Manual de Selección y Contratación de Personal

8/15/2019 Manual de Selección y Contratación de Personal

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SISTEMA NORMATIVOGerencia de Planificación

Área de Desarrollo Organizacional

CÓDIGO 500

PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓNDEL RECURSO HUMANO

Autorizado:

Gerente Administrativo

Revisado:

Gerente de Planificación

Jefe Área de Desarrollo Organizacional

Responsable de Proceso:

Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano

“Este documento es conforme al original firmado”

Fecha de creación:

29 de abril de 2006

Fecha de vigencia:

14 de marzo de 2014

Versión:

10


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500 PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RECURSO

HUMANO

Fecha de vigencia: 14 de marzo de 2014 Autorizado por: Gerente Administrativo 2

ÍNDICEPágina No.

I. GENERALIDADES ................................................................................................................. 4

1. Objetivo(s) ........................................................................................................................... 4

2. Alcance................................................................................................................................ 4

3. Definiciones ......................................................................................................................... 4

II. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................ 5

III. DISPOSICIONES .................................................................................................................. 7

1. Generales ............................................................................................................................ 7

2. Específicas .......................................................................................................................... 7

IV. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................... 11

V. PROCEDIMIENTOS ............................................................................................................ 13

1. Ascensos, selección, contratación e inducción ................................................................. 13

2. Capacitación .................................................................................................................... 17

3. Acciones de personal ....................................................................................................... 19

4. Evaluación del desempeño .............................................................................................. 20

5. Retiro de personal ............................................................................................................ 24

6. Despensa familiar por medio de tarjeta de supermercado ................................................ 26

7.

Préstamos de seguro médico hospitalario ........................................................................ 29

8. Cobro de hospitales ......................................................................................................... 32

9. Reclamos de seguro médico hospitalario ......................................................................... 34

10. Salud visual ...................................................................................................................... 37

11. Plan de salud dirigido a los padres del personal ............................................................... 39

12. Préstamo personal con garantía hipotecaria .................................................................... 41

13. Préstamo personal con garantía fiador ............................................................................. 46

14. Entrega de uniformes y subsidio económico para compra de ropa ................................... 49

15.

Consulta médica externa .................................................................................................. 51

16. Consulta médica interna ................................................................................................... 53

17. Control de inventario de medicamentos ........................................................................... 54

18. Registro y pago de subsidios por incapacidad .................................................................. 55

19. Ingreso a centros recreativos ........................................................................................... 57

20. Salarios ............................................................................................................................ 58


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21. Aguinaldo y gratificación .................................................................................................. 61

22. Retenciones del ISSS ...................................................................................................... 62

23. Retenciones AFP´s .......................................................................................................... 63

24. Retenciones de impuestos sobre la renta mensual .......................................................... 64

25. Retenciones de impuestos sobre la renta anual ............................................................... 65

26. Control tiempo .................................................................................................................. 66

27. Aceptación y custodia de órdenes de descuento .............................................................. 68

28. Tiempo extraordinario ...................................................................................................... 70

29. Registro contable de remuneraciones .............................................................................. 71

30. Ayuda funeraria ................................................................................................................ 73

31. Subsidio alimenticio y transporte ...................................................................................... 74

32.

Subsidio mensual para la canasta alimenticia familiar ...................................................... 75

VI. MODIFICACIONES REALIZADAS ..................................................................................... 77


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I. GENERALIDADES

1. Objetivo(s)

Establecer los procedimientos para la administración del recurso humano del

Fondo.

2. Alcance

Este instrumento normativo es aplicable al personal del Fondo bajo Contrato

Individual de Trabajo.

3. Definiciones

Para efectos de este instrumento normativo al Fondo Social para la Vivienda se le

denominará “Fondo”. Además se definen los aspectos siguientes:

a) Administración Superior

Se refiere a Presidente y Director Ejecutivo y Gerente General.

b) AFP

Administradora de Fondo de Pensiones.

c) Capacitación con evento abierto

Es aquel en el que participan empleados de diferentes instituciones.

d) Capacitación con evento cerrado

Es aquel que se imparte para empleados de una sola institución.

e) DUI

Documento Único de Identidad.


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f) INPEP

Instituto Nacional de Pensiones de los Empleados Públicos.

g) INSAFORP

Instituto Salvadoreño de Formación Profesional.

h) IPSFA

Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada.

i) ISR

Impuesto Sobre la Renta.

j) ISSS

Instituto Salvadoreño del Seguro Social.

k) NIT

Número de Identificación Tributaria.

l) NUP

Número Único Previsional.

m) UACI

Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.

II. RESPONSABILIDADES

1. Del Gerente de Área y Responsable del Proceso

a) Monitorear y dar seguimiento al cumplimiento de lo establecido en éste

instrumento normativo, coordinando con los involucrados en el proceso.


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b) Establecer mecanismos de monitoreo y control para tomar acciones

preventivas y correctivas.

c) Cumplir con lo establecido en el Procedimiento para la Administración de

Instrumentos Normativos, de acuerdo a las responsabilidades y disposiciones

que les corresponde.

2. Del Personal de la Gerencia/Unidad/Área y los involucrados descritos en los

instrumentos normativos

a) Participar en la divulgación y capacitación que se imparta relacionada con el

desempeño del cargo vinculado con el puesto de trabajo.b) Administrar y desempeñar sus procesos de trabajo con responsabilidad,

adoptando los mecanismos de evaluación y control de sus procesos, en

función al cumplimento de metas y objetivos.

c) El personal de la Gerencia/Unidad/Área será responsable del uso de la

información que se genere, utilizándola únicamente para el beneficio de la

Institución y para el cumplimiento de las tareas asignadas.

d) De conformidad a los artículos 4 literal g) y 5 literal f) de la Ley de Ética

Gubernamental, y artículo 49 literal e) del Reglamento Interno de Trabajo del

Fondo Social para la Vivienda los empleados deberán guardar la

confidencialidad y discreción respecto de los hechos, normativa e información

que conozcan por razón de su cargo, por lo que deberán usar el presente

cuerpo normativo para fines institucionales, quedando prohibida su

reproducción, distribución y difusión excepto cuando le sea requerida por

autoridad competente y en los casos que establece la Ley.


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III. DISPOSICIONES

1. Generales

a) La asignación de autoridad, responsabilidad y/o relaciones de jerarquía se

establecerán de forma clara con el detalle de todos los aspectos importantes

de las funciones de cada cargo, ámbitos y límites de acción conforme a lo

establecido en el Manual de Descripción de Puestos y a la Estructura

Organizativa vigente.

b) Hacer propios los Principios Éticos y los Valores definidos por el Fondo,

debiendo ser reforzados mediante capacitaciones y eventos.

2. Específicas

a) Prestaciones

El Fondo otorga diferentes prestaciones para el bienestar de los empleados y

los miembros del grupo familiar. Los empleados deben hacer buen uso de

cada una de ellas.

b) Administración del recurso humano

Se definen todos los procedimientos relativos a la administración del recurso

humano, tales como:

i. Ascensos, selección, contratación e inducción.

ii. Evaluación del desempeño.

iii. Capacitación.iv. Retiro del personal.

c) Remuneraciones

i. Las remuneraciones se pagarán conforme al Calendario de Pagos

publicado anualmente por el Área de Gestión y Desarrollo Humano:


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· Salarios.

· Aguinaldo.

·

Gratificación.· Vacación.

· Subsidios.

ii. El Presidente y Director Ejecutivo o Gerente General podrán autorizar que

los pagos se efectúen hasta con quince días de anticipación a la fecha de

su vencimiento.

iii. Las remuneraciones conllevan a generación de diferentes retenciones y

descuentos, que se convierten en compromisos que el Fondo debe pagar,

los cuales son:

· Retenciones: ISSS, AFP´s e ISR.

· Descuentos.

· Otros.

d) Tiempo extraordinario

i. Se considera tiempo extraordinario, el que se realice en exceso de la

jornada ordinaria de trabajo.

ii. Cada jefe es responsable de la supervisión del trabajo realizado durante la

jornada extraordinaria.

iii. Se computará, para efectos de liquidación y pago, el tiempo reflejado en el

control de marcación. De no existir este control, el jefe inmediato deberá

justificar al Área de Gestión y Desarrollo Humano el tiempo-extra laborado,

detallando la hora de inicio y finalización de dicho período.

iv. No se pagará tiempo extraordinario menor a una hora de trabajo.v. El pago de tiempo extraordinario será calculado sobre la base del salario

asignado a la fecha en que se haya laborado.

vi. La remuneración por horas extraordinarias, se calculará de acuerdo a lo

establecido en el Código de Trabajo vigente.


