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Software para gestión de Centros Veterinarios

QVET 9.5

MANUAL DEL USUARIO

Distribuido por:

Atención al Usuario: 902 11 78 66

Manual de Usuario QVET 9.5

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PARTE I – INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN DE QVET ...................................... 7

1 INSTALACIÓN DE QVET. ................................................................................................................... 8 1.1 Instalación ................................................................................................................................ 8

1.1.1 Selección del país ............................................................................................................................ 8 1.1.2 Versión Demostración ..................................................................................................................... 8 1.1.3 Versión Registrada .......................................................................................................................... 8

1.1.3.1 Versión registrada Monousuario ................................................................................................. 9 1.1.3.2 Versión registrada en Red. .......................................................................................................... 9

1.2 Opciones ................................................................................................................................... 9 1.3 Instalación en Windows 98, Windows 2000, Windows XP o Vista. ........................................ 10 1.4 Problemas de instalación. ...................................................................................................... 10

1.4.1 No arranca automáticamente el CD-ROM o no existe como unidad ............................................. 10 1.4.2 Una vez instalado .......................................................................................................................... 11

1.4.2.1 El Ayudante .............................................................................................................................. 11 1.4.2.2 Instalación en Windows NT, 2000, XP o Windows Vista. ....................................................... 11 1.4.2.3 Motor de la base de Datos. ........................................................................................................ 12

2. PREPARAR EL SISTEMA PARA QVET. .................................................................................... 13 2.1 Plataforma de funcionamiento. .............................................................................................. 13 2.2 Configurar la pantalla. ........................................................................................................... 13 2.3 Configurar el idioma. ............................................................................................................. 13

3 ACCEDER A QVET. ......................................................................................................................... 14 4 REGISTRAR LA LICENCIA DE USO ..................................................................................................... 15 4.1 Versión demostración ............................................................................................................. 15 4.2 Versión registrada .................................................................................................................. 15

PARTE II – EMPEZAR A TRABAJAR CON QVET ............................................................... 16

5. INTRODUCIR DATOS PARA EMPEZAR A TRABAJAR ........................................................................... 17 5.1 Traspaso de datos de otras aplicaciones a QVET. ................................................................. 17 5.2 Empezar desde cero ................................................................................................................ 17

5.2.1 Crear Especies, Razas .................................................................................................................... 17 5.2.2 Crear clientes y mascotas .............................................................................................................. 17 5.2.3 Crear Vacunas ............................................................................................................................... 18 5.2.4 Crear Secciones, Familias y Subfamilias ....................................................................................... 19

5.2.4.1 Crear Artículos-Conceptos ........................................................................................................ 20 5.2.4.2 Crear Proveedores ..................................................................................................................... 20

6. REALIZAR UNA VISITA ..................................................................................................................... 21 6.1. General ................................................................................................................................... 22 6.2. Vacunas .................................................................................................................................. 24

6.2.1 Registrar la vacuna aplicada en la fecha actual y su eventual fecha de revacunación. .................. 24 6.2.2 Aplicar una vacuna programada como próxima vacuna. ............................................................... 24 6.2.3 Ver el historial de recordatorios de la mascota. ............................................................................. 24 6.2.4 Ver los recordatorios pendientes de aplicar. .................................................................................. 24

6.3 Laboratorio ............................................................................................................................ 25 Introducción .................................................................................................................................................... 26 Definición de los elementos del informe personalizado de laboratorio ........................................................... 26 Ejemplo ........................................................................................................................................................... 27 6.3.2 MENARINI. .................................................................................................................................. 33

6.4 Especialidades ........................................................................................................................ 37 6.5 Imágenes ................................................................................................................................. 38 6.6 Hospitalización ....................................................................................................................... 40

7 COBRAR UNA VISITA ....................................................................................................................... 57 8 EFECTUAR UNA VENTA EN TIENDA .................................................................................................. 60 9 FACTURACIÓN ................................................................................................................................. 62 9.1 Facturación de albaranes por cliente ..................................................................................... 62 9.2 Facturación de albaranes emitidos entre dos fechas ............................................................. 63

10 COBROS ....................................................................................................................................... 64 10.1 Cobrar deuda de un cliente .................................................................................................... 64 10.2 Modificar Cobros ................................................................................................................... 64 10.3 Entrega a cuenta ..................................................................................................................... 66


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11. COMPRAS .................................................................................................................................... 67 11.1 Proceso de compras con tres fases ......................................................................................... 67

11.1.1 Lista de la compra ......................................................................................................................... 67 11.1.2 Pedido ............................................................................................................................................ 68 11.1.3 Entrega .......................................................................................................................................... 70 11.1.4 Factura ........................................................................................................................................... 70

11.2 Opción de solo factura ........................................................................................................... 71 12 CONFIGURACIONES ADICIONALES ............................................................................................... 73 12.1 Crear fichas del personal del centro ...................................................................................... 73 12.2 Crear Tipos de visitas ............................................................................................................. 73

13 DOCUMENTOS ............................................................................................................................. 74 13.1 Listados definidos ................................................................................................................... 74

13.1.1.1 Configuración de los listados ................................................................................................... 74 13.2 Autorizaciones ........................................................................................................................ 75 13.3 Etiquetas ................................................................................................................................. 75 13.4 Mailings .................................................................................................................................. 76 13.5 Modificar un mailing Autorizaciones, etiquetas y mailings. .................................................. 77 13.6 Etiquetas de códigos de barras............................................................................................... 79

PARTE III – NOVEDADES DE QVET....................................................................................... 80

14 NOVEDADES DE QVET 9.5 RESPECTO A QVET 9.0. .................................................................... 81 15 FUNCIONES DE QVET ................................................................................................................... 85 15.1 Nueva Visita............................................................................................................................ 85 15.2 Visita. ...................................................................................................................................... 85 15.3 Ficha Clientes / Mascotas. ..................................................................................................... 86

15.3.1 Solapa Clientes .............................................................................................................................. 86 15.3.2 Solapa Mascotas. ........................................................................................................................... 86

15.4 Ficha Conceptos. .................................................................................................................... 87 15.5 Pedidos de Compra ................................................................................................................ 88 15.6 Mailings, listados, etc. ............................................................................................................ 88 15.7 Facturación y ventas mostrador. ............................................................................................ 88 15.8 Ficha Personal. ...................................................................................................................... 89

PARTE IV – MANUAL DE REFERENCIA ............................................................................... 90

15.9 Clientes - Mascotas ................................................................................................................ 91 15.10 Artículos-Conceptos ........................................................................................................... 94 15.11 Imágenes y videos. .............................................................................................................. 96 15.12 Datos .................................................................................................................................. 96

15.12.1 Trabajar en Local o en Red. .......................................................................................................... 96 15.12.2 Guardar copia de datos. ................................................................................................................. 97 15.12.3 Compactar datos ............................................................................................................................ 97 15.12.4 Última incidencia detectada .......................................................................................................... 98

15.13 Cambio de Usuario ............................................................................................................. 98 15.14 Accesorios........................................................................................................................... 98 15.15 Cambiar idioma .................................................................................................................. 98 15.16 Salir .................................................................................................................................... 99

16 COMPRAS .................................................................................................................................. 100 16.1 Proveedores .......................................................................................................................... 100 16.2 Pedidos ................................................................................................................................. 101 16.3 Entregas ................................................................................................................................ 101 16.4 Facturas ................................................................................................................................ 101 16.5 Vencimientos proveedores .................................................................................................... 102 16.6 Inventario. ............................................................................................................................ 103

17 PROCESOS ................................................................................................................................. 106 17.1 Ventas Mostrador ................................................................................................................. 106 17.2 Abrir Cajón ........................................................................................................................... 107 17.3 Presupuestos ......................................................................................................................... 107 17.4 Cuadro de Mandos de Ventas (C.M.V.) ................................................................................ 108 17.5 Consulta de caja ................................................................................................................... 114


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17.6 Cierre de Caja ...................................................................................................................... 114 17.7 Sala de espera....................................................................................................................... 116

17.7.1 Pantalla sala de espera. ................................................................................................................ 116 17.7.2 Nuevo cliente en la sala de espera. .......................................................................................... 118

17.7.3 Pantalla nueva visita de sala de espera. ....................................................................................... 118 17.7.4 Proceso. ....................................................................................................................................... 119 17.7.5 Configuración. ............................................................................................................................. 120

17.8 Agenda. ................................................................................................................................. 121 17.9 Cambio Propietario .............................................................................................................. 123 17.10 Nueva visita ...................................................................................................................... 123 Establecer clasificación cliente. ....................................................................................................... 123 17.12 Igualas .............................................................................................................................. 123

17.12.1 Crear los conceptos de iguala. ..................................................................................................... 123 17.12.2 Informar de los descuentos aplicados. ......................................................................................... 124 17.12.3 Informar en la ficha de la mascota los datos de la iguala............................................................. 125 17.12.4 Generar los albaranes / facturas de igualas. ................................................................................. 125 17.12.5 Ver o eliminar los albaranes creados de igualas. ......................................................................... 127

17.13 Remesas magnéticas. ........................................................................................................ 128 17.13.1 Generar remesas magnéticas. ...................................................................................................... 129 17.13.2 Ver remesas magnéticas. ............................................................................................................. 130 17.13.3 Ver recibos .................................................................................................................................. 131

17.14 Quejas. .............................................................................................................................. 132 17.15 Navegación ....................................................................................................................... 135

18 FACTURACIÓN ........................................................................................................................... 136 18.1 Facturar albaranes por cliente ............................................................................................. 136 18.2 Facturar albaranes entre fechas .......................................................................................... 136 18.3 Cobrar por cliente ................................................................................................................ 136 18.4 Modificar cobros .................................................................................................................. 136 18.5 Entrega a cuenta. .................................................................................................................. 136 18.6 Entrada de caja. ................................................................................................................... 136 18.7 Salida de caja. ...................................................................................................................... 137 18.8 Reimpresión de documentos. ............................................................................................... 139

19 DOCUMENTOS ........................................................................................................................... 141 19.1 Listados definidos ................................................................................................................. 141

19.1.1 Listados de Animales .................................................................................................................. 141 19.1.2 Listados para Clientes ................................................................................................................. 141 19.1.3 Listados de Compras ................................................................................................................... 142 19.1.4 Listados Facturación.................................................................................................................... 143 19.1.5 Listados Varios ............................................................................................................................ 144 19.1.6 Papelera ....................................................................................................................................... 144

19.2 Autorizaciones ...................................................................................................................... 144 19.3 Mailings ................................................................................................................................ 145 19.4 Etiquetas ............................................................................................................................... 146 19.5 ENVIO DE MENSAJES SMS A MÓVILES ........................................................................... 148

20 PARÁMETROS. ........................................................................................................................... 153 20.1 Mascotas ............................................................................................................................... 153 20.2 Secciones/Familias/Subfamilias ........................................................................................... 154 20.3 IVA ........................................................................................................................................ 154 20.4 Recargo de Equivalencia (RE) ............................................................................................. 155 20.5 Tipos de visitas ..................................................................................................................... 155 20.6 Grupos Síntomas / Síntomas ................................................................................................. 155 20.7 Diagnósticos ......................................................................................................................... 156 20.8 Exploración .......................................................................................................................... 156 20.10 Recordatorios (vacunas, … ) ............................................................................................ 156 20.11 Laboratorio....................................................................................................................... 157 20.12 Grupos de Especialidades/Protocolos .............................................................................. 157 Programas: Ver el apartado de medicina preventiva. ..................................................................... 158 20.13 Agendas ............................................................................................................................ 158 20.14 Formas de pago ............................................................................................................ 159 20.15 Personal ............................................................................................................................ 159 20.16 Veterinario de referencia .................................................................................................. 160 20.17 Configuración ................................................................................................................... 161

20.17.1 General ........................................................................................................................................ 161


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20.17.2 Clientes / Mascotas ...................................................................................................................... 162 20.17.3 Artículos / Conceptos .................................................................................................................. 163 20.17.4 Módulos ...................................................................................................................................... 163 20.17.5 Facturación .................................................................................................................................. 163 20.17.6 Divisas y Cobros ......................................................................................................................... 167 20.17.7 Visitas .......................................................................................................................................... 167 20.17.8 Ventas mostrador ......................................................................................................................... 168 20.17.9 Listados Mailings y etiquetas ...................................................................................................... 170

20.18 Parámetros de Empresa ................................................................................................... 170 20.19 Prioridades ....................................................................................................................... 171 20.20 Claves de Acceso .............................................................................................................. 171 20.21 Ayuda, ayudante, etc. ........................................................................................................ 172

PARTE V – OPCIONES AVANZADAS... ................................................................................ 173

21.1 COPIAS DE SEGURIDAD. ..................................................................................................... 174 21.1.1 COMPROBAR E INSTALAR MICROSOFT COPIAS DE SEGURIDAD. ........................ 176 21.1.2 CREAR UNA NUEVA COPIA DE SEGURIDAD. ........................................................... 176

21.1.2.1 EN WINDOWS 95. ................................................................................................................ 176 21.1.2.2 EN WINDOWS 98. ................................................................................................................ 179

21.1.3 REALIZAR UNA COPIA DE SEGURIDAD EN WINDOWS 95 Y 98. .............................. 181 21.1.4 RESTAURAR COPIAS DE SEGURIDAD EN WINDOWS 95 Y 98. ................................. 181 21.1.5 COPIAS DE SEGURIDAD EN WINDOWS MILLENIUM EDITION. ............................. 182 21.1.7 Programar tareas de copia de seguridad. ........................................................................ 183 21.1.8 Copias de seguridad en CD-ROM utilizando REGRABADORA. ..................................... 185

21.2 AÑADIR NUEVOS DOCUMENTOS. .................................................................................... 187 21.2.1 Modificar listados existentes o crear nuevos Listados definidos. ..................................... 187 21.2.2 Nuevas Autorizaciones. .................................................................................................... 188 21.2.3 Nuevas etiquetas. .............................................................................................................. 188 21.2.4 Nuevos Mailings. .............................................................................................................. 189

21.3 AÑADIR NUEVOS CROQUIS (ESPECIALIDADES/PROTOCOLOS). .................................................... 190 21.4 CAPTURAR IMAGEN Y VÍDEO DESDE EL PC. ................................................................................ 191 21.4.1 Adquisición de imagen desde Escáner ............................................................................. 191

21.4.1.1 Características técnicas .......................................................................................................... 191 21.4.1.2 Ir de compras .......................................................................................................................... 191 21.4.1.3 Importar imágenes desde QVET ............................................................................................. 191

21.4.2 Adquisición de imagen / vídeo desde cámara fotos/video digital ..................................... 192 21.4.2.1 Características técnicas ........................................................................................................... 192 21.4.2.2 Ir de compras .......................................................................................................................... 192 21.4.2.3 Importar Imágenes desde QVET ............................................................................................. 193

21.4.3 Adquisición de imagen / vídeo desde Cualquier otro dispositivo con salida de video (kit de video) 193

21.4.3.1 Importar Imágenes desde QVET ............................................................................................. 193 21.5 TRASPASO DE DATOS DE OTRAS APLICACIONES A QVET. ......................................................... 195 21.6 UTILIDADES. ............................................................................................................................. 197 21.6.1 TRASPASO ENTRE ALMACENES. .................................................................................. 197

21.6.1.1 DEFINICION.......................................................................................................................... 197 21.6.1.2 PROCESO .............................................................................................................................. 197

PARTE VI. PREGUNTAS MÁS FRECUENTES .................................................................... 199

22 CONSULTAS Y PREGUNTAS MÁS FRECUENTES............................................................................ 200 22.1 Cómo eliminar un cliente ..................................................................................................... 200 22.2 Cómo eliminar una mascota ................................................................................................. 200 22.3 Cobrar deudas de nuestros clientes ...................................................................................... 200 22.4 Como generar vales de devolución de dinero....................................................................... 200 22.5 Modificar cobros realizados ................................................................................................. 200 22.6 Realizar una copia de seguridad .......................................................................................... 200 22.7 Significado de las secciones,familias,subfamilias en los artículos-conceptos...................... 200 22.8 Inserción de imágenes en una visita. .................................................................................... 201 22.9 Como capturar la imagen de una radiografía ...................................................................... 201 22.10 Realización de mailings de próximas vacunas ................................................................. 201


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22.11 Modificación del albarán de una visita ............................................................................ 201 22.12 Modificación del cobro de una factura o albarán ............................................................ 201 22.13 Entregas a cuenta ............................................................................................................. 201 22.14 Cierre de caja ................................................................................................................... 201 22.15 Agenda .............................................................................................................................. 201 22.16 Sala de espera ................................................................................................................... 201 22.17 Reimpresión de documentos ............................................................................................. 201 22.18 Eliminación de una vacuna de una visita ......................................................................... 201 22.19 Anotación de vacunas de fechas pasadas, como visita en la fecha pasada ..................... 202 22.20 Fin de aplicación de una vacuna con cadencia ................................................................ 202 22.21 Configuración de listados ................................................................................................. 202 22.22 Inicio de la numeración de las facturas a partir del 1 de enero ....................................... 202 22.23 Funcionamiento de pedidos, entregas, facturas en las compras a proveedores ............... 202 22.24 Como consultar la visita de un cliente sin añadirle visitas nuevas .................................. 202 22.25 Gastos Varios (luz, teléfono...). Tipo Cargo. .................................................................... 202


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PARTE I – INSTALACIÓN, CONFIGURACIÓN DE QVET


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1 Instalación de QVET.

Para la instalación del programa QVET en modo de demostración debe insertar el disco CD-ROM en su lector y esperar a que el programa de instalación y ayuda se ejecute automáticamente. Cuando aparezca la siguiente ventana pulsar sobre el texto “Instalar QVET”. El proceso de instalación del programa QVET se iniciará.

1.1 Instalación

1.1.1 Selección del país En primer lugar, sea cual sea la versión que usted desee instalar (versión demostración o versión registrada), debe seleccionar un país de origen. QVET 9.5 se instalará en su PC con la configuración del país seleccionado, adoptando el idioma, la unidad monetaria, etc. Los diferentes países, aparecerán en la parte superior izquierda del menú de instalación en forma de banderas, seleccione el país deseado.

1.1.2 Versión Demostración

A la pregunta ¿Qué versión de QVET desea instalar? Responda seleccionando sobre “Versión demostración” o “versión registrada” si ha adquirido QVET. Para la “versión demostración” se instalará una base de datos con información ficticia para que usted pueda realizar pruebas.

1.1.3 Versión Registrada A la pregunta ¿Qué versión de QVET desea instalar? Responda seleccionando “versión registrada” si ha adquirido QVET. Para la “versión registrada” se instalará una base de datos vacía para poder empezar a trabajar con QVET.


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1.1.3.1 Versión registrada Monousuario

Si solo tenemos un puesto de trabajo (un ordenador) a la pregunta ¿En qué máquina va a instalarlo? Marcaremos sobre la opción de Maquina Servidor. Al pulsar en Siguiente el programa comprobará el espacio que tenemos libre en el disco duro para la instalación de QVET si hay espacio suficiente en el disco duro procederá a su instalación.

1.1.3.2 Versión registrada en Red. En el caso de trabajar en red, inicialmente instalar QVET en una máquina servidor, en la que realizaremos la instalación como máquina servidor (Como si se tratara de una monousuario). En el resto de máquinas de nuestra red, donde también se trabajará con el QVET, debemos instalarlo como versión registrada y en la pregunta de ¿En qué máquina desea instalarlo? Marcaremos la opción de Maquina Cliente. Pulsamos en Siguiente. Ahora se procederá a la instalación de QVET en la máquina cliente. Al finalizar el proceso de instalación nos aparecerá la pregunta de la ubicación de la base de datos en la máquina Servidor para que podamos acceder a ella. La ventana que muestra el asistente de instalación es la que se muestra a continuación

1.2 Opciones Durante la instalación de QVET 9.0 el proceso le preguntara los componentes de QVET que desea instalar, se recomienda que deje seleccionadas las opciones marcadas para cada caso ya que son las optimas, si desea modificar la lista de opciones puede hacerlo libremente pero puede ser que alguna función no esencial no esté disponible.


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1.3 Instalación en Windows 98, Windows 2000, Windows XP o Vista. Para instalar QVET en Windows 2000, Windows XP o Windows Vista, será necesario realizar la instalación entrando como administrador del sistema si no se realiza así no se instalara correctamente.

1.4 Problemas de instalación.

1.4.1 No arranca automáticamente el CD-ROM o no existe como unidad En el caso de que nuestra unidad de CD-ROM no arranque automáticamente se puede ejecutar la instalación des de Mi PC->doble clic en el acceso al lector de CD-ROM y auto arrancará. Si nuestro ordenador no tiene lector de CD-ROM y trabajamos en red podemos realizar la instalación a partir del CD-ROM de una de las restantes máquinas. Para ello será necesario

que en la máquina en que se encuentra el CD-ROM, este sea compartido para los usuarios de nuestra red. Una vez compartido desde la máquina donde queremos instalar QVET mediante la opción de Entorno de red, se accede al ordenador con el CD-ROM compartido. Seleccionamos sobre este con el botón de la derecha del ratón, Indicamos Conectar a unidad de red... Ahora debemos asignar una unidad (igual que tenemos C->disco duro; A->disco 3 ½..) al CD-ROM compartido para poder realizar la instalación.

Cuando tenemos ya asignada la unidad desde MI PC veremos la nueva unidad, accedemos a ella y empezará la instalación de QVET.


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1.4.2 Una vez instalado Una vez finalizada la instalación puede que está no se haya realizado completamente, en el momento de ejecutar QVET podemos encontrar algunos problemas de fácil solución. A continuación detallamos estos problemas y como solucionarlos. Al ejecutar QVET por primera vez podemos encontrar que, aunque la instalación se ha completado con éxito, podemos tener problemas con el “Ayudante” o con el motor de la base de datos que utiliza QVET. Para solucionar estos problemas desde el mismo CD-ROM de instalación en el menú Principal seleccionamos Instalar Accesorios. Aparece la siguiente información:

1.4.2.1 El Ayudante Al ejecutar QVET por primera vez nos aparece rápidamente el “Ayudante” de la aplicación. En el caso de no estar correctamente instalado, QVET nos permite instalarlo en ese momento. Si realizando esta operación todavía persiste el problema, podemos instalarlo directamente desde el CD-ROM utilizando la opción de instalar accesorios->Ayudante. Hacemos clic en la opción de Ayudante y se instalará. Puede ocurrir que tampoco se instale correctamente, entonces la utilizando la opción de Explorar este CD en el Menú Principal, entramos en la carpeta Packs y ejecutamos el archivo msagent.exe nos aparecerá la siguiente pantalla de confirmación. Indicamos que Si y aceptamos el cuadro de diálogo siguiente.

1.4.2.2 Instalación en Windows NT, 2000, XP o Windows Vista. Hay casos en los que no se encuentra algunos ficheros en Windows NT, 2000, XP o Windows Vista que son necesarios para la correcta instalación de QVET 9.0, para instalar estos encontrara en la carpeta NT, que encontrará en el CD-ROM de instalación de QVET, el fichero NT.bat, ejecute este fichero. Si en algún momento el proceso de instalación nos pide reiniciar la máquina, la reiniciamos. Durante todo el proceso debemos entrar de siempre como administrador del sistema para proceder a la instalación. Para continuar con la instalación debemos seguir los pasos del asistente de instalación para entorno Windows NT, 2000, XP o Windows Vista.


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1.4.2.3 Motor de la base de Datos. Al intentar arrancar QVET sale un mensaje de error relacionado con el archivo “msjet*.dll” entonces desde el menú Principal del CD-ROM de instalación, instalar Accesorios->Motor de la base de datos. Nos aparece la siguiente ventana donde seleccionamos el tipo de instalación a realizar. Pulsamos Completa y se instalará.


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2. PREPARAR EL SISTEMA PARA QVET. Las opciones de configuración que detallamos seguidamente no siempre tendrán que cambiarse en la configuración de su sistema.

2.1 Plataforma de funcionamiento. QVET funciona en entorno de 32 bits, esto es a partir de la versión B de Windows 95. Desde QSOFT, recomendamos que en la medida de lo posible actualice sus equipos con el sistema operativo Windows 2000, XP o Vista que gestionaran de una manera más eficiente los recursos de su equipo, así como incorporaran herramientas de seguridad sobre la confidencialidad de sus datos. Recomendamos también actualizarse a Microsoft Office 2003, así como instalar un buen software Antivirus y un sistema de copia de seguridad de sus datos diario.

2.2 Configurar la pantalla. La aplicación, debido a la cantidad de información simultánea que debe presentar por pantalla está preparada para trabajar a una resolución mínima de 1024x768 píxeles, y si trabajamos con imágenes, se recomienda trabajar con color de alta densidad (32 bits).

Pulse el botón � Configuración � Panel de control. Seleccione: Pantalla. Seleccione la solapa Configuración. Elija: Color de alta densidad (32 bits), y 1024 x 768 píxeles o superior.

2.3 Configurar el idioma.

1. Pulse el botón � Configuración � Panel de control.

2. Seleccione: Configuración regional. 3. Elija el Idioma, por ejemplo: Español (España). Nota: El Idioma, en el cual se encuentra configurada la máquina, será el que el programa de instalación de QVET tomará para proceder a la instalación. Ejemplo: si usted seleccionó Español (España) dentro de la Configuración regional, todos los mensajes y ventanas de instalación aparecerán en Español.


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3 Acceder a QVET.

• Desde el botón “Inicio“, ir a la opción “Todos los Programas” y seleccionar la carpeta “Qvet”. Dentro de esta carpeta aparecerá el icono del programa. Pulsar sobre el icono.

• Desde acceso en el escritorio • Se puede configurar para que arranque automáticamente • Si deseamos que QVET arranque automáticamente cada vez que encendemos el

ordenador al finalizar el proceso de instalación podemos indicarlo. Una vez instalado QVET en nuestro ordenador también podemos configurar esta acción realizando los siguientes pasos.

1. Copiamos el acceso directo de QVET que tenemos en el escritorio, realizamos un clic

sobre el acceso directo a QVET entonces Edición->Copiar. 2. Pulsamos sobre el botón de Inicio con el botón de la derecha de nuestro ratón.

Seleccionamos la opción de Ejecutar con lo que podremos abrir la carpeta de programas de menú de inicio del usuario. En el siguiente punto tenemos que sustituir usuario por el nombre actual del usuario que ha iniciado la sesión.

3. C:\Documents and Settings\Usuario\MenúInicio\Programas\Inicio

4. Ahora seleccionamos en el menú Edición->Pegar. Aparecerá el acceso directo a QVET. 5. Realizada esta operación cerramos todas las ventanas abiertas por el explorador. Ahora

cada vez que encendemos el ordenador se ejecuta QVET.


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4 Registrar la licencia de uso

4.1 Versión demostración Para la versión de demostración no necesitamos registrar la licencia de uso. Solo se debe tener en cuenta que la versión demostración tiene un límite de accesos al programa. Se podrá acceder tantas veces como el programa lo permite, máximo 50 accesos. Para saber el número de accesos que nos quedan podemos verlo accediendo en el Menú en Parámetros opción de Parámetros de Empresa.

La versión de demostración nos permite poder ver las tres ediciones de QVET solamente cambiando el tipo de edición en esta opción de Parámetros de Empresa, sin necesidad de volver a instalar QVET.

4.2 Versión registrada

Al finalizar la instalación deberá registrar su licencia de uso. Llame a nuestro teléfono de mantenimiento: 902117866 o 973223185, y le introduciremos su clave de registro. Si desea realizar cualquier otro cambio en los datos de su empresa, también se lo realizaremos llamando al mismo teléfono. Otra opción para registrar Qvet es el envío de su clave de registro por correo electrónico. Si ha solicitado previamente dicha opción al teléfono anterior, una vez que haya recibido la clave de registro deberá acceder al menú Parámetros y elegir la opción Parámetros de Empresa para introducir dicha clave de registro.

Nota: Los datos introducidos durante el periodo de evaluación del producto permanecen intactos una vez introducida la clave de registro.

Recuerde que: Para un óptimo funcionamiento del programa debe tener instalado Windows XP Profesional.


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PARTE II – EMPEZAR A TRABAJAR CON QVET


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5. Introducir datos para empezar a trabajar La aplicación QVET ha sido diseñada de manera que se pueda empezar a trabajar casi de inmediato una vez instalada. De todas maneras, aunque la base de datos se va auto-alimentando con la nueva información que va detectando (diagnósticos, razas, especies, clientes, mascotas,...) existen tres tipos de datos que, por su naturaleza, es conveniente introducir previamente. Se trata de las especies, vacunas y artículos.

5.1 Traspaso de datos de otras aplicaciones a QVET. QVET le da la posibilidad de traspasar sus datos del antiguo programa de gestión veterinaria a QVET. Para tener información respecto al traspaso de datos de su programa de gestión antiguo a QVET llame a nuestros teléfonos de contacto.

5.2 Empezar desde cero La base de datos de QVET se va auto-alimentando con la nueva información que va detectando (diagnósticos, razas, especies, clientes, mascotas,...). Existen tres tipos de datos que, por su naturaleza, es conveniente introducir previamente. Se trata de las especies, vacunas y artículos. A continuación detallamos la creación especies, razas, las fichas de nuestros clientes y sus mascotas, artículos, fichas personal del centro...

5.2.1 Crear Especies, Razas Se crean desde “Parámetros� Mascotas � Especies/Razas”. Simplemente añada los nombres de las especies que tratará en su clínica. No importa que ahora no las anote todas. Puede volver mas adelante a esta opción para seguir añadiendo especies a su base de datos. Por defecto QVET tiene creadas las especies CANINA y FELINA. Para añadir razas a cada especie, en esta misma pantalla añada los nombres de las razas que trata en su clínica una vez tenga seleccionada la especie a la que pertenecen.

5.2.2 Crear clientes y mascotas Para poder crear un nuevo cliente pulsamos en el botón de la derecha, ahora aparece una pantalla de selección de clientes.

Inicialmente tenemos una ventana con la lista de todos los clientes que tenemos hasta el momento. En ella podremos realizar búsquedas a partir de los filtros de selección que aparecen en la parte superior de la ventana, condiciones de selección. En la ventana de Buscar Clientes, si en un criterio queremos buscar alguna subcadena, de la cual no conoce el inicio o final, solo debemos seguir el siguiente esquema: “*cadena”,


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“cadena*” o “*cadena*”. Con la opción de Tarifa podemos ver la lista de los clientes por tarifa aplicada al hacer una venta. Con la opción de Activos se muestra la lista de los clientes en activo, inactivos o bien todos. En la pestaña de hospitalizados aparecerán todas las mascotas que estén dadas de alta en el hospital, en la cual podrá ver un resumen de los conceptos cobrados en la hospitalización. Para crear un nuevo cliente bastará con hacer clic sobre el botón “Nuevo” en la ventana Buscar Clientes. Aparece el gestor de clientes, con una ficha de cliente vacía. Esta estará preparada para recibir los datos de un nuevo cliente. Una vez rellenados estos campos podrá proceder a dar de alta las mascotas de este cliente. Para ello se deberá pulsar sobre la pestaña “Mascotas” y sobre el botón “Nuevo”. En este momento el ordenador esta preparado para recibir los datos de la primera mascota del cliente creado. Para añadir nueva mascotas bastará pulsar repetidas veces sobre el botón “Nuevo”. Vea 15.9 Clientes - Mascotas en la Parte III de este manual para conocer el significado de cada campo. No olvide especificar la especie de la mascota. En caso de que no la introduzca no podrá asignar vacunas a este animal, al no poder determinarse que vacunas le corresponden según la especie. Los diferentes tipos de especie, raza, carácter, pelo, capa, carácter, dieta, hábitat, alturas, estados, ojos y motivos de baja, se pueden configurar en Parámetros�Mascotas (ver Parte III, sección 20.1 Mascotas).

5.2.3 Crear Vacunas

Se crean desde “Parámetros � Vacunas”. En la columna Especie pulse sobre la “flecha hacia abajo” para desplegar la lista de especies que tenemos introducidas. Seguidamente anote el tipo de recordatorio, nombre de la vacuna para esta especie, el período de revacunación (en días), observaciones, el concepto asociado a la vacuna que se le cobrará y la fecha en que se ha aplicado el concepto. La primera vez que introduzca un concepto asociado a la vacuna no hará falta poner la fecha, pero si cambia el concepto en un futuro si que hará falta. Esto implica que si cambia una vacuna pasada, de esta manera evitará que se le aplique el nuevo concepto que sería incorrecto, ya que tiene que aplicar el concepto primero que habíamos puesto. Realizamos esta operación tantas veces como sea necesario hasta tener introducidas todas las vacunas de cada especie con su periodo de revacunación anotado (columna próximos días).


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5.2.4 Crear Secciones, Familias y Subfamilias Esta clasificación jerárquica es útil para obtener información sectorizada de la rentabilidad del negocio.

La clasificación consiste en dividir la actividad del negocio en un primer nivel muy general que denominamos SECCIÓN. De aquí saldrá un primer grupo de clasificación. Una vez determinadas estas realizaremos una segunda subdivisión de cada sección en FAMILIAS. La misma división la repetiremos con las SUBFAMILIAS.

Para crear una nueva SECCION, con sus FAMILIAS y SUBFAMILIAS se realiza a partir de Parámetros->Sección, Familia, Subfamilia. Esquemáticamente se podría representar como sigue: Aquí se observa como la sección “Clínica” contiene dos familias: “Hospital” y “Cirugía ”. La sección “Cirugía” a su vez contiene dos subfamilias: “Cesárea” y “Ojos”. La sección “Tienda” tiene una sola familia “Collares” y una única subfamilia asociada a esta “Lujo”. En el último nivel del árbol (el nivel Subfamilia) es de donde “cuelgan” los artículos o servicios. Cuando se crea una nueva SECCION, forzosamente se ha de crear una FAMILIA y una SUBFAMILIA asociada a esta última. Esto es debido a que cuando damos de alta un nuevo artículo, lo que finalmente se le asigna es una SUBFAMILIA, y por lo tanto el árbol SECCION-FAMILIA-SUBFAMILIA ha de haberse creado completo, ya que sino no aparecerá en la ficha del artículo.

Clínica Tienda SECCIONES

Hospital Cirugía

Lujo

Collares

FAMILIAS

Anestesia

Cesárea Ojos

SUBFAMILIAS


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5.2.4.1 Crear Artículos-Conceptos Se accede a esta opción desde “Archivo � Artículos - Conceptos”. Previamente a las fichas de los artículos aparece una ventana, Buscar Artículos-Conceptos, con la lista de artículos o servicios introducidos. Al arrancar el programa por primera vez aparecerá vacía. Esta pantalla Buscar Artículos-Conceptos, es similar a Buscar Clientes y Buscar Personal. En esta ventana se pueden filtrar subconjuntos de artículos simplemente con teclear los criterios de filtro en los campos de la zona superior de la ventana, Condiciones de selección. Pulse sobre el botón “Nuevo” en la ventana Buscar Artículo-Concepto. Se abrirá una nueva ventana en la que podrá anotar los datos de un artículo. Rellene los campos que considere oportunos. Vea sección 15.10 Artículos-Conceptos en la Parte III del manual para conocer el significado de cada campo. En esta nueva versión de Qvet al crear un nuevo artículo ya se pueden entrar directamente los precios de compra.

5.2.4.2 Crear Proveedores Se accede a esta opción desde “Compras � Proveedores”. Aparece una ventana, Buscar Proveedores, donde se muestra la lista de los proveedores. Esta ventana también contiene una serie de filtros con el fin de facilitar búsquedas dentro del conjunto de proveedores. Estos filtros funcionan igual que en resto de ventanas de Búsqueda (clientes, artículos, personal). Para modificar los datos referentes a un proveedor bastará con hacer doble clic con el ratón en el nombre del proveedor en cuestión o bien seleccionarlo con un clic y pulsar el botón de modificar. Para añadir un nuevo proveedor, bastará con pulsar el botón “Nuevo” de la ventana Buscar Proveedor. El significado de cada campo se encuentra en la Parte III sección 16.1

Proveedores. Una vez pulsado aparece la ficha del gestor de proveedores para introducir los datos del nuevo proveedor. Finalizada la introducción de sus datos pulsamos en Aceptar y volvemos a la pantalla de Buscar Proveedor.


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6. Realizar una visita La forma más práctica de empezar una visita a un paciente es abriendo los clientes a través de “Archivo � Clientes-Mascotas”, después seleccionar el cliente y la mascota a la cuál queremos realizar la visita, y finalmente hacer un clic en el botón de visita o doble clic en la mascota. También puede iniciarse una visita desde “Procesos � Nueva visita”, se nos abrirá la sala de espera y seleccionando el cliente y la mascota a la cuál queremos hacer la visita, después solamente tenemos que hacer clic en el botón de visita. Con cada uno de los dos sistemas se obtiene el mismo objetivo: Abrir la ventana de selección de cliente y mascota. Cuando aparece la ventana de selección de cliente podemos teclear el nombre del cliente. En caso de que el cliente ya exista, con solo teclear las primeras letras de su nombre, este aparecerá completamente escrito. Podremos pulsar sobre la “flecha hacia abajo” de mascotas para ver la lista de mascotas de este cliente y poder seleccionar una con el ratón. Si el cliente es nuevo (no estaba previamente creado en la base de datos) el programa pregunta si deseamos crearlo. En caso afirmativo accedemos directamente a la ficha de creación de clientes y mascotas. Una vez rellenados los datos podemos presionar el botón “aceptar” de la ficha de clientes/mascotas, y después ya podemos iniciar la visita. Una vez creado el nuevo cliente siempre nos aparecerá preseleccionado dicho cliente en la ventana de Clientes-Mascotas. El botón importe se utiliza para anotar directamente los importes de la visita (albarán) pero sin pasar por ella, dejando para escribir más tarde los datos de la visita (síntomas, diagnóstico,...) a través de la opción “Consulta” en lugar de “Visita”. El cuadro de “búsqueda de cliente” se usa para ver aquellos clientes cuyo nombre empiece por las letras introducidas en el campo nombre. Por ejemplo, los que empiecen por “Tor”. Seleccionando el cuadro de “búsqueda por mascota” se puede realizar la misma identificación tomando como base el nombre de la mascota. Obteniendo así todos los propietarios que poseen una mascota con cierto nombre. Tanto realizando la búsqueda por cliente como por mascota podemos buscar por el resto de campos que aparecen en la ventana. Así puede buscar clientes por teléfono, dirección, código de cliente, y las mascotas por chip, número de historial o censo. En la barra de estado aparecerá el nombre del cliente, de la mascota y la deuda que tiene el cliente, si existe tal deuda.


