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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIONES DE

OPERACIONES RIO NAPO COMPAÑIA DE ECONOMIA MIXTA

OPERACIONES

RIO NAPO

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a. ANTECEDENTES.-

Régimen Legal.-

1. OPERACIONES RIO NAPO COMPAÑÍA DE ECONOMIA MIXTA, en lo posterior

definida como “ORN” es una compañía de economía mixta, creada al amparo de la Ley de

Compañías y de la legislación ecuatoriana, que se constituyó mediante escritura pública celebrada

el 25 de Agosto de 2008, ante el Notario Vigésimo del cantón Quito. Se inscribió en el Registro

Mercantil del cantón Quito el 11 de septiembre del 2008. Mediante escritura pública de 30 de

diciembre de 2008, celebrada ante el Notario Décimo Octavo del Cantón Quito se reformaron y

codificaron los Estatutos Sociales de ORN, inscribiéndose en el Registro Mercantil del Cantón

Quito el día 5 de febrero de 2009. Con fecha 2 de octubre de 2008 se inscribió en el Registro de

Hidrocarburos de la Dirección Nacional de Hidrocarburos a ORN.

2. Conforman dicha compañía en calidad de accionistas: la Empresa Estatal Petróleos del Ecuador

PETROECUADOR en un 70% del capital social y PDVSA ECUADOR S.A. en el restante 30%

de dicho capital social.

3. El numeral 9 del artículo 2 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,

establece que se someterán a un régimen especial bajo normativa específica estipulada en el

Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública las

contrataciones celebradas por las subsidiarias de las empresas públicas, o de las sociedades

mercantiles de derecho privado en las que el Estado o sus Instituciones tengan participación

accionaria o de capital superior al 50%, exclusivamente para actividades específicas en sectores

estratégicos, de conformidad a la normativa que dicte el Presidente de la República, en el

Reglamento General de la Ley.

4. De conformidad con la Disposición Derogatoria novena contenida en la Ley Orgánica del

Sistema Nacional de Contratación Pública se exceptuaron de dicha derogatoria expresamente las

contrataciones en actividades de exploración y explotación de los recursos hidrocarburíferos,

respecto a las normas especiales de contratación pública contenidas en otras leyes distintas a la

mencionada.

5. En el Suplemento del Registro Oficial No. 588 de 12 de mayo de 2009 se publicó el Decreto

Ejecutivo No. 1700 que contiene el Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional

de Contratación Pública, el cual estableció el régimen aplicable a las contrataciones con empresas

publicas internacionales, empresas mercantiles del estado y las subsidiarias y relacionadas con el

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giro específico de su negocio, dentro de la cual se encuentra enmarcada ORN de conformidad a lo

dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, y su Reglamento

General.

6. El Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

dispone que las contrataciones a cargo de las empresas de Economía Mixta (con participación

mayoritaria al 50% del capital suscrito de una entidad de Derecho Público) relacionadas con el

giro específico de su negocio que estén reguladas por leyes específicas que rigen sus actividades

no estarán sujetas a las normas contenidas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública y a su Reglamento General, respecto a sus procedimientos generales de

adquisición de bienes y/o prestación de servicios.

7. El día 9 de julio de 2009 se publicó en el Registro Oficial No. 630 la Resolución No. 027-09

del INCOP, mediante la cual se establece en su artículo 4to. Que: los procedimientos de

contratación bajo régimen especial de las empresas de economía mixta, con 70% de participación

de Petroecuador que estén directamente relacionados con el giro del negocio, al tenor de lo que

estipula el objeto social determinado en los estatutos sociales de la sociedad.

8. En tal virtud de que la compañía ORN tiene una participación accionaria del 70% de la

Empresa Estatal Petróleos del Ecuador PETROECUADOR, dicha empresa de economía mixta

podrá aplicar los preceptos del artículo 2 de la LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL

DE CONTRATACIÓN PÚBLICA y las establecidas en el Reglamento General de la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública para todas las contrataciones de bienes,

obras y servicios, incluidos los de consultoría, que por su naturaleza son de carácter integral en la

industria hidrocarburifera internacional y especiales dentro del giro especifico de su negocio

conforme los estatutos sociales de la compañía y las pertinentes de acuerdo a la Ley de

Hidrocarburos, el Reglamento de Contratación para Obras, Bienes y Servicios Específicos de la

Empresa Estatal Petróleos del Ecuador, Petroecuador y sus Empresas Filiales ( promulgado en el

Registro Oficial No. 194 de 19 de octubre de 2007) es decir, en todas aquellas orientadas al

desarrollo de las actividades en todas o cualquiera de las fases de la industria petrolera, para la

utilización de los hidrocarburos.

9. En relación a la adquisición de bienes, ejecución de obras o prestación de servicios que requiera

ORN que no se encuentren relacionadas con el giro específico de su negocio, tales como aquellas

para el funcionamiento administrativo de sus oficinas centrales o de los Campos operados por

ORN, se seguirán los procedimientos dispuestos en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública, su Reglamento General de Aplicación, las Resoluciones emitidas por el

Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP) y demás normativa jurídica aplicable en el

país respecto a la contratación pública, y por medio del portal de compras públicas.

10. El día 16 de octubre de 2009 se promulgó en el Suplemento No. 48 del Registro Oficial la Ley

Orgánica de Empresas Públicas, la cual en su artículo 4, inciso segundo textualmente dispone:

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“Las empresas subsidiarias son sociedades mercantiles de economía mixta creadas por la

empresa pública, en las que el Estado o sus instituciones tengan la mayoría accionaria”

De esta manera, ORN se sujeta a las disposiciones aplicables en dicha Ley, en especial a lo

dispuesto en los artículos 34 y subsiguientes, para efectos de las contrataciones pertinentes.

Asimismo procederá a elaborar a través de sus Gerencias respectivas el Plan Estratégico y el Plan

Anual de Contrataciones (PAC) para dar operatividad a la actividad económica de la empresa.

11. El artículo Trigésimo Séptimo, literal q) de los Estatutos Sociales de OPERACIONES RÍO

NAPO CEM dispone entre las atribuciones del Directorio de la compañía “Aprobar las políticas,

normas y procedimientos que regirán la operación y administración de la Compañía”.

12. El Directorio de OPERACIONES RÍO NAPO CEM en sesión del 3 de marzo de 2010

resolvió aprobar el presente Manual de Procedimientos para Contrataciones.

NORMAS COMPLEMENTARIAS.-

El Gerente General, en coordinación con las Gerencias de Área en caso de ser necesario elaborará

las normas complementarias para la aplicación de los Procedimientos establecidos en el presente

Manual de Contrataciones.

Las actividades y facultades que deban ser aprobadas por el Gerente General de ORN podrán ser

delegadas a su criterio y en circunstancias de su ausencia temporal a un Gerente de Área de la

compañía previa suscripción de una carta poder estableciendo de manera precisa el alcance de

dicha representación, o en su defecto, de ser el caso y requerirse la celebración de un poder

especial notarizado.

b. Procedimiento de Contrataciones “Administrativas” no relacionadas con el Giro

Específico del Negocio de ORN, denominadas del “GIRO COMÚN” del Negocio

1. Requerimiento de Servicio/Obra/Bien.- Todo Usuario que requiera adquirir un bien o la

ejecución de una obra o la prestación de un servicio para ORN deberá cumplir con el siguiente

procedimiento: Emitir y dirigir con su firma de responsabilidad una solicitud a la Gerencia

Administrativa Financiera detallando pormenorizadamente en el documento “Requerimiento de

Servicio/Obra/Bien”, claramente: el tipo de servicio, cantidad, modelo, número de parte,

especificaciones, costo estimado, centro de costos, fecha requerida, requerimientos de entrega y

cualquier otra información relevante.

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2. Certificación de Disponibilidad Presupuestaria.- La Gerencia Administrativa Financiera con

la ayuda del Departamento de Contabilidad constatará y certificará la disponibilidad

presupuestaria en la contabilidad de la empresa.

3. Una vez cumplido el Requerimiento de Servicio/Obra/Bien y la Certificación de Disponibilidad

Presupuestaria, dichas contrataciones que se requieran para el funcionamiento administrativo de

las oficinas centrales de Operaciones Río Napo CEM que no correspondan a su giro específico de

negocio se las efectuará cumpliendo con lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública, su Reglamento General de Aplicación, las Resoluciones emitidas por el

Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP), la Ley Orgánica de Empresas Públicas y

demás normativa jurídica aplicable en el país respecto a la contratación pública, y por medio del

portal de compras públicas.

