MANUAL DE PROCESOS DE PROCEDIMIENTOS

CONTENIDO

INTRODUCCION

POR QUÉ SE CREÓ EL MANUAL

PARA QUE SE CREÓ EL MANUAL

NORMATIVIDAD

SU FINALIDAD

OBJETIVOS GENERAL

OBJETIVOS ESPECIFICOS

MISION Y VISION

RECOMENDACIONES GENERALES

PROCEDIMIENTOS

PRINCIPIO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

APLICACIÓN

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

ESTRUCTURA INTERNA DE LA ENTIDAD

ORGANIGRAMA

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

SECCIONES DOCUMENTALES

PASOS PARA LA IDENTIFICACION DE LAS SERIES

TIPOS DOCUMENTALES

INTRODUCCION

Teniendo en cuenta los procedimientos de gestión de la ley general de archivos, conforman uno de los elementos principales de las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación y el manejo de organización documental producida y recibida desde su origen hasta su disposición final; por lo cual, deben ser plasmados en manuales de funciones y procedimientos que sirvan como mecanismo de consulta permanente ya que tienen como objetivo facilitar la utilización y conservación de la documentación así como el debido manejo.

Por parte de todos los trabajadores de la entidad, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda de un mecanismo confiable y efectivo, ya que es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia.

basándonos en lo anterior, se ha preparado el presente manual de procedimientos, contiene diferentes conceptos de carácter técnico que se emplean en los procedimientos; describe cada una de las etapas por la que transita el documento desde que se genera como resultado de la gestión de la administración, el conjunto de características y factores que intervienen en la creación, gestión, ubicación, eliminación de los documentos e incluye los modelos de registro y control a utilizar, un glosario de términos archivísticos y la bibliografía consultada.

¿POR QUE SE CREO EL MANUAL?

La empresa SEGUCOL busca estandarizar los procesos archivísticos y utilizarlo como una herramienta para mantener centralizado y organizado la documentación, garantizado su conservación y acceso con el fin de cumplir con un servicio oportuno y eficiente.

Reflejando un sistema de archivo, en el cual se rige por el marco legislativo y las normas técnicas emitidas por el Archivo General de la Nación.

¿PARA QUE SE CREO EL MANUAL?

Se creó con el fin de instruir a los miembros que componen SEGUCOL sobre los distintos aspectos archivísticos, procurando evitar el desconocimiento de las funciones y permitiendo la continuidad de los procesos, con el objetivo de mejorar la eficiencia y productividad de cada las dependencias y responsabilidad.

EN CUAL NORMATIVIDAD ESTA SOPORTADA

Ley 594 de 2000 Ley general de archivos

Acuerdo 07 de 1994 el cual se expide y adopta el reglamento general de archivo

Acuerdo 049 de 2000 “conservación de documentos, condiciones de edificios y locales destinados a archivos”

Acuerdo 039 de 2002 regula el procedimiento para la creación y aplicación de las TRD

Acuerdo 042 de 2002 regula el inventario único documental.

Acuerdo 060 de 2001 El cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas

SU FINALIDAD

Nos da a conocer el proceso de aplicación con respecto a la organización documental, donde emplearemos cada uno de los procesos como lo son la clasificación, ordenación y descripción archivística ya que son fundamentales en la ejecución de estas tareas.

Sirve para el análisis y revisión de los procedimientos interviniendo en la consulta del personal.

Implementa una solución que garantice la aplicación del programa de gestión documental

OBJETIVO GENERAL

Este manual es una herramienta organizacional que permite mejorar las prácticas en la gestión documental, a través de la estandarización de los documentos del Sistema de Gestión Integral de SEGUCOL LTDA.

ESPECIFICOS

Construir un manual adecuado que cumpla las funciones de todas las dependencias y la del objetivo general.

Realizar sensibilización y capacitación de los objetivos organizacionales para la adecuada aplicación de PGD.

Consolidar el sistema de gestión documental de acuerdo a lo normalizado por el AGN.

RECOMENDACIONES GENERALES

Identificar la documentación que corresponde a los archivos de gestión, central o final basándonos en la TRD (tablas de retención documental).