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Una vez que accedemos a la ventana de una nueva visita en ella podemos anotar todos los datos pertinentes al historial del animal que estamos tratando. Pulsando el botón de la fecha de abajo podemos cambiar la fecha de la visita, en caso de que la información introducida ahora corresponda al trabajo realizado en días anteriores.

El botón “Historial” facilita la impresión del historial clínico de la mascota

en papel. La impresión del historial tiene un paso previo de configuración de la impresión. En la ventana de configuración de impresión se puede especificar: El botón “Eliminar” permite eliminar la ficha de visita en pantalla. Una visita de la que se haya generado una factura no podrá ser eliminada y el botón “Eliminar” aparecerá desactivado. Si podrá eliminarse una visita de la que solo se haya realizado albarán.

Tipo de visita 1. Tipo de datos a imprimir (vacunas,

analíticas,...) 2. Fechas de visita a imprimir 3. Orden ascendente o descendente. 4. Imprimir todas las visitas o solo las

seleccionadas. 5. Antes de imprimir se puede visualizar

una vista previa. Estas opciones se seleccionan simplemente marcando en azul las filas de las visitas o marcando las casillas de selección denominadas “Tipo de visita” en la parte superior derecha.

Veamos todos los apartados de la ficha de la visita.

6.1. General En ella se anotan los datos más elementales de la visita. Los campos principales son “Reconocimiento Físico”, “Exploración”, “Anamnesis”, “Diagnóstico”, y “Tratamiento”. Los principales datos de la visita siempre se pondrán dentro de la pestaña de general, aunque también tendremos dentro de la visita otras pestañas que nos completarán la información como: recordatorios de vacuna, análisis del laboratorio, especialidades, imágenes asociadas a la visita, programas de medicina preventiva, hospitalización de la mascota y por último un resumen de los principales datos de la visita.


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El apartado “Reconocimiento Físico” se usa para registrar el reconocimiento realizado. Es un método de entrada de información paralelo a la escritura de datos en el campo “Síntomas”. Tiene la ventaja de que estandariza la entrada de información y el lenguaje utilizado entre todos los profesionales del centro. La información que aparece se puede parametrizar (modificar) desde el menú “Parámetros � Visitas � Grupos Síntomas/Síntomas” (sección 20.6 Grupos Síntomas / Síntomas Parte III). En “Exploración” se pueden registrar los datos exploratorios obtenidos de la mascota. Esta lista también es parametrizable. Se modifica desde “Parámetros � Visitas � Exploración” (Parte III sección 20.8).

Si deseamos ver el apartado de “Síntomas” más grande, para una mejor visualización global, solo hace falta hacer clic sobre el botón con el dibujo de una lupa. Si deseamos imprimir el tratamiento, que es la receta de la visita, solo debemos hacer clic sobre el botón con el dibujo de una impresora. En este caso imprimirá todo lo que contiene el apartado “Tratamiento”. Si deseamos que solo se imprima parte del

contenido, debemos marcar el texto que deseamos que aparezca en la receta, entonces al pulsar sobre el botón de imprimir, aparecerá un menú emergente que nos permite imprimir todo lo que contiene tratamiento o solo la parte seleccionada. Para modificar el formato del tratamiento, se puede modificar desde Parámetros � Configuración � Visita � Plantilla tratamiento.


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6.2. Vacunas

Se utiliza para cinco propósitos:

6.2.1 Registrar la vacuna aplicada en la fecha actual y su eventual fecha de revacunación.

Para ello bastará con seleccionar la vacuna a aplicar en “Recordatorios de la visita”, indicar la fecha de revacunación y seleccionar la opción “Sí” en la columna “Aplicada”. Esta última indicación determina que en la fecha de hoy se habrá aplicado la vacuna indicada, y esta aparecerá dentro del “Historial de Recordatorios de la Mascota” que contiene todas las vacunas que ya se le han aplicado a la mascota. Para programar una fecha de vacunación sin aplicar la vacuna a fecha de hoy, se procede de la misma forma que en el apartado anterior. Solo hay que cambiar en la columna “Aplicada” por “No”. De esta manera la vacuna ya no aparecerá en el “Historial de Recordatorios de la Mascota”. En la columna “Próxima fecha” deberá escribir la fecha en la cual deberá aplicarse la próxima vacuna, y quedará así dentro de los “Recordatorios pendientes de aplicar”.

6.2.2 Aplicar una vacuna programada como próxima vacuna. Seleccionar la vacuna en “Recordatorio pendientes de aplicar” y hacer clic sobre el botón “Aplicar”. Esta acción nos pedirá una confirmación, la cual debemos aceptar si realmente queremos aplicar dicha vacuna. Finalmente la vacuna nos aparecerá en el “Historial de recordatorios de la vacuna”, donde se muestran todas las vacunas aplicadas.

6.2.3 Ver el historial de recordatorios de la mascota. Este se detalla en la lista de la parte inferior izquierda de la pantalla.

6.2.4 Ver los recordatorios pendientes de aplicar. Se observa en la parte inferior derecha de la ventana. Para aplicar una vacuna que aparece en esta zona de la ventana bastará con seleccionarla de la lista y pulsar el botón “Aplicar”. De esta forma pasa a la zona de “Historial de Recordatorios de la mascota” y calcula de nuevo su fecha de revacunación. • Si lo que queremos es anotar una visita pasada en la que aplicamos una vacuna,

realizamos la visita para el Cliente/Mascota en cuestión. Al entrar en la ficha de visitas cambiar la fecha del día de hoy a la fecha en que se aplicó la vacuna, situados en la “pestaña” de General. Una vez cambiada esta fecha vamos a la “pestaña” de Vacunas y la


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aplicamos. De esta forma se controlará correctamente la fecha de revacunación, y la vacuna parecerá aplicada con la fecha que le hemos puesto a la visita.

• Fin aplicación de una vacuna con cadencia: Para que una vacuna que aplicamos no

aparezca en “Recordatorios pendientes a aplicar” ya que solo la aplicaremos hoy, (aunque tenga cadencia de vacunación), bastará con dejar vacía la fecha en “Próxima fecha” en la opción de “Recordatorios de la visita”. De esta manera podemos dejar de aplicar una vacuna en el momento deseado.

6.3 Laboratorio Sirve para introducir la información relativa a estos u otras informaciones que se asemejen. Desde el menú “Parámetros � Visitas � Laboratorio” podrá personalizar esta parte del programa a sus necesidades. Podrá crear más apartados o borrar las existentes. Parte III sección 20.11 Laboratorio.

Los análisis que aparecen en cada una de ellas también pueden ser creados, modificados o borrados. Para visualizar los análisis anteriores, debemos seleccionar la fecha del análisis en la opción de “Análisis Anteriores”. En este momento se sitúa en la visita en que se realizó ese análisis y se pueden visualizar sus datos en pantalla. Si desea imprimir el análisis se debe hacer clic en el botón “Imprimir”. Si antes de imprimir desea visualizar el análisis tal y como quedará, marque la opción “Vista previa”. QVET permite la captura directa de datos desde analizadores como MENARINI. A continuación delataremos el proceso de configuración y funcionamiento en cada caso.


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6.3.1 Manual de referencia de informes personalizables de laboratorio

Introducción El módulo de informes personalizados de laboratorio permite al usuario definir sus propios modelos de informes de pruebas una manera sencilla. El módulo de informes personalizados de laboratorio se puede habilitar en la versión corporativa de QVET. Para ello deberemos ir al menú Parámetros/Configuración. Dentro de este al apartado Visita. En la sección de Laboratorio se encuentra el check para activar/desactivar el módulo de informes personalizados de laboratorio.

Definición de los elementos del informe personalizado de laboratorio Para definir los elementos del informe personalizado simplemente deberemos asignar un formato a cada uno de los elementos que deseemos al crear/modificar los elementos que formarán parte del tipo de análisis de laboratorio. Asignaremos el formato en Parámetros/Visitas/Laboratorio en la parte de definición de los tipos de análisis (rejilla de abajo). Disponemos de 8 tipos de formato para cada elemento:

• Titulo: título del análisis a realizar. • Sección: sección dentro de un análisis a realizar. • Cabecera tabla • Elemento tabla • Leyenda • Parágrafo • Enumeración • Separación: salto de línea en blanco.

Es importante establecer el orden en que deseemos que salga cada uno de los elementos definidos mediante la propiedad Orden. Si el elemento lo requiere podremos asignar un texto por defecto que se asignará automáticamente al crear un análisis de ese tipo para ese elemento en concreto.


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Ejemplo Definiremos un análisis de laboratorio llamado ANALISI EXHAUSTIVO en el Gestor de Laboratorio accesible mediante Parámetros/Visitas/Laboratorio.

Seguidamente definiremos los elementos del análisis ANALISI EXHAUSTIU en el mismo Gestor de Laboratorio en la parte inferior. Asignaremos un formato, valor normal, texto por defecto si lo deseáramos, unidades, etc. Por ejemplo, hemos definido en el elemento Descripcio IONOGRAMA un texto por defecto que se asignará a este elemento cada vez que creemos un análisis ANALISI EXHAUSTIVO.

Asignaremos un orden a cada uno de los elementos de que constará el análisis ANALISI EXHAUSTIU.


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Ahora utilizaremos este análisis en una visita creando un nuevo análisis de BIOQUIMICA / ANALISI EXHAUSTIU desde la pestaña de laboratorio.

Introduciremos unos datos ficticios en algunos de los apartados para ver el resultado y el aspecto del informe generado.

Pulsaremos el botón imprimir con vista previa para visualizar el informe.

Este es el resultado del informe personalizado generado con los parámetros establecidos:


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La descripción de cada columna de la tabla es personalizable en el formato cabecera tabla:


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6.3.2 MENARINI. Los analizadores Menarini compatibles actualmente con QVET son:

• SPOTCHEM II (SP-4410) • SPOTCHEM EZ (SP-4420) • SPOTCHEM (SP-4430) • VETTEST • REFLOTRON / REFLOVET

Configuración. Antes de empezar a trabajar debemos indicarle a QVET que disponemos de un analizador Menarini , que modelo es y donde está conectado. Para ello:

• En el menú “Parámetros” � “Parámetros de Empresa”. Debe tener marcada la opción “Analizadores compatibles”.

• En el menú “Parámetros” � “Configuración”, en la pestaña “Visita” (a la izquierda de la

pantalla) encontrará un apartado de “Laboratorio”. Ahí deberá seleccionar el modelo de analizador Menarini del que dispone, además del puerto del PC al que está conectado.


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Una vez hecho esto ya puede empezar a trabajar con su analizador enlazado a QVET.


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Importar análisis del analizador y asignarlos a QVET. QVET dispone de un grupo de análisis llamado “MENARINI”. Podremos por tanto asignar los

análisis realizados con el analizador a las visitas de las mascotas, en la pestaña “Laboratorio”, grupo de análisis “Menarini”. Para capturar y/o asignar análisis seguiremos los siguientes pasos:

• Seleccionaremos un cliente / mascota, y pulsaremos el botón “Visita” o “Consulta”

según nos convenga.

• Iremos a la solapa “Laboratorio”. Aquí vemos que nos aparece un grupo llamado “Menarini” donde aparecerán los valores del análisis una vez asignado y un botón con el nombre del analizador, que nos servirá para importar y asignar los análisis del analizador.

• Pulsando sobre el botón “Analizador: SPOTCHEM …”, accederemos a la pantalla de asignación y/o importación de análisis.

• Si deseamos importar análisis del analizador: pulsaremos el botón “importar” a

partir de este momento si no se reciben datos del analizador durante 10 segundos se finalizará la importación. Una vez recibidos aparecerán en la parte superior de la pantalla (ver imagen).

• Para asignar los análisis capturados: pulsaremos el botón “Asignar”. El análisis

quedará ubicado en el grupo “Menarini” y el botón “Menarini” se iluminará. Solución de problemas. No aparece el grupo de análisis MENARINI en la visita. Los analizadores de MENARINI, obtienen una serie de valores asociados a una clave, por ejemplo:

GLU: 93 Donde GLU es la clave que indica, en este caso GLUCOSA. Al ser QVET un sistema

abierto, donde nosotros mismos podemos crear nuevos análisis, debemos especificar para cada clave del analizador MENARINI a que clave de QEVT corresponde. Esto lo realizaremos


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desde el menú Parámetros �� Visitas �� Laboratorio. En esta pantalla podemos crear un nuevo grupo de análisis MENARINI, o utilizar los existentes, relacionando el nombre del análisis que nosotros deseemos con la clave de MENARINI. Referencia de CLAVES que soportan los analizadores MENARINI:

Por ejemplo podríamos aprovechar en el grupo de bioquímica, el análisis glucosa, añadiéndole a la columna “clave”, la palabra GLU. Al importar análisis del analizador a la visita, se asignaría automáticamente el valor de GLU al grupo de análisis Bioquímica, en el campo Glucosa.

1. Seleccionaremos el que deseemos asignar y pulsaremos el botón “QVET. 2. El análisis quedará asignado a la visita actual.

3. Análisis en RED.

Otra de las ventajas de trabajar con QVET-Lab y QVET enlazados es que se puede trabajar en red. Podremos ver los análisis asignados a las mascotas desde cualquier ordenador conectado a la red con QVET instalado. Para ello no es necesario que tengan instalado QVET-Lab todos los ordenadores, si no únicamente el ordenador que tendrá el aparato IDEXX conectado. Deberemos instalar QVET-Lab únicamente en el PC que tenga el aparato IDEXX conectado, no en el resto. El disco duro del ordenador con QVET-Lab instalado debe estar compartido, o al menos la carpeta QVET-Lab que encontrará en la ruta "C:\Archivos de programa\" (o “C:\Program files\” si trabaja en inglés).

Clave Unidades

BUN mg/dl

CPK IU/L

GLU mg/dl

GOT IU/L

GPT IU/L

HB g/dl

HDL-C mg/dl

LDH IU/L

T-BIL md/dl

T-PRO g/dl

ALB g/dl

TG mg/dl

T-CHO mg/dl


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6.4 Especialidades Sirve para anotar información específica de cada especialidad que usted desee tratar. Cada especialidad consta de tres apartados llamados “croquis”, “protocolos” e “imágenes. El apartado Protocolo es definible desde “Parámetros � Visitas � Especialidades /Protocolos”. Aquí puede crear todos los campos de información que podrá

rellenar posteriormente en cada visita de especialista. Esta información permanecerá en el historial de la mascota. Puede definir nuevas especialidades (de las que aparecerá una nueva pestaña) también desde “Parámetros � Especialidades /Protocolos”. Parte III sección 20.12 Grupos de Especialidades/Protocolos. En los croquis se pueden insertar marcas en posiciones concretas del dibujo. En cada marca que insertemos se puede añadir una etiqueta para así tener una mayor información sobre lo que significa la marca.

Para diferenciar diferentes tipos de marcas, tenemos diferentes colores y tamaños de la marca. Usando cada color para un tipo de conceptos podemos llegar

a tener una visión más concreta de lo que significa cada marca. Ejemplo: Utilizar el rojo para arañazos, el verde para erupciones, el amarillo para roturas, etc. Si deseamos borrar todas las marcas debemos hacer clic sobre el botón. El apartado imágenes, permite visualizar todas las imágenes relacionadas con la especialidad seleccionada, para cada mascota. Aparece una lista con el nombre de todas las imágenes relacionadas, haciendo clic sobre el nombre visualizará la imagen en el marco de la derecha. Para obtener información sobre como asignar una imagen a una especialidad consulte el apartado del manual 6.5 Imágenes.


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6.5 Imágenes

Se usa para guardar los archivos electrónicos que deseen asignarse a una visita. Generalmente estos archivos se corresponden con una imagen fotográfica. También se pueden guardar en este “contenedor” de archivos digitales, documentos de Microsoft Word, de Microsoft Excel o de Acrobat Reader. De todas maneras el uso más habitual es el de almacenaje de fotografías. La forma más cómoda de obtener imágenes es mediante una cámara digital (vaya al apartado 21.4. “Capturar imagen y vídeo desde el pc.”, en la página 191, para obtener más información). Para poder asignar imágenes capturadas que tenemos almacenadas en cualquier unidad de almacenamiento (cámara digital, dvd, cd, pendrive, etc.), primero tiene que conectar la unidad que contiene las imágenes capturadas. Normalmente Windows le abrirá automáticamente las imágenes del dispositivo en una nueva ventana, sino es así tendrá que acceder dentro de Mi PC a la unidad que corresponda, o dentro de Equipo si está utilizando Windows Vista. Para poder asignar las imágenes a la visita tiene tres procedimientos:

- Botón de Buscar: Utilizando esta opción podrá seleccionar sus imágenes localizando la unidad correspondiente donde se encuentren estas.

- Copiando las imágenes directamente dentro del directorio de imágenes de Qvet. Dicho

directorio normalmente está situado en C:\Archivos de programa\Qvet\Imagenes Disponibles.

- Si las imágenes a importar se encuentran dentro de una carpeta diferente a la carpeta

de imágenes que utiliza Qvet por defecto (apartado anterior), deberá configurar la carpeta asignando dicho directorio que contiene las imágenes que serán importadas, dentro de Parámetros � Configuración � Imágenes y videos

Dentro de la visita le aparecerá una lista con todas las “imágenes disponibles”, y después podrá asignar la que quiera a la visita. Para obtener información sobre dispositivos que permiten capturar imágenes y sus características, consultar el apartado del 4 manual (Capturar imagen y vídeo desde el PC). Para ver la imagen, la seleccionamos con el ratón de la lista de imágenes asignadas de la visita y se visualizará en pantalla. Puede anotarse una descripción de la imagen en “Comentarios de la imagen asignada”, justo debajo de la imagen.


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Si lo desea también podrá guardar un comentario sonoro, pulsando el botón de rec y reproducirlo posteriormente pulsando el botón de play. Para asignar definitivamente esta imagen a la visita actual deberá pulsar el botón con una flecha hacia abajo dibujada. Una vez seleccionada la imagen le aparecerá la opción de asignación a una especialidad, permitiendo relacionar cada imagen con una especialidad: odontología, dermatología, neurología, etología, oftalmología, etc. La lista de imágenes de la lista de abajo son las asignadas a la visita en curso. Puede realizar anotaciones:

Seleccionar nota: permite seleccionar una nota realizada sobre la imagen.

Anotar marco: permite introducir un marco circular a la imagen en forma de nota.

Anotar texto: permite introducir texto a la imagen en forma de nota.

Eliminar notas: elimina todas las notas realizadas sobre la imagen.

Puede visualizar la imagen en diferentes tamaños:

Ajustar a la ventana: ajusta el tamaño de la imagen, permitiendo la visualización total de

la imagen dentro de la ventana.

Tamaño real: muestra la imagen en tamaño real.

Aumentar zoom: activa el zoom, muestra un aumento del tamaño de la imagen.

Disminuir zoom: muestra una disminución del tamaño de la imagen.

Pantalla completa: muestra la imagen en modo pantalla completa.

QVET también le permite editar la imagen, gracias a su módulo de edición de imágenes. Pulsando el botón inferior de la barra de herramientas “Editar imagen” accederá al editor de imágenes (para más información sobre el tratamiento de imágenes, consultar el apartado del manual 15.11 Imágenes).


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6.6 Hospitalización CASOS

¿Qué son los casos? Es el método para poder agrupar las visitas realizadas a una mascota que viene referida de otro centro, para así poder saber el importe que ha generado en la clínica un veterinario referente. De este importe le podremos aplicar unas determinadas dicotomías. ¿Qué son las dicotomías? Son los porcentajes, o los importes fijos, que se pagan a los centros, que han remitido casos a nuestra clínica, en base al importe que nos han hecho ingresar. Primero deberemos indicar si queremos agrupar las visitas en casos. Para poder calcular las dicotomías de los veterinarios deberemos activar esta opción, de tal manera que, antes de realizar una visita, si lo deseamos, podemos abrir un caso, el cual irá asignado a un veterinario. Para activar dicha opción debemos ir Parámetros → Configuración → Visitas y marcaremos la opción “Agrupar las visitas en casos”.

Los casos se asignan a veterinarios referentes, por lo tanto, si queremos aplicar dicotomías a los veterinarios del centro, también los deberemos crear como veterinarios de referencia. Para abrir un caso, se hace desde la pantalla de búsqueda de clientes y mascotas. Una vez tengamos seleccionada la mascota, en la parte inferior derecha de la pantalla, veremos el botón para abrir/cerrar casos. En el caso que la mascota no tenga ningún caso abierto, el botón permitirá abrir un nuevo caso. En el caso que la mascota tenga ya un caso abierto, el mismo botón nos servirá para cerrar dicho caso.


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Antes de empezar a utilizar los casos, primero deberemos crear una plantilla de preguntas que se realizarán para recoger información necesaria de las mascotas. Para crear dichas preguntas iremos a Parámetros → Visitas → Información de apertura de caso. Esto nos abrirá el gestor de información de apertura de casos.

Desde este apartado crearemos el historial, el cual constará del protocolo de preguntas a realizar. Dichas preguntas podrá indicarle si la respuesta constará de un texto libre o podrá limitar a una lista de posibles respuestas. Al abrir un caso nos pedirá la información del caso

Al abrir un nuevo caso se nos pedirá que informemos el recepcionista que lo abre, el veterinario de referencia (el que nos envía la mascota) y la dicotomía que se le aplicará en ese caso. Después se ha de informar el motivo por que se abre ese caso y finalmente se responderán las preguntas de información de apertura de caso. A partir de ese momento todas las visitas que se realicen a la mascota se asignarán a este caso,

hasta que no sea cerrado. Un indicativo que una mascota tiene un caso abierto, es que al abrir una visita, en la parte superior de la pantalla nos aparecerá un recuadro de color verde, indicándonos el día de apertura del caso. Si nos situamos encima del icono, en forma de lápiz, que hay al lado del recuadro del caso, podremos visualizar rápidamente el motivo de apertura del caso.


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A parte tenemos otro icono, en forma de un triangulo con un signo de exclamación, en el cual podremos información crítica del caso. Alertas a tener en cuenta también por el veterinario de referencia. Haciendo doble clic encima abriremos una ventana de texto, en la cual informaremos nuestras notas.

Si solamente nos situamos con el ratón encima del icono, que se mostrará de color amarillo si hay alguna anotación, mostrará una ventanita con las alertas del caso.

DICOTOMIAS Para establecer las dicotomías en los veterinarios de referencia, deberemos entrar en la ficha de personal y acceder a la pestaña de dicotomías.


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El primer paso a seguir es indicar que el veterinario usa dicotomías, marcando el check correspondiente.

Una vez activado, se deberán crear las diferentes dicotomías, para asignar a cada veterinario una o varias dicotomías que puede utilizar. Desde la misma pantalla, tenemos un acceso al gestor de dicotomías.

En el gestor de dicotomías, podremos crear tantas plantillas de dicotomías como queramos. A cada una de las dicotomías le indicaremos si se calculará por importe o por porcentaje. Y podemos indicar si es un importe/porcentaje fijo o podemos indicarle diferentes tramos, es decir, que hasta cierto importe podemos aplicarle un %, y a partir de este importe aplicarle otro %.


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Una vez creadas las dicotomías, a cada uno de los veterinarios le indicaremos que dicotomía, o dicotomías utilizará, y cuál de ellas será la predeterminada.

HOSPITALIZACION Configuración: Antes de empezar a usar la hospitalización, deberemos configurar correctamente sus parámetros, para un correcto funcionamiento del mismo. Para acceder a los parámetros de configuración de la hospitalización deberemos ir a Parámetros → Configuración → Visitas en el apartado de hospitalización. En este apartado podemos informar el concepto ligado a la hospitalización. Este concepto se facturará automáticamente cada día que la mascota está hospitalizada.

Desde este apartado también informaremos si se aplicaran o no las dicotomías,

Y si queremos que el programa nos pida confirmación antes de aplicar una frecuencia de programación a los diferentes procedimientos llevados a cabo durante la hospitalización.


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Otros de los parámetros es para indicarle si queremos que al abrir un caso o cerrarlo, o al hospitalizar una mascota o darla de alta, nos cree una tarea automáticamente para avisar al veterinario referente

Otro parámetro a informar es si deseamos tener algún otro campo de los procedimientos (analíticas), que actualice el peso de la mascota.

Desde la configuración de la hospitalización también podemos indicar la información que queremos mostrar al veterinario referente cuando se le envía el informe del caso de la mascota.

Conceptos: Otra configuración a tener en cuenta, es la de los conceptos, referente a la hospitalización. En este apartado indicaremos si un procedimiento o servicio/producto será programable en la hospitalización, es decir, que cuando una mascota está hospitalizada, al programarle los días próximos, estos procedimientos se programarán automáticamente. Los conceptos que no sean programables no se pasarán a los siguientes días.


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También el programa ofrece la opción de preparar plantillas de texto, que se informarán automáticamente en el momento que dicho procedimiento se aplique a una mascota hospitalizada.

En esta pantalla también le podemos indicar la hora estándar a partir de la cual se programará la frecuencia de aplicación.

Otro parámetro es el tiempo medio de aplicación, que nos servirá para determinar, más o menos, cuánto tiempo (en minutos) se tarda para aplicar dicho procedimiento.

También podemos establecer un precio de apertura de un concepto. Este precio se facturará en el caso que un procedimiento tenga establecido un precio de apertura y en el momento de aplicarlo le indiquemos que sí se debe facturar. ¿Cuándo aplicar el precio de apertura? Por ejemplo, cuando se tiene que abrir un frasco para la mascota y este frasco, una vez abierto, no se puede guardar más de un día.

Existe un campo para informar las unidades en que vienen expresadas las dosis de aplicación.

La opción de cargar dosis en cantidad sirve para ligar la dosis (en miligramos, por ejemplo) con las unidades de este procedimiento a facturar. Esta opción debería aplicarse en el caso que el concepto tenga factor de conversión de unidades de compra a venta y las unidades de venta sean miligramos, por ejemplo.

El tipo de procedimiento, solo tiene una función informativa, y sirve para indicar qué tipo de procedimiento es.


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La programación predeterminada es para indicar si el procedimiento en cuestión se aplica siempre en unas horas en concreto. En esta lista asignaremos las horas en que el procedimiento debe ser aplicado.

Las dosificaciones es para indicar si, para una especie en concreto, en función del peso variarán las dosificaciones o la frecuencia de aplicación, dónde la columna de k.Dosis es una constante por la cual se multiplicaran las dosis a aplicar por kilo de la mascota.

Hospital: Para dar de alta una mascota en el hospital, una vez abierta una nueva visita, en la parte inferior de la pantalla hay un botón para ingresar la mascota en el hospital.

Para poder ver los animales hospitalizados podemos ir a la búsqueda de clientes/mascotas, en la pestaña de hospitalizados. En la parte inferior de la pantalla hay un botón para poder acceder al gestor de la hospitalización.


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La otra forma de acceder al gestor de hospitalización es desde la barra de herramientas, clicando encima del icono del hospital, o bien accediendo desde el menú Procesos → Hospitalización

Una vez en la hospitalización, allí veremos las mascotas que están hospitalizadas y podremos proceder a indicarle los distintos procedimientos que se aplican. La mascota con la cual se está trabajando queda marcada de color azul. Para aplicar un nuevo procedimiento haremos botón derecho de ratón encima de la mascota que toca y aparecerá un menú. Allí deberemos seleccionar Nuevo procedimiento,

O bien con el botón de tratamiento en la parte inferior izquierda de la pantalla de hospitalización.

Una vez cargado el procedimiento a aplicar, deberemos indicarle las dosis, si no se le ha informado en la ficha del procedimiento, y la frecuencia de aplicación. Para programar las aplicaciones, deberemos establecer una frecuencia, que puede ser la estándar, a partir de la 1ª aplicación o una predeterminada.


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La frecuencia estándar aplicará la programación a partir de las 00:00 h. La frecuencia 1ª aplicación aplicará la programación a partir de la 1º aplicación que encuentre. En el caso de no haber ninguna, la aplicará a partir de la hora seleccionada. La frecuencia predeterminada es para indicarle la programación deseada manualmente y establecerla como predeterminada.

Los procedimientos pueden ser programables o no, pero el programa permite marcar un procedimiento programable como no programable, o al revés en la programación de éste. Para activar o desactivar un procedimiento como programable o no, solo hace falta realizar doble clic del ratón encima del la columna ‘P’. Los artículos programables se mostrarán con el icono de un reloj. Para aplicar las dosis deberemos hacer doble clic encima de la programación correspondiente. Esto abrirá una ventana dónde informaremos las cantidades administradas, el veterinario que lo subministra y si el procedimiento admite informes, se deberá rellenar el informe. Otro método, más rápido, para aplicar las dosis es escribiendo directamente en la hora deseada el código del veterinario, esto creará automáticamente una aplicación de una cantidad.


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En el caso que el procedimiento se trate de un concepto compuesto, en la pantalla de aplicación se mostrarán los conceptos componentes y se deberá informar la cantidad y el veterinario que lo subministra para cada uno de ellos.

Cuando estén todos los procedimientos listos, entonces podemos proceder a la programación de los próximos días. El programa no nos dejará planificar días futuros hasta que todos los procedimientos programables tengan informadas las frecuencias. Esta acción la realizaremos desde el botón de Mañana, situado en la parte inferior de la pantalla, o bien con el botón derecho del ratón, marcando la opción de Crear siguiente día de programación.


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Cuando se está en la pantalla de hospitalización, para poder ver rápidamente si se está en el día de hoy, en una programación pasada o en una programación futura, solo hace falta ver el color de la cabecera de la parrilla.

• Rojo : Programación Pasada • Verde : Programación de Hoy • Amarillo: Programación Futura

En el momento que un procedimiento programable no se desea aplicar más, entonces lo deberemos detener su programación, mediante el botón Stop, de la parte inferior de la pantalla, o bien con el botón derecho del ratón y marcando la opción de Parar procedimiento.

Una vez se pare la programación del procedimiento, acción que es irreversible, el procedimiento se marcará con un icono rojo con una X.

A partir de ese momento ese procedimiento ya no se programará para días posteriores.

En cualquier momento, mientras la mascota está hospitalizada, podemos acceder rápidamente a:

1. Ver el historial de la mascota, mediante botón Historial, de la parte inferior de la pantalla, o con el botón derecho del ratón, marcando la opción Ver historial.


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2. Acceder a la ficha de la mascota, mediante el botón Mascota, de la parte inferior de la pantalla, o con el botón derecho del ratón, marcando la opción Ver datos mascota.

3. Ver la información de apertura del caso, mediante el botón derecho del ratón, marcando la opción Ver ficha ingreso.

4. Acceder al curso clínico de la mascota -> esta opción es la Anamnesis del día, que se

podrá ir cumplimentando día a día mediante un cuadro de texto. El texto escrito desde esta opción, al consultar la visita, será el texto que aparecerá en el campo Anamnesis de la visita. Para acceder a este se hará mediante el botón derecho del ratón, marcando la opción Curso clínico.


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5. Informe de alta del caso. Esta opción es para crear la recepta al propietario con el tratamiento que debe seguir la mascota después de su alta en el hospital. Aquí se informarán la medicación a seguir y otras observaciones a tener en cuenta. Para acceder al informe lo haremos con el botón derecho del ratón, marcando la opción Informe de alta del caso.

El impreso que sale del informe de alta del caso es personalizable. Para poderlo cambiar se deberá acceder desde Parámetros → Configuración → Visitas en el apartado de Hospitalización y darle al botón de Plantilla informe alta.


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6. Comentarios internos del caso. Esta opción sirve para que los veterinarios vaya informando notas a tener en cuenta para ellos sobre el caso de esa mascota. Para acceder a las anotaciones lo haremos mediante el botón derecho del ratón, marcando la opción Comentarios internos del caso.

7. Consulta de la visita, mediante el botón derecho del ratón, marcando la opción

Consulta visita, podremos acceder a la ficha de la visita del día en cuestión.

8. Venta mostrador, mediante el botón derecho del ratón, marcando la opción Venta mostrador, accederemos directamente a la pantalla de ventas.

Para realizar un análisis a un animal hospitalizado, deberemos cargar el concepto que esté relacionado con el análisis deseado y aplicarlo. En la pantalla de aplicación nos aparecerá el protocolo del análisis, dónde podremos rellenar los valores de la prueba.


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En la pestaña de Tiempo medio de aplicación podremos ver en todo momento la estadística del tiempo que ha aplicada cada uno de los veterinarios para aplicar los procedimientos a las mascotas hospitalizadas.

En la pestaña de Resumen podemos ver la facturación realizada durante el día a las mascotas hospitalizadas.


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Alta: Para dar de alta la mascota, lo podemos hacer mediante el botón Alta, situado en la parte inferior de la pantalla, o bien con el botón derecho del ratón, marcando la opción Alta mascota.

Una vez dada de alta la mascota, las programaciones futuras planeadas se eliminarán automáticamente y podemos proceder a cerrar el caso, en el caso que se haya abierto.


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7 Cobrar una visita

Al finalizar la introducción de los datos correspondientes a la visita bastará con presionar el botón “Albarán” para anotar los conceptos e importes de aplicación en esta visita.

En el campo “código” puede teclearse el código asignado al artículo o servicio, o bien presionar el botón con tres puntos que aparece a la derecha del campo para visualizar la ventana de selección de artículos. Desde esta ventana se puede seleccionar un artículo de la lista para incorporarlo a la factura haciendo doble clic con el botón del ratón. También se puede crear un nuevo artículo presionando el botón “Nuevo”.

Nota importante: En el campo código no solamente se puede anotar el código del artículo sino también la referencia del proveedor, código de barras o nombre (o parte de él) del artículo que se pretende seleccionar. Si solamente se conoce una parte central del nombre del artículo puede usarse el operador “*” precediendo la parte de nombre conocida. Ejemplo: Supongamos que buscamos el artículo “Collar de cuero” Simplemente con teclear “*cuero” el ordenador será capaz de encontrarlo. En caso de tener gran cantidad de artículos creados en la base de datos puede realizarse un filtro de los mismos. Si, por ejemplo anotamos “V” en el campo “concepto” de la ventana de selección de artículos, observamos como en la lista resultante sólo aparecen los artículos que empiecen por la subcadena “V”. Si queremos buscar alguna subcadena, de la cual no conocemos el inicio o final, solo debemos seguir el siguiente esquema: “*cadena”, “cadena*” o “*cadena*”. Lo mismo se puede hacer con cualquiera de los otros campos de la parte superior de la ventana. Pulsando el botón “acumulado”, aparecerá una lista con la cantidad de artículos vendidos por año, mes o día. Pulsando el botón “ver stock”, aparecerá una lista de los diferentes almacenes, y el número de artículos en stock.


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Para saber lo que llevamos cobrado a este cliente hasta la fecha, debemos hacer clic en el botón “Acumulado”.

En el botón de “Compras del cliente” obtendremos información detallada sobre todas las ventas que hemos realizado al cliente.

Podemos eliminar una línea del “Albarán” simplemente con seleccionar la línea (quedará de color azul) y pulsar la tecla de suprimir. Para “facturar” una visita bastará con anotar los artículos vendidos o servicios prestados, en forma de líneas, introduciendo la identificación de cada uno de ellos en la ventana de entrada de albarán. Una vez anotados bastará hacer clic en “Siguiente” o pulsar F10. En ventana de cobros (Total facturación), debemos indicar el importe pagado por el cliente (en el campo cobrar). Si éste es inferior al total, la deuda quedará asignada al cliente y este aparecerá en pantalla cada vez que el cliente vuelva a la consulta. Si el cliente tenía dinero entregado a cuenta, se restará esta cantidad del total a cobrar. Para saber más acerca de la entrega a cuenta ver Parte II sección 0 10.3 Entrega a cuenta. Debemos elegir la forma de pago con la que deseamos cobrar. Por defecto se encuentra marcada la opción de efectivo. A la hora de cobrar podemos cobrar al cliente por los diferentes métodos de pago (por ejemplo podríamos cobrar una parte en efectivo y otra con tarjeta). Podemos cambiar la caja en la que realizamos ese cobro en la opción “Caja”. Por defecto propone la que tenemos configurada por defecto (Parte III sección). Además podemos elegir el modo de facturación ver Parte III sección 0 , y la serie de facturación. Programas: Ver el apartado de medicina preventiva. Información de apertura del caso: Ver el apartado de hospitalización y dicotomías. Gestor de protocolos por tipo de visita: Según el tipo de visita podremos seleccionar los protocolos que serán visibles.

Programas de medicina preventiva: Ver el apartado de medicina preventiva. Informes de medicina preventiva: Ver el apartado de medicina preventiva. Agendas En los tipos de agenda se pueden definir tantos tipos de agendas como se desee. Por ejemplo un tipo llamado “Peluquería”, otro llamado “Quirófano”, etc. Después tenemos la de estados de la agenda. Con respecto a las tareas podemos configurar un tipo para las tareas y un estado para las tareas.


