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Manual de uso del

programa

informático Esta Manual se realiza al amparo de la convocatoria de acciones intersectoriales 2017 de la Fundación Estatal para la Prevención de Riesgos Laborales FSP, en el marco del proyecto EI 2017-0003, Herramientas para la prevención de riesgos psicosociales en Pymes. Es una actualización del realizado por ISTAS-CCOO en el marco de la acción DI-0002/2013 “Servicio de asesoramiento, asistencia técnica y orientación formativa para la prevención de riesgos laborales”, con la financiación de la Fundación para la Prevención de Riesgos Laborales (FPRL). El contenido es responsabilidad exclusiva de la entidad ejecutante y no refleja necesariamente la opinión de la Fundación Estatal para la Prevención de Riesgos Laborales.

Manual programa informático

INSTRUMENTO DE DOMINIO PÚBLICO EN LOS TERMINOS ESPECIFICADOS EN LA LICENCIA DE USO.

PROHIBIDO SU USO COMERCIAL Y CUALQUIER MODIFICACIÓN NO AUTORIZADA. 2

Autoría: Instituto Sindical de Trabajo, Ambiente y Salud (ISTAS)-CCOO 2ª edición: abril 2019 Edita: Instituto Sindical de Trabajo, Ambiente y Salud (ISTAS)-CCOO




Índice

El Programa informático 4

Guía de instalación 5

Guía de uso 7

EMPRESAS 7

Nuevo fichero 7

Abrir fichero 7

Configurar empresa 7

Configurar empresa. 7

Proceso de intervención. 7

Configurar cuestionario y base de datos. 8

GESTIÓN DE DATOS 11

Introducción por respuestas 11

Introducción por códigos 11

Exportar datos 12

Importar datos 13

RESULTADOS 14

Cálculos 14

Informe preliminar 14

Resultados adicionales 14

Resultados cruzados. 15

Puntuaciones. 15

Salud y satisfacción. 15

RECURSOS 16

Materiales 16

Actualizaciones 16

AYUDA 17

Faq 17

Consejos 17

Acerca de 17




El Programa informático Es la herramienta informática para el uso de la versión media de la metodología y sirve para:

Configurar el cuestionario (versión en pdf y on line) adaptado a la realidad de la organización objeto de la evaluación,

Informatizar y analizar los datos

Generar el Informe preliminar para la evaluación y prevención de los riesgos psicosociales,

Aportar información adicional, si así lo requiere el grupo de trabajo, en la fase de interpretación de resultados del informe preliminar para la evaluación.

Esta versión de la metodología está preparada para evaluar empresas con una

plantilla igual o superior a 25 personas. Puesto que la metodología considera una

tasa de respuesta aceptable a partir del 60% de la plantilla, deberán introducirse

como mínimo, los resultados de 15 cuestionarios para que en la fase de realizar

cálculos, la aplicación funcione correctamente y genere el informe preliminar.

Una de las novedades de CoPsoQ-istas21 V3, es que permite generar el

cuestionario on-line. Encontrarás las explicaciones, sobre cómo generarlo, en el

apartado Generar cuestionario del menú “configurar cuestionario y base de datos”; y

cómo introducir los datos de los cuestionarios en la aplicación, en el apartado

“importar datos”.




Guía de instalación El fichero de instalación y todos los materiales necesarios para la correcta aplicación de la

metodología CoPsoQ-istas21, están disponibles (de forma gratuita) en la web

http://copsoq.istas21.net/.

Tras la aceptación de las condiciones de la licencia de uso y haber rellenado el formulario, se

recibirá automáticamente un correo con el enlace para proceder a la descarga de la aplicación.

Si no se recibe pasados unos minutos, revise la carpeta de spam de su correo (puede que su

gestor de correo lo haya filtrado). En caso de que tampoco esté en esta carpeta se debe

contactar por correo electrónico dirigido a la dirección [email protected], explicando lo

sucedido. En el plazo máximo de 72 horas, se recibirá un enlace de descarga personalizado.

