Manual de Producción de Eventos

8/20/2019 Manual de Producción de Eventos

1/57

PRESENTACIÓN PROPUEST

1. REQUERIMIENTOS PR

2. ESTRUCTURA ORGA

3.

ESTRUCTURA FINAN

4. ETAPA PROMOCION

5. ETAPA OPERATIVA

6. ETAPA DE CIERRE

7. CONCLUSIONES Y R

8.

ANEXOS

MANUAL PARA PLANEAR YEVENTOS DE

ÍNDICE

EVIOS

IZACIONAL

IERA

AL

ECOMENDACIONES

ORGANIZARREUNIONES

2

3

14

35

42

46

53

55

55


2/57

PRE

La siguiente metodología es un

Eventos de Reuniones.

Pretende ser un apoyo de

principalmente para los organiz

profesionales en organización

convenciones, ferias y viajes de i

El Buró de Convenciones de Mic

apoyo y asesoramiento de Aso

de sus eventos, presenta la si

planeación y organización, eta

Para su aplicación, es importa

objetivos, alcances, número,

participantes y oferta adecuad

adaptabilidad que se tenga

organización de eventos.


SENTACIÓN PROPUESTA

sugerencia de pasos a seguir, para la o

parte del Buró de Convenciones d

adores de eventos que no cuentan con l

, de gran valor para el éxito de

incentivos.

hoacán cumpliendo con uno de sus objeti

iaciones, Corporativos e Intermediarios e

uiente herramienta que está situada pa

as criticas para el éxito de un evento.

nte analizar aspectos especiales como:

perfil y origen de los asistentes, fec

a; puesto que en medida de sus requeri

que realizar de esta propuesta de

ORGANIZARREUNIONES

rganización de

e Michoacán,

los servicios de

los congresos,

vos respecto al

la realización

ra la parte de

características,

as, instancias

ientos será la

planeación y


3/57

1.

1.1.

Enfoque, objetivo

Estos aspectos están totalment

de ellos para tener un panoram

a)

Enfoque: se refiere al ca

dirigido el evento.

b) Objetivos del evento: aq

puede partir de un objet

objetivos deben ser claro

c) Nombre: esté debe indic

• La Edición del eve

•

El tipo de Evento q

•

El área de estudio

Se debe tomar en cuenta para

problemática que se abordar

enfoque y objetivo del evento.

Se sugiere que por cuestiones m

el interés de la persona que lo e

de mercado al cual está dirigid

El nombre tiene que vender el

sobre el evento. Por lo que se c

Ambos atractivos y breves.


EQUERIMIENTOS PREVIOS.

s y nombre del evento.

relacionados por lo que es necesario d

claro de la definición del evento.

po de estudio tanto general como partic

í se va a definir que se pretende al realiz

ivo general y después enunciar algunos p

, alcanzables y medibles.

r ciertas características, como las siguient

to.

ue se llevará a cabo.

general al que está enfocado el evento.

la selección del nombre, saber cuál será

en el evento. Esto debe tener congr

ercadológicas, que el nombre sea breve

scuche. Es por lo tanto importante identific

el evento.

roducto, o al menos, que a la persona le

ree conveniente dos frases; una como tit

ORGANIZARREUNIONES

finir cada uno

lar al que está

r el evento, se

articulares. Los

s:

la temática o

uencia con el

que despierte

ar el segmento

é por indagar

lo y un slogan.


4/57

1.2. Determinar Lugar

a) Lugar: esté se debe co

evento. Además de c

albergar el evento, de n

algunos aspectos se pue

b)

Fecha: es un factor det

tomar en cuenta lo siguie

•

Tomar en cuenta

evento, este pued

del evento.

• Hacer una refle

suspensiones, peri

destino, etc.

• Se sugiere progra

Octubre o Novi

vacacionales, co

presupuesto aún

1.3.

Personal de apo

a)

Personal de apoyo: Para

personas para las distint

coordinación de logístic

tener en cuenta los diferdiferentes departamento

a participar a lo largo d

el mando del responsabl


y Fechas tentativas.

templar en base al número de asistente

ntar con una infraestructura adecuad

tener con todo lo necesario, cabe dest

e hacer uso de los proveedores que el ev

rminante para el éxito del evento, por l

nte:

el tiempo que se va a requerir para la or

e variar de 3 a 8 meses, dependiendo de l

ión del calendario escolar, para tom

odos vacacionales, eventos propios de l

ar la fecha, durante los semestres pares

mbre, ya que no se ve interrumpido

siderando que la gestión de los patrocini

ara otorgar apoyo.

o y equipo de asesores.

eventos de entre 800-1500 personas se req

as áreas en las que se dividirá el pers

a, promoción, finanzas y relaciones púb

ntes perfiles que se necesitan para estar, además de que estas personas deben

l proceso del evento. Todos estarán bajo l

principal.

ORGANIZARREUNIONES

s esperados al

a que pueda

acar que para

nto requiera.

que hay que

ganización del

la complejidad

ar en cuenta

la institución o

n los meses de

por periodos

os cuenta con

uerirá de 4 a 6

nal, que son:

licas. Se debe

a cargo de losomprometerse

la supervisión y


5/57

b) Equipo de asesores: se re

de debe analizar los p

mencionadas anteriorme

tienen una involucraciónpersonas responsables, p

1.4. Costo aproximad

Es necesario presentar a las dif

nos refleje el costo aproximado

Para esto es necesario, estimar

organización de un Evento, los c

Dichos rubros son:

•

Instalaciones: teatro, eve

espectáculo).

•

Conferencistas (honorario

• Kit de trabajo (reconocim

• Promoción: interna y exte

1.5. Requerimiento d

Este paso consiste en preparar

del evento, para que sea someti

Este documento debe ser reali

contener todo lo establecido ha

La metodología establecida e

recorrer, su duración, objetivos y


omienda que solo sean 4 participantes, d

rfiles, ya que trabajaran en cada una

nte. A pesar de que solo se limitan a la

directa con la organización del evento,r la magnitud del Evento.

o del evento.

rentes autoridades de la Institución, un pr

ue tendría el evento.

el presupuesto, cotizando los principales

uales resultan ser el 70% del total del presu

ntos sociales (renta de sonido, banquetes

s, hospedaje y/o traslados).

iento, carpeta, playera, lapicero, material

rna (carteles, trípticos, publicidad en medi

recursos para iniciar operaciones.

el documento que se debe presentar a l

ido a un análisis y evaluación.

ado por el equipo de trabajo, dicho do

sta este punto, de una manera ordenada

este documento, debe señalar las disti

requerimientos.

ORGANIZARREUNIONES

igual manera

de las áreas,

onsejería y no

se requiere de

esupuesto que

rubros, para la

uesto.

, algún tipo de

de apuntes).

s).

as autoridades

umento debe

y resumida.

intas etapas a


6/57

1.6. Planteamiento o

Ya que se ha presentado el doc

se han hecho las correcciones

reunión con las personas que es

Se sugiere estén presentes todos

Es importante entregar a ca

elaborado.

En esta reunión se debe determi

Ya contando con la aprobació

1.7. Etapa Estructural.

Es necesaria la mecánica de la

que se realizaran las conferenci

En el programa se dirá el nombr

el día y la hora determinada.

Se incluirá además la agenda

acompañantes.

1.8. Diseño de la ima

El concepto de imagen del Ev

mente a los congresistas el objenombre, fecha y recinto en algu


icial.

umento ante todo comité organizador o

necesarias, se procede a poner fecha p

arán involucradas en el proyecto.

los involucrados.

a uno de los presentes una copia d

nar si se tendrá la aprobación del proyect

, se puede comenzar con las actividades

Elaboración del Programa.

elaboración del evento para determinar

s y las actividades.

e de las conferencias y del ponente que s

alterna social y cultural y en su caso el

gen y concepto.

ento debe ser innovador. Con el propósi

tivo que deseamos, debe de identificarsenos casos.

ORGANIZARREUNIONES

esa directiva y

ra realizar una

el documento

.

laneadas.

los tiempos en

impartirán en

rograma para

o de dejar en

a la institución,


7/57

Para la imagen se recomiend

concepto del Evento o bien a la

Para esto se deberá de contr

propuestas, en varios tamaños y

1.9. Diseño y cotizaci

Se debe cumplir dos objetivos:

1.-Proporcionar un material de tr

2.-Otorgamiento de un presente

Para la determinación del kit, e

en el presupuesto. Una vez e

posibles proveedores.

