MANUAL DE PROCEDIMIENTOS-...

Manual de Procedimientos del Órgano Interno de Control en el Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada, Baja California (CICESE).

Manual de Procedimientos del Órgano Interno de Control

en el Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada, Baja California

(CICESE).


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I. Í N D I C E

Pág. I.- Integración del Programa Anual de Auditoría y Control.- 2 II.- Procedimiento para la Planeación, Ejecución e Informe de la Auditoría.- 7 III.- Seguimiento de Observaciones Determinadas en Auditorías.- 14 IV.- Integración de Informes de Casos con Presunta Responsabilidad.- 19 V.- Ejecución de Revisiones de Control.- 24 VI.- Seguimiento de Acciones de Mejora Determinadas en Revisiones de Control.- 31 VII.- Sistema de Información Periódica (SIP).- 37 VIII.- Atención de Quejas, Denuncias, Seguimientos de Irregularidad, Sugerencias.- 42 IX.- Procedimiento Administrativo de Responsabilidades.- 54 X.- Intervención en Actas de Entrega - Recepción.- 59 XI. Glosario de Términos.- 61


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I.- INTEGRACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL DE AUDITORÍA Y CONTROL. Objetivo: Integrar, en tiempo y forma, el documento que contenga los principales compromisos y actividades específicas que asume el Órgano Interno de Control para el año siguiente, de acuerdo a la fuerza de trabajo disponible, de conformidad con las facultades que se establecen en el Reglamento Interior de la Secretaría. Siglas: OIC: Órgano Interno de Control. CICESE: Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada,

Baja California. SFP: Secretaría de la Función Pública. UCEGP: Unidad de Control de la Gestión Pública. LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental. LINEAMIENTOS: Lineamientos Generales para la Planeación, Elaboración y Presentación del

Programa Anual de Auditoria y Control de los Órganos Internos de Control. MAR: Modelo de Administración de Riesgos. MR: Mapa de Riesgos. PAAC: Programa Anual de Auditoría y Control. SIP: Sistema de Información Periódica. TOIC: Titular del Órgano Interno de Control TA: Titular de Auditoría.


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Políticas: 1. La elaboración del PAAC deberá realizarse con estricto apego a los Lineamientos que emite

la SFP y al MAR, en virtud de que estos documentos definen las políticas y directrices para la planeación, elaboración y presentación de las auditorías y revisiones de control, así como otras participaciones (Comités, Informe de Rendición de Cuentas, etc.).

2. Los recursos del OIC se enfocarán hacia aspectos de mayor importancia y en alineación a

metas y objetivos del CICESE. 3. En función a la naturaleza y trascendencia de la situación, el TOIC evaluará si se justifica o no

la intervención de auditoría interna o revisión de control. 4. Verificar que el sistema informático diseñado por la UCGP de la SFP para la elaboración del

PAAC, se encuentre actualizado y operando correctamente. 5. El presente procedimiento es de observancia para el personal del OIC responsable de la

programación de los trabajos de auditoría. Responsabilidades: Del TOIC: • Recibir de la SFP los Lineamientos para la integración del PAAC del Órgano Interno de Control y deberá turnarlos en forma oportuna al TA para la integración del PAAC.

• Revisar y, en su caso, autorizar la propuesta de PAAC presentada por el TA.

• Previo a la presentación del PAAC ante la UCGP, éste deberá ser sometido a la opinión del Delegado y/o Comisario Público del Sector Educación y Cultura de la SFP. Del TA: • Elaborar la propuesta del PAAC, en los términos y condiciones establecidos en los Lineamientos, y presentarla ante el TOIC para su revisión y/o autorización.

• Realizar las adecuaciones al PAAC, conforme a las indicaciones del TOIC y recomendaciones del Delegado y/o Comisario Público del Sector Educación y Cultura de la SFP. Referencias: • Lineamientos Generales para la Planeación, Elaboración y Presentación del Programa Anual de Auditoría y Control de los Órganos Internos de Control, vigentes.


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ÁREA /PUESTO

No. ACT.

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Inicia Procedimiento:

SFP 1 Emite los Lineamientos y solicita al OIC la generación del PAAC.

TOIC 2

Recibe de la SFP los Lineamientos para la integración del PAAC e instruye al TA para participar en la elaboración del Programa para su envío a través del Sistema de Información de la SFP pat-sip.web en tiempo y forma.

TA 3

Revisa los Lineamientos e inicia la investigación previa y recabar la información y documentación para la elaboración e integración del PAAC, en los términos y plazos señalados en los Lineamientos.

TA

4 5 6

7

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9

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Recibe y analiza la información recabada de la investigación de campo y de la aplicación del MAR, para la formulación del PAAC y determina la fuerza de trabajo en las diversas actividades del OIC del año siguiente, documentando para fines de soporte y justificación. Define los objetivos y alcances de las auditorías, de acuerdo a la normatividad de la revisión aplicable. Determina los recursos humanos y materiales necesarios así como el tiempo para cubrir la demanda de servicios de auditoría. Integra los requerimientos de la Dirección General del CICESE y de los Delegados y/o Comisarios Públicos de la SFP, en su caso. Define la asignación del personal, los tiempos de inicio y la terminación del PAAC, para cubrir las auditorías y revisiones de control programadas. Integra la documentación soporte para el PAAC. Captura en el portal pat-sip.web de la SFP la


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ÁREA /PUESTO

No. ACT.

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

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15

información de acuerdo a lo siguiente: Identifica la auditoria o revisión de control que se incorpora, programa normal o seguimiento, por tipo, clave y número de auditoría o revisión de control; determina la semana programada de inicio, cantidad de semanas que abarcará la auditoría o revisión de control y semanas hombre a emplear. Anota el rubro o el área sujeta a auditoría o a revisión de control, justifica el motivo de las mismas, selecciona el periodo sujeto a revisión y la muestra correspondiente; así mismo transcribe el objetivo de la auditoría o revisión de control y la descripción de las actividades a realizar. Integra el reporte de fuerza de trabajo en actividades de auditoría, revisiones de control, actividades de apoyo al programa especial de mejora de la gestión, quejas y denuncias, responsabilidades e inconformidades, actividades que no reúnen los requisitos de una revisión, planeación, dirección y supervisión, informes a la SFP y otras instancias, comités, juntas de consejo, actividades administrativas, capacitación, plazas vacantes, y vacaciones e incapacidades del personal. El reporte de la fuerza de trabajo consolidado lo remite al TOIC para su Visto Bueno y/o autorización.

TOIC 16

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Recibe PAAC en versión detallada y resumen para su aprobación y autorización. Si el PAAC fue aprobado procede a elaborar la presentación ejecutiva para envío al Delegado y/o Comisario Público de la SFP.

TOIC 18

Para las recomendaciones y en su caso validación correspondiente, envía al Delegado y/o Comisario


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ÁREA /PUESTO

No. ACT.

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES Público de la SFP propuesta del PAAC, remitiendo vía electrónica la presentación ejecutiva del mismo, así como el MAR, MR y Cédula de Evaluación de Riesgos.

DELEGADO Y/O COMISARIO

PUBLICO 19

Revisa propuesta de PAAC y emite las recomendaciones procedentes al TOIC.

TOIC 20

Recibe recomendaciones del Delegado y/o Comisario Público de la SFP y realiza las adecuaciones correspondientes al PAAC.

TOIC 21

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23

Informa de la conclusión de la integración del PAAC a la UCGP de la SFP, en el tiempo establecido en los Lineamientos y remite presentación ejecutiva, MAR, MR y Cédulas de Evaluación de Riesgos, vía electrónica. Recibe PAAC definitivo y oficio de autorización de la UCGP de la SFP y fecha de exposición, si es el caso. De no ser autorizado el PAAC, instruye al TA, para que realice las adecuaciones sobre las observaciones planteadas.

TA 24

Realiza las adecuaciones correspondientes en base a las observaciones planteadas por la SFP a través del Sistema pat-sip.web.

UCGP 25

Otorga firma de autorización y registro al PAAC e informa al TOIC.

Fin del procedimiento.


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II.- PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN, EJECUCIÓN E INFORME DE LA AUDITORÍA. Objetivo: Describir las actividades para el desarrollo del trabajo de auditoría que ejecuta el personal, desde la planeación de la revisión hasta la presentación del informe correspondiente. Alcance: Es aplicable al personal operativo del Órgano Interno de Control que realiza actividades de auditoría, y a sus Titulares que supervisan el trabajo realizado por éste. Comprende las etapas de investigación preliminar y detallada, que permiten conocer los antecedentes del área, programa o rubro por revisar, determinar los objetivos y actividades generales por practicar y delimitar la oportunidad de los recursos y tiempo asignados para la auditoria; la ejecución del revisión, en la que se obtiene evidencia suficiente del aspecto que se analiza y elementos suficientes de juicio que permitan determinar el grado de razonabilidad de las situaciones observadas, la veracidad de la documentación revisada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados; y la elaboración y presentación del informe de auditoría, en el que se emite la opinión del auditor respecto al área, programa o rubro auditado, mismo que se presenta a los responsables respectivos. Siglas: OIC: Órgano Interno de Control CICESE: Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada,

Baja California SFP: Secretaria de la Función Pública UCGP Unidad de Control de la Gestión Pública LFRASP: Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores

Públicos LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental PAAC: Programa Anual de Auditoría y Control SIP: Sistema de Información Periódica


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TOIC: Titular del Órgano Interno de Control TA: Titular de Auditoría Políticas: De Acceso a las instalaciones: 1.- Al inicio de la auditoría, los auditores deben mostrar el oficio donde se consigna el tipo y

alcance del trabajo a realizar al responsable del área auditada. 2.- La presentación del oficio facultará al personal de auditoría interna, para tener acceso a las

instalaciones, documentos, valores, archivos, e información de cualquier índole necesaria para el desarrollo de sus labores.

En el desarrollo de la Función: 3.- Las funciones de Auditoría Interna en el CICESE, quedarán concentradas en el OIC. 4.- Serán sujetos y objetos de Auditoría Interna, las Unidades organizacionales, las funciones,

los sistemas, procesos, proyectos y programas del CICESE. 5.- El personal adscrito al OIC se manejará con total independencia de los objetos y sujetos de

la auditoría.

