CONTRALORÍA GENERAL DE LA...

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICACONTRALORÍA REGIONAL DEL MAULE ,

UNIDAD DE CONTROL EXTERNO -

UCE. N° 2.782/2016REF. N? 71.597/2016

REMITE INFORME DE SEGUIMIENTOQUE INDICA.

TALCA, 0 9 8 4 1 , 28,112016

Adjunto, remito a Ud., para suconocimiento y fines pertinentes, Informe de Seguimiento al Informe Final N°1.110,de 2015, debidamente aprobado, sobre auditoría al fondo solidario de créditouniversitario, FSCU, de la Universidad de Talca.

Saluda atentamente a Ud.,

VÍCTOR PKms I0LESIASA B O G A D O

CONTRALOR REGIONALCONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

REGIÓN DEL MAULE

AL SEÑOR

CONTRALOR INTERNOUNIVERSIDAD DE TALCAPRESENTE

Avda. Diagonal Isidoro del Solar N° 21 -Talca-Fono: 712413200www.contraloria.ol

CONTRALORIA REGIONAL DEL MAULEUNIDAD DE CONTROL EXTERNO

Universidad de Talca

Número de Informe: 1.110/201528 de noviembre de 2016

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICACONTRALORÍA REGIONAL DEL MAULE

UNIDAD DE CONTROL EXTERNOUNIDAD DE SEGUIMIENTO

USEG N° 44/2016REF N° 71.597/2016

SEGUIMIENTO AL INFORME FINALN° 1.110, DE 2015, SOBRE AUDITORÍA ALFONDO SOLIDARIO DE CRÉDITOUNIVERSITARIO, FSCU, DE LAUNIVERSIDAD DE TALCA.

TALCA, 28NOV.Z016

De acuerdo con las facultades establecidasen la ley N° 10.336, de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de laRepública, se realizó el seguimiento a las observaciones contenidas en el InformeFinal N° 1.110, de 2015, sobre auditoría a la "deuda exigible", al 31 de diciembre de2014, del Fondo Solidario de Crédito Universitario, en adelante e indistintamentefondo o FSCU, de la Universidad de Talca, UTAL, con la finalidad de verificar elcumplimiento de las medidas requeridas por este Organismo de Control a la entidadexaminada en dicho informe. El funcionario que ejecutó esta fiscalización fue elseñor Pablo Olave Benítez.

El proceso de seguimiento consideró elreferido Informe Final N° 1.110, de 2015 y la respuesta de esa casa de estudiossuperiores a dicho documento, remitida mediante oficio N° 017, de 2016, a esteÓrgano Contralor.

Los antecedentes aportados fueronanalizados y complementados con las validaciones correspondientes en el enteauditado, a fin de comprobar la pertinencia de las acciones correctivasimplementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican.

AL SEÑORVÍCTOR FRITIS IGLESIASCONTRALOR REGIONAL DEL MAULEPRESENTE

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICACONTRALORÍA REGIONAL DEL MAULE


1. OBSERVACIONES QUE SE SUBSANANN"

OBSERVACIÓNDESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LA ENTIDAD

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y

VERIFICACIONES REALIZADASCONCLUSIÓN

Sobre . cuentacorriente

Como primer antecedente, resulta pertinenteindicar que para el manejo de los recursosfinancieros, la Dirección de Crédito solidariode la universidad en cuestión, dispone de lacuenta corriente N° 44025238, abierta .en elBanco Crédito e Inversiones, BCI, sucursalTalca, y cuyo registro contable se consigna enla cuenta contable código N° 1112100,denominada como , "Banco Crédito eInversiones".Af efecto, se analizó la conciliación barrearíadel mes de junio de 2015 de la cuentacomente antes mencionada, en la cual seregistran los ingresos por pago del créditosolidario.Asimismo, cabe destacar que comoprocedimiento de revisión, se cotejó el saldobancario con el balance de comprobación ysaldos, el registro de cheques girados y nocobrados, y la carióla banca ría respectiva,determinándose que la confección de dichasconciliaciones bancarias son realizadas pordoña Elizabeth Guerrero Chamorro, cajera dela citada unidad, no ajustándose a lo normadoen el numeral 54 de la resolución exentaN° 1.485 de 1996, de este Ente Fiscalizadosel cual versa que _ las tareas yresponsabilidades principales ligadas a laautorización, tratamiento, registro y revisiónde. las transacciones y hechos deben serasignadas a personas diferentes, todo ello, enel entendido que no puede ser la mismapersona que maneja el efectivo aquella queefectúa las cuadraturas correspondientes.

A título de la observación imputada por esteórgano de Control, la entidad auditada indicóque se procedió a asignar la responsabilidad^de confeccionar las conciliaciones bancariasal contador de la dirección del FSCU, a saberactualmente en el cargo doña CristinaCáceres Gajardo, además de contar con lavisación del director de la citada unidad, amodo de garantizar la correcta realizacióndel mentado procedimiento.

En efecto, tras la respectiva visita inspectíva,fue posible constatar la concordancia de loesgrimido por ta UTAL, en cuanto al rol de laseñora Cáceres Gajardo en et citado procedode conciliaciones bancarias, enmarcándosedentro de to exigido por la normativa atingentea la materia.