Se recomienda que dentro del

siguiente:

a) Bienvenida

b)

Logotipoc)

Mapa

d) Restaurantes patrocinad

e) Teléfonos de emergencia

f)

Patrocinadores

Para la impresión de esta inform

1.10. Reservación de in

actividades a reali

Se recomiendan los siguiente


poner colores con significado y que v

marca de la Asociación o Corporativo.

tar a un diseñador de imagen que pla

aplicaciones.

n del kit del trabajo.

abajo para las notas de los congresistas.

al evento.

s necesario ver la partida asignada para

stablecido lo anterior, se deberá buscar

it de trabajo se agreguen unas hojas con

res

ción es recomendable se utilicen hojas m

talaciones para conferencias, eventos so

ar.

s pasos:

ORGANIZARREUNIONES

ya acorde al

tee diferentes

este concepto

opciones con

la información

embretadas.

iales y demás


8/57

1. Definir lugar de las c

un evento se debe

esperado, necesidad

marca el recinto en d•

Capacidad

• Ubicación y vías d

• Comodidad

•

Equipo técnico

• Equipo humano

2. Definición de lugar o l

las cosas más buscad

y convivencia, estos p• Sociales

•

Culturales

1.11. Contactar y confi

Una vez que se haya definido el

de manera formal, a los posibles

Para esto se recomienda lo sigui

a) La elaboración de una li

telefónico, página de int

b)

Realización de las l lama

donde se les hace sabe

grupo de conferencistas

c)

Una vez realizado los

candidatos para ir reduatraer.

d)

Para confirmar, en algun

o enviarle un kit represent


nferencias: cuando se visualiza la posibili

ensar en diversos temas como: númer

es de espacios acordes a lo deseado

nde realizar el evento y con qué horarios.

acceso

ugares para eventos sociales : los eventos

s en el Evento y eventos dado que es part

ueden ser clasificados de la siguiente man

rmar conferencias.

nombre y la temática del evento se pued

conferencistas.

ente:

sta de candidatos potenciales que inclu

rnet si la tiene y su correo electrónico.

das correspondientes y enviar correos el

r la intención de que formen parte de l

ue habrá para dicho evento.

untos anteriores se procede a una

iendo la lista del número de personajes

s casos es oportuno viajar a donde está e

ativo del evento y del destino, aparte del

ORGANIZARREUNIONES

ad de realizar

de asistentes

imagen; esto

ociales son de

e de descanso

ra :

e contactar ya

a sus números

lectrónicos, en

selección del

epuración de

ue se desean

l conferencista

ficio formal.


9/57

1.12. Promoción del e

Es necesario recalcar que los p

gastos del Evento y por ello de l

A los patrocinadores es necesari

forma parte de la lista de patro

Las personas encargadas para

Asociaciones, los Directores

Coordinadores Generales de l

públicas. Además que deberánpalabra. Los integrantes de las

esta actividad, siempre y cuand

mencionadas. Se recomienda h

Evento para la muestra con los

Al momento de llevar a cabo es

1. Llamar a las inst

2. Conseguir el n

con poder de

3. Hacer un escrit

4.

Concertar una

5.

Enviar la carta

distancias y de

6. Darle seguimie

instalaciones d

7. Tomar o no en

puntualizar el

logos y el recib

todo lo anterior


ento con posibles patrocinadores.

trocinadores pueden llegar a costear la t

debida atención que los responsables de

o presentarles los beneficios que podrían t

inadores

esempeñar esta tarea deberán ser los Pr

e los Corporativos según correspond

s eventos, en coordinación con el área

contar con una buena presentación y tendiferentes coordinaciones también pue

o se hagan acompañar de alguna de las

acer una carpeta que contenga toda la i

osibles patrocinadores.

ta tarea se aconseja seguir la siguiente me

alaciones.

mbre, teléfono y demás información útil

ecisión sobre dicho patrocinio.

dirigido a la empresa y personas del punt

cita.

por e-mail, fax o llevarla personalmente

tiempo.

to por medio de llamadas telefónicas o

la empresa al posible patrocinador.

cuenta al patrocinador , en caso de tom

onto del patrocinio y la propaganda q

oficial de cobro.se recomienda que se h

.

ORGANIZARREUNIONES

otalidad de los

ben de dar.

ner si deciden

sidentes de las

o bien, los

de relaciones

er facilidad deen apoyar en

personas antes

formación del

todología:

de la persona

o anterior.

en función de

isitando en las

rlo en cuenta,

e incluirán sus

ago por escrito


10/57

Ejemplo de Tabulador de patro

PATROCINIO

Donaciones en especie

Patrocinio de $50,000.00 a

$100,000.00

Patrocinio de $30,000.00 a $49,0


inios:

CREDITOS

Cada patrocinio en especie se tra

comercial de acuerdo a lo siguient

• Inclusión de logo en progra

cuadernillos para asistentes.•

Inserción del logo en los

evento.

• Inclusión del logo en

patrocinadores.

• Inclusión del logo en la es

recinto sede.

• Inclusión del logo en la pá

evento.• Mención periódica durante

del programa.

0.00

• Inclusión de logo en program

• Inserción del logo en los

evento.

•

Inclusión del logo en

patrocinadores.


evento.

ORGANIZARREUNIONES

ucirá en valor

:

ma general y

gafetes del

pendón de

enografía del

gina web del

el transcurso

a general.

gafetes del

pendón de

gina web del


11/57




1.13. Cotización de

congresistas.

Se debe brindar información a t

y con qué costo se puede hosp

toma de decisión de asistir al ev

Para lograr esto debemos de:

a)

Acercarnos a la oficina

que hoteles están cerca

b) Realizar una depuración

costo de esto.

c)

Elaborar una lista de por l

para que se enteren de

hoteles del evento.d)

De los hoteles seleccion

todavía seguir negociar

se recomienda que no ex


0.00

• Inclusión de logo en program


patrocinadores.


evento.

0.00


patrocinadores.


evento.

.00• Inclusión del logo en la pá

evento.

hoteles tanto para conferencistas

oda persona que vaya asistir al evento ac

dar para que tengan mayor certidumbre

ento que estamos organizando.

e Eventos y Convenciones de la ciudad,

el lugar donde se va a llevar a cabo el Ev

n base a calidad de instalaciones, servici

o menos 10 candidatos potenciales y proc

l evento y de la atención de incluirlos

dos y con los que ya se llegó a un arr

seleccionar el hotel sede o hoteles sede

cedan más de dos hoteles.

ORGANIZARREUNIONES

a general.

pendón de

gina web del

pendón de

gina web del

gina web del

como para

rca de dónde

a la hora de la

para investigar

nto.

s ofrecidos y el

eder a visitarlos

n las listas de

glo se puede

que en su total


12/57

e) En este o estos hoteles s

primera mano a los asiste

f)

IMPORTANTE: Los hoteles

donde se realice el event

1.14. Llevar a cabo la

La publicidad ayuda en buena

la estructuración del Evento p

conferencistas, entre otros.

A continuación se enuncian y d

una planeación de la publicida

a)

Tipo de publicidad a utiliz

En este apartado se necesita

promoción del Evento, por ej

utilizar, las pancartas, carteles,

entre otros.

Para desarrollar este punto es n

el evento.

b) Cantidad de la publicida

El número de carteles, mails, in

demás medios de publicidad

Comité Organizador.

Es muy importante determinar e

puede llegar a desperdiciarse e

invitaciones en redes sociales, e

todo tipo de gente de publicida


ede, se hospedará a los conferencistas y

tes potenciales a que se hospeden en est

sede no deberán estar a más de 15 minu

o y esto con transito considerable.

planeación de la publicidad.

medida a la promoción, y contar con ella

ede llegar a servir para atraer a más

escriben cuales deben ser los pasos a seg

;

arse.

specificarse qué tipo de publicidad va a

mplo los medios de comunicación que

ublicidad en mobiliario urbano, los tríptico

ecesario contar con el programa buen d

d.

itaciones en redes sociales, spots en radi

que se vayan a utilizar, se determinarán

l número aproximado de la publicidad a u

n el caso de lo material. Por parte de lo in

tc.) es mejor dirigirse al target en lugar de

d.

ORGANIZARREUNIONES

se invitará de

os hoteles.

tos en auto de

a principios de

atrocinadores,

ir para realizar

utilizarse en la

se pretenden

s, separadores,

finido de todo

y televisión, y

por parte del

tilizarse ya que

tangible (mails,

sobresaturar a


13/57

c) Búsqueda de proveedor

Los proveedores que trabajen

servicios de calidad. Esto incluy

prima, y una buena atención al

Es determinante encontrar prov

que los precios sean justos en r

mismo material con diferentes p

d) Contratación con el prov

Una vez determinado cual e

contratación con el proveedo

cualquier contingencia que

puntualizar, así como la fech

contratar.

e) Papelería.

