MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AGRICULTURA ORG NICA 2009) · 2017-10-19 · Manual de Procedimiento para...

Manual de Procedimiento para el Registro y Fiscalización de los Operadores de la Agricultura Orgánica

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REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO

Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Desarrollo Institucional

Manual de Procedimientos para el Registro y Fiscalización de los Operadores de la Agricultura Orgánica

Dirección Nacional de Sanidad Vegetal Departamento de Certificación de Agroexportación

2009


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REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO

Olmedo Espino MINISTRO

Ariel Espino De León DIRECTOR NACIONAL DE SANIDAD VEGETAL

Raúl González DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Calixto Villarreal JEFE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

ELABORADO POR:

Eyra Lezcano de Abadía ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Darío Gordón JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CERTIFICACIÓN DE AGROEXPORTACIÓN DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE

SANIDAD VEGETAL

Fermín Romero (JEFE DE LA SECCIÓN DE AGRICULTURA ORGÁNICA)


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ÍNDICE DE CONTENIDO No. DE

PÁGINAS

INTRODUCCIÓN 4

GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS 5

ASPECTOS GENERALES SOBRE REGISTROS NACIONALES 6

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

� PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE OPERADORES ORGÁNICOS 7

� PROCEDIMIENTO PARA LA FISCALIZACIÓN DE OPERADORES Y CERTIFICADORAS 10

� PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CERTIFICADORAS DE PRODUCTOS ORGÁNICOS

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� PROCEDIMIENTO PARA LA FISCALIZACIÓN DE LOS ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN

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� OBSERVACIONES GENERALES PARA LA APLICACIÓN DEL RÉGIMEN DE INFRACCIONES Y SANCIONES A LOS ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN

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FORMULARIOS DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL DE LA AGRICULTURA ORGÁNICA

Formulario No. 1: SOLICITUD DE REGISTRO DE OPERADOR DE PRODUCTOS ORGÁNICOS

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Formulario No. 1.1: CROQUIS DE UBICACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA 21

Formulario No. 1.2 LISTA DE MIEMBROS Y SUPERFICIES DEL OPERADOR ORGÁNICO 22

Formulario No. 1.3: FLUJOGRAMA DEL PRODUCTO 23

Formulario No. 1.4: CROQUIS DE LAS INSTALACIONES CORRESPONDIENTES 24

Formulario No. 1.5: LISTADO DE PROVEEDORES 25

Formulario No. 2: SOLICITUD DE REGISTRO DEL ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN 26

Formulario No. 3: FORMULARIO ABREVIADO DE CONTROL 27


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INTRODUCCIÓN

El objetivo principal de las unidades administrativas del Ministerio de Desarrollo Agropecuario es promover

y gestionar el crecimiento y desarrollo de sus actividades, con el fin de contribuir a los objetivos del Sector

Agropecuario, en el marco de los renglones de productividad, eficiencia, competitividad y equidad.

El Manual de Procedimientos para el Registro y Fiscalización de los Operadores de la Agricultura

Orgánica de la Dirección Nacional de Sanidad Vegetal, presenta el proceso en el cual se desarrollan las

actividades relevantes que realiza esta unidad administrativa, con el fin de orientar e instruir al personal

que labora en la misma.

El Manual contiene procedimientos técnicos y administrativos que le corresponde ejecutar a dicha unidad,

complementado con un régimen de formularios. Este instrumento de trabajo les permitirá desarrollar con

eficiencia y eficacia las actividades que deben brindársele al personal directivo y técnico del MIDA.

El diseño original de este documento fue ideado por el Departamento de Desarrollo Institucional de la

Dirección de Administración y Finanzas del Ministerio de Desarrollo Agropecuario, tomando como

referencia las normas establecidas por la Dirección de Sistemas y Procedimientos de la Contraloría

General de la República. Además, se contó con el apoyo del Jefe del Departamento de Certificación de

Agroexportación, el cual proporcionó la información requerida para la culminación de este trabajo.


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GENERALIDADES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

A. UN MANUAL:

Es un documento que describe en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre

historia, organización, política, procedimientos y otras actividades que son para la ejecución de las labores

de una institución.

