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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cód. Fecha

P12000-05/18.V6 Diciembre de 2018

FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES INSTITUCIONALES

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

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TABLA DE CONTENIDO

Pág

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DEL CONSEJO DIRECTIVO 1

3.2. DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO 1

3.3. DE LA DIRECCIÓN GENERAL 1

3.4. DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 2

3.5. DE LA SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES Y JEFES DE OFICINA 2

3.6. DE LAS DIRECCIONES TERRITORIALES 3

3.7. DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 3

4. GLOSARIO 3

5. NORMAS 7

5.1. LEGALES 7

5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS 8

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 8

5.3.1. De la definición del Plan Estratégico Sectorial 8

5.3.2. De la definición del Plan Estratégico Institucional (PEI) 8

5.3.3. De la definición y seguimiento del Plan de Acción Anual (PAA) 9

5.3.4. De la reprogramación del Plan de Acción Anual 10

5.3.5. De la presentación de informes del Plan de Acción Anual (PAA) 10

5.3.6. De los reportes e informes de seguimiento de los planes institucionales 10

5.3.7. Articulación de los planes institucionales, plan de adquisición y presupuesto 11

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 11

7. PROCEDIMIENTO – PASO A PASO 12

7.1. FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATEGICO SECTORIAL 12

7.2. FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL - PEI Y PLAN DE ACCIÓN ANUAL - PAA 13

8. ANEXOS 15

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS 15

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OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Fecha Diciembre de 2018

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1. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para llevar a cabo la formulación, evaluación y seguimiento de los Planes Institucionales, convirtiéndose la Planeación en el mecanismo de articulación, a través de sus tres modalidades Plan Estratégico Sectorial (PES), Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan de Acción Anual (PAA), bajo los lineamientos establecidos en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, con el fin de generar resultados que atiendan el Plan Nacional de Desarrollo vigente, resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.

2. ALCANCE

Inicia con una serie de insumos de entrada como son una a) reflexión inicial (¿cuál es propósito fundamental del IGAC, ¿Para quién y para qué lo debe hacer?), b) un diagnóstico de capacidades y entornos, c) las metas de gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo vigente, y d) el marco fiscal, con el fin de formular los planes institucionales, teniendo en cuenta los plazos establecidos por la normatividad vigente para su elaboración y publicación.

Continúa con la formulación de una versión preliminar para presentar a consideración de la ciudadanía, realiza los ajustes sugeridos por los ciudadanos, considerados viables, procede a la aprobación por parte del Consejo Directivo del IGAC, se realiza la publicación en el sitio web del IGAC.

Finaliza con el seguimiento y evaluación de los resultados de su gestión institucional, las metas priorizadas en el Plan Nacional de Desarrollo y proyectos de inversión. Aplica para todos los procesos del IGAC.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DEL CONSEJO DIRECTIVO

° Analizar, aprobar y adoptar mediante acta el Plan Estratégico Institucional (PEI), el Plan Estratégico Sectorial (PES) y el Plan de Acción Anual (PAA).

3.2. DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO

° Coordinar y facilitar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

° Analiza, aprueba mediante acta los Planes Institucionales (PEI, PES, PAA), para su presentación al Consejo Directivo.

° Realizar seguimiento periódico a los compromisos establecidos en los planes institucionales.

3.3. DE LA DIRECCIÓN GENERAL

° Presentar al Consejo Directivo el Plan Estratégico Sectorial (PES), Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan de Acción Anual (PAA).

° Asegurar la ejecución de los planes institucionales dentro del marco legal y del Plan Nacional de Desarrollo vigente, en esta medida, ordenar las acciones correctivas y preventivas necesarias para su cumplimiento.

° Dirigir, coordinar, vigilar, controlar y evaluar la ejecución y cumplimiento de los planes y programas inherentes al objeto de la entidad.

° Coordinar con la entidad cabeza de sector, según la estructura administrativa del estado, las acciones relacionadas con la formulación y ejecución del Plan Estratégico Sectorial.



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3.4. DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

° Asesorar a la Dirección General, a las dependencias del Nivel Central y Direcciones Territoriales, en el proceso de planificación institucional, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG vigente.

° Elaborar en coordinación con las dependencias y Direcciones Territoriales, el Plan Estratégico Sectorial (PES), Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan de Acción Anual (PAA); hacer el seguimiento y evaluación de su ejecución, presentarlo ante el comité respectivo y proponer los ajustes correspondientes a la Dirección General.

° Preparar, consolidar, presentar y sustentar ante el Director General, el anteproyecto de presupuesto del Instituto, en coordinación con la Secretaría General de acuerdo con los planes institucionales y los lineamientos establecidos por las autoridades competentes.

° Presentar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño los planes sectoriales, institucional y de acción para su respectivo análisis.

° Divulgar y socializar a nivel nacional los planes institucionales de la vigencia.

° Hacer seguimientos periódicos a los planes institucionales en las herramientas establecidas por la oficina, con el propósito de establecer acciones de mejora para el logro del cumplimiento de metas.

° Presentar a la Dirección General, al Comité Institucional de Gestión y Desempeño y a las entidades que lo requieran, informes periódicos de gestión de la entidad, con base en la información suministrada por las dependencias y direcciones territoriales.

