MANUAL de Procedimientos - San Luis Potosíseer.slp.gob.mx/TRANSPARENCIA/RM_Manual de...

MANUALde Procedimientos

APLICADO A:DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

SAN LUIS POTOSI, S.L.P., OCTUBRE DEL 2008

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO

SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR

G O B I ERN O D EL EST A D OSAN LUIS POTOSÍ

2 0 0 3 / 2 0 0 9

C O N T E N I D O

Objetivo.

Consideraciones.

Identificación.

Políticas Generales de Operación.

Procedimientos:

Anteproyecto de Presupuesto Anual Capítulos 2000 y 3000.

Apoyo a Eventos Especiales del Sistema Educativo Estatal R.

Control Contable de Partida Presupuestal

Cotización y Control de Compras

Entregas Programadas de Paquetes de material de Limpieza y of.

Operación y Control del Centro de Fotocopiado.

Fumigación y Mantenimiento del Edificio Administrativos.

Control y Registro de Inventarios de Mobiliario y Equipo.Requisiciones de Material

Control de Salidas de Mobiliario y Equipo para reparación.

Control y Gestión de Servicios Básicos

Gestión Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicular

Recepción del Conmutador

Mantenimiento Preventivo y correctivo de los Equipos de Comp.

Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular.

Catálogo de Formas.

Inventario de Procedimientos.

Autorización.

Control de Revisiones y Actualizaciones.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

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19

20

21

22

23

O B J E T I V O

�Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.

�Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.

�Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad de esfuerzos.

�Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y las fugas de responsabilidad.

�Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe de hacer y como se debe de hacer.

�Es una fuente de información y adiestramiento para el personal actual y de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades administrativas.

�Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.

•De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a la Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos de las dependencias del Ejecutivo.

•El presente Manual es un instrumento que servirá para tomar decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta el Departamento de Recursos Materiales adscrito a la Dirección de Servicios Administrativos el que será responsable de su aplicación, custodia y actualización.

•Los titulares administrativos serán los encargados de la custodia y de la aplicación del Manual así como de dar a conocer a sus colaboradores el contenido del mismo y en su caso las actualizaciones y modificaciones.

•La información contenida en este documento será complementada y enriquecida conforme las circunstancias lo requieran.

•A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensable que su información se mantenga actualizada y que ésta reúna requisitos de viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es importante su enriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan en su aplicación.

•La Dirección de Organización y Métodos será responsable de controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se llevan a cabo en el contenido del Manual.

•El Departamento de Recursos Materiales tiene la responsabilidad de proporcionar la asesoría necesaria a las dependencias que lo requieran, respecto a su interpretación y aplicación.

CONSIDERACIONES

•El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto de incorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.

• El Departamento de Recursos Materiales coordinará la impresión del Manual y será el responsable de su distribución.

•El Manual debe interpretarse como un documento de consulta y observancia normativa.

•Agradecemos a los funcionarios públicos su valiosa colaboración para el buen uso aplicación del Manual de Procedimientos.

CONSIDERACIONES

anexo RM-RM-01

Elabora

Departamento de Recursos Materiales.

Distribución

Original :

Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.

Copia:

Departamento de Recursos Materiales

Periodicidad

Mensual.

Clave del anexo

RM-RM-01

Solicitar y gestionar ante la Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado el material de las partidas presupuestales que se requieren.

Objetivo

Requisición de Material

anexo RM-ST-09

Elabora


Distribución

Original :

1a. Copia:Dirección General de servicios Generales de Oficialía Mayor de Gob. del Edo.

Subdirección de Servicios Básicos de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.

2a. Copia:Interesado

3a. Copia:Archivo

1a. Copia:Minutario

Periodicidad

Cuando lo soliciten los Centros de Trabajo

Clave del anexo

RM-ST-09

Solicitar el trámite de pago, contratación y/o inclusión de los centros de trabajo requerientes ante la Subdirección de Servicios Básicos de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.

Objetivo

Oficio de solicitud de trámite a la oficialía Mayorde Gobierno del Estado

ANEXO DSA-RM-03

SECRETARIA DE EDUCACION SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

No. DE OFICIO: DSA .

ASUNTO:

San Luis Potosí, S.L.P., A de de 2003.