B. OBJETIVOS O PROPÓSITOS:

El propósito básico de este Manual Administrativo es el de orientar e instruir al personal de la entidad, en el

cumplimiento de sus actividades administrativas y operativas en forma eficaz y eficiente.

C. USO E IMPORTANCIA:

El Manual Administrativo es un documento de importancia para la organización, ya que constituye una guía

al trabajo en la realización de sus labores o responsabilidades. Además, establece normas y

procedimientos para informar y controlar las diversas actividades que desarrolla la persona en su puesto de

trabajo.


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ASPECTOS GENERALES SOBRE REGISTROS NACIONALES

Del objetivo de los Registros Nacionales de la Agricultura Orgánica. El Registro Nacional es parte fundamental del Sistema de Fiscalización, autoriza y avala a los operadores y certificadoras para brindar transparencia a la producción orgánica ante los consumidores y autoridades tanto en el ámbito nacional como internacional. El sistema nacional de registro se constituye en el instrumento principal de la Dirección Nacional de Sanidad Vegetal, en su función de Autoridad Competente de Agricultura Orgánica, para proteger a los consumidores contra:

a) Declaraciones fraudulentas de productos etiquetados como orgánicos.

b) Servicios ineficientes de certificación. La Dirección Nacional de Sanidad Vegetal elaborará y administrará:

a) El registro y fiscalización de organismos de certificación.

b) El registro y fiscalización de operadores orgánicos. La información de los registros oficiales mencionados debe estar disponible en las oficinas de la Autoridad Competente para los interesados exceptuando la información que se considere como confidencial. De la Confidencialidad.

a) La divulgación de la información confidencial a personas o instituciones no autorizadas será

penada de acuerdo a legislación vigente sobre responsabilidad, daños y perjuicios.

b) Cuando la ley exija que la información sea revelada a terceros, se debe dar a conocer al operador o a la certificadora las circunstancias y la información que ha sido proporcionada.


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DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE OPERADORES ORGÁNICOS

OBSERVACIÓN: Este procedimiento estipula las acciones que los productores, procesadores y comercializadores llamados también “operadores” o “proveedores” deben efectuar para ser registrados por la Dirección Nacional de Sanidad Vegetal. De la misma manera, estipula los procedimientos para la fiscalización de los operadores registrados.

1. UNIDAD SOLICITANTE: •••• Recaba, de la Autoridad Competente, la información sobre el procedimiento de registro. •••• Entrega su solicitud de inscripción a la Autoridad Competente utilizando para ello el Formulario No. 1. 2. AUTORIDAD COMPETENTE: • Si considera necesario, realiza una visita previa de evaluación al Operador para lo cual, notificará al

Operador sobre la fecha de realización de dicha visita. • En un plazo máximo de 30 días hábiles emitirá su veredicto de aceptación o negación de la inclusión

en el registro e informa al Solicitante. 3. UNIDAD SOLICITANTE • En caso de la negación de la inclusión en el Registro, tiene un plazo de 30 días hábiles para subsanar

las observaciones causantes de la negación o completar la información requerida. • En caso de la aceptación de la inclusión en el Registro, recibirá una constancia de Registro y será

incluido en el Registro oficial de operadores orgánicos. 4. AUTORIDAD COMPETENTE: NOTA: En caso de efectuarse, por parte de la Autoridad Competente, la evaluación de un aspecto específico o la constatación de información relacionada con un aspecto concreto de la producción, procesamiento o comercialización, la Autoridad Competente puede utilizar el formulario de control (Formulario No. 3). • Otorga a las instancias registradas un Certificado de Registro, firmado por el Jefe de la Sección de

Agricultura Orgánica de la Dirección Nacional de Sanidad Vegetal. Este documento deberá contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre y dirección de la persona natural o jurídica. • Descripción del tipo de producto, proceso o servicio.


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• La Autoridad Competente podrá cancelar el Registro del Operador en los siguientes casos: a. A solicitud del interesado.

b. En caso de incumplimiento de la Legislación Nacional de Producción Orgánica o de los

requerimientos del Sistema Nacional de Registro y Fiscalización. OBSERVACIONES GENERALES: • Por un período a definirse caso a caso, la Autoridad Competente, antes de cancelar el registro de un

operador, deberá inicialmente suspender temporalmente el registro y notificar sobre este hecho al mismo e iniciar la recepción de las apelaciones, recursos y descargos respectivos. La Autoridad Competente, tomando en cuenta estos documentos resolverá la cancelación definitiva o el mantenimiento del registro.