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Series de facturación de compras: Aquí daremos de alta las series de facturación de compras, que son las series que utilizamos para las facturas que hemos de pagar a nuestros proveedores. Podemos seleccionar las que están activas y las que no. Series de facturación de ventas: Son las series para las facturas de venta que realizamos a nuestros clientes. Podemos seleccionar las que están activas y las que no. Cajas Qvet puede trabajar con diferentes cajas, que aquí podemos dar de alta. Aunque siempre tendremos una por defecto. Definición de las cajas que utilizamos en nuestra clínica, centro veterinario. En la opción de Parámetros->Configuración->Ventas mostrador debemos indicar que caja se utilizará por defecto. Formas de pago. En la parte central de la ventana de cobros se muestran, en caso de existir, la lista de albaranes pendientes de pago y las facturas pendientes de pago. Por defecto el total a cobrar corresponderá a la suma de los importes de los albaranes no cobrados. Para decidir que albaranes cobramos bastará con seleccionar o no el albarán con un clic del ratón. Los que quedan seleccionados (en azul) serán los albaranes a cobrar. Para cobrar conjuntamente facturas pendientes podemos seleccionarlas. En la parte derecha de la ventana “Cobrar deuda de un cliente” se muestra información de los totales respecto a los albaranes pendientes de cobrar para el cliente al que realizamos el cobro (Importe, cobrado, deuda), los totales de las facturas pendientes de cobrar (importe, cobrado, deuda) y el total de la suma de ambas partes. En total se muestra los totales y si ha entregado alguna cantidad a cuenta o con vales. Si queremos modificar un albarán, tendremos que abrirlo desde esta ventana de cobrar deuda de un cliente, haciendo doble clic sobre el albarán, para que se nos abra y así podremos añadir nuevas líneas, borras o modificar estas. Para poder modificar un albarán necesitamos que no se haya cerrado caja, y que no haya cobros realizados sobre ese albarán. Si no se ha cerrado caja, pero tenemos cobros de ese albarán, los podemos eliminar dentro de Parámetros � Modificar Cobros y después ya nos dejará modificar el albarán. Una vez consultado o modificado el albarán pulsamos F10 o “Siguiente” para volver a la ventana de facturación. Finalmente, pulsando el botón “Albarán” o “Factura” se cerrará la visita generando el documento que el nombre del botón pulsado indica. Con la opción de Imprimir “Albarán” o “Factura” se imprimirá el “Albarán” o “Factura” generado. Se puede cambiar estas opciones de imprimir por defecto dentro de Parámetros � Facturación, con la opción de “Proponer impresión por defecto de”.


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8 Efectuar una venta en tienda El proceso de elaboración de un documento de venta de mostrador es similar al de la introducción de las líneas de albarán o factura de una visita. Seleccionando la opción “Procesos � Venta mostrador” (o bien la tecla F3) del menú general de la aplicación o haciendo clic en la barra de menú en el icono de ventas (carrito de la compra) se accede a la ventana de ventas:

En la parte de arriba podemos seleccionar el vendedor que realiza la venta y la tarifa que se le ha de aplicar. Por defecto hay un vendedor asignado al programa en Parámetros � Configuración � Ventas Mostrador, en la opción de “Vendedor asignado por defecto”. Una vez introducidos los conceptos de venta pulsar siguiente para pasar a la ventana de cobros. Aparece una nueva ventana, igual a la que hemos visto en “Cobrar deuda de un cliente”.


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Cabe destacar que esta deuda incluye el importe total de la venta que sé está finalizando y las deudas que el cliente pueda tener de otras ventas o visitas anteriores. Si no se desea cobrar esta deuda anterior puede desmarcarse el albarán o albaranes, factura o facturas correspondientes de la parte central la ventana, realizando un clic sobre el albarán o factura que no queramos cobrar. Al igual que hemos visto antes podemos consultar o modificar uno de los albaranes con solo hacer doble clic en este. Debemos elegir la forma de pago con la que deseamos cobrar. Por defecto se encuentra marcada la opción de pago por “Efectivo”. Podemos cambiar la caja con la que realizamos el cobro. Cada caja está asociada a una serie de facturación (Ver parámetros->Cajas Parte III sección 20.17.8 Ventas mostrador). Además podemos elegir el modo de facturación. Podemos decidir el modo de facturación “normal” para facturas normales (declarables) y “exonerado”. De estas últimas se genera una nota a fin de conocer el importe. En la parte central de la ventana de cobros se muestran, en caso de existir, la lista de albaranes pendientes de pago y las facturas pendientes de pago para ese cliente, igual que hemos visto para el caso de cobrar una visita. Con la opción de Imprimir “Albarán” o “Factura” se imprimirá el “Albarán” o “Factura” generado. Este proceso se ha diseñado de esta forma atendiendo a dos casos típicos de la gestión de un centro veterinario. Nos permite: 1. El cobro de deudas anteriores. 2. El cobro en una misma venta de una visita realizada en la consulta y una venta realizada

en el mostrador, cuando el cliente se dispone a abandonar la clínica. (Sólo con la opción del módulo de sala de espera).


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9 Facturación En el caso de realizar siempre albaranes en el momento de cobrar una visita o una venta mostrador podemos facturar estos albaranes en cualquier momento. QVET nos facilita dos procesos de facturación de albaranes.

9.1 Facturación de albaranes por cliente Se accede a través de “Facturación � Facturar albaranes por cliente”.

Introducir el nombre del cliente deseado. Automáticamente, el programa, muestra los albaranes que este cliente tiene pendientes de facturar. Deben marcarse solo los albaranes que queremos facturar. Estos se agruparán en una única factura. Debajo del cliente podremos seleccionar la persona que cobrará la factura. La marca “Cobrar” sirve para efectuar el cobro automático de los albaranes facturados, sin tener que ir a la opción de Cobros de clientes. Se usa cuando un cliente deudor abona la cantidad pendiente y pide la emisión de la factura en el mismo acto, eliminando la deuda que el cliente pudiera tener. Debemos elegir la forma de pago con la que deseamos cobrar. Por defecto se encuentra marcada la primera opción (ordenado alfabéticamente). Podemos decidir el modo de facturación “normal” para facturas normales (declarables) y “exonerado”. De estas últimas se genera una nota a fin de conocer el importe. La caja/Serie en la que facturamos esos albaranes también puede ser modificada, apareciendo por defecto la caja que tenemos predeterminada ver Parte III sección 20.17.8 Ventas mostrador. En el caso de querer imprimir la factura o bien una copia de la factura solo debe poner la marca en la opción correspondiente (Imprimir factura o Imprimir copia de factura). La parte derecha de la ventana refleja información respecto el importe total de los albaranes, facturas y el total del cliente en cuestión, la cantidad que se ha cobrado así como la deuda existente de ellos.


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9.2 Facturación de albaranes emitidos entre dos fechas

Es una opción sumamente útil para realizar la facturación periódica. Se activa desde “Facturación � Facturar visitas entre fechas”. Introducir las fechas inicial y final del periodo en el que se desea generar la facturación. Se utiliza mucho para realizar las facturas por trimestre. Podemos marcar que tipos de albaranes se desean facturar: Visitas, Ventas mostrador o Todos. Pulsar el botón “Actualizar” para cargar los albaranes generados durante el periodo indicado. Podemos indicar que aparezcan los albaranes sin importe, y ordenar los albaranes por: cliente, fecha y centro. La información se muestra en tres partes: En la parte central aparece la lista de los albaranes que están pendientes de facturar. Marcar los albaranes que se desean facturar y pulsar el botón “Facturar seleccionados”. En el caso de querer facturar todos los albaranes podemos pulsar el botón “Facturar Todos”. Si un cliente tiene varios albaranes, el programa agrupará todos ellos en una misma factura. Si quiere realizar por ejemplo una factura por cada uno de los albaranes de ese cliente, los tendrá que seleccionar y “Facturar seleccionados” uno a uno. En caja/serie colocaremos la caja/serie a la que asignamos esa facturación. Indicar el modo de facturación si es normal o exonerado. Permite modificar la fecha de la factura (cosa poco recomendable). Si queremos que se impriman las facturas realizadas, marcamos en la opción “Imprimir factura” La parte derecha de la ventana muestra información respecto a las cantidades facturadas, cuanto se ha facturado y cuanto se ha cobrado (“Pendiente facturar series”), el importe correspondiente de los albaranes seleccionados para facturar (“Importe seleccionado”) y el total de lo facturado y lo pendiente de cobrar desglosado por tipo de IVA (IVA).


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10 Cobros Podemos cobrar deudas o modificar cobros realizados de nuestros clientes en cualquier momento. A continuación detallamos como realizar estos cobros por cliente y como realizar una modificación de un cobro realizado. Finalmente se muestra en qué consiste y como se utiliza el dinero que entrega un cliente a cuenta.

10.1 Cobrar deuda de un cliente Está opción es útil para realizar el cobro de deudas que tengan nuestros clientes. El cobro de un “Albarán”, “Factura”, o varios de ellos para un cliente se activa en “Facturación->Cobrar por cliente”. Seleccionamos el cliente al que realizaremos el cobro. Una vez seleccionado en el campo cliente pulsamos la tecla TAB o hacer clic sobre parte central y nos aparece, en la parte central de la ventana, la lista de albaranes pendientes, y la lista de facturas pendientes de cobrar. En el caso de querer realizar una modificación en alguno de los albaranes podemos realizarlo mediante doble clic en el albarán. Aparece entonces la ventana de “Albarán” para poder modificar las líneas de este. Una vez finalizada la modificación pulsar el botón “Siguiente” y volvemos a la ventana de “cobros por cliente”. Solo se podrán modificar albaranes en caso de que no se haya cerrado caja y no haya cobros asociados al albarán. Si hay cobros asociados al albarán pero no se ha cerrado la caja, habrá que eliminarlos primero. En la parte derecha de la ventana se muestra información respecto al Importe total, Importe cobrado y Deuda del cliente seleccionado, para todos sus albaranes y facturas. También aparece desglosado por albaranes y facturas este: importe, cobrado y deuda. En la parte central marcar todos los albaranes y/o facturas que se desean cobrar. Por defecto aparecerán todos seleccionados. En la parte izquierda muestra el total del importe de los albaranes y/o facturas seleccionadas. En cobrar anotamos el importe entregado. Como ya sabemos debemos seleccionar la forma de pago, el modo de facturación y la caja/serie en la que realizamos el cobro. El importe que se pone en entregado nos aparecerá por defecto en efectivo, aunque podemos dejarlo a cero, y poner dicho importe en otra forma de pago (talón, tarjeta, etc.). También podemos poner que el cliente ha entregado parte de dinero con una forma de pago (tarjeta por ejemplo), y otra parte con otra forma de pago (efectivo por ejemplo). Para cobrar solo falta pulsar el botón de “Cobrar”. Si hacemos cobrar y facturar, además de hacer el cobro, realizará automáticamente la factura.

10.2 Modificar Cobros El proceso de modificación de Cobros se activa en “Facturación->Modificar Cobros”.


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En la pantalla que aparece debemos seleccionar el Cliente al que queremos modificar alguno de sus cobros. Una vez introducido el nombre del cliente pulsamos la tecla TAB o hacer clic sobre parte central y nos aparece la lista de los cobros efectuados a ese cliente desde el último cierre de caja. La información que tenemos de cada Cobro es: • La fecha y hora en que se realizó el Cobro. • El tipo de cobro puede ser, COBRO cuando realiza el pago; USO A CUENTA cuando el

cliente realiza el pago utilizando dinero que entregó a Cuenta y ENTREGA A CUENTA cuando es dinero que entrega el cliente a cuenta.

• En vendedor/veterinario aparece la persona que realizó el cobro. • Importe muestra el importe del Cobro. • La forma de pago de ese cobro y un comentario si existe. Se puede eliminar un cobro, o se puede modificar (botón Modificar) el importe cobrado, este importe nunca podrá ser superior al importe total del cobro. Una vez visualizados los cobros para ese cliente seleccionamos con un clic el Cobro a modificar y pulsamos el botón de modificar (o le realizamos directamente doble clic en el cobro). Después se nos abrirá la ventana de cobrar deuda de un cliente, y podremos volver a cobrar de nuevo la cantidad correcta. La idea es volver a realizar el cobro totalmente de nuevo, el anterior que habíamos realizado quedará anulado al realizar este nuevo cobro. Solo se pueden modificar los cobros desde el último cierre de caja, una vez cerrada la caja, ese cobro ya no es modificable.


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10.3 Entrega a cuenta

Opción para registrar una entrega a cuenta que nos hace un cliente. Generalmente se realiza una entrega a cuenta en algún caso de operaciones costosas. Es un dinero que el cliente deja a la clínica por adelantado y que después lo utilizaremos cuando cobremos a dicho cliente. Se activa mediante “Facturación -> Entrega a Cuenta”. Esta cantidad entregada se reflejará en la ficha del cliente. Y si deseamos borrar el dinero que tiene a cuenta un cliente, lo podremos hacer

dentro de la ficha del cliente, mediante el botón de borrar, al lado de la opción de “A Cuenta”. Para anotar una entrega a cuenta indicar la fecha, el nombre del cliente, Cantidad entregada y la forma de pago en que realiza esta entrega, podemos anotar un comentario. Una vez introducidos los datos pulsar el botón “Cobrar”. Si deseamos Imprimir un recibo para el cliente conforme ha realizado esa entrega marcamos la opción de “Imprimir Recibo” antes de pulsar el botón de “Cobrar”. Esta cantidad de dinero, se nos reflejará en el mismo momento de efectuar un cobro de dicho cliente. Para indicar que utilizará total o parcialmente la cantidad entregada basta con indicar la cantidad en la zona “A cuenta” que se va a utilizar. La parte utilizada en el cobro será restada de lo entregado (por ejemplo: si tenemos que cobrar un albarán de 100 euros en efectivo y el cliente tiene 30 euros entregado a cuenta, entonces dentro de la ventana de cobro del cliente, pondremos que estamos cobrando 100 euros en efectivo, y en la casilla de “A Cta”, le especificaremos 30 euros (esto le indica que 30 euros de los 100 que le estamos pagando los coja del dinero que tiene a cuenta el cliente). Esta operación se refleja en el cierre de caja.


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11. Compras Sirve para registrar los documentos de compra a los proveedores. Está formado por tres fases detalladas. El proceso de compras puede realizarse usando las tres fases (pedido, entrega y factura) o realizarlo todo usando solo la opción factura. Para poder realizar facturas de compras a proveedores será necesario tener dados de alta los proveedores, que los tendrá que crear en Compras -> Proveedores. Dentro le aparecerá una ventana con todos los proveedores que tiene, puede buscar un proveedor por: nombre, población y teléfono. También puede filtrar por los proveedores: activos, no activos y todos. Tiene los botones para crear, modificar y eliminar un proveedor.

Creación de un nuevo proveedor

11.1 Proceso de compras con tres fases

11.1.1 Lista de la compra Permite hacer un pedido a través de los artículos que tenemos bajo mínimos, para ello tendrá que acceder a través de “Pedidos->Lista de la compra”. Le aparecerá la pantalla de lista de la compra. Si no quiere realizar el pedido a través de esta lista de artículos bajo mínimos, lo más normal es pasarse al apartado siguiente 11.1.1 Pedido y realizar directamente el pedido.


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Si pulsa el botón de “Cargar artículos con stock bajo mínimos”, le hará una lista para que pueda realizar un pedido de los artículos que se encuentren bajo su stock mínimo. Cuando se le da al botón anterior, podemos filtrar por: proveedor, almacén, sección, familia y subfamilia. También tenemos la última opción de cargar todos los artículos si queremos también elegir otros artículos que no están bajo mínimos.

Finalmente si nos ponemos en el botón de generar nos hará automáticamente el pedido.

11.1.2 Pedido Permite registrar los pedidos efectuados a los proveedores. Los pedidos realizados constan de material solicitado al proveedor que todavía no ha sido recibido para engrosar el stock. Se accede en “Compra->Pedidos”. Aparece entonces una ventana de selección en la que seleccionando un periodo de tiempo nos aparecerá la lista de pedidos realizados. También podemos filtrar por centro y proveedor además de este intervalo de fechas.


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Para crear un NUEVO pedido, pulsar el botón “Nuevo” para anotar el albarán de pedido. Seleccionar el proveedor e introducir el código de los artículos a pedir. Anotar el descuento al pie y el descuento por pronto pago. El precio que coge del artículo es el precio de compra (base imponible solamente) que figura en la pestaña de “Precios de compra” dentro de la ficha del artículo (en esta pestaña está el precio de compra para cada uno de los proveedores). Si tenemos un nuevo precio de compra lo podemos cambiar dentro del pedido y se actualizará directamente en la ficha del artículo (pestaña de “Precios de Compra del Artículo”) una vez realizada la factura del pedido. El IVA y el recargo de equivalencia son sumados por el programa a la base imponible de los artículos. Finalmente pulsar el botón “Aceptar” para registrar el pedido en la base de datos.

Si queremos realizar una modificación en un pedido existente en la lista de pedidos seleccionar el pedido correspondiente y pulsar el botón “Editar”, aparece el albarán del pedido donde podemos realizar las modificaciones. En el caso de desear “Imprimir” un pedido bastará con seleccionar el pedido de la lista y pulsar el botón de “Imprimir”. El pedido también se puede enviar directamente por e-mail.


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11.1.3 Entrega Para indicar una entrega de un pedido realizado, desplegar la lista de pedidos de compra accediendo a la opción de “Compras->Pedidos”. Seleccionar el pedido a entregar y pulsar el botón “Entregar”. Si el stock entregado no coincide con el pedido puede modificarse previamente a la entrega pulsando el botón “Editar”. En este proceso se actualizará la cantidad de stock de la ficha del producto. No se actualizará el Ultimo Precio de Compra (UPC) hasta que no se haga la factura del pedido. Si nos han entregado solamente una parte del pedido, después de darle al botón de entregar el programa nos pregunta “Si desea realizar la entrega TOTAL del pedido sin realizar modificaciones pulse SI”, como no ha recibido la totalidad del producto tendrá que hacer clic en el botón de “No”. Entonces se nos abrirá en una ventana para editar el Pedido, tendrá que eliminar las líneas del pedido correspondientes a los productos que NO le han llegado. Finalmente el programa nos preguntará “¿Desea generar un nuevo pedido con los productos no entregados?” y le tenemos que decir que SÍ. Entonces se creará un nuevo pedido con los artículos que no le han llegado todavía.

11.1.4 Factura Desde la opción “Compras � Entregas”, aparecerán todos los pedidos que se han entregado. Cuando se factura el pedido seleccionándolo con el ratón y pulsando sobre el botón de “Factura”, se modificará automáticamente el campo “Último precio de compra (UPC)” en la ficha del artículo.

En este momento nos aparece toda la información de la entrega a facturar. Antes de realizar la factura podemos modificar alguna de las líneas de la misma si es necesario. En cada línea de la factura de compra debe anotarse la base imponible del artículo comprado. Los impuestos que pueda conllevar cada artículo (IVA o recargo de equivalencia) son sumados por el programa. El programa pone un Nº de Factura automáticamente, pero si queremos podemos poner nuestro número de factura que queramos en Nº propio.


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Una vez toda la información de la factura es correcta pulsamos el botón de “Factura”. En ese momento podemos introducir los vencimientos de cada cobro para la factura realizada.

11.2 Opción de solo factura Permite la introducción de una factura de compra directamente sin pasar por el pedido ni la entrega. Esta opción se activa en “Compras->Facturas”. Des de esta ventana podemos ver las facturas ya realizadas.


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Para introducir una nueva factura pulsamos sobre el botón de “Nuevo”. Nos aparece una ventana en la que debemos indicar e proveedor al que realizamos la factura. En cada línea de la factura de compra debe anotarse la base imponible y cantidad del artículo comprado. Los impuestos que pueda conllevar cada artículo son sumados por el programa (IVA o Recargo de Equivalencia). Una vez toda la información de la factura es correcta pulsamos el botón de “Aceptar”. En ese momento podemos introducir los vencimientos de cada cobro para la factura realizada. Después de la introducción de la factura actualiza el último precio de compra, recordemos que el stock ya se había actualizado una vez que se había entregado el pedido. En esta opción seleccionando un intervalo de fechas se pueden consultar los vencimientos de las facturas que se han realizado en ese periodo. Bastará con seleccionar una factura y pulsar el botón de “Vencimientos”. También tenemos el botón de Etiquetas que nos sacará las etiquetas correspondientes para los artículos del pedido. Al igual que hemos visto anteriormente podemos seleccionar una factura y pulsando el botón “Editar”, consultar y/o modificar las líneas correspondientes si es necesario.


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12 Configuraciones adicionales

12.1 Crear fichas del personal del centro Permite entrar los datos de Veterinarios, Vendedores y Centros de Beneficio del Hospital. Este apartado es muy útil cuando en el centro existe un sistema de remuneración con parte variable (comisiones). Para poder dar entrada de personal clínico accedemos a Parámetros->Personal. A continuación nos muestra una pantalla Buscar Personal, muy parecida a Buscar Cliente, donde podemos ver la lista del personal de nuestro centro. En esta ventana, Buscar Personal, podremos realizar búsquedas rápidas de personal utilizando los diferentes tipos de filtros que se encuentran en el apartado de Condiciones de selección. Al igual que en Buscar Clientes, con un doble clic sobre el nombre del personal se accede a su ficha para modificarla. También podemos ordenar ascendentemente/ descendentemente, por el campo elegido. Para dar de alta nuevo personal Pulsamos sobre el botón de “Nuevo”.

A continuación aparece el Gestor de personal vacío para proceder a la introducción de sus datos personales. Una vez se han introducido los datos pulsamos en Aceptar. Entonces en la pantalla de Buscar Personal aparece dado de alta. Vea Parte III sección 20.15 Personal para conocer el significado de cada campo.

12.2 Crear Tipos de visitas En la ventana de visita se ofrece la posibilidad de catalogar la visita en una categoría. Por ejemplo: vacunaciones, visita rutinaria, accidente, urgencia, etc. Esta información queda guardada en la base de datos, para un posterior análisis. Se accede a esta opción desde “Parámetros � Visitas � Tipos de visitas”. Para crear un Nuevo “Tipo de Visitas” sitúe el cursor con un clic del ratón en la última línea de tipos de visita y entonces podemos introducir el nombre del nuevo tipo.


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13 Documentos Desde la opción de menú “Documentos” podemos acceder a una colección de listados.

13.1 Listados definidos Permite imprimir una colección de listados ordenados por varias categorías: Animales, Casos, Clientes, Compras, Facturación, Varios y al final Papelera, donde se encuentran los listados que hemos eliminado. Si en un momento determinado necesitamos uno de estos listados, podemos restaurar listado y aparecerá en la categoría correspondiente. También se pueden mover listados de una categoría a otra con el botón derecho encima del listado que queremos mover y utilizando la opción “Mover a la Carpeta”. Estos listados son fácilmente definibles por cualquier usuario que conozca básicamente Microsoft Access 2003. En caso de no conocer el uso de Microsoft Access 2003 póngase en contacto con su distribuidor para la confección de nuevos listados. Para conocer el significado de cada uno de los listados ver Parte III sección 19.1 Listados definidos. En los campos que se piden datos para hacer una selección, se pueden poner los diferentes casos:

• Se como empieza el dato pero no como termina: cadena* • Se cómo termina el dato pero no como empieza: *cadena • No sé como empieza el dato ni cómo termina, pero sí sé algo: *cadena* • No sé nada o quiero que aparezcan todos: *

Ejemplo: Casos (Diagnósticos). Quiero todos los diagnósticos que contengan la sílaba “AL”, entonces introduciremos “*AL*”. Con esto aparecerá: “Alergia”, “Dolor a la altura del cuello”, “Inflamación alveolar”, etc.

13.1.1.1 Configuración de los listados

Una vez seleccionado el tipo de listado y introducidos los datos en los campos de selección pulsamos el botón “Siguiente” en el que aparecerá, en el caso de existir, una lista correspondiente a la selección. Para configurar los listados hacer clic en el botón “Configurar...”. Opciones configurables: - Pestaña “Márgenes”: Se puede indicar el margen que deseamos dejar. También se pueden

configurar la cabecera y el pie de página. - Pestaña “Tamaño del papel”: Se puede indicar la orientación del papel, el tipo de tinta

(Color o B/N) y las líneas que aparecerán en el informe. Pueden ser líneas verticales, horizontales, ambas o ninguna.

- Pestaña “Columnas”: Se pueden indicar las columnas que se van a imprimir en el informe, dándoles un titulo y un ancho determinados. En la columna visibles indicamos las que queremos que aparezcan en el listado y en la columna de invisibles las demás. Para


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cambiar el título y ancho de las columnas la seleccionamos en la columna de visibles y realizamos los cambios.

- Pestaña “Parámetros”: Podemos introducir los mismos campos de selección, que normalmente siempre introducimos en la pantalla de listados dentro del apartado de “Parámetros”.

13.2 Autorizaciones Permite imprimir una colección de documentos de autorización editados por el propio usuario del programa. Estos documentos son fácilmente definibles por cualquier usuario. En caso de no conocer el uso de Microsoft Access 2003 y/o Microsoft Word 2003 póngase en contacto con su distribuidor para la confección de nuevas autorizaciones. Para imprimir una autorización, solo debemos seleccionar el cliente y su mascota. Entonces procedemos a la impresión de dicha autorización, pulsando el botón “Siguiente” y opción de “Imprimir”. También tenemos las opciones de abrir la autorización o guardarla con Winword, y enviarla por email o SMS. Si queremos modificar la información que aparece en la plantilla del documento que hemos seleccionado pulsamos el botón de Modificar plantilla y podremos realizar las modificaciones necesarias. Al finalizar los cambios debemos guardar el documento con el mismo nombre para que estos cambios queden reflejados y aparezcan al Imprimir el documento (“Archivo->Guardar” desde Winword). Para conocer el significado de cada uno de los listados ver Parte III sección 19.2 Autorizaciones.

13.3 Etiquetas Permite imprimir una colección de etiquetas. En los campos que se piden datos para hacer una selección, se pueden entrar diferentes valores, consulte el apartado “Listados definidos” comentado anteriormente. Al pulsar “Siguiente” y “Imprimir” entonces podemos seleccionar el tipo de etiquetas a “Imprimir”. Para conocer el significado de cada uno de los listados ver Parte III sección 19.4 Etiquetas.


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13.4 Mailings Permite imprimir una colección de Mailings. En los campos que se piden datos para hacer una selección, se pueden entrar diferentes valores, consulte el apartado “Listados definidos”, comentado anteriormente. Si queremos todos los tipos de vacunas bastará con poner “*” en los 6 tipos de vacuna (vacuna1,...., vacuna6). Si solo queremos realizar la carta a aquellas mascotas para la vacuna “Rabia” en vacuna1 indicamos “Rabia”, en el resto indicar el nombre de una vacuna que no exista, por ejemplo, “-“. De esta forma solo aparece el listado de mascotas con la vacuna pasada o próxima de “Rabia” (dependiendo si utiliza el mailing de vacunas pasadas o vacunas próximas). De 2 a 6 vacunas el proceso seria el mismo. Para conocer el significado de cada uno de los listados ver Parte III de este manual, sección 19.3 Mailings.


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13.5 Modificar un mailing Autorizaciones, etiquetas y mailings. Tanto las autorizaciones, las etiquetas como los mailings, son documentos de Microsoft Word, con lo que resulta sumamente fácil por parte del usuario personalizarse esos documentos a su gusto y necesidades.

Cualquiera de estos documentos es fácilmente modificable, pulsando el botón “Modificar Plantilla...”. Una vez hecho esto, se abrirá el documento con Microsoft Word (requiere tener Microsoft Office instalado en el ordenador), y

se modifica como cualquier otro documento de Word. A pesar de esta facilidad, conviene tener algunas consideraciones en cuenta: Las autorizaciones, etiquetas y mailings, son documentos de combinación de Word, esto quiere decir, que son documentos que se combinan con los datos de QVET, para generar las cartas y etiquetas. Constan así de dos partes:

1. Parte Fija: Una parte fija o texto libre del documento.

2. Parte Variable: Una parte variable o campos de combinación del documento, son los campos que el programa rellena automáticamente y están entre << >>.


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Para añadir un nuevo campo se añaden con la opción de insertar campo de combinación, como se muestra en la pantalla de arriba, donde insertaremos el nombre del cliente en la plantilla del mailing. Si no le aparece la opción de insertar campo de combinación, la tiene que activar de la siguiente manera desde Winword: Activamos la opción de “Ver => Barra de herramientas => Combinar correspondencia”, y después en las Opciones de la barra de herramientas: “Agregar o quitar botones => Combinar correspondencia => Insertar campo de combinación”.


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13.6 Etiquetas de códigos de barras Podemos Imprimir Etiquetas de códigos de barras de nuestros clientes/mascotas y de artículos/conceptos que tenemos en nuestro centro. Para poderlas imprimir tenemos que abrir la ventana de los artículos: Archivo => Artículos-Conceptos, elegir las etiquetas que queremos imprimir y hacer clic al botón de etiquetas.

• Se puede elegir la impresora por la que se desea imprimir las etiquetas. Por defecto aparece la impresora seleccionada en

Parámetros�Configuración�Listados, mailings y etiquetas (“Opciones de Impresión de Etiquetas).

• También se puede elegir el tipo de etiqueta que vamos a utilizar. Por defecto aparece la seleccionada en la configuración de parámetros.

• Debemos elegir el intervalo que deseamos imprimir, eligiendo entre tres opciones:

• Todo: Imprime etiquetas de todos los

artículos. • Seleccionado: Imprime etiquetas de los

artículos seleccionados. • Actual: Imprime etiquetas del último artículo seleccionado. También debemos elegir el número de etiquetas que se van a imprimir. Una etiqueta de cada producto, un número determinado o la cantidad disponible en stock. Otra buena manera de imprimir las etiquetas es a través de “Compras=>Facturas”, si seleccionamos la factura de compra y después hacemos clic en el botón de etiquetas, nos imprimirá las etiquetas para todos los artículos que se encuentren incluidos en dicha factura. La ventaja es que de esta manera nos imprimirá tantas etiquetas como haya en stock de cada producto y ya las podremos asignar a estas al haber recibido recientemente el producto.


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PARTE III – NOVEDADES DE QVET


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14 Novedades de QVET 9.5 respecto a QVET 9.0. Novedades sobre Compras

• Stock de los almacenes y traspasos pendientes. Desde la misma ficha del Artículo /

Concepto, a partir de ahora tendrá una pestaña denominada Almacenes donde podrá ver el Stock de los almacenes para dicho artículo. Le aparecerán los campos: descripción, stock mínimo, stock y la fecha del traspaso. También podrá visualizar los traspasos que todavía están como pendientes.

• Cargar artículos que no están bajo mínimos en la lista de la compra. En la anterior

versión de Qvet, cuando hacía el listado de la compra, el programa solamente le permitía cargar los artículos que estaban bajo mínimos. Ahora cuando vaya a “Cargar los artículos con stock bajo mínimos” podrá seleccionar la opción de “Cargar todos los artículos que cumplan las condiciones aunque no estén bajo mínimos”.

• Lotes y su caducidad. Si realizamos los pedidos a través de Qvet, una vez que

hayamos entregado el pedido, lo podemos editar desde la ventana de Entregas (dentro del menú de Compras). Entonces le podrá asignar a cada uno de los artículos la referencia (Lote) al que pertenece y la fecha de caducidad de este lote. Una vez que estemos realizando un albarán (de venta o visita), después de haber insertado una línea del albarán (un artículo), le podemos asignar en la pestaña de abajo llamada Lote, la referencia del lote al que pertenece el artículo. Si el lote está caducado le aparecerá un mensaje advirtiéndole de su caducidad.

Novedades sobre Artículos / Conceptos

• Artículos compuestos. Es posible crear un artículo genérico, que contenga varios

artículos. Imagínese que necesite hacer una cirugía a una mascota, y que normalmente después de dicho proceso, le cobre al cliente unos determinados artículos (que siempre son los mismos). Entonces puede crear un artículo genérico llamado cirugía (que será un artículo solo nos servirá para contener varios artículos), y dentro de la pestaña de Composición de la ficha del artículo genérico tendrá que introducir uno a uno los diferentes productos de los que se compone. Estos artículos han de haber sido dados de alta previamente. Tenemos que destacar que el PVP del artículo genérico en este caso cirugía, le aparecerá a cero e inhabilitado, debido a que el precio de cada uno de los artículos que se compone ya se pondrá directamente en la pestaña de Composición, cuando introduzcamos artículo a artículo. Finalmente cuando haga un albarán albaran e inserte el artículo compuesto, lo que hará el programa es insertar dentro del albarán todos los artículos que había puesto en la pestaña de Composición. Como habrá podido intuir los artículos compuestos son muy útiles principalmente para servicios.

• Cambios en los precios de compra. Al crear artículo se pueden entrar directamente

los precios de compra sin necesidad de guardar previamente la ficha. Novedades sobre Facturación

• Cambiar el propietario de una factura. Desde la reimpresión de documentos, si

seleccionamos una factura, podemos cambiarla de propietario. Solo tenemos que hacer clic en el botón “Cambiar propietario” y seleccionar el cliente correcto para esa factura.


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• Rediseño en la interfaz de Factura Albares entre Fechas. Se ha cambiado el diseño, de forma que resulte más usable para el cliente, diferenciado las secciones se series e IVA con diferentes colores.

• Mostrar descuento respecto a la tarifa1. Dentro del apartado de facturación en la

configuración, podemos activar la casilla de “Mostrar descuento respecto a la tarifa1” que nos permite que se muestre el descuento respecto a esta tarifa en los albaranes y las facturas.

• Nueva gestión de seguridad para eliminar dinero a cuenta y vales. Se ha

introducido la opción esta opción dentro del Gestor de prioridades, para que así solo puedan realizar dicha tarea el personal autorizado.

Novedades sobre Ventas

• Cambios en la apertura del cajón portamonedas. Desde la opción “Formas de Pago”

situada dentro del menú de Parámetros, podrá seleccionar las formas de pago para las que quiera que se abra el cajón a la hora de hacer los cobros, y también las formas de pago para las que no quiera que se abra el cajón.

Novedades sobre la configuración del programa

• Creación automática de especies y dietas. Dentro de la opción Clientes / Mascotas

seleccione la opción permitir crear nuevos parámetros automáticamente para las opciones de “especie” y “dieta”, de manera que cuando esté en la ficha de las Mascotas, si le asigna una especie o dieta que no está dada de alta, el programa le permitirá darla automáticamente de alta desde la misma ficha, sin la necesidad de ir a los parámetros del programa.

Novedades sobre la sala de espera

• Cambiar cliente de sala de espera. Dentro de la sala de espera podemos seleccionar

el cliente que queramos, y mediante el botón de cambiar podemos asignar el cliente a otra de las salas de espera que dispongamos. Es bastante útil puesto que algunas veces el personal de la clínica tiene que pasar los clientes de una sala a otra, según esté una u otra más llenas, o según la disponibilidad del veterinario.

• Campos obligatorios. Desde la opción de “Campos obligatorios” dentro de la

Configuración puede seleccionar la lista de los campos que serán obligatorios a introducir cuando se den de alta los clientes y las mascotas. Si estos campos no se rellenan, el programa no permitirá añadir la ficha del cliente o de la mascota. Qvet nos indicará que campos nos quedan por rellenar obligatorios, marcándonos el campo en amarillo.

Novedades sobre la hospitalización y dicotomías

• Mejoras en la apertura de casos: Además de los veterinarios de referencia y cliente,

cuando abra un nuevo caso para asociar todas las visitas a él, puede introducir más información como el tipo de dicotomía asociado al caso y una serie de preguntas que le ayuden a recoger toda la información importante relacionada con él. También podrá guardar dentro de las visitas alertas importantes relacionadas con el caso.

• Nuevo tratamiento de las dicotomías: Dentro de la ficha del veterinario referente le

podrá asignar los diferentes tipos de dicotomía que tiene. Si usted la clínica le va a pagar una cantidad determinada de dinero le asignará el tipo de dicotomía “Importe


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absoluto”, y si le va pagar según el porcentaje de las ganancias lo hará según el tipo de dicotomía llamado “Porcentaje”.

• Concepto ligado a la hospitalización: Dentro de la configuración de las visitas podrá

asignar un concepto de forma que esté ligado a la hospitalización y se le cobre a la mascota por cada día que esté hospitalizada.

• Procedimiento asociado al peso: Puede asociar un concepto asociado al campo

peso de un análisis de laboratorio, de forma que después dicho concepto se puede establecer como un procedimiento dentro de la hospitalización, y podrá cambiar el peso de su mascota cuando esté hospitalizada.

• Avisos automáticos en la agenda del veterinario: Dentro de la configuración de las

visitas podremos informar al programa para que ponga una tarea en la agenda para avisar al veterinario referente cuando se abra o cierre el caso, y cuando ingrese la mascota o tenga el alta del hospital.

• Conceptos programables para hospitalización: Dentro de la ficha del concepto en la

pestaña de hospitalización podrá asignar la frecuencia de aplicación a partir de una terminada hora o establecer una programación predeterminada. También puede calcular el número de dosis que se aplicará a la mascota según el peso de esta.

• Diseño totalmente renovado de la hospitalización. Si entra dentro de la ventana de

hospitalización en el menú de procesos, verá como ahora dispone de muchas más opciones. Puede poner nuevos procedimientos, aplicarlos a días posteriores, pararlos o eliminarlos. Puede ver el historial, los datos de la mascota y la ficha de ingreso. El programa también podrá crear los informes de alta del caso.

• Avisos a la hora de programación de una dosis. Si ha pasado la hora de

programación de una dosis y no se ha aplicado, el programa nos avisará con una señal de un icono intermitente.

• Envío de información al veterinario de referencia. Se le puede enviar al veterinario

de referencia el historial del caso por correo electrónico.

Novedades sobre los recordatorios de vacunas

• Conceptos ligados a los recordatorios de vacunas. Dentro del gestor de

recordatorios de vacunas, situado dentro de Parámetros (opción de Visitas), podrá asociar un concepto de forma que se le cobre al cliente cada vez que se aplique la vacuna. Solo tiene que hacer clic en la casilla de concepto dentro de la vacuna y se le abrirán todos los conceptos, seleccione con doble clic el que desea asociar a la vacuna. También se ha añadido la opción “Desde fecha”, esta opción no hay que ponerla la primera vez que asociamos un concepto a la vacuna, pero si en el futuro cambiamos el concepto asociado a la vacuna, tenemos que poner la fecha en que hemos asociado dicho concepto.

• Observaciones sobre los recordatorios de vacunas. Se ha añadido un nuevo

campo también dentro del gestor de los recordatorios de vacunas para que pueda añadir observaciones sobre estas, a nivel informativo.

Novedades sobre los recordatorios de visitas

• Resumen mejorado. Se ha realizado un cambio grande tanto en diseño como en los

datos del resumen de las visitas, ahora es mucho más intuitivo que en la versión anterior.

