MANUAL DE PROCEDIMIENTO Cód. P30900-02/16.V1 GENERACIÓN Y ENTREGA DE...

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

GENERACIÓN Y ENTREGA DE INFORMACIÓN GEODÉSICA, GEOGRÁFICA Y CARTOGRÁFICA

GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS

GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS

Cód. P30900-02/16.V1

Fecha Nov. de 2016

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TABLA DE CONTENIDO

No. de pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA 1

3.2. DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y

CARTOGRÁFICOS 1

3.3. DE LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y

CARTOGRAFÍA 1

4. GLOSARIO 2

5. NORMAS 3

5.1. LEGALES 3

5.2. TECNICAS Y/O RELACIONADAS 3

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 4

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO 4

8. ANEXOS 8



GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS

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1. OBJETIVO

Definir las actividades necesarias para generar la entrega de información geodésica, geográfica y cartográfica solicitada por los diferentes usuarios tanto internos como externos con base en la normatividad vigente y los requerimientos establecidos por la Subdirección de Geografía y Cartografía.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los servidores públicos de la Subdirección de Geografía y Cartografía que participan en el proceso de entrega de información generada por las gestiones geodésicas, geográficas y cartográficas; este procedimiento describe las actividades llevadas a cabo desde que se recibe la solicitud de información hasta su entrega final. Inicia con la recepción de las solicitudes de información requeridas y finaliza con el archivo de los oficios de respuesta con los antecedentes.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA

° Dirigir y controlar los proyectos y procesos para la producción y actualización de productos y servicios geodésicos, cartográficos y geográficos del país.

° Validar y asignar, a través del Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Proyectos los recursos económicos necesarios para la ejecución de los proyectos.

° Implementar y mantener actualizado el sistema de información geográfica para la producción y el suministro de productos geodésicos, cartográficos y geográficos de su competencia.

3.2. DEL GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS

° En coordinación con los Grupos Internos de Trabajo de la Subdirección y otras dependencias del Instituto, se realizara la entrega de información geodésica, cartográfica y geográfica solicitada por los diferentes usuarios internos y externos.

° Elaborar y mantener actualizada la base de datos con los inventarios de información, productos y servicios de la Subdirección y controlar periódicamente su adecuado uso y distribución.

° Generar Licencias de Uso para los productos entregados a usuarios externos.

° Generar las actas de entrega de los productos entregados a los usuarios internos.

° Apoyar, elaborar y actualizar los manuales de procedimiento y especificaciones técnicas para el cumplimiento de las funciones de la Subdirección.

° Realizar la verificación y copiado de la información solicitada por los usuarios internos y externos.

3.3. DE LOS GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA SUBDIRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA

° Revisar y aprobar las solicitudes de información realizadas a través del sistema GEOCARTO

° Apoyar, elaborar y actualizar los manuales de procedimiento y especificaciones técnicas para el cumplimiento de las funciones de la Subdirección.




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4. GLOSARIO

Actividad Agrupación de tareas que componen la ejecución de un trabajo específico.

Acta de Entrega Documento que expresa la información que se entrega por parte de la Subdirección de Geografía y Cartografía a las diferentes dependencias del IGAC.

Base cartográfica

Cartografía existente de un área geográfica a una escala determinada, que se utiliza en control de calidad como material de consulta para la comprobación y corroboración de datos actuales.

Base de datos Conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso, consulta, recuperación y actualización en un sistema informático. Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviados SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada.

Base de datos geográficos (Geodatabase)

Representación o modelo de la realidad territorial. Contiene datos sobre posición, atributos descriptivos, relaciones espaciales y tiempo de las entidades geográficas, las cuales son representadas mediante el uso de puntos, líneas, polígonos, volúmenes o también por medio de celdas.

Documento Información y su medio de soporte (Ejemplo: especificaciones, registros en medio magnético, electrónico, papel, etc.).

Entregable Cualquier producto medible y verificable que se elabora para completar un proyecto o parte de un proyecto.

Escala La escala es la relación matemática que existe entre las dimensiones reales y las del dibujo que representa la realidad sobre un plano o un mapa.

GEOCARTO Sistema interno de información creado para consultar y gestionar la información referente a la producción geodésica, geográfica y cartográfica del IGAC.