El proveedor asignado para la

trípticos, separadores, invitacion

realización de los reconocimient

Los reconocimientos, se recompueden ser del Presidente

corresponda o bien, del Coordi

Los gafetes se sugieren que esté

1. Comité organizador (no

2.

Conferencistas (el númer

3. Congresistas (número esp

4. Prensa (no más de 20).

Nota.- (cantidad recomendada


s del producto o servicio

con el comité organizador deben otorg

un tiempo de entrega razonable, calida

cliente.

edores que garanticen el producto/servi

lación con lo otorgado. Se recomienda

roveedores y elegir el que más convenga

eedor

el proveedor más conveniente, se p

. Se recomienda mantener una lista de

udiera suscitarse. La forma de pago

a de entrega y condiciones del prod

elaboración de la publicidad impresa y d

es especiales, entre otros) puede tambié

os (de los conferencistas y patrocinadores)

ienda que tengan por lo menos dos fire la Asociación, del Director del C

ador General del Evento.

n foliados y que se dividan en cuatro cate

ás de 50).

de conferencistas más 5).

erado más 200).

de elaboración).

ORGANIZARREUNIONES

r productos o

de la materia

io, además de

resupuestar el

l Evento.

ocederá a la

contactos por

e deberá de

cto/servicio a

igital (carteles,

trabajar en la

y los gafetes.

as. Las firmasrporativo que

orías:


14/57

Además se recomienda que e

sociales y culturales (si es que lo

dichos eventos, igualmente se

cuenta en materia de registro y

2. EST

2.1. Planeación de n

El contar con una buena plane

importante para evitar anomalí

Para efectos de los congresos

coordinaciones, las cuales a su

•

Coordinación General.

• Coordinación de Finanza

• Coordinación de Logístic

• Coordinación de Promoci

•

Coordinación de Relacio

Cada coordinación contará co


n los gafetes se imprima información so

hay) para que puedan ser perforados al

puede hacer uso de la tecnología con

accesos a eventos.

RUCTURA ORGANIZACIONAL

cesidades humanas en el comité orga

ción para lograr una eficiente división del

s en los procesos, en las tareas y en los obj

convenciones es conveniente utilizarse l

ez conformarán un comité organizador:

.

.

ión.

es Públicas (RR. PP.).

un jefe y auxiliares.

ORGANIZARREUNIONES

re los eventos

ener acceso a

la que hoy se

nizador.

trabajo es muy

etivos.

estructura de


15/57

2.2. Organigrama del

2.3. Conformación d

El número de integrantes del co

y circunstancias que cada eve

tener 5 integrantes que encabe

Coordinadorde

Promoción

C


comité organizador.

l comité organizador.

mité organizador estará dado en base a l

to trae consigo aunque de base se reco

arán cada una de las coordinaciones.

COMITÉNACIONAL

COMITÉLOCAL

Presidente delComité

Organizador

ordinadorde

Finanzas

Coordinadorde

Logística

C

ORGANIZARREUNIONES

s necesidades

ienda siempre

oordinadorde

R.P.


16/57

El proyecto cuenta con un anál

requerir durante el desarrollo

auxiliar a las coordinaciones,

universitarios de preferencia dese puede hacerse de manera m

1.

Anuncio escrito y coloca

2. Invitación directa a las Un

3. Apoyarse de la oficina d

El número de integrantes del c

función de los siguientes factore

• Número de asistentes esp

•

Cantidad de tareas a rea

Es importante señalar que por l

cada coordinación, exceptuan

2.3.1. Coordinador

Resumen

Se encarga de planear, organi

antes, durante y después de ést

área.; asiste a reuniones y repo

los resultados globales de la org

Deberes y responsabilidades

1.- Planear, organizar, dirigir y co

del Evento.

2.- Revisar y autorizar los planes


isis específico y detallado de cada puesto

e un evento. Para hacerse llegar de re

lo recomendable a hacer, es reclu

las carreras a las que se refiere el tema duy sencilla utilizando dos vías:

o visiblemente dentro de las instancias pa

iversidades.

Congresos y Convenciones de la localida

mité organizador del Evento en cuestión

s:

erados al evento.

lizar.

o menos debe haber tres personas auxili

o la presidencia de la coordinación del c

eneral.

ar, dirigir y coordinar las actividades prop

. Dirige juntas de trabajo con los coordina

ta a Comité Local del evento, cuando és

nización.

ntrolar las actividades de las Organizacion

e trabajo de los coordinadores de cada á

ORGANIZARREUNIONES

que se llega a

curso humano

tar voluntarios

l evento. Esto

rticipantes.

d.

stará dado en

res integrando

mité.

ias del evento,

dores de cada

e se lo solicite,

es y ejecución

rea.


17/57

3.- Organizar juntas de trabajo

relacionados con el funciona

surjan en ellas.

4.- Analizar y verificar los estados

5.- Reunirse con la Asociación

reporte de los avances y proble

6.- Formular reporte final de acti

Relaciones de trabajo

Reporta a: Comité Local del Eve

Supervisa a: CoordinaciónCoordinación de Promoción e I

Trabajo con: Coordinadores de

Fuera de la organización: Aso

Organizaciones de iniciativa p

organizaciones con las que se

beneficio económico o en espe

Autoridad

Tiene el derecho de tomar decis

siempre y cuando este sea justi

órdenes a los Coordinadores de

sanciones en caso de no cumpli

Criterios de desempeño

1.- Organiza, dirija y coordine la

2.- Revisa al 100% los planequincenalmente.

3.- Se reúnen semanalmente c

conjuntas a los problemas que s


on los Coordinadores de cada área par

iento de las mismas así como resolver

financieros.

Corporativo (comité local) semanalment

as que se hayan presentado.

idades al término del Evento.

nto.

e Logística, Coordinación de Relaciagen y Coordinación de Finanzas.

odas las áreas.

ciaciones relacionadas, Instituciones Gu

ivada y no gubernamentales y demás a

pueda entablar cierta relación buscando

cie para la realización del Evento.

iones de la organización por el monto que

ficado debidamente y este tenga fondos

área sobre las actividades a realizar; ade

r con las tareas asignadas.

totalidad de las actividades de la organiza

s de trabajo de los Coordinadores d

n el comité local para dialogar y enco

hayan presentado.

ORGANIZARREUNIONES

tratar asuntos

roblemas que

e y hacerle un

nes Públicas,

ernamentales,

grupaciones u

algún tipo de

sea necesario,

suficientes. Da

más de aplicar

ción.

cada área,

trar soluciones


18/57

4.- Vigila el correcto uso de tod

5.- Reporta cualquier problema

6.- Supervisa que se elabore y ej

7.- Realiza las estrategias y plan

de los trabajos.

Condiciones de trabajo

Debido a la naturaleza del p

inherente al mismo. El ambient

debe estar tratando con pers

resolver todo tipo de circunstan

Especificaciones del puesto

a) Requisitos:

Facilidad de palabra, ser obs

agradable y un control en situ

alto grado de responsabilidad y

2.3.2.

Coordinador

Resumen

Tiene como tarea principal la pl

en cuanto al recurso humano, fi

del evento. Asiste a reuniones

solicite, los resultados parciales

observación para este puesto.


1.- Planeación detallada antes

Comité Organizador y los recurs


el equipo y material que haya solicitado

ayor al comité local en ese orden.

ecuten todas las estrategias de promoción

s necesarios para lograr los objetivos del e

esto la responsabilidad de gran parte

e de trabajo es de presión constante y

nas así que debe mostrar criterio y visi

ia especial que se le presente.

ervador y analítico, poseer el don de

ciones de presión dados los requerimien

dinámico. Conocimiento en computación

e logística

neación del Evento antes, durante y desp

ijación de tiempos y estructuración de pro

y reporta al Coordinador General, cua

e la organización. Los aspectos técnicos s

, durante y después del evento de las

s materiales así como el requerimiento de

ORGANIZARREUNIONES

préstamo.

.

vento y el éxito

del evento es

ontinuamente

n para poder

mando, trato

tos del puesto,

.

ués del evento

grama general

do este se lo

on de especial

ctividades del

estos.


19/57

2.- Organizar juntas de trab

relacionados con el funcionami

3.- Elaborar documento glob

profesores, etcétera).