Celebración de Contratos.-

La adquisición de bienes, ejecución de obras o la prestación de servicios que requiera ORN se

realizará mediante la celebración de contratos privados, salvo que la legislación nacional requiera

que una contratación determinada sea efectuada a través de escritura pública.

Se celebrarán Contratos siempre que la cuantía de la contratación sea superior a valores de ínfima

cuantía de conformidad a las normas aplicables de Contratación Pública.

Para las contrataciones con valores inferiores a ínfima cuantía se sustentará en el correspondiente

documento de “Requerimiento de Servicio/Obra/Bien”, junto con los documentos respectivos que

amparen las transacciones correspondientes, tales como facturas, notas de venta, liquidación de

compras y servicios.

No se requerirá la celebración de contratos para la adquisición de bienes, la ejecución de obras o

la prestación de servicios cubiertos por los fondos rotativos de Caja chica a cargo del

Departamento de Contabilidad de ORN, para lo cual se sustentará dichos gastos en las

correspondientes facturas o notas de venta autorizadas por el Servicio de Rentas Internas.

Los Contratos y sus documentos anexos y/o habilitantes serán celebrados en forma escrita en

idioma castellano. Cuando sea necesaria la celebración de un Contrato o la incorporación de

documentos que consten en otro idioma, se adjuntará la traducción correspondiente al castellano,

prevaleciendo en caso de discrepancias esta última.

El Departamento de Asesoría Jurídica Interna de ORN prestará la asistencia legal necesaria y

estará autorizado a emitir pronunciamientos sobre las obligaciones y/o derechos jurídicos de la

empresa, y será el responsable de la elaboración de los Contratos respectivos y su archivo.

La Administración de Contratos será determinada por el área usuaria de la obra/bien/servicio para

su respectivo seguimiento y fiscalización.

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De conformidad con la naturaleza de la contratación se determinará si habrá o no la necesidad de

estipular una cláusula de reajuste de precios, particular que se hará constar en los términos de

referencia y en el correspondiente contrato.

Únicamente el Gerente General de ORN tiene la capacidad legal para suscribir Contratos o

Acuerdos y Adjudicación de los mismos, salvo su delegación expresa para que otra Autoridad de

la empresa suscriba los mismos.

c. Procedimiento Aplicable para Contratación de Bienes, Obras y Servicios

relacionados con el Giro Específico del Negocio de ORN, de conformidad a lo

dispuesto en el artículo 5to. de los Estatutos Sociales.

FORMA DE SELECCION Y CLASES DE DOCUMENTOS CONTRACTUALES

RESULTANTES.

Todo proceso a fin de seleccionar un contratista para la provisión de bienes, ejecución de obras o

prestación de servicios será realizado, salvo las excepciones establecidas en este procedimiento,

mediante un concurso privado de precios; por lo general la invitación se hará al grupo de

proveedores y contratistas previamente seleccionado por ORN, y por excepción invitaciones

abiertas.

Para el efecto, se enviará la invitación a la lista correspondiente de contratistas, o convocará por

la prensa, según el caso, dando a conocer las bases contractuales, en las que figurarán los

requerimientos, el contrato que se firmará a través de un formato predeterminado por ORN y

todas las indicaciones pertinentes al proceso, tales como: términos, condiciones, plazos y más

particularidades.

1. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIONES PARA BIENES, OBRAS O SERVICIOS

ESPECIFICOS DE LA ACTIVIDAD DE PRODUCCION DE HIDROCARBUROS.

Los documentos resultantes del proceso de concurso de ofertas podrán ser:

Contrato. Será utilizado para obras, bienes o servicios de carácter permanente de una duración de

más de 6 meses y o que supere el monto de 1.000 SBU en adelante (Salarios Básicos Unificados a

nivel nacional). Para la adjudicación de un contrato, salvo casos de excepción puntualizados en

este Procedimiento, se requerirá la existencia de al menos tres ofertas válidas.

Orden de Trabajo será utilizada para trabajos eventuales no permanentes ni periódicos. Se

utilizarán formatos predeterminados por ORN como contratos de adhesión que constarán al

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reverso de los mismos de forma preimpresa. Tendrá un límite monetario de hasta 1000 SBU y una

duración de hasta 180 días calendario. Para la adjudicación de una orden de trabajo se requerirá

la presentación de al menos tres ofertas validas. Este esquema se utilizará siempre que no exista

una Lista de Precios aprobada para tal efecto.

Orden de Compra, será utilizada para compras locales o internacionales. Tendrá un límite

monetario de acuerdo a los límites establecidos para cada funcionario ordenador del gasto,

determinado en el presente Manual. Para la adjudicación de una orden de compra se requerirá la

presentación de al menos tres ofertas validas. Este esquema se utilizará siempre que no exista una

Lista de Precios aprobada para tal efecto.

Listas de Precios publicadas y aprobadas por la Gerencia General de ORN, el cual queda

facultado para este régimen mediante el Presente Manual. Tendrá una vigencia de un año

calendario, pudiendo ser esta prorrogada a solicitud del Gerente General de ORN. Serán utilizadas

para bienes, obras y servicios. Las Listas de Precios se aplicarán por medio de un Contrato

celebrado entre el Proveedor calificado y ORN. Una vez aprobadas las Listas de Precios por parte

del Gerente General de ORN y suscrito el Contrato respectivo con el Proveedor calificado, estas

se darán a conocer a todos los ordenadores de gasto de la empresa con el fin de utilizar este

mecanismo, y solicitarán mediante una “orden de ejecución” en un formato predeterminado por

ORN.

Contratos Marco de Servicios (CMS), con el carácter de convenio de adhesión en el que, el

objeto contractual constituye una serie de bienes, y obras o servicios que pueden eventualmente

ser necesitados por ORN durante la vida del contrato, y sin que sea el objeto contractual algo

preciso ni circunscrito, de tal manera que el área usuaria del CMS pueda encargar la ejecución de

obras o la prestación de servicios diversos. Su procedimiento se determina en párrafos posteriores.

Los contratos, OT, OC, Contratos Marco de Servicios y Listas de Precios podrán ser procesados

desde su inicio hasta su firma en la etapa pre-contractual, toda la etapa contractual y la post-

contractual en el Campo operado por ORN de acuerdo a los montos de autorización que se

puntualizan en este instrumento. Para el efecto, la Gerencia General de ORN conformará un

Comité de Contrataciones con iguales funciones que el de las oficinas de Quito, con la única

diferencia de las limitaciones de los montos de aprobación

2. NORMAS GENERALES PARA LOS PROCEDIMIENTOS.

2.1. No podrán celebrar contratos, emitir órdenes de trabajo, órdenes de compra, contratos marco

de servicios, ni mantener ningún tipo de relación contractual con ORN:

2.1.1. Empresas o personas que se hallaren incursos en las incapacidades establecidas en el

Código Civil, o en las inhabilidades generales establecidas en la Ley.

2.1.2. A título personal o a través de empresas en las que tengan derechos: el Presidente, el

Vicepresidente de la República, los Ministros y secretarios de Estado, legisladores,

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presidentes y representantes legales de entidades o empresas del sector público, prefectos,

alcaldes, así como los cónyuges o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad y

segundo de afinidad de dichos dignatarios, funcionarios y servidores.

2.1.3. Los funcionarios y empleados que hubieren tenido directa o indirecta vinculación en

cualquier etapa del procedimiento contractual o con responsabilidad en el mismo o porque

sus actividades o funciones cuenten con información privilegiada.

2.1.4. Quienes consten como suspendidos del registro único de Proveedores a cargo del Instituto

de Contratación Pública (INCOP) o por la Gerencia de Operaciones y Procesos de ORN.

2.1.5. Aquellos que al momento de celebrar el contrato estuvieren inmersos en inhabilidades

prescritas en estos procedimientos.

2.1.6. Las personas naturales o jurídicas, incluidos sus representantes legales que hubieren

intervenido en la elaboración de los estudios de los proyectos, salvo los contratos de

Ingeniería, Procura y Construcción.

2.1.7. Los miembros del Directorio, Gerente General, Gerentes de Área, Ejecutivos de ORN,

asesores externos, ordenadores de gasto y demás trabajadores que hubieran intervenido en

la etapa pre-contractual, así como sus cónyuges o parientes hasta el cuarto grado de

consanguinidad o segundo de afinidad.

