MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÓRGANO INTERNO DE …...MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE...

O P E R A C I O N RegistroAgrario Nacional

ORGANO INTERNO DE CONTROL

REFERENCIA 0416B00 FECHA DE EXPEDICION PAGINA NUMERO

DIA MES AÑO 31 VIII 2000

FECHA DE ACTUALIZACION MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL

3 V 2007

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

MAYO 2007

O P E R A C I O N

REFERENCIA 0416B00 FECHA DE EXPEDICION PAGINA NUMERO DIA MES AÑO 31 VIII 2000

FECHA DE ACTUALIZACION 3 V 2007

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Registro Agrario Nacional

ORGANO INTERNO DE

CONTROL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ORGANO INTERNO DE CONTROL

Con fundamento a lo dispuesto por el Artículo 17 y 19 de la Ley

Orgánica de la Administración Pública Federal; 14 y 17 fracción III

del Reglamento Interior de este Órgano Administrativo

Desconcentrado, he tenido a bien expedir el:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

México, D.F., a 3 de mayo de 2007.- El Director en Jefe del Registro Agrario Nacional, Ing. Armando Rangel Hernández.- Rúbrica.






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ÍNDICE

PÁGINA

I.- PRESENTACIÓN 4

II.- MARCO LEGAL 6

III.- OBJETIVO GENERAL 10

IV.- PROCEDIMIENTOS (OBJETIVO, POLÍTICAS Y FLUJOGRAMA) 12

1.- PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT) 13

2.- EJECUCIÓN DE AUDITORIAS 28

3.- EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS 52

4.- CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS

71

5.- INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD

88

6.- EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL 99

7.- CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, DETERMINADAS EN REVISIONES DE CONTROL

113

8.- SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP) 128

9.- ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES 138

10.- ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD

148

11.- ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES 159

V.- GLOSARIO DE TÉRMINOS Y SIGLAS 173






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I. PRESENTACIÓN






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PRESENTACIÓN El Manual de Procedimientos ha sido elaborado por el Órgano Interno de Control en el Registro Agrario Nacional con la finalidad de dar cumplimiento al artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y 18 fracción VI del Reglamento Interior del Registro Agrario Nacional; proporcionar a los servidores públicos adscritos a las distintas áreas que la integran, un instrumento formal que les permita conocer las políticas de operación y los procedimientos que describen las operaciones generales que deben ser realizadas por el personal adscrito a este Órgano Interno de Control. Por otra parte, es un instrumento de apoyo a la supervisión y verificación de las actividades realizadas por esta Unidad. “Por lo anterior, es importante señalar que es responsabilidad de los Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evalución y Apoyo al Buen Gobierno, así como al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, que conforman al Órgano Interno de Control, difundir el presente Manual a todo el personal adscrito a su Área”.






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II. MARCO LEGAL






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MARCO LEGAL CONSTITUCIÓN Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 5-II-1917 Ultima Reforma D.O.F. 12-II-2007 LEYES Ley Orgánica de la Administración Pública Federal D.O.F. 29-XII-1976 Última Reforma D.O.F. 02-VI-2006 Ley de Planeación D.O.F. 05-I-1983 Última Reforma D.O.F. 13-VI-2003 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria D.O.F. 30-III-2006 Última Reforma D.O.F. 27-XII-2006 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público DOF 04-I-2000 Última Reforma D.O.F. 20-II-2007 Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas DOF 04-I-2000 Última Reforma D.O.F. 07-VII-2005 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos D.O.F. 13-III-2002 Última Reforma D.O.F. 21-VIII-2006 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental D.O.F. 11-VI-2002 Última Reforma D.O.F. 06-VI-2006 Ley Federal de Procedimiento Administrativo D.O.F. 4-VIII-1994 Última Reforma D.O.F. 30-V-2000 Ley Federal de Procedimiento Contencioso Administrativo D.O.F. 01-XII-2005 Última Reforma D.O.F. 27-XII-2006 Ley de Amparo, Reglamentaria de los Artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 10-I-1936 Última Reforma D.O.F. 24-IV-2006 Ley Agraria D.O.F. 26-II-1992 Última Reforma D.O.F. 9-VII-1993 Ley Federal de Derechos D.O.F. 31-XII-1981 Última Reforma D.O.F. 21-XII-2005 27-XII-2006






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CÓDIGOS Código Civil Federal D.O.F. 26-V-1928 Última Reforma D.O.F. 13-XII-2004 Código Federal de Procedimientos Civiles D.O.F. 24-II-1943 Última Reforma D.O.F. 13-VI-2003 Código Federal de Procedimientos Penales D.O.F. 30-VIII-1934 Última Reforma D.O.F. 27-III-2007 Código Fiscal de la Federación D.O.F. 31-XII-1981 Última Reforma D.O.F. 27-XII-2006 Cantidades actualizadas 30-I-2007 REGLAMENTOS Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria D.O.F. 28-VI-2006 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público DOF 20-VIII-2001 Última Reforma D.O.F. 30-XI-2006 Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas DOF 20-VIII-2001 Última Reforma D.O.F. 29-XI-2006 Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental D.O.F. 11-VI-2003 Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública D.O.F. 27-V-2005 Última Reforma D.O.F. 21-VI-2005 Reglamento Interior del Registro Agrario Nacional D.O.F. 9-IV-1997 Reglamento Interior de la Secretaría de la Reforma Agraria D.O.F. 11-VII-1995 Última Reforma D.O.F. 30-III-1998 Reglamento de la Ley Agraria en materia de Certificación de Derechos Ejidales y Titulación de Solares D.O.F. 6-I-1993 Reglamento de la Ley Agraria en Materia de Ordenamiento de la Propiedad Rural D.O.F. 4-I-1996 Aclaración D.O.F. 11-I-1996 Reglamento del Código Fiscal de la Federación D.O.F. 29-II-1984 Última Reforma D.O.F. 21-V-2002






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9

DECRETOS Decreto que Establece las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración Pública Federal D.O.F. 04-XII-2006 MANUALES Manual de Organización General de la Secretaría de la Función Pública D.O.F. 10-V-2006 Manual de Organización General de la Secretaría de la Reforma Agraria D.O.F. 15-I-1999 Manual de Organización General del Registro Agrario Nacional D.O.F. 25-II-2000 ACUERDOS Acuerdo por el que se establecen las Normas Generales de Control Interno en el Ámbito de la Administración Pública Federal. D.O.F. 27-IX-2006






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III. OBJETIVO GENERAL






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OBJETIVO GENERAL Servir de instrumento que norme y estandarice el trabajo que ejecuta el personal asignado al Órgano Interno de Control, para la verificación y evaluación cualitativa y cuantitativa de los programas, proyectos, operaciones y actividades que ejecuta el Registro Agrario Nacional en la consecución de sus objetivos.






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IV. PROCEDIMIENTOS (OBJETIVO, POLÍTICAS Y FLUJOGRAMA)






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1.- PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)






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OBJETIVO Presentar de una manera clara, precisa y gráfica las acciones que orienten a cualquier usuario sobre los aspectos generales que deberán de observarse para la elaboración del Programa Anual de Trabajo del Órgano Interno de Control con apego a la normatividad aplicable.






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POLÍTICAS • Estricto apego a los Lineamientos Generales para la Planeación, Elaboración y

Presentación del Programa Anual de Trabajo de los Órganos Internos de Control dados a conocer por la Secretaría de la Función Pública mediante el Diario Oficial de la Federación y su portal pat-sip.web.

• Supervisar que los informes elaborados (versión detallada, resumen y presentación

ejecutiva) se expresen en los plazos establecidos en la normatividad y en concordancia con los lineamientos diseñados para el efecto.

• El Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control,

Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y el Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, así como sus Subdirecciones responsables de elaborar los informes y reportes, deberán ejercer una adecuada supervisión para dar cumplimiento a los objetivos.

• El presente procedimiento es de observancia para las subdirecciones responsables de la

programación de los trabajos de auditoría (Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales y a Delegaciones) y sus respectivos Departamentos responsables (de Auditoría Integral y Específica y de Auditoría a Delegaciones Zona I y II y III y IV); de la Subdirección responsable de la programación de las revisiones de control (de Evaluación, Control y Seguimiento) y de sus respectivos Departamentos responsables (de Control y evaluación y de Desarrollo Administrativo); así como de las áreas que programen participaciones en reuniones de comités.

• Establecer en tiempo y forma la coordinación entre las áreas que integran el Órgano

Interno de Control a efecto de que se proporcionen los elementos necesarios para la conformación del Programa Anual de Trabajo.

• Auxiliarse de los medios electrónicos para el envío ante la Secretaría de la Función

Pública. • Verificar que el sistema informático diseñado por la Unidad de Control y Evaluación de la

Gestión Pública de la Secretaría de la Función Pública para la elaboración del Programa Anual de Trabajo (PAT), se encuentre actualizado y operando correctamente.






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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO

PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)

ÁREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno

1 Instruye a las subdirecciones responsables a dar cumplimiento a los lineamientos para la planeación y formulación del Programa Anual de Trabajo (PAT) a fin de enviarlo mediante el sistema de información de la Secretaría de la Función Pública pat-sip.web en tiempo y forma.

Subdirecciones responsables 2 Recibe lineamientos para la planeación y formulación del PAT e instruye al Departamento responsable para que proceda a elaborar la planeación detallada con base a la investigación previa, la aplicación del modelo de administración de riesgos (MAR) y la generación del mapa de riesgos proclives a corrupción (MRC).

Departamentos responsables 3 Recibe lineamientos para la planeación y formulación del PAT y procede a elaborar la planeación detallada, la aplicación del MAR y el MRC, remite para su visto bueno al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, previa aprobación de la Subdirección responsable.

¿La planeación fue autorizada?


4 NO.- Regresa junto con el MAR y el MRC para los ajustes pertinentes. (Regresa a la actividad No.3)

5 SI.- Instruye a las Subdirecciones responsables para que procedan a la elaboración del PAT.

Subdirecciones responsables 6 Formula el PAT conforme a los elementos relevantes determinados en el MAR y proporciona clave de acceso al portal pat-sip.web de la SFP al Departamento responsable para su integración.

Departamentos responsables 7 Recibe clave de acceso al portal pat-sip.web de la SFP y procede a ingresar la información de acuerdo a lo siguiente:

¿El programa es de auditoría?

8 NO.- Utiliza el módulo de control. (Pasa a la actividad No.17)

9 SI.- Utiliza el módulo de auditoría.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Departamento responsable del módulo de auditoría

10 Identifica la auditoría que se incorpora, programa normal o seguimiento, por tipo, clave y número de programación; determina la semana proyectada de inicio, cantidad de semanas que abarcará la auditoría y semanas hombre a emplear.

11 Anota el lugar o el área sujeta a auditoría, justifica el motivo de la revisión, selecciona el periodo sujeto a revisión y la muestra a revisar; así como anota el objetivo de la auditoría y la descripción de las actividades a realizar.

12 Ingresa al sistema el número del contrato referido y el periodo a auditar para los casos excepcionales donde se elija un contrato para Auditoría de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios o de Obra Pública,.

13 Imprime reportes que genera el sistema y turna ejemplares al Subdirector responsable para su visto bueno.

¿Es correcta la Información?

Subdirección responsable del módulo de auditoría

14 NO.- Informa al Departamento responsable para su corrección. (Regresa a la actividad No. 10).

15 SI.- Turna PAT de auditoría en versión detallada y resumen, para su aprobación al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno. (Pasa a la actividad No.23)

Departamento responsable del módulo de control

16 Identifica la revisión de control que se incorpora, programa normal o seguimiento, por tipo, clave y número de programación; determina la semana proyectada de inicio, cantidad de semanas que abarcará la revisión y las semanas hombre a emplear.

17 Anota el lugar o el área sujeta a revisión de control, justifica el motivo de la revisión, selecciona el periodo sujeto a revisión; anota el objetivo de la revisión de control y la descripción de las actividades a revisar, concepto y rubro.

18 Captura el año y número de la revisión de control inmediata del ejercicio anterior, para los casos de una revisión de control de años anteriores relacionada con la programada.

19 Integra reporte de actividades programadas para reuniones de Comités tanto de las áreas de auditoría y control como del área de responsabilidades y quejas.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO






Subdirección responsable del módulo de control

21 NO.- Informa al Departamento responsable para su corrección. (Regresa a la actividad No. 16).

22 SI.- Turna PAT de control en versión detallada y resumen para su aprobación al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.


23 Recibe PAT en versión detallada y resumen para su aprobación y solicitud de autorización al Titular del Órgano Interno de Control. ¿El PAT fue autorizado?

Titular del Órgano Interno de Control

24 NO.- Informa al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno las adecuaciones planteadas para su corrección. (Regresa a las actividades No. 14 y 21)

25 SI.- Turna PAT autorizado al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno e instruye para que se consolide la fuerza de trabajo, se elabore la presentación ejecutiva y se remita el PAT del OIC a la SFP.


26 Recibe PAT autorizado por el Titular del Órgano Interno de Control y procede a integrar la presentación ejecutiva del documento, solicita la consolidación de la fuerza de trabajo a la subdirección responsable del modulo de auditoría.

27 Remite a la Subdirección responsable del módulo de auditoría, junto con el Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, y la Subdirección responsable del módulo de control, reporte de fuerza de trabajo programada, para su control y consolidación.


28 Recibe reporte de fuerza de trabajo programada y autorizada para su control, consolidación e integración al pat-sip.web.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Subdirección responsable del Módulo de Auditoría

29 Integra el reporte de fuerza de trabajo destinada a las funciones de atención, trámite y solución de todo tipo de responsabilidades e inconformidades; a actividades de quejas y denuncias; reuniones de comités; de planeación, dirección y supervisión; integración y envío de informes a la SFP y otras instancias; participación en juntas y consejos; actividades administrativas; y las destinadas a capacitación, vacaciones, incapacidades y plazas vacantes del personal asignado al área del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.

30 Consolida el reporte de fuerza de trabajo en actividades de control y de actividades que no reúnen los requisitos de una revisión de control incluyendo las destinadas a reuniones de comités; para la planeación, dirección y supervisión; integración y envío de informes a la SFP y otras instancias; participación en juntas y consejos; actividades administrativas; y las destinadas a capacitación; vacaciones e incapacidades del personal y plazas vacantes.

31 Integra el reporte de fuerza de trabajo en actividades de auditoría y de actividades que no reúnen los requisitos de una auditoría incluyendo las destinadas a reuniones de comités; para la planeación, dirección y supervisión; integración y envío de informes a la SFP y otras instancias; participación en juntas y consejos; actividades administrativas; y las destinadas a capacitación, vacaciones, incapacidades del personal y plazas vacantes.

32 Remite al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno el reporte de la fuerza de trabajo consolidada conforme a lo autorizado por el Titular del OIC.


33 Recibe reporte de la fuerza de trabajo consolidada, lo integra a la presentación ejecutiva del PAT y solicita visto bueno de la presentación del Titular del Órgano Interno de Control. ¿La presentación fue aprobada?






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




34 NO.- Informa al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno las adecuaciones a efectuar. (Regresa a la actividad No. 33)

35 SI.- Turna presentación al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno e instruye para que se remita a la SFP.


36 Informa la conclusión de la integración del PAT a la Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública de la SFP, conforme a los tiempos pactados; así mismo, remite presentación ejecutiva, MAR, MRC y Cédula de Evaluación de Riesgos mediante correo electrónico.


37 Recibe PAT definitivo y presentación ejecutiva, espera comunicado de autorización de la Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública de la SFP y fecha de exposición si es el caso.

38 Recibe oficio de contestación de la Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública de la SFP sobre la autorización del Programa Anual de Trabajo.

¿Se autorizó?

39 SI.- Firma y Turna reportes emitidos por el sistema y turna copia del oficio de autorización del PAT al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su control, distribución y cumplimiento.

40 NO.- Informa al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y gira las instrucciones respectivas para corregir las observaciones planteadas por la Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública de la SFP.


41 Informa a las Subdirecciones responsables del manejo del sistema la no autorización del PAT por parte de la SFP, gira las instrucciones respectivas para corregir las observaciones planteadas y proporciona clave de acceso al sistema pat-sip.web de la SFP para el manejo de la información en el portal.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Subdirecciones responsables 42 Corrigen las observaciones planteadas por la SFP al PAT conforme a las instrucciones vertidas y recibe clave de acceso al sistema de la SFP pat-sip.web para modificar la información capturada en él. (Regresa a la actividad No. 33).

TERMINA PROCEDIMIENTO






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DIAGRAMA DE FLUJO


TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y

TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO

SUBDIRECCIONES RESPONSABLES DEPARTAMENTOS RESPONSABLES

1

4

5

2

6

3

7

8

9

INSTRUYE A LAS SUBDIRECCIONES RESPONSABLES A DAR CUMPLIMIENTO A LOS LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT) A FIN DE ENVIARLO MEDIANTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA pat-sip.web EN TIEMPO Y FORMA

RECIBE LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PAT E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA QUE PROCEDA A ELABORAR LA PLANEACIÓN DETALLADA CON BASE A LA INVESTIGACIÓN PREVIA, LA APLICACIÓN DEL MODELO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS (MAR) Y LA GENERACIÓN DEL MAPA DE RIESGOS PROCLIVES A CORRUPCIÓN (MRC)

RECIBE LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN Y FORMULACIÓN DEL PAT Y PROCEDE A ELABORAR LA PLANEACIÓN DETALLADA, LA APLICACIÓN DEL MAR Y EL MRC, REMITE PARA SU VISTO BUENO AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO, PREVIA APROBACIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE

A

INICIA

REGRESA JUNTO CON EL MAR Y EL MRC PARA LOS AJUSTES PERTINENTES (REGRESA A LA ACTIVIDAD No 3)

INSTRUYE A LAS SUBDIRECCIONES RESPONSABLES PARA QUE PROCEDAN A LA ELABORACIÓN DEL PAT

¿LA PLANEACIÓN FUE

AUTORIZADA?

SI NO FORMULA EL PAT CONFORME A LOS ELEMENTOS RELEVANTES DETERMINADOS EN EL MAR Y PROPORCIONA CLAVE DE ACCESO AL PORTAL pat-sip.web DE LA SFP AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA SU INTEGRACIÓN

RECIBE CLAVE DE ACCESO AL PORTAL pat-sip.web DE LA SFP Y PROCEDE A INGRESAR LA INFORMACIÓN DE ACUERDO A LO SIGUIENTE:

UTILIZA EL MÓDULO DE CONTROL. (PASA A LA ACTIVIDAD No.16)

¿EL PROGRAMA ES DE

AUDITORÍA?

SI NO

2 UTILIZA EL MÓDULO DE AUDITORÍA

1

1






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DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO RESPONSABLE DEL MÓDULO DE AUDITORÍA SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO DE AUDITORÍA

10

11 12 13

14 15

IDENTIFICA LA AUDITORÍA QUE SE INCORPORA, PROGRAMA NORMAL O SEGUIMIENTO, POR TIPO, CLAVE Y NÚMERO DE PROGRAMACIÓN; DETERMINA LA SEMANA PROYECTADA DE INICIO, CANTIDAD DE SEMANAS QUE ABARCARÁ LA AUDITORÍA Y SEMANAS HOMBRE A EMPLEAR

A

C

TURNA PAT DE AUDITORÍA EN VERSIÓN DETALLADA Y RESUMEN, PARA SU APROBACIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO. (PASA A LA ACTIVIDAD No.23)

¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN?

SI NO

INFORMA AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 10)

ANOTA EL LUGAR O EL ÁREA SUJETA A AUDITORÍA, JUSTIFICA EL MOTIVO DE LA REVISIÓN, SELECCIONA EL PERIODO SUJETO A REVISIÓN Y LA MUESTRA A REVISAR; ASÍ COMO ANOTA EL OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR

INGRESA AL SISTEMA EL NÚMERO DEL CONTRATO REFERIDO Y EL PERIODO A AUDITAR, PARA LOS CASOS EXCEPCIONALES DONDE SE ELIJA UN CONTRATO PARA AUDITORÍA DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS O DE OBRA PÚBLICA

IMPRIME REPORTES QUE GENERA EL SISTEMA Y TURNA EJEMPLARES AL SUBDIRECTOR RESPONSABLE PARA SU VISTO BUENO

3

3

4

6






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DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO RESPONSABLE DEL MÓDULO DE CONTROL SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO DE CONTROL

16

17 18 19 20

21 22

IDENTIFICA LA REVISIÓN DE CONTROL QUE SE INCORPORA, PROGRAMA NORMAL O SEGUIMIENTO, POR TIPO, CLAVE Y NÚMERO DE PROGRAMACIÓN; DETERMINA LA SEMANA PROYECTADA DE INICIO, CANTIDAD DE SEMANAS QUE ABARCARÁ LA REVISIÓN Y LAS SEMANAS HOMBRE A EMPLEAR

B

C

TURNA PAT DE CONTROL EN VERSIÓN DETALLADA Y RESUMEN PARA SU APROBACIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO

¿ES CORRECTA LA INFORMACIÓN?

SI NO


ANOTA EL LUGAR O EL ÁREA SUJETA A REVISIÓN DE CONTROL, JUSTIFICA EL MOTIVO DE LA REVISIÓN, SELECCIONA EL PERIODO SUJETO A REVISIÓN; ANOTA EL OBJETIVO DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y LA DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES A REVISAR, CONCEPTO Y RUBRO

CAPTURA EL AÑO Y NÚMERO DE LA REVISIÓN DE CONTROL INMEDIATA DEL EJERCICIO ANTERIOR, PARA LOS CASOS DE UNA REVISIÓN DE CONTROL DE AÑOS ANTERIORES RELACIONADA CON LA PROGRAMADA

INTEGRA REPORTE DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS PARA REUNIONES DE COMITÉS TANTO DE LAS ÁREAS DE AUDITORÍA Y CONTROL COMO DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y QUEJAS


2

5

5

7






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DIAGRAMA DE FLUJO




TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO DE AUDITORÍA

23

26

27

24

25

28

29

30

RECIBE PAT EN VERSIÓN DETALLADA Y RESUMEN PARA SU APROBACIÓN Y SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

RECIBE REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO PROGRAMADA Y AUTORIZADA PARA SU CONTROL, CONSOLIDACIÓN E INTEGRACIÓN AL pat-sip.web.

D

C

4

INFORMA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO LAS ADECUACIONES PLANTEADAS PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LAS ACTIVIDADES NO. 14 Y 21)

TURNA PAT AUTORIZADO AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO E INSTRUYE PARA QUE SE CONSOLIDE LA FUERZA DE TRABAJO, SE ELABORE LA PRESENTACIÓN EJECUTIVA Y SE REMITA EL PAT DEL OIC A LA SFP

¿EL PAT FUE AUTORIZADO?

SI NO

6 7

RECIBE PAT AUTORIZADO POR EL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y PROCEDE A INTEGRAR LA PRESENTACIÓN EJECUTIVA DEL DOCUMENTO, SOLICITA LA CONSOLIDACIÓN DE LA FUERZA DE TRABAJO A LA SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MODULO DE AUDITORÍA

REMITE A LA SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO DE AUDITORÍA, JUNTO CON EL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS, Y LA SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO DE CONTROL, REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO PROGRAMADA, PARA SU CONTROL Y CONSOLIDACIÓN

INTEGRA EL REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO DESTINADA A LAS FUNCIONES DE ATENCIÓN, TRÁMITE Y SOLUCIÓN DE TODO TIPO DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES; A ACTIVIDADES DE QUEJAS Y DENUNCIAS; REUNIONES DE COMITÉS; DE PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN; INTEGRACIÓN Y ENVÍO DE INFORMES A LA SFP Y OTRAS INSTANCIAS; PARTICIPACIÓN EN JUNTAS Y CONSEJOS; ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS; Y LAS DESTINADAS A CAPACITACIÓN, VACACIONES, INCAPACIDADES Y PLAZAS VACANTES DEL PERSONAL ASIGNADO AL ÁREA DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS

CONSOLIDA EL REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO EN ACTIVIDADES DE CONTROL Y DE ACTIVIDADES QUE NO REÚNEN LOS REQUISITOS DE UNA REVISIÓN DE CONTROL INCLUYENDO LAS DESTINADAS A REUNIONES DE COMITÉS; PARA LA PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN; INTEGRACIÓN Y ENVÍO DE INFORMES A LA SFP Y OTRAS INSTANCIAS; PARTICIPACIÓN EN JUNTAS Y CONSEJOS; ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS; Y LAS DESTINADAS A CAPACITACIÓN; VACACIONES E INCAPACIDADES DEL PERSONAL Y PLAZAS VACANTES






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DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO DE AUDITORÍA

TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL,

EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO

DE CONTROL

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32

33

36

34

35

37

INFORMA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO LAS ADECUACIONES A EFECTUAR. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 33)

INTEGRA EL REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO EN ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Y DE ACTIVIDADES QUE NO REÚNEN LOS REQUISITOS DE UNA AUDITORÍA INCLUYENDO LAS DESTINADAS A REUNIONES DE COMITÉS; PARA LA PLANEACIÓN, DIRECCIÓN Y SUPERVISIÓN; INTEGRACIÓN Y ENVÍO DE INFORMES A LA SFP Y OTRAS INSTANCIAS; PARTICIPACIÓN EN JUNTAS Y CONSEJOS; ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS; Y LAS DESTINADAS A CAPACITACIÓN, VACACIONES, INCAPACIDADES DEL PERSONAL Y PLAZAS VACANTES

E

D

REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO EL REPORTE DE LA FUERZA DE TRABAJO CONSOLIDADA CONFORME A LO AUTORIZADO POR EL TITULAR DEL OIC

RECIBE REPORTE DE LA FUERZA DE TRABAJO CONSOLIDADA, LO INTEGRA A LA PRESENTACIÓN EJECUTIVA DEL PAT Y SOLICITA VISTO BUENO DE LA PRESENTACIÓN DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

¿LA PRESENTACIÓN FUE APROBADA?

