Manual de Sistema Integrado de Gestión

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN

2 2014-04-24

GM-MP01 “MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN”

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Documento vigente publicado en la intranet. ISES S.A.S está comprometido con el medio ambiente, evite la impresión innecesaria. Cualquier documento impreso se considera copia no controlada.

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ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: <Ingeniera Industrial> <Gerente General> <Gerente General>

<GUARÍNA>

<GBENITEZ>

<GBENITEZ>

CONTROL DE CAMBIOS

UBICACIÓN

\\Workstation-pc\SIG\SIG\DOCUMENTOS\MANUALES

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA

1 Documento nuevo 2013-11-05

1.1 Se modificó Plan de Calidad por Plan de Gestión 2013-11-05

2 Se modificó el numeral 3.3 “Alcance”, la Política del SIG y

el numeral 7.1 Satisfacción del cliente. 2014-04-24



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TABLA DE CONTENIDO

1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ................................................................................................................ 5 2 FILOSOFÍA EMPRESARIAL ........................................................................................................................... 5

2.1 MISIÓN .............................................................................................................................................. 5

2.2 VISIÓN ............................................................................................................................................... 5

3 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................................................................................ 6 3.1 REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 6

3.2 OBJETO .............................................................................................................................................. 6

3.3 Consorcios o uniones temporales ..................................................................................................... 6

3.4 ALCANCE ............................................................................................................................................ 6

3.5 DOCUMENTACION DEL SIG ............................................................................................................. 10

3.5.1 Generalidades ......................................................................................................................... 10

3.5.2 Control de los Documentos .................................................................................................... 11

3.5.3 Control de los Registros .......................................................................................................... 12

4 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ........................................................................................................ 12 4.1 COMPROMISO DE LA GERENCIA Y ENFOQUE AL CLIENTE ............................................................... 12

4.2 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ................................................................................................... 13

4.3 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ................................................................................................ 15

4.4 POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ........................................................................... 16

4.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ........................................................................ 16

4.6 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ................................................................. 17

4.6.1 Aspectos Ambientales y de Prevención de Riesgos Laborales ............................................... 17

4.6.2 Requisitos Legales y otros Requisitos ..................................................................................... 17

4.6.3 Objetivos del SIG..................................................................................................................... 18

4.7 REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN .......................................................................... 18

4.8 COMUNICACIÓN .............................................................................................................................. 18

5 GESTIÓN DE LOS RECURSOS ..................................................................................................................... 19 5.1 RECURSOS HUMANOS Y FORMACIÓN............................................................................................. 19

5.2 INFRAESTRUCTURA ......................................................................................................................... 20

5.3 AMBIENTE DE TRABAJO................................................................................................................... 21

6 REALIZACIÓN DE LOS PROCESOS .............................................................................................................. 21 6.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO ..................................................................... 21



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6.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE .................................................................................. 22

6.2.1 Determinación de los Requisitos ............................................................................................ 22

6.2.2 Revisión de los Requisitos Relacionados con el Producto ...................................................... 22

6.2.3 Comunicación con el Cliente .................................................................................................. 23

6.3 DISEÑO Y DESARROLLO ................................................................................................................... 23

6.3.1 Planificación del Diseño y Desarrollo ...................................................................................... 23

6.3.2 Elementos de Entrada para el Diseño y Desarrollo ................................................................ 23

6.3.3 Resultados del Diseño y Desarrollo ........................................................................................ 24

6.3.4 Revisión del Diseño y Desarrollo ............................................................................................ 24

6.3.5 Verificación del Diseño y Desarrollo ....................................................................................... 24

6.3.6 Validación del Diseño y Desarrollo ......................................................................................... 24

6.3.7 Control de Cambios del Diseño y Desarrollo .......................................................................... 25

6.4 COMPRAS ........................................................................................................................................ 25

6.4.1 Proceso de Compras ............................................................................................................... 25

6.4.2 Selección, evaluación y reevaluación de proveedores ........................................................... 25

6.4.3 Aceptación y Verificación de Materiales y Servicios............................................................... 26

6.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO ................................................................................... 26

6.5.1 Control de la Producción y de la Prestación del Servicio ........................................................ 26

6.5.2 Validación de los Procesos de Prestación del Servicio ........................................................... 26

6.5.3 Identificación y Trazabilidad ................................................................................................... 27

6.5.4 Propiedad del Cliente ............................................................................................................. 27

6.5.5 Preservación del Producto ...................................................................................................... 27

6.6 CONTROL OPERACIONAL ................................................................................................................. 28

6.7 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS ......................................................................... 28

6.8 EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ........................................................................................ 28

7 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA ............................................................................................................... 29 7.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE ............................................................................................................ 29

7.2 AUDITORÍA INTERNA ....................................................................................................................... 29

7.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ............................................................................................................. 29

7.4 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y NO CONFORMIDADES............................................................... 30

7.5 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ....................................................................................... 30

7.6 MEJORA CONTINUA ........................................................................................................................ 30



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1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

INGENIERIA Y SOLUCIONES ESPECIALIZADAS S.A.S. (ISES S.A.S.), es una empresa que tiene como objeto principal la prestación de servicios en el ámbito de la ingeniería, ejecutando todas las actividades y operaciones relacionadas con la consultoría especializada y la comercialización de productos de ingeniería.

ISES S.A.S. ofrece los servicios de ingeniería y servicios especializados a empresas de los secto-res público y privado, en las etapas de prefactibilidad, factibilidad avanzada, diseños básicos para licitación y diseños detallados para construcción de proyectos de infraestructura, con atención permanente al cliente en las áreas de transmisión y distribución y de recuperación de pérdidas de energía en empresas comercializadoras y/o distribuidoras de energía.

ISES S.A.S. inició operaciones a principios de 2011, se constituyó mediante Escritura Pública No 076 del 19 de enero de 2011, de la Notaría Novena de Barranquilla. Está inscrita en la Cámara de Comercio de Barranquilla bajo el Registro Mercantil No. 515350 y el Registro Único de Pro-ponentes No 13477 del 25 de octubre de 2011.

ISES S.A.S. es una empresa con una organización dinámica y multidisciplinaria, con estructura de acción funcional y operativa que permite realizar una adecuada optimización de recursos e interacción entre las distintas disciplinas de la ingeniería, para conformar grupos de trabajo apropiados para acometer diferentes proyectos y estudios multidisciplinarios de media y alta complejidad. El esquema organizacional permite flexibilidad y fortalece el crecimiento de la empresa.

Con sede principal en Barranquilla, esta oficina coordina y dirige las operaciones de la empresa. Actualmente ISES S.A.S. cuenta con proyectos en las ciudades de Cali y Popayán. En donde ISES S.A.S. cuenta con Coordinadores de Proyectos, quienes son responsables de optimizar la ges-tión de sus procesos y de los recursos relacionados.

2 FILOSOFÍA EMPRESARIAL

2.1 MISIÓN

Prestar servicios de ingeniería con ética, oportunidad y calidad, cumpliendo las normas y los requisitos técnicos, con innovación, mejora y optimización del producto o del servicio, formando y calificando personal técnico de alto desempeño para satisfacer las necesida-des de nuestros clientes y generar beneficios para el sostenimiento y crecimiento prós-pero en el medio.

2.2 VISIÓN

Ser reconocida antes del 2015 a nivel nacional como una firma de consultoría con voca-ción de servicio al cliente, de excelente calidad y cumplimiento en la ejecución de proyec-tos, respetuosa y defensora del entorno y del medio ambiente elaborando y participando en proyectos que lo confirmen.