2.1.8. Los cónyuges o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad

del los miembros del Directorio, Consejo de Administración, Presidente Ejecutivo de

Petroecuador, vicepresidentes de las filiales, los gerentes de área y demás funcionarios o

empleados de Petroproducción; y, o los cónyuges y parientes hasta el cuarto grado de

consanguinidad o segundo de afinidad de los empleados o funcionarios de PDVSA

Ecuador S.A.

2.2. CONFLICTO DE INTERESES

Ningún Contratista o Proveedor ofrecerá por si o a través de terceros: pagos, préstamos,

bonificaciones, servicios, entretenimientos, viajes u obsequios al personal de ORN de

conformidad con las disposiciones de la Ley de Hidrocarburos, Normas Internas de Trabajo de

ORN y demás normas legales aplicables.

El Contratista o Proveedor que contraviniera esta disposición expresa, será sancionado con la

inmediata terminación del contrato siendo responsable además de responder por los daños y

perjuicios ocasionados por su acto.

De igual forma, el personal de ORN que recibiera directa o indirectamente pagos, préstamos,

servicios, entretenimientos, obsequios o viajes por parte de Contratistas o Proveedores, serán

sancionados conforme a las Normas Internas de Trabajo de ORN sin perjuicio de la devolución de

lo recibido.

Las sanciones mencionadas en esta cláusula serán sin perjuicio de las sanciones civiles, penales o

pecuniarias a que hubiese lugar.

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2.3. VERIFICACION DE FONDOS PARA NUEVOS PROYECTOS

Ningún proceso nuevo de adquisición de bienes, obras o servicios podrá iniciarse sin la

estimación de costos o presupuesto referencial de los mismos a ser contratados.

Esta estimación será hecha por la cabeza del departamento responsable de la contratación con el

aval de la Gerencia de Área y deberá ser enviado desde el departamento usuario conjuntamente

con un detalle pormenorizado del objeto del bien obra o servicio requerido a la Gerencia

Administrativa y Financiera, quien certificará la disponibilidad de los fondos suficientes para la

ejecución del servicio o la adquisición del bien u obra, respectivamente.

Las certificaciones de la Gerencia Administrativa y Financiera será requisito para el inicio de los

procesos de selección para la adjudicación de contratos solamente en el caso de que se trate de

procesos nuevos y no continuación de proyectos o proyectos en curso, sin embargo, siempre será

requisito para el inicio del proceso el costo estimado o el presupuesto referencial a ser calculado y

entregado al Administrador de Contratos en Quito o al Administrador de Contratos en el Distrito

Oriente por parte del área usuaria.

2.4. PAGOS.

Los pagos, facturación y cuentas por pagar, incluidos costos y gastos de inversión y operación se

manejarán a través de las cuentas propias de ORN.

Todos los pagos en el país o al exterior se realizarán dentro de los plazos establecidos en los

contratos, y los que se hagan al exterior se harán a través de los reembolsos de las cartas de

crédito o cualquier otra forma establecida por ORN.

A fin de garantizar el pago oportuno al Contratista, ORN, a su sola decisión, podrá constituir

fideicomisos, debiendo estos, en cada caso ser previamente aprobados por el Gerente General de

ORN hasta el monto de aprobación autorizado por el Directorio de la empresa.

2.4.1. INSTRUMENTACION DEL PAGO. Los pagos a los contratistas y

proveedores se cancelarán, previa la presentación de la factura correspondiente, por lo

general, dentro de los 30 días siguientes a su aceptación. Este plazo variará por excepción,

de acuerdo al contrato respectivo y a lo dispuesto por el Gerente General de ORN.

2.4.2. Las facturas se deberán presentar con todos los documentos de respaldo: hojas

de tiempo, constancia de la recepción del bien, obra o servicio, certificaciones emitidas

por el administrador del contrato (designado por ORN) así como cualquier otro documento

requerido por ORN, en el lugar y con la oportunidad indicada en el contrato u Orden de

Trabajo u Orden de Compra.

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En el evento de que la factura fuera objetada por parte de ORN, se pagará la parte no

objetada de la misma en el plazo establecido contractualmente para el pago, procesándose

la porción que hubiere sido objetada una vez que la misma haya sido solucionada.

2.4.3. DESCUENTOS POR “PRONTO PAGO”. ORN podrá pagar las facturas de los

proveedores y contratistas dentro de los 15 días de presentada la factura, si se cumplen los

siguientes presupuestos:

2.4.3.1. Que la factura sea superior a 200 SBU.

2.4.3.2. Que la factura haya sido presentada y aprobada.

2.4.3.3. Que por el pronto pago, el contratista o el proveedor otorgue a ORN un

descuento de un 1% al 5% del valor de la misma, dependiendo del monto de la

factura, con la aprobación del Gerente General de ORN.

2.4.3.4. Que exista el pedido formal por parte del Contratista y la aceptación por

parte del Gerente General ORN, previo el informe favorable del Gerente del área

usuaria.

2.5. REAUSTES DE PRECIOS.

ORN a su solo criterio, determinará si los contratos, órdenes trabajo o compra incluirán o no una

cláusula de reajuste de precios Este particular deberá constar en los términos de referencia del

correspondiente proceso de Concurso de ofertas.

2.6.REGIMEN DE PREFERENCIA PARA LAS EMPRESAS ECUATORIANAS.

Ante una igualdad de ofertas, en lo que se refiere a plazo de entrega o ejecución, condiciones

técnicas y de garantías, y si las condiciones económicas fuesen similares, se dará preferencia en la

adjudicación de los contratos o la asignación de las órdenes de trabajo o de compra, a las

empresas nacionales.

2.7.RECLAMOS SOBRE EL PROCESO.

En el evento de que los cotizantes a un proceso de selección para un contrato, OT u OC desearen

presentar reclamos relativos al resultado del proceso de adjudicación, podrán hacerlo ante el

Gerente General de ORN, a través de una carta suscrita por el representante legal de la

reclamante, no más tarde de 2 días después de conocido el resultado del análisis de las ofertas. El

reclamo se presentará debidamente motivado y fundamentado y será sujeto al análisis y decisión

de ORN.

ORN para recibir el reclamo requerirá de la presentación de una garantía de un valor equivalente

al 1% del monto de la oferta que irá adjunta al reclamo; esta garantía será devuelta en el caso de

que el reclamo fuere motivado, caso contrario se le hará efectiva. El tiempo que se tomará ORN

para la resolución del reclamo será de máximo 5 días laborables. Sin embargo, en ningún caso la

presentación del reclamo suspenderá los efectos de los actos reclamados.

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2.8.CESION DE DERECHOS CONTRACTUALES Y SUBCONTRATACION.

En principio ningún contratista o proveedor podrá ceder ni subcontratar en todo o en parte los

derechos que se derivan de sus contratos, OT u OC sin embargo ORN podrá autorizar tanto la

cesión de derechos como la subcontratación, siempre y cuanto exista una solicitud por escrito y

la aceptación también por escrito por parte de ORN. Sin embargo, la responsabilidad del

cumplimiento de los mencionados instrumentos con todas las responsabilidades inherentes a este

serán siempre del primer contratista o proveedor.

2.9.SUBDIVISION DE CUANTIAS.

No podrá haber subdivisión de cuantías cuando se trate de proyectos técnicamente justificados

que deban ejecutarse de manera sucesiva. La trasgresión de esta norma, para evadir los

requerimientos de autorizaciones o cualesquier otra razón, dará lugar a las sanciones establecidas

por ORN.

2.10. CONTROL CONTRACTUAL.

En cada contrato, orden de trabajo, u orden de compra, deberá existir una persona nominada por

ORN quien será el responsable de su control y fiscalización y encargado de adoptar las medidas

necesarias para el cabal desenvolvimiento del contrato, OT u OC. Dicho administrador será

responsable ante ORN por el correcto y cabal desempeño de la actividad encomendada de acuerdo

con las normas internas de la compañía.

2.11. RECEPCIONES.

En los procesos de contratación de ORN existirán las siguientes recepciones mediante Actas:

2.11.1. RECEPCION PROVISIONAL a ser firmada en los procesos que involucren de

alguna forma la provisión de bienes, obras o prestación de servicios por fases. Podrá existir más

de una recepción provisional. De esta recepción se suscribirá el Acta respectiva por cada fase.

2.11.2. RECEPCION DEFINITIVA. A ser firmada una vez que se ha terminado

totalmente el contrato o cumplida la OT, la cual dará lugar a la devolución de las garantías si es

que estas fueron requeridas para el proceso.

