MANUAL DE USUARIO

AGENDAMIENTO REMOTO AVIS Versión 6.2.0

Marzo 2020

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CONTENIDO

CONTENIDO ........................................................................................................................................................ 2 AGENDAMIENTO REMOTO DE HORA MÉDICA ........................................................................... 3

INGRESO ........................................................................................................................................................... 3 INGRESO AL MÓDULO CONFIGURAR ................................................................................................ 6

PRESTACIONES ............................................................................................................................................. 9 MODELOS DE AGENDA ........................................................................................................................ 11 AGRUPAR PRESTACIONES ................................................................................................................. 18 CONFIGURAR FILTROS PARA AGENDAMIENTO REMOTO .......................................... 23 CREAR NUEVO FILTRO PARA AGENDAMIENTO REMOTO ........................................... 25 AYUDA ............................................................................................................................................................. 28 SOPORTE ....................................................................................................................................................... 29 SALIR ................................................................................................................................................................. 30

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AGENDAMIENTO REMOTO DE HORA MÉDICA El agendamiento remoto de hora médica, es un sistema en línea para reservar hora de atención de medicina general en el Cesfam en donde estén inscritos los pacientes. Así, se entrega un nuevo canal de acceso a los usuarios del sistema de salud que les permite la reserva de horas de atención en los establecimientos de la red pública de atención primaria y mejorar, a través de la tecnología, la oportunidad en su atención e información.

Ingreso Una vez verificada la conexión a internet, digite en la barra de direcciones de su navegador la URL que le fue asignada a su centro, la cual le será indicada por el (la) consultor(a) que le asiste en el proceso de capacitación o implementación de sistema AVIS. Una vez escrita la dirección se mostrará la página principal del sistema:

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En la esquina superior derecha se encuentran las opciones de ingreso: Ambulatorio, Urgencias y HIS. Luego de pulsar Ambulatorio, se le solicita escribir su usuario y contraseña; las cuales, al igual que la dirección de conexión, será entregada por el (la) consultor (a). Una vez digitada la información pertinente usted debe pulsar el botón Iniciar Sesión.

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La siguiente pantalla contiene en su parte superior derecha las opciones:

• Inicio: permite volver a la página principal de ingreso al sistema. • Capacitaciones: acá se puede ingresar al sitio de aprendizaje en línea

formación.avislatam.com • Contacto: pulsando esta opción puede llenar un formulario e iniciar la comunicación con

la empresa AvisLatam.

En la parte inferior de la pantalla se observa a su izquierda el ícono de soporte. Al presionarlo se abre una pantalla con un formulario a llenar, que le permite comunicarse mediante un chat con uno de los ejecutivos de soporte de AVIS.

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INGRESO AL MÓDULO CONFIGURAR Una vez que ingrese al sistema ambulatorio, en la pantalla visualizan los módulos a los cuales tiene acceso. Debe escoger y presionar el que quiere ingresar.

Esta pantalla contiene en su parte superior las opciones:

• Inicio: que permite volver a la página principal de ingreso al sistema. • Capacitaciones: donde se informa de entrenamientos y seminarios dados por AvisLatam

para usuarios del sistema.

• Contacto: en este botón se puede poner en contacto con la empresa AvisLatam mediante el llenado de un formulario.

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• En la parte central de la pantalla se observan los distintos módulos del sistema, cada usuario solo ve los que tiene acceso y permisos.

• En la parte inferior de la pantalla se observa a su izquierda el ícono de soporte. Al presionarlo se abre una pantalla con un formulario a llenar, que le permite comunicarse mediante un chat con uno de los ejecutivos de soporte de AVIS.

Para ingresar al módulo Configurar debe seleccionar el ícono correspondiente a este módulo.

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Una vez dentro del módulo Configurar, se cargará la página principal donde se visualiza el menú de administración al lado izquierdo de la pantalla con las opciones configurables del sistema. En la esquina superior derecha se encuentra el ícono , que permite salir del módulo. La distribución del menú se encuentra separada por carpetas dentro de las cuales se habilitan las opciones de configuración.