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3 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

3.1 REFERENCIAS

El sistema integrado de gestión de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo de ISES S.A.S. (en adelante Sistema Integrado de Gestión – SIG) se fundamenta en los siguientes documentos:

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001: 2004.


Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001: 2007.


Misión y Visión de ISES S.A.S.

Política del Sistema Integrado de Gestión de ISES S.A.S.

Objetivos del Sistema Integrado de Gestión de ISES S.A.S.

3.2 OBJETO

El presente manual define las directrices y elementos principales que conforman el Sis-tema Integrado de Gestión de ISES S.A.S., incluyendo los planes de gestión de los proyec-tos ejecutados, en cumplimiento con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2008 “Sis-temas de Gestión de la Calidad. Requisitos”, la Norma ISO 14001:2004 “Sistemas de Ges-tión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso”, la Norma ISO 10005:2005 “Di-rectrices para los Planes de gestión” y la Norma OHSAS 18001:2007 “Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos”.

Mediante la implementación de los criterios definidos en el Manual del SIG ISES S.A.S. asegura la eficacia en la planificación, operación, control y mejora continua de sus proce-sos; la disponibilidad de la información y recursos necesarios para el análisis y seguimiento de sus procesos; el cumplimiento de los requisitos legales relacionados con la gestión am-biental y el control de los riesgos en seguridad y salud ocupacional, logrando la mejora continua del SIG y la satisfacción de sus clientes y colaboradores.

3.3 CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES

ISES S.A.S puede según sus necesidades y/o requerimientos del cliente presentarse a licitar en con-junto con otras empresas en la modalidad de consorcio o unión temporal. Cuando se presenten estos casos, el consorcio o unión temporal tiene la autonomía de desarrollar su propia documentación en lo que se refiere al SIG, siempre y cuando cumplan con lo establecido en el SIG de ISES S.A.S, o éste puede proporcionársela.

3.4 ALCANCE

ISES S.A.S. ha desarrollado e implementado un Sistema Integrado de Gestión, en desarro-llo de sus proyectos de ingeniería, el cual responde al siguiente alcance:



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“Consultoría e interventoría en estudios, diseños y construcciones de ingeniería civil, eléctrica y mecánica, supervisión y control de calidad de procesos de comercialización de servicios públicos, y gerencia de proyectos y procesos de ingeniería civil, eléctrica y mecá-

nica.”

El alcance del SIG de ISES S.A.S. comprende la documentación e implementación de todos los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, la Norma ISO 14001:2004, y la Norma OHSAS 18001:2007, en el desarrollo de sus proyectos mencionados en este numeral.

Este manual aplica para los procesos estratégicos, misionales y de soporte del SIG de ISES S.A.S. que tienen como fin principal la satisfacción del cliente. La identificación y repre-sentación detallada de estos procesos se presenta en el siguiente Mapa de Procesos:

FIGURA 1 Mapa de Procesos de ISES S.A.S.

El Mapa de Procesos plasma la manera en que ISES S.A.S. atiende las necesidades de sus clientes para prestar servicios y ofrecer productos con calidad y oportunidad, logrando así su satisfacción. Los 6 procesos representados en el mapa se agrupan en tres macro pro-cesos identificados como procesos estratégicos, misionales y de soporte; los cuales se in-terrelacionan para crear flujos de valor agregado cuyo fin es el cumplimiento de la Misión de la empresa y la consecución de su Visión.

Procesos Estratégicos



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Estos procesos facilitan la definición e implementación de políticas y estrategias, el establecimiento de objetivos, la provisión de la comunicación, el aseguramiento de la disponibilidad de los recursos necesarios, la planificación, dirección y control en todos los niveles de la empresa y aseguran su cumplimiento. Los procesos estratégicos se subdividen en:

Gestión de la Dirección

El objetivo de la gestión de la dirección es establecer el direccionamiento estra-tégico, táctico y operativo para garantizar el cumplimiento de la misión y visión teniendo en cuenta los requisitos del mercado, de los socios y de toda la norma-tiva vigente.

La Dirección establece el marco de acción del SIG y define la política y los objeti-vos, estableciendo los niveles y jerarquías de la organización y garantizando la disponibilidad de los recursos necesarios para el funcionamiento de la misma. La gestión incluye la planificación estratégica y los presupuestos anuales además de la revisión anual del SIG para asegurar la mejora continua del sistema. La infor-mación detallada del proceso y sus interacciones se pueden observar en la GD-C01 Caracterización Proceso de Gestión de la Dirección.

Gestión de la Mejora

El objetivo de este proceso es mejorar continuamente la efectividad del SIG, para ello el principal insumo es el análisis realizado a los resultados del seguimiento, auditorías y control de los procesos de ISES S.A.S y de la revisión por parte de la Dirección, en la cual se detectan oportunidades de mejora para el SIG y se analiza la viabilidad de la implementación. La detección de no conformidades de aspectos de orden ambiental, de seguridad y salud en el trabajo y la gestión de las recla-maciones por parte de los clientes también contribuyen al proceso de mejora con-tinua de la organización.

Dentro de las actividades principales del proceso se encuentra el control de los documentos y registros del SIG, la ejecución de auditorías internas, la identifica-ción de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles y la identifi-cación y valoración de aspectos e impactos ambientales. La información detallada del proceso y sus interacciones se pueden observar en la GM-C01 Caracterización Proceso de Gestión de la Mejora.

Procesos Misionales

Comprenden los procesos claves del negocio, los que definen su misión e inciden di-rectamente en el grado de satisfacción del cliente. La entrada principal de estos pro-cesos son los requisitos del cliente, una vez identificadas y revisadas las necesidades



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se procede con la planificación e implementación de los procesos. Los procesos que componen la esencia de ISES S.A.S. son:

Consultorías

El proceso de consultorías abarca las labores de diseños, estudios, asesorías, in-terventorías y gerencia de proyectos, cumpliendo a cabalidad los requisitos lega-les y del cliente, con el fin de que la prestación de los servicios de ISES S.A.S. sa-tisfaga las expectativas de los clientes y partes interesadas. La información deta-llada del proceso y sus interacciones se pueden observar en la CO-C01 Caracteri-zación Proceso de Consultorías.

Mercadeo y Post Venta

El objetivo de este proceso es la consecución de nuevos clientes y proyectos, ade-más de realizar el mantenimiento de los clientes actuales. Comprende desde la elaboración de las metas de facturación, captación de nuevos clientes, presenta-ción de la empresa y sus servicios incluyendo la elaboración y presentación de la oferta hasta el resultado final de la misma. La información detallada del proceso y sus interacciones se pueden observar en la MP-C01 Caracterización Proceso de Mercadeo y Post Venta.

Procesos de Soporte

Estos procesos sirven de apoyo a la empresa cuyo fin principal es la provisión y la administración de recursos al interior de la organización para la ejecución de la Misión de ISES S.A.S.; su ejecución es de vital importancia para el desempeño de la empresa. Los procesos de soporte se subdividen en:

Gestión Humana

Este proceso tiene como objetivo promover e incentivar el desarrollo del talento humano dentro de la empresa, con el fin de propender por el confort del trabaja-dor y por conseguir operaciones más efectivas y eficientes, por parte de cada uno de los colaboradores.

