es NO, pasa a la Actividad 9. Si la respuesta es SI, pasa a la Actividad 10.

9

JUA Elabora vale de salida el cual deberá ser firmado por la persona autorizada que recibe el material o el responsable del centro de costo o en su caso se recibe el formato de Requisición de Material de Consumo para entregar material y se archiva. Conecta con el paso 12

Vale de salida de almacén

Formato de Requisición de Material de Almacén

10

JUA Informa al depto. De control patrimonial acerca del mobiliario o equipo para colocarle número de inventario así mismo se le da copia de la factura.

Autorización de compra factura

11

JUA Entrega el material al área correspondiente una vez colocado el numero de inventario en el material solicitado a través de vale de salida y copia de la factura con número de inventario ó según sea el caso utilizando el Formato de Requisición de Material de Almacén debidamente aprobado

Vale de salida Requisición de Material

de Almacén

12

ALM Elabora reporte mensual de existencias de bodega Con esta actividad da fin el procedimiento.

Autorización de compra Vale de salida


Reporte Mensual



Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1 Autorización de compra Almacén 2 años

2 Vale de salida Almacén 2 años

3 Requisición de Material de Almacén Almacén 2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1 Vale de salida No aplica

2 Requisición de Material de Almacén FO-SRMCP-ALM-01



Revisión: 0

Pág. 8 de 9

PROCEDIMIENTO ORDEN DE TRABAJO

Clave: PR-DAF-DMC-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 9


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013






Revisión: 0

Pág. 2 de 9

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Orden de Trabajo. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Organización y Evaluación. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Dirección de Administración y Finanzas Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial Subdirección de Contabilidad Departamento de Contabilidad Departamento de Presupuesto Subdirección de Tesorería

001 002 003 004 005 006



Revisión: 0

Pág. 3 de 9

Elaboró:

C. Heriberto Gallardo Morales Jefe de Departamento de

Mantenimiento y Construcción

Revisó:

C. Rosendo Alberto De León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control

Patrimonial

Aprobó



1. Propósito: Mantener en óptimas condiciones los bienes muebles e inmuebles del Sistema DIF-Morelos y Casas Asistenciales, así como para el mantenimiento preventivo y correctivo de los mismos, a través del formato de Orden de Trabajo. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a todas las áreas del Sistema DIF-Morelos y Departamento de Control Presupuestal, Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial y Dirección de Administración y Finanzas 3. Referencias:

Manuales de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. 4. Responsabilidades:

Es responsabilidad del Director General autorizar este procedimiento. Es responsabilidad del Director de Administración y Finanzas revisar el Procedimiento. Es responsabilidad del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial elaborar, vigilar el

cumplimiento y mantener actualizado este Procedimiento. Es responsabilidad de todo el Personal del Sistema DIF-Morelos apegarse a lo establecido en este

Procedimiento. 5. Definiciones: . “Ninguna” 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción del Procedimiento.



Revisión: 0

Pág. 4 de 9


Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01



5

INICIO

Revisar que venga debidamente elaborada resolver aclaraciones,

sellar de recibido y firma 2

Recibir el formato de Orden de trabajo por

las diferentes áreas del Sistema DIF Morelos.

1

Realizar cotización con

proveedores personalmente o vía

telefónica

3

Cotizaciones de Proveedores


Revisar, resolver

aclaraciones, sellar de recibido y firma

4

Viene del procedimiento del solicitante



Revisión: 0

Pág. 5 de 9

Cotizaciones de Proveedores y

Presupuesto


Presupuesto

Cotizaciones Orden de trabajo FO-DAF-DMC-01




¿Se necesita servicio externo?




Presupuesto


Tramitar la compra del

material para el trabajo

o servicio.

Notificar al área

cotización y presupuesto de material

5

Enviar cotizaciones para

autorización.

10

Solicitar que se verifique que su centro

de costo cuente con presupuesto

13

7

NO

SI

14

T Recabar sello del Departamento de Control

Presupuestal

Elegir proveedor con base al menor

presupuesto y calidad del producto

11

12

Programar y dar la

instrucción al personal

del Departamento para

llevar a cabo la

realización del trabajo

o servicio.

8

FIN


Llevar a cabo la

realización del trabajo

o servicio y verificar

con el solicitante que el

trabajo sea de acuerdo

a lo requerido y

recabar firma de

conformidad

9

6



Revisión: 0

Pág. 6 de 9

D

Copias de Documentos para archivo

Cotizaciones y Factura


Factura


Factura





FIN

¿Cuenta con presupuesto?

Proporcionar información para

realizar transferencia

Sellar, anotar centro de costo, registrar, firmar y devolver para su trámite

Enviar orden de trabajo y Factura Original para su

pago

Avisar al proveedor seleccionado para elaborar

el trabajo

Revisar la realización del trabajo del proveedor y

solicitar factura

Supervisar y verificar con el solicitante que el trabajo

sea de acuerdo a lo requerido y recabar firma

de conformidad

16

17

19

18

20

15

16

NO

SI

Se conecta con el procedimiento de trasferencias del Departamento de Control

Patrimonial.

14



Revisión: 0

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1

Auxiliar

Administrativo (AA)

Recibe el formato de Orden de trabajo por las diferentes áreas del Sistema DIF Morelos el Original es para el Departamento de Mantenimiento y Construcción y la Copia para el solicitante. Viene del procedimiento del Área solicitante

Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01

2

AA

Revisa que venga debidamente elaborada resolver aclaraciones, sellar de recibido y firma. La orden de Trabajo debe contener o cumplir con los siguientes requisitos: Fecha, Nombre completo del solicitante, Nombre del Área, Centro de Costo, Dirección a la que pertenece, Techo Presupuestal. Especificar que trabajos o servicios se solicitan y la justificación de los mismos. Observaciones y debe de estar firmado por el responsable del centro de costo y con visto bueno del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial.


3

Jefe de Departamento

de Mantenimiento y

Construcción (JDMC)

Realiza cotización con proveedores personalmente o vía telefónica


4

AA

Revisa las cotizaciones de los proveedores, clasificando las mejores propuestas

Orden de Trabajo FO-DAF-DMC-01 Cotizaciones de

Proveedores

5

JDMC

Notifica al área cotización y presupuesto de material


Proveedores

6

JDMC

¿Se necesita servicio externo? Si la respuesta es No, pasa a la actividad 7 Si la respuesta es Si, pasa a la actividad 10


7 Coordinador de Mantenimiento

(CM)

Tramita la compra del material para el trabajo o servicio.


8

CM

Programa y da la instrucción al personal del Departamento para llevar a cabo la realización del trabajo o servicio.


9

Personal de Mantenimiento

Lleva a cabo la realización del trabajo o servicio y verifica con el solicitante que el trabajo sea de acuerdo a lo requerido y recaba firma de conformidad




Revisión: 0

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

10

JDMC CM

Envía las cotizaciones para autorización del Subdirector de Recursos Materiales.


Proveedores

11

JDMC CM

Elige proveedor con base al menor presupuesto y mejor calidad del producto o servicio, así como garantía


Proveedores

12

CM Recaba sello del Departamento de Control Presupuestal de la compra o servicios externo.


Cotizaciones

13

CM Solicita al Departamento de Control Presupuestal se verifique que el Centro de Costo del solicitante cuente con presupuesto correspondiente.


Cotizaciones

14

CM ¿Cuenta con Presupuesto? Si la respuesta es No, pasa a la actividad 15 Si la respuesta es Si, pasa a la actividad 16

15

CM Proporciona información para realizar la transferencia se conecta con el procedimiento de transferencia del Departamento de Control Presupuestal y se conecta con el paso 16.


Cotizaciones

16

CM Sella, anota número de Centro de costo, registra, firma y devuelve para su trámite.


17

JDMC MC

Avisa el proveedor seleccionado para elaborar el trabajo solicitado.


18

JDMC

CM

Revisar la realización del trabajo del proveedor y solicitar factura


Factura

19

JDMC CM

Supervisa y verifica el trabajo con el solicitante para que sea de acuerdo a lo requerido y recabar firma de conformidad del solicitante en factura.


Factura

20

JDMC CM

Envía orden de trabajo, cotización y factura original de la Subdirección de Contabilidad para el pago correspondiente, obteniendo copias de los documentos para archivo. Con esta actividad finaliza el procedimiento.


Cotizaciones Factura



Revisión: 0

Pág. 9 de 9



1

Orden de Trabajo

Jefe del Departamento de Mantenimiento y

Construcción.

2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Orden de trabajo

FO-DAF-DMC-01

PROCEDIMIENTO RECEPCION Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA

Clave: PR-DAF-DSG-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013






Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Recepcion y Distribucion de Correspondencia El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:

C. Carlos Bahena Adán Jefe de Departamento de

Servicios Generales

Revisó:


Patrimonial

Aprobó



1. Propósito: Apoyar a las diferentes aéreas del Sistema DIF del Estado de Morelos en la entrega de correspondencia oficial de manera oportuna. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todos los municipios del Estado de Morelos, Sistema DIF-Nacional y ONGS 3. Referencias:


Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Servicios Generales elaborar y mantener actualizado este procedimiento.



5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: ONGS (Organizaciones No Gubernamentales) 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 0

Pág. 4 de 7


Bitácora

Correspondencia

Correspondencia

Correspondencia

5

INICIO

Registrar la

correspondencia recibida en bitácora correspondiente de

entrega 2

Entregar la Correspondencia

interna y externa de acuerdo a la logística

programada

4

Recibir la

Correspondencia oficial de las diferentes Áreas

del Sistema DIF Morelos

1

Programar la logística para la distribución y

entrega

3



Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Expediente

Acuses

Bitácora

Recibir los acuses de la

correspondencia entregada, con sello de recibido, nombre, firma

y hora de entrega

5

Registrar en Bitácora la

entrega de acuses e integra el expediente

mensual de correspondencia

entregada 6

FIN T



Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

Auxiliar

Administrativo (AA)

Recibe la Correspondencia Oficial de las diferentes Áreas del Sistema DIF Morelos, los días lunes y miércoles en un horario de 9:00 a las 14:00 horas, la cual debe contener los siguiente datos:

Destinatario Acuse Domicilio completo

Correspondencia

2

AA

Registra la correspondencia recibida en bitácora correspondiente para su entrega.

Correspondencia

3

Jefe del Departamento de Servicios Generales

(JDSG)

Programar la logística para la distribución y entrega de la correspondencia oficial recibida dentro y fuera del Estado

Bitácora

4

JDSG Chores

Entregar la Correspondencia interna y externa de acuerdo a la logística programada

Correspondencia

5

AA

Recibir los acuses de la correspondencia entregada, con sello de recibido, nombre, firma y hora de entrega, de acuerdo a la bitácora del recorrido

Bitácora

6

AA

Registra en Bitácora la entrega de acuses e integra el expediente mensual de correspondencia entregada Con esta actividad da fin el procedimiento.

Bitácora



Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1

Bitácora

Jefe del Departamento de Servicios

Generales

2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Bitácora de logística para la entrega de la correspondencia

S/C

PROCEDIMIENTO PAGO DE SERVICIOS


Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013






Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Pago de Servicios El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:


Servicios Generales

Revisó:


Patrimonial

Aprobó



1. Propósito: Apoyar todas las áreas del Sistema DIF del Estado Morelos, en los pagos de Servicios apegados a las necesidades de cada centro, como son: Pago de Mantenimiento del Parque Vehicular, Pago de Verificaciones, Pago de Aseguramiento Vehicular, Pagos de Deducibles, Pago de Recarga y Mantenimiento de Extintores, Pago de Fumigación, Pago de Comunicaciones Nextel, Pago de Televisión por Cable, Pago de Líneas Telefónicas, Pago de Garrafones de Agua, Pago de Suministro de Gas estacionario, Pago de Energía Eléctrica, Pago de Agua Potable, con la finalidad de evitar cortes de suministros que interfieran en el funcionamiento de las mismas. 2. Alcance: Cubrir todas las áreas del Sistema DIF-del Estado de Morelos

3. Referencias: Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas.





Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Ninguna 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 0

Pág. 4 de 7


Acuse del formato de solicitud

Formato de solicitud

Factura y/o Recibo

5

INICIO

Elaborar solicitud de pago de servicio

2

Entregar la solicitud del pago correspondiente

debidamente firmada al Departamento de

Contabilidad

4

Recibir las facturas y/o recibos originales del

servicio del área.

1

Enviar a firma del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial

3



Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Expediente

Bases de datos correspondientes a

cada servicio

Copia de las trasferencias

interbancarias de los pagos realizados

Registrar Solicitudes de Pagos en las bases de datos para el seguimiento y control de los pagos

5

Enlace con el

Departamento de Tesorería e Ingresos

Propios para verificar y registrar los pagos

realizados. 6

FIN T



Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

Auxiliar

Administrativo (AA)

Recibir las factura y/o recibos originales del servicio del área en un horario de 9:00 a las 14:00 hrs.

Recibos

2

AA

Elaborar formato de solicitudes de pagos correspondiente

Solicitudes de pagos

3

AA

Enviar a firma del Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial, mediante relación de las solicitudes

Relación de solicitudes

4

AA

entregar solicitudes de pago correspondiente debidamente firmada al departamento de Contabilidad para su trámite del pago

Solicitudes de pago

5

AA

Registrar solicitudes de pago en las bases de datos para el seguimiento y control de los mismos.

Bases de datos

6

AA

Enlace con el Departamento de Tesorería e Ingresos Propios para verificar y registrar los pagos realizados mediante transferencias bancarias Con esta actividad da fin el procedimiento.

Acuse de transferencia



Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1

Bases de datos de los pagos de servicios


Generales

2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO CONTROL DE SALIDA DE VEHICULOS


Revisión: 0

Pág. 1 de 8


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013






Revisión: 0

Pág. 2 de 8

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Control de Salida de Vehiculos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:


Servicios Generales

Revisó:


Patrimonial

Aprobó



1. Propósito: Apoyar principalmente a las diferentes aéreas del Sistema DIF del Estado de Morelos que no cuentan con vehículos asignados a sus áreas, ONGS y Municipios del Estado. 2. Alcance: Cubrir todas las áreas del Sistema, ONGS y Municipios del Estado. 3. Referencias:





Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: ONGS (Organizaciones No Gubernamentales) 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 0

Pág. 4de7


Base de datos

Oficio

Oficios

Solicitud de Oficio

INICIO

Capturar los oficios de

solicitud

2

Recibir oficio de

solicitud de apoyo de vehículo

1

Programar las salidas de los vehículos según

la solicitud

3

¿Informar al área la autorización?

Elaborar un oficio al área informando los motivos

del rechazo

No

Si

5

5

6 1



Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Registro

Formato de Control de Salida de vehículos

Oficio de comisión

Formato de Control de Salida de vehículos

Asignar vehículo y

chofer de acuerdo a la programación de la

solicitud

6

Elaborar el pase de salida del vehículo en el que se registrara kilometraje de salida firmado por el Jefe del Depto. de Servicios Generales

7

FIN

Entregar pase de salida al Vigilante en turno quien le entregara las llaves del vehículo asignado.

Entregar llaves del vehículo al vigilante y

proporciona información de kilometraje

8

9



Revisión: 0

Pág. 6de7



(No. de Control)

1

Jefe de Unidad

(JU)

Recibir oficio de solicitud del vehículo de las diferentes áreas, u ONGS y Municipio del Estado, los cuales deberán ser entregados con mínimo 24 horas de anticipación para recorridos dentro del Estado, y cuando se trate de recorridos fuera del Estado con 5 días hábiles de anticipación, salvo contingencias que se lleguen a presentar se les proporcionara vehículo sin programación.

Solicitud de Oficio

2

JU

Capturar los oficios de solicitud en la base de datos para la solicitud de vehículos.

Capturar la base de datos

3


(JD)

Programar la salidas de los vehículos según la solicitud Oficio de solicitud

4

(JD)

¿Informar al área la autorización? Si la respuesta es NO pasar a la actividad 5 Si la respuesta es SI pasar a la actividad 6

5

(JU)

Elaborar un oficio al área los motivos del rechazo

Oficio.

6

(JD) Asignar vehículo y chofer de acuerdo a la solicitud

Oficio de Comisión

7

(CHOFER) Elaborar pase de salida del vehículo, en el que se registrara kilometraje de salida firmado por el Jefe del Departamento de Servicios Generales

Formato de Control de Salida de Vehículo

8

(CHOFER) Entregar el pase de salida al vigilante en turno quien le entregara las llaves del vehículo asignado.

Formato de Control de Salida del Vehículo

9

(CHOFER) Entregar llaves del vehículo al vigilante el cual registrara la hora de llegada y kilometraje de entrada en el pase de salida. Con esta actividad da fin el procedimiento

Llaves y vehículo



Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1 2

Base de datos Formato de Control de salida de vehículos


Generales

2 años

1 año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Formato de control de salida de vehículos

PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE LAS

UNIDADES DEL PARQUE VEHICULAR DEL SISTEMA DIF DEL ESTADO DE MORELOS


Revisión: 0

Pág. 1de9


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

14/Julio./2104

1 Todas Revisión Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos

03/Agosto/2015





Revisión: 0

Pág. 2 de 9

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Gestión del Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de las unidades del Parque Vehicular del sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001




Revisión: 0

Pág. 3 de 9

Elaboró:

C. Carlos Bahena Adán Jefe del Departamento de Servicios

Generales

Revisó:


Patrimonial

Aprobó



1. Propósito: El propósito de este procedimiento es el definir las diferentes actividades para mantener en buen estado las unidades vehiculares del Sistema DIF del Estado de Morelos y que las áreas cuenten con vehículos en buenas condiciones y disponibles para que realicen sus funciones encomendadas. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a las áreas que tienen asignados vehículos oficiales, a la Subdirección de Recursos Financieros y a los responsables de talleres externos. 3. Referencias:

Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 28, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616del 30 de mayo de 2008.

Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas vigente. 4. Responsabilidades:

Es responsabilidad del Jefe del Departamento de Servicios Generales, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.



Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Ninguna 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades




Revisión: 0

Pág. 5 de 9


Programa Anual de Mantenimiento

Preventivo

Oficio


Preventivo


Preventivo


Preventivo

5

INICIO

Enviar por oficio el Programa Anual de

Mantenimiento Preventivo para

revisión visto bueno y autorización del

documento

2


Mantenimiento Preventivo autorizado

a las Unidades Administrativas del

Sistema DIF Morelos para su conocimiento

4

Elaborar anualmente un Programa de Mantenimiento

Preventivo, considerando

antecedente de años anteriores

1

Recibir el Programa Anual de

Mantenimiento Preventivo autorizado

3

En el caso de existir observaciones se solventan para su autorización.




Revisión: 0

Pág. 4 de 9

Cotización de Mantenimiento

Preventivo


Preventivo


Mantenimiento Preventivo autorizado a los talleres externos autorizados para su

conocimiento

5

Solicitar vía telefónica a los talleres externos

autorizados las cotizaciones del mantenimiento

preventivo de los vehículos oficiales

6

Recibir la cotización de los talleres externos para

autorización del mantenimiento

preventivo de los vehículos oficiales

7

Tres Cotizaciones de Mantenimiento

Preventivo

Elaborar requisición de mantenimiento

preventivo anexando las tres cotizaciones de los talleres autorizados para su autorización por parte

de la Subdirección de Recursos Materiales y

Control Patrimonial

8

Se autoriza aquel que contemple el mismo servicio a menor costo.

9

Se conecta con la autorización de la Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial

Recibir la autorización de la Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial




Revisión: 0

Pág. 4 de 9

Expediente

FIN

Factura de los talleres externos autorizados

Relación de Mantenimientos

preventivos para techo presupuestal

Elaborar relación de mantenimientos

preventivos y enviar a al Departamento de Contabilidad para su techo presupuestal

9

Solicitar vía telefónica la factura a los talleres

autorizados para realizar el pago

10

Recibir las facturas de os talleres autorizados para

gestionar el pago

O-1

11

T




Revisión: 0

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1

Jefe de

Departamento de Servicios Generales

Elabora anualmente un Programa de Mantenimiento Preventivo, considerando antecedente de años anteriores


Preventivo

2

Jefe de Unidad Envía por oficio el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo para revisión visto bueno y autorización del documento


Preventivo Oficio

3

Jefe de Departamento de Servicios Generales

Recibe el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo autorizado


Preventivo

4

Jefe de Unidad Envía por oficio el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo autorizado a las Unidades Administrativas del Sistema DIF Morelos para su conocimiento


Preventivo

5

Jefe de Unidad Envía por oficio el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo autorizado a los talleres externos autorizados para su conocimiento


Preventivo

6


Solicita vía telefónica a los talleres externos autorizados las cotizaciones del mantenimiento preventivo de los vehículos oficiales

7


Recibe la cotización de los talleres externos para autorización del mantenimiento preventivo de los vehículos oficiales

Cotización de Mantenimiento

Preventivo

8

Jefe de Unidad Elabora requisición de mantenimiento preventivo anexando las tres cotizaciones de los talleres autorizados para su autorización por parte de la Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial Se conecta con la autorización de la Subdirección de Recursos Materiales y Control Patrimonial y se espera respuesta.

Tres Cotización de Mantenimiento

Preventivo




Revisión: 0

Pág 8 de 9


(No. de Control)

9

Jefe de Unidad Elabora relación de mantenimientos preventivos y enviar a al Departamento de Contabilidad para su techo presupuestal

Relación de Mantenimientos

preventivos para techo presupuestal

10


Solicita vía telefónica la factura a los talleres autorizados para realizar el pago

10

Jefe de Unidad Recibe las facturas de los talleres autorizados para gestionar el pago y se archiva en expedientes de los vehículos oficiales Con esta actividad da fin el procedimiento.

Factura de los talleres externos autorizados

Expediente




Revisión: 0

Pág9de9



1 Programa Anual de Mantenimiento Preventivo

Departamento de Servicios Generales 5 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE LOS RECIBOS DE NÓMINAS

Clave: PR-DAF-SADP-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013




PROCEDIMIENTO

PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE LOS RECIBOS DE NÓMINAS


Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Procesamiento y Elaboración de los Recibos de Nóminas El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Dirección de Administración y Finanzas.

001

PROCEDIMIENTO PROCESAMIENTO Y ELABORACIÓN DE LOS RECIBOS DE NÓMINAS


Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:

C.P. Nancy del Ángel Bahena Jefe de Unidad de Nóminas

Revisó:

Lic. Jessica Vanessa Macías Del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo

de Personal

Aprobó



1. Propósito: El presente procedimiento busca mantener y llevar el adecuado procesamiento y elaboración de los recibos de nóminas del personal que labora en el Sistema DIF-Morelos. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a todas las áreas del Sistema DIF-Morelos 3. Referencias: Ley Federal del Trabajo Ley del Seguro Social Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos 4. Responsabilidades: Es responsabilidad del Jefe de Unidad elaborar y mantener actualizado este Procedimiento. Es responsabilidad del Subdirector de Administración y Desarrollo de Personal revisar y vigilar el cumplimiento de este Procedimiento. Es responsabilidad del Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este Procedimiento. Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este Procedimiento. 5. Definiciones: ICTSGEM.-Instituto de Crédito de los Trabajadores al Servicio del Gobierno del Estado de Morelos. RH-DIF.- Formato en donde se recopilan todos los datos del trabajador, y lo firma el Director General y Director de Área autorizando la contratación del personal. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 0

Pág. 3 de 7


Recibos de Nómina

Oficio de ICTSGEM

Oficio de Incidencias

Formato RH

Oficio de ICTSGEM


Formato RH

Oficio de ICTSGEM


Capturar la información

Oficio de ICTSGEM


INICIO

2

Recibir y sellar el

formato RH, Oficio de incidencias y Oficio del

ICTSGEM

1

Si

No

3

5

¿Es correcta la aplicación?

Realizar cambios y efectuar ajustes

Imprimir los recibos de Nómina

6

4

Formato RH

Formato RH

2

7

Revisar la Información



Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Recibos de Nómina

O

Recibos de Nómina

O

Recibos de Nómina

Reportes

Recibos de Nómina

Recibos de Nómina

7

8

Organizar los recibos de Nómina y separar

los por áreas

Recibir y revisar que los recibos de Nómina vengan debidamente

firmados

No

Si

9

¿Están firmados correctamente?

FIN

O-1

Regresar al área solicitando recabe las

firmas faltantes

11

D

Organizar y archivar recibos de

Nómina quincenalmente

Entregar los recibos de nómina al personal

habilitado para su distribución

10

8

O-1

O

12



Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

AA

Recibe y sella el formato RH, Oficio de incidencias y Oficio del ICTSGEM

Formato RH Oficio de incidencias Oficios del ICTSGEM

2

Jefe de Unidad (JU)

Revisa que los datos del formato RH de altas, bajas y modificaciones sean correctos, oficio de incidencias y oficios del ICTSGEM, para proceder a su capturar.


3

JU

Captura en el sistema de nómina los movimientos recibidos considerando los oficios de incidencias y los oficios del ICTSGEM.


4

JU

¿Es correcta la información? Si la respuesta es NO pasa a la actividad 5. Si la respuesta es SI pasa a la actividad 6.

5

JU

Realiza los cambios necesarios y efectúa los ajustes en la nómina y pasa a la actividad 2.


6

JU

Imprime los recibos de Nómina del personal del Sistema DIF del Estado de Morelos.

Recibos de Nómina

7

JU

Organiza los recibos de nómina y los separa por áreas, para facilitar su entrega.

Recibos de Nómina

8

JU

Entrega los recibos de nómina al personal habilitado para su distribución y que a su vez recopilen las firmas de los trabajadores.

Recibos y Nominas Original Depto.

Nominas Copia Trabajador

9

AA

Recibe y a su vez revisa a detalle que estén correctamente firmados los recibos de nómina de los diferentes departamentos.

Recibos de Nómina

10

AA

¿Están firmados correctamente? Si la respuesta es NO pasa a la actividad 11. Si la respuesta es SI pasa a la actividad 12.

11

AA

Regresa los recibos a la persona habilitada para solicitar las firmas faltantes.

Recibos de Nómina

12

AA

Organiza y archiva los recibos en orden alfabético para mayor control y de manera quincenal. Con esta última actividad se termina el procedimiento.

Recibos de Nómina



Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1 RH-DIF-Morelos

Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal

1 Año



1 Año

Oficios del ICTSGEM


1 Año

Recibos de Nominas (RN-DN DIF)


1 Año

Nominas (NO-DN-DIF)


1 Año

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Formato RH

FO-DA-SADP-NOM-01

CAMPOS APLICABLES POR MOVIMIENTOS

OBSERVACIONES

1 ALTA a n,o,p,q,r,s,u,v,z En su caso y

2 REINGRESO a n,o,p,q,r,s,u,v,z En su caso y

3 BAJA a,b,o,p,q,r,s,u,x Con código

4 CAMBIO DE PLAZA a,b,ll,o,p,q,r,s,t,u,v,z En su caso y

5 PERMUTA a,b,o,p,q,r,s,t,u,v,z

6 CAMBIO DE DATOS PERSONALES a,b

7 CAMBIO DE NOMBRAMIENTO a,b,k,o,p,q,r,s,u,v,y

8 LICENCIA a,b,o,p,q,r,s,u

9 REANUDACIÓN DE LABORES a,b,o,p,q,r,s,u

10 CAMBIO DE CLAVE NOMINAL a,b,o

N UEVO IN GR ESO

- 3 fo tografías tamaño infantil a co lor

- Constancia de estudios académico (Fotocopia)

- Cédula Profesional (Cuando el puesto así lo requiera) (Fotocopia)

- Acta de nacimiento (Fotocopia)

- Curriculum Vitae actualizado (Datos personales, escolares y laborales) (Original)

- Comprobante del Registro Federal de Contribuyentes con homo clave (Fotocopia)

-

- Comprobante que contenga número de afiliación del I. M . S. S. (Fotocopia)

- Credencial de elector (Fotocopia)

- Certificado M édico (Original)

- Comprobante que contenga el tipo sanguíneo y factor RH (Fotocopia)

- Comprobante de domicilio reciente (Pago de predial, agua o teléfono)(Fotocopia)

- Formato Designación de beneficiarios de seguro de vida

- Candidatos a puesto de chofer, licencia de manejo tipo chofer Actualizada (Fotocopia)

- Cédula del CURP (Fotocopia)

- Para extranjeros, formato otorgado por el Instituto Nacional de M igración

- Carta de Residencia (Original)

- Constancia de no inhabilitación (Expedida por la Secretaría de la Contraloría)

- Constancia de existencia de documentos personales

- Documentos que marque la constancia como faltantes o que deban actualizarse

- Documento que sustente la misma (Renuncia, copia del acta de defunción, acta administrativa original, etc.)

- Documento que sustente el cambio

- Comprobante de estudios

- Documento que sustente el cambio

C A M B IO D E D A T OS P ER SON A LES

- Documento oficial que sustente el cambio (Comprobante de domicilio , credencial de elector, acta de nacimiento, etc.)PROFESIONISTA

LIC EN C IA SIN SUELD O, R EA N UD A C ION D E LA B OR ES

- Solicitud firmada por el trabajador

NOMBRE Y FIRMA DEL TRABAJADOR

Candidatos varones deberán presentar: Precartilla los menores de 18 años o remisos que estén cumpliendo su servicio militar; Cartilla liberada mayores de 18 años que

cumplieron con su servicio militar u oficio de exento para mayores de 40 años, en todos l

R EIN GR ESOS

B A JA S

DOCUMENTACIÓN QUE DEBE PRESENTAR EL TRABAJADOR

TIPO DE MOVIMIENTO CAMPOS A LLENAR

El dato a corregir hasta la m, si es del nombre

marcar con un circulo rojo el inciso b.

Por licencia o por suspensión mayor a 15

días.