• Cambios en el laboratorio. Posibilidad de múltiples pruebas del mismo tipo en una

misma visita.


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Otras mejoras

• Posibilidad de modificar el precio de compra en los pedidos al realizar la entrega.

• Presupuestos numerados.

• Traspaso de almacenes mejorados.

• En las facturas aparece también la raza y la especie de la mascota.

• Búsqueda avanzada de teléfonos separados por caracteres diferentes de números o espacios.

• Listado de stock y stock mínimo por almacén en pestaña Varios.

• Al borrar un concepto se posiciona en el siguiente y no al principio.

• Botón de copia de artículo en la búsqueda de conceptos.

• Agrupación de remesas del mismo cliente en una sola línea de remesa.

• Exportación de fichero de vacunaciones en MS Excel.


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15 Funciones de Qvet

15.1 Nueva Visita.

• Lectura de número de chip con lector de código de barras. Si su lector de número de chip tiene emulación de teclado puede leer directamente el número de chip y ya tendrá seleccionado el animal.

• Consulta de las visitas del animal sin necesidad de crear una nueva. Ahora podrá acceder a las visitas de un animal sin necesidad de crear una gracias al nuevo botón de Consulta que encontrara en el menú nueva visita.

• Posibilidad de visualizar o imprimir el historial sin necesidad de entrar en la visita. Puede imprimir el historial de una mascota tan solo seleccionándola en el menú de nueva visita, para ello pulse en el nuevo botón Historial que encontrara en el, una vez apretado el botón puede seleccionar las diferentes opciones y imprimirlo o previsualizarlo.

15.2 Visita.

• Laboratorio :

o Importar análisis: QVET colabora con la multinacional Menarini Diagnostics para automatizar la gestión del laboratorio veterinario.

A partir de ahora los usuarios de QVET y poseedores de analizadores MENARINI Diagnostics simplificarán la gestión de su laboratorio. QVET conecta directamente con los analizadores de química seca (SPOTCHEM I, II y EZ) y hematológicos (ODEN, MIMER y THOR) entre otros. Los datos generados por dichos equipos son transferidos directamente a la base de datos de QVET e incorporados en el historial clínico de cada mascota automáticamente. Con ello se consigue un importante ahorro en tiempo y fiabilidad en la información. Así mismo, pueden realizarse informes, comparativas de datos y valoraciones estadísticas, entre otras.

• Especialidades :

o Puntos con tamaños y colores en croquis: Ahora en los croquis podrá poner

marcas con nuevos tamaños y colores. o Imágenes asociadas a especialidades: En la nueva solapa imágenes verá

las imágenes asociadas a la especialidad en que se encuentre.

• Imágenes :

o Asignar imágenes a especialidades: Cuando asigne una imagen a una visita, se le propondrá a que especialidad desea asignar esa imagen. Así, posteriormente podrá filtrar sus imágenes de cardiología, oftalmología, dermatología, etc.

o Comentarios hablados: Además de ver un comentario sobre una cierta foto, ahora tiene la posibilidad de grabar de viva voz e, comentario que desee.

o ¡Haga lo que quiera con las imágenes! : Remarque una parte de la imagen, ponga notas, haga zoom, aplique filtros, edite con su editor favorito, y haga todo aquello que desee con el potente motor de imágenes que incorpora ahora QVET.


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15.3 Ficha Clientes / Mascotas.

15.3.1 Solapa Clientes

• Ventas. Resumen de las ventas del cliente, desglosado por meses. • Inserción de una nueva cita en la agenda desde la ficha del cliente. Puede asignar

una nueva cita con el cliente del que este viendo la ficha, tan solo tiene que hacer clic en el botón Cita, al hacerlo le aparecerá el dialogo de creación de una nueva cita que tendrá que rellenar como si fuera en la agenda.

• Eliminar. Elimina el cliente. Solamente podrá ser eliminado si no tiene ningún dato importante asociado a este (albaranes, facturas, etc). Si no lo puede eliminar a través de esta opción ya que tiene datos asociados, tendrá que poner el cliente como inactivo (opción de la parte superior derecha del cliente).

• Clasificación A/B/C de clientes. Para saber en qué rango (porcentaje respecto al volumen de ventas) está un cliente, y su posterior tratamiento en mailings, etc. Aquí puede ver en cuál de los diferentes rangos se encuentra un cliente.

• Fecha de alta. Indica en qué fecha fue creada esta ficha, este campo tiene un valor automático al crear cada ficha, este campo es editadle por el usuario.

• Fecha de última modificación de la ficha. Aparece la última fecha en la que se realizo algún cambio en la ficha, este campo cambia de valor de manera automática y no es editadle por el usuario.

• Fecha de baja. En este campo se ve la fecha en que la ficha fue dada de baja, el campo recibe valor automáticamente al dar de baja la ficha y no es editadle por el usuario.

• Tratamiento (Sr., Sra., etc.). Puede seleccionar de entre los diferentes tratamientos cual usar con cada persona en su ficha, estos tratamientos tienen que estar previamente dados de alta en el gestor de tratamientos (Parámetros => Clientes => Formalidad) o se pueden crear directamente aquí.

• Impresión de etiquetas individuales. Puede imprimir una etiqueta identificadora para cada para cada ficha con el botón Etiquetas, en el dialogo que le aparecerá puede seleccionar si imprimir una etiqueta para todas las fichas, para las seleccionadas o para la actual.

• Posibilidad de inclusión de código de barras o logotipo del centro en cada etiqueta. Puede incluir el código de barras o el logotipo de su empresa fácilmente en la etiqueta, tan solo tiene que abrir el documento de Word y incluirla en el.

• Marcación de número de teléfono del cliente pulsando un solo botón. Con su equipo conectado al teléfono puede marcar con solo pulsar un botón el número de teléfono que tenga indicado en la ficha, también puede almacenar diferentes números de teléfono de los clientes que más use etc.

• Envío directo de e-mail. No hace falta que abra su programa de correo electrónico y escriba la dirección, QVET 9.5 lo hace por usted, solo tiene que hacer clic en el botón de enviar mailings y QVET abrirá su programa de correo electrónico y creara un nuevo e-mail para enviar. Tendrá que tener definido el campo de Idioma y tipo de envío como Postal en la ficha del cliente para poder enviar estos mailings.

• Posibilidad de visitar su página Web desde la ficha. Al igual que en las dos anteriores funciones, puede visitar la pagina web de la ficha con solo hacer un clic en el botón, automáticamente se abrirá su navegador en la dirección indicada.

15.3.2 Solapa Mascotas.

• Fecha de última modificación de la ficha. Igual que en el Propietario aquí se guarda la fecha de la última vez que se añadió o eliminó algo en la ficha, así podrá saber si está obsoleta, este campo no es editadle por el usuario.

• Número de historial clasificado por series (N.H.C). Ahora diferentes hospitales conectados entre sí pueden usar números de historial en diferentes series, de esta manera cada uno puede usar los números de historial que quiera, así en hospitales que


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compartan datos se puede realizar esta sin ningún impedimento respecto al número de historial de las mascotas ya que todas las clínicas pueden tener el numero de historial 1 sin que resulte ningún problema.

• Último veterinario referente. Cuando reciba animales enviados por otro veterinario a su clínica desde aquí podrá seleccionar cual es el veterinario que se lo ha enviado para poder llevar el control de que animales le han sido enviados por otro colegiado o hospital y cuáles son.

• Foto. Aquí puede insertar una foto para la mascota. • Visualización del historial directamente desde la ficha de la mascota. Puede ver el

historial de cada mascota sin tener que acceder a nueva visita, tan solo haciendo clic en el botón Historial en la ficha de la mascota.

• Eliminar. Una mascota se podrá eliminar si no tiene información importante relacionada con esta (visitas con albaranes, facturas, etc.). En ese caso tendrá que poner en Baja la fecha de Baja, y en Causa de Baja la causa. De esta manera ya no le aparecerá en la ventana de mascotas.

• Impresión de etiquetas individuales. Puede imprimir una etiqueta identificativa para cada mascota en ficha con el botón Etiquetas, en el dialogo que le aparecerá puede seleccionar si imprimir una etiqueta para todas las fichas, para las seleccionadas o para la actual.

• Propietario. Este botón sirve para hacer un cambio de propietario de la mascota. Recordemos que las visitas anteriores que ya estaban realizadas con el anterior propietario permanecerán con este, y después del cambio de propietario, cuando hagamos una nueva visita ya se realizarán con este nuevo propietario.


15.4 Ficha Conceptos.

• Impresión de etiquetas individuales. Puede imprimir una etiqueta identificativa para cada para cada ficha con el botón Etiquetas, en el dialogo que le aparecerá puede seleccionar si imprimir una etiqueta para todas las fichas, para las seleccionadas o para la actual.

• Clasificación según sección, familia y subfamilia. Dentro de Parámetros => Artículos / Conceptos => Secciones / Familias / Subfamilias, tendrá que dar de alta estas. Siempre se han de crear las tres cosas: sección, familia y subfamilia, ya que sino está completo este árbol, después no nos aparecerá en la ficha del artículo, y no le podremos asignar la subfamilia que le corresponde.

• Posibilidad de inclusión de código de barras o logotipo del centro en cada etiqueta. Puede incluir el código de barras o el logotipo de su empresa fácilmente en la etiqueta, tan solo tiene que abrir el documento de Word y incluirla en el. El programa Qvet normalmente pone el código interno del artículo ya que este código es único, y no el código de barras, que puede estar repetido.

• Desactivación de artículos obsoletos. Los artículos que se dejan de usar se pueden marcar como obsoletos, de esta manera al realizar una venta no le aparecerán en los listados de objetos y a la vez no perderá ninguna información ya que no tendrá necesidad de eliminarlos, para hacer esto desmarque la casilla Activo en la ficha de detalles del producto. Sucede lo mismo con los clientes.

• Gestión de stock en múltiples almacenes. Cada clínica tiene su propio almacén y desde aquí puede ver cuántos artículos hay en stock en cada una de las diferentes clínicas del grupo, y los traspasos que todavía hay pendientes.

• Fecha de alta. Indica en qué fecha fue creada esta ficha, este campo tiene un valor automático al crear cada ficha, este campo es editable por el usuario.

• Fecha de última modificación de la ficha. Aparece la última fecha en la que se realizo algún cambio en la ficha, este campo cambia de valor de manera automática y no es editable por el usuario.

• Fecha de baja. En este campo se ve la fecha en que la ficha fue dada de baja, el campo recibe valor automáticamente al dar de baja la ficha y no es editable por el usuario.


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• Composición. Un artículo puede ser definido como compuesto, es decir que sea un artículo general que esté compuesto por varios artículos. Normalmente se utilizaría para los artículos que son servicios, y dentro de un servicio poder aplicarle varios artículos. Todos los artículos que está compuesto se le asignan uno a uno desde la ventana de “Composición” del gestor de conceptos.

• Gestión de lotes y fecha de caducidad. Si realizamos los pedidos a través de Qvet, una vez que hayamos entregado el pedido, lo podemos editar desde la ventana de Compras => Entregas y asignarle a cada uno de los artículos la Referencia (Lote) al que pertenece el artículo y la fecha de caducidad de este lote. Una vez que estamos realizando un albarán (de venta o visita), después de haber insertado una línea del albarán (un artículo), le podemos asignar en la pestaña de abajo llamada Lote, la referencia del lote a la que pertenece el artículo. Si el lote está caducado nos aparecerá un mensaje advirtiéndole de su caducidad.

15.5 Pedidos de Compra

• Gestión del remanente en los pedidos. Cuando reciba un pedido con menos productos de los pedidos no le hará falta volver a realizar un pedido con los productos que faltan, si utiliza esta opción qvet lo hará automáticamente por usted, para realizar esto cuando le pregunte al recibir un pedido si quiere realizar una recepción total dígale que no, entonces podrá poner de cada producto cuantos ha recibido, o bien eliminar los productos que no haya llegado ninguna unidad, al hacer cerrar el programa le preguntará si quiere realizar un pedido con los artículos que faltan por entregarnos.

15.6 Mailings, listados, etc.

• Compatibilidad simultanea con el nuevo Office 2007 y su predecesor Office 2003. De igual forma a como desapareció Office 2003 al salir Office 2007, ahora éste último dará paso a Office 2007. La última plataforma estándar de productividad de Microsoft.

• Exportación de todos los listados a Excel para su postprocesado. Desde la misma

pantalla de impresión de los listados puede guardar estos en formato de excel para posteriormente editarlos, realizar estadísticas, modificarlos o simplemente guardarlos en disquete, para ello pulse en el botón Guardar y seleccione el lugar donde se debe guardar el listado así como el nombre.

• Ordenados en carpetas. Ahora dispone de total libertad para organizar sus listados, autorizaciones y mailings como desee: enviando los que no utilice a la papelera y organizándolos en carpetas a su gusto. Haciendo clic con el botón derecho del ratón en un mailing puede enviarlo a la papelera o moverlo a otra carpeta de mailings, así como en los de la papelera restaurarlos.

15.7 Facturación y ventas mostrador.

• Visualización puntual de acumulados de ventas de artículos por mes o año. Haciendo clic en el botón de acumulado nos dirá el total del importe de las facturas y albaranes para ese cliente por cada mes.

• Gestión de stock en múltiples almacenes. Permite mover productos de un almacén a otro, seleccione el producto, el almacén de destino el de origen y la cantidad a mover.

• Gestión de entradas y salidas de caja. • Gestión del Recargo de Equivalencia. Ahora tiene disponible además del IVA el

Recargo de Equivalencia (RE), para introducir nuevos RE tiene que ir al menú “Parámetros=>Artículos/Conceptos” y seleccionar Recargo Equivalencia, aquí aparece por defecto el recargo de equivalencia con un tipo de 0%, aquí puede añadir nuevos


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recargos de equivalencia y seleccionar cuál de ellos debe ser el predeterminado. En cada producto puede seleccionar el tipo de RE que le corresponda.

• Procesado y clasificación de conceptos en producto/servicio/cargo/iguala para mayor control de la facturación. Puede seleccionar la clasificación de cada producto entre tres tipos diferentes:

o Producto: Son los productos que tiene, que vende y compra, se controla el stock.

o Servicio: Son aquellos conceptos como una visita, una consulta que se facturan pero de los que no tenemos un stock ni un precio de compra.

o Cargo: Son aquellos productos o servicios que compramos y no vendemos como por ejemplo la luz, el agua, impuestos etc., no se controla el stock puesto que no los vendemos.

o Iguala: Es el concepto de iguala, que pagará el cliente, a cambio de tener descuentos en la compra de artículos de diferentes secciones / familias / subfamilias.

• Consulta de todas las ventas efectuadas a un cliente desde la misma ventana de entrada de albarán. Cuando realiza un albarán por una visita le aparecen los botones de Cliente y Acumulado que tienen la misma función que en Venta Mostrador.

15.8 Ficha Personal.

• Impresión de etiquetas individuales. Puede imprimir una etiqueta identificativa para cada para cada ficha con el botón Etiquetas, en el dialogo que le aparecerá puede seleccionar si imprimir una etiqueta para todas las fichas, para las seleccionadas o para la actual.



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PARTE IV – MANUAL DE REFERENCIA


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15.9 Clientes - Mascotas Propósito: Poder dar de alta o modificar clientes y sus respectivas mascotas. Modo de proceder: Para poder crear un nuevo cliente bastará con hacer clic sobre el botón “Nuevo” de la ficha de clientes-mascotas. Esta estará preparada para recibir los datos de un nuevo cliente. Descripción de los campos: Ficha clientes: � Nombre: Nombre del

cliente. Apellidos, Nombre.

� Dirección: Dirección del cliente.

� Municipio: Municipio al que pertenece la población. Sirve para grandes centros urbanos, por ejemplo la población de Alcorcón pertenece al Municipio de Madrid.

� C.P.: Código postal � Población: Localidad

de residencia habitual del cliente. � Provincia: Provincia de la población anterior. � Teléfonos: anotación del número de teléfono de contacto del cliente. Podemos introducir 2

teléfonos. � FAX: número de FAX del cliente � Móvil SMS: Por defecto está puesto el prefijo internacional de ESP (España) que es el

número 34, en la casilla continua es donde deberá poner el teléfono móvil del cliente, al cual se le enviarán los mensajes SMS.

� Web: Página web del cliente. � E-mail: Dirección de correo electrónico. � Notas: Para poder anotar información de interés del cliente. � Procede: Podemos seleccionar la procedencia del cliente. Dichas procedencias tendrán

que ser dadas de alta en “Parámetros => Clientes => Procedencia”. Podría ahí por ejemplo poner las clínicas veterinarias de donde proceden los clientes, para así saber a qué clínica pertenecían anteriormente.

� Tipo de cliente: Indicamos el tipo de cliente según los tipos de cliente que tenemos creados, por defecto propone normal. Los tipos se crean en “Parámetros => Clientes => Tipos de Cliente”.

� Tipo Fac.: Es el tipo de facturación que le aplicaremos al cliente. Facturación diferida que está por defecto, indica que después de hacer un albarán (venta) lo podemos dejar sin facturar. Facturación inmediata, nos obliga siempre a realizar factura al cliente.

� Clasific.: Es la clasificación del cliente. El programa clasificará automáticamente el cliente según un porcentaje determinado de ventas, el programa ordena los clientes de mayor a menor (según el número de ventas). La clasificación la puede ver en: Procesos => Establecer clasificación cliente. Los clientes de tipo A, son los clientes cuya suma de ventas está por debajo del 30%, los clientes que coge el programa son los de mayor número de ventas (por lo tanto es la suma de estos). El programa lo que hace es ir sumando las ventas de esos clientes, hasta que llegar al límite de ventas del 30% pero sin sobrepasarlo, de ahí saca el número de clientes de tipo A. Son los que están por debajo del


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importe límite marcado en la fila de la clasificación de A. Los clientes con clasificación B son los clientes cuyas ventas están entre la diferencia del 60% y su anterior rango 30%. O sea los clientes cuyas ventas sumadas están entre la diferencia entre el importe límite de B y el importe límite de A.

� Tarifa: Sirve para indicar cuál de las 3 tarifas de precios que tenemos asignadas en los artículos utilizaremos en el momento de efectuar un cobro para ese cliente.

� Último cobro: indica la fecha en que efectuamos el último cobro al cliente. � Descuento a aplicar: Si queremos aplicar algún tipo de descuento a un cliente SIEMPRE

que le realizamos un cobro, en este apartado indicamos que porcentaje de descuento le aplicaremos.

� Nº mascotas: indica el número de mascotas del cliente que tenemos ficha. � Activo: Marcado indica que el cliente realiza visitas en nuestro centro. Sin marca indica

inactivo. Habrá que ponerlo inactivo cuando queramos dar de baja el cliente de nuestra clínica.

� Tipo correo: permite controlar si ese cliente quiere recibir avisos por mailing, SMS o no recibir. Tipo de envío = no, indica que no quiere recibir mensajes de avisos. Tipo de envío = postal es para los mensajes por mailing. Tipo de envío = SMS, es para los mensajes por SMS.

� Id. Fiscal: Número de identificación fiscal del cliente (NIF). � Código de barras: Código identificativo del cliente � Código de barras 2: Código alternativo de barras. � Idioma: Es el idioma predefinido para el usuario, servirá para cuando se le envíen avisos

(mailing o SMS), para que se le envíe el aviso predeterminado con la plantilla del idioma que tiene por defecto.

� Fecha nacimiento: Fecha de nacimiento del cliente � Fecha de alta: Fecha de alta en la clínica. � Ult. Modif.: El programa guarda automáticamente la fecha de la última modificación que se

le ha realizado a la ficha del cliente. � Fecha baja: Fecha en la que se ha dado de baja el cliente. � Deuda: Deuda actual que tiene el cliente con la clínica. � Vales: Dinero en vales que tiene acumulado el cliente. � A cuenta: En el caso de que el cliente entregue una cantidad de dinero a cuenta, la

cantidad se verá reflejada en este campo. � Puntos: Aquí nos aparecen los puntos que tiene acumulados el cliente. Este método se

establece en “Parámetros => Configuración => Clientes / Mascotas => Gestión puntos clientes (Dinero por puntos), ahí pondremos una cantidad en euros. Por ejemplo 40 €, esto significaría, que por cada 40 € que nos deje el cliente (en ventas), el programa le otorgará automáticamente un punto. Y la cantidad de puntos que tiene se verá reflejada aquí en la ficha del cliente.

� El botón de “Ventas” muestra información respecto a los Importes cobrados mensualmente para ese cliente.

� El botón de “Cita” es para establecer una cita en la Agenda con este cliente. � Pestaña de Datos Bancarios: Aquí podrá configurar los datos bancarios para que el

programa pueda realizar las remesas magnética, deberá activar la opción de “Remesa magnética para ello”. También podrá establecer un IRPF asociado al cliente

� Pestaña Otros datos de interés: Datos personales, económicos y emotivos del cliente. � Pestaña de estadísticas: Estadísticas de facturación mensual por cliente.


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Ficha Mascotas: � Nombre: Nombre de la

mascota. � Chip: Número de chip de la

mascota. � Especie: Especie a la que

pertenece. � Raza: Raza de la mascota. � Carácter: Si es dócil,

manso, agresivo. � Pelo: Tipo de pelo de la

misma. � Capa: Color o tipo de la

capa de la mascota. � Dieta: Tipo de alimentación

que le administra habitualmente su dueño. � Hábitat: Lugar de residencia habitual de la mascota. � Altura: Altura de la mascota. � Ojos: Color de los ojos de la mascota. � Fecha nacimiento: Fecha de nacimiento. � Fecha Alta: Fecha en que se dio de alta a la mascota. � Baja: Fecha de baja de la mascota. � NHC: Número del Historial Clínico que asignamos a la mascota. Debe ser único para cada

mascota. � Censo: Número de censo de la mascota. � Pedigrí: Para indicar si la mascota tiene o no pedigrí. � Es preferida: Si es la mascota preferida del cliente. � Sexo: Sexo de la mascota. � Estado: Fértil, vasectomía, etc. � Peso: Peso de la mascota � Pasaporte: Pasaporte de la mascota. � Tatuaje: Tatuaje de la mascota � Veterinario habitual: Veterinario que normalmente visita a la mascota. � Último veterinario referente: Cuando reciba animales enviados por otro veterinario a su

clínica desde aquí podrá seleccionar cual es el veterinario que se lo ha enviado. � Causa de baja: Causa de baja de la mascota. � .Ult. Modif.: El programa guarda automáticamente la fecha de la última modificación que

se le ha realizado a la ficha de la mascota. � Ult. Visita: Fecha en que se realizó la última visita. � Con el botón de “Foto”

podemos añadir la foto de la mascota a su ficha. Nos aparece una ventana con las fotos/imágenes disponibles, marcando en ellas podemos visualizarla en la parte derecha de la ventana.

Una vez seleccionada la foto de la mascota para poder asignarla bastará con pulsar el botón de aceptar. Con el botón de importar se importarán las imágenes contenidas en los directorios de imágenes configurados de Qvet. Para configurar los directorios desde los cuáles se importarán imágenes se utiliza el botón de “Configurar”. Si quiere puede buscar las imágenes directamente con el botón de buscar.


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� Utilizando el botón de “Historial” podemos ver todas las visitas de la mascota. � Utilizando el botón de “Eliminar” podemos eliminar la mascota. Solamente se podrá

eliminar en el caso que no haya datos importantes asociados (albaranes, facturas, etc) sino la puede eliminar, la tendrá que dar de baja y poner la causa de la baja en la ficha de la mascota.

� Utilizando el botón de “Etiquetas” podremos imprimir las etiquetas para la mascota. � Utilizando el botón de “Nuevo” podemos introducir una nueva mascota para el cliente. � Utilizando el botón de “Propietario” podemos cambiar de propietario a la mascota.

Recordemos que las visitas que tenga realizadas con el antiguo propietario se mantendrán intactas, y que cuando realice nuevas visitas entonces estas ya se asignarán con el nuevo propietario.

� En la Pestaña de Observaciones podemos poner observaciones clínicas, de ventas y de alerta (alergias, etc). También se le podrá asociar el concepto de iguala a la mascota y la fecha de validez de esta.

15.10 Artículos-Conceptos Propósito: Crear o modificar fichas de artículos o servicios. Descripción de los campos:

� Concepto: Nombre del

artículo o servicio � Descripción2: Se usa

para anotar una descripción alternativa al producto.

� Código de barras: Código identificativo del artículo. Muy útil si se dispone de escáner lector de código de barras. Este código de barras no es el que aparecerá en las etiquetas, ya que podría haber dos productos con el mismo código de barras. En las etiquetas aparecerá el por lo tanto el código interno del artículo, que es el que asigna automáticamente el programa cuando creamos un nuevo artículo, y es un código identificador (nunca habrá dos productos con el mismo código). Cuando lea un producto a través del lector, este estará leyendo el código interno del artículo, aunque finalmente lo que pondrá en la venta será el código de barras de dicho artículo. Si en una venta, escribimos el código de barras manualmente y hay dos o más productos que tienen el mismo código de barras, entonces nos aparecerá una ventana con todos estos artículos para que seleccionemos el correcto.

� Referencia del proveedor: Permite anotar la referencia usada por el proveedor para seleccionar este artículo. Se suele usar en el proceso de compras de artículos.

� Tipo: Característica propia del artículo. Permite especificar si se trata de un artículo de tipo cargo (luz, teléfono, nóminas,...), un artículo de tipo producto que venderá en tienda o consulta (lo más habitual), una artículo de tipo servicio que ofrece la clínica (peluquería, etc) que solo se vende pero no tiene coste alguno o un artículo de iguala (que sirve para asignarlo a una mascota y mediante el pago de este artículo obtener descuentos en determinadas secciones /familias / subfamilias de artículos).

� Asignación venta: Fuerza a que este artículo quede asignado a un vendedor por defecto. No permitiendo su cambio, en ningún caso.

� Sección/Familia/Subfamilia: Permite catalogar el artículo en su categoría correspondiente. No puede haber creada una sección o una sección / familia solas. Siempre ha de haber creadas las tres cosas: sección / familia / subfamilia, ya que lo que finalmente se le asigna a un artículo es una subfamilia. Una sección, podrá contener varias familias, y cada una de estas familias a su vez podrá contener varias subfamilias. Por ejemplo: sección tienda, contiene las familias: cirugía, anestesia, etc., y dentro de estas, la familia cirugía contiene las subfamilias: oftalmología, reproductor, digestivo, etc.

� Fecha Alta: Fecha en que se dio de alta el artículo.


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� Fecha Modificado: Fecha en que se modificó la ficha del artículo. � Fecha Baja: Fecha en que se dio de baja el artículo. � Tipo facturación: Inmediata, obliga siempre a hacer factura de este artículo, cuando

realizamos una venta. Diferida, nos permite hacer un albarán y más adelante poder hacer la factura.

� Serie facturación: Es la serie de facturación a la que se le asignará el artículo. De esta manera cuando haga un albarán donde por ejemplo haya productos de secciones diferentes por ejemplo: de tienda y clínica, cuando facture este albarán el programa creará dos facturas automáticamente. Una con la serie de clínica y otra con la serie de tienda. Para ello antes tendrá que tener asignados todos los artículos de tienda con su serie de facturación correspondiente, y los de clínica igualmente. Para poder trabajar con diferentes series de facturación, tendrá que dar de alta las series de facturación de ventas en: Parámetros => Series de Facturación => Ventas. Después tendrá que activar la opción en Parámetros => Configuración => Facturación => Asignar serie de facturación a los conceptos. Si ya tiene insertados muchos artículos en Qvet, y no quiere entrar uno a uno para poner la serie de facturación en cada uno de ellos, existe un proceso que actualiza todos los artículos de una determinada sección, a una serie de facturación en concreto. El proceso está en: Procesos => Otros Procesos => Gestor de series en conceptos => Establecer serie de facturación por sección

� Unidades: Es para controlar el stock en productos que van en lotes. Por ejemplo, escribimos donde pone compra: caja, donde pone venta: jeringuillas y en factor de conversión: 10. Entonces veremos abajo escrito: 1 caja = 10 jeringuillas. En el PVP pondremos el precio de la venta, que serán las jeringuillas. Si activamos el control de stock a la derecha, en Actual (UC) pondremos las unidades de compra, por ejemplo: 6, que serán las cajas que hemos comprado. Automáticamente el programa nos pondrá en Actual (UV) las unidades de venta que tenemos, serán 60 jeringuillas. Entonces cada vez que realicemos una venta, las unidades que se modificarán el stock serán las UV (unidades de de venta), o sea las jeringuillas.

� PMPC: Precio Medio Ponderado de Compra. � Activo: Indica si el artículo está activo o no. Si queremos poner el artículo como inactivo,

para que no nos aparezca en la lista de artículos, solo debemos desactivar esta opción. � Bloquear PVP en Ventas: De esta manera cuando seleccionemos un artículo en una

venta, el precio que el programa nos ponga (proviene de la ficha del artículo) ya no se podrá modificar dentro del albarán.

� Tarifas 1, 2 y 3: Existen tres precios de venta para cada artículo. En la ficha del cliente se especificará que tarifa corresponde a cada cliente al realizarle una venta. En PVP pondremos el precio con IVA del producto.

� MargenC, MargenV: Son los márgenes, en cada tarifa, que se aplican al artículo

• Margen Compra : El margenC es la cantidad que se carga al precio de compra para obtener el precio de venta.

Ejemplo: P.compra=100 - margen compra = 50 - precio venta = 150

(100 + 50% de 100 = 100 + 50 = 150)

• Margen Venta : El margenV es la cantidad que se obtiene de margen en el precio de venta respecto el de compra. Ejemplo: P.compra=100 - margen venta = 50 - precio venta = 200

(100 (p.compra) es el 50% de 200(p.venta))

� Ultimo precio de compra B.I.: Este campo contiene el último precio al que se ha comprado este artículo (es la base imponible sin IVA). Se actualiza automáticamente al realizar una compra

� Control Stock: Puede estar activado o no, según se trate de un artículo del que deseemos controlar el stock o no. Normalmente se lleva control de stock sobre los productos y no se lleva sobre los servicios. Mínimo (U.V.) se refiere a la cantidad mínima deseable y Actual (U.C.) a la cantidad actual de stock del artículo en cuestión. En Actual (U.C.) tendremos que poner las unidades de compra, y automáticamente se nos pondrá en Actual (U.V.) la misma cantidad en unidades de venta. Si usamos el apartado de Unidades descrito más arriba en este mismo apartado, el procedimiento será totalmente diferente. Si asignamos el


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campo de Mínimo (U.V.) al artículo, después podremos hacer el pedido en Compras=>Lista de la Compra=>Cargar artículos con stock bajo mínimos, y nos aparecerá una lista de los artículos que estén bajo este mínimo de forma que podremos hacer automáticamente un pedido de estos.

� Observaciones: Es un campo para añadir cualquier comentario u anotación sobre el artículo.

� En la Pestaña de Almacenes podremos ver el stock de los diferentes almacenes para el mismo artículo y los traspasos que todavía hay pendientes.

� En la Pestaña de Hospitalización contendrá toda la información relativa para el artículo cuando se utilice dentro de la hospitalización. Está definido dentro del apartado de hospitalización.

� En la Pestaña de Precios de Compra aparecerán todos los proveedores a los que compramos el artículo, el precio de compra (solamente la base imponible), la referencia del proveedor y la fecha de la compra del artículo. Estos precios los actualizará el programa automáticamente después de haber realizado el pedido y la factura de compra de este.

� En la Pestaña de Estadísticas aparece información de compras y ventas, el margen de contribución y el porcentaje respecto la facturación.

� En la Pestaña de Composición podemos especificar que el artículo en el cual estamos en su ficha es un artículo compuesto. Esto significa que podemos dar de alta un artículo que contenga varios artículos. Por ejemplo podemos dar de alta un artículo peluquería, que dentro esté compuesto por los artículos: lavado, corte, etc. Esto supondrá una gestión mucho más cómoda.

15.11 Imágenes y videos. Esta opción abrirá el editor de imágenes de QVET. Software de gestión y tratamiento de imágenes (véalas en diversos formatos, compare, capture desde el escáner sin salir de QVET, retoque desde QVET para obtener una mejor calidad gráfica,...). En el menú Archivo, la opción Imágenes puede acceder al nuevo editor de imágenes de QVET, en el puede realizar filtros sobre las imágenes, dividir los canales de colores, voltear, posterizar, negativizar las imágenes, etc…, antes de insertarlas en las visitas o fichas de los pacientes.

15.12 Datos

15.12.1 Trabajar en Local o en Red. Esta opción es útil cuando disponemos de una red de ordenadores. Uno de los ordenadores hará la función de ordenador servidor (ordenador) el cuál comparte la base de datos (donde está la información del programa) con el resto de ordenadores clientes, los cuales trabajan (consultan o modifican la información) con esta base de datos que está almacenada en el servidor. Este sistema centralizado es mejor para realizar las copias de seguridad puesto que solo las tendremos que hacer del ordenador servidor. El ordenador servidor puede ser cualquier tipo de ordenador, sea de sobremesa, ordenador portátil o en forma de rack. A esta opción de compartir la base de datos del servidor con el resto de ordenador clientes se le llama “Trabajar en Red”.


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Después de acabar la jornada laboral, nos podríamos llevar la base de datos del programa y copiarla en nuestro ordenador portátil en casa. De esta forma podemos consultar la información del programa.

Si tenemos la intención de entrar o modificar datos en el programa, mientras nos hemos llevado nuestra base de datos para trabajar con nuestro ordenador portátil, nadie podrá trabajar con la base de datos de la clínica, ya que si no habría dos bases de datos con información totalmente diferente (la de la clínica y la de nuestro portátil). Si nadie trabaja mientras lo hacemos nosotros en casa, después podríamos volver a volcar la base de datos desde nuestro ordenador portátil al ordenador servidor de la clínica, y continuar trabajando normalmente. Lo más común es que el veterinario se lleve la base de datos para consultar o imprimir (listados, etc.) en el ordenador portátil de su casa, pero que no añada ni modifique información, por el peligro que ello conlleva. Cuando la base de datos con la que trabajamos está en nuestro mismo ordenador y no accedemos a través de la red, se le llama “Trabajar en Local”.

CARACTERISTICAS

• Al restaurar la copia de la base de datos local a la base de datos de la red y viceversa, se borrarán todos los cambios en la base de datos de destino una vez hemos realizado la copia. Por ejemplo, si hacemos una copia de la base de datos de nuestro ordenador servidor el viernes para poder trabajar el fin de semana en casa, y el lunes por la mañana volvemos y restauramos la copia local en el ordenador servidor de la red, si el sábado hubieran estado trabajado en el centro y hubieran apuntado datos, esos datos se perderían al copiar nuestra base de datos (local) con la que habíamos trabajado en casa.

Este caso en el que se cambian datos en dos ordenadores a la vez que no están conectados entre sí: una red y un portátil, dos o más centros, etc... Es lo que en QVET se llaman ·Comunicaciones” y es un KIT que puede obtenerse a parte.

15.12.2 Guardar copia de datos. Con esta utilidad ahora puede decirle a QVET que realice una copia de todos sus archivos del programa a otra carpeta o unidad y los comprima en ella para así tener una copia de sus datos en formato ARJ. Para realizar bien la copia ninguno de los demás ordenadores clientes deberá estar trabajando con Qvet en ese mismo instante. Por defecto está marcado guardar solamente la base de datos, aunque también podemos seleccionar las imágenes y nuestras plantillas de los documentos para que se guarden en la copia Esta opción no es recomendada para hacer la copia de seguridad diaria de sus datos. Para obtener más información sobre cómo realizar copias de seguridad, vaya al capítulo 21.1. COPIAS DE SEGURIDAD. En la página 174.

15.12.3 Compactar datos

Opción de auto reparación y compactación de la base de datos, después de haber sufrido algún “accidente” (corte de fluido eléctrico, defecto físico en el disco, etc.), también para recuperar espacio infrautilizado en el disco duro es conveniente ejecutar esta opción periódicamente. Esto reordenará internamente sus datos y eliminará los espacios vacíos. En caso de necesidad de reparación, normalmente, esta opción bastará para corregir los errores que pudiera haber en los datos. En caso de persistir los mismos, por favor diríjase a su distribuidor autorizado más cercano.


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Esta opción sólo se puede ejecutar si en la red, todos los demás ordenadores tienen el programa Qvet cerrado. Al ejecutar la opción además de reparar los posibles daños que tenga la base de datos, la hará más pequeña en espaci. Previamente a ejecutar un proceso de reparación o compactación de datos (o cualquier otra manipulación) se recomienda realizar una copia de los mismos.

15.12.4 Última incidencia detectada Está opción muestra en pantalla un mensaje con una descripción de la última incidencia detectada durante la utilización de QVET. Las incidencias normalmente son pequeños errores del programa.

15.13 Cambio de Usuario Permite cambiar el usuario activo en el programa. Pudiendo acceder al nivel de prioridad del nuevo usuario. Para ello solamente tiene que introducir la clave de acceso del nuevo usuario. Esta opción de cambio de usuario sería lo mismo que si cerrásemos y volviésemos a abrir el programa, ya que si estamos trabajando con seguridad y contraseñas en Qvet, al volver a entrar nos volverá a pedir también la contraseña del usuario.

15.14 Accesorios

• Calculadora: abre la calculadora del Windows. • Mensajes entre Pcs: permite la transmisión de mensajes entre pc’s dentro de una

misma red de área local. Introduciendo un usuario o nombre y el grupo de trabajo al que pertenece el destinatario, podrá enviar mensajes breves a través de la la red.

• Cerrar las aplicaciones restantes: cierra todos los programas que tenemos abiertos en Windows.

15.15 Cambiar idioma A través de esta opción podrá cambiar el idioma de todos los menús y pantallas de QVET. Puede seleccionar entre los idiomas disponibles. Una vez seleccionado un idioma automáticamente cambiará al idioma deseado sin necesidad de reiniciar QVET.

Otra posibilidad interesante es poder enviar documentos personalizados a los clientes en su propio idioma. Esta posibilidad es independiente del idioma que utilicemos. Puede obtener más información sobre este tema en el capítulo “19. Documentos”, en la página 141.


