Manual de uso plataforma web valida registros de vacunas...

Manual de uso plataforma web valida registros de vacunas RNI

DEIS - PNI - Ministerio de Salud, Gobierno de Chile

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Manual de uso

plataforma web valida

registros de vacunas

RNI Noviembre 2017



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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................... 3

DESCRIPCIÓN DE LA PLATAFORMA WEB ........................................................................................ 4

I. Acceso ............................................................................................................................. 4

II. Inicio: Selección de errores por año ..................................................................................... 5

III. Listado de errores de registro ............................................................................................. 6

IV. Corregir o Confirmar registros ........................................................................................... 10

ORIENTACIONES PARA EL PROCESO DE VALIDACIÓN ................................................................... 11

V. Monitoreo SEREMI/Servicio de Salud .................................................................................. 11

VI. Validación de registros en los vacunatorios ......................................................................... 12



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INTRODUCCIÓN

En el contexto del rol que tiene el Departamento de Estadística de información de Salud (DEIS) de

generar estadísticas oficiales con información pertinente y confiable, asegurando el nivel de calidad de

los datos, se han elaborado distintas herramientas automatizadas que forman parte del proceso de

validación y cierre de bases de datos anuales para los registros de vacunas.

Por consiguiente, el DEIS cumple la función de monitorear la calidad de los datos de vacunas,

manteniendo la coordinación con el Departamento de Inmunizaciones, dado que existe el interés en

común de contar con información de calidad para la toma de decisiones, considerando que el registro de

una vacuna administrada o no administrada forma parte de los “seis correctos” de los estándares de

calidad y seguridad de vacunación establecido por el Programa de Inmunizaciones.

En este contexto, se realiza un trabajo conjunto entre ambos departamentos para elaborar las reglas

técnicas de validación de datos, para colocar a disposición los posibles errores de registro a la red

nacional de estadísticos y encargados de inmunizaciones, a fin de recibir la retroalimentación del nivel

local y que se pueda gestionar las respectivas correcciones o confirmaciones de registros provenientes

de los establecimientos de salud.

El presente manual, tiene como finalidad describir las funcionalidades que tiene la Plataforma de

Validación de datos y cómo se utilizan, además de orientar a los usuarios cómo efectuar la operación de

revisión y corrección de registros.

Alcanzar un buen nivel de calidad de los datos es fundamental para obtener mayor precisión en las

coberturas de inmunización, así mismo representar lo más fidedignamente posible el evento de

vacunación.

Es importante destacar que esta plataforma fue construida para la transmisión de datos sensibles en

forma segura, cumpliendo con las Políticas de Seguridad de la Información del Ministerio de Salud.



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DESCRIPCIÓN DE LA PLATAFORMA WEB

I. Acceso

El modo para ingresar a la plataforma web es a través de la dirección

http://intradeis.deis.cl/ValidadorRNI con nombre de usuario y contraseña (ver imagen Nº1), la cual será

proporcionada por el DEIS vía correo electrónico a cada referente estadístico de SEREMI y Servicio de

Salud.

Cada referente estadístico deberá coordinar la entrega de credenciales de acceso tanto a las referentes

PNI de su nivel como a cada vacunatorio del establecimiento que pertenece a su jurisdicción.

Imagen Nº 1

Una vez que el usuario accede a la plataforma, se le solicitará en forma automática cambiar su

contraseña. (Políticas de Seguridad de la información MINSAL)

Imagen Nº 2

http://intradeis.deis.cl/ValidadorRNI



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Perfil de usuario

Existen dos tipos de perfil según el nivel administrativo donde se ubica el usuario:

1. Nivel Intermedio SEREMI: puede visualizar el avance de las correcciones o confirmaciones de los registros de

todos los establecimientos de su región (público o privado) que están disponibles en la plataforma.

Servicio de Salud: puede visualizar el avance de las correcciones o confirmaciones de los registros de solo los establecimientos bajo su jurisdicción (públicos) que están disponibles en la plataforma.

2. Nivel Local

Establecimiento: puede visualizar y modificar cada uno de los registros que le

corresponde como vacunatorio que están disponibles en la plataforma.

II. Inicio: Selección de errores por año En esta sección el usuario puede seleccionar el año de registros con error que se encuentran disponibles

para revisión. Además, puede “Cerrar Sesión” y “Modificar Contraseña” cuando lo estime necesario.

Imagen Nº 3



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III. Listado de errores de registro En esta sección el usuario puede visualizar una lista resumida de los registros con errores detectados,

según el criterio de validación definido por DEIS y PNI (ver Anexo Nº1), los datos del registros de la

vacuna y el estado en que se encuentra el registro. Ver imagen Nº4.

