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ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE

DE ACCESO

Manual de Usuario Externo Versión: 07

Fecha de aprobación: 19/06/2018

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO Versión 07

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Prohibida su reproducción parcial o total

Dirección Nacional de Organización y Métodos

CONTROL DE CAMBIOS

Versión

Sección y/o

página

Descripción de la modificación

Fecha de la

Modificación

02

1-25 Cambio en la figura 21, 22, 26, 29, 32 y 33 Mensaje de confirmación Cancelar.

08/10/2012

02 26-28

Se agrega la frase “que puede estar a” en el ítem 4 de los documentos de soporte para representante legal persona natural. Se agrega la frase “que puede estar a” en el ítem 6 de los documentos de soporte para representante legal persona jurídica. Se agrega figura 34 Correo electrónico con clave de acceso temporal.

08/10/2012

03 5-28

Se agrega en Requisitos Técnicos los navegadores de internet que pueden utilizarse. Cambio en la pantalla Actualización de Información General. Cambio en la figura 19 Pantalla Actualización de Información General Sección A. Se incluye campo para confirmar correo electrónico (numeral 26). Se incluye actividad 24 referente al rechazo de formularios. Se incluye figura 36 Pantalla de Actualización de Información General. Cambio en los ítems 4 y 6 de los requisitos para actualización de información si el representante legal es una persona natural. Cambio en los ítems 6 y 8 de los requisitos para actualización de información si el representante legal es una persona jurídica.

05/12/2012

04 7, 8, 9 y 10 Actualización de formas de ingreso. 18/06/2013

05 5-20 Actualización de manual por cambio en el procedimiento

06/04/2015

06 1-25 Se incorpora al formulario de actualización preguntas respecto sociedades de interés público y empresa familiar.

08/05/2018

07 1-31 Se incorpora el registro de compañías vinculadas para el caso de actualización de información general de una compañía Holding.

19/06/2018


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ÍNDICE

OBJETO ................................................................................................................................. 4

ALCANCE ............................................................................................................................... 4

REQUISITOS TÉCNICOS ...................................................................................................... 4

CONSIDERACIONES ............................................................................................................. 4

GLOSARIO ............................................................................................................................. 6

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO .. 7

1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS POR PRIMERA VEZ O PARA ACTIVAR CLAVE DE ACCESO ..................................................................................................................... 7

2. ACTUALIZACIÓN DE DATOS POSTERIOR .............................................................. 19

RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS ......................................................................................... 28


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OBJETO

El objeto del presente manual de usuario es facilitar a las compañías sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, la actualización de información general y la solicitud clave de usuario.

ALCANCE

El presente manual de usuario inicia con el ingreso al Sistema de Actualización de información general y culmina con la actualización de la información automática por parte del usuario.

REQUISITOS TÉCNICOS

Para poder acceder a la aplicación web se requiere cumplir con los siguientes requerimientos:

Una computadora con acceso a internet.

Un navegador de Internet actualizado, puede ser Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Netscape, Safari.

Poseer usuario y contraseña como persona natural para el acceso al portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

CONSIDERACIONES

Este proceso aplica para las compañías pertenecientes al sector societario, incluso a las personas jurídicas intermediarias de reaseguros, agencias asesoras productoras, inspectoras de riesgo y ajustadoras de siniestros.

Se exceptúa a las compañías de seguros, compañías de reaseguros e intermediarios de seguros personas naturales.

La actualización de información general y solicitud de clave de acceso será realizada a través del portal web institucional, por los representantes legales de las compañías sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Mediante este proceso se puede actualizar dirección postal, correos electrónicos y números de contacto de la compañía y sus representantes legales. Para el caso de las compañías que pertenecen al sector de seguros (mencionadas en el primer punto), podrán también actualizar la información de las oficinas y auditores internos.


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La información precargada en el formulario de actualización de datos, diferente a lo señalado en el punto anterior, no podrá ser modificada a través de este proceso de actualización.

La actualización de información general por primera vez debe realizarla el representante legal de la compañía con su usuario y contraseña de persona natural.

La actualización de información general posterior debe realizarla el representante legal de la compañía con el usuario y contraseña asignados a la persona jurídica.

Se deberá considerar las disposiciones establecidas en la Resolución No. SC.SG.DRS.G.12.014 del 25 de septiembre del 2012, que establece el Reglamento para la Actualización de información general, el registro y obtención de clave de acceso en línea al portal web institucional, de las sociedades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Si la clave de acceso de la compañía fue bloqueada (inactiva) porque se realizó un cambio de representante legal, el nuevo representante deberá actualizar la información de su representada como si se tratara de la primera vez (Ver numeral 1).