4.- Dar de alta una página de i

horarios, lugares relevantes del

5.- Formular un programa de ca

6.- Elaborar un análisis de puesto

7.- Hacer invitaciones a profesor

8.- Definir las necesidades mateasí como el programa de abast

9.- Creación e implementació

donde se desglose los ingresos t

y registros se refiera. Este registr

Coordinador General, la person

de Logística.

10.- Elaborar un condensado de

al Comité Organizador. Este c

solicite en el momento en que l

11.- Responsabilizarse junto con

evento durante los tres días que

12.- Coordinar el Centro de Con

días que dura el evento.


Reporta a: Coordinador Genera

Supervisa a: Auxiliares de la Coo

Trabajo con: Coordinador Gene


jo con el comité organizador para

nto dentro de sus Coordinaciones.

l a manera de archivo (conferencista

ternet donde describa el evento a realiza

vento, listado de conferencistas y sus currí

acitación, para el comité organizador.

s de la organización del Evento.

es.

riales y técnicas del evento y elaborar un licimiento para el evento y las Coordinacio

de un sistema de registro de asistente

nto humanos como financieros en lo que

será de uso exclusivo, por cuestiones de

a encargada de las finanzas del evento y

toda la información esencial del evento y

ndensado debe de ser de fácil acceso

solicite.

el Coordinador General de la óptima c

dura este.

trol que hará las veces de Centro de Man

l.

rdinador de Logística y área de registro.

ral y Coordinadores de todas las áreas.

ORGANIZARREUNIONES

tratar asuntos

, congresistas,

se con fechas,

ulums.

istado de estasnes.

al evento en

a inscripciones

seguridad, del

el Coordinador

promocionarlo

para quien lo

ontinuidad del

o para los tres


20/57

Fuera de la organización: Instit

privada y no gubernamentales

pueda entablar cierta relació

especie para la realización del E

Autoridad

Tiene la autoridad de aco

Organizador para solventar alg

sin perturbar las actividades qu

Ordena al personal de su áre

sanciones en caso de aplicar s

También tiene la autoridad de

el éxito del evento.


1.- Organiza y coordina lo que in

2.- Formula planes de trabajo

reportar resultados ante las auto

3.- Establece canales eficientes

se puede valerse de medios imp4.- Elabora un registro de asign

cumplimiento de éste.

5.- Supervisa la creación de la p

6.- Supervisa el registro de congr

7.- Supervise la elaboración de l

8.- Elabore las memorias del Eve

9.- Elabore en conjunto con el

del Evento.


uciones Gubernamentales, Organizacion

y demás agrupaciones u organizaciones

buscando algún tipo de beneficio ec

vento.

odar u organizar a cualquier miembr

na necesidad o problema que se presen

e hayan sido previamente asignadas a e

a sobre las actividades a realizar; ade

nciones en caso de no cumplir con las tar

isponer de los recursos materiales y técni

tegra su coordinación.

on los demás coordinadores de las de

ridades pertinentes.

para la correcta comunicación del Comit

resos o electrónicos.ción de tareas y responsabilidades y de s

ágina de Internet y la actualización de la

esistas, maestros y conferencistas.

s reconocimientos de los participantes al

to.

residente y los Coordinadores del Comité

ORGANIZARREUNIONES

s de iniciativa

con las que se

onómico o en

o del Comité

e, este lo hará

tos elementos.

ás de aplicar

eas asignadas.

os para lograr

ás áreas para

é Organizador;

eguimiento del

isma.

vento.

el reporte final


21/57


Parte de este trabajo lo realiza

porque él es el responsable dir

eficacia del personal.

Cuenta con un cubículo con l

como equipo de cómputo con


a) Requisitos

Excelente presentación

b) Aptitudes y Habilidades


agradable y un control en situ

alto grado de responsabilidad y

2.3.2.1. Registro

Resumen

Tiene como tarea principal el

una persona de servicio social

mencionado. Como segunda

todos los asistentes al evento, a

de reconocimientos. También ti


1.- Buscar que se elabore la

evento.

2.- Prever lo necesario para ef

formatos y gafetes).


n las oficinas del comité organizador y en

cto de la logística del evento en cuanto

a iluminación adecuada y el mobiliario

cceso a internet.

ervador y analítico, poseer el don de

ciones de presión dados los requerimien

dinámico. Conocimiento en computador

uscar un servicio de programación de b

el área de sistemas o informática para el

prioridad tiene la correcta captura de i

sí como la impresión, organización, acom

nen a su cargo labores de oficina.

ase de datos para efectuar el registro

ctuar el registro en el lugar que se indi

ORGANIZARREUNIONES

l recinto sede,

a los tiempos y

adecuado, así

mando, trato

tos del puesto,

s.

se de datos o

borar lo antes

formación de

odo y entrega

e asistentes al

ue (mobiliario,


22/57

3.- Realizar una correcta y e

mostrando disponibilidad y bue

4.- No abandonar su área de tra

5.- Imprimir, organizar y acomod


Reporta a: Coordinador de Logí

Supervisa: Auxiliares de registro.

Trabaja con: Auxiliar de Logístic

Fuera de la organización: Empre

Autoridad

No aplica.


1.- Organiza y coordina las activ

2.- Utiliza en todo momento u

evento.

3.- Mantiene el orden en todo lo

4.- Hace empleo de “sentido co

5.- Reportar a su Jefe inmediato

el flujo de personas.

6.- Elabore los reconocimientos

Organice la entrega de recono

50 reconocimientos.


a) Requisitos

Experiencia: Preferentemente.

Buena presentación.


fectiva captura de todos los datos de

trato en todo momento.

bajo.

ar los reconocimientos para su entrega.

tica.

, coordinador general y demás coordinaci

sas que otorguen software para la base d

idades del personal encargado del registr

na actitud de servicio en la atención d

concerniente a su área de trabajo.

mún para la solución de problemas”

cualquier falla o anomalía en el sistema

e los participantes y conferencistas del Ev

imientos por orden alfabético y en grupo

ORGANIZARREUNIONES

los asistentes

iones.

datos.

.

e asistentes al

e registro o en

nto.

de no más de


23/57



situaciones de presión dados los

y dinámico.

2.3.3. Coordinador

Resumen

Se encarga de planear, organiz

Coordinación de Relaciones Puorganización y el logro de los

para fortalecer y respaldar el

organización del evento e infor


1.- Planear, organizar, dirigir y co

2.- Elaborar lista de patrocinado

3.- Redactar los oficios de petici

4.- Organizar las visitas a los posi

5.- Revisar la publicidad del eve

6.- Organizar las actividades de

7.- Atender quejas y sugerencias

8.- Organizar promociones junto

9.- Asistir a las juntas que se reali

10.- Velar por la existencia de

evento y las personas o empres

11.- Elaborar protocolo de inaug


ervador y analítico, trato agradable y

requerimientos del puesto, alto grado de r

e relaciones públicas.

ar, dirigir y coordinar las actividades las ac

licas. Es responsable de la imagen real ybjetivos del Evento así como de buscar

vento. Colabora en la elaboración de

a al Gerente General sobre sus actividad

ntrolar las actividades de la Coordinación.

res potenciales y darle seguimiento.

n de patrocinio.

les patrocinadores.

to y su estado.

difusión de la información.

cualquier tipo de persona interesada en e

con el Coordinador de Promoción.

en para la organización del evento.

buenas y cordiales relaciones entre la or

s relacionadas con ella.

uración y clausura del evento.

ORGANIZARREUNIONES

un control en

esponsabilidad

tividades de la

avorable de laatrocinadores

planes para la

s.

l Evento.

ganización del


24/57

12.- Organizar en conjunto con

para la óptima distribución de e

13.- Conseguir y entregar obseq

14.- Realizar reporte final de acti



Supervisa a: Auxiliar de R

Conferencistas y Guías.

Trabajo con: Departamento de

todas las áreas. Fuera de la organización: I

Organizaciones de iniciativa p

organizaciones con las que se

beneficio económico o en espe

Autoridad

Tiene autoridad para manten

Coordinación con lo que esto i


1.- Elabora un plan de trabajo y

2.- Organiza, dirige y coordina l

éxito del Evento.