• En caso de establecerse un periodo de suspensión, como sanción, éste deberá cumplirse antes de

proceder a la reinscripción. • La decisión de aceptar, rechazar, suspender o cancelar el registro de una instancia que lo solicite o

que ya esté registrada, se basará en la información obtenida durante el proceso de registro o fiscalización y cualquier otra información que pueda considerarse pertinente para este efecto en todo momento.

• En caso de verificarse incumplimiento de lo establecido en la Normativa para la Agricultura Orgánica

dependiendo de la gravedad de la falta cometida, se podrá proceder a realizar sanciones administrativas, pecuniaria y dependiendo de la falta, se deberá hacer la denuncia al Ministerio Público para una acción penal.

• La inscripción de los operadores en el registro tiene una validez indefinida y no requiere de una

renovación anual debiendo, el Operador, notificar a la Autoridad Competente, las modificaciones ocurridas en relación a la inscripción original.


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PROCESO PARA EL REGISTRO DE OPERADORES ORGÁNICOS

UNIDAD SOLICITANTE AUTORIDAD COMPETENTE

Recaba la información sobre el procedimiento de registro y entrega la solicitud de inscripción a la Autoridad Competente.

Si considera necesario, realiza una visita previa de evaluación al Operador para lo cual, notificará al Operador sobre la fecha de realización de dicha visita. Emite su veredicto de aceptación o negación de la inclusión en el registro e informa al Solicitante.

En caso de la negación de la inclusión en el Registro, tiene un plazo de 30 días hábiles para subsanar las observaciones causantes de la negación o completar la información requerida, y en caso de aceptación, recibirá una constancia de Registro y será incluido en el Registro Oficial de Operadores Orgánicos.

Otorga a las instancias registradas una constancia de registro, firmada por la persona asignada por la Autoridad Competente. Podrá cancelar el Registro del Operador a solicitud del interesado o en caso de incumplimiento de la Legislación Nacional de Producción Orgánica o de los requerimientos del Sistema Nacional de Registro y Fiscalización.

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PROCEDIMIENTO PARA LA FISCALIZACIÓN DE OPERADORES Y CERTIFICADORAS

1. UNIDAD SOLICITANTE (OPERADOR) • Entrega a la Autoridad Competente el Formulario No. 1, Solicitud de Registro de Operador de

Productos Ecológicos, anexando además los siguientes documentos: Formulario No. 1.1: Croquis de ubicación de la unidad productiva o grupo (señalando como referencia

caminos importantes, ríos, etc.) Formulario No. 1.2: Listado de miembros y superficies del operador orgánico. (Formulario a ser

llenado solo por productores) Formulario No. 1.3: Flujograma del producto. (Formulario a ser llenado solo por procesadores) Formulario No. 1.4: Croquis de las instalaciones correspondientes. (Formulario a ser llenado solo por

procesadores y almacenes) Formulario No. 1.5: Listado de proveedores. (Formulario a ser llenado solo procesadores y

comercializadores)

Además de la información necesaria que la Autoridad Competente solicite para actualizar la base de datos de la agricultura orgánica del país.

2. AUTORIDAD COMPETENTE: • Recibe la Solicitud y demás documentos y procede a realizar indirectamente la fiscalización de los

operadores, a través de las inspecciones realizadas por los organismos de certificación registrados. • La Autoridad competente en cumplimiento de sus funciones como ente de fiscalización, por razones de

verificación o de duda, puede efectuar el control del operador, evaluando aspectos de la producción en el campo, el procesamiento o la comercialización debiendo para el efecto utilizar el Formulario No. 3.

PROCESO PARA LA FISCALIZACIÓN DE OPERADORES Y CERTIFICADORAS

UNIDAD SOLICITANTE (OPERADOR) AUTORIDAD COMPETENTE

Entrega a la Autoridad Competente el Formulario No. 1, Solicitud de Registro de Operador de Productos Ecológicos y otros documentos, además de la información necesaria que la Autoridad Competente solicite para actualizar la base de datos de la agricultura orgánica del país.