Las compañías dedicadas a Actividades de sociedades de cartera, es decir, unidades tenedoras de activos de un grupo de empresas filiales (con participación de control en su capital social) y cuya actividad principal consiste en la propiedad del grupo. Las sociedades de cartera clasificadas en esta clase no suministran ningún otro servicio a las empresas participadas, es decir, no administran ni gestionan otras unidades (CIIU K6420.00), se consideran compañías Holding, por lo que estarán obligadas a registrar/actualizar el listado de las compañías vinculadas a ellas (compañías que forman parte del grupo).


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GLOSARIO

Actualización de Información General.- La actualización de información general incluye la actualización del domicilio, teléfonos y correo electrónico de las compañías y de sus representantes legales, así como, la actualización de información adicional relacionada con las actividades que realizan dichas compañías. También conocida como Actualización de Datos.

Sociedad de Interés Público.- A efectos de lo dispuesto en el artículo 433-A de la Ley de Compañías, se considerará sociedad de interés público a las siguientes compañías sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros: No. Descripción

1 Las emisoras de valores inscritas en el Catastro Público de Mercado de Valores.

2 Las casas de valores, los depósitos centralizados de compensación y liquidación de valores y las sociedades administradoras de fondos de inversión y fideicomisos.

3 Las de seguros, de reaseguros, intermediaras de reaseguros, peritos de seguros y las agencias asesoras productoras de seguros.

4 Las que financien servicios de atención integral de salud prepagada.

5 Las que provean servicios de asistencia a asegurados o tarjetahabientes, por sí o a través de terceros.

6 Las calificadoras de riesgo y auditoras externas.

7 Las dedicadas a las actividades corrientes y especializadas de construcción de todo tipo de edificios y obras generales de construcción para proyectos de ingeniería civil.

8 Las que realicen actividades de agencia y corretaje inmobiliarios, y de intermediación en la compra, venta y alquiler de bienes inmuebles.

9 Las que se dediquen a la venta de vehículos automotores nuevos y usados.

10 Las que se dediquen a actividades de factorización por compra de cartera.


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ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN GENERAL Y SOLICITUD DE CLAVE DE ACCESO

1. ACTUALIZACIÓN DE DATOS POR PRIMERA VEZ O PARA ACTIVAR CLAVE DE ACCESO

Para realizar la actualización de datos por primera vez o porque se desea activar la clave de acceso de la compañía, el representante legal 1debe estar registrado como persona natural en el portal web de la Superintendencia. Si el representante legal de la compañía es una persona jurídica no controlada por la SCVS, la persona natural representante de esa persona jurídica deberá solicitar el acceso correspondiente a través de las ventanillas de atención al usuario, por escrito.

1.1. Ingrese al portal de trámites de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros www.supercias.gob.ec y seleccione el sector SOCIETARIO.

Figura 1 Portal web Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros

1.2. En la pantalla de ingreso, digite su usuario y clave de persona natural representante legal de la compañía, y presione el botón INGRESAR.

1 Se considera al representante legal que consta registrado en la base de datos de la Institución.

http://www.supercias.gob.ec/


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Figura 2 Ingreso de Usuario y Calve de usuario

Si no cuenta con un Nombre de Usuario y Contraseña, debe seguir el procedimiento para registro de usuario en el portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Ver Manual para Registro de Usuario.

Recuerde que la persona natural que se registra en el portal web debe ser el representante legal de la compañía, y su nombramiento debe estar registrado en la base de datos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

Si olvidó su Usuario y Contraseña, debe seguir el procedimiento para recuperar clave de acceso. Ver Manual para Recuperar Clave de acceso.

1.3. Dentro del menú del portal de trámites, seleccione la opción “Su compañía Online”.

Figura 3 Ingreso a su compañía Online

http://appscvs.supercias.gob.ec/guiasUsuarios/res_usu.zul

http://appscvs.supercias.gob.ec/guiasUsuarios/res_usu.zul

http://appscvs.supercias.gob.ec/guiasUsuarios/rec_cont.zul



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1.4. La pantalla mostrará la compañía o las compañías a las que la persona natural está asociada. Seleccione la compañía de la cual desea realizar la actualización de datos, dando un clic sobre el nombre de la compañía.