3.- Busca patrocinios para fortal

4.- Hace reportes quincenales d

5.- Realiza rol de funciones de l

después de Evento.


la Coordinación de Promoción, al perso

te durante los 3 días del evento.

ios y reconocimientos a conferencistas.

vidades.

l.

laciones Publicas, Edecanes teatro,

Comunicación y Difusión de la Latino y Co

stituciones bancarias, Instituciones Gu

ivada y no gubernamentales y demás a

pueda entablar cierta relación buscando

cie para la realización del Evento.

er la organización y el buen funciona

plique.

ver que los objetivos se cumplan.

s actividades de Relaciones Publicas nec

cer y respaldar el evento.

su trabajo y el de su Coordinación.

os integrantes de su Coordinación para a

ORGANIZARREUNIONES

al a su Cargo

Edecanes de

rdinadores de

ernamentales,

grupaciones u

algún tipo de

miento de su

esarias para el

ntes, durante y


25/57

6.- Elabora junto con el Jefe d

relativo a la inauguración y cl

realización de este.

7.- Hace un plan de atención a

8.- Define hotel u hoteles sede.

9.- Mantiene contacto con

conferencistas y congresistas.

10.- Prevé lo necesario para ca


Labora en una oficina en doteléfono, fax y archivero.

a) Requisitos

Excelente presentación.


Amplio sentido de la responsabil

Trato amable.

Capacidad para la toma de de

Dinámico y creativo.

Amplio vocabulario.

Manejo de PC.

Conocimiento de administració


Departamento y el Coordinador Gener

ausura del evento y ver que este lo ne

Prensa.

todos los hoteles involucrados en el

a evento social.

nde esta una computadora con impre

idad.

cisiones.

y finanzas.

ORGANIZARREUNIONES

l, el programa

esario para la

hospedaje de

ora, escritorio,


26/57

2.3.3.1. Edecan

Resumen

Tiene como tarea principal, rearriban al recinto de conferenci

de área técnica todo lo nece

guiarlos y colocarlos en un luga

También auxilia en lo necesario


1.- Atender a los conferencistas

2.- Checar que todos los imple

se encuentren a disposición del

3.- Colocar a los conferencistas

4.- Portar su gafete en todo mo

5.- Supervisar todo lo necesario

silencio mientras se desarrollan l

6.- Facilitar micrófonos cuando

7.- Ayudar a acomodar persona

8.- Proporcionar información ge


Reporta a: Coordinador de Rela

Supervisa a: No aplica.

Trabaja con: Coordinador de Re

Fuera de la organización: TodaAutoridad

No aplica.


s

cibir a los conferencistas a congresistasas y mostrarles el camino, coordinar junto

sario para la impartición de sus ponenci

r adecuado antes, durante y después de s

ientras sus actividades originales no se lo

ordial y servicialmente.

entos necesarios para la impartición de l

conferencista.

n un lugar adecuado.

ento.

ara que se mantenga el área de congresi

s conferencias.

stos se requieran.

s en sus sitios correspondientes.

eral a quien lo solicite.

ciones Públicas.

laciones Públicas y Promoción.

ersona que esté involucrada con el event

ORGANIZARREUNIONES

y prensa quecon la persona

as, atenderlos,

u conferencia.

demanden.

s conferencias

stas en orden y

o.


27/57


1.- Encargarse de todo lo relaci

hasta su salida, esto es, recibimi

2.- Mostrarse en todo momento

4.- Conocer el programa del ev

5.- Cuidar el buen desarrollo de l

6.- Notifique inmediatamente al

contingencia que pongan en p

7.- Conocer a los integrantes del


El tiempo será factor determin

presión. La capacidad de res

problemas. La mayor parte de s

conferencias, y en la mayoría

evento.

2.3.3.2.

Guías

Resumen

Tiene como tarea principal, brin

restaurantes y lugares turísticos d


1.- Tener contacto con los resta

2.- Encargarse de los cupones d

congresistas. Estos serán propor

patrocinadores del evento y ha


onado con los conferencistas, desde su lle

nto, colocación y atención.

on un trato cordial, servicial y accesible.

nto.

as conferencias.

coordinador de relaciones públicas cualq

ligro el correcto desempeño de las confer

l comité organizador perfectamente.

nte de sus actividades y esto ocasionará

uesta jugara un papel importante para

us labores son dentro del lugar donde se d

del tiempo está de pie e informando a l

dar información a los congresistas acerca

e la ciudad y del Estado.

rantes y hoteles para la recepción de los c

e descuentos de los restaurantes para las

cionados por los restaurantes que hayan

an otorgado descuentos.

ORGANIZARREUNIONES

gada al teatro

ier anomalía o

encias.

momentos de

la solución de

esarrollaran las

s asistentes al

de los hoteles,

ongresistas.

comidas de los

entrado como


28/57

3.- Acordar con el coordinado

camiones que trasladarán a los

4.- Reportar cualquier anomalía


Reporta a: Coordinador de Rela


Trabajo con: Coordinador de Re

Fuera de la organización: Hotel

evento (si se cuenta con ellos).

Autoridad

No aplica.


1.- Será una persona que trab

recepción.

2.- Contactará a los restauran

principalmente o según marque

3.- Tendrá vínculo con los chófe

traslado.


a) Requisitos

Experiencia: No necesaria.


Conocimiento de la ciudad.


Facilidad de palabra.

Observador.


r de relaciones públicas, hora de salida

congresistas.

que se presente a su supervisor inmediato.

ciones Públicas.

laciones Públicas y demás Coordinadores.

s, Restaurantes y Camiones de traslado p

jará desde un día antes los diferentes

es para que esperen al grupo en al ho

el programa.

es de los diferentes autobuses para coordi

ORGANIZARREUNIONES

y rutas de los

ra asistentes al

oteles para la

ra de comida

nar las rutas de


29/57

Trato agradable.

Control en situaciones de presió

Responsable.

Dinámico.

2.3.4. Coordinador

Resumen

Tiene como tarea principal la

Evento antes y durante la re

estructurar las estrategias prom

sea posible, haciendo gestión

promoción directa. También es

de impresión de publicidad.


1.- Elaborar un plan de trabajo.

2.- Realizar gestiones de patroci

organizaciones que puedan ap

3.- Estructurar el programa prom

información acerca del evento.

4.- Organizar a los integrantes d

5.- Planear y ejecutar las visitas

del evento.

6.- Organizar a la Coordinación

8.- Definir la ubicación del Stan

del recurso humano adecuado.


.

e promoción

difusión y proyección de la información

alización de este. Es su responsabilidad

ocionales que den a conocer, a tantas

y uso de medios impresos y electrónico

el encargado de conseguir la mejor opci

nio, económicos o en especie, con todas

rtar capital para fortalecer el evento.

ocional en todos los lugares que sea posi

la Coordinación en tareas específicas.

promocionales en todos los lugares clien

a su cargo para las tareas durante los 3 día

de información para los 3 días del event

ORGANIZARREUNIONES

e imagen del

el planear y

ersonas como

así como de

ión en trabajos

las empresas y

le hacer llegar

es potenciales

s del evento.

y promoverlo


30/57

9.- En coordinación con Relaci

los Guías para los camiones que

10.- Hacer reporte final de sus a



Supervisa a: Auxiliares de la Co

de información.


Fuera de la organización: Medi

entablar relación buscando alrealización del Evento, llámese

Autoridad

Tiene la autoridad de delegar f

la coordinación. Su opinión pue


1.- Elaborar un plan de trabajo.

2.- Informa, organiza y coordina

3.- Desarrolla planes estratégic

mejor resultado mediante activi

4.- Estructura un cronograma d

calendarización de otras activid

5.- Contribuye al diseño de ima

6.- Gestiona el apoyo para pro

7.- Monta Stand de información

8.- Colabore con la Coordinaci

a su cargo, para la distribución

Logística para los 3 días del eve


nes Publicas, formular la planeación y la

se tendrán a disposición para el evento.

tividades.

l

rdinador de Promoción y persona encar

ral y Coordinador de Logística y Relacione

os de información, agrupaciones con las

ún tipo de beneficio económico o en eatrocinio o asistencia.

nciones y obligaciones a cada uno de l

e definir el curso de la estrategia promoci

las actividades de personal que integra su

os en conjunto con las Coordinaciones

ades de promoción.

e actividades en donde incluyen giras pr

ades de promoción.

en del evento.

over el evento en diferentes sedes.

y lo dota del personal para los 3 días del e

n de Relaciones Publicas en la organizaci

el mismo en las áreas asignadas por la C

to, tanto en edecanes como en guías.