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL

CLAVE: FO-DA-SADP-NOM-01

INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL

CLAVE: FO-DA-SADP-NOM-01

FOLIO:

FECHA:

LIC. JESSICA VANESSA MACIAS DEL RINCON

Subdirectora de Admón. y Des. de Personal

Presente. QUINCENA DE APLICACIÓN:

Movimiento solicitado: ( ) ( ) ( )( 1 ) ALTA-NOMBRAMIENTO ( 5 ) PERMUTA ( 9 ) REANUDACION DE LABORES

( 2 ) CONTINUACION LABORAL ( 6 ) CAMBIO A DATOS PERSONALES ( 10 ) CAMBIO DE ADSCRIPCIÓN

( 3 ) BAJA ( 7 ) CAMBIO DE NOMBRAMIENTO

( 4 ) CAMBIO DE PLAZA ( 8 ) LICENCIA S/SUELDO

a) Número de Empleado

b) Apellidos: Paterno M aterno

Nombre (s):

DATOS PERSONALES. Los datos de este recuadro se deberán requisitar sólo en caso de 1 ALTA-NOMBRAMIENTO ó 2 REINGRESO

c) Sexo: Femenino: ( ) Masculino: ( ) d) Estado Civil e) Fecha Nac.:

D D M M A A

f) R.F.C. :

g) Lugar de Nacimiento: h) Nacionalidad:

i) Domicilio:

Calle No. Colonia

Código Postal Ciudad o Mpio. Estado Teléfono

j) Nombre del padre: Vivo: ( ) Finado: ( )Apellido Paterno Apellido M aterno Nombre (s)

Nombre de la madre: Vivo: ( ) Finado: ( )Apellido Paterno Apellido M aterno Nombre (s)

k) Núm. de Seguridad Social IMSS: l) Tipo Sanguineo:

ll) Grado máximo de estudios: m) Clínica:

n) CURP:

PROPUESTA DATOS DEL PUESTO

o) Vigencia del movimiento solicitado: de hasta

p) Puesto:

q) Grupo r) Nivel s) ID de Plaza: t) Plaza Anterior

u) U.A. Clave de nómina Descripción:

v) Carácter de la Plaza ( 1 ) 1.- Confianza 2.- Base 3.- Supernumerario 4.- Eventual 5.- Interino

w) Días a Pagar : x) Motivo de la Baja

y) Plaza de Nueva Creación - Modif. Estructura Clave: Fecha

z) Datos del ocupante anterior: Nombre:

Número de Empleado: Fecha de Baja:

Vo.Bo. AUTORIZÓ

D IR EC C ION D E A D M IN SITR A C ION Y F IN A N ZA S DIRECCION GENERAL

C . SIM ÓN A N D R ES M ED IN A D ELGA D ILLO

LIC . JESSIC A VA N ESSA M A C IA S D EL R IN C ON D R A . M A R IA ELISA Z A M UD IO A B R EGO

ELABORO

SU B D . D E A D M ON . Y D ES. D E PER SON A L

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASSUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DE

PERSONALSOLICITUD DE MOVIMIENTO DE PERSONAL

CLAVE: FO-DA-SADP-NOM-01CLAVE: FO-DA-SADP-NOM-01CLAVE: FO-DA-SADP-NOM-01

PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

Clave: PR-DAF-DAP-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 9


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013






Revisión: 0

Pág. 2 de 9

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 9

Elaboró:

Lic. Ana Karen Huitron Castañeda Jefa del Departamento de Administración

de Personal

Revisó:

Lic. Jessica Vanessa Macías del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo

de Personal

Aprobó



1. Propósito:

Contar con Personal que cubra los perfiles que se requiere para el puesto, solicitado en determinada área.

2. Alcance:

Este procedimiento involucra a todas las personas que estén en la bolsa de trabajo y convocatorias. 3. Referencias:

Lineamientos del Sistema. Estatuto Orgánico del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, IX y XXII publicado en el Periódico

Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas.


Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Administración de Personal, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad de la/el Subdirector/a de Administración y Desarrollo de Personal, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.


Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este Procedimiento.

5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por:

RH-DIF.-Formato en donde se recopilan todos los datos del trabajador, y lo autoriza el Director General con Visto Bueno del Director de Administración y Finanzas, siendo elaborado por la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal, para efecto de contratar al personal.




Revisión: 0

Pág. 4 de 9


Solicitud de Empleo

Solicitud de Empleo

Oficio de Solicitud para

cubrir vacante

Solicitud de Empleo

Curriculum vitae

Solicitud de Empleo

Curriculum vitae

5

INICIO

Clasificar las solicitudes

de empleo según el puesto solicitado

2

Recibir indicación e

iniciar el Reclutamiento a personas que cubran con el perfil requerido.

4

Recibir solicitud de

empleo para bolsa de trabajo

1

Recibir notificación de vacante a cubrir del

área interesada

3



Revisión: 0

Pág. 5 de 9

Lista de Documentación

Formatos de Técnicas de selección de

candidatos

Documentación

Resultados

Solicitud de Empleo

Oficio de Contratación

Resultados

Solicitud de Empleo

Aplicar las técnicas de selección previstos y

autorizados y seleccionar los

candidatos posibles para el puesto

5

Recibir consentimiento

con oficio para contratación

Generar resultados y enviar propuestas al

área interesada

6

Comunicar al candidato

sobre el proceso de contratación

8

Recibir la

documentación de la persona seleccionada para su contratación.

9

7

10



Revisión: 0

Pág. 8 de 9

Copia RH

Original RH

Copia Formato RH

Formato RH

Formato de Inducción

Brindar inducción al personal de ingreso.

10

Llenar el formato R.H. y solicitar firmas.

11

Enviar copia a la

Unidad de nóminas del formato R.H. debidamente autorizado

12

Archivar acuse de formato R.H. recibido

por la unidad de nóminas y RH original firmado, a expediente

de personal

13

FIN T



Revisión: 0

Pág. 8 de 9



(No. de Control)

1

Analista

(A)

Recibe solicitud de empleo del solicitante o currículum vitae para integrarlo a la bolsa de trabajo.

Solicitud de empleo o

currículum Vitae

2

Analista (A)

Clasifica las solicitudes de empleo según el puesto solicitado para archivar y actualiza la base de datos electrónica.

Solicitud de empleo o

currículum Vitae

3


de Administración

de Personal (JDAP)

Recibe notificación y en su caso, currículum de la persona propuesta para cubrir la vacante, del área interesada. Valida la solicitud para cubrir vacante y turna al Psicólogo para comenzar el reclutamiento.

Notificación de contratación

4

Psicólogo (PSIC)

Recibe indicación del Jefe de Departamento para cubrir vacante, así como los documentos de la persona propuesta además de reclutar a personas que cubran con el perfil requerido.

Solicitudes de empleo o Currículum

5

PSIC

Aplica las técnicas de selección previstos y autorizados y selecciona los candidatos posibles para el puesto.

Formatos de técnicas

de selección de candidatos

6

PSIC

Genera los resultados de las evaluaciones y envía a entrevista final con el Jefe de Área o persona al cargo.

Resultados de

Evaluación y currículum o solicitud

7

JDAP

Recibe del área interesada, consentimiento, así como oficio para contratación debidamente firmado y autorizado por Dirección General.

Oficio de Contratación



Revisión: 0

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

8

JDAP

Comunica al candidato sobre el proceso de contratación, indicando sobre la documentación que debe de tramitar y entregar para elaborar su contrato.

Lista de documentación

9

JDAP

Recibe la documentación de la persona seleccionada para su contratación.

Documentación

10

Jefe de Unidad de Atención al

Personal (JU)

Brinda inducción al personal de ingreso.

Formato de inducción

11

JDAP

Llena el formato R.H y solicita su firma a Dirección General, Dirección de Administración y Finanzas y al personal ingresado.

RH

12

JDAP

Enviar copia a la Unidad de nóminas del formato R.H. debidamente autorizado.

Copia RH

13

JDAP

Archiva en carpeta acuse de R.H. recibido por la unidad de nóminas. Entrega RH original firmado y documentación del personal a la persona encargada del archivo para elaboración de expediente laboral. Con esta actividad da fin el procedimiento.

RH Acuse RH Expediente



Revisión: 0

Pág. 9 de 9



1 Solicitud de Empleo

Departamento de Administración de Personal 6 meses

Técnicas de selección Departamento de Administración de Personal Indefinido

Formato de Inducción

Departamento de Administración de Personal Indefinido

RH


Oficio de Autorización


8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO CONTROL DE INCIDENCIAS AL PERSONAL


Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013

1

Todas

Actualización

Actualización

22/Febrero/2016



Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Control de Incidencias del Personal. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:

Lic. Ana Karen Huitrón Castañeda Jefa del Departamento de Administración

de Personal

Revisó:


de Personal

Aprobó



1. Propósito: Determinar las actividades para el control de asistencia e Incidencias del personal tanto de las oficinas centrales así como de Casas Asistenciales que integran el Sistema DIF del Estado de Morelos 2. Alcance: Este procedimiento involucra a todas las áreas del Sistema DIF del Estado de Morelos. 3. Referencias:


Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. Condiciones Generales de Trabajo del Sistema DIF Morelos Ley del Servicio Civil para el Estado de Morelos Ley de Responsabilidades de los servidores Públicos en el Estado de Morelos






5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Ninguna. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 0

Pág. 4 de 7


Formatos Incidencias




5

INICIO

Revisar y Analizar la

Información

2

Registrar en Kardex las

incidencias de cada trabajador

4

Recibir documentación relativo a justificaciones

del personal

1

¿La incidencia es

correcta?

No

Si

Devolver la incidencia

indicando el motivo por

el cual no procede.

T

1

3



Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Reporte


Reporte


Verificar incidencias justificadas e injustificadas

5

Turnar el reporte para autorización y firma

7

Enviar reporte de

Incidencias al Departamento de

Nominas

8

FIN

T

Capturar concentrado de incidencias

6

Se conecta con el procedimiento para el pago de las cuotas al IMSS



Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

Analista Especializado

(AE)

Recibe documentación, oficios, Memorándums, Justificaciones de Ausencia, solicitudes de licencia con y sin goce de sueldo, oficios, incapacidades y reporte de incidencia.


2

AE

Revisa y analiza la información validando si el formato de incidencias cumple en tiempo y forma En caso de no cumplir conforme a lo establecido, da contestación de manera verbal o bien por escrito al área o personal correspondiente.


3

AE ¿La incidencia es correcta? Si la respuesta es NO pasa a la actividad 4 Si la respuesta es SI pasa a la actividad 5

4

AE

Registra en Kardex, de cada trabajador las incidencias (faltas, incapacidades, retardos, pases de salida, cambios de horario y turno, de adscripción, comisiones, horas de lactancia, licencias con y sin goce, revisión de tiempos extra, vacaciones, omisiones de entrada y salida justificados entregadas en tiempo y forma). Verifica la base de datos en el Sistema que coincidan las justificaciones presentadas.


5

AE

Descarga registros de checador, correspondiente a cada trabajador, de cada una de las áreas y centros. Detecta cuales son las incidencias que se justificaron y cuáles no para su aplicación de sanción correspondiente, al término de cada quincena.


6

AE

Captura concentrado de incidencias, emite los reportes correspondientes


7

AE

Turna el reporte para autorización y firma de Jefe/a de Departamento y Subdirector/a.

Reporte

8

Jefe de

Departamento de

Administración de Personal

(JDAP)

Subdirector de Administración y Desarrollo de

Personal AE

Revisa el reporte, verifica que las incidencias se encuentren bien aplicadas, rubrica y devuelve al Auxiliar Administrativo. Recibe reporte firmado y entrega al Jefe de Unidad de Nominas para su aplicación quincenal. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Reporte



Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1

Incidencias (FO-DAF-AP-01)

Unidad de Incidencias Permanente

2

Concentrado (FO-DAF-AP-02)

Unidad de Incidencias Permanente

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Formatos de Incidencias

PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PROBABLE RIESGO DE TRABAJO ANTE EL IMSS


Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013






Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Trámite de Probable Riesgo de Trabajo ante el IMSS. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:


de Personal

Revisó:


de Personal

Aprobó



1. Propósito:

Llevar a cabo el trámite de riesgo de trabajo ante el IMSS y complementar la información IMSS por posible Riesgo de Trabajo de los empleados del Sistema.

2. Alcance:

Este procedimiento involucra al IMSS y al Sistema DIF-Morelos. 3. Referencias:

Estatuto Orgánico del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, IX y XXII publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.

Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. Condiciones Generales de Trabajo del Sistema DIF Morelos Ley de Servicio Civil del Estado de Morelos. Ley del Seguro Social







IMSS.-Instituto Mexicano del Seguro Social. ST-7.-Formato para calificar probable Riesgo de Trabajo. ST-2 Alta por Riesgo de Trabajo.




Revisión: 0

Pág. 4 de 7


Nota Informativa

Formato ST-7

Nota Informativa

Nota Informativa

Nota Informativa

Formato ST-7

Formato ST-7

Formato ST-7

6

INICIO

Llenar formato

4

Recibir y sellar formato

ST-7 y Nota Informativa

1

Señalar errores y

devuelve

¿Los datos son correctos?

2

No

Si

1

Pasar a firma a Dirección General

5

3



Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Nota Informativa

ST-2

ST-2

ST-2

Nota Informativa

Formato ST-7

Formato ST-7

Formato ST-7

Formato ST-7

Entregar el formato al trabajador

Recibir del trabajador formatos expedidos por el IMSS

Archivar copia en el

expediente del personal

9

FIN

7

6

Entregar copia de los formatos al área de

Nóminas

8

T



Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

Jefe de Unidad de Atención al

Personal (JU)

Recibe formato ST-7 y nota informativa para calificar probable riesgo de trabajo.

Formato ST-7

Nota Informativa

2

JU

Revisa que los datos de los documentos sean los correctos.

Formato ST-7

Nota Informativa

3

JU

NO. Devuelve al área correspondiente el Probable Riesgo de Trabajo, haciendo las aclaraciones debidas para su correcto trámite. Se conecta con el paso número 1.

Formato ST-7

Nota Informativa

4

JU

SI. Sella de recibido y se procede a llenarlo.

Formato ST-7

5

JU

Envía el formato ST-7, debidamente llenado, para firma a Dirección General.

Formato ST-7

6

JU

Verificar que el formato ST-7 esté firmado, para entrega al trabajador e indicarle el procedimiento para continuar con su trámite ante el IMSS.

Formato ST-7

7

JU

Recibir del trabajador, los formatos ST-7 y ST-2, elaborados y firmados en el IMSS.

Formato ST-7 Formato ST-2

8

JU

Entregar copia de los formatos ST-7 y ST-2 al área de nóminas.


9

JU

Archivar originales de los formatos ST-7 y ST-2, así como nota informativa, al expediente del Personal. Con esta actividad da fin el procedimiento.


Nota informativa



Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1 Formato ST-2

Departamento de Administración de Personal 6 meses

2 Formato ST-7


3 Nota Informativa


8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Ninguno

PROCEDIMIENTO PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL Y PRACTICAS

PROFESIONALES

Clave: PR-DAF-DAP-04-

Revisión: 0

Pág. 1 de 8


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013





PROFESIONALES


Revisión: 0

Pág. 2 de 8

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Prestadores de Servicio Social y Practicas Profesionales. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001


PROFESIONALES


Revisión: 0

Pág. 3 de 8

Elaboró:


de Personal

Revisó:


de Personal

Aprobó



1. Propósito: Establecer los pasos que deben seguir los alumnos de las instituciones educativas para prestar su servicio social en el sistema. 2. Alcance:

Este procedimiento involucra a todas las áreas del Sistema DIF-Morelos, Instituciones Públicas y/o Privadas Educativas.

3. Referencias:


Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. Condiciones Generales de Trabajo del Sistema DIF Morelos Ley del Servicio Civil para el Estado de Morelos Convenios de Colaboración entre el Sistema e Instituciones Educativas.





Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este Procedimiento 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por:



PROFESIONALES


Revisión: 0

Pág. 4 de 8


Oficio de Presentación




5

INICIO

Verificar la

disponibilidad y horarios del Estudiante.

2

Seleccionar el área y dar orientación del

horario.

4

Recibir oficio de la

Institución Educativa, verificar perfil del

estudiante.

1

Examinar las peticiones recibidas de las áreas.

3


PROFESIONALES


Revisión: 0

Pág. 5 de 8




Informar al titular del área del servicio y/o

práctica.

5

Elaborar oficio de presentación para la

Institución y área.

Solicitar documentación para expediente

6

Recibir oficios de presentación, revisa y

firma.

8


Supervisar el

desempeño del alumno.

9

7

10


PROFESIONALES


Revisión: 0

Pág. 6 de 8

Oficio de liberación

Elaborar y entregar el

oficio de liberación para la institución.

FIN

11

Oficio de liberación Bitácora

Recibir oficio solicitando la liberación del alumno, anexando

bitácora.

10


PROFESIONALES


Revisión: 0

Pág. 7 de 8



(No. de Control)

1

Analista

Recibe el oficio de presentación de la institución educativa, verifica el perfil del estudiante.


Original SAyDP.

2

Analista

Verifica la disponibilidad de horarios del estudiante.


3

Analista

Examina las peticiones recibidas de las áreas del sistema.


4

Analista

Selecciona el área y le da información al solicitante de los días y horario para realizar su servicio social y/o prácticas profesionales.


5

Analista

Informa al titular del área que el alumno va a prestar su servicio social y/o prácticas profesionales, para que se les proporcione las facilidades necesarias para el mismo.

6

Analista

Solicita la documentación necesaria para integrar expediente del estudiante.


7

Analista

Elabora oficios de presentación, para la institución y para el área donde se realizará el servicio social y/o prácticas profesionales, envía para firma y archiva.


8

Subdirector/a de

Administración y Desarrollo de

Personal

Recibe oficios de presentación, revisa y firma.


9

Analista

Supervisa que el alumno desempeñe su servicio social y/o prácticas profesionales en el área designada.

10

Analista

Recibe el oficio de liberación emitido por el área responsable del alumno junto con bitácoras para que se elabore oficio de liberación.

Oficio de liberación

11

Analista

Elabora y entrega al alumno, el oficio de liberación para la institución. Con esta última actividad se termina el procedimiento

Oficio de liberación, para la institución.


PROFESIONALES


Revisión: 0

Pág. 8 de 8



1

Ninguno

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO DE ACTA ADMINISTRATIVA


Revisión: 0

Pág. 1 de 9


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013






Revisión: 0

Pág. 2 de 9

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Levantamiento de Acta Administrativa. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 9

Elaboró:


de Personal

Revisó:


de Personal

Aprobó



1. Propósito:

Dar a conocer los hechos, tiempos y acciones reales de presuntas irregularidades que perjudiquen o demeriten al Sistema. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal, Subdirección

Jurídica, Comisaria Interna y todos los empleados del Sistema. 3. Referencias:


Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas. Ley de Servicio Civil del Estado de Morelos. Condiciones Generales de Trabajo del Sistema.






5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: No aplica 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 0

Pág. 4 de 9


Acta Circunstanciada




5

INICIO

Revisar y valorar

situación

2

Recibir el acta para

iniciar el procedimiento administrativo

4

Recibir y sellar Acta

Circunstanciada

1

Turnar el Acta

circunstanciada

3



Revisión: 0

Pág. 5 de 9


Acta Administrativa

Oficio Citatorio


Devolver el acta al área, indicando

tiempos.

Elaborar citatorio

7

Oficio Citatorio

Entregar el citatorio y

copias

8

¿Procede el acta?

5

No

Si

Levantar el acta administrativa

9

10

6



Revisión: 0

Pág. 6 de 9

FIN

Oficio de resolución


Entregar oficio al

trabajador y archivar

Elaborar oficio para el trabajador

13

12


Acta Administrativa

Turnar Acta

Administrativa a Comisaria y Jurídico

10


Emitir oficio de Resolución

11



Revisión: 0

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1


de Administración

de Personal (JDAP)

Recibe acta de hechos o circunstanciada sobre lo sucedido (irregularidad)


2

JDAP

Revisa y Valora situación


3

(JDAP

Turna el acta circunstanciada al Jefe de Unidad de Atención de Personal


4

Jefe de Unidad de Atención de

Personal (JU)

Recibe el acta circunstanciada para iniciar procedimiento de levantamiento de acta.


5

JU

Verifica acta circunstanciada, ¿se encuentra en tiempo para proceder? Si la respuesta es NO, pasa a la actividad 6 Si la respuesta es SI pasa a la actividad 7

6

JU

No. se devuelve al área indicando los tiempos


7

JU

Si. Se elabora citatorio para el o los involucrados

Oficio Citatorio

8

JU

Entrega citatorio y copias a los involucrados

Oficio Citatorio

9

JU

Levanta el acta administrativa con personal de Comisaría, Jurídico y área involucrada.

Acta Administrativa / Acta Circunstanciada

10

JU

Se turnan las actas a la Subdirección Jurídica y a Comisaría

Acta Administrativa




Revisión: 0

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

11

Subdirectora

de Administración y desarrollo de

Personal

Recibe la resolución del Acta Administrativa, emitida por la Subdirección Jurídica.

Oficio de Resolución

12

JU

Elabora documento con resolución para el trabajador


13

JU

Se entrega documento a la persona indicada y se archiva Con esta actividad da fin el procedimiento.




Revisión: 0

Pág. 9 de 9



1 Acta Administrativa


Indefinido

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

“Ninguno”

PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CONSTANCIAS DE EMPLEO, DE SOLICITUD DE

LENTES, INGRESOS Y HOJAS DE SERVICIO


Revisión: 0

Pág. 1 de 9


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013







Revisión: 0

Pág. 2 de 9

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Expedición de Constancias de Empleo, de Solicitud de Lentes, Ingresos y Hojas de Servicio. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001




Revisión: 0

Pág. 3 de 9

Elaboró:


de Personal

Revisó:


de Personal

Aprobó



1. Propósito:

Dar a conocer los pasos que se siguen para que el personal que labora y/o laboró en el Sistema pueda solicitar constancias de empleo, la solicitud de lentes, ingresos, así como la hoja de servicio el cual acredite el tiempo trabajado en el mismo. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a todo el personal que labora y/o laboró en cualquier de las áreas que integran el Sistema. 3. Referencias:

Estatuto Orgánico del Sistema DIF Morelos. Condiciones Generales de Trabajo. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos





Es responsabilidad del Personal de Mandos Medios y Superiores, Técnico y de Apoyo apegarse a lo establecido en este Procedimiento.

5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: No aplica 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades




Revisión: 0

Pág. 4 de 9


Expediente

0

Formato de Solicitud de Tramite

O

Bitácora


O


O


O

INICIO

7

Recibir la solicitud y verificar si está debidamente requisitada.

1

Firmar y sellar de recibido y turnar.

4

Buscar expediente en archivo y registra

en bitácora.

5

¿Está debidamente requisitada?

NO

2

Regresar al solicitante para su

corrección.

3

1

SI

Viene del Solicitante

Revisar expediente ubicando

movimientos de personal.

6


O




Revisión: 0

Pág. 5 de 9

Constancia y/o Hoja de Servicio


O



O



O


O

Expediente


O

12

Señalar hojas anexándoles fecha y tipo de movimiento.

7

Elaborar constancia solicitada y/o Hoja de Servicio plasmando los movimientos del

solicitante. 8

Revisar e imprimir y enviar para su

revisión.

9

Revisar en base al expediente, si existe

corrección se observa.

10

Realizar correcciones si

existen e imprime y envía.

11





Revisión: 0

Pág. 6 de 9

Expediente

O


1


O


1


O



O



O

Bitácora

O

Expediente

O

Firmar la Constancia de Empleo, Solicitud de Lentes, Ingreso y Hoja de Servicio y

enviar para su entrega.

12

Colocar sello de la Subdirección y

fotocopiar.

13

Regresar expediente al archivo y firmar de

entregado en bitácora.

14

Entregar el documento al interesado y solicitar

firme de recibido.

15

Integrar la copia de la hoja de servicio y

solicitud en el expediente.

16

FIN

D




Revisión: 0

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1

Secretaria Recibe el formato de solicitud de trámite y verifica si está debidamente requisitada. En dicho formato se puede solicitar la constancia de empleo, solicitud de lentes, los ingresos del trabajador y la hoja de servicio. Motivo de la solicitud, nombre del trabajador/a, no. de trabajador , su adscripción, categoría, el horario y turno Quien solicita, quien autoriza y el visto bueno. Viene del Solicitante


2

Secretaria

¿Está debidamente requisitada? Si la respuesta es NO, pasa a la actividad 3. Si la respuesta es SI, pasa a la actividad 4.

3

Secretaria

Regresa al solicitante para su corrección, indicando los requisitos o datos faltantes. Se conecta con la actividad número 1.


4 Secretaria Firma y sella de recibido y lo turna para su búsqueda.

Formato de

Solicitud de Tramite

5

Analista Busca expediente en archivo y registra en bitácora.


Bitácora

6

Analista Revisa el expediente ubica la información solicitada y los movimientos del personal según sea el caso.


Expediente

7

Analista Señala hojas anexándoles fecha y tipo de solicitud o movimiento Formato de Solicitud de Tramite

Expediente

8

Analista Elabora el documento solicitado que puede ser: Constancia de Empleo, Solicitud de Lentes, Ingreso y Hoja de Servicio plasmando la información del solicitante.



9

Analista Revisa e imprime y se envía para su revisión.



10

Jefa de Unidad de

Administración de Personal

Revisa en base al expediente, si existe corrección se observa.



11

Analista Realiza las correcciones si existen e imprime y envía.






Revisión: 0

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

12

Subdirector/a de


Personal

Firma el documento solicitado que puede ser: Constancia de Empleo, Solicitud de Lentes, Ingreso y Hoja de Servicio y envía para su entrega.



13

Analista Coloca el sello de la Subdirección y fotocopia el documento solicitado.



14

Analista Regresa el expediente solicitado al área de archivo y firma de entregado en bitácora

Expediente Bitácora

15

Analista Entrega el documento solicitado que puede ser: Constancia de Empleo, Solicitud de Lentes, Ingreso y Hoja de Servicio y solicita firma de recibido.



16

Analista Integra la copia del Documento y la solicitud en el expediente Con esta actividad da fin el procedimiento.



Expediente




Revisión: 0

Pág. 9 de 9



1 Formato de Solicitud de Trámite


5 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Formato de Solicitud de Trámite

FO-DA-SADP-07

PROCEDIMIENTO DETECCIÓN DE NECESIDADES CAPACITACIÓN


Revisión: 0

Pág. 1 de 8


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

12/Septiembre/2014





Revisión: 0

Pág. 2 de 8

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Detención de Necesidades de Capacitación. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 8

Elaboró:


de Personal

Revisó:


de Personal

Aprobó



1. Propósito: Dar a conocer los pasos que se siguen para que los Titulares de los Centros de Costo del Sistema puedan solicitar capacitación que oriente la estructuración, desarrollo de planes y programas para el establecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes del Personal que labora en ellas. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todo el personal del Sistema DIF del Estado de Morelos. 3. Referencias:


Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Administración de Personal elaborar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad de la/el Subdirector de Administración y Desarrollo de Personal, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.


5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: ONGS (Organizaciones No Gubernamentales) 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 0

Pág. 4 de 8


Detección de Necesidades de Capacitación. DNC-SADP-01

Detección de Necesidades de Capacitación.

DNC-SADP-01


Detección de Necesidades de Capacitación.

DNC-SADP-01

5

INICIO

Recibir y firmar oficios para su distribución.

2

Recibir y entregar formatos a cada

integrante de su área.

4

Elaborar oficio para

enviar formatos a todas las áreas.

1

Enviar oficio al titular de

cada área con suficientes formatos.

3



Revisión: 0

Pág. 5 de 8


Llenar formato e

ingresar nombre y firma.

5


Recibir formato e

ingresar nombre y firma de visto bueno.

6

Concentrado.

Recopilar información en concentrado.

7

Concentrado.

Priorizar talleres o cursos.

8

9

D



Revisión: 0

Pág. 6 de 8

FIN

D

Concentrado.

Acordar talleres o

cursos.

9

Concentrado.

Dar instrucciones de los

talleres o cursos a realizar.

10



Revisión: 0

Pág. 7 de 8



(No. de Control)

1 Analista.

Elabora oficio para enviar los formatos de Detención de Necesidades de Capacitación a todas las áreas que integran el Sistema a firma.

Detección de Necesidades de Capacitación DNC-SADP-01 Original.- Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal

2

Subdirectora de


Personal.

Recibe el oficio con los formatos anexos, firma y envía para su distribución.

3 Analista.

Envía al titular de cada área su oficio con los formatos suficientes para el personal que lo integran.

4 Titulares de las

áreas.

Recibe el oficio con formatos, entrega a cada integrante de su área.

5 Personal de las áreas.

Llena el formato ingresa su nombre y firma.

6 Titulares de las

áreas.

Recibe el formato requisitado por el personal de su área, anexa su nombre y lo firma de visto bueno y envía a la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal. .

7 Analista. Recopila la información plasmada en los formatos en concentrado.

Concentrado

Original.- Subdirección de Administración y

Desarrollo de Personal

8 Analista. Prioriza los talleres o cursos más importantes.

9 Analista.

Acuerda los talleres o cursos prioritarios con la Subdirectora de Administración y Desarrollo de Personal.

10

Subdirectora de


Personal.

