MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE … · 2009-07-15 · Los procedimientos...

Fechas de Autorización:Gerencia General: 15-XII-2005Junta Directiva: 16 - V - 2006

Integrado por :Unidad de PlaneaciónGerencia General

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSPARA LA ADMINISTRACIÓN

DE BIENES MUEBLES

unidadplaneaciona

SELLO COMERI

Fecha de liberación:

15.12.05 Área responsable: Gerencia de Administración y Finanzas

Capítulo:

Tipo de documento: Procedimiento

Nivel: 2

Manual de Procedimientos para la Administración de Bienes Muebles

Índice

Cap. Introducción I Objetivos del Manual II Procedimientos III Procedimiento para el Resguardo de Bienes Muebles

Procedimiento para el Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles

Procedimiento de Baja de Bienes Muebles Cédula de Validación IV Cédula de Aprobación V



Capítulo: I


Nivel: 2


I. Introducción

El presente manual se integró con la finalidad de atender los Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 11 de noviembre de 2004, en lo referente a la administración de Bienes Muebles. En el contenido se señala los diferentes procedimientos que tiene el FCE para el registro, afectación, disposición final y baja de los bienes muebles. Cada uno de los procedimientos contienen su propio objetivo, alcance, políticas, definiciones, actividades y responsables de su atención, los documentos que se relacionan con el procedimiento, formatos e instructivos de llenado. Los procedimientos permiten administrar, ejercer y mantener un control de los bienes muebles, con apego a lo previsto en las Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Actualizada, normatividad adoptada por el FCE mediante acuerdo de la Junta Directiva SO/I-05/21,R.



Capítulo: II


Nivel: 2


II. Objetivos del Manual Dar cumplimiento mesuradamente a los lineamientos generales para la administración de almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Dar cumplimiento a las Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Centralizada. (Adoptada por el FCE mediante acuerdo de la Junta Directiva SO/I-05/21,R.). Presentar y describir los procedimientos que operan en el FCE en materia de administración de Bienes Muebles. Definir las actividades y políticas de operación que delimitan el campo de actuación del personal involucrado en los procedimientos. Servir como material de consulta para la inducción y capacitación del personal.



Capítulo: III


Nivel: 2


III. Procedimientos

Procedimiento para el Resguardo de Bienes Muebles

Procedimiento para el Levantamiento de Inventario de Bienes Muebles

Procedimiento de Baja de Bienes Muebles



Fecha de revisión: -

Número de documento: FCE-GAF-PR.07

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Nivel: 2


PROCEDIMIENTO PARA EL RESGUARDO DE BIENES MUEBLES





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1 OBJETIVO Llevar el registro individual y control actualizado de la asignación de los bienes muebles a cargo del personal del FCE a fin de resguardar, conservar y hacer buen uso de los mismos de conformidad con la normatividad vigente en la materia. 2 ALCANCE Todas las Áreas que tengan en su resguardo bienes muebles propiedad del Fondo de Cultura Económica y que se localicen en la Ciudad de México: edificio sede, librerías y almacén central. 3 POLÍTICAS La Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través del Departamento de Servicios Generales, elaborará y controlará el Formato Hoja de Resguardo (anexo 7.1) de cada uno de los bienes muebles propiedad del Fondo de Cultura Económica, localizados en edificio sede, almacén central y librerías de la Ciudad de México.

En el momento que se adquieran o ingresen bienes muebles al FCE, el Departamento de Adquisiciones deberá informar mediante el Formato de Notificación de Adquisición/Ingreso de Bienes Muebles (anexo 7.2) a la Subgerencia de Finanzas para el registro del bien en la base de datos de activo fijo, así como al Departamento de Servicios Generales, detallando la descripción del bien conforme a la factura u oficio, el área solicitante, el nombre del resguardante provisional o permanente y el valor del bien, a fin de tener listo el respectivo resguardo, y la etiqueta provisional con el número asignado del inventario.

El Departamento de Servicios Generales será el área responsable de la actualización de los resguardos de los bienes muebles del Fondo de Cultura Económica a fin mantener al día la información y realizar periódicamente mediante prueba selectiva, la conciliación física de los activos a cargo del personal. Informando a la Subgerencia de Finanzas para realizar la conciliación físico contable.

Será obligación del personal del Fondo de Cultura Económica, resguardar,





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conservar y hacer buen uso de los bienes muebles que se les proporcionan para el desarrollo de sus actividades, así mismo se verán en la obligación de responder por los desperfectos o daños ocasionados que de manera imprudencial o intencional causen a los mismos. Será obligación de los usuarios de los bienes muebles propiedad del Fondo de Cultura Económica, notificar mediante el Formato Solicitud de Asignación, Reasignación, Cambio o Baja de Bienes Muebles (anexo 7.3) a la Subgerencia de Finanzas y al Departamento de Servicios Generales, cualquier movimiento que se efectúe con los bienes (alta, baja, reubicación, extravío, robo o siniestro) a fin de realizar los trámites correspondientes Invariablemente el Departamento de Mantenimiento previo al cambio o reubicación de los bienes muebles del FCE, deberá notificarlo por escrito mediante oficio o correo electrónico al Departamento de Servicios Generales El Departamento de Servicios Generales procederá a actualizar el resguardo y realizará la modificación en el control de inventarios una vez que cuente con la documentación soporte que se consideren necesarios en cada caso Cuando los empleados se separen de la institución, deberán de entregar los bienes muebles asignados, a su jefe inmediato superior y notificar al Departamento de Servicios Generales para liberación del resguardo Podrán salir los bienes de las instalaciones del Fondo de Cultura Económica sólo por reparaciones extraordinarias, que por su naturaleza no sea factible realizarlas dentro de las mismas, para lo cual el Departamento de Servicios Generales deberá requisitar el Formato de Resguardo de Equipo que Sale a Reparación (anexo 7.4). La entrada y salida del bien por cualquier otro motivo, distinto al de reparación, será bajo riesgo y responsabilidad del resguardante Se entenderá por bienes de carácter personal los que sean ingresados y registrados por el personal, en recepción





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El empleado informará a su jefe inmediato el ingreso de bienes de carácter personal, mismos que estarán bajo cuidado y responsabilidad exclusiva del propietario, por lo que el Fondo de Cultura Económica no se hará cargo de las alteraciones que sufra el mismo. Será responsabilidad de la Subgerencia de Finanzas el control, guardia, y custodia de la documentación que ampare la propiedad de los bienes muebles de activos fijos del Fondo de Cultura Económica, estableciendo los registros correspondientes de conformidad a las disposiciones legales aplicables en la materia. Los titulares de las Delegaciones Regionales de Guadalajara y Monterrey, serán los responsables de la organización, ejecución y control de los resguardos de los bienes muebles en la delegación a su cargo. Políticas para el registro y control de bienes muebles y bienes no capitalizables1 Objetivo Establecer la normatividad para el registro contable y control físico de los bienes muebles y bienes no capitalizables, su depreciación y revaluación, considerando que son todas aquellas inversiones tangibles que hace la entidad con carácter permanente con el propósito de usarlos y no de venderlos. Clasificación de activo fijo: De acuerdo con el manual de contabilidad gubernamental se clasifican en bienes instrumentales y bienes de consumo. Los bienes instrumentales se refieren a los implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las entidades, siendo susceptibles de registro en forma individual dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Los bienes de consumo son aquellos que tienden a desgastarse total o parcialmente, no siendo susceptibles de ser inventariados en forma individual dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Esta clasificación será el primer criterio para la capitalización de los bienes mueble; adicionalmente a estos criterios, el organismo ha considerado el costo

1 Políticas para el registro y control de bienes muebles y bienes no capitalizables, Oficio GLH/463/96 de fecha 30 de agosto de 1996. Vigentes a la fecha del presente documento





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de los bienes para determinar su capitalización, sin dejar de lado su control físico. Los bienes muebles a que se refiere esta política son: Equipo de transporte Mobiliario y equipo de oficina Equipo de cómputo Obras de Arte Políticas de capitalización Equipo de transporte El equipo de transporte se registrará al costo de adquisición según la factura e incluirá todos los vehículos de transportación de mercancías y de empleados, excluyendo los montacargas y patines de movimientos de mercancías en los almacenes, dado que es mobiliario de transportación en interiores. La depreciación se calculará al 25% anual, a partir del mes siguiente de la fecha de adquisición. La revaluación de este rubro se realizará de acuerdo a las especificaciones de la circular NIF-06-BIS apartado “D”. Las mejoras y reparaciones al equipo de transporte, se registrarán como gastos de mantenimiento, siempre y cuando no excedan del 50% del valor neto reexpresado del bien, al momento de su realización. Cuando excedan del 50% del valor actualizado del bien se determinará la vida probable del bien y se asignará el periodo de depreciación correspondiente. En el caso de cambios de motor, se estimará el valor del motor original para darlos de baja y se incrementará el valor del motor nuevo, reconsiderando la vida probable del bien y asignando el periodo de depreciación que le corresponda. En ambos casos se revaluará el bien al momento de la adaptación y a partir del mes siguiente se iniciará el cálculo de la depreciación y reexpresión correspondientes.