ORGANIZARREUNIONES

distribución de

ada del stand

Públicas.

que se pueda

specie para la

s miembros de

onal.

coordinación.

para lograr un

mocionales, y

ento.

n del personal

ordinación de


31/57

9.-Reporte al Coordinador G

contratiempo que pueda poner


Las condiciones en que se des

uso de tiempos extraordinario

estrategias promocionales. Dura


a) Requisitos



Alto sentido de la responsabilid

persuasión, ser observador, pos

situaciones de presión dados los

2.3.4.1. Stand d

Resumen

Es uno de los puntos de infor

evento tales como conferenci

comerciales, farmacias, transpo


1.- Atender a todas las dudas d

2.- Conocer el puesto de cada

instalaciones donde se esté lle

que se necesitara de ellos.

3.- Tener la mayor información

lo relacionado con él, a la ciud


neral y a la Coordinación de la Logí

en riesgo el evento durante el transcurso d

rrolla este puesto son con carga de trab

y presión constante para lograr los o

nte los 3 días del evento su ritmo de trabaj

d, facilidad de palabra, capacidad orga

eer el don de mando, trato agradable y

requerimientos del puesto.

información

ación sobre todas las actividades relaci

s, eventos sociales, ubicación de restau

tación y teléfonos de emergencia.

las personas que se acerquen al stand de

uno de los Coordinadores y su ubicació

ando a cabo el evento por si se suscitara

eneral posible. Esta debe ser en cuanto al

d y sus servicios turísticos y gastronómicos.

ORGANIZARREUNIONES

tica cualquier

el mismo.

jo moderada,

jetivos de las

disminuye.

nizacional y de

un control en

nadas con el

rantes, centros

información.

dentro de las

un caso en el

evento y todo


32/57


Reporta a: Coordinador de Pro


Trabaja con: Coordinador de Pr

Autoridad

No aplica.


1.- Portar su gafete de identifica

2.- Estar puntualmente en el Sta

3.- Buscar información faltante e

4.- Informar amable y eficazmen

5.- Notificar inmediatamente a s

y que ponga en riesgo la buena

6.- Mantener limpio y en orden s


La carga de trabajo es mínim

mostrar flexibilidad a los diferent

espacio.


a) Requisitos

Experiencia: No necesaria.

Buena presentación.

b) Aptitudes y Habilidades. Facili


oción.

moción y demás Coordinadores.

ción.

d de información.

n el Stand de información.

te a los que acudan al Stand de informaci

u supervisor cualquier anomalía o detalle

imagen del evento.

área de trabajo.

a aunque de considerable importancia

es temperamentos y actitudes de los que

dad de palabra, trato amable y amplio cri

ORGANIZARREUNIONES

ón.

ue se presente

ya que debe

acudan a este

terio.


33/57

2.3.5. Coordinador

Resumen

Se encarga de planear y prdisposiciones de los ingresos de

mismos realiza las conciliacione

operaciones, llevadas a cabo e

y a las autoridades correspondi

es responsable del seguimiento

para el evento.


1.- Planear, organizar y controlar

2.- Elaborar y revisar las requisici

3.- Elaborar los estados fina

correspondientes.

4.- Analizar y verificar todos los e

5.- Solicitar la expedición de los

6.- Recoger los cheques expedi7.- Comprobar debidamente

financiera del evento.

8.- Solicitar la comprobación d

haya solicitado.

9.- Recabar y guardar las fichas

10.- Llevar a cabo las conciliaci

ya mencionado.

11.- Hacer reportes parciales

Coordinador General y a los Co

12.- Elaborar reporte financiero fi


e finanzas.

supuestar los gastos así como de darl evento. Analizar los estados de cuenta

bancarias necesarias, para reportar los r

n un periodo de tiempo determinado, a su

entes. Organiza las operaciones financier

de todos los ingresos y egresos a la cu

las actividades financieras del Evento.

nes financieras que los demás coordinad

cieros que sean necesarios dentro d

stados financieros, internos y externos.

heques del fondo resolvente.

os para hacer los pagos necesarios.l Coordinador General y al Comité Loc

los recursos monetarios que haya otorga

de depósito de los congresistas.

ones bancarias necesarias en base al est

e las actividades realizadas en esta c

rdinadores.

inal.

ORGANIZARREUNIONES

opinión en lasen base a los

sultados de las

jefe inmediato

s del Evento y

nta destinada

res le soliciten.

los periodos

al la situación

do a quien los

do de cuenta

oordinación al


34/57



Supervisa a: Su auxiliar.


Fuera de la organización: Institu

que genere algún tipo de movi

Autoridad

Tiene la autoridad de negar

debidamente justificada y respa


1.- Organiza, dirige y coordina la

2.- Revisa al100% los planes

Coordinaciones de cada área.

3.- Analiza todos los ingresos y e

4.- Realiza reportes quincenales

5.- Administra y organiza los rec

6.- Controle en conjunto con el

7.- Establezca un registro detalla


Trabajar con poca presión ant

del evento su trabajo se torna a


1.- Trato amable.

2.- Conocimientos de administra

3.- Capacidad para la toma de

4.- Manejo de computadora e i


l.

ral.

iones bancarias y toda aquella organizaci

iento financiero.

cualquier petición de dinero cuando

ldada por los documentos correspondient

s actividades financieras necesarias para

de trabajo relacionados con las fin

resos que se efectúen y lleve un control d

de los movimientos financieros.

rsos financieros del Evento.

oordinador General los recursos monetari

do y entendible de recursos financieros pa

s del evento. Aproximadamente 20 días

resurado, demandante y el nivel de presi

ción y finanzas.

decisiones.

presión.

ORGANIZARREUNIONES

ión u institución

esta no esté

s.

l Evento.

anzas de las

estos.

s.

ra el evento.

ntes del inicio

n aumenta.


35/57

3.4. Elaboración del pla

Cada persona que contraiga

invitada a elaborar un plan de t

con la finalidad de conocer f

tareas de la Coordinación.

Estos programas serán entregad

y revisarlos para ajustar lo que s

4.

E

4.1. Cotización de Equipo de

En base a este punto se trabaja

para la planeación y estructura

En el equipo de oficina se co

cómputo, equipo de comunica

4.2. Elaboración del pre

El presupuesto es una previsión

tiempo, por lo general un añ

empresas, los gobiernos, las org

evaluar la consecución de sus o


de trabajo de cada una de las coordi

la responsabilidad de una Coordinaci

rabajo para la Coordinación a la que servi

rmalmente la manera en que conducir

os al Comité Local, el cual tendrá la tarea

rá parte del plan de trabajo del Comité O

TRUCTURA FINANCIERA

ficina.

a la mayoría de la presente etapa, es dec

ión del evento, otros gastos pueden esper

ntempla principalmente: equipo de ofici

ión, hojas membretadas y tarjetas de pres

upuesto general.

de gastos e ingresos para un determina

. El presupuesto es un documento que

nizaciones privadas y las familias establec

bjetivos.

ORGANIZARREUNIONES

aciones.

n deberá ser

á, esto se hará

los trabajos y

de compilarlos

rganizador.

ir, es necesaria

ar.

na, equipo de

entación.

do periodo de

permite a las

r prioridades y


36/57

Para alcanzar estos fines puede

en cuyo caso el presupuesto pr

CON

Paqu

Caja

Saca

Plum

Gom

Caja

Regl

Marc

Tijera

Pritt

Ligas

Porta

Tóner

Prote

Caja

Cinta

Grap


ser necesario incurrir en déficit o, por el co

sentara un superávit.

EPTO DE GASTO Y PROVEEDOR

ete hojas blancas (500)

lápices

puntas plástico

correctora

blanca

clips

metal

adores

diskettes

ctor hojas

bolígrafo

s adhesivas

as

ORGANIZARREUNIONES

trario, ahorrar,


37/57

Diske

Post

Plan

Marc

Engr

Folde

Pape

PUBLI

Cart

Trípti

hojas

reco

Gafe

spots

pági

KITS

carp

Bolígr

play

CON


ttes 3/5

it

ador mensual

adores pizarrón

padora

r

l fax

CIDAD

les

os

membretadas

ocimientos

tes

de radio

a de internet

tas grabada

afos

ra impresa

FERENSISTA

ORGANIZARREUNIONES


38/57

Viáti

Hosp

Alim

Trans

EVEN

coct

comi

brindi

cena

Sonid

Luga

INSTA

UNLA

SERVI

Segu

regal

alime

GAFE

hosp


os

daje

ntación

orte

OS SOCIALES

l bienvenida (VELVET)

a (UNLA)

s independencia

clausura

o

es

LACIONES

CO DE APOYO

idad

o ponentes

ntación comité

TE

daje (2) con desayuno

ORGANIZARREUNIONES


39/57

El presupuesto general es un d

Permite también evaluar el ejer

lo mismo este debe ser claro,

necesario.