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Prestaciones No todas las prestaciones están disponibles para agendamiento remoto, por lo mismo, se deben crear o asignar especialmente con estos fines. Esto lo define cada Cesfam según sus necesidades. Las prestaciones que serán utilizadas en agendamiento remoto se asignan en la programación de los modelos de agenda, los que se ven en detalle en el capítulo: Modelos de Agenda. Para revisarlo, pulse acá. A continuación, se crearán las prestaciones que estarán disponibles para el agendamiento remoto. Para hacerlo, primero se selecciona Carpeta Generales, Prestaciones.

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Luego de eso, se despliega la siguiente ventana: Para crear una nueva prestación se debe pulsar sobre el botón Nuevo, ubicado al costado inferior izquierdo de la ventana. Con la barra de desplazamiento ubicada al costado derecho de la ventana nos movemos hasta el final de la lista, en donde se despliega una nueva fila:

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Acá, se debe ingresar lo siguiente:

1. Cod. Prestación: es un código de uso interno 2. Cod. Fonasa: si la prestación está registrada en Fonasa podemos ingresar su código 3. Nombre: es el nombre de la prestación que será utilizada en agendamiento remoto.

A este nombre, por ejemplo: Morbilidad, debe agregarle la sigla AR para poder identificarla posteriormente. Así, se identificaría como Morbilidad AR.

4. Clasificación: de la lista desplegable se debe seleccionar: Nueva 5. UAPO: si el centro cuenta con Unidad de Atención Primaria Oftalmológica (UAPO). 6. Tipo: de la lista desplegable se debe seleccionar: Medicina General. 7. Categoría: se debe escoger la(s) categorías asignadas a la prestación. 8. Centro: se debe elegir el o los centros asignados a la prestación. 9. Indicaciones al paciente: opcionalmente se pueden dejar registradas para los

pacientes, las indicaciones asociadas a esta prestación.

Modelos de Agenda Una vez creada la o las prestaciones a ser utilizadas en agendamiento remoto, se debe seleccionar a la/él o los profesionales que dispondrán de horas en agendamiento remoto. Esto se debe realizar desde el módulo Configurar, carpeta Agendas, Modelos. Los modelos de agenda de los profesionales deben considerar las prestaciones que se han creado para agendamiento remoto, tal como se explicó acá.

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Luego, se desplegará la siguiente ventana y se deberá realizar la búsqueda del profesional utilizando la caja de texto y los botones dispuestos para tales efectos.

Luego de presionar el botón Buscar se despliega la siguiente ventana:

Para seleccionar al profesional, debe pulsar el ticket de color verde y así, en la siguiente ventana, se mostrarán los modelos de agenda del profesional seleccionado.

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Para crearle al profesional un nuevo modelo de agenda, debe pulsar el botón Nuevo. Al presionar nuevo, se despliega una nueva fila en pantalla.

En esta fila debe ingresar la siguiente información:

• Categoría: seleccionar la categoría del profesional • Tipo Agenda: debe escoger la opción prestación. • Centro: debe elegir el centro donde atiende el profesional. • Código: este dato es ingresado automáticamente por el sistema • Nombre: es el nombre del modelo de agenda. Debe ser un nombre descriptivo (por

ejemplo, Agenda Remota). • Programar: permite definir el rango de fechas del modelo de agenda.

o Desde: fecha de inicio del modelo. o Hasta: fecha de finalización del modelo.

• Excluir: permite definir un rango de fecha en las cuales el profesional no tendrá horas disponibles.

o Desde: fecha de inicio del modelo. o Hasta: fecha fin del modelo.

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• Obligar/clave: es un parámetro opcional que es utilizado para poder emitir un sobrecupo o convertir hora. Por ejemplo, si este modelo de agenda tiene horas que no requieren sobrecupo, no sería necesario incluirlo.

• Para guardar el nuevo modelo de agenda, debe pulsar sobre el check de color verde (guardar nuevo modelo de Agenda).

Una vez que el modelo fue creado, debe ser programado. Para esto, se debe seleccionar el modelo recién establecido marcando la casilla que se ubica al costado izquierdo de la fila y pulsar sobre el botón Programar: Se abrirá la siguiente ventana, en donde para configurar la programación del modelo de agenda se debe pulsar sobre el botón Nuevo.

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Se abrirá la siguiente ventana: En ella, deberá ingresar la siguiente información:

• Hora de inicio

• Hora de finalización

• Prestación (muy importante): en esta opción se debe ingresar la o las prestaciones que fueron creadas para agendamiento remoto en el capítulo Prestaciones. Para revisar pulse acá.