La primera fase que es archivo de gestión, se deben realizar los procesos de organización porque nos permite dar continuidad de los procesos, además evita retrocesos.

Para organizar un Archivo de gestión es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos de archivo.

Trabajo en equipo entre el personal informático, archivero y las propias oficinas de gestión.

Establecimiento de políticas de evaluación y selección de los documentos a aplicar desde el momento de concepción y creación de los mismos.

Eliminar todos aquellos documentos electrónicos que hayan sido impresos e integrados en su expediente en papel, excepto cuando se trate de documentos reutilizables o actualizables. Por ejemplo: documentos que se actualizan periódicamente; documentos que se puedan aprovechar como modelos o patrones (actas de reuniones, oficios, circulares) y las versiones definitivas.

PROCEDIMIENTOS

El procedimiento define la forma como deben realizarse las fases o etapas de los procesos. Identificado los procesos, el ejercicio siguiente es determinar que procedimiento permite que aquel se cumpla. Es necesario identificar lo que se pretende generar con el reconocimiento de un procedimiento, es decir su producto y alcance, así como verificar las áreas responsables que participan en el procedimiento, pues de forma se puede definir la necesidad de crearlo o llevarlo a un siguiente nivel de la documentación.

En la organización del fondo documental, se tendrán en cuenta los principios de la organización archivística a saber:

Principio de procedencia: Se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en la dependencia de la cual procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada sección y en este la integridad y carácter seriado de los documentos.

Este principio es válido tanto para los archivos administrativos como para los históricos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la Institución que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a éstas los documentos agrupados en series.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Identificar el nombre de la dependencia productora de los documentos.

- Reconstruir la organización jerárquica de la dependencia productora.

- Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

DEFINICIONES

Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no

están frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización

Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Unidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

Depuración: Retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión.

Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones

Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia

Eliminación de documentos: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Expediente: El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Cada pieza, es decir, cada tipo documental individual e indivisible, es

un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente. El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe y debe ser conservado en su integridad.

Folio: Hoja.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Foliación: Acto de numerar los folios sólo por su cara recta.

Folio Recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a ésta.

Folio Vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.

Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.

Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación

Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción

Serie Documental: La serie documental está integrada por documentos resultados de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en las oficinas, generalmente están formados por el mismo tipo documental (unidades documentales) que también responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información seriada.

Subserie Documental: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto

Tabla de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

MISIÓN

Somos una empresa privada de servicios de seguridad, que genera confiabilidad y tranquilidad a nuestros clientes y usuarios, con talento humano competente, un sistema de gestión de riesgos eficaz e integración eficiente de

la tecnología a los servicios y procesos, para contribuir con la calidad de vida de la sociedad.

VISION

En el año 2020 seremos una organización líder en servicios integrales de seguridad, ubicados dentro de las 10 principales empresa del sector, con un posicionamiento nacional destacado por los ingresos operacionales y la excelencia organizacional, que genere rentabilidad financiera sostenible, lo cual nos permita promover programas orientados a la responsabilidad social y al desarrollo de servicios y procesos competitivos.

ORGANIGRAMA

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA

Se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en la dependencia de la cual procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada sección y en este la integridad y carácter seriado de los documentos.

Este principio es válido tanto para los archivos administrativos como para los históricos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la Institución que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a éstas los documentos agrupados en series.

Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Identificar el nombre de la dependencia productora de los documentos.

- Reconstruir la organización jerárquica de la dependencia productora.

- Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

ORDEN ORIGINAL

Hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de acuerdo a la secuencia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia específica.

En consecuencia debe respetarse el orden natural de los documentos, ya que son producidos en una relación de causa-efecto, el documento con fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

Ejemplo: Un Contrato ilustra el orden original que deben conservar los documentos dentro del expediente:

Estudio de Conveniencia Aviso de solicitud de Oferta Pliego de Condiciones Ofertas Garantías Resolución de Adjudicación

DATOS PARA LA IDENTIFICACION DE UN FONDO DOCUMENTAL

Los tipos documentales

Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte, los cuales determinan su contenido. Pueden ser tipos documentales, entre otros: un acta, un contrato, una hoja de vida, una factura. Ejemplo: Dentro de la Subserie Contratos de prestación de Servicios, podríamos encontrar los siguientes tipos documentales: Contrato, fotocopia de la cédula, Pólizas de cumplimiento y calidad, términos de referencia, Informes, propuestas, Actas alusivas.