En razón de lo aquíargumentado correspondeentender como subsanado elhecho reprochado.

Actualización delReglamento delFSCU

Sobre la materia, cabe precisar que por mediode la resolución universitaria N" 591, de 11 dediciembre de 2000. se aprobó a contar dedicha fecha, el texto refundido delReglamento del Fondo Solidario de CréditoUniversitario de la Universidad de Talca, sin

A razón del alcance formulado, la UTALremitió el decreto universitario N° 1.758, de11 de noviembre de 2016, que "Apruebamanual de - funciones, procedimientos,control interno y procedimientos contablesde la Dirección de Crédito Solidario y

A su tumo, efectuado el correspondienteanálisis a la documentación sustentante, esposible advertir la incorporación. de lasmodificaciones normativas, cuya omisión enprimera instancia dio lugar al presente acápite

Observación subsanada.



N°




embargo, no incorporáronlas modificacioneslegales introducidas con posterioridad a esadata, tales como: fechas en las cuales se haceexrgible la deuda, ta suspensión opostergación de la cuota de estudio de postgrado, las condonaciones, entre otras,estipuladas en los artículos 7, 8 y 17 de lacitada ley N" 19.287.Lo expuesto, denota una transgresión a lodispuesto en el numeral 51 de la ya citadaresolución exenta N" 1485, de 1996, de esteorigen, el cual indica que el registro inmediatoy pertinente de la información es un factoresencial para asegurar ta oportunidad yfiabilidad de toda la información que lainstitución maneja en sus operaciones y en laadopción de decisiones,

Reglamento del Crédito Solidario", a fin dedar respuesta sobre las medidas correctivasadoptada por esa institución.

y por cuya inclusión se entiende por corregidoel planteamiento de esta Entidad de Control.

I - 3 - a)Procedimientosy métodos

Se advirtió que la Dirección de CréditoUniversitario, cuenta con manuales deprocedimientos y de funciones, no obstante,estos no han sido aprobados por la autoridadcompetente a través del respectivo actoadministrativo.Al efecto, es menester recordar que deconformidad a lo estipulado en el articulo 3°de la ley N° 19.880, que Establece Bases delos Procedimientos Administrativos que Rigenlos Actos de los Órganos de la Administracióndel Estado, se entiende por actoadministrativo las decisiones formales queemitan dichos órganos, en los cuales secontienen declaraciones de voluntad,realizadas en el ejercicio de una potestadpública y que éstos tomarán la forma dedecretos supremos y de resoluciones.En este sentido, es oportuno destacar que, enarmonía con el principio de escrituración querige a los actos de la Administración delEstado, estipulado en el artículo 5°, de lacitada ley N° 19.880, las decisiones queadopten los entes públicos debenmaterializarse en un documento escrito

La Universidad de Talca puso a disposiciónde esta Entidad Fiscalizadora el decretouniversitario N* 1.758, de 11 de noviembrede 2016, que "Aprueba manual de funciones,procedimientos, control interno yprocedimientos contables de la Dirección-deCrédito Solidario y Reglamento del CréditoSolidario", a fin de subsanar el hechoreprochado primitivamente.

Efectivamente, el citado decreto universitarioda cuenta de las principales acciones y'controles relacionados con los procesos yprocedimientos de la Dirección de Crédito deesa casa de estudios, respondiendo asi alfondo de lo planteado por este EnteFiscalizador.

En atención a lo obrado,corresponde subsanar loobservado/



N°




aprobarse mediante resolución, por lo que laexpresión formal de la voluntad del servicio,sólo puede perfeccionarse con la expedicióndel respectivo acto administrativo, siendo ésteel que produce el efecto de obligar conformea la ley.

Póliza de fianzaEt director (s) del Fondo de CréditoUniversitario, informó a través del certificadosin número de 9 de julio de 2015, el listado delos funcionarios que deben poseer caución,para lo cual se procedió a cotejarlos con etSistema de Información y Control delPersonal de la Administración del Estado,SIAPER, pudiéndose establecer que donJaime Emilio Araneda Díaz, RUN 11.372.664-4, no posee dicho registro.Sobre el particular, resulta oportuno destacarque dicha entidad no ha dado cumplimiento ato contenido en la circular N° 1.290, de 1996,de la Superintendencia de Valores y Seguros,sobre la obligación de rendir caución eimptementar un sistema de control interno,que, para estos efectos, ha instruido que enaras del fiel cumplimiento del mandato que laley encomienda a los administradores•generales de los fondos, antes de iniciar- laadministración, estos deberán contar con lafianza por el desempeño de sus funciones, afin de asegurar un adecuado resguardo de tosrecursos otorgados por el Estado.

Con motivo de .esclarecer el alcanceformulado, la universidad informó que elcitado funcionario cuenta con la pólizaN° 371734, emitida por la empresa HDISeguros S A.

Complementariamente, verificada la mentadainformación en SIAPER, es posible constatarque por medio del oficio N° 1.440, de 4 demarzo de 2016, de esta procedencia, se diopor aceptada la antedicha póliza de fianza.

Sobre la base a lo analizado,se subsana lo objetado.