GLPI Sistema de gestión de incidencia de la Subdirección de Geografía y Cartografía

Licencia de Uso Documento que expresa la voluntad del autor sobre los límites y alcances del uso que pueden hacer las personas respecto a la: copia, reproducción, modificación, traducción y adaptación de los productos.

Oficio Documento que expresa la información que se entrega por parte del IGAC a las entidades externas al Instituto o personas naturales.

Proceso Conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un fin determinado.

Solicitud de información

Requerimientos de información realizados por usuarios externos e internos.

Trazabilidad Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración.

TRD Tablas de retención documental




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5. NORMAS

5.1. LEGALES

° Ley 1755 del 2015 " Por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un titulo del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo.

° Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso de la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

5.1.1. Resolución 1186 de 2012, por la cual se regula el suministro de información institucional disponible en las bases de datos del IGAC (agrológica, cartográfica, geográfica y catastral) a las entidades del sistema nacional de atención y reparación integral de las victimas _ SNARIV y a los jueces de la República.

° Ley 962 de julio de 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

° Decreto 019 de enero 10 de 2012 por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

° Resolución IGAC 1015 de octubre 22 de 2012, por la cual se reglamenta el trámite interno de peticiones y la manera de atender las quejas, reclamos y sugerencias para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a cargo del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

5.2. TECNICAS Y/O RELACIONADAS

° Manual de procedimientos P21000-01 “Trámite de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias”

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

5.3.1. Entrega de información

° Se debe realizar (4) cuatro veces al año el mantenimiento y actualización del Sistema de Información Geográfica para los inventarios de información, productos y servicios de la Subdirección.

° Antes de tramitar la solicitud requerida por los usuarios internos y externos debe verificar en la base de datos geográfica y las bases maestras que la información se encuentre disponible.

° Mediante el sistema GEOCARTO se debe solicitar el copiado de información requerida por los usuarios. Ver Anexo 1.

° Realizar informes consolidados de la entrega de información a las direcciones territoriales y convenios de entrega de información.

° La información que se maneja diariamente en la oficina del grupo de Gestión, se debe almacenar de acuerdo a la estructura de almacenamiento digital y análogo vigente y definida por la Coordinación del Grupo.

° Las solicitudes de información que se reciban como derecho de petición deben ser contestadas en los tiempos establecidos como lo indica la Ley 1755 de 2015 y el Manual de procedimientos P21000-01 “Trámite de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias”

° El responsable de contestar la solicitud de usuarios externos debe generar Licencias de Uso para cada uno de los productos que se entreguen.

° Realizar semanalmente seguimientos del estado de cada solicitud en el aplicativo GLPI y GEOCARTO.




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6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

° Reporte del estado de solicitudes a través del aplicativo GLPI

Este reporte se utiliza para verificar el estado de cada una de las solicitudes que atiende cada uno de los servidores públicos designados para la atención de entrega de información.

7. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

7.1. ENTREGA DE INFORMACIÓN

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

Subdirector de Geografía y Cartografía

1. Recibe las solicitudes de información y las entrega a la secretaria ejecutiva.

Las solicitudes de información son realizadas por medio de oficio o correo electrónico; en caso de ser de otras dependencias del IGAC o Direcciones Territoriales, estas son mediante memorando o memorando interno de tramitación.

Secretaria Ejecutiva

2. Ingresa las solicitudes al sistema de correspondencia (CORDIS).

3. Entrega solicitudes al Coordinador del GIT Gestión de Proyectos Geográficos y Cartográficos.

Coordinador GIT Gestión de Proyectos Geográficos y

Cartográficos

4. Recibe y revisa el contenido de las solicitudes y según el caso, en conjunto con el profesional de apoyo de coordinación de grupo designa al servidor público que dará trámite a la solicitud en cuestión.

Solicitar cuenta y clave de usuario al Administrador del SIGAC para el sistema GEOCARTO, GLPI y Gestión de Proyectos Geográficos y Cartográficos al personal encargado de responder las solicitudes.


5. Recibe las solicitudes y diligencia el formato correspondiente, para llevar el seguimiento de las solicitudes recibidas.

Diligenciar F20900-14 Planilla recepción y entrega de correspondencia.