Comprende las actividades relacionadas con la selección, contratación y forma-ción del personal y la evaluación de su desempeño y competencias, acorde a las funciones asignadas. Mediante este proceso se promueve el respeto por el medio ambiente y la toma de conciencia ecológica en el desarrollo de cada uno de los procesos. Asimismo se incentiva el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo y se gestionan las condiciones de trabajo favorables para la ejecución de sus actividades, su desarrollo integral y el fortalecimiento de sus competencias. La información detallada del proceso y sus interacciones se pue-den observar en la GH-C01 Caracterización Proceso de Gestión Humana.

Servicios Administrativos



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Este proceso tiene como objetivo la planeación, ejecución, verificación y control de las labores administrativas, financieras y contables de ISES S.A.S., permitiendo el correcto desarrollo de las operaciones en cuanto al cumplimiento de requisitos legales financieros, contables y de infraestructura. En este proceso se realizan las actividades de compras para la provisión y gestión de los recursos materiales para el desarrollo y mantenimiento de la capacidad de los procesos misionales de ISES S.A.S. La información detallada del proceso y sus interacciones se pueden obser-var en la SA-C01 Caracterización Proceso Servicios Administrativos.

En caso de Consorcios o Uniones Temporales se elabora un plan de gestión para la pres-tación del servicio. Las directrices consignadas en este plan son las del Sistema de Gestión Integral.

3.5 DOCUMENTACION DEL SIG

3.5.1 Generalidades

El SIG de ISES S.A.S. ha basado su documentacion en los requerimientos consignados en las Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2005, ISO 10005:2005 y OHSAS 18001:2007. Los tipos de documentos que conforman el SIG difieren acorde al alcance y el nivel de detalle en el contenido. A continuación se describe la finalidad de cada tipo de documento:

Declaracion de la Política del Sistema Integrado de Gestión: Este documento es el marco de referencia para el establecimiento y la revisión de los Objetivos del SIG. Además expresa el compromiso de ISES S.A.S. con la satisfacción de sus clientes y la gestión del medio ambiente y de la seguridad y salud en el trabajo.

Manual del Sistema Integrado de Gestión: Es el documento principal donde se muestra una visión general del SIG, se detallan las acciones definidas por la empresa para el cumplimiento de los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 “Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”, la Norma ISO 14001:2004 “Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso” y la Norma OHSAS 18001:2007 “Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos”.

Procedimientos: Este tipo de documento incluye la descripción de las características, condiciones y actividades esenciales que debe cumplir el proceso documentado.

Instructivos: Este tipo de documento contiene un conjunto de reglas de obligado cumplimiento necesarias para realizar actividades específicas de los procesos. Instructivo se entiende, pues, como una norma de mayor concreción y detalle.

Caracterización del proceso: Ficha resumen de las actividades de planeación, ejecución, verificación y control de cada uno de los procesos del Sistema



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Integrado de Gestión. Además contempla sus interrelaciones con los demás procesos.

Formatos: Son documentos del Sistema Integrado de Gestión que sirven como medio para el diligenciamiento de registros. Los registros proveen la evidencia de la conformidad de los procesos/actividades ejecutadas y del desempeño del SIG con los requisitos previamente establecidos.

Plan de gestión: Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. Los planes de gestión se elaboran siguiendo las directrices de la Norma ISO 10005:2005 “Directrices para los Planes de Calidad”.

Documentación Externa: Son los documentos que no genera la empresa pero que inciden en las actividades realizadas y son necesarios para la correcta ejecución, control y mejora de los procesos del SIG; en los procedimientos, caracterizaciones de los procesos y planes de gestión se hace referencia a estos documentos.

3.5.2 Control de los Documentos

En el documento Guía para la Elaboración de Documentos, disponible en la red interna de la empresa, se definen las pautas para la elaboracion y presentacion de los documentos generados por la empresa. En este documento se especifican los tipos de documentos generados así como los apartados que integran su contenido. Todo documento elaborado por el personal de ISES S.A.S. debe seguir las pautas indicadas en cuanto a la estructura, formato de presentación y redacción allí especificados, para garantizar la homogeneidad en la documentación del SIG.

Por su parte ISES S.A.S. en el procedimiento GM-P01 “Control de Documentos” asigna las responsabilidades para la elaboración, revisión, aprobación, identificación, distribución, control y actualización de los documentos internos y externos del SIG. Además establece los elementos para la indentificación de los documentos y el tratamiento dado a las versiones obsoletas para asegurar que los documentos empleados sean idóneos para las labores realizadas.

Las únicas copias controladas que posee el SIG se encuentran disponibles en la red interna de la empresa. El Ingeniero del SIG es el encargado de controlar la información que se encuentra en la red interna de la empresa.

Las Normas, Informes o Planos del Cliente se manejan según lo indicado en el numeral 7.5.4 Propiedad del Cliente, del presente manual. Para los documentos especificos de los proyectos se siguen las disposiciones planteadas en los planes de gestión de los mismos.



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3.5.3 Control de los Registros

En el procedimiento GM-P02 “Control de Registros” se encuentran las disposiciones para la identificación, trazabilidad, almacenamiento y protección de los mismos. Mediante el cumplimiento de lo establecido en el procedimiento, ISES S.A.S. garantiza que los registros del SIG permanecen legibles, fácilmente identificables y recuperables durante el tiempo de retención por parte de la empresa.

4 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA

4.1 COMPROMISO DE LA GERENCIA Y ENFOQUE AL CLIENTE

La Gerencia de ISES S.A.S. evidencia su compromiso con el desarrollo, implementación y mejora continua de la eficacia del SIG mediante:

La definición, establecimiento y documentación de la Política del SIG; donde asume los compromisos plasmados en la Misión y Visión de la empresa y evidencia la impor-tancia de cumplir los requisitos de calidad, respetar el medio ambiente y las normas de salud y seguridad en el trabajo.

La evaluación y aseguramiento del conocimiento y comprensión de la Política en to-dos los niveles de la empresa.

El planteamiento de los Objetivos del SIG coherentes con la Política.

La disponibilidad de los recursos (humanos, infraestructura, financieros, tecnológicos, formación), necesarios para el logro de los Objetivos y funcionamiento eficaz del SIG.

La planificación de la operativa anual de cada proceso en conjunto con los Coordina-dores de Proyectos, asignando el presupuesto correspondiente para su ejecución.

La definición de la estructura organizacional de la empresa para la prestación de los servicios.

El establecimiento del Comité del SIG, cuya principal función es la vigilancia del fun-cionamiento del SIG, para garantizar su mantenimiento y mejora continua. Las reunio-nes del Comité del SIG se realizan con una frecuencia bimensual; sin embargo cuando la Gerencia lo considere conveniente se pueden convocar reuniones extraordinarias.

El establecimiento del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, en ade-lante COPASST conformado por el personal contemplado en el Acta de Conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo vigente. La principal función del COPASST es concientizar a la Gerencia y los trabajadores sobre su responsabilidad en la promoción del desarrollo del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Tra-bajo. Las reuniones del COPASST se realizan con una frecuencia semanal. Las pautas para el establecimiento del COPASST se encuentran en el programa GM-MP02 “Sis-tema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo”.



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La revisión anual de la eficacia del SIG para establecer acciones de mejora.

ISES S.A.S. orienta su política a la consecución de los requisitos del cliente, es por esto que la Gerencia de ISES S.A.S. se compromete a identificar con precisión los requisitos del cliente y comunica a todos los niveles de la empresa la importancia de satisfacerlos.