° Asesorar a las dependencias y Direcciones Territoriales en el diseño y monitoreo de indicadores de gestión para el seguimiento y control de la ejecución de los planes institucionales.

3.5. DE LA SECRETARÍA GENERAL, SUBDIRECTORES Y JEFES DE OFICINA

° Presentar a la Oficina Asesora de Planeación la programación y cronograma de los planes institucionales según los lineamientos establecidos, así como el presupuesto asignado y su actualización anual.

° Verificar, controlar, realizar seguimiento y evaluar el avance de los productos y metas de los planes institucionales, a través de las herramientas establecidas por la Oficina Asesora de Planeación y su ejecución presupuestal, el cual deberá ser registrado dentro del plazo establecido.

° Proponer los ajustes y la reprogramación de las metas de los planes institucionales debidamente justificados técnica, jurídica y presupuestalmente, por una sola vez al año y antes del 31 julio de cada vigencia.

° Coordinar la programación de metas de los planes institucionales entre las Direcciones Territoriales y las dependencias de la sede central.

° Ejecutar las actividades establecidas en los planes sectoriales, institucional y de acción anual, según programación establecida.

° Presentar informes del avance de las metas establecidas en los planes institucionales de su competencia, cuando sean requeridos por la Oficina Asesora de Planeación.

° Diseñar, monitorear y reportar y el avance de los indicadores de gestión y resultado a través de las herramientas establecidas, para el seguimiento y control de la ejecución de las metas programadas en los planes institucionales, e Implementar las acciones correctivas y de mejora correspondientes de acuerdo con los lineamientos establecidos.



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3.6. DE LAS DIRECCIONES TERRITORIALES

° Programar los productos y actividades para el cumplimiento de las metas del PAA en coordinación con las dependencias de la Sede Central y enviar esta información a la Oficina Asesora de Planeación para su revisión y consolidación en el tiempo establecido en cada vigencia.

° Ejecutar, hacer el seguimiento y control permanente a las metas del PAA en los comités de mejoramiento y utilizando los indicadores de la herramienta establecida, incluyendo la Unidades Operativas de Catastro UOC.

° Presentar informes del avance de las metas establecidas en los planes institucionales de su competencia, cuando sean requeridos por la Oficina Asesora de Planeación.

° Diseñar, monitorear y reportar y el avance de los indicadores de gestión a través de las herramientas establecidas, para el seguimiento y control de la ejecución de las metas programadas en el PAA, e Implementar las acciones correctivas y de mejora correspondientes de acuerdo con los lineamientos establecidos.

° Las Direcciones Territoriales deben asegurar la coherencia entre los avances de los productos y metas del PAA y los compromisos contemplados en el Acuerdo de Gestión correspondiente.

3.7. DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

° Realizar evaluaciones y verificaciones periódicas del avance o cumplimiento de las actividades establecidas en los planes institucionales y la información consignada en la herramienta de seguimiento vigente, para la programación y reporte de avance y cumplimiento de las mismas, confrontándola con los logros alcanzados e informar el resultado a la Dirección General y a la Oficina Asesora de Planeación.

° Recomendar y proponer las acciones de mejoramiento de acuerdo con los resultados de la verificación de ejecución de los planes institucionales tanto en las dependencias de Sede Central como en Direcciones Territoriales.

4. GLOSARIO

Actividades Conjunto de acciones desarrolladas para el logro de los resultados esperados en el Plan de Acción Anual y es la acción que contribuye a la transformación de insumos en productos.

Alta dirección

Integrada por las máximas autoridades administrativas de una entidad y quién posee el máximo nivel de responsabilidad. Para las entidades de la Rama Ejecutiva, la alta dirección se define en los términos de los Decretos 770 y 785 de 2005.

Cadena de Valor

Describe una relación secuencial y lógica entre insumos, actividades, productos y resultados, en la que se añade valor a lo largo del proceso de transformación total. Los insumos son los factores productivos, bienes o servicios con los que se cuenta para la generación de valor. Éstos pueden ser de tipo financiero, humano, jurídico, de capital, etc. Las actividades son el conjunto de procesos u operaciones mediante los cuales se genera valor al utilizar los insumos, dando lugar a un producto determinado. Los productos son los bienes y servicios provistos por el Estado que se obtienen de la transformación de los insumos a través de la ejecución de las actividades. Los resultados son los efectos relacionados con la intervención pública, una vez se han consumido los productos provistos por ésta. Los efectos pueden ser intencionales o no y/o atribuibles o no a la intervención pública. Los impactos son los efectos exclusivamente atribuibles a la intervención



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pública. (Tomado del documento “Guía Metodológica para el Seguimiento y la Evaluación a Políticas Públicas, elaborado por el DNP, 2014).

Contexto Estratégico

Corresponde al análisis de los factores claves internos y externos que determina la gestión de la entidad. El resultado de este análisis se ajustará o validara según se requiera.

Dimensión

Aspecto o faceta de algo (tomado de www.rae.es) – Visión multidimensional: descripción de componente operativo del Modelo a partir del análisis de los múltiples aspectos (o dimensiones) que sustentan la gestión y el desempeño de una organización pública.

Estrategia Se definen como las rutas fundamentales para alcanzar los objetivos institucionales, una estrategia define como la entidad pretende llegar a esos objetivos.