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Mobiliario y equipo de oficina: El mobiliario y equipo de oficina incluirá todos aquellos bienes muebles que no estén considerados en los demás rubros de activos fijos. Se registrarán al costo de adquisición según factura, siempre y cuando el valor unitario sea superior a 5 veces el salario mínimo elevado al mes, de lo contrario se registrarán como equipo menor no depreciable. No obstante lo anterior, los activos que estén sujetos a resguardo se controlarán físicamente sin importar su valor (ej. calculadoras, ventiladores, engargoladoras, máquinas de escribir, reguladores de voltaje, teléfonos, etc.). Las sillas fijas o giratorias para uso de oficinas serán consideradas como equipo sujeto a depreciación sin importar su valor, al igual que archiveros de los equipos modulares. Los archiveros metálicos se depreciarán siempre que su costo unitario sea superior a 5 veces el salario mínimo elevado al mes. Las adaptaciones a los módulos de trabajo, como son paneles, conectores, cajoneras, etc., se considerarán equipos no depreciables. Los equipos médicos como estetoscopios, baumanómetros y otro de índole similar, serán considerados depreciables o no de acuerdo a su costo unitario, pero invariablemente se controlarán físicamente mediante resguardo. Los enseres menores como alfombras, cortinas, persianas, cortijeros y otros de naturaleza análoga, serán cargados a equipos no depreciables. La depreciación se calculará al 10% anual, a partir del mes siguiente de la fecha de adquisición. La revaluación de éste rubro se realizará de acuerdo a las especificaciones de la circular técnica NIF-06-BIS apartado “D”. Equipo de Cómputo

Los equipos de cómputo se considerarán depreciables cuando su costo unitario sea superior a los 500.00 dólares y tengan las características físicas necesarias para su control. Los teclados, monitores, mouses, reguladores, no breaks, cd-room y otros equipos de índole similar que sean adquiridos por separado, como reposición de otros equipos deteriorados o ampliación de equipos en servicio, serán cargados a equipo no depreciable, controlándose físicamente mediante resguardo. Todos los accesorios, refacciones y adaptaciones como son tarjetas de red, de





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fax, de MODEM, chips, simms, discos duros y otros de índole similar, que se instalen en el interior del CPU, serán cargados a equipo no depreciable. Cuando se lleven a cabo conversiones de computadoras personales; el costo de las mismas se cargará a equipo no depreciable, siempre y cuando estas conversiones no excedan el 50% del valor actualizado del equipo en cuestión. Cuando se requiera el cambio de chasis en este tipo de conversiones, la Gerencia de Sistemas (actualmente la Subgerencia de Tecnología de la Información) informará del cambio al Departamento de Contabilidad (actualmente Departamento de Registro Contable) para dar de baja el número de serie del chasis y dar de alta el número del nuevo chasis. La depreciación se calculará al 30% anual, a partir del mes siguiente de la fecha de adquisición, durante los primeros tres años y el 10% restante durante el cuarto año. La revaluación de éste rubro se realizará de acuerdo a las especificaciones de la circular técnica NIF-06-BIS apartado “D”. Obras de Arte: Las obras de arte como cuadros, dibujos, pinturas, esculturas que formen parte de la decoración de las instalaciones se registrarán al costo de adquisición según factura. Este tipo de activos no estarán sujetos a depreciación ni se afectarán con las instrucciones de la circular NIF-06-BIS apartado “D”. Para llevar a cabo la revaluación de estos artículos se deberá solicitar la intervención de un especialista valuador y registrar las posibles variaciones a la alza o a la baja, según sea el caso. Donaciones En general todas las donaciones de activos fijos, recibidas por el FCE, deberán ser sometidas a la valuación de los especialistas correspondientes para determinar el valor original de registro. En el caso del equipo de cómputo, será la Gerencia de Sistemas (actualmente la Subgerencia de Tecnología de la Información) quien valuará los equipos recibidos en donación. La depreciación y revaluación de éste equipo se realizará de acuerdo a los porcentajes correspondientes a cada tipo de equipo.





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4 DEFINICIONES Bienes: Los bienes muebles propiedad federal que estén al servicio del FCE y que comprenden los bienes muebles que por su naturaleza, en los términos del artículo 751 del Código Civil Federal, se hayan considerado como inmuebles y que hubieren recobrado su calidad de muebles por las razones que en el mismo precepto de establecen. CABM: Catálogo de Bienes Muebles. Norma: Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.





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5 DESARROLLO 5.1. DIAGRAMA DE FLUJO

Notificación / ingreso de bienmueble

Solicitud de asignación,reasignación, cambio o baja de

bien mueble

Requisita en dos tantos los formatosde Solicitud de asignación,

reasignación, cambio o baja debienes muebles o de Notificación /ingreso de bienes muebles y los

remite a la Subgerencia de Finanzasy al Departamento de Servicios

GeneralesR, DAD 1

Inicio

¿Solicita baja deun bien mueble?

Reciben formatos y actualizan ensus base de datos la informacióndel bien mueble recién adquirido

SF, DSG 2

SiNo

Verificar

Actuar

Hacer

Planear

¿Es un bienrecién adquirido?

No Si

Elabora etiqueta de identificación,Hoja de resguardo de bienes

muebles, acude al área a verificarinformación y pegar etiqueta al bien

DSG 3

Recaba firma y entrega copia dehoja de resguardo al responsabledel bien y archiva formato original

DSG 4

1

2

Recibe el formato de Solicitud deasignación, reasignación, cambio o

baja de bienes mueblesDSG 5

2

Acude al área a verificar lainformación, motivo de la baja,

características y estado del bienDSG 6

3

¿Es un bieninservible?

Retira el bien que causa baja y loincorpora a los bienes susceptibles

de enajenación o baja definitivaDSG 7

Valida la información y actualiza labase de datos

DSG 8

1

4

SiNo

RESPONSABLES DE LA ACTIVIDAD

R: ResguardanteDAD: Departamento de AdquisicionesSF: Subgerencia de FinanzasDSG: Departamento de Servicios

Generales





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3

Revisa que los bienes mueblesbajo responsabilidad del personalque cambia de área, o los bienesque cambian de responsable seencuentren completos y en buen

estadoDSG 12

¿Es por baja oalta de

personal?

SiNo

Acude al área solicitante a verificarla información de la solicitud:

motivo del cambio y característicasy estado físico del bien

DSG 10

4

Retira el bien que causa baja delárea y lo remite al Departamento

de Mantenimiento para suresguardo y posterior reasignación

DSG 9

Revisa que los bienes mueblesbajo responsabilidad del personal

que causa baja se encuentrencompletos y en buen estadoDSG 11

Notifica al titular del Departamentode Servicios Generales para que

gestione lo procedenteDSG 14

Hoja de Resguardo de BienesMuebles

Verificar

Actuar

Hacer

Planear

Firma la liberación del resguardo alempleado para conocimiento de la

Subgerencia de PersonalDSG 13

1

¿El equipo estácompleto y enbuen estado?