Figura 4 Listado de Compañías asociadas

1.5. El sistema mostrará la pantalla Opciones de la compañía, seleccione la opción ACTUALIZAR INFORMACIÓN GENERAL. (Ver figura 5)

1.6. El sistema presentará la pantalla “Actualización de Información” con

información precargada (Ver figura 6). Actualice la información general de su compañía de acuerdo a lo siguiente: o Sección A: Permite actualizar la dirección de la compañía, correos

electrónicos y teléfonos. o Sección C: Permite actualizar la dirección domiciliaria, correos

electrónicos y teléfonos de el o los representantes legales. Para hacerlo debe presionar la palabra EDITAR que se muestra junto al registro del representante legal.

o Sección D: Permite contestar preguntas de información general de la compañía. Cuando se trata de la primera actualización de datos, el formulario muestra por default marcada la opción NO para cada pregunta.

o Sección E: El representante legal de la compañía debe declarar bajo juramento la veracidad de la información, marcando el casillero ACEPTO.

Figura 5 Opciones Su Compañía Online


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Figura 6 Formulario de Actualización de Datos Primera Vez


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1.7. Actualice la información de la compañía. 1.8. Actualice la información de cada representante legal registrado, presionando

EDITAR que se muestra al lado de cada registro. Por cada representante, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Figura 7 Información de Representante Legal

La nómina de representantes legales que presenta el formulario en la sección C, corresponde a los registros que existen en la base de datos institucional. En el caso de que existan errores en la nómina, usted debe actualizar el registro presentando el nombramiento correspondiente en las ventanillas de atención al usuario de la Superintendencia.

1.9. Si su compañía es proveedora de bienes y servicios del Estado, seleccione SI en la sección D.

1.10. Si su compañía vende a crédito, seleccione SI en la sección D. 1.11. Si su compañía ofrece servicios de pago de remesas, seleccione SI en la

sección D. 1.12. Si usted considera que su compañía es empresa familiar, seleccione SI en la

sección D. 1.13. Si su compañía es una sociedad de interés público, seleccione SI en la

sección D. 1.13.1. El sistema presentará la ventana emergente para selección del tipo

de sociedad de interés público. Seleccione el o los tipos de sociedad de interés público que se adecúen al giro de negocio de la compañía.


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Figura 8 Selección de tipo de sociedad de interés público

1.13.2. Presione el botón ACEPTAR. El sistema presentará un mensaje indicando que ha seleccionado que es una sociedad de interés público y que no podrá cambiar dicha calidad una vez que finalice el proceso de actualización. Presione OK y continúe con la actualización.

Figura 9 Mensaje de alerta

1.14. Acepte la declaratoria de responsabilidad marcando el casillero ACEPTO.


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Figura 10 Declaración de Responsabilidad

1.15. Presione el botón GUARDAR. El sistema mostrará un mensaje solicitando confirmación respecto a guardar los cambios. Para continuar, presione SI y luego OK en los mensajes de confirmación.

Figura 11 Mensaje de confirmación 1

Figura 12 Mensaje de Confirmación 2

1.16. Presione el botón ENVIAR del formulario de Actualización de Información. 1.17. El sistema presentará un mensaje de confirmación del envío. Presione SI

para continuar.


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1.18. Si la compañía que está actualizando su información NO es una compañía HOLDING, continúe con el numeral 1.20.

1.19. Si la compañía que está actualizando su información es una compañía HOLDING, el sistema automáticamente mostrará la pantalla de registro de compañías vinculadas.

Figura 14 Registro de Compañías Vinculadas

En esta pantalla usted podrá registrar, agregar o eliminar a las compañías que están vinculadas a una compañía Holding, es decir, las otras compañías que conforman el grupo empresarial. 1.19.1 Ingrese el número de expediente de la compañía vinculada y

presione el botón AGREGAR. Repita este paso para cada una de las compañías que desee registrar.

1.19.2 Una vez registradas todas las compañías, presione el botón ACEPTAR.


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Figura 15 Compañías vinculadas registradas

1.20. El sistema mostrará la pantalla para seleccionar representante o representantes legales. Seleccione al representante legal responsable de la actualización y manejo de la clave de acceso.

Si la compañía tiene representación legal conjunta, seleccione un representante legal adicional.

Figura 16 Selección de Representante

1.21. Presione el botón ACEPTAR para enviar su formulario de actualización de

datos. El sistema mostrará el siguiente mensaje:



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El sistema enviará una notificación al correo electrónico (compañía) registrado en el formulario con el hipervínculo para visualizar el archivo PDF de su formulario y con una clave temporal para realizar el cambio de clave.

Figura 18 Notificación electrónica

1.22. Ingrese al link adjunto en la notificación. En la pantalla Generación Clave, ingrese la clave temporal enviada y la nueva clave, y presione el botón ACEPTAR.

Figura 19 Generación de clave

1.23. El sistema mostrará un mensaje de registro exitoso. Presione OK para finalizar el proceso.


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Figura 20 Mensaje de confirmación

También recibirá un correo con la confirmación de la finalización del proceso de actualización de información general.