Una vez recibido el correo con el enlace, debemos seguir las instrucciones indicadas en el

contenido del mismo, para descargar el software. Nos aparecerá una ventana, indicando que

se está descargando el software istas21. Realizada la descarga, a pie de ventana nos parece el

nombre del programa, desde este momento podemos, o bien ejecutarlo directamente o bien,

clicando sobre la flecha aparece la opción Mostrar en carpeta, para copiar y guardar en el lugar

deseado.

Al intentar ejecutar el programa, nos aparecerá una ventana pidiéndonos confirmación para

ejecutar el software, ya que no puede comprobar el fabricante.

Para continuar, clicaremos en Ejecutar.

A partir de este momento, se suceden una serie de ventanas que nos piden confirmación para

instalar la aplicación. En una de ellas se nos piden indicaciones para ubicarla donde le

indiquemos.

Por último aparecerá una ventana que confirma que el proceso de instalación se ha realizado

correctamente y se nos pide una confirmación para que el proceso de instalación finalice. Hay

que seleccionar “Finalizar”.

Una vez completado el proceso de instalación, se puede acceder al programa a través del

menú Inicio, ya que el proceso de instalación ha creado en el menú principal un acceso directo

al programa (si se accede muy a menudo al programa también podemos crear un acceso

directo al escritorio de nuestro ordenador, mediante el botón derecho del ratón).

http://copsoq.istas21.net/

mailto:[email protected]




ACTUALIZACIONES AUTOMÁTICAS

Tras la instalación inicial, cada vez que arranquemos la aplicación, si el ordenador donde está

instalado tiene conexión a internet, detectará automáticamente si se han publicado nuevas

actualizaciones.

En el caso de que haya nuevas actualizaciones para instalar, al arrancar la aplicación, nos

mostrará un cuadro de diálogo para indicar si queremos instalar la nueva actualización. Al

seleccionar la opción SI, nos aparecerá una ventana en la que se muestra información sobre la

versión instalada, la nueva versión y los cambios que suponen esta actualización.

Las actualizaciones (también llamadas versiones en el programa) son correcciones o pequeños

cambios que mejoran el uso del programa informático.

La instalación de una nueva versión no generará ninguna pérdida de la información que se haya generado previamente en el Programa informático y se haya guardado en los ficheros I21.

Descargamos pulsando el botón Descargar e instalar nueva versión.

Este proceso tardará unos segundos y finalmente, nos pedirá que ejecutemos el software. Hay

que seleccionar la opción Ejecutar.

Una vez finalizado el proceso, ya podemos utilizar la última versión del programa CoPsoQ-

istas21.

La siguiente vez que se arranque el programa, la aplicación nos mostrará un listado con los

cambios que incorpora la nueva versión.




Guía de uso

Las Diversas utilidades que ofrece el programa informático, se dirigen desde el menú de

contenidos del margen izquierdo, que está visible y accesible durante el uso del programa.

EMPRESAS

Nuevo fichero

La primera vez que se utiliza el programa o cada vez que se quiera crear un fichero i21 con los

datos de una nueva empresa será necesario utilizar la opción “Nuevo fichero”.

Al utilizar esta opción, aparecerá una pantalla emergente que nos permitirá, por un lado,

nombrar el archivo y por otro lado, ubicarlo en el lugar que se decida, en el PC.

Una vez guardado el nuevo fichero con el nombre identificativo, aparecerá la pantalla

“Configurar Empresa”.

Abrir fichero

Se deberá utilizar esta opción del menú, cada vez que queramos acceder a un fichero ya

existente, ya sea porque se ha creado anteriormente, o porque se trate del fichero de prueba

que podemos descargarnos de la web del CoPsoQ.

Puedes descargar el fichero de prueba que ofrece la metodología y que encontrarás en la

pestaña recursos de la web, sección “Interpretar los resultados y acordar medidas

preventivas”.

Configurar empresa

Esta sección de la aplicación se divide en tres bloques de información

Configurar empresa. Cumplimentaremos esta pantalla con los datos de la empresa

sobre la que se va a realizar la evaluación de riesgos psicosociales.

Proceso de intervención. En esta opción del menú del programa se deben incluir los

aspectos más relevantes sobre el proceso de intervención para que puedan quedar

reflejados en los respectivos apartados del cuestionario y del Informe.

No se podrá generar el cuestionario hasta que no se complete la

información de los diferentes apartados del proceso de intervención.