No

Valida la información, la actualiza enla base de datos e imprime hoja de

resguardo de bienes mueblesactualizada

DSG 15

Si (Personal de baja)

Si

Fin

Acude al área, recaba firma en lahoja de resguardo, entrega copia y

archiva el originalDSG 16

1


R: ResguardanteDAD: Departamento de AdquisicionesSF: Subgerencia de FinanzasDSG: Departamento de Servicios

Generales





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5.2. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Resguardante o Departamento de Adquisiciones

– Requisita por duplicado el formato de Solicitud de asignación, reasignación, cambio o baja de bienes muebles o en caso el de bienes muebles recién adquiridos el formato de Notificación / ingreso de bienes muebles, y remite un tanto al Departamento de Servicios Generales y otro a la Subgerencia de Finanzas. ¿Se trata de bienes recién adquiridos? Si, pasa a la actividad 2 No, pasa a la actividad 5

Solicitud de asignación, reasignación, cambio o baja de bienes muebles Notificación de adquisición / ingreso de bienes muebles

2. Departamento de Servicios Generales / Subgerencia de Finanzas

– Recibe el formato de Notificación / Ingreso de bienes muebles, da de alta en la base de datos la información correspondiente al bien*: características físicas del bien, clave en el catálogo CABM, tipo, marca, modelo, número de serie, fecha y valor de adquisición, nombre del resguardante temporal o definitivo, área y localización física de adscripción y número de inventario asignado.

*Nota: La Subgerencia de Finanzas actualizará la base de datos de activo fijo y conservará la documentación soporte. El Departamento de Servicios Generales actualizará la base de datos correspondiente al control de





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inventario físico.

3. Departamento de Servicios Generales

– Elabora etiqueta de identificación e imprime Hoja de Resguardo de Bienes Muebles y acude al área correspondiente para verificar la existencia y localización física del bien, pega la etiqueta de identificación.

Hoja de Resguardo de Bienes Muebles

4. – Recaba firma del responsable del resguardo, le entrega copia de la hoja de resguardo de bienes muebles y archiva original, dándose por terminado el procedimiento.

5. Departamento de Servicios Generales

– Recibe formato de Solicitud de asignación, reasignación, cambio o baja de bienes muebles. ¿Se solicita la baja de un bien mueble? Si, pasa a la actividad 6 No, pasa a la actividad 10

6. – Acude al área solicitante a verificar la información contenida en la solicitud: motivo de la baja y características y estado físico del bien. ¿Es un bien inservible? Si, pasa a la actividad 7 No, pasa a la actividad 9

7. - Retira el bien que causa baja y se incorpora a los bienes susceptibles de enajenación o baja definitiva mientras se realiza el





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procedimiento de destino final.

8. – Valida la información y la actualiza en la base de datos dándose por terminado el procedimiento.

9. – Retira el bien que causa baja del área y lo remite al Departamento de Mantenimiento para su resguardo y posterior reasignación y reutilización. Pasa a la actividad 15

10. – Acude al área solicitante a verificar la información de la solicitud: motivo y características y estado físico del bien. ¿El movimiento es baja y/o alta de personal? Si, pasa a la actividad 12 No, pasa a la actividad 11

11. – Revisa que los bienes muebles bajo responsabilidad del empleado que cambia de área se encuentren completos y en buen estado. Si esta en buen estado y completo, pasa a la actividad 15 No está en buen estado o completo pasa a la actividad 14

12. – Revisa que los bienes muebles bajo responsabilidad del empleado que causa baja se encuentren completos y en buen estado.





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Si esta en buen estado y completo, pasa a la actividad 13 No está en buen estado o completo pasa a la actividad 14

.

13. – Firma la liberación del resguardo al empleado para conocimiento de la Subgerencia de Personal. Pasa a la actividad 15 .

14. – Notifica al titular del Departamento de Servicios Generales para que gestione lo procedente. Dándose por terminado el procedimiento.

15. – Valida la información, la actualiza en la base de datos e imprime Hoja de Resguardo de Bienes Muebles actualizada. Nota: En caso de cambio de personal y que no haya reemplazo, es decir que la plaza quede vacante, se elabora el resguardo a nombre del jefe inmediato.

Hoja de Resguardo de Bienes Muebles

16. – Acude al área correspondiente, recaba firma en la hoja de resguardo de bienes muebles actualizada, entrega copia al resguardante y archiva original, dándose por terminado el procedimiento.





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6 REFERENCIAS Y DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO 6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad 6.2 FCE-GAF-DE.10 Lineamientos generales para la

administración de almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal

6.3 FCE-GAF-DE.11 Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.

7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-GAF-RE.23 Hoja de Resguardo de Bienes Muebles 7.2 FCE-GAF-RE.24 Notificación de Adquisición / Ingreso de

Bienes Muebles 7.3 FCE-GAF-RE.25 Solicitud Asignación, Reasignación,

Cambio y Baja de Bienes Muebles 7.4 FCE-GAF-RE.26 Resguardo de equipo que sale a

reparación





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8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIAS PUESTO ÁREA Original Gerente General Gerencia General

1 Gerente de Administración y Finanzas

Gerencia de Administración y Finanzas

2 Sistema de Control Documental

Unidad de Planeación (Representante de la Dirección)

3 Biblioteca Gonzalo Robles Unidad Editorial 4 PDF Medio Electrónico

Subgerencia de Tecnología de la Información

9 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS

ORIGINADOR DEL CAMBIO

NATURALEZA DEL CAMBIO

15.12.05

00

Todas

Gerencia de

Administración y Finanzas

Emisión del

Procedimiento





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ANEXO 7.1

FCE-GAF-RE.23

HOJA DE RESGUARDO DE BIENES

MUEBLES





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HOJA DE RESGUARDO DE BIENES MUEBLES

Nombre: Control No.Puesto: FechaÁrea: Piso

Responsable de Toma de Inventario Firma de conformidad del resguardante

Cantidad Clave Descripción

de Servicios GeneralesJefe del Departamento

Vo. Bo.

1

9

23

7 8

10 11

45

6

12





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1. TITULO: Hoja de Resguardo de Bienes Muebles

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Llevar una relación de los bienes del Fondo de Cultura Económica, por área para controlar y mantener actualizado el inventario de bienes.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Departamento de Servicios Generales

4. FORMA DE LLENADO: Medio electrónico

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripción

1. Nombre: El nombre del responsable de los bienes 2. Puesto: El cargo asignado del responsable de los bienes 3. Área: El nombre de la Subgerencia y el departamento al cual

se le entregó el bien y/o efectúo el inventario 4. Control No. El número de control de la hoja de resguardo,

consecutivo por ejercicio 5. Fecha El día, mes y año en que se elabora el resguardo 6. Piso La ubicación de los bienes dentro de las instalaciones del

FCE 7. Responsable de la

toma de inventario El nombre y firma del responsable de entregar el bien y/o realizar el inventario

8. Conformidad del resguardante

La firma del responsable de los bienes

9. Cantidad El número de bienes asignados y/o recibidos 10. Clave El carácter numérico o alfanumérico asignado en el

inventario 11. Descripción Las características detalladas del bien 12. Visto Bueno (Vo.

Bo.) Nombre y firma de visto bueno del Jefe del Departamento de Servicios Generales

INSTRUCTIVO DE LLENADO





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ANEXO 7.2

FCE-GAF-RE.24

NOTIFICACIÓN DE ADQUISICIÓN / INGRESO DE BIENES MUEBLES





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No. Factura

Fecha:

Piso:

No. de Invent

México, D.F. a __ de _________ 200_.

Importe Descripción

Área Solicitante delos Bienes

Nombre y Firma del Jefe de Departamento de Adquisiciones

Nombre y firma de conformidad del resguardante

Formato de Notificación de Adquisición/Ingreso de Bienes Muebles

Área de Recepción:Responsable del Area que notifica:

1

2

3

4

5

6

7 8

9

10 1112





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1. TITULO: Notificación de Adquisición/Ingreso de Bienes Muebles


Tener conocimiento oportuno del ingreso de bienes muebles al FCE, con la finalidad de elaborar la hoja de resguardo y asignar el número de inventario en cuanto el bien sea entregado de manera provisional o permanente al resguardante.