6.- El personal adscrito al OIC bajo ninguna circunstancia podrá intervenir directamente en la operación, ni ejecutar funciones que sean actos propios de la Administración.

7.- El personal del área auditada tienen la obligación de proporcionar todos los elementos que le

sean solicitados por el personal del OIC, para el desarrollo oportuno de sus actividades, y atender las entrevistas que les sean solicitadas, para la aclaración de dudas o la participación de los resultados parciales obtenidos durante el transcurso de las auditorías.

8.- Los faltantes de documentos, expedientes, información, bienes y otros elementos, así como

las diferencias contables que se detecten durante el curso de las auditorías, deben hacerse del conocimiento oportunamente al nivel directivo del área auditada, para que se proceda a su localización o aclaración inmediata. Si al término de una auditoría, los faltantes o las diferencias no han sido localizadas o aclaradas, se incluirán como tales en los informes finales correspondientes.

9.- En el transcurso de la auditoría, en caso necesario, se debe informar al responsable del área auditada, a fin de que se solventen las observaciones y se tomen las medidas que eviten su


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recurrencia. Las excepciones corregidas durante la permanencia del personal de auditoria interna en el área auditada, se reconocen como tales en los informes de resultados finales.

10.- Al término de la auditoría, se comenta con el servidor público responsable del área auditada,

las observaciones encontradas, siendo éste el momento para objeciones y rectificaciones. 11.- De no llegar a un acuerdo respecto a las observaciones presentadas, este hecho se hará

constar en el informe final, anotando las posiciones de cada parte respecto del problema en cuestión.

12.- Una vez acordadas las observaciones con el titular del área auditada, debe firmar la cédula

de observaciones y establecer la fecha probable de solventación de las mismas, y no estarán sujetas a discusiones ni justificaciones posteriores, salvo que exista evidencia documental que, habiéndose presentado oportunamente al auditor, prueben lo contrario, por lo que el auditor está obligado a rectificar sus apreciaciones y recomendaciones, en caso de que se le presenten elementos probatorios de una observación incorrecta.

13.- Las observaciones de auditoría interna invariablemente deben estar soportadas con

evidencias documentales y, en ningún caso, deben aceptarse aquellas que provengan de juicios subjetivos o que no se encuentren debidamente respaldadas.

14.- De cada auditoría se elabora y presenta el informe final que debe ser dirigido al Director del

área Auditada, con copia para el Director General y Director Administrativo del CICESE. 15.- Ante la presencia de situaciones que puedan ser constitutivas de delitos que atenten contra

el patrimonio de la Entidad, o representen fallas graves en la administración, el OIC debe actuar conforme a los lineamientos establecidos por la SFP y a la LFRASP.

16.- Reportar en tiempo y forma los resultados de las auditorías practicadas en estricto apego a

los Lineamientos Generales para la presentación de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP).

Referencias: • Guía General de Auditoría Pública emitida por la SFP. Procedimiento: ÁREA / PUESTO

No. ACT.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD



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ÁREA / PUESTO

No. ACT.


TA

1

2

3

Del PAAC (Resumen y Detallado) ejecuta las auditorías programadas en tiempo y forma en el CICESE. En coordinación con el TOIC, se definen los conceptos a considerarse en la ejecución de las auditorías al inicio de cada trimestre. Se procede a elaborar el oficio de la orden de auditoría.

TOIC

4

Recibe, firma y turna orden de auditoría en original al TA.

TA

5

De la auditoría programada, solicita al auditor proceda a elaborar la carta planeación, cronograma de actividades y marco conceptual, con estricto apego a los Lineamientos emitidos por la SFP. Lo anterior con base al tipo de auditoría y el área a revisar.

AUDITOR

6

Recibe instrucciones y número de auditoría, desarrolla la carta planeación, cronograma de actividades y marco conceptual y remite para su aprobación los documentos de referencia al TA.

TA

7

Recibe y verifica que la carta de planeación, cronograma de actividades estén correctos y turna para firma del TOIC.

AUDITOR

8

Recibe carta de planeación cronograma de actividades y marco conceptual para su archivo en el expediente de Auditoria.

TA

9 10

Recibe y turna orden de auditoria firmada en original por el TOIC al área auditada. Contacta con el área auditada para hacer de su conocimiento la auditoria a efectuar en su área y presentar


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ÁREA / PUESTO

No. ACT.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD al personal encargado de la ejecución de la misma.

TA/AUDITOR

11

Se presentan ante el responsable del área a auditar y procede a entregarle el oficio de orden de auditoria para su firma y sello de acuse de recibo, asimismo se levanta el acta de inicio de la auditoria se imprime en tres originales, las cuales contarán con firma autógrafa y se rubricarán cada una de las fojas que las constituyen.

TA

12

Instruye al AUDITOR que proceda al inicio de la auditoria turnándole acuse de recibido de la orden de auditoria y del acta de inicio.

AUDITOR 13

Recibe acuse de recibo de la orden de auditoria y del acta de inicio, lo archiva en el expediente de la auditoria.

AUDITOR

14

Inicia la auditoria y procede a elaborar los oficios sobre los requerimientos de información al área auditada y turna al TA para su firma.

TA

15

16

17

Recibe oficio de requerimiento de información, analiza Está correcto? NO: Turna al AUDITOR y reinicia actividad 14 SI: Firma y turna al AUDITOR para su entrega al área correspondiente.

AUDITOR

18

19

20

Recibe oficio de requerimiento de información firmado y entrega al área correspondiente. Recopila y analiza la normatividad complementaria aplicable para la ejecución de la auditoria. Recibe información y lleva a cabo la revisión sobre los procedimientos de auditoría determinados en el marco conceptual, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida de las situaciones observadas elabora y firma los papeles de trabajo. Informa a su jefe inmediato de los hallazgos más


12

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


21 relevantes derivados de la ejecución de la auditoria

TA

22

23

24

Revisa, analiza y evalúa los asuntos planteados por el auditor en las cedulas de auditoría. ¿Son relevantes? NO: Se deja constancia de los hechos en los papeles de trabajo indicando la razón por la que no se consideró relevante. SI: Turna al auditor para elaborar la Cédula de observaciones correspondiente.

AUDITOR

25

Elabora la Cédula de observaciones y la somete a consideración del TA para su revisión y comentarios pertinentes.

TA

26

Recibe la Cédula de observaciones, revisa y en su caso realiza las correcciones procedentes e informa al TOIC.

TOIC

27

Revisa y analiza que las observaciones estén debidamente sustentadas y remite al TA las Cédulas correspondientes debidamente firmadas, a efecto de que sean comentadas con los servidores públicos responsables del área auditada.

TA

28

29

30

Recibe las Cédulas de observaciones y procede a contactar a los servidores públicos responsables de la atención de la auditoria para discutir las observaciones para su rectificación o ratificación. ¿Se aceptan las observaciones? NO: Se otorgan 2 días hábiles para entregar la documentación soporte suficiente y competente que solvente la observación. (Regresa a la actividad No. 22) SI: Se ratifica la irregularidad, solicitando a los responsables la firma de la Cédula de observaciones y


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ÁREA / PUESTO

No. ACT.


establecen la fecha de solventación de las mismas, las cuales devuelven al TA

TA

31

Reciben cédula de observaciones debidamente firmadas.

TA

32

Procede a elaborar el informe de auditoría con estricto apego a los lineamientos emitidos por la SFP, clasifica en base a la LFTAIPG y turnan al TA para su visto bueno.

TA

33

Turna al TOIC el informe para su autorización.

TOIC

34

35

36

Recibe el informe de auditoría para autorización. ¿Aprueba el informe? NO: Se solicita la intervención del TA para aclarar la situación y se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 32). SI: Firma de conformidad en original y turna al TA para su trámite.

AUDITOR

37

38

Conserva un acuse de recibo para su expediente de auditoría. Procede a concluir la integración del expediente de la auditoria con estricto apego a la normatividad emitida por la SFP.

TA

39

Recibe expediente de auditoría para su aprobación y firma y procede a informar los resultados de la auditoria programada, con el propósito de dar cumplimiento en forma correcta y oportuna al Sistema de Información Periódica (SIP).

AUDITOR

40

Procede a informar los resultados de la auditoria mediante el SIP. (ver procedimiento No. 7)

Fin del Procedimiento.


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III.- SEGUIMIENTO DE OBSERVACIONES DETERMINADAS EN AUDITORIAS.

Objetivo: Contar con el apoyo técnico y normativo que sirva de marco de acción para la planeación y ejecución de las auditorias de seguimiento de recomendaciones preventivas y correctivas planteadas por el Órgano Interno de Control u otra Instancia Fiscalizadora en el CICESE. Alcance: Es aplicable a la totalidad de las observaciones consideradas como relevantes o aquellas que por sus características corresponda su atención a nivel interno y que están sujetas a un seguimiento, independientemente de la Instancia Fiscalizadora que las determinó. Siglas: OIC: Órgano Interno de Control CICESE: Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada, Baja

California SFP: Secretaria de la Función Pública LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental PAAC: Programa Anual de Auditoría y Control SIP Sistema de Información Periódica TOIC: Titular del Órgano Interno de Control TA: Titular de Auditoría.


15

Políticas: 1.- Las Auditorias de seguimiento se realizarán con la oportunidad necesaria para dar

cumplimiento en tiempo y forma a lo establecido en el PAAC. 2.- El TA deberá establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control de

las observaciones pendientes de solventar por el CICESE tanto relevantes como aquellas de clave interna (preventivas), en los términos y fechas previamente acordados con el titular o responsable de la unidad administrativa, área, recurso o programa auditado.

3.- Previamente al inicio de la auditoria de seguimiento el Auditor responsable conjuntamente con

el TA deberá formular la planeación correspondiente, verificando que se cumpla con los Lineamientos y normatividad emitida, considerando una entrevista con los titulares o responsables del área involucrada, a fin de obtener un panorama general del avance en la implantación de las recomendaciones preventivas y correctivas.

4.- Si en la fecha compromiso de la solventación establecida en la Cédula de Observaciones, no

se recibe respuesta por parte del servidor público responsable, al inicio de la auditoria de seguimiento se deberán enviar dos recordatorios o requerimientos de información, el primero al o los servidores públicos responsables de su solventación y el segundo al nivel de quien dependan.