Da instrucciones sobre los talleres o cursos a realizar Con esta última actividad finaliza el procedimiento


Clave: PR-DAF-DAD-07

Revisión: 0

Pág. 8 de 8



1

DNC-SADP-01

Subdirección de Administración y Desarrollo

de Personal

5 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Detección de Necesidades de Capacitación

DNC-SADP-01

PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN


Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

12/Septiembre/2014





Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Capacitación. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:


de Personal

Revisó:


de Personal

Aprobó



1. Propósito: Dar a conocer los pasos que se siguen para que los Titulares de los Centros de Costo del Sistema puedan solicitar capacitación para el desarrollo de conocimientos y habilidades del Personal que labora en ellos. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todo el personal del Sistema DIF del Estado de Morelos. 3. Referencias:


Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Administración de Personal elaborar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad de la/el Subdirector de Administración y Desarrollo de Personal, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.


5. Definiciones: No aplica. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 0

Pág. 4 de 7



5

INICIO

Priorizar necesidades

del personal.

2

Cotizar con las instituciones el curso o taller de capacitación

deseado.

4

Detección de necesidades.

1

Prospectar instituciones

públicas y privadas.

3



Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Solicitud de Cheque

SCH-DAyF-TIP-13

Elegir la institución que brinde mejor oferta.

5

Programar y Coordinar

el curso o taller.

6

Factura Original

Ingresar al departamento de

Contabilidad

FIN

8

Recepción de Factura de la institución que

brindo el curso o taller

9

Elaboración de

Solicitud de Cheque.

Ingresar al departamento de

Contabilidad

10

7



Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1 Analista. Realiza el proceso de detección de necesidades de capacitación por unidad administrativa del sistema.

Detección de Necesidades de

Capacitación DNC-SADP-01

Original.- Subdirección de Administración y


2 Analista.

Prioriza las necesidades que causen mayor impacto dentro de las áreas.

3 Analista.

Prospecta a las diferentes instituciones públicas y privadas que brinden los cursos y talleres que cubran las necesidades ya detectadas.

4 Analista.

Cotiza y valora las ofertas de las que cubran las expectativas deseadas.

5 Analista.

Elige la institución que oferte la mejor opción.

6 Analista.

.

Programa la fecha de realización del curso o taller y coordinar que se lleve a cabo en tiempo y forma.

7 Analista.

Elabora la solicitud de cheque para realizar el pago correspondiente a la institución.

8 Analista. Ingresa la solicitud de cheque al departamento de Contabilidad.

Solicitud de cheque SCH-DAyF-TIP-13

9 Analista.

Recibe la factura que expide la institución una vez concluido el curso o taller.

10 Analista.

Ingresa la factura original al departamento de Contabilidad. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Factura Original



Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1 DNC-SADP-01 Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal

5 años

SCH-DAyF-TIP-13

Subdirección de Recursos Financieros

Determina la subdirección correspondie

nte

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PAGO

Clave: PR-DAF-DC-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013





Clave: PR-DAF-DC-01

Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Solicitud de Pago El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001


Clave: PR-DAF-DC-01

Revisión: 0

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Elaboró:

C. Alan Reyes García Jefe del Departamento de Contabilidad

Revisó:

L.C y F. Elena Nohemí Reza Reza Subdirectora de Recursos Financieros

Aprobó



1. Propósito: Realizar el pago de los gastos generados por el Sistema DIF Morelos de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos y a la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos. 2. Alcance:

Todos las áreas del Sistema DIF Morelos que generen gastos por eventos, comisiones o actividades

Departamento de Contabilidad

Departamento de Presupuesto

Departamento de Tesorería


Dirección de Administración y Finanzas 3. Referencias:

Ley General de Contabilidad Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos Código Fiscal de la Federación Art. 29-a Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, III, VI, IX, XIV, publicado en el


Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Contabilidad, elaborar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad del Subdirector/a de Recursos Financieros, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.

Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.


5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Solicitud de Pago: Formato para solicitar el pago por la contraprestación de un bien o servicio al Sistema DIF Morelos. Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos: Manual en donde se estipulan requisitos, lineamientos y políticas para la ejecución de gastos. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades


Clave: PR-DAF-DC-01

Revisión: 0

Pág. 4 de 7


Archivo XML

Solicitud de Pago con Comprobantes de Gasto y Anexos




¿Es correcta la Solicitud de

Pago?

Base de Datos Virtual compartida con l Área

de Presupuesto y Tesorería


INICIO

Capturar en Base de Datos, Descargar XML,

Separar Tipo de Solicitud de Gasto y Turnar a Revisión

2

Se rubrica y sella de revisado la solicitud de

pago.

6 5

Recibir el Proceso de Pago en el Área de

Contabilidad

1

Devolver al Área

Solicitante para su

corrección

5

No

Se turna al área de Presupuesto

Se conecta con el procedimiento de

Presupuesto

4

Si

7 5

Revisar la Solicitud de Pago de acuerdo a los

lineamientos para fondos revolventes y

otros gastos 3

FIN

FIN


Clave: PR-DAF-DC-01

Revisión: 0

Pág. 5 de 7



(No. de Control)

1 Secretaria

Recibe las solicitudes de pago y solicitudes de reembolso de gastos generados por la operatividad de las diferentes áreas del Sistema DIF Morelos, sellándoles de recibido. Cabe señalar que la solicitud deberá ser entregada al Departamento de Contabilidad de acuerdo a los requisitos de información y documentación señalados en el Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos, una vez que ha sido revisado y validado por el área solicitante.

Formato de Solicitud de Pago con anexos correspondientes (Comprobantes Fiscales, Recibos DIF, Evidencia del gasto, etc.)

2 Secretaria

Captura la información de las solicitudes de pago recibidas en una Base de Datos compartida con el área de Presupuesto y Tesorería, se descargan los archivos XML de los comprobantes fiscales anexos a la solicitud de pago. Así mismo, se separan las solicitudes de pago por tipo de gasto (pago a proveedor, solicitud de cheque, pago de honorarios, gastos erogados, reposición de fondo revolvente) y se turnan al responsable de revisar la solicitud y sus anexos.

Base de Datos Virtual

Archivo XML del CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet)

3 Contador A

Revisa que las solicitudes de pago reúnan los requisitos y documentación establecidos en el Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos. Revisar que los comprobantes fiscales cumplan con los requisitos fiscales de acuerdo al Art. 29 del Código Fiscal de la Federación.

Solicitud de Pago Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos

4

Contador A

Profesionista

Si la solicitud de pago es correcta pasar al punto 6, en caso de estar incorrecto pasar al punto 5.

5

Contador A

Profesionista

(según tipo de gasto)

En caso de estar incorrecta la solicitud de pago, no proceder el gasto, estar incompleto o no reunir los requisitos establecidos de acuerdo al Paso 3; se regresa la solicitud de pago al área solicitante, notificándole vía correo electrónico y por teléfono sus faltas y correcciones, o solicitando el respaldo suficiente para amparar el gasto. NOTA. Una vez corregido y respaldado según corresponda, se deberá reingresar el trámite al área de contabilidad y reinicia el proceso.

Solicitud de Pago


Clave: PR-DAF-DC-01

Revisión: 0

Pág. 6 de 7


6

Contador A

Profesionista

(según tipo de

gasto)


Se rubrica la solicitud por la persona responsable de revisarla, se turna al Jefe de Departamento de Contabilidad para su firma y sello de revisado.

El Jefe de Departamento revisa, firma y sella la solicitud de gasto

Solicitud de Pago

7 Secretaria

Turna la solicitud de pago al Departamento de Presupuesto para que le sea asignada suficiencia y partida presupuestal, y dar continuidad al procedimiento de pago. Se conecta con el procedimiento de Presupuesto


Solicitud de Pago


Clave: PR-DAF-DC-01

Revisión: 0

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1

Solicitud de Pago


5 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos

DT-DAF-DC-01

.

DOCUMENTO DE TRABAJO MANUAL PARA LA OPERACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE FONDO

REVOLVENTE Y OTROS GASTOS

REFERENCIA: PR-DAF-DC-01

Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


MANUAL PARA LA OPERACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE FONDO REVOLVENTE Y OTROS GASTOS

2016

DOCUMENTO DE TRABAJO


Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


CONTENIDO

PAGINA

I. OBJETIVO 3

II. GENERALIDADES 4

III. FONDO REVOLVENTE 6

A) APERTURA

B) RESGUARDO

C) REPOSICIÓN

D) CANCELACIÓN

IV. OTROS GASTOS 8

A) GASTOS EROGADOS

B) GASTOS POR COMPROBAR

C) PAGO A PROVEEDOR

D) PAGO A PROVEEDOR POR REQUISICIÓN

E) HONORARIOS

F) ARRENDAMIENTO

G) FINIQUITO O LIQUIDACIÓN

H) OTROS PAGOS

V. OTRAS DISPOSICIONES 11

A) ALIMENTOS

B) VIATICOS

C) RECIBOS DIF

D) COMBUSTIBLE

VI. DEFINICIONES 14

VII. FORMATOS 15

VIII. INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL

FORMATO DE SOLICITUD DE PAGO 23



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


I. OBJETIVO

Con fundamento en el Artículo 29 Fracción I y IV del Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” numero 4616 el 30 de Mayo del 2008, se expide el “Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos”. El objetivo del presente manual es facilitar al personal administrativo del Sistema DIF Morelos, el uso de los formatos establecidos para el ejercicio del presupuesto de egresos autorizado de cada área. Las disposiciones y los formatos para el ejercicio del presupuesto de egresos contenidos en este documento son los únicos que se utilizaran para el trámite del ejercicio presupuestal y son de observancia obligatoria por los diferentes centros de costo que conforman el Sistema DIF Morelos. A fin de permitir que el uso de los recursos públicos se realicen con la mayor eficiencia, eficacia y transparencia, deberán sujetarse a los principios de austeridad, racionalidad y disciplina presupuestaria establecidas en el Decreto de Austeridad para la Administración Pública Estatal publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” el 12 de Diciembre del 2012.



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


II. GENERALIDADES

Todo comprobante fiscal que sea presentado como comprobación de Gasto Publico para el ejercicio del presupuesto del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos, deberá remitirse en original con su archivo XML correspondiente y reuniendo los requisitos fiscales aplicables, de acuerdo al Artículo 27 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico y de conformidad con lo establecido en el Articulo 29 y 29A del código Fiscal de la Federación. Todo tramite de pago y/o reembolso se presentaran para trámite a más tardar el día hábil siguiente al que termine el mes que corresponde la erogación al Departamento de Contabilidad. La documentación comprobatoria del gasto deberá contener lo siguiente:

Ser expedido a nombre del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos sin

abreviaciones, con RFC SDI820427TH6 y domicilio fiscal Calle Las Quintas No. 15 Col Cantarranas,

Cuernavaca Morelos C.P. 62448.

Verificación del Comprobante fiscal ante la página web del SAT.

Todos los comprobantes fiscales deberán ser en formato CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Antes de ingresar el tramite al área de Contabilidad, enviar el archivo digital en formato XML del comprobante

fiscal al correo electrónico [email protected].

Evidencia del proceso de Adjudicación llevado a cabo por el área responsable, según el procedimiento

administrativo que corresponda: Adjudicación directa (Cotizaciones), Invitación a cuando menos tres (Acta de

Fallo), Licitación Pública (Acta de Fallo).

Las adquisiciones, arrendamientos y servicios se adjudicarán o llevarán a cabo de acuerdo a lo dispuesto por la LEY SOBRE ADQUISICIONES, ENAJENACIONES, ARRENDAMIENTOS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DEL PODER EJECUTIVO DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS, LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO, PRESUPUESTO DE EGRESOS DE LA FEDERACIÓN y demás legislaciones aplicables según corresponda por tipo de Subsidio.

Guía de Obligaciones de Proveedores (Primer pago)

Techo Presupuestal (Cuando es requerido)

Contrato o Convenio de pago en dos copias (Primer Pago).

Documental soporte del gasto según corresponda (Fotos, trípticos, publicidad, notas informativas, invitaciones,

listas de asistencia, etc.).

Anexar un comprobante tamaño carta o superior en cada formato para anexar comprobante o máximo 3

comprobantes chicos, los comprobantes no deberán obstruir la visibilidad entre sí de los datos asentados en

ellos.

Se deberá reducir al mínimo el uso de recibos DIF, los cuales deberán presentar información detallada, legible

y con un mismo color de tinta.

Los comprobantes fiscales no deberán presentar alteraciones, tachaduras o enmendaduras. También deberán

ir rubricados por el responsable del centro de costo.

En caso de que la documentación comprobatoria sea demasiada, se deberá mandar en broche BACO para

evitar que se desprendan.

A.- Para pagos mediante transferencia bancaria a personas físicas y morales, (de conformidad con el Art. 67 Capítulo IV de la Ley General de contabilidad 2014) el área que solicita el gasto, deberá enviar al departamento de tesorería e ingresos propios, carta con los datos bancarios correspondientes para poder realizar el pago. Esta carta deberá estar dirigida al Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos y deberá contener los siguientes datos:

Nombre del banco

mailto:[email protected]



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


Cuenta bancaria

Clabe bancaria (18 dígitos)

Nombre completo del beneficiario representante legal.

Todos estos datos deberán mandarse en una hoja membretada y firmada al calce de la misma por proveedor o representante legal. B.- Para pagos a personas morales deberá solicitar la siguiente documentación y enviarla al departamento de tesorería e ingresos propios:

Copia del acta constitutiva

Copia del IFE del representante legal

Copia del RFC

C.- Para pagos a personas físicas deberá solicitar la siguiente documentación y enviarla al departamento de tesorería e ingresos propios:

Copia de la Credencial del IFE

Copia de RFC y CURP

D.- Cada año la información del punto no. A Y B deberá ser renovada, esto con la finalidad de tener actualizada la información de nuestro proveedores. NOTA: De faltar algún requisito fiscal en los comprobantes, este será devuelto.



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


III. FONDO REVOLVENTE

APERTURA El monto mensual del Fondo Revolvente será asignado y autorizado por el titular de la Dirección de Administración y Finanzas, considerando el presupuesto total del centro del costo, así como las funciones y el volumen de sus operaciones, de conformidad con el Artículo 29 Fracción XIII del Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia Morelos. Para solicitar la apertura y autorización de Fondo Revolvente, el área solicitante tendrá que elaborar oficio dirigido a la Dirección de Administración y Finanzas, en el cual justifique el motivo del monto solicitado, anexando un estimado de gastos a realizar. La Dirección de Administración y Finanzas realizara contestación mediante oficio al área solicitante la autorización de apertura y monto asignado por concepto de Fondo Revolvente. Cualquier gasto a ejercer por el Fondo Revolvente estará sujeto a disponibilidad presupuestal en las partida específicas, como lo establece el Artículo 31 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos, así como también deberá apegarse a lo estipulado en el Acuerdo que establecen las disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria en la Administración Pública Estatal del Estado de Morelos, a lo señalado en el oficio de autorización de Fondo Revolvente de la Dirección de Administración y Finanzas, y a las recomendaciones que para tal efecto emita la Comisaria Publica del Sistema DIF Morelos, en caso de observaciones derivadas de Revisiones y/o Auditorias. Los titulares de los centros de costo a los que se les otorgue Fondo Revolvente, designaran al servidor público para poder realizar los trámites de entrega y recepción de documentos.

RESGUARDO Es responsabilidad de los titulares de los centros de costo; custodiar y controlar los recursos económicos a su cargo, con excepción de los Albergues y Cadis que el responsable es el Administrador. El efectivo y los documentos comprobatorios deberán permanecer resguardados bajo llave en la oficina del titular del centro de costo. En el momento en que sea requerido por el personal autorizado para una revisión y/o auditoria, deberá ser presentado el efectivo y los documentos de forma inmediata, contando siempre en su resguardo el total del monto asignado ya sea en efectivo o en comprobantes de gasto.

REPOSICION La reposición de Fondo Revolvente se efectuara de forma mensual, o en su caso, se podrá realizar en dos ocasiones por mes, de acuerdo al volumen de operación del área responsable del fondo, sin exceder el monto total autorizado mensual para cada centro de costo. Lo anterior, con la finalidad de no afectar la operación de los centros asistenciales y evitar quedarse sin recursos para operar.



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


Los comprobantes a reembolsar a través del Fondo Revolvente, deberán estar fechados dentro de los 30 días calendario del mes a reembolsar, y este se efectuara a más tardar el 1er. día hábil del mes inmediato posterior. Los gastos efectuados se deberán acreditar con la documentación original correspondiente, dichas erogaciones se podrán realizar en efectivo o a través de medios electrónicos

1 y no se podrán realizar compras mayores a

$2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N), de lo contrario será devuelto para que se cumpla con el procedimiento de adjudicación administrativo que corresponda, como lo señala el presente Manual, a excepción de compras emergentes de insumos de alimentación para los albergues. No se podrán adquirir bienes que por su naturaleza puedan ser inventariados, el Fondo Revolvente es por naturaleza únicamente para adquirir bienes o servicios menores no planeados y requeridos para la continua operación de sus actividades. Es responsabilidad de los titulares de los centros de costo y responsables de los fondos revolventes, comprobar las erogaciones de los recursos económicos a su cargo, así como vigilar que los recursos sean erogados con economía, eficacia, honradez y en estricto apego de las necesidades emergentes de cada área.

CANCELACION El Fondo Revolvente podrá ser cancelado cuando sea requerido por la Dirección de Administración y Finanzas, por cierre de ejercicio fiscal o por cambio de titular del centro de costos al cual fue asignado el Fondo Revolvente. Así mismo, por instrucción de la Dirección General. Se deberá informar mediante oficio dirigido a la Dirección de Administración y Finanzas la cancelación del Fondo Revolvente. La cancelación se realizara mediante la presentación de la comprobación del gasto y/o el reintegro en efectivo que cubra el monto total asignado como Fondo Revolvente. Dicha documentación deberá presentarse al Departamento de Contabilidad, anexando copia del oficio dirigido al titular de la Dirección de Administración y Finanzas anteriormente mencionado y el formato de Reposición de Fondo con la documentación comprobatoria en original.

1.- Directores y Presidencia



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


IV. OTROS GASTOS

GASTOS EROGADOS

Son aquellos gastos generados por eventos, comisiones o actividades especiales relativas a la operatividad de cada centro de costo que conforman el Sistema DIF Morelos, los cuales para su aprobación deberán estar debidamente justificados y ser autorizados por la Dirección de Administración. Los gastos efectuados se deberán acreditar con la documentación original correspondiente al gasto realizado y con la “Solicitud y autorización de pago”, en el cual deberá señalar con una marca el rubro que corresponde a “Gastos Erogados” y la hoja de comprobación de gastos la cual debe contener la firma del titular del centro de costo, como la rúbrica del responsable del gasto en los comprobantes; así mismo, deberá detallarse ampliamente la justificación del gasto; en caso que se requiera se anexara cotizaciones y/o nota informativa. No se pueden presentar gastos erogados que cubran dos meses a la vez, los gastos erogados se comprueban por mes. Para presentar la documentación comprobatoria del gasto, se tendrán como máximo un día hábil después de haber ejecutado el gasto.

GASTOS A COMPROBAR Es el requerimiento de recurso anticipado para cubrir necesidades imprevistas tales como; comisiones oficiales, eventos especiales y otros de la misma índole que requieran los diferentes centros de costo para el cumplimiento de sus funciones; por lo tanto el gasto a comprobar no debe solicitarse si ya se realizó el evento. El tramite se realizara mediante la “Solicitud y autorización de pago”, en el cual debera señalar con una marca el rubro que corresponde a “Gastos a comprobar”, deberá especificar el motivo de la solicitud del recurso, fecha o periodo para realizar el evento, anexando un pagare debidamente firmado; en caso que se requiera se anexara nota informativa, al igual que techo presupuestal, oficio de autorización, oficio de invitación, trípticos, folletos, temario, fotos, etc. No se aceptaran gastos mayores a $2,000.00 o que por su naturaleza pueda realizarse el pago directamente al proveedor, los cuales deberán realizarse por medio del procedimiento correspondiente. La comprobación del gasto deberá ser presentada en un plazo no mayor a dos días hábiles después de haber concluido el evento, comisión u objeto del Gasto a Comprobar, de ser necesario ampliar el plazo para la comprobación del gasto, deberá estar debidamente justificado y autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas. De hacer caso omiso se hará efectivo el pagare firmado durante la recepción del cheque, no obstante de las sanciones que determine el área jurídica.

PAGO A PROVEEDOR Cuando los Centros de Costo requieran la adquisición de un bien o servicio de manera urgente para la continuidad de su operatividad administrativa, tramitaran de forma directa la “Solicitud y autorización de pago” en el cual deberá señalar con una marca el rubro que corresponde a “Proveedor”. Deberá anexar a la solicitud el comprobante fiscal que compruebe el gasto, 3 cotizaciones correspondientes conforme a las disposiciones aplicables (con su Guía de obligaciones fiscales y cedula de identificación fiscal, donde se muestre reflejado su giro y actividades de los proveedores cotizantes). Se tiene la responsabilidad de anexar nota informativa, techo presupuestal, contrato, oficios de invitación, trípticos, orden del día, lista de asistencia, evidencia fotográfica, folletos y demás datos que soporten el gasto, cuando sea requiero.



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


Los montos máximos y mínimos de actuación serán en apego a la Ley de Hacienda Estatal o Federal y bajo supervisión y verificación de la Subdirección de Recursos Materiales, llevando a cabo el proceso administrativo correspondiente (adjudicación directa, invitación a cuando menos 3 personas, licitación pública y excepción a licitación pública) en apego a la Ley Sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos y por la aprobación del Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo. La adquisición de bienes muebles deberá presentarse en procedimiento separados de los que representen un gasto, considerando el monto establecido por la Ley General de Contabilidad Gubernamental, el cual establece lo siguiente “Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea menor a 35 días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal podrán registrarse contablemente como un gasto y serán sujetos a los controles correspondientes. Los bienes muebles e intangibles cuyo costo unitario de adquisición sea igual o superior a 35 días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal se registrarán contablemente como un aumento en el activo no circulante y se deberán identificar en el control administrativo para efectos de conciliación contable. Excepto en el caso de intangibles, cuya licencia tenga vigencia menor a un año, caso en el cual se le dará el tratamiento de gasto del período.”

PAGO A PROVEEDOR POR REQUISICION

Este formato es de uso exclusivo del Departamento de Adquisidores, y será utilizado para atender las requisiciones de compra de los Centros de Costo cuando requieran la adquisición de un bien o servicio de acuerdo a su plan de trabajo. Se deberá dar el mismo tratamiento y cumplir los mismos requisitos que un “Pago a Proveedor”. Nota.- Para este tipo de solicitud deberá anexarse requisición de compra y autorización de compra. (Formatos del Departamento de Adquisiciones)

HONORARIOS

Este tipo de pago comprende aquellas erogaciones por conceptos de servicios profesionales prestados en los diferentes centros de costos en los que son requeridos. Dichas erogaciones deberán apegarse a lo estipulado en el Artículo 35 del Decreto de Austeridad para la Administración Pública Estatal del Estado de Morelos para evitar la duplicidad de funciones y será responsabilidad del área requirente la contratación de estos, quedando bajo su resguardo la evidencia del trabajo realizado. Así mismo, deberá contar con el visto bueno de la Subdirección de Desarrollo de Personal. Todo trámite deberá realizarse previa solicitud de techo presupuestal y elaboración de contrato, detallándose el desglose correctamente de los importes por pagar y considerando los impuestos aplicables. Para este tipo de pago deberá presentar la “Solicitud y autorización de pago” en el cual debera señalar con una marca el rubro que corresponde a “Honorarios”, así mismo se deberá anexar dos copia del contrato debidamente firmado, Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), CURP y demás documentación que sirva como soporte del pago.

ARRENDAMIENTO

Los pagos por concepto de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles se utilizara por la contraprestación del uso y/o goce de un bien inmueble propiedad de un tercero, el cual se realizara previa solicitud de techo presupuestal y contrato, detallándose el desglose correctamente del importe por pagar y considerando los impuestos aplicables. Previo a la contratación de un bien inmueble por arrendamiento, deberá someterse a dictamen de la Comisión de Avalúos de Bienes Estatales (CABE), en coordinación con el área Jurídica.



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


Para este tipo de pago debera presentar la “Solicitud y autorización de pago” en el cual debera señalar con una marca el rubro que corresponde a “Arrendamiento”, anexando copia del contrato debidamente firmado, Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y documentación que sirva como soporte y justificación del pago. El comprobante fiscal por arrendamiento deberá contener el número de cuenta predial del inmueble de que se trate, o en su caso, los datos de identificación del certificado de participación inmobiliaria no amortizable, de conformidad con el Articulo 29-A fracción V inciso “c” del Código Fiscal de la Federación.

FINIQUITO O LIQUIDACION

El finiquito es el acto en el que el trabajador y empleador rompen con la relación laboral y se otorga al presentarse una renuncia voluntaria por parte del trabajador. Mientras que una liquidación se da cuando el empleador ha decidido terminar con la relación laboral. Para tramitar dicho pago, la Subdirección de Recursos Humanos realizara el trámite correspondiente mediante la “Solicitud y autorización de pago”, en la cual debera señalar con una marca el rubro que corresponde a “Liquidación” o “Finiquito”, anexando el cálculo debidamente firmado por quien elabora y autoriza el gasto (calculo debidamente revisado y validado por la Subdirección de Recursos Humanos y Desarrollo de Personal, quedando bajo su responsabilidad el importe pagado), así como la documentación que sirva como soporte del mismo.

OTROS PAGOS

En este rubro quedan comprendidos todas aquellas erogaciones que no estén incluidas en las anteriores, por ejemplo: pagos al sindicato de trabajadores, al INFONACOT, al Instituto de Crédito para Trabajadores al Servicio del Estado de Morelos, pensión alimenticia, pagos de hospedaje, donativos, entre otros, por mencionar algunas. Así mismo, por medio de este formato se tramitaran los pagos por servicios generales del Sistema DIF Morelos, como son Servicio de Energía Eléctrica y Servicio de Agua Potable. Para tramitar este tipo de pago debera presentar la “Solicitud y autorización de pago”, en el cual debera señalar con una marca el rubro que corresponde a “Otros pagos” También deberá anexar documentación que sirva como soporte del mismo en apego a las leyes y disposiciones aplicables, según tipo de subsidio y montos autorizados.



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


V. OTRAS DISPOSICIONES

ALIMENTOS

El consumo de alimentos por parte del personal del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos, deberá contemplar lo siguiente:

El consumo deberá justificarse ampliamente, anexando cualquier de los documentos siguientes, mencionados

de manera enunciativa mas no limitativa, no siendo obligatorio anexar todos sino según corresponda:

Nota que justifique el motivo de la ejecución del gasto y relación del personal involucrado, fotos, listas de

asistencia, tarjeta de checado, nota informativa firmada por el responsable del gasto, listado con firma de los

comensales, etc.

El pago de dichos consumos deberá ser únicamente en efectivo, a excepción de Dirección General y

Presidencia que podrán realizar pago con tarjeta.

El monto por consumo de alimentos se sujetara a las siguientes condiciones:

Presidencia N/A*

Director General N/A*

Director de Área $ 300.00

Subdirectores $ 200.00

Jefes de Departamento y Personal Operativo

$ 150.00

* El gasto de alimentos será justificado con nota informativa derivado de las necesidades propias de Presidencia y Dirección General de asistir a reuniones con directivos y funcionarios públicos de otras dependencias en horarios diversos para la gestión de recursos, acuerdos interinstitucionales, reuniones de trabajo, etc. El pago por consumo de alimento únicamente será considerado en los siguientes casos:

Reuniones de trabajo para acordar puntos relacionados con un tema específico, en el cual se realicen las

actividades encomendadas (Justificando gasto y anexando tarjeta de checado según o corresponda).

Cuando haya una comisión en lugares distintos al centro de trabajo dentro del Estado de Morelos y que sea

realizado fuera del horario laboral, en seguimiento a actividades propias del área. (Justificando gasto y

anexando tarjeta de checado según corresponda).

Cuando el personal comisionado del Sistema DIF-Morelos, asista a determinado evento fuera del Estado de Morelos, en el cual se consideren viáticos a ejercer, el trámite de comprobación se presentara con la siguiente documentación anexa:

Invitación al evento.

Orden del día.

Oficio de Comisión (sellado y firmado por la institución foránea que se visitó.)

Bitácora de comisión.



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


Material extra adquirido.

En caso de traslado de albergados; acta de egresos, valoración médica, acta de entrega del albergado, etc.

Las tarifas autorizadas en materia de viáticos son las siguientes:

Puesto Hospedaje

Alimentos Transporte

Aéreo

Zona A Zona B

Presidencia

Director General

$ 1,650.00 $ 2,700.00 $ 625.00 De acuerdo a la

distancia

Director de

Área

Subdirector

Jefe de

Departamento

$ 1,000.00 $ 1,400.00 $ 500.00 De acuerdo a la

distancia

Personal

Operativo $ 800.00 $ 900.00 $ 400.00

De acuerdo a la

distancia

Los montos anteriormente señalados son en cumplimiento de los objetivos estratégicos de administrar eficientemente e impulsar la reducción del gasto, así como del Decreto de austeridad, según oficio SA/306/2014, SH/672-A/2014 y SC/575-JIM/2014.

RECIBOS DIF

La ejecución de gastos menores o por circunstancias de la cuales es difícil obtener un comprobante con requisitos fiscales, se podrá realizar por medio de un Recibo DIF, considerando lo siguiente:

No podrá exceder la cantidad de $150.00 (Ciento cincuenta pesos 00/100 M.N).

Debe especificar claramente el motivo del gasto.

Lo firmará el Titular del Centro de Costo, el Director de Administración y Finanzas y con firma de quien

ejecute el gasto.

Deberá anotar los datos de la persona que ejecute el gasto, RFC y CURP.

Deberá ser soportado con ticket, nota de venta, recibos, etc., que cuenten con datos del establecimiento.