Departamento de Adquisiciones y Departamento de Servicios Generales

4. FORMA DE LLENADO: Manual



1. Nombre: El nombre del responsable de la recepción de los bienes (Departamento de Adquisiciones)

2. Puesto: El cargo asignado del responsable del área que notifica la recepción de los bienes

3. Área: El nombre de la Subgerencia y el departamento al cual se le entregó el bien o tiene a cargo el resguardo

4. Control No. El número de control de la hoja de resguardo

5. Fecha El día, mes y año en que se elaboró la factura 6. Piso La ubicación de los bienes dentro de las instalaciones del

FCE 7. Responsable de la

toma de inventario El nombre y firma del Jefe del Departamento de Servicios Generales

8. Conformidad del resguardante

Nombre y firma del responsable de los bienes

9. Fecha El día, mes y año en que se elaboró el formato 10. Clave El carácter numérico o alfanumérico asignado en el

inventario 11. Importe Importe unitario sin IVA 12. Descripción Las características detalladas del bien






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ANEXO 7.3

FCE-GAF-RE.25

SOLICITUD DE ASIGNACIÓN, REASIGNACIÓN, CAMBIO O BAJA DE

BIENES MUEBLES





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Ubicación física del Bien

Fecha:Motivo de la solicitud:

No. de Invent

Observaciones:

Solicitud de Asignación, Reasignación, Cambio o Baja de B.M.

Nombre del Solicitante:

Cargo:Area de Adscripción:

Nombre y Firma del Jefe de Departamento de Servicios Generales

Nombre y firma de conformidad de quien solicita el cambio

Nombre y firma de conformidad de quien recibe los bienes

No. de Serie Descripción del Bien

1 4

2 5

3 6

7 8

9 1011

12

13





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1. TITULO: Solicitud de asignación, reasignación, cambio o baja de bienes muebles


Tener el control y registro de los cambios de diferente índole en los resguardos de los bienes muebles del FCE.


Resguardante del bien




1. Nombre del solicitante

Nombre de quien solicita la modificación del resguardo

2. Cargo Cargo de quien solicita la modificación del resguardo 3. Área de

adscripción Área a la que esta adscrito el personal que solicita el cambio y el bien motivo de la solicitud

4. Ubicación física del bien

Localización física del bien

5. Fecha Fecha en que se elabora la solicitud de cambio 6. Motivo de la

Solicitud Exponer brevemente la razón que motiva la solicitud para la modificación del resguardo: asignación, reasignación, cambio o baja. (de bienes o de personal)

7. Nombre y firma del Jefe del Departamento de Servicios Generales

Nombre y firma del titular del Departamento de Servicios Generales

8. Nombre y firma del Solicitante

Nombre y firma del solicitante del cambio






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9. Número de inventario

Número de inventario que corresponde al bien motivo del cambio

10. Número de serie Número de serie que le corresponde al bien motivo del cambio

11. Descripción del bien

Descripción física del bien motivo del cambio

12. Observaciones Comentario y notas pertinentes sobre el cambio del resguardo

13. Nombre y firma de quien recibe los bienes

Nombre y firma del nuevo resguardante (quien recibe los bienes en resguardo temporal o permanente).





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ANEXO 7.4

FCE-GAF-RE.26

RESGUARDO DE EQUIPO QUE SALE A

REPARACIÓN





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Fecha: Folio

Artículo:Marca:

Modelo: Modelo:Serie: Serie:Asignado a: Asignado a:

Observaciones:

RECIBI: FIRMA:

Observaciones:

EMPRESA:AUTORIZÓ:

Resguardo de Equipo que Sale a Reparación

Artículo:Marca:

1

3

45

6

7

8

9 10

11

12

2





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1. TITULO: Resguardo de equipo que sale a reparación


Registrar los bienes que salen a reparación.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Secretaria del Departamento de Servicios Generales

4. FORMA DE LLENADO:

Medio electrónico



1. Fecha El día, mes y año del resguardo 2. Folio Número consecutivo que le corresponde al resguardo de

equipo que sale a reparación 3. Artículo Artículo que sale a reparación

4. Marca Anotar marca del bien

5. Modelo Anotar el modelo

6. Serie Anotar el número de serie 7. Asignado a Nombre del resguardante 8. Observaciones Observaciones, recomendaciones o notas, respecto a las

condiciones del bien o del servicio 9. Recibí El nombre del representante de la empresa que retira el

bien para reparación 10. Firma Firma del representante de la empresa que retira el bien

para reparación 11. Empresa Nombre de la empresa 12. Autorizó Nombre y firma de autorización del Jefe de

Departamento






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Procedimiento para el Levantamiento de Inventario

de Bienes Muebles

PROCEDIMIENTO PARA EL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

DE BIENES MUEBLES





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de Bienes Muebles

1 OBJETIVO Establecer el mecanismo para el levantamiento físico de inventarios con la finalidad de actualizar y controlar los bienes muebles propiedad de la Institución de conformidad con la normatividad vigente en la materia. 2 ALCANCE Todas las Áreas que tengan en su resguardo bienes muebles propiedad del Fondo de Cultura Económica y que se localicen en la Ciudad de México: Edificio sede, librerías del FCE y almacén central. 3 POLÍTICAS Los bienes muebles propiedad del Fondo de Cultura Económica deberán ser controlados a través de un número consecutivo, el cual deberá estar contenido en la placa o etiqueta colocada en el bien. Dichos números serán registrados en el listado de inventario con su respectiva clave integrada por las siglas del FCE, la clave que corresponde al bien de acuerdo con el CABM y el progresivo asignado, a fin de contar con un mecanismo de control, identificación y localización.

La Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través del Departamento de Servicios Generales, llevará a cabo el control del inventario físico de bienes muebles propiedad del Fondo de Cultura Económica, localizados en edificio sede, almacén central y librerías de la Ciudad de México, en forma documental por medio del formato de resguardo y electrónica por medio de la base de datos del inventario.

El Departamento de Servicios Generales será el área responsable de efectuar anualmente un levantamiento de inventario total de los bienes muebles propiedad del Fondo de Cultura Económica y un muestreo físico cuando menos cada tres meses, a fin de realizar la conciliación física de los activos. Informando tal situación a la Subgerencia de Finanzas para que se proceda a realizar la conciliación físico contable.

La Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través del Departamento de Servicios Generales será responsable de entregar oficio a las Unidades Administrativas para informar la fecha en que se llevará a cabo el





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de Bienes Muebles

levantamiento del inventario físico de bienes muebles en el Edificio Sede, Librerías y Almacén Central en la Ciudad de México. El Departamento de Servicios Generales será responsable, una vez concluido el inventario anual o trimestral, de elaborar un informe final del levantamiento de inventario debidamente firmado por el Subgerente de Recursos Materiales y Servicios Generales. Cuando existan diferencias entre el inventario pasado y el actual, el Departamento de Servicios Generales notificará por escrito al titular del área responsable de las irregularidades detectadas, a fin de realizar las gestiones o trámites según corresponda. Los titulares de las Delegaciones Regionales de Guadalajara y Monterrey, serán los responsables de la organización, ejecución y control del levantamiento del inventario físico en la delegación a su cargo.





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de Bienes Muebles

4 DEFINICIONES Bienes: Los bienes muebles propiedad federal que estén al servicio del FCE y que comprenden los bienes muebles que por su naturaleza, en los términos del artículo 751 del Código Civil Federal, se hayan considerado como inmuebles y que hubieren recobrado su calidad de muebles por las razones que en el mismo precepto de establecen. CABM: Catálogo de Bienes Muebles. Norma: Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.





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de Bienes Muebles


Hoja de Resguardo

Notas para elInventario de Físico

Bienes Muebles

Determina las fechas dellevantamiento de inventario físico y

notifica a las unidadesadministrativas

SRMySG 1

Inicio

¿Se resolvieron?