Indicador

Un indicador es una comparación entre dos o más tipos de datos que sirve para elaborar una medida cuantitativa o una observación cualitativa. Esta comparación arroja un valor, una magnitud o un criterio, que tiene significado para quien lo analiza.

Marco de Gasto de Mediano Plazo - MGMP

El Marco de Gasto de Mediano Plazo MGMP es la proyección y re-priorización de gasto, a través del cual las decisiones presupuestales anuales son conducidas por prioridades de política y disciplinadas por una restricción de recursos de mediano plazo, como resultado de un proceso iterativo de toma de decisiones a través del cual se concilian las restricciones agregadas con la proyección de los costos sectoriales por parte del gobierno nacional. Permite construir un escenario más predecible para la asignación y ejecución de los recursos públicos, al hacer explícitos los efectos y restricciones que las decisiones de gasto anual pueden tener en el futuro. El MGMP ofrece un punto de referencia a los sectores sobre los recursos presupuestales con los que podrían contar en los siguientes tres años si no se presentan cambios en la coyuntura económica, política o social. De esta forma, el MGMP facilita en gran medida el desarrollo de una gestión más eficiente y efectiva.

Marco Fiscal de Mediano Plazo - MFMP

El Marco Fiscal de Mediano Plazo (MFMP) es un documento que enfatiza en los resultados y propósitos de la política fiscal. Allí se hace un recuento general de los hechos más importantes en materia de comportamiento de la actividad económica y fiscal del país en el año anterior. Presenta las estimaciones para el año que cursa y para las diez vigencias siguientes y muestra la consistencia de las cifras presupuestales con la meta de superávit primario y endeudamiento público y, en general, con las previsiones macro-económicas.

Meta Expresión concreta y cuantificable de los logros que la organización planea alcanzar en un periodo de tiempo, con relación a los objetivos previamente definidos.



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Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG

Es un marco de referencia que permite planear, dirigir, ejecutar, controlar y evaluar la gestión institucional de las Entidades públicas, en términos de calidad e integridad del servicio, con el fin de que se entreguen resultados que atiendan y resuelvan las necesidades y problemas de los grupos de valor.

Monitoreo y evaluación

El seguimiento y la evaluación permanente son actividades fundamentales para fortalecer las políticas públicas. Los sistemas de indicadores y la medición se convierten en herramientas que permiten determinar si las acciones adelantadas producen los resultados buscados o si se alejan de lo planeado.

Objetivo Son los logros que la organización pública espera concretar en un plazo determinado (mayor de un año), para el cumplimiento de su propósito fundamental de forma eficiente y eficaz.

Objetivo estratégico

Es la expresión de los logros que se espera que las entidades públicas alcancen en el largo y mediano plazo, en el marco del cumplimiento de su propósito fundamental y de las prioridades del gobierno.

Plan

Documento que recoge de manera detallada lo que una entidad desea hacer para cumplir un propósito incorporando aspectos como rutas de trabajo (estratégicas u operativas), objetivos, cronogramas, responsables, indicadores, recursos, riesgos y controles.

Plan de Acción Anual

Son documentos que desagregan objetivos, estrategias, líneas de acción, cronogramas, entre otros aspectos, de mediano y largo plazo en hitos o metas anuales y medibles en el corto plazo.

Plan Estratégico

Es el documento en el que se formulan y establecen los objetivos de carácter prioritario, cuya característica principal es el establecimiento de los cursos de acción (estrategias) de mediano y largo plazo, para atender el propósito fundamental de una entidad y las prioridades de los planes de desarrollo.

Plan Estratégico Institucional

Entiéndase como Plan Indicativo Cuatrienal como lo establece la Ley 152 de 1994. Es decir, es el Instrumento que organiza y orienta estratégicamente las acciones de la entidad en un plazo de cuatro (4) años, para alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.

Plan Estratégico Sectorial

Son planes derivados de los planes de desarrollo (especialmente en entidades de la rama ejecutiva del orden nacional) que señalan objetivos, estrategias, líneas de acción, metas, cronogramas, entre otros aspectos, de un determinado sector del desarrollo social o económico.

Planes Integrados al Plan de Acción Institucional

De conformidad con lo establecido en el Decreto 612 de 2018, se adiciona al Capítulo 3 del Título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de Función Pública, estableciendo que las Entidades del Estado, deberán integrar a sus planes institucionales y estratégicos, los siguientes planes, a más tardar el 31 de enero de cada año: 1. Plan Institucional de Archivos de la Entidad –PINAR 2. Plan Anual de Adquisiciones 3. Plan Anual de Vacantes 4. Plan de Previsión de Recursos Humanos 5. Plan Estratégico de Talento Humano 6. Plan Institucional de Capacitación 7. Plan de Incentivos Institucionales 8. Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo 9. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano 10. Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las



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Comunicaciones PETI 11. Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información 12. Plan de Seguridad y Privacidad de la Información. La integración de éstos planes se hará sin perjuicio de las competencias de las instancias respectivas para formularlos y adoptarlos. Cuando se trate de planes de duración superior a un (1) año, se integrarán al Plan de Acción las actividades que correspondan a la respectiva anualidad. Harán parte del Plan de Acción las acciones y estrategias a través de las cuales las entidades facilitarán y promoverán la participación de las personas en los asuntos de su competencia, en los términos señalados en la Ley 1757 de 2015.