Prever las situaciones en las cuales por motivo de trabajo tenga que ir a zonas rurales donde no haya

establecimientos que expidan comprobantes fiscales.



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


COMBUSTIBLE

Cada centro de costo tiene un monto autorizado mensual de combustible, el cual se otorgara por medio de vales de gasolina; consumo para desarrollo de las actividades del Sistema DIF Morelos, se realizara única y exclusivamente en vehículos oficiales y se tomara en cuenta lo siguiente:

La solicitud y comprobación se realizara los 5 primeros días hábiles de cada mes.

No podrá solicitar más combustible del autorizado.

En caso de requerir más combustible por incremento de actividades; podrá realizar solicitud extraordinaria o

solicitud de ampliación, según sea el caso, mediante oficio a la Dirección de Administración y Finanzas,

especificando y justificando el motivo.

El titular del centro de costo y/o la persona designada para la solicitud del combustible es la persona

responsable del resguardo y manejo de los vales de gasolina autorizados.

El resguardo de vales de gasolina asignados queda sujeto a revisión por parte de la Subdirección de

Recursos Financieros con el fin de garantizar el buen manejo de los recursos del Sistema DIF Morelos.

Para la comprobación de Vales de Gasolina y reposición de vales de gasolina el área solicitante deberá

entregar la solicitud de vales gasolina y la bitácora de control de combustible anexando los talones de cada uno

de los vales utilizados en el mes a comprobar, debidamente requisitados, ordenados y firmados por el

responsable de su uso.

Nota: El correcto uso de este tipo de recursos queda bajo responsabilidad del usuario.



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


V. DEFINICIONES

Para efectos de este manual se entenderá por:

Albergue. Casa de reposo temporal que ayuda a mejorar la calidad de vida de los usuarios como son

Menores, Adolescentes y Adultos Mayores (CAM, Centro de Atención al Menor; CCAS, Centro de Convivencia y

Asistencia Social; Albergue de Adultos Mayores “Juan Pablo II”).

CADI. Centro de Atención y Desarrollo Integral. (CADI Tekio y CADI Zapata)

Centro de Costo/Administrador. Número asignado presupuestalmente a cada una de las áreas.

Comisaria. Área que revisa y supervisa las actividades y los movimientos que realiza el Sistema DIF-

Morelos; es asignada por la Secretaria de la Contraloría.

Comisión. Función o tarea encomendada a un servidor público para el desempeño de sus actividades.

Fondo Revolvente. Cantidad de recurso mensual asignada a cada centro de costo para efectuar gastos

relacionados con el desarrollo de sus actividades.

Gastos a Comprobar. Tramite de solicitud de cheque requerimiento del recurso para el desarrollo de una

actividad encomendada para representar al Sistema DIF-Morelos.

Gastos Erogados. Tramite de solicitud de gastos que fueron efectuados debido a una contingencia en un

centro de costo.

RFC. Registro Federal de Contribuyentes.

Recibo DIF. Documento propio de este Sistema DIF-Morelos, que servirá como comprobante de gastos

menores.

Servidor Público. Persona que trabaja para dependencias del Sector Publico.

Titular. Persona que está a cargo de un centro de costo.

Viáticos. Gastos efectuados por realizar alguna comisión.



Clave: DT-DAF-DC-01

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VI. FORMATOS



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0




Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


VII. INSTRUCTIVO DE LLENADO DE SOLICITUD DE PAGO

SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE PAGO

Es el formato que se utilizara para tramitar ante la Subdirección de Recursos Financieros pagos a terceros por diferentes conceptos, apertura y reposición de fondo revolvente, solicitudes de gastos a comprobar y reembolso de gastos.

1. Se deberá marcar con una X el tipo de pago según formato a realizar.

(Ver descripción de trámite en el Manual para la Operación, Manejo y Control de Fondo Revolvente y Otros Gastos)

2. Realizar el desglose de impuestos según corresponda, en caso de no aplicar impuestos dejar espacios en

blanco.

3. Datos del beneficiario, monto y justificación de pago.

A. Anotar tal como se muestre en el RFC el nombre de la persona física o la razón social de la persona moral

beneficiaria de la solicitud de pago.

B. Anotar la cantidad neta de pago en número y letra.

C. Anotar el concepto de pago, mencionando el número de comprobante fiscal, fecha del evento o servicio,

descripción del bien o servicio, motivo de la erogación o el objeto del contrato o convenio en caso en caso de

que corresponda.

D. Anotar la Dirección y entre paréntesis el Departamento o Subdirección para la cual se solicitó el recurso, bien o

servicio.

4. Origen y aplicación del recurso.

a) Anotar el número asignado como Centro de Costo al área responsable del gasto.

b) Anotar la clave del Programa Presupuestal vinculada con la ejecución del gasto asignada al área solicitante

según su POA autorizado.

c) Espacio en blanco para uso exclusivo del Departamento de Presupuesto para la asignación de la partida

presupuestal.

d) Anotar el tipo de subsidio origen del recurso con el cual se ejercerá el gasto.

e) Anotar el nombre del proyecto bajo el cual se están ejecutando las actividades motivo de la solicitud de pago.

5. En este campo deberá firmar el proveedor o beneficiario de la solicitud de pago. En el caso del tipo de pago

“Otros Pagos”, no es requerido la firma del beneficiario por tratarse de pago a terceros los cuales no es

posible obtener firma del beneficiario; en este caso firmara el solicitante como responsable.

6. En este campo deberá firmar el titular del centro de costos que dio origen a la solicitud de pago.

Cabe señalar que la solicitud de pago deberá entregarse al Departamento de Contabilidad para trámite de pago, una vez que el solicitante y responsable de la ejecución del gasto ya ha revisado que:

El gasto se ejecute en apego a su presupuesto autorizado y a los principios de austeridad, racionalidad y

disciplina presupuestaria establecidas en el Decreto de Austeridad para la Administración Pública Estatal del

Estado de Morelos.

El uso de los recursos públicos se realicen con la mayor eficiencia, eficacia y transparencia.

El procedimiento de adjudicación se haya realizado en apego a las leyes y disposiciones legales aplicables.



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


Los cálculos, comprobante, información, evidencia y anexos sean correctos y veraces.

7. En este campo deberá firmar el jefe inmediato del solicitante, validando la ejecución del gasto.

8. En este campo deberá firmarse de acuerdo a lo siguiente:

I. Gastos por concepto de pago de honorarios deberán ser firmados por la Subdirectora de Recursos Humanos

y Desarrollo de personal, validando el cumplimiento a los Artículos 28 y 35 del Decreto de Austeridad para la

Administración Pública Estatal del Estado de Morelos.

II. Gastos por concepto de mantenimientos a vehículos deberá ser firmado por el Subdirector de Recursos

Materiales y control Patrimonial, validando el cumplimiento a los Artículos 50, 51, 54, 56 y 57 del Decreto de

Austeridad para la Administración Pública Estatal del Estado de Morelos.

III. En general salvo los gastos mencionados en anteriormente, deberán ser firmados por el Director de

Administración, validando el cumplimiento a los lineamientos del Decreto de Austeridad para la Administración

Pública Estatal del Estado de Morelos y en apego al Artículo 29 del Reglamento Interno del Sistema para el

Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.

9. En este campo deberá firmar el Subdirector de Recursos Financieros, una vez revisado que el procedimiento

haya sido entregado al Departamento de Contabilidad de acuerdo a lo señalado en el Manual para la Operación,

Manejo y Control de Fondo Revolvente y otros Gastos.

10. En este campo deberá firma el Director de Administración autorizando la ejecución del gasto.

11. Espacio para sello del Departamento de Contabilidad.

12. Espacio para sello del Departamento de Presupuesto.

13. Espacio para sello del Departamento de Tesorería.

Nota: Deberá entregarse al Departamento de Contabilidad la solicitud de pago debidamente firmada. Únicamente quedando bajo responsabilidad de la Subdirección de Recursos Financieros recabar las firmas del Punto 9 y 10.



Clave: DT-DAF-DC-01

Revisión: 0


.

PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Clave: PR-DAF-DC-02

Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013





Clave: PR-DAF-DC-02

Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento para la Contabilización y Elaboración de Estados Financieros El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001


Clave: PR-DAF-DC-02

Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:

C. Alan Reyes García Jefe del Departamento de Contabilidad

Revisó:


Aprobó



1. Propósito: Elaborar los Estados Financieros de acuerdo a lo establecido por el Consejo de Armonización Contable y a la Ley de Contabilidad Gubernamental, para la correcta difusión de la información financiera-contable. 2. Alcance: Este procedimiento aplica:






Comisaria Sistema DIF 3. Referencias:

Ley General de Contabilidad Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico del Estado de Morelos Código Fiscal de la Federación Art. 29-a Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, III, VI, IX, XIV, publicado en el


Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Contabilidad, elaborar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad del Subdirector/a de Recursos Financieros, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.



5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Estados Financieros: Documentos que plasman la información contable del Sistema DIF Morelos, conformados por el Estado de Situación Financiera, Estado de Actividades, Estado de Flujo de Efectivo y Estado Analítico del Activo. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades


Clave: PR-DAF-DC-02

Revisión: 0

Pág. 4 de 7


Depurar los saldos

incorrectos y realizan

corrección

Póliza de Diario Póliza de Egresos

Transferencias bancarias y cheques

INICIO

Se realiza el Devengado y Ejercido

de Gasto y Póliza Diario y Egreso

2

Recibir las pólizas para contabilizar del


1

¿Están correctas las

conciliaciones?

6

Se verifica que todas las operaciones

financieras realizadas durante el mes estén

debidamente registradas

3

3

7

Conciliaciones Bancarias

Realizar conciliaciones bancarias

4

No

Si


Clave: PR-DAF-DC-02

Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Estados Financieros

Imprimir los Estados Financieros para revisión

10

Estados Financieros firmados

Recabar las firmas en Estados Financieros

FIN

12 5

¿Están correctos los

saldos en Estados

Financieros?

7

T

Balanza de Comprobación

Revisar saldos y movimientos en


7

¿Están correctos los saldos en Balanza de

Comprobación?

Depurar los saldos

incorrectos y realizar

correcciones 9

7

-Estados de Situación Financiera -Estado de Actividades -Estado de Flujo de Efectivo -Estado Analítico del Activo -Estado Analítico de Ingresos Presupuestales -Estado del Ejercicio Presupuestal

8

No

Si

Si

No

11

PROCEDIMIENTO

CONTABILIZACIÓN Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Clave: PR-DAF-DC-02

Revisión: 0

Pág. 7 de 7



(No. de Control)

1

Secretaria

Recibe del Departamento de Tesorería las transferencias y cheques pagados en el mes, así como solicitudes pendientes de pago que afecten el mes a contabilizar para crear provisiones. Turna al responsable de contabilizar la póliza cheque o transferencia, de acuerdo a la cuenta bancaria y tipo de subsidio que corresponda el pago.

Transferencias Bancarias, Cheques

y Solicitudes de pago para Provisión

2

Contador A

Profesionista

Captura la información en el Sistema SCODAP. Realizar el momento presupuestal Devengado de Gasto (generar Contra recibo) y realizar simultáneamente el momento contable mediante una póliza diario. Realizar el momento presupuestal Ejercido y Pagado de Gasto (generar movimiento bancario) y realizar simultáneamente el momento contable mediante una póliza de egresos.

Póliza Diario (contra recibo)

Póliza Egresos

(movimiento bancario)

3 Contador A

Profesionista

Se verifica que todas las operaciones financieras realizadas durante el mes estén debidamente registradas en el sistema de Contabilidad, capturándose aquellas que resulten faltantes (De acuerdo a Paso2).

4

Contador A

Profesionista


Se realizan conciliaciones bancarias, mediante la revisión de la información capturada en el Sistema Contable SCODAP, emitiéndose un Auxiliar Contable de cada cuenta bancaria y comparando contra estado de cuenta y auxiliar del área de tesorería.

Auxiliar Contabilidad

Estado de Cuenta

Conciliación

Bancaria

5

Contador A

Profesionista

Jefe de

Departamento

Si las conciliaciones bancarias son correctas proceder al paso 7, en caso de estar incorrectas ir al paso 6.

6

Contador A

Profesionista

Jefe de

Departamento

Revisa los saldos incorrectos, se identifica información pendiente de ingresar al sistema, se realizan correcciones. Una vez hecho esto regresar al Paso 3.

PROCEDIMIENTO


Revisión: 0

Pág. 7 de 7



(No. de Control)

7 Jefe de

Departamento

Se emite Balanza de Comprobación del Sistema de contabilidad SCODAP, revisando los saldos y movimientos reflejados en balanza y depurando aquellos que presenten errores en captura, saldo contrarios a la naturaleza de la cuenta, saldos irregulares.. Se debe verificar que las cuentas contables cuenten con saldos reales, confiables y actualizados.


8 Jefe de

Departamento

Si la información presentada en Balanza de Comprobación es correcta proceder al paso 10, en caso de estar incorrectas ir al paso 9.

9 Jefe de

Departamento

Revisar las causas por las cuales los saldos en las cuentas contables son incorrectos y realizar correcciones. Una vez hecho esto regresar al Paso 7.

10

Jefes de Departamento (Contabilidad, Presupuesto,

Tesorería)

Subdirector Recursos

Financieros

Imprime Estados Financieros para su revisión y análisis de saldos, así como identificar errores contables y/o información pendiente de capturar en el sistema. Se analizan las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, así como las cuentas de resultado. Se revisan las reducciones o ampliaciones a los presupuestos de ingresos y egresos. Se revisan cuadres presupuestales entre Bancos y Presupuesto.

- - - Estados de Situación Financiera - - - Estado de Actividades - - - Estado de Variación en la Hacienda Publica - - - Estado de Cambios en la Situación Financiera - - - Estado de Flujo de Efectivo - - - Estado Analítico del Activo - - - Estado Analítico de Ingresos Presupuestales - - - Estado Analítico de Egresos Presupuestales

11 Jefe de

Departamento

¿Están correctos los saldos en Estados Financieros? Si están correctos los Estados Financieros se pasa al paso 12, en caso de estar incorrectos regresar al paso 7.

PROCEDIMIENTO


Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1

Estados Financieros


5 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO ELABORACION E INTEGRACION DEL PRESUPUESTO ANUAL DEL

SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013





SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-01

Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Elaboración e Integración del Presupuesto Anual del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001


SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-01

Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:

C.P. Juan José Rodríguez Gómez Jefa del Departamento de Presupuesto

Revisó:


Aprobó



1. Propósito: Dar el panorama verdadero a las Unidades Administrativas del Sistema DIF Morelos al mostrar con precisión en qué se puede gastar su presupuesto; le permite desarrollar un plan por adelantado para satisfacer sus necesidades y decidir que verdaderamente se puede hacer en el año en particular. Su presupuesto le da un plan de gastos a seguir entonces se tendrá la certeza de no gastar más de lo que se tiene presupuestado. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas del Sistema 3. Referencias:

Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción II, IIII, XIII, XXI publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto público del Estado de Morelos. 4. Responsabilidades:

Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Presupuesto elaborar e implementar este procedimiento.

Es responsabilidad del Subdirector/a de Recursos Financieros revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento


Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones:

Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por:

Gastos Proyectados: la cantidad de dinero que se espera gastar en el año fiscal venidero, desglosado en las categorías que se esperan gastar -- salarios, materiales de oficina, bienes, enajenaciones, servicios etc.

Presupuestación: Son las acciones encaminadas a cuantificar monetariamente los recurso humanos y materiales para cumplir con los programas establecidos en un determinado periodo; comprende las tareas de formulación, discusión y aprobación, ejecución, control y evaluación del presupuesto , atendiendo a los lineamientos generales que conforman por parte de las áreas competentes, los criterios y procedimientos a aplicarse para llevarse a cabo.

Presupuesto Asignado: Es el importe destinado a cubrir las erogaciones previstas en programas, proyectos y unidades presupuestarias, necesarias para el logro de los objetivos y metas programadas.

Presupuesto Aprobado: Es el monto total de recursos aprobados a una dependencia o entidad de gobierno estatal, para realizar la liberación de recursos necesarios para sus programas y/o proyectos.

Presupuesto por Programa: Es la técnica presupuestaria que se orienta a la identificación de las actividades desarrolladas por una entidad económica. Pone en especial atención a las acciones que se realizan, más que a los bienes y servicios que se adquieren.

Es un instrumento de administración financiera que presupone la interpretación de los lineamientos que influyen de la planeación. Contiene un conjunto armónico de programas y proyectos que se han de realizar a corto plazo y que permite la racionalización en el uso de recursos al determinar objetivos y metas. Asimismo, permite identificar responsables de programa y establecer las acciones concretas para obtener los fines deseados.

6. Método de Trabajo

6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades


SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-01

Revisión: 0

Pág. 4 de 7


3

Presupuesto de Egresos

Oficio de Requerimiento Presupuestal

4

INICIO

Revisar y analizar el anteproyecto de presupuesto, solicitado por cada dirección del Sistema, se realiza un comparativo con el presupuesto ejercido de cada dirección del ejercicio anterior para asignar presupuesto a cada una de las direcciones de acuerdo a sus necesidades básicas y poder cubrir sus programas establecidos en el POA. En cuanto al capítulo 1000 es en base a lo que solicita la Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal según tabulador y plantilla autorizados

2

Elaborar el Presupuesto de Egresos anual calendarizado para su autorización y validación

Solicitar a las Unidades Administrativas por oficio el Anteproyecto de Presupuesto anual requerido para el

cumplimiento de sus metas y objetivos.

1


SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-01

Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Oficio de Suficiencia Presupuestal.

Convocar a las Unidades

Administrativas para dar a conocer el Presupuesto Autorizado

7

FIN

Se conecta con el procedimiento de la Subdirección de Recursos Financieros

Se envía a la Secretaria de Hacienda de Gobierno del Estado para su aprobación

6

Enviar a la Secretaria de Salud

para su validación correspondiente

Esta correcto el proyecto? 5

5

6

No

Si


SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-01

Revisión: 0

Pág. 6 de 7


Paso Responsable Actividad Documento de

Trabajo (No. de Control)

1

Subdirector/a de Recursos Financieros

(SRF)

Solicita mediante un oficio que elabora la secretaria de la

misma área y la cual hace llegar a las Unidades Administrativas;

Este contendrá el anteproyecto de presupuesto anual requerido para el cumplimiento de sus metas y objetivos.

Oficio de Requerimiento Presupuestal

2

Jefe de

Departamento de

Presupuesto (JDP)

Técnico

Especializado (TE)

Analiza y revisa el anteproyecto de presupuesto solicitado por cada dirección que integra el Sistema DIF Morelos, se

realiza un comparativo con el presupuesto ejercido de cada dirección del ejercicio anterior para asignarle presupuesto de

acuerdo a sus necesidades básicas y poder cubrir sus programas establecidos en el POA. Así mismo en el capítulo

1000 se presupuesta de acuerdo a lo solicitado por la Subdirección de Administración y desarrollo de personal

según su tabulador y platilla autorizados.

3 JDP

Elabora el Presupuesto de Egresos anual calendarizado para su autorización y validación

Presupuesto de Egresos

4 JDP

Envía a la Secretaria de Salud para su validación

correspondiente. Si esta correcto el presupuesto se envía a la secretaria de hacienda para su revisión y aprobación ,de lo contrario se

hacen las modificaciones pertinentes

Anteproyecto de presupuesto

5 JDP Se envía el anteproyecto con as modificaciones a la

Secretaria de Hacienda del Gobierno del Estado para su aprobación

Anteproyecto de presupuesto

6 SRF

Convoca a las Unidades Administrativas para dar a conocer

el Presupuesto Autorizado

Se conecta con el procedimiento de la Subdirección de Recursos Financieros

Con esta actividad da fin el procedimiento

Oficio de Suficiencia Presupuestal


SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-01

Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1

Oficio: Requerido por cada área para sus gastos, (compras, servicios, bienes, enajenaciones etc.) calendarizado.


2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO ELABORACION Y AFECTACION DE LOS TECHOS FINANCIEROS-PRESUPUESTALES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL

SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-02

Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013





SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-02

Revisión: 0

Pág. 2 de 7


Esta es una copia controlada del procedimiento de Elaboracion y Afectacion de los Techos Financieros -Presupuestales de las Unidades Administrativas del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001


SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-02

Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:

C.P. Juan José Rodríguez Gómez Jefe del Departamento de Presupuesto

Reviso:


Aprobó



1. Propósito: Elaborar y afectar el presupuesto de egresos de manera ordena, sistemática y funcional de cada área solicitante (compras, servicios, adquisiciones, enajenaciones, arrendamientos etc.)

2. Alcance:

Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas del Sistema

6. Referencias:

Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos Artículo 29 fracción II, IIII, XIII, XXI publicado en el

Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto público del Estado de Morelos.


Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Presupuesto elaborar e implementar este

procedimiento. Es responsabilidad del Subdirector/a de Recursos Financieros revisar y vigilar el cumplimiento de este

procedimiento Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este

procedimiento. Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento.

8. Definiciones:

Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por:

Techo financiero: Límite máximo del presupuesto que se asigna en un periodo determinado, generalmente un año, a una dependencia o entidad del Gobierno estatal el cual incluye gasto corriente y gasto de inversión. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades


SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-02

Revisión: 0

Pág. 4 de 7


Elaboración del Techo

Presupuestal


Presupuestal

Oficio de solicitud de Techo Presupuestal

INICIO

Enviar para su revisión a la


3

Recibir mediante un oficio la solicitud del techo presupuestal. Mediante el

cual las áreas solicitan el ejercicio de su presupuesto para el pago de

(servicios, compras, adquisiciones, etc.)

1

Elaborar y asignar la partida de gasto en el o los mes de afectación y origen del Recurso, se firma por el Jefe del

depto. de Presupuesto. Y se apeguen a los montos establecidos

2

Después de revisión de la Subdirección de la Recursos Financieros, se envía a la Dirección de Administración y Finanzas para la autorización de la firma del techo

4

Elaboración del Techo Presupuestal

Enviar al Depto. de Presupuesto para que este se encargue de entregarlo al área que lo solicito, así como entregar copia al área de Jurídico, si es que así

se requiere para la elaboración de contratos.

5

FIN


SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-02

Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

Profesionista

Recibe mediante un oficio la solicitud del techo presupuestal. Mediante el cual las áreas solicitan el ejercicio de su presupuesto para el pago de (servicios, compras, adquisiciones, etc.)

Oficio de Solicitud de Techo Presupuestal

2

Profesionista y Técnico

Especializado

Elabora y asigna partida presupuestal de gasto en el o los meses de afectación y origen del Recurso, se Firma por el jefe de departamento de presupuesto, así mismo se apeguen a los montos establecidos para el procedimientos correspondiente y en apego a las reglas de operación y convenios de coordinación.


3 Jefe de Oficina

Envía para su revisión a la Subdirección de Recursos Financieros.


Presupuestal

4 Profesionista

Después de revisión de la Subdirección de Recursos Financieros ,se envía a la Dirección de Administración y Finanzas para la autorización de la firma del techo


5

Después de reunir las firmas correspondientes regresar al área de Presupuesto para que este se encargue de entregarlo al área que lo solicito, así como entregar copia al área jurídica. Se conecta con el procedimiento de Afectación Presupuestal de Pago de servicios, Requisiciones de compra, Gastos Erogados etc. Con esta actividad da fin el procedimiento.


Presupuestal


SISTEMA DIF MORELOS

Clave: PR-DAF-DP-02

Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1

Oficio de Techo Presupuestal


5 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO AFECTACION PRESUPUESTAL DE PAGO DE SERVICIOS,

REQUERIMIENTOS DE COMPRAS, GASTOS A COMPROBAR,GASTOS EROGADOS, FONDOS REVOLVENTES ETC

Clave: PR-DAF-DP-03

Revisión: 0

Pág. 1 de 8


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013






Clave: PR-DAF-DP-03

Revisión: 0

Pág. 2 de 8

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de de afectación presupuestal de pago de servicios, requerimientos de compras, gastos a comprobar, gastos erogados, fondos revolventes etc. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Clave: PR-DAF-DP-03

Revisión: 0

Pág. 3 de 8

Elaboró:


Revisó:


Aprobó



1. Propósito: Asignar las partidas del gasto de acuerdo a lo establecido en el Presupuesto de Egresos aprobado para el ejercicio presupuestal correspondiente de todas y cada una de las Unidades Administrativas que integran el Sistema Integral de la Familia para el Estado de Morelos, de forma calendarizada, con el propósito de optimizar la aplicación de los recursos que ejercen las áreas que integran el (DIF) para su aplicación y cumplimiento de metas y objetivos institucionales. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas que integran el Sistema DIF del Estado de Morelos. 3. Referencias:



Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Presupuesto, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad de la Subdirector/a de Recursos Financieros, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.


Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Clasificación Económica del Gasto: Es el elemento de la programación presupuestaria que permite identificar cada renglón de gasto según su naturaleza económica, corriente o de capital: los gastos corrientes no aumentan los activos del Estado, mientras que los de capital son aquellos que incrementan la capacidad de producción, como la inversión física directa y las inversiones financieras propiamente dichas. Esta distribución permite medir la influencia que ejerce el gasto público en la economía.

Clasificador por Objeto del Gasto: Es el listado ordenado, homogéneo y coherente que permite identificar los bienes y servicios, que el sector público demanda para desarrollar sus acciones, agrupándolas en capítulos, conceptos y partidas presupuestales. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Clave: PR-DAF-DP-03

Revisión: 0

Pág. 4 de 8


“solicitud de pago “

Asignar subsidio y partida, y se registra

precompromiso y compromiso en el sistema contable gubernamental.

Para afectación Presupuestal

“Solicitud de Pago (Formatos autorizados en

el manual para la operación, control,

manejo y operación de fondo revolvente y otros

gastos).

5

INICIO

4

Recibir formato de “Solicitud de pago del

área de contabilidad para asignación presupuestal”:

1

Asignar número de folio y registrar en base de

datos correspondiente según Registrar y asignar número de folio y registra la solicitud en

el sistema de tramité para el ejercicio del presupuesto.

3

Verificar suficiencia

presupuestal Se

Reasignan

2

No

No



Clave: PR-DAF-DP-03

Revisión: 0

Pág. 5 de 8

Solicitud de Transferencia Presupuestal


Formatos transferencias presupuestales


Verificar si alguna partida no cuenta con suficiencia presupuestal, se asigna suficiencia presupuestal considerando presupuesto por ejercer del mismo capítulo, sin embargo si no se cuenta con suficiencia presupuestal en el capítulo se solicitara el formato ”Solicitud de Transferencias Presupuestales”.

Realizar la reasignación o la transferencia según sea el caso para poder realizar la captura del gasto en el programa de contabilidad y poder seguir con el trámite correspondiente

6

Realizar en Excel la caratula de autorización de transferencia y se solicita la firma de la Subdirección de Recursos Financieros el Vo.Bo. de la Dirección de Administración y Finanzas y la autorización de Dirección General.

7

FIN

Someter a la aprobación de Junta de

Gobierno autorización de transferencia presupuestal, se realiza su aprobación y se

envía a la Secretaria de Hacienda, solicitando la autorización de dichas

transferencias para poder tener el respaldo de dicha institución, como se especifica en el

decreto de austeridad

Realizar la afectación presupuestal con el programa de contabilidad gubernamental de acuerdo al gasto, con su respectiva partida,

originando un pre compromiso y compromiso y después se entrega al área de Tesorería

para su debido pago.

8

9

5



Clave: PR-DAF-DP-03

Revisión: 0

Pág. 6 de 8



(No. de Control)

1 Profesionista Recibe formato de “Solicitud de pago” mediante el cual las areas

administrativas solicitan el ejercicio de su presupuesto para el pago de bienes, servicios u otros pagos.

“Solicitud de pago”

2 Técnico

Especializado Verifica la suficiencia presupuestal del gasto, si tienen pasa para su debido tramite, de lo contrario se le reasigna de otra partida

“Solicitud de pago “

3 Profesionista

Técnico Especializado

Asigna número de folio y se registra en base de datos correspondientes, para su debido trámite para el ejercicio

presupuestal.

“Solicitud de pago”

4


Se asigna subsidio, partida y se registra en el programa de contabilidad Gubernamental para generar un pre compromiso y

compromiso “Solicitud de pago “

5 Técnico

Especializado

Verificar si alguna partida no cuenta con suficiencia presupuestal, se asigna suficiencia presupuestal considerando presupuesto por

ejercer del mismo capítulo, sin embargo si no cuenta con suficiencia presupuestal en el capítulo, se solicitara el formato de

“solicitud de transferencia presupuestales “

6 JDP


Se realiza la reasignación o transferencia según sea el caso para poder realizar la captura del gasto en el programa de contabilidad

y poder seguir con el trámite correspondiente

Formatos Transferencias Presupuestales

7 JDP


Se realiza en Excel la caratula de autorización de transferencia y se solicita la firma de la Subdirección de Recursos Financieros,

EL Vo.Bo. de la Dirección de Administración y Finanzas y la Autorización de Dirección General.


8

Subdirectora de Recursos Financieros

Someter aprobación de junta de gobierno autorización de transferencia presupuestal, se realiza su aprobación y se envía a la Secretaria de Hacienda ,solicitando la autorización de dichas transferencias para poder tener el respaldo de dicha institución

como se especifica en el decreto de austeridad


9

Técnico

Profesional Jefe de Oficina

Se realiza la afectación presupuestal con el programa de contabilidad gubernamental de acuerdo al gasto, con su

respectiva partida, originando un pre compromiso y compromiso y después se entrega al área de Tesorería para su debido pago.