Además asegura que la organización conozca los requisitos de uso, reglamentarios, lega-les y propios de la empresa mediante inducciones sobre los proyectos, divulgación de los respectivos planes de gestión, reuniones y comités.

En el numeral 6.2 del presente manual se detalla la metodología empleada para la deter-minación de los requisitos del cliente. Asimismo en el numeral 7.1 se especifican los as-pectos relacionados con la satisfacción del cliente.

4.2 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

La Figura 2 muestra la estructura organizacional de ISES S.A.S., allí se presenta la organi-zación jerárquica, así como las unidades que la conforman y sus interacciones entre todos los niveles. ISES S.A.S. actualiza su modelo acorde con las necesidades del negocio.



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FIGURA 2 Organigrama de ISES S.A.S.

Junta Directiva

Gerente General

Comité del SIG

Gerente Técnico

Asistente de Mercadeo y post venta

Gerente

Administrativo

Asistente

Administrativo

Auxiliar

administrativo

Auxiliar

Contable

Auxiliar de Compras y Tesorería

Auditor

Revisor Fiscal

Coordinador de

Proyecto

Coordinador de Proyecto

Coordinador de Proyecto

Contador

Recepcionista

Asesor del SIG

Auxiliar de Facturación

Grupo de trabajo

Grupo de trabajo

Grupo de trabajo

Desarrollo de

Sistemas

Desarrollo Tecnológico

Innovación y

Desarrollo

Ingeniero del SIG

Auxiliar de

prevención de riesgos

Aseo y cafetería

/Servicios Generales

Auxiliar de

soporte técnico y sistemas

ISES S.A.S. a través de la Gerencia y mediante la autorización de la Junta Directiva, esta-blece la estructura del SIG y ha delegado en el Comité del SIG el desarrollo, documenta-ción, divulgación y promoción del SIG.

La Gerencia como máxima autoridad en la gestión de la calidad, medio ambiente y segu-ridad y salud en el trabajo es responsable por:

Definir la Política y los Objetivos del SIG así como los indicadores para la medición de la eficacia de la implementación del sistema.

Incentivar a la organización para el trabajo encaminado al logro de los Objetivos del SIG.

Establecer la planeación estratégica y realizar el seguimiento al cumplimiento de las directrices planteadas.



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Velar por la implementación y mejora continua del SIG.

Entre las funciones del Ingeniero del SIG se encuentran:

Comunicar a la Gerencia sobre el desempeño del SIG y cualquier necesidad de mejora.

Comunicar a los colaboradores de ISES S.A.S. el contenido de la normativa del SIG, resaltando la importancia de su cooperación en el cumplimiento de las disposiciones allí establecidas.

Difundir y seguir el cumplimiento de la Política del SIG.

Verificar la correcta aplicación de las directrices del SIG en la ejecución de los procesos de ISES S.A.S.

Velar por la implementación y mejora continua del SIG.

Los Responsables de los Procesos y/o Coordinadores de los Proyectos a su vez deben:

Velar por el cumplimiento de la normativa del SIG de ISES S.A.S. dentro del desarrollo del proceso y por el personal a cargo.

Elaborar la documentación necesaria para la gestión del proceso a cargo siguiendo las especificaciones y directrices del SIG de ISES S.A.S.

Todos los colaboradores de ISES S.A.S. son responsables por conocer y cumplir con lo es-tipulado en los procedimientos e instructivos del SIG durante el desarrollo de sus activi-dades en ISES S.A.S.

Para cada proyecto específico se tiene un plan de gestión, en el cual se determinan las responsabilidades con respecto a la implementación y divulgación del SIG.

4.3 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

La Junta Directiva de ISES S.A.S. ha designado al Ingeniero del SIG como su representante para todo lo referente a la gestión de la calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo; confiriéndole responsabilidad y autoridad para:

Garantizar la implementación, mantenimiento y certificación del SIG acorde a los re-quisitos de las Normas ISO 9001:2008 “Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos”, la Norma ISO 14001:2004 “Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso” y la Norma OHSAS 18001:2007 “Sistemas de Gestión en Seguridad y Sa-lud Ocupacional. Requisitos”.

Realizar las revisiones del SIG y su eficacia.

Programar anualmente la ejecución de las auditorías internas a los procesos de ISES S.A.S.

Gestionar los recursos para el tratamiento de las No Conformidades.

Priorizar el tratamiento de las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora.



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Promover la difusión de los requisitos del cliente, la gestión de los riesgos para la se-guridad y la salud y aspectos ambientales, asociados a nuestros campos de acción, en todos los niveles de la organización.

4.4 POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La Política del SIG constituye el marco de referencia de ISES S.A.S. para la definición y revisión de los Objetivos del sistema, y es una pauta para la actuación de los colaborado-res de la empresa ya que mediante la inclusión de esta Política en la planificación y gestión de la organización se garantiza una respuesta eficaz y eficiente en las actividades que se desarrollan, preservando el medio ambiente y reduciendo los riesgos labores.

ISES S.A.S. toma conciencia de la importancia del desarrollo sostenible y seguro de sus actividades y servicios, por lo tanto en su política de actuación incorpora los principios de calidad, gestión del medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo para lograr una meta común.

Esta Política es comunicada a todo el personal de ISES S.A.S. a través de este Manual del SIG, carteleras, correos electrónicos y formaciones. Durante la revisión anual del SIG, se evalúa la Política para garantizar su continua adecuación a la Misión de la empresa y com-probar su vigencia.

ISES S.A.S. ha definido la siguiente Política del SIG:

En Ingeniería y Soluciones Especializadas ISES S.A.S. nos encontramos comprometidos en satisfacer las necesidades de nuestros clientes y partes interesadas, cumpliendo los requisitos especificados y entregando oportunamente los resultados de los estu-dios, consultorías, diseños, interventorías, dirección de proyectos de ingeniería y co-mercialización de productos. Para lo cual, desarrollamos nuestras actividades procu-rando la preservación y protección del medio ambiente, así como la prevención de lesiones, enfermedades laborales en cualquiera de nuestros campos de trabajo, dando estricto cumplimiento a la legislación colombiana vigente, requisitos técnicos, contractuales y demás disposiciones internacionales pertinentes.

Contamos con equipos y tecnología idónea, personal competente, infraestructura adecuada y asignación de recursos que nos asegura la mejora continua de nuestro Sistema Integrado de Gestión.

4.5 OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Satisfacer las necesidades de nuestros clientes partiendo de una correcta identificación de sus requisitos en cada uno de los contratos.

Lograr la satisfacción de nuestros accionistas, manteniendo la rentabilidad de la empresa. Asegurar la clasificación adecuada de los residuos generados en cada uno de nuestros cam-

pos de trabajo y utilizar eficientemente los recursos.



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Velar por la integridad física y mental de nuestros trabajadores, contratistas y terceros, a través de la identificación e intervención de riesgos asociados a enfermedades y accidentes laborales.

Verificar periódicamente el cumplimiento de la reglamentación legal y normatividad aplica-ble a nuestros procesos en materia de calidad, ambiente, seguridad y salud en el trabajo.

Cumplir con los planes de formación a fin de aumentar las competencias tanto técnicas como en materia de SSTA del personal para el desarrollo de los servicios ofrecidos por la organización.

Garantizar el mantenimiento y la mejora continua de nuestros procesos asegurando que los regis-tros, formatos, procedimientos y demás documentos, cumplan con lo definido en el SIG.