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15.16 Salir Desconecta el programa y el usuario en curso.


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16 Compras

16.1 Proveedores Permite dar de alta o modificar fichas de proveedores. Indispensable su creación para poder acceder a las siguientes opciones. Descripción de los campos: ♦ Nombre: Nombre del proveedor. ♦ Activo: Sirve para indicar si

realizamos pedidos o no al proveedor. Útil para realizar búsquedas de proveedores (diferenciar entre activos y no activos). Si queremos dar de baja el proveedor tendremos que desactivar esta opción de activo.

♦ NIF: Número de identificación fiscal del proveedor.

♦ Idioma: Idioma del proveedor. ♦ Alta: Indica en qué fecha fue creada esta ficha, este campo tiene un valor automático al

crear cada ficha, este campo es editable por el usuario. ♦ Dirección: Dirección del proveedor. ♦ Población: Localidad en la que se encuentra la razón del proveedor. ♦ Modificado: Aparece la última fecha en la que se realizo algún cambio en la ficha, este

campo cambia de valor de manera automática y no es editable por el usuario. ♦ Provincia: Provincia de la población. ♦ Cód. Postal: Código Postal de la población. ♦ Baja: En este campo se ve la fecha en que la ficha fue dada de baja, el campo recibe valor

automáticamente al dar de baja la ficha y no es editable por el usuario. ♦ Teléfonos: Permite tener anotados 2 teléfonos de contacto del proveedor. El primero por

ejemplo puede ser el teléfono fijo y el segundo el teléfono móvil. ♦ FAX: número de FAX del proveedor si dispone de este. ♦ Código cliente: Si tiene ficha también como cliente, aquí le podemos introducir su código. ♦ E-mail: Correo electrónico del proveedor. ♦ Web: Página de internet del proveedor. ♦ Observaciones: Anotación referente al proveedor. ♦ Fecha de baja. ♦ La Pestaña de Estadística contiene información sobre la facturación mensual del

proveedor.

Botones: El botón de “Nuevo” permite crear un proveedor. El botón “Eliminar” permite eliminar los datos del proveedor de nuestra base de datos. El botón de “Modificar” permite modificar los datos del proveedor.


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16.2 Pedidos Propósito: Registrar los pedidos efectuados a los proveedores. Los pedidos realizados constan de material solicitado al proveedor que todavía no ha sido recibido para engrosar el stock. Modo de proceder para realizar un pedido ver Parte II, sección 11.1 Proceso de compras con tres fases, 11.1.2 Pedido. En esta ventana podemos ver la lista de todos los pedidos realizados entre la fecha inicial y la fecha final que indicamos para todos los proveedores. Si queremos ver solo los pedidos entre las fechas indicadas para un proveedor determinado indicar su nombre en el campo Proveedor. Desde esta ventana podemos realizar: • Entregar un pedido pulsando el botón de “Entregar”. • Enviar por e-mail un pedido con el botón de “e-mail”, para ello el proveedor ha de tener

informado el correo electrónico en su ficha. • Nuevos pedidos pulsando el botón “Nuevo”. • Eliminar un pedido antes de ser entregado con el botón de “Eliminar”. • Editar un pedido existente, seleccionándolo en la lista y pulsando sobre “Editar”. • Imprimir un pedido basta con seleccionarlo y pulsar “Imprimir”.

16.3 Entregas Propósito: Efectuar entregas de productos pedidos para registrar la entrega del proveedor y dar de alta el stock comprado en la ficha de cada producto. Modo de proceder para realizar una entrega ver Parte II, sección 11.1.3 Entrega. En esta ventana podemos ver la lista de todos los pedidos entregados entre la fecha inicial y la fecha final que indicamos para todos los proveedores. Si queremos ver solo los pedidos entre las fechas indicadas para un proveedor determinado indicar su nombre en el campo Proveedor. Aquí podemos seleccionar una entrega y Editarla para realizar una consulta o modificación, o realizar su factura. Modo de realizar factura ver Parte II, sección 11.1.4 Factura.

16.4 Facturas Propósito: Permite la introducción de una factura de compra directamente sin pasar por el pedido ni la entrega. En este caso, la introducción de la factura actualiza el stock y el último precio de compra (UPC B.I.) de la ficha del artículo.


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Modo de proceder para la introducción de una factura de compra directamente sin pedido ni entrega ver sección 11.2 Opción de solo factura. (Parte II). Como en las anteriores ventanas podemos seleccionar entre que fechas queremos ver el listado de facturas y para que proveedor en concreto. Podemos hacer una nueva factura con el botón de “Nuevo”, también “Editar” la factura seleccionada, consultar sus vencimientos pulsando el botón “Vencimientos”, o sacar etiquetas de los productos con el botón de “Etiquetas”.

Vencimiento de una factura

16.5 Vencimientos proveedores Propósito: Obtener un informe de los pagos a realizar en un periodo de tiempo. Desde el menú Compras -> Vencimientos proveedores podremos gestionar los vencimientos de los proveedores, marcando los que están pagados y los que no. Modo de proceder: Seleccionar la fecha inicial y final que delimitan el periodo de estudio. Si se desea visualizar los vencimientos de un solo proveedor, indicar su nombre en el lugar correspondiente al Proveedor. Si se desea visualizar los vencimientos de cualquier proveedor en ese periodo dejamos el campo proveedor vacío. También se puede filtrar por importe y por estado de los vencimientos (todos, pendientes, pagados, etc). La información se muestra agrupada por meses mostrando los vencimientos de cada proveedor. El mes en concreto mostrando para cada mes el Importe total. Finalmente TOTAL VENCIMIENTOS muestra el importe total de todos los vencimientos del periodo seleccionado.


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16.6 Inventario. Entrada de inventario El inventario se realizará sobre un almacén determinado, lo primero que tenemos que hacer antes de realizar el inventario es hacer una copia de seguridad de los datos del programa, por si tuviéramos cualquier equivocación a la hora de hacer el inventario. Si accedemos a través de Compras -> Inventario -> Entrada de inventario, el programa nos pedirá el almacén del cuál queremos hacer el inventario. El inventario consiste en revisar manualmente el stock de todos los artículos que tenemos en la tienda y en la clínica, a fin de actualizarlo en el programa. Una primera manera sería modificar el stock en los artículos uno a uno, pero debido a que las clínicas tienen muchos artículos esta manera resultaría muy lenta ya que habría que acceder a cada una de las fichas de cada artículo. Para hacerlo de una manera más cómoda y rápida se utiliza la entrada de inventario, a través de la cual nos aparece una pantalla con todos los artículos que disponemos en el almacén y el stock de cada uno de ellos. Lo que tenemos que hacer es en la columna de inventario poner el stock real actual del artículo (si es que es erróneo el que nos aparece o se ha modificado). Si es correcto el stock del artículo, entonces en la columna de inventario no hemos de escribir nada. En la entrada de inventario podemos buscar los productos por: código, código de barras, concepto, descripción 2, sección, familia y subfamilia. También podremos filtrar los artículos: con inventario, sin inventario y todos. Para ello primero tendremos que hacer toda esta selección y después apretar el botón de cargar. Una vez realizada la entrada de inventario, se puede imprimir y también importar, con los botones de la parte inferior de la ventana. Si estamos realizando el inventario, podemos cerrarlo si queremos y continuar al día siguiente. Entonces el programa nos preguntará si deseamos continuar con el inventario que teníamos abierto y le habremos de decir que Sí.


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Cierre de inventario Una vez que ya tenemos finalizada la entrada de inventario tendremos que hacer el cierre de inventario, ya que hasta que no hacemos el cierre del inventario no se actualiza el stock de cada artículo en la ficha de cada uno de ellos. Accedemos al cierre de inventario a través de Compras -> Inventario-> Cierre de inventario. Nos aparecerá una ventana casi idéntica a la de arriba (Entrada de inventario). Antes de hacer el cierre del inventario tenemos que activar la opción de “Dejar stock actual al cerrar el inventario” para los Artículos sin inventario. De esta manera, a los artículos que no hayamos puesto el inventario, el programa nos dejará el stock actual que tienen. La otra opción de “Poner stock a cero al cerrar el inventario” para los Artículos sin inventario apenas se utiliza y es muy peligrosa, porque nos dejaría a cero el stock de todos los artículos que no hayamos puesto nada en el inventario. Una vez que hayamos seleccionado la opción de “Dejar stock actual al cerrar el inventario”, ya lo podremos cerrar con el botón de “Cerrar Inventario”, si queremos también tenemos la posibilidad de imprimirlo.

Puesta a cero del esto de almacén Sirve para poner a cero el stock de todos los artículos de los almacenes que queramos. Se nos abre una ventana con los diferentes almacenes que tenemos activos. Entonces seleccionaremos los que queramos dejar a cero el stock de todos sus artículos.


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Imprimir última lista de los no inventariados Nos imprime una lista de todos los artículos que no hemos realizado inventario.


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17 Procesos

17.1 Ventas Mostrador Propósito: Anotar una venta realizada en el mostrador de la tienda. Existe la posibilidad de realizar una factura o albarán de la misma. Modo de proceder para la introducción de la venta ver Parte II sección 8 Efectuar una venta en tienda. La información de esta ventana la detallamos a continuación. • En Vendedor indicar quién realiza la venta. • Fecha seleccionamos la fecha correspondiente a la venta si no coincide con el día de hoy. • Hora en que realizamos la venta. • Tarifa: Tipo de tarifa aplicada a los precios de venta de los Artículos/Conceptos incluidos

en la venta. En caso de no coincidir la tarifa que asignamos con la que aplicamos al cliente (indicado en su ficha), los importes de los artículos/Conceptos aparecerán a 0.

• Cliente: Nombre del cliente al que realizamos la venta. • En la parte central anotamos las líneas de ventas realizadas, para realizar la selección del

artículo bastará con pulsar en el botón de tres puntos nos aparecerán todos los artículos disponibles, seleccionamos el que deseamos y pulsamos “Aceptar”. En ese momento aparecerá la línea con la descripción, cantidad a 1 (podremos modificarla), Precio de venta del artículo (también modificable), tipo de IVA aplicado a ese artículo, descuento a aplicar (en %) e importe. Nota importante: En el campo código no solamente se puede anotar el código del artículo sino también la referencia del proveedor, el código de barras o incluso el nombre (o parte de él) del artículo que se pretende seleccionar. Si solamente se conoce una parte central del nombre del artículo puede usarse el operador “*” precediendo la parte de nombre conocida. Ejemplo: Supongamos que buscamos el artículo “Collar de cuero” Simplemente con teclear “*uero” el ordenador será capaz de encontrarlo.


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Una vez introducido un artículo – concepto, se puede saber el precio que se le ha cobrado a este paciente para este artículo en las visitas anteriores. Esto se logra haciendo clic en el botón “Compras Cliente”. Aparecerá una nueva ventana que contiene todas las veces que se le ha cobrado este artículo, haciendo clic sobre uno de ellos, se le asignará el precio que se le cobro la vez elegida.

Para saber lo que llevamos cobrado a este cliente hasta la fecha, debemos hacer clic en el botón “Acumulado”. Para saber lo que llevamos cobrado de este artículo hasta la fecha, debemos hacer clic en el botón “Artículo”. Si tenemos algún presupuesto realizado al cliente, con el botón de “Cargar presupuesto nos cargará dicho presupuesto en la venta del cliente. Una vez introducidos todos los Artículos/Conceptos de la venta pulsamos en “Siguiente” y pasamos a la ventana de cobros. Modo de proceder para realizar el cobro de la venta ver Parte II sección 8 Efectuar una venta en tienda.

17.2 Abrir Cajón Si tenemos un cajón “portamonedas” conectado a nuestro ordenador, configurando la opción de “Abrir Cajón” en “Parámetros->Configuración->Facturación y ventas mostrador”, esta opción de menú estará activa al igual que el botón de “Abrir Cajón”. De esta forma podemos trabajar como una caja registradora, se acciona su mecanismo de apertura cuando realizamos una venta con el programa, para ello el cajón portamonedas tendrá que estar conectado a la máquina de tiquets (está deberá usar el puerto serie o paralelo, si utiliza el puerto USB su impresora no podrá abrir el cajón portamonedas). El cajón portamonedas también puede ir conectado directamente al ordenador, la única diferencia es que no se nos abrirá el cajón al realizar una venta, y lo tendremos que abrir manualmente haciendo clic en esta opción de abrir Cajón.

17.3 Presupuestos Le aparece una ventana con el gestor de presupuestos. Puede buscar los presupuestos entre dos fechas, por cliente o indicando el personal que lo ha realizado. Se puede filtrar también por los presupuestos validados, no validas o todos. También tiene la opción de hacer plantillas de presupuestos.


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Si hacemos un nuevo presupuesto se nos abre la ventana de ventas al mostrador, ahí podremos introducir todas las líneas de artículos que contendrá el presupuesto. Finalmente cuando hagamos clic en el botón de “Aceptar” el presupuesto nos aparecerá dentro de la ventana anterior “Gestor de Presupuestos”. Desde una venta más tarde se puede también cargar el presupuesto. Si seleccionamos el presupuesto, tenemos varias opciones entre los botones de la parte inferior: validar el presupuesto, modificarlo, eliminarlo, revisarlo, imprimirlo y enviarlo por e-mail. Una vez que hemos validado el presupuesto, si lo volvemos a seleccionar desde la ventana principal, nos aparecerá entre los botones la opción de realizar el albarán a partir de este.

17.4 Cuadro de Mandos de Ventas (C.M.V.) Sepa en cualquier momento todo lo que pasa en su Centro. Permite consultar los movimientos efectuados en cualquier fecha. Desde su despacho puede observar On-Line todo lo que va pasando en todo el Centro. Con el cuadro de mandos de ventas (CMV) podrá ver, desde la mesa de su despacho los siguientes eventos:

• Inicio y finalización de una visita. Informa sobre el cliente, mascota e importe a cobrar del servicio.

• Inicio de una venta en tienda. Análogo al punto anterior excepto en la mascota. • Cobro de una visita o venta y la caja en que se efectúa. Indicando también el importe

cobrado y si este pertenece solamente a la venta realizada o a deudas de ventas anteriores.

• Cobro de una deuda. Muestra a que ventas o visitas corresponde el cobro. • Entrada o salida de dinero en caja, cuando no provienen de ventas. Por ejemplo se da

una salida de caja cuando se pagan los servicios de un limpia-cristales. Indica quien ha efectuado el pago.

• Pagos a cuenta de futuros servicios. Se indica quien entra el dinero en caja y el nombre del cliente que lo hace efectivo.

• Permite consultar el historial de cierres de caja. • Muestra todos los albaranes y facturas emitidas entre dos fechas indicando

gráficamente que albaranes corresponden a cada factura (QVET© permite agrupar albaranes del mismo cliente en una única factura).

CARACTERISTICAS

• Desde el menú Parámetros � Configuración, en la solapa Módulos, podemos controlar el tiempo de refresco de las listas.

• Filtros: Todos los listados permiten filtrarse por una serie de filtros genéricos :


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• Intervalo: Entre que fechas queremos verlos (por defecto hoy). • Orden: Si queremos verlos ordenados de más recientes a más

antiguos o viceversa. Además de estos dos filtros genéricos cada uno de los listados puede tener sus propios filtros específicos, que detallaremos más adelante en cada caso.

• Impresión: Todos los listados pueden Imprimirse.

• Gráficas: Algunos de listados nos permitan obtener gráficas comparativas. En todos

los listados en los que aparece en la parte superior derecha de la misma el botón , nos permite obtener una gráfica comparativa.

• Análisis detallado: Haciendo doble click sobre cada una de las filas de las listas

accedemos al detalle de la fila, dependiendo de la naturaleza de la lista la información que obtenemos en cada caso.

SOLAPAS El CMV muestra la siguiente información distribuida en diferentes solapas : 1. CAJA MOVIMIENTOS DE CAJA

Entre fechas (por defecto hoy)

CIERRES DE CAJA


2. ACTIVIDAD ALBARANES EMITIDOS


FACTURAS EMITIDAS


3. INGRESOS / COBROS

COBROS DEL AÑO

Se selecciona el año (por defecto el actual)

INGRESOS Entre fechas (por defecto los últimos 3 días) 4. ACTIVIDAD GASTOS Se selecciona el año (por defecto el actual) 5.


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COMPARATIVA I/G COMPARATIVA INGRESOS-GASTOS


6. SEGUIMIENTO VENTAS DE UN CLIENTE


COBROS DE UN CLIENTE


7. VENTAS VENTAS POR VENDEDOR DEL AÑO


VENTAS TOTALES VENDEDOR


8. COMPARATIVA DE VENTAS

COMPARATIVA ENTRE EJERCICIOS

COMPARATIVA DE VENTAS POR SECCION – FAMILIA – SUBFAMILIA

9. RATIOS CLIENTE TASA DE RETENCION POR CLIENTES

FRECUENCIA POR PACIENTES (VISITAS)

FRECUENCIA POR CLIENTES (VISITAS + MOSTRADOR)

TASA DE MANTENIMIENTO DE PACIENTES

TASA DE MANTENIMIENTO POR CLIENTES

TASA DE DESERCION DE PACIENTES

TASA DE DESERCIÓN POR CLIENTES

MOVIMIENTOS DE CAJA ¿Que muestra?


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Visitas y ventas mostrador, movimientos de caja: Cobros, entregas a cuenta, entradas en caja y salidas de caja. Todo ello ordenado cronológicamente, con lo cual nos hacemos una idea exacta de que está pasando en el centro. Filtros En la parte inferior de la pantalla, además de los filtros estándar, podemos filtrar que tipo de movimientos queremos ver: Ventas Mostrador / Visitas / Cobros. Características

• Podemos imprimir la lista. • Podemos obtener información detallada, haciendo doble clic sobre cada una de las filas

de las listas, dependiendo de si son cobros o ventas, accederemos al detalle de los cobros y al detalle de los albaranes que lo componen respectivamente.

CIERRES DE CAJA ¿Que muestra? Un resumen de todos los Cierres de caja realizados en el centro, ordenados cronológicamente. Una opción muy interesante es que nos ofrece la posibilidad de reimprimir los cierres de caja. En la parte inferior podemos seleccionar los filtros estándar. ALBARANES EMITIDOS / FACTURAS EMITIDAS ¿Que muestra? Los albaranes y facturas de visitas y ventas mostrador respectivamente, realizados en el centro, ordenados cronológicamente. En la parte inferior podemos seleccionar los filtros estándar. COBROS REALIZADOS DURANTE EL AÑO ¿Que muestra? Los cobros que se han realizado durante este último año. En la parte inferior podemos seleccionar los filtros estándar. También podremos filtrar por año, y por sección/familia/subfamilia. Ingresos: es lo que facturamos lo hayamos o no cobrado Cobros: es lo que vendemos y se nos paga INGRESOS ENTRE FECHAS ¿Que muestra? Los ingresos según las diferentes secciones que ha habido entre el intervalo de fechas que pongamos. En la parte inferior podemos seleccionar los filtros estándar. También podremos filtrar por año, y por sección/familia/subfamilia.


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GASTOS EFECTUADOS DURANTE EL AÑO ACTUAL ¿Que muestra? Los gastos que ha tenido la clínica durante el año actual, desglosado por meses y por secciones. En la parte inferior podemos seleccionar los filtros estándar. También podremos filtrar por año, y por sección/familia/subfamilia. COMPARATIVA DE INGRESOS/GASTOS AÑO ACTUAL ¿Que muestra? Es una comparativa de los ingresos y gastos durante el año actual, desglosado por meses y por secciones. En la parte inferior podemos seleccionar los filtros estándar. También podremos filtrar por año, y por sección/familia/subfamilia. COMPARATIVA DE VENTAS Y COBROS DEL CLIENTE ¿Que muestra? Es una comparativa las ventas y los cobros del cliente entre el intervalo de fechas que pongamos. En la parte inferior podemos seleccionar los filtros estándar. Además de poder filtrar entre fechas por el filtro estándar podremos filtrar también por el nombre del cliente. VENTAS POR VENDEDOR DEL AÑO ¿Que muestra? Agrupado por vendedor y meses dentro del año seleccionado: El importe de las ventas realizadas por cada veterinario cada mes, el nº de artículos vendidos y el nº de ventas realizadas. Filtros En la parte inferior de la pantalla, filtraremos el año que deseamos ver. VENTAS TOTALES VENDEDOR ¿Que muestra? Entre fechas el importe de las ventas realizadas por cada vendedor. Filtros En la parte inferior de la pantalla, además de los filtros estándar, podemos filtrar por secciones, familias o subfamilias de conceptos. Características


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Hay que tener en cuenta que los conceptos que no estén clasificados en secciones / familias y subfamilias, no aparecerán en este listado aunque la venta se haya realizado dentro del periodo seleccionado. COMPARATIVA ENTRE EJERCICIOS ¿Que muestra? Filtros Características COMPARATIVA DE VENTAS POR SECCION – FAMILIA – SUBFAMILIA ¿Que muestra? Filtros Características RATIOS

• Tasa de retención por pacientes: Utiliza la fórmula : [Numero de pacientes (animales)] / [Numero de pacientes nuevos].

• Tasa de retención por clientes: Utiliza la fórmula : [Numero de clientes] / [Numero de clientes nuevos].

• Tasa de mantenimiento de pacientes : Utiliza la fórmula : ( [Num. de pacientes] - [Num. de pacientes nuevos] ) / [Num. de pacientes] .

• Tasa de mantenimiento por clientes : Utiliza la fórmula : ( [Num. de clientes ] - [Num. de clientes nuevos] ) / [Num. de clientes ] .

• Tasa de deserción de pacientes: Los pacientes que no hemos conseguido mantener (el resto).

• Tasa de deserción por clientes: Los clientes que no hemos conseguido mantener (el resto).

• Frecuencia por pacientes (visitas): Utiliza la fórmula: [Num. de visitas] / [Num. de pacientes].

• Frecuencia por clientes (visitas + mostrador): Lo mismo que el anterior pero agrupando las ventas de mostrador y las visitas. Utiliza la fórmula: [Numero de ventas] / [Num. de clientes].

• Ingreso medio por paciente: Utiliza la fórmula: [Importe de visitas] / [Num. de pacientes].

• Ingreso medio por cliente: Utiliza la fórmula: [Importe de ventas] / [Num. De clientes]. • Ingreso medio por visita: Utiliza la fórmula: [Importe de visitas] / [Num. de visitas]. • Ingreso medio por venta: Lo mismo que el anterior pero agrupando las ventas de

mostrador y las visitas. Utiliza la fórmula: [Importe de ventas] / [Num. de ventas].


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17.5 Consulta de caja Muestra la evolución de la “caja” desde el último cierre. Puede comprobarse si coinciden los cobros con su forma de pago correspondiente. La información que muestra es la misma que tenemos al realizar un “Cierre de Caja”. Podemos Imprimir un informe del estado de la caja en el momento de la consulta.

17.6 Cierre de Caja Permite realizar el conocido “cierre de caja” para dejar los importes a cero e imprimir un informe del cierre. El cierre de caja se realiza uno para todas las cajas que tengamos definidas. Normalmente las clínicas suelen cerrar una vez al día la caja, una vez que han cerrado y así comprobar el dinero de esta, con los datos que imprime el programa para el cierre de caja. Refleja la información de las ventas realizadas desde el último cierre de caja hasta el cierre de caja actual. Informa del número de visitas y número de ventas en que hemos realizado un albarán. En el nuevo Qvet 9.5. Además podemos seleccionar con Personal, la persona que ha cerrado la caja. A la derecha de la ventana visualiza información global de las ventas realizadas por vendedor y por sección. TOTAL muestra el total de las ventas realizadas. La DEUDA TOTAL se determina restando al TOTAL de ventas la suma de los “Cobros del periodo” de todas las cajas de nuestro centro. (TOTAL – (Σ “Cobro del periodo” de todas las cajas)) = DEUDA TOTAL. A la izquierda se muestra la información detallada de los cobros realizados en cada una de las cajas que tenemos en nuestro centro. Así seleccionando en “Consulta de caja” una caja (clínica, tienda, auxiliar...) veremos la cantidad de dinero que ha entrado según las formas de pago que tengamos definidas, efectivo, tarjeta, talón,... De la caja seleccionada tenemos la siguiente información:

• “Entradas y salidas de caja” se corresponde con el dinero que ha salido de caja (cualquier

compra o gasto que ha de hacer la clínica) y con el dinero que ha entrado en la caja (el cambio de una compra o cualquier otro tipo de ingreso).

• “Entregado a cuenta” entregas a cuenta realizadas por los clientes en el periodo correspondiente.

• “Cobros de Deudas” indican los cobros de albaranes pendientes de cobro (albaranes que correspondientes a cierres de caja anteriores). Son cobros de deudas anteriores a este cierre de caja y que habían quedado pendientes por pagar.

• “Cobros por periodo” cobros realizados en el periodo comprendido para el cierre de caja. Son ventas que hemos realizamos durante este período del cierre de caja y también estos cobros que hemos realizado se corresponden dentro de este mismo período.

En USO a CUENTA, tiene información respecto los cobros realizados con dinero que el cliente nos ha dejado a cuenta. Según sea el cobro (deuda o no) se reflejará en “Cobro de Deuda” o bien “cobro del periodo”. En USO VALES, tiene información respecto a los cobros realizados con dinero que el cliente tenía en forma de vale. Según sea el cobro (deuda o no) se reflejará en “Cobro de Deuda” o bien “cobro del periodo”.


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Para cerrar la caja finalmente pulsaremos el botón de “Cierre de caja”, deberá estar activada la opción de imprimir resumen fin de jornada, ya que así nos imprimirá el cierre de caja. Si el cierre de caja se ha realizado correctamente, le tendremos que decir que si a la opción que nos aparece preguntándolo. Entonces la caja se quedará a cero y tendremos después que realizar una entrada en caja con el dinero que habíamos contado físicamente y que teníamos en la caja. Esto nos sirve para comenzar el día siguiente con ese dinero ya puesto en la caja, ya que si no comenzaríamos al día siguiente con la caja vacía.

Si el cierre de caja no se ha imprimido bien, le hemos de contestar al programa que no se ha imprimido bien. Entonces Qvet no hará el cierre de caja, y el dinero continuará siendo el mismo en la caja.


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17.7 Sala de espera

Este módulo sólo tiene sentido en un uso en red del sistema. Para que esté activado debe tener licencia de uso del módulo “Sala de espera” y tener activada dicha opción del programa en “Parámetros” � “Configuración” � “Módulos” � “Sala de Espera” del sistema del menú principal. Propósito: Gestionar una sala de espera de un Hospital Veterinario controlando la lista de espera y los cobros al salir de la visita.

Ilustración 1.

Modo de proceder: Tendremos un ordenador que hará de sala de espera, mientras que el resto funcionarán como consultas. Este no es un esquema rígido pero si es el más común. Disponemos de dos pantallas que nos facilitan la gestión de la sala de espera:

• Pantalla sala de espera: Permite controlar los clientes que están en la sala de espera y cobrar a los que salen de las diferentes consultas.

• Pantalla nueva visita de sala de espera: permite realizar visitas a los pacientes de la sala de espera.

17.7.1 Pantalla sala de espera. Desde el ordenador de la sala de espera accederemos a dicha pantalla desde el menú principal, a través del menú “Procesos” � “Sala de Espera” o utilizando el icono directo situado en la parte superior de la pantalla.

SALA DE ESPERA

CONSULTA 1 CONSULTA 2 CONSULTA 3


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Aparece una ventana donde se aprecia:

• Lista de Espera: En la parte superior, la lista de personas en espera. • Salida de Consultas / Clientes del Día: En la parte central se refleja la lista de

personas que están saliendo del Hospital y que todavía no han efectuado el pago del servicio prestado.

• Agenda: En la parte inferior se refleja la agenda. En cada uno de los paneles dispone de una serie de botones con los que realizar las diferentes acciones para controlar el movimiento de la sala de espera. En Lista de Espera:

• Nuevo: Permite añadir clientes a la sala de espera. Cuando un cliente “entra por la puerta”, pulsaremos este botón para registrarlo como cliente en la sala de espera. Más adelante detallaremos más este paso. • Eliminar: Nos permite eliminar un cliente de la sala de espera al que no deseamos realizar visita ni venta mostrador. Para eliminar clientes de la lista de espera bastará con seleccionarlo con el ratón y pulsar el botón de “Eliminar” • Visita: Permite realizar visita al paciente en la sala de espera. Este botón es útil cuando el ordenador que hace de sala de espera también se utiliza como consulta. • Importe: Permite realizar albarán de visita al paciente en la sala de espera, sin pasar por la parte clínica de la misma. Este botón es útil cuando el ordenador que hace de sala de espera también se utiliza como consulta. • Cambiar: • Abrir caso: Nos permite abrir un caso al cliente que está en la sala de espera. Ver apartado de hospitalización. En la Lista de Salida de Consultas / Clientes del Día: Cuando un cliente salga de la consulta, éste aparecerá reflejado, de forma automática en la lista de Clientes de salida (parte central de la ventana). Tenemos 3 opciones (botones): • Cobrar: Marcando su nombre con el botón del ratón se reflejará la deuda que éste acaba de contraer con el Hospital. Para anotar el cobro total o


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parcial de este bastará con pulsar el botón “cobrar”. El nombre de este cliente desaparecerá de la lista de salida una vez le hayamos cobrado. • Venta: Si le queremos realizar una “Venta mostrador”, pulsaremos el botón de “Venta”. Esta opción nos permite diferenciar entre el albarán realizado durante la visita y el albarán de la venta posterior. Podemos cobrar directamente desde esta opción, cobraremos la visita + la venta mostrador. (Más albaranes pendientes si tiene). • Editar: Si lo que queremos es editar el albarán realizado en la visita pulsamos este botón. Útil para añadir o eliminar líneas del albarán. Aquí también podemos cobrar directamente, cobraremos la visita (más pendientes sí tiene). • Contacto: En la Agenda: • Añadir: Permite añadir un cliente a la sala de espera de la manera tradicional a como se hace en la agenda. • Editar: Permite editar la cita de la agenda seleccionada. • Eliminar: Permite eliminar la cita de la agenda seleccionada. • Recibir: La cita de la agenda que está seleccionada, pulsando sobre este botón salta a la sala de espera como cliente en la sala de espera. Cuando una cita que teníamos programada, vemos que el cliente “entra por la puerta”, pulsaremos este botón, para registrarlo en la sala de espera. Si hay varias salas de espera podremos elegir la sala a la que queremos poner el cliente.

17.7.2 Nuevo cliente en la sala de espera. Pulsando sobre el botón “Nuevo” en la lista de espera de la Sala de espera, podemos añadir un paciente a la sala de espera de manera similar a como seleccionamos un cliente para realizarle una visita convencional.

Podemos añadir a la lista de espera un mensaje, que indique el motivo de la visita al veterinario que está en la consulta.

17.7.3 Pantalla nueva visita de sala de espera. Desde la posición de la CONSULTA, la visión que se obtiene de la sala de espera es la que se refleja en la imagen.


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El veterinario puede ver quien está esperando y desde que hora, además ve que mascota esta en cada una de las consultas y si la persona de recepción ha apuntado algún mensaje para ese paciente también puede leerse en esta pantalla. Desde esta pantalla, seleccionando un cliente y su mascota, podemos realizar toda una serie de acciones: • Doble clic sobre un cliente-animal de la lista: Le cargará la última visita del animal

seleccionado. Esto le permitirá consultar las visitas e historial de dicha mascota, pero no cambia el estado de espera. Es equivalente a pulsar el botón “Consulta”.

• Botón Nuevo: Permite realizar una visita nueva a un cliente que no esté en la sala de espera.

• Botón Visita: Permite realizar la visita al paciente seleccionado en la lista. Siempre que desde un terminal se esté realizando una visita a un paciente, quedará reflejado en el terminal de control de la sala de espera. En la columna de “Consulta” veremos de color la sala donde se realiza la consulta al cliente.

• Botón Importe: Permite realizar directamente el albarán de la visita sin pasar por la parte clínica de la misma.

• Botón Consulta: Permite consultar la última visita del paciente. Es equivalente a pulsar doble clic sobre un cliente-animal de la lista.

• Botón Historial: Le permite imprimir el historial de la mascota seleccionada sin tener que entrar a consultar sus visitas ni crear una nueva visita.

• Botón modificar: Permite modificar la ficha del paciente seleccionado.

17.7.4 Proceso. El veterinario que realiza la consulta, tiene 3 posibilidades cuando pasa la visita: 1. No apuntar nada de la visita: Es el caso de que los veterinarios no dispongan de

ordenador en la consulta. En ese caso lo habitual es que los veterinarios apunten en un papel la visita y después pasen el trabajo de entrar la visita a la persona de la sala de espera (recepción).

Modo de proceder: Desde la sala de espera, en la lista de espera pulsar el botón “Visita” o “Importe”. Entraremos toda la visita del paciente y procederemos de la manera habitual para cobrar al cliente.

2. Apuntar la parte clínica de la visita: Es el caso en el que los veterinarios solo apuntan la parte “cínica” de la visita, despreocupándose de la parte “financiera” de la visita, y dejando esa tarea a la persona de recepción.


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Modo de proceder: Desde la sala de espera, el cliente nos aparecerá en la lista “Salida de Consultas / Clientes del Día”. Pulsaremos el botón “Visita…”, para acabar de editar la visita realizada.

3. Apuntar la parte clínica de la visita y el albarán: Es la manera más habitual y aconsejable de trabajar. El veterinario apunta la parte clínica de la visita, y también la parte “financiera” de la visita (el albarán), ya que es él el que sabe que material y servicios se han aplicado sobre el paciente. Genera por tanto un albarán pero lo habitual es que no lo cobre y se deje pendiente para que lo cobre la persona de recepción.

Modo de proceder: El veterinario apuntará la parte “clínica de la visita” y apuntará el albarán pulsando sobre el botón de “albarán” y procediendo de la manera habitual. Al saltar a la pantalla siguiente de cobro, pulsará sobre el botón “Albarán” sin cobrar el importe. Puede automatizarse esta opción configurando que desde el ordenador de consulta nunca se cobre el importe de una visita desde el menú “Parámetros” � “Configuración” � Visita � desmarcando la opción “Proponer cobrar el importe”. La persona de recepción, pulsará entonces el botón “Cobrar” de la lista “Salida de Consultas / Clientes del Día” si desea cobrar la visita o bien “Venta” si el cliente comprara algo más en la tienda.

En cualquiera de los tres casos, es posible que después de apuntar la visita al paciente en la sala de espera, se lleve algún artículo de tienda (compre un pienso, una correa, etc.). En este caso en la lista “Salida de Consultas / Clientes del Día”, pulsaremos el botón “Venta”, y apuntaremos la venta mostrador en el albarán que se genere, puesto que si apuntáramos directamente el producto en la visita, estaríamos dando a entender que el producto comprado entra dentro de la facturación clínica, cuando eso no es cierto. A la hora de cobrar nos aparecerá tanto el albarán de la visita como la venta que después le hemos realizado en el mostrador.

17.7.5 Configuración.

• Refresco de la sala de espera: La sala de espera refresca su información cada 15 segundos, aunque esta configuración puede cambiarse en la pantalla “Configuración”. Accediendo a través del menú principal de QVET en “Parámetros” � “Configuración” � “Módulos” � “Sala de Espera , opción “Refresco de la lista de espera cada (seg.).

• Nombre del terminal: Es interesante configurar también el nombre de cada terminal

(ordenador), para poder identificar claramente en que consulta esta cada paciente, así denominaremos cada consulta o PC, por el lugar donde esté ubicado: “Recepción”, “Consulta 1”, “Consulta 2”, “Laboratorio”, “Consulta gatos”, etc. Esto se hace desde el menú “Parámetros” � “Configuración” � “General” � “Nombre del terminal”.


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17.8 Agenda. La configuración de los diferentes tipos de agenda la podemos realizar a través de Parámetros => Agenda => Tipos de Agenda (pantalla de la derecha). Ahí podremos crear las diferentes agendas para cada uno de los veterinarios y personal de la clínica. Para acceder a la pantalla principal de la agenda lo haremos a través de Procesos=> Agenda. La agenda ha sido creada para una mejor organización de las visitas programadas. La visualización de la agenda puede tener diferentes vistas. Agenda diaria, de dos días, agenda laboral y de la semana. Seleccionando el tipo de agenda veremos solo las anotaciones correspondientes a esa agenda. Para ver conjuntamente todas las agendas seleccionar “Tipo de Agendas” [Todos]. Con la opción de [Todos], delante de cada anotación aparece una abreviatura de la agenda a la que pertenece. Para añadir una nueva cita, se puede hacer de diferentes maneras. Seleccionando el día y hora deseados, y haciendo clic en el botón “Nuevo => Cita, o haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el día y hora deseados, con esto aparecerá un menú emergente con las siguientes opciones:

Se puede crear una nueva cita haciendo doble-clic sobre la hora y día deseados. Si se desea eliminar una cita, solo debe seleccionarse dicha cita con el ratón y elegir la opción de eliminar. En la parte derecha de la agenda, tenemos el calendario donde podremos ver todas las citas del día seleccionado y abajo tenemos la lista de tareas, donde haciendo doble clic podremos se nos abrirá una ventana para insertar una nueva tarea.


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Restricciones horarias Primero tenemos que seleccionar uno de los tipos de agenda que tengamos. Después con el botón derecho del ratón nos aparecerá la opción de “Restricciones horarias”.

Entonces nos aparecerá la siguiente pantalla de restricciones horarias. Vamos a poner un ejemplo de restricciones horarias. Con el botón derecho encima de la agenda de Miriam hacemos clic en Nuevo, en la parte de abajo seleccionamos desde y hasta la fecha que queremos establecer las restricciones horarias en la agenda de Miriam. Dicho intervalo de tiempo quedará fijado en la parte izquierda debajo de Miriam. Si queremos poner todo un día como inactivo solo tenemos que activar el botón de Inact. que corresponda al día que queramos restringir. Entonces dicho día quedará totalmente como inactivo. Si queremos poner solamente restricciones en diferentes horas, nos tenemos que poner encima de la celda que corresponda al día y la hora que queramos restringir, y con el botón derecho del ratón seleccionar dicha casilla como hora de ausencia, de esta manera quedará restringida.