Instruye al Departamento de ServicioGenerales para ejecutra el inventario

físicoSRMySG 2

Imprime listados de inventarioanterios, asigna actividades y áreasde trabajo entre los responsables del

levantamiento del inventarioDSG 3

Toma nota de la(s) diferencia(s)detectadas en el Formato de Notaspara el Inventario Fïsico de Bienes

Muebles, la(s) comenta con elresguardante y conjuntamente tratan

de resolverasRLI 5

Entrega al responsable de capturalos listados utilizados en el

levantamiento y en su caso elformato de nota o solución dada a la

situación, para actualización de labase de datos

RLI 8

Informa al titular del Departamentode Servicios Generales de los bienes

con algún tipo de problemáticaRLI 6

Recibe información, actualiza labase de datos y archiva listadosRC 9


SRMySG: Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales

JDSG: Jefe del Departamento deServicios Generales

RLI: Responsable de levantamiento deinventario

RC: Responsable de Captura

1

SiNo

Acude al área asignada y realiza laverificación física de los bienes

contra listados de inventarioRLI 4

¿Existendiferencias?

Verificar

Actuar

Hacer

Planear

No Si

1

Informa al titular de la unidadadministrativa correspondiente yrealiza los trámites conforme a la

normatividad vigente hasta lasolución de la problemática

JDSG 7

1

Imprime los resguardosactualizados y los entrega a losresponsables del levantamiento

para recabar firmas de losresguardantes, elabora informe y

lo entrega al titular delDepartamento de Servicios

Generales y a la Subgerencia deFinanzas

RC 10

Acude al área asignada, recabafirmas, entrega copia al resguardante

y el original lo archivaRLI 11

Fin





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de Bienes Muebles



1. Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales

– Determina las fechas del levantamiento de inventario físico de bienes muebles y notifica por escrito a las Unidades Administrativas.

Oficio de notificación del levantamiento del inventario

2. – Instruye al Departamento de Servicios Generales para ejecutar el levantamiento del inventario físico.

3. Titular del Departamento de Servicios Generales

– Imprime los listados del inventario anterior de la base de datos, en el caso de inventario parcial, determina la muestra, y asigna actividades y áreas de trabajo entre los responsables del levantamiento del inventario físico.

Listados del inventario anterior (base de datos)

4. Responsable del levantamiento del inventario físico

– Acude al área asignada y realiza la verificación física de los bienes contra las listas del inventario ¿Existe diferencia? Sí, pasa a la actividad 5 No, pasa a la actividad 8

5. – Toma nota de las diferencias detectadas en el formato Notas para el Inventario Físico Bienes Muebles, las comenta con el resguardante y conjuntamente tratan de resolver la situación: localizar el bien, documentar la baja o el cambio, etc.. Se resolvieron No, pasa a la actividad 6

Notas para el inventario físico Bienes Muebles





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de Bienes Muebles


Si, pasa a la actividad 8.

6. – Informa al titular del Departamento de Servicios Generales la situación irregular detectada

Notificación de diferencias detectadas en el Inventario Físico de Bienes Muebles

7. Titular del Departamento de Servicios Generales

– Informa al titular del área que presenta la irregularidad y gestiona los trámites correspondientes en apego a la normatividad vigente según aplique, hasta resolver la situación.


– Entrega al responsable de la captura los listados utilizados en el levantamiento y en su caso los Formatos de Notas para el Inventario Físico de Bienes Muebles, así como la solución dada a la problemática que se hubiera presentado, para su actualización de la base de datos.

9. Responsable de la captura

– Recibe la información, actualiza la base de datos y archiva la documentación.

10. – Imprime los resguardos actualizados y los entrega a los responsables del levantamiento para que recaben las firmas de los resguardantes, y finalmente elabora el informe del inventario y lo entrega al titular del Departamento de Servicios Generales y a la Subgerencia de Finanzas para la conciliación físico - contable.

Resguardo Informe final de inventario





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de Bienes Muebles



– Acude al área correspondiente, recaba firmas del resguardante y le entrega su copia del resguardo y archiva los originales. Dándose por terminado el procedimiento.





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de Bienes Muebles



administración de almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal


7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-GAF-RE.23 Hoja de Resguardo de Bienes Muebles 7.2 FCE-GAF-RE.27 Notas para el inventario físico de bienes

muebles





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de Bienes Muebles












15.12.05

00

Todas

Gerencia de


Emisión del

Procedimiento





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de Bienes Muebles

ANEXO 7.1

FCE-GAF-RE.27

NOTAS PARA EL INVENTARIO FÍSICO DE

BIENES MUEBLES





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de Bienes Muebles

MÉXICO D.F. A ____ DE_______________ DE 20___.

LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO:GERENCIA: AREA: PISO:

Resguardante:

RESPONSABLE DEL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO:

AUXILIAR ADMINISTRATIVO:

DESCRIPCIÓN DEL BIEN No. DE INVENTARIO COMENTARIOS / SOLUCIÓN

FONDO DE CULTURA ECONÓMICADepartamento de Servicios Generales

Notas para el Inventario Físico Bienes Muebles

8

1

2

3 4 5

6

10

9

11

7





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de Bienes Muebles

1. TITULO: Notas para el Inventario Físico Bienes Muebles

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Identificar y registrar los bienes que

aparecen en el resguardo y que por alguna razón no se encuentran en el espacio físico al que estaban asignados y bajo el resguardo del empleado responsable. Además de anotar los comentarios pertinentes y la solución dada en cada caso.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Responsable del levantamiento del

inventario




1. Fecha Día, mes y año de elaboración del formato 2. Levantamiento de

inventario Año o ejercicio al que corresponda el levantamiento del inventario físico

3. Gerencia Gerencia a la que se encuentra adscrita el área que tiene adjudicado el bien

4. Área Área a la que se encuentra adjudicado el bien 5. Piso Piso del edificio en el que se ubica físicamente el bien 6. Resguardante Nombre y cargo de la persona que tiene adjudicado el

bien 7. Descripción Características físicas del bien, conforme a lo consignado

al resguardo correspondiente 8. Número de

inventario Número del inventario que le corresponde al bien y que se encuentra consignado en la placa de código de barras

9. Comentarios / solución La solución y/o aclaración a la que se llegó

10. Responsables

Nombre y firma del responsable del levantamiento del inventario






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de Bienes Muebles


11. Auxiliar administrativo Nombre del encargado del inventario





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PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES





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1 OBJETIVO Establecer el mecanismo para de desincorporar y tramitar la baja de los bienes muebles de la Institución de conformidad con la normatividad vigente en la materia. 2 ALCANCE La Gerencia de Administración y Finanzas y todas áquellas áreas que en apego a sus atribuciones intervengan en el proceso de desincorporación y trámite de baja y destino final de los bienes muebles. 3 POLÍTICAS El Comité de Bienes Muebles del FCE autorizará la enajenación, baja, destino final, permuta, dación en pago, donación o destrucción de los bienes muebles cuyo uso o estado de conservación no sea adecuado o conveniente para seguirlos utilizando. Para tramitar la baja definitiva de los bienes muebles se deberá contar con el dictamen de no utilidad del bien y la propuesta de disposición final. En caso de extravío, robo o destrucción accidental de los bienes muebles se considerará al usuario del bien asignado como responsable en primera instancia, conforme a la hoja de resguardo. Debiendo levantar acta como constancia de los hechos y cumplir con las formalidades establecidas en las disposiciones legales aplicables. El Subgerente de Recursos Materiales y Servicios Generales a través del Departamento de Servicios Generales tramitará a petición del responsable del área solicitante, la baja de los bienes muebles de las instalaciones del Fondo de Cultura Económica en los dos siguientes supuestos.

a) Cuando el bien mueble, por su estado físico o cualidades técnicas, no resulte útil o funcional o ya no se requiera para el servicio al cual se destino.

b) Cuando el bien mueble de que se trate se hubiere extraviado, robado, accidentado o destruido.