Imagen Nº 4

Filtros de búsqueda

En la parte superior izquierda de la tabla que muestra la lista de los registros con errores, se ubican los filtros de búsqueda que facilitan la visualización del listado y la exportación de los datos.

Los filtros que se presentan en pantalla variaran según el perfil del usuario que ingresa a la plataforma, los cuales se detallan a continuación:

Perfil de SEREMI:

Imagen Nº 5

Criterio Error: este filtro muestra la lista enumerada de los 201 criterios de validación aplicados en el

proceso de revisión de la calidad de los datos y puede ser visualizado para cualquier perfil de usuario.

Servicio/SEREMI: este filtro se muestra solo para el perfil de SEREMI, el cual está asociado al rol de que ejerce el referente estadístico para la revisión de datos, donde éste puede seleccionar su propia entidad como SEREMI o también puede seleccionar el (los) Servicio(s) de Salud que están bajo su

jurisdicción a nivel regional.



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Al seleccionar el filtro por Servicio de Salud, se desplegará la lista de errores de todos los

establecimientos públicos que le corresponden como región.

Al seleccionar la SEREMI de su región se desplegará la lista de errores de todos los establecimientos privados de la región.

Para el monitoreo que efectúe la (el) referente PNI, deberá ingresar a los 2 filtros mencionados, así

podrá realizar el seguimiento a todos los vacunatorios de la región.

Establecimiento: este filtro muestra la lista de los establecimientos públicos y privados, o solo los públicos, o solo los privados, según la selección del parámetro anterior.

Perfil de Servicio de Salud:

Imagen Nº 6



Establecimiento: este filtro muestra la lista de los establecimientos públicos que están bajo la

jurisdicción del Servicio de Salud que pertenece el usuario.

Ese perfil puede ser utilizado por la referente PNI del Servicio de Salud para el monitoreo respectivo.

Perfil del Establecimiento:

Imagen Nº 7



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NOTA: al seleccionar cada filtro de búsqueda, independiente del perfil de usuario, se puede visualizar el cálculo automático del número de registros que le corresponde a cada selección. Ver imagen nº 8.

Imagen Nº 8

Exportación de datos

En la parte inferior de la tabla que muestra la lista de los registros con errores, se ubica el botón para exportar los datos de acuerdo a la selección de los filtros búsqueda realizada. Ver imagen Nº9.

Los datos son exportados a un archivo con formato CSV, el cual puede ser leído por Excel o por otros programas. El formato CSV es un formato de uso libre que permite ser trabajado en distintas plataformas, Microsoft Excel lo puede abrir directamente y Microsoft Access permite la importación de

este formato.

Imagen Nº 9

Al momento de realizar la exportación de los registros, primero debe efectuar la selección de los filtros

de búsqueda, de lo contrario se activará un mensaje de advertencia que indica aplicar la selección

correspondiente:



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Imagen Nº 10

Una vez aplicado los filtros de selección, puede proceder a presionar el botón “Exportar a Excel”, donde

se descargará el archivo en formato CSV para visualizarlo en Excel, como se muestra a continuación:

Al presionar el botón para exportar (1) se descargará el archivo en formato CSV (2):

Imagen Nº 11

Al abrir el archivo se obtiene la exportación de datos que se visualiza automáticamente en Excel:

Imagen Nº 12



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IV. Corregir o Confirmar registros Al ingresar con perfil de usuario de Establecimiento se activan otras funcionalidades en la plataforma

que son de uso exclusivo de los vacunatorios, dado que solo éstos pueden informar si el registro ha sido

corregido o corresponde confirmarlo. Estas funcionalidades son:

Imagen Nº 13

Cambiar Estado: al seleccionar esta opción, el usuario puede cambiar directamente el estado del

registro que se visualiza en la última columna de la tabla “ESTADO”. Los tipos de estado del registro

son:

Pendiente: el vacunatorio no ha efectuado la revisión del registro.

Corregido: el vacunatorio ha revisado y verificado el registro, realizando la corrección

correspondiente en sistema RNI (u otro que interopere con éste).

Confirmado: el vacunatorio ha revisado y verificado el registro, confirmando que el registro

es correcto.

Ignorado: el vacunatorio no cuenta con el medio de verificación del registro, por tanto

desconoce si es correcto o si corresponde a un error.

Es importante señalar, que está funcionalidad se activa solo cuando se ha seleccionado el Criterio de

Error previamente.