Configurar cuestionario y base de datos. En esta opción del menú del programa se

configuran las preguntas del cuestionario que la metodología utiliza como unidades de

análisis, para las que luego ofrecerá información de exposición a las dimensiones

psicosociales que identifica y mide.

Para ello, antes de introducir la información solicitada por la aplicación, el grupo de

trabajo (GT) tendrá que haber pactado todos los aspectos configurables tal y como se

explica en el manual del método CoPsoQ-istas21. Deberá tener presente los anexos del

manual del método y haber leído el capítulo del manual de método “Preparar y

realizar el trabajo de campo.

Recuerde guardar datos tras hacer modificaciones o introducir

nueva información. Utilice para ellos las opciones que ofrece cada

pantalla del programa, ya sea a través del icono o de la opción escrita en

pantalla.

Indicaciones. En primer lugar, aparece la pantalla con las indicaciones sobre

cómo configurar las diferentes preguntas y las consecuencias posibles si no se

siguen las indicaciones realizadas; y posteriormente las diferentes pantallas

donde se configura cada una de las preguntas, por separado.

Sociodemográficos. En esta pantalla de la aplicación se configuran las

preguntas sobre sexo y edad. La única modificación que puede realizarse en

ambas preguntas, es suprimirlas. Si se suprimen no se podrá calcular la

información de exposición diferenciada por sexo y edad, ni la información

adicional para planes y medidas de igualdad.

Departamentos y puestos. La configuración de las opciones de respuesta a

estas preguntas, deberá realizarse teniendo en cuenta los criterios de

definición establecidos en el manual de la metodología.

Es imprescindible introducir la información sobre departamentos y puestos,

para generar el cuestionario y la información sobre plantilla, para poder

calcular la tasa de respuesta por departamento y puesto y generar el informe

preliminar.

Antigüedad, relación laboral y horario. La modificación de las opciones de

respuesta de estas preguntas, deben realizarse siguiendo las instrucciones del

manual del método.

En estas preguntas se pueden modificar, eliminar o añadir, opciones de

respuesta que aparecen por defecto, según se explica en las respectivas

pestañas y en el manual de la metodología.




La información sobre plantilla es necesaria para que el programa calcule la tasa

de respuesta.

Para eliminar, modificar o añadir las opciones de respuesta debemos utilizar las opciones que aparecen en pantalla y que se corresponden con el cuadro de la derecha

Crear un nuevo ítem

Eliminar un ítem seleccionado

Cargar los Ítems por defecto

Eliminar todos los ítems existentes

Guardar datos

Generar cuestionario. Una vez cumplimentados todos los campos de las

pestañas “Proceso de intervención” y “Configuración del cuestionario y base

de datos” aparecerá habilitada la opción de “Generar Cuestionario”.

CoPsoQ-istas21 v3 permite distribuir el cuestionario en papel mediante un

fichero PDF o mediante un cuestionario on-line anónimo. La persona usuaria

del programa, puede elegir una de las dos opciones, o ambas.

CUESTINARIO EN PAPEL.

Una vez seleccionada la opción “generar fichero PDF”, aparecerá una ventana en la

que se nos pregunta dónde queremos guardar el cuestionario. Después de elegir la

ubicación deseada, hay que pulsar seleccionar la opción “Guardar”.

Para acceder al cuestionario adaptado con los datos proporcionados en la

configuración, se deberá acceder a la carpeta donde se ha seleccionado su ubicación.

Una vez generado el cuestionario en formato PDF, ya no se puede

modificar. Si hay algún cambio de información posterior a editar el

cuestionario, no lo podemos hacer en el documento PDF. Hay que volver a la

aplicación y modificar el cuestionario, cambiar lo que se haya decidido y

volver a generarlo.




CUESTINARIO ON LINE.

El cuestionario on-line se ha generado a partir de la configuración del cuestionario en

el programa. A partir de este momento, lo que se puede hacer con él es:

Ir a la encuesta on-line: esta opción permite revisar la encuesta on-line creada,

antes de distribuirla. Si observamos que existe algún error, o queremos hacer

algún cambio, deberemos retroceder a la pantalla de la aplicación que

proceda para modificar lo que queramos.