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vii. Las pausas de trabajo dentro de la jornada extraordinaria serán

descontadas para el cálculo del tiempo extraordinario.

e) Ordenes de descuento

Clasificación de descuentos:

i. Ordenes de descuento externas.

· Procuraduría.

· Embargo.

· Instituciones Financieras, Cooperativas y otros.

ii. Ordenes de descuento internas.

· Fondo de Protección.

· Préstamos hipotecarios del Fondo, préstamos personales.

· Préstamos por uso de prestaciones: seguro médico hospitalario,

óptica, hospitalización de padres, órdenes de compra, entre otras.

f) Acciones disciplinarias

i. Todo empleado deberá cumplir y respetar los deberes, obligaciones y

prohibiciones que establece el Reglamento Interno de Trabajo del Fondo

Social para la Vivienda.

ii. Cada jefe inmediato deberá aplicar el régimen disciplinario establecido en

el Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda.

iii. Los Gerentes y Jefes deberán enviar al Área de Gestión y Desarrollo

Humano una copia de la acción disciplinaria debidamente firmada de

enterado por parte del empleado que ha sido sancionado.

iv. El Área de Gestión y Desarrollo Humano deberá registrar en expedientedel empleado las sanciones acreditadas, así como llevar el control para

efectos de los descuentos que fueran aplicables de acuerdo al

Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda.

v. El Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano informará a cada jefe

inmediato sobre malos usos en el manejo de prestaciones por parte del


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empleado, con el fin que se aplique el régimen sancionatorio del

Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda.

g) Compromiso, liderazgo, valores y principios éticos

i. El Área de Gestión y Desarrollo Humano mediante la inducción, trasladará

al nuevo empleado la misión, visión y valores vigentes en el Fondo, así

como el marco de comportamiento que establece el Reglamento Interno

de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda.

ii. Todo empleado deberá respetar los lineamientos que establecen las

pautas de comportamiento dentro de la Institución o fuera de ella cuando

actúa en su representación.

iii. Los Gerentes y Jefes deberán transmitir a los empleados el compromiso a

la implementación y manejo de los controles en función del cumplimiento

de las normativas existentes que atañen las funciones que realiza.

h) Expedientes de personal

i. El Área de Gestión y Desarrollo Humano preservará en archivadores

físicos u otros medios electrónicos los expedientes del empleado desde suingreso hasta su retiro de la Institución.

ii. Cada expediente se identificará con el nombre del empleado y la

información que deberá archivarse en el expediente de empleado es la

siguiente:

· Fotocopia de datos generales del empleado.

· Documentación relativa de su ingreso a la Institución.

· Documentación relativa a contratos y liquidaciones.

· Documentación relativa a movimientos de personal.

· Documentación relativa a la formación académica.

· Documentación relativa a la evaluación del desempeño.

· Documentación relativa a aspectos disciplinarios y otros.


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iii. Cuando el empleado se retire de la Institución, su expediente será

removido a un archivo de expedientes cancelados ubicado en otro espacio

físico fuera del Área de Gestión y Desarrollo Humano.

i) Rotación de personal

Los Gerentes de Área, Jefes de Unidad/Área/Agencia o Coordinadores, podrán

realizar rotación de personal de acuerdo a las necesidades operativas dentro

de su área de trabajo, para lo cual deberán considerar lo siguiente:

i. Identificar los puestos de trabajo en los cuales es necesario llevar a cabo

una rotación de personal entre las personas que ocupan dichos puestos.

ii. Cualquier movimiento de rotación que se desarrolle en un área

determinada, no deberá interrumpir el normal funcionamiento de las tareas

a realizar por las personas que ocupen los puestos involucrados en la

rotación, además debe proporcionarse la preparación previa para ocupar

el puesto en forma temporal o permanente.

iii. Realizar la rotación de su personal de acuerdo a las necesidades que se

demanden en las distintas Unidades Organizativas, tomando en cuenta los

siguientes criterios:· Podrá llevarse a cabo rotación de personal en aquellos puestos de

trabajo cuya naturaleza de las funciones sea de complejidad similar y/o

sean claves para el buen desarrollo del trabajo del área.

· Deberá tomarse en cuenta en la rotación, la experiencia,

conocimientos y habilidades de las personas que ocupan los puestos .

IV. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1. Normativa interna:

a) Ley del Fondo Social para la Vivienda.

b) Reglamento Básico de la Ley del Fondo Social para la Vivienda.


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c) Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Específicas del Fondo

Social para la Vivienda (NTCIE).

d) Reglamento Interno de Trabajo del Fondo Social para la Vivienda.

e) Contrato Colectivo de Trabajo.

f) Instructivo de Prestaciones.

g) Manual de Descripción de Puestos.

h) Manual de Calidad.

i) Procedimientos para la Gestión de Compras.

j) Procedimientos de Tesorería.

k) Procedimientos para la Aprobación de Créditos.

2. Normativa externa:

a) Norma ISO 9001: vigente.

b) Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones.

c) Ley de Impuesto sobre la Renta.

d) Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social.

e) Ley de Ética Gubernamental.

f) Ley de Acceso a la Información Pública.g) Ley de Prevención de Riesgos en los Lugares de Trabajo.

h) Código de Trabajo.

i) Reglamento para Aplicación del Régimen del Instituto Salvadoreño del

Seguro Social.

j) Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta.


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V. PROCEDIMIENTOS

1. Ascensos, selección, contratación e inducción

Responsable Paso Actividad

Jefe Área de Gestióny Desarrollo Humano

1. Recibe de Gerente/Jefe, la solicitud de gestiónpara cubrir vacante o nuevo puesto de trabajo(F-300-054), incluyendo la prueba técnica quese aplicará a los concursantes.

2. Verifica en la base de datos si entre losempleados existen candidatos que reúnan losrequisitos solicitados para cubrir vacante onuevo puesto de trabajo.

En caso de existir candidatos, elaborainvitación a concurso interno, especificandocondiciones y requisitos a cumplir.

Técnico enReclutamiento yCapacitación

3. Recluta candidatos externos en caso no existancandidatos a nivel interno, tomando comoreferencia la base de datos de oferentes detrabajo con la que cuenta el Fondo, bolsas detrabajo electrónicas y/o publicaciones deuniversidades o periódicos de mayorcirculación, de acuerdo a la necesidad.

4. Inscribe a los empleados interesadosrespetando las bases del concurso, verifica enla base de datos que los candidatos reúnan losrequisitos solicitados y continúa con el paso 6.

En el caso que se realice concurso externo,envía las hojas de vida de los candidatos alGerente/Jefe solicitante para que realicedepuración preliminar.

5. Recibe del Gerente/Jefe solicitante las hojas devida de los candidatos externos seleccionadospara que se inicie la evaluación.

6. Aplica prueba(s) técnica(s) y psicológica(s) aempleados o candidatos externos, de acuerdoa la necesidad. Califica pruebas psicológicas yremite las pruebas técnicas al Gerente/Jefesolicitante para calificación.


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7. Recibe del Gerente/Jefe solicitante las pruebastécnicas calificadas y elabora informe de

evaluación psicométrica de los candidatos(F-300-001), completa propuesta de candidatosy guía para obtener referencias laborales encaso de candidatos con experiencia previa(F-300-002 y F-300-003) y remite a Jefe Áreade Gestión y Desarrollo Humano.De no existir candidatos que hayan obtenidonotas de 7.0 como mínimo, realiza nueva selección interna o externa según corresponda.


8. Revisa y autoriza propuesta de candidatos y laenvía a Gerente/Jefe solicitante para que

entreviste a los candidatos y proponga elcandidato idóneo a su Jefe Superior.9. Recibe del Jefe Superior del solicitante la

propuesta de candidatos evaluada y autorizadae instruye a Coordinador de Salarios yPrestaciones que elabore la acción depersonal.

Coordinador deSalarios yPrestaciones

10. Elabora y remite acción de personal a firma delJefe Área de Gestión y Desarrollo Humano.

Jefe Área de Gestión

y Desarrollo Humano

11. Hace público el nombre de la persona

seleccionada producto del concurso interno.12. Firma la acción de personal y gestiona

autorización del Presidente y Director Ejecutivo/Gerente General/Gerente Administrativo para elnombramiento del empleado.