Unidades documentales

La reunión de diversos tipos documentales que tienen que ver con un mismo asunto relacionado con las actividades o funciones de carácter personal, administrativo, económico, judicial, forman las Unidades documentales.

La Unidad Documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento, por ejemplo: Acuerdos o compleja cuando la constituyen varios, formando un expediente, por ejemplo: Historias Laborales.

Series documentales

Las series son el testimonio documental continuado de las actividades repetitivas desarrolladas por una Entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada Sección o Subsección está constituida por documentos agrupados en Unidades y Series Documentales. Entre otras series documentales se pueden mencionar: CONTRATOS, INFORMES, INVENTARIOS, ESTADOS FINANCIEROS. Para la identificación de las Series Documentales se tuvo en cuenta: Identificación de la Sección Administrativa u oficina que produce los documentos (Principio de Procedencia).

Identificación de las unidades documentales producidas como consecuencia y expresión de las actuaciones de cada Sección o Unidad Administrativa en el ejercicio de sus funciones. Conocimiento del proceso de formación de las Series para facilitar un tratamiento adecuado en las mismas.

Subserie Documental

Son todas las subdivisiones que se desprenden de las series y que reúnen documentos de estructura y contenido homogéneos conformando los expedientes. Ejemplo: De la serie contratos, podrían desprenderse las subseries: Contratos de prestación de servicios, contratos de suministro, contratos de arrendamiento, entre otros.

Orden Original: Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con la secuencia que originó el

expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia específica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa-efecto.

Ejemplo: Un Contrato ilustra el orden original que deben conservar los documentos dentro del expediente:

Estudio de Conveniencia

Aviso de solicitud de Oferta

Pliego de Condiciones

Ofertas

Garantías

Resolución

Las series documentales equivalen a la gestión documental de un archivo de oficina. Están limitadas a una función y actividad específica de la vigencia de las mismas, las cuales originan la agrupación de documentos. (Ver Cuadro de clasificación de series y subseries documentales).

Será responsabilidad de la Oficina de Archivo y Correspondencia liderar con apoyo de la Secretaría General, la elaboración, actualización y seguimiento de las Tablas de retención documental vigentes.

Estructura interna de la entidad Es una empresa familiar conformada actualmente por tres socios. Se constituyó como una sociedad comercial de responsabilidad limitada, determinada con base en estructuras o políticas de una organización.

Como el organigrama refleja la entidad productora de documentos, debe ser también la base fundamental para la organización de cada archivo teniendo en cuenta el principio de procedencia. Los organigramas representan las dependencias, divisiones administrativas u oficinas cuya producción documental conforma unidades documentales; estas unidades son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones y las series documentales.

Codificación

Cada una de las oficinas, se codificaron numéricamente teniendo como base principal la Estructura Orgánica de la Entidad, aprobada mediante acto administrativo. La Codificación de las unidades documentales también está reflejada en la Estructura Interna de la Entidad.

Correspondencia:

Es un tipo de documentación que reciben todas las unidades administrativas de SEGUCOL LTDA.

- Pueden ser originales o copias.

- No está vinculada a ningún procedimiento administrativo.

- Aporta información de muy distinto tipo.

Organización:

La correspondencia no se debe clasificar y ordenar por entradas y salidas, sino que cada carta debe ir unida a su respuesta.

- La correspondencia, tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente.

- La correspondencia que acompaña a una información importante, facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de esta información adjunta. - La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un expediente ni acompaña a una información importante, es decir, que se limita a una información más genérica.

Se debe agrupar en:

- Correspondencia externa: Cuando se trata de correspondencia entre una unidad administrativa de SEGUCOL LTDA y personas o instituciones ajenas a la misma.

- Correspondencia interna: Cuando se trata de correspondencia o notas interiores entre unidades administrativas de SEGUCOL LTDA.