4.6 PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La Gerencia establece la planeación estratégica de la empresa considerando las preocu-paciones en materia de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo; además tiene en cuenta las modificaciones organizativas que influyan en los procesos. Estas es-trategias definidas son coherentes con la Política y directrices del SIG.

4.6.1 Aspectos Ambientales y de Prevención de Riesgos Laborales

ISES S.A.S. garantiza la identificación y evaluación de los aspectos ambientales y de los peligros y riesgos de seguridad relacionados con las actividades, servicios e instalaciones; mediante el establecimiento de metodologías consignadas en los procedimientos GM-P06 “Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles” y GM-P07 “Identificación y Evaluación de Aspectos e Impactos Ambientales”.

La metodología planteada es de obligatorio cumplimiento por el personal de ISES S.A.S. ya que permite cuantificar los impactos ambientes y riesgos laborales asociados al desarrollo de los procesos, establecer cuáles son significativos y requieren actuaciones para su tratamiento en busca de su reducción o eliminación.

4.6.2 Requisitos Legales y otros Requisitos

ISES S.A.S. asegura la identificación y cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y aquellos aplicables a las actividades comprendidadas en el alcance de este manual.

Para ello en el procedimiento GM-P08 “Identificación de Requisitos Legales y de otra índole” se establecen las responsabilidades y la metodología para la identificación, registro y actualización de la normatividad expedida por los organismos competentes regulatorios y las leyes, decretos, resoluciones, acuerdos, manuales y guías para contratistas, contratos etc., aplicables al proceso.



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4.6.3 Objetivos del SIG

La Gerencia determina anualmente los Objetivos y asegura su establecimiento en las funciones y los distintos niveles de la organización; estos son coherentes con la Política y pretenden el crecimiento de la empresa.

Los Responsables de los Procesos y/o Coordinadores de Proyectos promueven el logro de los objetivos en el personal a cargo.

Los Objetivos del SIG de ISES S.A.S. se encuentran en GM-M01 “Objetivos del Sistema Integrado de Gestión”, disponible en la red interna de la empresa.

4.7 REVISIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La Gerencia de ISES S.A.S. revisa anualmente su SIG, mediante lo cual se busca:

Conocer el grado de implementación del SIG.

Evaluar la eficacia del SIG para el logro de sus Objetivos.

Definir acciones de mejora para el SIG teniendo en cuenta los cambios en la organi-zación.

Establecer cambios en el SIG, incluyendo la Política y los Objetivos, para su adaptación a las necesidades de la organización.

4.8 COMUNICACIÓN

ISES S.A.S. cuenta con sistemas para recibir, documentar y dar respuesta a las comunica-ciones entre las partes interesadas (internas y externas). Dentro del esquema de comuni-cación se tiene en cuenta al personal de la empresa, las instituciones y empresas públicas y privadas, los proveedores y el público en general.

La normativa del SIG de ISES S.A.S. constituye un medio para la definición del esquema de comunicación ya que se establecen los flujos de información dentro de los procesos y sus interacciones; estos documentos se encuentran disponibles en la red interna de la em-presa para la consulta por parte del personal.

Además el personal de la empresa cuenta con los siguientes medios de comunicación: realización de reuniones, correo electrónico, tablón de anuncios, publicaciones, fax, car-tas, informes, entre otros.

Los trabajadores mediante los canales de comunicación dispuestos por la empresa pue-den realizar consultas sobre los riesgos a los cuales se encuentran expuestos, comunicar deficiencias, situaciones indeseables o susceptibles de mejora para contribuir con la me-jora continua del SIG.

Asimismo el Ingeniero del SIG y los representantes del COPASST emplean los medios de comunicación para informar al personal sobre las novedades del SIG y las medidas de



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control establecidas para disminuir la probabilidad de ocurrencia de accidentes e inciden-tes laborales.

Las comunicaciones externas de ISES S.A.S. son manejadas por cada uno de los procesos involucrados y en caso necesario se solicita la autorización de la Gerencia, con el fin de mantener control sobre la información brindada a los entes externos a la organización.

ISES S.A.S. a través de sus canales se comunica con sus clientes con el fin de brindar una atención especial y servicio completo a las solicitudes, consultas, quejas y sugerencias de los clientes.

En lo concerniente a comunicación ambiental, ISES S.A.S. comparte con las partes intere-sadas la información medioambiental de importancia solicitada y recibe la retroalimenta-ción, estableciendo un flujo de comunicación que contribuya al mejoramiento de la ges-tión medioambiental de la empresa.

En el procedimiento GM-P05 “Comunicación, Participación y Consulta”, disponible en la red interna de la empresa, se establecen las directrices a seguir para el manejo de las comunicaciones tanto a nivel interno como externo de la organización.

5 GESTIÓN DE LOS RECURSOS

La Gerencia de ISES S.A.S. es responsable por determinar y brindar los recursos necesarios (hu-manos y materiales) para la implantación, mantenimiento y mejoramiento continuo del SIG, de igual forma para aumentar la satisfacción de los clientes y preservar el medio ambiente. Del mismo modo los Responsables de los Procesos y/o Coordinadores de los Proyectos solicitan a los responsables de los procesos de soporte y a la Gerencia los recursos determinados de acuerdo a los requisitos contractuales y la planeación del proceso.

5.1 RECURSOS HUMANOS Y FORMACIÓN

Los Responsables de los Procesos y/o Coordinadores de los Proyectos, en coordinación con la Gerencia, determinan las necesidades de formación, habilidades y experiencia para los distintos cargos y brindan a cada proceso el personal calificado para desempeñar las funciones asignadas.

El personal contratado por ISES S.A.S. debe poseer la educación y competencias necesa-rias para el desarrollo de las funciones del cargo, por tal motivo el proceso de selección del personal es de vital importancia. En el procedimiento GH-P01 “Contratación y Retiro de Personal” se especifica la metodología y las responsabilidades para la realización de esta actividad.

Los Responsables de los Procesos y/o Coordinadores de los Proyectos son responsables por brindar acompañamiento e inducción al personal de nuevo ingreso, según lo expuesto en el GH-MP01 “Programa de Inducción y Reinducción”; así como del adiestramiento y la identificación de necesidades formativas. En el caso de los proyectos se debe divulgar el Plan de Gestión con cada uno de los trabajadores que forman parte del proyecto.



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Todos los trabajadores de ISES S.A.S. que mediante el desarrollo de sus actividades pue-dan afectar la calidad o seguridad de los procesos o afectar significativamente el medio ambiente, deben recibir la formación adecuada para el desarrollo de sus competencias y la correcta ejecución de sus labores.

La metodología y responsabilidades en el proceso de formación de personal se encuen-tran descritas en el procedimiento GH-P02 “Formación del Personal”.

Para ISES S.A.S. es de vital importancia que el personal comprenda la importancia del tra-bajo realizado y la manera en que contribuye al logro de los Objetivos del SIG, es por esto que el Ingeniero del SIG difunde la normativa del sistema y programa formaciones en ca-lidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales.

Dentro del proceso de implantación del SIG, ISES S.A.S. realiza un programa de sensibili-zación que comprende la introducción a los conocimientos generales de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo, así como los distintos procesos que integran el SIG de la empresa.

Esta formación se realiza para todos los niveles de la organización, con el fin de integrar a los empleados con los propósitos del SIG y lograr su compromiso con la consecución de los Objetivos del sistema. Periódicamente se refuerzan los conceptos relacionados con el SIG y se comunica al personal los cambios significativos del sistema.