13. Realiza lo siguiente:a) Si fue concurso interno, informa al

empleado ganador a través de memorandosobre la fecha de su nuevo nombramiento ysigue al paso 15.

b) Si fue concurso externo, le informa al

candidato seleccionado los resultadosobtenidos, la fecha de inicio de sucontratación y le solicita que se presentepara el inicio de sus labores.


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Coordinador deSalarios y

Prestaciones

14. Recibe y atiende a candidato externo en lafecha de inicio de su contrato, y le solicita que:

a) Firme contrato de trabajo.b) Complete:i. Hoja de datos personales (F-300-004).ii. Declaración jurada de origen de fondos

de empleados (F-300-055). iii. Carta de no conflicto de intereses

(F-300-005).iv. Declaración jurada de confidencialidad

(F-300-006).v. Formularios de seguro médico

hospitalario y vida.c) Aperture cuenta de ahorros en el banco que

se le defina.d) Presente fotocopia de documentos (DUI,

NIT, ISSS, NUP).Nota: Toda la información contenida en los literales i) y ii)se actualizará una vez al año.


15. Imparte la inducción del Fondo y le solicita quecomplete declaración de inducción recibida(F-300-007).

16. Solicita a Gerente/Jefe solicitante o surepresentante para que induzca al empleadonuevo o nombrado en otro puesto de trabajo einforme sobre la adaptación y rendimiento en elprimer mes de labores en dicho puesto (F-300-008). Al mismo tiempo le pide que el empleadollene formulario de evaluación sobre inducciónrecibida después del primer mes de trabajo, yasea por nombramiento, traslado o ascenso (F-300-009).

Técnico enEvaluación delDesempeño

17. Recibe del Gerente/Jefe solicitante, informesobre la adaptación y rendimiento delempleado en el primer mes de labores y delempleado recibe el formulario de evaluación.Envía evaluaciones de Jefe y empleado enforma escaneada a Jefe Área de Gestión yDesarrollo Humano.


18. Revisa evaluaciones. En caso de evaluación nosatisfactoria de la inducción, informa de laevaluación a jefe inmediato del empleado paraque se tomen las acciones pertinentes.


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Técnico enEvaluación del

Desempeño

19. Envía informe de adaptación y rendimiento delempleado (F-300-008) y evaluación sobre

inducción recibida en el primer mes de labores(F-300-009) al Auxiliar Prestaciones.

Auxiliar Prestaciones 20. Archiva en el expediente del empleado.

21. Fin.


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2. Capacitación



1. Identifica las necesidades de capacitación delpersonal.

2. Elabora plan anual de capacitación con losinsumos obtenidos y remite a Jefe Área deGestión y Desarrollo Humano.


3. Revisa, firma y lo remite a GerenteAdministrativo para autorización.

4. Instruye a Técnico en Reclutamiento yCapacitación a ejecutar el plan de capacitación.

Técnico en

Reclutamiento yCapacitación

5. Elabora y gestiona autorización del Jefe Área

de Gestión y Desarrollo Humano de larequisición externa o anexo de contabilidadconforme a lo establecido en Procedimientos

para la Gestión de Compras o Procedimientosde Tesorería para cubrir los costos de lascapacitaciones programadas y noprogramadas, considerando el apoyo financierogestionado con INSAFORP.


6. Autoriza y envía al trámite de autorizacióncorrespondiente, y entrega a Técnico enReclutamiento y Capacitación.


7. Procede a:a) Si es un evento cerrado, contacta a laempresa de capacitación seleccionada paraorganizar y planificar lo relativo ametodología y logística del evento.

b) Si es un evento abierto, inscribe a losparticipantes en la empresacorrespondiente.

En ambos casos, si se refiere a unacapacitación técnica, solicita a la empresa ofacilitador, que al finalizar el evento, realiceevaluación individual de aprendizaje del(os)participante(s).

Envía invitaciones de participación a losempleados detallando nombre del evento,dirección, fecha y hora.


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8. Realiza lo siguiente durante el evento, si escerrado:

a) Proporciona el apoyo logístico necesario.b) Solicita firma de asistentes en hoja deregistro de asistencia a eventos del Fondo,conforme a lo establecido en Procedimiento

para la Administración de InstrumentosNormativos.

Posterior a la capacitación, cerrada o abierta:a) Recibe y verifica comprobante de gasto,

para trámite de pago, hoja de registro deasistencia a eventos del Fondo y/odiplomas de participación.

b) Revisa que todo esté correcto.c) Remite comprobante de gasto a Jefe Área

de Gestión y Desarrollo Humano paratrámite de pago, adjunta diplomas, hoja deregistro de asistencia a eventos del Fondoy evaluación de aprendizaje de cadaparticipante (capacitación técnica).

9. Archiva documentación de capacitación: hojade registro de asistencia a eventos del Fondo,fotocopia de comprobantes de pago,documento de autorización para realización delevento y monto erogado por el Fondo.En el caso de recibir diplomas y evaluación deaprendizaje, reproduce fotocopia paraexpediente de personal y el original lo remite alempleado.

10. Envía mensualmente informe decapacitaciones técnicas al Técnico enEvaluación del Desempeño.


11. Elabora notas para evaluación de la eficacia dela capacitación después de un mes definalizado el evento y envía al Jefe inmediatodel empleado.

12. Recibe calificaciones, elabora informe deeficacia de la capacitación y envía al Jefe Áreade Gestión y Desarrollo Humano.

13. Fin.


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3. Acciones de personal



1. Instruye a Coordinador de Salarios yPrestaciones la elaboración de acción depersonal (F-300-012) de acuerdo a lanecesidad, que puede ser por: cancelación,promoción, ascenso, traslado, cambio decargo, licencia sin goce de sueldo, licencia congoce de sueldo, contratación interina,suspensiones, terminación de contrato,renuncias y otros.


Prestaciones

2. Elabora acción de personal, imprime y adjuntadocumentación de respaldo. Revisa y remite a

firma del Jefe Área de Gestión y DesarrolloHumano.


3. Autoriza y gestiona autorización de Presidentey Director Ejecutivo/Gerente General y GerenteAdministrativo.

4. Distribuye copias de acción de personal aTécnico en Salarios y Prestaciones y al AuxiliarPrestaciones para archivo en expediente deempleado.


Prestaciones

5. Comunica la acción de personal por medio decorreo electrónico al personal del Área de

Gestión y Desarrollo Humano (solamente enlos casos que aplique).Elabora memorando de notificación de acciónde personal para el empleado, gestiona firmadel Jefe Área de Gestión y Desarrollo Humano,emite y archiva documentos.

6. Fin.


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4. Evaluación del desempeño



1. Prepara bases electrónicas para evaluación deldesempeño:a) Base de personas: Revisa el personal que

debe ser evaluado en el período, tomandoen cuenta que deben cumplir con el 50% deltiempo laborado, para lo cual revisa nuevosingresos, traslados, licencias, ausentismos,renuncias, nuevos evaluadores y cambiosde cargos.

b) Base de objetivos: Incorpora o actualizaobjetivos y metas autorizadas por el

Presidente y Director Ejecutivo para elperíodo de evaluación.c) Base para consolidación de evaluación:

Prepara base que esté de acuerdo con elpersonal a evaluar, revisa fórmulas yprepara carpeta para recepción deevaluaciones según sea el período aevaluar.

Guarda la base en carpeta de evaluacióncorrespondiente.

2. Prepara nómina del personal que no seráevaluado y remite a firma del Jefe Área deGestión y Desarrollo Humano (F-300-047).


3. Revisa y firma.


4. Verifica que todos los evaluadores tengan laCarpeta compartida de evaluación (W:\) en suPC, colocando “Base de Objetivos” y “Base dePersonas” en dicha carpeta.

5. Actualiza plantilla de evaluación de desempeñoindividual del período a evaluar, efectúa

pruebas de verificación de metas y pesos aevaluar (F-300-048).6. Remite a Jefe Área de Gestión y Desarrollo

Humano la plantilla de evaluación dedesempeño individual, listado de evaluadores yprincipales indicaciones para dar inicio a laevaluación del período correspondiente.