Plan Nacional de Desarrollo

Es el documento que sirve de base y provee los lineamientos estratégicos de las políticas públicas formuladas por el Presidente de la República a través de su equipo de Gobierno. Su elaboración, socialización, evaluación y seguimiento es responsabilidad directa del DNP. El PND es el instrumento formal y legal por medio del cual se trazan los objetivos del Gobierno permitiendo la subsecuente evaluación de su gestión.

Política Directrices globales que establecen el tipo de desarrollo deseado para la Institución.

Presupuesto

Estimación de gastos necesarios del Presupuesto General de la Nación para lograr el cumplimiento de las estrategias. Se considera como un valor indicativo que se proyecta en el momento de la formulación del Plan de Acción y está asociado a cada actividad.

Proceso Se define como la sucesión de actos o acciones realizados con cierto orden que se dirigen a un punto o finalidad en el tiempo y que transforma un conjunto específico de insumos en productos

Productos Son los entregables (bienes y servicios) concretos que produce una dependencia para cada vigencia, deben ser medibles en términos de cantidad, fecha de entrega y contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos y las grandes apuestas.

Proyecto de Inversión

Se define como un conjunto de actividades con objetivos y trayectorias organizadas para la resolución de problemas con recursos privados o públicos limitados. También se entenderá como el paquete de inversiones, insumos y actividades diseñadas con el fin de eliminar o reducir varias restricciones del desarrollo, para lograr productos, servicios o beneficios en términos del aumento de la productividad y del mejoramiento de la calidad de vida de un grupo de beneficiarios.

Tipos de indicadores

En el contexto de orientación hacia los procesos, un indicador puede ser de proceso o de resultados. En el primer caso, se pretende medir que está sucediendo con las actividades, y en segundo se quiere medir las salidas del proceso. También se pueden clasificar los indicadores en indicadores de eficacia o de eficiencia.

Unidad de medida

Una unidad de medida es una cantidad estandarizada de una determinada magnitud física, definida y adoptada por convención o por ley. Cualquier valor de una cantidad física puede expresarse como un múltiplo de la unidad de medida. Ejemplo: Kilómetros, hectáreas, porcentaje, número, ect



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5. NORMAS

5.1. LEGALES

° Constitución Política de 1991 artículos 80, 106, 298, 339 a 355, mediante los cuales se establece la obligatoriedad de elaborar un Plan Nacional de Desarrollo con propósitos y objetivos de largo plazo y planes de las entidades territoriales los cuales estarán conformados por una parte estratégica y un plan de inversiones de mediano y corto plazo. Así mismo, establece que la ley orgánica correspondiente reglamentará los procedimientos de elaboración, aprobación y ejecución de los planes de desarrollo.

° Ley 152 de 1994 artículos 2 al 7, 13 a 17, 19 a 22, 25 a 28, 31 a 34, 36 a 41, 45, 46, 48, 50. Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo y la obligatoriedad de todos los organismos de la administración pública de elaborar un plan indicativo cuatrienal con planes de acción anuales.

° Ley 819 de 2003 “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones”.

° Decreto 111 de 1996 "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto".

° Decreto 2145 de 1999 artículo 12 por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno y se hace énfasis en la importancia del ejercicio de planeación organizacional.

° Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Artículo 74. Plan de acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión.

° Decreto 2482 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión.

° Decreto 019 de 2012 “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.”

° Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.

° Decreto 1081 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República."

° Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional”

° Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”.

° Decreto 1170 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Administrativo de Información Estadística”.

° Decreto 1499 de 2017 Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015

° Decreto 612 de 2018 Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado.

° Decreto vigente por el cual se Liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal.

http://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=14811#0





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5.2. TÉCNICAS Y/O RELACIONADAS

° Plan Nacional de Desarrollo que aplique en la vigencia.

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

° Para la formulación de los planes (Estratégico Sectorial, Estratégico Institucional, Acción Anual) es necesario tener en cuenta las siete dimensiones1, las cuales se desarrollan a través de una o varias Políticas de Gestión y Desempeño Institucional2, con que opera el MIPG.

° Tomando como referentes las metas de gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo Vigente, los compromisos asumidos por el país para el cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), las competencias normativas asignadas al IGAC, el marco fiscal, al igual que los resultados de la evaluación del ejercicio de planeación del período anterior, con miras a satisfacer las necesidades y solucionar los problemas de los ciudadanos destinatarios de sus productos y servicios, así como fortalecer la confianza ciudadana y la legitimidad.

5.3.1. De la definición del Plan Estratégico Sectorial

° El Plan Estratégico Sectorial tiene un horizonte o espacio de 4 años; sin embargo, podrá ser ajustado anualmente de acuerdo con los resultados alcanzados y los cambios del entorno.

° La Oficina Asesora de Planeación del IGAC junto con la entidad cabeza de sector, determinan la estructura del Plan Estratégico Sectorial, con base en los lineamientos generales del PND para la integración de la planeación y la gestión contemplados en la normatividad vigente que expida el gobierno nacional.

° Para la formulación del Plan Estratégico Sectorial es necesario la definición de productos, metas e indicadores, los cuales deben estar orientados al cumplimiento de las políticas establecidas en el Plan de Desarrollo Nacional PND.