TURNA PRESENTACIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO E INSTRUYE PARA QUE SE REMITA A LA SFP

SI NO

8

8

INFORMA LA CONCLUSIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PAT A LA UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA DE LA SFP, CONFORME A LOS TIEMPOS PACTADOS; ASÍ MISMO, REMITE PRESENTACIÓN EJECUTIVA, MAR, MRC Y CÉDULA DE EVALUACIÓN DE RIESGOS MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO

RECIBE PAT DEFINITIVO Y PRESENTACIÓN EJECUTIVA, ESPERA COMUNICADO DE AUTORIZACIÓN DE LA UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA DE LA SFP Y FECHA DE EXPOSICIÓN SI ES EL CASO






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27

DIAGRAMA DE FLUJO




EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO SUBDIRECCIONES RESPONSABLES

38

39

40

41

42

TERMINA

RECIBE OFICIO DE CONTESTACIÓN DE LA UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA DE LA SFP SOBRE LA AUTORIZACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO

E

INFORMA A LAS SUBDIRECCIONES RESPONSABLES DEL MANEJO DEL SISTEMA LA NO AUTORIZACIÓN DEL PAT POR PARTE DE LA SFP, GIRA LAS INSTRUCCIONES RESPECTIVAS PARA CORREGIR LAS OBSERVACIONES PLANTEADAS Y PROPORCIONA CLAVE DE ACCESO AL SISTEMA pat-sip.web DE LA SFP PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN EN EL PORTAL

¿SE AUTORIZÓ?

FIRMA Y TURNA REPORTES EMITIDOS POR EL SISTEMA Y TURNA COPIA DEL OFICIO DE AUTORIZACIÓN DEL PAT AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU CONTROL, DISTRIBUCIÓN Y CUMPLIMIENTO

NO SI

INFORMA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO Y GIRA LAS INSTRUCCIONES RESPECTIVAS PARA CORREGIR LAS OBSERVACIONES PLANTEADAS POR LA UNIDAD DE CONTROL Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA DE LA SFP

CORRIGEN LAS OBSERVACIONES PLANTEADAS POR LA SFP AL PAT CONFORME A LAS INSTRUCCIONES VERTIDAS Y RECIBE CLAVE DE ACCESO AL SISTEMA DE LA SFP pat-sip.web PARA MODIFICAR LA INFORMACIÓN CAPTURADA EN ÉL. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 33)






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2.- EJECUCIÓN DE AUDITORIAS






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OBJETIVO Apoyar a las áreas auditadas en Oficinas Centrales a través de la fiscalización de la gestión, vigilancia del cumplimiento de sus obligaciones y el apego a la legalidad de los servidores públicos en sus funciones, el control y seguimiento de los compromisos establecidos en sus programas, a fin de promover el desarrollo de la gestión del Registro Agrario Nacional, coadyuvando a acrecentar los niveles de eficiencia, eficacia y productividad.






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POLÍTICAS • Toda la revisión que se practique en oficinas centrales deberá estar contemplada dentro

del Programa Anual de Trabajo (PAT) o en su defecto estar autorizada por la Secretaría de la Función Pública.

• Verificar y evaluar la planeación, el flujo de operación y el control interno de las

actividades propias del área auditada. • Recomendar las acciones que permitan prevenir y/o corregir las decisiones detectadas

en el transcurso de la revisión. • Dar a conocer a los titulares de las deficiencias e irregularidades existentes con el

propósito de que se implanten los mecanismos de control que se requieran para su óptimo funcionamiento.

• En caso de que derivado de la auditoría resultara una responsabilidad administrativa de

algún servidor público, o existiera un daño patrimonial al Registro Agrario Nacional, se procederá a la elaboración del informe correspondiente y se hará del conocimiento al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.

• Reportar en tiempo y forma los resultados de las auditorias practicadas en estricto

apego a los lineamientos generales para presentación de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP).






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO

EJECUCIÓN DE AUDITORIAS


Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales

1 Recibe el Programa Anual de Trabajo (Resumen y Detallado) para instrumentar las revisiones programadas en tiempo y forma en las oficinas del Registro Agrario Nacional.

2 Se coordina con el Titular del Órgano Interno de Control y el Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para definir los conceptos a considerarse en la ejecución de las auditorias establecidas en el Programa Anual de Trabajo (PAT), antes de iniciar el trimestre correspondiente.

3 Informa a los responsables de las Jefaturas de Departamento de Auditoría (Integral o Específica), las instrucciones giradas por los niveles jerárquicos superiores con el objetivo de dar cumplimiento a las auditorias programadas en el PAT, considerando algunos conceptos importantes a revisar en la ejecución de la auditoría.

Departamento de Auditoría (Integral ó Específica)

4 Recibe instrucción y número de auditoría, solicita a los auditores procedan a elaborar la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual, con estricto apego a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública. Lo anterior con base al tipo de auditoría y el área a revisar.

Auditor 5 Recibe instrucciones y número de auditoría, desarrolla la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual y remite para su aprobación los documentos de referencia al Departamento de Auditoría (Integral o Específica).

Departamento de Auditoría (Integral ó Específica)

6 Recibe y verifica que la carta de planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y el marco conceptual cumplan con los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública.

¿Están correctos?

7 NO.- Se remite al auditor para su corrección. (Regresa a la actividad No. 5)

8 SI.- Turna carta de planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su autorización.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




9 Recibe documentos para su autorización.

¿Están correctos?

10 NO.- Se remite a la jefatura de departamento de Auditoría (Integral o Específica) para su corrección. (Regresa a la actividad No. 4)

11 SI.- Turna carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su visto bueno.


12 Recibe documentos para su visto bueno. ¿Están correctos?

13 NO.- Se remite a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su corrección. (Regresa a la actividad No. 10)

14 SI.- Devuelve a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual con el visto bueno para proceder a elaborar el oficio de la orden de auditoría.

Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales.

15 Recibe la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual y se remiten al Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para su aplicación, archivo y control.

16 Instruye al Departamento de Auditoría (integral o específica) para que se elabore el oficio de la orden de auditoría.

Departamento de Auditoría (Integral o Específica)

17 Recibe la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marco conceptual y entrega al auditor para su archivo y control.

18 Recibe instrucción para elaborar el oficio de la orden de auditoría y solicita a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control número de oficio.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Auditor 19 Recibe carta de planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marcos conceptuales para su control y archivo.

Oficina del Titular del Órgano Interno de Control

20 Asigna número al oficio de orden de auditoría y lo remite al Departamento de Auditoría (Integral o Específica).


21 Recibe No. de oficio y elabora la orden de auditoría que remite a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su revisión y trámite de firma del titular del Órgano Interno de Control.


22 Recibe oficio de la orden de auditoría para su revisión.

¿Están correctos?

23 NO.- Se remite al Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para su corrección. (Regresa a la actividad No. 18)

24 SI.- Remite al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para visto bueno y recabo de firma del Titular del Órgano Interno de Control.


25 Recibe orden de auditoría para su visto bueno.

¿Están correctos?

26 NO.- Se remite a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su corrección. (Regresa a la actividad No. 23)

27 SI.- Recaba la firma del Titular del Órgano Interno de Control.


28 Recibe, firma y turna orden de auditoría en original al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




29 Recibe y turna orden de auditoría firmada en original por el Titular del Órgano Interno de Control a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para obtener las copias correspondientes.

30 Contacta con el Director General del área auditada para hacer de su conocimiento la auditoría a efectuar en su área y presentar al personal encargado de la ejecución de la misma.

31 Instruye a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su asistencia a la presentación de la auditoría.


32 Recibe orden de auditoría firmada en original e instruye a la Jefatura de Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para que obtenga las copias correspondientes.

33 Instruye al Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para su asistencia a la presentación de la auditoría.


34 Recibe orden de auditoría y prepara las copias correspondientes.

35 Instruye al auditor para su asistencia a la presentación de la auditoría y prepara acta de inicio.

Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, Subdirector de Auditoría a Oficinas Centrales, Departamento Auditoría (integral o Específica), Auditor.

36 Se presentan ante el titular de la Dirección General a auditar y proceden a entregarle el oficio de orden de auditoría para su firma y sello de acuse de recibo, asimismo se procede a levantar el acta de inicio de la auditoría en original y 3 copias, las cuales contarán con firma autógrafa y se rubricarán cada una de las fojas que las constituyen.

Auditor 37 Recibe instrucción y elabora el acta de inicio.

Responsable de la Dirección General Auditada.

38 Recibe original del oficio de la orden de auditoría y del acta de inicio y devuelve acuses de recibo.

Auditor 39 Recibe acuses de recibo de la orden de auditoría.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



40 Turna a las áreas correspondientes copia de la orden de auditoría y recaba acuses de recibo.

41 Remite un acuse de recibo de la orden de auditoría al Titular del Órgano Interno de Control para su control y archivo.

42 Conserva un acuse de recibo para su control y archivo.

Oficina del Titular del Órgano Interno de Control

43 Recibe acuse de recibo de la orden de auditoría para su control y archivo.

Auditor 44 Inicia la auditoría solicitando información al área auditada y recopila y analiza la normatividad complementaria aplicable para la ejecución de la auditoría.

45 Recibe información y lleva a cabo la revisión sobre los procedimientos y técnicas de auditoría determinados en el marco conceptual, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida de las situaciones observadas.

46 Informa a su jefe inmediato de los hallazgos más relevantes derivados de la ejecución de la auditoría.


47 Revisa, analiza y evalúa los asuntos planteados por el auditor.

¿Son relevantes?

48 NO.- Se deja constancia de los hechos en los papeles de trabajo indicando la razón por la que no se consideró relevante.

49 SI.- Turna al auditor para levantar las observaciones correspondientes.

Auditor 50 Realiza la observación y la turna al Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para su revisión.


51 Recibe observaciones e informa a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su conocimiento.


52 Recibe información del Departamento de Auditoría (Integral o Específica) y del Auditor sobre las observaciones y analiza la problemática detectada.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




53 Somete a consideración del Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno los comentarios pertinentes.


54 Recibe las observaciones para su análisis y comentarios. ¿Se establecen correcciones o aclaraciones a las observaciones?

55 NO.- Remite las observaciones a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su presentación a los responsables de atender la auditoría.

56 SI.- Se procede a realizar las correcciones correspondientes. (Regresa a la actividad No. 49)


57 Recibe las observaciones y procede a contactar con los responsables de la atención de la auditoría para discutir las observaciones para su rectificación o ratificación.

58 Informa de la fecha y hora de la reunión al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, al Departamento de Auditoría (Integral o Específica) y al Auditor.

Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, Subdirector de Auditoría a Oficinas Centrales, Departamento Auditoría (integral o Específica) y Auditor.

59 Comentan con el Responsable del área auditada y los responsables de atender la auditoría, las observaciones detectadas durante la revisión para su análisis y comentarios. ¿Se aceptan las observaciones?

60 NO.- Se otorgan 3 días hábiles para entregar la documentación soporte suficiente y competente que solvente la observación. (Regresa a la actividad No. 45)






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, Subdirector de Auditoría a Oficinas Centrales, Departamento Auditoría (integral o Específica) y Auditor.

61 SI.- Se ratifica la irregularidad, solicitando a los responsables la firma de la cédula de observaciones y establecen la fecha de solventación de las mismas, las cuales devuelven al Jefe de Departamento de Auditoría (Integral o Específica) y al Auditor.

Departamento de Auditoría (Integral o Específica) y Auditor

62 Reciben cédula de observaciones debidamente firmada.

63 Proceden a elaborar el informe de auditoría con estricto apego a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública y turnan a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su visto bueno.


64 Recibe el informe de auditoría para su visto bueno y copia simple de cedulas de observaciones con archivo en medio magnético para su seguimiento. (Ver procedimiento No. 4) ¿El informe tiene correcciones?

65 NO.- Se turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su autorización.

66 SI.- Se turna para las correcciones correspondientes. (Regresa a la actividad No. 63)


67 Recibe informe de auditoría para su autorización. ¿El informe se autoriza?

68 NO.- Se turna a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su corrección. (Regresa a la actividad No. 64)






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




69 SI.- Se turna a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para obtener número de oficio de envío.


70 Recibe informe de auditoría y entrega a la Jefatura de Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para que obtenga No. de oficio.

Departamento de Auditoría (Integral o Específica) y Auditor

71 Recibe informe y solicita No. de oficio a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control.


72 Otorga número de oficio para el informe de auditoría.


73 Recibe informe y turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para recabar firma del Titular del Órgano Interno de Control.


74 Recibe informe y turna al Titular del Órgano Interno de Control para su firma de conformidad.


75 Recibe el oficio e informe de auditoría para firma de conformidad.

¿Aprueba el informe?

76 NO.- Se solicita la intervención del auditor para aclarar la situación y se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 63)

77 SI.- Firma de conformidad en original y turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su trámite.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




78 Recibe informe y oficio firmado en original, turna al Subdirector de Auditoría a Oficinas Centrales para su trámite.


79 Recibe informe y oficio firmado en original y turna al a Departamento de Auditoría (Integral o Específica) y al Auditor para su trámite.

80 Instruye para terminar de integrar el expediente de auditoría con estricto apego a la normatividad emitida por la Secretaría de la Función Pública.


81 Recibe informe y oficio firmado en original, y proceden a obtener las copias correspondientes.

82 Entregan original y turnan copias a las áreas correspondientes recabando dos acuses de recibo.

83 Remiten un acuse de recibo al Titular del Órgano Interno de Control para su control y archivo.

84 Conservan un acuse de recibo para su expediente de auditoría.

85 Proceden a terminar de integrar el expediente de la auditoría con estricto apego a la normatividad emitida por la Secretaría de la Función Pública y turnan a la Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales para su aprobación y recabar las firmas correspondientes.


86 Recibe expediente de auditoría para su aprobación y firma e instruye a la Jefatura de Departamento de Auditoría (Integral o Específica) que informe los resultados de la auditoría programada, con el propósito de dar cumplimiento en forma correcta y oportuna al Sistema de Información Periódica (SIP).


87 Procede a informar los resultados de la auditoría mediante el Sistema de Información Periódica. (ver procedimiento No. 8)


88 Recibe la información remitida por la Jefatura de Departamento de Auditoría (Integral o Específica) para su control y seguimiento.







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DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS

CENTRALES DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O

ESPECIFICA) AUDITOR

1 2 3

4 6 7 8

5

INICIA

RECIBE EL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (RESUMEN Y DETALLADO) PARA INSTRUMENTAR LAS REVISIONES PROGRAMADAS EN TIEMPO Y FORMA EN LAS OFICINAS DEL REGISTRO AGRARIO NACIONAL

SE COORDINA CON LOS TITULARES DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y DEL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA DEFINIR LOS CONCEPTOS A CONSIDERARSE EN LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS ESTABLECIDAS EN EL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO, ANTES DE INICIAR EL TRIMESTRE CORRESPONDIENTE

RECIBE INSTRUCCIÓN Y NÚMERO DE AUDITORÍA, SOLICITA A LOS AUDITORES PROCEDAN A ELABORAR LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL, CON ESTRICTO APEGO A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. LO ANTERIOR CON BASE AL TIPO DE AUDITORÍA Y EL ÁREA A REVISAR

RECIBE INSTRUCCIONES Y NÚMERO DE AUDITORÍA, DESARROLLA LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL Y REMITE PARA SU APROBACIÓN LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA)

SE REMITE AL AUDITOR PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 5)

A

1

¿ESTÁN CORRECTOS?

SI NO

INFORMA A LOS RESPONSABLES DE LAS JEFATURAS DE DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA), LAS INSTRUCCIONES GIRADAS POR LOS NIVELES JERÁRQUICOS SUPERIORES CON EL OBJETIVO DE DAR CUMPLIMIENTO A LAS AUDITORIAS PROGRAMADAS EN EL PAT, CONSIDERANDO ALGUNOS CONCEPTOS IMPORTANTES A REVISAR EN LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

RECIBE Y VERIFICA QUE LA CARTA DE PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y EL MARCO CONCEPTUAL CUMPLAN CON LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

TURNA CARTA DE PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU AUTORIZACIÓN

B 2

1






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41

DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES


EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECIFICA)

9 10 11

15

16

12 13 14

17 18

RECIBE DOCUMENTOS PARA SU AUTORIZACIÓN

SE REMITE A LA JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA) PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 4)

A

¿ESTÁN CORRECTOS?

SI NO

TURNA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU VISTO BUENO

RECIBE DOCUMENTOS PARA SU VISTO BUENO

¿ESTÁN CORRECTOS?

SI NO

DEVUELVE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL CON EL VISTO BUENO PARA PROCEDER A ELABORAR EL OFICIO DE LA ORDEN DE AUDITORÍA

SE REMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIAS A OFICINAS CENTRALES PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 10)

RECIBE LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL Y SE REMITEN AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA SU APLICACIÓN, ARCHIVO Y CONTROL.

INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA QUE SE ELABORE EL OFICIO DE LA ORDEN DE AUDITORÍA

RECIBE LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCO CONCEPTUAL Y ENTREGA AL AUDITOR PARA SU ARCHIVO Y CONTROL

RECIBE INSTRUCCIÓN PARA ELABORAR EL OFICIO DE LA ORDEN DE AUDITORÍA Y SOLICITA A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL NUMERO DE OFICIO

B

2 3

3

4






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42

DIAGRAMA DE FLUJO


AUDITOR OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL


19

20

21

RECIBE CARTA DE PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCOS CONCEPTUALES PARA SU CONTROL Y ARCHIVO

B

ASIGNA NÚMERO AL OFICIO DE ORDEN DE AUDITORÍA Y LO REMITE AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA)

RECIBE NUMERO DE OFICIO Y ELABORA LA ORDEN DE AUDITORIA QUE REMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU REVISIÓN Y TRÁMITE DE FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

C






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43

DIAGRAMA DE FLUJO




EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

22 23 24

25 26 27 29

28

RECIBE OFICIO DE LA ORDEN DE AUDITORIA PARA SU REVISIÓN

SE REMITE AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 18)

C

¿ESTÁN CORRECTOS?

SI NO

REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA VISTO BUENO Y RECABO DE FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

RECIBE ORDEN DE AUDITORIA PARA SU VISTO BUENO

¿ESTÁN CORRECTOS?

SI NO

RECABA LA FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

SE REMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A OFICINAS CENTRALES PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 23)

RECIBE, FIRMA Y TURNA ORDEN DE AUDITORÍA EN ORIGINAL AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO

RECIBE Y TURNA ORDEN DE AUDITORÍA FIRMADA EN ORIGINAL POR EL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA OBTENER LAS COPIAS CORRESPONDIENTES

D

4 5

5






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44

DIAGRAMA DE FLUJO






30 31

32 33

34 35

CONTACTA CON EL DIRECTOR GENERAL DEL ÁREA AUDITADA PARA HACER DE SU CONOCIMIENTO LA AUDITORÍA A EFECTUAR EN SU ÁREA Y PRESENTAR AL PERSONAL ENCARGADO DE LA EJECUCIÓN DE LA MISMA

D

INSTRUYE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU ASISTENCIA A LA PRESENTACIÓN DE LA AUDITORIA

RECIBE ORDEN DE AUDITORIA Y PREPARA LAS COPIAS CORRESPONDIENTES

RECIBE ORDEN DE AUDITORÍA FIRMADA EN ORIGINAL E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA QUE OBTENGA LAS COPIAS CORRESPONDIENTES

INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA SU ASISTENCIA A LA PRESENTACIÓN DE LA AUDITORÍA

INSTRUYE PARA SU ASISTENCIA A LA PRESENTACIÓN DE LA AUDITORIA Y PREPARA ACTA DE INICIO

E






3 V 2007

45

DIAGRAMA DE FLUJO



TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO, SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS

CENTRALES, DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECÍFICA), AUDITOR

AUDITOR RESPONSABLE DE LA DIRECCIÓN GENERAL AUDITADA

36

37 39 40 41 42

38

SE PRESENTAN ANTE EL TITULAR DE LA DIRECCIÓN GENERAL A AUDITAR Y PROCEDEN A ENTREGARLE EL OFICIO DE ORDEN DE AUDITORÍA PARA SU FIRMA Y SELLO DE ACUSE DE RECIBO ASIMISMO, SE PROCEDE A LEVANTAR EL ACTA DE INICIO DE LA AUDITORÍA EN ORIGINAL Y 3 COPIAS, LAS CUALES CONTARÁN CON FIRMA AUTÓGRAFA Y SE RUBRICARÁN CADA UNA DE LAS FOJAS QUE LAS CONSTITUYEN

E

RECIBE ORIGINAL DEL OFICIO DE LA ORDEN DE AUDITORIA Y DEL ACTA DE INICIO Y DEVUELVE ACUSES DE RECIBO

RECIBE INSTRUCCIÓN Y ELABORA ACTA DE INICIO

RECIBE ACUSES DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORIA

F

TURNA A LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES COPIA DE LA ORDEN DE AUDITORIA Y RECABA ACUSES DE RECIBO

REMITE UN ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORIA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU CONTROL Y ARCHIVO

CONSERVA UN ACUSE DE LA ORDEN DE AUDITORIA PARA SU CONTROL Y ARCHIVO






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46

DIAGRAMA DE FLUJO


TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL AUDITOR DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECIFICA)

43

44

45 46 50

47 48 49

INICIA LA AUDITORIA SOLICITANDO INFORMACIÓN AL ÁREA AUDITADA Y RECOPILA Y ANALIZA LA NORMATIVIDAD COMPLEMENTARIA APLICABLE PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

F

RECIBE INFORMACIÓN Y LLEVA A CABO LA REVISIÓN SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORIA DETERMINADOS EN EL MARCO CONCEPTUAL, CON EL PROPÓSITO DE EMITIR UNA OPINIÓN SÓLIDA, SUSTENTADA Y VALIDA DE LAS SITUACIONES OBSERVADAS

INFORMA A SU JEFE INMEDIATO DE LOS HALLAZGOS MÁS RELEVANTES DERIVADOS DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA

REVISA, ANALIZA Y EVALÚA LOS ASUNTOS PLANTEADOS POR EL AUDITOR

¿SON RELEVANTES?

SI NO

TURNA AL AUDITOR PARA LEVANTAR LAS OBSERVACIONES CORRESPONDIENTES

SE DEJA CONSTANCIA DE LOS HECHOS EN LOS PAPELES DE TRABAJO INDICANDO LA RAZÓN POR LA QUE NO SE CONSIDERÓ RELEVANTE

REALIZA LA OBSERVACIÓN Y LA TURNA AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA SU REVISIÓN

G

RECIBE ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORIA PARA SU CONTROL Y ARCHIVO

6

7






3 V 2007

47

DIAGRAMA DE FLUJO






. 51

52

53 57

58

54 55 56

RECIBE OBSERVACIONES E INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A OFICINAS CENTRALES PARA SU CONOCIMIENTO

G

RECIBE INFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA) Y DEL AUDITOR SOBRE LAS OBSERVACIONES Y ANALIZA LA PROBLEMÁTICA DETECTADA

SOMETE A CONSIDERACIÓN DEL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO LOS COMENTARIOS PERTINENTES

RECIBE LAS OBSERVACIONES PARA SU ANÁLISIS Y COMENTARIOS

¿SE ESTABLECEN CORRECCIONES O ACLARACIONES A LAS OBSERVACIONES?

SI NO

SE PROCEDE A REALIZAR LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTES. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 49)

REMITE LAS OBSERVACIONES A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU PRESENTACIÓN A LOS RESPONSABLES DE ATENDER LA AUDITORÍA

RECIBE LAS OBSERVACIONES Y PROCEDE A CONTACTAR CON LOS RESPONSABLES DE LA ATENCIÓN DE LA AUDITORÍA PARA DISCUTIR LAS OBSERVACIONES PARA SU RECTIFICACIÓN O RATIFICACIÓN

INFORMA DE LA FECHA Y HORA DE LA REUNIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO, AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA) Y AL AUDITOR

H

6






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48

DIAGRAMA DE FLUJO



TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO, SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS

CENTRALES, JEFE DE DEPARTAMENTO (INTEGRAL O ESPECIFICA) Y AUDITOR RESPONSABLE

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECIFICA) Y AUDITOR RESPONSABLE

SUBDIRECCIÓN DE AUDITRIA A OFICINAS CENTRALES

59 60 61

62

63

64

65 66

H

RECIBEN CEDULA DE OBSERVACIONES DEBIDAMENTE FIRMADA

PROCEDEN A ELABORAR EL INFORME DE AUDITORÍA CON ESTRICTO APEGO A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNAN A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU VISTO BUENO

COMENTAN CON EL RESPONSABLE DEL ÁREA AUDITADA Y LOS RESPONSABLES DE ATENDER LA AUDITORÍA, LAS OBSERVACIONES DETECTADAS DURANTE LA REVISIÓN PARA SU ANÁLISIS Y COMENTARIOS

¿SE ACEPTAN LAS OBSERVACIONES?