2.11.3. El responsable del proceso por parte de ORN conjuntamente con el Delegado del

Departamento requirente (área usuaria) serán responsables de la firma del Acta de Entrega

Recepción Definitiva; la firma no podrá tardar más de 30 días posteriores a la solicitud

presentada por el Contratista acompañando la documentación pertinente que certifique que

todos los pagos referentes al contrato han sido cancelados por el Contratista (fisco, trabajadores,

IESS y terceros). La Contratista mantendrá indemne a ORN por todo tipo de acción legal por

parte de sus trabajadores y/o subcontratistas.

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2.12. SOLUCION DE CONTROVERSIAS.

La jurisdicción y competencia en caso de controversias en los contratos, órdenes de trabajo y

órdenes de compra serán de exclusiva opción de ORN; sin embargo, estos podrán solucionarse

por los siguientes mecanismos con la prelación que se indica a continuación:

a. Mediación y Arbitraje; la Mediación y/o el Arbitraje ante la Cámara de Comercio de

Quito, con los árbitros que se requieran en cada caso, y Arbitraje en Derecho.

b. Jueces y Tribunales Competentes del cantón Quito.

Aun cuando no se haya acordado contractualmente la solución de controversias por Arbitraje,

las partes, de común acuerdo podrán pactarla. Para optar por el proceso arbitral no es menester

haber tratado de solucionar el problema a través de procesos de Mediación.

2.13. LA TRANSACCION COMO MEDIO DE SOLUCIONAR O EVITAR

CONTROVERSIAS.

Con la presencia del Gerente General de ORN y la asistencia del Asesor Jurídico Interno se

podrán celebrar convenios transaccionales siempre y cuando para el efecto exista la

recomendación favorable, fundamentada y por escrito del área usuario del contrato dentro del

cual se lleve a cabo la transacción ratificada por el Asesor Jurídico Interno y del Comité de

Contrataciones.

2.14. PAGINA WEB Y PORTALES.

Toda la información generada por los procesos de concursos de precios para la adjudicación de

contratos, ordenes de trabajo o compra, podrán ser publicados por ORN en la página web de la

empresa la misma que será abierta con la oportunidad que ORN, considere del caso hacerlo.

2.15.REFORMAS DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIONES DE BIENES,

OBRAS O SERVICIOS.

De acuerdo con lo establecido en los Estatutos Sociales de ORN, es facultad del Directorio dictar

y / o reformar este procedimiento para lo cual, es facultad del Gerente General recomendar

normas complementarias que hagan el proceso de contrataciones ágil, claro y eficiente.

3. REGISTRO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.

Para poder presentar una oferta en cualquier Concurso convocado por ORN es requisito

indispensable el estar inscrito en el Registro de Proveedores de la empresa.

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Para el efecto, los interesados deberán entregar en las oficinas de ORN, en cualquier momento,

con atención al Jefe de Administración de Contratos los siguientes documentos, indicando la

especialidad de la persona natural o empresa:

A: PERSONAS NATURALES:

3.A.1. Copia de la cedula de identidad.

3.A.2. Registro Único de Proveedores emitido por el Instituto Nacional de Contratación Pública.

3.A.3. RUC.

3.A.4. Certificado actualizado de cumplimiento de obligaciones patronales emitido por el IESS.

3.A.5. Certificado actualizado de cumplimiento de obligaciones tributarias emitido por el SRI.

3.A.6 Copia de la Declaración del Impuesto a la Renta del último ejercicio.

3.A.7. Certificado de experiencia de trabajos realizados en el país en los dos últimos años.

3.A.8. Declaración de que la información entregada es verídica y autorización de verificación.

3.A.9. Declaración de la inexistencia de parientes dentro del segundo grado de afinidad y cuarto

de consanguinidad con funcionarios o empleados de RIO NAPO CEM, o enumeración de los

mismos (si los hubieren).

B. PERSONAS JURÍDICAS

3.B.1. Certificado de existencia legal y de estar al día en el cumplimiento de obligaciones para

con la Superintendencia de Compañías. (para el caso de empresas únicamente).

3.B.2. Registro Único de Proveedores emitido por el Instituto Nacional de Contratación Pública.

3.B.3. Certificación actualizada de no adeudar al IESS o una copia de un convenio de purga de

mora con dicha institución.

3.B.4. RUC.

3.B.5. Certificados de trabajos realizados durante los últimos 2 años y listado de los ejecutados a

través de la vida de la empresa.

3.B.6. Copia de los balances auditados y en el caso de no tenerlos, copias de las declaraciones de

Impuesto a la Renta de los últimos 2 años.

3.B.7. Dos referencias bancarias y dos referencias comerciales.

3.B.8. Declaración de que la información entregada es verídica y autorización de verificación.

3.B.9. Declaración de la inexistencia de parientes dentro del segundo grado de afinidad y cuarto

de consanguinidad con funcionarios o empleados de RIO NAPO CEM, o enumeración de los

mismos (si los hubiesen).

El Comité de Contrataciones en coordinación con Asesoría Jurídica Interna podrá reformar la lista

de documentos a ser presentados con la finalidad de ser incluidos en la lista de proveedores de

ORN así como requerir documentos de actualización económica con la periodicidad que se crea

del caso.

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Recibida la información, el Administrador de Contratos circulará a través de los Departamentos

involucrados de ORN para su visto bueno (área usuaria, legal, financiero, operaciones y Gerencia

General). Si no se tiene objeción alguna, será incluido en el Registro de Proveedores.

El Registro de Proveedores será revisado periódicamente, y será elaborado y mantenido por el

Departamento de Administración de Contratos.

De creerlo pertinente ORN publicará en su página web el Registro de Proveedores.

4. DE LOS RESPONSABLES DE LOS CONTRATOS

Los contratos, sus procesos, archivo, planificación y monitoreo deberán ser regulados y

normados por la unidad de Administración de Contratos de Quito o el Administrador de Contratos

del Campo en coordinación con las Gerencias de áreas usuarias, y con el respaldo del Asesor

Jurídico Interno.

4.1. FUNCIONES DE ADMINISTRACION DE CONTRATOS:

4.1.1. Con la periodicidad que el Comité de Contrataciones lo disponga, llevar un reporte que

contendrá: tipo de servicio, nombre del contratista, fechas de expiración, gastos acumulados,

proyección de gastos al fin del contrato con posibles sobre gastos del presupuesto, y aviso de

terminación con 90/120 días de anticipación.

4.1.2. Recepción de la documentación de las personas naturales o jurídicas para calificación,

evaluación y aprobaciones respectivas y, elaboración del Registro de Proveedores y de

Contratistas.

4.1.3. Recibir los requerimientos de los departamentos usuarios de la necesidad de apertura de

un Concurso de Ofertas para la provisión de un bien, obra o servicio con un presupuesto

determinado y un detalle del requerimiento y contará con el apoyo de Asesoría Jurídica Interna.

4.1.4. Llamar a concurso de ofertas a aquellas empresas inscritas en el propio registro de

proveedores y de contratistas o por convocatoria pública según sea el caso.

4.1.5. Monitorear la contestación de preguntas de los contratistas, recepción de ofertas, análisis

de las mismas, obtención de las debidas autorizaciones, y recomendar la adjudicación del

contrato.

4.1.6. Velar para que la vida del contrato transcurra sin interrupciones, problemas y dentro del

presupuesto aprobado, verificando si los gastos sean acordes con el tiempo de su funcionamiento.

4.1.7. Realizar visitas al campo, de ser el caso con el fin de verificar el cumplimiento de

obligaciones del contratista.

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4.1.8. Monitorear las firmas de las actas de recepción de los contratos para la eficiente y

oportuna devolución de las garantías de los contratistas.

4.1.9. Previas las autorizaciones del caso, renegociar los términos contractuales en mejora de las

condiciones para ORN.

4.1.10. Elaborar contratos tipo a ser utilizados en los procesos conforme cada caso. Esta función

estará a cargo de Asesoría Jurídica Interna y en coordinación con las Gerencias respectivas.

4.1.11. Elaborar las Actas de las reuniones del Comité de Contrataciones.

4.1.12. Coordinar y disponer el archivo de la correspondencia con los contratistas.

Estas mismas funciones, salvo lo puntualizado en los numerales 4.1.2, 4.1.6 y 4.1.9 serán

ejecutadas por el Administrador de Contratos del Distrito dentro de los límites monetarios

establecidos en los procedimientos de este Manual.