Recibe la solicitud y demás documentos y procede a realizar indirectamente la fiscalización de los operadores, a través de las inspecciones realizadas por los organismos de certificación registrados. Puede efectuar el control del operador, evaluando aspectos de la producción en el campo, el procesamiento o la comercialización

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PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CERTIFICADORAS DE PRODUCTOS ORGÁNICOS

NOTA: Este procedimiento estipula las acciones que los organismos de certificación deben efectuar para ser registrados y autorizados por la Autoridad Competente. 1. UNIDAD SOLICITANTE (CERTIFICADORA) • Recaba de la Autoridad Competente, la información sobre el procedimiento de registro y presenta la

Solicitud de Registro (Formulario No. 2), incluyendo:

a) Fotocopia de la personería jurídica (si ya fue presentada, solo en caso de cambios). b) Formulario No. 2.1: Organigrama de la certificadora (si ya fue presentada, solo en caso de

cambios). c) Copia del Manual de calidad (si ya fue presentado, solo en caso de cambios). d) Copia del manual de procedimientos (si ya fue presentado, solo en caso de cambios). e) Tabla de tarifas (si ya fue presentada, solo en caso de cambios). f) Formulario No. 2.2: Lista de actualizada de inspectores (si ya fue presentada, solo en caso de

cambios). g) Formulario No. 1.2. Lista de Certificaciones concedidas durante el último año (utilizando un

Formulario No. 1.2 para cada operador-cliente certificado). 2. AUTORIDAD COMPETENTE: • Recibe la documentación y en el transcurso de cómo máximo 30 días hábiles, revisa la documentación

entregada. • En caso necesario puede recibir el apoyo de expertos en sistemas de calidad o agricultura orgánica

para la realización de esta evaluación, los mismos no deben estar en conflicto de intereses con las Certificadoras.

• En caso de encontrarse no conformidades que impidan la inscripción en el registro, emite un informe

mencionando las mismas y la Certificadora solicitante deberá levantarlas en un plazo no mayor a 30 días hábiles contados desde la fecha de recepción del informe por el organismo solicitante.

• Procede a la evaluación final emitiendo un informe (Formulario No. 3 “Formulario Abreviado de

Control”) en referencia a la situación de la Certificadora postulante; tomando la decisión en base a este informe y autorizando la inscripción en el registro o denegándola mediante la emisión de una nota.

NOTA: En el caso de que la Certificadora postulante no haya podido levantar las no conformidades en el plazo señalado, deberá iniciarse un nuevo trámite. La revisión de la documentación de las Certificadoras es hecha por el personal de la Autoridad Competente; en casos especiales, y en áreas específicas, puede ser delegada a instancias o asesores externos. No obstante, la Autoridad Competente no podrá delegar su autoridad para la concesión, renovación o cancelación del registro a personal o entidades externas.


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• Otorga a las Certificadoras registradas, una constancia de registro, firmada por la persona asignada por la Autoridad competente, con una validez de un año en todos los casos y debe ser renovado con la anticipación necesaria a más tardar 10 días hábiles antes de su caducidad. Este documento deberá contener, como mínimo, la siguiente información, nombre y dirección de la persona jurídica, fechas de inscripción y de conclusión de la vigencia del registro.

NOTA: Si el registro no es renovado en el plazo sugerido, la Autoridad Competente asumirá la falta de interés por parte de la Certificadora y procederá a retirarla del mismo al caducar el plazo de validez por lo que las inspecciones y certificaciones realizadas a los operadores con el vencimiento del registro, se considerarán no válidas y deberán iniciarse nuevamente. • La Autoridad competente podrá cancelar el Registro al Organismo de Certificación en los siguientes

casos: • A solicitud del interesado. • En caso de incumplimiento de la legislación nacional. • En caso de incumplimiento de los requerimientos del Sistema Nacional de Registro y Fiscalización. • En caso de transgresiones graves a su sistema de certificación. • En caso de probada incompetencia. • Antes de cancelar el registro de una Certificadora, suspende el registro y notifica a la Certificadora y

procede a iniciar la recepción de las apelaciones, recursos y descargos respectivos. • Tomando en cuenta los documentos, resuelva la cancelación definitiva o el mantenimiento del Registro

de la Certificadora. NOTA: Toda información y documentación obtenida, deberá ser tratada con la confidencialidad respectiva, a no ser que estén en juego los intereses de otra instancia registrada ante la Autoridad Competente o los intereses del país en el rubro de la agricultura orgánica.


