MANUAL DE PROCEDIMIENTO

S

Presentado por:

Estefani Cruz Montealegre

Maria Liliana Gualtero Marin

Ficha: 852166

TEMAS A TRATAR:

DEFINICIÓN OBJETIVO QUE PASA SI NO ELABORAMOS UN MANUAL DE

PROCEDIMEINTOS SU UTILIDAD ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN FLUJOGRAMA DE PROCEDIMENTOS QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE PROCEDIMENTOS

DE DONDE SURGEN LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

La ISO 9000:2000 se centra en las normas sobre documentación, en particular, en el Manual de la Gestión de la Calidad, con la finalidad de garantizar que existan Sistemas de Gestión de la Calidad apropiados. La elaboración de estos manuales exigen una metodología, conocimientos y criterios organizacionales para recopilar las características del proceso de la empresa.

PIRAMIDE DOCUMENTAL

Manual De Calidad

Manual De Procedimientos

PlanosInstructivos Formatos Registros

1er nivel

2do nivel

3er nivel

¿Qué se hace?Descripción del sistema, políticas, objetivos,Respuestas a requisitos aplicables

Información especifica como:Quien, como, cuando, donde, que, porque efectuar las actividades.

Como se hace el trabajo y se registran evidencias

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos.

Generales: Son aquellos que contienen información universal para todos los integrantes de la organización.

Específicos: Esta dirigido directamente hacía un área, proceso o función particular dentro de la misma. (De Normas y Procedimientos, De Puestos y funciones)

De organización

Expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la integran y la relación que existe entre

cada una de ellas para el logro de los objetivos organizacionales.

De Normas y Procedimientos

Describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades.

Manual De Puestos Y Funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de trabajo para cada uno de ellos.

PROCESO

TAREAS ACTIVIDADES

Son denominadas por la… Las realiza el…

SE DEFINE COMO:Manual: Un manual es una recopilación

en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad.

Procedimiento: Para definirlo técnicamente, el procedimiento es “la gestión del proceso”. 

DEFINICION DE MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, y procedimientos de las diferentes operaciones o actividades que se realizan en una organización.  

OBJETIVOProporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema en el cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la identificación y desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos.

No Aplicación De Los Manuales De Procedimientos 

Confusión en las responsabilidades.

No habrá normas establecidas.

No hay un control eficaz de las actividades.

No hay un procedimiento establecido.

Los Manuales Son De Gran Utilidad Ya Que :

controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

Delimitan las actividades, responsabilidades y funciones Aumentan la eficiencia (indican lo que se debe hacer y como se debe hacer)

Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad

Son una base para el mejora continua Reducen costos al incrementar la eficiencia

ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN

los principales elementos que integran el Manual de Procedimientos, cuyos contenidos se describen paso a paso, para conocer el orden preciso que se debe seguir en su elaboración

De Presentación o Forma

De Contenido

De presentación o Forma:

Se refiere a la portada o carátula del Manual de Procedimientos la cual debe contener los datos más elementales como son: Escudo de la organización. Nombre de la Dependencia o Entidad. Nombre de la Unidad Administrativa responsable del

procedimiento. Título: Manual de Procedimientos de ... Emblema institucional. Fecha de elaboración o actualización.

DE CONTENIDOEs la parte que presenta de manera sintética y ordenada, los capítulos que constituyen el Manual, o los títulos principales que comprende. Se sugiere que el responsable de su elaboración, observe el orden que a continuación se describe:

Índice Introducción Presentación de los Procedimientos Nombre del Procedimiento Objetivo del Procedimiento Normas y Políticas de Operación Descripción del Procedimiento Formato e Instrucion de diligencimiento Diagrama de Flujo

INDICE

Aquí se enumeran los elementos de su contenido, así como el número de página correspondiente. Se recomienda describir en el siguiente orden de aparición los apartados de cada procedimiento: Nombre del Procedimiento Objetivo Normas y Políticas de Operación Descripción Formato e Instructivo de Llenado Diagrama de Flujo

INTRODUCCIÓN

En este punto se contempla la presentación del documento, su objetivo, así como su utilidad, pudiéndose incluir un mensaje alusivo por parte de la Unidad Administrativa en donde se elaboró el Manual.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Es la narración escrita en orden cronológica y secuencial de cada una de las actividades que se ejecutan para concretar un resultado determinado, en respuesta al cumplimiento del objetivo del procedimiento y con apego en sus propias normas o políticas de operación.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

¿Qué actividad u operaciones se realizan? Con alusión a la naturaleza y los fines de la función de la cual se desprenden las actividades susceptibles de procedimiento, actualizar, redimensionar o suspender.

¿Para qué? Finalidad de las actividades, operaciones y de los resultados de la ejecución.

¿Quién (es)? Descripción de los órganos o puestos responsables del desarrollo de las actividades.

¿Cómo se realiza? Explicación del método de trabajo y del uso de los instrumentos, equipos, espacios y materiales, para lograr los objetivos de una actividad.

¿Cuándo se realiza? Relativo al señalamiento de los tiempos de ejecución y obtención de los resultados, según las normas, políticas y lineamientos del procedimiento, la metodología de trabajo y los requerimientos de los usuarios, demandantes o beneficiarios.

¿Dónde se realiza? Referencia de la ubicación tanto de la unidad responsable, los puestos de trabajo, así como de sus usuarios.

¿Con qué se realiza? Señalamiento de los insumos, equipo y demás medios utilizados para la ejecución y logro de los resultados.

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Para la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman el manual se utilizará los siguientes signos universales.

Inicio o fin

Procesos

Entrada de datos

Condición

conector

Disco magnético

Conector de pagina

Líneas de flujo

Mostrar datos

Enviar datos

Símbolos de los diagrama de flujos

QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Todos los empleados de la empresa deberán consultar permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias con fines de mejorar los procedimientos.

Los jefes de las diferentes unidades porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas operaciones.

Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus áreas y operaciones.

MUCHAS GRACIAS…