6. Entrega oficios al responsable del proceso de seguimiento de solicitudes.




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Profesional de apoyo en coordinación de Seguimiento a

Solicitudes

7. Recibe las solicitudes que realizan las otras dependencias del instituto para su verificación y/o su aprobación

Verifica solicitud de información mediante el sistema GEOCARTO, y de acuerdo al requerimiento da traslado al GIT responsable de la entrega de información.

8. Designa al profesional encargado de atender la solicitud.

En el caso que las solicitudes sean realizadas por medio de correo electrónico, será remitida una copia al responsable del proceso de seguimiento; el proceso continúa en la actividad 9.

9. Registra la entrada de la solicitud en el GIT de gestión de proyectos y las remite al profesional del centro de cómputo para asignar número de incidencia GLPI.

Diligencia formulario de asignación y seguimiento de solicitudes en el aplicativo GLPI

Reporte del estado de solicitudes es generado en el aplicativo GLPI y se realiza quincenalmente.

10. Realiza seguimientos semanales a las solicitudes de entrega de información y entrega reporte al coordinador del GIT de Gestión de Proyectos.

Profesional Centro de Cómputo

11. Recibe solicitudes e Ingresa información al aplicativo GLPI.

Debe verificar que dicha solicitud no ha sido recibida anteriormente.

Ver Instructivo I30900-04 “Administración aplicativo GLPI de gestión de proyectos geográficos y cartográficos”

12. Entrega la solicitud de información al profesional designado del GIT Gestión de Proyectos Geográficos y Cartográficos.

Profesional designado GIT Gestión de Proyectos

Geográficos y Cartográficos

13. Recibe las solicitudes e inicia el proceso de recolección de la información.

14. Verifica en la base de datos geográfica y maestras, que la información se encuentre disponible y en los inventarios de entrega de información, que la información solicitada no haya sido entregada anteriormente.

Conocer el consolidado del registro de control de documentos de años anteriores. Si la información solicitada ya ha sido enviada, el proceso continúa como lo especifica la actividad 21.

15. Realiza la solicitud de información en el sistema GEOCARTO o diligencia un memorando interno de tramitación para solicitar información a otras dependencias del IGAC.

Ver Anexo 1. Solicitud de información a través del Sistema GEOCARTO.

Cuando un cliente externo al IGAC solicita información de otras dependencias, esta se realiza a través del formato F20601-01 memorando interno de tramitación.

Profesional de apoyo en coordinación de Seguimiento a

Solicitudes

16. Recibe reporte del estado de las solicitudes y envía al responsable del proceso para el control y seguimiento.

17. Revisa y aprueba las solicitudes que llegan por el Sistema GEOCARTO para que el centro de cómputo realice el correspondiente copiado de la información.




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Servidor Público designado GIT Gestión de Proyectos


18. Verifica que la solicitud realizada por el sistema GEOCARTO sea aprobada por el Profesional de apoyo en coordinación de Seguimiento a Solicitudes del GIT Gestión de Proyectos Geográficos y Cartográficos.

Todas las solicitudes de información realizadas en el sistema GEOCARTO deben ser verificadas y aprobadas por el Coordinador del GIT Gestión de proyectos Geográficos y Cartográficos.

19. Efectúa seguimientos periódicos a las solicitudes realizadas en el sistema GEOCARTO.

20. Informa el avance de solicitudes asignadas por el sistema GLPI.

Ver Instructivo I30900-04 “Administración aplicativo GLPI de gestión de proyectos geográficos y cartográficos”

Se debe incluir seguimiento en GLPI por lo menos dos veces a la semana.

21. Recibe y revisa la información entregada por el centro de cómputo y determina si cumple con las especificaciones de la solicitud tramitada.

Si la información recibida no cumple a satisfacción con las especificaciones solicitadas, reporta a través de GEOCARTO la inconsistencia de la información solicitada.

Si la información recibida no cumple con las especificaciones solicitadas.

Deberá especificar por qué no cumple con lo solicitado.

22. Proyecta oficio de respuesta para el usuario.

En la parte inferior del oficio debe escribir el número de radicado de la solicitud a la que se está dando respuesta.

En el oficio de respuesta, se especificara la información que va a entregar; en caso de no entregar la información, deberá justificarlo.

Guarda copia del oficio de respuesta, en la carpeta digital designada para estos fines.