Con estas restricciones horarias no se podrán crear citas en la agenda de Miriam durante las horas fijadas. En la agenda dichas horas que se han restringido aparecerán marcadas con el color gris y si hacemos doble clic en alguna de dichas horas con el ratón no nos permitirá crear una nueva cita.


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17.9 Cambio Propietario Permite cambiar una mascota y su historial clínico a un nuevo propietario. Para ello bastará identificar al antiguo propietario y la mascota e indicar el nombre del nuevo propietario. En caso de que éste no exista en la base de datos, el programa presentará la ventana de creación de clientes para darle de alta. Si el propietario inicial tiene deudas de las visitas de dicha mascota, estas NO pasan al nuevo propietario. Al final nos dará un mensaje de cambio realizado con éxito.

17.10 Nueva visita Opción equivalente al botón “Nueva Visita” que aparece en la parte superior izquierda de la pantalla permanentemente, o pulsando la tecla F2. Sirve para iniciar el proceso de una nueva visita. Para realizar una Nueva visita ver 6 Realizar una visita.

Establecer clasificación cliente.

17.12 Igualas Una iguala es un pago periódico que realiza el cliente a la clínica veterinaria a cambio de unas ventajas económicas (descuentos) durante el periodo en el cual la iguala es vigente. En QVET la iguala es un concepto en el cual se pueden definir descuentos a nivel de sección / familia /subfamilia. Para crear las igualas se han de seguir los siguientes pasos:

17.12.1 Crear los conceptos de iguala. Para crear la iguala debemos definir un concepto de tipo iguala en “Tipo” dentro de la ficha del artículo y poner el precio (PVP) que se le cobrará al cliente por los descuentos que obtendrá con esta iguala. Al ser un servicio se informará que el concepto no tiene control de stock.


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17.12.2 Informar de los descuentos aplicados. En este paso se definirán los porcentajes de descuento a aplicar por cada una de las secciones / familias / subfamilias, a los que el cliente tendrá derecho mientras su servicio de iguala esté vigente. Para hacerlo nos situaremos en la pestaña de Igualas, que se encuentra en la misma ficha del concepto. En este apartado también informaremos el periodo de duración del servicio de iguala, es decir, la vigencia del servicio desde que este es contratado. Este valor lo informaremos en la casilla de Periodo (meses).


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17.12.3 Informar en la ficha de la mascota los datos de la iguala. En la pestaña de Observaciones, en la ficha de la mascota, se marcará que el cliente tiene un servicio de iguala. La primera vez que contrate este servicio no se informará la fecha de validez, ya que esta se calculará automáticamente al generar los albaranes de igualas.

17.12.4 Generar los albaranes / facturas de igualas. Para acceder al proceso de generar albaranes de iguala, iremos al menú Procesos / Igualas / Generar albaranes de Iguala.


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En esta pantalla informaremos el periodo del cual queremos generar los albaranes de igualas. Si por ejemplo informamos el mes de julio, entonces el programa buscará los clientes a los cuales el servicio de iguala se le caduca dentro de este mes y también mostrará a los clientes nuevos en este servicio, es decir, los clientes los cuales no tienen especificada la fecha de validez en el apartado de las igualas.


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17.12.5 Ver o eliminar los albaranes creados de igualas. Para acceder al proceso de ver albaranes de iguala, iremos al menú Procesos / Igualas / Ver albaranes de Iguala.

En esta pantalla podremos ver los albaranes / facturas de igualas que se han creado, filtrando la búsqueda mediante el periodo de fechas, su estado (si están pendientes, cobrados o todos) y su forma de pago (remesa magnética o sin remesa magnética). Los albaranes que están pendientes y no están facturados pueden ser eliminados.


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17.13 Remesas magnéticas. Son solicitudes de cobro a través de recibos bancarios de las cuotas de iguala o de cualquier factura sin cobrar de un cliente que tenga definida en su ficha la forma de pago a través de remesa magnética. Configuración Antes de empezar a generar remesas magnéticas necesitamos configurar una serie de parámetros. Para ello vamos a Parámetros �� Configuración, en el apartado Facturación, sub-apartado Remesas magnéticas: Número Cuenta Numero de cuenta del centro.

Forma de pago para RECIBO

Configuramos la forma de pago para las remesas. Por ejemplo Recibo domiciliario. Para ello es posible que debamos crear esta forma de pago, para ello debemos ir a Parámetros �� Formas de pago y crear una forma de pago: Recibo domiciliario.

Directorio de las remesas

Directorio donde se guardará el fichero de las remesas magnéticas

Nombre fiscal remesas

Nombre fiscal que se utilizará para las remesas

NIF remesas NIF que se utilizará para las remesas Sufijo remesas Sufijo que se utilizará para las remesas

Ficha del Cliente En cada una de las fichas de los clientes que queramos generar remesas magnéticas debemos configurar, en la solapa Datos Bancarios:


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Remesa magnética Debemos marcar que el cliente pagará con remesa magnética. Titular Titular de la cuenta. Banco Nombre del banco (no es obligatorio). Nº cuenta Número de cuenta.

17.13.1 Generar remesas magnéticas. Desde el menú: Procesos �� Remesas magnéticas �� Generar remesa magnética. Nos encontramos con la lista de facturas de clientes que tienen marcado en su ficha la forma de pago a través de remesa magnética. Al generar la remesa, se genera un fichero CBS19.Q19 con los recibos que forman la remesa en formato Q-19. También se imprime una hoja con el detalle de todos los recibos que forman la remesa.


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17.13.2 Ver remesas magnéticas.

Desde este apartado podemos ver todas las remesas generadas hasta el momento. Podemos volver a crear el “disco” o fichero de texto asociado a la remesa y también reimprimir la hoja de detalle que acompañará al disco al llevarlo al banco para su gestión. Desde este apartado también nos da opción de eliminar las remesas generadas.


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17.13.3 Ver recibos

En este apartado podemos ver la lista de todos los recibos remesados para marcarlos como pendientes o devueltos, una vez recibamos la confirmación del banco de que el dinero se ha ingresado en nuestra cuenta o el recibo ha sido devuelto por el cliente.


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CARACTERISTICAS

• • Las remesas se generan en el formato del Cuaderno C.B.S.19 (adeudos por domiciliaciones)

17.14 Quejas. Desde este apartado podremos gestionar las quejas realizadas en el centro. Primero deberemos informar los tipos de quejas desde Parámetros -> Tipos de Quejas.


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Desde el menú: Procesos �� Quejas accederemos al gestor de quejas.

Desde este apartado podremos crear nuevas quejas realizadas al centro tanto de los clientes como del personal de la clínica.


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Al crear una nueva queja se deberá informar la fecha en que se ha informado de la queja, el tipo de queja, el motivo que la ha ocasionado, el origen de la queja (que puede ser tanto un cliente como un vendedor/veterinario) y a la persona que va dirigida (que también puede ser un cliente o vendedor/veterinario). Una vez resuelta se informará la fecha de la resolución, el personal que ha llevado a cabo el proceso y, si se desea, las observaciones, donde se puede indicar el procedimiento que se ha seguido o sugerencias a tener en cuenta para próximas ocasiones. Hospitalización Ver el apartado de hospitalización. Otros procesos Un proceso es una acción que se lleva a cabo, y que nos permite modificar datos de nuestro programa. Tenemos que tener en cuenta que un proceso solamente actúa sobre la información que tiene en ese momento sobre la base de datos. Por ejemplo: supongamos que tenemos un proceso que nos actualiza el IVA de los artículos, este proceso nos actualizaría solamente los artículos que tenemos en ese momento en el programa, todos los artículos que en el futuro demos de alta, ya tendríamos que poner el IVA nosotros en la ficha correctamente.

• Establecer clientes con SMS: Establece como teléfono de envío de los mensajes SMS en la ficha del cliente algún número de teléfono que comience con 6.

• Deserción de clientes por grupos: Calcula entre dos fechas los clientes desertores. • Gestor de casos: Nos permite asignar y desasignar ventas y visitas a determinados

casos. • Gestor de fusiones: Permite fusionar dos clientes, de forma que a un cliente se le

asignarán los datos de otro cliente. Esto nos sirve si hemos creado un cliente incorrecto para pasar los datos al cliente correcto.

• Eliminar datos: ¡ATENCIÓN PROCESO MUY PELIGROSO! Antes de utilizar este proceso dado su peligrosidad consulte primero con nuestro servicio de soporte técnico. El proceso elimina todas las facturas de la base de datos, y pone a cero todos los albaranes.

• Gestor de series en conceptos Cambiar serie de facturación: Asigna una serie de facturación incorrecta a otra serie de facturación correcta. Establecer serie de facturación por sección: Actualiza todas las fichas de los artículos de una sección asignándoles la serie de facturación que le pongamos. Este proceso al igual que todos solo actúa sobre los artículos que tengamos puestos en el programa. Cuando demos de alta nuevos artículos, le tendremos que poner manualmente la serie


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de facturación en la ficha de estos. Para poder usar la facturación por conceptos, tendremos que activar la opción en Parámetros => Configuración => Facturación => Asignar serie de facturación a los conceptos.

• Exportar fichero de vacunaciones: Permite exportar el fichero de vacunaciones, filtrando por fechas, especie y vacuna.

• Mover facturación de clientes varios: Permite mover facturas de clientes varios al cliente que queramos.

• Gestor de bloqueos de visitas/fichas: • Otros procesos:

17.15 Navegación Sólo activo cuando se está realizando una visita. Permite moverse por el historial. Está acción también puede realizarse mediante las teclas F5-F6-F7-F8 o usando los botones VCR de la parte inferior de la ventana de visita.

Con este botón o la tecla F5 nos situamos en la primera visita realizada al cliente/mascota seleccionado previamente en nueva visita. Utilizando este botón o F8 nos situamos en la ficha de la última visita realizada.

Con estos dos botones o las teclas F6 y F7 retrocedemos o avanzamos a la visita que corresponde. En la parte central de estos botones está siempre visible la fecha y la hora en que se realizó esa visita.


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18 Facturación

18.1 Facturar albaranes por cliente Propósito: Facturar albaranes de un cliente. Permite la agrupación de varios albaranes en una única factura. Modo de proceder: ver Parte II, 0 Facturación de albaranes por cliente

18.2 Facturar albaranes entre fechas Propósito: Facturar los albaranes existentes en un periodo. Permite la agrupación de varios albaranes en una única factura. Es una opción sumamente útil para realizar la facturación periódica. Modo de proceder: ver 0 9.2 Facturación de albaranes emitidos entre dos fechas, Parte II del manual.

18.3 Cobrar por cliente Propósito: Anotar el cobro total o parcial de una deuda. Modo de proceder: ver Parte II 0 10.1 Cobrar deuda de un cliente.

18.4 Modificar cobros Propósito: Visualizar o eliminar algún cobro efectuado, o cobrar alguno pendiente. Modo de proceder: ver Parte II sección 0 10.2 Modificar Cobros. Solo se pueden modificar los cobros desde el último cierre de caja, es decir, una vez cerrada la caja, ese cobro ya no es modificable.

18.5 Entrega a cuenta. Propósito: Registrar una entrega a cuenta que nos hace un cliente. Generalmente se pide una entrega a cuenta en algún caso de operaciones costosas, después a la hora de cobrar al cliente se le podrá cobrar de este dinero a cuenta. Modo de proceder: Ver sección 0 10.3 Entrega a cuenta.

18.6 Entrada de caja. Propósito: Registrar todas las cantidades de dinero que entran en caja. Cuando se haya cobrado una venda o se introduzca dinero por cualquier motivo. Modo de proceder: Primero deberá seleccionar la caja e identificar el veterinario o vendedor que hace la entrada de caja. Después introduzca la cantidad, y seleccione la moneda que se ha utilizado en la operación, en euros o en la moneda del país.


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Puede introducir una nota o comentario si lo desea, en el recuadro en blanco. Normalmente se utiliza también después de un cierre de caja, para volver a poner el dinero que hemos contado y que había en la caja (esto es debido a que al hacer el cierre de caja, esta se queda a cero).

18.7 Salida de caja. Propósito: Registrar todas las cantidades de dinero que salen de caja. Cuando se haya de extraer dinero de caja por cualquier motivo. Modo de proceder: Primero deberá seleccionar la caja e identificar el veterinario o vendedor que hace la salida de caja. Después introduzca la cantidad, y seleccione la moneda que se ha utilizado en la operación, en euros o en la moneda del país.

Puede introducir una nota o comentario si lo desea, en el recuadro en blanco. Incremento de precios Permite incrementar los precios según un tanto por ciento con respecto a la compra o la venta. Podemos filtrar por diferentes campos como: sección, familia y subfamilia. Borrar facturas Mucha atención porque esta opción es peligrosa. Primero de todo haga una copia de su base de datos, esta opción permite seleccionar el tipo de facturas que desea borrar, la serie (una o todas) y desde el NF (desde el número de factura que se van a borrar las facturas). Lo que hace es borrar desde ese número hasta el final, todas las facturas que haya. Lo mejor si se ha confundido en una factura es hacer una factura rectificativa desde


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el siguiente apartado de reimpresión de documentos.


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18.8 Reimpresión de documentos.

Propósito: Visualizar o volver a imprimir facturas o albaranes de un cliente. También se puede generar una factura rectificativa a partir de una factura o albarán que nos hayamos equivocado (botón de Generar factura rectificativa). Lo que hace es generar una factura o albarán en negativo que nos corrige la factura o el albarán que nos habíamos confundido. Modo de proceder: Una vez seleccionado el cliente o el intervalo de fechas pulsamos sobre el botón de actualizar y aparecerán las facturas y albaranes emitidos para el cliente seleccionado. Podemos elegir si queremos ver las facturas/albaranes sin importe. De las Facturas se muestra la información del número de factura, fecha, el importe, el importe cobrado y el nombre del cliente. De la lista seleccionamos que facturas queremos imprimir o revisar. Para los Albaranes se muestra la fecha, nombre de la mascota, importe, importe cobrado, tipo de visita y el nombre del cliente. Si queremos que NO aparezcan en la lista los documentos sin importe desmarcamos la selección. En caso de ser una factura, albarán deudor aparece el importe en color rojo en pantalla. Si queremos primero visualizar en pantalla la factura o albarán pulsamos sobre el botón “Revisar”. Para imprimir pulsar el botón de “Imprimir”. Características:

• Reimpresión de múltiples facturas y albaranes entre fechas. En reimpresión de documentos puede imprimir los albaranes y facturas entre dos fechas para ello seleccione la pestaña fecha y introduzca desde que fecha y hasta que fecha, haga clic en actualizar y le aparecerán los albaranes y facturas de todos sus clientes entre esas dos fechas.

• Visionado o reimpresión de múltiples albaranes. Puede realizar una previsualización o reimpresión de más de un documento a la vez, el funcionamiento es igual que anteriormente pero con la posibilidad de seleccionar varios documentos.

• Generar factura rectificativa. Si se ha confundido en una factura o en un albarán, selecciónelo con el ratón, y haga clic el botón “Generar factura rectificativa” lo que hará el programa es generar una factura o un albarán rectificativo que nos corrige el


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problema (lo que se genera es una factura o un albarán con el mismo importe pero en negativo).

• Cambiar propietario. Le permite cambiar de propietario una factura, primero seleccione la factura que desea cambiar el propietario, y luego haga clic con el ratón en el botón “Cambiar propietario”, le aparecerá una ventana en la que puede seleccionar el cliente al que le quiere asociar la factura.


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19 Documentos En esta sección se detallarán los listados, Documentos, Autorizaciones, Tipos de etiquetas y Mailings que vienen incorporados en QVET. En cualquier momento los usuarios de QVET que tengan conocimientos básicos de Microsoft Access 2003 y Microsoft Word 2003 pueden definir fácilmente nuevos listados, documentos,...

19.1 Listados definidos Propósito: Permite imprimir una colección de listados. Estos listados están ordenados en varias categorías Animales, Clientes, Compras, Facturación, Varios, y al final tenemos una opción de Papelera donde se encuentran los listados que no utilizamos y los hemos enviado a ella. En los listados donde se piden datos para hacer una selección, se pueden poner los diferentes casos. Veamos el significado de cada uno de ellos. Modo de proceder: ver Parte II 13.1 Listados definidos.

19.1.1 Listados de Animales Animales con chip ordenados por cliente: Listado de todos los animales que tienen chip ordenados por el nombre de su dueño. Animales ordenados por chip: Muestra la lista de las mascotas con su número de chip y el nombre de su propietario. Animales ordenados por raza: Listado de animales que pertenecen a la raza seleccionada. Defunciones entre fechas: Información de las mascotas que han fallecido entre las fechas indicadas. Listado Geriatrico: Devuelve una lista de todos los animales comprendidos entre dos edades. Este listado es útil para programas de geriátricos, y en general para cualquier proceso que tenga que ver con la edad de los animales. Novios/as: Seleccionada una raza, sexo y población permite conocer que mascotas concuerdan con la selección. Razas ordenadas por cantidad: Número de animales que pertenecen para cada raza de todas las especies, ordenadas por cantidad. Razas ordenadas por nombre: En este caso muestra el número de animales para cada raza pero ordenado por nombre de raza. Vacunación diaria: Número de vacunaciones que se han realizado para cada tipo de vacuna que tenemos entre las fechas seleccionadas. Vacunación mensual: Cantidad de vacunas aplicadas para cada tipo de vacuna de nuestro centro. Muestra la cantidad total de cada mes para cada vacuna. Vacunas a aplicar: Información de las vacunas a aplicar entre las fechas indicadas. Muestra la fecha de la revacunación, la mascota, propietario y qué tipo de vacuna le corresponde.

19.1.2 Listados para Clientes Alta de clientes (entre fechas): Obtener información de los clientes que se han dado de alta en nuestra clínica entre las fechas seleccionadas. Clientes a Cuenta: Muestra la lista de clientes que han entregado dinero a cuenta, con la cantidad entregada, y en el caso de existir una deuda muestra el importe de esa deuda. Clientes ordenados por población: Listado de los clientes de la población seleccionada. Clientes ordenados por consumo: Se obtiene el listado de los clientes con el importe total de consumo que han realizado entre las fechas inicial y final que introducimos. En el caso que el importe sea cero también se muestra (realización de una visita de importe 0). Clientes ordenados por nombre: Se obtiene el listado de los clientes ordenados por nombre según la selección realizada, los activos, inactivos o todos.


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Facturación por cliente entre fechas: Para cada cliente muestra el importe facturado entre las fechas introducidas.

19.1.3 Listados de Compras Compras por concepto entre fechas: Listado entre dos fechas de todos los artículos que se han comprado con la: fecha, cantidad, descuento, precio unitario e importe. Facturación por proveedores: Para cada proveedor muestra la fecha de la primera factura y última factura realizada entre las fechas seleccionadas, mostrando el importe total facturado. Facturas compra (entre fechas): Muestra todas las facturas de nuestros proveedores entre las fechas indicadas. Se puede realizar el listado de la facturación normal(N), exonerado(E) o bien todas(T). Facturas compra detalle (entre fechas): Muestra todas las facturas de nuestros proveedores entre las fechas indicadas, mostrando las líneas de compra de los artículos con las cantidades y precio de cada uno de ellos, para cada factura. IVA Soportado: Para las fechas seleccionadas muestra las facturas realizadas indicando, su número, proveedor, importe, base imponible, tipo de IVA con su correspondiente importe y el total. Muestra la información desglosada por tipos de IVA. Al final muestra el total facturado para cada tipo de IVA. Listado stock: Para la sección, familia, subfamilia y concepto el stock actual en nuestro almacén, así como el último precio de compra. Si queremos ver todos los artículos que tenemos basta con poner un “*” en todos los campos de selección. Listado de stock bajo mínimos: Listado que nos muestra los productos que están por debajo del stock mínimo de todos aquellos productos estocados, es decir que tienen la marca de control de stock en su ficha. Es un listado muy útil para realizar el pedido de compra a nuestros proveedores. Listado de stock bajo mínimos: Listado que nos muestra los productos que están por debajo del stock mínimo de todos aquellos productos con control de stock, es decir que tienen la marca de control de stock en su ficha. Es un listado muy útil para realizar el pedido de compra a nuestros proveedores. Listado stock mínimo: Listado de artículos que se encuentran por debajo del stock mínimo que tenemos indicado. Listado pedidos: Entre dos fechas nos muestra todos los pedidos, si está servido o no, la descripción y la cantidad de los productos. Proveedores ordenados por nombre: Listados de proveedores según la selección correspondiente a los que se encuentran activos, inactivos o bien todos. Valoración de stock por S, S / F ó S / F / S: Calcula el importe total de stock de una determinada S, S / F o S / F / S, también los importes totales según las diferentes tarifas. Vencimientos: Listado de los vencimientos de las facturas de nuestros proveedores, muestra para cada proveedor el número de factura con su fecha, la fecha del vencimiento y el importe de este. Los vencimientos se encuentran entre las fechas de selección.


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19.1.4 Listados Facturación Albaranes detalle mostrador (entre fechas): Información detallada de los albaranes realizados en mostrador entre las fechas seleccionadas. Muestra las líneas de cada albarán para cada cliente, con sus conceptos, cantidades y importes. Albaranes detalle por tipo (entre fechas): Información detallada de los albaranes realizados entre las fechas seleccionadas y tipo seleccionado: visitas (V), ventas mostrador(M) o todos(*). Muestra las líneas de cada albarán para cada cliente, con sus conceptos, cantidades e importes. Albaranes mostrador (entre fechas): En este caso según las fechas muestra los albaranes realizados en mostrador para cada cliente con el importe total de cada albarán. Albaranes por tipo (entre fechas): En este caso según las fechas muestra los albaranes para cada cliente según el tipo de albarán (visita, mostrador o todos) con el importe total de cada albarán. Cobros entre fechas: Para cada cliente muestra los cobros que les hemos realizado entre las fechas indicadas. Cobros entre fechas (detalle albaranes): Muestra los albaranes cobrados entre las fechas inicial y final seleccionadas para cada cliente. Detalle cobros por cliente (entre fechas): Listado detallado de los cobros realizados al cliente seleccionado (o todos *) entre las fechas indicadas. Muestra los cobros entre las fechas indicadas y el total de los mismos. Detalle cobros por forma de pago (entre fechas): Seleccionada la forma de pago muestra los cobros realizados indicando el cliente y su importe entre las fechas seleccionadas. Al final muestra el importe total de los cobros realizados. Deuda total: Informa del importe de la deuda total (suma de las deudas de todos nuestros clientes). Deudores: Muestra la deuda total de cada cliente con nuestro centro hasta el día de hoy. De cada cliente indica la fecha de la última visita con el último importe cobrado y la cantidad deudora. Deudores (entre fechas): Listado que nos muestra los clientes que tienen alguna deuda pendiente. También se muestra el importe que tiene como tal. Facturación clientes por importe: Para cada cliente muestra el importe total facturado y el cobrado. En caso de existir una deuda nos indica la cantidad deudora. Facturación total por cliente: Muestra para cada cliente, entre los clientes seleccionados, los importes totales facturados y cobrados. En caso de existir una deuda nos muestra la cantidad de esta. Importe facturas(entre fechas): Indica para cada serie de facturación el número de factura inicial y final con el importe de las facturas realizadas en el periodo correspondiente a las fechas inicial y final introducidas como selección. Importe facturas (por número): En este caso para cada serie de facturación indica para el intervalo entre las fechas iniciales y final introducidos el importe total de las facturas correspondientes entre los números de facturas seleccionados. Importe notas: Importe total de las notas (facturas exoneradas) realizadas entre las fechas seleccionadas. IVA repercutido: Para las fechas seleccionadas muestra las facturas realizadas indicando, su número, cliente, importe, base imponible, tipo de IVA con su correspondiente importe y el total. Muestra la información desglosada por tipos de IVA. Al final muestra el total facturado para cada tipo de IVA. Este listado es sumamente útil para la gestión de nuestro centro veterinario. Listado a entregar al gestor de nuestro centro para la declaración. Margen del periodo: Para los artículos conceptos vendidos en el periodo correspondido entre las fechas indicadas muestra la fecha de la venta con la cantidad, importe (PVP) y el precio de compra (coste) del producto, indicando el margen de beneficio generado. Notas (entre fechas): Entre las fechas indicadas muestra para cada cliente las notas realizadas con su importe (facturas exoneradas). Productos vendidos por cliente: Para el cliente indicado, podemos saber los productos que le han sido vendidos con las cantidades e importes, entre las fechas indicadas. Productos vendidos por periodo (unidades): Listado que muestra para el producto elegido las cantidades vendidas a los clientes entre las fechas indicadas. Total facturas por día (entre fechas): Números de facturas por clientes con sus respectivos importes realizadas entre las fechas seleccionadas. Al final aparecen los totales facturados entre las fechas indicadas desglosados por tipos de IVA.


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Total notas por tipo (entre fechas): Entre las fechas indicadas y el tipo (Visita, venta Mostrador o todos), con la serie de facturación seleccionada muestra para cada cliente la fecha y el importe de la nota realizada(factura exonerada). Total ventas empleado y tipo de visita: Muestra de forma desglosada por tipo de visita los importes de las ventas realzadas por el personal de nuestro centro, entre las fechas indicadas. Total ventas por sección (entre fechas): Entre las fechas indicadas muestra la cantidad de artículos vendidos por sección y el importe total de dichas ventas. Total ventas por sección-familia-subfamilia: De forma desglosada dentro de cada sección, familia muestra la cantidad de ventas de artículos correspondientes a cada subfamilia. Muestra los totales por sección, familia y subfamilia. Todo esto entre las fechas que seleccionamos. Ventas diarias por tipo: Para cada uno de los días comprendidos entre las fechas indicadas muestra desglosado por tipos de venta los importes facturados y el número de visitas/ventas realizadas. Realizando un cálculo del promedio del importe de la venta para cada tipo.

19.1.5 Listados Varios Artículos-Conceptos: Listado de los artículos-conceptos de que disponemos en nuestro centro según la selección de la sección, familia, subfamilia, concepto y proveedor realizados. Casos (Diagnósticos): Listado de visitas realizadas entre las fechas indicadas, en las que se ha realizado el diagnóstico que indicamos. Consumo: Por clientes listado de artículos consumidos con su cantidad y importe correspondiente. Listado de agenda: Listado entre periodos, que nos saca todas las citas de la agenda con la descripción, animal, cliente, nombre del empleado, etc. Servicios prestados por responsable (entre fechas): Entre las fechas indicadas, muestra la información de las ventas realizadas por el responsable seleccionado, detallando la fecha, cliente, tipo de servicio realizado y el importe, mostrando para cada uno el importe total. Visitas (entre fechas): Visitas realizadas entre las fechas inicial y final indicadas, mostrando el cliente y la mascota con el importe de la visita y el importe cobrado.

19.1.6 Papelera En esta sección se guardan los listados que no utilizamos. Si en algún momento un listado de los mencionados anteriormente, no lo vamos a utilizar, seleccionándolo y pulsando el botón derecho del ratón aparece la opción de “Enviar a la papelera” el listado. Si pulsamos entonces este listado aparecerá en la pestaña de “Papelera”. Para restaurar este listado basta con seleccionarlo en los de Papelera y pulsando el botón derecho del ratón marcar “Restaurar listado” y volverá a su lugar de origen.

19.2 Autorizaciones Propósito: Permite imprimir una colección de documentos de autorización editados por el propio usuario del programa. QVET propone una serie de documentos que el usuario podrá modificar si lo cree necesario. Modo de proceder: ver Parte II 13.2 Autorizaciones. Las cartas personalizadas, autorizaciones que vienen por defecto con QVET son: Régimen de gran digestividad para perros Autorización Acto Quirúrgico Autorización Anestesia Autorización de Eutanasia Autorización de Hospitalización Carta de Bienvenida Certificado Oficial Informe de Rabia Informe por Correo Conceptos Básicos Cuidado del Cachorro Hoja de recepción


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Todos estos documentos mencionados anteriormente vienen con un formato y texto determinado. Para su impresión bastará con seleccionar al cliente, con su mascota para personalizar la carta o documento. Los siguientes documentos vienen en blanco, preparados para que el usuario de QVET pueda utilizarlos para lo que necesite. Informe por correo Personalizada 1 Personalizada 2 Personalizada 3 En todos ellos si queremos modificar la información que aparece en el documento, tenemos que seleccionarlo y pulsamos el botón de Modificar documento. Entonces se abrirá el procesador de textos Microsoft Word 2003, y realizamos las modificaciones necesarias. Al finalizar los cambios debemos guardar el documento con el mismo nombre para que estos cambios queden reflejados y aparezcan al Imprimir el documento.

19.3 Mailings Propósito: Imprimir una colección de Mailings. Modo de proceder: ver Parte II 13.4 Mailings. Tenemos una serie de documentos para Mailings predefinidos. Estos son Mailing Animales sin chip: Documento para enviar a todos los clientes que sus mascotas no tienen todavía chip. Mailing Aniversario: Seleccionando una fecha podremos remitir una carta de felicitación a la mascota en cuestión. Mailing mascotas nacidas entre 2 fechas: Para una especie seleccionada realizar cartas para las mascotas nacidas entre la fecha inicial y final. Mailing últimas visitas: A partir de la fecha indicada documento a enviar al cliente en cuestión. Mailing Vacunas Pasadas: Cartas de vacunación para las mascotas en que se tenían que vacunar entre unas fechas ya pasadas, informando de la vacuna pendiente. Realiza un documento para cada tipo de vacuna. Mailing vacunas próximas: Cartas de vacunación para las mascotas entre las fechas introducidas informando de la vacuna correspondiente. Realiza un documento para cada tipo de vacuna. Mailing Clientes: Carta a todos los clientes según la selección activos, Si, No, Todos. Mailing Clientes por Población: Enviar correspondencia a los clientes que se encuentres activos, inactivos o bien todos de la población seleccionada. Mailing deudores: Documento para todos los clientes que tengan una deuda con nuestro centro expresándoles dicho aspecto. En estos los mailings de vacunas pasadas y vacunas próximas, tenemos la posibilidad de seleccionar hasta 6 tipos de vacunas diferentes para la selección. Tenemos diferentes posibilidades de selección en ellos: Si queremos todos los tipos de vacunas bastará con poner “*” en los 6 tipos de vacunas (vacuna1,...., vacuna6). Si solo queremos realizar la carta a aquellas mascotas para la vacuna “Rabia” en vacuna1 indicamos “Rabia”, en el resto indicar el nombre de una vacuna que no exista, por ejemplo, “-“. De esta forma solo aparece el listado de mascotas con la vacuna pendiente o próxima de “Rabia”. Para 2, 3, 4, 5 y 6 vacunas el proceso sería el mismo. En todos ellos si queremos modificar la información que aparece en el documento, tenemos que seleccionarlo. Pulsamos el botón de Modificar documento. Entonces se abrirá el procesador de textos Microsoft Word 2003, y realizamos las modificaciones necesarias. Al


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finalizar los cambios debemos guardar el documento con el mismo nombre para que estos cambios queden reflejados y aparezcan al Imprimir el documento. Tenemos que tener en cuenta que dentro de la plantilla los campos rellena el programa aparecen entre comillas de la siguiente manera: << >>. Esta información que rellena el programa, como los datos pertenecientes al cliente o los datos de la clínica, no la debemos tocar, lo que tenemos que modificar es el resto del texto, si queremos también podemos añadir el logotipo de la empresa a la plantilla. Si nos hace falta alguna información más (campo), lo podemos introducir con el botón de “Insertar campo de combinación”. Si no tiene activada dicha opción en Winword, tendrá que activarla a través de Ver=>Barra de herramientas=>Combinar Correspondencia, y después Opciones de la barra de herramientas=>Agregar o quitar botones=>Combinar correspondencia=>Insertar campo de combinación (tenga en cuenta que Opciones de la barra de herramientas es la fecha pequeña que se ve al lado derecho de Insertar campo de combinación).

Realizar nuevos Mailings es fácilmente definible por cualquier usuario que conozca básicamente Microsoft Access 2003 y Microsoft Word 2003. En caso de no conocer el uso de Microsoft Access 2003 y/o Microsoft Word 2003 póngase en contacto con su distribuidor para la confección de nuevos Mailings.

19.4 Etiquetas Propósito: Imprimir una colección de etiquetas. Modo de proceder: ver Parte II 13.3 Etiquetas. QVET aporta dos tipos de selección para la realización de etiquetas. Estas son: Etiquetas Animales sin chip: Documento para enviar a todos los clientes que sus mascotas no tienen todavía chip. Etiquetas Aniversario mascotas: Seleccionando una fecha podremos remitir una carta de felicitación a la mascota en cuestión.


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Etiquetas Clientes: A todos los clientes según la selección activos, Si, No, Todos. Etiquetas Clientes Deudores: Para todos los clientes que tengan una deuda con nuestro centro expresándoles dicho aspecto. Etiquetas Clientes por Población: Enviar correspondencia a los clientes que se encuentres activos, inactivos o bien todos de la población seleccionada. Etiquetas criterios: Según la información introducida en los campos de selección podremos realizar las etiquetas. Los campos de selección para estos criterios son por población, especie, raza, sexo. Etiquetas mascotas nacidas entre 2 fechas: Para una especie seleccionada realizar cartas para las mascotas nacidas entre la fecha inicial y final. Etiquetas últimas visitas: A partir de la fecha indicada en la selección aparecerán todos los clientes a los que se han realizado visitas. Etiquetas Vacunas Pasadas: Cartas de vacunación para las mascotas en que se tenían que vacunar entre unas fechas ya pasadas, informando de la vacuna pendiente. Etiquetas vacunas próximas: Cartas de vacunación para las mascotas entre las fechas introducidas informando de la vacuna correspondiente. En estas dos últimas etiquetas (vacunas pasadas y próximas), tenemos la posibilidad de seleccionar hasta 6 tipos de vacunas diferentes para la selección. Tenemos diferentes posibilidades de selección en ellos: Si queremos todos los tipos de vacunas bastará con poner “*” en los 6 tipos de vacuna (vacuna1,...., vacuna6). Si solo queremos realizar la carta a aquellas mascotas para la vacuna “Rabia” en vacuna1 indicamos “Rabia”, en el resto indicar el nombre de una vacuna que no exista, por ejemplo, “-“. De esta forma solo aparece el listado de mascotas con la vacuna pendiente o próxima de “Rabia”. Para 2, 3, 4, 5 y 6 vacuna el proceso seria el mismo. Una vez seleccionado pulsar “Siguiente” al pulsar sobre “Imprimir” nos preguntará el tipo de etiquetas a utilizar. Si el tipo de etiquetas que tenemos no coincide con los tipos del campo de selección, se puede definir el tipo en cuestión.


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19.5 ENVIO DE MENSAJES SMS A MÓVILES Preparación y funcionamiento del envío de mensajes SMS. Para poder enviar mensajes debe tener instalada la versión 8.6 (como mínimo) de QVET i realizar la activación de su cuenta de mensajes SMS. Para dicha activación debe contactar con QSOFT llamando al 902 11 78 66. El siguiente documento le informará de cómo preparar el programa y realizar los envíos. Todos los procesos de preparación son automáticos. Tenga en cuenta que el programa puede modificarse desde la última revisión de este documento.

1.- Configuración de la cuenta de mensajes de SMS. Es necesario disponer de una cuenta con créditos disponibles para poder realizar el envío de mensajes, para obtener esta cuenta debe llamar a QSOFT TI. al teléfono habitual 902 117 866. Una vez disponga de una cuenta necesitará configurarla desde el menú Parámetros �� Configuración en la pestaña General tal y como se puede ver en la imagen siguiente.

Debe especificar el Nombre y su Contraseña que le serán suministradas por QSOFT. La contraseña debe ser introducida dos veces.


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2.- Preparación del cliente (Propietario de la mascota): Es necesario especificar el número de teléfono móvil donde enviar el mensaje. Este número de teléfono debe anotarse en el campo llamado “Tel. SMS”. También es necesario especificar a cada cliente la característica “SMS” en el campo “Enviar correo”.

Este trabajo se realiza automáticamente cuando se ejecuta la actualización a la versión 8.6 de QVET. Es decir: todos los clientes que en su ficha tuvieran anotados algún teléfono móvil quedaran preparados para poderles enviar mensajes.

Si no ha introducido el teléfono SMS en la casilla adecuada, le recordamos que dispone de un proceso en Procesos=> Otros procesos => Establecer clientes con SMS, que asignará como teléfono SMS cualquier teléfono que se encuentre en la ficha del cliente y comience por 6. Le recordamos que este proceso solamente actualizará los teléfonos que haya dentro de Qvet, más tarde cuando introduzca nuevas fichas de clientes, tendrá que introducir pues el teléfono móvil dentro del campo Tel SMS que es el correcto.


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3.- Creación de los mensajes a enviar. 3.1.- Generación de mensajes. El proceso de la creación de estos mensajes es muy semejante al de impresión de los mailing. Desde el menú Documentos (ver imagen de la derecha) podemos abrir el proceso Crear mensajes a móviles. Fíjese que hemos aprovechado la misma interfaz intuitiva utilizada por usted en múltiples ocasiones para la creación de Mailing (correo postal o electrónico). Después de seleccionar el tipo de mailing SMS adecuado a sus propósitos (por ejemplo vacunas próximas) y de anotar los parámetros adecuados en el apartado “Condiciones de listado” Debe pulsarse el botón “Siguiente”

Con ello se genera la lista de mensajes a enviar (igual que con los mailing por carta) como se aprecia en la siguiente figura. Posteriormente pulsar el botón “Aceptar” para generar los mensajes. Estos mensajes todavía no se han enviados. Solamente se han preparado. Fíjese en que si quiere puede seleccionar los mensajes SMS que quiere crear para posteriormente solo enviar los seleccionados.


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4.- Envío de los mensajes SMS. Para el envío de los mensajes debe accederse a la opción Documentos �� Enviar mensajes a móviles. Le aparecerá la ventana del gráfico en la que podrá visualizar los mensajes que tiene en la “bandeja de salida” preparados para ser enviados. Si no ha configurado previamente el texto del mensaje, aparecerá el texto por defecto. Posteriormente le mostraremos como cambiarlo.