° Una vez formulado el Plan Estratégico Sectorial, se publica la versión preliminar en la página WEB de las entidades del sector con el propósito de someterlo a consideración de la ciudadanía, para lo cual se deben habilitar los medios electrónicos que facilitarán la recepción de las consultas.

° Durante la ejecución del Plan Estratégico Sectorial se puede presentar la necesidad de realizar ajustes o modificaciones, en este caso es necesario que el jefe de la Oficina Asesora de Planeación del IGAC, presente la solicitud con la respectiva justificación al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación del DANE, como Secretario Técnico del Comité de Gestión y Desempeño, quien la revisa técnicamente y presenta al comité para su aprobación.

° El seguimiento y evaluación del Plan Estratégico, se realizará a través de comités sectoriales liderados por la Entidad cabeza de sector.

° El seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Sectorial de realizará a través de comités institucionales establecidos por la norma vigente.

5.3.2. De la definición del Plan Estratégico Institucional (PEI)

° El Plan Estratégico Institucional (PEI) se programa cada cuatro años o cuando la Dirección General así lo decida, por razones internas o externas de la entidad, en el marco del PND de acuerdo con las políticas del gobierno nacional.

1 Dimensiones: 1. Talento Humano. 2. Direccionamiento Estratégico y Planeación. 3- Gestión con Valores para el Resultado. 4. Evaluación para el resultado. 5. Información y Comunicación. 6. Gestión del Conocimiento y la Innovación. 7. Control interno. 2 Políticas de Gestión y Desempeño Institucional: 1. Planeación institucional. 2. Gestión Presupuestal y eficiencia del gasto público. 3. Talento Humano. 4. Integridad. 5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción. 6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos. 7. Servicio al ciudadano. 8. Participación ciudadana en la gestión pública. 9. Racionalización de trámites. 10. Gestión documental. 11. Gobierno Digital. 12. Seguridad Digital. 13. Defensa jurídica. 14. Gestión del conocimiento y la innovación. 15. Control Interno. 16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional. 17. Mejora normativa.



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° El PEI se debe formular con el enfoque de cadena de valor, identificando claramente objetivos, estrategias, productos, metas, indicadores y recursos que permitan el cumplimiento de la misión y visión del IGAC.

° Para la formulación del PEI la Oficina Asesora de Planeación liderará y coordinará ejercicios de planeación estratégica con la participación activa de las dependencias de Sede Central y Direcciones Territoriales el cual se presentará a la Dirección General para su consideración.

° La Dirección General presentará el PEI ante el consejo directivo para su aprobación.

° Se debe realizar seguimiento anual al PEI en Comité Institucional de Gestión y Desempeño

° El PEI debe estar formulado con base en el marco del gasto de mediano plazo, que garantice la financiación de las metas.

5.3.3. De la definición y seguimiento del Plan de Acción Anual (PAA)

° Para la formulación del PAA se deben tener en cuenta los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, o el modelo vigente para la Nación, tomando como referentes las metas de gobierno establecidas en el Plan Nacional de Desarrollo vigente, las competencias normativas asignadas al IGAC y el marco fiscal de mediano plazo.

° La programación anual de los productos, actividades y recursos del PAA, debe estar articulada con el Plan Estratégico Sectorial y con el Plan Estratégico Institucional PEI.

° Todos los servidores públicos deben participar activamente en la definición, programación, reprogramación y control del Plan de Acción Anual (PAA) y el seguimiento se realizará a través de la herramienta establecida.

° Toda programación del Plan de Acción Anual (PAA), debe contemplar la descripción del producto, metas, cronograma de ejecución distribuido en actividades e indicadores, y se financia con el presupuesto asignado en cada vigencia.

° Se deben elaborar los planes e integrarlos al plan de acción anual – MIPG.

De conformidad con lo establecido en el Decreto 612 de 2018, se deben formular los 12 planes de acción que se integran al Plan de Acción Institucional, para lo cual cada responsable debe asegurar su formulación acatando la metodología e instrumentos definidos para cada uno, así como la normatividad vigente:

1) Plan Institucional de Archivos de la Entidad –PINAR: Secretaría General –Grupo Interno de Trabajo (GTI) De Gestión Documental

2) Plan Anual de Adquisiciones: Secretaría General – GIT de Gestión Contractual. 3) Plan Anual de Vacantes: Secretaría General - GIT Talento Humano 4) Plan de Previsión de Recursos Humanos: Secretaría General – GIT Talento Humano. 5) Plan Estratégico de Talento Humano: Secretaría General – GIT Talento Humano. 6) Plan Institucional de Capacitación: Secretaría General - GIT de Talento Humano. 7) Plan de Incentivos Institucionales: Secretaría General – GIT de Talento Humano 8) Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo: Secretaría General – GIT de Talento

Humano. 9) Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano: Oficina Asesora de Planeación. 10) Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones PETI: Oficina

Informática y Telecomunicaciones. 11) Plan de Tratamiento de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Información: Oficina Informática

y Telecomunicaciones 12) Plan de Seguridad y Privacidad de la Información: Oficina Informática y Telecomunicaciones.