4.2. DEL COMITÉ DE CONTRATACIONES

4.2.1. El Comité de Contrataciones en Quito, estará conformado por las siguientes personas

quienes tendrán voz y voto:

Un delegado del Gerente General, quien lo presidirá.

El Gerente del área usuaria (requirente), o su delegado.

El Gerente Administrativo y Financiero o su delegado.

El Asesor Jurídico Interno o Especialista Jurídico Interno.

El Administrador de Contratos o su delegado, quien actuará como Secretario.

4.2.2. El Comité de Contrataciones del Campo operado por ORN estará integrado por las

siguientes personas quienes tendrán derecho a voto:

Un delegado del Superintendente de Campo, quien lo presidirá.

Un delegado de la Coordinación del área usuaria (requirente)

Un delegado de Asesoría Jurídica Interna.

Un delegado del Area Financiera en Campo.

Un delegado de Administración de Contratos, quien actuara como Secretario.

Podrán además concurrir a las reuniones del Comité de Contrataciones todas las personas que, de

acuerdo al Gerente General estén involucrados en los contratos sobre los cuales la reunión

respectiva tratará, estas personas concurrirán con voz informativa pero sin voto.

Los delegados del Gerente General o el Superintendente de Campo, respectivamente, tendrán

voto dirimente.

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Las decisiones del Comité de Contrataciones serán tomadas por mayoría de votos y por excepción

por unanimidad para los siguientes casos:

a.- Para las terminaciones anticipadas de los contratos.

b.-Para aprobar las modificaciones a las listas de Registro de Proveedores para los concursos de

ofertas.

c.- Para casos de revisión de reclamos planteados por contratistas de aplicación de multas.

Las reuniones del Comité de Contrataciones se llevarán a cabo una vez al mes de manera

ordinaria, y extraordinaria cada vez que sean convocadas.

De cada reunión se elaborará un Acta que se circulará entre los miembros; y una vez aprobada, se

archivará en orden cronológico, la elaboración del acta y su archivo estarán a cargo de la

Administración de Contratos.

4.2.3. Las atribuciones del Comité de Contrataciones serán:

4.2.3.1.Autorizar el inicio de los procesos de contratación previa la recomendación y recepción

de la documentación pertinente por parte del departamento usuario.

4.2.3.2.Aprobar los términos de referencia y solicitar las autorizaciones respectivas.

4.2.3.3.Aprobar la selección /recomendación de invitación a la lista de proveedores o contratistas

a ser invitados.

4.2.3.4.Abrir las ofertas en las fechas determinadas.

4.2.3.5.Designar las comisiones encargadas para evaluar las ofertas y dar plazo para su

elaboración.

4.2.3.6.Recomendar la adjudicación de los contratos.

4.2.3.7.Recomendar o aprobar las modificaciones de los contratos.

4.2.3.8.Conocer y aprobar los pedidos de los usuarios o de cualquier departamento sobre las

terminaciones anticipadas de los contratos.

4.2.3.9.Aprobar y recomendar las adjudicaciones de las órdenes de trabajo y de compra.

4.2.3.10. Aprobar y recomendar la inclusión o remoción del registro de proveedores

4.2.3.11. Recomendar la aprobación de las listas de precios.

4.2.3.12. Cualquier otra actividad que los miembros consideren para un transparente y

eficiente proceso de contratación.

5. ETAPAS DE LA CONTRATACION.

La contratación tiene tres etapas: la pre-contractual, la contractual y la post- contractual.

5.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

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5.1.1. La etapa pre-contractual empieza con el envío del requerimiento por parte de la Gerencia de

Área respectiva o la Superintendencia de Campo a Administración de Contratos en Quito o en el

Campo operado por ORN, respectivamente. Este requerimiento necesariamente irá acompañado

de lo siguiente: costo estimativo del contrato hasta su finalización; detalle pormenorizado del

bien, obra o servicio a ser requerido; lista de contratistas a ser invitada, recomendaciones sobre

aplicación de multas; y demás información pertinente.

5.1.2. Recibido el requerimiento, Administración de Contratos lo presentará ante el Comité de

Contrataciones con la certificación de la existencia de los fondos suficientes para proceder con el

concurso de ofertas, esta certificación será requerida en caso de que se trate de proyectos nuevos.

5.1.3. Aprobado el requerimiento por el Comité de Contrataciones, se realizarán las invitaciones

respectivas a través de Administración de Contratos a la totalidad de la lista de proveedores

calificados o por excepción mediante invitación abierta. La eliminación de contratistas de las

listas de invitados a un concurso de ofertas, requerirá la aprobación previa y unánime de los

miembros del Comité de Contrataciones.

5.1.4. Una vez entregadas las invitaciones a ofertar, se dará oportunidad a los potenciales

oferentes de requerir información adicional o absolución de consultas, canalizadas a través de

Administración de Contratos en coordinación con las Gerencias de área y de ser el caso de

Asesoría Jurídica Interna; en esta etapa, todos los oferentes invitados que hayan demostrado su

interés en ofertar serán puestos al tanto de todas las preguntas y respuestas que se hayan hecho

con motivo del concurso de ofertas.

5.1.5. El día y hora señalado, se procederá a abrir las ofertas en una reunión del Comité de

Contrataciones, señalándose a las personas encargadas de la realización del análisis de las

mismas. La apertura de las ofertas se la realizará en acto público, salvo disposición expresa de la

Gerencia General de ORN en contrario.

5.1.6. Una vez completado el análisis, este será conocido por el Comité de Contrataciones quien

recomendará al Gerente General la adjudicación o no del contrato u orden de trabajo o compra.

5.1.7. La elaboración del contrato estará a cargo de Asesoría Jurídica Interna.

5.1.8. Una vez obtenidas las aprobaciones, se procederá a firmar el contrato previa la presentación

de las garantías respectivas por parte del Contratista elegido. Por lo general los contratos no

requerirán celebrarse por escritura pública, bastando un contrato privado, salvo que exista una

recomendación puntual de celebrarse ante un Notario Público por parte de Asesoría Jurídica

Interna.

La etapa pre-contractual tendrá una duración que no podrá exceder a 120 días.

5.2. ETAPA CONTRACTUAL.

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Esta etapa empieza con la firma del contrato y transcurre hasta el fenecimiento del plazo

contractual y de sus extensiones en el caso de haberlas, o hasta su terminación anticipada en el

caso de terminación unilateral o de mutuo acuerdo.

La duración de esta etapa será aquella de la vigencia del contrato.

5.3. ETAPA POST-CONTRACTUAL.

Empieza en la fecha de terminación del plazo contractual, hasta la fecha en que se firma el acta

de entrega recepción definitiva y se devuelven las garantías (de haberlas).

Finalizado el proceso, se archivará toda la documentación contractual.

Esta etapa tendrá una duración aproximada de 180 días.

6. DE LA CELEBRACION DE LOS CONTRATOS

6.1. PROCEDENCIA DE LOS CONTRATOS. Para que un contrato sea pertinente se

requiere:

6.1.1. Que su cuantía sea superior a: 1.000 SBU.

6.1.2. Que su duración sea superior a 6 (seis) meses.

6.1.3. Que se trate de ejecución de obras o provisión de bienes o servicios; no aplica para compra

de bienes.

Para la elaboración de Contratos se contará con el apoyo de Asesoría Jurídica Interna, en

coordinación con el área usuaria.

6.2. Todos los contratos, salvo las excepciones previstas en este procedimiento seguirán el

proceso de selección y adjudicación a través de un concurso privado de ofertas, si se trata de

bienes obras o servicios propios exclusivamente de la industria petrolera, y caso contrario, a la

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y normas afines.

6.3. El Gerente General de ORN será el único funcionario con poder para suscribir un contrato a

nombre de la empresa, salvo delegaciones debidamente aprobadas por el Directorio de la empresa,

al igual que las notificaciones relativas a: adjudicación, extensiones de contratos, renovaciones y

terminaciones anticipadas de contratos y ratificación de imposición de multas.

6.4. Todo contrato será adjudicado previa la celebración de un concurso de ofertas, a través del

cual ORN, utilizando un sistema de evaluación económica escoge de entre las ofertas presentadas

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por Contratistas técnicamente calificados, a la oferta más conveniente para los requerimientos de

la empresa.

6.5. El requerimiento de la Gerencia de Área o Superintendencia de Campo es el que da inicio

al proceso de concurso de ofertas.