C. OFICIAL MAYOR DE GOBIERNO DEL ESTADO P R E S E N T E.

AT’N:

SUBDIRECTOR DE SERVICIOS BASICOS

Por medio de este conducto, solicito a Usted de la manera más atenta, gire sus apreciables instrucciones a quien corresponda, la Contratación e Inclusión del a la con domicilio en.

Sin otro asunto en particular y esperando contar con su apoyo, agradeciendo de antemano su oportuna respuesta al presente, quedo de Usted.

A T E N T A M E N T E

SUFRAGIO EFECTIVO. NO. REELECCION


DIRECTOR GENERAL c.c. Interesado C.c. Archivo/Minutario. PL.MSAS/C.P.JPMM/msgt.

Secretaria de Educación Gobierno del Estado Sistema Educativo Estatal Regular

anexo RM-SF-03

Elabora


Distribución

Original :

Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.

1a. Copia:

Dirección General de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.

2a. Copia:Interesado

3a. Copia:Archivo

1a. Copia:Minutario

Periodicidad

Cuando lo soliciten los Centros de Desarrollo Infantil

Clave del anexo

RM-SF-03

Solicitar el trámite de Fumigación y/o Mantenimiento de Inmuebles ante la Dirección General Servicio Generales de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.

Objetivo

Oficio de solicitud de trámite a la oficialía Mayorde Gobierno del Estado

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

DSA-

San Luis Potosí, S.L.P., A de

del 200 .

C. OFICIAL MAYOR DE GOBIERNO DEL ESTADOP R E S E N T E.

AT’N:

DIRECTOR GENERAL DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Por medio del presente solicito atentamente, tenga a bien girar sus instrucciones a quien corresponda para que se contrate el servicio de

ubicado en

, con domicilio en

,de esta Ciudad, lo anterior con cargo a la Partida Presupuestal

. Se anexa el reporte del SIF.

En espera de una respuesta favorable a nuestra petición, agradezco de antemano sus finas atenciones al presente.

A T E N T A M E N T ESUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIONSISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULARDIRECTOR GENERALC.C.P. Director de Servicios Generales.

Director de ServiciosAdministrativos

Jefe del Depto. de Recursos Materiales

Proceso

Autorizó

DirecciDireccióón de Servicios Administrativosn de Servicios Administrativos

Anteproyecto de Presupuesto Anual CapAnteproyecto de Presupuesto Anual Capíítulos 2000 y 3000tulos 2000 y 3000

Envía Anteproyectoa la Dirección Gral.

De Planeacion y Presupuesto previa firma

del Director General

Director de Servicios Administrativos

Presenta Anteproyectopara su revisión y loturna al la Dirección de Servicios Administrativos

Solicita Anteproyecto de Egresos de los capítulos 2000 y 3000

Inicio

Fin

Obtiene costos de Centros de Nueva Creación

Elabora análisis paraEstimar el Anteproyecto

Coteja con la Oficialía Mayor del Gobierno

del Estado la estimaciónpresupuestada

Solicita información deCentros Educativos de

nueva creación

¿Autoriza?Se envía al

Jefe del Departamento deRecursos MaterialesNo

Si

Auxiliar Contable

Recibe y Archiva paraaclaraciones posteriores


Recibe copia del Anteproyecto y lo turna al

Auxiliar Contable para su archivo

1 2

1

1

A

A

Formuló

C.P. Juana Patricia Medellín Mendoza

Revisó

ISC. Angélica María Martínez Márquez




2 0 0 3 / 2 0 0 9

Proceso

Autorizó


Apoyo a Eventos EspecialesApoyo a Eventos Especiales

Dirección Admva.

Titular Unidad Admva.

Solicita a la Dirección Administrativa apoyo para la realización del evento

Inicio

Recibe solicitud y turna Al Jefe de RecursosMateriales oficio Autorizado con los requerimientos

Jefe del Depto de Rec. Mat.

Almacenista

Recoge vale de salidaFormato SEER-DSA-

RM-VS-02 y lo devuelve al

Auxiliar Contable

Auxiliar Contable

Recibe vale de salidaFormato

SEER-DSA-RM-VS-02 y lo archiva

Turna al encargadode fotocopiado la

solicitud y los documentos a

reproducir

Recibe oficio y clasifica el tipo de apoyo que se le

prestara a la Unidad Admva.