° Para cada iniciativa, estrategia o actividad propuesta en los planes, se deben asegurar la definición de un responsable, recursos (financieros, tecnológicos, humanos, logísticos, etc.), fecha de inicio,



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fecha de finalización, meta e indicador. En todos los casos los responsables de cada plan deben garantizar su alineación con los objetivos, programas y líneas estratégicas formuladas en el PEI, asegurando que los mecanismos de seguimiento y medición se encuentran definidos.

° Con el fin de garantizar la transparencia y el diálogo con la ciudadanía y demás grupos de interés, así como su aporte efectivo en la formulación de los planes, programas y proyectos del IGAC, se somete a consulta ciudadana las siguientes herramientas de planeación: Plan Estratégico Sectorial (PES), Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan de Acción Anual (PAA), Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC).

° Los aportes de la ciudadanía son consolidados y analizados con el fin de evaluar su pertinencia frente a la incorporación efectiva en el respectivo plan, previa aprobación en la instancia correspondiente.

5.3.4. De la reprogramación del Plan de Acción Anual

° Una vez presentada y aprobada la programación, las dependencias de la Sede Central y Direcciones Territoriales, no podrán variar ningún aspecto de la misma (nombre de los productos, actividades, cronogramas, indicadores, etc.) sin el correspondiente trámite, previo análisis por parte de la OAP y posterior aprobación por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en los casos que sea necesario.

° La reprogramación de las metas de los productos del Plan de Acción Anual (PAA) se hace únicamente por variación en los recursos físicos, humanos, financieros o fuerza mayor, debidamente soportado y justificado y previa viabilidad otorgada por la Oficina Asesora de Planeación y posterior aprobación por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, los plazos para las reprogramaciones serán comunicadas mediante circular y se realizará por una sola vez al año, a más tardar el 31 de julio de cada vigencia.

La Oficina Asesora de Planeación presentará los soportes y/o justificaciones de las reprogramaciones del PAA solicitados por las dependencias de la Sede Central para aprobación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. En el caso de las Direcciones Territoriales que requieran reprogramar metas, las solicitarán ante la dependencia de la Sede Central correspondiente, con copia a la OAP con su respectiva justificación quien emitirá el respectivo concepto o no de viabilidad.

5.3.5. De la presentación de Informes del Plan de Acción Anual (PAA)

° La Oficina Asesora de Planeación solicita informes periódicos de los avances de la gestión a los responsables de las dependencias de la Sede Central y Direcciones Territoriales.

° Las dependencias de la Sede Central y Direcciones Territoriales del IGAC registrarán el avance de la gestión a través de los indicadores definidos en la herramienta establecida para el PAA con el análisis y observaciones correspondientes.

° La Oficina Asesora de Planeación consolidará y publicará periódicamente el avance de la gestión del PAA, en el marco de la estrategia de rendición de cuentas permanente.

5.3.6. De los Reportes e Informes de Seguimiento de los Planes Institucionales

° A partir de la información registrada por las dependencias del IGAC en la herramienta vigente para tal fin, la Oficina Asesora de Planeación genera los reportes necesarios para elaborar los informes de seguimiento y evaluación. Así mismo los usuarios podrán consultar la ejecución de los planes.



Cód. P12000-05/18.V6


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5.3.7. Articulación de los Planes Institucionales, Plan de Adquisición y Presupuesto

El Plan de Acción Anual del IGAC, incluidos los planes institucionales a que hace referencia el Decreto 612 de 2018, estará articulado con el Plan de Adquisiciones del IGAC y el Presupuesto Anual asignado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en su Decreto de Liquidación del Presupuesto General de la Nación de la respectiva vigencia fiscal donde se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos. El presupuesto asignado a cada dependencia se convierte en un referente para la formulación del Plan de Acción Anual. Si la dependencia tiene proyecto de inversión a cargo, tendrá en cuenta la distribución presupuestal por proyectos de inversión (BPIN), según la cuota asignada por el Departamento Nacional de Planeación teniendo en cuenta el Marco del Gasto de Mediano Plazo y de acuerdo con lo programado en la ficha de Estadísticas Básicas de Inversión - EBI. Si la dependencia tiene presupuesto de funcionamiento (gastos generales y/o gastos de personal, transferencias), debe tener como referente el cupo asignado en el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia. Las diferentes dependencias del IGAC, deben elaborar y remitir al Grupo Interno de Trabajo Gestión Contractual de la Sede Central, el plan anual de adquisiciones, que debe contener la lista de bienes, obras y servicios que pretenden adquirir durante el año respectivo, diligenciado el formato vigente dispuesto para tal fin y señalar la necesidad e indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada de inicio de los Procesos de Contratación, tal como lo contempla el Manual de Procedimiento de Contratación del GIT de Trabajo de Gestión Contractual P20700-02/18.V4 Oct. de 2018. Pág. 18.

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

° F12000-52/18.V1 Plan de Acción Anual

° F12000-53/18.V1 Plan Operativo Anual

° F12000-51/18.V2 Reporte de gestión trimestral del plan de acción anual - PAA



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7. PROCEDIMIENTO – PASO A PASO

7.1. FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATEGICO SECTORIAL

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

Oficinas Asesoras de Planeación del sector

1. Define los objetivos y estrategias institucionales cuatrienales que han de conformar el Plan Estratégico Sectorial PES, acorde con los lineamientos de la Alta Dirección.