NO SI

SE OTORGAN 3 DÍAS HÁBILES PARA ENTREGAR LA DOCUMEN-TACIÓN SOPORTE SUFICIENTE Y COMPETENTE QUE SOLVENTE LA OBSERVACIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 45)

SE RATIFICA LA IRREGULARIDAD, SOLICITANDO A LOS RESPONSABLES LA FIRMA DE LA CÉDULA DE OBSERVACIONES Y ESTABLECEN LA FECHA DE SOLVENTACIÓN DE LAS MISMAS, LAS CUALES DEVUELVEN AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) Y AL AUDITOR

I

RECIBE EL INFORME DE AUDITORÍA PARA SU VISTO BUENO Y COPIA SIMPLE DE CEDULAS DE OBSERVACIONES CON ARCHIVO EN MEDIO MAGNÉTICO PARA SU SEGUIMIENTO.

¿EL INFORME TIENE CORRECCIONES?

SI

SE TURNA PARA LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTES. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 63)

SE TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU AUTORIZACIÓN

NO

10

9

8

7

8






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49

DIAGRAMA DE FLUJO





DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA(INTEGRAL O ESPECIFICA) Y AUDITOR

67

68 69

70

71

I

RECIBE INFORME DE AUDITORIA Y ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA) PARA QUE OBTENGA NUMERO DE OFICIO

RECIBE INFORME DE AUDITORIA PARA SU AUTORIZACIÓN

¿EL INFORME SE AUTORIZA?

NO SI

SE TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A OFICINAS CENTRALES PARA OBTENER NUMERO DE OFICIO DE ENVÍO

SE TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 64)

RECIBE INFORME Y SOLICITA NUMERO DE OFICIO A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

J

9






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50

DIAGRAMA DE FLUJO


TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES



72 75 76 77

73

79 80

74 78

J

RECIBE INFORME Y TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA RECABAR FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

OTORGA NUMERO DE OFICIO PARA EL INFORME DE AUDITORIA

¿APRUEBA EL INFORME?

NO SI

FIRMA DE CONFORMIDAD EN ORIGINAL Y TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU TRAMITE

SE SOLICITA LA INTERVENCIÓN DEL AUDITOR PARA ACLARAR LA SITUACIÓN Y SE EFECTÚAN LAS CORRECCIONES NECESARIAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD NO. 63)

RECIBE INFORME DE AUDITORIA PARA FIRMA DE CONFORMIDAD

K

RECIBE EL OFICIO E INFORME DE AUDITORIA PARA FIRMA DE CONFORMIDAD

RECIBE INFORME Y OFICIO FIRMADO EN ORIGINAL, TURNA AL SUBDIRECTOR DE AUDITORIA A OFICINAS CENTRALES PARA SU TRAMITE

RECIBE INFORME Y OFICIO FIRMADO EN ORIGINAL Y TURNA AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA) Y AL AUDITOR PARA SU TRAMITE

INSTRUYE PARA TERMINAR DE INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE AUDITORÍA CON ESTRICTO APEGO A LA NORMATIVIDAD EMITIDA POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

10






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DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECIFICA) SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES

81

82

83

84

85

87

86

88

K

RECIBE INFORME Y OFICIO EN ORIGINAL Y PROCEDEN A OBTENER LAS COPIAS CORRESPONDIENTES

ENTREGAN ORIGINAL Y TURNAN COPIAS A LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES RECABANDO DOS ACUSES DE RECIBO

REMITEN UN ACUSE DE RECIBO AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU CONTROL Y ARCHIVO

CONSERVAN UN ACUSE DE RECIBO PARA SU EXPEDIENTE DE AUDITORIA

PROCEDEN A TERMINAR DE INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE LA AUDITORÍA CON ESTRICTO APEGO A LA NORMATIVIDAD EMITIDA POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNAN A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A OFICINAS CENTRALES PARA SU APROBACIÓN Y RECABAR LAS FIRMAS CORRESPONDIENTES

RECIBE EXPEDIENTE DE AUDITORÍA PARA SU APROBACIÓN Y FIRMA E INSTRUYE AL A DEPARTAMENTO DE AUDITORIA (INTEGRAL O ESPECIFICA) QUE INFORME LOS RESULTADOS DE LA AUDITORIA PROGRAMADA, CON EL PROPÓSITO DE DAR CUMPLIMIENTO EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)

RECIBE LA INFORMACIÓN REMITIDA POR EL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA (INTEGRAL O ESPECÍFICA) PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO

TERMINA

PROCEDE A INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA MEDIANTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA.






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3.- EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS






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OBJETIVO Contar con el apoyo técnico y normativo que sirva de marco de acción para llevar a cabo en forma eficaz y eficiente las auditorias técnicas que ejecutará el personal asignado, desde la planeación de la misma hasta la presentación del Informe y, dar oportuno cumplimiento al Programa Anual de Trabajo.






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POLÍTICAS • Las revisiones se realizan con la oportunidad necesaria para dar cumplimento en tiempo y

forma a lo establecido en el Programa Anual de Trabajo. • Previamente al inicio de cualquier revisión o trabajo se deberá formular la planeación,

conjuntamente con el Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y el responsable de la misma, verificando que se cumpla con los lineamientos y normatividad establecida.

• Los auditores comisionados deberán actuar con la máxima eficacia y eficiencia en la

auditoría asignada, absteniéndose de realizar cualquier acto, conducta u omisión que cause deficiencia en el trabajo y en consecuencia suspensión del mismo o implique abuso o ejercicio indebido del empleo, cargo o comisión.


Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y la Subdirección responsable de la auditoría técnica, deberán ejercer una adecuada supervisión para evaluar el cumplimiento de los objetivos, alcances y procedimientos de la auditoría.

• El informe de auditoría por su propia naturaleza reflejará el resultado de las pruebas y

análisis realizados y los hechos relevantes determinados en la revisión, debiendo estar totalmente soportado con la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente, el cual deberá emitirse dentro de los 10 días hábiles al término de la misma.

• Derivado del resultado obtenido, en caso de que así proceda se deberá enviar al al Titular

del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, el informe respectivo donde se establezca la presunta responsabilidad que se haya determinado.

• La Subdirección de Auditoría a Delegaciones a través de sus Departamentos de Auditoría a

Delegaciones Zona (I y II y III y IV), ejercerán un estricto apego a los lineamientos generales para la presentación de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP), supervisando el cumplimiento en tiempo y forma de los plazos establecidos.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO

EJECUCIÓN DE AUDITORIAS TÉCNICAS


Subdirección de Auditoría a Delegaciones

1 Recibe el Programa Anual de Trabajo (Resumen y Detallado) para instrumentar las revisiones programadas en tiempo y forma en las delegaciones del Registro Agrario Nacional.

2 Se coordina con el Titular del Órgano Interno de Control y con el Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, para definir los pormenores a considerarse en la ejecución de las auditorias técnicas establecidas en el Programa Anual de Trabajo (PAT), antes de iniciar el trimestre correspondiente.

3 Informa a los responsables de las Jefaturas de Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) los objetivos a alcanzar en el trimestre, de tal forma que se cumpla con el PAT, comunicando las instrucciones giradas por los niveles jerárquicos superiores.

Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV)

4 Reciben instrucciones y coordina a los auditores para que procedan a elaborar la carta planeación, programa de trabajo, el cronograma de actividades y los marcos conceptuales, con estricto apego a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública. Lo anterior con base al tipo de Auditoría y el área a revisar.

Auditor 5 Recibe instrucciones y desarrolla la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y los marcos conceptuales. Remite para su aprobación los documentos de referencia, al Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona I y II ó III y IV.


6 Recibe y verifica que la carta planeación, programa de trabajo, el cronograma de actividades y los marcos conceptuales cumplan con los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública.

¿Están correctos?


8 SI.- Turna carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y los marcos conceptuales al auditor e informa a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones para dar trámite a la orden de auditoría correspondiente.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Auditor 9 Recibe carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marcos conceptuales para su control y archivo.


10 Recibe información, asigna número de revisión para cada auditoría técnica que inicia, conforme al Programa Anual de Trabajo.

11 Solicita referencia a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control para elaborar la orden de auditoría correspondiente.


12 Proporcionan referencia para elaborar la orden de auditoría a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones.


13 Recibe referencia y elabora orden de auditoría dirigida al Titular de la Delegación Estatal a la cual se aplicará la revisión correspondiente.

14 Remite orden de auditoría y oficio de comisión al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para visto bueno y autorización del Titular del Órgano Interno de Control, en original.

Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.

15 Recibe orden de auditoría y oficio de comisión, rubrica y recaba la autorización del Titular del Órgano Interno de Control.


16 Recibe, firma y turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.

Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.

17 Recibe y turna orden de auditoría y oficio de comisión autorizados por el Titular del Órgano Interno de Control a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones.


18 Recibe orden de auditoría y oficio de comisión e informa al auditor comisionado para acudir a recoger su boleto de avión en su caso y los viáticos al área respectiva, instruyéndosele para dar inicio a la auditoría. Así mismo se le turna original y copias respectivas de la orden de auditoría.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Auditor 19 Recibe orden de auditoría en original y copias repectivas, turna al área correspondiente y recaba el acuse de recibo.

20 Se presenta ante el Titular de la Delegación Estatal a auditar y entrega original de orden de Auditoría procediendo a levantar el acta de inicio de Auditoría en original y 3 copias, las cuales contarán con firma autógrafa y rubrica en cada una de las fojas que la constituyen.

21 Entrega copia de acta de inicio de auditoría a la persona con quien se atendió la diligencia y recaba firma de acuse de recibo.

Titular de la Delegación 22 Recibe copia del acta de inicio de auditoría y la orden de auditoría en original y firma acuse de recibo de la orden.

Auditor 23 Recibe acuse de recibo de la orden de auditoría.

24 Recopila la información proporcionada por el área auditada.

25 Procede a la ejecución del programa de trabajo de conformidad a los procedimientos y técnicas de auditoría determinados en los marcos conceptuales, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida de las situaciones observadas.

26 Informa a su jefe inmediato de los hallazgos más relevantes derivados de la ejecución de la auditoría en forma correcta y oportuna.


27 Revisa, analiza y evalúa los asuntos planteados por el auditor.

¿Son relevantes?

28 NO.- Evalúa el avance de la auditoría y continúa con los procedimientos de auditoría determinados en el marco conceptual.

29 SI.- Comunica a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones los resultados preliminares de la auditoría técnica.


30 Recibe información de los responsables de la ejecución de la auditoría técnica (vía telefónica, medios electrónicos, fax, etc.) y analiza la problemática detectada, para determinar las acciones a seguir.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




31 Somete a consideración de los niveles jerárquicos superiores del Órgano Interno de Control los hallazgos determinados.

32 Comunica a los responsables de la auditoría los lineamientos acordados en su caso para conducir la misma.


33 Se coordina con los auditores para aplicar las acciones determinadas según sea el caso.

¿Se establecieron nuevas líneas de acción? 34 NO.- Continúan con el proceso de revisión de acuerdo a los

lineamientos predeterminados. 35 SI.- Instruye al auditor para proceder a realizar los ajustes

necesarios a la carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y los marcos conceptuales, con el propósito de reorientar los procedimientos de auditoría que conduzcan a emitir una opinión sólida y sustentada de las situaciones observadas con la documentación suficiente y competente.

Auditor 36 Recibe instrucciones y en su caso realiza los ajustes complementarios correspondientes.

37 Integra en los marcos conceptuales en forma resumida las conclusiones del trabajo ejecutado. Anexando los papeles de trabajo correspondientes.

38 Determina las irregularidades derivadas del proceso de revisión y elabora la cédula de observaciones conforme a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública. En su caso, solicita al Titular de la Delegación certificación de la documentación soporte.

Subdirección de Auditoría a Delegaciones, Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) y/o Auditor

39 Presentan en forma conjunta la cédula de observaciones para su discusión ante los responsables de la Delegación para su rectificación o ratificación.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Titular de la Delegación 40 Recibe y junto con los responsables de las áreas en donde se determino la observación, revisa, analiza, comenta y firma la cédula de observaciones con el grupo de auditores; así mismo, certifica documentación soporte solicitada.

41 Establece fechas compromiso para solventar las observaciones planteadas firmando de conformidad la cédula de observaciones, la cuál devuelve al auditor.

Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) y/o Auditor

42 Recibe cédula de observaciones debidamente firmadas y se proporciona copia autógrafa de las mismas al Titular de la Delegación.

43 Solicita certificado de tránsito a la Subdelegación Administrativa para efectos de comprobación de viáticos.

Subdelegación Administrativa 44 Requisita, firma y remite al auditor el formato “Certificado de Tránsito”.


45 Remite acuse de recibo de la orden de auditoría al Titular del Órgano Interno de Control para su control y archivo.




47 Elabora el informe de Auditoría con estricto apego a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública

48 Turna el informe de Auditoría al Subdirector de Auditoría a Delegaciones para su revisión, análisis y visto bueno; y copia simple de cedulas de observaciones con archivo en medio magnético para su seguimiento. (Ver procedimiento No. 4)


49 Recibe, revisa y analiza el informe de auditoría para su visto bueno.

¿Se requiere hacer correcciones?

50 SI.- Se informa al auditor para su corrección. (Regresa a la actividad No. 47)






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




51 NO.- Rubrica y remite el informe al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su autorización, e instruye al auditor para integrar correctamente el expediente de la revisión conforme a los lineamientos que emite la Secretaría de la Función Pública.


52 Recibe instrucciones y procede a integrar el expediente con estricto apego a la normatividad emitida por la Secretaría de la Función Pública. Así mismo comprueba los viáticos de la comisión ante el área correspondiente, de conformidad a los lineamientos establecidos.


53 Recibe el informe de resultados de la Auditoría para su rubrica de autorización. ¿El informe se autoriza?

54 NO.- Se turna a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones para su corrección. (Regresa a la actividad No. 49)

55 SI.- Rubrica informe y lo turna a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones para obtener número de oficio de envío.


56 Recibe informe y solicita número de oficio a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control.

57 Remite informe y oficio al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para recabar firma del Titular del Órgano Interno de Control.


58 Recibe informe y oficio de remisión y turna al Titular del Órgano Interno de Control para su firma de conformidad.


59 Recibe el informe de resultados de auditoría y oficio de remisión para firma de conformidad. ¿Aprueba el informe?






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




60 NO.- Se solicita la intervención del auditor para aclarar la situación y se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 49)

61 SI.- Firma de conformidad el informe y lo turna junto con el oficio a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones.


62 Recibe informe de Auditoría y oficio de trámite en original y remite a los auditores actuantes para su despacho correspondiente.

Auditor 63 Recibe informe y oficio y procede a sacar copias fotostáticas, para su distribución y obtención de acuse de recibo en dos tantos.

64 Proporciona acuse de recibo al Titular del Órgano Interno de Control y a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones para su control y archivo.

65 Procede a terminar de integrar el expediente de la auditoría técnica con estricto apego a la normatividad emitida por la Secretaría de la Función Pública y turna a la Subdirección de Auditoría a Delegaciones para su aprobación y recabar las firmas correspondientes.


66 Recibe expediente de auditoría para su aprobación y firma e instruye a la Jefatura de Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) que informe los resultados de la auditoría técnica programada, con el propósito de dar cumplimiento en forma correcta y oportuna al Sistema de Información Periódica (SIP).


67 Procede a informar los resultados de la auditoría mediante el Sistema de Información Periódica. (ver procedimiento No. 8)


68 Recibe la información remitida por la Jefatura de Departamento de Auditoría a Delegaciones Zona (I y II o III y IV) para su control y seguimiento.







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DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) AUDITOR

1 2 3

4 6 7

5

INICIA

RECIBE EL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (RESUMEN Y DETALLADO) PARA INSTRUMENTAR LAS REVISIONES PROGRAMADAS EN TIEMPO Y FORMA EN LAS DELEGACIONES DEL REGISTRO AGRARIO NACIONAL

SE COORDINA CON EL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y CON EL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO, PARA DEFINIR LOS PORMENORES A CONSIDERARSE EN LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS TÉCNICAS ESTABLECIDAS EN EL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT), ANTES DE INICIAR EL TRIMESTRE CORRESPONDIENTE

INFORMA A LOS RESPONSABLES DE LAS JEFATURAS DE DEPARTAMENTO DE AUDITORIA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) LOS OBJETIVOS A ALCANZAR EN EL TRIMESTRE, DE TAL FORMA QUE SE CUMPLA CON EL PAT, COMUNICANDO LAS INSTRUCCIONES GIRADAS POR LOS NIVELES JERÁRQUICOS SUPERIORES

RECIBEN INSTRUCCIONES E INSTRUYEN A LOS AUDITORES PARA QUE PROCEDAN A ELABORAR LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES, CON ESTRICTO APEGO A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. LO ANTERIOR CON BASE AL TIPO DE AUDITORÍA Y EL ÁREA A REVISAR.

RECIBE INSTRUCCIONES Y DESARROLLA LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES. REMITE PARA SU APROBACIÓN LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA, AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA A DELEGACIONES ZONA I Y II O III Y IV

RECIBE Y VERIFICA QUE LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES CUMPLAN CON LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

¿ESTÁN CORRECTOS?

SI NO

SE REMITE AL AUDITOR PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 5)

1

1

A






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DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) AUDITOR SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A

DELEGACIONES TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO

DE CONTROL

8

9

10 11

12

TURNA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES AL AUDITOR E INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A DELEGACIONES PARA DAR TRAMITE A LA ORDEN DE AUDITORIA CORRESPONDIENTE

A

RECIBE CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCOS CONCEPTUALES PARA SU CONTROL Y ARCHIVO

RECIBE INFORMACIÓN, ASIGNA NÚMERO DE REVISIÓN PARA CADA AUDITORIA TÉCNICA QUE INICIA, CONFORME AL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO

PROPORCIONAN REFERENCIA PARA ELABORAR LA ORDEN DE AUDITORIA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A DELEGACIONES

SOLICITA REFERENCIA A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA ELABORAR LA ORDEN DE AUDITORÍA CORRESPONDIENTE

B






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DIAGRAMA DE FLUJO



TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE

AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO

TITULAR DE ÓRGANO INTERNO DE CONTROL AUDITOR

13 14 18

15 17

16

19 20 21

RECIBE REFERENCIA Y ELABORA ORDEN DE AUDITORIA DIRIGIDA AL TITULAR DE LA DELEGACIÓN ESTATAL A LA CUAL SE APLICARA LA REVISIÓN CORRESPONDIENTE

B

RECIBE ORDEN DE AUDITORIA Y OFICIO DE COMISIÓN, RUBRICA Y RECABA LA FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

RECIBE, FIRMA Y TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO

RECIBE ORDEN DE AUDITORIA EN ORIGINAL Y COPIAS RESPECTIVAS, TURNA AL ÁREA CORRESPONDIENTE Y RECABA EL ACUSE DE RECIBO

REMITE ORDEN DE AUDITORÍA Y OFICIO DE COMISIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA VISTO BUENO Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL, EN ORIGINAL

C

RECIBE Y TURNA ORDEN DE AUDITORIA Y OFICIO DE COMISIÓN AUTORIZADOS POR EL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A DELEGACIONES

RECIBE ORDEN DE AUDITORÍA E INFORMA AL AUDITOR COMISIONADO PARA ACUDIR A RECOGER SU BOLETO DE AVIÓN EN SU CASO Y LOS VIÁTICOS AL ÁREA RESPECTIVA, INSTRUYÉNDOSELE PARA DAR INICIO A LA AUDITORÍA. ASÍ MISMO SE LE TURNA ORIGINAL Y COPIAS RESPECTIVAS DE LA ORDEN DE AUDITORÍA

SE PRESENTA ANTE EL TITULAR DE LA DELEGACIÓN ESTATAL A AUDITAR Y ENTREGA ORIGINAL DE ORDEN DE AUDITORIA PROCEDIENDO A LEVANTAR EL ACTA DE INICIO DE AUDITORIA EN ORIGINAL Y 3 COPIAS, LAS CUALES CONTARÁN CON FIRMA AUTÓGRAFA Y RUBRICA EN CADA UNA DE LAS FOJAS QUE LA CONSTITUYEN

ENTREGA COPIA DE ACTA DE INICIO DE AUDITORIA A LA PERSONA CON QUIEN SE ATENDIÓ LA DILIGENCIA Y RECABA FIRMA DE ACUSE DE RECIBO






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DIAGRAMA DE FLUJO


TITULAR DE LA DELEGACIÓN AUDITOR DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV)

22

23 24 25 26

27 28 29

RECIBE COPIA DEL ACTA DE INICIO DE AUDITORIA Y LA ORDEN DE AUDITORIA EN ORIGINAL Y FIRMA ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN

¿SON RELEVANTES?

SI NO

EVALÚA EL AVANCE DE LA AUDITORIA Y CONTINUA CON LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DETERMINADOS EN EL MARCO CONCEPTUAL

C

D

RECIBE ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORIA

RECOPILA LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR EL ÁREA AUDITADA

PROCEDE A LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA DE TRABAJO DE CONFORMIDAD A LOS PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS DE AUDITORÍA DETERMINADOS EN LOS MARCOS CONCEPTUALES, CON EL PROPÓSITO DE EMITIR UNA OPINIÓN SÓLIDA, SUSTENTADA Y VÁLIDA DE LAS SITUACIONES OBSERVADAS

INFORMA A SU JEFE INMEDIATO DE LOS HALLAZGOS MÁS RELEVANTES DERIVADOS DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA

REVISA, ANALIZA Y EVALÚA LOS ASUNTOS PLANTEADOS POR EL AUDITOR

COMUNICA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A DELEGACIONES LOS RESULTADOS PRELIMINARES DE LA AUDITORIA TÉCNICA






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DIAGRAMA DE FLUJO



DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) AUDITOR

30 31 32

33 34 35

36

37 38

RECIBE INFORMACIÓN DE LOS RESPONSABLES DE LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA TÉCNICA (VÍA TELEFÓNICA, MEDIOS ELECTRÓNICOS, FAX, ETC.) Y ANALIZA LA PROBLEMÁTICA DETECTADA, PARA LA DETERMINAR LAS ACCIONES A SEGUIR

¿SE ESTABLECE NUEVAS LÍNEAS DE ACCIÓN?

SI NO

CONTINÚAN CON EL PROCESO DE REVISIÓN DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS PREDETERMINADOS

D

E

SE COORDINA CON LOS AUDITORES PARA APLICAR LAS ACCIONES DETERMINADAS SEGÚN SEA EL CASO

RECIBE INSTRUCCIONES Y EN SU CASO REALIZA LOS AJUSTES COMPLEMENTARIOS CORRESPONDIENTES

INSTRUYE AL AUDITOR PARA PROCEDER A REALIZAR LOS AJUSTES NECESARIOS A LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCOS CONCEPTUALES, CON EL PROPÓSITO DE REORIENTAR LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA QUE CONDUZCAN A EMITIR UNA OPINIÓN SÓLIDA Y SUSTENTADA DE LAS SITUACIONES OBSERVADAS CON LA DOCUMENTACIÓN SUFICIENTE Y COMPETENTE

SOMETE A CONSIDERACIÓN DE LOS NIVELES JERÁRQUICOS SUPERIORES DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL LOS HALLAZGOS DETERMINADOS

COMUNICA A LOS RESPONSABLES DE LA AUDITORIA LOS LINEAMIENTOS ACORDADOS EN SU CASO PARA CONDUCIR LA MISMA

INTEGRA EN LOS MARCOS CONCEPTUALES EN FORMA RESUMIDA LAS CONCLUSIONES DEL TRABAJO EJECUTADO. ANEXANDO LOS PAPELES DE TRABAJO CORRESPONDIENTE

DETERMINA LAS IRREGULARIDADES DERIVADAS DEL PROCESO DE REVISIÓN Y ELABORA LA CÉDULA DE OBSERVACIONES CONFORME A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. EN SU CASO, SOLICITA AL TITULAR DE LA DELEGACIÓN CERTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN SOPORTE






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67

DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A

DELEGACIONES, DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA

(I Y II O III Y IV) Y/O AUDITOR

TITULAR DE LA DELEGACIÓN DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A

DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) Y/O AUDITOR

SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA

39

40

41

42 43 45

44

PRESENTAN EN FORMA CONJUNTA LA CEDULA DE OBSERVACIONES PARA SU DISCUSIÓN ANTE LOS RESPONSABLES DE LA DELEGACIÓN PARA SU RECTIFICACIÓN O RATIFICACIÓN

E

RECIBE CEDULA DE OBSERVACIONES DEBIDAMENTE FIRMADAS Y SE PROPORCIONA COPIA AUTÓGRAFA DE LAS MISMAS AL TITULAR DE LA DELEGACIÓN

RECIBE Y JUNTO CON LOS RESPONSABLES DE LAS ÁREAS EN DONDE SE DETERMINO LA OBSERVACIÓN, REVISA, ANALIZA COMENTA Y FIRMA LA CEDULA DE OBSERVACIÓN CON EL GRUPO DE AUDITORES; ASÍ MISMO, CERTIFICA DOCUMENTACIÓN SOPORTE SOLICITADA

REQUISITA, FIRMA Y REMITE AL AUDITOR EL FORMATO “CERTIFICADO DE TRÁNSITO”

ESTABLECE FECHAS COMPROMISO PARA SOLVENTAR LAS OBSERVACIONES PLANTEADAS FIRMANDO DE CONFORMIDAD LA CEDULA DE OBSERVACIÓN, LA CUAL DEVUELVE AL AUDITOR

F

SOLICITA CERTIFICADO DE TRÁNSITO A LA SUBDELEGACIÓN ADMINISTRATIVA PARA EFECTOS DE COMPROBACIÓN DE VIÁTICOS

REMITE ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORIA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU CONTROL Y ARCHIVO






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DIAGRAMA DE FLUJO


TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A

DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) Y/O AUDITOR

SUBDIRECCIONES DE AUDITORÍA EN DELEGACIONES

46

47 48 52

49 50 51

RECIBE ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORIA PARA SU CONTROL Y ARCHIVO

¿SE REQUIERE HACER CORRECCIONES?