5.- El Informe de Auditoría de seguimiento reflejará el resultado de las pruebas, análisis y

evaluaciones realizadas a la instauración de medidas preventivas y correctivas presentadas para la solventación de observaciones, debiendo estar totalmente soportadas con la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente, el cual deberá emitirse dentro de los 10 días hábiles al término de la misma.

6.- Derivado del resultado obtenido, en caso de que así proceda se deberá enviar al TOIC, el

informe respectivo donde se establezca la presunta responsabilidad a que haya dado lugar. 7.- Los responsables de la auditoria de seguimiento, ejercerán un estricto apego a los

lineamientos generales para la presentación de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP), supervisando el cumplimiento en tiempo y forma de los plazos establecidos.

Referencias: • Guía General de Auditoria Pública, Boletín D-500 “Seguimiento”.


16

Procedimiento: ÁREA / PUESTO

No. ACT.



TA 1

2

3

4

5

Recibe el PAAC, (Resumen y Detallado) para instrumentar las revisiones de seguimiento programadas en tiempo y forma. Coordina tanto con el TOIC como con los auditores definir los aspectos a considerarse en la ejecución de las auditorias de seguimiento establecidas en el PAAC. Informa a los auditores responsables los objetivos a alcanzar en el trimestre, dando prioridad a la solventación de las observaciones con más antigüedad, comunicando las instrucciones giradas por el TOIC. Elabora orden para la práctica de auditoría de seguimiento. Remite orden de auditoría para su visto bueno y autorización al TOIC.

TOIC 6

Recibe, revisa, firma y turna orden de auditoría de seguimiento en original al TA.

TA 7

8

Recibe la orden de auditoría autorizada e informa al auditor comisionado sobre los trabajos a realizar en el seguimiento a observaciones determinadas en auditorias; instruye el inicio de la auditoria y proporciona relación de observaciones para su control. Se presenta ante el titular del área responsable de coordinar o atender las observaciones pendientes de solventar y entrega original de orden de auditoría, y se elabora acta de inicio en tres originales, se firman los tres tantos y turna a auditor para su archivo. Instruye al auditor que proceda al inicio de la auditoria de


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ÁREA / PUESTO

No. ACT.


9

seguimiento de observaciones

AUDITOR

10

Elabora oficios de requerimiento de información dirigido a los servidores públicos responsables de solventar las observaciones y turna al TA para su firma.

TA 11

12

13

Recibe oficio de requerimiento de información, analiza. . Esta correcto? NO: Turna al AUDITOR y reinicia actividad 10 SI: Firma y turna al AUDITOR para su entrega al área correspondiente

ÁREA RESPONSABLE DE

ATENDER LA OBSERVACIÓN

14 Envía documentación soporte para la solventación de las observaciones determinadas en las auditorias practicadas.

AUDITOR 15

16

17

Recopila y analiza la información proporcionada por las áreas responsables de implementar las medidas preventivas y correctivas acordadas elaborando cédulas de seguimiento. ¿Es procedente la documentación para la solventación de la observación? NO: Se determina porcentaje de avance. SI: Confirma la solventación en la cédula de seguimiento en apego a los lineamientos establecidos e informa al TA.

TA 18

Confirma avance de resultados autoriza la preparación del informe de seguimiento.

TA 19

Prepara informe de seguimiento con estricto apego a los lineamientos emitidos por la SFP, clasifica en base a la LFTAIPG y lo turna al TOIC para su revisión y aprobación.


18

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


TA 20

Instruye al auditor para integrar correctamente el expediente de la revisión, conforme a los lineamientos que emite la SFP.

TOIC 21

22

23

Recibe el informe de resultados de auditoría de seguimiento y oficio de envío para firma de conformidad. ¿Autoriza el informe? NO: Se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 19). SI: Firma de conformidad el informe y lo turna al TA.

TA 24

Recibe informe de auditoría de seguimiento en original y remite a los auditores actuantes para su despacho correspondiente.

AUDITOR 25

26

Recibe informe y procede a sacar copias fotostáticas, para su distribución y obtención de acuse de recibo. Procede a concluir la integración del expediente de la auditoria de seguimiento con estricto apego a la normatividad emitida por la SFP para su control y archivo.

TA 27

Procede a informar los resultados de la auditoria de seguimiento mediante el SIP y remite reportes al TOIC para rúbrica de los reportes emitidos por dicho Sistema.

TOIC 28

Recibe la información remitida, firma los reportes y turna nuevamente al TA para su archivo.

TA

29

Recibe los reportes para su archivo en el expediente correspondiente.

Fin del procedimiento.


19

IV.- INTEGRACIÓN DE INFORMES DE CASOS CON PRESUNTA RESPONSABILIDAD. Objetivo: Contar con un instrumento de apoyo que facilite y estandarice el trabajo que realiza el personal del OIC en relación a la elaboración de informes de presuntas responsabilidades de servidores públicos adscritos al CICESE.; así como para la debida integración del expediente, con la evidencia documental que soporte la posible irregularidad detectada y disponer de los elementos indispensables para dar vista a las autoridades competentes y éstas puedan, conforme a sus facultades, tramitar y resolver lo conducente. Alcance: Es aplicable a casos de presunta responsabilidad determinadas en las auditorías realizadas por personal del OIC en el CICESE. quienes se apegarán a las leyes en la materia, por lo que, realizarán su trabajo con la máxima diligencia, eficacia, eficiencia y confidencialidad. Siglas: OIC: Órgano Interno de Control CICESE: Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada,

Baja California SFP: Secretaria de la Función Pública LFTAIPG; Acceso a la Información Pública Gubernamental TOIC: Titular del Órgano Interno de Control TA: Titular de Auditoría. Políticas: 1.- La integración del expediente deberá observar los lineamientos establecidos en la guía para la

elaboración de informes e integración de expedientes de casos de presuntas responsabilidades de servidores públicos, emitida por la Unidad de Auditoria Gubernamental de la SFP.

2.- Los auditores deberán actuar con la máxima eficacia y eficiencia en la integración de los expedientes y obtener las pruebas suficientes, idóneas, relevantes, pertinentes y por ende contundentes, con la finalidad de que el informe quede debidamente soportado.


20

3.- El TA, deberá ejercer una adecuada supervisión para evaluar si existen elementos suficientes

que impliquen una presunta responsabilidad.

4.- Derivado del resultado obtenido, en caso de que proceda, el informe respectivo se deberá turnar al TOIC.

Referencias: • Guía para la elaboración de informes e integración de expedientes de casos de presuntas responsabilidades de servidores públicos. Procedimiento:

ÁREA / PUESTO

No. ACT. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD


TA 1 Proporciona las pruebas suficientes y determina en conjunto con el TOIC si existen elementos suficientes, pertinentes y contundentes que en consecuencia denuncien los actos u omisiones de los servidores públicos resultantes de una auditoria o del seguimiento de observaciones determinadas en una auditoria.

TOIC

2

3

¿Existen elementos suficientes? NO: Se informa a la TA para su control. SI.: Se instruye a la TA para que se inicie la elaboración del informe de casos con presunta responsabilidad.

TA

4

5

Inicia la elaboración del informe de casos con presunta responsabilidad e integración del expediente respectivo en apego a la guía diseñada por la SFP. Identifican a los servidores públicos presuntamente responsables, directos (por haber ejecutado los actos u omisiones o porqué en el ejercicio de sus funciones omitieron la supervisión y autorizaron tales actos que implicaron culpa o negligencia de acuerdo a las funciones que correspondan) y solidarios (los


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ÁREA / PUESTO


6

7

8

9

10

particulares que participaron con los servidores públicos en actos u omisiones que originaron la determinación de responsabilidades). Elaboran el informe de manera clara, precisa, concisa, cronológica y congruente, precisando en su caso el daño y/o perjuicio patrimonial así como los presuntos responsables, de acuerdo con el modelo de informe de la guía para la elaboración de informes e integración de expedientes de casos de presuntas responsabilidades de servidores públicos emitida por la SFP. Ordenan de manera cronológica la documentación que dio origen a la determinación de la irregularidad: antecedentes, normatividad reglamentación de actividades y funciones de la unidad responsable, orden de auditoría, acta de inicio de auditoría, oficio de solicitud de información, etc. Integran la documentación que soporta la irregularidad, en orden de prelación y la incluyen en tantos anexos como se considere necesario. De la documentación recabada en primer lugar se preferirán originales, en segundo término copias con firma autógrafa y en tercer lugar copias certificadas por servidor público debidamente facultado para expedirlas. Incluyen las leyes, reglamentos, estatutos orgánicos, manuales, políticas, lineamientos y procedimientos internos incumplidos y vigentes en la época de los hechos que tengan relación con los actos u omisiones de la irregularidad. Anexan la documentación que acredita la calidad de los servidores públicos implicados como: contrato, nombramientos, movimientos internos de personal (altas y bajas) producidas en la fecha en que ocurrieron los hechos, y de ser posible domicilio


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ÁREA / PUESTO


TA

11

12

13

14

particular actualizado y alguna fotografía reciente. El expediente lo integran por bloques de documentación, mismos que se identifican con separadores debidamente rotulados y cada uno de ellos en un apartado; constará de tantos legajos como sea necesario para lo cual se etiqueta el frente de la portada de cada uno de ellos anotando el título con el que se identifique el asunto. Proceden a foliar todas y cada una de las fojas que conforman el expediente en orden consecutivo cerciorándose de identificar plenamente el folio definitivo. Firma el informe de casos con presunta responsabilidad con firma autógrafa al final del documento y rúbrica al margen de todas y cada una de las fojas que lo constituyen. Remite expediente con informe de casos con presunta responsabilidad al TOIC para su visto bueno.

TOIC

15

16

¿Tiene correcciones? SI: Se turna al TA para su adecuación. (Regresa a la actividad No. 6) NO: Continua con la siguiente actividad.

TA

17

Firma y turna informe de casos con presunta responsabilidad, expediente y oficio de envío al TOIC. de forma escrita y por correo electrónico para implementar el inicio del procedimiento administrativo de responsabilidades correspondiente y recaba acuse de recibo para su control y archivo.