Tener en cuenta el Plan Nacional De Desarrollo Vigente- Metas de Gobierno, Marco Fiscal (Presupuesto) Competencias Legales del Sector, y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión

2. Definen productos y metas responsabilidad de cada entidad del sector, acorde con las prioridades definidas en el Plan Nacional de Desarrollo.

3. Somete a consideración del Comité Sectorial de Gestión y Desempeño, previa presentación y aprobación de los Comités Institucionales de Gestión y Desempeño de cada entidad del sector

Verificar que se presente la estructura del plan al inicio del cuatrienio presidencial y en el marco del nuevo PND

Comité Sectorial de Gestión y Desempeño

4. Aprueba la estructura del Plan Estratégico Sectorial y define lineamientos para el cuatrienio

Analizar los productos y metas a cuatro años de los procesos misionales (SINERGIA) y de apoyo

5. Analiza y monitorea los avances trimestrales de gestión establecidos en el Plan Sectorial de Gestión y Desempeño y define los lineamientos para la reprogramación de productos y metas.

El seguimiento de los informes se realizará a través de la herramienta establecida

Comité Institucional de Gestión y Desempeño

6. Define, analiza y aprueba las metas del Plan Sectorial e Institucional de Gestión y Desempeño.

7. Analiza y monitorea el seguimiento del avance trimestral al Plan Institucional de Gestión y Desempeño

8. Propone acciones de mejora según avance en la implementación de los planes.



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7.2. FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL - PEI Y PLAN DE ACCIÓN ANUAL - PAA

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

Oficina Asesora de Planeación y Dirección

General

1. Coordina y convoca a los responsables de las dependencias de la Sede Central y Direcciones Territoriales con el fin realizar mesas o jornadas de trabajo para la formulación del PEI. Incluye:

Incluye:

Identificación de los diferentes grupos de valor y sus necesidades. Análisis de la información existente.

Elaboración del diagnóstico de capacidades y entornos de la entidad.

Definir, revisar y aprobar los objetivos estratégicos institucionales, productos, metas y cronograma plurianual.

Tener en cuenta la metodología de planeación estratégica, PND, Políticas de gobierno. Herramienta DOFA (Debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas), o las herramientas definidas en el proceso.

Oficina Asesora de Planeación

2. Consolida la información y recomendaciones de las mesas o jornadas de trabajo y define la estructura preliminar del PEI.

3. Envía la estructura preliminar del PEI a las diferentes dependencias para las respectivas observaciones y/o aprobación.

4. Realiza ajustes, define la estructura final del PEI y presenta a Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Comité Institucional de Gestión y desempeño

5. Analiza y propone recomendaciones en caso de ser necesario.

6. Aprueba el Plan Estratégico Institucional PEI

7. Presenta a la Dirección general para su consideración

Dirección General

8. Convoca al consejo Directivo y presenta el PEI para su aprobación.

Consejo Directivo

9. Analiza y aprueba el PEI Mediante Acta del Consejo Directivo.



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10. Publica y socializa el PEI a nivel institucional A través de la Página WEB y demás estrategias definidas.

11. Asesora y asiste técnicamente a las diferentes dependencias del IGAC, para establecer productos, actividades, metas e indicadores acordes con el presupuesto asignado para cada vigencia y de acuerdo con el PEI, con el fin de formular el Plan de Acción Anual – PAA-

Dependencias Sede Central y Direcciones Territoriales

12. Formulan el PAA y envían la información en los formatos o herramientas establecidas por la OAP

F12000-52/18.V1 Plan de Acción Anual F12000-53/18.V1 Plan Operativo Anual


13. Revisa, consolida y publica el PAA en el tiempo establecido por las normas vigentes.


14. Ejecutar las actividades requeridas para el cumplimiento de cada uno de los productos y metas de acuerdo con lo programado.


15. Solicita a dependencias de nivel central y direcciones territoriales reportes de seguimiento al PAA.

Genera Circular interna


16. Informar el avance periódico requerido del PAA, mediante el registro de la información en las herramientas definidas por la OAP.

F12000-51/18.V2 Reporte de gestión trimestral el plan de acción anual - PAA



Cód. P12000-05/18.V6


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17. Revisa y analiza la información reportada, de acuerdo con los soportes respectivos, registrados en la herramienta establecida para tal fin.

18. En caso de requerirse, solicitará ampliación o claridad en la información reportada.

19. Publica los avances del PAA periódicamente Página WEB Institucional

Control Interno

20. Revisa y evalúa periódicamente los avances registrados en el PAA

21. Propone planes de mejoramiento en los casos que se requiera

22. Realiza seguimiento a los planes de mejoramiento

8. ANEXOS

° Anexo 1. Flujograma del procedimiento

9. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

VERSIÓN CAPITULO DESCRIPCIÓN FECHA

5

Generalidad Se ajusta de acuerdo con manual de procedimientos P12100-01 “Elaboración, actualización y control de documentos y formatos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado ‘SGI”

Junio de 2015

Encabezado

- Se cambia el nombre del Manual de procedimientos de “definición, formulación, implementación, control y evaluación del plan de desarrollo institucional” a “Definición, formulación, implementación, control y evaluación de los planes adoptados por el instituto”

- Cambia el código del Manual de procedimientos por traslado de la Oficina Asesora de Planeación de P12000-05/12.V4 al GIT de Planificación Institucional y Proyectos P12200-03/15.V5.