En cada una de estas dos grandes divisiones de la correspondencia pueden aplicarse a su vez nuevas subdivisiones, de acuerdo con el volumen y diversidad de correspondencia que se genere en cada dependencia.

PROCESOS PARA ORGANIZAR SU ARCHIVO DE GESTIÓN

Para tener organizado nuestro archivo de Gestión debemos cumplir con la siguiente fórmula:Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción

Clasificar los documentos en: Documentos de Archivo

Los Documentos de Archivo son registros de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación; estos documentos son los que están listados en la Tabla de Retención Documental.

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

El primer documento que debe aparecer al abrir la carpeta, será el de fecha más antigua, y el último el de fecha más reciente.

Foliación

Foliar cada una de las tipologías (documentos) de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente (se adjunta guía de foliación del Archivo General de la Nación).

Cada carpeta deberá contener máximo 200 folios.

Ejemplo:

SERIE: INFORMES

SUBSERIE: INFORMES DE GESTIÓN

Con base en estas prioridades y teniendo cuenta la ley general de archivos se debe realizar los siguientes procesos:

Clasificar los documentos en:

Los documentos de archivo: son conjuntos orgánicos de documentos que responden a la dinámica de la oficina que los produce, son fuentes primarias de información y ejemplares únicos que testimonian la actividad de esta entidad, los cuales, una vez transcurridos los plazos establecidos de validez administrativa, legal, fiscal e informativa, deberán ser transferidos al Archivo Central. Los documentos de apoyo informativo: son los que sirven de ayuda a la gestión administrativa, tales como boletines oficiales, revistas, publicaciones o informes elaborados por otras instituciones, etc. No serán transferidos al Archivo Central y se destruirán en la propia oficina. Ordenar los documentos de apoyo en asuntos o temas

• Una vez organizados los documentos de archivo de la dependencia, aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las

Ibagué, 8 de enero de 2015

Ibagué, 30 de junio de 2015

ARCHIVO CENTRALINFORME DE GESTIONENERO 2015

ARCHIVO CENTRALINFORME DE GESTION Junio 2015

series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general, sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, y por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.

• Se organizan en orden Alfabético y después de cumplir su función el Jefe de la Unidad Administrativa, apoyado por la secretaria o auxiliar, los eliminará, y en constancia diligencian el Formato Único de Inventario Documental.

Ejemplo:

Copias deCopias de

AcuerdosActas del

USCO Administrativas

3. DESCRIPCIÓN

Identificar y Describir cada una de las carpetas (celuguías o cuatro aletas), en la esquina superior derecha, con el formato y ubicar en la gaveta correspondiente.

Ejemplo: utilizando las Series y Subseries Documentales de la Oficina de Gerencia

4Resoluciones

3Informes de Gestión

2Informes de Otras Dependencias

1Informes del comité administrativo

Una vez se ubiquen las carpetas de los documentos de Archivo (Series y Subseries Documentales como lo especifica la Tabla de Retención Documental), se procede a ubicar los documentos de Apoyo, en orden alfabético.

3.2. Numerar las carpetas colgantes, utilizando el formato GDC-FO-03, y ubicar en la gaveta correspondiente

Identificar la gaveta y el archivador, utilizando el siguiente formato

Diligenciar el formato único de Inventario Documental.

ARCHIVO CENTRAL

Este es el que recibe la documentación transferida por la dependencia y verifica que la documentación transferida cumpla con los lineamientos y políticas establecidas

Con el objetivo fundamental de orientar y servir a los funcionarios del archivo central en sus labores rutinarias. Es un desglose detallado de los que hacerles y forma de llevar a cabo los mismos.

Velar por la protección, y conservación del patrimonio documental de la entidad Segucol LTDA

FUNCIONES OPERATIVAS ARCHIVO CENTRAL

CLASIFICAR EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS MEDIANTE SUS TRES FASES O ETAPAS:

Identificando la documentación que corresponde a los archivos de gestión, central o final.

Lo anterior se realiza mediante la utilización de las Tablas de Plazos Documentales de cada oficina.