I - 9Revisiones a lasrecaudacionesde la entidad decobranza

Se constató que la UTAL tiene un contrato deprestación de servicios, celebrado el 26 dejunio de 1992, con la empresa Organizaciónde Cobranza y Asesoría dé Empresa S.A.-,ORSAN, donde esta última se obliga entreotras cosas, a conservar la custodia de losdocumentos, efectuar la recaudación decuotas por vencer, efectuar cobranzaprejudicial y judicial.En atención a los honorarios cobrados por laempresa, provenientes de la percepción decuotas, indica que serán equivalentes al 5%

A su tumo, ia entidad fiscalizada remite eldecreto universitario N° 1758, de 11 denoviembre de 2016, que "Aprueba manual defunciones, procedimientos, control interno yprocedimientos contables de la Dirección deCrédito Solidario y Reglamento del CréditoSolidario", a fin de subsanar el alcancereprochado primitivamente, arguyendo queen él se establecen las principales rutinas yprocesos relativos, a la materia en estudio.

Analizado la documentación sustentante, fueposible verificar que en el acápite "ProcesosContables", se instruye a la Dirección deCrédito las acciones y registros a considerarsobre las recaudaciones efectuadas por laempresa de cobranza con que ja universidadtenga convenio vigente, para efectos delpresente análisis ORSAN S.A.

En razón de las medidasarbitradas, se entiende porsubsanado lo advertido, sinperjuicio de futurasverificaciones sobre lamateria,



N°




de la suma liquida efectivamente recaudadapor la empresa cobradora para el Fondo deCrédito Universitario de la citada casa deestudios, en el caso de efectuar recaudaciónfuera de la Región Metropolitana o encobranza judicial la comisión corresponderíaa 10%.Ahora bien, de acuerdo a las indagacionesllevadas a cabo, se observó que launiversidad en comento no efectúa revisionesperiódicas acerca de las recaudacionesrealizadas por la empresa de cobranza, ni delas comisiones pagadas a esta entidad,situación que vulnera el principio de controlcontenido en los artículos 3", 5°, 11, 53 y 61de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucionalde Bases Generales de la Administración delEstado.

II - 4 - a)Convenio derecaudación ycobranza conORSAN

Se comprobó que la entidad audítada poseeun convenio correspondiente al servicio derecaudación y cobranza de los fondossolidarios de créditos universitarios, que secelebró con la compañía ORSAN S.A., en elaño 1992, no obstante, dicho documento nose encuentra aprobado mediante el actoadministrativo correspondiente.Lo anterior, vulnera lo establecido en elarticulo 3° de la aludida ley NB 19.880, el cualestipula que "Las decisiones escritas queadbpte la Administración se expresarán pormedio de actos administrativos", situación queno ocurrió en la especie.

Sobre el particular, la entidad de educaciónsuperior remitió copia del decretouniversitario N° 672, de 26 de junio de 1992,por arbitrio del cual se "Tiene por aprobadoConvenio de Recaudación y Cobranza" entrela Universidad de Talca, entre otras, y laempresa del rubro ORSAN S.A.

En lo referido, con la nueva informaciónproporcionada es posible dar por aclarado toreprochado primitivamente.

Observación subsanada.

En lo que respecta, el mejoramiento de tosprocesos atingentes-al punto en análisis y queoriginaron el reproche primitivo, correspondeaceptar lo obrado por la Universidad de Talca,ya que las acciones arbitradas, en más,responden al fondo -de lo objetado por estaEntidad de Control.

II - 7Respecto delaviso de cobrode la cuota anual

Se evidenció que el aviso de cobro a losdeudores lo efectuó la empresa EQUIFAXSA. a través de la emisión de cartas;posteriormente, dicha compañía remite undetalle en una planilla Excel de las misivascon el estado de la rendición, [o cual sematerializó el día 17 de abril de 2014, segúncorreo proporcionado por el director (s) de laDirección de Crédito.

Referido al punto en comento, la entidadauditada mencionó que dentro lasresponsabilidades asignadas a) asistente dela Dirección de Crédito y contenidas en elantes citado manual de procedimientos, estála de confeccionar un registro de las cartasdevueltas y revisar los antecedentes paraefectuar un nuevo envío a ptro domicilio,proceder que será llevado a^cabo de forma

Se supera e'l alcanceformulado."






Precisado lo anterior, es dable señalar que delo remitido por el proveedor en cuestión, sedesprende que para el período 2014, seenviaron 2.807 avisos de cobro de tos cuales189 fueron devueltos y 382 se encontrabanfuera de cobertura.En lo tocante, es necesario considerar lodispuesto en el artículo 4° del decreto N° 225,de 1994, del Ministerio de Educación, quereglamenta la ley N" 19.287, en el que seestipula que cuando el deudor e,sté obligado aefectuar un pago con arreglo a la ley, eladministrador general det fondo respectivo leremitirá un aviso de cobranza que indique lacuota correspondiente, su fecha devencimiento y el número de parcialidades enque podrá efectuar el pago. El citado aviso decobranza se enviará al domicilio que el exalumno hubiere registrado "en la declaraciónde ingresos, en un plazo máximo de 30 díascontado desde la recepción de la declaración,lo cual no aconteció en la totalidad de loscasos.

mensual, remitiendo los mentadosantecedentes al director de Crédito.