Solicitud de Pago



Clave: PR-DAF-DP-03

Revisión: 0

Pág. 8 de 8



1

Oficio de Transferencia Presupuestal


5 Años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO PAGO DE SOLICITUDES EN TESORERIA

Clave: PR-DAF-DTIP-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013






Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de pago de Solicitudes en Tesorería El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:

C.P. Félix Alberto García García Jefe de Departamento de Tesorería e

Ingresos Propios

Revisó:


Aprobó



1. Propósito: Realizar los pagos Asignados por las partidas del gasto de acuerdo a lo establecido en el Presupuesto de Egresos aprobado para el ejercicio presupuestal correspondiente de todas y cada una de las Unidades Administrativas que integran el Sistema Integral de la Familia para el Estado de Morelos , con el propósito de optimizar la aplicación de los recursos que ejercen las áreas que integran al Sistema DIF del Estado de Morelos para su aplicación y cumplimiento de metas y objetivos institucionales. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas que integran el Sistema DIF del Estado de Morelos. 3. Referencias:



Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Tesorería e Ingresos Propios, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad de la Subdirector/a de Recursos Financieros, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.


Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Solicitud de pago: Al formato elaborado y requisitado por el área administrativa y el área operativa del cual emite dicho documento. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 0

Pág. 4 de 7

Base de datos


Solicitud de pago

6

INICIO

Verificar que los datos del formato mencionado sean

correctos ya que la documentación soporte que

justifica el gasto ya fue revisada por el área de

Contabilidad

2

Se captura en base de datos de Tesorería y se le asigna

un folio.

5

Recibir formato de “Solicitud de pago” del area de

Presupuesto

1

Regresar el trámite al departamento de

Contabilidad para solicitar al área correspondiente la

documentación que le haga falta.

¿Cumple con los requisitos?

FIN



Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Cheque y Póliza

Comprobante de pago

Se capturan los datos bancarios del beneficiario en el portal del banco que corresponda.

11

Se verifica que la cuenta bancaria de

donde saldrá el recurso tenga saldo disponible para poder ejecutar el

pago

6

Se elabora el cheque con los datos

correspondientes y se verifican que sean

correctos

7

FIN

¿Qué método de pago se utilizará?

Se manda a firma de Dirección de

Administración y Finanzas y

posteriormente de Dirección General

8

Se notifica al beneficiario para que

recoja su cheque en las oficinas de la tesorería.

9

Se entrega el cheque al beneficiario, el cual debe presentar una identificación oficial vigente y firmar de conformidad en la

póliza. 10

Se ejecuta el pago, se imprime el comprobante del mismo y se notifica a quien corresponda.

12

FIN

Transferencia

Cheque



Revisión: 0

Pág. 7 de 7



(No. de Control)

1

Secretaria (S)

Recibe formato de “Solicitud de pago” del area de Presupuesto

“solicitud de pago”

2

Secretaria (S)

Contador (C)

Verifica que los datos del formato mencionado sean correctos ya que la documentación soporte que justifica el gasto ya fue revisada por el área de contabilidad la cual verifica que cumpla con los requisitos fiscales vigentes.

“solicitud de pago “

3

Jefe de Departamento de Tesorería e

Ingresos Propios

(JDTeIP)

¿Cumple con los requisitos? Si la respuesta es NO, pasa a la actividad 4. Si la respuesta es SI, pasa a la actividad 5.

4 S Regresa al área de Contabilidad para la documentación que le haga falta a la solicitud de Pago.

5 S Captura en base de datos en tesorería y se le asigna un folio para llevar un control interno

“base de datos”

6 C Verifica que la cuenta bancaria de donde saldrá el recurso tenga saldo disponible para poder ejecutar el pago.

8 JDTeIP

¿Qué método de pago se utilizará? TRANSFERENCIA pasa a actividad no. 11 CHEQUE pasa a actividad no. 7

7 S Elabora el cheque con los datos correspondientes y se verifican que sean correctos

“Cheque póliza“

8 S Manda a firma de Dirección de Administración y Finanzas y posteriormente de Dirección General

9 S Notifica al beneficiario para que recoja su cheque en las oficinas de la tesorería

10 S Entrega el cheque al beneficiario, el cual debe presentar una identificación oficial vigente y firmar de conformidad en la póliza.

11 JDTeIP Captura los datos bancarios del beneficiario en el portal del banco que corresponda.

12 JDTeIP

Ejecuta el pago, se imprime el comprobante del mismo y se notifica a quien corresponda. Con esta actividad se da fin al procedimiento.

“Comprobante de pago”



Revisión: 0

Pág. 7 de 7



1

Solicitud de Pago


Propios

5 Años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO RECEPCION DE INGRESOS (CUOTAS Y REINTEGROS)


Revisión: 0

Pág. 1 de 6


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013






Revisión: 0

Pág. 2 de 6

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de recepción de ingresos (cuotas y reintegros). El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001



Revisión: 0

Pág. 3 de 6

Elaboró:

C. Félix Alberto García García Jefe de Departamento de Tesorería e

Ingresos Propios

Revisó:


Aprobó



1. Propósito: Concentrar y administrar los ingresos percibidos por concepto de cuotas de recuperación de las diferentes aéreas correspondientes. También los reintegros en efectivo que corresponde al recurso no operado 2. Alcance:

Este procedimiento aplica a todas las unidades operativas y administrativas del Sistema 3. Referencias:

Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos artículo 29 fracción I, XV y XXX, publicado en el


Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de Tesorería e Ingresos Propios, elaborar,

implementar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la Subdirector/a de Recursos Financieros, revisar y vigilar el cumplimiento de

este procedimiento. Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este


4. Definiciones:

Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: RECIBO OFICIAL: Documento con validez fiscal utilizado como comprobante para la recepción de ingresos 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades



Revisión: 0

Pág. 4 de 6

No

Si

Base de datos


INICIO

Verificar que la cantidad depositada y el número de cuenta sea el correcto y que correspondan a sus papeles de trabajo

2

Capturar toda la información requerida en la base de datos

utilizada específicamente para recepción de ingresos.

3

Recibir las fichas de depósito correspondientes, legibles, pegadas en hojas tamaño

carta y ordenadas de manera ascendiente conforme a la

fecha de depósito

1

Se emite el comprobante fiscal

(CFDI) y se le entrega al responsable.

4

FIN

Se devuelve al área correspondiente

¿La información es

correcta? FIN

Papeles de trabajo del área

correspondiente

Fichas de Deposito

Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)



Revisión: 0

Pág. 5 de 6



(No. de Control)

1 Contador

(C)

Recibir las fichas de depósito correspondientes, legibles, pegadas en hojas tamaño carta y ordenadas de manera

ascendiente conforme a la fecha de depósito

Fichas de Deposito

Papeles de trabajo del área correspondiente

2 C Verifica que la cantidad depositada y el número de cuenta sea el

correcto y que correspondan a sus papeles de trabajo.

3 C

Captura toda la información requerida en la base de datos utilizada específicamente para recepción de ingresos, con la que a partir de esta, se elabora un recibo oficial (CFDI), se imprime,

se firma y sella.

En caso de requerirlo, se adjunta y se envía de manera electrónica por correo

Base de datos

4

Jefe de Departamento de Tesorería e

Ingresos (JDTeIP)

Se le entrega al responsable el comprobante fiscal (CFDI).


Comprobante Fiscal Digital por Internet

(CFDI)

PROCEDIMIENTO DE RECUPERACION DE ADEUDOS DE LOS PROGRAMAS

ALIMENTARIOS


Revisión: 0

Pág. 1 de 6



1

Papeles de Trabajo


Propios

5 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno


ALIMENTARIOS


Revisión: 0

Pág. 1 de 6


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013





ALIMENTARIOS


Revisión: 0

Pág. 2 de 6


Esta es una copia controlada del Procedimiento de Recuperación de Adeudos de los Programas Alimentarios. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Dirección de Sistemas Alimentarios y Nutrición Subdirección Jurídica

001

002


ALIMENTARIOS


Revisión: 0

Pág. 3 de 6

Elaboró:

C. Félix Alberto García García Jefe del Departamento de Tesorería e

Ingresos Propios

Revisó:

Lic. Elena Nohemí Reza Reza Subdirectora de Recursos Financieros

Aprobó

C. Simón Andrés Medina Delgadillo Dirección de Administración y Finanzas


1. Propósito: Llevar a cabo un control, tomando medidas preventivas, evitando la acumulación de adeudos incobrables por concepto de cuotas de recuperación de los Programas Alimentarios. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a la Dirección de Administración y Finanzas, Subdirección de Recursos Financieros, Departamento de Tesorería e Ingresos Propios, a la Dirección de Sistemas Alimentarios y Nutrición y a la Subdirección Jurídica del Sistema DIF para el Estado de Morelos. 3. Referencias:

Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 46 publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.


Es responsabilidad del Jefe/a del Departamento de Tesorería e Ingresos Propios, elaborar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad del Subdirector/a de Recursos Financieros, revisar, implementar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.

Es responsabilidad del Director/a de Administración y Finanzas, aprobar la aplicación de este procedimiento.

Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. 5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: DAyF.- Dirección de Administración y Finanzas DSAyN.- Dirección de Sistemas Alimentarios y Nutrición. DTeIP.- Departamento de Tesorería e Ingresos Propios. PA.- Programas Alimentarios.



ALIMENTARIOS


Revisión: 0

Pág. 4 de 6

Registro Programación de Visitas.

Registro Programación de Visitas.

Oficio de Adeudo

Bitácora Registro de Visitas

Oficio de Adeudo Bitácora Registro

de Vistas

Se le notifica el adeudo mediante oficio y se registra en bitácora el motivo del porque no paga.

¿El beneficiario pago su adeudo?

5

INICIO

Analizar los adeudos que reflejan las bases de datos

1

Realizar Gestión de cobranza vía telefónica.

Realizar programación semanal para cobranza foránea

3

Salidas a los distintos municipios para la recuperación de cuotas y notificar adeudos.

4

Se registra el pago en las bases de datos para disminuir el adeudo.

Se archivan los documentos que sirven de evidencia de gestión de cobro.

Se envía semanalmente las bases de datos actualizadas al área de Nutrición y Abasto.

2

2

9

FIN


No

Si


ALIMENTARIOS


Revisión: 0

Pág. 5 de 6

6.2 Descripción de actividades


(No. de Control)

1


(AE)

Recibe la conciliación y los recibos de distribución Viene de la Dirección de Sistemas Alimentarios y Nutrición. (DSAyN)

Conciliación de la

Distribución Mensual Recibo de distribución

del insumo Bitácora

2

AE

Realiza la revisión de la conciliación contra los recibos de distribución de los Programas Alimentarios.

Conciliación de la Distribución Mensual Recibo de distribución

del insumo

3

AE

¿La conciliación y los recibos de distribución son correctos? Si la respuesta es No, pasa a la actividad 4. Si la respuesta es Si, pasa a la actividad 5.

4

AE

Realiza las observaciones y regresa la conciliación a la DSAyN para su corrección, regresa a la actividad núm. 1

Conciliación y recibo de distribución del insumo

5

AE

Regresa una conciliación original revisada a la DSAyN y la otra conciliación original se archiva.

Conciliación y recibo de distribución del insumo

6

Auxiliar Administrativo (AA) y Jefe de Brigada

(JB)

Captura la información de los recibos distribución en las bases de datos.

Recibo de distribución de insumo de los

Programas Alimentarios

7

AE y AA

Envía mensualmente cartas de adeudo de los Programas alimentarios a la DSAyN para su distribución por medio del proveedor.

Cartas de adeudo

8

AE

Envía semanalmente las bases de adeudos a los Departamentos de Desayunos Escolares y Abasto.

Adeudos

9

AE, AA y JF

Lleva a cabo una revisión de los adeudos y hacer solicitudes de pago vía telefónica y por e- mail.

Registro de Adeudos, control de llamadas e impresión de los e-

mails.

10

AE, AA y JB

¿El beneficiario pago su adeudo? Si la respuesta es No, pasa a la actividad 11 Si la respuesta es Si, pasa a la actividad 12

11

AE, AA y JB

Informa al beneficiario de los programas alimentarios vía telefónica o por e- mail, que se le visitara en su institución para que liquide su adeudo.

Carta de adeudo Registro de solicitudes de pago vía telefónica y

por e-mail.

12

AE

Informa mediante oficio a la DAyF, DSAyN y a la Subdirección Jurídica el resultado de las actividades realizadas. Se conecta con los procedimientos de la DSAyN y SJ.

Oficio

13

AE

Elabora el Informe mensual de las cuotas de recuperación y adeudos de los Programas Alimentarios y lo archiva. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Informe mensual de las cuotas de recuperación y de los adeudos de los Programas Alimentarios


ALIMENTARIOS


Revisión: 0

Pág. 6 de 6



1 2 3

Cartas de adeudo Registro de requerimientos de pago vía telefónica, de los Programas Alimentarios. Visitas a las Instituciones beneficiarias de los Programas Alimentarios con adeudo.


Propios

Departamento de Tesorería e Ingresos Propios


Propios

2 años

2 años

2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

2

3

Cartas de adeudo Registro de requerimientos de pago vía telefónica, de los Programas Alimentarios. Visitas a las Instituciones beneficiarias de los Programas Alimentarios con adeudo.

FO-DFA-DTIP-01 FO-DFA-DTIP-02 FO-DFA-DTIP-03

FORMATO CARTA DE ADEUDO DE LOS PROGRAMAS ALIMENTARIOS

Clave: FO-DAF-DTIP-01

Revisión: 0


fecha.

PRIM. LUIS DONALDO COLOSIO

LOCALIDAD DE EL CAMPANARIO

MUNICIPIO DE JIUTEPEC

Sirva el presente para enviarle un cordial saludo, así mismo solicito su invaluable apoyo para realizar el pago por

concepto de cuotas de recuperación del Programa de Desayunos Escolares Fríos, en las oficinas del Depto. de Tesorería

e Ingresos Propios del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos, ubicadas en calle las

Quintas núm. 115, Col. Cantarranas C.P. 62468, Cuernavaca Morelos.

O en su caso realizar el pago en la cta. 0193001245 de Bancomer con la clave referenciada que lleva consigo el recibo de

distribución por la cantidad que se especifica a continuación, con fecha de corte 27 de Mayo del presente año.

CLAVE DIF CICLO ESCOLAR TOTAL DE ADEUDO

Lo anterior como una medida de carácter preventiva y a manera de supervisión en los adeudos de las Instituciones

beneficiarias del Programa de Desayunos Escolares Fríos y en apego en lo establecido por el art. 29 fracción XV del

Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.

Así mismo quedando a sus órdenes en el teléfono 314 10 10 ext. 109.

Sin más por el momento, me despido de Usted.

ATENTAMENTE

DIRECTOR DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

C.c.p.- Archivo.

Dependencia: Sistema DIF Morelos

Área: Depto. De Tesorería e Ingresos

Propios

Núm. de Oficio:

FORMATO REGISTRÓ DE REQUERIMIENTOS DE PAGO VÍA TELEFÓNICA, DE

LOS PROGRAMAS ALIMENTARIOS.


Revisión: 0


DEPARTAMENTO DE TESORERIA E INGRESOS PROPIOS

NOMBRE DEL ENLACE

TELEFONO CLAVE DIF MUNICIPIO INSTITUCION LOCALIDAD TOTAL DE ADEUDO

FECHA

ELABORO

NOMBRE

FIRMA

_________________________________

______________________________

FORMATO REGISTRÓ DE REQUERIMIENTOS DE PAGO VÍA TELEFÓNICA, DE

LOS PROGRAMAS ALIMENTARIOS.


Revisión: 0


DEPARTAMENTO DE TESORERIA E INGRESOS PROPIOS

NOMBRE DE LA INSTITUCION CLAVE

DIF MUNICIPIO

NOMBRE Y FIRMA DE LA PERSONA QUE RECIBE

SELLO DE LA ESCUELA

ELABORO:

REVISO:

PROCEDIMIENTO ASESORÍA EN LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Clave: PR-DAF-SPE-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 10


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013

1 3-9 Actualización del procedimiento Actualización del Manual de

Políticas y Procedimientos 12/Septiembre/2014

2 Todas Revisión Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos

03/Agosto/2015





Revisión: 0

Pág. 2 de 10


Esta es una copia controlada del procedimiento de Asesoría en la Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001




Revisión: 0

Pág. 2 de 10

Elaboró:

L.A. Jesús Hernández Altamirano Jefe del Departamento de Planeación,

Profesionalización y Vinculación Municipal

Revisó:

Lic. Daniel Bustamante Pérez Subdirector de Planeación Estratégica

Autorizó



1. Propósito: Asesorar a las Unidades Administrativas del Sistema DIF Morelos, para la elaboración y/o actualización de Manuales Administrativos, con calidad y de una forma de trabajo unificada; optimizando tiempos de asesoría y enfatizando en el cumplimiento de las actividades programadas. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:



Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 24 fracción XVIII, y artículo 29 fracción X, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.

Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas 2013 4. Responsabilidades:

Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Planeación y Profesionalización, elaborar, implementar y mantenerlo actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad de el/la Subdirector de Planeación Estratégica, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.



Organismos Auxiliares: Son las Entidades de la administración pública paraestatal, que conducen sus actividades en forma programada y con sujeción a las disposiciones del Plan Estatal de Desarrollo, a la Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos, a su decreto o ley de creación, a los programas sectoriales correspondientes, así como a las políticas y lineamientos de coordinación de la Secretaría o Dependencia a la cual estén sectorizados.

Apartados: Serie de párrafos que se encuentran seccionados dentro de los manuales administrativos y que consideran asuntos por separado, abarca desde la portada hasta la colaboración.

Asesoría: Dar consejo en la elaboración y/o actualización de manuales administrativos.

Enlace Designado/a: Servidor/a Público/a designado/a por la/el Titular de la Unidad Administrativa, para apoyar en la elaboración y/o actualización de manuales administrativos de dicha unidad.

Manual Administrativo: Se refiere al manual de organización, y/o al manual de políticas y procedimientos.

Manual de Organización: Documento que contiene información detallada acerca de las atribuciones, marco jurídico–administrativo, estructura orgánica, organigrama, misión y visión, así como funciones principales.

Manual de Políticas y Procedimientos: Documento que contiene información acerca de las políticas, procedimientos que operara cada unidad administrativa.

Metodología: Es un conjunto de métodos para la elaboración y/o actualización de manuales administrativos. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades




Revisión: 0

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Guía para la Elaboración de Manuales

Administrativos IT-DAF-SPE-01

Formatos para Manuales

Administrativos Metodología

Plan de Trabajo S/C

INICIO

Planear los trabajos relacionados con la

elaboración y/o actualización de los

Manuales Administrativos

1

Formatos para Manuales

Administrativos FO-DAF-SPE-01

Elaborar los formatos para la elaboración y/o

actualización de los Manuales

Administrativos

2

6

Aprobar los formatos de los Manuales

Administrativos y la metodología (Guía para

elaborar Manuales Administrativos)

3

Convocar a las/los Enlaces Designados

vía telefónica o correo electrónico, para que asistan a una reunión

de trabajo

5

Oficio

Solicitar por oficio el Nombre del Enlace

designado por Dirección

4

Guía para la Elaboración de Manuales





Revisión: 0

Pág. 5 de 10

FO-DAF-SPE-01 IT-DAF-SPE-01


O -1

Oficio

O -1


Minuta de Trabajo Lista de Asistencia



Oficio

Minuta de Trabajo

Asesorar a los enlaces designados con

respecto a los formatos, análisis de riesgos y

metodología para elaborar los Manuales

Administrativos, establecer Minuta de

Trabajo y firmarla 6

Recibir por oficio los Manuales

Administrativos y lo turna para su revisión

Dar seguimiento a las actividades y fechas establecidas en la Minuta de Trabajo.

7

8

Recibir y revisar que los apartados que

integran los Manuales Administrativos se

apeguen a la metodología elaborada

para tal fin 9


O

Emitir las observaciones realizadas a los apartados de los

Manuales Administrativos a través de oficio y


11

Se brinda asesoría a las diferentes Unidades Administrativas del Sistema previa solicitud la cual puede ser: de forma verbal, por correo electrónico, vía telefónica, por oficio.

10




Revisión: 0

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Oficio

O -1


Oficio

O-1



Recibir los Manuales

Administrativos para

revisión final de

acuerdo a la asesoría y

metodología

establecida

Iniciar el proceso de autorización de los



O -1

Fotocopiar los Manuales

Administrativos y enviar copia a las

Direcciones por medio de oficio

FIN

11

Integrar los Manuales Administrativos originales, por Dirección para

someterlos a Junta de Gobierno para su

aprobación

12

13

T

14




Revisión: 0

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(No. de Control)

1

Jefe del Departamento de

Planeación, Profesionalización y

Vinculación Municipal (JDPPVM)

Planea los trabajos relacionados con la elaboración y/o actualización de los Manuales Administrativos considerando los tiempos para la elaboración y/o actualización de los Manuales Administrativos del Sistema para el Desarrollo Integral para la Familia del estado de Morelos.

Plan de Trabajo

S/C

2

JDPPVM

Elabora los formatos para la elaboración y/o actualización de los Manuales Administrativos y Guía para la Elaboración de Manuales Administrativos del Sistema DIF Morelos, considerando la metodología y los formatos utilizados por la Dirección General de Desarrollo Organizacional

Formatos para


FO-DAF-SPE-01 Guía para la

Elaboración de Manuales


3


(SPE)

Aprueba los formatos de los Manuales Administrativos y la metodología que será utilizada al interior del Sistema DIF Morelos.


4

SPE

Solicita por oficio el Nombre del Enlace designado por la Dirección, Nota: El oficio se envía a las/los Titulares de cada Dirección, con copia dirigida al Órgano de Control Interno para su conocimiento La/el Enlace debe cumplir el siguiente perfil:

Experiencia: Haber participado anteriormente en este proceso de elaboración de Manuales administrativos.

Conocimientos: Microsoft Office (Word) y procedimientos clave.

Habilidades: interpretación de información, manejo de estrategias y sentido de responsabilidad

Oficio

5

JDPPVM

Convoca a las/los Enlaces Designados por vía telefónica o correo electrónico, para que asistan a una reunión de trabajo En la convocatoria se establece el lugar, fecha y designado horario de la reunión la cual se realiza en común acuerdo con el enlace designado.




Revisión: 0

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(No. de Control)

6

JDPPVM

Asesora a los enlaces designados con respecto a los formatos, análisis de riesgos del Sistema de Evaluación de Control Interno “SECI” considerando los ordenamientos jurídicos y demás normatividades aplicables y metodología para elaborar los Manuales Administrativos apoyándose en el instructivo de trabajo, explica el trámite que deben seguir, entrega los archivos y le solicita al Enlace se registre en la lista de asistencia. Una vez realizada la difusión se establece la Minuta de Trabajo en común acuerdo para llevar a cabo la elaboración y/o actualización de los Manuales y en la cual se recaban las firmas correspondientes. Nota: La Minuta de Trabajo original se conservara en el Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal y se proporciona copia al Enlace


Minuta de Trabajo Lista de Asistencia

7

JDPPVM

Da seguimiento a las actividades y fechas establecidas en la Minuta de Trabajo. En la Minuta de trabajo se puede identificar el estado que guarda la elaboración y/o actualización de manuales administrativos, como parte del seguimiento y medición del procedimiento. En este formato se puede demostrar el avance del procedimiento para alcanzar el resultado planificado, es decir, muestra el desarrollo de las actividades, esto sirve para detectar áreas de oportunidad.

Minuta de Trabajo

8

Auxiliar de Compras

(AC)

Recibe por oficio los Manuales Administrativos y lo turna al Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal para su revisión

Oficio Manuales

Administrativos

9

JDPPVM

Recibe y revisa que los apartados que integran los Manuales Administrativos se apeguen a la Metodología (Formatos Guía para la Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos), con el propósito de unificar los criterios.

Manuales Administrativos FO-DAF-SPE-01 IT-DAF-SPE-01

10

JDPPVM

Emitir las observaciones realizadas a los apartados de los Manuales Administrativos a través de oficio y Listado de Verificación, indicando los apartados que cumplen con la metodología y las observaciones. Nota: Se brinda asesoría a las diferentes Unidades Administrativas del Sistema previa solicitud la cual puede ser: de forma verbal, por correo electrónico, vía telefónica, por oficio.


Oficio Listado de Verificación

S/C




Revisión: 0

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(No. de Control)

11

JDPPVM

Recibe los Manuales Administrativos para revisión final de acuerdo a la metodología establecida y verificando que la Unidad Administrativa haya realizado las correcciones realizadas en la

Oficio

Manuales

Administrativos

12

JDPPVM

Inicia el proceso de autorización de los Manuales

Administrativos, a través de los enlaces designados para agilizar el tiempo de respuesta. En el Manual de Organización se recabaran firmas en la hoja de autorización y en la Hoja de Colaboración En el Manual de Políticas y Procedimientos, se recabaran firmas en la Hoja de Autorización, hoja número tres de cada procedimiento (propósito, alcance, referencias etc.) y Hoja de Colaboración.

Manuales

Administrativos

13

JDPPVM

Integra los Manuales Administrativos originales, en carpetas por Dirección, para facilitar su identificación y accesibilidad a dichos documentos y para someterlos a Junta de Gobierno para su aprobación

Manuales

Administrativos

14

JDPPVM

Fotocopia los Manuales Administrativos y envía copia a las Direcciones por medio de oficio para su resguardo, difusión, consulta y distribución a las diferentes áreas que la integran. Los Manuales Administrativos originales quedan bajo resguardo en la Subdirección de Planeación Estratégica. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Oficio





Revisión: 0

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7. Registros de Calidad y Equidad de Género:


1

Formatos para Manuales Administrativos FO-DAF-SPE-01

Jefe de Departamento de Planeación,


1 Año

2 Guía para la Elaboración de Manuales Administrativos IT-DAF-SPE-01

Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal

1 Año

3 Oficio S/C


1 Año

4 Minuta de Trabajo S/C Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal

1 Año

5 Lista de Asistencia S/C


1 Año

6 Listado de Verificación S/C


1 Año

7 Manuales Administrativos


2 Años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Formatos para Manuales Administrativos

FO-DAF-SPE-01

2 Guía para la Elaboración de Manuales Administrativos

IT-DAF-SPE-01

3 Lista de Asistencia

S/C

4 Minuta de Trabajo S/C

5 Listado de Verificación S/C

FORMATO

MANUAL DE ORGANIZACIÓN



Revisión: 0


Manual de Organización Sistema para el Desarrollo Integral de

la Familia del Estado de Morelos

Cuernavaca, Mor., a xx de Mes de 20XX

FORMATO




Revisión: 0


II.-CONTENIDO


Portada I

Contenido II

Autorización III

Introducción IV

Antecedentes Históricos V

Marco Jurídico – Administrativo VI

Atribuciones VII

Misión y Visión VIII

Organigrama IX

Estructura Orgánica X

Funciones Principales XI

Directorio XII

Colaboración XIII

FORMATO




Revisión: 0


III.-AUTORIZACIÓN

Se expide el presente Manual de Organización del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento, y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal, con fundamento en los siguientes ordenamientos jurídicos: - Artículo 47 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos; publicado en el



Remítase el presente Manual de Organización, al Órgano de Gobierno para su Aprobación.

____________________________________________ Nombre

Director/a General

REVISÓ

____________________________________________ Nombre

Director/a Área

APROBÓ

Artículo 24 fracción XVIII, y Artículo 29 fracción X del Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.

____________________________________________ Nombre

Director/a de Administración y Finanzas

VISTO BUENO

____________________________________________ Nombre

Subdirector/a de Planeación Estratégica

Fecha de Autorización: xx de Mes de 20xx

Número de Páginas: (XXXX)

FORMATO




Revisión: 0


IV.-INTRODUCCIÓN

Ejemplo

El presente Manual de Organización del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia, es un instrumento

técnico–administrativo que tiene como finalidad cumplir lo estipulado en la Ley de Asistencia Social y

Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos y el Reglamento Interno del Sistema para el

Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos.

Este documento nos proporciona información sobre la estructura orgánica del Organismo, establece los

niveles jerárquicos, indica las funciones y responsabilidades inherentes a las áreas constitutivas evitando

duplicidad u omisiones de las mismas, propiciando la uniformidad en el trabajo y con ello facilitar la inducción

del personal de nuevo ingreso al puesto, contribuye en el uso racional de los recursos humanos, financieros

materiales y tecnológicos, además apoya las auditorías internas de los órganos de control.

El Manual de Organización está integrado por los siguientes apartados: autorización, antecedentes históricos,

marco jurídico–administrativo, atribuciones, misión y visión, estructura orgánica, organigrama, funciones

principales y colaboración.

Al interior de cada Unidad Administrativa del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia Morelos, se

elaboran Manuales de Organización, con el propósito de facilitar el cumplimiento a las funciones

encomendadas.

FORMATO




Revisión: 0


V.-ANTECEDENTES HISTORICOS

Ejemplo En la historia del México moderno se observan dos etapas de la política asistencial: la primera desde 1938 y la segunda a partir de 1970 a la fecha. En la primera, la asistencia social experimenta un importante crecimiento, como respuesta a los esfuerzos por compensar los déficit de cobertura de la seguridad social; y en la segunda, la política asistencial se caracteriza por desarrollar metodologías especiales de atención en diversos servicios (educación, salud, alimentación, albergues) para una población vulnerable en crecimiento. A partir de 1929 crece la base pública de las Instituciones Asistenciales, que inicia con el programa la Gota de Leche y da origen a la Asociación Nacional de Protección Infantil y se organiza la Lotería Nacional para la Beneficencia Pública. Más tarde, en los setenta se crea el Instituto Mexicano de Protección a la Infancia y posteriormente el Instituto Mexicano de Asistencia a la Niñez, quienes en 1977 se fusionan para crear al Sistema Para el Desarrollo Integral de la Familia. El 27 de agosto de 1986 se promulga la Ley sobre Asistencia Social en el Estado de Morelos, que otorga al Sistema DIF Morelos el carácter de Organismo descentralizado. Hoy en día el Sistema Para el Desarrollo Integral de la Familia Morelos, se norma bajo la Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad del Estado de Morelos en el capítulo cuarto en sus artículos 14 al 36 publicado en el Periódico Oficial No. 4569 de fecha 22 de noviembre de 2007, última reforma en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4666 de fecha 12 de diciembre del 2008, así como el Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos. Anteriormente el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia estaba sectorizado a Gobierno del Estado y a partir del 2008 de sectorizo a la Secretaria de Desarrollo Humano y Social hasta el día 5 de diciembre del año 2012 a través del Periódico Oficial “Tierra y libertad” número 5048 se sectoriza a la Secretaría de Salud.