Esta ventana esta formada por 4 partes claramente diferenciadas:

1) Información de la cuenta: Le muestra la cantidad de créditos disponibles. Un crédito equivale a un mensaje SMS. Necesita tener créditos para poder enviar mensajes. Por favor, llame a QSOFT para más información acerca de cómo obtener créditos.

2) Carpetas disponibles: Le muestra las diferentes carpetas en las que puede haber mensajes almacenados. La Bandeja de salida le muestra los mensajes que todavía no se han enviado, los Elementos enviados aquellos que ya se han enviado en una o más ocasiones y los Elementos eliminados aquellos que usted haya eliminado.

3) Lista de mensajes: Le muestra los mensajes que hay dentro de la carpeta seleccionada.

4) Acciones disponibles: Esta parte le muestra las posibles acciones que se pueden realizar con los mensajes de la carpeta actual, es decir: enviarlos o eliminarlos.

Pruebe a pulsar el botón Eliminar y elimine ahora todos los mensajes creados (todavía no se han enviado). El siguiente paso le explicará como personalizar el texto de cada mensaje. Luego puede repetir el proceso desde el paso 3 y empezar a enviar mensajes.

5.- Personalización del texto de los mensajes a enviar. Usted puede modificar el texto que quiere que se envíe para cada tipo de consulta. La forma de hacerlo es igual que en cualquier otro tipo de plantilla del tipo mailing, autorización, etiqueta, etc. Solo es necesario mantener el formato adecuado siguiendo unas sencillas reglas:

• El documento debe estar formado por dos apartados: El primer apartado iniciado por la

etiqueta L1: y un segundo apartado iniciado por L2:

1

2

3

4


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• El primer apartado debe de contener solo el campo <<IdCliente>>. No modifique la línea L1 de la plantilla.

� L1:<<IdCliente>>

• En el segundo apartado no debe de haber ningún salto de línea (excepto los propios que realiza el Word al llegar al final de la línea). El formato debe ser:

� L2:texto personalizado

NOTA: La longitud del mensaje está limitado a 160 caracteres, si el texto del segundo apartado (L2:) excede de este límite será recortado por el final.

El texto personalizado puede contener datos de combinación como el nombre de la mascota, nombre del propietario fecha de la vacuna, nombre del recordatorio, etc. Estos datos de combinación se introducen mediante el mecanismo que Microsoft Word ofrece para este uso. Si tiene alguna duda acerca de cómo hacerlo, por favor comuníquese con el departamento de soporte de QSOFT. El envío de recordatorios a móviles es más eficiente que una carta postal debido a que: o Asegura la lectura del mensaje. o Es inmediato. o No puede perderse. o El cliente lo agradece puesto que el mismo ha autorizado previamente este tipo de

comunicación. o Tiene un coste económico de menos de la mitad que una carta postal. o Tiene un coste operativo nulo. (Su preparación es inmediata y automática gracias a

QVET) Una buena comunicación con sus clientes mediante recordatorios a móviles le reportará más ingresos y menos coste que el actual.


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20 Parámetros.

• Idiomas : Gestor de idiomas • Relación entre poblaciones y CP. : Poblaciones y códigos postales. Si hay alguna

asociación incorrecta de una población con su código postal, se puede eliminar, entonces nos pedirá a que nuevo código postal queremos asociar todas estas poblaciones que queremos eliminar. El programa da de alta en esta tabla automáticamente las poblaciones con los códigos postales que ponemos en la ficha de los clientes, por lo que si ponemos alguna población con su código postal mal, quedará mal registrada. Una manera de que el programa no cree los códigos postales automáticamente, es activar la opción dentro de Parámetros => Clientes / Mascotas => “No crear códigos postales automáticamente”.

• Municipios: Gestor de municipios • Clientes :

• Tipo de cliente: Definición de los diferentes tipos de clientes de nuestra clínica, “normal”, “agresivo”,.....

• Formalidad: Tratamiento para el cliente: Don, Dña, Sr., Sra.,… • Formas de contacto: Gestor de formas con que se ha contactado con el cliente:

antiguo cliente, publicidad, … • Clasificación económica: El cliente se puede clasificar económicamente según su

facturación. • Clasificación emotiva: Clasificación a nivel emotivo del cliente: como un hijo,

apasionado por los animales, etc. • Clasificación personal: Clasificación a nivel personal del cliente: dominante,

sumiso, etc. • Situación familiar: Descripción de su situación familiar: soltero, hijo, padre, etc. • Tipos de vivienda: Descripción de la vivienda del cliente: chalet, adosado, piso,

etc. • Tipos apadrinamientos: Por obligación, recogido de la calle, etc. • Actividades realizadas: Gestor de actividades realizadas. • Prefijo del país SMS: Prefijos para los mensajes a móviles de cada uno de los

países. España por ejemplo es el prefijo: 34. • Procedencia: De donde provienen los clientes, aquí podemos poner por ejemplo la

clínica anterior de donde procedían. • IRPF: Aquí crearemos los diferentes tipos de IRPF que después se podrán asociar

dentro de la ficha del cliente.

20.1 Mascotas Permite ver o modificar los nombres de: especies / razas, tipo de pelo, capa, carácter, dieta, hábitat, alturas, estados, ojos y motivos de baja. Estos datos se van almacenando en la base de datos automáticamente durante el uso del programa. En las especies tiene que estar creada obligatoriamente las especies FELINA y CANINA, de lo contrario puede que algún apartado de su programa no funcione adecuadamente. Para conocer más al respecto de “Especies/Razas” ver Parte II sección 5.2.1 Crear Especies, Razas. Para los demás parámetros de las macotas tenemos un gestor diferente. En cada uno de ellos podemos ver o modificar los diferentes tipos creados. En el gestor de pelo, por ejemplo, muestra los diferentes tipos ya creados y permite introducir nuevos. Podemos introducir tantos tipos como sea necesario.


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20.2 Secciones/Familias/Subfamilias Se usa para definir la jerarquía de secciones, familias y subfamilias en donde se agrupan los artículos o servicios prestados. Ver Parte II Crear Secciones, Familias y Subfamilias. Cada sección puede contener varias familias, y a su vez cada familia puede contener varias subfamilias. Por ejemplo la sección de cirugía y hospitalización, puede contener las familias de gatos y perros, y dentro de la familia de los perros puede haber trivalente y rabia. Cuando creamos una nueva sección, esta siempre ha de tener como mínimo una familia y subfamilia (aunque tengan el mismo nombre), ya que lo que finalmente se asigna en la ficha del artículo es la subfamilia.

20.3 IVA Se usa para definir los tipos de IVA. con los que se va a trabajar. A un tipo de IVA se le puede asignar la característica “Por defecto”. Esto será útil al dar de alta nuevos artículos – conceptos, ya que entonces el IVA por defecto será el que nosotros hemos indicado

Se crean desde “Parámetros � IVA”. QVET propone por defecto 3 tipos de IVA y por defecto tiene seleccionado el tipo de IVA al 7%. Si deseamos introducir diferentes tipos de IVA en tipo de IVA introducimos el tipo de IVA (valor numérico), en la columna por defecto debe haber uno a Sí y el resto a No, En la descripción introducir una descripción si se considera necesaria. El tipo de IVA asignado por defecto será el que se propone al dar de alta un artículo.


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20.4 Recargo de Equivalencia (RE) Se usa para definir los tipos de Recargo de Equivalencia (en adelante RE) con los que se va a trabajar. A un tipo de RE se le puede asignar la característica “Por defecto”. Esto será útil al dar de alta nuevos artículos – conceptos, ya que entonces el RE por defecto será el que

nosotros hemos indicado Se crean desde “Parámetros � Artículos / Conceptos � Recargo Equivalencia”. QVET propone por defecto un tipo de RE y por defecto tiene seleccionado el tipo de RE al 0%. Si deseamos introducir diferentes tipos de RE introducimos el tipo de RE (valor numérico) en la columna Tipo, en la columna Por Defecto debe haber uno a Sí y el resto a No, en la Descripción introducir un comentario si se considera necesaria. El tipo de RE asignado por defecto será el que se asigna al dar de alta un artículo y usted puede cambiarlo en cualquier momento.

• Almacenes: Qvet puede tener diferentes almacenes, esta es la tabla para insertar

nuevos almacenes. Después se podrán hacer traspasos de un almacén a otro. Hay que tener en cuenta que trabajar solo podemos trabajar con un almacén a la vez.

• Tallas y colores

Visitas

20.5 Tipos de visitas Sirve para poder catalogar las visitas en tipos predefinidos. (Urgente, Normal, A domicilio, etc...)

En la ventana de visita se ofrece la posibilidad de catalogar la visita en una categoría. Por ejemplo: vacunaciones, visita rutinaria, accidente, urgencia, etc. Esta información queda guardada en la base de datos, para un posterior análisis. Se accede a esta opción desde “Parámetros � Tipos de visitas”. Para crear un Nuevo “Tipo de Visitas” sitúe el cursor con un click del ratón en la última línea de tipos de visita y entonces podemos introducir el nombre del nuevo tipo.

20.6 Grupos Síntomas / Síntomas Permite configurar la información de síntomas que aparece en el apartado Reconocimiento Físico de la ficha de la visita. Podemos añadir, modificar o eliminar las diferentes opciones que


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tenemos en este apartado. Podemos indicar los que están activos o no, y también el orden en que aparecerán en pantalla los tipos de síntomas (indicado por un número).

20.7 Diagnósticos Permite añadir o modificar los diagnósticos que se van almacenando automáticamente en la base de datos. A cada diagnóstico se le puede asignar la característica de que sea causa de muerte o no lo sea. Si es causa de muerte, al ser diagnosticado en una visita, automáticamente se dará a la mascota por muerta. Para cambiar entre SI/NO en la causa de muerte, debe hacer clic en el botón con tres puntos de la casilla indicada.

20.8 Exploración Permite ver o modificar los datos exploratorios que se podrán anotar durante el periodo de introducción de datos en la ficha de visita al seleccionar la opción de exploración. 20.9 Tipos de recordatorio: Gestor de los diferentes tipos de recordatorio: vacunas, desparasitaciones, otros. Después utilizaremos estos tipos de recordatorio a la hora de dar de alta las vacunas.

20.10 Recordatorios (vacunas, … ) Permite dar de alta las diferentes vacunas, tenemos que poner la especie a la que se ha de aplicar la vacuna, el tipo de recordatorio al que pertenecen (entre los que hemos dado de alta en el apartado anterior, el nombre de la vacuna y cada cuantos días se ha de volver a aplicar. También tenemos un campo donde podemos poner una breve descripción (Observaciones). Y como novedad en Qvet 9.5 le podemos asociar un concepto ligado a la vacuna, de manera que después se cobrará automáticamente. En desde fecha si queremos se puede poner a partir de que día se comenzará a aplicar la vacuna. Realizaremos esta operación tantas veces como sea necesario hasta tener introducidas todas las vacunas de cada especie con su periodo de revacunación anotado (columna próximos días).


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20.11 Laboratorio Permite crear carpetas y los análisis que van en cada una de ellas. Este apartado dota al programa de gran potencia ya que permite definir grupos de información claramente estructurados en carpetas. Puede usarse, también, para biopsias, oftalmología, Comentarios sobre RX, etc. Primero de todo tendrá que crear las diferentes carpetas como pueden ser: biopsia, bioquímica, citología, etc. Tiene que definir también su categoría, y ponerlas como activas (botón de “Activo”). El orden indica la ordenación con que aparecerán en el programa (se le asigna mediante un número). Después seleccione una carpeta y dentro ha de dar de alta los diferentes tipos de análisis para esa carpeta. Por ejemplo seleccionamos la carpeta de Radiografías, dentro definiremos los tipos de análisis: Glucosa, Sangre, etc. Podemos poner el valor normal para el tipo de análisis, las unidades en que se mide dicho análisis, y los parámetros de lista y clave. Hay que poner el tipo de análisis como activo y el orden que queramos mediante un número (será el ordenación definida que después seguirá el programa para mostrarnos los tipos de análisis por pantalla dentro de las visitas).

Categorías procedimientos Son las categorías que después utilizamos en el laboratorio.

20.12 Grupos de Especialidades/Protocolos Permite configurar las especialidades y dentro de cada una de ellas los diferentes protocolos que las forman. Dentro de cada especialidad podemos tener croquis para las diferentes especies de nuestro centro. QVET propone por defecto algunos croquis para las especies CANINA y FELINA siendo muy fácil para el usuario crear nuevos croquis para nuevas especies.


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Programas: Ver el apartado de medicina preventiva.

Información de apertura del caso: Ver el apartado de hospitalización y dicotomías. Gestor de protocolos por tipo de visita: Según el tipo de visita podremos seleccionar los protocolos que serán visibles.

Programas de medicina preventiva: Ver el apartado de medicina preventiva. Informes de medicina preventiva: Ver el apartado de medicina preventiva.

20.13 Agendas En los tipos de agenda se pueden definir tantos tipos de agendas como se desee. Por ejemplo un tipo llamado “Peluquería”, otro llamado “Quirófano”, etc. Después tenemos la de estados de la agenda. Con respecto a las tareas podemos configurar un tipo para las tareas y un estado para las tareas. Series de facturación de compras: Aquí daremos de alta las series de facturación de compras, que son las series que utilizamos para las facturas que hemos de pagar a nuestros proveedores. Podemos seleccionar las que están activas y las que no.


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Series de facturación de ventas: Son las series para las facturas de venta que realizamos a nuestros clientes. Podemos seleccionar las que están activas y las que no. Cajas Qvet puede trabajar con diferentes cajas, que aquí podemos dar de alta. Aunque siempre tendremos una por defecto. Definición de las cajas que utilizamos en nuestra clínica, centro veterinario. En la opción de Parámetros->Configuración->Ventas mostrador debemos indicar que caja se utilizará por defecto.

20.14 Formas de pago Se pueden definir tantas formas de pago como se desee. Por ejemplo, Tarjeta de crédito, Talón, Tarjeta de fidelidad de la clínica, Bono-vacunas, etc. Accedemos a esta opción a través de “Parámetros � Formas de pago”. Se anotan los nombres de las diferentes formas de pago con las que vamos a trabajar. Se tiene que tener en cuenta que siempre aparecerán ordenados alfabéticamente por el nombre, si queremos que aparezcan en otro orden se deben numerar. Ejemplo: “1 TALON”, “2 TARJETA”, “3 EFECTIVO”, etc. Se puede definir información adicional obligatoria como es el caso de los talones. También en la última columna se puede seleccionar para cada forma de pago si se ha de abrir el cajón o no.

Con la opción de declarable indicamos si queremos realizar una factura directamente al realizar un cobro con esa forma de pago o no con solo indicar Sí/No. Categorías del personal: Son las diferentes categorías en las que podemos englobar las personas que trabajan en la clínica.

20.15 Personal Se usa para entrar los datos de Veterinarios, Vendedores y Centros de Beneficio del Hospital. Este apartado es muy útil cuando en el centro existe un sistema de remuneración con parte variable (comisiones). Cada veterinario puede percibir una comisión (o varias distintas). La parte restante de facturación se asigna automáticamente a un centro de beneficio. Esta opción esta especialmente pensada para su uso en Hospitales Universitarios. Ver Parte II 12.1 Crear fichas del personal del centro. Descripción de los campos: � Nombre: Nombre del veterinario, vendedor. Apellidos, Nombre. � DNI: DNI. � Código de barras: Código identificativo del veterinario, vendedor. � Dirección: Dirección del veterinario, vendedor. � Población: Localidad de residencia habitual del veterinario, vendedor. � C.P.: Código postal


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� Teléfono: anotación del número de teléfono de contacto del cliente. Podemos introducir 2 teléfonos.

� FAX: número de FAX. � Fecha de Alta: Indica en qué fecha fue creada esta ficha, este campo tiene un valor

automático al crear cada ficha, este campo es editadle por el usuario. � Fecha de última modificación de la ficha. Aparece la última fecha en la que se realizo

algún cambio en la ficha, este campo cambia de valor de manera automática y no es editable por el usuario.

� Fecha de baja. En este campo se ve la fecha en que la ficha fue dada de baja, el campo recibe valor automáticamente al dar de baja la ficha y no es editable por el usuario.

� Activo: Para indicar si está activo o inactivo en el centro. � Tipo (unidad, veterinario,vendedor): Dentro de que clasificación se encuentra. � Comisión: % por ciento que se lleva al realizar una venta si estas están asignadas.

• Marcación de número de teléfono del cliente pulsando un solo botón. Con su equipo conectado al teléfono puede marcar con solo pulsar un botón el numero de teléfono que tenga indicado en la ficha, también puede almacenar diferentes números de teléfono de los clientes que mas use etc.

• Envío directo de e-mail. No hace falta que abra su programa de correo electrónico y escriba la dirección, ahora QVET lo hace por usted, solo tiene que hacer clic en el botón de enviar mailings y QVET abrirá su programa de correo electrónico y creara un nuevo e-mail para enviar.

• Posibilidad de visitar su página Web desde la ficha. Al igual que en las dos anteriores funciones, puede visitar la página web de la ficha con solo hacer un clic en el botón, automáticamente se abrirá su navegador en la dirección indicada.

20.16 Veterinario de referencia

En el menú parámetros podrá encontrar la opción Veterinarios de Referencia aquí puede introducir los veterinarios que le remiten animales para su tratamiento para poder llevar una gestión de ellos. Esta pantalla le permite entrar datos sobre el veterinario de referencia Cuando reciba animales enviados por otro veterinario a su clínica desde aquí podrá definir cuál es el veterinario que se lo ha enviado, para poder llevar el control de que animales le han sido enviados por otro colegiado o hospital y cuáles son. Usted podrá seleccionar el estado, “activo – pasivo” de los veterinarios que se encuentran en la lista.

Si el veterinario no se encuentra en la lista deberá presionar el botón “Nuevo”, y rellenar la ficha del veterinario Descripción de los campos:

� Nombre: Nombre del veterinario. � DNI: DNI. � Código de barras: Código identificador del veterinario. � Dirección: Dirección del veterinario. � Población: Localidad de residencia habitual del veterinario. � C.P.: Código postal � Teléfono: anotación del número de teléfono de contacto del veterinario. Podemos

introducir 2 teléfonos. � FAX: número de FAX. � E-mail: anotación del correo electrónico. � Web: dirección de página web � Observaciones: Pequeñas anotaciones en la ficha del veterinario referente.


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Tipos de quejas: Son los diferentes tipos de protesta que puede haber. Después se podrá utilizar en Procesos => Quejas. Sala de espera: Aquí configuraremos las diferentes salas de espera.

20.17 Configuración Dispone de distintos apartados donde se puede configurar el programa

20.17.1 General

Nombre del terminal: Nombre del ordenador que se verá en la red. Preguntar clave de acceso: Si tenemos activada esta opción, cada vez que alguien abra el Qvet necesitará escribir su clave de acceso. De esta manera mediante el botón de clave de acceso gestionaremos las contraseñas de los usuarios del programa, y mediante el botón de prioridades podrá definir los permisos que serán necesarios en las diferentes partes del programa. Dentro de la clave de acceso, cada usuario tendrá un número que indicará su prioridad. Dicho usuario podrá acceder a las opciones del menú de Qvet (definidas en prioridades) que tengan una prioridad igual o menor que la del usuario. Lo mismo sucede con las otras opciones (definidas en la parte derecha dentro de prioridades), donde se pueden establecer por ejemplo los permisos para el acceso a los diferentes tipos de listados y otras acciones. Iniciar en: Nos permite iniciar el programa en una determinada ventana (por ejemplo: la sala de espera).

Opciones de envío de SMS: Si desea puede contratar nuestro servicio de envío de SMS. A través del cual podrá enviar diferentes tipos de mensajes, como por ejemplo el recordatorio de


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las vacunas próximas. En este apartado nuestro servicio de administración le configurará el servicio de envío de los SMS.

20.17.2 Clientes / Mascotas

Vamos a ver las distintas opciones dentro de Clientes/Mascotas

Como novedad en esta nueva versión de Qvet es que dentro de las opciones de la mascota podemos parametrizar los campos: Otros1, Otros2, Otros3, etc. Esto significa que le podemos poner a estos campos un nombre y después este nombre nos aparecerá reflejado dentro de los campos de la mascota en la pestaña general.


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20.17.3 Artículos / Conceptos

20.17.4 Módulos

En la sección Módulos se puede activar el módulo Sala de Espera siempre que lo tenga contratado al comprar el programa.

20.17.5 Facturación


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Permitir modificar fecha en las facturas: Permite modificar la fecha y hora a la hora de facturar un albarán o al hacer una factura directamente. Si esta opción esta desactivada se aplicará la fecha del sistema a la hora de facturar. Facturar los tiquets no impresos: Al realizar una factura, venta realizará la factura de todos los tiquetes, aunque estos no se impriman Ver facturas exoneradas en reimpresión: Activando esta opción se mostraran las facturas exoneradas (sin numeración) en la reimpresión de documentos, como si de una factura más se tratara. Mostrar la opción de ‘Ver importe 0’ en reimpresión: Marcando esta opción aparecerá la opción de Incluir documentos sin importe en la Reimpresión de documentos. Cuando este esta opción activada (Incluir documentos sin importe) se mostrarán aquellos documentos que no tengan un importe (0€). Asignar serie de facturación a los conceptos: Con esta opción se podrán asignar series de facturación a los conceptos, consiguiendo así una “automatización” a la hora de la facturación. Marcando esta opción se activará el desplegable “Serie de facturación” dentro de la ficha de los conceptos, permitiendo así que al vender los conceptos ya se asignen a la serie de facturación preseleccionada. Nombre del impuesto: En el cuadro de texto hay que escribir el nombre del impuesto utilizado en su país (por Ej.: IVA).

En esta sección se pueden establecer por defecto las series de facturación que hayamos creado (en Parámetros / Series de Facturación / Ventas). Gestor de series (botón): Presionando este botón se accederá al gestor de series de venta (Parámetros / Series de Facturación / Ventas). Por defecto: En este desplegable se puede seleccionar la serie que saldrá por defecto al efectuar una Venta Mostrador. Auxiliar: En este desplegable se puede seleccionar la serie que saldrá por defecto al efectuar el albarán i/o factura de una Visita.


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Serie para los Abonos de facturas: En este desplegable se puede seleccionar la serie que saldrá por defecto al efectuar el Abono de una factura.

Número cuenta: Si se desea trabajar con remesas magnéticas se deberá introducir aquí el número de cuenta al que irán referidas Forma de pago RECIBO: En este desplegable se puede asignar una forma de pago que aparecerá por defecto a la hora de cobrar un Recibo En esta sección se pueden configurar todas las opciones referentes a las impresoras y formato del papel

Impresora por defecto: Aquí deberá aparecer el nombre de la impresora con la que imprimirán todos los documentos relacionados con la facturación Imprimir en el detalle de la factura:

1. Todo: Imprimirá las líneas de detalle incluido el importe 2. Sin líneas de detalle: Marcando esta opción se activará el cuadro de texto de la

derecha (texto alternativo al detalle) permitiendo así escoger el texto que aparecerá al final de la factura

3. Con líneas de detalle sin importe

Formato: Podremos escoger entre 3 opciones: A4, A5 y Tiquet, dependiendo del tipo de impresora que tengamos y el papel que esta use. Si seleccionamos el formato tiquet nos aparecerán dos opciones mas:


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• Formato Plantilla: Se imprimirá un tiquet ya predeterminado,

• Formato Ràpido: Marcando esta opción se activará el botón Opciones mediante el cual podremos

configurar y escoger los datos que se mostraran en los tiquets, Opciones...(Botón): Aquí se podrá personalizar los tiquets, ya sea cambiando el tipo y tamaño de la letra, como escogiendo la información que se mostrará:


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Proponer impresión por defecto de: Mediante estas 4 opciones se puede preparar el programa para que imprima directamente los albaranes i/o facturas y hacer una copia de los mismos. Plantilla Recibo (botón)

Pulsando este botón abriremos la plantilla de los recibos permitiendo así modificarla a gusto personal.

20.17.6 Divisas y Cobros

20.17.7 Visitas

� Agrupar las visitas en casos: Permite agrupar las visitas en casos.

� Tipo de visita asignada por defecto: Permite seleccionar que tipo de visita se establece por defecto.


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� Asignar veterinario por defecto: Para poder realizar visitas a nuestros pacientes necesitamos tener un veterinario asignado por defecto. Podemos elegir entre el personal del centro.

� Modificar visitas anteriores a __ días: Indica de cuantos días se dispone para poder modificar los datos de una visita. Por ejemplo, si solo queremos poder modificar las visitas de la última semana, en este caso el número de días será 7. Si entonces consultamos una visita de hace 15 días podremos ver la información pero no modificarla.

� Nº visitas marcadas en la impresión del historial Son el número de visitas que propone al pulsar el botón de historial de una visita. Si queremos que por defecto proponga 1 lo cambiamos a 1.

� Exploración correspondiente a PESO: Sirve para seleccionar que tipo de exploración será la exploración de PESO.

� Proponer cobrar importe en visitas: si está seleccionado al hacer un cobro de una visita propone el importe automáticamente.

� Permitir modificar albaranes anteriores al cierre de caja: Permite modificar la fecha y la hora de los albaranes que estén en el cierre de caja actual.

20.17.8 Ventas mostrador

� Cliente asignado por defecto: Declara el nombre del cliente a usar para “varios”. Se tendrá que haber creado anteriormente este cliente. Por defecto propone “Clientes Varies”.

� Vendedor asignado por defecto: Se elige el veterinario que será elegido por defecto en algunas peticiones del programa. Podemos elegir entre el personal del centro. Por defecto propone “Veterinario1”.

� Proponer cobrar importe: Si está la opción activada en el momento de efectuar un cobro muestra el importe total de la venta en el campo de importe pagado.

� Avisar en los artículos con stock bajo mínimo: Con la opción activada el programa da un aviso cuando se vende un artículo con el stock disponible bajo mínimo.

� Numerar albaranes: Asigna un número consecutivo a los albaranes.

� Guardar descripción 2 en alb y facturas: Guarda la descripción 2 de los productos en los albaranes y facturas.


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� Forzar IVA en ventas: se utiliza para forzar un IVA en las ventas. Para utilizarlo se tiene que marcar esta opción y escoger el Tipo de IVA forzado en ventas.

� Ver detalle del IVA: Con esta opción al realizar una venta aparece el detalle del IVA en la venta. Ver imagen:

Para configurar un cajón portamonedas tendremos que ir al apartado Parámetros / Configuración / Ventas Mostrador / Cajón Portamonedas. Una vez estemos aquí deberemos empezar con la configuración:

• Primero deberemos marcar la opción Abrir Cajón. • Seguidamente seleccionaremos el puerto al que está conectado (COM1, COM2 o

LPT1).


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• Finalmente podemos realizar un test para ver que método se adapta mejor al cajón, para ello seleccionaremos un método (M1 o M2) y clicaremos en el botón Probar.

20.17.9 Listados Mailings y etiquetas

Sirve para configurar la impresora predeterminada de los mailings y etiquetas.

20.18 Parámetros de Empresa Opción para los datos de la clínica y solicitar una o varias licencias de uso de QVET. Posibilidad de enviar parámetros de empresa por e-mail, por fax, teléfono, etc...


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20.19 Prioridades Define, para cada opción del menú, el nivel de prioridad necesario para poder acceder a dicha opción. Cada usuario tiene un nivel asignado. Dicho usuario solo puede acceder a los menús que tengan un nivel igual o inferior al que él tiene asignado. El intervalo que está aceptado como nivel está entre 0 y 9, siendo este último el máximo nivel. Si se configura el programa para que no pida el nombre del usuario, es decir, se deja un sistema libre, el nivel que se tiene al entrar de esta forma es el nivel máximo.

20.20 Claves de Acceso QVET permite definir una clave de acceso para cada usuario o perfil de usuario y un nivel de prioridad. La manera de definir y utilizar una clave de acceso se muestra a continuación. En el Gestor de Prioridades se indica el nivel necesario para poder acceder a cada opción de la barra de menú. Esto es, si un usuario tiene una prioridad de 5, solo podrá acceder a aquellas opciones que la prioridad sean inferiores o iguales a 5, a todas las superiores a 5 no tendrá acceso. El gestor de prioridades se encuentra dentro del Menú de Parámetros (apartado anterior). Con el Gestor de Claves de Acceso podemos definir tantas claves como usuarios o perfiles de usuario necesitemos. Asignando a cada Clave una prioridad indicamos a que opciones de la barra de menú los usuarios con esa clave podrán acceder.


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Completar prioridades Es un proceso que lo que hace es establecer las prioridades que el programa tenía al inicio por defecto. Lo que hace es poner todas las opciones de los menús del gestor de prioridades a nivel 5.

20.21 Ayuda, ayudante, etc.

• Ayudante del programa. Si dispone de tarjeta de sonido, además de ver las explicaciones por pantalla que le va dando el ayudante sobre el funcionamiento de la aplicación, podrá oírlo.

• Manual del usuario • Posibilidad de enviar lista de deseos por e-mail. • Guía de canales


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PARTE V – OPCIONES AVANZADAS...


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21.1 COPIAS DE SEGURIDAD.

Nivel: Una copia de seguridad es una copia en un medio diferente a donde el programa guarda los archivos en su ordenador. La copia la puede realizar en un disco duro externo o en cualquier unidad de almacenamiento externo (CD, DVD, pendrive, etc). El objetivo es tener una copia relativamente reciente de nuestros datos que podamos recuperar en caso de que ocurra cualquier percance a nuestros datos, y hay que tener en cuenta que la probabilidad de que le ocurra algún percance a nuestros datos es más alta de lo que nos creemos. Los percances que pueden hacer que se pierdan sus datos son numerosos y pueden venir de diferentes fuentes, desde virus que pueden afectar a todos los archivos de nuestro ordenador o red de ordenadores, hasta bajadas de tensión que pueden afectar a nuestro PC, problemas debidos a un mal funcionamiento de su red (frecuentes) o incluso el robo o la utilización de manera arriesgada del PC (borrar carpetas de las que no estamos seguros de su contenido, etc.). En cuanto a que método elegir, existen diversos, pero a continuación vamos a describirle las diferentes posibilidades ordenándolas de mayor a menor recomendable y dándole una pequeña descripción de cada método:

Disco duro externo: Es el mejor método de todos, junto con los CD’s y DVD’s. Los discos duros actuales externos tienen mucha capacidad, y es muy sencillo hacer una copia en ellos. También podría llevarse la copia de la base de datos en un pendrive y copiarla en el disco duro de otro ordenador externo (por ejemplo el de su casa).

�� La ventaja: La comodidad, la rapidez y la gran capacidad de almacenamiento.

�� El inconveniente: El precio

CD: Es uno de los mejores métodos para realizar una copia de seguridad junto con el anterior (disco duro externo). En un solo CD si se hace en varias sesiones se pueden guardar muchas copias de seguridad y el precio de cada CD es bastante bajo.

�� La ventaja: Es un método muy utilizado actualmente.

�� El inconveniente: Se necesita algún programa de grabación para CD’s y DVD’s como el Nero.

Unidad de Backup o cinta: Es un método bueno de realizar copias de seguridad, puesto que estas unidades están concebidas específicamente para este fin. La apariencia de este medio es de las antiguas cintas de casete, y suele utilizarse un juego de cintas una para cada día de la semana, y una para cada mes del año. Su precio no es excesivo y compensa si tenemos en cuenta la fiabilidad y las horas de trabajo y la información que podemos perder cuando ocurre algún percance sobre nuestros datos.

�� La ventaja: La fiabilidad, la comodidad una vez programado.

�� El inconveniente: el precio.

Unidad ZIP: Es el método interesante por el equilibrio entre su sencillez de manejo, fiabilidad, precio y capacidad de almacenaje. La apariencia de este medio es parecida a una


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unidad de 3½, pero la diferencia es que mientras que en un disquete de 3½ caben 1,4 MB, en una unidad de cinta caben entre 100 MB, 250MB, o incluso más; son mas caros pero su capacidad es mucho mayor. Existen unidades tanto internas (fijas) como externas, de fácil instalación y muy cómodas que le permiten trasladar sus datos de un PC a otro prácticamente sin instalación.

�� La ventaja: La versatilidad, la fiabilidad, la comodidad una vez programado.

�� El inconveniente: Creemos que ninguno, puesto que su precio se amortiza fácilmente.

.

RECOMENDADO: El método que recomendamos es hacer una copia diaria de la base de datos (siempre se ha de hacer una copia diaria) en un disco duro externo, CD o DVD. Y después hacer una copia de la carpeta de Qvet entera una vez cada semana. Pasos para hacer la copia de seguridad diaria:

• Cierre el Qvet de todos los ordenadores • Entre dentro de Inicio => Mi PC => Unidades de disco duro (C:) => Archivos de

Programa => Qvet. • La base de datos que ha de copiar es el fichero bd_vete o bd_vete.mdb.

Notas importantes: Si tiene el programa instalado en otro disco duro o el nombre de la unidad de disco duro no es C:, tendrá que acceder a la unidad que sea la correcta. Fíjese en no copiar archivos con otro nombre de tipo: bd_vete_1, bd_vete_2, etc. Estos archivos son copias que hace el programa cuando se le instala alguna nueva revisión, pero no es el archivo correcto de la base de datos. El archivo correcto como hemos comentado siempre es bd_vete o bd_vete.mdb. Pasos para hacer la copia de seguridad semanal:

• Cierre el Qvet de todos los ordenadores • Entre dentro de Inicio => Mi PC => Unidades de disco duro (C:) => Archivos de

Programa • La carpeta que ha de copiar entera es la que pone Qvet.

Notas importantes: Si tiene el programa instalado en otro disco duro o el nombre de la unidad de disco duro no es C:, tendrá que acceder a la unidad que sea la correcta. Fíjese en no copiar carpetas con otro nombre. La carpeta correcta es siempre la que se llama Qvet y está dentro de la ruta comentada anteriormente. IMPORTANTE: Antes de continuar, creemos recomendable recordarle que si no está seguro de los pasos que va a realizar o cree no poder hacerlo confíe en un profesional el montaje, instalación y la configuración del sistema de copias de seguridad, ya que él será el que mejor pueda orientarle sobre los diferentes métodos y la manera óptima de utilizarlos, y creemos que esta es una inversión que le puede ser rentable en el futuro. Copias de seguridad programas (solo para usuarios más expertos): Los pasos para instalar y configurar las copias de seguridad son:

1. Comprobar que se tiene instalado Microsoft Copias de Seguridad. 2. En caso contrario instalar Microsoft Copias de Seguridad, desde el CD de

instalación de Windows XP.

3. La primera vez debemos realizar una nueva tarea de Copia de seguridad, especificando de que archivos deseamos hacer copia de seguridad y como llamaremos a ese trabajo de copia de seguridad.


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4. Si es posible programar la tarea para que se realice automáticamente cada día a una cierta hora.

Los pasos para realizar la copia de seguridad son: 1. Si la tarea no está programada, realizar la copia de seguridad.

21.1.1 COMPROBAR E INSTALAR MICROSOFT COPIAS DE SEGURIDAD. Una vez seleccionado el método de copias de seguridad debemos comprobar que tenemos instalada la aplicación que nos permitirá realizar copias de seguridad. La aplicación por la que hemos optado para realizar las copias de seguridad es Microsoft Copias de Seguridad por varios motivos:

1. Es una aplicación de Microsoft, por lo tanto totalmente integrada en el entorno de Microsoft.

2. Es una aplicación incluida en el paquete de aplicaciones de instalación del propio sistema operativo.

3. Es una aplicación que utilizan millones de usuarios diariamente para realizar copias de seguridad, por lo tanto totalmente fiable y probada.

Para poder realizar la copia necesitamos tener instalada la aplicación anteriormente mencionada. Esta aplicación la encontraremos pulsando el botón de Windows Inicio � Programas � Accesorios � Herramientas del Sistema. Aquí encontramos la aplicación Copia de Seguridad. En caso de no existir será necesario instalarlo:

1. Pulse el botón Inicio � Configuración � Panel de control � Agregar o quitar programas.

2. Seleccione la solapa Instalación de Windows, entonces Windows buscará componentes instalados.

3. Doble clic en el elemento Herramientas del sistema. 4. Marque Copias de Seguridad y pulse Aceptar. 5. Windows le pedirá entonces el CD de instalación y completará la instalación.

Diríjase al manual del usuario de Windows XP para obtener más información.

21.1.2 CREAR UNA NUEVA COPIA DE SEGURIDAD. La aplicación de Microsoft Copias de Seguridad es ligeramente diferente la que viene incorporada en Windows 95 de la que viene incorporada en Windows 98, por lo que especificaremos de forma separada los pasos necesarios para realizar una nueva tarea de copia de seguridad tanto en uno como en otro sistema operativo:

21.1.2.1 EN WINDOWS 95.

El siguiente paso es crear un trabajo de copia de seguridad, el cual le indicará a su PC como y donde realizar la copia de seguridad. Este trabajo será el que utilizaremos diariamente para realizar la copia de nuestros datos, o en su defecto será la que programaremos para que se realice automáticamente.


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En el programa de copia de seguridad de Windows 95 primero nos aparece una pantalla como dividida en dos partes, en ella tenemos que seleccionar el archivo de datos de QVET que se encuentra en la ruta C:\ARCHIVOS DE PROGRAMA\QVET\BD_VETE.MDB como se muestra

en la figura1, este archivo debe estar marcado con una �� y las carpetas con una �� con fondo gris.

Figura 21.1-1 : Microsoft Copias de Seguridad creando una nueva tarea.


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Si trabajamos con imágenes en QVET, deberá también marcar la capeta imágenes, y si tiene plantillas modificadas (mailings) deberá marcar la carpeta plantillas.

Figura 21.1-2 : Selección del medio sobre el que haremos la copia de seguridad.