23. Genera Label para los CD’s o Dvd’s a entregar, si la información se entrega de forma digital.

24. Genera Licencia de Uso en el sistema GEOCARTO para cada uno de los productos a entregar.

Ver Anexo 2. Generación de licencias de uso.

25. Entrega oficios de respuesta al Coordinador del GIT para su revisión y firma.

Deberá adjuntar los todos los antecedentes de la solicitud (oficio de solicitud, memorandos de solicitud de información, entre otros).

Imprime tres copias del oficio; cuando una alcaldía municipal, solicite información para fines de ordenamiento territorial, se enviaran dos (2) copias adicionales, una copia del oficio de respuesta al coordinador del GIT de Ordenamiento Territorial y al Director Territorial que corresponda.




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Coordinador GIT Gestión de proyectos Geográficos y

Cartográficos

26. Recibe y revisa los oficios de respuesta o correos electrónicos de acuerdo a la solicitud de información.

Si tiene observaciones, devuelve el oficio o correo electrónico al profesional designado para los ajustes requeridos.

27. Da visto bueno al oficio de respuesta con sus respectivas copias y envía al Subdirector para firma de estos.

Subdirector de Geografía y Cartografía

28. Recibe oficios de respuesta, los revisa y procede a firmarlos.

29. Remite los oficios a la Secretaria Ejecutiva para que continúe con el proceso de envío a los destinatarios.


30. Recibe oficios de respuesta y genera radicados en el sistema de correspondencia.

Radicar el documento y finalizar en sistema de correspondencia CORDIS.

31. Solicita al profesional designado GIT Gestión de Proyectos Geográficos y Cartográficos, la información a entregar en formato análogo o digital (Cd, Dvd, USB, Disco duro).



32. Entrega información análoga o digital a la secretaria ejecutiva para enviar por correo certificado al solicitante.


33. Recibe los anexos del oficio de respuesta y procede a entregar el paquete a la Oficina de correspondencia para su respectivo envío.

Arma un paquete con los anexos y oficios de respuesta. Debe marcar los sobres según la Guía G20900-01 – Elaboración de Documentación Administrativa.

34. Cierra en el sistema de correspondencia las solicitudes de información recibidas con los radicados generados de respuesta.

35. Entrega una copia del oficio radicado al Profesional designado GIT Gestión de Proyectos Geográficos y Cartográficos para guardar en archivo.




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36. Recibe copia del oficio con radicado de respuesta y procede a finalizar las incidencias de las solicitudes de información en el aplicativo GLPI.

Deberá especificar el número de radicado de la respuesta a la solicitud.

37. Anexa en carpeta de escaneos, la copia del oficio de respuesta y envía al Auxiliar de Archivo del GIT Gestión de proyectos Geográficos y Cartográficos para escaneo.

Auxiliar de Archivo del GIT Gestión de proyectos


38. Recibe los oficios de respuesta con sus respectivos antecedentes (solicitudes de información).

39. Escanea la documentación y carga en la respectiva incidencia generada en el GLPI la información.

40. Archiva los oficios de respuesta con los antecedentes, según la tabla de retención documental del GIT de Gestión de Proyectos Geográficos y Cartográficos.

8. ANEXOS

º Anexo 1. Solicitud de información a través del sistema GEOCARTO º Anexo 2. Generación Licencias de Uso º Anexo 3. Flujograma del proceso

ELABORÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS

Diana Milena Calderón Sánchez Juan David Portilla

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GRUPO DE CALIDAD GIT GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS

Samuel Orlando Guerrero Velásquez

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GIT DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Didier Moreno Ariza

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS GEOGRÁFICOS Y CARTOGRÁFICOS

Marly Esther de Moya Amaris

VALIDÓ Y APROBÓ SUBIDRECCIÓN DE GEOGRAFÍA Y CARTOGRAFÍA

Fernando León Rivera

OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Andrea del Pilar Moreno Hernández

ANEXO 1

SOLICITUD DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DEL SISTEMA GEOCARTO


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Este procedimiento comienza con la actividad de solicitud de información y termina con el recibido a satisfacción de la información por parte de los usuarios.