SI NO

SE INFORMA AL AUDITOR PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 47)

F

G

ELABORA EL INFORME DE AUDITORIA CON ESTRICTO APEGO A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARIA DE LA FUNCIÓN PUBLICA

TURNA EL INFORME DE AUDITORÍA AL SUBDIRECTOR DE AUDITORÍA A DELEGACIONES PARA SU REVISIÓN, ANÁLISIS Y VISTO BUENO; Y COPIA SIMPLE DE CEDULAS DE OBSERVACIONES CON ARCHIVO EN MEDIO MAGNÉTICO PARA SU SEGUIMIENTO.

RECIBE, REVISA Y ANALIZA EL INFORME DE AUDITORIA PARA SU VISTO BUENO

RUBRICA Y REMITE EL INFORME A LA TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORIA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU AUTORIZACIÓN, E INSTRUYE AL AUDITOR PARA INTEGRAR CORRECTAMENTE EL EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN CONFORME A LOS LINEAMIENTOS QUE EMITE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA.

RECIBE INSTRUCCIONES Y PROCEDE A INTEGRAR EL EXPEDIENTE CON ESTRICTO APEGO A LA NORMATIVIDAD EMITIDA POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. ASÍ MISMO COMPRUEBA LOS VIÁTICOS DE LA COMISIÓN ANTE EL ÁREA CORRESPONDIENTE, DE CONFORMIDAD A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS

2

2

3






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DIAGRAMA DE FLUJO




SUBDIRECCIONES DE AUDITORÍA A DELEGACIONES TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

53

54 55

58

56

57

62

59 60 61

G

RECIBE INFORME Y SOLICITA NÚMERO DE OFICIO A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

RECIBE INFORME DE RESULTADOS DE AUDITORIA PARA SU RUBRICA DE AUTORIZACIÓN

¿EL INFORME SE AUTORIZA?

NO SI

RUBRICA INFORME Y LO TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORIA A DELEGACIONES PARA OBTENER NUMERO DE OFICIO DE ENVÍO

SE TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 49)

3

REMITE INFORME Y OFICIO AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA RECABAR FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL.

RECIBE INFORME Y OFICIO DE REMISIÓN Y TURNA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU FIRMA DE CONFORMIDAD

H

RECIBE INFORME DE RESULTADOS DE AUDITORIA Y OFICIO DE REMISIÓN PARA SU FIRMA DE CONFORMIDAD


NO SI

FIRMA DE CONFORMIDAD EL INFORME Y LO TURNA JUNTO CON EL OFICIO DE TRÁMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES

SE SOLICITA LA INTERVENCIÓN DEL AUDITOR PARA ACLARAR LA SITUACIÓN Y SE EFECTÚAN LAS CORRECCIONES NECESARIAS (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 49)

3 RECIBE INFORME DE AUDITORÍA Y OFICIO DE TRÁMITE EN ORIGINAL Y REMITE A LOS AUDITORES ACTUANTES PARA SU DESPACHO CORRESPONDIENTE

4

4






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DIAGRAMA DE FLUJO


AUDITOR SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV)

63 64 65

66

68

67

H

RECIBE INFORME Y OFICIO Y PROCEDE A SACAR COPIAS FOTOSTÁTICAS, PARA SU DISTRIBUCIÓN Y OBTENCIÓN DE ACUSE DE RECIBO EN DOS TANTOS.

PROPORCIONA ACUSE DE RECIBO AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES PARA SU CONTROL Y ARCHIVO.

RECIBE EXPEDIENTE DE AUDITORÍA PARA SU APROBACIÓN Y FIRMA E INSTRUYE A LA JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) QUE INFORME LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA TÉCNICA PROGRAMADA, CON EL PROPÓSITO DE DAR CUMPLIMIENTO EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)

RECIBE LA INFORMACIÓN REMITIDA POR LA JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA A DELEGACIONES ZONA (I Y II O III Y IV) PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO

PROCEDE A INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA MEDIANTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA.

PROCEDE A TERMINAR DE INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE LA AUDITORÍA TÉCNICA CON ESTRICTO APEGO A LA NORMATIVIDAD EMITIDA POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA A DELEGACIONES PARA SU APROBACIÓN Y RECABAR LAS FIRMAS CORRESPONDIENTES

TERMINA






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4.- CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS

EN AUDITORIAS






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OBJETIVO

Contar con el apoyo técnico y normativo que sirva de marco de acción para llevar a cabo las auditorias de seguimiento bajo los principios de legalidad, honradez, imparcialidad, transparencia, eficacia y eficiencia, desde su planeación hasta la presentación del informe dando así oportuno cumplimiento al Programa Anual de Trabajo y permitiendo presentar de manera precisa las obligaciones y responsabilidades del personal responsable de las auditorias de seguimiento a las observaciones determinadas, en estricto apego a las leyes y normas aplicables en el ámbito de su competencia.






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POLÍTICAS • Las revisiones se realizarán con la oportunidad necesaria para dar cumplimiento en tiempo

y forma a lo establecido en el Programa Anual de Trabajo. • Previamente al inicio de cualquier revisión o trabajo se deberá formular la planeación de la

auditoría de seguimiento, conjuntamente con el Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y el responsable de la misma, verificando que se cumpla con los lineamientos y normatividad establecida.

• Los auditores comisionados deberán actuar bajo los principios de legalidad, honradez,

imparcialidad, transparencia, eficacia y eficiencia en la auditoría de seguimiento y el control de las observaciones determinadas en auditorias, absteniéndose de realizar cualquier acto, conducta u omisión que cause deficiencia en el trabajo, y en consecuencia suspensión del mismo o implique abuso o ejercicio indebido del empleo, cargo o comisión.


Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y la Subdirección responsable de la auditoría de seguimiento, deberán ejercer una adecuada supervisión para evaluar el cumplimiento de los objetivos, alcances y procedimientos de la auditoría, la atención a las recomendaciones planteadas en los plazos acordados y el control de los avances de solventación de las observaciones determinadas.

• El Informe de Auditoría de seguimiento reflejará el resultado de las pruebas, análisis y

evaluaciones realizadas a la instauración de medidas preventivas y correctivas presentadas para la solventación de observaciones, debiendo estar totalmente soportadas con la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente, el cual deberá emitirse dentro de los 10 días hábiles al término de la misma.

• Derivado del resultado obtenido en el seguimiento a observaciones determinadas en

auditorias, en caso de que así proceda, se deberá enviar al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas el informe respectivo donde se establezca la presunta responsabilidad a que haya dado lugar.

• Los responsables de la auditoría de seguimiento (Subdirecciones de auditoría a Oficinas

Centrales y a Delegaciones) a través de sus Departamentos de Auditoría (Integral y Específica, y a Delegaciones Zona I y II y Zona III y IV, respectivamente), ejercerán un estricto apego a los lineamientos generales para la presentación de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP), supervisando el cumplimiento en tiempo y forma de los plazos establecidos.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO

CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS


Subdirección de Auditoría responsable

1 Recibe el Programa Anual de Trabajo (Resumen y Detallado) para instrumentar las revisiones de seguimiento programadas en tiempo y forma.

2 Coordina con el Titular tanto del Órgano Interno de Control como con el Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para definir los por menores a considerarse en la ejecución de las Auditorias establecidas en el Programa Anual de Trabajo (PAT).

3 Informa a los Departamentos de Auditoría responsables los objetivos a alcanzar en el trimestre, de tal forma que se cumpla con el PAT, comunicando las instrucciones giradas por los niveles jerárquicos superiores.

Departamento de Auditoría responsables

4 Recibe instrucción y coordina a los auditores para que procedan a elaborar la carta planeación, programa de trabajo, el cronograma de actividades y los marcos conceptuales, con estricto apego a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública.

Auditor responsable 5 Recibe instrucciones y desarrolla la carta de planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y los marcos conceptuales. Remite para su aprobación los documentos de referencia a los Departamentos de Auditoría responsables.


6 Recibe y verifica que la carta de planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y los marcos conceptuales cumplan con los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública.

¿Esta correcta la información?


8 SI.- Turna carta de planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y los marcos conceptuales al auditor e informa a la Subdirección de Auditoría responsable para dar trámite a la orden de auditoría correspondiente.

Auditor responsable 9 Recibe carta planeación, programa de trabajo, cronograma de actividades y marcos conceptuales para su aplicación, control y archivo.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




10 Recibe información, asigna número de revisión para la auditoría de seguimiento que inicia, conforme al Programa Anual de Trabajo.

11 Solicita referencia a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control para elaborar la orden de auditoría correspondiente.


12 Proporciona referencia para elaboración de la orden de auditoría de seguimiento a la Subdirección de Auditoría responsable.


13 Recibe referencia y elabora orden para la práctica de auditoría de seguimiento.

14 Remite orden de auditoría al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su visto bueno y autorización del Titular del Órgano Interno de Control, en original.


15 Recibe orden de auditoría de seguimiento, rubrica y recaba la autorización del Titular del Órgano Interno de Control.


16 Recibe, firma y turna orden de auditoría de seguimiento en original al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.


17 Recibe y turna orden de auditoría autorizada por el Titular del Órgano Interno de Control a las Subdirecciones de Auditoría responsables.


18 Recibe la orden de auditoría autorizada e informa al auditor comisionado sobre los trabajos a realizar en el seguimiento a observaciones determinadas en auditorias; instruye el inicio de la auditoría y proporciona relación de observaciones para su control.

Auditor responsable

19

Recibe orden de auditoría de seguimiento autorizada en original, obtiene copias para turnan a las áreas correspondientes recabando el acuse de recibo en dos tantos.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




20

Se presenta ante el titular del área responsable de coordinar o atender las observaciones pendientes de solventar y entrega original de orden de auditoría, procede a entrevistarse con los responsables de atender la auditoría e instruye al auditor para que formule acta de inicio de auditoría de seguimiento.

Auditor responsable

21 Levanta acta de inicio de auditoría en original y 3 copias, las cuales se firmaran autógrafamente al final y se rubricaran cada una de las fojas que las constituyen.

22 Entrega copia de acta de inicio de auditoría al personal con quien se ha tenido la diligencia y recaba firma de acuse de recibo de la orden de auditoría.

23 Conserva un acuse de recibo para su control y archivo.

24 Remite un acuse de recibo de la orden de auditoría al Titular del Órgano Interno de Control para su control y archivo.



Auditor responsable 26 Solicita por escrito o mediante llamadas telefónicas a las áreas responsables de atender la observación, la documentación que soporte la solventación de las medidas instauradas.

Área responsable de atender la observación

27 Envía documentación soporte para la solventación de las observaciones determinadas en las revisiones practicadas.

Auditor responsable 28 Recopila y analiza la información proporcionada por las áreas responsables de implementar las medidas preventivas y correctivas acordadas elaborando cédulas de seguimiento.

¿Es procedente la documentación para la solventación de la observación?

29 NO.- Se determina replanteamiento. (regresa a la actividad No. 26)

30 SI.- Confirma la solventación en la cédula de seguimiento en apego a los lineamientos establecidos e informa al Jefe de Departamento de Auditoría responsable, para su control y reporte al SIP.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




31 Comunica a la Subdirección de Auditoría responsable los resultados preliminares de la auditoría e incorpora la información al SIP.


32 Confirma avance de resultados de auditoría de seguimiento y autoriza la incorporación de la información al SIP.

Departamento de Auditoría y Auditor responsables

33 Preparan informe de seguimiento con estricto apego a los lineamientos emitidos por la Secretaría de la Función Pública y se turna a la Subdirección de Auditoría responsable para su revisión y aprobación.


34 Recibe informe de seguimiento, para su revisión y aprobación e instruye al auditor para integrar correctamente el expediente de la revisión, conforme a los lineamientos que emite la Secretaría de la Función Pública.

¿El informe tiene correcciones?

35 SI.- Se turna al auditor responsable para las correcciones correspondientes. (Regresa a la actividad No. 33)

36 NO.- Se turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su visto bueno.


37 Recibe informe de auditoría de seguimiento para su aprobación.

¿El informe se aprueba?

38 NO.- Se turna a la Subdirección de Auditoría responsable para su corrección. (Regresa a la actividad No. 33)

39 SI.- Se turna a la Subdirección de Auditoría responsable para obtener número de oficio de envío.


40 Recibe informe de auditoría de seguimiento y solicita número de oficio a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




41 Remite informe y oficio de envío de informe al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para recabar firma del Titular del Órgano Interno de Control.


42 Recibe informe y oficio de remisión y turna al Titular del Órgano Interno de Control para su firma de conformidad.


43 Recibe el informe de resultados de auditoría de seguimiento y oficio de envío para firma de conformidad.

¿Autoriza el informe?

44 NO.- Se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 33).

45 SI.- Firma de conformidad el informe y lo turna junto con el oficio a la Subdirección de Auditoría responsable.


46 Recibe informe de Auditoría de seguimiento y oficio de trámite en original y remite a los auditores actuantes para su despacho correspondiente.

Auditor responsable 47 Recibe informe y oficio y procede a sacar copias fotostáticas, para su distribución y obtención de acuse de recibo en dos tantos.

48 Proporciona acuse de recibo al Titular del Órgano Interno de Control y a la Subdirección de Auditoría responsable para su control y archivo.

49 Procede a terminar de integrar el expediente de la auditoría de seguimiento con estricto apego a la normatividad emitida por la Secretaría de la Función Pública y turnan a la Subdirección de Auditoría responsable para su aprobación y firmas correspondientes.


50 Recibe expediente de auditoría para su aprobación y firma e instruye a la Jefatura de Departamento de auditoría responsable, que informe los resultados de la Auditoría de seguimiento, con el propósito de dar cumplimiento en forma correcta y oportuna al Sistema de Información Periódica (SIP).






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Departamento de auditoría responsable

51 Procede a informar los resultados de la auditoría de seguimiento mediante el Sistema de Información Periódica y remite reportes a la subdirección de auditoría responsable. (ver procedimiento No. 8)


52 Recibe la información remitida por la Jefatura de Departamento de Auditoría responsable para su control y seguimiento.







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DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLES AUDITOR RESPONSABLE

1 2 3

4 6

5

INICIA

RECIBE EL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (RESUMEN Y DETALLADO) PARA INSTRUMENTAR LAS REVISIONES DE SEGUIMIENTO PROGRAMADAS EN TIEMPO Y FORMA.

SE COORDINA CON EL TITULAR TANTO DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL COMO CON EL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA DEFINIR LOS POR MENORES A CONSIDERARSE EN LA EJECUCIÓN DE LAS AUDITORIAS ESTABLECIDAS EN EL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO (PAT)

INFORMA A LOS DEPARTAMENTOS DE AUDITORÍA RESPONSABLES LOS OBJETIVOS A ALCANZAR EN EL TRIMESTRE, DE TAL FORMA QUE SE CUMPLA CON EL PAT, COMUNICANDO LAS INSTRUCCIONES GIRADAS POR LOS NIVELES JERÁRQUICOS SUPERIORES

RECIBE INSTRUCCIÓN Y COORDINA A LOS AUDITORES PARA QUE PROCEDAN A ELABORAR LA CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, EL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES, CON ESTRICTO APEGO A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

RECIBE INSTRUCCIONES Y DESARROLLA LA CARTA DE PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES. REMITE PARA SU APROBACIÓN LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA A LOS DEPARTAMENTOS DE AUDITORÍA RESPONSABLES

1

RECIBE Y VERIFICA QUE LA CARTA DE PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES CUMPLAN CON LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

A






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DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLES AUDITOR RESPONSABLE SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE

7 8

9

10 11

SE REMITE AL AUDITOR PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 5)

TURNA CARTA DE PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y LOS MARCOS CONCEPTUALES AL AUDITOR E INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA DAR TRÁMITE A LA ORDEN DE AUDITORÍA CORRESPONDIENTE

A

1

¿ESTA CORRECTA LA INFORMACIÓN?

NO SI

RECIBE CARTA PLANEACIÓN, PROGRAMA DE TRABAJO, CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y MARCOS CONCEPTUALES PARA SU APLICACIÓN, CONTROL Y ARCHIVO.

RECIBE INFORMACIÓN, ASIGNA NÚMERO DE REVISIÓN PARA LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO QUE INICIA, CONFORME AL PROGRAMA ANUAL DE TRABAJO

SOLICITA REFERENCIA A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA ELABORAR LA ORDEN DE AUDITORÍA CORRESPONDIENTE.

B






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DIAGRAMA DE FLUJO


TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y


12 16

13 14 18

15 17

PROPORCIONA REFERENCIA PARA ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE

RECIBE, FIRMA Y TURNA ORDEN DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO EN ORIGINAL AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO

B

RECIBE REFERENCIA Y ELABORA ORDEN PARA LA PRÁCTICA DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO

REMITE ORDEN DE AUDITORÍA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU VISTO BUENO Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL, EN ORIGINAL

RECIBE ORDEN DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO, RUBRICA Y RECABA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

RECIBE Y TURNA ORDEN DE AUDITORÍA AUTORIZADA POR EL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL A LAS SUBDIRECCIONES DE AUDITORÍA RESPONSABLES

RECIBE LA ORDEN DE AUDITORÍA AUTORIZADA E INFORMA AL AUDITOR COMISIONADO SOBRE LOS TRABAJOS A REALIZAR EN EL SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS; INSTRUYE EL INICIO DE LA AUDITORÍA Y PROPORCIONA RELACIÓN DE OBSERVACIONES PARA SU CONTROL

C






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DIAGRAMA DE FLUJO


AUDITOR RESPONSABLE SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

19

21

22

23 24

20

25

C

D

RECIBE ORDEN DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO AUTORIZADA EN ORIGINAL, OBTIENE COPIAS PARA TURNAN A LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES RECABANDO EL ACUSE DE RECIBO EN DOS TANTOS

LEVANTA ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA EN ORIGINAL Y 3 COPIAS, LAS CUALES SE FIRMARAN AUTÓGRAFAMENTE AL FINAL Y SE RUBRICARAN CADA UNA DE LAS FOJAS QUE LAS CONSTITUYEN.

ENTREGA COPIA DE ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA AL PERSONAL CON QUIEN SE HA TENIDO LA DILIGENCIA Y RECABA FIRMA DE ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORÍA

REMITE UN ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORÍA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU CONTROL Y ARCHIVO

CONSERVA UN ACUSE DE RECIBO PARA SU CONTROL Y ARCHIVO

SE PRESENTA ANTE EL TITULAR DEL ÁREA RESPONSABLE DE COORDINAR O ATENDER LAS OBSERVACIONES PENDIENTES DE SOLVENTAR Y ENTREGA ORIGINAL DE ORDEN DE AUDITORÍA, PROCEDE A ENTREVISTARSE CON LOS RESPONSABLES DE ATENDER LA AUDITORÍA E INSTRUYE AL AUDITOR PARA QUE FORMULE ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO

RECIBE ACUSE DE RECIBO DE LA ORDEN DE AUDITORÍA PARA SU CONTROL Y ARCHIVO






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84

DIAGRAMA DE FLUJO


AUDITOR RESPONSABLE ÁREA RESPONSABLE DE ATENDER LA OBSERVACIÓN

DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLES

26 28 29 30

27

31

SOLICITA POR ESCRITO O MEDIANTE LLAMADAS TELEFÓNICAS A LAS ÁREAS RESPONSABLES DE ATENDER LA OBSERVACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTE LA SOLVENTACIÓN DE LAS MEDIDAS INSTAURADAS

D

ENVÍA DOCUMENTACIÓN SOPORTE PARA LA SOLVENTACIÓN DE LAS OBSERVACIONES DETERMINADAS EN LAS REVISIONES PRACTICADAS

RECOPILA Y ANALIZA LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR LAS ÁREAS RESPONSABLES DE IMPLEMENTAR LAS MEDIDAS PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS ACORDADAS ELABORANDO CÉDULAS DE SEGUIMIENTO

¿ES PROCEDENTE LA

DOCUMENTACIÓN PARA LA

SOLVENTACIÓN DE LA OBSERVACIÓN?

NO SI

SE DETERMINA REPLANTEAMIENTO (REGRESA A LA ACTIVIDAD NO. 26)

2

2

CONFIRMA LA SOLVENTACIÓN EN LA CÉDULA DE SEGUIMIENTO EN APEGO A LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS E INFORMA AL JEFE DE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE, PARA SU CONTROL Y REPORTE AL SIP

COMUNICA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE LOS RESULTADOS PRELIMINARES DE LA AUDITORÍA E INCORPORA LA INFORMACIÓN AL SIP

E






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DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA Y AUDITOR RESPONSABLES



32 34 35 36

33

37 38 39

E

CONFIRMA AVANCE DE RESULTADOS DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO Y AUTORIZA LA INCORPORACIÓN DE LA INFORMACIÓN AL SIP

PREPARAN INFORME DE SEGUIMIENTO CON ESTRICTO APEGO A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y SE TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SU REVISIÓN Y APROBACIÓN

RECIBE INFORME DE SEGUIMIENTO, PARA SU REVISIÓN Y APROBACIÓN E INSTRUYE AL AUDITOR PARA INTEGRAR CORRECTAMENTE EL EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN, CONFORME A LOS LINEAMIENTOS QUE EMITE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

¿EL INFORME

TIENE CORRECCIONES?

NO SI

SE TURNA AL AUDITOR RESPONSABLE PARA LAS CORRECCIONES PERTINENTES (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 33)

3

SE TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU VISTO BUENO

3

RECIBE INFORME DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO PARA SU APROBACIÓN

¿EL INFORME SE APRUEBA?

NO SI

SE TURNA AL AUDITOR RESPONSABLE PARA LAS CORRECCIONES PERTINENTES (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 33)

3 SE TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA OBTENER NÚMERO DE OFICIO DE ENVÍO

F






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DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y



40 41 46

42

43 44 45

F

RECIBE INFORME Y OFICIO DE REMISIÓN Y TURNA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU FIRMA DE CONFORMIDAD.

REMITE INFORME Y OFICIO DE ENVÍO DE INFORME AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA RECABAR FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL.

RECIBE INFORME DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO Y OFICIO DE TRÁMITE EN ORIGINAL Y REMITE A LOS AUDITORES ACTUANTES PARA SU DESPACHO CORRESPONDIENTE

RECIBE EL INFORME DE RESULTADOS DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO Y OFICIO DE ENVÍO PARA FIRMA DE CONFORMIDAD.

¿AUTORIZA EL INFORME?

NO SI

SE EFECTÚAN LAS CORRECCIONES NECESARIAS (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 33)

3 FIRMA DE CONFORMIDAD EL INFORME Y LO TURNA JUNTO CON EL OFICIO A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE

G

RECIBE INFORME DE AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO Y SOLICITA NÚMERO DE OFICIO A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL






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DIAGRAMA DE FLUJO


AUDITOR RESPONSABLE SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLES

47 48 49

50 52

51

G

PROPORCIONA ACUSE DE RECIBO AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SU CONTROL Y ARCHIVO.

PROCEDE A TERMINAR DE INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO CON ESTRICTO APEGO A LA NORMATIVIDAD EMITIDA POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNAN A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SU APROBACIÓN Y FIRMAS CORRESPONDIENTES

RECIBE INFORME Y OFICIO Y PROCEDE A SACAR COPIAS FOTOSTÁTICAS, PARA SU DISTRIBUCIÓN Y OBTENCIÓN DE ACUSE DE RECIBO EN DOS TANTOS

RECIBE LA INFORMACIÓN REMITIDA POR LA JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO

RECIBE EXPEDIENTE DE AUDITORÍA PARA SU APROBACIÓN Y FIRMA E INSTRUYE A LA JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE, QUE INFORME LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO, CON EL PROPÓSITO DE DAR CUMPLIMIENTO EN FORMA CORRECTA Y OPORTUNA AL SIP

PROCEDE A INFORMAR LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA DE SEGUIMIENTO MEDIANTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA Y REMITE REPORTES A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE.