Figura 21 Correo electrónico de confirmación

1.24. Para el caso de las compañías Holding que actualizaron el listado de compañías vinculadas (agregaron o eliminaron registros), el sistema enviará las siguientes notificaciones adicionales:

Notificación a la compañía holding, indicando el listado de compañías que fueron registradas como vinculadas al grupo empresarial.

Notificación a cada compañía vinculada registrada, indicando que la compañía Holding la registró como tal en el proceso de actualización.

Figura 22 Correo electrónico para compañía Holding


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Figura 23 Correo electrónico para cada compañía vinculada


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2. ACTUALIZACIÓN DE DATOS POSTERIOR

Para realizar actualizaciones de información general posteriores, el representante legal de la compañía debe utilizar el usuario (RUC) y contraseña de la compañía. Recuerde que es obligación del representante legal mantener actualizada la información general de su representada. La compañía debe actualizar la información general de la compañía, cada vez que ésta presente cambios. 2.1. Ingrese al portal de trámites de la Superintendencia de Compañías, Valores

y Seguros www.supercias.gob.ec y seleccione el sector SOCIETARIO.

Figura 24 Portal web Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros

2.2. En la pantalla de ingreso, digite el usuario (RUC) y clave de la compañía, y presione el botón INGRESAR.

Figura 25 Pantalla Login

http://www.supercias.gob.ec/


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Si no cuenta con un Nombre de Usuario y Contraseña de la compañía, debe realizar el proceso de actualización de información general por primera vez. Ver numeral 1.

Si olvidó su Usuario y Contraseña, debe seguir el procedimiento para recuperar clave de acceso. Ver Manual para Recuperar Clave de acceso.

2.3. Dentro del menú del portal de trámites, seleccione la opción “ACTUALIZACIÓN DE DATOS”.

Figura 26 Ingreso a su compañía Online

2.4. El sistema presentará la pantalla “Actualización de Información” con información precargada (Ver figura 19). Actualice la información general de su compañía de acuerdo a lo siguiente: o Sección A: Permite actualizar la dirección de la compañía, correos

electrónicos y teléfonos. o Sección C: Permite actualizar la dirección domiciliaria, correos

electrónicos y teléfonos de el o los representantes legales. Para hacerlo debe presionar la palabra EDITAR que se muestra junto al registro del representante legal.

o Sección D: Permite contestar preguntas de información general de la compañía. Cuando se trata de la primera actualización de datos, el formulario muestra por default marcada la opción NO para cada pregunta.

o Sección E: El representante legal de la compañía debe declarar bajo juramento la veracidad de la información, marcando el casillero ACEPTO.




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Figura 27 Formulario Actualización de Información General posterior

2.5. Actualice la información de la compañía. 2.6. Actualice la información de cada representante legal registrado, presionando

EDITAR que se muestra al lado de cada registro. Por cada representante, el sistema mostrará la siguiente pantalla:


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Figura 28 Información de Representante Legal

La nómina de representantes legales que presenta el formulario en la sección C, corresponde a los registros que existen en la base de datos institucional. En el caso de que existan errores en la nómina, usted debe actualizar el registro presentando el nombramiento correspondiente en las ventanillas de atención al usuario de la Superintendencia.

2.7. Si su compañía es proveedora de bienes y servicios del Estado, seleccione SI en la sección D.

2.8. Si su compañía vende a crédito, seleccione SI en la sección D. Caso contrario, si la compañía ya había registrado que SÍ vendía a crédito, el sistema no permitirá realizar el cambio. Usted deberá presentar una solicitud para modificación del registro en las ventanillas del centro de atención al usuario de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

2.9. Si su compañía ofrece servicios de pago de remesas, seleccione SI en la sección D.

2.10. Si usted considera que su compañía es empresa familiar, seleccione SI en la sección D.

2.11. Si su compañía es una sociedad de interés público, seleccione SI en la sección D. 2.11.1. El sistema presentará la ventana emergente para selección del tipo

de sociedad de interés público. Seleccione el o los tipos de sociedad de interés público que se adecúen al giro de negocio de la compañía.


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Figura 29 Selección de tipo de sociedad de interés público

2.11.2. Presione el botón ACEPTAR. El sistema presentará un mensaje indicando que ha seleccionado que es una sociedad de interés público y que no podrá cambiar dicha calidad una vez que finalice el proceso de actualización. Presione OK y continúe con la actualización.