• Servicio: atención primaria.

• Número: permite definir cuantos pacientes el profesional atiende por rango de tiempo

(que será definido en la columna “cada”).

• Cada: define la cantidad de minutos que dispone el profesional para cada paciente.

• Excluir: permite definir un rango de fecha en las cuales el profesional no tendrá horas disponibles.

o Desde: fecha de inicio. o Hasta: fecha de finalización.

• Reservar: permite guardar horas de un profesional para una actividad distinta a la de

atención de pacientes.

o Desde. o Hasta.

o Número. o Cada.

• Hasta: acá se escogen los días en los que atenderá el profesional.

o L o M o M o J

o V o S o D

• Irregular: permite programar una agenda irregular, es decir, un modelo de atención para

un profesional que cite en distintos horarios o días.

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• Equipo: se puede establecer si el profesional utilizará algún equipo médico para el desarrollo de su atención.

• MS: permite registrar el máximo de sobrecupos que puede realizar el profesional.

• Box: acá se puede registrar el número del box en donde atiende el profesional. Al

ingresar algún dato en este campo, se activará el campo sector.

• Sector: permite seleccionarlo desde la lista desplegable que se presenta.

• Observaciones: se puede registrar una observación de este modelo de agenda, la cual se visualiza en módulo Agenda, ícono Agenda, pestaña Toma de Hora, al seleccionar la agenda del profesional.

• Check de color verde: permite guardar la nueva programación.

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Para finalizar el proceso de programar un modelo de agenda se debe seleccionar la casilla: Actualizar Agenda automáticamente (marcado con rojo en la imagen anterior) y luego debe pulsar el botón Aceptar.

Cuando se presiona, se visualiza la siguiente ventana emergente: Al pulsar el botón Aceptar se completa el proceso de programación del modelo de agenda. Además, se realiza la expansión de la agenda del profesional, es decir, se generan todos los cupos contenidos en el rango de fechas especificados en este modelo.

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Agrupar Prestaciones Una vez creadas la o las prestaciones que se utilizarán en agendamiento remoto, se deben agrupar. En el módulo Configurar, carpeta Mi HC, se debe seleccionar la opción Agrupar prestaciones. Se abrirá la siguiente ventana:

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En el cuadro de texto Buscar Prestación, se debe ingresar el nombre de la o las prestaciones que desea agrupar.

Al hacerlo, se mostrará el código, nombre de la prestación y el grupo. En este caso se visualiza “Sin Grupo Asignado”.

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Para asignar un grupo a las prestaciones se debe pulsar sobre el botón Crear nuevo Grupo, ubicado en la parte inferior de la ventana. Al pulsar, se abre una ventana emergente de Configuración de Grupos. En ella se muestran todos los grupos que han sido creados con anterioridad. Desde esta ventana se pueden activar o desactivar (presionando la casilla), editar (con el ícono lápiz) o eliminar grupos (pulsando la equis roja). Si pulsa el botón Nuevo se despliega una nueva fila, tal como se visualiza en la siguiente imagen:

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En esta ventana se debe ingresar el nombre del nuevo grupo. Para guardarlo debe presionar el check de color verde. Para dejar activo el grupo se debe marcar la casilla ubicada a la izquierda y para salir de la ventana se debe pulsar el botón Aceptar. Al hacerlo, se despliega la siguiente ventana emergente: Una vez creado el nuevo grupo se debe realizar la búsqueda de las prestaciones para asignarlas a éste. Para ello, se debe presionar el cuadro de lista y escoger el grupo deseado, como lo muestran las imágenes a continuación:

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Luego de escoger el grupo, se presiona el botón aceptar y se visualiza este mensaje: Una vez que se asignó el grupo y al realizar la búsqueda de la o las prestaciones se visualiza en el campo grupo el nombre del que fue elegido:

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Configurar filtros para Agendamiento Remoto La configuración de filtros se utiliza para que los pacientes puedan visualizar las horas disponibles que tienen los profesionales médicos, en el sistema de agendamiento remoto de Minsal. Para realizarla, se debe ingresar al módulo Configurar, carpeta Contactabilidad, carpeta Mensajería Externa y seleccionar la opción Tomar cita Remota.