TERMINA






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5.- INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD






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OBJETIVO Proporcionar un instrumento que norme y estandarice el trabajo que ejecuta el personal de este Órgano Interno de Control, en relación a la integración de informes de casos con presunta responsabilidad de los servidores públicos adscritos al Registro Agrario Nacional, a fin de que se proporcionen los elementos indispensables para que se denuncien sus actos u omisiones en apego a las atribuciones y facultades propias del trabajo de auditoría.






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POLÍTICAS • La integración del expediente deberá observar los lineamientos establecidos en la guía

para la elaboración de informes e integración de expedientes de casos de presuntas responsabilidades de servidores públicos, emitida por la Unidad de Auditoría Gubernamental de la Secretaría de la Función Pública.

• Los auditores deberán actuar con la máxima eficacia y eficiencia en la integración de los

expedientes y obtener las pruebas suficientes, idóneas, relevantes, pertinentes y por ende contundentes, con la finalidad de que el informe quede debidamente soportado.


Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y la Subdirección responsable de la auditoría, deberán ejercer una adecuada supervisión para evaluar si existen elementos suficientes que impliquen una presunta responsabilidad.

• Derivado del resultado obtenido, en caso de que proceda, el informe respectivo se deberá

enviar al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas. • El presente procedimiento es de observancia para las subdirecciones responsables de las

auditorias (Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales y a Delegaciones), de sus respectivos Departamentos responsables (de Auditoría Integral y Específica y, de Auditoría a Delegaciones Zona I y II y III y IV) y de su personal asignado (Auditores), conforme a sus actividades de auditoría o de seguimiento de las recomendaciones planteadas para su atención en los plazos acordados.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO

INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD


Subdirección de auditoría responsable

1 Proporciona las pruebas suficientes y relevantes al Titular del Órgano Interno de Control y al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.


2 Determina en conjunto con el Titular del Órgano Interno de Control y la Subdirección de auditoría responsable si existen elementos suficientes, pertinentes y contundentes que en consecuencia denuncien los actos u omisiones de los servidores públicos resultantes de una auditoria o del seguimiento de observaciones determinadas en una auditoría.

¿Existen elementos suficientes?

3 NO. Se informa a la Subdirección de auditoría responsable para su control.

4 SI. Se instruye a la Subdirección de auditoría responsable para que se inicie la elaboración del informe de casos con presunta responsabilidad.


5 Instruye al auditor responsable para que se inicie la elaboración del informe de casos con presunta responsabilidad e integre el expediente respectivo en apego a la guía diseñada por la SFP, bajo la supervisión del Departamento de auditoría responsable.

Auditor responsable y Departamento de auditoría responsable

6 Identifican a los servidores públicos presuntamente responsables, directos (por haber ejecutado los actos u omisiones o por que en el ejercicio de sus funciones omitieron la supervisión y autorizaron tales actos que implicaron culpa o negligencia de acuerdo a las funciones que correspondan) y solidarios (los particulares que participaron con los servidores públicos en actos u omisiones que originaron la determinación de responsabilidades).

7 Elaboran el informe de manera clara, precisa, concisa, cronológica y congruente, precisando en su caso el daño y/o perjuicio patrimonial así como los presuntos responsables, de acuerdo con el modelo de informe de la guía para la elaboración de informes e integración de expedientes de casos de presuntas responsabilidades de servidores públicos emitida por la SFP.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Auditor responsable y Departamento de auditoría responsable

8 Ordenan de manera cronológica la documentación que dio origen a la determinación de la irregularidad: antecedentes, normatividad y reglamentación de actividades y funciones de la unidad responsable, orden de auditoría, acta de inicio de auditoría, oficio de solicitud de información, etc.

9 Integran la documentación que soporta la irregularidad, en orden de prelación y la incluyen en tantos anexos como se considere necesario. De la documentación recabada en primer lugar se preferirán originales, en segundo término copias con firma autógrafa y en tercer lugar copias certificadas por personal debidamente facultado para expedirlas.

10 Incluyen las leyes, reglamentos, estatutos orgánicos, manuales, políticas, lineamientos y procedimientos internos incumplidos y vigentes en la época de los hechos que tengan relación con los actos u omisiones de la irregularidad.

11 Anexan la documentación que acredita la calidad de los servidores públicos implicados como: contrato, nombramientos, movimientos internos de personal (altas y bajas) producidas en la fecha en que ocurrieron los hechos, y de ser posible domicilio particular actualizado y alguna fotografía reciente.

12 El expediente lo integran por bloques de documentación, mismos que se identifican con separadores debidamente rotulados y cada uno de ellos en un apartado; constará de tantos legajos como sea necesario para lo cual se etiqueta el frente de la portada de cada uno de ellos anotando el título con el que se identifique el asunto.

13 Proceden a foliar todas y cada una de las fojas que conforman el expediente en orden consecutivo cerciorándose de identificar plenamente el folio definitivo.

14 Suscriben el informe de casos con presunta responsabilidad con firma al final del documento y rúbrica al margen de todas y cada una de las fojas que lo constituyen.

15 Remiten expediente con informe de casos con presunta responsabilidad a la Subdirección de auditoría responsable para su visto bueno. ¿Tiene correcciones?






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




16 SI.- Se turna al Auditor responsable para su adecuación. (Regresa a la actividad No. 6)

17 NO.- Se turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para su aprobación.


18 Recibe expediente con informe de casos con presunta responsabilidad y lo presenta de manera económica al área de responsabilidades para que se practique una primera revisión del caso y se recomienden las adecuaciones necesarias.

¿Tiene correcciones?

19 SI.- Se turna a la Subdirección de auditoría responsable para sus correcciones. (Regresa a la actividad No. 16)

20 NO.- Aprueba, firma y turna informe de casos con presunta responsabilidad, expediente y oficio de envío al Titular del Órgano Interno de Control para su autorización.


21 Recibe informe de casos con presunta responsabilidad, expediente y oficio de envío para su autorización.

¿Se autoriza?

22 NO.- Se turna al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para sus adecuaciones. (Regresa a la actividad No. 19)

23 SI.- Firma oficio de envío y turna informe de casos con presunta responsabilidad y expediente al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno para tramite y clasificación de la información como reservada.


24 Envía oficio anexando el expediente e informe de casos con presunta responsabilidad de forma suscrita y en medio magnético al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas para implementar el inicio del procedimiento administrativo de determinación de responsabilidades correspondiente; clasifica y recaba acuse de recibo para su control y archivo.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas

25 Recibe expediente e informe de casos con presunta responsabilidad suscrito y en medio magnético para implementar el inicio del procedimiento administrativo de determinación de responsabilidades. (Ver procedimiento No. 9)







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DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y


AUDITOR RESPONSABLE Y DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE

1

5

2

3 4

6

7

¿EXISTEN ELEMENTOS

SUFICIENTES?

INICIA

PROPORCIONA LAS PRUEBAS SUFICIENTES Y RELEVANTES AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO

DETERMINA EN CONJUNTO CON EL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE SI EXISTEN ELEMENTOS SUFICIENTES, PERTINENTES Y CONTUNDENTES QUE EN CONSECUENCIA DENUNCIEN LOS ACTOS U OMISIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS RESULTANTES DE UNA AUDITORIA O DEL SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN UNA AUDITORÍA

SE INSTRUYE A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA QUE SE INICIE LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD

NO SI

SE INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SU CONTROL

A

INSTRUYE AL AUDITOR RESPONSABLE PARA QUE SE INICIE LA ELABORACIÓN DEL INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD E INTEGRE EL EXPEDIENTE RESPECTIVO EN APEGO A LA GUÍA DISEÑADA POR LA SFP, BAJO LA SUPERVISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE

IDENTIFICAN A LOS SERVIDORES PÚBLICOS PRESUNTAMENTE RESPONSABLES, DIRECTOS (POR HABER EJECUTADO LOS ACTOS U OMISIONES O POR QUE EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES OMITIERON LA SUPERVISIÓN Y AUTORIZARON TALES ACTOS QUE IMPLICARON CULPA O NEGLIGENCIA DE ACUERDO A LAS FUNCIONES QUE CORRESPONDAN) Y SOLIDARIOS (LOS PARTICULARES QUE PARTICIPARON CON LOS SERVIDORES PÚBLICOS EN ACTOS U OMISIONES QUE ORIGINARON LA DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES)

ELABORAN EL INFORME DE MANERA CLARA, PRECISA, CONCISA, CRONOLÓGICA Y CONGRUENTE, PRECISANDO EN SU CASO EL DAÑO Y/O PERJUICIO PATRIMONIAL ASÍ COMO LOS PRESUNTOS RESPONSABLES, DE ACUERDO CON EL MODELO DE INFORME DE LA GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES E INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES DE CASOS DE PRESUNTAS RESPONSABILIDADES DE SERVIDORES PÚBLICOS EMITIDA POR LA SFP

1






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DIAGRAMA DE FLUJO


AUDITOR RESPONSABLE Y DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE

8

9

10

11

A

ORDENAN DE MANERA CRONOLÓGICA LA DOCUMENTACIÓN QUE DIO ORIGEN A LA DETERMINACIÓN DE LA IRREGULARIDAD: ANTECEDENTES, NORMATIVIDAD Y REGLAMENTACIÓN DE ACTIVIDADES Y FUNCIONES DE LA UNIDAD RESPONSABLE, ORDEN DE AUDITORÍA, ACTA DE INICIO DE AUDITORÍA, OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN, ETC

INTEGRAN LA DOCUMENTACIÓN QUE SOPORTA LA IRREGULARIDAD, EN ORDEN DE PRELACIÓN Y LA INCLUYEN EN TANTOS ANEXOS COMO SE CONSIDERE NECESARIO. DE LA DOCUMENTACIÓN RECABADA EN PRIMER LUGAR SE PREFERIRÁN ORIGINALES, EN SEGUNDO TÉRMINO COPIAS CON FIRMA AUTÓGRAFA Y EN TERCER LUGAR COPIAS CERTIFICADAS POR PERSONAL DEBIDAMENTE FACULTADO PARA EXPEDIRLAS

INCLUYEN LAS LEYES, REGLAMENTOS, ESTATUTOS ORGÁNICOS, MANUALES, POLÍTICAS, LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS INCUMPLIDOS Y VIGENTES EN LA ÉPOCA DE LOS HECHOS QUE TENGAN RELACIÓN CON LOS ACTOS U OMISIONES DE LA IRREGULARIDAD

ANEXAN LA DOCUMENTACIÓN QUE ACREDITA LA CALIDAD DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS IMPLICADOS COMO: CONTRATO, NOMBRAMIENTOS, MOVIMIENTOS INTERNOS DE PERSONAL (ALTAS Y BAJAS) PRODUCIDAS EN LA FECHA EN QUE OCURRIERON LOS HECHOS, Y DE SER POSIBLE DOMICILIO PARTICULAR ACTUALIZADO Y ALGUNA FOTOGRAFÍA RECIENTE

B






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DIAGRAMA DE FLUJO


AUDITOR RESPONSABLE Y DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA RESPONSABLE SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE



12

13

14

15

16 17

18 19 20

¿TIENE CORRECCIONES?

B

EL EXPEDIENTE LO INTEGRAN POR BLOQUES DE DOCUMENTACIÓN, MISMOS QUE SE IDENTIFICAN CON SEPARADORES DEBIDAMENTE ROTULADOS Y CADA UNO DE ELLOS EN UN APARTADO; CONSTARÁ DE TANTOS LEGAJOS COMO SEA NECESARIO PARA LO CUAL SE ETIQUETA EL FRENTE DE LA PORTADA DE CADA UNO DE ELLOS ANOTANDO EL TÍTULO CON EL QUE SE IDENTIFIQUE EL ASUNTO

C

PROCEDEN A FOLIAR TODAS Y CADA UNA DE LAS FOJAS QUE CONFORMAN EL EXPEDIENTE EN ORDEN CONSECUTIVO CERCIORÁNDOSE DE IDENTIFICAR PLENAMENTE EL FOLIO DEFINITIVO

SUSCRIBEN EL INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD CON FIRMA AL FINAL DEL DOCUMENTO Y RÚBRICA AL MARGEN DE TODAS Y CADA UNA DE LAS FOJAS QUE LO CONSTITUYEN

REMITEN EXPEDIENTE CON INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SU VISTO BUENO

¿TIENE CORRECCIONES?

SE TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SU APROBACIÓN

SI NO

SE TURNA AL AUDITOR RESPONSABLE PARA SU ADECUACIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 6)

1

RECIBE EXPEDIENTE CON INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD Y LO PRESENTA DE MANERA ECONÓMICA AL ÁREA DE RESPONSABILIDADES PARA QUE SE PRACTIQUE UNA PRIMERA REVISIÓN DEL CASO Y SE RECOMIENDEN LAS ADECUACIONES NECESARIAS

APRUEBA, FIRMA Y TURNA INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD, EXPEDIENTE Y OFICIO DE ENVÍO AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU AUTORIZACIÓN

SI NO

SE TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE AUDITORÍA RESPONSABLE PARA SUS CORRECCIONES (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 16)

2

2

3






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DIAGRAMA DE FLUJO


TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y


TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS

21

22 23

24

25

TERMINA

¿SE AUTORIZA?

FIRMA OFICIO DE ENVÍO Y TURNA INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD Y EXPEDIENTE AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA TRAMITE Y CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN COMO RESERVADA

NO SI

SE TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO PARA SUS ADECUACIONES. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 19)

3

C

RECIBE INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD, EXPEDIENTE Y OFICIO DE ENVÍO PARA SU AUTORIZACIÓN

ENVÍA OFICIO ANEXANDO EL EXPEDIENTE E INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD DE FORMA SUSCRITA Y EN MEDIO MAGNÉTICO AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA IMPLEMENTAR EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES CORRESPONDIENTE; CLASIFICA Y RECABA ACUSE DE RECIBO PARA SU CONTROL Y ARCHIVO

RECIBE EXPEDIENTE E INFORME DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD SUSCRITO Y EN MEDIO MAGNÉTICO PARA IMPLEMENTAR EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES






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6.- EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL






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100

OBJETIVO Apoyar a las áreas del Registro Agrario Nacional en el mejoramiento de sus controles internos a través de revisiones de control, a fin de incrementar los niveles de eficacia, eficiencia y productividad, para el cumplimiento de metas y objetivos institucionales.






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101

POLÍTICAS • Las revisiones de control deberán estar contemplada dentro del Programa Anual de

Trabajo (PAT) o en su defecto estar autorizadas por el Director en Jefe del Registro Agrario Nacional, Titular del Órgano Interno de Control o por la Secretaría de la Función Pública.

• Verificar y evaluar el flujo de operación y el control interno de las actividades propias del

área a revisar. • Las acciones de mejora que se determinen en las revisiones de control, deberán

acordarse conjuntamente con las áreas responsables. • Informar a los titulares de los resultados obtenidos de las revisiones de control, con el

propósito de que se implanten y/o mejoren los mecanismos de control que se requieran para el óptimo funcionamiento de la Institución.

• Reportar en tiempo y forma los resultados de las revisiones de control en el Sistema de

Información Periódica (SIP), conforme los lineamientos establecidos por la Secretaría de la Función Pública.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO

EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL


Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento

1 Gira instrucciones al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para que se de cumplimiento a las revisiones de control programadas en el PAT.

Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo

2 Recibe instrucción y solicita al revisor de control proceda a elaborar el programa de trabajo y marco conceptual, con apego a lo establecido por la Secretaría de la Función Pública.

Revisor de Control 3 Recibe instrucciones y elabora el programa de trabajo y marco conceptual y remite para su aprobación los documentos de referencia al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo.


4 Recibe y verifica que el programa de trabajo y el marco conceptual se integren conforme a los lineamientos.

¿Están correctos?

5 NO.- Se remite al Revisor de Control para su corrección (Regresa a la actividad No. 3)

6 SI.- Turna programa de trabajo y marco conceptual a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su autorización.



¿Están correctos?

8 NO.- Se remite a Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para su corrección. (Regresa a la actividad No. 4)

9 SI.- Turna programa de trabajo y marco conceptual autorizado al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo e instruye que se elabore el oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida.


10 Recibe programa de trabajo y marco conceptual y entrega al Revisor de Control, para su aplicación, archivo y control.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Revisor de Control 11 Recibe programa de trabajo y marco conceptual para su aplicación, archivo y control.

12 Elabora el oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida, solicita a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control número de oficio y lo remite al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para su control.


13 Recibe oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su revisión.


14 Recibe oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida para su revisión.

¿Están correctos?

15 NO.- Se remite al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para su corrección. (Regresa a la actividad No. 13)

16 SI.- Recaba la firma del titular del Órgano Interno de Control.


17 Firma y turna oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida, a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento para su trámite.


18 Recibe oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida e instruye al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para su distribución.

19 Contacta con el área sujeta a la revisión de control, y presenta al personal encargado de la ejecución de la misma.

20 Instruye al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo que proceda al inicio de la revisión de control y proporciona oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida para su distribución.


21 Recibe oficio de notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida, distribuye y recaba acuse de recibido en dos tantos.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Área sujeta a Revisión de Control

22 Acusa la notificación de la revisión de control y relación de información adicional requerida y proporciona información al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo.


23 Remite un acuse de recibo del oficio de notificación de la revisión de control al Titular del Órgano Interno de Control y conserva un acuse de recibo para su control y archivo.

24 Instruye al Revisor de Control para que se de inicio al análisis de la información proporcionada.

Revisor de Control 25 Recibe información y lleva a cabo la revisión sobre el área, operación, proceso, programa o rubro a evaluar, determinado en el marco conceptual, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida de las situaciones examinadas.

26 Informa a su jefe inmediato sobre las áreas proclives de mejora y

las posibles acciones de mejora derivadas de la ejecución de la revisión de control.


27 Revisa, analiza y evalúa los asuntos planteados por el Revisor de Control.

¿Se determinan Acciones de Mejora?

28 NO.- Se deja constancia de los hechos en los papeles de trabajo indicando la razón por la que no se consideran acciones de mejora.

29 SI.- Elabora Cédula de Acciones de Mejora.

30 Informa a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento para su análisis.


31 Recibe información del Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo y del Revisor de Control sobre las Acciones de Mejora y analiza.

¿Tiene correcciones o aclaraciones?

32 SI.- Se procede a realizar las correcciones respectivas. (Regresa a la actividad No. 29)






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




33 NO.- Remite la Cédula de Acciones de Mejora al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para recabar firma del área responsable, donde se determinó la acción de mejora.


34 Recibe Cédula de Acciones de Mejora, procede a contactar con los responsables de la atención de la revisión de control y recaba firma de conformidad.

35 Procede a elaborar el informe de resultados conforme a lo dispuesto por la Secretaría de la Función Pública y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su visto bueno.


36 Recibe el informe de la revisión de control y Cédula de Acciones de Mejora y revisa.


37 SI.- Se turna al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para las correcciones correspondientes. (Regresa a la actividad No. 35)

38 NO.- Solicita No. de oficio a la Oficina del Titular del Órgano Interno de Control y turna informe de la revisión de control para autorización.


39 Recibe el oficio de envío e informe de la revisión de control para firma de conformidad.


40 NO.- Se solicita la intervención del Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para aclarar la situación y se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 37).

41 SI.- Firma de conformidad y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su trámite.


42 Recibe informe de la revisión de control, turna al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para su entrega.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



43 Instruye para que se termine de integrar el expediente de la revisión de control conforme lo establece la Secretaría de la Función Pública.


44 Recibe informe y procede a su envío a las áreas involucradas, recabando acuse de recibo en dos tantos.

45 Remiten un acuse de recibo al Titular del Órgano Interno de Control para su control y archivo y conservan un acuse de recibo para su expediente.

46 Procede a integrar el expediente de la revisión de control con apego a lo dispuesto por la Secretaría de la Función Pública y lo turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su aprobación.


47 Recibe expediente de la revisión de control, firma e instruye al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo que informe los resultados de la revisión de control en el Sistema de Información Periódica (SIP).


48 Registra los resultados de la revisión de control en el SIP, emite los reportes correspondientes y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento.


49 Recibe reportes impresos del SIP, para su control y seguimiento.







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DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO REVISOR DE CONTROL

1

7 8 9

2

4 5 6

3

¿ESTÁN CORRECTOS?

INICIA

GIRA INSTRUCCIONES AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA QUE SE DE CUMPLIMIENTO A LAS REVISIONES DE CONTROL PROGRAMADAS EN EL PAT

RECIBE INSTRUCCIÓN Y SOLICITA AL REVISOR DE CONTROL PROCEDA A ELABORAR EL PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL, CON APEGO A LO ESTABLECIDO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

TURNA PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU AUTORIZACIÓN

NO SI

SE REMITE AL REVISOR DE CONTROL PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 3)

A

RECIBE INSTRUCCIONES Y ELABORA EL PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL Y REMITE PARA SU APROBACIÓN LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

1

RECIBE Y VERIFICA QUE EL PROGRAMA DE TRABAJO Y EL MARCO CONCEPTUAL SE INTEGREN CONFORME A LOS LINEAMIENTOS

1

¿ESTÁN CORRECTOS?

TURNA PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL AUTORIZADO, AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO E INSTRUYE QUE SE ELABORE EL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA

NO SI

SE REMITE A DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 4)


2

2






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DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO REVISOR DE CONTROL SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL

Y SEGUIMIENTO

10

13

11

12

14

15 16

RECIBE PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL Y ENTREGA AL REVISOR DE CONTROL, PARA SU APLICACIÓN, ARCHIVO Y CONTROL

B

RECIBE PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL PARA SU APLICACIÓN, ARCHIVO Y CONTROL

3

RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA PARA SU REVISIÓN

A

ELABORA EL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA, SOLICITA A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL NÚMERO DE OFICIO Y LO REMITE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA SU CONTROL

¿ESTÁN CORRECTOS?

RECABA LA FIRMA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

NO SI

SE REMITE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No.13)

3

RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU REVISIÓN






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DIAGRAMA DE FLUJO




DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

ÁREA SUJETA A REVISIÓN DE CONTROL

17

18

19

20

21

23

24

22

FIRMA Y TURNA OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA, A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO PARA SU TRÁMITE

B

C

RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA SU DISTRIBUCIÓN

CONTACTA CON EL ÁREA SUJETA A LA REVISIÓN DE CONTROL, Y PRESENTA AL PERSONAL ENCARGADO DE LA EJECUCIÓN DE LA MISMA

INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO QUE PROCEDA AL INICIO DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y PROPORCIONA OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA PARA SU DISTRIBUCIÓN

RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA, DISTRIBUYE Y RECABA ACUSE DE RECIBIDO EN DOS TANTOS

REMITE UN ACUSE DE RECIBO DEL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y CONSERVA UN ACUSE DE RECIBO PARA SU CONTROL Y ARCHIVO

INSTRUYE AL REVISOR DE CONTROL PARA QUE SE DE INICIO AL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA

ACUSA LA NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RELACIÓN DE INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA Y PROPORCIONA EJEMPLARES E INFORMACIÓN AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO






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DIAGRAMA DE FLUJO


REVISOR DE CONTROL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROLY SEGUIMIENTO

25

26

27

28 29

30

31

32 33

¿SE DETERMINAN ACCIONES DE

MEJORA?

C

¿TIENE CORRECCIONES O ACLARACIONES?

ELABORA CÉDULA DE ACCIONES DE MEJORA

NO SI

SE DEJA CONSTANCIA DE LOS HECHOS EN LOS PAPELES DE TRABAJO INDICANDO LA RAZÓN POR LA QUE NO SE CONSIDERAN ACCIONES DE MEJORA

REVISA, ANALIZA Y EVALÚA LOS ASUNTOS PLANTEADOS POR EL REVISOR DE CONTROL

REMITE LA CÉDULA DE ACCIONES DE MEJORA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA RECABAR FIRMA DEL ÁREA RESPONSABLE, DONDE SE DETERMINÓ LA ACCIÓN DE MEJORA

SI NO

SE PROCEDE A REALIZAR LAS CORRECCIONES RESPECTIVAS (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 29)

4

D

RECIBE INFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Y DEL REVISOR DE CONTROL SOBRE LAS ACCIONES DE MEJORA Y ANALIZA

RECIBE INFORMACIÓN Y LLEVA A CABO LA REVISIÓN SOBRE EL ÁREA, OPERACIÓN, PROCESO, PROGRAMA O RUBRO A EVALUAR, DETERMINADO EN EL MARCO CONCEPTUAL, CON EL PROPÓSITO DE EMITIR UNA OPINIÓN SÓLIDA, SUSTENTADA Y VÁLIDA DE LAS SITUACIONES EXAMINADAS

INFORMA A SU JEFE INMEDIATO SOBRE LAS ÁREAS PROCLIVES DE MEJORA Y LAS POSIBLES ACCIONES DE MEJORA DERIVADAS DE LA EJECUCIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL

INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO PARA SU ANÁLISIS

4






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111

DIAGRAMA DE FLUJO



SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

34

35

36

37 38

42

39

40 41

¿EL INFORME TIENE

CORRECCIONES?