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Jefe Área Gestión yDesarrollo Humano

7. Revisa plantilla de evaluación de desempeñoindividual e indicaciones, enviándola por correo

electrónico a cada uno de los evaluadores paraproceder a evaluar a cada uno de sussubalternos, de la siguiente manera:a) El Presidente y Director Ejecutivo evalúa los

objetivos institucionales con el apoyo delGerente de Planificación, enviando losresultados alcanzados del período en laplantilla correspondiente.

b) El resto de evaluadores proceden a evaluarlas competencias del personal bajo sucargo.


8. Recibe por correo electrónico de losevaluadores todas las evaluaciones yacompletadas para ser consolidadas.

9. Verifica cada una de las evaluaciones para queno quede pendiente la evaluación de ningúnempleado.

10. Archiva las evaluaciones recibidas en carpetade evaluación del desempeño correspondienteal período a evaluar.

11. Remite diariamente informe de evaluacionesrecibidas a Jefe Área de Gestión y Desarrollo

Humano para que gestione las evaluacionespendientes de envío.Jefe Área Gestión yDesarrollo Humano

12. Verifica informes y solicita a los evaluadores lasevaluaciones pendientes de recibir.


13. Consolida electrónicamente los datos y obtienelos resultados generales del período a evaluar.

14. Verifica los datos e informa a Jefe Área deGestión y Desarrollo Humano los resultadosobtenidos.

15. Califica e imprime las evaluaciones, las ordena

y distribuye en sobre sellado a cada uno de losevaluadores, para revisar, realizar diálogosobre la evaluación con cada uno de sussubalternos, explicar los resultados, enfatizarfortalezas, oportunidades de mejora y lasacciones que se tomarán para mejorar laevaluación del siguiente período.


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Responsable Paso ActividadNotas:

· El evaluador deberá solicitar al empleado la firma deaceptación de la evaluación.

· El empleado firma si está o no de acuerdo con elresultado obtenido.

16. Recibe de los evaluadores todas lasevaluaciones firmadas y selladas.

17. Verifica firmas y sellos, separa las evaluacionescon firma de acuerdo y desacuerdo delempleado. Informa a Jefe Área de Gestión yDesarrollo Humano para la respectiva gestiónde apelación de las evaluaciones endesacuerdo.


y Desarrollo Humano

18. Gestiona apelaciones en todos los casos de

desacuerdos.Técnico enEvaluación delDesempeño

19. Prepara base de pago de bono dejandopendientes de pago las evaluacionessiguientes:a) Evaluaciones no firmadas, ya sea por

ausencia del empleado o por no estar deacuerdo con la evaluación.

b) Evaluaciones de empleados que noobtuvieron los resultados establecidos paratener derecho a bono.

20. Envía por correo electrónico y en forma

impresa la nómina de pago de bono a JefeÁrea de Gestión y Desarrollo Humano.Jefe Área de Gestióny Desarrollo Humano/Coordinador deSalarios yPrestaciones

21. Revisa, firma e instruye a Técnico en Salarios yPrestaciones para la preparación del pagomediante abono a cuenta bancaria de cadaempleado.

Técnico en Salariosy Prestaciones

22. Elabora planillas y revisa los cálculos de pagorespectivos con el Jefe Área de Gestión yDesarrollo Humano.Imprime planilla de pago de bono, solicita

autorización del Jefe Área de Gestión yDesarrollo Humano y Gerente Administrativo.Aplica abono en la cuenta bancaria de cadaempleado y elabora comprobante de pago porcada uno.


23. Obtiene evaluaciones pendientes firmadas y locomunica a Jefe Área de Gestión y DesarrolloHumano y envía las planillas complementarias


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que se requieran según firmas obtenidas.Jefe Área Gestión y

Desarrollo Humano

24. Instruye a Técnico en Salarios y Prestaciones

que aplique pagos.Técnico en Salariosy Prestaciones

25. Elabora planilla complementaria o recibo depago de bono.


26. Comunica al personal que ya se efectuó elabono respectivo a su cuenta bancaria.

27. Fotocopia evaluaciones, archiva original yremite copia al Auxiliar Prestaciones paraarchivo en expediente del empleado.

28. Elabora e imprime informe estadístico deresultados de evaluación.

29. Elabora documento final de la evaluación deldesempeño del período, el cual contiene:a) Plantillas de objetivos y metas de

evaluación debidamente autorizados.b) Informe estadístico de resultados finales.c) Base de objetivos.d) Base de personas.e) Base consolidada de calificaciones finales.f) Nómina del personal no evaluado en el

período.

Informa a Jefe Área de Gestión y DesarrolloHumano.30. Mantiene el archivo y custodia las evaluaciones

originales y documento final.31. Da seguimiento a los casos cuyas

competencias hayan sido inferiores a 70.Jefe Área de Gestióny Desarrollo Humano

32. Envía informe de resultados obtenidos aGerente Administrativo.

33. Fin.


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5. Retiro de personal


Jefe Área de Gestióny Desarrollo Humano 1. Recibe del Presidente y Director Ejecutivo cartade renuncia o la instrucción de la cancelaciónde contrato del empleado previo informe de las

jefaturas correspondientes.2. Instruye a Coordinador de Salarios y

Prestaciones que elabore acción de personalde renuncia o cancelación de contrato delempleado según el caso.


3. Elabora acción de personal y entrega a JefeÁrea de Gestión y Desarrollo Humano.

Jefe Área de Gestióny Desarrollo Humano 4. Revisa, firma y gestiona autorización dePresidente y Director Ejecutivo, GerenteGeneral y Gerente Administrativo.

5. Instruye a Coordinador de Salarios yPrestaciones que elabore el recibo deliquidación correspondiente.


6. Realiza lo siguiente:a) Solicita estado de cuenta de aportaciones

(laborales y patronales) y préstamo delempleado con el Fondo de Protección.

b) Solicita otros saldos diversos con el Fondo

como seguro médico hospitalario, ópticas,despensa, activo fijo, cargos contables, etc.(F-300-050).

7. Elabora recibo de liquidación y remite a JefeÁrea de Gestión y Desarrollo Humano.


8. Revisa cálculos, firma y devuelve aCoordinador de Salarios y Prestaciones.


9. Elabora finiquito, gestiona autorización delrecibo de liquidación con el GerenteAdministrativo.Para los casos de renuncia, solicita firma del

empleado en el finiquito y liquidación.

Nota: Cuando el empleado autorice a terceras personas para firmar el finiquito y la liquidación, ésta será enviadaal Área de Tesorería y Custodia para que se pague pormedio de cheque.


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Jefe Área Gestión yDesarrollo Humano

10. Informa al empleado, junto con el Gerente y/oJefe inmediato, para los casos de cancelación

de contrato, sobre la decisión tomada por laAdministración Superior, explicándole lascausas.Le solicita al empleado la firma en recibo deliquidación y finiquito.

11. Instruye a Coordinador de Salarios yPrestaciones realizar el abono en la cuentabancaria del empleado.


12. Realiza el abono electrónico de la liquidación otramita el pago a través de cheque.

13. Elabora trimestralmente memorando con eldetalle del personal despedido durante elperíodo y lo remite al Oficial de Cumplimiento.

14. Fin.


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6. Despensa familiar por medio de tarjeta de supermercado


Técnico Gestión yDesarrollo Humano

1. Prepara lista para habilitación de monto queestará disponible en puntos específicosestablecidos por el Área de Gestión yDesarrollo Humano (F-300-015).

2. Solicita a empleado anote en lista el valorrequerido.

3. Anota en hoja electrónica el nombre, montosolicitado y número de pagos en que serealizará el descuento (tomando como base unmáximo de 6 quincenas) y envía archivos desolicitudes de habilitación de monto de losempleados y saldos de los empleados aCoordinador de Salarios y Prestaciones.


4. Analiza la liquidez, tomando en cuenta losdescuentos programados de otras prestacionescomo: préstamo de seguro médico hospitalario,salud visual y otras prestaciones que generendescuentos.

5. Envía a Técnico Gestión y Desarrollo Humanoarchivo de solicitudes de habilitación de montode los empleados con las que proceden y deacuerdo hasta un monto máximo del disponibledel 20% del salario mensual del empleadosolicitante.


6. Elabora archivo que contiene los montossolicitados y envía a la empresa autorizadapara dar el servicio de compras alsupermercado.