Eliminar cuestionario: nos permite eliminar la estructura de cuestionario

creado. Esta opción sólo debe utilizarse si no se ha distribuido el enlace,

porque al eliminar cuestionario, como indica la pantalla que aparece en la

aplicación, “SE ELIMINARÁN TODAS LAS RESPUESTAS QUE HAYAN SIDO

DESCARGADAS”.

Copiar enlace: nos permite copiar el enlace donde está ubilicado el

cuestionario on-line, para su posterior distribución. Al seleccionar la opción

“copiar enlace”, el enlace se copia en el portapapeles, posteriormente se

deberá ubicar el enlace, pegándolo en el lugar desde donde se quiera

distribuir.

El trabajador o la trabajadora puede recibir o acceder al enlace para rellenar el

cuestionario on-line, según la forma que se haya decidido en el grupo de trabajo,

salvaguardando siempre el anonimato de la persona que rellena el cuestionario y la

confidencialidad de la información que se deposite en él.

Directamente al entrar en el enlace, se le mostrará la pantalla de bienvenida e

instrucciones para rellenar el cuestionario.

Solamente podrán acceder al cuestionario las personas entre las que se

ha distribuido el enlace (a través de los canales y formas decididas por el

grupo de trabajo y seleccionadas en la pantalla, proceso de intervención)

El servidor externo a la empresa usuaria donde se ubica la información

de los cuestionarios contestados, garantiza el anonimato y la confidencialidad

de la misma y devuelve, una vez finalizado el plazo para rellenar los

cuestionarios, un fichero que contiene los datos de todos los cuestionarios,

rellenados que deberá tratarse según se explica en el apartado IMPORTACIÓN

de este manual.




GESTIÓN DE DATOS

La persona o personas que realicen la gestión de datos en el programa informático, deberán

tener en cuenta, por un lado, el contenido de este manual, en especial lo establecido en este

apartado, por otro lado, lo establecido en el manual de la metodología, en lo referente a la

confidencialidad de la información, así como lo decidido por el grupo de trabajo.

La introducción de la información de los cuestionarios, en el programa informático puede

realizarse de diversas formas, según se explica a continuación.

Si el grupo de trabajo ha decidido introducir los datos de los

cuestionarios en un programa externo, para importarlos posteriormente al

programa, deberá empezar por realizar la función de exportación de la base

de datos creada.

Introducción por respuestas

Esta opción permite elegir del desplegable que aparece en pantalla, la respuesta elegida por el

trabajador o la trabajadora.

En la pantalla nos podemos encontrar las siguientes utilidades:

Para introducir la información de los cuestionarios seleccionando las respuestas, se debe utilizar las opciones que aparecen en pantalla y que se corresponden con el cuadro de la derecha

Ir al primer cuestionario

Cuestionario anterior

Cuestionario siguiente

Ir al último cuestionario

Nuevo cuestionario

Eliminar cuestionario

Guardar datos

Si el trabajador o la trabajadora no ha respondido alguna pregunta, hay que seleccionar la

opción “No contesta”, que está configurada en la base de datos pero no en el cuestionario.

Introducción por códigos

Esta opción permite introducir el resultado de los cuestionarios de forma numérica, de manera

similar como se haría en una hoja de cálculo. Para esto hay que conocer las codificaciones de

cada pregunta.




Las opciones de respuestas disponibles son las mismas que en el cuestionario generado (las

adaptadas y las que no se pueden modificar).

No contesta. El código correspondiente cuando en un cuestionario no se ha contestado a una

pregunta es “-99”.

Para introducir los datos de los cuestionarios por códigos, se pueden utilizar las opciones que aparecen en pantalla y que se corresponden con el cuadro de la derecha

Nuevo ítem

Eliminar ítems seleccionados

Cargar Ítems por defecto

Eliminar todos los ítems

Guardar datos

Exportar datos

La exportación de la base de datos puede ser útil por dos motivos diferentes:

Base de datos vacía, cuando se quiera introducir los datos de los cuestionarios en un

programa externo a la aplicación para luego importar el fichero completado con los

datos de los cuestionarios.

Base de datos completada con los datos de los cuestionarios. Para recoger los datos

que tenemos almacenados en la aplicación y crear un archivo que contiene esos datos

en formato .csv.