II! .- 2Sobre cálculo dela cuota anualaño 2014

Se observó que en el caso particular de doñaVirginia Campos Medina, RUNNs 15.629.833-6, declaró ingresescorrespondientes al año 2014 ascendentes a289,49 UTM, siendo que el equivalente a lacuota anual del 5% correspondía a 14,47UTM, no obstante la UTAL cobró una cuota de20,35 UTM.Referente a lo antedicho, cabe precisar, quesegún lo previsto en et articulo 8° de la leyN" 19.287, los instrumentos representativosdel crédito establecerán que, a contar de lafecha en que se haga exigibte la obligación, elex alumno deberá pagar anualmente unasuma equivalente al 5% del total de las rentasque haya obtenido en el año inmediatamenteanterior, expresado en unidades tributaríasmensuales equivalentes a cada uno de losmeses en que se percjbjeron los ingresos,

Con respecto al asunto en cuestión, esacasa dé" estudios remitió los registrosfinancieros de la deuda de la aludida exalumna para el periodo en análisis.

Así las cosas, con la nueva información tenidaa la vista es posible concluir que para el año2014 la deuda de la señora Campos Medinaestaba conformada, efectivamente por elequivalente al 5% de sus ingresos, ascendentea 14,47 UTM, sin embargo la suscrita exalumna mantenía una mora del año 2013,ascendente a 10,57 UTM.Ahora bien, en lo referente a los pagos, -a lafecha de la auditoría-, estos efectivamenteascendieron a un total de 20,35 UTM,desglosados en 10,57 UTM por concepto demora 2013 y la sumatoria de abonos totales de9,78 UTM, por concepto de deuda año 2014,totalizando el pago de 20,35 UTM observadopor este Órgano de Control.

Atendido a los nuevosantecedentes, se subsana loobjetado.



• N°

OBSERVACIÓNDESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN

para este efecto se considerará como salariototal del deudor el sueldo bruta menos losdescuentos legales.

RESPUESTA DE LA ENTIDADANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y


í

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICACONTRALORÍA REGIONAL DEL MAULE


2. OBSERVACIONES QUE SE MANTIENENN"

OBSERVACIÓN

1 - 7 - a)Falencias delSistema FSCU

1 - 7 - b)Falencias delSistema FSCU

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN

De las indagaciones efectuadas por esteOrganismo de Control se constató que elsistema informático utilizado por esa casade estudios, denominado "Sistema FSCU",permite obtener la hoja de vida de cadaalumno y/o ex alumno, donde se incluye ladeuda y ios pagos realizados por el deudor,no obstante, se comprobó unainconsistencia en el mentado software, todavez que al extraer la cuenta corriente dealgún deudor del sistema, éstos no reflejanel detalle de las cuotas pagadas, sinembargo, de igual manera rebajan la deudadel ex alumno, el desglose se expone en el.numeral 6 del acápite II del Informe Final N°1.110, de 2016, de este origen.Sobre el particular, es dable destacar que lasituación descrita representa unadeficiencia de control en el sistemainformático, ya que no permite conocer unadeuda con los intereses aplicados a unafecha determinada.Al respecto, lo consignado vulnera locontemplado en los numerales 50 y 51 de laresolución exenta N" 1.485, de 1996, de laContraloria General de la República, loscuales preceptúan, en fo que importa, queuna clasificación pertinente de lastransacciones y hechos permite que a partirde ella se puedan elaborar los informes, losplanes y los estados financieros, lo cual nose verificó en la especie.El programa denominado "Sistema FSCU"no logra obtener reportes sobre el estado déuna deuda de un moroso a una fechadeterminada, en el que incluya el capital y elmonto de los intereses penales.Sobre el particular, es dable destacar que lasituación descrita representa unadeficiencia de control en el sistema

RESPUESTA DE LAENTIDAD

Como consecuencia de foanterior, la UTAL en i surespuesta mencionó queimplementará un nuevosistema de control,denominado EnterpriseResource Planning, ERP,encontrándose el mismoen evaluación técnicaacerca de la incorporaciónde los aplicattvosnecesarios y de este modoabordar lo observado poreste órgano Ftscaiizador.

1Como resultado de loanteriormente descrito, laentidad educativa, en surespuesta mencionó queimplementará un nuevosistema de control,denominado EnterpriseResource Planning, ERP,

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA YVERIFICACIONES REALIZADAS

Si bien se atiende lo argumentado por laentidad audítada, al encontrase lasmedidas adoptadas en fase deimplementación, no es posible verificarfehacientemente su aplicabilidad yconcordancia con lo requerido por estaContraloria Regional.

<

Sin perjuicio sobre lo atendible de loargumentado por esa entidad, alencontrase las medidas adoptadas enfase de implementación y evaluación, noes posible verificar fehacientemente suaplicabilidad y concordancia con lorequerido por este Ente de Control.

CONCLUSIÓN

Se mantiene laobservación.

,Se mantiene loobservado.

ACCIÓN DERIVADA

En armonía con lo esgrimidopor el órgano educativo y lorequerido por esta Entidad deControl, esa casa de estudiosdeberá materializar lasmedidas informadas, a fin decorroborar su pertinencia yaplicabilidad, hecho que seráverificado en futurasfiscalizaciones que serealicen sobre la materia.