7. Actualiza la cuenta individual del empleado.8. Elabora reporte quincenal para aplicación de

descuentos a través del Control de uso dedespensa familiar por medio de tarjeta desupermercado (F-300-013) y envía aCoordinador de Salarios y Prestaciones.


9. Autoriza descuentos, firma y envía a Técnicoen Salarios y Prestaciones.

Técnico en Salarios yPrestaciones

10. Aplica descuentos en planilla de salarios.


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En caso hubiese cambio en la planilla aplicada,le notifica por correo electrónico a Técnico

Gestión y Desarrollo Humano.


11. Revisa notificación. En el caso de existirdescuentos no realizados por falta de liquidezde algún empleado continúa, de lo contrariosigue con el paso 14.

12. Notifica al empleado el valor no aplicado enplanilla para que efectúe el pago respectivo enAgencia Bancaria.

13. Recibe del empleado la copia del recibocancelado y aplica descuentos en la cuentaindividual del empleado.

14. Descarga descuentos de planilla a la cuentaindividual del empleado.15. Recibe de la empresa autorizada, la

información por correo electrónico con losmontos consumidos por los empleados duranteel período de la habilitación inmediata anterior.

16. Revisa recibo de cobro de los montosconsumidos por los empleados en elsupermercado y envía a autorización de JefeÁrea de Gestión y Desarrollo Humano(F-300-013).

Jefe Área de Gestióny Desarrollo Humano 17. Revisa, firma y gestiona autorización depáguese con Gerencia Administrativa portrámite de pago.


18. Elabora reporte quincenal de los montosconsumidos (F-300-013) y envía al Área deContabilidad.

19. Actualiza la cuenta individual del empleado,anotando el monto consumido y el porcentajede descuento por compra (devolución anual).

20. Cuadra mensualmente con los registros delÁrea de Contabilidad e informa si existen

diferencias.21. Prepara en el mes de diciembre de cada año,la planilla con saldos totales de cada una de lascuentas individuales por empleado, para dejarcon saldo cero.


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22. Recibe del supermercado el último cobro anualy calcula el valor de devolución

correspondiente a cada empleado, delporcentaje de descuento brindado por elsupermercado de acuerdo al consumoindividual realizado durante todo el añocalendario finalizado.


23. Revisa cada cuenta individual, elabora nóminapara pago del porcentaje de descuento y loremite a Jefe Área de Gestión y DesarrolloHumano para la revisión y autorizaciónrespectiva.


y Desarrollo Humano

24. Revisa, autoriza y gestiona autorización de

páguese del Gerente Administrativo en nóminapara pago del porcentaje de descuento desupermercado y regresa a Coordinador deSalarios y Prestaciones.


25. Recibe nómina autorizada y aplica a la cuentabancaria de cada empleado que ha hecho usode la despensa familiar por medio de tarjeta desupermercado.


26. Remite a cada empleado la nómina con eldetalle de su descuento por uso de despensafamiliar por medio de tarjeta de supermercado y

solicita firma para proceder con la aplicación ensu cuenta bancaria.27. Archiva documentación.28. Fin.


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7. Préstamos de seguro médico hospitalario


Auxiliar Seguros de

Empleados

1. Prepara lista para solicitud de préstamo de

seguro médico hospitalario (F-300-053), queestará disponible en puntos específicosdesignados por el Área de Gestión y DesarrolloHumano.

En el caso de las Agencias Regionales, lasolicitud será a través de correo electrónico.

2. Recibe lista y/o correo de la solicitud depréstamo de seguro médico hospitalario yrealiza lo siguiente:a) Prepara recibo de préstamo; si el valor

solicitado es mayor a $114.29 le pide quepresente presupuesto médico y en el casode medicamentos, que presente recetamédica y cotización de farmacia con firma ysello.

b) Consulta la capacidad de pago y/o liquidezdel empleado con el Técnico en Salarios yPrestaciones.

c) Completa el control individual de préstamosen efectivo.

d) Elabora recibo de préstamos de seguro

médico hospitalario (F-300-018) y orden dedescuento.3. Envía el recibo a firma de Jefe Área de Gestión

y Desarrollo Humano.

Gestiona firma del Coordinador de Salarios yPrestaciones y/o Jefe Área de Gestión yDesarrollo Humano en orden de descuento.


4. Revisa, autoriza y remite recibo del préstamo aSecretaria.

Secretaria 5. Gestiona páguese y remite el recibo del

préstamo al Auxiliar Seguros de EmpleadosCoordinador deSalarios yPrestaciones/ JefeÁrea de Gestión yDesarrollo Humano

6. Revisa, firma y devuelve orden de descuento alAuxiliar Seguros de Empleados.

Auxiliar Seguros deEmpleados

7. Solicita al empleado firma en la orden dedescuento y entrega recibo de préstamo junto


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con la copia de la orden de descuento paracobro en efectivo en Agencia Bancaria

designada por el Fondo, o envía al Área deTesorería y Custodia para la elaboración delcheque, o entrega al Coordinador de Salarios yPrestaciones para abonar a cuenta en loscasos que sea difícil cobrarlo en la AgenciaBancaria.

8. Recibe de Agencia Bancaria o del Área deTesorería y Custodia los recibos de préstamoscobrados.


9. Realiza lo siguiente:a) Recibe del empleado el comprobante de

reintegro con sello de cancelado por laAgencia Bancaria y el reclamo respectivopor el diferencial o total no utilizado.

b) Actualiza la cuenta individual del empleado.De identificarse que no se justificó en lafecha correspondiente mediantecomprobantes de gastos, el valor total oparcial del monto solicitado en concepto dereintegro, elabora nota de suspensión de laprestación de acuerdo a lo establecido en elInstructivo de Prestaciones.

Informa a Jefe Área de Gestión y DesarrolloHumano.


10. Revisa, firma y envía nota de suspensión deprestación al empleado.


11. Recibe nota de abono de la CompañíaCorredora de Seguros del abono a cuenta de laInstitución que se realizó o recepción decheque. Para este último se emite recibo deingreso y revisa las liquidaciones de losreclamos presentados a la compañíaaseguradora.

12. Aplica el valor liquidado en la cuenta individualdel empleado. En los casos que después deaplicada la liquidación existiese saldopendiente, se procede a aplicar la orden dedescuento.

13. Remite órdenes de descuento o modificación alas mismas, registradas en el formatomantenimiento por descuentos (F-300-019) a


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Técnico en Salarios y Prestaciones para suaplicación.

Técnico en Salarios yPrestaciones 14. Procesa descuentos en planilla de salarios einforma los descuentos aplicados al AuxiliarSeguros de Empleados.


15. Aplica descuentos en control individual.De existir saldo a favor del empleado elaborarecibo de devolución de seguro médicohospitalario (F-300-018) y entrega alCoordinador de Salarios y Prestaciones.


16. Revisa y entrega el recibo de devolución a JefeÁrea de Gestión y Desarrollo Humano.

Jefe Área de Gestióny Desarrollo Humano 17. Revisa, autoriza y entrega a Secretaria.Secretaria 18. Gestiona firma de páguese y entrega al

Coordinador de Salarios y Prestaciones.Coordinador deSalarios yPrestaciones

19. Realiza pago electrónico de devolución yentrega copia al Auxiliar Seguros deEmpleados.

20. Fin.


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8. Cobro de hospitales



1. Recibe de la Compañía Aseguradora a travésde la Compañía Corredora de Seguros, elrecibo de cobro y las liquidaciones individualesdel gasto en hospitales.

2. Verifica los valores cubiertos y valores totalescobrados por la Compañía Aseguradora.

3. Prepara la documentación para dar inicio altrámite de pago del recibo de cobro a favor dela Compañía Aseguradora y se envía a JefeÁrea de Gestión y Desarrollo Humano para suautorización.


4. Firma recibo de cobro de Compañía deSeguros y remite a Secretaria para trámite.

Secretaria 5. Sella los recibos de cobro de la CompañíaAseguradora, gestiona páguese de GerenteAdministrativo y envía a trámite de pago.


6. Recibe información del Área de Tesorería yCustodia sobre la emisión de cheque o abono acuenta. Si está elaborado procede a comunicara la Compañía Corredora de Seguros para elretiro del mismo y que posteriormente lo remitaa la Compañía Aseguradora.

7. Recibe de la Compañía Aseguradora “Notas deCaja” a nombre de cada uno de los empleadosincluidos en el cobro, las revisa y las envía alÁrea de Tesorería y Custodia.