1. Ingrese al sistema GEOCARTO y diligencie la clave y el usuario asignado (Figura 1).

Figura 1. Ingreso al Sistema Geocarto

2. Seleccione el módulo Aplicaciones y escoja la opción Solicitudes de Información (Figura 2).

Figura 2. Ingreso al módulo Aplicaciones

3. Seleccione la opción Enviar solicitud interna (Figura 3).

Figura 3. Agregar una solicitud interna

4. Seleccione la opción Proyecto, Convenio, Contrato de acuerdo al tipo de proyecto.

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Figura 4. Selección tipo proyecto

5. Seleccione el medio de solicitud (Figura 5).

Figura 5. Selección medio de solicitud

6. Seleccionar el GIT correspondiente en la opción Área aprobadora (Figura 6).

Figura 6. Seleccionar Git

7. Seleccione los productos solicitados en la opción Agregar Productos. Al finalizar de click en la pestaña de Agregar Productos (Figura 7)

ANEXO 1



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Figura 7. Seleccionar y agregar productos

8. Seleccione el medio de copiado; después de verificar que este correctamente de click en la opción Asociar formatos de entrega y Enviar. De esta manera queda creada la solicitud en el Sistema (Figura 8).

Figura 8. Producto Asociado

9. Con el número de radicado creado se consulta la información correspondiente a cada solicitud. (Figura 9).

ANEXO 1



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Figura 9. Creación de la Solicitud

10. El Coordinador del GIT Gestión de Proyectos Geográficos y Cartográficos verifica la información de la solicitud y asigna al profesional responsable de gestionar la información. De click en Agregar seguimiento (Figura 10).

Figura 10. Asignación responsable y seguimiento

ANEXO 2

GENERACION DE LICENCIAS DE USO


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Cuando se recibe una solicitud de información de usuarios externos se debe generar una Licencia de Uso para los productos que se entregan en formato digital ya que esta expresa los límites y alcances del uso que pueden hacer los usuarios respecto a la: utilización, copia, reproducción, modificación, traducción y adaptación de los productos. Para la generación de Licencias de Uso, el coordinador del GIT de Gestión de Proyectos Geográficos y Cartográficos es el encargado de solicitar claves y usuarios al grupo de informática y del Geocarto.

° La licencia de uso se le entrega al usuario que solicita la información para que este diligencie los campos que aparecen al final de ella con sus datos personales, así:

Nombre e identificación del LICENCIATARIO

Nombre e identificación del Representante Legal

Dirección

Teléfono y correo electrónico de

Contacto

FIRMA

° Después de diligenciar los datos el usuario devolverá una copia de la Licencia de Uso a la Subdirección de Geografía y Cartografía de la Sede Central del IGAC al GIT Gestión de Proyectos.

° Cuando las Licencias de Uso llegan por correspondencia, correo electrónico o vía fax, al GIT de Gestión de Proyectos Geográficos y Cartográficos, estas deben ser cerradas en el sistema GEOCARTO, por parte del profesional encargado del GIT de Gestión de Proyectos Geográficos y Cartográficos y también deben ser archivadas de acuerdo al número de la misma.

La generación de las Licencias de Uso se realiza en los siguientes pasos:

1. Ingrese al sistema GEOCARTO y diligencie la clave y el usuario que le fue asignado. (Figura 1).

Figura 1. Ingreso al sistema Geocarto

2. Seleccione el módulo Gestión de Proyectos y la opción Licencias de Uso, una vez haya ingresado al sistema GEOCARTO. (Figura 2).

ANEXO 2



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Figura 2. Ingreso al módulo Gestión de Proyectos

3. Seleccione la opción agregar Licencia de Uso. (Figura 3).

Figura 3. Agregar una licencia nueva

4. Diligencie cada uno de los campos que se encuentran en blanco con la información de la solicitud recibida en la pestaña “Información General” en las siguientes celdas: entidad, Nit, soporte de solicitud (memorando, oficio, correo electrónico, proyecto, cada uno de estos tiene campos diferentes a diligenciar los cuales se alimentan de acuerdo al soporte de la solicitud), nombre a quien va dirigida la Licencia, asunto, uso del producto a entregar; el sistema genera el número de la licencia de uso automáticamente. (Figura 4).

ANEXO 2



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Figura 4. Diligenciar datos para Licencia de uso

5. De click en la opción Gestionar Productos, después de diligenciar todos los campos para la generación de la Licencia de Uso.