6.6. Aprobado el requerimiento, se elaborarán los Términos de Referencia (TDR) en la

Gerencia de Área respectiva para someterles a consideración y aprobación del Comité de

Contrataciones.

6.7. Los términos de referencia, con los formatos aprobados por el Comité de Contrataciones,

deberán tener las siguientes características y contenido:

6.7.1. El requerimiento de la obra, bien o servicio detallado en lo que se refiere a la calidad,

cantidad, especificaciones técnicas, estableciéndose además, plazos, términos,

condiciones y multas; provisión planos dibujos, de ser el caso, de manera, que los

oferentes o cotizantes tengan una idea cabal y precisa del requerimiento de ORN, y el

análisis de las ofertas pueda darse únicamente por factores económicos

6.7.2. Se adjuntará, las condiciones de la contratación, otorgando fechas de posible inicio del

contrato, forma y periodicidad de pago, el formato del contrato a ser firmado, se entregará

el costo estimado o presupuesto referencial de la obra o el servicio.

6.7.3. El Comité de Contrataciones aprobara los términos de referencia así como la lista de

invitados al concurso de ofertas de acuerdo al Registro de Proveedores, y de ser del caso

dispondrá que se soliciten las autorizaciones del caso.

6.7.4. Las instrucciones para los oferentes incluirán fecha de cierre para envío de las ofertas,

plazos para hacer preguntas y recibir respuestas por medio de correo electrónico.

6.7.5. El día y hora señalados que se cerrará la recepción, las ofertas que llegaren más tarde de la

fecha y hora no serán consideradas.

6.8. El envío de las invitaciones a ofertar, así como el comunicar a todos los contratistas de las

preguntas, respuestas y aclaraciones será obligación de Administración de Contratos tanto en Quito

o en el Campo operado por ORN, respectivamente, de la Gerencia del Área usuaria, con el respaldo

de Asesoría Jurídica Interna.

6.9. Lo más pronto posible luego de la recepción de ofertas, se reunirá el Comité de

Contrataciones y abrirá las ofertas sumillando sus miembros las hojas de la misma y encargará a un

funcionario preferiblemente del departamento usuario la elaboración del análisis de las ofertas,

otorgándole un plazo prudencial en cada caso para su presentación. Previa la apertura de los sobres

de oferta, estos estarán bajo la custodia de Administración de Contratos.

6.10. Una vez terminado el análisis, el Comité de Contrataciones se volverá a reunir para

conocer el resultado del análisis y recomendará al Gerente General o al Superintendente de Campo

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su adjudicación. Si la recomendación de adjudicación no recae en la oferta económica más baja, el

analista deberá fundamentar su recomendación, y la adjudicación del contrato.

6.11. Posteriormente a través de Administración de Contratos se comunicará al contratista

adjudicado, se elaborará y firmará el contrato respectivo previa la presentación de las garantías del

caso y se distribuirá el contrato.

6.12. DECLARATORIA DE DESIERTO. El proceso de concurso de ofertas se podrá

declarar desierto por las siguientes razones:

6.12.1. Por no haberse presentado ninguna oferta válida.

6.12.2. Por haberse descalificado justificadamente las ofertas presentadas.

6.12.3. Por haberse considerado necesario introducir reformas que cambien radicalmente el objeto

del Concurso de Ofertas.

6.12.4. Por haberse violado el trámite establecido en este procedimiento o en la Ley.

En todos los casos, ya sea la reapertura de un proceso o la convocatoria a uno nuevo será decisión

del Comité de Contrataciones, previa la recomendación del gerente del área usuaria.

6.13. SUSPENSIÓN DE LA ADJUDICACION. Cuando el Contratista seleccionado no

firmare el contrato correspondiente sin una justificación aceptable para ORN, quedará

eliminado de la lista de contratistas de manera automática, y la decisión sobre la

adjudicación del contrato al siguiente mejor oferente o la apertura de un concurso de

ofertas recaerá sobre el Comité de Contrataciones previa la recomendación del gerente del

área usuaria. ORN se reserva el derecho de hacer efectiva la garantía de seriedad de

oferta del Contratista fallido.

6.14. CONTRATACION DIRECTA. El proceso de contratación directa es un procedimiento

de excepción y únicamente podrá ser llevado a cabo previa la recomendación del Comité

de Contrataciones y la aprobación del Gerente General de ORN o el Superintendente de

Campo, hasta sus respectivos límites de aprobación presupuestaria, y siempre y cuando se

cumpla una de las siguientes condiciones:

6.14.1. Cuando el Concurso de ofertas haya sido declarado desierto y la operación del Campo se

vea afectada seriamente durante el tiempo que vaya a demorar la culminación de un nuevo

proceso de concurso.

6.14.2. Por emergencia debidamente calificada y razonada del Gerente General o el

Superintendente de Campo, siempre y cuando los motivos que originaron la emergencia

no sean imputables a ORN, y se trate de bienes, obras o servicios indispensables para

mantener el nivel de producción.

6.14.3. Por existir un proveedor único, o que fuese titular único de un derecho de propiedad

intelectual o industrial.

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6.14.4. Para el caso de contratos con financiamiento del contratista, siempre y cuando los precios

sean compatibles.

6.14.5. Para el caso de contratos a ser cancelados mediante préstamos no reembolsables y de

gobierno a gobierno para cuya concesión se requiera la firma del contrato con un

contratista especifico.

6.14.6. Para el caso de celebración de Acuerdos o Convenios de Cooperación entre empresas o

instituciones internacionales.

6.14.7. Para el caso de servicios especializados de los fabricantes para mantenimiento,

reparación, mantenimiento e inspección de los equipos por ellos provistos.

6.14.8. Para el caso del cumplimiento de compromisos y compensaciones con las comunidades

del area de influencia del campo operado.

6.14.9. Para la prestación de servicios profesionales para estudios especializados para la

contratación de servicios de la defensa judicial de los derechos de ORN.

6.15. MODIFICACION DE LOS CONTRATOS. Por principio, para cualquier modificación

contractual relativa al objeto, plazo o condiciones, se requerirá el informe favorable del gerente

del área usuaria corroborado por Asesoría Jurídica Interna, la aprobación del Comité de

Contrataciones y la aceptación escrita por parte del gerente general de ORN dirigida al

Contratista.

Las modificaciones del objeto contractual se harán mediante un contrato modificatorio firmado

por las partes contratantes, con la sumilla del Gerente de Área requirente. Los pagos de las

órdenes de cambio se harán en base a los precios unitarios. En caso de que exista cambio o

incremento de precios unitarios, se requerirá que la aprobación sea realizada conforme el párrafo

siguiente.

Si la modificación se refiere a la economía del contrato, esto es si se requieren fondos adicionales

en un 10% o más sobre el presupuesto contractual o se reforman los precios unitarios, se

requerirá adicionalmente la aprobación del Directorio de ORN o del Gerente General para el caso

de contratos procesados en el Distrito.

6.16. SUSCRIPCION DE LOS CONTRATOS. El texto del contrato a ser suscrito con el

Contratista, reflejará exactamente la información dada a conocer a través de los Términos de

Referencia y el proyecto del contrato, cualquier cambio en su texto deberá ser aprobado por

Asesoría Jurídica Interna de ORN.

Por lo general los contratos serán suscritos en un plazo máximo de 20 días después de la

Adjudicación, salvo justificación aceptada por ORN. Una vez firmado el contrato por las partes,

la Gerencia del Área usuaria se encargará de distribuir las copias a los departamentos respectivos

y al Contratista.

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6.17. TERMINACION DE LOS CONTRATOS. Los contratos suscritos por ORN, podrán

terminar por las siguientes razones:

6.17.1. Por sentencia ejecutoriada, dictada por autoridad competente que declare la nulidad o la

resolución del Contrato.

6.17.2. Por acuerdo entre las partes.

6.17.3.Por incumplimiento del Contratista declarado fundamentadamente y unilateralmente por

ORN.

6.17.4. Por incumplimiento de ORN, declarado judicialmente.

6.17.5. Por quiebra o insolvencia del contratista.

6.17.6. Por disolución de la persona jurídica o muerte de la persona del contratista.

6.17.7. Por las causas establecidas en el contrato.

La terminación anticipada de los contratos contará con la aprobación del gerente del área usuaria,

la decisión unánime del Comité de Contrataciones. Esta decisión la ejecutará el Gerente

General o el Superintendente de campo según el caso.