8. Solicita firma del empleado en la liquidación yen el compromiso de pago.

9. Elabora orden de descuento para cobro dehospitales (F-300-019) y la envía a firma.

Coordinador deSalarios yPrestaciones/Jefe

Área de Gestión yDesarrollo Humano

10. Firma órdenes de descuento y las devuelve alAuxiliar Seguros de Empleados.


11. Sella y distribuye de la siguiente manera:a) Copia para el empleado.b) Original para el Área de Tesorería y

Custodia.c) Copia para aplicación en planilla entregada

a Técnico en Salarios y Prestaciones.


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12. Registra en la planilla correspondiente y emitereporte de descuentos realizados.

Auxiliar Seguros deEmpleados 13. Recibe reporte de descuentos realizados enplanilla y actualiza saldo en la cuenta individualde cada empleado.

14. Fin.


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9. Reclamos de seguro médico hospitalario


Auxiliar Seguros deEmpleados/Secretaria 1. Recibe del empleado la solicitud de reclamo deseguro médico conteniendo: hoja de reclamo,recetas, facturas y procede a revisar losiguiente:a) Que la hoja de reclamo se encuentre

firmada, sellada por el médico y que eldiagnóstico se encuentre cubierto por lapóliza en vigencia.

b) Que la receta se encuentre firmada ysellada por el médico.

c) Que las facturas correspondan a la receta y

a la fecha de la hoja de reclamo.d) Otros documentos relacionados con elreclamo.

De no estar correcto no lo recibe y se lodevuelve al empleado.De estar correcto, procede a anotar en libro derecepción de reclamos especificando fecha yorigen de los fondos del reclamo (propios opréstamo), solicitando la firma del empleado.

2. Prepara envío de reclamos a Compañía

Aseguradora a través de la CompañíaCorredora de Seguros con la informaciónsiguiente: nombre del empleado, nombre deldependiente, fecha de presentación delreclamo, mes de envío, fecha de envío delreclamo, valor del reclamo (se detallacomentario de las facturas presentadas),diagnóstico, recursos (propio o préstamo) yfecha probable de liquidación según lo pactadoen póliza vigente.

3. Envía para revisión, firma y sello de los

reclamos.Jefe Área de Gestióny Desarrollo Humano/Coordinador deSalarios yPrestaciones

4. Revisa, firma, sella y remite al Auxiliar Segurosde Empleados.


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5. Entrega todos los reclamos a la CompañíaCorredora de Seguros en las fechas

programadas por ambas Instituciones, quienrevisa, verifica su contenido y se asegura quetodo esté correcto, entregándoloposteriormente a la Compañía Aseguradora.

Nota: Si hay alguna inconsistencia en el reclamo, laCompañía Aseguradora informa para ser solventado.

6. Contacta al empleado para que corrija lainconsistencia del reclamo. Al tenerlo corregido,lo envía nuevamente a la Compañía Corredorade Seguros.

7. Recibe de Compañía Corredora de Seguros las

liquidaciones y los finiquitos:a) Revisa que todo esté correcto, de existir

error en el cheque lo devuelve para sucorrección, si el error se encuentra en laliquidación le informa a la CompañíaCorredora de Seguros y le solicitacomplemento al cheque recibido, de sernecesario.

b) Contacta al empleado para entregarle elcheque, en el caso de no existir error.

c) Emite recibo de ingreso para los reclamos

con recursos prestados por el Fondo, con lanotificación de la Compañía Corredora deSeguros por recepción de cheque o realizala solicitud de comprobante en el sistema.

d) Analiza de acuerdo a la póliza vigente elcaso rechazado. Si se considera necesariole solicita a la Compañía Corredora deSeguros que gestione la reconsideración dela resolución, proporcionando argumentospertinentes.

Bancos y corresponsables/ apoyo administrativo/transacciones/solicitud de ingresos y egresos

8. Solicita firma del empleado en liquidación yfiniquito solo en los casos de reclamospresentados con recursos propios y entregacheque.

9. Devuelve finiquitos firmados a la CompañíaCorredora de Seguros y archiva hojas de


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liquidación. Actualiza saldos, modifica de ser necesario la

aplicación de las órdenes de descuento oefectúa las devoluciones que existen a favordel empleado.

10. Fin.


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10. Salud visual


Auxiliar Prestaciones 1. Atiende al empleado que solicita orden deóptica para su persona, esposo(a) o hijos,según lo autorizado en el Instructivo dePrestaciones.

2. Realiza lo siguiente:a) Verifica el uso que el empleado ha hecho de

la prestación según los registros de controlinterno.

b) Solicita al empleado la hoja de reclamo yreceta de los lentes.

c) Elabora orden para óptica y anexa receta.

3. Envía orden para óptica a Jefe Área de Gestióny Desarrollo Humano.


4. Revisa y firma orden para óptica y entrega aSecretaria.

Secretaria 5. Sella y entrega al empleado para que sepresente a la óptica y ordene sus lentes. Leinforma que al recibirlos, debe firmar la facturay la hoja de detalle del servicio.

6. Recibe facturas con quedan del Área deTesorería y Custodia y entrega al AuxiliarPrestaciones.

Auxiliar Prestaciones 7. Realiza lo siguiente:a) Verifica el monto del quedan, factura y

detalle de óptica.b) Revisa facturas y registra datos

desglosados de cómo se cubrirá laprestación visual en la hoja de detalle,especificando valor póliza, aro, lente.

c) Elabora recibo para pago de salud visual(F-300-018), y establece plan de pago parael valor no cubierto según la prestación.

8. Realiza lo siguiente:

a) Elabora orden de descuento (F-300-019) deacuerdo al plan de pago convenido con elempleado.

b) Obtiene firma del empleado en la original ycopia del recibo y en la orden descuento.

c) Fotocopia dos juegos de: facturas, recetas yhojas de detalle, uno para el archivo y otropara el trámite de pago.


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9. Realiza lo siguiente:a) Prepara para trámite de pago factura

original de la diferencia del pago de pólizapara compra de lentes, hoja de detalle yorden de óptica, (en el caso de la coberturade póliza se anexa copia de factura y unacopia del recibo firmado por el empleado).Luego la remite para firma del Jefe Área deGestión y Desarrollo Humano.

b) Entrega al Auxiliar Seguros de Empleadosoriginal de: hoja de reclamo, factura delvalor a cubrir por la póliza y la recetamédica.

c) Envía al Coordinador de Salarios yPrestaciones documentos para revisión.


10. Revisa, da visto bueno a los documentos, firmaorden de descuento y remite a Jefe Área deGestión y Desarrollo Humano.


11. Revisa, firma factura de óptica y demásdocumentación (a excepción de la orden dedescuento) y remite a Secretaria.

Secretaria 12. Sella y envía para trámite de firma de pago.

Auxiliar Prestaciones 13. Realiza lo siguiente:a) Registra en control estadístico los detalles

de la prestación otorgada.b) Remite copia de orden de descuento a

Técnico en Salarios y Prestaciones paraque realice aplicación de descuento enplanilla de pago.


14. Procesa el descuento y envía quincenalmentereporte de las aplicaciones al AuxiliarPrestaciones.

Auxiliar Prestaciones 15. Actualiza control individual por empleado.16. Fin.


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11. Plan de salud dirigido a los padres del personal



1. Recibe del empleado solicitud de préstamopara hospitalización para padres, adjuntandotodos los requisitos según lo establecido en elInstructivo de Prestaciones. Procede a:a) Consultar la disponibilidad del empleado y

del fiador presentado en la solicitud depréstamo.

b) Elaborar los siguientes documentos: letra decambio, acta de préstamo hospitalario parapadres, recibo de préstamo de gastos dehospitalización y orden de descuento de

préstamo hospitalario para padres(F-300-018, F-300-019 y F-300-025).

c) Solicitar firma del empleado y del fiador enletra de cambio, orden de descuento yrecibo del préstamo.

2. Entrega a Secretaria acta y documentos paraque gestione las autorizacionescorrespondientes: del Comité de Préstamospara hospitalización de Padres de empleados(aprobación previa) y de Junta Directiva.

Secretaria 3. Entrega acta firmada a Técnico en Evaluación

del Desempeño.Técnico enEvaluación delDesempeño

4. Redacta memorando a Gerente General paraser incluido en punto de Junta Directiva.

5. Recibe de Secretaria Junta Directiva/Asambleade Gobernadores referencia de aprobación deJunta Directiva y envía a Secretaria del Área.