FORMATO




Revisión: 0


VI.-MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO

1. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS: 1.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 2. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS: 2.1. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos, que reforma la del año de 1888 3. LEYES/CÓDIGOS: 3.1. Leyes: 3.1.1. Federales: 3.1.1.1. Ley del Seguro Social 3.1.1.2. Ley Federal del Trabajo 3.1.2. Estatales: 3.1.2.1. Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos 3.1.2.2. Ley de Atención Integral para Personas con Discapacidad en el Estado de Morelos 3.1.2.3. Ley de Desarrollo, Protección e Integración de las Personas Adultas Mayores para el Estado

Libre y Soberano de Morelos 3.1.2.4. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública del Estado y Municipios de Morelos 3.1.2.5. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de

Morelos 3.1.2.6. Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos 3.1.2.7. Ley de Mejora Regulatoria para el Estado de Morelos 3.1.2.8. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos 3.1.2.9. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos 3.1.2.10. Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos 3.1.2.11. Ley Estatal de Planeación 3.1.2.12. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos 3.1.2.13. Ley General de Bienes del Estado de Morelos 3.1.2.14. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos 3.1.2.15. Ley para el Desarrollo y Protección del Menor en el Estado de Morelos 3.1.2.16. Ley para Prevenir, Atender, Sancionar y Erradicar la Violencia Familiar en el Estado de Morelos 3.1.2.17. Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del Poder

Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos 3.2. Códigos: 3.2.1. Estatales: 3.2.1.1. Código Familiar para el Estado Libre y Soberano de Morelos 3.2.1.2. Código Procesal Familiar para el Estado Libre y Soberano de Morelos 3.2.1.3. Código Civil para el Estado Libre y Soberano de Morelos 4. PLANES: 4.1. Estatales: 4.1.1. Plan Estatal de Desarrollo 2007-2012 5. REGLAMENTOS/DECRETOS/ACUERDOS/PROGRAMAS: 5.1. Reglamentos: 5.1.1. Estatales: 5.1.1.1. Reglamento de Adopción de Menores para el Estado de Morelos 5.1.1.2. Reglamento de Información Pública Estadística y Protección de Datos Personales del Estado

de Morelos 5.1.1.3. Reglamento de la Ley de Atención Integral para Personas con Discapacidad en el Estado de

Morelos 5.1.1.4. Reglamento de la Ley de Desarrollo, Protección e Integración de las Personas Adultas Mayores

para el Estado Libre y Soberano de Morelos

FORMATO




Revisión: 0


MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO

5.1.1.5. Reglamento de la Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano

5.1.1.6. Reglamento Interior de la Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales de la Comisión Estatal de los Derechos Humanos

5.1.1.7. Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos 5.1.1.8. Reglamento para Prevenir, Atender, Sancionar y Erradicar la Violencia Familiar en el Estado de

Morelos 5.1.1.9. Reglamento sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios 6. MANUALES: 6.1. Estatales: 6.1.1. Manuales de Organización del Sistema DIF Estatal 6.1.2. Manuales de Políticas y Procedimientos del Sistema DIF Estatal 7. GUÍAS/CATÁLOGOS: 7.1. Guías: 7.1.1. Estatales: 8. OTROS: 8.1.1.1. Norma Oficial Mexicana NOM-167-SSAI-1997 para la Prestación de Servicios de Asistencia

Social para Menores y Adultos Mayores. 8.1.1.2. Norma Oficial Mexicana NOM-169-SSA1-1998, para la Asistencia Social Alimentaría a Grupos

de Riesgo 8.1.1.3. Norma Oficial Mexicana NMX-F-026-1997 Leche, Denominaciones, Especificaciones

Comerciales y Métodos de Prueba. 8.1.1.4. Norma Oficial Mexicana NOM-091-SSA-1994 Bienes y Servicios, Leche Pasteurizada de Vaca.

Especificaciones Sanitarias. Nota: revisar la normatividad aplicable en su Dirección

FORMATO




Revisión: 0


ATRIBUCIONES

Ejemplo

De conformidad con el Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 de fecha de 30 de mayo de 2008, última reforma publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4743 de fecha de 16 de septiembre de 2009, se tienen las siguientes atribuciones genéricas:

Artículo 24. Las personas titulares de las Direcciones de Área tendrán las siguientes atribuciones genéricas:

I. Planear, programar, organizar, dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades que tengan encomendadas las unidades a su cargo, de conformidad con las disposiciones legales, lineamientos, normas, políticas y procedimientos aplicables;

II. Acordar con la persona titular de la Dirección General la atención de los asuntos correspondientes a las funciones específicas a su cargo, así como la realización de actividades administrativas en sus áreas y ámbito de competencia;

III. Ejercer las atribuciones que le otorga este Reglamento, y vigilar la ejecución de las correspondientes a las unidades administrativas que tengan adscritas;

IV. Proponer de acuerdo con su competencia, los programas, normas y políticas internas, criterios, sistemas y procedimientos de carácter técnico que deban regir en las unidades administrativas a su cargo;

V. Dar seguimiento al desarrollo de los proyectos y programas encomendados a sus áreas con el fin de que se lleven a cabo en tiempo y forma;

VI. Impulsar la certificación de los procesos y programas de su competencia con la finalidad de buscar la excelencia de los mismos;

VII. Proponer, coordinar y coadyuvar con los Sistemas Municipales las acciones que de acuerdo a su competencia sean necesarias desarrollar en el ámbito municipal;

VIII. Gestionar apoyos financieros en los tres órdenes de gobierno, así como con entidades privadas, con la finalidad de preservar el desarrollo de sus proyectos;

IX. Promover y supervisar los eventos que realicen las unidades administrativas a su cargo; X. Participar en la promoción de políticas públicas a favor de la población vulnerable;

XI. Formular y someter a aprobación de la persona titular de la Dirección General, el anteproyecto del Programa Operativo Anual, los proyectos de programas de actividades y presupuesto de la unidad administrativa a su cargo, y aprobar los de las unidades administrativas que tenga adscritas;

XII. Revisar y turnar para aprobación de la persona titular de la Dirección General, los proyectos presupuestales correspondientes al fondo de aportaciones Federales para entidades Federativas y Municipios;

XIII. Realizar las actividades que sean necesarias para lograr que los servicios que preste el Sistema, sean adecuados y eficientes, según su competencia;

XIV. Fomentar la participación y corresponsabilidad ciudadana, en acciones destinadas a fortalecer la Asistencia Social a la población vulnerable;

XV. Proponer la celebración de contratos y convenios de coordinación y colaboración con entidades Federales, Estatales y Municipales, así como con organismos públicos y privados;

XVI. Promover la conformación de redes ciudadanas que coadyuven en el desarrollo de las actividades de Asistencia Social;

XVII. Ejecutar los acuerdos y resoluciones emanados de la Junta de Gobierno, en el ámbito de su competencia;

XVIII. Proponer a la persona titular de la Dirección General, los manuales de organización y de procedimientos de las unidades administrativas que tengan adscritas;

XIX. Instrumentar los mecanismos para el buen uso de los recursos materiales y financieros que se le asignen para el cumplimiento de sus funciones;

XX. Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus atribuciones o las adquiridas por delegación o suplencia;

XXI. Coordinar, con aprobación de la persona titular de la Dirección General con otros servidores públicos del Sistema las actividades que les hayan sido encomendadas;

FORMATO




Revisión: 0


ATRIBUCIONES

XXII. Desempeñar las comisiones encomendadas por la Presidencia, o en su caso por la persona titular de la Dirección General, así como representarlos en los asuntos que les sean encomendados, e informar el desarrollo de éstos;

XXIII. Apoyar a los DIF Municipales en asesoría y capacitación según el área que les competa; XXIV. Comprobar en los plazos establecidos los recursos financieros asignados a sus áreas; XXV. Proponer campañas de difusión de los programas que tengan a su cargo; XXVI. Formular los dictámenes, acuerdos e informes sobre asuntos de su competencia que le sean

solicitados por la Presidencia o la Dirección General; XXVII. Mantener permanentemente informadas a la Presidencia y a la Dirección General de las actividades

realizadas; XXVIII. Establecer soluciones definitivas en las irregularidades detectadas por revisiones, así como solventar

las observaciones realizadas por auditorías internas o externas; XXIX. Vigilar que se cumpla con las leyes y disposiciones aplicables en los asuntos materia de su

competencia, y XXX. Las demás que le confiera la persona titular de la Dirección General y la Presidenta o Presidente y

demás disposiciones jurídicas aplicables;

FORMATO




Revisión: 0


VIII.-MISIÓN Y VISIÓN

MISIÓN

Coordinar, vigilar y otorgar servicios de asistencia social con calidad y calidez, dirigidos estratégicamente a los grupos vulnerables a través de programas preventivos y de atención, dando mayor énfasis al desarrollo humano individual y la integración familiar y comunitaria, promoviendo los valores en la familia e involucrando a la sociedad e instituciones y organizaciones públicas y privadas.

POA

VISIÓN

Ser la institución reconocida para coordinar todos los sectores de Asistencia Social que garantice la prevención, la atención y la capacitación de los grupos sociales más vulnerables y fomentar la participación activa de todos los sectores de la sociedad del Estado de Morelos.

FORMATO




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IX. ORGANIGRAMA

l Desarrollo Integral de la Familia Morelos

Subdirección

Subdirección

Departamento

MS-01

MM-03

MM-04

Nivel

Subdirección

Subdirección

Departamento

Departamento

FORMATO




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Página 1 de x

X. ESTRUCTURA ORGÁNICA

Nivel No. Plaza Puesto Totales

Elaboró

Nombre Subdirector/a de Administración y


Revisó

Nombre Titular del Área/Dirección

Aprobó

Nombre Directora General

FORMATO




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Página 1 de 4

XI. DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTO

PUESTO: NIVEL:

JEFE INMEDIATO:

PERSONAL A SU CARGO:

FUNCIONES PRINCIPALES:

FORMATO




Revisión: 0

Página 2 de 4

DESCRIPCIONES Y PERFILES DE PUESTO

FUNCIONES PRINCIPALES:

FORMATO




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Página 3 de 4


PUESTO:

RELACIONES INTERNAS:

˗ ˗ ˗ ˗ ˗

RELACIONES EXTERNAS:

˗ ˗ ˗ ˗ ˗

FORMATO




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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO:

ESCOLARIDAD:

EXPERIENCIA LABORAL:

˗ ˗ ˗

CONOCIMIENTOS:

˗ ˗ ˗

HABILIDADES:

˗ ˗ ˗

FORMATO




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XII.- DIRECTORIO

Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial

FORMATO




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XIII.- COLABORACIÓN

Nombre, Puesto y Firma del Responsable de la Información Generada


Nombre Puesto

Nombre Puesto



Nombre Puesto

Nombre Puesto



Nombre Puesto

Nombre Puesto

Nombre Puesto del responsable de integrar

el Manual de Organización

Nombre

Puesto del Asesor

FORMATO




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Manual de Políticas y Procedimientos Sistema para el Desarrollo Integral de

la Familia del Estado de Morelos

Cuernavaca, Mor., a xx de Mes de 20xx.

FORMATO




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II.- CONTENIDO


Portada I

Contenido II

Autorización III

Introducción IV

Políticas V

Procedimientos VI

Directorio VII

Colaboración VIII

FORMATO




Revisión: 0


III.- AUTORIZACIÓN

AUTORIZÓ

Se expide el presente Manual de Políticas y Procedimientos del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos, el cual contiene información referente a sus procedimientos y funcionamiento, y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal, con fundamento en los siguientes ordenamientos jurídicos: - Artículo 47 de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Morelos; publicado en el



Remítase el presente Manual de Políticas y Procedimientos, al Órgano de Gobierno para su Aprobación.

________________________________ Nombre

Directora General

REVISÓ

________________________________ Nombre

Director/a Área

APROBÓ

Artículo 24 fracción XVIII, y artículo 29 fracción X del Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.

________________________________ Nombre

Director/a de Administración y Finanzas

VISTO BUENO

_________________________________ Nombre

Subdirector/a de Planeación Estratégica

Fecha de Autorización Técnica: xx de Mes de 20xx

Número de Páginas: (XXXX)

FORMATO




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IV.- INTRODUCCIÓN

Ejemplo El Manual de Políticas y Procedimientos es un instrumento técnico–administrativo, que se elabora con la finalidad de cumplir a lo estipulado en el Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos. Este documento sirve para:

Encomendar responsabilidades; Evitar duplicaciones y detectar omisiones en las funciones; Propiciar la uniformidad en el trabajo; Utilizar de manera racional los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos; Facilitar la inducción al puesto del personal de nuevo ingreso y; Apoyar las auditorías internas de los órganos de control.

El Manual de Políticas y Procedimientos está integrado por los siguientes apartados: autorización, políticas, procedimientos, directorio y colaboración.

FORMATO




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V.- POLÍTICAS

PROCEDIMIENTO: (Nombre del procedimiento) 1. 2. 3. 4. PROCEDIMIENTO: (Nombre del procedimiento) 1. 2. 3. 4. PROCEDIMIENTO: (Nombre del procedimiento) 1. 2. 3. 4.

FORMATO




Revisión: 0


VI.- PROCEDIMIENTOS

Se documentan a continuación los procedimientos y sus respectivos anexos:


Nombre Clave Pág.

FORMATO




Revisión: 0


Integrar los procedimientos

FORMATO




Revisión: 0


VIII.- DIRECTORIO


FORMATO




Revisión: 0





Nombre Puesto

Nombre Puesto



Nombre Puesto

Nombre Puesto



Nombre Puesto

Nombre Puesto

Nombre Puesto del responsable de integrar

el Manual de Políticas y Procedimientos

Nombre

Puesto del Asesor

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES

ADMINISTRATIVOS

Clave: IT-DAF-SDE-01

Revisión: 0


GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS


ADMINISTRATIVOS


Revisión: 0


Los Manuales Administrativos; son documentos que tienen por objeto mostrar un panorama general de las Unidades

Administrativas; documentando su razón de ser, estado deseable a alcanzar en un futuro y ordenamientos que las

rigen, así también nos muestra la forma detallada en cómo se trabaja dentro de las mismas

La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que es

necesario mantenerlos permanentemente actualizados, cuando exista una modificación de sus ordenamientos,

plantilla, organigrama o a través de revisiones periódicas que permitan la mejora de los procedimientos

documentados, con la colaboración de las/los responsables de realizar las actividades

Los Manuales Administrativos son de apoyo en la inducción a personal de nuevo ingreso y de consulta al personal

directamente involucrado para la realización de sus funciones, o simplemente de carácter informativo. Por lo que

resulta de gran importancia que en el uso de manuales administrativos, conocer al detalle su contenido, con el objeto

de tener el conocimiento general de la acción institucional y poder consultar dichos documentos siempre que sea

necesario

A continuación se muestran algunas consideraciones generales que se deben tomar en cuenta al momento de

elaborar y/o actualizar algún Manual Administrativo


ADMINISTRATIVOS


Revisión: 0


MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Introducción Presenta una breve explicación de lo que es el manual de organización y los propósitos básicos que pretende cumplir

Antecedentes Históricos Documenta una breve descripción cronológica del origen, desarrollo, cambios orgánico-funcionales, disposiciones jurídico-administrativas que ha tenido la Unidad Responsable del Gasto (por ejemplo: Dirección General), Secretaría o Dependencia desde su creación, considerando fecha y número de publicación de Periódico Oficial del suceso histórico Marco Jurídico – Administrativo

Relaciona jerárquicamente en forma descendente, los principales ordenamientos jurídico-administrativos

vigentes, que le dan origen, adecuación y regulan la actuación de la Unidad Responsable del Gasto, por ejemplo:

9. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS: 9.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 10. CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MORELOS: 10.1. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos, que reforma la del año de 1888 11. LEYES/CÓDIGOS: 11.1. Leyes: 11.1.1. Federales: 11.1.1.1. Ley del Seguro Social 11.1.1.2. Ley Federal del Trabajo 11.1.2. Estatales: 11.1.2.1. Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos 11.1.2.2. Ley de Atención Integral para Personas con Discapacidad en el Estado de Morelos 11.1.2.3. Ley de Desarrollo, Protección e Integración de las Personas Adultas Mayores para el Estado

Libre y Soberano de Morelos 11.1.2.4. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública del Estado y Municipios de Morelos 11.1.2.5. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de

Morelos 11.1.2.6. Ley de los Organismos Auxiliares de la Administración Pública del Estado de Morelos 11.1.2.7. Ley de Mejora Regulatoria para el Estado de Morelos 11.1.2.8. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos 11.1.2.9. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos 11.1.2.10. Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos 11.1.2.11. Ley Estatal de Planeación 11.1.2.12. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos 11.1.2.13. Ley General de Bienes del Estado de Morelos 11.1.2.14. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos 11.1.2.15. Ley para el Desarrollo y Protección del Menor en el Estado de Morelos 11.1.2.16. Ley para Prevenir, Atender, Sancionar y Erradicar la Violencia Familiar en el Estado de Morelos 11.1.2.17. Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamiento y Prestación de Servicios del Poder

Ejecutivo del Estado Libre y Soberano de Morelos


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11.2. Códigos: 11.2.1. Estatales: 11.2.1.1. Código Familiar para el Estado Libre y Soberano de Morelos 11.2.1.2. Código Procesal Familiar para el Estado Libre y Soberano de Morelos 11.2.1.3. Código Civil para el Estado Libre y Soberano de Morelos 12. PLANES: 12.1. Estatales: 12.1.1. Plan Estatal de Desarrollo 2007-2012 13. REGLAMENTOS/DECRETOS/ACUERDOS/PROGRAMAS: 13.1. Reglamentos: 13.1.1. Estatales: 13.1.1.1. Reglamento de Adopción de Menores para el Estado de Morelos 13.1.1.2. Reglamento de Información Pública Estadística y Protección de Datos Personales del Estado

de Morelos 13.1.1.3. Reglamento de la Ley de Atención Integral para Personas con Discapacidad en el Estado de

Morelos 13.1.1.4. Reglamento de la Ley de Desarrollo, Protección e Integración de las Personas Adultas Mayores

para el Estado Libre y Soberano de Morelos 13.1.1.5. Reglamento de la Ley sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de

Servicios del Poder Ejecutivo del Estado Libre y Soberano 13.1.1.6. Reglamento Interior de la Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos

Personales de la Comisión Estatal de los Derechos Humanos 13.1.1.7. Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos 13.1.1.8. Reglamento para Prevenir, Atender, Sancionar y Erradicar la Violencia Familiar en el Estado de

Morelos 13.1.1.9. Reglamento sobre Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios 14. MANUALES: 14.1. Estatales: 14.1.1. Manuales de Organización del Sistema DIF Estatal 14.1.2. Manuales de Políticas y Procedimientos del Sistema DIF Estatal 15. GUÍAS/CATÁLOGOS: 15.1. Guías: 15.1.1. Estatales: 16. OTROS: 16.1.1.1. Norma Oficial Mexicana NOM-167-SSAI-1997 para la Prestación de Servicios de Asistencia

Social para Menores y Adultos Mayores. 16.1.1.2. Norma Oficial Mexicana NOM-169-SSA1-1998, para la Asistencia Social Alimentaría a Grupos

de Riesgo 16.1.1.3. Norma Oficial Mexicana NMX-F-026-1997 Leche, Denominaciones, Especificaciones

Comerciales y Métodos de Prueba. 16.1.1.4. Norma Oficial Mexicana NOM-091-SSA-1994 Bienes y Servicios, Leche Pasteurizada de Vaca.

Especificaciones Sanitarias.


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Atribuciones

Transcribe textualmente las facultades generales que le asigna el ordenamiento vigente que rige a la Unidad

Responsable del Gasto (por ejemplo: Reglamento Interior o Estatuto Orgánico), colocando el número y fecha

de publicación del Periódico Oficial Ejemplo De conformidad con el Reglamento Interno del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Morelos publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 de fecha de 30 de mayo de 2008, última reforma publicada en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4743 de fecha de 16 de septiembre de 2009, se tienen las siguientes atribuciones genéricas:

Artículo 24. Las personas titulares de las Direcciones de Área tendrán las siguientes atribuciones genéricas:

Misión y Visión

Los verbos deben estar expresados en infinitivo y el tiempo que se utiliza es en presente, toda vez que la

Misión y Visión son continuas para el desarrollo de la organización, procurando ser breves y claros

Misión

Muestra en un enunciado corto la razón de ser de una Unidad Responsable del Gasto, aquella que justifica su

existencia y le da sentido a la misma, el beneficio que pretende dar y sus fronteras de responsabilidad, así

como su campo de especialización

Visión

Muestra la meta específica, el estado futuro posible y deseable de una Unidad Responsable del Gasto, que

incluye metas específicas y representa el escenario altamente deseado que se quisiera alcanzar en un periodo

de largo plazo

Organigrama Es la representación gráfica de la Estructura Orgánica, que refleja niveles jerárquicos y líneas de comunicación del grupo uno en la Unidad Responsable del Gasto, es elaborado conforme a las áreas funcionales que la integran, incluyendo su clasificación administrativa, por ejemplo:


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Plantilla de Personal La plantilla de personal es un Instrumento de información que contiene la relación de los trabajadores que laboran en una unidad administrativa, señalando el puesto que ocupan.

Descripción de Puestos Constituyen el conjunto de funciones y/o actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área que se trate. Las funciones descritas para cada órgano administrativo serán las más relevantes con relación al ámbito de su competencia e incluirán sólo las de carácter sustantivo. Se recomienda un máximo de diez. La descripción de las funciones deberá iniciarse con un verbo en infinitivo. Para la descripción de las funciones en los niveles jerárquicos de Dirección General, Dirección de Área, Subdirección y Jefatura de Departamento, a continuación se enlista una serie de verbos con los que puede iniciarse la descripción.

Nivel No. Plaza Puesto Totales

Elaboró

Nombre Subdirector/a de Administración y


Revisó

Nombre Titular del Área/Dirección

Aprobó

Nombre Directora General


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Funciones Sustantivas: Son las que identifican la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los objetivos. Se derivarán de las atribuciones conferidas a cada unidad/área administrativa en el Reglamento Interior vigente de la Dependencia. La redacción de las funciones deberá tener características de ser veraz, breve, clara y precisa. Cada función iniciará con verbo en infinitivo, teniendo especial cuidado en vigilar que las funciones asignadas a los órganos de nivel jerárquico superior, cuenten con el respaldo correspondiente en sus unidades subordinadas. Funciones de apoyo: Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por su naturaleza técnico administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general por todas las dependencias. Se debe enunciar el objetivo y a continuación las funciones de cada una de las áreas que integran la unidad administrativa, encabezando cada descripción con el nombre del área. Se deberá considerar para su redacción lo siguiente: A continuación se mostraran 4 páginas como ejemplo del llenado del formato de Descripción y Perfil de Puesto correspondiente al manual de organización, con respecto a la descripción de: 1. PUESTO

2. JEFE INMEDIATO

3. PERSONAL A SU CARGO

4. FUNCIONES PRINCIPALES

5. RELACIONES INTERNAS

6. RELACIONES EXTERNAS

7. ESCOLARIDAD

8. EXPERIENCIA LABORAL

9. CONOCIMIENTOS

10. HABILIDADES

DIRECCIÓN GENERAL O

EQUIVALENTE DIRECCIÓN DE ÁREA SUBDIRECCIÓN DEPARTAMENTO OPERATIVO

Autorizar Autorizar Aprobar Actualizar Realizar

Coordinar Coordinar Controlar Analizar Ejecutar

Dictaminar Difundir Informar Apoyar Apoyar

Dirigir Emitir Implantar Atender Operar

Emitir Participar Investigar Auxiliar Atender

Establecer Promover Orientar Desarrollar Proyectar

Evaluar Proponer Participar Elaborar hacer

Instruir Regular Proponer Gestionar Administrar

Organizar Supervisar Reportar Informar Instruir

Promover Verificar Sancionar Integrar Incorporar

Plantear Vigilar Supervisar Investigar Analizar

Tramita proponer Plantear

Vigila Proporciona Difunde

Investiga Registrar

Recopila Resguarda

Cabe recalcar que todo personal que se mencione en la plantilla laboral deberá contar con las especificaciones siguientes plasmadas en las páginas de ejemplo.


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Formato


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Directorio Es la relación completa de localización de las/los Titulares del grupo uno (hasta Jefe/a de Departamento), incluyendo las vacantes, basándose en el organigrama. Sólo en el primer registro se coloca clave lada

Colaboración Es el registro completo de las/los colaboradores directos o indirectos pertenecientes a la Unidad Responsable del Gasto, que participan en la elaboración o actualización del manual administrativo, incluyendo puestos operativos. Es firmado por los Subdirectores y Jefes de Departamento validando la información integrada en el Manual.


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Introducción

Presenta una breve explicación de lo que es el manual de políticas y procedimientos, y los propósitos básicos

que pretende cumplir el mismo Políticas

Conjunto de lineamientos directivos relacionados a un tema en particular, no mencionados en sus

ordenamientos legales, ni en el mismo procedimiento, determinan los límites dentro de los cuales han de

realizarse ciertas actividades, sin que tengan que consultar constantemente a los niveles jerárquicos superiores

y facilita al personal en la toma de decisiones

- Cada procedimiento tiene sus propias políticas

- Al redactarlo utilizamos “debe” o “deben” antes del verbo de acción

- No debe quedar duda acerca de Quién, Qué, Cuándo, Cómo, Dónde y En Qué Casos se pueden hacer las

cosas, por ejemplo:

¿Quién?

La Dirección General de Desarrollo Organizacional

¿Qué?

Cancelar el proceso de Asesoría en la Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos

¿Cuándo?

Después de dos días hábiles

¿En qué casos?

Por incumplimiento de alguna de las actividades del programa de trabajo

¿Cómo?

Comunicando mediante oficio a la/el Titular de la Coordinación Administrativa, con copia a las/los Titulares de

su Órgano de Control Interno, y Secretaría o Dependencia asesorada

Las respuestas conjuntadas dan la siguiente política:

La Dirección General de Desarrollo Organizacional debe cancelar después de dos días hábiles el proceso de

Asesoría en la Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos, por incumplimiento de alguna de las

actividades del programa de trabajo, comunicando mediante oficio a la/el Titular de la Coordinación

Administrativa, con copia a las/los Titulares de su Órgano de Control Interno, y Secretaría o Dependencia

asesorada


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Procedimiento

Describe en secuencia detallada y lógica las actividades, pasos u operaciones que componen una rutina de

trabajo, se representa por medio de un diagrama de flujo y una descripción de actividades

Hoja de Control de Emisión y Revisión

Registra cronológicamente los cambios realizados al procedimiento desde su emisión, separados por líneas

horizontales, siendo la última revisión el número que se registrará en el encabezado del procedimiento

Hoja de Control de Copias

Registra que la copia controlada generada se destinará...

1.-Propósito

Describe la finalidad o razón de ser del procedimiento o bien que es lo que se persigue con su aplicación. Inicia

con verbo en infinitivo

2.-Alcance

Enuncia a quien aplica el procedimiento, es decir a que puestos o áreas involucra, por ejemplo:

“Este procedimiento aplica a:

Director General de Desarrollo Organizacional

Dirección de Organización y Administración”

3.-Referencias

Enlista todos los ordenamientos jurídico–administrativos en los cuales se fundamenta la aplicación del

procedimiento, ordenados jerárquicamente, por ejemplo:

“Este procedimiento esta basado en:

Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado Libre y Soberano de Morelos, artículo 24

Reglamento Interior de la Secretaría de Gobierno, artículo 5”

4.-Responsabilidades

Indica el puesto de cada uno de los responsables de quien se apega, elabora y revisa el procedimiento,

coincidiendo con los recuadros de firmas, por ejemplo:

Es responsabilidad del nombre del puesto, asesorar a las/los Enlaces de las Unidades Administrativas del Sistema DIF Morelos, en apego a este procedimiento. Es responsabilidad de la/el nombre del puesto del Jefe inmediato, implementar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Director del área revisar y aprobar la aplicación de este procedimiento.

5.-Definiciones

Registra los términos poco comunes documentados en el procedimiento y que son aclarados para evitar

confusiones. Las definiciones son listadas en orden alfabético y en negrita. En caso de que no se identifiquen

definiciones, se anota la palabra “Ninguna” en el siguiente renglón, por ejemplo:

“Asesor/a: Servidor/a Público/a adscrito/a a la Dirección General de Desarrollo Organizacional, que brinda

asesoría a la/el Coordinador de Enlaces.

Manual de Organización: Documento que contiene información detallada acerca de las atribuciones, marco

jurídico–administrativo, estructura orgánica, organigrama, misión y visión, así como funciones principales.

Manual de Políticas y Procedimientos: Documento que contiene información acerca de las políticas,

procedimientos e indicadores clave de desempeño.”