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El Departamento de Servicios Generales será responsable de elaborar el dictamen técnico de todo bien mueble que haya sido puesto a disposición por las Unidades Administrativas para baja. Tratándose de bienes informáticos, las áreas deberán relacionar y remitir dichos bienes a la Subgerencia de Tecnología de la Información para que determine su estado físico, quien elabora y remite la relación de bienes susceptibles de baja al Departamento de Servicios Generales para el trámite correspondiente. Tratándose de vehículos el Departamento de Servicios Generales deberá requisitar el formato de determinación del valor mínimo de vehículos, conforme lo establecido en las Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 30 de diciembre de 2004 y adoptada por el FCE mediante acuerdo de la Junta Directiva SO/I-05/21,R. El proceso de enajenación de todo bien propiedad del FCE deberá realizarse en estricto apego a lo establecido en las Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. Las bajas se registrarán en el sistema de inventarios de bienes de activo fijo una vez concluido el procedimiento de enajenación realizado conforme a la normatividad aplicable, por lo que la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales deberá notificar por escrito a la Subgerencia de Finanzas la relación con el número de inventario asignado de los bienes que causaron baja en el FCE.





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4 DEFINICIONES Bienes Instrumentales: los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio. Bienes no útiles: Aquellos:

a) cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio

b) aún funcionales pera que ya no se requieren para la prestación del servicio

c) que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación d) que se han descompuesto y su reparación no resulta rentable e) que son desechos y no es posible su reaprovechamiento, y f) que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa

distinta de las señaladas Comité: Comité de Bienes Muebles del FCE Desechos: Entre otros los residuos, desperdicios, restos y sobras de los bienes. Enajenación: la transmisión de la propiedad de un bien, como es el caso de la venta, donación, permuta o dación en pago. Procedimientos de venta: los de licitación pública, subasta, invitación a cuando menos tres personas y adjudicación directa. Vehículos: Los vehículos terrestres.





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Documentación delos eventosrealizados

Acta del Comité deBienes Muebles

Factura

Contrato

Oficio

Acta del Comité deBienes Muebles

Dictamen del áreatécnica

Dictamen de noutilidad

Programa Anual deDisposición Final

Inicio

Emite dictamen de inutilidad endonde se describen las razones quejustifican la no utilidad de los bienes

y valora en su caso el sureaprovechamiento

SRMySG 2

Elabora el proyecto del ProgramaAnual de Disposición final de Bienes

MueblesSRMySG 3

Presenta el Proyecto de Programa ala Gerencia de Administración y

Finanzas para que sea sometido alComité de Bienes Muebles

SRMySG 4

Presenta el programa ante el Comitéde Bienes Muebles para su

seguimientoGAF 5

Solicita a la SRMySG iniciar lostrámites correspondientes para

llevar a cabo la disposición final delos bienes muebles autorizadosGAF 6

Realiza y ejecuta la disposición finalde los bienes muebles

SRMySG 7

Una vez que concluye elprocedimiento de disposición final seelabora el contrato de compra venta,se elabora la factura y se entreganlos bienes al comprador adjudicado

SRMySG 8

Entregados los bienes, realiza labaja en el inventario e informa a laGerencia de Administración y a la

Subgerencia de Finanzas laconclusión del procedimientoSRMySG 9


GAF: Gerencia de Administración yFinanzas

RMySG: Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales

SF: Subgerencia de Finanzas

Verificar

Actuar

Hacer

Planear

Elabora relación y gestiona elavalúo de los bienes muebles no

utilesSRMySG 1

Informa al Comité de BienesMuebles la conclusión del

procedimiento y el cumplimientodel Programa Anual de

Disposición Final de BienesMuebles

GAF 11

Fin

Recibe la notificación escrita yrealiza la actualización en la base

de datos de activo fijoSF 10





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1. Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales / Departamento de Servicios Generales

– Elabora relación y gestiona avalúo de los bienes muebles obsoletos, desechos; así como los que ya no son de utilidad al FCE.

Dictamen del área técnica

2. – Emite dictamen de inutilidad en donde se describen las razones que justifican la no utilidad de los bienes y en su caso valora el reaprovechamiento parcial o total de los bienes

Dictamen de no utilidad

3. – Elabora el proyecto del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles

Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles

4. – Presenta proyecto del Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles del FCE a la Gerencia de Administración y Finanzas para someter a consideración del Comité de Bienes Muebles del FCE

5.


– Presenta ante el Comité de Bienes Muebles el Programa Anual de Disposición Final para su seguimiento

Acta Administrativa levantada en la Sesión del Comité

6.

– Solicita a la SRMSG inicie con los trámites administrativos para llevar a cabo la disposición final de los bienes muebles autorizados en el

Oficio de instrucción para celebrar la disposición fina





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programa 7. Subgerencia de

Recursos Materiales y Servicios Generales / Departamento de Servicios Generales

– Realiza y ejecuta la disposición final de los bienes muebles, conforme a la normatividad federal vigente en la materia.

Actas Administrativas de los eventos realizados o procesos realizados

8. – Una vez que se concluye con el procedimiento de disposición final se elabora el contrato de compra-venta, la facturas H por el importe ingresado en caja y se entregan los bienes al comprador adjudicado.

Contrato de Compra-Venta Factura H

9. – Concluida la entrega de los bienes se realizar la baja en el inventario de la Institución e informa a la Gerencia de Administración y Finanzas sobre la conclusión del procedimiento y entrega a la Subgerencia de Finanzas oficio y el listado con el número de inventario de los bienes que causaron baja.

10. Subgerencia de Finanzas

– Recibe de la Subgerencia de Recursos Materiales la notificación de los bienes muebles que fueron enajenados con la finalidad de actualizar sus registros del activo fijo

11. Gerencia de Administración y Finanzas

– Informa al Comité de Bienes Muebles la conclusión del procedimiento de disposición final autorizado por medio del seguimiento al Programa Anual de Disposición Final de Bienes, dando fin al procedimiento.

Acta Administrativa de la Sesión del Comité de Bienes Muebles





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administración de almacenes de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal.


7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO 7.1 FCE-GAF-RE.28 Dictamen de Inutilidad de Bienes Muebles 7.2 FCE-GAF-RE.29 Programa Anual de Disposición Final de

los Bienes Muebles 7.3 FCE-GAF-RE.30 Determinación del valor mínimo de

vehículos





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15.12.05

00

Todas

Gerencia de


Emisión del

Procedimiento





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ANEXO 7.1

FCE-GAF-RE.28

DICTAMEN DE INUTILIDAD DE BIENES MUEBLES





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FECHA:FOLIO CONSECUTIVO:UNIDAD ADMINISTRATIVA O LIBRERÍA:DESCRIPCION DEL EQUIPO:AREA DE UBICACIÓN DEL EQUIPO:COSTO DEL EQUIPO:N° DE INVENTARIO:DOCTO. SOPORTE Y N°:CAUSA DE LA DESINCORPORACIÓN:

ELABORÓ:

DICTAMEN DE INUTILIDAD DE BIENES MUEBLES

FONDO DE CULTURA ECONOMICAGERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

SUBGERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

DIAGNÓSTICO:

OBSERVACIONES:

RESPONSABLE: APROBÓ: REVISÓ:

12

34

56

78

9

10

11

15141312





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1. TITULO: Dictamen de Inutilidad de Bienes Muebles

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Describir el Bien y Acreditar las Causas de no Utilidad del Bien a Desincorporar

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Subgerente de Recursos Materiales

y Servicios Generales




1. Fecha Día, mes y año de elaboración del formato 2. Folio consecutivo Número consecutivo de expedición por partida. 3. Unidad

Administrativa o Librería:

Lugar de donde proviene o se encontraba adscrito el bien.

4. Descripción del equipo: Detallar las características o especificaciones del bien.

5. Área de ubicación del equipo

Localización física actual asignada por el Depto. de Servicios Generales.