Figura 5. Ingresar productos a entregar

6. Diligencie las celdas que se encuentran en blanco en la pestaña desplegada Asociar Productos y seleccione del listado de productos los que se les entregará al usuario de la solicitud de información. Cuando el producto a entregar no se encuentra predeterminado en la lista de click en la opción Otros Productos. (Figura 6).

ANEXO 2



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Figura 6. Seleccionar producto para entregar

7. Seleccione “Custodia Especial” del listado desplegado al dar click en la opción Otro; realice una descripción del producto a entregar en la opción Observaciones y de click en la opción Asociar Producto para que este quede asociado a la Licencia de Uso. Se despliega la pestaña otros productos. (Figura 7).

Figura 7. Describir productos

8. Verifique que la información este correctamente diligenciada y de click en la opción Agregar y luego

en Aceptar. (Figura 8). De esta manera se crea la Licencia de Uso en el sistema, asignada con un número consecutivo. (Figura 9).

ANEXO 2



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Figura 8. Producto asociado

Figura 9. Creación de la Licencia de Uso. Asignada con número consecutivo

9. De click en la opción Información después de creada la Licencia de Uso. (Figura 10).

ANEXO 2



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Figura 10. Como exportar Licencia de Uso

10. De click en Exportar Informe para generar la Licencia de Uso en formato PDF. (Figura 11).

Figura 11. Exportar Licencia de Uso

11. Revise el texto generado, haga las correcciones pertinentes de redacción y de click en Aceptar (Figura 12) para generar la Licencia de Uso en formato PDF (Figura 13).

ANEXO 2



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Figura 12. Revisión del texto de la Licencia de Uso

Figura 13. Licencia de Uso en formato PDF

12. Realice un anexo en un archivo de Word cuando el espacio del producto supere el disponible en la Licencia de Uso y genere un PDF, para incorporarlo en el sistema y asociarlo a la Licencia de Uso. Ejemplo:

ANEXO Lic. 2053 de 2013

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

Cartografía básica a escala 1:25.000 en formatos shape y Geodatabase

ANEXO 2



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No. PLANCHA FORMATO

1 322IIID shape

2 343IIA shape

3 343IIC shape

4 321IID geodatabase

5 321IVA geodatabase

13. Ingrese nuevamente al sistema GEOCARTO con la clave y usuario, después de realizar el Anexo.

Seleccione el módulo Gestión de Proyectos y de click en la opción Licencias de Uso. Busque y seleccione la Licencia de Uso a la cual se debe incorporar el documento anexo en formato PDF y de click en la opción Modificar. (Figura 14).

Figura 14. Modificar Licencia de Uso

14. De click en la opción tipo de archivo y seleccione formato PDF, busque el archivo en el equipo para adjuntar. (Figura 15). Después de adjuntado el archivo de click en la opción asociar archivo y de click en la opción Modificar, luego de asociar el archivo a la Licencia de Uso. De esta manera el anexo de la licencia de uso. (Figura 16)

ANEXO 2



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Figura 15. Adjuntar archivo en formato PDF

Figura 16. Asociar archivo adjunto

15. Registre el estado de la licencia, cuando haya entregado al usuario la información solicitada junto con la Licencia de Uso. Ingrese al sistema GEOCARTO, diligencie clave y usuario e ingrese al

ANEXO 2



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módulo Gestión de Proyectos / Licencias de Uso; busque la Licencia de Uso en el sistema para cambiar su estado el cual se encuentra en estado Generada, identifique la Licencia de Uso y de click en la opción enviar a entidad. (Figura 17).

Figura 17. Cambiar estado de la Licencia de Uso

16. Diligencie la opción con la que fue enviada la Licencia de Uso (por oficio e ingresa el número de radicado o por correo electrónico), de click en la opción Aceptar;(Figura 18) se evidencia en el sistema el cambio de estado de la Licencia de Uso pasa de Generada a Entregada a la entidad. (Figura 19).

ANEXO 2



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Figura 18. Ingresa la opción de entrega de la Licencia de Uso

Figura 19. Cambio de estado de la Licencia de Uso

ANEXO 3

FLUJOGRAMA GENERACIÓN Y ENTREGA DE INFORMACIÓN GEODÉSICA, GEOGRÁFICA Y CARTOGRÁFICA


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ANEXO 3



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ANEXO 3



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