5.2 INFRAESTRUCTURA

La Gerencia es responsable por:

Proporcionar los servicios generales necesarios para el desarrollo de las actividades diarias de la empresa.

Gestionar las instalaciones aptas para el desarrollo seguro y confortable de las activi-dades por parte de los empleados, así como del plan de mantenimiento a las mismas.

Planificar y establecer los sistemas informáticos y las redes de comunicación requeri-das para la ejecución de los procesos y el mantenimiento necesario para la conserva-ción de los mismos.

ISES S.A.S. cuenta con instalaciones equipadas con elementos de trabajo para la realiza-ción de las actividades como:

Tecnología e informática: La empresa, en cuanto a hardware, proporciona a cada usuario un computador e impresoras compartidas por grupos. Respecto a software cuenta con correo electrónico, bases de datos, programas para diseño asistido por computador, software especializado en ingeniería y gestión administrativa, progra-mas de hojas de cálculo y procesadores de texto.

Comunicaciones: Posee telefonía fija, teléfonos celulares, red y servidores para el ac-ceso a internet.



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Además ISES S.A.S. proporciona elementos de protección personal cuando sea necesario por el tipo de labor a desarrollar por el trabajador.

La empresa realiza mantenimiento de su infraestructura física como pintura general, ade-cuación de techos, pisos y baños.

Además se realiza mantenimiento a los equipos de cómputo e impresoras y se renuevan de acuerdo a las exigencias de la compañía. Las versiones de los programas se actualizan acorde a los requerimientos de los proyectos y se cuenta con programas antivirus.

Las actividades de mantenimiento de instalaciones y equipos se realizan de acuerdo al plan de mantenimiento establecido dentro del proceso de Servicios Administrativos.

5.3 AMBIENTE DE TRABAJO

ISES S.A.S. asegura que el ambiente de trabajo no afecte negativamente el desempeño de las actividades realizadas y en la conformidad de los procesos, proporcionando un en-torno de trabajo conforme con los requisitos de la legislación vigente.

En las sedes de la empresa, en caso necesario, se controla la temperatura y humedad empleando sistemas de aire acondicionado. Asimismo la iluminación y el espacio disponi-ble en los puestos de trabajo son suficientes para la prestación del servicio.

El personal que realice trabajos a la intemperie es dotado con elementos de protección personal y las condiciones en que realiza las labores permiten la conservación del medio ambiente y la prevención de riesgos laborales.

La compañía cuenta con un Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento de Higiene y Se-guridad Industrial, Programa de Salud Ocupacional y Medio Ambiente con el fin de mejo-rar el clima laboral, motivar al personal y cumplir con las normas legales vigentes.

6 REALIZACIÓN DE LOS PROCESOS

6.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

En el Mapa de Procesos de ISES S.A.S. (Ver Figura 1), se identifican los procesos misionales de la empresa: Consultorías y Mercadeo y Post Venta como claves para la realización del servicio.

ISES S.A.S. ha elaborado Caracterizaciones de los procesos relacionados con su actividad propia, disponibles en la red interna de la empresa, en donde se definen los indicadores para su seguimiento, análisis y mejora continua.

En la etapa de planificación se determinan:

Objeto del proceso así como el alcance de sus actividades. En caso de subcontratación se establecen los parámetros de supervisión y control.

Responsables del Proceso.



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Los registros relacionados con el proceso.

Los indicadores del proceso (meta) y la frecuencia de seguimiento.

Los aspectos a controlar y los mecanismos para ello.

Documentos internos y externos necesarios para el desarrollo del proceso.

La planificación de los procesos en ISES S.A.S. se realiza mediante la elaboración de las caracterizaciones, los procedimientos, manuales y/o instructivos donde se establece la metodología necesaria para su ejecución.

ISES S.A.S. en la planificación de sus procesos tiene en cuenta los requisitos de los clientes, reglamentarios, técnicos, legales y los determinados por la empresa; es por esto que en los planes de gestión de los proyectos se encuentran identificados dichos requisitos.

En los planes de gestión se incluyen los Objetivos del SIG del Proyecto, los procesos invo-lucrados en el desarrollo del proyecto, el personal requerido así como las jerarquías esta-blecidas, los puntos de control, la normativa, los recursos humanos y materiales necesa-rios para una ejecución eficaz del proyecto.

6.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE

6.2.1 Determinación de los Requisitos

ISES S.A.S. de acuerdo con los clientes identifica y revisa los requisitos aplicables a la realización del servicio y/o comercialización de productos con el fin de ofrecer productos y prestar servicios que respondan a las demandas y mejoren el grado de satisfacción de los clientes. Además para el Proceso de Comercialización de Productos mediante la información consignada en las especificaciones técnicas, el Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas y/o demás normativas aplicables, ISES S.A.S. determina los requisitos que deben cumplir los productos a ofrecer a los clientes.

Los requisitos contractuales, técnicos, legales y de común acuerdo con los clientes, asi como los reglamentarios, de uso y los establecidos por la empresa son consignados en el plan de gestión del proyecto, en las presentaciones de las ofertas a los clientes y/o documentos de comercialización del producto.

6.2.2 Revisión de los Requisitos Relacionados con el Producto

Previo a la presentación de la oferta, ISES S.A.S. verifica los aspectos consignados en los pliegos de condiciones y especificaciones relacionados con los requisitos del cliente, asegura que los mismos se encuentren definidos y documentados correctamente.

Cuando los requisitos no se encuentran correctamente definidos y documentados, se procede con consultas al cliente, empleando los medios de comunicación



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establecidos por la empresa (Ver numeral 6.2.3 Comunicación con el Cliente). A partir de ello, los requisitos definidos se incluyen en las propuestas y el alcance de los trabajos y se mantienen copias de los requerimientos formalizados con el cliente.

A su vez la Gerencia de ISES S.A.S. verifica que las modificaciones planteadas en los requisitos del cliente se registren y comuniquen al personal encargado de la presentación de la oferta para su inclusión como elemento contractual de obligatorio cumplimiento por la empresa.

Cuando la empresa determine que no cuenta con la capacidad suficiente para cumplir con los requisitos, evalúa la posibilidad de establecer consorcios o uniones temporales para presentar la oferta.

6.2.3 Comunicación con el Cliente

ISES S.A.S. establece y mantiene vías de comunicación eficientes con sus clientes para intercambiar información relacionada con el proyecto, consultas, contratos y retroalimentación por parte del cliente.

La Gerencia y los Coordinadores de Proyectos son responsables por la comunicación formal con los clientes e informarlos del desarrollo del proyecto, para ello programan reuniones, presentan informes periódicos y utilizan los medios de comunicación establecidos por ISES S.A.S. para la comunicación externa (Ver procedimiento GM-P05 “Comunicación, Participación y Consulta”).

6.3 DISEÑO Y DESARROLLO

6.3.1 Planificación del Diseño y Desarrollo

En ISES S.A.S. el diseño y desarrollo hacen parte del proceso de Consultorías, es por esto que la planificación se realiza siguiendo lo establecido en el numeral 6.1 Planificación de la Realización del Producto, del presente manual.

En el CO-MP01 Manual de diseño civil y electromecánico de subestaciones eléctricas, se especifican las etapas de diseño y desarrollo, sus entradas y salidas, y se establecen los responsables y mecanismos/ metodologías para la revisión, verificación y validación del diseño.