Fin

Encargado de fotocopiado

Reproduce el materialy lo entrega a la

Unidad Administrativa solicitante

Unidad Administrativa

Recibe fotocopias yverifica cantidad y

calidad

Titular de la Unidad Administrativa

Firma y sella el vale SEER-DSA-RM-07 y

Lo devuelve al encargadoDe fotocopiado

Recibe el Vale de Fotocopiado y lo

archiva.

Encargado de Fotocopiado

Informa al término de cada evento al Dir. de Servs. Admvs. que se ha cumplido en tiempo y forma

¿Está completoel material?

No

Si

Devuelve el materiala los almacenistas

Fotocopiado

Jefe del Departamentode Recursos Materiales

Recibe solicitud yobserva indicaciones

de la solicitud

Jefe del Depto. De Recursos Materiales

1

1

2

2

3

3

Formuló


Revisó





2 0 0 3 / 2 0 0 9

Proceso

Autorizó


Control Contable de Partida PresupuestalControl Contable de Partida Presupuestal

Auxiliar Contable

Recibe el análisis y lo archiva para posteriores

consultas

Concentra, clasifica y contabiliza ordenes de

compra

Inicio

Fin

Proporciona al Jefe delDepartamento de

Recursos Materiales un reporte total

de lo ejercido

Auxiliar Contable

Jefe del Depto.de Recursos Materiales

Recibe reporte y loverifica con el Auxiliar

Contable

Prepara un informeGeneral de los

Movimientos ejercidosY lo turna al Auxiliar

Contable para su archivo

1

1

Elabora reporte mensualde las adquisiciones

autorizadas

Formuló


Revisó





2 0 0 3 / 2 0 0 9

Proceso

Autorizó


CotizaciCotizacióón y Control de Comprasn y Control de Compras

Jefe del Departamento de Recursos Materiales


Remite correspondencia al Jefe del Departamento de Recursos Materiales

Inicio

Revisa correspondencia yturna solicitudes a la

Secretaria de Controlde Compras


Solicita cotizaciones con proveedores y las presenta al Jefe del Departamento de Recursos Materiales


Recibe cotizaciones ylas presenta a la

Dirección de Servicios Administrativos

Verifica que no exista en el almacén

lo solicitado

Proveedor

Recibe orden de compra y la pasa al Jefe del Departamento de Rec. Mat. para aprobación


Devuelve orden de compra y se fija fecha para la entrega de la

adquisición

proveedor

Entrega el pedido y copia de

La factura debidamenterequisitada al Depto.

De Rec. Mat

Recibe pedido del Proveedor y copia

Factura de la compra

Revisa cotizaciones y autoriza compra

con proveedor seleccionado

Secretaria y control de compras

Envía orden de compra al Departamento de Recursos Materiales


Efectúa el pedido con el proveedor y le

solicita la orden de compra


1

1

2

3

2 3

Formuló


Revisó


Jefe del Depto.de Rec. Mat.

Remite la factura al Depto de Rec. Fin. Para su pago

Secretaria y Control de Compras

4




2 0 0 3 / 2 0 0 9

Proceso

Autorizó


CotizaciCotizacióón y Control de Comprasn y Control de Compras

Almacenistas

Secretaria y controlde Compras

Recibe y elabora

Resguardo SEER-DSA-RM-17 para mobiliario

y/o equipo y SEER-DSA-RM-02 para material

Recibe Resguardo y/o Vale de Salida de

almacén Y entrega a la Unidad Admva.

Devuelve a la secretaria y Control

de Compras Resguardo y/o vale firmados y sellados

Fin

Secretaria y control de compras

Recibe, revisa y archiva, Resguardo

y/o vale

Formuló


Revisó


4




2 0 0 3 / 2 0 0 9

Personal de C Educ.Y unidades Admvs.

Almacenistas

Dirección de ServiciosAdministrativos

Proceso

Autorizó


Entregas de Paquetes de Material de Aseo y de OficinaEntregas de Paquetes de Material de Aseo y de Oficina


Distribuye a trabes de Oficio a todas las

Jefaturas e Inspecciones

Formula un programa fechas de entregas de acuerdo con el techo

financiero

Inicio

Elabora calendario para autorización de la Dirección de Servicios

Administrativos

Asistente Admvo. Y Control de Inv. De Mob

Y Equipo

Fin

Revisa y autoriza calendario de entregas de paquetes y lo turna

Al Jefe del Depto. de Rec. Mat.

Acude el día que se le Indica en el calendario.