••

En armonía con lo esgrimidopor esa casa de estudios y lorequerido por esta EntidadSuperior de Control, la UTALdeberá materializar lasmedidas informadas, a fin decorroborar su pertinencia yaplicabittdad, hecho que será

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N*OBSERVACIÓN

1 - ' 10Método de cobroefectuado a losdeudores

,

II - 2Falta deverificación ' deantecedentesproporcionados

• por el deudor

< DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN

informático, ya que no permite conocer unadeuda con los intereses aplicados a unafecha determinada.Al respecto, lo citado vulnera locontemplado en ios numerales 50 y 51 de laresolución exenta N* 1.485, de 1996, deesta procedencia, tos cuales preceptúan, enlo que importa, que una clasificaciónpertinente de las transacciones y hechospermite que a partir de ella se puedanelaborar los informes, . los planes y losestados financieros, lo cual no se verificó enla especie.De la revisión realizada a los deudorescondonados del año 2014, se constató queel FSCU no cuenta con un documentoformal que establezca el plazo otorgadopara pagar la cuota anual, toda vez que seobservó que la ex alumna. doña RabiólaOpazo Lepe, RUT N° 12.295.854-K, pagólos estipendios de los años 2010 y 2011,correspondientes a 18,35 y 5,63 UTM,respectivamente, en 24 chequesmensuales, tiempo en el cual la casa deestudios no cobró intereses.Al respecto, es útil mencionar que laausencia del manuat o reglamento queapruebe dicho mecanismo de cobro, nb secondice con lo dispuesto en el numeral 44,de la resolución exenta N" 1.485, de 1996,de este origen, en el cual se establece queuna institución debe tener pruebas escritasde su estructura de control interno,incluyendo 'sus objetivos y procedimientosde control.Se constató que la declaración jurada deingresos anuales presenta una cláusula enla cual autoriza al FSCU a verificar lasremuneraciones o rentas presentadas por eldeudor, pudiendo solicitar a laAdministradora de Fondos de Pensiones,AFP. las cotizaciones provisionales.


encontrándose este enevaluación técnica sobre laincorporación de losaplicativos necesarios y deeste modo abordar loobservado por esteOrgano.de Control.

En razón de lo anterior, laUTAL remite el decretouniversitario N° 1.758, de11 de noviembre de 2016,que "Aprueba manual defunciones, procedimientos,control interno yprocedimientos contablesde la Dirección de CréditoSolidario y Reglamento delCrédito Solidario11, a fin desubsanar el hechoreprochadoprimitivamente.

La universidad estatalseñala que la materiaobjetada fue abordada enel manual de funciones,procedimientos, controlinterno y procedimientoscontables de la Dirección

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA YVERIFICACIONES REALIZADAS .

En efecto, el citado manual contiene iosprincipales aspectos sobre la materia enestudio, en particular, otorgando lafacilidad de pago contra respaldo dedocumento bancario, aplicando loscorrespondientes intereses, bajo la lógicade acogimiento a cierta cantidad decuotas, pudiendo así ajustan susprocedimientos a lo estipulado por lanormativa relacionada conla materia encuestión.Sin perjuicio de lo anterior, esa casa deestudios no se pronuncia sobre el casoparticular de la señora Opazo Lepe

.Revisado el aludido manual, correspondedestacar que dentro de sus apartados seencuentran detalladas las acciones"Procedimientos Fondo de CréditoSolidario", abordando la materia objetodel presente análisis, así como laasignación de un funcionario

CONCLUSIÓN

En relación a loanalizado, esdable mantener elalcance formulado.

Observaciónmantenida

ACCIÓN DERIVADA

verificado en futurasfiscalizaciones que serealicen sobre la materia.

Esa casa de estudios deberáaplicar la corrección en elcálculo sobre la deuda dedoña Fabiola Opazo Lepe, yen lo sucesivo, ajustar susacciones a lo estipulado porel citado manuat deprocedimientos lo que serácorroborado en próximasfiscalizaciones que este Entede Control, efectúe sobre lamateria.

En armonía con lo esgrimidoen el presente punto laentidad auditada deberácomo primera medida validary acreditar fehacientementela documentaciónsustentante sobre los casos



N°OBSERVACIÓN

DESCRIPCIÓN DE'LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LAENTIDAD


CONCLUSIÓN ACCIÓN DERIVADA

No obstante, mediante certificado sinnúmero, de 27 de agosto de 2015, el director(s) del fondo en comento, manifiesta querespecto a la documentación que provoquedudas acerca de su veracidad, sonrevisados en tas páginas disponibles, comofiliación a AFP de la superintendencia de lamisma; y en el portal de Sil, consultando enel tink "situación tributaria".Al efecto, corresponde indicar,que lasmedidas nombradas por la casa deestudios, no validan fehacientemente losmontos declarados como ingresos por susex alumnos.Lo anterior, no permite cumplir con loestipulado en el inciso segundo del artículo9" de la ley ND 19.287, que dispone que 'Eladministrador general del fondo de cadaInstitución podrá verificar la informaciónsuministrada por los deudores con todos losantecedentes de que dispongan el Sil, lasinstituciones provisionales, empleadores ydemás organismos públicos y privados,todos los cuales estarán obligados aproporcionar dichos antecedentes'.

de Crédito Solidario,estableciendo losrespectivos encargados ytas responsabilidadesaparejadas al mentadoproceso.

responsable y consideraciones a teneren cuenta dentro de la ejecución delproceso mismo.Sin desconsideración de lo anteriormenteexpuesto, es menester destacar que lasacciones emprendidas por la UTAL nohacen, alusión a revisión de tosantecedentes, en particular reprochadospor esta Entidad Fiscalizadora.

objetados primitivamente, asímismo en lo sucesivo ajustarsu actuar a lo estipulado en efcitado manual deprocedimientos, hechos queserán validados en futurasfiscalizaciones a realizarsesobre la materia.