¿Cómo exportar la base de datos?

Desde la aplicación disponemos de la opción exportar datos en el menú de la izquierda. Si se

utiliza esta funcionalidad aparece en pantalla la opción de “Exportar respuestas en formato

csv”. Hay que seleccionar la ubicación donde se quiere guardar y nombrar el fichero, y pulsar la

opción Guardar. Una barra de progreso nos indica el proceso de exportación.

Finalizada la exportación, si se trata de un fichero que incluye los datos de los cuestionarios, en

pantalla nos aparecerá información sobre el número de cuestionarios leídos y exportados. El

fichero de datos se encontrará en la ubicación elegida.




Importar datos

Desde esta opción, la aplicación permite importar datos en formato CSV, o desde el

cuestionario on line:

Ficheros CSV. La propia base de datos que se exportó y ahora está completada con la

información de los cuestionarios.

Cuestionario on line.

¿Cómo importar base de datos?

ELIMINAR DATOS DE CUESTIONARIOS EXISTENTES. La primera opción que ofrece la

pantalla de importación de datos, es la de eliminar datos de cuestionarios existentes.

Esta utilidad sólo tiene sentido cuando se quiera eliminar los datos ya introducidos y

volver a importar todos los datos, suprimiendo los previamente introducidos.

IMPORTAR DATOS DE CUESTIONARIOS ON LINE. Utilizar la opción “descargar

respuestas de cuestionarios on line”. Esta opción sólo podrá utilizarse una vez haya

finalizado el plazo para rellenar los cuestionarios on line.

IMPORTAR RESPUESTAS EN FORMATO CSV. Al seleccionar esta opción, se abrirá un

cuadro de diálogo para localizar donde se haya ubicado, el archivo CSV con los datos

de los cuestionarios. Se debe seleccionar el archivo y utilizar la opción “abrir”.

REQUERIMIENTOS DEL FICHERO CSV:

Este apartado describe el formato que debe tener el fichero final que se quiera importar de

nuevo al programa. Por ello es importante que junto a los cuestionarios, este capítulo se haga

llegar a las personas que introduzcan los datos.

IMPORTANTE. El fichero a importar debe preservar la misma estructura

que la del fichero exportado de la propia aplicación, si no cumple con este

requisito no funcionará la importación y no se podrá realizar el análisis de

datos.

Pasos a seguir para que la importación funcione correctamente:

Una vez generado el cuestionario se exporta la base de datos

Al pasar los datos de los cuestionarios al fichero, se deben tener en cuenta los códigos

de las respuestas. Estos códigos no son siempre los mismos, varían según la

adaptación de la empresa/organización cuando se genera el cuestionario. En todo

caso, el criterio es usar los códigos del cuestionario generado por el programa del

método COPSOQ ISTAS21 para el caso objeto de estudio

Código -99 para las preguntas no respondidas




RESULTADOS

Una vez que se han informatizado las respuestas de todos los cuestionarios recogidos en la

empresa/organización o se ha realizado con éxito la importación de datos, desde un fichero

externo o de los cuestionarios on line, el programa ya puede realizar los cálculos. También

deberemos realizar este paso siempre que se introduzcan nuevos cuestionarios, ya que estos

datos van a afectar a los resultados.

Cálculos

Para ello es necesario utilizar la opción Cálculos. En primer lugar hay que actualizar los

cálculos, para que incorporen los datos de todos los cuestionarios introducidos. Una vez

realizado este paso, aparecerá una pantalla con la información sobre los cálculos realizados.

En el caso en el que hubiera algún dato erróneo, aparece un mensaje indicando dónde se

encuentra dicho error.

Informe preliminar

Una vez los cálculos hayan finalizado con éxito, ya podemos realizar el siguiente paso que es la

generación del Informe Preliminar. La aplicación genera automáticamente un documento en

formato pdf con el resultado de los cálculos. Este informe ordena toda la información

necesaria (gráficos, tablas, …etc.) para que el Grupo de trabajo pueda discutir los resultados.

La generación del informe se consigue pulsando sobre el botón Generar Informe. Previamente

a generar el fichero, se deberá introducir información sobre quién genera el informe y la fecha.