D

RECIBE CÉDULA DE ACCIONES DE MEJORA, PROCEDE A CONTACTAR CON LOS RESPONSABLES DE LA ATENCIÓN DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y RECABA FIRMA DE CONFORMIDAD


SOLICITA No. DE OFICIO A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y TURNA INFORME DE LA REVISIÓN DE CONTROL PARA AUTORIZACIÓN

SI NO

SE TURNA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTES (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 35)

RECIBE EL INFORME DE LA REVISIÓN DE CONTROL Y CÉDULA DE ACCIONES DE MEJORA Y REVISA

FIRMA DE CONFORMIDAD Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU TRÁMITE

NO SI

SE SOLICITA LA INTERVENCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA ACLARAR LA SITUACIÓN Y SE EFECTÚAN LAS CORRECCIONES NECESARIAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD NO. 37) 5

E

RECIBE EL OFICIO DE ENVÍO E INFORME DE LA REVISIÓN DE CONTROL PARA FIRMA DE CONFORMIDAD

PROCEDE A ELABORAR EL INFORME DE RESULTADOS CONFORME A LO DISPUESTO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU VISTO BUENO

6

5

RECIBE INFORME DE LA REVISIÓN DE CONTROL, TURNA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA SU ENTREGA

6






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112

DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

43

47

49

44

45

46

48

E

INSTRUYE PARA QUE SE TERMINE DE INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN DE CONTROL CONFORME LO ESTABLECE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

RECIBE EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN DE CONTROL, FIRMA E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO QUE INFORME LOS RESULTADOS DE LA REVISIÓN DE CONTROL EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)

RECIBE INFORME Y PROCEDE A SU ENVÍO A LAS ÁREAS INVOLUCRADAS, RECABANDO ACUSE DE RECIBO EN DOS TANTOS

REMITEN UN ACUSE DE RECIBO AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU CONTROL Y ARCHIVO Y CONSERVAN UN ACUSE DE RECIBO PARA SU EXPEDIENTE

PROCEDE A INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN DE CONTROL CON APEGO A LO DISPUESTO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y LO TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU APROBACIÓN

REGISTRA LOS RESULTADOS DE LA REVISIÓN DE CONTROL EN EL SIP, EMITE LOS REPORTES CORRESPONDIENTES Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

RECIBE REPORTES IMPRESOS DEL SIP, PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO

TERMINA






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7.- CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS

EN REVISIONES DE CONTROL






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114

OBJETIVO Verificar que las acciones de mejora establecidas con las unidades responsables del Registro Agrario Nacional durante las revisiones de control, sean implantadas en los plazos y formas acordadas, a fin de incrementar los niveles de eficacia, eficiencia y productividad, para el cumplimiento de metas y objetivos Institucionales.






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POLÍTICAS • Las revisiones de seguimiento de acciones de mejora, deberán estar contemplada

dentro del Programa Anual de Trabajo (PAT).

• Se dará seguimiento a las acciones de mejora que se determinen en las revisiones de control, a fin de que se implanten en tiempo y forma de acuerdo con los plazos acordados conjuntamente con las áreas responsables.

• Informar a los titulares de los resultados obtenidos en la implantación de las acciones de mejora, para el óptimo funcionamiento de la Institución.

• Reportar en tiempo y forma los resultados del seguimiento de las acciones de mejora en el Sistema de Información Periódica (SIP), conforme a lo establecido por la Secretaría de la Función Pública.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO

CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN REVISIONES DE CONTROL



1 Gira instrucciones al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para que se de cumplimiento a la revisión de seguimiento de acciones de mejora programada en el PAT.


2 Recibe instrucción y solicita al revisor de control proceda a elaborar el programa de trabajo y marco conceptual con apego a lo establecido por la Secretaría de la Función Pública.

Revisor de Control 3 Recibe instrucciones, elabora el programa de trabajo, marco conceptual y remite para su aprobación los documentos de referencia al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo.


4 Recibe y verifica el programa de trabajo y el marco conceptual.

¿Están correctos?

5 NO.- Se remite al Revisor de Control para su corrección. (Regresa a la actividad No. 3)

6 SI.- Turna programa de trabajo y marco conceptual a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento para su autorización.



¿Están correctos?

8 NO.- Se remiten al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para su corrección. (Regresa a la actividad No. 4)

9 SI.- Turna, programa de trabajo y marco conceptual autorizado al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo e instruye que se elabore el oficio de notificación de revisión de seguimiento de acciones de mejora, a cada una de las Unidades Administrativas que tienen pendientes de implantar sus mejoras.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




10 Recibe programa de trabajo y marco conceptual y entrega al Revisor de Control, para su aplicación, archivo y control.

Revisor de Control 11 Recibe programa de trabajo y marco conceptual para su aplicación, archivo y control y elabora oficio de notificación de revisión de seguimiento de acciones de mejora.

12 Solicita a la oficina del Titular del Órgano Interno de Control número de oficio y lo remite al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para su revisión.


13 Recibe oficio, revisa y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su aprobación.


14 Recibe oficio de notificación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y lo revisa.

¿Está correcto?

15 NO.- Se remite al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para su corrección. (Regresa a la actividad No. 13)

16 SI.- Recaba la firma de autorización del Titular del Órgano Interno de Control.


17 Autoriza, firma y turna oficio de notificación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento.


18 Recibe oficio de notificación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora e instruye al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para que se distribuya.

19 Contacta con el Director General del área responsable de coordinar o implantar las acciones de mejora, instruye el inicio de la revisión de seguimiento y proporciona relación de acciones pendientes de implantar para su control.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




20 Instruye al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo que proceda al inicio de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y proporciona oficio de notificación para su distribución.


21 Recibe oficio de notificación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y distribuye recabando acuse de recibido en dos tantos.

Área con acciones de mejora pendientes de implementar

22 Acusa la notificación del inicio de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y proporciona información al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo.


23 Remite un acuse de recibo del oficio de notificación de seguimiento de acciones de mejora al Titular del Órgano Interno de Control y conserva un ejemplar para su control y archivo.

24 Instruye al Revisor de Control para que se de inicio a la revisión de seguimiento de acciones de mejora.

Revisor de Control 25 Recibe información y lleva a cabo la revisión sobre la implantación de las acciones de mejora, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida.

26 Informa a su jefe inmediato sobre la implantación de las acciones de mejora.


27 Revisa y evalúa la implantación de las acciones de mejora planteada por el Revisor de Control.

¿Se implantaron las Acciones de Mejora?

28 NO.- Se elabora la Cédula de Seguimiento de acciones de mejora, consignando los avances alcanzados y la reprogramación de la fecha de implantación en su caso.

29 SI.- Se elabora Cédula de Seguimiento, en la cual se consigna que las acciones de mejora han sido implantadas en tiempo y conforme a lo acordado.

30 Informa, en ambos casos, a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su conocimiento.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




31 Recibe información del Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo sobre el seguimiento a las acciones de mejora y revisa.

¿Se establecen correcciones o aclaraciones?

32 SI.- Remite la Cédula de Seguimiento de acciones de mejora al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para su corrección (Regresa a la actividad No. 27)

33 NO.- Remite la Cédula de Seguimiento de acciones de mejora al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para en su caso recabar firma del área responsable.


34 Recibe Cédula de Seguimiento de acciones de mejora, procede a contactar a los responsables de la atención de la revisión de seguimiento y recaba en su caso, firma de conformidad en la Cédula.

35 Procede a elaborar el informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, conforme a lo dispuesto por la Secretaría de la Función Pública y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su visto bueno.


36 Recibe el informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y revisa.


37 SI.- Se turna al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo para las correcciones correspondientes. (Regresa a la actividad No. 35)

38 NO.- Solicita No. de oficio a la Oficina del Titular del Órgano Interno de Control y turna informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora para su autorización.


39 Recibe oficio de envío e informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, para firma de conformidad.







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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




40 NO.- Se solicita la intervención de la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento y en su caso del Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para aclarar la situación y efectuar las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 37).

41 SI.- Firma de conformidad el informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su trámite.


42 Recibe informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, turna al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, para su entrega.

43 Instruye para terminar de integrar el expediente de seguimiento de acciones de mejora, conforme lo establece la SFP.


44 Recibe informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y entrega a las áreas correspondientes recabando acuse de recibo en dos tantos.

45 Remiten un acuse de recibo al Titular del Órgano Interno de Control para su control y archivo y conservan un ejemplar para su expediente de revisión de seguimiento de acciones de mejora.

46 Procede a integrar el expediente de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, con apego a lo dispuesto por la Secretaría de la Función Pública y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento, para su aprobación.


47 Recibe expediente de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, aprueba e instruye al Departamento de Control y Evaluación y/o Departamento de Desarrollo Administrativo, que informe los resultados de la revisión en el Sistema de Información Periódica (SIP).


48 Registra los resultados de la revisión de seguimiento de acciones de mejora en el SIP, emite los reportes correspondientes y turna a la Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento. (Ver procedimiento No. 8)






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




49 Recibe reportes impresos del SIP, para su control y seguimiento.







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DIAGRAMA DE FLUJO

CONTROL, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN

REVISIONES DE CONTROL


DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO REVISOR DE CONTROL

1

7 8 9

2

4 5 6

3

¿ESTÁN CORRECTOS?

RECIBE INSTRUCCIONES, ELABORA EL PROGRAMA DE TRABAJO, MARCO CONCEPTUAL Y REMITE PARA SU APROBACIÓN LOS DOCUMENTOS DE REFERENCIA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

1

RECIBE INSTRUCCIÓN Y SOLICITA AL REVISOR DE CONTROL PROCEDA A ELABORAR EL PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL CON APEGO A LO ESTABLECIDO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

2

RECIBE Y VERIFICA QUE EL PROGRAMA DE TRABAJO Y EL MARCO CONCEPTUAL

¿ESTÁN CORRECTOS?

NO SI

1

SE REMITE AL REVISOR DE CONTROL PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 3)

TURNA PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO PARA SU AUTORIZACIÓN

INICIA

GIRA INSTRUCCIONES AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA QUE SE DE CUMPLIMIENTO A LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA PROGRAMADA EN EL PAT


NO SI

TURNA, PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL AUTORIZADO, AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO E INSTRUYE QUE SE ELABORE EL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, A CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE TIENEN PENDIENTES DE IMPLANTAR SUS MEJORAS

SE REMITEN AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD

2

A






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DIAGRAMA DE FLUJO



DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO REVISOR DE CONTROL SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL

Y SEGUIMIENTO

10

13

11

12

14

15 16

RECIBE PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL Y ENTREGA AL REVISOR DE CONTROL, PARA SU APLICACIÓN, ARCHIVO Y CONTROL

A

RECIBE OFICIO, REVISA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU APROBACIÓN

RECIBE PROGRAMA DE TRABAJO Y MARCO CONCEPTUAL PARA SU APLICACIÓN, ARCHIVO Y CONTROL Y ELABORA OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA

3

SOLICITA A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL NÚMERO DE OFICIO Y LO REMITE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA SU REVISIÓN

RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y LO REVISA

NO SI

¿ESTÁ CORRECTO?

SE REMITE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No.13)

3

B

RECABA LA FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL






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DIAGRAMA DE FLUJO






ÁREA CON ACCIONES DE MEJORA PENDIENTES DE IMPLEMENTAR

17

18

19

20

21

23

24

22

AUTORIZA, FIRMA Y TURNA OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO

B

C

INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO QUE PROCEDA AL INICIO DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y PROPORCIONA OFICIO DE NOTIFICACIÓN PARA SU DISTRIBUCIÓN

CONTACTA CON EL DIRECTOR GENERAL DEL ÁREA RESPONSABLE DE COORDINAR O IMPLANTAR LAS ACCIONES DE MEJORA, INSTRUYE EL INICIO DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO Y PROPORCIONA RELACIÓN DE ACCIONES PENDIENTES DE IMPLANTAR PARA SU CONTROL

RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA QUE SE DISTRIBUYA

RECIBE OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y DISTRIBUYE RECABANDO ACUSE DE RECIBIDO EN DOS TANTOS

REMITE UN ACUSE DE RECIBO DEL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y CONSERVA UN EJEMPLAR PARA SU CONTROL Y ARCHIVO

ACUSA LA NOTIFICACIÓN DEL INICIO DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y PROPORCIONA INFORMACIÓN AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

INSTRUYE AL REVISOR DE CONTROL PARA QUE SE DE INICIO A LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA






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DIAGRAMA DE FLUJO



REVISOR DE CONTROL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROLY SEGUIMIENTO

25

26

27

28 29

30

31

32 33

¿SE ESTABLECEN CORRECCIONES O ACLARACIONES?

¿SE IMPLANTARON LAS ACCIONES DE

MEJORA?

C

RECIBE INFORMACIÓN Y LLEVA A CABO LA REVISIÓN SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORA, CON EL PROPÓSITO DE EMITIR UNA OPINIÓN SÓLIDA, SUSTENTADA Y VÁLIDA

INFORMA A SU JEFE INMEDIATO SOBRE LA IMPLANTACIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORA

REVISA Y EVALÚA LA IMPLANTACIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORA PLANTEADA POR EL REVISOR DE CONTROL

4

NO SI

SE ELABORA LA CÉDULA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, CONSIGNANDO LOS AVANCES ALCANZADOS Y LA REPROGRAMACIÓN DE LA FECHA DE IMPLANTACIÓN EN SU CASO

INFORMA, EN AMBOS CASOS, A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU CONOCIMIENTO

SE ELABORA CÉDULA DE SEGUIMIENTO, EN LA CUAL SE CONSIGNA QUE LAS ACCIONES DE MEJORA HAN SIDO IMPLANTADAS EN TIEMPO Y CONFORME A LO ACORDADO

RECIBE INFORMACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SOBRE EL SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE MEJORA Y REVISA

SI NO

REMITE LA CÉDULA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 27)

REMITE LA CÉDULA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA EN SU CASO RECABAR FIRMA DEL ÁREA RESPONSABLE

4

D






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DIAGRAMA DE FLUJO




SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

34

35

36

37 38

42

39

40 41

¿EL INFORME TIENE

CORRECCIONES?

D

RECIBE CÉDULA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, PROCEDE A CONTACTAR A LOS RESPONSABLES DE LA ATENCIÓN DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO Y RECABA EN SU CASO, FIRMA DE CONFORMIDAD EN LA CÉDULA

PROCEDE A ELABORAR EL INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, CONFORME A LO DISPUESTO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU VISTO BUENO

5

RECIBE EL INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y REVISA

SI NO

SE TURNA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PARA LAS CORRECCIONES CORRESPONDIENTES (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 35)

6

SOLICITA NO. DE OFICIO A LA OFICINA DEL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL Y TURNA INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA PARA SU AUTORIZACIÓN

5

RECIBE INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, TURNA AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA SU ENTREGA

E

RECIBE OFICIO DE ENVÍO E INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, PARA FIRMA DE CONFORMIDAD


NO SI

SE SOLICITA LA INTERVENCIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO Y EN SU CASO DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, PARA ACLARAR LA SITUACIÓN Y EFECTUAR LAS CORRECCIONES NECESARIAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 37)

FIRMA DE CONFORMIDAD EL INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU TRÁMITE

6






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DIAGRAMA DE FLUJO



SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

43

47

49

44

45

46

48

E

INSTRUYE PARA TERMINAR DE INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, CONFORME LO ESTABLECE LA SFP

RECIBE EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, APRUEBA E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE CONTROL Y EVALUACIÓN Y/O DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO, QUE INFORME LOS RESULTADOS DE LA REVISIÓN EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)

RECIBE REPORTES IMPRESOS DEL SIP, PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO

TERMINA

RECIBE INFORME DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA Y ENTREGA A LAS ÁREAS CORRESPONDIENTES RECABANDO ACUSE DE RECIBO EN DOS TANTOS

REMITEN UN ACUSE DE RECIBO AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL PARA SU CONTROL Y ARCHIVO Y CONSERVAN UN ACUSE DE RECIBO PARA SU EXPEDIENTE DE REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA

PROCEDE A INTEGRAR EL EXPEDIENTE DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA, CON APEGO A LO DISPUESTO POR LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA SU APROBACIÓN

REGISTRA LOS RESULTADOS DE LA REVISIÓN DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA EN EL SIP, EMITE LOS REPORTES CORRESPONDIENTES Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO (VER PROCEDIMIENTO No. 8)






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8.- SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)






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OBJETIVO Presentar de una manera clara, precisa y gráfica las acciones que orienten a cualquier usuario sobre los aspectos generales que deberán observarse para la integración de informes y reportes al Sistema de Información Periódica de la Secretaría de la Función Pública con apego a los lineamientos y normas e instructivos previstos para el efecto.






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POLÍTICAS • Estricto apego a los Lineamientos Generales para la Elaboración y Presentación de los

Informes y Reportes del Sistema de Información Periódica (SIP) dados a conocer por la Secretaría de la Función Pública mediante el Diario Oficial de la Federación y su portal pat-sip.web.


Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno y las Subdirecciones responsables de la elaboración y presentación de informes y reportes trimestrales al SIP, deberán ejercer una adecuada supervisión para dar cumplimiento a los objetivos y plazos establecidos, en concordancia con los lineamientos diseñados para el efecto.

• El presente procedimiento es de observancia para las subdirecciones responsables del

módulo de auditoría (Subdirección de Auditoría a Oficinas Centrales y Subdirección de Auditoría a Delegaciones) y sus respectivos Departamentos responsables (de Auditoría Integral y Específica y, de Auditoría a Delegaciones Zona I y II y III y IV), así como de la subdirección responsable del módulo de control ( Subdirección de Evaluación, Control y Seguimiento) y de sus respectivos Departamentos responsables (de Control y evaluación y de Desarrollo Administrativo), conforme a sus actividades de auditoría o revisiones de control, así como del seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora planteadas para su atención en los plazos acordados.

• Auxiliarse de los medios electrónicos para su envío ante la Secretaría de la Función

Pública.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO

SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA



1 Recibe informe de auditoría, de revisión de control o de seguimiento a observaciones y acciones de mejora autorizado por el Titular del Órgano Interno de Control (OIC) e instruye a las subdirecciones responsables a dar cumplimiento a la integración de los informes y reportes en el Sistema de Información Periódica (SIP).

Subdirecciones responsables 2 Recibe informe autorizado para su control e instruye al Departamento responsable para que proceda a informar los resultados obtenidos a la Secretaría de la Función Pública mediante el SIP.

Departamentos responsables 3 Recibe observaciones, acciones de mejora o seguimientos a observaciones o acciones de mejora en medios magnético, según sea el caso, clave de acceso al portal pat-sip.web de la Secretaría de la Función Pública y procede a ingresar la información.

¿Son trabajos derivados de una auditoría?

4 NO.- Utiliza el módulo de control. (Pasa a la actividad No.17)

5 SI.- Utiliza el módulo de auditoría.


6 Integra el reporte de la situación trimestral de la auditoría programada definiendo si es cancelada, en proceso, terminada sin observaciones, terminada con observaciones o reprogramada.

7 Incorpora las observaciones determinadas en el trimestre que se informa clasificando el criterio de deficiencia, nivel de riesgo y su acceso a la información; define el fundamento legal infringido, importe por aclarar o recuperar de la observación, fecha convenida de implantación de recomendaciones y recomendaciones; e incorpora el informe ejecutivo.

8 Reporta el seguimiento a las medidas correctivas y preventivas al trimestre que se Informa precisando si fueron o no implantadas, en proceso de implantación, recomendación fuera de competencia de las áreas involucradas, seguimiento no realizado por el OIC, cancelación de anomalías, nivel de riesgo modificado, importe recuperado o aclarado indicando si fue programado o no programado, el concepto de la recuperación, la solicitud de transferencia de la observación al Sistema Auxiliar de Control y su seguimiento en el mismo.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO

SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP)



9 Integra reporte de fuerza de trabajo en actividades de auditoría y de actividades que no reúnen los requisitos de una auditoría.

10 Incorpora los ahorros, costos y recuperaciones por actividades diferentes a la auditoría del Órgano Interno de Control.

11 Integra reporte de participaciones en reuniones de comités incluyendo fuerza de trabajo utilizada, sesiones programadas y realizadas, así como aportaciones y logros e impactos.




13 NO.- Informa al Departamento responsable para su corrección. (Regresa a la actividad No. 6)

14 SI.- Turna los reportes para su autorización al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno. (Pasa a la actividad No.26)

15 Remite junto con el Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, reporte de participaciones en reuniones de comités y aportaciones, logros e impactos al Subdirector responsable del manejo del módulo de control para su registro.

Subdirector responsable del módulo de control

16 Recibe reporte de participaciones en reuniones de comités y aportaciones, logros e impactos; instruye al Departamento responsable para su registro.


17 Integra el reporte de la situación trimestral de la revisión de control programada definiendo, si es cancelada, en proceso, terminada sin acciones de mejora, terminada con acciones de mejora o reprogramada.

18 Incorpora las acciones de mejora determinadas en el trimestre que se informa clarificándolas por criterio, logros e impactos cuantitativos y cualitativos, define la fecha convenida de instrumentación; e incorpora el informe ejecutivo.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




19 Reporta el seguimiento a las acciones de mejora al trimestre que se Informa precisando si fueron o no instrumentadas, en proceso de instrumentación, seguimiento no realizado por el OIC o canceladas.

20 Integra reporte de fuerza de trabajo en actividades de acciones de mejora y de actividades que no reúnen los requisitos de una revisión.

21 Integra reporte de participaciones en reuniones de comités de OIC incluyendo fuerza de trabajo utilizada, sesiones programadas y realizadas, así como aportaciones, logros e impactos.

22 Da de alta la revisión de aseguramiento de calidad (RAC) para cada una de las auditorias o revisiones de control del trimestre que se esta reportando observando que no sea de seguimiento y el número asignado.



Subdirector responsable del módulo de control

24 NO.- Informa al Departamento responsable para su corrección. (Regresa a la actividad No. 17)

25 SI.- Turna los reportes para su autorización al Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno.


26 Recibe reportes para su consolidación antes de los 10 días hábiles posteriores al final del trimestre, archiva para su control y seguimiento y notifica al Titular del Órgano Interno de Control que los informes y reportes se integraron al Sistema de Información Periódica en tiempo y forma.







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DIAGRAMA DE FLUJO




SUBDIRECCIONES RESPONSABLES DEPARTAMENTOS RESPONSABLES

1

2

3

4 5

INICIA

RECIBE INFORME DE AUDITORÍA, DE REVISIÓN DE CONTROL O DE SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES Y ACCIONES DE MEJORA AUTORIZADO POR EL TITULAR DEL OIC E INSTRUYE A LAS SUBDIRECCIONES RESPONSABLES A DAR CUMPLIMIENTO A LA INTEGRACIÓN DE LOS INFORMES Y REPORTES EN EL SIP

RECIBE INFORME AUTORIZADO PARA SU CONTROL E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA QUE PROCEDA A INFORMAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS A LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA MEDIANTE EL SIP

RECIBE OBSERVACIONES, ACCIONES DE MEJORA O SEGUIMIENTOS A OBSERVACIONES O ACCIONES DE MEJORA EN MEDIOS MAGNÉTICO, SEGÚN SEA EL CASO, CLAVE DE ACCESO AL PORTAL pat-sip.web DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Y PROCEDE A INGRESAR LA INFORMACIÓN

UTILIZA EL MÓDULO DE AUDITORÍA

1

¿SON TRABAJOS DERIVADOS DE

UNA AUDITORÍA?