TOIC

18

Recibe expediente e informe de casos con presunta responsabilidad de forma escrita y por correo


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ÁREA / PUESTO


electrónico procede a clasificar la información como reservada en apego a la LFTAIPG e inicia el procedimiento administrativo de responsabilidades. (Ver procedimiento No. 9).



24

V.- EJECUCIÓN DE REVISIONES DE CONTROL Objetivo: Describir las actividades que orienten la ejecución de las revisiones de control que ejecuta el personal del OIC, desde la planeación de la revisión hasta la presentación del informe de resultados Alcance: Es aplicable al personal operativo del Órgano Interno de Control que realiza actividades de control, y a sus Titulares que supervisan el trabajo realizado por éste. Siglas: OIC: Órgano Interno de Control CICESE: Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada,

Baja California SFP: Secretaria de la Función Pública UCGP Unidad de Control y Evaluación de la Gestión Pública LFTAIPG; Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental SIP Sistema de Información Periódica PAAC: Programa Anual de Auditoría y Control SIP Sistema de Información Periódica TOIC: Titular del Órgano Interno de Control TA: Titular de Auditoría.


25

Políticas De Acceso a las instalaciones: 1.- Al inicio de la revisión de control, el personal del OIC responsable de la ejecución deberá

mostrar el oficio de presentación donde se consigna el tipo y alcance del trabajo a realizar al responsable del área sujeto a revisión.

2.- La presentación del oficio facultará al personal del OIC, para tener acceso a las

instalaciones, documentos, archivos, e información de cualquier índole necesaria para el desarrollo de sus labores.

En el desarrollo de la Función: 3.- Las revisiones de control deberán estar contempladas dentro del PAAC en su defecto estar

autorizadas por la SFP o el TOIC , y su ejecución se realizará en apego a la Guía General y Específicas para Revisiones de Control emitidas por la UCGP de la SFP, considerando que en lo particular de acuerdo al tipo de revisión de control deberán adoptarse procedimientos específicos que dependerán de la naturaleza, cultura organizacional, complejidad operativa, atribuciones, circunstancias, presupuesto, infraestructura, entorno normativo y nivel de automatización del CICESE

4.- El personal responsable de ejecutar las revisiones de control deberá apegarse estrictamente

a las políticas de actuación, las de carácter particular, las relativas al desempeño de comisiones foráneas y las de superación, eficiencia y economía; contempladas en la Guía General para Revisiones de Control emitida por la UCGP de la SFP.

5.- El personal del área sujeta a revisión tienen la obligación de proporcionar todos los

elementos que le sean solicitados por el personal del OIC, para el desarrollo oportuno de sus actividades, y atender las entrevistas que les sean solicitadas, para la aclaración de dudas o la participación de los resultados parciales obtenidos durante el transcurso de las revisiones de control.

6.- Las acciones de mejora que se determinen en las revisiones de control, deberán acordarse

conjuntamente con las áreas responsables. 7.- Informar sobre los resultados obtenidos a los servidores públicos responsables de las áreas

sujetas a las revisiones de control, con el propósito de que se implementen y/o mejoren los mecanismos de control que se requieran para el óptimo funcionamiento de la Entidad.


26

8.- De cada auditoria se elabora y presenta el informe final que debe ser dirigido al encargado del área sujeta a revisión, el Director Administrativo y el Director General del CICESE.

9.- Reportar en tiempo y forma los resultados de las auditorias practicadas en estricto apego a

los Lineamientos Generales para la presentación de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP).

Referencias: • Guía General y Específicas para Revisiones de Control emitidas por la UCGP de la SFP Procedimiento:

AREA /PUESTO No.

ACT.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Inicia Procedimiento:

TOIC

1

Gira instrucciones al TA para que se de cumplimiento a las revisiones de control programadas en el PAAC.

TA

2

Recibe instrucción, solicita al AUDITOR proceda a elaborar el Marco Conceptual y programa de trabajo, con apego a lo establecido por la SFP.

AUDITOR 3 Recibe instrucciones y número de revisión de control, procede a elaborar programa de trabajo y Marco Conceptual con estricto apego a la Guía General para Revisiones de Control emitida por la SFP, turna al TA, para su Vo. Bo.

TA

4

5

Recibe y verifica que el Programa de trabajo y el marco conceptual se integren conforme a la Guía General para Revisiones de Control emitida por la SFP. ¿Están correctos? NO: Se remite al AUDITOR para su corrección (Regresa a la actividad No. 2) SI: Turna programa de trabajo y marco conceptual al TOIC para su autorización.


27

AREA /PUESTO

No. ACT.


TOIC 6 Recibe documentos para su autorización. ¿Están correctos? NO: Se remite al TA para su corrección (Regresa a la actividad No. 2) SI: Turna programa de trabajo y marco conceptual firmados al TA.

TA

7

Recibe programa de trabajo y marco conceptual y entrega al AUDITOR, para su aplicación y archivo en el expediente.

AUDITOR

8

Recibe programa de trabajo y marco conceptual y lo archiva en el expediente de revisión.

TA

9

Elabora el oficio de presentación de la revisión de control y requerimiento de información adicional requerida, y solicita firma del TOIC.

TOIC

10

11

12

Recibe oficio de notificación de la revisión de control y requerimiento de información adicional requerida para su revisión. ¿Están correctos? NO: Se remite al TA para su corrección. (Regresa a la actividad No. 9) SI: Firma y turna oficio de presentación de la revisión de control y requerimiento de información adicional requerida e instruye al TA que proceda al inicio de la revisión de control.

TA

13

14

Contacta con el área sujeta a la revisión de control, y presenta al personal encargado de la ejecución de la misma. Recibe oficio de presentación de la revisión de control y requerimiento de información adicional requerida, distribuye y recaba acuse de recibido.

ÁREA SUJETA A

15

Acusa el oficio de presentación y requerimiento de


28

AREA /PUESTO

No. ACT.


REVISIÓN DE CONTROL

información adicional y proporciona información al TA, para su turno al AUDITOR.

AUDITOR

16

17

Recibe información y lleva a cabo la revisión sobre el área, operación, proceso, programa o rubro a evaluar, determinado en el marco conceptual, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida de las situaciones examinadas. Informa al TA las áreas proclives de mejora y las posibles acciones de mejora derivadas de la ejecución de la revisión de control.

TA

18

19

20

21

22

Revisa, analiza y evalúa los asuntos planteados por el AUDITOR. ¿Se determinan Acciones de Mejora? NO: Se deja constancia de los hechos en los papeles de trabajo indicando la razón por la que no se consideran acciones de mejora. SI: Se elabora Cédula de Acciones de Mejora. ¿Tiene correcciones o aclaraciones? SI: Se procede a realizar las correcciones respectivas (Regresa a la actividad No. 20) NO: Turna al TOIC para su revisión y comentarios pertinentes.

TOIC

23

Revisa y analiza que las Acciones de Mejora estén debidamente sustentadas y remite al TA las Cédulas correspondientes, a efecto de que sean comentadas con los servidores públicos responsables de su instrumentación.

TA

24

Recibe Cédulas de Acciones de Mejora y procede a contactar a los servidores públicos responsables de la instrumentación para comentar las acciones de mejora para


29

AREA /PUESTO

No. ACT.


25

su rectificación o ratificación. Se aceptan? NO: Se regresa a la actividad (16) SI: Se solicita a los servidores públicos la firma de la Cédula de Acciones de Mejora y establecen fecha de instrumentación de las mismas, las cuales se devuelven al TA.

TA

26

Reciben Cédulas de Acciones de Mejora debidamente firmadas.

TA

27

Procede a elaborar el informe de resultados conforme a la Guía General para Revisiones de Control emitida por la SFP, clasifica en base a la LFTAIPG y turna al TOIC para su autorización.

TOIC

28

29

Recibe el Informe de Resultados para autorización. ¿Aprueba el Informe? NO: Se solicita la intervención del TA para aclarar la situación y se efectúan las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad 27). SI: Firma de conformidad en original y turna al TA para su trámite.

TA

30

31

Recibe informe y procede a su envío a las áreas involucradas, recabando acuse de recibo. Procede a integrar el expediente de la revisión de control con apego a lo dispuesto por la SFP y lo turna al TOIC para su aprobación.

TOIC

32

Recibe expediente de la revisión de control, firma e instruye al TA que informe los resultados de la revisión de control en el SIP.

TA

33

Registra los resultados de la revisión de control en el SIP,


30

AREA /PUESTO

No. ACT.


emite los reportes correspondientes y turna al TOIC.

TOIC

34 Recibe reportes impresos del SIP, para su control y seguimiento.



31

VI.- SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA DETERMINADAS EN REVISIONES DE CONTROL

Objetivo: Facilitar las labores relacionadas con la planeación y ejecución de las revisiones de seguimiento sobre las acciones de mejora propuestas por el Órgano Interno de Control u otra instancia fiscalizadora en el CICESE. Alcance: Es aplicable a la totalidad de las Acciones de Mejora pendientes de instrumentarse en el CICESE, y que están sujetas a un seguimiento, independientemente de la instancia fiscalizadora que las determinó. Siglas: OIC: Órgano Interno de Control CICESE: Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada

Baja California SFP: Secretaria de la Función Pública LFTAIPG Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental PAAC: Programa Anual de Auditoría y Control SIP Sistema de Información Periódica TOIC: Titular del Órgano Interno de Control TA: Titular de Auditoría. Políticas:


32

1.- Las Revisiones de Seguimiento de Acciones de Mejora se realizarán con la oportunidad

necesaria para dar cumplimiento en tiempo y forma a lo establecido en el PAAC.

2.- El TA deberá establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control de las Acciones de Mejora pendientes de instrumentarse por el CICESE., en los términos y fechas previamente acordados con el titular o responsable de la unidad administrativa, área revisado.

3.- Previamente al inicio de la Revisión de Seguimiento el Auditor responsable conjuntamente con el TA deberá formular la planeación correspondiente, verificando que se cumpla con los Lineamientos y normatividad emitida, considerando una entrevista con los titulares o responsables del área involucrada, a fin de obtener un panorama general del avance en la instrumentación de las Acciones de Mejora concertadas.