Auxiliar Contable

Recibe y archiva el reportede salida del almacén

SEER-DSA-RM-02 1

2

Formuló


Revisó


Programa una entregaúnica para las

Escuelas e Inspecciones Foráneas autorizada por la Dir. De Srvs. Admvs.

1

Entrega al Director o Persona designada el Material y pide firmen

Y sellen el vale SEER-DSA-RM-02

Entrega los vales de Salida originales

Al Auxiliar Contable

2




2 0 0 3 / 2 0 0 9

Proceso

Autorizó


OperaciOperacióón y Control del Centro de Fotocopiadon y Control del Centro de Fotocopiado


Llena el vale de fotocopiado SEER-DSA-RM-VF-07 y lo entrega al encargado

Titular de laUnidad Administrativa

Fotocopia el trabajo requerido, lo entrega y pide al solicitante el llenado del vale de fotocopiado SEER-DSA-RM-VF-07

Presenta oficio de solicitud de fotocopiado al Director de Servicios Administrativos


Encargado deFotocopiado

Inicio

Remite el oficio de solicitud al Jefe del Departamento deRecursos Materiales

Turna al encargado de fotocopiado la solicitud

para su elaboración

Jefe del Depto.de Recursos Materiales Encargado de

Fotocopiado

Concentra y reporta mensualmente al Jefe

del Depto. de Recursos Materiales el numeroTotal de fotocopiado

Jefe del Depto. deRecursos Materiales

Revisa el reporteMensual de fotocopiado

Fin

1 2

2

1

Formuló


RevisóISC. Angélica María Martínez Márquez




2 0 0 3 / 2 0 0 9

Dir. de Servs. Grales.Oficialía Mayor


Proceso

Autorizó


Control de Fumigaciones y Mantenimiento al Edificio AdministratiControl de Fumigaciones y Mantenimiento al Edificio Administrativovo

Realiza el servicio yPresenta factura al Jefe

del Departamento de Recursos Materiales

para su sello


Recibe la solicitud Ydesigna al proveedor que

prestará el servicio

Turna oficio de solicitud SEER-DSA-RM-09 al


Inicio

Fin

Turna la solicitud Anexo No. SEER-DSA-RM-09 y/o

***al Directorde Servicios Generales

de la Oficialía Mayorde Gobierno del Estado

Recibe solicitud Y la clasifica por tipo

de servicio

Proveedor

Presenta factura al Dirde Servs. Grales. de la Of.

Mayor de Gob. del Edo.

Se presenta con el Jefedel Depto. Recursos

Materiales para recibir indicaciones

Asistente Admvo y Ctrl.De Inv. De Mob y Equip

Archiva en el expedientela copia de la factura

1 2

2

1

Formuló


Revisó





2 0 0 3 / 2 0 0 9

Asistente Admvo. YControl de Inventarios

Proceso

Autorizó


Control y Registro de Inventarios de Mobiliario y EquipoControl y Registro de Inventarios de Mobiliario y Equipo

Director General

Dir. de Contr. Patr.de Oficialía Mayor

Realizan el levantamiento físico

cotejadocon la base de datos

de Oficialía Mayor

Proporciona a travez de la extranet la

base de datos de

inventariosAlmacenistas

Inicio

Turna la base de datosA la Dirección

Administrativa y esta a Su vez al Depto

de Rec. Mat.

Revisa y analiza información y la

entrega a la Asistente Admvo y Control de

Mob. Y Equipo


Fin

Realiza las modificacionesque indican losalmacenistas


Solicita que al mobiliario que no

cuente con número de inventario se le asigne

uno

Almacenistas

Entrega a cada resguardante la

impresión del Inventario actualizado


Concentra toda laInformación actualizada y

La envía al Dir. De Control Patrimonial de la Of.

Mayor de Gob. Del Edo

Director de ControlPatrimonial de la Of.

Recibe y revisa la información

proporcionada por esta Dependencia y envía las etiquetas

con No. De Inventario

Dirección GeneralDel SEER

Recibe la base de datos y etiquetas con

No. De Inventario y las turna a la Dir. De

Servs. Admvs.