SI NO

UTILIZA EL MÓDULO DE CONTROL (PASA A LA ACTIVIDAD No. 17)

A






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135

DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO RESPONSABLE DEL MÓDULO DE AUDITORÍA

6

7

8

9

10

11

12

A

REPORTA EL SEGUIMIENTO A LAS MEDIDAS CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS AL TRIMESTRE QUE SE INFORMA PRECISANDO SI FUERON O NO IMPLANTADAS, EN PROCESO DE IMPLANTACIÓN, RECOMENDACIÓN FUERA DE COMPETENCIA DE LAS ÁREAS INVOLUCRADAS, SEGUIMIENTO NO REALIZADO POR EL OIC, CANCELACIÓN DE ANOMALÍAS, NIVEL DE RIESGO MODIFICADO, IMPORTE RECUPERADO O ACLARADO INDICANDO SI FUE PROGRAMADO O NO PROGRAMADO, EL CONCEPTO DE LA RECUPERACIÓN, LA SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE LA OBSERVACIÓN AL SAC Y SU SEGUIMIENTO EN EL MISMO

INTEGRA REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO EN ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Y DIFERENTES A LAS DE AUDITORÍA

INCORPORA LOS AHORROS, COSTOS Y RECUPERACIONES POR ACTIVIDADES DIFERENTES A LA AUDITORÍA DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

INTEGRA REPORTE DE PARTICIPACIONES EN REUNIONES DE COMITÉS INCLUYENDO FUERZA DE TRABAJO UTILIZADA, SESIONES PROGRAMADAS Y REALIZADAS, ASÍ COMO APORTACIONES Y LOGROS E IMPACTOS


B

INTEGRA EL REPORTE DE LA SITUACIÓN TRIMESTRAL DE LA AUDITORÍA PROGRAMADA DEFINIENDO SI ES CANCELADA, EN PROCESO, TERMINADA SIN OBSERVACIONES, TERMINADA CON OBSERVACIONES O REPROGRAMADA

INCORPORA LAS OBSERVACIONES DETERMINADAS EN EL TRIMESTRE QUE SE INFORMA CLASIFICANDO EL CRITERIO DE DEFICIENCIA, NIVEL DE RIESGO Y SU ACCESO A LA INFORMACIÓN; DEFINE EL FUNDAMENTO LEGAL INFRINGIDO, IMPORTE POR ACLARAR O RECUPERAR DE LA OBSERVACIÓN, FECHA CONVENIDA DE IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES Y RECOMENDACIONES; E INCORPORACIÓN DEL INFORME EJECUTIVO

2






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136

DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO

DE AUDITORÍA SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE DEL MÓDULO

DE CONTROL DEPARTAMENTO RESPONSABLE DEL MÓDULO

DE CONTROL

13

14

15

16

17

18 19 20

RECIBE REPORTE DE PARTICIPACIONES EN REUNIONES DE COMITÉS Y APORTACIONES, LOGROS E IMPACTOS; INSTRUYE AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE PARA SU REGISTRO

INTEGRA EL REPORTE DE LA SITUACIÓN TRIMESTRAL DE LA REVISIÓN DE CONTROL PROGRAMADA DEFINIENDO, SI ES CANCELADA, EN PROCESO, TERMINADA SIN ACCIONES DE MEJORA, TERMINADA CON ACCIONES DE MEJORA O REPROGRAMADA

B



NO SI

2

3

TURNA LOS REPORTES PARA SU AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO. (PASA A LA ACTIVIDAD No.26)

REMITE JUNTO CON EL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS REPORTE DE PARTICIPACIONES EN REUNIONES DE COMITÉS Y APORTACIONES, LOGROS E IMPACTOS AL SUBDIRECTOR RESPONSABLE DEL MANEJO DEL MÓDULO DE CONTROL PARA SU REGISTRO

1

INCORPORA LAS ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN EL TRIMESTRE QUE SE INFORMA CLARIFICÁNDOLAS POR CRITERIO, LOGROS E IMPACTOS CUANTITATIVOS Y CUALITATIVOS, DEFINE LA FECHA CONVENIDA DE INSTRUMENTACIÓN; E INCORPORA EL INFORME EJECUTIVO

REPORTA EL SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE MEJORA AL TRIMESTRE QUE SE INFORMA PRECISANDO SI FUERON O NO INSTRUMENTADAS, EN PROCESO DE INSTRUMENTACIÓN, SEGUIMIENTO NO REALIZADO POR EL OIC O CANCELADAS

INTEGRA REPORTE DE FUERZA DE TRABAJO EN ACTIVIDADES DE ACCIONES DE MEJORA Y DE ACTIVIDADES QUE NO REÚNEN LOS REQUISITOS DE UNA REVISIÓN

C






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DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO RESPONSABLE

DEL MÓDULO DE CONTROL SUBDIRECCIÓN RESPONSABLE

DEL MÓDULO DE CONTROL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y


21

22 23

24

25

26



NO SI

1 TURNA LOS REPORTES PARA SU AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO.

INTEGRA REPORTE DE PARTICIPACIONES EN REUNIONES DE COMITÉS DE OIC INCLUYENDO FUERZA DE TRABAJO UTILIZADA, SESIONES PROGRAMADAS Y REALIZADAS, ASÍ COMO APORTACIONES, LOGROS E IMPACTOS

3

DA DE ALTA LA REVISIÓN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD (RAC) PARA CADA UNA DE LAS AUDITORIAS O REVISIONES DE CONTROL DEL TRIMESTRE QUE SE ESTA REPORTANDO OBSERVANDO QUE NO SEA DE SEGUIMIENTO Y EL NÚMERO ASIGNADO


C

RECIBE REPORTES PARA SU CONSOLIDACIÓN ANTES DE LOS 10 DÍAS HÁBILES POSTERIORES AL FINAL DEL TRIMESTRE, ARCHIVA PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO Y NOTIFICA AL TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL QUE LOS INFORMES Y REPORTES SE INTEGRARON AL SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA EN TIEMPO Y FORMA

TERMINA






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9.- ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES






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139

OBJETIVO Instruir los procedimientos de responsabilidades con apego a las normas legales que los rigen, y con la oportunidad debida determinar la responsabilidad en que hubieren incurrido los servidores públicos del Registro Agrario Nacional, imponiendo, en su caso, las sanciones a las que se hagan acreedores.






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140

POLÍTICAS • Corresponde al Órgano Interno de Control determinar si existe o no responsabilidad

administrativa por el incumplimiento u omisión de las obligaciones de los servidores públicos e imponer las sanciones disciplinarias respectivas.

• En los procedimientos que se sigan para la determinación de responsabilidades e

imposición de sanciones administrativas, se observarán, las reglas contenidas en los artículos 13 y 16 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, tomando en cuenta lo establecido en el Reglamento Interior del Registro Agrario Nacional en lo general y lo particular al Título Sexto del mismo, denominado “De las Responsabilidades Administrativas.”

• El acta circunstanciada se levantará de todas las diligencias que se practiquen, mismas

que suscribirán quienes intervengan en ellas, apercibiendo de las sanciones en que incurran quienes falten a la verdad.

• La suspensión, destitución o inhabilitación que se impongan a los servidores públicos de

confianza, surtirán efectos al notificarse la resolución y se considerarán de orden público. • Tratándose de los servidores públicos de base, la suspensión y la destitución se sujetarán

a lo previsto en la Ley correspondiente. • Las sanciones económicas que se impongan constituirán créditos fiscales a favor del Erario

Federal, se harán efectivas mediante el procedimiento económico-coactivo de ejecución, tendrán la prelación prevista para dichos créditos y se sujetarán en todo a las disposiciones fiscales aplicables a esta materia.

• Las facultades previstas en las leyes reglamentarias se ejercerán con oportunidad.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES



1 Recibe los expedientes turnados tanto de la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana, como del Titular del Área de Auditoría Interna y Titular del Área de Auditoría de Control, Evaluación y Apoyo al Buen Gobierno, derivados de denuncias y auditorias en las que se determinaron presuntas faltas administrativas, imputables a servidores públicos del Registro Agrario Nacional y remite a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.

Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades

2 Recibe los expedientes para su tramitación conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

3 Asigna número de expediente e instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para que elabore el proyecto de acuerdo de inicio de procedimiento.

Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades

4 Elabora el proyecto de acuerdo de inicio de procedimiento y citatorio de audiencia y los remite a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para su revisión.


5 Recibe el proyecto de acuerdo de inicio de procedimiento y citatorio de audiencia para su revisión.

¿Están correctos?

6 NO.- Remite para su corrección. (Regresa a la actividad No. 4)

7 SI.- Rubrica y remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas para su autorización.


8 Recibe, autoriza citatorio de audiencia de Ley y remite al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para su notificación.

9 Recibe y autoriza el acuerdo de inicio del procedimiento administrativo de responsabilidades y remite al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para proceder al análisis y práctica de diligencias pendientes a determinar la presunta responsabilidad administrativa, además lo registra en el Sistema Electrónico de Procedimientos Administrativos de Responsabilidades.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




10 Recibe y realiza las diligencias necesarias para la notificación del citatorio de verificativo de audiencia de Ley; dentro de los plazos establecidos por el Art. 21 fracción I párrafo quinto de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

11 Celebra audiencia de Ley y levanta acta correspondiente, o en su caso levanta acta de no comparecencia.

12 Coordina con la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para determinar previo análisis del expediente, si existen elementos suficientes para resolver, o en su caso advertir elementos que impliquen nueva responsabilidad administrativa a cargo del presunto responsable o de otras personas.

¿Existen nuevos elementos?

13 SI.- Elabora proyecto de nuevo citatorio de audiencia de Ley conforme al Art. 21 fracción IV de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. (Regresa a la actividad No. 10)

14 NO.- Elaborar proyecto de Resolución y lo propone para revisión de la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades. (Dentro de los 45 días hábiles posteriores al cierre de instrucción, prorrogables por única vez hasta por un tanto igual).


15 Recibe proyecto de resolución, analiza y revisa. ¿Está correcto?

16 NO.- Remite para su corrección. (Regresa a la actividad No. 14)

17 SI.- Rubrica y remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, para su autorización.


18 Recibe proyecto de resolución para su autorización. ¿Se autorizó?






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




19 NO.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones correspondientes. (Regresa a la actividad No. 16)

20 SI.- Se instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para proceder a la notificación de la resolución al servidor público.


21 Recibe instrucción, procede a notificar la resolución al servidor público dentro de 10 días hábiles siguientes a su firma, para su conocimiento y efectos legales.

22 Integra al expediente administrativo el acuse de la notificación de la resolución y elabora oficio que notifica los efectos de ejecución al Jefe inmediato del servidor público o al Titular de la Unidad Administrativa, según corresponda; así como a la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial de la Secretaría de la Función Pública en un plazo no mayor de 10 días hábiles.

¿Se aprueba el oficio?


23 NO.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas. (Regresa a la actividad No. 22)

24 SI.- Lo remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas para su firma.


25 Recibe y autoriza el oficio de referencia e instruye a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para que registre la resolución en el Sistema de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.


26 Procede al registro de la Resolución en el Sistema e instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e inconformidades para el archivo del oficio de notificación de efectos.


27 Archiva oficio de notificación de efectos al expediente de determinación de responsabilidades administrativas. ¿Hubo sanción económica en la resolución de responsabilidades?






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




28 NO.- Se archiva la resolución con las constancias de notificación.

29 SI.- Elabora oficio con el cual se notifica a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público la resolución y el domicilio del servidor público para el cobro de la sanción a través del procedimiento administrativo de ejecución y lo turna a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para su revisión.

¿Está correcto?


30 NO.- Se devuelve para las correcciones respectivas.

31 SI.- Remite el oficio de notificación al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas para su firma.


32 Aprueba el oficio de referencia y lo turna a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para registro en el sistema de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y envío a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.


33 Registra la notificación en el Sistema de Responsabilidades Administrativas de los servidores públicos, remite oficio de solicitud de aplicación de la sanción económica e integra al expediente acuse de recibo.







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DIAGRAMA DE FLUJO


TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES

Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E

INCONFORMIDADES DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES

1

8 9

2

3 5

6 7

4

10 11 12

SI ¿ESTÁN

CORRECTOS?

INICIA

RECIBE LOS EXPEDIENTES TURNADOS TANTO DE LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA, COMO DEL TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA Y TITULAR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE CONTROL, EVALUACIÓN Y APOYO AL BUEN GOBIERNO, DERIVADOS DE DENUNCIAS Y AUDITORIAS EN LAS QUE SE DETERMINARON PRESUNTAS FALTAS ADMINISTRATIVAS, IMPUTABLES A SERVIDORES PÚBLICOS DEL REGISTRO AGRARIO NACIONAL Y REMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES

RECIBE Y AUTORIZA EL ACUERDO DE INICIO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDADES Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA PROCEDER AL ANÁLISIS Y PRÁCTICA DE DILIGENCIAS PENDIENTES A DETERMINAR LA PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA, ADEMÁS LO REGISTRA EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE RESPONSABILIDADES

RECIBE LOS EXPEDIENTES PARA SU TRAMITACIÓN CONFORME A LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

ELABORA EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO DE PROCEDIMIENTO Y CITATORIO DE AUDIENCIA Y LOS REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA SU APROBACIÓN

CELEBRA AUDIENCIA DE LEY Y LEVANTA ACTA CORRESPONDIENTE, O EN SU CASO LEVANTA ACTA DE NO COMPARECENCIA

A

NO

RECIBE, AUTORIZA CITATORIO DE AUDIENCIA DE LEY Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA SU NOTIFICACIÓN

ASIGNA NÚMERO DE EXPEDIENTE E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA QUE ELABORE EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO DE PROCEDIMIENTO

RECIBE Y REALIZA LAS DILIGENCIAS NECESARIAS PARA LA NOTIFICACIÓN DEL CITATORIO DE VERIFICATIVO DE AUDIENCIA DE LEY; DENTRO DE LOS PLAZOS ESTABLECIDOS POR EL ART. 21 FRACCIÓN I PÁRRAFO QUINTO DE LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

RECIBE EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO DE PROCEDIMIENTO Y CITATORIO DE AUDIENCIA PARA SU REVISIÓN

RUBRICA Y REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILI- DADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA SU AUTORIZACIÓN

REMITE PARA SU CORRECCIÓN (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 4)

1

1

COORDINA CON LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA DETERMINAR PREVIO ANÁLISIS DEL EXPEDIENTE, SI EXISTEN ELEMENTOS SUFICIENTES PARA RESOLVER, O EN SU CASO ADVERTIR ELEMENTOS QUE IMPLIQUEN NUEVA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA A CARGO DEL PRESUNTO RESPONSABLE O DE OTRAS PERSONAS

2






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DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E

INCONFORMIDADES TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES

Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS

13 14

21

22

15

16

17

23 24

18

19

20

25

ELABORA PROYECTO DE NUEVO CITATORIO DE AUDIENCIA DE LEY CONFORME AL ART. 21 FRACCIÓN IV DE LA LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 10)

A

¿EXISTEN NUEVOS ELEMENTOS?

SI NO

ELABORA PROYECTO DE RESOLUCIÓN Y LO PROPONE PARA REVISIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDA-DES E INCONFORMIDA-DES. (DENTRO DE LOS 45 DÍAS HÁBILES POSTERIORES AL CIERRE DE INSTRUCCIÓN, PRORROGABLES POR ÚNICA VEZ HASTA POR UN TANTO IGUAL)

RECIBE INSTRUCCIÓN, PROCEDE A NOTIFICAR LA RESOLUCIÓN AL SERVIDOR PÚBLICO DENTRO DE 10 DÍAS HÁBILES SIGUIENTES A SU FIRMA, PARA SU CONOCIMIENTO Y EFECTOS LEGALES

C

REMITE PARA SU CORRECCIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 14)

¿ESTÁ CORRECTO?

NO SI

RUBRICA Y REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS, PARA SU AUTORIZACIÓN

RECIBE PROYECTO DE RESOLUCIÓN, ANALIZA Y REVISA

3 2

3

RECIBE PROYECTO DE RESOLUCIÓN PARA SU AUTORIZACIÓN

¿SE AUTORIZÓ?

4

SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES CORRESPONDIENTES. (REGRESA A LA ACTIVIDAD NO. 16)

SE INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA PROCEDER A LA NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN AL SERVIDOR PÚBLICO

INTEGRA AL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO EL ACUSE DE LA NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN Y ELABORA OFICIO QUE NOTIFICA LOS EFECTOS DE EJECUCIÓN AL JEFE INMEDIATO DEL SERVIDOR PÚBLICO O AL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA, SEGÚN CORRESPONDA; ASÍ COMO A LA DIRECCIÓN GENERAL DE RESPONSABILIDADES Y SITUACIÓN PATRIMONIAL DE LA SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA EN UN PLAZO NO MAYOR DE 10 DÍAS HÁBILES

4

¿ESTÁ CORRECTO?

NO SI

SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 22)

LO REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDA-DES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA SU FIRMA

RECIBE Y AUTORIZA EL OFICIO DE REFERENCIA E INSTRUYE A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA QUE REGISTRE LA RESOLUCIÓN EN EL SISTEMA DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

5

5

NO SI






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DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E

INCONFORMIDADES DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES

Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS

26

30 31

33

27

28 29

32

PROCEDE AL REGISTRO DE LA RESOLUCIÓN EN EL SISTEMA E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA EL ARCHIVO DEL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE EFECTOS.

ELABORA OFICIO CON EL CUAL SE NOTIFICA A LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO LA RESOLUCIÓN Y EL DOMICILIO DEL SERVIDOR PÚBLICO PARA EL COBRO DE LA SANCIÓN A TRAVÉS DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE EJECUCIÓN Y LO TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA SU REVISIÓN

¿HUBO SANCIÓN ECONÓMICA EN LA RESOLUCIÓN DE

RESPONSABILIDADES?

NO SI

SE ARCHIVA LA RESOLUCIÓN CON LAS CONSTANCIAS DE NOTIFICACIÓN

REGISTRA LA NOTIFICACIÓN EN EL SISTEMA DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS, REMITE OFICIO DE SOLICITUD DE APLICACIÓN DE LA SANCIÓN ECONÓMICA E INTEGRA AL EXPEDIENTE ACUSE DE RECIBO

C

TERMINA

ARCHIVA OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE EFECTOS AL EXPEDIENTE DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS

REMITE EL OFICIO DE NOTIFICACIÓN AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA SU FIRMA

¿ESTÁ CORRECTO?

NO SI

SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES RESPECTIVAS.

6

APRUEBA EL OFICIO DE REFERENCIA Y LO TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA REGISTRO EN EL SISTEMA DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y ENVÍO A LA SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO

6






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10.- ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD






3 V 2007

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OBJETIVO Atender las quejas y denuncias de manera pronta y expedita, a efecto de deslindar o determinar presuntas irregularidades en que hubieren incurrido los servidores públicos del Registro Agrario Nacional.






3 V 2007

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POLÍTICAS • Todo servidor público tiene la obligación de salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad,

imparcialidad, eficacia y eficiencia en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y cuyo incumplimiento dará lugar al procedimiento y en caso contrario a las sanciones que correspondan.

• Toda queja o denuncia por incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos

del Registro Agrario Nacional será investigada conforme a la normatividad vigente, a efecto de deslindar las presuntas responsabilidades en que hubiere incurrido.

• La Secretaría de la Función Pública (SFP), el Director en Jefe del Registro Agrario Nacional

y todos los servidores públicos tiene la obligación de respetar y hacer respetar el derecho a la formulación de quejas y denuncias y de evitar que con motivo de éstas se causen molestias indebidas al quejoso.

• Incurre en responsabilidad el servidor público del Registro Agrario Nacional que por sí o por

interpósita persona, utilizando cualquier medio, inhiba al quejoso para evitar la formulación o presentación de quejas y denuncias, o que con motivo de ello realice cualquier conducta injusta u omita una justa y debida solución, que lesione los intereses de quienes las formulen o presenten.






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO

ATENCIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS, DENUNCIAS Y SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD



1 Recibe las promociones de los particulares.

2 Registra los folios en el sistema de control de correspondencia y turna las promociones a la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana.

Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana

3 Recibe las promociones con No. de folio, captura los datos relevantes en el sistema de control de correspondencia, analiza y turna al Departamento de Quejas y Denuncias para su atención.

Departamento de Quejas y Denuncias

4 Recibe la correspondencia, clasifica, asigna número al expediente e instruye al Ejecutivo de Servicios para que elabore el acuerdo de radicación y los oficios de notificación de la radicación del expediente al quejoso, denunciante o solicitante y los de solicitud de información.

Ejecutivo de Servicios de Quejas y Denuncias

5 Elabora proyecto de acuerdo de radicación, así como los oficios de notificación de la radicación del expediente al quejoso, denunciante o solicitante y los de solicitud de información; remite al Departamento de Quejas y Denuncias para su revisión.


6 Revisa los oficios de notificación y solicitud de información y analiza el proyecto de acuerdo de radicación.

¿Están correctos?

7 NO.- Regresa al Ejecutivo de Servicios para su corrección y anotación de las observaciones realizadas. (Regresa a la actividad No. 5)

8 SI.- Remite los documentos a la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana para su aprobación y recabo de firma del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.


9 Recibe los expedientes con el proyecto de acuerdo de radicación y oficios de notificación de la radicación del expediente al quejoso, denunciante o solicitante y el de solicitud de información.

¿Están correctos?






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




10 NO.- Regresa para su corrección y aplicación de las observaciones. (Regresa a la actividad No. 7)

11 SI.- Aprueba y recaba la firma de autorización del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, y en su caso instruye al Departamento de Quejas y Denuncias para que inicie la investigación y elaboración y trámite de los citatorios.

¿El citado comparece?


12 NO.- Se analiza la procedencia de la investigación. (Pasa a la actividad No. 15)

13 SI.- Toma la ratificación del quejoso y/o la declaratoria del citado.

14 Incluye en el expediente la información solicitada, las declaratorias obtenidas, el acuerdo de radicación y el oficio de notificación de la radicación del expediente al quejoso, denunciante o solicitante.

15 En conjunto con la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana determinan si existen elementos suficientes para dar inicio a la investigación, y/o en su caso el proyecto de acuerdo de conclusión.

16 Instruye al Ejecutivo de Servicios para que realice los actos tendientes a demostrar la procedencia de la queja o denuncia y elabore el proyecto de acuerdo de conclusión para su autorización.

Ejecutivo de Servicios de Quejas y Denuncias

17 Realiza los actos tendientes a demostrar la procedencia de la queja o denuncia y elabora proyecto de acuerdo de conclusión para su revisión del Departamento de Quejas y Denuncias.


18 Recibe, revisa el proyecto de acuerdo de conclusión y remite para su aprobación a la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana.

¿Existen correcciones?

19 NO.- Regresa al Ejecutivo de Servicios para su corrección y anotación de las observaciones realizadas. (Regresa a la actividad No. 17)






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




20 SI.- Remite el proyecto a la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana para su aprobación y recabo de firma del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.


21 Recibe el proyecto de acuerdo de conclusión para su análisis y autorización del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.

¿Está correcto?

22 NO.- Regresa para su corrección y aplicación de las observaciones realizadas. (Regresa a la actividad No. 19)

23 SI.- Aprueba y recaba la firma de autorización del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.


24 Recibe, autoriza el acuerdo y remite a la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana para su integración al expediente, archivo y notificación al quejoso.


25 Recibe el acuerdo y turna al Departamento de Quejas y Denuncias para su integración al expediente, notifica al quejoso y determina si existen elementos que configuren responsabilidad.

¿Existen elementos?

26 NO.- Instruye al Departamento de Quejas y Denuncias para que integre lo respectivo al proyecto de acuerdo de conclusión. (Regresa a la actividad No. 18)

27 SI.- Instruye al Departamento de Quejas y Denuncias que integre el proyecto respectivo de acuerdo.


28 Integra el proyecto de acuerdo para autorización del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, turnando el expediente para su análisis y revisión para visto bueno de la Subdirección de Quejas, Denuncias y Atención Ciudadana. (Regresa a la actividad No. 18)


29 Recibe el proyecto de acuerdo, remitiéndolo a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para el inicio del procedimiento administrativo. (Ver procedimiento No.9)






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OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




30 Instruye al Departamento de Quejas y Denuncias para registrar en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana, la determinación y seguimiento correspondiente.


31 Recibe instrucciones y registra en el Sistema Electrónico de Atención Ciudadana las resoluciones respetivas.







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DIAGRAMA DE FLUJO


TITULAR DEL ÁREA DE

RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS

SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA

DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS

EJECUTIVO DE SERVICIOS DE QUEJAS Y DENUNCIAS

1

2

3

9

10

11

4

6

7

8

5

RECIBE LAS PROMOCIONES DE LOS PARTICULARES

REGISTRA LOS FOLIOS EN EL SISTEMA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y TURNA LAS PROMOCIONES A LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA

INICIA

RECIBE LAS PROMOCIONES CON NO. DE FOLIO, CAPTURA LOS DATOS RELEVANTES EN EL SISTEMA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA, ANALIZA Y TURNA AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS PARA SU ATENCIÓN

RECIBE LA CORRESPONDENCIA, CLASIFICA, ASIGNA NÚMERO AL EXPEDIENTE E INSTRUYE AL EJECUTIVO DE SERVICIOS PARA QUE ELABORE EL ACUERDO DE RADICACIÓN Y LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN DE LA RADICACIÓN DEL EXPEDIENTE AL QUEJOSO, DENUNCIANTE O SOLICITANTE Y LOS DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN

ELABORA PROYECTO DE ACUERDO DE RADICACIÓN, ASÍ COMO LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN DE LA RADICACIÓN DEL EXPEDIENTE AL QUEJOSO, DENUNCIANTE O SOLICITANTE Y LOS DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN; REMITE AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS PARA SU REVISIÓN

A

REVISA LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN Y SOLICITUD DE INFORMACIÓN Y ANALIZA EL PROYECTO DE ACUERDO DE RADICACIÓN

¿ESTÁN CORRECTOS?

NO SI

REGRESA AL EJECUTIVO DE SERVICIOS PARA SU CORRECCIÓN Y ANOTACIÓN DE LAS OBSERVACIONES REALIZADAS (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 5)

REMITE LOS DOCUMENTOS A LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA PARA SU APROBACIÓN Y RECABO DE FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS

RECIBE LOS EXPEDIENTES CON EL PROYECTO DE ACUERDO DE RADICACIÓN Y OFICIOS DE NOTIFICACIÓN DE LA RADICACIÓN DEL EXPEDIENTE AL QUEJOSO, DENUNCIANTE O SOLICITANTE Y EL DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN

¿ESTÁN CORRECTOS?

REGRESA PARA SU CORRECCIÓN Y APLICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 7)

APRUEBA Y RECABA LA FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS, Y EN SU CASO INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS PARA QUE INICIE LA INVESTIGACIÓN Y ELABORACIÓN Y TRÁMITE DE LOS CITATORIOS

1

1

2

2

NO SI






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DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS EJECUTIVO DE SERVICIOS DE QUEJAS Y DENUNCIAS

12 13

14

15

16

18

17

A

¿EL CITADO COMPARECE?