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Al pulsar la carpeta, se visualiza la ventana Tomar Cita Remota, tal como lo muestra la siguiente imagen: En esta ventana se encuentran disponibles las siguientes opciones:

• (x) Liberar citas (x) Días antes: permite escoger con cuantos días de antelación estarán disponibles para el paciente, en el sistema de toma de hora, las citas de agendamiento remoto.

• Permitir a un paciente tener citas hasta con (x) especialidades distintas a la vez: le

permite a un paciente tomar hora con diversos especialistas de acuerdo al número que se ingrese en la casilla.

• Entidad: permite escoger el nombre de la entidad.

• Servicio: acá se pueden escoger dos opciones según corresponda, agenda remota

u hora fácil. • Nombre de filtro: permite ingresar el nombre del filtro que se desea visualizar. Si

se deja en blanco, muestra todos los filtros que han sido creados.

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Crear Nuevo Filtro para Agendamiento Remoto Para crear un nuevo filtro para agendamiento remoto se debe pulsar sobre el botón Nuevo. Al hacerlo, se despliega una nueva fila en la pantalla con contenidos editables. Se despliega los siguientes campos:

• Activo: permite activar o desactivar el filtro. • Servicio: se muestran dos opciones, agenda remota y hora fácil. En este caso se

debe selecciona agenda remota. • Nombre Filtro: permite registrar el nombre del filtro. Este nombre debe ser lo

más representativo posible para su rápida identificación. • Centro: desde el cuadro de lista se debe escoger el establecimiento para el cual

las horas estarán disponibles. • Permitir agendar de cualquier centro existente: al activar esta casilla las horas

estarán disponibles para cualquier centro de la entidad. • Categoría: desde este cuadro de lista se debe seleccionar el tipo de profesional. • Diagnóstico: permite seleccionar uno o varios diagnósticos para relacionarlo con

la toma de hora. Si se omite este campo, las citas estarán disponibles para cualquier diagnóstico.

(Continúa de la imagen anterior).

• Previsión: permite seleccionar el tipo de previsión del paciente. • Programa: acá se puede seleccionar uno a varios programas de salud para los que

estas horas estarán disponibles.

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Una vez que se ha ingresado toda la información para este filtro, se debe pulsar sobre el check de color verde ubicado a la derecha de la ventana.

Al hacerlo, se visualiza al costado izquierdo el siguiente ícono que permite finalizar la configuración del filtro (al ser una pantalla grande debe mover la barra de desplazamiento para visualizarlo).

Al finalizar la configuración del filtro, llamado en este caso AG REMOTA, se despliegan las preferencias para conformar el que se utilizará. Las opciones son:

• Rango Horario

o Hora Inicio o Hora Fin

• Grupo de prestaciones

• Datos Paciente

o Sexo. o Edad desde (año, mes, día). o Edad hasta (año, mes, día).

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Una vez que se ha ingresado toda la información para este filtro, se debe pulsar sobre el check de color verde ubicado a la derecha de la ventana y con esto quedan configuradas las horas para agendamiento remoto.

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AYUDA Al presionar este ícono se puede ingresar al portal de ayuda de la Academia de Avislatam donde puede encontrar videos de las actualizaciones de Avis, manuales de todos los módulos de Avis y videos de relatorías. Este ícono se encuentra en todos y cada uno de los módulos de Avis

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Soporte Presionando este ícono, el cual se encuentra en todos y cada uno de los módulos de Avis, se abre una nueva ventana, en la cual usted debe ingresar su nombre, su mail y su pregunta. Luego debe presionar el botón Iniciar Chat.

El horario de atención en línea es de 08:00 horas a 17:00 horas de lunes a viernes, donde lo puede atender un ejecutivo de soporte mediante chat. Si el ejecutivo está ocupado o su pregunta es realizada fuera del horario de atención, puede enviar un mail el cual será contestado al día hábil siguiente.

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Salir Presionando el ícono Salir se abre una ventana para terminar la sesión y salir del módulo. En esta ventana se debe confirmar la salida del sistema y puede calificar el servicio como Bueno, Regular o Malo, y agregar alguna observación. Si califica al sistema como Regular o Malo, tiene que seleccionar alguna de las alternativas que ofrece el sistema. Este ícono se encuentra en todos y cada uno de los módulos de Avis.