MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REQUISICIÓN DE MATERIALES

M. P. Requisicin de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009) 1

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TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL

DISTRITO FEDERAL CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL

DISTRITO FEDERAL DIRECCIN EJECUTIVA DE PLANEACIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA REQUISICIN DE MATERIALES DE OFICINA DEL

CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL

SEPTIEMBRE 2009


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N D I C E

CONTENIDO PGINA

I.- Introduccin

3

II.- Marco jurdico

4

III.- Polticas y lineamientos

6

IV.- Descripcin del procedimiento

9

V.- Diagrama de flujo 13

VI.- Descripcin del formato 16


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I.-INTRODUCCIN

A efecto de normar el proceso de supervisin y control en la solicitud, autorizacin y entrega de materiales de almacn, se hace necesario implementar un Manual de Procedimientos especfico para la Requisicin de Materiales de Oficina. Se pretende lograr la regularizacin y estandarizacin en el llenado del formato que se utiliza para el surtido del material. En este sentido, se busca solventar deficiencias que se han presentado en el registro y dotacin del material que surte el almacn del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, evitando, de esta manera, que se presenten irregularidades y malos manejos en su entrega. Asimismo, cabe sealar que dicho manual permitir que los requerimientos que realicen las diversas reas del Consejo se atiendan de mejor manera al depender de cada rea el correcto llenado de la solicitud y la recepcin del material solicitado, coadyuvando con ello a que se determinen los promedios de consumo mensuales y anuales de conformidad con las necesidades reales de cada rea, permitiendo, de esta forma, delimitar de manera precisa los requerimientos de compra del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, que debern incluirse en el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestacin de Servicios del Consejo, ajustndose a los criterios establecidos en el artculo 134 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.






II.-MARCO JURDICO

1.- Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos: -Artculo 122, Apartado C, Base Cuarta, fraccin II,

-Artculo 134.

2.- Estatuto de Gobierno del Distrito Federal: -Artculo 83.

3.- Ley Orgnica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal:

-Artculo 1, -Artculo 195, -Artculo 200, prrafo primero.

4.- Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal: -Artculo 1, -Artculo 4, -Artculo 6, -Artculo 8, -Artculo 10, fracciones XIX, XXV y XXIX, -Artculos 69-74.

5.- Acuerdos del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal: -Acuerdo 32-28/2004 del 16 de junio de 2004, -Acuerdo 36-48/2004 del 13 de octubre de 2004, -Acuerdo 15-09/2005 del 23 de febrero de 2005,


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-Acuerdo 16-09/2005 del 23 de febrero de 2005, -Acuerdo 15-11/2005 del 02 de marzo de 2005, -Acuerdo 6-12/2007 del 14 de marzo de 2007, Acuerdo 7-43/2008 del 02 de julio de 2008.


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III.-POLTICAS Y LINEAMIENTOS

a) De la autorizacin

La Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales, es la nica instancia facultada para autorizar la entrega de materiales a las reas solicitantes.

Las reas, a travs de su titular, debern designar a la persona(s) autorizada(s) para firmar de recibido las requisiciones de material en el momento que sean surtidas.

El titular del rea que solicita el material de oficina, deber enviar un comunicado a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales con el nombre(s) y firma(s) de la persona(s) responsable(s) del llenado de la requisicin y recepcin del material, a fin de conformar el Catlogo de Firmas autorizado.

Las requisiciones de material debern ser firmadas nicamente por el titular del rea solicitante, cuya firma deber aparecer en el Catlogo de Firmas autorizado para el almacn. De lo contrario sern devueltas.

La informacin que el titular del rea requiera en relacin al acumulado del material que se ha recibido, se deber solicitar a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales y se tomar del Sistema de Control y Registro de Almacn (SICAL).


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b) De la requisicin del formato La Coordinacin Administrativa establecer el Formato CJ-CA-40

como nico formato vlido para la requisicin de material.

El Formato CJ-CA-40 Requisicin de Material deber ser llenado utilizando el Catlogo de Artculos que se encuentra en el mdulo de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales, ubicado en la pgina de internet del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal.

No se autorizar ninguna requisicin de material que tenga anotaciones que alteren el sentido original de los textos contenidos en el Formato de Requisicin de Material CJ-CA-40.

El Formato CJ-CA-40 Requisicin de Material deber ser presentado en tres tantos, original y dos copias, debidamente requisitado.