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PROCESO PARA EL REGISTRO DE CERTIFICADORAS DE PRODUCTOS ORGÁNICOS

UNIDAD SOLICITANTE AUTORIDAD COMPETENTE

Recaba de la Autoridad Competente, la información sobre el procedimiento de registro y presenta la Solicitud de Registro.

Recibe la documentación y en el transcurso de cómo máximo 30 días hábiles, revisa la documentación entregada.

Recibe el apoyo de expertos en sistemas de calidad o agricultura orgánica para la realización de esta evaluación, los mismos no deben estar en conflicto de intereses con las Certificadoras.

De no haber conformidad, emite un informe mencionando las mismas y la Certificadora solicitante deberá levantarlas en un plazo no mayor a 30 días hábiles contados desde la fecha de recepción del informe por el organismo solicitante.

Procede a la evaluación final, toma la decisión con base al informe y autoriza la inscripción en el registro o deniega la emisión mediante nota.

Otorga a las Certificadoras registradas, una constancia de registro, firmada por la persona asignada por la Autoridad Competente, con una validez de un año en todos los casos y debe ser renovado con la anticipación necesaria a más tardar 10 días hábiles antes de su caducidad

Puede cancelar el Registro al Organismo de certificación a través de una suspensión del registro y notificación a la Certificadora.

Procede a recibir las apelaciones, recursos y descargos respectivos para la toma de decisiones definitiva de cancelación o el mantenimiento del registro de la Certificadora.

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PROCEDIMIENTO PARA LA FISCALIZACIÓN DE LOS ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN

OBSERVACIONES GENERALES: El organismo de certificación deberá revisar sus sistemas de calidad y certificación a intervalos definidos, suficientes para asegurar su validez y eficacia en el cumplimiento de los requerimientos de la Ley 8 de 24 de enero de 2002 y el Decreto Ejecutivo 146 de 11 de agosto de 2004 que la reglamenta. La Autoridad Competente tiene la potestad de realizar evaluaciones del Sistema de Certificación a fin de verificar su aplicación. Este procedimiento también se puede emplear antes del registro de las certificadoras y cuando la Autoridad Competente lo considere necesario. Los objetivos principales del seguimiento son: a. Comprobar que la Certificadora respeta los criterios establecidos para la certificación en el rubro de la

agricultura orgánica. b. Verificar la imposición y cumplimiento de las sanciones por infracciones por parte de los operadores. c. Examinar cambios relevantes en la organización, procedimientos y recursos del organismo de

certificación que puedan influir en el trabajo de la certificadora. d. Comprobar la vigencia de la acreditación de la Certificadora Orgánica. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1. AUTORIDAD COMPETENTE: • Programa las visitas de seguimiento e informa sobre las mismas, a los Organismos de Certificación

con la debida antelación, no obstante, podrá realizar una evaluación sin previo aviso. 2. CERTIFICADORA: • Deberá asegurar que las visitas planificadas se lleven a cabo en el plazo establecido y deben dar las

facilidades necesarias para la realización del trabajo por parte de la Autoridad Competente. 3. AUTORIDAD COMPETENTE: • La evaluación puede incluir la revisión de algunos aspectos del sistema de calidad y certificación en las

oficinas y el acompañamiento de inspecciones de campo seleccionadas de acuerdo a los criterios previamente establecidos.

• En caso necesario, se procederá al llenado de un formulario con la información recopilada o a elaborar

un informe utilizando para ello el Formulario No. 3 “Formulario Abreviado de Control”.