6. Costo del equipo: Valor del bien 7. N° de Inventario: Número asignado en el inventario del FCE 8. Documento

soporte y número: No. de referencia de la documentación soporte

9. Causa de la desincorporación Motivo por el cual se procede a la baja

10. Diagnóstico Estado físico en que se encuentra 11.

Observaciones: Nombre de la empresa que realizó el avalúo, No. de registro del perito valuador y comentarios o aclaraciones pertinentes

12. Elaboró: Nombre y firma del encargado de la administración y control del inventario de bienes muebles.

13. Responsable: Nombre y firma del Jefe de Departamento de Servicios Generales.






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14. Aprobó: Nombre y firma del Subgerente de Recursos Materiales y Servicios Generales

15. Revisó: Nombre y firma del Gerente de Administración y Finanzas





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ANEXO 7.2

FCE-GAF-RE.29

PROGRAMA ANUAL DE DISPOSICIÓN FINAL DE LOS BIENES MUEBLES





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1. TITULO: Programa Anual de Disposición Final de los Bienes Muebles

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Relacionar y programar la totalidad de las bajas por trimestre.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Subgerente de Recursos Materiales

y Servicios Generales




1. Fecha Día, mes y año de elaboración del formato 2. Ejercicio Ejercicio que corresponda 3. Hoja Número de la hoja y total de estas 4. Inmueble Lugar donde se encuentran ubicados los bienes 5.

Tipo de bien

Descripción del tipo de bienes programados para desincorporación en el ejercicio que corresponda (mobiliario y equipo de oficina, de cómputo, maquinaria, vehículos, bienes de desecho según lista de valores mínimos, etc.)

6. Unidad de Medida Unidad de medida de los bienes (piezas, kilogramos, litros,etc.)

7. Cantidad Cantidad de los bienes sujetos a desincorporación en el ejercicio.

8. Calendarización trimestral

Programación de las acciones correspondientes a la disposición final (por trimestre).

9. Disposición final

Señalar la disposición final que corresponda, enajenación, donación, permuta, dación en pago, destrucción, etc.

10. Determinación del valor

Especificar la forma de obtener el valor de los bienes (avalúo, Guía EBC, lista de valores mínimos, otros)






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11. Resultado final del ejercicio

Para efectos de conocer el resultado, al final del ejercicio que termina se deberá indicar la cantidad de bienes que fueron desincorporados.

12. Porcentaje del cumplimiento

La forma de reflejar el grado de cumplimiento en el ejercicio (se divide la cantidad original programada entre la cantidad que se alcanzó al concluir el ejercicio.

13. Observaciones

Se podrá utilizar para señalar alguna información que se considere relevante para aclarar algún dato para exponer aspectos de cumplimiento de programa.

14. Totales Cantidad total de los bienes programados para desincorporar

15. Elaboró responsable

Nombre, cargo y firma de responsable de la elaboración del programa.

16. Validó información Nombre, cargo y firma del responsable de validar la información.

17. Autoriza Nombre y firma del Oficial Mayor o equivalente, que autoriza el programa.





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ANEXO 7.3

FCE-GAF-RE.30

DETERMINACIÓN DEL VALOR MÍNIMO DE VEHÍCULOS





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Nivel: 2


1. TITULO: Determinación del valor mínimo de vehículos

2. OBJETIVO DEL REGISTRO: Calcular el valor mínimo de vehículos por conforma a las Normas generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración pública Federal Centralizada.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO: Subgerencia de Recursos

Materiales y Servicios Generales

4. FORMA DE LLENADO: Medio Electrónico



1. Número Número consecutivo para el control interno del FCE 2. Fecha Fecha de llenado del formato 3.

Descripción

Descripción completa conforme a la tarjeta de control (Marca, Línea, Modelo, Tipo, Número Económico, Motor, Serie, Placas y, en su caso, número de Registro Federal de Automóviles).

4. Adscripción Nombre del área donde estuvo adscrito el vehículo 5. Ubicación Localización del vehículo 6.

Calificación real

Calificación Real de cada uno de los sistemas que integran la unidad (Carrocería, Motor y Sistema Eléctrico, Suspensión e Interiores) Ejemplo: (Aletas 0.5) + (Biseles 0.0, Obs. Rotos) + (Cajuela 2.0) + (Calaveras 1.0) + (cofre 2.0) + (Cristales puertas 1.5, Obs. Uno esta estrellado) + Defensas 3.0) + (Espejos laterales 0.0) + Faros cuartos 0.3) + (Faros unidades 0.7) + (Limpiadores 2.0) + (Manijas exteriores 1.0) + (Medallón 3.0) + (Molduras 0.0, Obs. no tiene) + (Parabrisas 3.0) + (Parrilla 2.0) + (Puertas 4.0) + (Salpicaduras 4.0) + (Tapón de gasolina 0.2) + (Tapones de ruedas 0.4, Obs. sólo tiene dos) + (Toldo 2.0) = CARROCERIA 32.6 Nota: La calificación máxima que se le puede dar al sistema CARROCERÏA será de 35.0






Revisión: 00

Páginas : 21/21


Nivel: 2



7. Observaciones Observaciones para cada sistema 8. Calificación real

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Calificación de cada parte que compone los sistemas, de acuerdo al estado físico en que se encuentra, en relación a la puntuación máxima. Ejemplo: La calificación máxima de la parrilla es 2.o, pero en caso de estar estrellada la real sería 1.5 y de no tenerla 0.0 Por otro lado, en caso de que alguna parte no le sea aplicable al vehículo que se verifica (como podrían ser las aletas, muelles, reloj), la calificación que se indicará será la máxima.

9. Observaciones

Observaciones para cada parte de los sistemas. Invariablemente se deberán anotar las causas por las que, en su caso se disminuya la calificación máxima para cada parte de los sistemas Ejemplo: Biseles – rotos

10. F.V.U.

Suma total de cada uno de los sistemas y obtención del factor vida útil Ejemplo: A+B+C+D = Factor de 100 vida útil

11. Observaciones generales

Observaciones generales Nota: En caso de que se trate de vehículos equipados, se deberá tomar como base para el cálculo del valor mínimo el que aparece para este tipo de unidades en la Guía EBC o Libro Azul (Guía de Información a Comerciantes de Automóviles y Camiones y Aseguradores de la República Mexicana)

12. Cálculo valor mínimo de avalúo

Cálculo de valor mínimo Fórmula: Precio de venta + Precio de compra Valor Factor de Valor EBC EBC = Promedio x vida útil = Mínimo 2

13. Valor mínimo de avalúo Valor mínimo con número y letra

14. Responsable de verificación física

Nombre y firma del servidor público responsable de la verificación física.

15. Responsable de cálculo

Nombre y firma del servidor público responsable del cálculo

16. Vo. Bo. Encargado del área Nombre y firma del servidor público encargado del área



Capítulo: IV


Nivel: 2


IV. Cédula de Validación



Capítulo: V


Nivel: 2


V. Cédula de Aprobación

Para el análisis normativo de la regulación interna. Actualizado a Oct. 08

134129

A. Eficaz 85% VERDADERO 45%B. Eficiente 100% VERDADERO 10%C. Consistente 90% VERDADERO 25%D. Claro 90% VERDADERO 20%Grado de CR: 89% VERDADERO

RESULTADO: El documento cumple con el grado mínimo de Calidad Regulatoria

Versión 3.01

Atributos de Calidad Regulatoria

Formato de Justificación Regulatoria

Artículo, numeral o fracción aplicable

II. Fundamentación del Proyecto Normativo

Unidad administrativa responsable del diseño o elaboración del documento normativo:

Institución:Adscripción:

IMPORTANTE. Continúe el llenado de este formato en las siguientes pestañas, para obtener el grado de calidad regulatoria del instrumento.

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, en qué consiste dicha problemática y cómo es que el documento normativo la resolverá o atenderá:

LOGO INSTITUCIÓN

II.1. Fundamento jurídico

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

PERMITE ADMINISTRAR, EJERCER Y MANTENER UN CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES, CON APEGO A LO PREVISTO EN LAS NORMAS GENERALES PARA EL REGISTRO, AFECTACIÓN, DISPISICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL ACTUALIZADA

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, cuáles son los fines u objetivos que conforme al mandato previsto en esa ley u ordenamiento, debe lograr el documento normativo.