Lo turna al jefe del Departamento para surevisión y seguimiento

Indica que marque elMobiliario faltante como

No localizado1

2

3

1

2

3

Formuló


Revisó


Revisa e imprime por Área el inventario paraSu verificación física

Asistente Admvo. YControl de Inventarios

Imprime el Resguardo Individual SEER-DSA-

RM-04 con las modificaciones

Proceden a etiquetar elMobiliario Y Equipo en

cada área asignada




2 0 0 3 / 2 0 0 9

Proceso

Autorizó


Requisiciones de MaterialRequisiciones de Material

Realiza su proceso de Licitación y asignación de

proveedores

autoriza y firma la requisición y la envía al la

Dirección General de Adquisiciones de la Of.

De Gob. Del Edo.

Verifica las existencias de

mercancía en el almacén y el presupuesto

disponible

Inicio

Fin

Revisa y turna las requisiciones

al Director de Servicios Administrativos

para su firma

Recibe las requisicionesY verifica que no rebasen El presupuesto autorizado


Jefe del Depto deRecursos Materiales

Asistente Admvo. Y Control de Inventarios


Dir. Gral. de Adquisisiones de Gob.

Recibe y revisael material indicado

en la Orden de Compra

Firma y sella las facturas y las remite al

proveedor para su pago ycopia al auxiliar contable

Elabora requisiciones De material e imprime en

El formato RM RM 01

Almacenista

Jefe del Depto deRecursos Materiales

Auxiliar Contable

Concentra y Archivatodas las copias de lasOrdenes de Compra y

Copia de factura2

1

1 2

Formuló


Revisó





2 0 0 3 / 2 0 0 9

Proceso

Autorizó


Control de Salidas de Mobiliario y Equipo en ReparaciControl de Salidas de Mobiliario y Equipo en Reparacióónn

Entrega factura en elDepto. de Recursos

Financieros para el pagodel servicio


Muestra vale de salida SEER-DSA-RM-VS-08

al vigilante delEdificio para salir con el

equipo y/o mobiliario

Recibe autorización del Dir. de Servs. Admvos.

para dar salida al equipo y/o mobiliario

Inicio

Fin

Recibe autorización yllena el formato de vale

de salida SEER-DSA-RM-VS-08 del equipo y/o mobiliario

Entrega equipo y/omobiliario reparado a laUnidad Administrativa

Turna autorizaciónal Auxiliar Contable

Proveedor

Entrega vale de salida SEER-DSA-RM-VS-08al proveedor y le pide

firmar el resguardo delequipo y/o mobiliario

Recibe el copia del valeDe salida con la

Autorización para sacar El equipo fuera del

Edificio Administrativo

Auxiliar Contable

Recibe vale de salida SEER-DSA-RM-VS-08 y

registra la fecha de laentrega de equipo y/o

mobiliario

Auxiliar Contable

Devuelve al Departamento de

Recursos Materialescopia del vale de salida SEER-DSA-RM-VS-08

1

1

2

2

Formuló


Revisó


Presenta el vale de salidaDe equipo al Jefe delDepto. De Rec. Mat.

Para que autoriceLa salida




2 0 0 3 / 2 0 0 9

Proceso

Autorizó


Control y GestiControl y Gestióón de Servicios Bn de Servicios Báásicossicos


Centros Escolares

Envía el Director Administrativo oficio de

trámite de Servicios Básicos

Inicio

Turna al Jefe del Departamento de

Recursos Materiales las solicitudes

para su trámite


Asistente Admvo.Y Control de Inv.

Elabora y envía oficio de petición de tramite a

sub. Servs. Bás. Dir. de Servs. Grales. Previamente autorizadoPor la Dir Gral.

Fin

Director General

Jefe del Depto.de Recursos Materiales

Recibe el oficio de solicitud y tramita ante

las Instancias correspondientes y

notifica al Dir. Gral. Del SEER la autorización o

improcedencia


Lleva un control mensual y anual del presupuesto asignado a las partidas

¿Cumple con los requisitos

la solicitud?

NoSe envía oficio

de improcedencia y trámite al

interesado

Sub Servs. Bás. Dir. de Servs. Grales. .

Turna la contestacióndel Subdir. de Servs.

Básicosdel Oficial Mayor

de Gob. del Edo. A laDir. De Servs. Admvs.

Turna los oficios de solicitud al Asistente

Admvo. Para que realice el tramite

Envía oficio de contestación al

Jefe del Depto. de Recursos Materiales y

este a su vez a los Centros Escs.