CobranzaJudicial

No se evidenció que e! fondo en cuestiónrealice las gestiones de cobranza judicial,incumpliendo con ello lo dispuesto en elartículo 26 del Título VI "De la renegociacióny modificación de plazos", aprobado por laresolución universitaria N" 591, de 2000, -Fija el Nuevo Reglamento del FondoSolidario de Crédito Universitario, Ley N"18.591 y deroga reglamentación anterior-,en la que establece que la universidad podráejercer la cobranza judicial y extrajudicial dela deuda en contra del suscriptor de pagar.

Sobre el asunto, la entidadauditada remitió el manualde funciones yprocedimientos,sancionado mediantedecreto universitario N°1.758, de 11 de noviembrede 2016, el cual endefinitiva abordó lasprincipales cuestionesrelativas a la gestión,administración yprocedimientos contablesdel FSCU de la UTAL.

Analizado el citado documento, el acápite12.4 denominado "Del incumplimiento delos pagos", se refiere a los hechosobjetados por este Órgano de Control,estableciendo las principales acciones ala hora de efectuar las distintas gestionesen lo relacionado a la cobranza de losfundos en cuestión.Sin perjuicio de lo anterior, y segúnconsta en el oficio ordinario N° 138, de 10de noviembre de 2016, el director (S) deCrédito Solidario remitió al Vicerrector deGestión Económica y ApoyoAdministrativo de esa casa de estudios,los antecedentes sobre la modificacióndel reglamento FSCU y [as prerrogativasatingentes a la materia, dgnde. entre

Dado Eo anterior,se mantiene elhecho reprochado.

La Universidad de Talca,deberá iniciar las gestionesjudiciales sobre lassituaciones observadasprimitivamente por estaContraloría Regional, y en losucesivo ajustar su procedera to estipulado en el antesmencionado manual deprocedimientos, lo que serámateria' de futurasfiscalizaciones a realizar poresta Entidad Superior deControl.

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N°OBSERVACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LAENTIDAD'

ANÁLISIS DE LA RESPUESTA YVERFICACIONES REALIZADAS


otros aspectos, se destaco la evaluaciónanual sobre el protocolo referente a lacobranza judicial y extrajudicial sobre losfondos adeudados por el concepto encuestión.No obstante lo esgrimido por el entefiscalizado, no se consignaron lasacciones relacionada con elemprendimiento de las gestiones decobranza judicial antes citadas. •

ti - 4 - b)Convenio derecaudación ycobranza conORSAN

En referencia del contrato de 16 de marzode 1992, con ORSAN, se debe señalar queeste fue suscrito entre la institución encomento y una serie de establecimientos deeducación superior, entre las que • seencuentra la UTAL.En lo tocante, en la cláusula decimoséptimadel referido documento,, indica que esteempezará a regir el 23 de marzo de 1992 ytendrá vigencia hasta el 31 de diciembre deese año, renovándose-automáticamente enforma anual, si ninguna de las partesmanifestare su intención en contrario, conlas formalidades que ahí se detallan, sin queexista información respecto de si haoperado tal mecanismo.Al respecto, se debe tener en consideraciónque el dictamen N" 46.746,de 2009, de esteorigen, ha precisado que no resultaprocedente la autorización de nuevasprórrogas del contrato original, aun cuandotales ampliaciones se hubierencontemplado en las respectivas bases delicitación, ya que la práctica de acordar lacontinua prórroga de un contrato, cuyavigencia se extienda indefinidamente,pugna con los principios de transparencia ylibre concurrencia consagrados en elartículo 9° de la ley N" 18.575.De este- modo, acontece que laadministración se encuentra impedida deprolongar sus contrataciones a través de

En k> referido, esa casa deestudios superiores señalóque tras las respectivastratativas realizadas con eladministrador .del FondoSolidario de CréditoUniversitario, segúnconsta en oficio ordinarioextemo N° 646, de 7 rrrarzode 2015, se ofició,mediante oficio interno N°138, de 10 de noviembrede 2016, al Vicerrector deGestión Económica yApoyo Administrativo, conla intención de iniciar a labrevedad las gestionespara proceder al llamadode licitación respectivo.

Así las cosas, lo esgrimido por laUniversidad de Talca, no permitedesvirtuar lo sostenido por este órganode Control, ya que la línea argumenta! dedicha entidad se enmarca dentro deposibles tratativas y solicitudes, -más nodentro de una medida concreta quepermita corroborar una acción correctivadeterminada.

Enelentendido.semantieneíntegramente loobjetado.

Con la finalidad decorresponder su actuar a loestipulado por la normativavigente, el órgano auditadodeberá iniciar a la brevedadel proceso (¡citatorio a fin deproveer los servicios de unaempresa de cobranza, alalero, entre otros, del artículo9° de la ley N° 18.575,situación que será verificadaen una próxima fiscalizacióna realizar sobre la materia.