6.3.2 Elementos de Entrada para el Diseño y Desarrollo

Con anterioridad al inicio del proyecto, ISES S.A.S. determina los elementos de entrada de cada una de las etapas de diseño, entre los que se encuentran:

Criterios de diseño.

Normas o estándares de carácter nacional o internacional aplicables.



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Requisitos contractuales.

Planos, fotografías aéreas, estudios y cualquier tipo de información suministrada por el cliente.

Normativa del SIG.

Requisitos para la presentación del diseño (memorias de cálculo, planos, informes, entre otros).

6.3.3 Resultados del Diseño y Desarrollo

De acuerdo a los establecido en el CO-MP01 Manual de diseño civil y electromecánico de subestaciones eléctricas, se revisan los resultados esperados para cada etapa del diseño y desarrollo; el Responsable del Proceso verifica y aprueba cada uno de ellos para proceder con la entrega a la etapa posterior del proceso. Esta verificacion se realiza teniendo en cuenta los requisitos del producto y elementos de entrada.

El Responsable del Proceso debe asegurar que los resultados o el diseño final contenga toda la información solicitada por el cliente, acorde con el alcance definido (especificaciones y cantidades de obra, presupuesto, planos, estudios, memorias de cálculo, informes, entre otros).

Para la presentación del diseño se tiene en cuenta lo solicitado por el cliente. Es importante incluir las normas utilizadas como guía para la elaboración de los planos e informes finales.

6.3.4 Revisión del Diseño y Desarrollo

El Coordinador de Diseños y/o Líder de área realiza revisiones periodicas para garantizar la correcta ejecución y eficiacia de las actividades desarrolladas dentro del diseño y desarrollo. Durante la revisión evalúa el cumplimiento de la programación respecto a los tiempos establecidos, determina si se estan presentando o se pueden presentar dificultades, propone acciones para el ajuste y/o mejora del proceso y realiza el seguimiento a dichas acciones.

6.3.5 Verificación del Diseño y Desarrollo

El Responsable del Proceso y/o Coordinador de diseños comprueba la correspondencia entre los elementos de entrada y el resultado del diseño y desarrollo.

6.3.6 Validación del Diseño y Desarrollo

La validación del Diseño y Desarrollo en ISES S.A.S. se realiza mediante la aceptación por parte del cliente del diseño final entregado y cuando todos los comentarios por



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parte del cliente han sido atendidos por el Coordinador del Proyecto. El Acta de Finalización del Proyecto constituye el registro de la validación.

6.3.7 Control de Cambios del Diseño y Desarrollo

Los cambios presentados por solicitud del cliente y en coordinación con ISES S.A.S. son registrados mediante la comunicación establecida y actas de constancia de los nuevos requerimientos. Posterior a las nuevas solicitudes se debe realizar la revisión, verificación y validación del diseño y desarrollo de acuerdo con los numerales 6.3.4, 6.3.5 y 6.3.6 respectivamente del presente manual.

La metodología a seguir para llevar un control de las solicitudes de cambios del diseño y desarrollo es:

Determinar las consecuencias y alcance de la solicitud.

Revisar, verificar y validar los cambios previo a su implementación.

Planificar la ejecución de los cambios (asignar recursos, estimar el tiempo de ejecución, entre otros).

Ejecutar los cambios y revalidar la conformidad con lo solicitado.

6.4 COMPRAS

6.4.1 Proceso de Compras

La gestión de las compras se realiza dentro del proceso de Servicios Administrativos, siguiendo las directrices establecidas en el SA-P01 “Compras” de ISES S.A.S. Allí se establecen las actuaciones necesarias para garantizar que los bienes adquiridos por la empresa y los servicios contratados sean apropiados para su uso y la correcta ejecución de las actividades relacionadas.

En ISES S.A.S., en la medida de lo posible, se propende por la provisión de bienes y servicios que ratifiquen los compromisos ambientales, de calidad y de prevención de riesgos laborales asumidos.

Acorde al tipo de compra se establece con cada proveedor un pedido o contrato en el cual se determina el alcance de las operaciones y los servicios contratados y/o los materiales o equipos a suministrar.

6.4.2 Selección, evaluación y reevaluación de proveedores

Para aquellos proveedores considerados como de alto impacto para el SIG, puesto que mediante el suministro de bienes y/o servicios pueden:

Afectar directamente la calidad del servicio prestado por la empresa.

Contribuir con el impacto ambiental causado por la empresa.



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Incidir en los riesgos laborales a los cuales se encuentran expuestos los trabajadores.

Se lleva a cabo una selección, evaluación y reevaluación, según los criterios establecidos en el SA-P01 “Compras”.

6.4.3 Aceptación y Verificación de Materiales y Servicios

Los productos o equipos y/o los servicios contratados que puedan ocasionar alguna implicación en la calidad, la seguridad de las personas o las instalaciones o impacto ambiental significativo son verificados para comprobar su conformidad con los requisitos especificados en los documentos de compra, previo a la aceptación del producto. Esta revisión es realizada por la persona o área que realizó la solicitud de compra.

La revisión de Hardware es realizada por el área de Sistemas, ya que es necesario comprobar que los equipos adquiridos cumplen las especificaciones establecidas en la orden de compra.

El área responsable de un servicio contratado se reserva el derecho de realizar verificaciones in situ cuando lo considere conveniente. Sin embargo con esto no se exime a los proveedores de la realización de sus propios controles.

6.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO

6.5.1 Control de la Producción y de la Prestación del Servicio

Los servicios prestados por ISES S.A.S. se planifican, ejecutan y controlan según la normativa específica de los procesos misionales del SIG. Además en los planes de gestión se identifican, planifican y controlan las actividades relacionadas con la ejecución de los proyectos.

Cuando la prestación del servicio esta relacionada con un proyecto de diseño, se cumplen las directrices especificadas en el numeral 6.3 Diseño y Desarrollo del presente manual.

6.5.2 Validación de los Procesos de Prestación del Servicio

ISES S.A.S. valida sus procesos de prestación del servicio cuando los productos resultantes no puedan ser verificados mediante seguimiento y medición posterior.

Para logaralo ISES S.A.S tiene organizado sus procesos a traves de documentación que incluye caracterizaciones, procedimientos, manuales, y guías.

En los planes de gestión, cuando se definen los subprocesos del proyecto, se identifica los criterios para revisión y aprobación de los procesos incluyendo la calificación del personal que se requiere para la ejecución de los mismos.



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6.5.3 Identificación y Trazabilidad

La documentación del SIG contempla las directrices establecidas en los documentos: Guía para la Elaboración de Documentos, GM-P01 “Control de Documentos” y GM-P02 “Control de Registros”; en cuanto a su identificación y trazabilidad.

Los productos resultantes de cada proceso se pueden consultar en los registros almacenados en la red interna o fisicamente en las instalaciones de la empresa; para ello se dispone del GM-F04 “Listado Maestro de Documentos Internos” y el GM-F06 “Listado Maestro de Registros”, que guardan la información relacionada con la ubicación y mantenimiento de la documentación del SIG.

Cada proyecto tiene su archivo independiente en la red interna de la empresa, donde se conserva y organiza toda la información, permitiendo así la visualización del avance y su desarrollo. La información es organizada en carpetas que contienen los productos remitidos al cliente. El Coordinador y/o Director del Proyecto es responsable por la correcta documentación de los productos resultantes de la prestación del servicio.