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• Si los resultados de la visita muestran no conformidades se informará de ello al organismo de certificación para que este efectúe medidas correctivas en un plazo definido. Cumplido el plazo y previa revisión de descargos sobre el levantamiento de no conformidades, la Autoridad Competente resolverá sobre el mantenimiento, suspensión o retiro del registro.

PROCESO PARA LA FISCALIZACIÓN DE LOS ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN

AUTORIDAD COMPETENTE CERTIFICADORA

Programa las visitas de seguimiento e informa sobre las mismas, a los Organismos de Certificación con la debida antelación, no obstante, podrá realizar una evaluación sin previo aviso.

Deberá asegurar que las visitas planificadas se lleven a cabo en el plazo establecido y deben dar las facilidades necesarias para la realización del trabajo por parte de la Autoridad Competente.

La evaluación puede incluir la revisión de algunos aspectos del sistema de calidad y certificación en las oficinas y el acompañamiento de inspecciones de campo seleccionadas de acuerdo a los criterios previamente establecidos. En caso necesario, se procederá al llenado de un formulario con la información recopilada o a elaborar un informe

Si los resultados de la visita muestran no conformidades se informará de ello al organismo de certificación. Resuelve el mantenimiento, suspensión o retiro del registro.

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OBSERVACIONES GENERALES PARA LA APLICACIÓN DEL RÉGIMEN DE INFRACCIONES Y

SANCIONES A LOS ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN

La Autoridad Nacional Competente, aplicará las sanciones que correspondan a las Certificadoras que cometan infracciones contra la Reglamentación Legal y el Sistema de Registro y Fiscalización que rige la Producción Orgánica en el país. DE LAS INFRACCIONES DE LAS CERTIFICADORAS Se reconocen los siguientes tipos de infracciones que van de Primer a Tercer Grado, siendo el Primero el más leve: a) Se constituyen infracciones leves o de Primer Grado aquellas que no afectan la calidad orgánica del

producto, pero afectan al Sistema Nacional de Registro y Fiscalización, como ser entre otras:

• No llevar los registros y listas de sus clientes/operadores adecuadamente. • No entregar información actualizada a la Autoridad Nacional Competente, relativa a los

Operadores. • No informar adecuadamente o en tiempo oportuno a la Autoridad Competente, sobre informaciones

relevantes relacionadas con las actividades de los Operadores.

b) Se constituyen en infracciones de Segundo Grado, la reincidencia de faltas de Primer Grado.

c) Se consideran faltas graves o de Tercer Grado, aquellas que afectan directamente a la calidad orgánica del producto o al Sistema Nacional de Registro y Fiscalización de la Producción Orgánica, como ser:

• Tergiversar información relevante para cooperar a operadores que no cumplen las normas legales;

así como los reglamentos vigentes. • Ocultar información. • Falsificación de documentos. • Prestar servicios de Certificación Orgánica teniendo el Registro suspendido o caduco. • Prestar servicios de Certificación Orgánica sin encontrarse registradas y reconocidas por la

Autoridad Nacional Competente. SANCIONES A ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN En el caso de incurrir en las infracciones señaladas en los artículos precedentes, se aplicarán las siguientes sanciones: a) Advertencia escrita (Infracción Leve) de Primer Grado. b) Multa de B/. 500 (Quinientos 00/100 Balboas) para faltas de Segundo Grado. c) Multa de B/. 2.000 (Dos mil 00/100 Balboas), además se podrá suspender al Organismo de

Certificación temporalmente o en forma definitiva en caso de Infracción Grave o de Tercer Grado. Las sanciones a los Organismos de Certificación podrán ser actualizadas según Resolución específica a ser establecida por el MIDA.


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DE LAS INFRACCIONES Y SANCIONES A LOS OPERADORES La Autoridad Nacional Competente, aplicará las sanciones que correspondan a los operadores que cometan infracciones contra la Reglamentación legal y el Sistema de Registro y Fiscalización que rige la Producción Orgánica en el país. Se reconocen los siguientes tipos de infracciones que van de Primer a Tercer Grado, siendo el Primer Grado leve: a) Se constituyen infracciones de Primer Grado (leves) aquellas que no afectan la calidad orgánica del

producto, pero afectan al Sistema Nacional de Registro y Fiscalización de la Producción Orgánica, tal como el obstaculizar el control y fiscalización por parte de la Autoridad competente.