6.- Métodos de Trabajo: 6.1.- Diagrama de Flujo


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Actividades previas para la elaboración de procedimientos Analizar las funciones documentadas en su ordenamiento jurídico Documentar los procedimientos que sean sustanciales para la operatividad de la Unidad

Administrativa, de acuerdo a sus funciones. Documentar procedimientos que sean de apoyo a la Unidad Administrativa, en caso de requerirse.

Criterios para la asignación de claves

Tipo de Documento Siglas Procedimiento PR Formato FO Instructivo de Trabajo IT Documento de Trabajo DT Listado de Verificación LV

Posición: (A) Tipo de Documento, ejemplo: PR = Procedimiento (B) Unidad Administrativa, ejemplo: DAF = Dirección de Administración y Finanzas. (C) Área Funcional Responsable, ejemplo: SADP = Subdirección de Administración y Desarrollo de Personal (D) Número Secuencial del Área Funcional Responsable, ejemplo = 01 Clave: PR-DAF-SADP-01 Diagrama de Flujo: es la representación gráfica que muestra la secuencia lógica en que se realizan las actividades

a) Ventajas de las técnicas de diagramación: Representa con símbolos y textos condensados, las actividades que componen un procedimiento. Permite al personal que opera los procedimientos identificar en forma rápida, la manera de realizar

oficialmente sus actividades. Facilita la comprensión de un procedimiento en cualquier nivel jerárquico. Reduce la cantidad de explicaciones que se dan en una descripción de actividades. Facilita el análisis e interpretación de cada procedimiento, ya que muestra la secuencia de las

actividades y la distribución de los documentos de origen y destino final. Permite analizar cada actividad por sí misma y su relación con las demás. Ahorra tiempo al usuario en el conocimiento de un procedimiento.

b) Directrices para la redacción y presentación de diagramas de flujo Cada actividad o conjunto de actividades deben quedar claramente indicadas en el diagrama. Las actividades a desarrollar deben expresarse en forma breve, precisa, con el símbolo

correspondiente y utilizando verbos en infinitivo que coincidan con los documentados en la descripción de actividades, por ejemplo: Revisar y autorizar el manual administrativo.

Los diagramas de flujo se podrán iniciar en la parte superior izquierda y continuar en forma vertical. Las líneas de salida se iniciaran en la parte inferior, con excepción del símbolo de decisión. Se utiliza el extremo derecho de la línea de dirección para señalar la entrada de otro procedimiento Se utiliza el extremo izquierdo de la línea de dirección para señalar la salida a otro procedimiento El símbolo de decisión tendrá únicamente una línea de entrada ubicada en la parte superior del

símbolo y dos líneas de salida La línea de salida del símbolo de decisión para una respuesta negativa, se ubicará en el extremo

derecho del mismo.

XX-XXX-XXX-XX

(A) Tipo de Documento (B) Unidad Administrativa (C) Área Funcional Responsable (D) Número Secuencial del Área Funcional Responsable


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La línea de salida del símbolo de decisión para una respuesta positiva, se ubicará en el extremo

inferior del mismo. Los símbolos mantendrá uniformidad en su tamaño y una numeración consecutiva. Los documentos deben coincidir con los mencionados en su descripción de actividades.

c) Simbología para diagramar Con la finalidad de unificar criterios para la aplicación de la simbología utilizada en la elaboración del diagrama de flujo, a continuación se presenta cada uno de los símbolos con su respectiva descripción.

Símbolo Nombre Descripción

Inicio o Fin Señala donde inicia o termina un procedimiento.

Actividad Representa la ejecución de una o más tareas de un procedimiento. Se numera la

actividad (N).

Decisión Representa una actividad de verificación y toma de decisión, indicando el camino a

seguir. Se numera la actividad (N).

Conector de

Actividad

Une dentro de la misma hoja dos o más actividades separadas físicamente en el

diagrama de flujo, utilizando para su conexión números arábigos e indicando la

actividad con la que se debe continuar. Se numera la actividad (N).

Conector de

Procedimiento Entrada o salida a algún procedimiento.

Archivo

Temporal Indica que se guarda un documento, producto o insumo de manera temporal.

Archivo

Definitivo Indica que se guarda un documento, producto o insumo de manera definitiva.

Documento Representa un documento físico.

Líneas de

Dirección Representa la secuencia del procedimiento.

N

N

N

D

T


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Símbolo Nombre Descripción

Nota Indica comentarios o aclaraciones adicionales a una actividad del diagrama de flujo,

en el lugar donde la anotación sea significativa.

Actividad

Opcional

Representa la ejecución opcional de una tarea dentro de la secuencia del

procedimiento.

Documento

Opcional

Representa un documento que dentro del procedimiento puede elaborarse,

requerirse o utilizarse.

Documento

Destruido Indica la destrucción o eliminación de un documento, por ser innecesarios.

Proceso

Electrónico Indica el procesamiento de información electrónica. Se numera la actividad (N).

Conector de

Página

Indica cuando las actividades continúan en diferente página. Se numera con la

actividad en que continua.

N

N

N


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Es la representación gráfica que muestra la secuencia lógica en que se realizan las actividades, por ejemplo:

Formato FO-XXX-XXX-XX (Únicamente utilizar este símbolo para indicar documentos clave).

Este símbolo indica documentos opcionales, que pueden elaborarse, requerirse o utilizarse.

INICIO

Iniciar con verbo en infinitivo al tratarse de símbolos que muestran actividades, las cuales continúan en forma descendente.

Arial 8 puntos 1

Indicar asimismo el número de actividad correspondiente, esto en la parte inferior izquierda del cada símbolo.

2

Unificar el tamaño de los símbolos tal y como se ha mostrado en este ejemplo de diagrama de flujo.

3

Se pueden agregar comentarios o aclaraciones a las actividades a través de notas; las cuales se representan con la misma simbología utilizada en este comentario. Se pueden utilizar toda la cantidad de notas necesarias.

D Indica que se archiva un documento, producto o insumo de manera definitiva

¿Existe alguna toma de

decisión dentro del

procedimiento?

4

Continuar con la actividad “No” hacia el lado derecho de la decisión. Continuar con las actividades que sean necesarias en forma descendiente 5

Continuar con la actividad “Si” hacia el extremo inferior de la decisión, esto respetando la metodología adoptada.

6

2

Usar este símbolo únicamente cuando se desea unir una o dos actividades separadas físicamente dentro de una misma página.

T Indica que se guarda un documento, producto o insumo de manera temporal.

7

Este símbolo se emplea cuando las actividades quedan separadas en diferentes páginas, dentro del mismo se indica el número de la actividad siguiente.

“Viene del procedimiento...” Mediante este símbolo se podrá conectar un procedimiento con otro. Cuando venga de algún procedimiento, la entrada será por la izquierda.

NO

SI

Señala el inicio del procedimiento


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Documento

FIN

Respetar la numeración de

actividades, considerando el

orden de la misma a partir de

una toma de decisión.

7

Usar este símbolo cuando

una actividad dentro del

procedimiento es opcional,

tal como se muestra, de

igual manera seguir con la

numeración de actividades. 8

“Capturar, editar...”

usar este símbolo

para indicar

actividades en

electrónico. No se

agregan

documentos.

Redactar estas actividades

de forma breve y precisa,

NO copiar textualmente las

actividades detalladas en la

descripción de actividades.

11

“Sale al procedimiento...”

Cuando se conecta con otro

procedimiento se indica el

nombre del mismo. Para

conectarlo se hace

indicando la salida por la

derecha.

Aplicar los símbolos de

forma correcta es importante

para cumplir con la

metodología.

10

Los documentos graficados

deben ser iguales en la

descripción de actividades

Considerar en la descripción

de actividades a los

responsables y documentos

de trabajo.

12

9

Señala el final del procedimiento


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6.2.- Descripción de Actividades

Conjunto de actividades detalladas de un procedimiento y que nos indican al responsable directo de cada actividad

y los documentos físicos de trabajo utilizados

En la columna de responsable se anota el nombre completo del puesto y sus siglas entre paréntesis en la actividad

donde aparezca por primera vez, posteriormente sólo sus siglas, conforme a la descripción del puesto y estructura

orgánica vigente

En la columna de actividad se inicia con un verbo en tiempo presente y en tercera persona del singular,

especificando el que, cuándo y cómo se hacen las cosas, por ejemplo: Elabora, Revisa, Solicita

Nota: una actividad puede ser: Recibe, la cual se compone de los pasos de: Sella, Registra en bitácora, Turna

(tratando de no rebasar de tres verbos por cada actividad)

En la columna de tipo de documentos se anota con su nombre completo y clave, donde aparezca por primera vez,

posteriormente sólo su clave (más información en apéndice 3, clasificación de documentos)

Paso Responsable Actividad Tipo de

Documentos (No. de Control)

1

Jefe del Departamento de

Planeación, Profesionalización

y Vinculación Municipal (JDPPVM)

Recibe oficio de solicitud de elaboración y/o actualización de manuales administrativos de las unidades administrativas y/u organismos auxiliares adscritos a la Secretaría o Dependencia, durante el mes de enero, conforme al Catalogo de Dependencias emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación, y al ordenamiento jurídico que lo rige

Oficio de Solicitud de

Elaboración y/o Actualización de


2 Convoca al Enlaces para la difusión de políticas y metodología.

7.- Registros de Calidad

Son documentos referenciados en la columna de tipo de documento de la descripción de actividades, que proveen

evidencia objetiva, con los cuales se ejecutan las actividades o se registran los resultados, también se pueden

registrar los documentos que no son propios de la Unidad Responsable del Gasto, pero que son utilizados durante

el procedimiento ejemplo de su llenado:

En la columna de número se anota el consecutivo del registro de calidad

En la columna de documentos se anota el nombre completo del documento y abajo entre paréntesis la clave de

control

En la columna de responsabilidad de su custodia se anota el puesto de la/el titular del área funcional

responsable de custodiar los registros de calidad

En la columna de tiempo de retención se registra el período en que se resguardarán los documentos, de

conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables, si no se encuentra definido se anotará la palabra

“Indefinido”

Nota: en caso de que no existan registros de calidad se anotará la palabra "Ninguno" en la columna de

documentos.

No. Documentos

(Clave) Responsable de su Custodia

Tiempo de Retención

1 Oficio de Solicitud Subdirector de ….. 1 año

2 Programa de Trabajo (FO-XXX-XXX-XX)

Director de …….. Indefinido

Sugerencia: Para tener un mayor control de los números consecutivos utilizados en las claves de los formatos, es

conveniente generar por separado un listado con dichas claves


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8.- Anexos

Relación de documentos que se mencionan en la Descripción de actividades y que son creados en la Unidad

Responsable del Gasto, los cuales pueden ser formatos en general (más información en apéndice 3, clasificación

de documentos)

Los anexos deben integrarse de forma física y electrónica al final del procedimiento, utilizando numeración de

páginas independiente al procedimiento, por ejemplo:

Anexo No. Descripción Clave

1 Dictamen de Funcionalidad FO-XXX-XXX-01

2 Solicitud para la Modificación de Estructura Orgánica FO-XXX-XXX-02

Directorio,

Es la relación completa de localización de las/los Titulares del grupo uno (hasta Jefe/a de Departamento),

incluyendo las vacantes, basándose en el organigrama. Sólo en el primer registro se coloca clave lada Colaboración

Es el registro completo de las/los colaboradores directos o indirectos pertenecientes a la Unidad Responsable del

Gasto, que participan en la elaboración o actualización del manual administrativo, incluyendo puestos operativos.

Es firmado por la/el Asesor Designado y la/el Enlace Designado


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La importancia que tiene un procedimiento radica en:

Integra una guía de trabajo

Proporciona al personal una visión general de sus funciones y responsabilidades

Proporciona uniformidad en el trabajo

Apoya a las auditorias de los órganos de control

Evita desviaciones arbitrarias o malo entendidos en la ejecución de un trabajo determinado, así como

detecta omisiones en las funciones

Facilita la supervisión de trabajo y proporciona los elementos necesarios para verificar el

cumplimiento de las actividades

Logra continuidad en la ejecución del quehacer público independiente de que cambien los

responsables de los mismo y contribuyen a la continuidad, coherencia a las actividades que describen

Para el análisis y diseño del procedimiento, ya sea para elaborarlo, mejorarlo o sustituirlo, se definen con la

mayor precisión posible los siguientes aspectos:

1.- Delimitación del procedimiento

¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar?

¿Dónde inicia?

¿Dónde termina?

Una vez contestadas las preguntas anteriores, se podrá fijar el objetivo del estudio; éste servirá de guía para la

investigación, el análisis y la propuesta del procedimiento en estudio

2.- Recolección de la Información

Consiste en recabar los datos y documentos, que una vez organizados, analizados y sistematizados, permitan

conocer el procedimiento tal y como opera en el momento, y posteriormente proponer los ajustes convenientes

Para recabar la información, es necesario acudir a diversas fuentes, entre las que destacan los archivos

documentales, en los que se localizan las bases jurídico-administrativas (leyes, reglamentos, manuales) que

rigen el funcionamiento y actividades; los funcionarios y empleados quienes pueden aportar información

adicional para el análisis, diseño e implantación del procedimiento; y las áreas funcionales que sirven para

tener la visión real de las condiciones, medios y personal que operan el procedimiento

Las técnicas que usualmente se utilizan para recabar la información necesaria son:

a) Investigación Documental

Consiste en la selección y el análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés relacionados con los

procedimientos; para ello, se estudian documentos tales como:

Bases jurídico-administrativas

Periódicos oficiales

Registros estadísticos

Oficios

Todo aquello que contenga información relevante para el estudio

Es importante además, recabar todas los formatos que intervienen en el procedimiento que se está estudiando,

debidamente llenadas con los datos usuales, así como seguir el flujo de los mismos, determinando siempre

dónde se originan, cuál es el trámite que siguen y dónde se archivan o destruyen

b) Entrevista Directa

Consiste básicamente en reunirse con una o varias personas, y cuestionarlas adecuadamente para obtener

información. Este medio permite adquirir información más completa, puesto que el entrevistador, al tener una

relación directa con el entrevistado puede, además de recibir respuestas, percibir actitudes


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Para que la entrevista se desarrolle con éxito es conveniente observar los lineamientos siguientes:

Tener claro el objetivo de la misma

Concertar previamente la cita

Verificar la información a través de otras fuentes

Aclarar todas las dudas que existan

Saber escuchar

No hay que criticar, sugerir cambios o aconsejar durante ella

c) Observación de Campo

Consiste en acudir al lugar u oficina en donde se desarrollan las actividades del procedimiento y observar

atentamente todo lo que sucede alrededor; para ello, es necesario anotar todo lo que se considere relevante; con

esto es posible verificar o modificar la información recabada en las entrevistas

La observación de campo es muy importante, ya que permite definir y detectar con mayor precisión los problemas,

así como descubrir datos valiosos omitidos durante las entrevistas

Independientemente de la técnica utilizada para la recolección de la información, es necesario seguir todo el

procedimiento; desde el principio, hasta el final, a través de todos los órganos o personas que en él intervienen

3.- Análisis de la información y diseño del procedimiento

Constituye una de las partes más importantes del estudio de procedimientos, consiste fundamentalmente en

estudiar cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron durante la recolección de

información, con el propósito de obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa actual

Para analizar la información recabada, es conveniente responder los cuestionamientos fundamentales que se

mencionan a continuación:

¿Qué trabajo se hace?

Se cuestiona el tipo de actividades que se realizan en la Unidad Responsable del Gasto y los resultados que se

obtienen

¿Quién lo hace?

Son los responsables que intervienen en el procedimiento, para la realización del trabajo

¿Cómo se hace?

Se refiere a la secuencia cronológica de actividades para la realización de un servicio determinado

¿Cuándo se hace?

Es la periodicidad con la que se realiza el trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener

resultados o terminar una actividad

¿Por qué se hace?

Busca la justificación de la existencia del procedimiento; también se pretende conocer los objetivos de las

actividades que lo integran

La descripción de actividades de cualquier procedimiento debe hacerse “a detalle”, sin obviar elementos que

posteriormente pudieran repercutir en el análisis de la información e implique la realización de nuevas consultas

y/o mayores distracciones al personal en función

La contestación a estos cuestionamientos, si bien implica disponibilidad de tiempo, es necesaria para el análisis de

la información por ello, es indispensable dirigir principalmente la investigación a:

La distribución que se hace de los documentos (a quien se turna)

El tipo de formatos empleados

Los tipos de archivos físicos y electrónicos (definitivo o temporal)

Las probables causas de demora que afecten el resultado del procedimiento

Los formatos que se utilizan, su contenido, así como que partes se llenan y en qué área lo hacen

Las firmas o autorizaciones necesarias

Las claves de los formatos y registros

Estas recomendaciones permiten una visión más clara del conjunto de las actividades


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Documento utilizado

Documento Utilizado

Documento utilizado

5

INICIO

Actividad

2

Actividad

4

Actividad

ARIAL 8 PUNTOS PARA TODO EL

DIAGRAMA DE FLUJO

1

Actividad

3


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Actividad

Documento

Documento

Actividad .

5

Actividad

Actividad

6

Actividad

9

Documentos

Actividad

10

FIN

7

8

No

Si

T

LISTA DE ASISTENCIA

REUNIÓN: Elaboración y/o Actualización de Manuales Administrativos

HORA:

FECHA:

N°. NOMBRE Y CARGO DIRECCIÓN TELEFONO / CORREO

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

MINUTA DE TRABAJO

REUNIÓN:

HORA:

FECHA:

DIRECCIÓN

N°. ACUERDO FECHA ESTIMADA FECHA REAL RESPONSABLE OBSERVACIONES

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Firmas de acuerdo

LISTADO DE VERIFICACIÓN

Manual de Organización

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

Fecha de Recepción: Fecha de Entrega:

APARTADO OBSERVACIONES

Portada

Contenido

Autorización

Introducción

Antecedentes Históricos

Marco Jurídico – Administrativo

Atribuciones

Misión y Visión

Organigrama

Estructura Orgánica

Descripciones y Perfiles de Puestos

Directorio

Colaboración

LISTADO DE VERIFICACIÓN

Manual de Políticas y Procedimientos

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

Fecha de Recepción: Fecha de Entrega:

APARTADO OBSERVACIONES

Portada

Contenido

Autorización

Introducción

Políticas

Procedimientos

Directorio

Colaboración

Recomendación

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE MEJORA REGULATORIA

DEL SISTEMA DIF MORELOS


Revisión: 0

Pág. 1 de 9


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013

1

Todas

Actualización

Actualización

22/Febrero/2016




Revisión: 0

Pág. 2 de 9


Esta es una copia controlada del procedimiento de Elaboración del Programa de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001




Revisión: 0

Pág. 3 de 9

Elaboró:

L.A. Jesús Hernández Altamirano Jefe del Departamento de Planeación,


Revisó:


Autorizó



1. Propósito: Contar con un Programa de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos, que contenga los lineamientos y requisitos que regulen la prestación de los trámites y servicios dirigidos en beneficio de la ciudadanía, y cumplir con lo que establece la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria del Estado de Morelos. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:

Ley de Asistencia Social y Corresponsabilidad Ciudadana para el Estado de Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4569 del 21 de noviembre de 2007.

Ley de Mejora Regulatoria del Estado de Morelos Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad”

número 4616 del 30 de mayo de 2008. Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas 2013


Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Planeación y Profesionalización, elaborar, implementar y mantenerlo actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad de el/la Subdirector de Planeación Estratégica, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.



CEMER: comisión Estatal de Mejora Regulatoria del Estado de Morelos

PARM: Programa Anual de Mejora Regulatoria

RUPA: Registro Único de Mejora Regulatoria 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades




Revisión: 0

Pág. 4 de 9


Formatos Programa Anual de Mejora

Regulatoria PARM

Formatos Programa Anual de Mejora

Regulatoria PARM

Información solicitada

Oficio

INICIO

Recibir oficio y Formatos por parte de la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria del

Estado de Morelos (CEMER) y los turna al área correspondiente

1

Solicitud de Información

Solicitar a las áreas del Sistema la información necesaria para elaborar

el PARM

2

5

Recibir información solicitada a las áreas

del Sistema

3


Revisar la información entregada por las

diferentes Unidades Administrativas del

Sistema DIF Morelos

4

Viene del Procedimiento de la CEMER




Revisión: 0

Pág. 5 de 9

Oficio

Oficio

Programa Anual de Mejora Regulatoria del

Sistema DIF Morelos

Formatos de la CEMER

PARM

Información

Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos

Programa Anual de Mejora Regulatoria del

Sistema DIF Morelos

Concentrar y capturar la información recibida

en los formatos proporcionados por la

CEMER para la elaboración de PARM

5

Enviar el Programa Anual de Mejora

Regulatoria a la CEMER para su revisión, previa revisión de la Directora

General

Turnar el Programa Anual de Mejora Regulatoria para su revisión y visto bueno.

6

7

Recibir las observaciones

realizadas por la CEMER al Programa

Anual de Mejora Regulatoria del

Sistema DIF Morelos

8

9


Se conecta con el Procedimiento de la CEMER




Revisión: 0

Pág. 6 de 9

Oficio


Oficio



Realizar las

modificaciones al

PARM considerando

las observaciones

realizadas por la

CEMER

Enviar el PARM a la CEMER para que

emitan su dictamen, previa revisión

Recibir Dictamen del PARM por parte de la

CEMER

FIN

9

10

T

11


Se conecta con el Procedimiento de la CEMER


Recibir y dar seguimiento y

cumplimiento al PARM del Sistema DIF

Morelos

12




Revisión: 0

Pág. 7 de 9



(No. de Control)

1

Auxiliar

Administrativo (AA)

Recibe oficio y Formatos por parte de la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria del Estado de Morelos (CEMER) y turna al Jefe de Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal, previa autorización y visto bueno por el Subdirector de Planeación Estratégica.

Oficio

Formatos del Programa Anual de Mejora

Regulatoria (PARM)

2

Jefe del

Departamento de Planeación,

Profesionalización y Vinculación Municipal (JDPPVM)

Recibe Formatos de la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria del Estado de Morelos (CEMER) y Solicita a las áreas del Sistema la información necesaria para elaborar el Programa Anual de Mejora Regulatoria (PARM). El PARM contiene los siguientes elementos:

I. Trámites y servicios por inscribir, modificar y/o eliminar en el Registro Estatal de Trámites y Servicios (RETyS), , la identificación de los Trámites y Servicios inscritos en el Registro Estatal de Trámites y Servicios que fueron los de mayor impacto en el año anterior.

II. Los Periodos de realización de revisiones de mejoras a los Trámites y Servicios inscritos en el RETyS para verificar que la información se encuentre vigente en los meses de Mayo y Octubre

III. Trámites y servicios que serán mejorados dentro de los seis meses posteriores a la entrada en vigor de cada programa.

IV. Diagnóstico del Marco Regulatorio Vigente. Enlistar TODAS las normatividades que apliquen para la dependencia o entidad.

V. Enliste las Normatividades que vaya a crear, modificar o eliminar del Marco Regulatorio Vigente.

VI. Capacitación permanente en materia de mejora regulatoria a los funcionarios de las dependencias y entidades y capacitación con respecto al Sistema del Registro Único de Personas Acreditadas. (RUPA)

VII. Observaciones adicionales al presente Programa Anual de Mejora Regulatoria

Solicitud de Información PARM

3

AA JDPPVM

Recibe la información solicitada a las áreas del Sistema para la elaboración de PARM.


4

JDPPVM

Revisa la información entregada por las diferentes Unidades Administrativas del Sistema DIF Morelos


5

JDPPVM

Concentra y captura la información recibida en los formatos proporcionados por la CEMER para la elaboración de PARM

Información Formatos de la CEMER

(PARM)

6

JDPPVM Subdirector de

Planeación Estratégica

(SPE)

Turna el Programa Anual de Mejora Regulatoria para su revisión y visto bueno, del Subdirector de Planeación Estratégica.





Revisión: 0

Pág. 8 de 9


(No. de Control)

7

JDPPVM

Envía el Programa Anual de Mejora Regulatoria a la CEMER, previa revisión del Subdirector de Planeación Estratégica, aprobación del Director de Administración y autorización de la Directora General. Nota: todos los oficios que son dirigidos a la CEMER, son firmados por la Directora General. Se conecta con el Procedimiento de la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria y se espera respuesta.


Oficio

8

AA

Recibe las observaciones realizadas por la CEMER al Programa Anual de Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos, se lo turna al Subdirector de Planeación Estratégica para su conocimiento y al Jefe de Departamento para su atención.


Oficio

9

JDPPVM

Realiza las modificaciones al PARM considerando las observaciones realizadas por la CEMER Nota: solicita información a las áreas en caso de ser necesario.


10

JDPPVM

Envía el PARM a la CEMER para que emitan su dictamen previa revisión del Subdirector de Planeación Estratégica, aprobación del Director de Administración y autorización de la Directora General. Se conecta con el Procedimiento de la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria y se espera respuesta.


Oficio

11

AA

Recibe Dictamen del PARM por parte de la CEMER, le informa al Subdirector de Planeación Estratégica y lo turna al Jefe de Departamento para su seguimiento.


Oficio

12

JDPPVM

Recibe y da seguimiento y cumplimiento al Dictamen del PARM del Sistema DIF Morelos. En el dictamen se establecen acciones que se deben de atender como son: la revisión y actualización de los Trámites y Servicios del Sistema DIF Morelos, los Reportes Bimestrales así como el seguimiento a las normatividades y demás resolutivos. Nota: El Procedimiento para la capacitación y/o asesoría del Sistema para el Registro Único de Personas Acreditadas (RUPA) pertenece a la Comisión Estatal de Mejora Regulatoria (CEMER) y se solicita por medio de oficio, correo electrónico y/o de forma telefónica para replicar dicho sistema al interior del DIF Morelos. Con esta actividad da fin el procedimiento.

Programa Anual de

Mejora Regulatoria del Sistema DIF Morelos




Revisión: 0

Pág. 9 de 9





2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA PROFESIONALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE

LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS


Revisión: 0

Pág. 1 de 8


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013





Revisión: 0

Pág. 2 de 8


Esta es una copia controlada del procedimiento de Ejecución de la Profesionalización y Certificación de los Servidores Públicos del Sistema DIF Morelos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001




Revisión: 0

Pág. 3 de 8

Elaboró:

Ing. Dulce María Morales García Jefa de Profesionalización

Revisó:


Autorizó



1. Propósito: Planear, coordinar y ejecutar acciones para la profesionalización y certificación del servidor público del Sistema Estatal DIF Morelos garantizando su desarrollo, Formación y mejora continua, para el otorgamiento de servicios de calidad y acordes a la demanda de la sociedad morelense. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:





Es responsabilidad del Jefe Profesionalización, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.

Es responsabilidad del Subdirector de Planeación Estratégica, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.

Es responsabilidad del Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.

5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: SNDIF.-Sistema Nacional DIF V-C.- Videoconferencias (platicas, talleres, congresos en línea, etc.) 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades




Revisión: 0

Pág. 4 de 8


Oficio de Convocatoria

y/o Email

Oficio de Respuesta

Información

Oficio de Petición y/ Email

INICIO

Gestionar impartición de A.C. a través del

SNDIF y/o por el personal Certificado

1

Elaborar convocatoria

para el personal destinado

Recibir respuesta de

SNDIF y/o por el personal Certificado

2

Convocar reuniones

para conocer metodología y requerimientos

3

Solicitar Aprobación

por parte de Dirección General

4

7

8

5

No

Si

¿Es aprobado?



6

1




Revisión: 0

Pág. 5 de 8

Evaluación

Evaluación

Lista de participantes

Registro y lista de Inscripción

Registro y lista de

participantes al A.C.

Ejecutar la apertura de

A.C.

9

10

Impartir la A.C.

11

15

Preparar requerimientos para la impartición de los

Estándares A.C.,

8

Calificar y/o verificar las evaluaciones de la A.C.

12

Enviar las evaluaciones

a SNDIF para su validación

13

Verificar y confirmar fecha de clausura

14




Revisión: 0

Pág. 6 de 8

Nota Informativa

Reconocimientos

Informar a los

participantes fecha y hora de clausura

FIN

Clausurar y entregar de reconocimientos por la Presidenta o Director

General

Elaborar y enviar Nota

Informativa

15

17

16




Revisión: 0

Pág. 7 de 8



(No. de Control)

1

Jefa de Profesionalización

Gestiona impartición de A.C. a través del SNDIF y/o por el personal Certificado

Oficio de petición y/o Email

2


Recibe contestación de SNDIF y/o o por el personal Certificado

Oficio de Contestación

3


Convoca las reuniones ejecutivas, para conocer metodología, costos y requerimientos

Información

4


Solicita aprobación por parte de Dirección General

5

Director/a General ¿Es Aprobado por parte de Dirección General? No, pasa a la actividad 6 Si, pasa a la actividad 7

6


y/o personal certificador

Gestiona nuevas imparticiones de A.C. se conecta con la actividad 1

7



Elabora convocatorias para el personal destinado y/o personal certificado

Oficio de convocatoria y/o Email

8



Prepara los requerimientos para la impartición de las A.C.

9


Ejecuta la apertura de A.C. Lista de participantes

10



Registro y lista de participantes al A.C. Registro y lista de

participantes

11

Personal Certificador

Imparte las A.C.

12



Califica y/o verifica las evaluaciones de la A.C. Evaluaciones

13


y/o personal certificado

Envía las evaluaciones a SNDIF para su validación Evaluaciones

14


(SPE)/ Directora General

Verifica (SPE) y confirma y/o modifica la fecha de clausura (Directora General)

15 Jefa de

Profesionalización Informa a los participantes fecha y hora de clausura

16


Clausurar y entregar de reconocimientos por la Presidenta o Director General

Reconocimientos

17


Elabora y envía Nota Informativa Con esta actividad termina el procedimiento.