I. Datos del proyecto normativo

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, por qué es necesario actualizar la regulación y en qué consiste esta última.

III.2. Razones que operativamente hacen necesaria la expedición del proyecto.

B. ¿El documento normativo es necesario como parte de una mejora continua, o para evitar obsolescencia o para cumplir con una instrucción de algún superior?

LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL, PUBLICADOS EN EL DIARIO OFICAL DE LA FEDERACIÓN EL 11 DE NOVIEMBRE DE 2004

A. ¿Existe alguna problemática que hace necesaria la emisión del documento normativo?

DAR CUMPLIMIENTO MESURADAMENTE A LOSLINEAMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA FEDERAL, ASÍ COMO A LAS NORMAS GENERALES PARA EL REGISTRO, AFECTACIÓN, DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRALIZADA. PRESENTAR Y DESCRIBIR LOS PROCEDIMIENTOS QUE OPERAN EN EL FCE EN MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES, DEFINIR LAS ACTIVIDADES Y POLÍTICAS DE OPERACIÓN QUE DELIMITAN EL MCAMPO DE ACTUACIÓN DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN LOS PROCEDIMIENTOS Y SERVIR COMO MATERIALDE CONSULTA PARA LA INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL.

DIRECCIÓN GENERAL FONDO DE CULTURA ECONÓMICA

I.1. Nombre del documento normativo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES

I.2. Objetivo del documento normativo

III.1. Razones que jurídica o administrativamente hacen necesaria la expedición del proyecto.

Nombre del ordenamiento o disposición

ESTATUTO TORGÁNICO DEL FCE ARTÍCULO 5 FRACC. VII, Y ARTÍCULOS 48, 49 Y 50

III. Motivación del Proyecto normativo

A. ¿Alguna ley u ordenamiento obliga a emitir el documento normativo?

CONSTITUCIÓN POLÍTICA LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES

Justificación Regulatoria. Atributo "A. Eficaz".

Un documento normativo es EFICAZ cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple N/A

1 X 10% 0.1

2 X 25% 0.25

3 X 10% 0.1

4 X 15% 0.15

5 X 10% 0.1

6

N/A

6.1 X 5% 0.05

6.2 X 10% 0.1

7 X 15% 0

Total: 100%

Ponderación obtenida: 85%

65%

Las disposiciones del documento normativo pueden ser aplicadas de forma homogénea y no generan vacíos ni indefinición.

Existen disposiciones directamente enfocadas a atender o resolver la problemática o situación para la que se creó dicha regulación.

El documento normativo no requiere de la emisión o aplicación de regulación complementaria, para cumplir con sus objetivos.

» Están diseñadas para emitirse de manera automática y sin ninguna valoración subjetiva, considerando solamente si se cumplieron o no los requisitos o condiciones que previamente se hayan fijado.

» En su defecto, si se emiten de forma subjetiva o discrecional, existen reglas, criterios o parámetros objetivos que aseguren homogeneidad, transparencia, imparcialidad y equidad en las mismas.

Mínimo requerido:

Cuando cumple al 65% las

siguientes condiciones

Ponderación de cada

condición:

Eficaz

Un documento normativo es eficaz cuando su contenido es el apropiado para alcanzar los objetivos para el que fue creado.

A

Las autorizaciones, decisiones, aprobaciones o resoluciones que deriven del documento normativo:

Las obligaciones que derivan del documento normativo expresan claramente: el sujeto obligado, los plazos y en su caso los medios para cumplirlas.

Existen precedentes o un diagnóstico integral que avale que las disposiciones del documento normativo producirán los efectos esperados por el emisor.

Las disposiciones del documento normativo pueden ser cumplidas en la realidad (material o jurídicamente).

Justificación Regulatoria. Atributo "B. Eficiente".

Un documento normativo es EFICIENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1

1.2 X 30% 0.3

1.3 X 25% 0.25

1.4 X 45% 0.45

Total: 100%


55%

Mínimo requerido:



Ponderación de cada condición:

Un documento normativo es eficiente cuando los “beneficios” que genera son mayores a los “costos” que implica su cumplimiento y estos últimos están justificados y son razonables.

B Eficiente

Las obligaciones, cargas o requerimientos de información que impone el documento normativo:

» Tienen sustento en ordenamientos de mayor jerarquía.

» Son estrictamente indispensables y no pueden ser sustituidas por información o validaciones que obtenga el área requirente de otras unidades administrativas o sistemas internos.

» Tienen un valor o utilidad para los procesos o procedimientos en que aplican.

Justificación Regulatoria. Atributo "C. Consistente".

Tipo de Documento: Manual Materia/Tema:

Artículos de aplicación específica

Articulos 48, 49 Y 50

Un documento normativo es CONSISTENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1 X 25% 0.3

2 X 35% 0.4

3

3.1 X 10% 0.1

3.2 X 20% 0.2

3.3. X 10% 0

Total: 100%


70%

C Consistente

Un documento normativo es consistente cuando su estructura y contenido están estandarizados y sus disposiciones son congruentes con el marco normativo vigente.

Marco normativo referencial

Para saber si su documento normativo cuenta con este atributo de calidad regulatoria, primero identifique y en su caso llene los datos que aparece a continuación:



II.1. Ordenamientos de jerarquía superior que regulan la misma materia o tema del documento normativo:


Estatuto Orgánico del Fondo de Cultura Económica

Recursos materiales

Mínimo requerido:

Ponderación de cada condición:

II.2. Ordenamientos de igual jerarquía que se ubican dentro del mismo tema o materia en que se encuentra el documento normativo:

II.3. Ordenamientos o instrumentos de menor jerarquía que se ubican por debajo del documento normativo o que se vinculan directa o indirectamente con su implantación, operación o realización:



Sus disposiciones no contradicen ni se contraponen con el marco normativo vigente.

Sus disposiciones no duplican preceptos ya existentes en el marco normativo vigente.

La denominación del documento normativo:

» Anuncia con claridad los objetivos o tema que regula.

» Es congruente con el tipo de regulación a que corresponde el documento normativo. (Homologación normativa. Ejemplo: Lineamientos, Acuerdo, etc.)

» No excede de 200 caracteres (incluyendo letras, números y espacios)

Justificación Regulatoria. Atributo "D. Claro y sencillo".

Un documento normativo es CLARO cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1 X 10% 0.1

2 X 10% 0.1

3 X 10% 0.1

4 X 10% 0.1

5 X 10% 0.1

6 X 10% 0.1

7 X 10% 0.1

8 X 10% 0.1

9 X 10% 0

10 X 10% 0.1

Total: 100%


80%

Mínimo requerido:



Ponderación de cada

condición:

D Claro

Un documento normativo es claro, cuando está escrito de forma sencilla y precisa, para que sea fácilmente entendible.

Evita palabras, transcripciones o repeticiones innecesarias (Muletillas, redundancias, grupos de palabras que se pueden sustituir por una sola, palabras que no agregan información relevante).

Identifica las secciones o apartados del documento con literales y números (cuidando su secuencia y sin mezclarlos) .

Evita textos que no necesariamente implican mandatos o reglas y que pueden ser simplemente argumentativos o justificativos.

Contiene oraciones y párrafos breves. (Oraciones con máximo 50 palabras y en su caso, párrafos compuestos por máximo 10 oraciones)

Contiene definiciones para evitar la vaguedad y ambigüedad del documento.

Contiene siglas precedidas de la denominación completa del nombre o concepto referido sólo la primera vez que se utiliza en el texto.

Contiene oraciones estructuradas de manera lógica al utilizar el orden más simple (sujeto, verbo y predicado).

Contiene oraciones formuladas en sentido positivo en lugar de negativo.

Contiene términos precisos que se usan de manera consistente en todo el documento.

Contiene términos de uso común en lugar de expresiones arcaicas o rebuscadas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE … · 2009-07-15 · Los procedimientos...

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