6.18. GARANTIAS CONTRACTUALES. Será privativo de ORN el requerir las

garantías para los contratos en que sean consideradas pertinentes. En todo caso, los

requerimientos de las garantías que sean comunicados a los oferentes en los términos de

referencia, serán los mismos que se establezcan en el contrato.

El procedimiento contractual de ORN establece las siguientes garantías por parte del Contratista.

6.18.1. Garantía de seriedad de oferta, a ser presentada por el potencial contratista conjuntamente

con la oferta, con un monto del 2% del valor de la misma, Esta garantía será devuelta

una vez adjudicado el contrato o a la firma del mismo según sea del caso.

6.18.2. Garantía de buen uso de anticipo, por un monto equivalente al 100% de su valor, se la

devolverá una vez que la cantidad entregada por ese concepto haya sido devengada.

6.18.3. Garantía de fiel cumplimiento de contrato, con un monto del 5% del monto del contrato,

su vigencia será hasta la firma del acta de entrega recepción definitiva.

6.18.4. Garantía Técnica normalmente no de carácter pecuniario y para los contratos de provisión

de equipos o insumos, estas serán preferentemente emitidas por los fabricantes

6.18.5. Garantías ambientales cuando sean requeridas.

Las garantías económicas serán: incondicionales, irrevocables y de cobro inmediato ante la

solicitud de ORN, y podrán ser bancarias o mediante póliza de seguro.

Será obligación del Contratista el mantener a su costo las garantías durante el tiempo que ORN lo

requiera. Las renovaciones de las garantías serán realizadas al menos con 15 días de anticipación a

la fecha de su fenecimiento, caso contrario, ORN podrá hacerlas efectivas.

Las garantías podrán ser obviadas cuando ORN lo considere del caso, y de acuerdo con las leyes,

reglamentos e instructivos pertinentes.

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6.19. MULTAS. Los términos de referencia y los contratos podrán establecer la

imposición de multas por incumplimiento. Los valores de las multas serán establecidos en cada

contrato de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato y el criterio del área usuaria del

contrato.

Las multas serán impuestas conforme las limitaciones establecidas en las leyes pertinentes y

siempre guardaran relación con las faltas cometidas. Su notificación será hecha a través de

Administración de Contratos.

El Contratista podrá objetar el pago de la multa dentro del plazo de 10 días después de su

notificación, la objeción de la multa será tramitada por ORN dentro de los 30 días siguientes;

después del que, la multa se considerará fija inmediatamente después de que la notificación haya

sido hecha por la Gerencia General de ORN o del Superintendente de Campo. Una vez establecida

la multa como fija, ORN podrá cobrar dichas multas mediante retención de los valores pendientes

de pago al Contratista siempre y cuando se trate de valores pendientes de pago del mismo

contrato, OT u OC.

7. LISTAS DE PRECIOS.

7.1. Las listas de precios son aquellas listas de bienes o servicios ofrecidos por empresas

nacionales o extranjeras detallando las características de cada uno de ellos con una especificación

del precio a ser cobrado por su provisión, incluyendo los términos y condiciones pertinentes.

Cuando esta lista de precios es aceptada, para ORN constituye un formato de contrato para lo

concerniente a los términos, condiciones y precios.

7.2. Presentada la lista de precios, circulará para su aceptación entre los departamentos técnico

(usuario), legal y financiero, para previa recomendación del Comité de Contrataciones ser

aprobada por el Gerente General de ORN.

7.3. El Comité de Contracciones a través de Administración de Contratos llevará un registro de

las listas de precios, y de existir más de una que ofrezca iguales servicios, establecerá un orden

de prevalencia en base a las mejores condiciones y precios para ORN.

7.4. Cualquier cambio en los precios ofrecidos a través de una lista de precios, implicará un

proceso de aprobación como si fuera aprobación inicial.

7.5 Las órdenes de ejecución amparadas en Listas de Precios podrán ser emitidas por los

funcionarios de ORN dentro de los siguientes límites monetarios:

Esquema de adquisiciones a través de Listas de Precios, órdenes de ejecución a emitirse por los

siguientes funcionarios ordenadores de gasto:

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FUNCIONARIO LÍMITE MAXIMO - ORDENADOR DE GASTO

Superintendente de

Campo Hasta 1000 Salarios Básicos Unificados

Gerente de Operaciones Hasta 2000 Salarios Básicos Unificados

Gerente General Hasta el monto máximo autorizado por el Directorio

8. ORDENES DE TRABAJO

Los trabajos o servicios que pudiese requerir ORN, se podrán solicitar mediante Ordenes de

Trabajo (OT), conforme el siguiente proceso:

8.1. Se podrá utilizar OT siempre que se trate de obras o servicios de hasta 1000 SBU y su

duración no sea superior a un período de 6 meses. Obras o servicios con montos o duraciones

mayores, para poder ser ejecutadas a través de OT, deberán contar con la aprobación previa del

Gerente General de ORN o del Superintendente de Campo (operado por ORN)

Las OT no podrán ser emitidas para:

8.1.1. Servicios o trabajos que pueden ser ejecutadas a través de contratos vigentes.

8.1.2. Contratos de arriendo de inmuebles.

8.1.3. Contratos de trabajo, servicios profesionales, servicios de consultoría, asesorías, estudios

ambientales, servicios de auditoría, financieros, médicos, legales, y demás que no tengan relación

directa con la operación hidrocarburífera.

8.2. Las OT no pueden estipular pago de anticipos. Para casos de excepción, se deberá contar con

la recomendación del Comité de Contrataciones y la autorización del Gerente General de ORN.

8.3. La selección del contratista para recibir OT se realizará mediante cotización de precios a

través de pedido de ofertas a por lo menos tres contratistas calificados para el efecto, y que figuren

en el Registro de Proveedores de ORN.

8.4. Las invitaciones serán enviadas por la Administración de Contratos, por pedido del Gerente

del departamento usurario y se utilizará los mismos medios para el envío de las invitaciones para

contratos.

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8.5. La apertura de las ofertas será hecha por la Administración de Contratos, en presencia de un

miembro de Asesoría Jurídica Interna, área usuaria y Gerencia Administrativa y Financiera.

8.6. El análisis de las ofertas seguirá los mismos lineamientos de los análisis de las ofertas para

los contratos, el presupuesto referencial se utilizará de base para el análisis de las ofertas

8.7. Si el contratista elegido para la adjudicación de la OT no es el que tiene la oferta más

económica, se requerirá para la emisión de la OT, la firma y aprobación del Gerente General de

ORN, igual procedimiento para el caso de que el contratista elegido no haya estado previamente

calificado en el registro de proveedores de ORN.

8.8. La contratación directa a través de OT se podrá realizar en los siguientes casos:

8.8.1. Cuando en el proceso inmediato anterior no se hubiesen presentado propuestas válidas

8.8.2. Por emergencia calificada por el Gerente General de ORN, previo informes

correspondientes de la Gerencia de Operaciones que determinen la afectación grave de la

producción de campo, siempre y cuando los motivos que originaron tal situación no sean

imputables a ORN.

8.8.3. Cuando se trate se servicios especializados, y la provisión del servicio o trabajo puedan ser

considerados como fuente única (proveedor único)

8.8.4. Por existir derechos de autor o patentes siempre que su utilización sea justificada

técnicamente.

8.8.5. Para el caso de servicios especializados de los fabricantes para mantenimiento, reparación,

mantenimiento e inspección de los equipos por ellos provistos.

8.8.6. Para el caso del cumplimiento de compromisos y compensaciones con las comunidades del

área de influencia del campo operado.

8.9. Para todos estos casos de excepción, el área usuaria presentará su recomendación

fundamentada de adjudicación al Comité de Contrataciones, este lo aceptará de manera unánime,

y la suscripción de la OT será emitida por el Gerente General de ORN.

8.10. La emisión de la OT será la autorización al Contratista para iniciar los trabajos pertinentes

con los plazos, precios y condiciones específicas que figuran en la misma.

8.11. Las modificaciones de las OT, cambios en los términos, condiciones, precios, plazos,

serán preparadas antes de la fecha de terminación de la OT y deberán contar con el informe

favorable del área usuaria y aprobación del Comité de Contrataciones.

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8.12. Las modificaciones económicas no podrán superar el 50% del valor original, y las del

plazo el 50% del plazo original.

8.13. Por lo general la OT no requiere garantía por parte del Contratista, sin embargo de lo que,

el Comité de Contrataciones, según el caso podrá establecer la necesidad de implementar en una

OT, las garantías que crea del caso.