4.- Si en la fecha compromiso de la instrumentación establecida en la Cédula de Seguimiento, no se recibe respuesta por parte del servidor público responsable, al inicio de la Revisión de seguimiento se deberán enviar dos recordatorios o requerimientos de información, el primero al o los servidores públicos responsables de su Instrumentación y el segundo al nivel de quien dependan.

5.- Los Auditores responsables de la ejecución de la Revisión de Seguimiento, ejercerán un estricto apego a los lineamientos generales para la presentación de informes y reportes al SIP, supervisando el cumplimiento en tiempo y forma de los plazos establecidos.

6.- Informar a los titulares de los resultados obtenidos en la implantación de las acciones de mejora, para el óptimo funcionamiento de la Entidad.

Referencias: • Guía General y Específicas para Revisiones de Control emitidas por la UCGP de la SFP


33

Procedimiento:

ÁREA / PUESTO

No. ACT.



TA

1

2

3

4

Recibe el PAAC (Resumen y Detallado) para instrumentar las revisiones de seguimiento programadas en tiempo y forma. Coordina tanto con el TOIC como con los auditores definir los por menores a considerarse en la ejecución de las revisiones de control establecidas en el PAAC. Elabora oficio de presentación de revisión de seguimiento a acciones de mejora pendientes de instrumentarse. Remite oficio de presentación de revisión de seguimiento para su visto bueno y autorización al TOIC.

TOIC

5

6

7

Recibe oficio de presentación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora pendientes de instrumentarse y lo revisa. ¿Está correcto? NO: Se remite al TA para su corrección (Regresa a la actividad No. 3). SI: Autoriza, firma y turna oficio de presentación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora al TOIC.

TA

8

9

Recibe el oficio de presentación de la revisión de seguimiento a acciones de mejora y se contacta con el Titular del área responsable de coordinar la instrumentación correspondiente. Instruye al auditor que proceda al inicio de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y proporciona reporte de acciones de mejora pendientes de instrumentarse y oficio de presentación.

AUDITOR

10

Recibe oficio de presentación de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y distribuye recabando acuse de


34

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


recibido.

ÁREA CON ACCIONES DE

MEJORA PENDIENTES DE IMPLEMENTAR

11

Acusa oficio de presentación del inicio de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y proporciona la información al Auditor.

AUDITOR

12

13

Recibe la información y lleva a cabo la revisión sobre la instrumentación de las acciones de mejora, con el propósito de emitir una opinión sólida, sustentada y válida. Informa al TA sobre la instrumentación de las acciones de mejora.

TA

14

15

16

17

Revisa y evalúa la instrumentación de las acciones de mejora planteadas por el Auditor. ¿Se instrumentaron las Acciones de Mejora? NO: Se elabora la Cédula de seguimiento de acciones de mejora, consignando los avances alcanzados y la reprogramación de la fecha de implantación en su caso. SI: Se elabora Cédula de seguimiento, en la cual se consigna que las acciones de mejora han sido instrumentadas en tiempo y conforme lo acordado. Informa en ambos casos, al TOIC para su conocimiento.

TOIC

18

19

20

Recibe información del TA sobre el seguimiento a acciones de mejora y revisa. ¿Se establecen correcciones o aclaraciones? SI: Remite la Cédula de Seguimiento de acciones de mejora al TA para su corrección (Regresa a la actividad No. 15). NO: Remite la Cédula de Seguimiento de acciones de mejora, al TA para en su caso recabar la firma del área responsable


35

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


TA 21

22

Recibe cédula de Seguimiento de acciones de mejora, procede a contactar a los responsables de la atención de la revisión de seguimiento y recaba en su caso, firma de conformidad en la cédula. Procede a elaborar el informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, conforme a La Guía General para Revisiones de Control emitida por la SFP, clasifica en base a la LFTAIPG y turna al TOIC.

TOIC

23

24

25

Recibe el informe de la revisión de seguimiento a acciones de mejora y revisa. ¿El informe tiene correcciones? NO: Se turna al TA para las correcciones necesarias. (Regresa a la actividad No. 16) SI: Firma de conformidad el informe de la revisión de seguimiento de acciones de mejora y lo turna al TA.

TA

26

Instruye a los auditores actuantes a concluir la integración del expediente de la revisión de seguimiento de acciones de mejora, conforme lo establece la SFP

AUDITOR

27

28

29

30

Recibe informe y procede a sacar copias fotostáticas, para su distribución y obtención de acuse de recibo. Procede a concluir la integración del expediente de la revisión de seguimiento de acciones de mejora con estricto apego a la normatividad emitida por la SFP, para su control y archivo. Procede a informar los resultados de la revisión de seguimiento de acciones de mejora pendientes de instrumentarse mediante el SIP y remite reportes al TOIC para su rúbrica. Registra los resultados de la revisión de seguimiento de acciones de mejora pendientes de instrumentarse en el SIP, emite los reportes correspondientes y turna al TOIC.


36

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


SECRETARIA

33

Recibe los reportes para su archivo en el expediente correspondiente.



37

VII.- SISTEMA DE INFORMACIÓN PERIÓDICA (SIP) Objetivo: Presentar de una manera clara, precisa y gráfica las acciones que orienten a cualquier usuario sobre los aspectos generales que deberán observarse para la integración de informes y reportes al Sistema de Información Periódica (SIP)de la Secretaría de la Función Pública con apego a los lineamientos y normas e instructivos previstos para el efecto.

Alcance: Considera la captura y consulta dentro del Sistema de Información Periódica (SIP) por personal habilitado del Órgano Interno de Control de toda la información relacionada con: Las auditorías y revisiones de control del PAAC del ejercicio actual; Las observaciones y acciones de mejora pendientes de atender; la fuerza de trabajo trimestral utilizada; Los indicadores del MIDO asociados al SIP (recurrencia, solventación y antigüedad); El universo de las auditorías y revisiones de control realizadas por el OIC, clasificadas por ejercicio, número de auditoría/revisión y número de observación/acciones de mejora; Las recuperaciones que promovió el OIC durante el período, por actividades distintas al desarrollo de auditorías; Los ahorros promovidos por el OIC en el período que se reporta; Los costos que se tuvieron en el trimestre por parte del OIC; Los sueldos devengados por el Titular del OIC en el mes; Las auditorías y revisiones de control programadas y adicionales realizadas en ejercicios anteriores y en el actual; La fuerza de trabajo programada de ejercicios anteriores y del actual. Siglas: OIC: Órgano Interno de Control CICESE: Centro de Investigación Científica y Educación Superior de Ensenada, Baja Cfa. SFP: Secretaria de la Función Pública UCGP Unidad de Control de la Gestión Pública PAAC: Programa Anual de Auditoría y Control SIP Sistema de Información Periódica TOIC: Titular del Órgano Interno de Control TA: Titular de Auditoría. Políticas:


38

1.- Estricto apego a los Lineamientos Generales para la Elaboración y Presentación de los

Informes y Reportes del Sistema de Información Periódica (SIP) dados a conocer por la SFP mediante el Diario Oficial de la Federación y su portal pat-sip.web.

2.- El presente procedimiento es de observancia para el TA y AUDITOR responsable de la elaboración y presentación de informes y reportes trimestrales al SIP, conforme a sus actividades de auditoría o revisiones de control, así como del seguimiento de las recomendaciones y acciones de mejora planteadas para su atención en los plazos acordados.

3.- El TA y AUDITOR responsable de la elaboración y presentación de informes y reportes trimestrales al SIP, deberán ejercer una adecuada supervisión para dar cumplimiento a los objetivos y plazos establecidos, en concordancia con los lineamientos diseñados para el efecto.

4.- El TA y AUDITOR responsable de la elaboración y presentación de informes y reportes trimestrales al SIP, deberán auxiliarse de los medios electrónicos para su envío ante la SFP.

Referencias: Lineamientos Generales para la elaboración y presentación de los Informes y reportes del Sistema de Información Periódica, Publicados en el DOF 21 de noviembre del 2006. Guía del Usuario “Módulo de Control“ del Sistema Programa Anual de Auditoria y Control y Sistema de Información Periódica (Paac-sip). Guía del Usuario “Módulo de Auditoria” del Sistema Programa Anual de Trabajo y Sistema de Información Periódica.


39

Procedimiento:

ÁREA / PUESTO

No. ACT.



TA

1

2

Recibe informe de auditoría, de revisión de control o de seguimiento a observaciones y acciones de mejora autorizado por el TOIC y da cumplimiento a la integración de los informes y reportes en el SIP. Instruye al AUDITOR para que proceda a informar los resultados obtenidos a la SFP mediante el SIP.

AUDITOR

3

4

5

6

7

8

Recibe observaciones, acciones de mejora o seguimientos a observaciones o acciones de mejora en medios magnético, según sea el caso, clave de acceso al portal paac-sip.web de la SFP y procede a ingresar la información. ¿Son trabajos derivados de una auditoria? NO: Utiliza el módulo de control.(Pasa a la actividad No.17 ) SI: Utiliza el módulo de auditoría. Integra el reporte de la situación trimestral de la auditoria programada definiendo si es cancelada, en proceso, terminada sin observaciones, terminada con observaciones o reprogramada. Incorpora las observaciones determinadas en el trimestre que se informa clasificando el criterio de deficiencia, nivel de riesgo y su acceso a la información; define el fundamento legal infringido, importe por aclarar o recuperar de la observación, fecha convenida de implantación de recomendaciones y recomendaciones; e incorpora el informe ejecutivo. Reporta el seguimiento a las medidas correctivas y preventivas al trimestre que se Informa precisando si fueron o no implantadas, en proceso de implantación, recomendación fuera de competencia de las áreas involucradas, seguimiento no realizado por el OIC, cancelación de anomalías, nivel de


40

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


9

10

11

12

13

14

riesgo modificado, importe recuperado o aclarado indicando si fue programado o no programado, el concepto de la recuperación. Integra reporte de fuerza de trabajo en actividades de auditoria y de actividades que no reúnen los requisitos de una auditoria. Incorpora los ahorros, costos y recuperaciones por actividades diferentes a la auditoria del OIC. Integra reporte de participaciones en reuniones de comités incluyendo fuerza de trabajo utilizada, sesiones programadas y realizadas, así como aportaciones y logros e impactos. Imprime reportes que genera el sistema y turna ejemplares al TA para su visto bueno. ¿Es correcta la Información? NO: Informa al TA. (Regresa a la actividad No. 6) SI: Turna los reportes para su autorización al TOIC y continúa con la actividad (26).