En esta etapa se calcula un c

exacto. Se tiene que cotizar ca

comi

trasp

PAQ

31-a

01-se

PAQ

31-a

01-se

PAQ

20 ins

15 ins

10 ins


cumento que sirve para llevar un control

icio del recurso de los diferentes rubros d

preciso y debe contener tantos conce

sto aproximado del evento, y se trata o

a uno de los rubros del evento.

as (3)

rte interior

ETE ESTUDIANTE

o

p

ETE PROFESIONISTA

o

p

ETE PROFESORES

cripciones = 2 profesores

cripciones = 1 profesor

cripciones= 10% descuento

ORGANIZARREUNIONES

sobre el gasto.

e inversión, por

tos como sea

tener el costo


40/57

Esta información es de vital imp

revisar el proyecto cuidadosam

4.3. Determinación del p

Punto de partida en cuanto a

relaciona con el costo del even

tiene el evento.

Ya que se obtuvo la función d

profundo de esta función. Los cr

• ¿El nivel socioeconómico

• ¿El evento es capaz de a

• ¿Dentro del costo total d

4.4. Determinación del p

Con el presupuesto y el número

equilibrio y el precio de venta.

Se tiene que dividir el costo total

4.5. Apertura de una cu

La apertura de la cuenta se

bancaria. Se recomienda estar

semana. Es importante determ

cheques.


rtancia para las autoridades del evento.

nte antes de la entrega.

recio de venta.

números. El precio de venta es importa

to, recuperación de la inversión y hasta la

e punto de equilibrio se recomienda rea

iterios para reflexionar son:

le permitirá cubrir el costo del evento?

traer el número de personas que se requier

l evento se incluyen conceptos realmente

unto de equilibrio.

de asistentes al evento se puede determi

de evento entre el número de personas a

nta maestra.

rá según los beneficios que ofrezca c

l pendiente del estado de cuenta al men

inar con el comité local quien firmará

ORGANIZARREUNIONES

e recomienda

nte ya que se

asistencia que

lizar un análisis

e?

necesarios?

ar el punto de

asistir.

da institución

os una vez a la

autorizará los


41/57

4.6. Funcionamiento del

Este se util iza para llevar a c

promocional, funciona de la sig

La cantidad del fondo revolven

cuales lo cambian y destinan di

Se reciben facturas a nombre d

las cuales una vez que se ha

entregar al departamento de

momento se puede solicitar un

El número de cheques que se

previas con el comité local. Es

recursos de la Asociación o C

empleo y comprobación del re

Algunos gastos en los que se inc

• Llevar a cabo el diseño d

• Adquisición de hojas me

en general.

•

Liberación de carta gara

• Liberación de recursos

ciudad.


fondo revolvente.

bo el trabajo de la etapa estructural

iente manera:

te se entrega en un cheque a quien el co

ho dinero a cubrir las necesidades de ese

e la Asociación o Corporativo que formar

complementado el monto antes señal

recursos financieros para ser revisados. A

uevo cheque.

podrán emitir en esta forma depende d

importante señalar que en este punto

rporativo, por lo cual es necesario ser cu

urso.

urrirá mediante el fondo revolvente son:

la imagen del evento.

mbretadas, sobres, tarjetas de presentaci

tía para la reservación del recinto

ara realizar entrevistas con conferencist

ORGANIZARREUNIONES

y parte de la

ité asigne, los

momento.

l comité local,

do se deben

partir de este

las reuniones

e trabaja con

idadosos en el

ón y papelería

s fuera de la


42/57

5

Objetivo: Dar a conocer detall

asistentes, tanto internacionales

5.1. Desarrollo de plan promo

Desarrollar adecuadamente es

promoción es la actividad de d

el consumidor para que adquimoderna requiere desarrollar un

ponerlo al alcance de los client

Para tener una buena comunic

publicidad que desarrollan an

ventas que diseñan programa

públicas que les creen una m

para que muestren amabilidad,

mayor parte de las compañías,

sino en cuanto deben gastar y

Una compañía moderna man

comunicación con sus consum

grupo retroalimenta a todo lo

compañía llamado estrategia

publicidad, promoción de vent

compañía para lograr sus objeti


. ETAPA PROMOCIONAL

s del evento en forma personal, para así

como nacionales.

ional.

te aspecto es crucial para el éxito de

r a conocer los detalles exactos, además

era un bien o un servicio. El uso de labuen evento (producto), fijarse un precio

s meta.

ción, a menudo las compañías contratan

uncios efectivos, especialistas en las pr

s de incentivos de ventas, y empresas

rca corporativa. También capacitan a s

buen servicio, y que sean muy persuasiv

la cuestión no está en si debe tener una

n qué forma.

ja un complejo sistema de comunicaci

idores y diversos públicos. En todo este

demás. El programa total de comunica

romocional está formado por la mezcla

as, relaciones públicas y ventas personal

os de mercadotecnia.

ORGANIZARREUNIONES

poder atraer a

un evento. La

de influir sobre

ercadotecniaatractivo y así

a empresas de

omociones de

de relaciones

us vendedores

s. Pero para la

comunicación,

ón para tener

proceso cada

ciones de una

especifica de

s que utiliza la


43/57

Las cuatro herramientas prom

Publicidad: cualquier forma p

general de ideas, bienes o servi

Promoción de ventas: incentivo

producto o servicio.

Relaciones públicas: la creaci

compañía. La creación de una

rumores, historias o acontecimie

Ventas personales: presentació

posibles con la finalidad de reali

El mercado interno y local son

muchos gastos (ejemplo aloja

congresistas en general la asiste

de abarcar por medio de prop

mercado, además es necesari

dicho evento en cuanto asisten

La propaganda escrita que

separadores. Esta propagandauno o varios de estos aspecto

además de la información d

objetivo general que se persigu

Se aconseja poner suficiente pr

afluencia o circulación de perso

• Instalaciones nacionales

• Depende del gremio e

gobierno, gimnasios, igles


ocionales:

gada de presentación y promoción no

ios por uno o varios patrocinadores bien d

de corto plazo para alentar las compras

n de buenas relaciones con diversas

buena imagen del evento, y el manejo

ntos negativos.

oral en una conversación con uno o má

zar una venta.

dignos de consideración, ya que estos

iento y comidas) es por esto que se l

ncia a los eventos nacionales. Este merca

ganda escrita y venta personal dada la

considerarlo como una pieza para log

ia se refiere.

e recomienda utilizar es; carteles, trípt

está dispuesta al presupuesto asignado,s pueden ser que no se utilicen. En est

l evento a realizarse es importante ha

con el evento.

paganda en lugares estratégicos donde s

nas por mencionar algunos:

e la asociación o corporativo.

n: consultorios, hospitales, escuelas, de

ias, etc.

ORGANIZARREUNIONES

personal sino

efinidos.

o ventas de un

ersonas de la

esmentido de

s compradores

no incurren en

s facilita a los

do es más fácil

ercanía a este

rar el éxito de

icos, postales,

s por ello quepropaganda,

er énfasis del

e tenga mayor

endencias de


44/57

Sin embargo, las ventas perso

contacto directo con los client

habilidades del vendedor, por n

• Citas establecidas.

• Presentación del evento

etc.

5.2.

Tácticas para la pro

Maratón- promocional tiene co

que todas las coordinaciones dEvento. Este puede darse ya pr

maratón pueden plantarse ciert

5.3.

Promoción externa.

Consiste en dar a conocer el

correcta de la promoción exterde estas deben de tener visualiz

La duración de la promoción

gastos de alojamiento y comida

puedan percibir por no estar de

La papelería debe de jugar un

deberá estar en función de los e

Los integrantes de la promocióacompañado o no, según la

coordinador de relaciones pú

oficina de congresos y convenci


ales son muy importantes ya que su ve

s potenciales y es mucho más fácil motiv

umerar algunos eventos serían:

y del destino sede en asambleas, reunion

oción interna.

o objetivo primordial reforzar la promoció

l comité organizador se enfoque hacia laóxima la fecha al Evento (dos semanas a

as promociones especiales para asistir al e

evento fuera de la ciudad sede. Para

a es necesario establecer rutas de promoadas las ciudades donde exista un merca

xterna tiene que variar de 1 a 3 días ya

puede resultar mayores los gastos que los i

idamente planeada con nuestro mercad

apel clave en esta promoción, la cantida

ventos de promoción que se pretenden h

n, deberán ser el coordinador del áreaimportancia del evento del coordinador

licas; en algunos casos de algún repres

iones del destino.