Figura 30 Mensaje de alerta

Caso contrario, si la compañía ya había registrado que SÍ era una sociedad de interés público, el sistema no permitirá realizar el cambio. Usted deberá presentar una solicitud para modificación del registro en las ventanillas del centro de atención al usuario de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

2.12. Para el caso de las compañías intermediarias de seguros y reaseguros, el formulario de actualización de datos incluirá la pestaña SEGUROS, con la información de las oficinas y auditores internos registrados. Actualice la información de oficinas y auditores internos, presionando EDITAR que se muestra al lado de cada registro.

2.13. Acepte la declaratoria de responsabilidad marcando el casillero “ACEPTO”.


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Figura 31 Declaración de Responsabilidad

2.14. Presione el botón GUARDAR. El sistema mostrará un mensaje solicitando confirmación respecto a guardar los cambios. Para continuar, presione SI y luego OK en los mensajes de confirmación.

Figura 32 Mensaje de confirmación 1


2.15. Presione el botón ENVIAR del formulario de Actualización de Información. 2.16. El sistema presentará un mensaje de confirmación del envío. Presione SI

para continuar.


2.17. Si la compañía que está actualizando su información NO es una compañía HOLDING, continúe con el numeral 2.19.

2.18. Si la compañía que está actualizando su información es una compañía HOLDING, el sistema automáticamente mostrará la pantalla de registro de compañías vinculadas.


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Figura 35 Registro de Compañías Vinculadas

En esta pantalla usted podrá registrar, agregar o eliminar a las compañías que están vinculadas a una compañía Holding, es decir, las otras compañías que conforman el grupo empresarial. 2.18.1. Ingrese el número de expediente de la compañía vinculada y

presione el botón AGREGAR. Repita este paso para cada una de las compañías que desee registrar.

2.18.2. Una vez registradas todas las compañías, presione el botón ACEPTAR.


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Figura 36 Compañías vinculadas registradas

2.19. El sistema mostrará la pantalla para seleccionar representante o representantes legales. Seleccione al representante legal responsable de la actualización y manejo de la clave de acceso.

Si la compañía tiene representación legal conjunta, seleccione un representante legal adicional.


2.20. Presione el botón ACEPTAR para enviar su formulario de actualización de

datos. El sistema mostrará el siguiente mensaje:



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2.21. Finalmente, el sistema enviará una notificación al correo electrónico de la compañía para confirmar la actualización realizada. Este correo incluirá un hipervínculo para visualizar el archivo PDF de su formulario de actualización de datos.

2.22. Para el caso de las compañías Holding que actualizaron el listado de compañías vinculadas (agregaron o eliminaron registros), el sistema enviará las siguientes notificaciones adicionales:

Notificación a la compañía holding, indicando el listado de compañías que fueron registradas como vinculadas al grupo empresarial.

Notificación a cada compañía vinculada registrada, indicando que la compañía Holding la registró como tal en el proceso de actualización.

Figura 39 Correo electrónico para compañía Holding

Figura 40 Correo electrónico para cada compañía vinculada


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RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Si Usted tiene algún problema con el sistema, desea realizar una consulta o dar una sugerencia, puede contactarse con la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, a través del botón NECESITA AYUDA.

1. El botón aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla, tal como se muestra a continuación:

Figura 41 Botón Necesita Ayuda

2. Al presionarlo, se presentará la pantalla con los temas principales de ayuda que requieren los usuarios.

Figura 42 Temas principales Necesita Ayuda

3. Por cada tema el sistema presentará las preguntas frecuentes, clasificadas

en subtemas. Revise los subtemas relacionados presionando los círculos correspondientes.


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4. Si dentro de los temas, subtemas o preguntas frecuentes usted no ha encontrado la respuesta a su inquietud o problema, o desea realizar una consulta o dar una sugerencia, presione la opción FORMULARIO AYUDA. Este botón se habilitará solo cuando usted haya presionado por lo menos una vez los círculos de subtemas.

Figura 43 Necesita Ayuda - Preguntas frecuentes por subtemas


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Figura 44 Necesita Ayuda - Opción Formulario Ayuda

5. Al presionar el botón, el sistema mostrará el formulario de ayuda. Ingrese la siguiente información:

Identificación (Cédula o RUC)*

Razón social

Nombres*

Apellidos*

Email*

Teléfonos

Motivo (inquietud, problema o sugerencia)*

Descripción*

Recuerde: Los campos señalados con asterisco (*) son obligatorios.

Figura 45 Formulario Ayuda

6. Presione el botón ENVIAR.


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El sistema mostrará un mensaje indicando que los datos fueron enviados exitosamente.

Figura 46 Mensaje de Confirmación

7. Presione el botón OK. Usted recibirá un correo electrónico que confirma la recepción de su inquietud.

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