TA

15

Remite el reporte de participaciones en reuniones de comités y aportaciones, logros e impactos al AUDITOR, para su registro.

AUDITOR

16

17

18

Recibe reporte de participaciones en reuniones de comités y aportaciones, logros e impactos; para su registro. Integra el reporte de la situación trimestral de la revisión de control programada definiendo, si es cancelada, en proceso, terminada sin acciones de mejora, terminada con acciones de mejora o reprogramada. Incorpora las acciones de mejora determinadas en el trimestre que se informa clarificándolas por criterio, logros e impactos cuantitativos y cualitativos, define la fecha convenida de instrumentación; e incorpora el informe


41

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


19

20

21

22

ejecutivo. Reporta el seguimiento a las acciones de mejora al trimestre que se Informa precisando si fueron o no instrumentadas, en proceso de instrumentación, seguimiento no realizado por el OIC o canceladas. Integra reporte de fuerza de trabajo en actividades de acciones de mejora y de actividades que no reúnen los requisitos de una revisión. Da de alta la revisión de aseguramiento de calidad (RAC) para cada una de las auditorias o revisiones de control del trimestre que se está reportando observando que no sea de seguimiento y el número asignado. Imprime reportes que genera el sistema y turna ejemplares al TA para su visto bueno.

TA

23

24

¿Es correcta la Información? NO: Informa al AUDITOR para su corrección. (Regresa a la actividad No. 17) SI: Turna los reportes para su autorización al TOIC.

TOIC

25

26

Recibe y firma los reportes Turna a SECRETARIA para su control y archivo

SECRETARIA

28

Recibe los reportes, archiva en el expediente correspondiente para su control.



42

VIII.- ATENCIÓN DE QUEJAS, DENUNCIAS, SEGUIMIENTOS DE IRREGULARIDAD, SUGERENCIAS.

Objetivo: El presente procedimiento describe las actividades básicas para la atención de peticiones ciudadanas por presuntos incumplimientos a las obligaciones de los servidores públicos del CICESE Alcance: Desde el momento en que se recibe la petición por parte del Ciudadano o Servidor Público hasta que se acredite la presunta responsabilidad. Siglas: OIC: Órgano Interno de Control CICESE: Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada,

Baja California SFP: Secretaria de la Función Pública UCGP Unidad de Control de la Gestión Pública LFRASP Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos LFTAIPG Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental LCTOAC Lineamientos y Criterios Técnicos Operativos de Atención Ciudadana SEAC Sistema Electrónico de Atención Ciudadana TOIC: Titular del Órgano Interno de Control TA: Titular de Auditoría


43

Políticas 1.- Todo servidor público tiene la obligación de salvaguardar la legalidad, honradez, lealtad,

imparcialidad, eficacia y eficiencia en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, y cuyo incumplimiento dará lugar al procedimiento y en caso contrario a las sanciones que correspondan.

2.- Toda queja o denuncia por incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos del

CICESE. será investigada conforme a la normatividad vigente, a efecto de deslindar las presuntas responsabilidades en que hubiere incurrido.

3.- La SFP, el Director General del CICESE y todos los servidores públicos tiene la obligación de

respetar y hacer respetar el derecho a la formulación de quejas y denuncias y de evitar que con motivo de éstas se causen molestias indebidas al quejoso.

4.- Toda queja o denuncia deberá ser atendida de manera pronta y expedita y en apego a los

plazos establecidos en el Proceso de Atención Ciudadana. 5.- Incurre en responsabilidad el servidor público del CICESE., que por sí o por interpósita

persona, utilizando cualquier medio, inhiba al quejoso para evitar la formulación o presentación de quejas y denuncias, o que con motivo de ello realice cualquier conducta injusta u omita una justa y debida solución, que lesione los intereses de quienes las formulen o presenten.

6.- El Acuerdo de Inicio o Radicación deberá ser elaborado de acuerdo a los LCTOAC y firmado

por 2 (Dos) testigos de asistencia. 7.- A toda promoción corresponderá un Acuerdo de Trámite. 8.- El archivo de la documentación en el expediente correspondiente deberá realizarse en apego

a los LCTOAC. 9.- El registro de movimientos realizados en el SEAC deberá enviarse los viernes de cada

semana antes de las 17:00 horas, a través de medios electrónicos a la SFP


44

Procedimiento:

ÁREA / PUESTO No. ACT.


Inicia el Procedimiento Quejas o Denuncias.

QUEJOSO O PROMOVENTE

(Ciudadano, servidor público, Área de Auditoria Interna)

1

Promueve personalmente o a través de los mecanismos establecidos para la captación de peticiones ciudadanas.

TOIC

2

Recibe las promociones, analiza, determina competencia, clasifica promoción conforme a los LCTOAC.

TOIC

3

4

Se captura los datos relevantes de la queja o denuncia en el SEAC, para su posterior reporte de seguimiento. Integra expediente, numera según numeración asignada por el SEAC, clasifica de acuerdo a la LFTAIPG.

TOIC

5

Recibe expediente, revisa e inicia proceso de atención de la queja o denuncia elaborando el Acuerdo de Inicio en apego a los LCTOAC, y se registra en el SEAC, para reporte de seguimiento

TOIC 6

Elabora proyecto de notificación de Inicio de la queja o denuncia, solicitando de ser el caso ampliación o precisión de los hechos, verifica datos del quejoso y servidor (es) público (s) involucrados a través de vía telefónica (en su caso) .

TOIC

7

SI: Autoriza Acuerdo de notificación y se envía original y copia para acuse al quejoso o promovente a través de mensajería externa o notificación personal, recaba el acuse de recibido y se archiva

TOIC

8

Inicia Etapa de Investigación recopilando información (documentos, informes, otros de presuntos responsables, promoventes e Instituciones que se requieran).


45



9 Instruye al PERSONAL DE APOYO para que elabore el proyecto de Oficio de Solicitud de Información, previo Acuerdo de trámite correspondiente.

10

Elabora el proyecto de Oficio donde se especifica que tendrá que remitir informe por escrito anexando documentación en un plazo que no deberá exceder de 03 días hábiles contados a partir del día siguiente de su notificación y somete oficio para supervisión y autorización al TOIC.

TOIC

11

12

13

Recibe proyecto de solicitud de Información, analiza y verifica datos: Datos correctos? NO: Devuelve proyecto de oficio de solicitud de información para modificaciones al PERSONAL DE APOYO y reinicia actividad (13). SI: Autoriza oficio de solicitud de información en original y turna al PERSONAL DE APOYO para su entrega. Recibe oficio de Solicitud de Información autorizado y debidamente requisitado envía según corresponda, recaba acuse de recibido, archiva y turna expediente al TOIC.

TOIC

14

Una vez transcurrido el plazo: Recibe información, analiza y elabora Acuerdo de Trámite autoriza y turna al PERSONAL DE APOYO para su registro en el SEAC.

PERSONAL DE APOYO

15

Recibe Acuerdo de Trámite, autorizado, verifica datos, archiva en expediente y procede a dar de alta en el SEAC para el reporte de seguimiento.

TOIC

De ser muy necesario se cita a comparecer al


46



16

17

promovente o en su caso al Servidor Público presunto responsable. SI: Elabora Citatorio de comparecencia de acuerdo con los LCTOAC, Cédula de Notificación y Oficio de habilitación al PERSONAL DE APOYO para notificar Citatorio y Cédula de Notificación correspondiente. NO: Continua con la actividad (26)

PERSONAL DE APOYO

18

Recibe Citatorio en original y una copia, Cédula de Notificación y oficio de habilitación y lleva a cabo la notificación conforme a derecho.

TOIC

19

Verifica que las notificaciones se hayan realizado conforme a derecho, de acuerdo con la legislación supletoria correspondiente y turna al PERSONAL DE APOYO para su registro en el SEAC.

PERSONAL DE APOYO

20

Recibe documentación, registra en el SEAC para reporte de seguimiento y archiva en expediente correspondiente.

TOIC

21

Lleva a cabo comparecencia elaborando Acta respectiva en presencia de dos testigos de asistencia, firmando para constancia legal quienes intervinieron en ella, emitiendo dos tantos con firma autógrafa. Turna a PERSONAL DE APOYO.

PERSONAL DE APOYO

22

Recibe Acta de Comparecencia en un tanto, y se archiva en expediente correspondiente e ingresa la información en el SEAC para reporte de seguimiento.

TOIC

23

Concluida la Etapa de Investigación: Analiza las constancias del expediente correspondiente, para determinar si existe responsabilidad. Responsabilidad? SI: Elabora y autoriza Acuerdo de Turno a Responsabilidades y turna al PERSONAL DE APOYO para su registro en el SEAC.


47



NO: Continua con la actividad (28)

PERSONAL DE

APOYO

24

Recibe Acuerdo de Turno a Responsabilidades debidamente autorizado, integra en expediente correspondiente, ingresa información al SEAC para reporte de seguimiento.

TOIC

25

Inicia Procedimiento de Responsabilidades?: NO: Elabora y autoriza Acuerdo de Archivo por Falta de Elementos y oficio de notificación al quejoso o promovente a través del cual se le informe que su queja o denuncia fue atendida conforme a derecho y el sentido de la misma y turna al PERSONAL DE APOYO.

PERSONAL DE APOYO

26

Recibe Oficio de notificación de Archivo por Falta de Elementos, notifica al quejoso o promovente, recaba acuse de recibido, archiva en expediente correspondiente y registra en el SEAC para reporte de seguimiento. Turna expediente al TOIC.

TOIC

27

Recibe expediente correspondiente y remite a través de oficio al TAICEABG a efecto de que en base a las facultades que le confiere el Reglamento Interior de la SFP promueva acciones preventivas y de mejora procedentes en el CICESE

TA

28

Recibe expediente correspondiente y emite las acciones de mejora procedentes, informando de las mismas al TOIC.

TOIC

29

Recibe informe de acciones de mejora propuestas por el TA en el CICESE., así como fecha de instrumentación y procede a elaborar oficio informando al quejoso o promovente. Turna al PERSONAL DE APOYO para su envío.