ORGANIZARREUNIONES

ntaja es tener

arlos dadas las

es de consejo,

n y consiste en

promoción delntes). En dicho

ento.

la realización

ión, cada unao potencial.

que dados los

ingresos que se

objetivo.

d de papelería

cer.

de promoción,general y del

entante de la


45/57

Para que sea efectiva, el pres

dejando de lado un buena pr

intervención también proyecta l

El número de participantes qu

deberá oscilar entre 5 y 9 perso

escrita (carteles, trípticos, o cu

personal con los tomadores

significativos para el evento.

Ahora bien, la página web hoy

por la que debemos de tene

recomendable contratar un dis

mantenimiento que esta req

institucionales, siendo important

La página web del Evento debe

1-

Nombre del Evento.2- Patrocinadores.

3- Contador de personas qu

4-

Lugar y fecha del Evento.

5-

Programa académico y s

6- Contactos con el comité

7-

Información de hoteles y

8- Costo del Evento.

9- Número de cuenta banc

10-

Promociones.

5.4.

Gestión de recursos

El Coordinador General o el Co

los requerimientos que se utilizar

entrega, para realizar la debi

autoridades.


ntador deberá dominar la información

esentación y facilidad de palabra, reco

a imagen de la asociación o corporativo.

se recomienda para efectuar eventos

as. Reiterando que es importante entreg

lquier otra forma de publicidad escrita)

de decisiones que representen grupos

por hoy es un medio de gran atracción de

rla actualizada con información veraz

eñador especial de web para que la dis

uiera, manejar igualmente con el d

uno de contacto.

de contener por lo menos la siguiente info

e visiten la pagina.

ocial.

organizador .

restaurantes de la ciudad .

ria.

materiales.

ordinador de Promoción deberán de reali

n para la promoción así como las fechas

a y oportuna gestión de estos requerimi

ORGANIZARREUNIONES

el evento, no

dando que su

e promoción

r la publicidad

y hacer venta

de personas

clientes, razón

oportuna, es

eñe y le de el

minio correos

rmación.

ar una lista de

de utilización y

ientos ante las


46/57

Requerimientos:

• Selección del persona

• Vehículos oficiales de

ambas etapas así co

• La liberación de oficio

• Liberación de recur

promocional.

• Gestión de apoyos c

de promoción.

Objetivo: Haciendo uso de las h

del evento así como la estructur

mismo y contemplar los aspe

esperados en su ejecución.

Duración: Lo que dure el evento

Actividades a realizar: En la ej

trabajo más fuerte e importante

6.1. Formulación de inventari

La visión de los organizadores

que para la etapa operativa s

pantallas y equipo de audio sila impresión de gafetes y r

ponentes, kit de primeros auxilio


l para la promoción.

la institución para la realización de promo

o la liberación de recursos por concepto

s de presentación.

os para llevar a cabo la producció

n la oficina de congresos y convenciones

. ETAPA OPERATIVA

erramientas de planeación y previsión dis

a organizacional sobre la cual descansara

tos financieros correspondientes y logra

, considerado Pre y Post Evento.

cución del evento es donde encontrare

ya que es cuando se realiza lo planeado.

s.

ebe seguir una secuencia y guía; el tipo

necesita es: equipo de computo, impres

o los tuviera el recinto sede, papelería o s conocimientos, radios de comunicació

, equipo como apoyo a ponencias, etc.

ORGANIZARREUNIONES

ión externa en

e viáticos.

de material

para las visitas

ñar el formato

la logística del

los resultados

os el nivel de

de inventarios

oras, cañones,

uministros paran, regalos de


47/57

A continuación una propuesta

a) Las herramientas utilizad

importancia, así como l

responsable, es recome

actividades, como por ej

b)

Se debe realizar una lista

el que hace falta.

• Es preferible hace

área de logística.

•

La lista supuesta s

determinante.

•

Por lo menos en

resultado un alma

evitar mermas y

operaciones previ

•

5dias antes del ev

• La persona encar

comité organizad

para ser resuelto e

•

Un día antes del

recomendable lo

6.2.

Asignación, seguimi

Para la organización de tiempo

de tablas es recomendado. Exis

una idea amplia y clara de los

además de los tiempos que con

Se puede hacer uso desde una

hecha en una hoja de cálculo.


ara tener control de los inventarios:

s para la parte operativa de un event

son las tablas de control, según las n

dable hacer uso de hojas de cálculo y

mplo: la Grafica de Gantt.

del material que se utilizara, detallando el

esta lista 10 días antes del evento direct

hace por prioridades ya que el factor e

días se debe tener el 90% de la lista,

cén para tener control sobre lo que se

por consecuencia desajustes en el

s al evento.

nto la lista deberá estar a su 100%.

ada de logística deberá estar en contac

r para cualquier anomalía e imprevisto q

su brevedad posible.

evento se deberá trasladar al lugar d

ás temprano posible.

ento y fechas límites de las tareas.

s y movimientos, como se comento anteri

ten varios modelos como el de Gantt que

vances que se van dando una vez que r

sumirán estas tareas y de las fechas límites.

cartulina con fechas hasta una impresió

ORGANIZARREUNIONES

son de gran

cesidades del

supervisión de

que se tiene y

amente por el

conómico será

dando como

a solicitado y

programa de

to con todo el

ue se presente

l evento y es

rmente, el uso

permite darnos

alizamos estos

de una tabla


48/57

6.3. Reuniones generale

El recurso humano es de vital im

lo tanto la comunicación intern

generarse a través de mails, telé

Algunos puntos que se deben to

• Objetivo.

•

Fecha.

• Lugar.

• Orden del día.

•

Duración Estimada.• Seguimiento a Acuerdos

• Nuevos planteamientos.

•

Tabla de control de avan

• Conclusiones.

6.4. Registro.

Momento crucial de inicio de

obtener su gafete y kit de bienv

En muchas ocasiones es conv

base de datos que pueden

desigualdades de datos y est

comprobaciones.

Lo ideal es determinar según el

conveniente, invitando al uso d

El objetivo es tiempo de espe

base de datos confiable, aún si


.

portancia para llevar a cabo los objetivos

es vital para su cumplimiento. Tal comun

fono o reuniones.

mar en cuenta al convocar a una reunión

nteriores.

ces futuros.

n evento, donde los asistentes se debe

nida.

niente realizar simples hojas de cálculo

solucionar problemas aunque aun así

o genera anomalías y problemas en el

número de personas cual es el método

tecnología que para este parte se cuent

a mínimos, atención personalizada y co

la cultura de pre-registro de los asistentes.

ORGANIZARREUNIONES

de trabajo, por

icación puede

son:

de registrar y

ara crear una

se presentan

momento de

e registro más

.

formación de


49/57

6.5. Centro de Control.

Para eventos de magnitud es re

pueda ubicar y solicitar informa

tener acceso a internet con pos

mando y control de recursos

denomina usualmente “Centro

El contar con un centro de c

organizadores, conferencistas,

indirectamente en la realización

El Centro de Control deberá

siguientes requisitos mínimos:

1. Un responsable con dos

el área de computación.

2. Mobiliario suficiente de

estos deben ser: escritori

trabajando, propias de

asistencia que se tenga

eventos de menos de

maquinas aunque es co

lugar con buena ilumina

Dada la naturaleza del Centro

lugar amplio y con accesos rel

de superficie plana para una m

Se puede acompañar de pequ


comendable tener un espacio de referenc

ción sobre el programa del evento, igual

ibilidad de impresión y escaneo, a su vez d

anto humanos como materiales. A este

e Control”.

ntrol de este tipo es de gran apoyo y

congresistas y demás personas involucr

de los trabajos.

ontener para operar adecuada y orden

uxiliares. Estas personas deberán tener co

cuerdo al trabajo que se tenga contem

s sólidos y en buen estado para soportar

l comité o personales; el número dep

contemplada, recomendándose cinco

00 pax. Las sillas respectivas serán por

nveniente tener 10 más de reserva. El sal

ión, natural y ventilado.

de Control se llega a la conclusión de q

tivamente grandes así también se recom

jor visión y control.

ñas salas de trabajo y de los servicios de c

ORGANIZARREUNIONES

ia en donde se

que se pueda

e un centro de

espacio se le

yuda para los

das directa o

adamente, los

nocimientos en

lado generar,

computadoras

enderá de l

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