Secretaria 6. Recibe punto de acta de Junta Directiva yremite a Técnico en Evaluación delDesempeño.

Técnico en

Evaluación delDesempeño

7. Redacta solicitud de elaboración de contrato de

compromiso de deuda y remite a Jefe Área deGestión y Desarrollo Humano.


8. Revisa y solicita a Jefe Unidad Técnica Legal laelaboración y envío del contrato decompromiso de deuda anexando DUI y NIT delempleado y fiador.


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Técnico enEvaluación del

Desempeño

9. Recibe de Unidad Técnica Legal el contrato decompromiso de deuda firmado por empleado

solicitante y fiador.10. Realiza lo siguiente:a) Prepara memorando de remisión al Área de

Tesorería y Custodia para pago, para queemita cheques de acuerdo a listadoaprobado por el Comité y se le entregan loscheque(s) al empleado o abono a cuenta.

b) Entrega orden de descuento a Técnico enSalarios y Prestaciones.

c) Procede a la apertura del control individualde descuento.

Técnico en Salarios yPrestaciones 11. Procesa orden de descuento de préstamos dehospitalización de padres, emite reporte dedescuento realizado en planilla y entrega aTécnico en Evaluación del Desempeño.


12. Aplica el reporte de valor descontado enplanilla a cuenta individual del empleado paraestablecer el nuevo saldo.

13. Fin.


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12. Préstamo personal con garantía hipotecaria


Auxiliar Prestaciones 1. Recibe solicitud de empleado sobreinformación de crédito personal con garantíahipotecaria, revisa que el empleado cumpla conlos siguientes requisitos:a) Tener contrato individual de trabajo con

carácter indefinido.b) Tener un año de servicio en el Fondo

(según lo reglamentado).c) No haber registrado amonestaciones o

suspensiones en el último año de trabajo.2. Entrega hoja de requisitos, (en el caso que

cumpla con lo descrito en el paso 1) y solicituda presentar para iniciar el trámite. Si no cumplecon los requisitos, le explica la situación enparticular y le sugiere posibles alternativas paraque reúna los requisitos.

3. Verifica documentos presentados por elempleado y conforma expediente:a) Solicitud de crédito (el monto de la solicitud

no deberá sobrepasar el monto autorizadoen el Instructivo de Prestaciones).

b) Comprobantes de pago de las últimas dos

quincenas del mes anterior a la fecha deltrámite de solicitud.c) Fotocopia de: Escritura de Compra-Venta

inscrita, NIT, DUI e ISSS.d) Estado de cuenta emitido por el Área de

Préstamos de los créditos respaldados porel inmueble ofrecido en garantía, el cualdeberá tener clasificación “A” o constanciade cancelación.

e) Estado(s) de cuenta para cancelacióndel(los) préstamo(s) activos validados por la

instancia administradora correspondiente,en caso que el préstamo sea paraconsolidación de deuda.

f) Si el préstamo es para cubrir caso deemergencia, se convocará a Comité deCréditos para definir los documentos asolicitar de acuerdo a la emergenciapresentada.


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4. Pre-analiza el crédito, de acuerdo a:a) Condiciones del crédito.

b) Capacidad de pago. Solicita a Técnico enSalarios y Prestaciones la revisión dedisponibilidad.

c) Tasa de interés aplicable según loestablecido en el Instructivo dePrestaciones.


5. Revisa disponibilidad del empleado en sistemade planillas, detallando los descuentos y remiteal Auxiliar Prestaciones.

Auxiliar Prestaciones 6. Revisa la documentación, comparando que lasdeudas descontadas de planilla estén incluidas

dentro de las que pretende cancelar y quereúne el requisito de endeudamiento queestablece el Instructivo de Prestaciones, casocontrario contacta al empleado para que realicelos ajustes necesarios y continúe el trámite.

7. Remite el expediente del inmueble ofrecido engarantía al Área de Valúos de Garantías paravalúo, apertura de garantía y posteriordevolución.

8. Recibe, del Área de Valúos de Garantíasexpediente con el informe técnico y reporte de

garantía, registra en el sistema e imprime lahoja de análisis con los resultados.

Si el análisis es aprobado por el sistemacontinúa el trámite, caso contrario contacta alempleado y le informa sobre los resultados delanálisis, para que se realicen los reajustesnecesarios y continúe el trámite.

9. Comunica al empleado si el resultado delanálisis es una denegatoria, y le devuelve ladocumentación entregada.Las causas de denegatoria pueden ser las

siguientes:a) Que la garantía no cumpla con los

requisitos establecidos en el Instructivo dePrestaciones, en cuyo caso no procede eltrámite. Estos casos podrán serpresentados por el Presidente y DirectorEjecutivo a Junta Directiva para aprobacióno denegación.


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b) Que la garantía cubra parcialmente elmonto solicitado, en cuyo caso deberá

reajustar dicho monto.10. Solicita firma del Jefe Área de Gestión yDesarrollo Humano en hoja de análisis, si elresultado es aprobado.


11. Revisa, firma y remite al Auxiliar Prestaciones.

Auxiliar Prestaciones 12. Solicita al empleado que tramite unacertificación extractada del inmueble ofrecidoen garantía para continuar con el trámite.

13. Revisa y remite expediente al Área deEscrituración para Estudio Jurídico.

14. Recibe expediente del Área de Escrituración.En caso de existir observaciones en el estudio jurídico, le comunica al empleado que solvente,caso contrario actualiza datos del cliente,apertura solicitud de crédito en sistema,imprime y revisa información.

15. Imprime órdenes de descuento, anotaciónpreventiva, carta de aceptación de descuento yanexa al expediente (reporte masivo).

16. Solicita firma del empleado en ladocumentación impresa.

17. Remite expediente al Área de Aprobación de Créditos para verificación y aplicación de lanormativa correspondiente (Procedimientos

para la Aprobación de Créditos ).

Notas:

· El 90% del valúo del inmueble debe respaldar lossaldos de los préstamos garantizados actualmentemás el monto solicitado.

· La tasa de interés asignada al crédito será la vigentea la fecha en que se aperture la solicitud de crédito.

18. Recibe del Área de Aprobación de Créditosexpediente con la documentacióncorrespondiente debidamente firmada ysellada.

19. Elabora acta de estudio previo y listado paraemisión de cheques (F-300-052) solicitandorevisión y firmas a los miembros del Comité deCréditos de empleados.


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20. Remite a Gerencia General para gestión deaprobación de Junta Directiva y notificación de

resolución, lo siguiente:a) Acta de estudio previo del Comité deCréditos de empleados.

b) Documento de resolución de JuntaDirectiva.

c) Acta de aprobación o denegación de JuntaDirectiva.

d) Listado para emisión de cheques.21. Recibe documentos firmados y registra en el

sistema.

22. Solicita al Área de Ventas la elaboración de

recibos por trámites de inscripción, anotaciónpreventiva, orden de descuento y gastosincurridos en la formalización del crédito en loscasos que sea necesario.Remite expediente al Área de Aprobación deCréditos para autorización y firma de anotaciónpreventiva.

23. Entrega al empleado recibos para su respectivacancelación y orden de descuento para quetramite firma y sello de aceptada. Además lesolicita que presente solvencia municipal

vigente del inmueble dado en garantía.24. Remite al Área de Tesorería y Custodiafotocopia de:a) Listado para emisión de cheques;b) Acta de aprobación de Junta Directiva;c) Acta de resolución yd) Acta de estudio previo.

Agrega copia al expediente.Auxiliar Prestaciones 25. Remite recibo y anotación preventiva al Área

de Registro de Documentos para inscripción.26. Recibe lo siguiente:

a) Del Área de Registro de Documentos: laanotación preventiva inscrita.

b) Del empleado: la orden de descuentofirmada y sellada y solvencia municipalvigente.

Anexa al expediente.


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27. Remite el expediente al Área de Escrituraciónpara su formalización.

28. Recibe del Área de Escrituración expedientecompleto con comprobantes de escrituración.Remite a Técnico en Salarios y Prestacionesorden de descuento para su aplicación.