6.5.4 Propiedad del Cliente

ISES S.A.S. por medio de la comunicación establecida con el cliente y siguiendo lo establecido en el procedimiento GM-P01 “Control de Documentos”, establece un control de la información suministrada por el cliente.

El Coordinador del Proyecto verifica la conformidad de la información suministrada por el cliente con los requisitos especificados ya que ISES S.A.S. no emplea información defectuosa o insuficiente en el desarrollo de los proyectos. En caso de inconformidad, se comunica al cliente para su corrección.

Los productos de propiedad del cliente se pueden mantener de manera fisica o virtual en la red interna de empresa, velando siempre por su buen estado y su confidencialidad.

Las instalaciones, equipos y demas bienes muebles que el cliente suministre a ISES para el desarrollo de contratos que se suscriban, serán considerados también como propiedad del cliente, por lo tanto ISES se compromete en mantener su buen estado.

6.5.5 Preservación del Producto

Cada Coordinador del Proyecto determina los mecanismos necesarios para la preservación y control de los productos durante su manipulación interna y en la entrega al cliente con el fin de mantener la conformidad con los requisitos. Lo anterior incluye las medidas para la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección.



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El almacenamiento, previamente mencionado, hace referencia a las copias que conserva la empresa de los productos entregados al cliente.

Cuando existen condiciones especiales para la preservación del producto acordadas con el cliente, deben ser consignadas en los planes de calidas y son de obligatorio cumplimiento por parte del personal de ISES S.A.S.

6.6 CONTROL OPERACIONAL

Las operaciones y actividades desarrolladas por ISES S.A.S. que traen asociados riesgos laborales o que generan impacto ambiental significativo requieren medidas de control para garantizar que su ejecución se realiza en las condiciones más adecuadas y el cumpli-miento de los requisitos legales aplicables.

El control operacional se realiza mediante la aplicación de lo dispuesto en los procedi-mientos GM-P10 “Control Operacional Ambiental”, GM-P06 “Identificación de Peligros, Valoración de Riesgos y Determinación de Controles” y el GM-MP03 “Programa de Ma-nejo Ambiental”.

6.7 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

En el GM-MP04 “Plan de Emergencias” se establecen la metodología y responsabilidades relacionadas con la gestión de las situaciones de emergencia que se puedan presentar. Asimismo se identifican las posibles características de las situaciones de emergencia, las medidas a seguir para prevenir su aparición y responder a las mismas en caso de ocurren-cia.

Mediante la aplicación de este procedimiento, ISES S.A.S. procura prevenir y reducir el impacto ambiental o el posible daño al personal y las instalaciones relacionados con la aparición de accidentes o situaciones de emergencia.

Con el fin de comprobar la efectividad de las medidas definidas por ISES S.A.S. se realizan inspecciones de las instalaciones y simulacros; una vez realizados, el Ingeniero del SIG presenta un informe con las conclusiones obtenidas y las medidas correctivas a imple-mentar.

6.8 EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

En los planes de gestión se identifican y controlan los equipos empleados para las activi-dades de seguimiento y medición de las etapas de desarrollo de cada proyecto específico. El Coordinador del Proyecto es responsable por el control de los equipos de seguimiento y medición.

El control realizado consiste en el establecimiento de las condiciones adecuadas para el mantenimiento, almacenamiento, manipulación y calibración, con el fin de garantizar la veracidad de las mediciones y el cumplimiento de los requisitos de calidad del servicio prestado por ISES S.A.S.



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7 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

7.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

ISES S.A.S. está comprometida con la satisfacción de sus clientes, por esto presta especial atención a toda la información que ellos generan referente a la evaluación que hacen de sus servicios. Por tal motivo, se analizan las calificaciones que los clientes emiten dentro de su sistema de gestión, con el fin de ser la materia prima para la mejora de los procesos internos y aumento de la satisfacción.

Adicionalmente se realizan encuestas sobre la prestación del servicio, las cuales son ges-tionadas por el ingeniero del SIG, estas encuestas se realizan semestralmente o al termi-nar el proyecto, usando el formato GM-F22 Encuesta de Satisfacción de Clientes.

7.2 AUDITORÍA INTERNA

ISES S.A.S. realiza auditorías internas a sus procesos y a la documentación del SIG de ma-nera periódica con el fin de verificar la correcta ejecución y conformidad de las actividades y resultados del SIG con la planificación y disposiciones del SIG contenidas en su norma-tiva. Asimismo se asegura que el sistema se encuentre implementado y sea eficaz.

La metodología y directrices a seguir para la planificación, programación y ejecución de las auditorías internas de la empresa se encuentran consignadas en el procedimiento GM-P04 “Auditorías”.

Anualmente se establece un Programa de Auditorías que es comunicado a la organización.

7.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

ISES S.A.S. mediante el análisis de los indicadores realiza el seguimiento de sus procesos; los indicadores cuantifican las principales características de las actividades que puedan ocasionar un impacto sobre la calidad, el medio ambiente o la prevención de riesgos la-borales.

El seguimiento a los indicadores permite verificar que los procesos se ejecuten bajo con-diciones controladas y detectar cuando el proceso se encuentra fuera de sus límites de funcionamiento o se presentan condiciones y actos inseguros, de manera que podamos asegurar la conformidad del producto y/o servicio y el grado de cumplimiento de los ob-jetivos en materia de protección del medio ambiente y la prevención de lesiones y enfer-medades laborales. Una vez identificada la necesidad de actuación se procede con el es-tablecimiento de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora, siguiendo lo estable-cido en el numeral 7.5 Acciones Correctivas y Preventivas del presente manual.

Los indicadores relacionados con cada uno de los procesos se especifican en las Fichas de Caracterización.



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7.4 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y NO CONFORMIDADES

Los incidentes evidencian un incumplimiento en las directrices de seguridad y controles a los impactos ambientales planteados en el SIG, ante esto ISES S.A.S. establece medidas de actuación para la minimización de sus consecuencias y el análisis de sus causas para evitar su repetición.

Las no conformidades y productos no conformes revelan fallas en la ejecución de los pro-cesos y con el fin de restablecer la conformidad es necesario analizar las causas y estable-cer acciones correctivas, preventivas y/o de mejora.

En los procedimientos GM-P03 “Acciones Correctivas, Preventivas y/o de Mejora”, GM-P09 “Control de Producto No Conforme” y GM-P011 “Investigación de Incidentes” se es-tablecen las directrices a seguir para la identificación e investigación de las causas de loa accidentes, incidentes, y el tratamiento de las no conformidades y productos no confor-mes.

7.5 ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Mediante el procedimiento GM-P03 “Acciones Preventivas, Correctivas y/o de Mejora”, ISES S.A.S. establece la metodología para la implantación y gestión de las acciones rela-cionadas con la reducción, prevención y/o eliminación de las causas que originan los inci-dentes tanto laborales como ambientales y las no conformidades detectadas durante la ejecución de los procesos del SIG.

7.6 MEJORA CONTINUA

La Gerencia es responsable por la priorización de las oportunidades de mejora detectadas en la medición, seguimiento y análisis de los procesos, a su vez de la aprobación y planifi-cación de los planes de mejora.

Para cada acción de mejora se define un alcance y se establecen los responsables de su ejecución, que en algunos casos puede incluir equipos multidisciplinares. La Gerencia pro-porciona los recursos necesarios para la ejecución de los planes de mejora con el fin de disponer de las herramientas, conocimientos y metodologías necesarias para el análisis y mejora de los procesos del SIG.

Manual de Sistema Integrado de Gestión

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