Detalle: al seleccionar esta opción, se despliega una nueva pantalla donde se visualiza el registro

completo en forma individual, en donde el usuario puede indicar si lo ha corregido (en el sistema RNI) o

si confirma el registro porque es un dato correcto, como un EPRO por ejemplo. También puede ingresar

observaciones en el recuadro llamado “Comentarios”. Ver imagen Nº14.



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Imagen Nº 14

ORIENTACIONES PARA EL PROCESO DE VALIDACIÓN

V. Monitoreo SEREMI/Servicio de Salud

Contexto

El rol que cumplen los referentes de estadística en este proceso está enfocado en asegurar un nivel de

calidad óptimo para la información de vacunas, a través del monitoreo de inconsistencia técnica de los registros (dosis, lotes, criterios de elegibilidad, etc.) y completitud de los datos, es decir que todas las vacunas administradas y no administradas sean efectivamente registradas en el sistema RNI u otro que interopere con éste.

Para desempeñar idóneamente este rol, es fundamental tener la coordinación con la (el) encargada(o) de inmunizaciones de la SEREMI o Servicio de Salud, a fin de generar la comunicación efectiva y directa con los vacunatorios que están bajo su jurisdicción, para que éstos revisen los registros detectados

como error y realicen la corrección o confirmación según corresponda.

Sin perjuicio de lo anterior, existen diversas modalidades en el nivel intermedio y local para el monitoreo de la calidad de los datos, en donde el referente de estadística de SEREMI realiza seguimiento a los registros que generan los establecimientos privados de la región, y el referente de estadística del Servicio de Salud realiza seguimiento a los registros que generan los establecimientos públicos que dependen de él.

Independiente de cómo se organicen localmente, es esencial tener una mirada integral para orientar en

forma adecuada a los vacunatorios, a fin de lograr el nivel de calidad de datos esperado.

Función operativa:

El monitoreo debe efectuarse periódicamente (al menos una vez por semana) utilizando desde la

plataforma el archivo exportable con los errores de registros por criterio de error y establecimiento. Es

fundamental controlar que cada vacunatorio informe por cada registro si ya fue “Corregido”,

“Confirmado” o es “Ignorado”, velando que se realice en los plazos estipulados por el nivel central.



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NOTA: Cabe señalar, que esta plataforma sirve para la entrega y retroalimentación de los datos de

vacunas en forma segura, y que las correcciones de registro se deben realizar directamente en el

sistema RNI (u otro que interopere con éste).

VI. Validación de registros en los vacunatorios

Contexto

Los establecimientos de salud son los responsables de registrar en los sistemas disponibles para Inmunizaciones, con oportunidad, consistencia y donde se realiza la acción de vacunación.

Además el establecimiento posee atributos para corrección de información referida al acto mismo y

eliminación de registros si es que lo amerita.

Son los establecimientos los únicos facultados para realizar estas acciones, pues son ellos los responsables de la generación y validación de la información local. (“Orientaciones Técnicas para Estadísticos en ámbito registro de vacunas”. Ord.B52 Nº4028 RNI_formaliza procedimientos, 10 de Diciembre de 2013, distribuido a referentes de Estadística e Inmunizaciones de SEREMI y Servicios de Salud).

Función operativa:

El funcionario del vacunatorio a cargo de realizar la validación de los datos, deberá seguir los siguientes

pasos:

1. Exportar los registros de errores desde la plataforma por cada Criterio de Error.

2. Revisar cada registro del listado con el sistema RNI (u otro que interopere con éste), ingresando el identificador de la persona (RUN, Pasaporte u Otro).

3. Identificar si corresponde a un error de registro y proceder a corregirlo directamente en RNI o el sistema que interopera con éste. Si es un registro correcto deberá confirmarlo posteriormente en la plataforma como “Confirmado”. Para mayor orientación de cuáles son las reglas de validación aplicadas en este proceso y cuál es el procedimiento para corregir, puede consultar el ANEXO Nº 1.

Para modificar o eliminar un registro, ver ANEXOS Nº2, Nº3, Nº4 o Nº5 según corresponda.

4. Una vez realizada la revisión y corrección de los datos, proceder a informar en la Plataforma de Validación si cada registro fue “Corregido” o “Confirmado”. En caso de confirmar un registro, ingresar el respectivo argumento en la sección “Comentarios” y si corresponda a un error programático (EPRO), notificarlo según los protocolos establecidos por la (el) encargada(o) de inmunizaciones del nivel superior.

5. Efectuar los pasos indicados en el plazo estipulado por el nivel central.

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