Este proceso puede tardar unos minutos, pero mientras se realiza, va apareciendo en pantalla

su progreso. Cuando haya finalizado, aparecerá una ventana en la que la aplicación nos

preguntará donde queremos guardar dicho informe.

Por último, podemos visualizar el informe, que es el resultado de todo el proceso realizado

hasta ahora. En dicho informe aparecen los gráficos y tablas de las 20 dimensiones de riesgos

psicosociales para el conjunto de la empresa y para 3 unidades de análisis que siempre son

puesto de trabajo, sexo (si no se ha suprimido la pregunta) y departamento.

Resultados adicionales

En la fase de discusión de resultados, sí así se decide, se puede obtener información (en forma

de tablas y gráficos) sobre las otras 4 unidades de análisis (edad, relación laboral, antigüedad u

horario) que NO se han incluido en el informe preliminar, para anexarlos a él.

En cuanto a los resultados de dimensiones psicosociales, todas, para esas cuatro unidades de

análisis y también apoyo social de superiores y calidad de liderazgo por departamento, porque

no salen en el informe preliminar de evaluación, para asegurar el anonimato en los resultados.

La información que ofrece el programa está distribuida en tres bloques de información

diferentes




Resultados cruzados.

En esta pestaña se accede a dos tipos de desplegables. En el desplegable de la

izquierda se selecciona la unidad de análisis que se desea analizar. En el desplegable de

la derecha la dimensión psicosocial, para la que se desean obtener los resultados.

Después hay que seleccionar la opción de pantalla “Calcula”, que está a la derecha del

desplegable de dimensión.

La información a la que se puede acceder a través de esta pestaña de la aplicación

incluye el cruce de resultados entre las dimensiones y las unidades de análisis que no

contenga el informe preliminar de evaluación.

Puntuaciones.

Se muestra una tabla de donde se reflejan los intervalos de puntuación en base a los

que se calculan las prevalencias de exposición (verde, amarillo, rojo) para cada una de

las 21 dimensiones. También muestra el porcentaje de población de la empresa en

cada intervalo de puntuación.

Salud y satisfacción.

Salud general / Salud mental/ Satisfacción /Valores de Referencia.

La información sobre las dimensiones de salud general, salud mental y satisfacción, se

suministra en forma de distribución de frecuencias para la unidad de análisis mayor y

estratificada por sexo y grupos de edad. Las tablas resultantes se pueden comparar,

con las de distribución de frecuencias para la población de referencia que podemos

encontrar en la última pestaña: Valores de referencia.

Para interpretar estos datos debemos consultar el epígrafe “Dimensiones de salud,

estrés y satisfacción” en el manual del método.




RECURSOS

En este apartado de la aplicación se puede acceder, a la información sobre los materiales de

apoyo con que cuenta la metodología, a través de la web del método; así como a la

información sobre las sucesivas actualizaciones del programa informático que sirve de apoyo a

la versión media, indicando la fecha de la actualización y el contenido de la misma.

Materiales

Desde esta opción de menú directamente se accede a la pestaña de recursos de la web de la

metodología, desde la cual se puede acceder a todos los recursos divididos en función de la

fase del proceso de intervención que prevé la metodología, además de las otras pestañas

principales de la web.

Asimismo se puede acceder al vídeo tutorial explicativo de las principales características y de

las posibilidades de uso de la propia metodología.

Actualizaciones

Desde aquí se puede acceder a actualizaciones del programa y comprobar qué cambios ha ido

incluyendo la herramienta. Incluye además información sobre la fecha en que se ha realizado

y la versión, diferenciada para sistema operativo Windows o Mac.




AYUDA

En este apartado, encontramos aspectos auxiliares del programa, que nos pueden ayudar a

entender su funcionamiento.

Faq

En esta sección se puede acceder a la pestaña sobre “Dudas Frecuentes” de la web de la

metodología. Allí se puede encontrar la respuesta a las preguntas que de forma más habitual

realizan las personas usuarias del programa.

Consejos

En esta sección se puede encontrar información útil sobre cómo utilizar de forma correcta la

aplicación.

Acerca de

Se detalla información sobre la versión instalada, así como del equipo de desarrollo

informático y diseño gráfico de la aplicación.

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