PERSONAL DE APOYO

30

Recibe oficio y envía al quejoso vía mensajería externa recabando acuse de recibido y archiva en expediente correspondiente.


48





49

ÁREA / PUESTO No.

ACT.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Inicia Procedimiento de Seguimiento de

Irregularidades.

PROMOVENTE (Ciudadano, Servidor

Público)

1


TOIC

2

Recibe las promociones, analiza, determina competencia, clasifica promoción (Seguimiento de Irregularidad) conforme a los LCTOAC. Turna al PERSONAL DE APOYO.

PERSONAL DE APOYO

3

4

Recibe Seguimiento de Irregularidad y captura datos relevantes en el SEAC, para su posterior reporte de seguimiento. Integra expediente, numera según numeración asignada por el SEAC, clasifica de acuerdo a la LFTAIPG y turna al TOIC.

TOIC

5

Recibe expediente, revisa e inicia proceso de Seguimiento de Irregularidad elaborando y autorizando el Acuerdo de Inicio de acuerdo a los LCTOAC, firma con dos testigos de asistencia y remite al PERSONAL DE APOYO para su registro en el SEAC.

PERSONAL DE APOYO

6

7

Recibe Acuerdo de Inicio debidamente autorizado, ingresa información al SEAC para reporte de seguimiento. Elabora proyecto de notificación de Inicio del Seguimiento de Irregularidad, solicitando de ser el caso ampliación o precisión de los hechos, verifica datos del quejoso y servidor (es) público (s) involucrados a través de vía telefónica (en su caso) y remite en original y dos copias al TOIC para su supervisión y autorización.

TOIC

Recibe proyecto de notificación de Inicio de Seguimiento de Irregularidad, analiza y verifica datos:


50

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


8

9

Datos correctos? NO: Devuelve proyecto de notificación para modificaciones al Personal de Apoyo y reinicia actividad (7). SI: Autoriza Acuerdo de notificación en original y una copia y turna al PERSONAL DE APOYO para su envío y archivo.

PERSONAL DE APOYO

10

Recibe notificación de Inicio de Seguimiento de Irregularidad en original y una copia, envía original y copia para acuse al promovente a través de mensajería externa o en su caso escanea y envía vía correo electrónico, recaba el acuse de recibido, archiva y turna expediente al TOIC.

TOIC

11

Previo Acuerdo de Trámite, elabora Oficio de Solicitud de Informe por escrito al área correspondiente sobre la presunta irregularidad, solicitando la implementación de medidas preventivas y/o correctivas, así como aplicación de las mismas en un plazo de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente de su recepción. Turna al PERSONAL DE APOYO para su envío.

PERSONAL DE APOYO

12

Recibe Oficio de Solicitud debidamente requisitado en original y una copia y entrega a la Unidad administrativa correspondiente, recaba acuse de recibido y archiva en expediente.

TOIC

13

14

Una vez transcurrido el plazo: Recibe informe, analiza, en caso de inferir existencia de responsabilidad: Registra como Queja SI: Elabora Acuerdo de Registro de Asunto como Queja o Denuncia y turna al PERSONAL DE APOYO. NO: Continua con actividad (16)


51

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


PERSONAL DE APOYO

15

Recibe Acuerdo de Registro de Asunto como Queja o Denuncia autorizado y debidamente requisitado, integra al expediente, ingresa información al SEAC, para el reporte de seguimiento y remite expediente al TOIC.

TOIC

16

Inicia Proceso de Atención de Queja o Denuncia? NO: Elabora y autoriza Notificación de Medidas Implementadas por la Unidad Administrativa correspondiente y turna al PERSONAL DE APOYO, para su envío al promovente.

PERSONAL DE APOYO

17

Recibe Notificación de Medidas Implementadas en original y una copia, envía original al promovente a través de mensajería externa o escanea documento y envía a través de correo electrónico, recaba acuse de recibido, archiva en expediente.



52

Procedimiento:

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


Sugerencia

PROMOVENTE (Ciudadano, Servidor

Público)

1


TOIC

2

Recibe las promociones, analiza, determina competencia, clasifica promoción (Sugerencia) conforme a los LCTOAC. Turna al PERSONAL DE APOYO.

PERSONAL DE

APOYO

3

4

Recibe Sugerencia y captura datos relevantes en el SEAC, para su posterior reporte de seguimiento. Integra expediente, numera según numeración asignada por el SEAC, clasifica de acuerdo a la LFTAIPG y turna al TOIC.

TOIC

5

Recibe expediente, analiza, Previo Acuerdo de Trámite, elabora y autoriza Oficio donde se comunica Sugerencia, solicitando al área correspondiente, informe por escrito la procedencia de aplicación de la misma y turna al PERSONAL DE APOYO para su envío.

PERSONAL DE

APOYO

6

Recibe Oficio de Comunicación de Sugerencia y Solicitud de Informe de Procedencia o aplicación de la misma en original y copia, entrega original y copia para acuse de recibido a la Unidad Administrativa, ingresa información al SEAC para el reporte de seguimiento y archiva en el expediente correspondiente.

TOIC

7

Una vez transcurrido el plazo: Recibe el Informe, analiza, previo Acuerdo de Trámite elabora y autoriza Oficio de atención de Sugerencia y turna al PERSONAL DE APOYO, para su envío e ingreso al SEAC.

PERSONAL DE

APOYO

8

Recibe Oficio de Atención de Sugerencia autorizado y debidamente requisitado, en original y copia, ingresa


53

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


información al SEAC para dar de baja la Solicitud envía original al promovente a través de mensajería externa o en su caso escanea documento y lo envía por correo electrónico, recaba acuse de recibido y archiva en expediente correspondiente.



54

IX.- PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE RESPONSABILIDADES Objetivo: Iniciar e instruir la investigación a que haya lugar, a partir de una denuncia, queja o resultado de auditoría en las que se hayan determinado presuntas faltas administrativas, en contra de Servidores Públicos, imponiendo en su caso, las sanciones de conformidad con lo previsto por la Ley en la materia, a través de las resoluciones que se emitan. Alcance: Inicia al momento de recibir las constancias y/ actuaciones procedimentales de las, áreas competentes de la SFP y del Área de Auditoría Interna del OIC y concluye cuando se emite y notifica la resolución al Servidor Público sujeto a procedimiento administrativo de responsabilidades, a su Jefe Inmediato y a la SFP. Definiciones: OIC: Órgano Interno de Control CICESE: Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada,

Baja California SFP: Secretaria de la Función Pública LFRASP Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos LFTAIPG Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental PAAC: Programa Anual de Auditoría y Control SIP Sistema de Información Periódica SPAR Sistema de Procedimiento Administrativo de Responsabilidades TOIC: Titular del Órgano Interno de Control TA: Titular de Auditoría. Políticas


55

1. Corresponde al TOIC determinar si existe o no responsabilidad administrativa por el

incumplimiento u omisión de las obligaciones de los servidores públicos e imponer las sanciones disciplinarias respectivas.

2. En los procedimientos que se sigan para la determinación de responsabilidades e

imposición de sanciones administrativas, se observarán, las reglas contenidas en los artículos 13 y 16 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

3. El acta circunstanciada se levantará de todas las diligencias que se practiquen, mismas

que suscribirán quienes intervengan en ellas, apercibiendo de las sanciones en que incurran quienes falten a la verdad.

4. La suspensión, destitución o inhabilitación que se impongan a los servidores públicos,

surtirán efectos al notificarse la resolución y se considerarán de orden público.

5. Las sanciones económicas que se impongan constituirán créditos fiscales a favor del Erario Federal, se harán efectivas mediante el procedimiento económico-coactivo de ejecución, tendrán la prelación prevista para dichos créditos y se sujetarán en todo a las disposiciones fiscales aplicables a esta materia.

El OIC podrá abstenerse de iniciar el procedimiento disciplinario previsto en el artículo 21 de esta Ley o de imponer sanciones administrativas a un servidor público, cuando de las investigaciones o revisiones practicadas adviertan que se actualiza la siguiente hipótesis:

6. Que por una sola vez, por un mismo hecho y en un período de un año, la actuación del servidor

público, en la atención, trámite o resolución de asuntos a su cargo, está referida a una cuestión de criterio o arbitrio opinable o debatible, en la que válidamente puedan sustentarse diversas soluciones, siempre que la conducta o abstención no constituya una desviación a la legalidad y obren constancias de los elementos que tomó en cuenta el servidor público en la decisión que adoptó, o que el acto u omisión fue corregido o subsanado de manera espontánea por el servidor público o implique error manifiesto y en cualquiera de estos supuestos, los efectos que, en su caso, se hubieren producido, desaparecieron o se hayan resarcido.

7. Las facultades previstas en las leyes reglamentarias se ejercerán con oportunidad.


56

Procedimiento

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


Inicia Procedimiento

TOIC

1 Recibe los expedientes turnados tanto de las áreas competentes de la SFP como del TA, derivados de quejas, denuncias y resultados de auditorías en las que se determinaron presuntas faltas administrativas, imputables a servidores públicos del CICESE,

TOIC

2

Analiza el Informe de Turno de Responsabilidades, con el objeto de verificar si se agotaron las investigaciones, en el caso de que provenga de una auditoria, verifica que el expediente se encuentre debidamente integrado. El TA entregó debidamente integrado el expediente de presunta responsabilidad? SI: Continúa con la actividad (4) NO: Continúa con la siguiente actividad.

TOIC

3

Elabora oficio para su devolución en el que se indica las deficiencias que presenta la integración del expediente de presunta responsabilidad, y devuelve al TA acusando de recibido.

TOIC

4 5 6

Elabora Acuerdo de Inicio de procedimiento y registra en el SPAR, obtiene el número de expediente de responsabilidades y procede a su clasificación en base a la LFTAIPG. Es necesaria alguna diligencia o actuación complementaria? SI: Se desahoga la diligencia y se elaboran los Acuerdos de Trámite procedentes. NO: Pasa a la actividad 7

TOIC

7

Realiza la búsqueda en el Sistema de Registro de Servidores Públicos Sancionados de la SFP a efecto de conocer antecedentes de sanción.


57

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


TOIC

8

Elabora Citatorio, Cédula de notificación para realizar la notificación correspondiente.