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N°OBSERVACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓNRESPUESTA DE LA

ENTIDADANÁLISIS DE LA RESPUESTA YVERIFICACIONES REALIZADAS


continuas prórrogas, en tanto ello vulneralos principios anotados en el dictamenreferido.Sin perjuicio de lo anterior, en relación alconvenio de 28 de octubre de 2004, esteconsigna en su cláusula decimosegundaque tendrá vigencia hasta el 2007 y nocontempla la posibilidad de renovación.Por último, el acuerdo de 24 de agosto de2004, en su cláusula cuarta, establece laposibilidad de renovación, sin que consteque se haya recurrido a ese mecanismo.Al respecto, de los mencionados convenios,don Jaime Aravena Díaz, director (s) del"FSCU, a través de correo electrónico, de 1dé octubre de 2015, manifiesta que, en lapráctica, los tres contratos se encuentranvigentes y que los servicios prestados por laempresa en comento se reciben a plenaconformidad.

II - 4 - c)Convenio derecaudación ycobranza conORSAN

No se pudo acreditar la vigencia de la boletade garantía por el fiel cumplimiento delconvenio, ascendente a 1.000 UF,establecida en la cláusula duodécima, delconvenio celebrado con la citada empresaORSAN:En este sentido, es menester precisar quedicha garantía está concebida como-undocumento representativo de dinero, quehabilita para percibir directamente lacantidad expresada, y su naturaleza jurídicacorresponde a una caución, ya que sufinalidad es asegurar el cumplimiento de unaobligación principal a la que accede, siendodeber de la autoridad efectuar el cobro delos documentos respectivos en aquelloscasos en que el contratista transgreda losinstrumentos normativos que regulan elproceso de licitación y la ejecución posteriordel contrato (aplica dictámenes Nos 65.248,de 2011,'y 8.297, de 2012, de esteOrganismo Contralor).

Referido al asunto, eldirector (s) del FSCU,indicó que debido a la largadata del documento encomento, sumado a que elconvenio suscrito en 1992con la empresa ORSAN,fue celebrado entre variasentidades universitarias,esta no fue posible derecuperar.

Ante lo vertido en ta respuesta del enteauditado,, se debe manteneríntegramente lo reprochado,' toda vezque la carencia de dicha documentación,como se señaló previamente constituyeuna transgresión a lo instruido en lajurisprudencia atingente a la materia enestudio.

Observación A fin de subsanar lo objetado,mantenida. | la Universidad de Talca,

deberá, en un plazo de.sesenta días contados desdela recepción del presenteinforme de seguimiento,acreditar la vigencia de laboleta de garantía por el fielcumplimiento del convenio,ascendente a 1.000 UF,establecida en la cláusuladuodécima del conveniocelebrado con la empresaORSAN S.A.

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N'OBSERVACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DE LAENTIDAD



IISuspensión

En primer término, resulta oportuno señalarque según lo dispuesto en el artículo 7",inciso 3 de la ley N" 19.287, "La obligacióncontenida en el conjunto de instrumentossuscritos por el beneficiario se hará exigibletranscurridos dos años desde su egreso dela institución de enseñanza superior, porhaber cursado sus estudios completos, estéo no en posesión del titulo profesional ogrado respectivo."Seguidamente, en el artículo 8° de la mismaley, en lo que interesa, indica que laobligación de pago, así como el plazomáximo para servir la deuda, podrásuspenderse para aquellos deudores queasí lo soliciten y acrediten estar cursandoestudios de postgrado, en las condicionesque fije el reglamento. Con todo, dichasuspensión no . podrá exceder el plazoformal de duración de los estudios depostgrado correspondientes, acreditado porla certificación que emita la institución deeducación superior respectiva.Al tenor de lo expuesto, y en virtud de losantecedentes tenidos a la vista, se observóque a lo, menos nueve deudores, noproporcionaron la documentación derespaldo que acredite la solicitud desuspensión. El detalle de lo descrito seexpone en el anexo N° 1, del Informe Finaljl0 1.11Q, de 2016, de esta procedencia.

El director (s) de laDirección de Crédito, a finde referirse sobre elasunto, señaló que sedispuso la rectificación delos procedimientos yprotocolos del proceso desuspensión de cobro,asignándole laresponsabilidad deconfeccionar, actualizar ymantener ei mentadoregistro al asistente deunidad, quien a su vezdeberá remitirla de formamensual al director de launidad, con la finalidad desubsanar el hechoreprochado por este EnteContralor.

Si bien to esgrimido por la UtAL, permiteentender que se han arbitrado lasacciones tendientes a subsanar lasfalencias de control relacionadas con lacustodia y análisis del registro desuspensiones de cobro, esa casa deestudios no hace referencia en sucontestación a los casos objetados en elanexo N° 1 del Informe Final N° 1.110, de2016, de este origen.

Siendo asícircunstancias,correspondemantenerpresenteobservación.

las No obstante lo esgrimidocomo acción correctiva, laUniversidad de Talca deberáefectuar las diligencias,necesarias para esclarecerlos antecedentesreprochados en el presenteacápite, situación que severificará.' en una futurafiscalización a realizarsesobre la materia.