b) Se constituyen en infracciones de Segundo Grado, la reincidencia de faltas de Primer Grado. c) Se constituyen en infracciones de Tercer Grado (graves) las que afectan directamente a la calidad

orgánica del producto y al Sistema Nacional de Registro y Fiscalización de la Producción Orgánica, y son las siguientes:

• Fraude en los procesos de producción y comercialización de productos ecológicos. • Falsificación de documentos. • Manipulación del proceso de inspección con el objeto de obtener un resultado falso sobre la

situación en el sistema productivo. • Ocultar la información. • Comercialización de productos con la denominación de orgánico, cuando éstos no cumplen las

normas y procedimientos de control establecidos. • No registrarse ante la autoridad competente.

Se reconoce los siguientes tipos de sanciones a los Operadores, en el caso de incurrir en las infracciones señaladas en los artículos precedentes: a) Advertencia escrita (Infracción Leve) de Primer Grado. b) Multa de B/ 300,00 (Trescientos 00/100 Balboas) para faltas de Segundo Grado. c) Multa de B/ 500,00 (Quinientos 00/100 Balboas) y posible suspensión temporal o definitiva en caso

de (Infracción Grave) de Tercer Grado.

Las sanciones a los Operadores podrán ser actualizadas según Norma específica a ser establecida por el MIDA.

DE LAS INFRACCIONES A LOS FUNCIONARIOS DE LA AUTORIDAD COMPETENTE El MIDA, aplicará las sanciones que correspondan a los funcionarios que cometan infracciones contra la Reglamentación Legal y el Sistema de Registro y Fiscalización que rige la Producción Orgánica en el país, por lo que se ha determinado que dichos funcionarios que cometan infracciones o hechos tipificados deben ser sancionados.


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INFRACCIONES DE LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS El MIDA decidirá, caso a caso, las sanciones a los funcionarios de la Autoridad Competente de acuerdo a la Legislación correspondiente y el Reglamento Interno Administrativo, en un proceso institucional administrativo interno sin perjuicio de un proceso legal.


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FORMULARIOS DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL DE LA AGRICULTURA ORGÁNICA


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Formulario No. 1: SOLICITUD DE REGISTRO DE OPERADOR DE PRODUCTOS ORGÁNICOS El Señor (a), (ita):

Con cargo (en caso de organizaciones):

Con cédula de identidad No.:

, como representante legal, debidamente autorizado

De (en caso de personas jurídicas):

Con domicilio legal en:

Teléfono:

Fax:

E-mail:

SOLICITA: Ser registrado como (marcar lo que corresponda): Operador Grupo de productores De (mencionar cultivo/s o producto/s):

Declara: 1. Conocer el funcionamiento del Sistema de Fiscalización y Registro de la Agricultura Orgánica en Panamá y los

derechos y deberes de los operadores orgánicos para con él. 2. Que los datos indicados en esta solicitud son ciertos.

Y se compromete a cumplir y respetar las normas y los criterios de registro establecidos para los operadores orgánicos. Fecha de la solicitud:

Firma:

Anexo presentado: En fecha:

1. Fotocopia de la cédula de identidad o de la personería jurídica.

2. Fotocopia del último certificado concedido.

3. Formulario No. 1.1: Croquis de ubicación de la unidad productiva o grupo (señalando como referencia: caminos importantes, ríos, etc.)

4. Formulario No. 1.2: Lista de miembros y superficies del operador orgánico. (Formulario a ser llenado solo por productores)

5. Formulario No. 1.3: Flujograma del producto. (Formulario a ser llenado solo por procesadores)

6. Formulario No. 1.4: Croquis de las instalaciones correspondientes. (Formulario a ser llenado solo por procesadores y almacenes)

7. Formulario No. 1.5: Listado de proveedores. (Formulario a ser llenado solo procesadores y comercializadores)

NOTA: La Autoridad competente guardará la confidencialidad de toda la información proporcionada por el solicitante en esta solicitud y sus anexos.