SE ANALIZA LA PROCEDENCIA DE LA INVESTIGACIÓN (PASA A LA ACTIVIDAD No. 15)

TOMA LA RATIFICACIÓN DEL QUEJOSO Y/O LA DECLARATORIA DEL CITADO

3

INCLUYE EN EL EXPEDIENTE LA INFORMACIÓN SOLICITADA, LAS DECLARATORIAS OBTENIDAS, EL ACUERDO DE RADICACIÓN Y EL OFICIO DE NOTIFICACIÓN DE LA RADICACIÓN DEL EXPEDIENTE AL QUEJOSO, DENUNCIANTE O SOLICITANTE

EN CONJUNTO CON LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA DETERMINAN SI EXISTEN ELEMENTOS SUFICIENTES PARA DAR INICIO A LA INVESTIGACIÓN, Y/O EN SU CASO EL PROYECTO DE ACUERDO DE CONCLUSIÓN

INSTRUYE AL EJECUTIVO DE SERVICIOS PARA QUE REALICE LOS ACTOS TENDIENTES A DEMOSTRAR LA PROCEDENCIA DE LA QUEJA O DENUNCIA Y ELABORE EL PROYECTO DE ACUERDO DE CONCLUSIÓN PARA SU AUTORIZACIÓN

3

RECIBE, REVISA EL PROYECTO DE ACUERDO DE CONCLUSIÓN Y REMITE PARA SU APROBACIÓN A LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA

REALIZA LOS ACTOS TENDIENTES A DEMOSTRAR LA PROCEDENCIA DE LA QUEJA O DENUNCIA Y ELABORA PROYECTO DE ACUERDO DE CONCLUSIÓN PARA SU REVISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS

B

4 NO SI

6






3 V 2007

157

DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA


19 20

21

22 23

25

26 27

24

RECIBE EL PROYECTO DE ACUERDO DE CONCLUSIÓN PARA SU ANÁLISIS Y AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS

RECIBE, AUTORIZA EL ACUERDO Y REMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA PARA SU INTEGRACIÓN AL EXPEDIENTE, ARCHIVO Y NOTIFICACIÓN AL QUEJOSO

B

¿EXISTEN

CORRECCIONES?

REGRESA AL EJECUTIVO DE SERVICIOS PARA SU CORRECCIÓN Y ANOTACIÓN DE LAS OBSERVACIONES REALIZADAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 17)

4

C

REMITE EL PROYECTO A LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA PARA SU APROBACIÓN Y RECABO DE FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS

¿ESTÁ CORRECTO?

5

REGRESA PARA SU CORRECCIÓN Y APLICACIÓN DE LAS OBSERVACIONES REALIZADAS. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 19)

5

APRUEBA Y RECABA LA FIRMA DE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPON-SABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS

RECIBE EL ACUERDO Y TURNA AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS PARA SU INTEGRACIÓN AL EXPEDIENTE, NOTIFICA AL QUEJOSO Y DETERMINA SI EXISTEN ELEMENTOS QUE CONFIGUREN RESPONSABILIDAD

NO

NO

SI

SI

¿ESTÁ CORRECTO?

INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS PARA QUE INTEGRE LO RESPECTIVO AL PROYECTO DE ACUERDO DE CONCLUSIÓN. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 18)

INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS QUE INTEGRE EL PROYECTO RESPECTIVO DE ACUERDO

NO SI

6






3 V 2007

158

DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA

28

31

29

30

INTEGRA EL PROYECTO DE ACUERDO PARA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS, TURNANDO EL EXPEDIENTE PARA SU ANÁLISIS Y REVISIÓN PARA VISTO BUENO DE LA SUBDIRECCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS Y ATENCIÓN CIUDADANA. (REGRESA A LA ACTIVIDAD No. 18)

TERMINA

C

6

RECIBE EL PROYECTO DE ACUERDO, REMITIÉNDOLO A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA EL INICIO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE QUEJAS Y DENUNCIAS PARA REGISTRAR EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE ATENCIÓN CIUDADANA, LA DETERMINACIÓN Y SEGUIMIENTO CORRESPONDIENTE

RECIBE INSTRUCCIONES Y REGISTRA EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE ATENCIÓN CIUDADANA LAS RESOLUCIONES RESPETIVAS






3 V 2007

159

11.- ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES






3 V 2007

160

OBJETIVO Atender las inconformidades a que se refieren las Leyes de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y sus respectivos Reglamentos, realizando las diligencias necesarias para su pronto y oportuno desahogo.






3 V 2007

161

POLÍTICAS • Las personas interesadas podrán inconformarse por escrito ante el Órgano Interno de

Control, por los actos que contravengan las disposiciones que rigen la materia objeto de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, la de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas y sus respectivos Reglamentos, dentro de los diez días hábiles siguientes a aquél en que éste ocurra o el inconforme tenga conocimiento del acto impugnado.

• El Órgano Interno de Control de oficio o en atención a las inconformidades a que se refiere

el párrafo anterior, realizará las investigaciones correspondientes dentro de un plazo que no excederá de 45 días naturales contados a partir de la fecha en que se inicien, y resolverá lo conducente.

• El inconforme deberá manifestar, por escrito, bajo protesta de decir verdad, los hechos que

le consten relativos al acto o actos impugnados y acompañar la documentación con que acredite su personalidad y la que sustente su petición.






3 V 2007

162



OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO

ATENCIÓN DE INCONFORMIDADES



1 Recibe escrito de inconformidad por actos que contravienen lo dispuesto en las leyes de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público, de Obras Públicas y Servicios relacionados con las mismas y sus respectivos reglamentos, y lo turna a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para su análisis y registro correspondiente.


2 Recibe escrito de inconformidad, registra en el Sistema Electrónico de Inconformidades y analiza su procedencia.

¿Procede la Inconformidad?

3 SI.- Instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para elaborar el proyecto de acuerdo de inicio, así como solicitud de los informes correspondientes al área convocante, que deberán ser recibidas dentro de los 10 días naturales siguientes al requerimiento. (Pasa a la actividad No. 16)

4 NO.- Instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para la elaboración del acuerdo declarativo de infundada o desechamiento de la inconformidad según sea el caso.

Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades.

5 Elabora el proyecto de acuerdo de infundado o desechamiento para revisión a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.

¿Hubo correcciones?


6 SI.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas.

7 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del

Área de Quejas el proyecto de acuerdo de infundado o desechamiento, para su autorización.


8 Recibe el proyecto de acuerdo de infundado o desechamiento para su autorización. ¿Se autorizó?






3 V 2007

163



OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




9 NO.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas. (Regresa a la actividad No. 5)

10 SI.- Remite al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para la elaboración de los oficios de notificación.


11 Elabora oficios de notificación para autorización del Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas, previa revisión de la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.




13 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas los oficios de notificación, para su autorización.


14 Recibe y autoriza los oficios de notificación e instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para la tramitación de los mismos.


15 Recibe y notifica los oficios, al área convocante y al inconforme.

16 Elabora el proyecto de acuerdo de inicio y la solicitud de informe

al área convocante, remite para su revisión a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.




18 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del

Área de Quejas el proyecto de acuerdo de inicio y la solicitud de informe al área convocante, para su autorización.






3 V 2007

164



OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




19 Recibe y autoriza el proyecto de acuerdo de inicio así como la solicitud de informe al área convocante e instruye al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades su tramitación.


20 Recibe, integra al expediente el acuerdo de inicio y tramita la solicitud de informe ante el área convocante.

Área Convocante 21 Recibe, acusa, integra informe solicitado y remite al Titular del

Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas para su análisis.


22 Recibe y canaliza a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades los informes rendidos por el área convocante, para su análisis.


23 Recibe los informes rendidos por el área convocante para su análisis y en conjunto con la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades determina la procedencia de la suspensión provisional del proceso de adjudicación.

¿Procede la suspensión provisional?

24 NO.- Elabora proyecto de resolución para autorización Titular del

Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas. (Pasa a la actividad No. 33)

25 SI.- Elabora proyecto de suspensión provisional del proceso de

adjudicación y remite para su revisión a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.


26 Recibe proyecto de suspensión provisional del proceso de adjudicación, revisa y turna al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas para su autorización.


27 SI.- Se devuelve para las correcciones y adecuaciones respectivas. (Regresa a la actividad No. 25)






3 V 2007

165



OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO




28 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas el proyecto de suspensión provisional del proceso de adjudicación, para su autorización.


29 Recibe, Autoriza y remite al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades la suspensión provisional para su notificación al área convocante.


30 Notifica suspensión provisional del proceso de adjudicación al área convocante.

Área Convocante 31 Recibe notificación de cumplimiento de suspensión provisional y espera resolución. (Pasa a la actividad No. 38)


32 Integra al expediente notificación y realiza las investigaciones correspondientes y desahogo de pruebas en su caso, dentro del plazo de 45 días naturales.

33 Elabora el proyecto de resolución y lo remite para su revisión a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.




35 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas el proyecto de resolución, para su autorización.


36 Recibe, Autoriza y remite al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades la resolución correspondiente para su notificación.


37 Recibe, elabora los oficios de notificación de la resolución, notifica al Área Convocante y le proporciona los oficios para su distribución.






3 V 2007

166



OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO



Área convocante 38 Recibe notificación, envía los oficios de la resolución a los participantes y al inconforme para su conocimiento y efectos legales, recabando acuse de recibo y remite constancias al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas.


39 Recibe, Autoriza e instruye a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para el registro de la resolución en el Sistema Electrónico de Inconformidades e integración de la documentación al expediente.

¿La resolución considera que procede la inconformidad?


40 NO.- Registra y archiva.

41 SI.- Registra e instruye las directrices necesarias al Departamento

de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para la reposición del acto reclamado.


42 Elabora el oficio de solicitud de información y cumplimiento de resolución, para revisión de la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades.




44 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas el oficio de solicitud de información y cumplimiento de resolución, para su autorización.


45 Recibe, Autoriza y turna el oficio antes citado al Departamento de Procedimientos Administrativos e Inconformidades para su tramitación.


46 Realiza trámite y una vez recibidas las constancias de cumplimiento de resoluciones, elabora el proyecto de acuerdo de archivo y lo remite a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para su revisión. ¿Hubo correcciones?






3 V 2007

167



OFICINAS CENTRALES


PROCEDIMIENTO





48 NO.- Remite al Titular del Área de Responsabilidades y Titular del Área de Quejas el proyecto de acuerdo de archivo, para su autorización.


49 Recibe, Autoriza y remite el acuerdo a la Subdirección de Responsabilidades e Inconformidades para su registro en el Sistema de Inconformidades.


50 Registra en el Sistema de Inconformidades.







3 V 2007

168

DIAGRAMA DE FLUJO


TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES

Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES

E INCONFORMIDADES DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS


1

2 3 4 6

5

¿HUBO CORRECCIONES?

INICIA

RECIBE ESCRITO DE INCONFORMIDAD POR ACTOS QUE CONTRAVIENEN LO DISPUESTO EN LAS LEYES DE ADQUISICIONES ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO, DE OBRAS PÚBLICAS Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LAS MISMAS Y SUS RESPECTIVOS REGLAMENTOS, Y LO TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA SU ANÁLISIS Y REGISTRO CORRESPONDIENTE

RECIBE ESCRITO DE INCONFORMIDAD, REGISTRA EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE INCONFORMIDADES Y ANALIZA SU PROCEDENCIA ELABORA EL PROYECTO DE

ACUERDO DE INFUNDADO O DESECHAMIENTO PARA REVISIÓN A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES

INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA LA ELABORACIÓN DEL ACUERDO DECLARATIVO DE INFUNDADA O DESECHAMIENTO DE LA INCONFORMIDAD SEGÚN SEA EL CASO

¿PROCEDE LA INCONFORMIDAD?

SI NO

INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA ELABORAR EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO, ASÍ COMO SOLICITUD DE LOS INFORMES CORRESPONDIENTES AL ÁREA CONVOCANTE, QUE DEBERÁN SER RECIBIDAS DENTRO DE LOS 10 DÍAS NATURALES SIGUIENTES AL REQUERIMIENTO. (PASA A LA ACTIVIDAD No. 16)

NO SI

A

1

2

SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVAS






3 V 2007

169

DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES

E INCONFORMIDADES TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES

Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS


7 12 13

17

8

9 10 14

11 15 16

REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS EL PROYECTO DE ACUERDO DE INFUNDADO O DESECHAMIENTO, PARA SU AUTORIZACIÓN

A

RECIBE EL PROYECTO DE ACUERDO DE INFUNDADO O DESECHAMIENTO PARA SU AUTORIZACIÓN

¿SE AUTORIZÓ?

NO SI

B


REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDA-DES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN

2

ELABORA OFICIOS DE NOTIFICACIÓN PARA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS, PREVIA REVISIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES

3

3


NO SI


REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN, PARA SU AUTORIZACIÓN

RECIBE Y AUTORIZA LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA LA TRAMITACIÓN DE LOS MISMOS

RECIBE Y NOTIFICA LOS OFICIOS, AL ÁREA CONVOCANTE Y AL INCONFORME

ELABORA EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO Y LA SOLICITUD DE INFORME AL ÁREA CONVOCANTE, REMITE PARA SU REVISIÓN A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES

¿SE AUTORIZÓ?

NO SI







3 V 2007

170

DIAGRAMA DE FLUJO


SUBDIRECCIÓN DE

RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES

TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR

DEL ÁREA DE QUEJAS

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES

ÁREA CONVOCANTE

18

26 27

28

19

22

29

20

23

24

25

21

SI

SI

NO

REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO Y LA SOLICITUD DE INFORME AL ÁREA CONVOCANTE, PARA SU AUTORIZACIÓN

B

RECIBE Y AUTORIZA EL PROYECTO DE ACUERDO DE INICIO ASÍ COMO LA SOLICITUD DE INFORME AL ÁREA CONVOCANTE E INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES SU TRAMITACIÓN

RECIBE, INTEGRA AL EXPEDIENTE EL ACUERDO DE INICIO Y TRAMITA LA SOLICITUD DE INFORME ANTE EL ÁREA CONVOCANTE

RECIBE, ACUSA, INTEGRA INFORME SOLICITADO Y REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA SU ANÁLISIS

RECIBE Y CANALIZA A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES LOS INFORMES RENDIDOS POR EL ÁREA CONVOCANTE, PARA SU ANÁLISIS

RECIBE LOS INFORMES RENDIDOS POR EL ÁREA CONVOCANTE PARA SU ANÁLISIS Y EN CONJUNTO CON LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES DETERMINA LA PROCEDENCIA DE LA SUSPENSIÓN PROVISIONAL DEL PROCESO DE ADJUDICACIÓN

C

¿PROCEDE LA SUSPENSIÓN

PROVISIONAL?

ELABORA PROYECTO DE RESOLUCIÓN PARA AUTORIZACIÓN TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS. (PASA A LA ACTIVIDAD NO. 33)

ELABORA PROYECTO DE SUSPENSIÓN PROVISIONAL DEL PROCESO DE ADJUDICACIÓN Y REMITE PARA SU REVISIÓN A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES

5

5

NO



RECIBE PROYECTO DE SUSPENSIÓN PROVISIONAL DEL PROCESO DE ADJUDICACIÓN, REVISA Y TURNA AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS PARA SU AUTORIZACIÓN

4

6

6

REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS EL PROYECTO DE SUSPENSIÓN PROVISIONAL DEL PROCESO DE ADJUDICACIÓN, PARA SU AUTORIZACIÓN

RECIBE, AUTORIZA Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES LA SUSPENSIÓN PROVISIONAL PARA SU NOTIFICACIÓN AL ÁREA CONVOCANTE






3 V 2007

171

DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS


ÁREA CONVOCANTE SUBDIRECCIÓN DE

RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES

TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR

DEL ÁREA DE QUEJAS

30

32

33

37

31

38

34 35

40 41

36 39

SI

NO SI

NOTIFICA SUSPENSIÓN PROVISIONAL DEL PROCESO DE ADJUDICACIÓN AL ÁREA CONVOCANTE

INTEGRA AL EXPEDIENTE NOTIFICACIÓN Y REALIZA LAS INVESTIGACIONES CORRESPONDIENTES Y DESAHOGO DE PRUEBAS EN SU CASO, DENTRO DEL PLAZO DE 45 DÍAS NATURALES

C

ELABORA EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN Y LO REMITE PARA SU REVISIÓN A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES

RECIBE NOTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE SUSPENSIÓN PROVISIONAL Y ESPERA RESOLUCIÓN. (PASA A LA ACTIVIDAD NO. 38)

7

4

8

8

RECIBE, ELABORA LOS OFICIOS DE NOTIFICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN, NOTIFICA AL ÁREA CONVOCANTE Y LE PROPORCIONA LOS OFICIOS PARA SU DISTRIBUCIÓN

NO


SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVAS.

REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN, PARA SU AUTORIZACIÓN

RECIBE, AUTORIZA Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES LA RESOLUCIÓN CORRESPONDIENTE PARA SU NOTIFICACIÓN

9

9

RECIBE NOTIFICACIÓN, ENVÍA LOS OFICIOS DE LA RESOLUCIÓN A LOS PARTICIPANTES Y AL INCONFORME PARA SU CONOCIMIENTO Y EFECTOS LEGALES, RECABANDO ACUSE DE RECIBO Y REMITE CONSTANCIAS AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS

7

RECIBE, AUTORIZA E INSTRUYE A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA EL REGISTRO DE LA RESOLUCIÓN EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE INCONFORMIDADES E INTEGRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN AL EXPEDIENTE

¿LA RESOLUCIÓN CONSIDERA QUE

PROCEDE LA INCONFORMIDAD

REGISTRA Y ARCHIVA

REGISTRA E INSTRUYE LAS DIRECTRICES NECESARIAS AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA LA REPOSICIÓN DEL ACTO RECLAMADO

D






3 V 2007

172

DIAGRAMA DE FLUJO


DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES

SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES


42 46

50

43 44

47

48

45

49


TERMINA

D

ELABORA EL OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE RESOLUCIÓN, PARA REVISIÓN DE LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES

REALIZA TRÁMITE Y UNA VEZ RECIBIDAS LAS CONSTANCIAS DE CUMPLIMIENTO DE RESOLUCIONES, ELABORA EL PROYECTO DE ACUERDO DE ARCHIVO Y LO REMITE A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA SU REVISIÓN

NO SI

SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVA

REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS EL OFICIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN Y CUMPLIMIENTO DE RESOLUCIÓN, PARA SU AUTORIZACIÓN

RECIBE, AUTORIZA Y TURNA EL OFICIO ANTES CITADO AL DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS E INCONFORMIDADES PARA SU TRAMITACIÓN

10

10


SE DEVUELVE PARA LAS CORRECCIONES Y ADECUACIONES RESPECTIVA

REMITE AL TITULAR DEL ÁREA DE RESPONSABILIDADES Y TITULAR DEL ÁREA DE QUEJAS EL PROYECTO DE ACUERDO DE ARCHIVO, PARA SU AUTORIZACIÓN

SI NO

RECIBE, AUTORIZA Y REMITE EL ACUERDO A LA SUBDIRECCIÓN DE RESPONSABILIDADES E INCONFORMIDADES PARA SU REGISTRO EN EL SISTEMA DE INCONFORMIDADES

11

11

REGISTRA EN EL SISTEMA DE INCONFORMIDADES






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V.- GLOSARIO DE TÉRMINOS Y SIGLAS






3 V 2007

174

GLOSARIO DE TÉRMINOS Y SIGLAS TÉRMINOS: • Acción de Mejora: Actividad que se lleva a cabo para fortalecer el sistema de control

interno de una función, operación, proceso, sistema o programa, y que contribuye a la prevención, disminución y/o eliminación de los riesgos que pudieran obstaculizar el cumplimiento de sus metas y objetivos.

• Auditoría: Es la revisión y examen de una función, cifra, proceso o reporte, efectuados

por personal independiente a la operación, para apoyar la función ejecutiva. • Auditoría Especifica.- Se refiere a revisiones determinadas y limitadas con alcances,

enfoques y objetivos particulares, se puede aplicar cuando:

• Sea del interés del público en general o de un alto nivel ejecutivo de alguna Dependencia o Entidad que preste sus servicios a otras Dependencias o Entidades.

• Sea del interés de la propia Secretaría de la Función Pública (SFP) o del propio Órgano Interno de Control.

• Sea del interés del Ejecutivo Federal u otras instancias autorizadas.

La auditoría específica, puede ser considerada por su tipo.

• Auditoría Administrativa • Auditoría Operativa • Auditoría Financiera • Auditoría de Legalidad • Auditoría Sustantiva • Auditoría de Obra Pública • Auditoría Programática.

Cada una de ellas esta dirigida hacia un área específica de una Dependencia o Entidad de la Administración Pública.

• Auditoría Integral: A diferencia de la auditoría específica que va dirigida hacia un

área, programa o actividad especifica de una empresa, una Dependencia o Entidad Gubernamental, la auditoría Integral está enfocada a revisar y evaluar en su totalidad el grado en que las Dependencias o Entidades cumplen con el objetivo social que les dio origen, así como el cumplimiento normativo en el destino de los recursos financieros, físicos y humanos, administrados con economía, eficiencia y eficacia.

Las instancias que pueden realizarla:

Órganos Internos de Control, Auditores Gubernamentales y los Auditores Externos (que aún cuando su función se encamina primordialmente a la auditoría de estados financieros, pueden ser contratados para realizar auditorias integrales).






3 V 2007

175

La Auditoría Integral es la emisión de una opinión imparcial y calificada, producto de un informe elaborado por un grupo multidisciplinario.

Los conceptos de economía, eficiencia y eficacia son características principales de los resultados en la auditoría integral.

La determinación del alcance que deba darse al proceso de la auditoría integral, esta en función de la naturaleza, magnitud y complejidad de cada una de las Entidades en que vaya a realizarse.

• Control Interno: Proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el

resto de personal de una Institución, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la organización clasificados en: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y presupuestal, y cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y políticas.

• Eficacia: Se refiere a los resultados en relación a las metas y cumplimiento de los

objetivos organizacionales, en donde los servidores públicos deberán priorizar las tareas y realizar en orden de procedencia aquéllas que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas previstas en los Programas Operativos Anuales de los Entes Fiscalizables, para ofrecer mejores resultados a la sociedad.

• Eficiencia: Se refiere a la relación entre esfuerzos y resultados, que se realiza en un

trabajo o en una actividad al menor costo posible y en el menor tiempo, sin desperdiciar recursos económicos, materiales y humanos; pero a la vez implica calidad en los actos del gobierno.

• Evaluación del Control Interno: Medición del grado en que los controles operativos

garantizan el logro de los objetivos para el que fueron establecidos a fin de determinar si el control interno establecido en las operaciones sujetas a monitoreo tiene como objetivo limitar, eliminar, evitar o transferir los riesgos, así como garantizar el cumplimiento de leyes, reglamentos, políticas, normas internas, métodos y procedimientos.

• Evaluación de Riesgos: Es el proceso de identificación y análisis de los riesgos

relevantes para el logro de las metas y objetivos, y es la base para determinar cómo deben ser administrados los riesgos. Considerando que las condiciones económicas, culturales y regulatorias están en continuo cambio y evolución, es necesario establecer mecanismos específicos para identificar y administrar los riesgos asociados al cambio.

• Fiscalización: Acorde con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público es la acción de

la inspección, de la vigilancia, del seguimiento, de la auditoría, de la supervisión, del control y de la evaluación que procede con estricto apego de Ley. Es el acto de verificar que los recursos públicos se apliquen a los fines que la Ley establece, e implica la vigilancia, control, revisión y evaluación de la aplicación de los recursos públicos. El concepto se empleará para enunciar en forma genérica las facultades de vigilancia, revisión, evaluación y dictamen.






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176

• Objetivo General: Expresión cualitativa de un propósito general. Propósito definido en

términos generales que parte de un diagnóstico y expresa la situación que se desea alcanzar en términos de grandes agregados y que constituye la primera instancia de congruencia entre el Plan Nacional de Desarrollo y los Programas de Mediano Plazo.

• Planeación General: Proceso que permite definir objetivos, procedimientos, directrices

y líneas de acción de carácter general para llevar a cabo una revisión de control. • Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se

constituyen en una unidad de función a la realización de una actividad o tarea específica. Forma específica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos, que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; qué debe hacerse y quién debe hacerlo; cuándo, dónde y cómo se debe llevar a cabo; qué materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y cómo debe controlarse y registrarse.

• Programa Anual de Trabajo: Es la calendarización de las auditorias y revisiones de

control a realizarse durante un ejercicio fiscal, donde se contemplan fechas, alcances, modalidad y tipo de revisión.

• Revisión de Control: Es toda aquella actividad sistemática, estructurada, objetiva y de

carácter preventivo, orientada a fortalecer el control interno, con el propósito de asegurar de manera razonable el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales

SIGLAS: MAR Modelo de Administración de Riesgos MRC Mapa de Riesgos Proclives a Corrupción OIC Órgano Interno de Control PAT Programa Anual de Trabajo RAC Revisión de Aseguramiento de Calidad SIP Sistema de Información Periódica SFP Secretaría de la Función Pública

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