Para el control de requisiciones de material, cuando una requisicin conste de varias hojas (ejemplo: 1/5, 2/5, etc.,) todas las hojas debern llevar el mismo nmero de folio consecutivo que le corresponda como requisicin individual, el cual ser asignado por la Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales.

c) De la solicitud y entrega de material Por cuestiones de seguridad y de control interno, deber acudir

personal del rea solicitante, al inmueble que ocupa el almacn, a recoger el material solicitado, salvo la presidencia y las ponencias.


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La entrega de material deber permitir a las reas contar con los insumos suficientes que les posibiliten desempear adecuadamente sus labores, destacando que durante el primer trimestre de cada ejercicio fiscal slo se podrn surtir cantidades mnimas, debido a que no se cuenta con suficiencia presupuestal en este periodo.

d) Del control y los indicadores de servicio La Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales, a travs

de los registros de bienes solicitados y suministrados, podr evaluar la eficiencia del procedimiento para dar respuesta a las necesidades de las reas del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal; hecho que permitir elaborar indicadores de servicio.

e) De los reportes A partir del Sistema de Control y Registro de Almacn (SICAL), la

Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales generar los informes trimestrales que deban presentarse a la Comisin de Administracin y Presupuesto, en cumplimiento a lo sealado en el Acuerdo 7-43/2008 emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal en sesin de fecha del 2 de julio de 2008.


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IV.- DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CLASIFICACIN UNIDAD ADMINISTRATIVA: Coordinacin

Administrativa. CJDF/CA/MP 08

SISTEMA: Abastecimientos. FECHA PGINA

PROCEDIMIENTO: Requisicin de material. 01 09 09 1 de 3 OBJETIVO: Llevar el control y registro de los materiales de almacn que se entregan a las reas del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal.

o

No. rea Descripcin de la Actividad Documentos de apoyo 1 Responsable de la

elaboracin de la solicitud del material

Ingresa a la Intranet, selecciona el apartado de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales, en el cual se encuentra el Catlogo de Artculos, as como el Formato CJ-CA-40 Requisicin de Material y el instructivo de ste.

Formato CJ-CA-40.

Catlogo de Artculos.

2 Verifica que los artculos que vaya a solicitar se encuentren contemplados en el Catlogo de Artculos. Si los artculos solicitados aparecen en el Catlogo de Artculos procede a requisitar el Formato CJ-CA-40 en original y dos copias, entregndolos a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Coordinacin Administrativa.

Catlogo de Artculos.

Formato CJ-CA-40 O y 2 C.

3

En caso de que los artculos no estn contemplados en el Catlogo de Artculos informa al rea a fin de que considere un artculo similar que se encuentre en dicho catlogo.

Una vez que se ha requisitado debidamente el Formato CJ-CA-40 Requisicin de Material, se recaba la firma del titular del rea solicitante.

Formato CJ-CA-40, O y 2 C





PROCEDIMIENTO: Requisicin de material. 01 09 09 2 de 3

No. rea Descripcin de la Actividad Documentos de apoyo 4 Direccin de

Recursos Materiales y Servicios Generales

Recibe Formato CJ-CA-40 requisitado en original y dos copias, revisa existencias en el almacn, consultando el Sistema de Control y Registro de Almacn (SICAL) y procede a sellar de recibido y entregar copia uno del Formato CJ-CA-40 al solicitante, conservando copia dos para efectos de control interno.

Formato CJ-CA-40, O y 2 C.

Sistema de Control y Registro de Almacn (SICAL).

5 Turna al Almacn Formato CJ-CA-40 en

original Formato CJ-CA-40, O.

6

Almacn

Recibe Formato CJ-CA-40 en original y procede a entregar el material requerido el mismo da en el que se solicit, pudiendo efectuarse este requerimiento en cualquier da hbil, dependiendo de las necesidades de cada rea.

Formato CJ-CA-40, O.

7 Responsable de la solicitud del material

Acude al Almacn con su copia sellada del Formato CJ-CA-40. Si surten el material requerido revisa que est correcto, recibe material y firma de conformidad. En caso de que no tengan parte del material o no se cuente con el total del nmero de unidades solicitadas, el Almacn procede a indicarlo en el rubro de observaciones, surtiendo el resto del material solicitado y requiriendo la firma de conformidad.

Formato CJ-CA-40, C .