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Formulario No. 1.1: CROQUIS DE UBICACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

1. DATOS GENERALES

Nombre del Operador/ Procesador/Comercializador:

Dirección de la unidad productiva:

Teléfono: Fax: E-mail:

(Dibujar esquemáticamente su unidad productiva)


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Formulario No. 1.2 LISTA DE MIEMBROS Y SUPERFICIES DEL OPERADOR ORGÁNICO (Se debe llenar en hoja de cálculo electrónica)

OPERADOR: Certificación concedida por:

En fecha:

No. NOMBRE CULTIVOS

PRINCIPALES (Ej: hortalizas)

SUPERFICIE TOTAL DE LA

FINCA (Ha)

CULTIVO ORGÁNICO CERTIFICADO CULTIVO EN TRANSICIÓN CERTIFICADO

SUPERFICIE TOTAL

(Ha.)

PRODUCCIÓN ESTIMADA

(solo en caso de tener un

solo cultivo principal)

UNIDAD (Ej: Kg, qq)

SUPERFICIE TOTAL (Ha.)

PRODUCCIÓN ESTIMADA

(solo en caso de tener un

solo cultivo principal)

UNIDAD (Ej: Kg, qq)


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Formulario No. 1.3: FLUJOGRAMA DEL PRODUCTO

1. DATOS GENERALES.




(Dibujar esquemáticamente el flujograma del producto)


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Formulario No. 1.4: CROQUIS DE LAS INSTALACIONES CORRESPONDIENTES

1. DATOS GENERALES




(Dibujar esquemáticamente las instalaciones del Operador)


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Formulario No. 1.5: LISTADO DE PROVEEDORES

1. DATOS GENERALES


AÑO:

Dirección de la unidad de comercialización:


NOMBRE/ORGANIZACIÓN PRODUCTO CANTIDAD UNIDAD CERTIFICADO POR:


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Formulario No. 2: SOLICITUD DE REGISTRO DEL ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN

El (La) Sr. (a), (ita):

Con cédula de identidad número:

, como gerente/ representante legal

Del Organismo de Certificación:

Con dirección:

Teléfono:

E-mail:

SOLICITA: El registro de la certificadora a la que representa en el sistema nacional de registro y fiscalización de la agricultura orgánica.

DECLARA:

1. Conocer el funcionamiento del Sistema de Fiscalización y Registro de la agricultura orgánica y los derechos y deberes de los

organismos de certificación para con él.

2. Que la información indicada y adjunta a esta solicitud es cierta.

Y se compromete a cumplir y respetar los criterios de registro establecidos para los organismos de certificación de la agricultura orgánica. Fecha de la solicitud:

Firma y sello:

. DATOS DE LA CERTIFICADORA: Razón social:

Personería jurídica No.:

Otorgada en fecha:

Acreditada por:

Vigencia de la acreditación:

Desde:

Hasta:

Otras actividades aparte de la certificación de productos:

Anexo presentado: En fecha:

1. Fotocopia de la personería jurídica. (si ya fue presentada, solo en caso de cambios)

2. Formulario No. 2.1: Organigrama de la certificadora. (si ya fue presentada, solo en caso de cambios)

3. Copia del Manual de calidad. (si ya fue presentado, solo en caso de cambios)

4. Copia del manual de procedimientos. (si ya fue presentado, solo en caso de cambios)

5 Tabla de tarifas. (si ya fue presentada, solo en caso de cambios)

6 Formulario No. 2.2: Lista de actualizada de inspectores. (si ya fue presentada, solo en caso de cambios)

7 Formulario No. 1.2. Lista de Certificaciones concedidas durante el último año (utilizando un formulario No. 1.2 para cada operador-cliente certificado).

NOTA: Se guardará la confidencialidad de toda la información proporcionada por el solicitante en esta solicitud y sus anexos.

Manual de Procedimientos para el Registro y Fiscalización de los Operadores de la Agricultura Orgánica

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Formulario Nº 3: FORMULARIO ABREVIADO DE CONTROL

Aspecto controlado:

Representante de la Autoridad competente:

OBSERVACIONES: Hora, lugar y fecha:

Firma por el operador / certificadora:

Firma por la Autoridad competente:

NOTA: La Autoridad competente guardará la confidencialidad de toda la información proporcionada en este formulario.

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