Si

1

1

2

2

Formuló


Revisó





2 0 0 3 / 2 0 0 9

Proceso

Formuló


Revisó


Autorizó


GestiGestióón Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicularn Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicular

Recibe la Información Actualizada del Parque Vehicular del SEER y

Tramita el pago

Proporciona anualmente actualización y pago de

derechos vehiculares del padrón que corresponde

al S.E.E.R.

Inicio

Remite para su trámite yactualización al


Turna al Director de Servicios Administrativos

para su trámite

Elabora oficio donde solicita Pago de los derechos

Vehiculares autorizado por la Dir de Servs. Admva. Y lo

Envía a la Dir. De servsAdmvs. De la Of. Mayor

Proporciona semanalmente

vales de gasolina para cada vehículo del

padrón


Dir. De Cntrl. PatrimonialDe Of. Mayor de Gob Edo

Director General

Dir. De Servs. Admvs. De Of Mayor de Gob. Edo.

Sub. Dir. De Servs. Grls. De Of. Mayor

Secretaria y Controlde Compres

Distribuye vales degasolina y controla usode registros en bitácora

de consumo de combustibles

SEER-DSA-RM-VG-10


1

1

2



G O B I ERN O D EL E ST A D OSAN LUIS POTOSÍ

2 0 0 3 / 2 0 0 9

Responsable de InformáticaDirección Administrativa


Proceso

Autorizó


Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de ComputoMantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de Computo

Solicita a la Dirección Administrativa

Mantenimiento a los Equipos de computo

Recibe Instrucciones y Realiza una revisión físicaDel equipo y determina siRequiere mantenimientoPreventivo o correctivo

Inicio

Recibe solicitud y la Analiza

Turna la solicitud al JefeDel departamento

Recursos Materiales

Verifica existenciaEn almacén

1

2

3

1

D

Formuló


Revisó


Recibe solicitud eInstruye al Responsable De Informática para que

Realice el servicio

Jefe del Departamento deRecursos materiales

Diagnostica la falla

La autoriza

Si

1

A

No

¿La autoriza? A

No ¿Mantenimiento

Preventivo?2

No

•Verifica antivirus•Desfrac y escaneo

•Eliminación de archivos•Limpieza interna y ext.

Si

¿MantenimientoCorrectivo?

Fin

No

Si

¿Cambio de pieza?

Si

¿Hay existencia?

C

DNo

Si

F

No




2 0 0 3 / 2 0 0 9

Responsable de Informática

Auxiliar Contable

Proceso

Autorizó



Toma la pieza y laReporta al

Auxiliar Contable

Revisa cotizaciones,Selecciona un proveedor

Y autoriza la compra

Registra y da de baja La pieza en el

Inventario de materiales

Instala la pieza y Realiza la configuración

Devuelve cotización Autorizada al Jefe

Del Departamento deRecursos Materiales

4

3

4

Formuló


Revisó


Revisa cotizaciones yLas turna a la

Dirección AdministrativaPara autorización


Cotiza con tresProveedores y las

Entrega al JefeDel Departamento de Recursos Materiales

Dirección Administrativa

F


Corrige el problema yElabora reporte de

servicio

Entrega e Instala elEquipo en la


5

Recibe el equipoFirma y sella el

Reporte de servicio y lo Devuelve al

Responsable deInformática

Entrega facturaOriginal al Departamento

de Rec. Fin.Copia al Departamento de

Recursos Materiales


Recibe el reporte y lo Registra en la bitácora

De servicios

Fin

G

D




2 0 0 3 / 2 0 0 9

Proceso

Autorizó



6

G

Formuló


Revisó


5

Proporciona el recurso alJefe del Departamento

Recursos MaterialesA su vez lo entrega al

Responsable deinformática

Jefe del Departamento deRecursos Financieros


Recibe el recurso y Realiza la compra

proveedor

Entrega la factura y Garantía del producto

6

6

Recibe cotización ySolicita el recurso al

Departamento de Recursos Financieros





2 0 0 3 / 2 0 0 9

Proceso

Autorizó


RecepciRecepcióón del Conmutadorn del Conmutador

Retoma la llamada en Espera y la comunica ala Unidad Administrativa

Publico en General

Pone la llamada en Espera si la extensión Se encuentra ocupada

Realiza llamadas telefónicas al Sistema

Educativo Estatal Regular

Inicio

Fin

Recibe llamadas Locales y/o foraneas

Atiende entre tantootras llamadas

Recibe y canaliza Nuevas llamadas

Identifica la extensiónY canaliza la llamada


Toma la llamada y Atiende al interesado

Responsable del Conmutador

1

12

2

Formuló


Revisó


Solicita se le comuniqueCon alguna de las

Diferentes Unidades Administrativas

Publico en General



Reporta de manera Inmediata de algúnProblema técnico




2 0 0 3 / 2 0 0 9


Responsable del Matto. Vehicular

Proceso

Autorizó


Mantenimiento y Comisiones del Parque VehicularMantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular



Reúne y presenta Cotizaciones al Jefe

Del Departamento de Recursos Materiales

Revisa el estado físico y mecánico del parque vehicular y reporta al


Inicio

Recibe el reporte y verifica en la partida

correspondiente el presupuesto y solicita

Autorización a Dir. Admva.


Autoriza la reparación conEl visto bueno de la

Dirección General e indicaAl Jefe del Departamento

De Rec. Mat.

Envía el oficio con el Formato de

Mantenimiento y las cotizaciones

Dir. De ServiciosGrls. De Of. Mayor

Previa recepción del Oficio notifica al Jefe del De Recursos materiales

Del proveedor designado

Unidades Administrativas

Lleva la unidad con El proveedor

Proveedor

Repara el vehiculo y Entrega factura original

Al Responsable de Matto. Vehicular


Recibe y revisa el Vehiculo y entrega

facturas

Dirección GeneralDel SEER

Informa al Jefe del Depto. de Recursos

Materiales que el vehiculoHa sido incorporado al

Parque Vehicular

1

2

3

1

2

3

Formuló


Revisó


Instruye al Responsable De Matto. Para que reúna

Cotizaciones con Proveedores asignados

por ServiciosGrls. De la Oficialía Mayor

Solicita a Dirección Administrativa el

Préstamo de un Vehiculo Para comisión


Original: Al proveedor Para gestión del pago

Copia: Departamento Recursos Materiales

4





2 0 0 3 / 2 0 0 9

Proceso

Autorizó


Mantenimiento y Comisiones del Parque VehicularMantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular

Formuló


Revisó


Fin


Consulta la disponibilidad De los vehículos conEl Departamento deRecursos Materiales

4


Jefe del Dept. deRecursos Materiales

Verifica la disponibilidade informa a

Dirección Administrativa

Autoriza al Jefe del Departamento prestarEl vehiculo requerido

Jefe del Dept. deRecursos Materiales

Presta en comisión el Vehiculo y da

Instrucciones al Responsable de

Mantenimiento Vehicular

Responsable de Matto. Vehicular

Solicita a la persona Asignada para conducir

el Vehiculo cuente con licencia vigente

5

6

Responsable de Matto. Vehicular

Recibe la unidad, revisa Físicamente el vehiculo

Y pide al conductor firme La bitácora


Termina comisión y Devuelve el vehiculo al


5

6




2 0 0 3 / 2 0 0 9

RESPONSABLE DELA FORMULACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

AUTORIZAN

Oficial Mayor

C.P. Humberto Picharra Carrete

Lic. Gonzalo Ortuño CastroDirector de Organización y Métodos

REVISARON

AUTORIZACION

ISC. Angélica María Martínez MárquezDirector de Servicios Administrativos

C. P. Juana Patricia Medellín Mendoza


Ing. Xicoténcatl Turrubiartes FloresDirector General del Sistema Educativo

Estatal Regular

Lic. Francisco Antonio Rubín de CelisChávez

Secretario de Educación de Gobierno del Estado

CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

FORMULÓ

PARTE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS QUE SE ACTUALIZA

REVISO AUTORIZO REGISTRO

ACTUALIZACION

FECHA

Octubre, 2008

• Descripción del Procedimiento (Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Equipos de Computo, Recepción del Conmutador, Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular)

SECCION (ES) QUE SE MODIFICA(N)

Secciones 6, 7


Director deServicios Administrativos

Ing. Xicoténcatl Turrubiartes FloresDirector General del S.E.E.R

Lic. Gonzalo Ortuño CastroDirector de

Organización y Métodos

FECHA

Octubre, 2006

FIRMANOMBRE

C. Guillermo Córdova Pastor

CARGOAlmacenista

FIRMANOMBRE


CARGOJefa del Departamento de Recursos Materiales

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