8.14. Las OT, serán archivadas en el archivo del departamento usuario.

8.15. Los términos y condiciones generales de las OT son fijas y constituyen un contrato de

adhesión y por lo tanto no podrán ser variados.

8.16. Salvo las excepciones establecidas en estos procedimientos, la emisión de las OT será

ejecutada por los Coordinadores de área, el Superintendente de campo, el Gerente de Operaciones

y el Gerente General de ORN, dentro de los siguientes limites monetarios:

Esquema de adquisiciones a través de Ordenes de Trabajo u Ordenes de Compra:


Coordinador de Área Hasta 150 Salarios Básicos Unificados

Superintendente de


Gerente de

Operaciones Hasta 1500 Salarios Básicos Unificados


8.17. Los funcionarios mencionados en los acápites que anteceden serán responsables de que la

emisión de las OT/OC se hayan realizado de acuerdo a los procedimientos establecidos en el

presente Manual y a los intereses de ORN, bajo prevención de emitir todos los informes

pertinentes y de rendición de cuentas a la Gerencia General y/o al Directorio como órganos de

administración de la compañía.

9. PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS.

Cualquier bien que ORN requiriera durante su actividad económica podrá ser adquirido mediante

la emisión de Ordenes de Compra OC.

Las OC serán aprobadas y emitidas por los funcionarios autorizados de acuerdo con los

siguientes niveles de aprobación:

Esquema de adquisiciones a través de Ordenes de Trabajo u Ordenes de Compra:

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Coordinador de Área Hasta 150 Salarios Básicos Unificados

Superintendente de


Gerente de

Operaciones Hasta 1500 Salarios Básicos Unificados


Las compras podrán ser hechas de manera local o nacional (de preferencia) o internacional.

9.1. COMPRAS LOCALES.

9.1.1. Registro de Proveedores. ORN elaborará un registro de proveedores de bienes el mismo

que será podrá ser revisado cuantas veces se considere necesario por parte del Comité de

Contrataciones y contendrá los proveedores de toda la clase de bienes requeridos por ORN

durante el ejercicio de sus funciones de producción.

9.1.2. Todas las compras de ORN, sin importar su cuantía, deberán ser sometidas a un concurso

de ofertas al que se invitará a todos los integrantes del Registro de Proveedores; la no invitación a

alguno de los calificados en el determinado Registro deberá contar con la aprobación del Gerente

General de ORN, para el caso de las compras inferiores al monto máximo aprobado por el

Directorio para las compras superiores a esa cifra.

9.1.3. El departamento usuario, a través de su responsable hará el requerimiento de la adquisición

adjuntando un presupuesto referencial; una vez aprobada la adquisición, y con la disponibilidad

de fondos el departamento usuario iniciara el proceso de compra, a través de Administración de

Contratos.

9.1.4. No se podrá dividir las compras con la finalidad de no superar los límites de aprobación.

9.1.5. Las invitaciones se enviarán a los oferentes por cualquier medio ya sea por escrito o a través

de medios electrónicos.

9.1.6.La apertura de las ofertas la hace el Comité de Contrataciones.

9.1.7. El análisis de las ofertas será realizado por el/los funcionario (s) designado (s) por el

Comité de Contrataciones. Para cualquier compra que no sea recomendada al más bajo oferente,

deberá obtenerse la aprobación del Gerente de Operaciones de ORN, sin importar el monto de la

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misma, para el efecto, el analista de las ofertas deberá hacer la recomendación de manera

razonada.

9.1.8. Recibidas las aprobaciones del caso, se emitirá y suscribirá la OC, a través de

Administración de Contratos y se entregará una copia al proveedor.

9.1.9.Todos los procesos de compra, deberán tener por lo menos 3 ofertas válidas. Un invitado

que por dos ocasiones consecutivas no haya presentado una oferta válida ni justificación por no

hacerlo, será removido del Registro de Proveedores.

9.1.10. Compras directas podrán ser realizadas, sin el requisito previo de un concurso de ofertas,

únicamente en los siguientes casos:

9.1.10.1 Por emergencia debidamente calificada por el Gerente General de ORN, previo informes

correspondientes de la Gerencia de Operaciones que determinen la afectación grave de la

producción de campo.

9.1.10.2. Cuando en el proceso previo no hubiesen presentado tres ofertas válidas.

9.1.10.3. Por la existencia de patentes, derechos de autor, o propiedad intelectual.

9.1.11. No podrá haber entrega de anticipos por parte de ORN en las OC, salvo aprobación

expresa del Gerente General.

9.1.12. Los rubros que superen el 10% del presupuesto respectivo en las órdenes de compra serán

aprobadas únicamente previa la recomendación favorable al gerente del área usuaria y aprobación

del Gerente General de ORN, y siempre y cuando el precio unitario de los bienes adquiridos no

haya sufrido variación alguna. En el caso de que la variación se deba a un incremento de precios

unitarios, estos deberán contar con la aprobación del Directorio de ORN.

9.1.13. Los términos y condiciones generales de las OC son fijas y constituyen un contrato de

adhesión y por lo tanto no podrán ser variados.

9.1.14. Una vez terminado el proceso de la compra, el departamento usuario archivará el proceso.

9.1.15. Quien suscriba la OC será responsable de que su proceso se haya ceñido a lo establecido

en este Manual.

9.2. COMPRAS REALIZADAS DESDE EL EXTERIOR.

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9.2.1. Las compras desde el exterior se las podrá hacer a través e la gestión directa de

OPERACIONES RIO NAPO CEM o por medio de proveedores internacionales. Las compras

realizadas del exterior no requieren el registro del vendedor en el Registro de Proveedores de

ORN.

9.2.2. Las compras se realizarán mediante la emisión de las respectivas OC.

9.2.3. Las órdenes de compra al exterior podrán establecer disposiciones, términos y condiciones

especiales a ser establecidos por la Gerencia General de ORN conforme el caso específico lo

amerite, y estipuladas con un Contrato de Adhesión.

9.2.4. En todo lo demás relativo a compras del exterior, se aplicaran las mismas disposiciones que

para las compras locales.

9.2.5. Todas las OC al exterior serán firmadas por el Gerente General de ORN.

10. PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS MAESTROS DE SERVICIOS.

10.1. Cuando ORN requiera la prestación de servicios eventuales cuya aplicación sea específica

para actividades relacionadas con actividades propias de la industria petrolera y /o cuando se trate

de provisión de bienes y obras cuya ejecución o provisión sea indispensable para la ejecución de

las primeramente mencionadas. ORN podrá establecer la necesidad de utilizarse un Contrato

Maestro de Servicios (CMS)

10.2. Mediante el CMS aprobado por la Gerencia General de ORN, se podrá solicitar al

contratista adjudicatario de dicho contrato, directamente y bajo los términos y condiciones del

contrato a fin de que el contratista ejecute ciertos servicios u obras de conformidad con las

especificaciones y estándares aprobados en el CMS.

10.3. La duración del CMS será de máximo dos años de duración no pudiendo ser extendido salvo

la recomendación razonada del departamento usuario y la disposición expresa y unánime del

Comité de Contrataciones, siempre y cuando dicha extensión no implique la provisión de

presupuesto adicional para el tiempo de extensión.

10.4. La elección del contratista a ser adjudicado con el CMS será hecha de la misma forma que la

utilizada para la Lista de Precios de los contratos de acuerdo a su monto estimado, esto es,

mediante un concurso de ofertas al que se inviten estipulada en el presente Manual,

estableciéndose previamente un análisis económico mediante un concurso de precios entre

empresas que figuran en el Registro de Proveedores de ORN.

El procedimiento de contratación será igual al de la contratación directa.

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* DIRECTRICES PARA EL MANEJO DE CUPOS

Todos los requerimientos deben contener las siguientes firmas de responsabilidad:

El que requiere: Supervisor de cada área

El que revisa: Coordinador de cada área

El que aprueba: Superintendente de Campo o en su defecto Gerente de

Operaciones o Gerente General en cada caso respectivo.

Una vez que el requerimiento tenga las tres firmas correspondientes, se procederá a remitir, por

parte del Superintendente de Campo, al Coordinador Administrativo- Financiero de Sacha o de

Quito en su defecto, para el trámite pertinente.

DISPOSICIONES CONTABLES.

El procedimiento de registros contables se los realizará con la Coordinación del Contador

General de ORN en la oficina de Quito.

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