1. Se ajustó el objetivo del procedimiento incluyendo la denominación de la Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012).

2. Se ajustó el alcance de acuerdo con el procedimiento actual.

3. Se redefinen y ajustan las responsabilidades de los involucrados en el procedimiento.

4. Se eliminan y ajustan términos del glosario de acuerdo con el procedimiento actual.

5 Se eliminaron algunas Normas legales y se dejaron solo las específicas que aplican al procedimiento.

5.3. - Se redefine la estructura del Plan Estratégico institucional y Plan de Acción Anual de

acuerdo con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. - Se ajustan normas de procedimiento, lineamientos o políticas de operación.

5 6.

- Se realizó el cambio de los códigos de los siguientes formatos por traslado de la Dependencia “Oficina Asesora de Planeación” al GIT de Planificación Institucional y Proyectos: ● F12000-16 a F12200-03 “Información Básica Plan de Acción Anual” ● F12000-17 a F12200-04 “Cronograma Plan de Acción Anual”

Junio de 2015



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● F12000-18 a F12200-05 “Programación de Gastos Plan de Acción Anual” ● F12000-32 a F12200-06 “Lista de Chequeo y Análisis Plan de Acción Anual”

- Se Oficializa del formato F12200-07/15.V1 “Informe de Gestión”

7. Se ajusta el paso a paso de acuerdo con el procedimiento actual.

6

Encabezado Se cambia el título del procedimiento pasando de “Definición, formulación, implementación, control y evaluación de los planes adoptados por el instituto” a “Formulación, seguimiento y evaluación de los planes institucionales”

Diciembre de 2018

1. Se detallan las tres modalidades de planeación y se adiciona las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio

2. Se cambia en su totalidad.

3.

Se adicionan responsabilidades del Consejo Directivo, del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, de la Dirección General, Oficina Asesora de Planeación Se modifica el nombre GIT de planificación institucional y proyectos por la Oficina Asesora de Planeación, conforme a cambios del GIT surtidos en la Resolución 1042 de 2018 Se separan las responsabilidades de las Direcciones Territoriales, descritos en el numeral 3.6. Se modifica la segunda responsabilidad de la Oficina de Control Interno

4.

Se adicionan definiciones a los conceptos alta dirección, cadena de valor, contexto estratégico., dimensión, estrategia, indicador. Marco de Gasto de Mediano Plazo – MGMP, Marco Fiscal de Mediano Plazo - MFMP, Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG, Monitoreo y evaluación, Objetivo, Objetivo estratégico, Plan Estratégico, Planes Integrados al Plan de Acción Institucional, Plan Nacional de Desarrollo, Política, Presupuesto, Proceso, Productos, Proyecto de Inversión. Tipos de indicadores, Unidad de medida Se eliminan las definiciones de los conceptos SINERGIA, SIP y SISGES y Política de Desarrollo Administrativo

5.1. Se adicionan Ley 819 de 2003, Decreto 111 de 1996, Decreto 019 de 2012, Ley 1712 de 2014, Decreto 1081 de 2015, Decreto 1082 de 2015, Decreto 1083 de 2015, Decreto 1170 de 2015, Decreto 1499 de 2017, Decreto 612 de 2018,

5.2. Se elimina MECI vigente

5.3.1. Se adiciona todo lo contemplado en este numeral.


5.3.3. Se modifica contemplando lineamientos del Decreto 612 de 2018



6.

Se modifica el nombre del formato Informe de Gestión por “Reporte de gestión trimestral el plan de acción anual – PAA”. Al cual se realizan estos cambios: se adicionan campos de nombre del proceso, MIPG (dimensión y política), se modifican las preguntas 1, 2 y se adiciona la pregunta 6. Se eliminan los formatos Información básica Plan de Acción Anual (F12200-03), Cronograma Plan de Acción Anual (F12200-04), Programación de gastos Plan de Acción Anual (F12200-05), Lista de chequeo y análisis Plan de Acción Anual (F12200-06) Se crean los formatos Plan de Acción Anual y Plan Operativo Anual

http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2015/F12200%2003-15V7%20Informacion%20basica%20PAA-1.xls

http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2015/F12200%2004-15V8%20Cronograma%20PAA.xls

http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2015/F12200%2005-15V6%20Programacion%20Gastos%20PAA-1.xls

http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2015/F12200%2005-15V6%20Programacion%20Gastos%20PAA-1.xls

http://igacnet2.igac.gov.co/intranet/UserFiles/File/procedimientos/manuales/exel/2015/F12200%2006-15V3%20Lista%20Chequeo%20PAA.xls



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ACTUALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Oscar Otálora Salcedo Anny Esperanza Morales Ortega

Diana Carolina Oviedo León

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Milena Patricia Rojas Moreno

VERIFICÓ, VALIDÓ, APROBÓ Y OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Ella Ximena Caliz Figueroa

ANEXO 1 Página 1 de 4

FLUJOGRAMA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES INSTITUCIONALES

Cód. P12000-05/18.V6




Cód. P12000-05/18.V6


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