PERSONAL

HABILITADO

9

Recibe Citatorio, Cédula de notificación y lleva a cabo la notificación conforme a derecho; procede a remitir la documentación al TOIC a efecto de que se lleve a cabo el registro en el SPAR.

TOIC

10

Verifica que las notificaciones se hayan practicado conforme a derecho, de acuerdo a la legislación supletoria correspondiente y registra en el SPAR.

TOIC

11

Se desahoga la Audiencia de Ley y se registra en el SPAR.

TOIC

12

Una vez transcurrido el término de ley para el ofrecimiento de pruebas, el TOIC procede a elaborar el Acuerdo sobre la admisión o desechamiento correspondiente y se registra en el SPAR.

TOIC

13

14

15

Una vez desahogadas las pruebas, se elabora Acuerdo de conclusión de ofrecimiento, admisión y desahogo de pruebas. ¿Presenta pruebas supervenientes? SI: Deberá presentarlas antes de emitir la resolución, para su análisis y valoración. NO: Continúa con la siguiente actividad.

TOIC

16

Elabora Acuerdo de Cierre de Instrucción y procede a elaborar el proyecto de resolución.

TOIC

17

Elabora Resolución en apego a la LFRASP, Cédula de notificación y Oficio mediante el cual habilita personal de apoyo para realizar la notificación correspondiente.

PERSONAL

HABILITADO

18

Recibe Resolución, Cédula de notificación y oficio de habilitación y lleva a cabo la notificación conforme a derecho; procede a remitir la documentación al TOIC a efecto de que se realice el registro en el SPAR.


58

ÁREA / PUESTO

No. ACT.


TOIC

19

Verifica que las notificaciones se hayan practicado conforme a derecho, de acuerdo a la legislación supletoria correspondiente. Integra al expediente administrativo de responsabilidades el acuse de la Cédula de Notificación.

TOIC

20

21

22

Elabora oficios que notifica los efectos de ejecución al Jefe Inmediato del Servidor Público o al Titular de la Unidad Administrativa según corresponda; y para conocimiento al Director General del CICESE, y al promovente o quejoso en un plazo no mayor de diez días hábiles. ¿Existe sanción para el Servidor Público involucrado? SI: Pasa a la actividad 24 NO: Continua con la siguiente actividad.

TOIC

23

Termina el procedimiento, se archiva la resolución y la cédula de notificación, se registra en el SPAR.

TOIC

24

En caso de existir sanción económica, realiza trámite de acuerdo a lo establecido por la SFP ante la Oficina de Administración Local de Recaudación que corresponda, según el domicilio del sancionado.

TOIC

25

Registra la notificación de la sanción en el Sistema de registro de Servidores Públicos Sancionados de la SFP.



59

X.- INTERVENCIÓN EN ACTAS DE ENTREGA – RECEPCION Objetivo: Participar en los Actos de Entrega – Recepción para verificar que éstos se lleven a cabo conforme a la normatividad vigente. Alcance: Inicia al momento de recibir el oficio de designación signado por el Director General del CICESE., o la renuncia del Servidor Público y concluye con la firma del acta correspondiente. Definiciones: OIC: Órgano Interno de Control CICESE: Centro de Investigación Científica y de Educación Superior de Ensenada, Baja California SFP: Secretaria de la Función Pública LFRASP Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos LFTAIPG Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental TOIC: Titular del Órgano Interno de Control TA: Titular de Auditoría. Referencia: Decreto para realizar la entrega – recepción del Informe de los asuntos a cargo de los servidores públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión. Publicado en el D.O.F. 14 septiembre del 2005. Acuerdo que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al separarse de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega – recepción del informe de los asuntos a cargo y de los recursos que tengan asignados. Procedimiento:


60

ÁREA / PUESTO No.

ACT.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Inicia Procedimiento

TOIC

1

2

3

4

5

Recibe oficio mediante el cual se informa la designación o renuncia del Servidor Público. Establece comunicación con el Servidor Público designado o aquel que renuncia al cargo. Obtiene del solicitante el oficio mediante el cual requiere la presencia de un representante del OIC y el proyecto de acta. Revisa el proyecto de acta y realiza, en su caso, las correcciones pertinentes. Asiste el TOIC al Acto de Entrega? SI: Continúa con la actividad 6 NO: Instruye al TA para que asista en representación del OIC y continua con la actividad (6).

TOIC / TA:

6

Asiste a la firma del acta de entrega – recepción y corrobora que los anexos estén debidamente integrados y firmados por quienes los elaboraron, recabando acta firmada por quienes en ella intervinieron y turna a Asistente del TOIC para su concentración y archivo.

ASISTENTE

7

Recibe acta para su concentración y archivo.



61

XI. GLOSARIO DE TÉRMINOS

TÉRMINOS: Acción de Mejora: Actividad que se lleva a cabo para fortalecer el sistema de control interno de una función, operación, proceso, sistema o programa, y que contribuye a la prevención, disminución y/o eliminación de los riesgos que pudieran obstaculizar el cumplimiento de sus metas y objetivos. Auditoria: Es la revisión y examen de una función, cifra, proceso o reporte, efectuados por personal independiente a la operación, para apoyar la función ejecutiva. Auditoria Especifica.- Se refiere a revisiones determinadas y limitadas con alcances, enfoques y objetivos particulares, se puede aplicar cuando: Sea del interés del público en general o de un alto nivel ejecutivo de alguna Dependencia o Entidad que preste sus servicios a otras Dependencias o Entidades. Sea del interés de la propia Secretaría de la Función Pública (SFP) o del propio Órgano Interno de Control. Sea del interés del Ejecutivo Federal u otras instancias autorizadas. La auditoria específica, puede ser considerada por su tipo. • Auditoria Administrativa • Auditoria Operativa • Auditoria Financiera • Auditoria de Legalidad • Auditoria Sustantiva • Auditoria de Obra Pública • Auditoria de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público • Auditoria Programática. Cada una de ellas está dirigida hacia un área específica de una Dependencia o Entidad de la Administración Pública. • Auditoria Integral: A diferencia de la auditoria específica que va dirigida hacia un área, programa o actividad específica de una empresa, una Dependencia o Entidad Gubernamental, la auditoria Integral está enfocada a revisar y evaluar en su totalidad el grado en que las Dependencias o Entidades cumplen con el objetivo social que les dio origen, así como el cumplimiento normativo en el destino de los recursos financieros, físicos y humanos, administrados con economía, eficiencia y eficacia. Las instancias que pueden realizarla:


62

Órganos Internos de Control, Auditores Gubernamentales y los Auditores Externos (que aún cuando su función se encamina primordialmente a la auditoria de estados financieros, pueden ser contratados para realizar auditorías integrales). La Auditoria Integral es la emisión de una opinión imparcial y calificada, producto de un informe elaborado por un grupo multidisciplinario. Los conceptos de economía, eficiencia y eficacia son características principales de los resultados en la auditoria integral. La determinación del alcance que deba darse al proceso de la auditoria integral, esta en función de la naturaleza, magnitud y complejidad de cada una de las Entidades en que vaya a realizarse. Control Interno: Proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto de personal de una Institución, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la organización clasificados en: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y presupuestal, y cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y políticas. Eficacia: Se refiere a los resultados en relación a las metas y cumplimiento de los objetivos organizacionales, en donde los servidores públicos deberán priorizar las tareas y realizar en orden de procedencia aquéllas que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas previstas en los Programas Operativos Anuales de los Entes Fiscalizables, para ofrecer mejores resultados a la sociedad. Eficiencia: Se refiere a la relación entre esfuerzos y resultados, que se realiza en un trabajo o en una actividad al menor costo posible y en el menor tiempo, sin desperdiciar recursos económicos, materiales y humanos; pero a la vez implica calidad en los actos del gobierno. Evaluación del Control Interno: Medición del grado en que los controles operativos garantizan el logro de los objetivos para el que fueron establecidos a fin de determinar si el control interno establecido en las operaciones sujetas a monitoreo tiene como objetivo limitar, eliminar, evitar o transferir los riesgos, así como garantizar el cumplimiento de leyes, reglamentos, políticas, normas internas, métodos y procedimientos. Evaluación de Riesgos: Es el proceso de identificación y análisis de los riesgos relevantes para el logro de las metas y objetivos, y es la base para determinar cómo deben ser administrados los riesgos. Considerando que las condiciones económicas, culturales y regulatorias están en continuo cambio y evolución, es necesario establecer mecanismos específicos para identificar y administrar los riesgos asociados al cambio. Fiscalización: Acorde con la Secretaría de Hacienda y Crédito Público es la acción de la inspección, de la vigilancia, del seguimiento, de la auditoria, de la supervisión, del control y de la evaluación que procede con estricto apego de Ley. Es el acto de verificar que los recursos públicos se apliquen a los fines que la Ley establece, e implica la vigilancia, control, revisión y


63

evaluación de la aplicación de los recursos públicos. El concepto se empleará para enunciar en forma genérica las facultades de vigilancia, revisión, evaluación y dictamen. Objetivo General: Expresión cualitativa de un propósito general. Propósito definido en términos generales que parte de un diagnóstico y expresa la situación que se desea alcanzar en términos de grandes agregados y que constituye la primera instancia de congruencia entre el Plan Nacional de Desarrollo y los Programas de Mediano Plazo. Planeación General: Proceso que permite definir objetivos, procedimientos, directrices y líneas de acción de carácter general para llevar a cabo una revisión de control. Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad de función a la realización de una actividad o tarea específica. Forma específica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los procedimientos se expresan en documentos, que contienen el objeto y el campo de aplicación de una actividad; qué debe hacerse y quién debe hacerlo; cuándo, dónde y cómo se debe llevar a cabo; qué materiales, equipos y documentos deben utilizarse; y cómo debe controlarse y registrarse. Programa Anual de Auditoría y Control: Es la calendarización de las auditorias y revisiones de control a realizarse durante un ejercicio fiscal, donde se contemplan fechas, alcances, modalidad y tipo de revisión. Revisión de Control: Es toda aquella actividad sistemática, estructurada, objetiva y de carácter preventivo, orientada a fortalecer el control interno, con el propósito de asegurar de manera razonable el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales

Ensenada, Baja California, a los once días del mes de diciembre de dos mil ocho.- Actualizado a los seis días del mes de agosto de dos mil nueve.

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