PROCEDIMIENTO: Requisicin de material. 01 09 09 3 de 3

No. rea Descripcin de la Actividad Documentos de apoyo 8

Almacn Entrega material al solicitante, firma de entregado y recaba firma de recibido en original y copia del formato del solicitante.

Formato CJ-CA-40, O y C.

9

Archiva original.

Formato CJ-CA-40, O

FIN DEL PROCEDIMIENTO


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V.- DIAGRAMA DE FLUJO


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CLASIFICACIN

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Coordinacin Administrativa.

CJDF/CA/MP 08

SISTEMA: Abastecimientos. FECHA PGINA PROCEDIMIENTO:Requisicin de material. 01 09 09 1 de 2

RESPONSABLE DE LA ELABORACIN DE LA SOLICITUD

DEL MATERIAL

DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

GENERALES

ALMACN



Formato CJ-CA-40, O

Formato CJ-CA-40, O

Catlogo de Artculos

Catlogo de Artculos

Formato CJ-CA-40

Sistema de Control y Registro de Almacn (SICAL)


6

Ingresa a la intranet y selecciona apartado en el que se encuentra el Catlogo de Artculos y el Formato CJ-CA-40

1

INICIO

Recibe Formato CJ-CA-40 requisitado en original y dos copias, revisa existencias, sella de recibido y entrega copia del Formato CJ-CA-40 al solicitante.

3

5 Verifica que los artculos a solicitar se encuentren contemplados en el Catlogo de Artculos.

2

Los artculos Si aparecen en el Catlogo de Artculos

Informa al rea a fin de que considere un artculo similar que se encuentre en dicho Catlogo .

Requisita Formato CJ-CA-40 en original y dos copias y entrega a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Los artculos No aparecen en el Catlogo de Artculos

Turna al Almacn Formato CJ-CA-40 en original.

Recibe Formato CJ-CA-40 en original y procede a entregar el material solicitado.

1

Una vez que se ha requisitado el Formato CJ-CA-40 se recaba la firma del titular del rea solicitante

3

4


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CLASIFICACIN

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Coordinacin Administrativa.

CJDF/CA/MP 08

SISTEMA: Abastecimientos. FECHA PGINA PROCEDIMIENTO:Requisicin de material. 01 09 09 2 de 2

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL MATERIAL

ALMACN

Formato, CJ-CA-40, O y C

Formato, CJ-CA-40, O

Formato, CJ-CA-40, C

8

AlmacnSi surte el material requerido

El Almacn lo indica en el rubro de observaciones del Formato CJ-CA-40, surtiendo el resto del material solicitado y requiriendo la firma de conformidad.

Revisa que est correcto, recibe material y firma de conformidad.

Almacn No surte el material requerido total o parcialmen te

Acude al Almacn con copia sellada del Formato CJ-CA-40.

1

7

Entrega material al solicitante, firma de entregado y recaba firma de recibido en original y copia del formato del solicitante.

Archiva original

9

FIN


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DISTRITO FEDERAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIN EJECUTIVA DE PLANEACIN

VI.- DESCRIPCIN DEL FORMATO


Nombre del solicitante: Puesto: rea:Fecha:

Folio nmero: Fecha en que recibi solicitud: Fecha que entreg material:

Fecha en que se recibi requisicin

AUTORIZACIN DEL TITULAR AUTORIZ: ENTREG: RECIBI:

DEL REA SOLICITANTE Director de Recursos Materiales y Servicios Generales

Nombre y Firma: Nombre y Firma: Nombre y Firma: Nombre y Firma:

Favor de NO hacer anotaciones extras en el formato

Mes Da Ao

DRMSG

Datos del rea

Datos del almcen

Mes Da

Mes Da Ao


COORDINACIN ADMINISTRATIVA

DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Hoja____de____

REQUISICIN DE MATERIAL

Ao

SOLICITADA

Mes Da Ao

OBSERVACIONESNO HAY

EXISTENCIAS

CJ~CA~40

Responsable de almcen

Letra

SURTIDA

CANTIDAD

PARTIDA CDIGO DESCRIPCIN DEL ARTCULO UNIDADNum. Num.Letra


Nombre del solicitante: Puesto: rea:Fecha:

Folio nmero: Fecha en que recibi solicitud: Fecha que entreg material:

Fecha en que se recibi requisicin

AUTORIZACIN DEL TITULAR AUTORIZ: ENTREG: RECIBI:

DEL REA SOLICITANTE Director de Recursos Materiales y Servicios Generales

Nombre y Firma: Nombre y Firma: Nombre y Firma: Nombre y Firma:

Favor de NO hacer anotaciones extras en el formato

Letra

SURTIDA

CANTIDAD

PARTIDA CDIGO DESCRIPCIN DEL ARTCULO UNIDADNum. Num.Letra

Responsable de almcen

CJ~CA~40

NO HAY

EXISTENCIAS OBSERVACIONES

Mes Da AoAo

SOLICITADA


COORDINACIN ADMINISTRATIVA

DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES Hoja____de____

REQUISICIN DE MATERIAL

Datos del rea

Datos del almcen

Mes Da

Mes Da Ao

DRMSG

Mes Da Ao

(3)

(5) (6)

(16)(12)

(1)

(7)

(4)(2)

(14)(13)

(11)

(20)(19)(18)

(10)

(8)

(9)

(21)

(17)

(15)


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DESCRIPCIN DEL FORMATO

Nombre del formato: REQUISICIN DE MATERIAL

Nmero de formato: CJ-CA-40

Objetivo del formato: Llevar de forma adecuada y transparente el control de surtido de material del Almacn del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal a las diferentes reas de trabajo, cumpliendo con las normas y lineamientos establecidos.

Nmero de tantos del formato: Original y dos copias.

Distribucin: Original: para Almacn.

Copia 1: para control del rea solicitante.

Copia 2: para control de la Direccin Recursos Materiales y Servicios Generales.


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DESCRIPCIN DE LLENADO

No. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR

(1).- Nombre del solicitante: Nombre del titular del rea que solicita el material.

(2).- Puesto: Denominacin del puesto que desempea el solicitante.

(3).- rea: El rea en la que est adscrito el solicitante.

4).- Fecha: La fecha de elaboracin del formato (requisicin).

(5).- Folio nmero: Nmero consecutivo con sello foliador.

(6).- Fecha en que recibi requisicin:

Mes, da y ao de recepcin de la requisicin de material en el Almacn.

(7).- Fecha que entreg material:

Mes, da y ao en que el Almacn entrega el material al rea solicitante.


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(8).- Fecha: Mes, da y ao en el que se recibi la requisicin, para firma de autorizacin, en la Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales.

(9).- Partida: La partida presupuestal del clasificador por objeto del gasto que corresponda a cada material que se est solicitando.

(10).- Cdigo: Nmero de clave del producto solicitado.

(11).- Descripcin del artculo: Nombre genrico del artculo, de acuerdo con el Catlogo de Artculos.

(12).- Unidad: La unidad de medida del artculo requerido. (13).- Solicitada: Cantidad solicitada del artculo (indicar slo

con nmero y letra) . (14).- Surtida: Cantidad de artculos que fueron entregados

(indicar con nmero y letra).

(15).- No hay existencias: Se llenar con una X slo en caso de que el artculo solicitado no se encuentre disponible en ese momento.

(16).- Observaciones: Este apartado slo se utilizar cuando no se cuente con parte del material solicitado o no se cuente con el total del nmero de unidades solicitadas, o en caso de que se necesiten hacer precisiones relacionadas con la entrega del material.


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(17).- Autorizacin del responsable del rea solicitante:

Nombre y firma del titular del rea solicitante del material.

(18).- Autoriz: Nombre y firma del titular de la Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales.

(19).- Entreg: Nombre y firma del responsable del Almacn.

(20).- Recibi:

(21).- Hoja__de__.

Nombre y firma de la persona autorizada por el rea solicitante para recibir material

Nmero de hojas consecutivas que contiene la requisicin.


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Elaborado:

________________________

C.P. Javier Haro de Alba Coordinador Administrativo

Validado:

__________________________________

Lic. Javier A. Escalera Leandro Director Ejecutivo de Planeacin






Mxico, D.F. a 1 de septiembre de 2009.

Autoriza:

El Consejo de la Judicatura del Distrito Federal

Mag. Edgar Elas Azar Presidente

Mag. Lic. Rafael Crespo Dvila Lic. Luis Manuel Mrquez Lugo Consejero Consejero

Dr. Israel Alvarado Martnez Lic. Luz del Carmen Guinea Ruvalcaba

Consejera Consejero

_________________________________

Lic. Rafael Santa Ana Solano Consejero

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