29. Elabora memorándum autorizado porCoordinador de Salarios y Prestaciones paraJefe Área de Seguros y Gestión Ambiental, elcual debe contener la siguiente información:a) Número de préstamo.b) Monto, plazo y cuota mensual para que se

realice ajuste de cuota mensual de pago.

30. Archiva expediente.31. Fin.


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HUMANO


13. Préstamo personal con garantía fiador


Auxiliar Prestaciones 1. Recibe del empleado, la solicitud de préstamopersonal con garantía fiador, revisando queesté completa.

2. Verifica que el empleado solicitante y el fiadorcumplan con los siguientes requisitos:a) Ser empleado por Contrato Individual de

Trabajo en carácter indefinido.b) Un año de servicio en el Fondo (según

reglamentación).c) Que el fiador presentado no sea firma

solidaria de otro préstamo de la misma

naturaleza.3. Verifica documentación:

a) Solicitud de Crédito completa y que elmonto sea el establecido en el Instructivo dePrestaciones.

b) Si tiene un préstamo personal activo,solicita cancelación del préstamo vigente yque anexe constancia de cancelación.

Remite solicitud de préstamo a Técnico enSalarios y Prestaciones para análisis de

disponibilidad.Técnico en Salarios yPrestaciones

4. Revisa disponibilidad del empleado en sistemade planillas, detallando datos en sello deanálisis y remite a Coordinador de Salarios yPrestaciones.En caso de no proceder, devuelve al AuxiliarPrestaciones para que notifique al empleado.


5. Valida, firma el análisis de disponibilidad yremite al Auxiliar Prestaciones.

Auxiliar Prestaciones 6. Crea o actualiza el código de cliente del

solicitante y fiador.

Integración bancaria/modulo general/Servicio al Cliente/apertura actualización de datos del cliente – registro decliente natural y/o firmantes.

7. Efectúa un análisis preliminar de crédito enbase a la capacidad de pago del solicitante ydel fiador. Imprime análisis.


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HUMANO


Responsable Paso ActividadColocación-Servicio al Cliente-Solicitudes deCrédito/Préstamos Personales/Análisis Garantía Fiador.


y Desarrollo Humano

8. Revisa y firma hoja de análisis y remite al

Auxiliar Prestaciones para que se continúe conel trámite.

Auxiliar Prestaciones 9. Apertura la solicitud de crédito en el sistema.

Colocación- Solicitud de Crédito- Servicio al Cliente-Procesos-Apertura de Solicitudes. Colocando la Sub-aplicación correspondiente (400).

10. Realiza el inicio y cierre de etapas según loparametrizado en el sistema.

Colocación- Solicitud de Crédito- Servicio al Cliente-Procesos- Inicio y Cierre de Etapas.

11. Apertura la garantía fiador, imprime garantía, laincluye a la solicitud de crédito y relaciona lagarantía.

Nodo-Colocación- Solicitud de Crédito- Servicio alCliente- Procesos- Inicio y Cierre de Etapas.

12. Realiza inicio y cierre de etapas hasta la etapaprevia a la aprobación.

13. Elabora acta de estudio previo y listado paraemisión de cheques (F-300-052) y solicitarevisión y firmas a los miembros del Comité de

Créditos de empleados.14. Elabora e imprime el acta de resolución decréditos de préstamos personales (F-300-029)para Junta Directiva.

15. Remite a Junta Directiva: listado para emisiónde cheques (F-300-052) y acta de estudioprevio impresos para que aprueben odenieguen los créditos presentados. Ademásse envía la resolución y acta.

16. Recibe documentación firmada y registra en elsistema

Colocación- Solicitudes de Préstamos- Apoyo Administrativo- Autorizaciones- Autorizaciones parasolicitud de Crédito.

17. Notifica por correo electrónico al Área dePréstamos sobre nómina de los préstamosautorizados para apertura en el sistema.

18. Imprime órdenes de descuento y recibos en elsistema.


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HUMANO



Colocación/Solicitud de Crédito/Servicio al Cliente/Préstamos Personales /Recibos de Préstamos y/

Ordenes de Descuento de Préstamos. 19. Comunica a los empleados aquellos casos queno fueron aprobados.

20. Solicita al empleado y fiador firmas en orden dedescuento, recibo y letra de cambio.

21. Remite documentación firmada con la solicitudy análisis a Jefe Área de Gestión y DesarrolloHumano.


22. Revisa, firma los documentos y entrega alAuxiliar Prestaciones.

Auxiliar Prestaciones 23. Sella documentos y remite fotocopias del acta

de Junta Directiva, listado, resolución y acta deestudio, junto con original de orden dedescuento, original y copia de recibos al Áreade Tesorería y Custodia para elaboración yentrega de cheques. Remite una copia deorden de descuento a Técnico en Salarios yPrestaciones para su aplicación y archivademás documentación.


24. Aplica orden de descuento en planilla desalarios.

25. Aplica el descuento de la totalidad de la mora,

al deudor o al fiador solidario, en el caso queexista mora a la fecha de pago de gratificacióno aguinaldo.

26. Fin.


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14. Entrega de uniformes y subsidio económico para compra de ropa


Técnico ClimaOrganizacional

1. Da mantenimiento a base para subsidio deropa y uniformes. Cada año elabora basedefinitiva para el pago de subsidio de ropa.

2. Informa a Jefe Área de Gestión y DesarrolloHumano de la nómina del personal que recibirásubsidio de ropa.


3. Revisa e instruye el pago de subsidio de ropa.


4. Procesa el pago de subsidio de ropa delpersonal remitido por el Jefe Área de Gestión yDesarrollo Humano.


5. Elabora recibo para abono a cuenta para elpersonal que ingrese después del pago deplanilla de ropa y en los 6 meses posteriores.


6. Revisa y autoriza el recibo y evaluación deprimer mes del empleado. Remite para trámitede pago.


7. Realiza trámite de pago, solicita firma delempleado y entrega recibo original aCoordinador de Salarios y Prestaciones.Archiva recibo de subsidio de ropa.


8. Revisa el recibo e instruye a Técnico enSalarios y Prestaciones el abono en cuenta.


9. Realiza abono a cuenta.


10. Efectúa proceso de elección de Comité deUniformes para elaboración de diseño deuniformes para el proceso de adquisición deacuerdo a Instructivo de Prestaciones.

11. Realiza junto con el Comité de Uniformes:a) Los diseños de uniformes para incluirse en

las bases de licitación.b) Los requerimientos técnicos en bases de

licitación y espera hasta la adjudicación.12. Prepara detalle de pago complementario para

el personal que utiliza uniforme, una vez serealice la adjudicación de la elaboración deuniformes correspondientes para cada año.

13. Solicita revisión/autorización del Jefe ÁreaGestión y Desarrollo Humano y lo remite al


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Técnico en Salarios y Prestaciones paraaplicación del pago.

14. Realiza junto con el Comité de Uniformes:a) Convocan al personal para toma demedidas de uniformes con las empresasadjudicadas.

b) Reciben los uniformes de la empresaproveedora dentro del período contractual yproceden a entregárselos al personal. Derequerirse ajustes se regresan prendas paraarreglos y se entregan posteriormente alpersonal.

c) Notifica el calendario de uso y lo distribuye

al personal. 15. Fin.


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15. Consulta médica externa


Auxiliar ConsultorioMédico

1. Recibe de paciente (empleado), solicitud deconsulta con los siguientes datos:a) Fecha de solicitud de cita médica.b) Código de empleado.c) Nombre del médico y/o especialidad.d) Nombre del(os) paciente(s).e) Fecha probable de consulta.

Notas:

· La fecha de la cita se asignará según previaevaluación de urgencia, a criterio de la enfermera del

consultorio médico y/o según requerimiento médico ocupo.

· En caso de beneficiarios: Cónyuge e hijos conedades según el Instructivo de Prestaciones.

2. Envía a Enfermera el listado de solicitudes decitas odontológicas y elabora las órdenes delresto de especialidades médicas.

Enfermera 3. Programa citas odontológicas según orden desolicitud.

Registra en hoja de programación médica(F-300-031):

a) Nombre del empleado.b) Nombre del paciente.c) Nombre del médico.d) Fecha y hora de consulta.

4. Envía la programación al Auxiliar ConsultorioMédico.

Auxiliar ConsultorioMédico

5. Completa formularios de orden(es) de consulta(F-300-032, F-300-033 y F-300-034) y lasremite a Jefe Área d

Manual de Selección y Contratación de Personal

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