Nota Informativa




Revisión: 0

Pág. 7 de 8



1 Registro y lista de participantes Subdirección de Planeación 2 años

2 Evaluaciones Subdirección de Planeación 2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO CONCENTRADO DE REPORTES Y ACCIONES DEL SISTEMA DIF DEL

ESTADO DE MORELOS


Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013

1

Todas

Actualización

Actualización

22/Febrero/2016


ESTADO DE MORELOS


Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento del Concentrado de Reportes y Acciones del Sistema DIF del Estado de Morelos El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Dirección General

001


ESTADO DE MORELOS


Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:

C. María del Carmen Gómez y Gómez Auxiliar Administrativo

Revisó:


Aprobó



1. Propósito: Concentrar la información de los Reportes que emiten las Unidades Administrativas del Sistema DIF del Estado de Morelos a través de los responsables de los Programas en apoyo de la ciudadanía morelense, sobre las acciones que realizan mensualmente. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF del Estado de Morelos, que tienen bajo su responsabilidad programas para beneficio de las familias morelenses 3. Referencias:


Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas 2013. 4. Responsabilidades:

Es responsabilidad del/la Auxiliar Administrativo, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad del Subdirector de Planeación Estratégica, revisar el cumplimiento de este

procedimiento. Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este


5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Ninguno 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades


ESTADO DE MORELOS


Revisión: 0

Pág. 4 de 7


Reporte de Acciones Mensuales FO-DAF-SPE-02

Concentrado de Acciones Mensuales

FO-DAyF-SPE-03

Reporte de Acciones Mensuales

FO-DAF-SPE-02


FO-DAF-SPE-02

Oficio


FO-DAF-SPE-02

INICIO

Solicitar por medio de oficio a las áreas responsables de Programas el llenado del formato y fecha de entrega de Reporte de Acciones Mensuales

2

Diseñar formatos donde se plasmen las acciones y el número de beneficiarios que arrojan los Programas del Sistema DIF

1

Recibir los Reportes de Acciones, tanto en electrónico como en impreso, vaciar los datos en el concentrado de cada programa

3

5

Vaciar los datos de todos los programa en un concentrado general, el cual sirve para realizar el IGG, los Informes del señor Gobernador, Reportes a la Secretaría de Salud y Metas Estratégicas

4


ESTADO DE MORELOS


Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Concentrado de Acciones Mensuales FO-DAyF-SPE-03


Oficio


FIN

Pasar el Concentrado de Acciones para revisión del Subdirector de Planeación Estratégica

5

Entregar el Concentrado de Acciones a la Dirección General

Enviar por oficio y archivo electrónico información del Concentrado a la Secretaría de Salud

7

6

T


ESTADO DE MORELOS


Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1

Auxiliar

Administrativo (AA)

Diseña formatos donde se plasmen las acciones y el número de beneficiarios que arrojan los Programas del Sistema DIF del Estado de Morelos, y se presentan al Subdirector de Planeación Estratégica para su aprobación.

Reporte de Acciones

Mensuales

FO-DAF-SPE-02

2

AA

Solicita por medio de oficio de la Subdirección de Planeación Estratégica a las áreas responsables de Programas DIF, el llenado del formato y fecha de entrega mensual en que deberán entregar el Reporte de Acciones Mensuales, si existe alguna duda o solicitud de cambio del formato, se recomienda convocar a una reunión donde se aclaren dudas y cualquier tipo de situación ya que con estos formatos se trabajará todo el año.

Oficio

FO-DAF-SPE-02

3

AA

Recibe los Reportes de Acciones Mensuales, tanto en electrónico como en impreso, se vacían los datos en el concentrado de cada programa.

FO-DAF-SPE-02

4

AA

Vacía los datos de todos los programa en un concentrado general, el cual sirve para realizar el IGG, los Informes del señor Gobernador, Reportes a la Secretaría de Salud y Metas Estratégicas

FO-DAF-SPE-02 Concentrado de

Acciones Mensuales FO-DAF-SPE-03

5

AA

Pasa el Concentrado de Acciones para revisión del Subdirector de Planeación Estratégica

FO-DAF-SPE-03

6

AA

Entrega el Concentrado de Acciones a la Dirección General para su revisión y visto bueno.

FO-DAF-SPE-03

7

AA

Envía por oficio y en archivo electrónico la información del Concentrado a la Secretaría de Salud Con esta actividad da fin el procedimiento.

Oficio

FO-DAF-SPE-03


ESTADO DE MORELOS


Revisión: 0

Pág. 7 de 7




FO-DAF-SPE-02

Subdirección de Planeación estratégica 2 años

Concentrado de Acciones Mensuales

FO-DAF-SPE-03

Subdirección de Planeación estratégica 2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Formatos de Reportes

PROCEDIMIENTO REPORTE DE OBRAS Y ACCIONES RELEVANTES DEL SISTEMA DIF

DEL ESTADO DE MORELOS


Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013

1

Todas

Actualización

Actualización

22/Febrero/2016




Revisión: 0

Pág. 2 de 7

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento del Reporte de Obras y Acciones Relevantes del Sistema DIF del Estado de Morelos El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Dirección General

001




Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:

C. María del Carmen Gómez y Gómez Auxiliar Administrativo

Revisó:


Aprobó


Fecha: 22 de Febrero 2016 Fecha: 22 de Febrero 2016 Fecha: 22 de Febrero 2016

1. Propósito: Concentrar la información de los Reportes de Obras y Acciones Relevantes que realizan mensualmente las Unidades Administrativas del Sistema DIF del Estado de Morelos que tienen que llevan a cabo los responsables de los Programas en apoyo de la ciudadanía morelense. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF del Estado de Morelos, que tienen bajo su responsabilidad programas que brindan apoyo a los ciudadanos del Estado de Morelos. 3. Referencias:


Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas 2013. 4. Responsabilidades:

Es responsabilidad del/la Auxiliar Administrativo, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad del Subdirector de Planeación Estratégica, revisar el cumplimiento de este

procedimiento. Es responsabilidad de la/el Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este


5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: Ninguno 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades




Revisión: 0

Pág. 4 de 7


Oficio

Reporte de Obras y Acciones Relevantes

Oficio

INICIO

Recibir los reportes y revisar que contenga esta

información de manera cronológica, con un texto indicando la actividad y avalada con material

fotográfico que a pie de cada fotografía se indique fecha y

lugar exacto.

2

Solicitar por medio de oficio de la Subdirección de

Planeación Estratégica, a las áreas responsables de Programas DIF, enviar

durante los primeros cinco días de cada mes, las Obras y Acciones que consideren Relevantes llevadas a cabo

durante el mes.

1

Solicitar al Departamento de Comunicación Social el

material fotográfico en CD para obtener una resolución

de 300 puntos en las imágenes.

3

4




Revisión: 0

Pág. 5 de 7


Oficio



Elaborar el reporte de obras y acciones relevantes con fotografías

4

FIN

Pasar el reporte para

autorización del Subdirector de Planeación

Estratégica

Enviar el Reporte de las Obras y Acciones

Relevantes mediante oficio de la Dirección

General del Sistema, a la Dirección General de

Coordinación y Supervisión de la

Secretaría de Salud

6

5




Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1


(AA)

Solicita por medio de oficio de la Subdirección de Planeación Estratégica, a las áreas responsables de Programas DIF, enviar durante los primeros cinco días de cada mes, las Obras y Acciones que consideren Relevantes llevadas a cabo durante el mes.


2

AA

Recibe los reportes, los revisa y se realiza un documento que contenga esta información de manera cronológica, con un texto indicando la actividad y avalada con material fotográfico que a pie de cada fotografía se indique fecha y lugar exacto.


3

AA

Solicita al Departamento de Comunicación en CD, el material fotográfico para obtener una resolución de 300 puntos en las imágenes.

Reporte de Obras y

Acciones Relevantes

4

AA

Elabora el reporte de obras y acciones relevantes con fotografías

Reporte de Obras y

Acciones Relevantes

5

AA

Pasa el reporte se para autorización del Subdirector de Planeación Estratégica

Reporte de Obras y

Acciones Relevantes

6

AA

Enviar el Reporte de las Obras y Acciones Relevantes mediante oficio de la Dirección General del Sistema, a la Dirección General de Coordinación y Supervisión de la Secretaría de Salud Con esta actividad da fin el procedimiento.

Reporte de Obras y

Acciones Relevantes




Revisión: 0

Pág. 7 de 7



Reporte de Acciones Relevantes s/c Subdirección de Planeación Estratégica 2 años

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO

ANUAL DEL SISTEMA DIF MORELOS


Revisión: 0

Pág. 1 de 10


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013

1

Todas

Actualización

Actualización

22/Febrero/2016




Revisión: 0

Pág. 2 de 10

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento de Elaboración e Integración del Programa Operativo Anual del Sistema DIF Morelos El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Dirección General

001




Revisión: 0

Pág. 3 de 10

Elaboró:

L.A. Dacyl Ayala Castro Administrativa Especializada

Revisó:


Aprobó



1. Propósito: Presentar el instrumento programático presupuestal que hace compatible las decisiones de gasto público con las demandas ciudadanas y representa el sustento del Proyecto de presupuesto de egresos que se presenta al Congreso del Estado. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a las áreas operativas del Sistema DIF del Estado de Morelos, que entreguen sus informes mensuales de acción. 3. Referencias:

Reglamento Interior del Sistema DIF Morelos artículo 24 fracción XI, y artículo 29 fracción II, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas


Es responsabilidad del/la Administrativo Especializado elaborar, revisar y mantener actualizado este procedimiento.




5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: POA: Programa Operativo Anual. SS.- Secretaria de Salud. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades




Revisión: 0

Pág. 4 de 10


Información

Oficio

Lineamientos para la elaboración del POA

Formato POA

Oficio capacitación

Oficio

5

INICIO

Leer y revisar la

información que se recibe junto con el

oficio.

2

Capacitar y entregar formato y lineamientos para la elaboración del

POA a los responsables de las áreas operativas del

DIF.

4

Recibir oficio y archivos electrónicos vía mail

por parte de la SS, y se turna al administrativo

especializado.

1

Elaborar oficio de convocatoria para

asistir a la capacitación para la elaboración del

POA.

3

Viene del Procedimiento de la Secretaría de Salud




Revisión: 0

Pág. 5 de 10

Oficio

Formato POA

Formato POA

Formato POA

Formato POA

Recibir los POA´s de manera impresa y en archivo electrónico.

5

Solicitar las cifras

financieras al área de

presupuesto para

integrarlas en el POA

general

Capturar en los formatos del POA General, las

cifras proporcionadas por las áreas a través de sus

POA´s específicos en donde establecen las cifras de las metas

programadas.

6

Capturar la información en el formato de POA

8

Formato POA

Imprimir la información

en 2 tantos

9

7

10

Viene del Procedimiento del área

de presupuesto

Se conecta con el Procedimiento del área

de presupuesto




Revisión: 0

Pág. 6 de 10

Oficio de envío.

Formato POA

Oficio de envío.

Oficio de envío.

Oficio de envío.

Oficio de envío.

Formato POA

Formato POA

Formato POA

Elaborar oficio e imprimir 2 tantos

10

Recabar rubrica del

Subdirector de

Planeación

Estratégica.

Rubricar la información generada y oficio.

11

Recabar firma y rubrica del Director de

Administración y Finanzas.

13

Recabar firma y rubrica del Director/a General.

14

12

15




Revisión: 0

Pág. 7 de 10

Se conecta con el Procedimiento de la Secretaría de Salud

Oficio de envío.

Oficio de envío.

Formato POA

Formato POA

Enviar oficio con anexos y vía mail el archivo electrónico a la SS.

15

Recibir el acuse con sello de recibido y archivar.

16

FIN

T




Revisión: 0

Pág. 8 de 10



(No. de Control)

1


SPE

Recibe oficio de la Secretaría de Salud SS, para la elaboración del Programa Operativo Anual (POA) y vía correo electrónico archivo de formato, se turna al administrativo especializado. Viene del procedimiento de la Secretaria de Salud.

Oficio original.

2


AE

Lee y revisa la información que se recibe, para poder explicar a las áreas operativas del DIF la manera del llenado del formato de POA.

Oficio Información

3

AE Elabora oficio de convocatoria para asistir a la capacitación para la elaboración del POA.

Oficio

4

AE Capacita a los responsables de la elaboración del POA, áreas operativas del DIF y se entrega el formato y lineamientos de POA. Para posteriormente revisarlos y señalarles los errores en caso de ser necesario.

Formato de POA

Lineamientos para la elaboración del POA

5

AE Recibe los POA´s de las áreas operativas del DIF, de manera impresa y en archivo electrónico, mediante oficio

Formato de POA Oficio

6

AE Captura en los formatos del POA general las cifras proporcionadas por las áreas a través de sus POA´s específicos en donde establecen las cifras de las metas programadas.

Formato de POA

7

AE Solicitar las cifras financieras al área de presupuesto, para integrarlas en el POA general Se conecta con el procedimiento del área de presupuesto y se espera respuesta.

Formato de POA

8

AE Captura la información en el formato de POA, para vaciar toda la información.

9

AE Se imprime en 2 tantos el formato de POA.

Formato de POA 2 originales

10

AE Elabora oficio dirigido a la SS y se imprime en 2 tantos, donde se anexa formato de POA, solicitar número de oficio a Dirección General.

Formato de POA Oficio de envío

Original SS Copia SPE

11

AE Rubrica la información generada y oficio Formato de POA Oficio de envío

12

AE Recaba rubrica del Subdirector de Planeación Estratégica en formato del POA y rubrica el oficio





Revisión: 0

Pág. 9 de 10


(No. de Control)

13

AE Recaba firma y rubrica del Director/a de Administración y Finanzas en formato del POA.

Formato de POA

14

AE Recaba firma y rubrica del Director/a General en formato POA y oficio.


15

AE Envía oficio con anexos y vía mail el archivo electrónico del POA a la Secretaria de Salud. Se conecta con el procedimiento de la Secretaria de Salud.


Original SS Copia SPE

16 AE Regresa la copia con sello de recibido y se archiva Con esta última actividad finaliza el procedimiento

Formato Oficio de envío

Copia SPE




Revisión: 0

Pág. 10 de 10



1 Formato POA Subdirección de Planeación Estratégica. 12 meses

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Ninguno.

PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE MANERA TRIMESTRAL A LOS AVANCES DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL A TRAVÉS DEL INFORME DE

GESTIÓN GUBERNAMENTAL


Revisión: 0

Pág. 1 de 8


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013

1

Todas

Actualización

Actualización

22/Febrero/2016




Revisión: 0

Pág. 2 de 8

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento para dar Seguimiento de Manera Trimestral a los Avances del Programa Operativo Anual a través del Informe de Gestión Gubernamental El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Dirección General

001




Revisión: 0

Pág. 3 de 8

Elaboró:

L.A. Dacyl Ayala Castro Administrativa Especializada

Revisó:


Aprobó



1. Propósito: Dar a conocer los avances reales de manera trimestral del Programa Operativo Anual a través del Informe de Gestión Gubernamental a la Secretaria de Salud. 2. Alcance: Este procedimiento involucra a las áreas operativas del Sistema DIF-Morelos, que entreguen sus informes mensuales de acción. 3. Referencias:

Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos artículo 24 fracción XI, y artículo 29 fracción II, publicado en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” número 4616 del 30 de mayo de 2008.

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas


Es responsabilidad del/la Administrativo Especializado elaborar, revisar y mantener actualizado este procedimiento.




5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: IGG.- Informe de Gestión Gubernamental. POA: Programa Operativo Anual. SS.- Secretaria de Salud. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades




Revisión: 0

Pág. 4 de 8


Informes

Informes

Formato IGG

Oficio

5

INICIO

Clasificar y concentrar

los avances trimestrales basados

en los informes mensuales.

2

Imprimir la información en 4 tantos.

4

Recibir oficio y archivos electrónicos vía mail

por parte de la SS, y se turna al administrativo

especializado.

1

Alimentar los archivos del IGG, verificando que se plasmen los avances por cada

indicador.

3

Viene del Procedimiento de la Secretaría de Salud




Revisión: 0

Pág. 5 de 8

Oficio de envío

Oficio de envío

Oficio de envío

Oficio de envío

Oficio de envío

Formato IGG

Formato IGG

Formato IGG

Formato IGG

Elaborar oficio e imprimir 2 tantos anexando IGG.

5

Recabar rubrica del

Subdirector de

Planeación

Estratégica.

Rubricar la información y oficio.

6

Recabar firma y rubrica del Director de


8

Formato IGG

Recabar firma y rubrica

del Director General.

9

7

10




Revisión: 0

Pág. 6 de 8

Oficio de envío.

Formato IGG

FIN

Oficio de envío.

Formato IGG

Enviar oficio con anexos y vía mail el archivo electrónico a la SS.

10

Recibir el acuse con sello de recibido y archivar.

11

Se conecta con el Procedimiento de la Secretaría de Salud

T




Revisión: 0

Pág. 7 de 8



(No. de Control)

1


SPE

Recibe oficio de la Secretaría de Desarrollo Humano y Social SS, para la elaboración del Informe de Gestión Gubernamental y vía correo electrónico archivo de formato, se turna al administrativo especializado.

Oficio original.

2 Administrativo Especializado

AE

Busca en la computadora el archivo que concentra los avances trimestrales basados en los informes mensuales que envían las áreas del DIF.

3 AE Captura la información en el formato de IGG, verificando que las acciones realizadas sean las correctas, por proyecto y por acciones.

4 AE Imprime la información en 4 tantos

Formato de IGG 4 originales

5 AE Elabora oficio dirigido a la SS y se imprime en 2 tantos, donde se anexa formato de IGG, solicitar número de oficio a Dirección General.

Formato de IGG Oficio de envío Original SDHS

Copia SPE

6 AE Rubrica la información generada y oficio

Formato de IGG Oficio de envío

7 AE Recaba rubrica del Subdirector de Planeación Estratégica en formato del IGG y rubrica el oficio


8 AE Recaba firma y rubrica del Director de Administración y Finanzas en formato del IGG.

Formato de IGG

9 AE Recaba firma y rubrica del Director General en formato IGG y oficio.


Oficio-2

10 AE Envía oficio con anexos y vía mail el archivo electrónico a la SDHS.

Formato de IGG 3 tantos

Oficio de envío Original SDHS

Copia SPE

11 AE Regresa la copia con sello de recibido y se archiva Con esta última actividad finaliza el procedimiento.





Revisión: 0

Pág. 8 de 8



1

Formato IGG

Subdirección de Planeación Estratégica.

12 meses

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

1

Ninguno.

PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN EXTERNA A LOS SERVIDORES

PÚBLICOS DEL SISTEMA DIF MORELOS


Revisión: 0

Pág. 1 de 7


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

21/Agosto/2013





Revisión: 0

Pág. 2 de 7


Esta es una copia controlada del procedimiento de Ejecución de la Capacitación Externa a los Servidores Públicos del Sistema DIF Morelos El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:



001




Revisión: 0

Pág. 3 de 7

Elaboró:

Ing. Dulce María Morales García Jefa de Profesionalización

Revisó:


Autorizó



1. Propósito: Planear y coordinar acciones para la profesionalización (capacitación), del servidor público del Sistema Estatal DIF Morelos, garantizando su desarrollo, Formación y mejora continua, para el otorgamiento de servicios de calidad y acordes a la demanda de la sociedad morelense. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a las Unidades Administrativas adscritas al Sistema DIF Morelos. 3. Referencias:





Es responsabilidad de la Jefa de Profesionalización, elaborar, implementar y mantener actualizado este procedimiento.


Es responsabilidad del Director de Administración y Finanzas aprobar la aplicación de este procedimiento.


SNDIF.- Sistema Nacional DIF INGR.- Institución no Gubernamental (consultorías, asociaciones civiles, fundaciones, etc.) C.C.D.E.- Capacitaciones, Certificaciones, Diplomados, y Especializaciones 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades




Revisión: 0

Pág. 4 de 7


Oficio de Convocatoria y/o

Email

Información

Oficio de Petición y/o Email

Oficio de Petición y/o Email

INICIO

Gestionar impartición de C.C.D.E. a través

del INGR

1

Recibir contestación de

INGR

2

8

Convocar reuniones

ejecutivas para conocer metodología, costos,

requerimientos y fechas

3



4

Elaborar convocatoria

para el personal

destinado

7

Vinculado al Diagnóstico de Necesidades de Capacitación -DNC-

5

No

Si

¿Es aprobado?

Gestionar nuevas imparticiones de

C.C.D.E

6

1




Revisión: 0

Pág. 5 de 7

Registro de Reconocimientos

Lista de participantes

Preparar requerimientos para la impartición de los

C.C.D.E.

8

Ejecutar la apertura de

C.C.D.E.

9

Impartir el C.C.D.E.

10

FIN

Clausura y entrega de reconocimientos por la Presidenta o Directora

General.

11

Elaborar y enviar Nota

Informativa

12




Revisión: 0

Pág. 6 de 7



(No. de Control)

1


Vinculado al Diagnóstico de Necesidades de Capacitación –DNC- Gestionar impartición de C.C.D.E. a través del INGR

Oficio de petición y/o

Email

2


Recibe contestación de SNDIF y/o INGR

Oficio de Contestación

3


Convoca las reuniones ejecutivas, para conocer metodología, costos y requerimientos

Información

4


Solicita aprobación por parte de Dirección General

5

Directora General

¿Es Aprobado por parte de Dirección General? No, pasa a la actividad 6 Si, pasa a la actividad 7

6


Gestiona nuevas imparticiones de C.C.D.E. y se conecta con la actividad 1.

7


Elabora convocatorias para el personal destinado

Oficio de convocatoria y/o Email

8


Preparar los requerimientos para la impartición de los C.C.D.E.

9


Ejecutar la apertura de C.C.D.E. Lista de participantes

10

Personal de C.C.D.E.

Imparte el C.C.D.E.

11

Directora General o Presidenta

Clausura y entrega de reconocimientos por la Presidenta o Directora General

Reconocimientos

12 Jefa de

Profesionalización

Elabora y envía Nota Informativa Con esta actividad termina el procedimiento.

Nota Informativa




Revisión: 0

Pág. 7 de 7



Ninguno

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno

PROCEDIMIENTO

SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO Y REDES

Clave: PR-DAF-USI-01

Revisión: 0

Pág. 1 de 6


No. Rev.



0

N/A

Emisión

Emisión

12/Sept/2014

1

Todas

Actualización

Actualización

22/Febrero/2016

PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 2 de 6

HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento Servicio de Soporte Técnico y Redes El original de este documento queda bajo resguardo de la Subdirección de Planeación Estratégica. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:


Dirección General

001

PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 3 de 6

Elaboró:

Lic. Víctor Manuel Hernández Gatica Jefe del Departamento de la Unidad para la

Sociedad de la Información (USI)

Revisó:



Aprobó



1. Propósito: Establecer las actividades a seguir para tramitar las solicitudes para dar soporte técnico y redes a los equipos de cómputo de las unidades administrativas del Sistema DIF del Estado de Morelos. 2. Alcance: Aplica al Sistema DIF del Estado de Morelos. 3. Referencias:

Reglamento Interno del Sistema DIF Morelos Manual de Organización de la Dirección de Administración y Finanzas


Es responsabilidad del Jefe/a de Departamento de la Unidad para la Sociedad de la Información (USI) elaborar, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento.



5. Definiciones: Para los efectos del presente procedimiento, así como sus anexos correspondientes, se entenderá por: USI.- Unidad para la Sociedad de la Información Soporte Técnico - Servicio que proporciona asistencia con el hardware o software de una computadora, o algún otro dispositivo electrónico o mecánico. 6. Método de Trabajo 6.1. Diagrama de flujo 6.2. Descripción de actividades

PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 4 de 6


.

1

Recibir equipo dañado en el

Depto. de Soporte Técnico

Revisar equipo y diagnosticar falla

2

¿Es necesario servicio externo?

3

Notificar al usuario e iniciar procedimiento

de garantía con el proveedor

INICIO

4

FIN

¿Requiere alguna Refacción?

5

NO

NO

6

Reparar la falla y entregar Equipo al usuario

FIN

SI

Notificar al usuario sobre la falla de su

equipo a través de una Nota Técnica

7

Nota Técnica

O-1 NT-DAF-JUSI-01

Se entrega Nota Técnica para que el usuario elabore su requisición de compra.

8

Elaborar su Requisición de

Compra de refacción dañada

Se conecta con el Procedimiento del Depto. de Adquisiciones.

9

Recibir refacción, realizar la reparación y

entrega equipo al usuario

FIN

SI

PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 5 de 6



(No. de Control)

1

Analista de Sistemas

Computacionales

(ASC)

Recibe el equipo de cómputo dañado (C.P.U., Monitor, Teclado, Mouse, Impresora).

2 ASC Revisa el equipo y diagnostica falla.

3 ASC ¿Es necesario enviar el equipo de cómputo a un taller externo para su reparación?

4 ASC

Si. Se notifica al usuario y se entrega el equipo, enviando una nota informativa. Nota: Se conecta con el procedimiento del Departamento de Mantenimiento y Construcción.

Nota Informativa

5 ASC No. ¿Requiere alguna Refacción?

6 ASC No. Repara la falla con el material y refacciones con que cuenta el Departamento de Soporte Técnico y entrega equipo al usuario.

7 JDUSI

Si. Notifica al usuario mediante una Nota Técnica sobre la falla de su equipo, mencionando las especificaciones de la refacción que necesita para la reparación. Nota: Se entrega Nota Técnica para que el usuario elabore su requisición de compra.

Nota Técnica Copia-Usuario

Copia-Archivo del Depto. de la Unidad

para la Sociedad de la Información

8 Usuario

Elabora su requisición de compra para adquirir la refacción que se necesita. Nota: Se conecta con el procedimiento de autorización de compra del Departamento de Adquisiciones.

9 JDUSI / ASC Recibe refacción y realiza la reparación.

PROCEDIMIENTO



Revisión: 0

Pág. 6 de 6



1

Nota Técnica

Jefe de Departamento de la Unidad para la

Sociedad de la Información.

12 meses

8. Anexos:

Anexo No.

Descripción Clave

Ninguno.

FORMATO




Revisión: 0


XII.- DIRECTORIO



Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 324 y 328

Calle Las Quintas No.15 Col. Cantarranas

Cuernavaca, Morelos C.P. 62448

C. Rosendo Alberto De León Sánchez Subdirector de Recursos Materiales y Control Patrimonial

Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 325, 330 y 336



Lic. Jesús Bernardo Félix-Díaz Arellano Jefe del Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial

Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 329 y 337



C. Heriberto Gallardo Morales Jefe del Departamento de Mantenimiento y Construcción

Tel. (777) 315-60-09 Ext. 122

Bajada de Chapultepec #25 Col. Chapultepec,

Cuernavaca Morelos C.P. 62450

C. Carlos Bahena Adán Jefe del Departamento de Servicios Generales

Tel. (777) 315-60-09 Ext. 209



Lic. Jessica Vanessa Macías Del Rincón Subdirectora de Administración y Desarrollo de Personal

Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 332, 333 y 334



Lic. Ana Karen Huitrón Castañeda Jefa del Departamento de Administración de Personal

Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 332, 333 y 334



Lic. Víctor Manuel Hernández Gatica Jefe del Departamento de la Unidad para la Sociedad de la Información (USI)

Tel. (777) 315-60-09 Ext. 165




Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 338 y 339



C.P. Alan Reyes García

Jefe del Departamento de Contabilidad Tel. (777) 3 14 10 10

Ext. 326




Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 326



FORMATO




Revisión: 0


DIRECTORIO


C.P. Félix Alberto García García Jefe de Departamento de Tesorería e Ingresos Propios

Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 326




Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 313 y 316



Lic. Jesús Hernández Altamirano Jefe del Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal

Tel. (777) 3 14 10 10 Ext. 319



FORMATO




Revisión: 0





C. Simón Andrés Medina Delgadillo Director de Administración

y Finanzas

C. Mayra Benítez Romero Asistente de Dirección de Administración

y Finanzas



C. Rosendo Alberto De león Sánchez Subdirector de Recursos Materiales

y Control Patrimonial

C. Jesús Bernardo Félix-Díaz Arellano

Jefe del Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial



C. Cesar Montes Millán Jefe de la Unidad de Control Patrimonial

C. Heriberto Gallardo Morales Jefe del Departamento de Mantenimiento

y Construcción



C. Carlos Bahena Adán


Lic. Jessica Vanessa Macías Del Rincón Subdirectora de Administración

y Desarrollo de Personal



Lic. Ana Karen Huitrón Castañeda Jefa del Departamento de Administración de

Personal



FORMATO




Revisión: 0


COLABORACIÓN




C. Alan Reyes García

Jefe del Departamento de Contabilidad



C.P. Juan José Rodríguez Gómez

Jefe del Departamento de Presupuesto

C. Félix Alberto García García Jefe de Departamento de Tesorería

e Ingresos Propios



L.I. Daniel Bustamante Pérez Subdirector de Planeación

Estratégica

L. A. Jesús Hernández Altamirano Jefe del Departamento de Planeación,


L. A. Jesús Hernández Altamirano

Jefe del Departamento de Planeación, Profesionalización y Vinculación Municipal

Responsable de integrar el Manual de

Organización

L.A. Jessica Anaya López Enlace de la Dirección de Administración

Responsable de integrar el Manual de Políticas y Procedimientos

Manual de Políticas y Procedimientos Dirección de ... · Apoyar las auditorías internas de los...

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