IIIAusenciapagarés

3de

A partir de la revisión efectuada, seestableció la ausencia de los pagarés de 3ex alumnos, ascendentes en total.a 269,31UTM al 31 de diciembre de 2014, según loconsignado en ef siguiente detalle:

•Aviles Aviles Angela 40,34-Fuentes Mancilla Juan 2,94-Salinas Avendaño Catalina 226,03

En su contestación, laentidad fiscalizada señalaque se encuentran enproceso de habilitación deuna "Bodega de Valores",la que permitirá realizar elarqueo total de lasactuales dependencias,pudiendo de este modoesclarecer la razón sobrela mentada ausencia y

SÍ bien es atendible lo esgrimido por laUTAL, lo antedicho no responde el fondode lo observado, razón por la cualprocede mantener íntegramente lapresente objeción.

Se mantiene laobservaciónformulada.

Por lo anterior, la entidadeducacional deberá adoptarlas medidas correctivasnecesarias a fin deesclarecer los antecedentessobre tos pagarés ausentes,situación que será verificadapor este órgano Contralor enuna futura fiscalización sobre

,la materia.

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N°OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN

RESPUESTA DE LAENTIDAD '



La situación expuesta, infringe loestablecido en la circular N° 818, de 1988,que establece, en lo que interesa, que losregistros de créditos a estudiantes, depagarés universitarios, de inversionesfinancieras y de títulos en custodia, deberáncontar con toda la documentación derespaldo, tales como comprobantes deingresos y egresos, de compra o venta deinstrumentos-o valores, comprobantes depagos, entre otras, por el tiempo que seanecesario, disponiéndose, en el caso delprimero, que en éste deberá especificarse,para cada crédito otorgado al alumno, lafecha, número del pagaré, monto y tasa-!

tomar las medidascorrectivas necesarias.

III - 4Diferencias en elcálculo de ladeuda

Del examen realizado a los pagarés de losex alumnos, se determinaron diferencias enet saldo de la deuda presentada al 31 dediciembre del año 2014, para los casos quese indican a continuación:

-Amaro Suazo, José-Barrientos Vásquez, Adolfo-Bascuñán Campos, Eduardo-González Itumeta, Manuel-Lara Quiero, Nerva Etena-Olivares Olivares, Sammy-Reyes Valenzuela, Katherine-Rojas Rojas, Camilo-Veliz Moran, Vafeska

Por su parte, el articulo 95, letra b), de la leyN" 10.336, previene que el examen decuentas tendrá por objeto, entre otros,comprobar la veracidad y fidelidad de lascuentas, la autenticidad de ladocumentación respectiva y la exactitud delas operaciones aritméticas y decontabilidad. Con arreglo al inciso segundode ese precepto, se considerará auténticosoto él documento original, salvo que el juezde cuentas, en el juicio respectivo y por

Según consta en el oficioordinario N° 017, de 2016,en el punto N° 10, conrespecto a la diferenciaarrojada entre los registrosde esa casa de estudios ylos efectuados por esteEnte de Control,periódicamente se realizanactualizaciones de lasdeudas, con la intenciónde detectar situacionescomo la aquí descrita.Complementariamente,esa entidad remitió losantecedentes delrespectivo procesolicitatorio del sistema ERP,el cual contemplará elanálisis de la cartera y laactualización de lasdeudas, a fin de abordarsistémicamente estaobservación.

Si bien se considera oportuno lomencionado por ta UTAL, es dableseñalar que en su respuesta se señala,por medio de la constancia N°010, de 14de marzo de 2016, que el citado sistema,se espera se encuentre operativo ainicios del año 2017, permitiendo realizarel análisis de la cartera de deudores y asíesclarecer las dudas surgidas a raíz de loobservado por esta Entidad de Control.

Por lo anterior esdable mantener elalcance formulado.

La entidad auditada deberámaterializar las accionescorrectivas planteadas en surespuesta y a su vez referirseen específico a los casossuscitados a razón de lapresente observación,situación que será verificadaen una futura fiscalización arealizarse sobre la materia.

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N°OBSERVACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN

motivos fundados, reconozca este mérito aotro medio de prueba.A su vez, ef artículo 98, de ese mismocuerpo legal, en su letra a), preceptúa queen el examen de los expedientes de gastosdeberá comprobarse, principalmente, que ladocumentación sea auténtica.


ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y ,VERIFICACIONES REALIZADAS

CONCLUSIÓN

'

ACCIÓN DERIVADA

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UNIDAD DE CONTROL EXTERNO -' UNIDAD DE SEGUIMIENTO

CONCLUSIONES

En mérito de lo expuesto, cabe concluir quela Universidad de Talca-, realizó gestiones que permitieron subsanar lasobservaciones contenidas en él cuadro N° 1, del presente informe.\o obstante lo anterior, se mantienen las

situaciones informadas en el cuadro N° 2, con las acciones derivadas que en cadacaso se indican.

Transcríbase al Rector y al ContralorInterno, ambos de la Universidad de Talca, y a la Unidad Técnica de Control Externode esta Contraloría Regional.

Saluda atentamente a Ud.,

CLAUDIO PRIETTO OYARCEJefe Unidad de Control ExternoContraloría Regional del Maule

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