Manual de Puestos y Funciones
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El Manual de Puestos y Funciones contiene
las responsabilidades y obligaciones
específicas delos diferentes puestos que integran la
estructura organizacional, a través de la
descripción de las
funciones rutinarias de trabajo para cada
uno de ellos.
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Describe el nivel jerárquico de cada
puesto dentro de la organización, así como su relación
de dependencia, lo cual quiere decir el
lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura
organizacional, a que posiciones está subordinado
directa e indirectamente y cuál es su relación con otros
puestos de trabajo.
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Podemos definir lo como la presentaciónescrita de la naturaleza y contenido de un
puesto determinado dentro de una
organización.
Principalmente explica los objetivos,
responsabilidades, funciones y relaciones
de trabajo del puesto.
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Por su parte, la especificación de puestos, llamada también perfil,
consigna los requisitos mínimos para que el puesto sea bien
desempeñado.
Esta especificación se basa en los factores utilizados en el manual
de valuación de puestos.
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Son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación, que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemática la información de una organización.
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Según Mondy y Noe (1997) ³el proceso sistemático de
determinar las habilidades, deberes y conocimientos
necesarios para desempeñar puestos en una organización.
El Propone desarrollarlo cuando :
1. Se funda una organización y se inicia un programa de
análisis de puestos por primera vez.
2. Se crean nuevos puestos.
3. Se modifican de manera significativa los puestos comoresultado de nuevas tecnologías, métodos,
procedimientos o sistemas.
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Chiavenato, (1999) añade: ³La descripción del cargo es un proceso que
consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo
diferencian de los demás cargos de la empresa.
Respondiendo a las preguntas:
1. qué hace el ocupante
2. cuándo lo hace
3. cómo lo hace4. por qué lo hace
5. Quien lo hace
6. Que trabajo se hace.
Básicamente, es hacer un inventario de los aspectossignificativos del cargo y de los deberes y las
responsabilidades que comprende
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Después de obtener respuestas claras y precisas para cada
una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse,
a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta
¿por qué?. Las nuevas respuestas que se obtengan darán la
pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento
administrativo.
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Presentar una visión de conjunto de la organización.
Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de
los distintos niveles jerárquicos.
Coadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al
personal.
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Per itir el rr e tiempo esf er o en l r eali aci n el tr aba jo.
ncionar como medio de r elaci n coor dinaci n con
otr as or ani aciones.
Ser ir como ehículo de inf or maci n a los pr oveedor es de bienes,
pr estador es de ser vicios, usuarios clientes.
Cr ear una cultur a de la or ani aci n, orientada a la me jor a continua.
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Por su contenido se clasifican en:
De organización: Dónde se especifican las diversas unidades
orgánicas que componen la empresa.
De procedimientos: Acá se establecen los principales
procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por
ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago
de sueldos, etc.
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De políticas: Se determinan las políticas que guiarán el
accionar de la empresa.
De bienvenida: Diseñado especialmente para los nuevos
empleados, en este manual se detallan los antecedentes
de la empresa, misión, visión, valores, etc.
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Por su ámbito:
Generales: que contienen información de la totalidad
de la organización.
Específicos: que consignan información de un área
o específica.
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Logotipo de la organización.
Nombre oficial de la organización.
Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboración.Número de revisión (en su caso).
Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o
autorización.
Clave de la forma. En primer término, las siglas de la
organización, en segundo lugar las siglas de la unidad
administrativa donde se utiliza la forma y, por último, elnúmero de la forma. Entre las siglas y el número debe
colocarse un guión o diagonal.
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A continuación se presenta un breve modelo de
este tipo de manual:
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Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un
manual, es indispensable prever que no queda diluida la
responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas
personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por
un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del
proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización.De
esta manera se logra homogeneidad en el contenido y presentación
de la información.