Una vez hecho esto se hace clic en Siguiente Paso, aquí debemos seleccionar la unidad donde debe realizarse la copia de seguridad y en caso de hacerse esta sobre disquetes debe quedar como en la figura2. Una vez seleccionada la unidad sobre la que se debe hacer la copia de seguridad se hace click en Iniciar copia. Al realizar esto nos aparece un cuadro de diálogo donde se nos pide que introduzcamos un nombre para la copia de seguridad, lo mejor es introducir un nombre coherente, que nos recuerde en cualquier momento de que se trata, como por ejemplo “Copia de QVET” y una fecha para saber cuándo se realizó esta, de forma que quede como en la Figura3, después se hace clic en el botón Aceptar y se iniciará la copia en el dispositivo seleccionado.

Figura 21.1-3 : Nombre de la nueva tarea de copia de seguridad.


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21.1.2.2 EN WINDOWS 98. Al iniciar la aplicación, nos aparecerán 3 opciones: 1. Crear un nuevo trabajo de copia de seguridad 2. Abrir un trabajo de copia de seguridad existente 3. Restaurar una copia de seguridad. En este caso lo primero que debemos hacer es crear un nuevo trabajo de copia de seguridad, por lo que seleccionaremos la opción 1 : Crear un nuevo trabajo de copia de seguridad y pulsamos Aceptar. Nos aparece el asistente de creación de la copia y aquí indicamos la opción de copia de seguridad de las unidades, carpetas y archivos seleccionados. Pulsamos sobre el botón Siguiente. 1. En este paso es donde seleccionamos que

archivos deseamos copiar. Para ello en el cuadro de la izquierda vamos abriendo las carpetas hasta llegar al lugar donde se encuentran los datos a copiar, es decir, entramos en C:, Archivos de programa, QVET. Una vez llegamos a QVET vemos en el cuadro de la derecha las carpetas y archivos correspondientes al QVET. Aquí buscamos la base de datos BD_VETE.MDB, en caso de tener imágenes y querer hacer una copia también de estas debemos hacer copia de seguridad del directorio seleccionado como directorio de imágenes de la configuración, y marcarlo al igual que el archivo anterior, en el cuadro que

aparece a la izquierda de su dibujo, tiene que aparecer una señal como ésta ��. Pulsamos el botón Siguiente.

2. Ahora nos hace la pregunta de sobre qué quereos realizar la copia. Tenemos dos

opciones:

1. Todos los archivos seleccionados. 2. Archivos nuevos y modificados.

Seleccionamos la primera opción: Todos los archivos seleccionados.

3. Llegado este punto es el momento de indicar dónde

queremos hacer la copia. Desplegamos esta opción mediante el botón en forma de carpeta y le indicamos donde hacer la copia, por ejemplo en A:\ en el caso de usar discos de 3 ½ y el nombre que nos propone podemos modificarlo, por ejemplo copia diaria. (la extensión del final .QIC debe


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mantenerse). Pulsar Siguiente. 4. Ahora indicamos si deseamos que al finalizar la

copia compruebe que se ha realizado correctamente y si queremos que la copia se realice en un archivo comprimido. Es aconsejable dejar marcadas las dos opciones. En el caso de no querer mantener alguna de ellas, por ejemplo comprobar la copia debido a su gran tamaño, solo debemos deseleccionar la opción de comprobación pulsando sobre la marca. Finalizada esta opción pulsamos Siguiente.

5. Solo nos falta dar un nombre identificativo a nuestra copia de seguridad, por ejemplo Copia

QVET. Si pulsamos sobre Iniciar, empieza la copia de seguridad, Ahora tenemos creada la tarea de copia de seguridad para poder realizarla cuando creamos conveniente. IMPORTANTE: SE RECOMIENDA QUE SI SE USAN DISCOS DE 3 ½ LA COPIA DE SEGURIDAD SE REALICE SOBRE AL MENOS DOS GRUPOS DE DISCOS QUE SE VAYAN ROTANDO ALTERNATIVAMENTE PARA REALIZAR LAS COPIAS.


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21.1.3 REALIZAR UNA COPIA DE SEGURIDAD EN WINDOWS 95 Y 98. IMPORTANTE: Antes de realizar una copia de seguridad así como antes de restaurarla es necesario que todas las máquinas tengan cerrado QVET. Para poder realizar una copia de seguridad con una tarea de copia de seguridad creada, seleccionamos en el botón Inicio �� Programas, � Accesorios � Herramientas del Sistema. Al preguntar que desea hacer seleccionamos “Abrir una copia de seguridad existente”. Aparece una lista con todas las tareas de copia de seguridad que tenemos creadas. Seleccionamos la que corresponde a, copia Qvet, y indicamos Abrir. Nos aparecerá entonces en pantalla la siguiente ventana (ver Figura 21.1-4)

Figura 21.1-4. Tarea existente de Copia de Seguridad.

Para Iniciar la copia solo tenemos que pulsar sobre el botón Iniciar. Esta es la forma de realizar la copia de seguridad. En el caso de indicar que se realice una comprobación después de la realización de la copia de seguridad (aconsejable), la tarea de copia de seguridad nos pide introducir los discos en orden ascendente (primero, segundo...) para comprobar si la copia se realizó correctamente. Nota: Si la copia de seguridad se ha realizado en varios discos de 3 ½ es importante que anote el orden de los discos en el momento de la copia (1, 2, 3.), de esta manera en caso de necesitar restaurar la copia podremos realizarlo sin problemas. De lo contrario no sabremos el orden de introducción de los discos. La manera más sencilla de numerarlos es la siguiente “disco X/Y” donde X indica el número de disco e Y el número total de discos. Por ejemplo si la copia ocupa dos discos la numeración de cada disco será 1 / 2 para el primero y 2 /2 el segundo.

21.1.4 RESTAURAR COPIAS DE SEGURIDAD EN WINDOWS 95 Y 98. Como siempre iniciaremos la aplicación de copias de seguridad.

1. Seleccionaremos en el botón Inicio � Programas � Accesorios � Herramientas del Sistema � Copia de seguridad.

2. Al preguntar que deseamos hacer, seleccionamos “Restaurar archivos de una copia de seguridad.”


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3. Indicaremos entonces que archivos deseamos restaurar activando las casillas asociadas a las unidades, carpetas y archivos que queremos restaurar. Inicialmente el gestor de restauración ya nos muestra los archivos a restaurar.

4. Después se debe elegir el destino para la restauración. 5. Marcar si queremos o no reemplazar los archivos existentes en disco. 6. Finalmente Aceptar y empezará el proceso de restauración.

21.1.5 COPIAS DE SEGURIDAD EN WINDOWS MILLENIUM EDITION. Windows Millenium Edition, no dispone de un sistema específico para realizar copias de seguridad como poseían sus antecesores Windows 98 y Windows 95. Lo más parecido a copias de seguridad que incorpora Windows Millenium Edition son las carpetas comprimidas. Esta nueva versión de Windows le permite crear una carpeta comprimida, con los archivos que desee dentro de ella, utilizando el método de arrastrar y soltar o copiar y pegar, como si de una carpeta cualquiera se tratara. Así pues, puede crear una carpeta comprimida donde desee ( en un disco de 3 ½, unidad de ZIP, otro disco duro, etc...) y copiar los archivos que desee en esa carpeta. Puede de todas formas instalar en Microsoft Windows Millenium Edition, la aplicación Microsoft Copias de Seguridad de Windows 98, con lo que podrá seguir la configuración que le hemos descrito para Windows 98. Puede realizar copias de seguridad de QVET desde cualquier software que usted conozca para comprimir archivos: WINZIP, ARJ, etc. 21.1.6 COPIAS DE SEGURIDAD EN WINDOWS XP Acceda a Inicio � Programas � Accesorios � Herramientas del Sistema � Copia de seguridad. Después le aparecerá el asistente para copia de seguridad o restauración.

Hacemos clic en siguiente, entonces nos aparecerán dos opciones: - Efectuar copia de seguridad de archivos y configuración - Restaurar archivos y configuraciones Tenemos que seleccionar la primera opción de efectuar copia de seguridad de archivos y configuración.


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Después nos aparece una siguiente ventana que nos pregunta “Que desea copiar”. Tenemos que seleccionar: Elegir lo que deseo incluir en la copia de seguridad.

En el siguiente paso es donde seleccionamos que archivos deseamos copiar. Para ello en el cuadro de la izquierda vamos abriendo las carpetas hasta llegar al lugar donde se encuentran los datos a copiar, es decir, entramos en C:, Archivos de programa, QVET. Una vez llegamos a QVET vemos en el cuadro de la derecha las carpetas y archivos correspondientes al QVET. Aquí buscamos la base de datos BD_VETE.MDB, en caso de tener imágenes y querer hacer una copia también de estas debemos hacer copia de seguridad del directorio seleccionado como directorio de imágenes de la configuración, y marcarlo al igual que el archivo anterior, en

el cuadro que aparece a la izquierda de su dibujo, tiene que aparecer una señal como ésta��. Pulsamos el botón Siguiente.

Finalmente nos pondrá el lugar donde queremos guardar la copia de seguridad.

21.1.7 Programar tareas de copia de seguridad. Una manera muy cómoda de trabajar es programar una tarea de copia de seguridad para que se realice de forma automáticamente cada día, por ejemplo a las 21:00 horas. De esta manera


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nos despreocupamos de la tarea de realizar copias de seguridad y es el mismo ordenador el que se encarga de ello. Para disponer de esta característica deberemos realzar copias de seguridad sobre un medio que nos permita dejar programada la copia de seguridad para que se realice de forma automática sin intervención del usuario, este medio puede ser Disco Duro Externo, Cinta o Backup, ZIP, etc. Para programar una tarea debe tener instalada la aplicación de Windows Tareas programadas. Siga los siguientes pasos:

1. Botón : Inicio �� Programas � Accesorios � Herramientas del sistema � Tareas programadas:

Figura 21.1-5 : Creando una nueva tarea programada.

2. Indicamos la aplicación y la periodicidad:

Figura 21.1-6 : Aplicación y periodicidad.

3. Como último le indicamos la hora y la fecha de inicio:


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Figura 21.1-7 : Hora y fecha de inicio.

21.1.8 Copias de seguridad en CD-ROM utilizando REGRABADORA.

Debido a la proliferación de este tipo de medios en los ordenadores actuales, nos vemos obligados a ofrecer unas nociones sobre como realizar copias de seguridad en este dispositivo.

La copia de seguridad será de nuestra aplicación QVET, pero también será de nuestros

documentos, nuestras imágenes, videos, y cualquier archivo importante que hayamos creado y necesitemos que sea protegido. Es por tanto un proceso externo a QVET y que deberemos configurar cuidadosamente para no llevarnos sorpresas posteriores (pérdida de información, copias de seguridad erróneas, etc.) el que debemos utilizar para nuestras copias de seguridad.

Es importante también que la copia de seguridad sea diaria, o como mínimo periódica

(cada dos días, semanal, etc.), con el fin de tener siempre una copia de datos recientes, por si fuera necesario recuperarla. Dependiendo del dispositivo que utilicemos para realizar la copia de seguridad (Disco duro, CD, DVD, etc.) será posible utilizar una aplicación u otra para programar las tareas de copia de seguridad periódicas. Todos los dispositivos de copia de seguridad anteriormente mencionados, necesitan de una aplicación que facilita esta tarea, y que se especifica en el mismo manual del usuario de dicho dispositivo. En cualquier caso siempre se puede utilizar la aplicación de copias de seguridad de Microsoft que incorpora Windows.

En nuestro caso utilizaremos una grabadora, pues es el dispositivo de que disponemos,

así que vamos a centrarnos en ello. Junto con su grabadora, vendrá instalada una aplicación para realizar grabaciones de CD. Actualmente la más extendida es “NERO BURNING ROM”.

Los CD’s y DVD’s son medios que en principio solo puede grabarse una vez sobre ellos,

aunque puede grabarse en:

• Multisesión : Es un modo de grabar en CD’s y DVD grabables normales que permite grabar varias veces sobre un mismo CD o DVD hasta que este esté lleno (700 Mb en CD’s y hasta 4,3GB en DVD’s).


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• CD-ROM y DVD Regrabables : Es un tipo de CD’s grabables (más caros) que

permiten la grabación muchas veces sobre el mismo, pudiéndolo borrar cuando quiera.

Desde estas líneas, lo único que podemos especificarle es que la carpeta que debe

copiar en el CD es “QVET” que encontrará en la carpeta “ARCHIVOS DE PROGRAMAS” de su disco duro (o “PROGRAM FILES” si esta en inglés). La manera de grabarlo y el programa a utilizar en cada caso dependerá de cada usuario y en cada caso debe configurarse de la manera que encuentra más apropiada. Normalmente cada grabadora incluye una aplicación que facilita esta tarea, por ejemplo “NERO BURNING ROM” en su paquete de instalación incorpora la aplicación “NERO BACKITUP”.

Si ve que el proceso es muy complejo y no puede resolverlo con éxito le recomendamos

que solicite esta tarea a un técnico informático para que le configure el proceso de copias de seguridad de todos sus documentos importantes de una manera que le sea cómodo realizarla diariamente.


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21.2 AÑADIR NUEVOS DOCUMENTOS.

Nivel:

En este capítulo le daremos unas breves indicaciones sobre como personalizarse todo el apartado de Documentos de la aplicación. En cualquier momento los usuarios de QVET que tengan conocimientos a nivel de usuario de Microsoft Access 2003 y Microsoft Word 2003 pueden definir fácilmente nuevos listados, documentos, mailings, etiquetas, autorizaciones, etc...

21.2.1 Modificar listados existentes o crear nuevos Listados definidos.

• Conocimientos previos requeridos: Microsoft Access nivel medio – alto, dependiendo del tipo de listado.

Los listados de QVET son simples consultas de Access. Un usuario avanzado con mínimos conocimientos de las herramientas Office de Microsoft, en este caso Microsoft Access, podrá realizar con el mínimo esfuerzo:

1. Modificar los listados existentes. 2. Crear listados nuevos. 3. Incluso crear solapas nuevas con listados diferentes a los que vienen predefinidos con

QVET. De esta forma cada usuario puede personalizarse QVET ajustándose a sus necesidades.

Para la creación de nuevos listados definidos primero debemos crear en la base de datos de QVET la consulta de selección para el nuevo listado. Los pasos a realizar se muestran a continuación:

1. Antes de crear la consulta cerrar la aplicación de QVET. 2. Abrir la base de datos de QVET que se encuentra en c:\Archivos de programa\QVET,

con el nombre de BD_VETE.MDB. 3. Al abrir la base de datos situarnos sobre la pestaña de “Consultas”. 4. Como queremos crear un nuevo listado pulsamos el botón de “Nuevo” y indicamos

“Vista diseño”. Es en este momento seleccionamos las tablas de la base de datos que intervienen en la consulta de selección.

5. Para seleccionar las tablas las marcamos con el ratón y pulsamos “Agregar”.

6. Una vez tenemos las tablas, cerramos la ventana de las tablas y indicamos que campos de los que contienen información queremos que aparezcan en el listado. Los campos a aparecer los colocaremos en las columnas inferiores.

7. Una vez realizada la consulta para que esta sea visible desde QVET en la pestaña correspondiente debemos nombrarla siguiendo el siguiente protocolo:


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El prefijo LIS_ indicará a QVET que se trata de un listado. A continuación el nombre de la solapa en que queremos que nos aparezca separado del nombre con el símbolo #. Así por ejemplo si creáramos un listado nuevo sobre Proveedores que quisiéramos que nos apareciera en una solapa nueva proveedores el nombre de la consulta quedaría de la siguiente forma:

LIS_Proveedores#Listado personalizado de proveedores

21.2.2 Nuevas Autorizaciones.

• Conocimientos previos requeridos: Microsoft Access nivel medio – alto, Microsoft Word nivel medio y conocimiento de la herramienta combinar correspondencia de Microsoft Word.

Una autorización, mailing o carta personalizada en QVET no es más que un documento de Microsoft Word, enlazado a Microsoft Access. Para añadir una nueva autorización, carta personal o nuevo documento en la opción de autorizaciones, podemos hacerlo de la siguiente forma: 1. Cerrar QVET. 2. Abrir la base de datos de QVET que se encuentra en c:\Archivos de programa\QVET, con

el nombre de bd_vete.mdb. 3. Dentro de la pestaña consultas seleccionar una de las consultas que empiezan con el

prefijo AUT_”solapa”#”nombre consulta”-“nombre documento word”. Pulsar “Edición�Copiar”.

4. Deseleccionar la consulta y realizar “Edición�Pegar”, donde introduciremos el nombre del Nuevo documento indicando delante el prefijo AUT_, el nombre de la solapa separado con el símbolo # y al final del nombre deseado colocamos –“nombre documento Word” tal como muestra la imagen.

5. Realizamos la consulta para la autorización, documento requerido, donde mantendremos

los campos que están marcados para ser visibles en la consulta. 6. Ahora cerramos la base de datos. 7. Con el explorador de Windows (nunca desde Microsoft Word 2003) nos situamos en la

carpeta c:\Archivos de programa\QVET, buscamos uno de los documentos de autorizaciones (Auto1, auto2.....) lo seleccionamos y realizamos “Edición�Copiar” y “Edición�Pegar”.

8. Aparecerá con el nombre de Copia de.....doc. Le cambiamos el nombre por el indicado al final del nombre de la consulta (Caso de la imagen el documento se llamaría carta1.doc).

9. Ahora desde QVET con la opción de modificar documento realizamos los cambios deseados en el nuevo documento.

21.2.3 Nuevas etiquetas. Una etiqueta en QVET es una consulta de Access, que se imprime combinándolo con una plantilla de etiquetas (documento de Microsoft Word).


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Para poder configurar etiquetas de tamaño diferente a las que suministra QVET solo debemos realizar los siguientes pasos. 1. Cerrar la aplicación de QVET. 2. Coger uno de los archivos para etiquetas, que su nombre comienza por Etiquetas

APLI.........doc que encontrará en c:\Archivos de programa\QVET, realizar una copia en esa misma carpeta (utilizando las opciones de “Edición�Copiar” y “Edición�Pegar” del explorador de Windows, nunca desde Microsoft Word 2000) quedará con el nombre de copia de etiquetas APLI....doc.

3. Una vez realizado esto tenemos que cambiar el nombre del documento para que sea accesible desde QVET. El nombre debe empezar por Etiquetas APLI y el resto lo que queramos.

4. Realizado este cambio ya podemos abrir el documento desde Microsoft Word 2000 y realizar las modificaciones necesarias.

21.2.4 Nuevos Mailings. Conocimientos previos requeridos: Microsoft Access nivel medio – alto, Microsoft Word nivel medio y conocimiento de la herramienta combinar correspondencia de Microsoft Word. Para añadir un nuevo Mailing proceder de la siguiente forma: 1. Cerrar QVET. 2. Abrir la base de datos de QVET que se encuentra en c:\Archivos de programa\QVET, con

el nombre de bd_vete.mdb. 3. Dentro de la pestaña consultas seleccionar una de las consultas que empiezan con el

prefijo MLG_”solapa”#”nombre consulta”-“nombre documento Word”. Pulsar “Edición�Copiar”.

4. Deseleccionar la consulta y realizar “Edición�Pegar”, donde introduciremos el nombre del Nuevo documento indicando delante el prefijo MLG_, y al final del nombre deseado colocamos –“nombre documento Word” tal como muestra la imagen.

5. Realizamos la consulta para el mailing requerido, donde mantendremos los campos que

están marcados para ser visibles en la consulta. 6. Ahora cerramos la base de datos. 7. Con el explorador de Windows (nunca desde Microsoft Word 2000) nos situamos en la

carpeta c:\Archivos de programa\QVET, buscamos uno de los documentos de mailing (Mod1, Mod2.....) lo seleccionamos y realizamos “Edición->Copiar” y “Edición->Pegar”.

8. Aparecerá con el nombre de Copia de.....doc. Le cambiamos el nombre por el indicado al final del nombre de la consulta (Caso de la imagen el documento se llamaría mod10.doc).

9. Ahora desde QVET con la opción de modificar documento realizamos los cambios deseados en el nuevo Mailing creado.


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21.3 Añadir nuevos croquis (especialidades/protocolos).

Nivel: Conocimientos previos requeridos: Conocimientos de algún editor de imágenes tipo Corel Draw, Adobe Photoshop, o Microsoft PhotoDraw, herramientas de Scanner, y saber manejar archivos. Para poder añadir nuevos croquis para las especies de nuestro centro el proceso a seguir es muy sencillo y se detalla a continuación: 1. Todos los croquis que aparecen al realizar una visita se encuentran en la carpeta Croquis,

dentro de c:\Archivos de programa\QVET. 2. Dentro encontramos diferentes carpetas para cada especialidad. El nombre de la carpeta

coincide con el nombre de la especialidad (dermatología, etología, neurología...). 3. En cada una de las carpetas de las especialidades se encuentran las imágenes

correspondientes al Croquis de cada especie. Así por ejemplo en la carpeta Dermatología encontramos los croquis canina.bmp y felina.bmp.

4. Para añadir un nuevo Croquis dentro de dermatología para otra especie bastará con crear el archivo con el croquis, nombrarlo con el nombre de la especie, por ejemplo para caballos el nombre seria equina, y el formato de la imagen de tipo bmp(bitmap), quedando el nombre del archivo equina.bmp.

5. De esta forma al entrar en una visita de un caballo y seleccionar especialidades para el caso de dermatología aparecería el dibujo del croquis.

Los croquis para las nuevas especies/especialidades podemos obtenerlos a partir de una imagen de escáner, fotografía digital,.... solo debemos tener en cuenta guardarlo en la carpeta correspondiente con el nombre de la especie y formato BMP. Podemos añadir nuevos croquis para nuevas especialidades simplemente con crear las especialidades en Parámetros->Especialidades/Protocolos y crear las carpetas con el mismo nombre de la especialidad a que corresponde en c:\Archivos de programa\QVET\Croquis. Dentro guardar los croquis de cada especie con el nombre indicado.


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21.4 Capturar imagen y vídeo desde el pc. Para poder capturar imagen o video, en primer lugar necesitamos un dispositivo que nos permita obtener imágenes en formato digital, que posteriormente podremos almacenar en nuestra base de datos. Las maneras típicas de introducir imágenes y vídeo en el PC son las siguientes:

• Escáner • Cámara fotos/vídeo digital • Cualquier otro dispositivo con salida de vídeo (kit de vídeo)

21.4.1 Adquisición de imagen desde Escáner El escáner es un dispositivo digitalizador de imágenes, transforma, las imágenes o fotografías, del papel a un formato digital que podemos utilizar en nuestra base de datos. Al contrario que las cámaras digitales, con este dispositivo no podrá crear imágenes digitales que antes no estén en formato papel, así se verá muy limitado a la hora de obtener nuevas imágenes.

21.4.1.1 Características técnicas Físicamente existen varios tipos de escáner, cada uno con sus ventajas y sus inconvenientes: · De sobremesa o planos: son los modelos más apreciados por su buena relación precio/prestaciones. Son los modelos más versátiles, permitiendo escanear fotografías, hojas sueltas, periódicos, libros encuadernados e incluso transparencias, diapositivas o negativos con los adaptadores adecuados. Las resoluciones suelen ser elevadas, 600x1.200 ppp normalmente, y el precio bastante ajustado. El tamaño de escaneado máximo más común es el DIN-A4, aunque existen modelos para A3 o incluso mayores (aunque ya con precios prohibitivos). · De mano: son los escáners "portátiles". Presenta limitaciones en cuanto a tamaño del original a escanear (generalmente puede ser tan largo como se quiera, pero de poco más de 10 cm de ancho máximo) y a su baja velocidad, así como a la carencia de color en los modelos más económicos. Lo que es más, casi todos ellos carecen de motor para arrastrar la hoja, sino que es el usuario el que debe pasar el escáner sobre la superficie a escanear. Resulta eficaz para escanear rápidamente toda clase de pequeñas imágenes sin el estorbo que supone un escáner plano. · De rodillo: Este sistema implica que los originales sean hojas sueltas, lo que limita mucho su uso al no poder escanear libros encuadernados sin realizar antes una fotocopia salvo en modelos peculiares como el Logitech FreeScan que permite separar el cabezal de lectura y usarlo como si fuera un escáner de mano. A favor tienen el hecho de ocupar muy poco espacio, incluso existen modelos que se integran en la parte superior del teclado; en contra tenemos que su resolución rara vez supera los 400x800 puntos.

21.4.1.2 Ir de compras Antes de ir de compras debe de tener en cuenta estos consejos... - A partir de las especificaciones anteriores, le aconsejamos el escáner de sobremesa, por

su relación precio/prestaciones. Su precio va de los 60 euros a los 600 euros. - Tiene que tener en cuenta la resolución del escáner. Con una resolución de 600x1.200

ppp, obtendrá buenos resultados. A más resolución mayor precio.

21.4.1.3 Importar imágenes desde QVET QVET le permite adquirir las imágenes, directamente del escáner al editor de imágenes QVET.


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- Ya dentro de QVET, seleccione Archivo -> Imágenes. Así entrará dentro del editor de imágenes.

- Seleccione, en la barra de herramientas superior, el botón “escanear”, donde aparece el dibujo de un escáner. Para más información sobre el editor de imágenes, consultar ayuda sobre el tratamiento de imágenes.

- Guarde la imagen en la carpeta que usted desee, dentro del módulo de tratamiento de imágenes QVET Archivo -> Guardar Como.

- Seleccione la imagen para una nueva visita. Consulte el apartado del manual 6.5 Imágenes.

21.4.2 Adquisición de imagen / vídeo desde cámara fotos/video digital

Una cámara digital es una cámara fotográfica que no dispone de película de fotos, almacena las imágenes directamente a un formato digital. Usted fotografía cualquier imagen, y esta se almacena en la cámara digital, hasta que usted descargue esas imágenes sobre su ordenador en formato gráfico JPEG, dejando la cámara libre para seguir trabajando con ella.

21.4.2.1 Características técnicas

La cámara digital es la opción más fácil y recomendada a la hora de capturar imágenes, usted realiza la foto y directamente la pasa a su ordenador.

Ventajas:

- Portátil, a pilas, ligera y de diseño compacto. - Además de un visor óptico, estas cámaras generalmente incluyen un monitor LCD

para disponer de una mayor flexibilidad a la hora de componer los encuadres y de visionar la imagen.

- El objetivo angular con las mejores prestaciones le ofrece la misma facilidad de funcionamiento que una cámara compacta convencional.

- Si desea imprimir las imágenes, es posible la impresión directa a través de una impresora opcional específica o conectada a través del ordenador. Le permite imprimir imágenes cuando y en la cantidad que las necesite.

- La cámara puede ser conectada a su ordenador para transferir sus imágenes, por ejemplo a través del puerto USB, o puede usar algún dispositivo de almacenamiento, como CD’s o DVD’s, como medio de transmisión hacia su ordenador.

Inconvenientes:

- El precio, aunque va descendiendo a una velocidad vertiginosa.

21.4.2.2 Ir de compras Antes de ir de compras debe de tener en cuenta estos consejos... - Una cámara digital debería tener por lo menos 1.280 x 960 pixeles de resolución real óptica

(esto es 1,3 Megapixeles), es más que suficiente para conseguir muy buenos resultados. No es necesario adquirir una cámara digital de más resolución, aconsejable para la fotografía profesional, de más 2 Megapixeles. Piense que a más resolución más espació ocupará la imagen.

- Busca una cámara con una puesta en marcha rápida, rápida respuesta entre disparos y preferiblemente un objetivo zoom óptico u óptico más digital. No es necesario un teleobjetivo de gran precisión, que incrementará notablemente el precio.

- Si es posible, compruebe los menús de la cámara. Los menús deberían ser intuitivos y fáciles de navegar. Para finalizar, se aconseja que la cámara utilice un dispositivo que le permita de forma fácil y rápida transferir las imágenes a su ordenador, le aconsejamos el sistema de disquetes


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fácil de usar y económico. Hay otros sistemas como la conexión a través del puerto USB o adquiriendo adaptadores de tarjeta, quizá más rápidos pero menos prácticos

21.4.2.3 Importar Imágenes desde QVET QVET le permite de forma fácil, importar las imágenes capturadas por las cámaras digitales, desde carpetas o disquete. Consulte el apartado del manual 6.5 Imágenes.

21.4.3 Adquisición de imagen / vídeo desde Cualquier otro dispositivo con salida de video (kit de video)

Otra opción a la hora de capturar imágenes es el Kit de vídeo QVET, que le permite adquirir imágenes de cualquier dispositivo analógico con salida de vídeo, por ejemplo de una cámara de vídeo, un ecógrafo, etc... Con este Kit usted puede capturar imágenes, de forma fácil y rápida, desde el mismo programa QVET.

21.4.3.1 Importar Imágenes desde QVET Si usted adquiere el Kit de vídeo se le permitirá capturar imágenes desde QVET (primero deberá configurarlo, consulte 2.17.5 configurar módulos). Seleccione nueva visita -> Imágenes, visionará en pantalla la imagen de la señal de vídeo.

A continuación seleccione “Asignar imagen”. Por defecto, se encontrará en modo vídeo...

Puede caviar el modo vídeo a el modo normal de importar imágenes,

pulsando y cuando lo desee volver al modo capturar foto de vídeo

pulsando .

Este botón le permite capturar diferentes frames o imágenes de la señal de video que está visionando. Al pulsarlo la imagen capturada aparecerá de forma automática en la lista de selección, después usted podrá asignarla, consulte el


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apartado del manual 6.5 Imágenes.


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21.5 Traspaso de Datos de otras aplicaciones a QVET.

Nivel: Conocimientos previos requeridos: Conocimientos avanzados de Microsoft Access y de estructuras de datos. QVET dispone de una serie de traspasos estándar de los datos de las aplicaciones de ámbito veterinario más comunes en el mercado, que le permitirán realizar un traspaso estándar de sus pacientes (Este módulo es opcional y se vende por separado). Si un traspaso estándar, no cubre sus expectativas o no es posible, por cualquier motivo, QVET dispone de una serie de ingenieros en informática, que le realizarán un traspaso a medida de sus datos (Este módulo es opcional y se vende por separado). QVET no se hace responsable de los posibles errores que se deriven de una mala manipulación de la Base de Datos de QVET por parte del usuario.

La base de datos de QVET es una base de datos de Microsoft Access 2000 (.MDB) totalmente accesible por el usuario final de la aplicación. Esto significa que un usuario avanzado con conocimientos suficientes de Access, podrá añadir nuevos listados a su base de datos, modificar los listados existentes, crear nuevos mailings, etiquetas, etc.…, o incluso importar los datos de clientes y mascotas de otras fuentes a la base de datos de QVET.

El proceso de traspaso de datos no es algo inmediato y estándar que pueda hacerse siguiendo una serie de pasos previamente establecidos, el número de pasos, dificultad y la información que consigamos importar a QVET dependerá del origen de los datos que vayamos a importar, no es lo mismo importar los datos de tablas de DBase (.DBF), de hojas de cálculo de Excel (.XLS), de documentos de texto (.TXT), etc. Cabe resaltar que este capítulo no es un manual de Microsoft Access, y que la explicación exhaustiva del modo de realizar ciertas funciones con dicha aplicación escapa del propósito de este manual. Para obtener más información sobre Access refiérase al manual de referencia de Microsoft Access. Los pasos a seguir para realizar un traspaso de datos son los siguientes: 1. Cree una nueva base de datos en una carpeta cualquiera. 2. Vincule las tablas, u otro origen de datos donde se encuentre ubicada la información que deseemos importar a esta nueva base de datos recién creada. 3. A continuación deberá crear una serie de consultas de datos anexados, que tengan como origen de datos las tablas vinculadas anteriormente, y que nos actualicen las tabas de la base de datos de QVET, la cual se encuentra ubicada inicialmente en C: \ARCHIVOS DE PROGRAMAS\QVET\BD_VETE.MDB.


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El número de consultas y la dificultad de las mismas, dependerá de cómo tenga distribuida la información el origen de datos que estamos utilizando. Este proceso de traspaso puede durar horas, días e incluso algunas semanas, dependiendo de cómo esté organizada la información, el volumen, cantidad y “calidad” de la información que deseemos traspasar, del nivel de conocimientos del usuario, y de la experiencia en este tipo de operaciones.


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21.6 Utilidades.

Nivel: QVET se distribuye junto con una potente aplicación con una serie de utilidades que le pueden ser de gran utilidad en el transcurso de su trabajo con QVET. Para obtener más detalles sobre estas nuevas funcionalidades de las utilidades, vea el archivo de ayuda de utilidades desde la misma aplicación.

21.6.1 TRASPASO ENTRE ALMACENES.

21.6.1.1 DEFINICION Consiste en “mover” artículos de un Centro 1 (Almacén 1) a un Centro 2 (Almacén 2). Por tanto, esta opción está disponible para aquellos usuarios que disponen de Comunicaciones, es decir de más de un centro gestionado por la aplicación.

21.6.1.2 PROCESO El proceso es restar el stock en el centro de origen (almacén de origen) y sumarlo en el centro de destino (almacén de destino). Se accede a través del menú: Compras � Traspaso entre almacenes. Nos aparecerá esta pantalla donde iremos seleccionando los artículos que queramos traspasar. En la columna “Cantidad UC” seleccionaremos el nº de esos artículos que deseamos traspasar.


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Al final del proceso se nos indicará si deseamos imprimir el traspaso. No es obligatorio. Otros campos que debemos seleccionar en esta pantalla son:

• Almacén origen: Almacén del cual queremos “sacar“los artículos. • Almacén destino: Almacén al cual queremos “llevar“los artículos del almacén origen. • Nº de traspaso: Es útil tener identificados los traspasos entre almacenes para luego

poderse referir a ellos. Una vez entrado el traspaso, deberemos esperar a comunicar con el centro con el almacén de destino para que los cambios surjan efecto. Trabajar con dos centros independientes Si dispone de dos o más centros independientes y quiere trabajar con ellos a la vez. Qvet dispone de un servicio de Terminal Server (servicio aparte de pago), que le permitirá trabajar con todos sus centros a la vez. Consulte a nuestro teléfono: 973223185 para obtener más información sobre el servicio. La manera que trabaja Terminal Server es la siguiente: - Qsoft dispone de un servidor donde están almacenadas todas las bases de datos de

nuestros clientes. De esta manera la base de datos ya no está almacenada dentro de su misma red de ordenadores y se puede acceder por tanto desde otra clínica situada en el exterior también.

- Cada cliente cuando abre el programa se conecta a la base de datos almacenada en nuestro servidor. El cliente tiene la sensación de estar trabajando como si tuviese la base de datos en un servidor de su misma red, pero en cambio lo tiene a una distancia muy lejana.

- Es el servidor de Qvet el que realiza todos los cálculos y el procesamiento, el cliente solo recibe las imágenes del programa que se ejecuta integramente en el servidor. Al ser un servidor bastante pontente nos permite trabajar con muchas bases de datos, cuando usted trabaja con el programa localmente, está trabajando con los recursos de los ordenadores que tiene en su red (procesador, memoria, etc), con lo cuál si dispone de ordenadores antiguos el funcionamiento sería lento, y con los ordenadores conectados mediante terminal server será mucho más rápido.

- Terminal Server dispone de un sistema para que usted pueda imprimir con las impresoras que están conectadas en su red localmente.

- Usted ya no se tendrá que preocupar de realizar las copias de seguridad ya que desde nuestro Servidor donde están almacenadas sus bases de datos, disponemos de los medios más avanzados y seguros para hacer dichas copias de seguridad de su base de datos.


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PARTE VI. PREGUNTAS MÁS FRECUENTES


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22 Consultas y preguntas más frecuentes En esta parte final detallamos algunas de las preguntas y/o consultas realizadas por los usuarios de QVET.

22.1 Cómo eliminar un cliente Para poder eliminar los datos referentes a un cliente primero debemos eliminar todas las mascotas que tenga. Dentro del gestor de clientes-mascotas situados sobre el cliente en Cuestión bastará en pulsar el botón “Eliminar”. Si dicho cliente tiene visitas, albaranes o facturas realizadas, no podrá eliminar el cliente. Lo que tendrá que hacer es ponerlo como inactivo, que es la opción que aparece dentro de la ficha del cliente. Tiene que desmarcar dentro de dicha ficha la opción que pone “Activo”.

22.2 Cómo eliminar una mascota Los datos de las mascotas pueden ser eliminados siempre que no se haya realizado ninguna visita para estas. De lo contrario tendremos que eliminar primero las visitas realizadas para esa mascota. Desde el gestor de clientes-mascotas nos situamos en la mascota a eliminar para el cliente deseado y pulsar el botón “Eliminar”. Si dicha mascota tiene visitas, albaranes o facturas realizadas, no podrá eliminar la mascota y la tendrá que dar de facha. . Tiene que poner la “Fecha de baja” y la “Causa de baja” en la ficha de la mascota. Cómo eliminar una visita Podemos eliminar visitas desde la ficha de visitas. Utilizando los elementos de navegación dentro de las visitas nos situamos sobre la visita a eliminar y pulsamos el botón de “Eliminar”. Para el caso de las visitas podrán ser eliminadas siempre que no se haya realizado la facturación del albarán que tengan asociado. En el caso de tener un cobro asociado primero se deberá proceder a la eliminación de ese cobro.

22.3 Cobrar deudas de nuestros clientes Para realizar cobros pasados de nuestros clientes se realiza en “Facturación->Cobrar por cliente”. Ver Parte II sección 0 10.1 Cobrar deuda de un cliente para conocer más detalles de cobros de deudas.

22.4 Como generar vales de devolución de dinero Para realizar un vale de devolución a favor del cliente, deberá realizar una venta con cantidad negativa y el importe que desee devolver. En facturación, cobre 0, y automáticamente generará el vale, que podrá ser utilizado en nuevos pagos por el cliente.

22.5 Modificar cobros realizados En el caso de querer modificar un cobro ya realizado, podemos realizar la modificación accediendo a “Facturación->Modificar Cobros”. El proceso para la realización de una modificación en un cobro se encuentra detallado en Parte II sección 0 10.2 Modificar Cobros.

22.6 Realizar una copia de seguridad Para conocer el proceso de creación de la tarea de copia de seguridad consulte la sección de copias de seguridad. La encontrará en la Parte V de este manual.

22.7 Significado de las secciones,familias,subfamilias en los artículos-conceptos

Todos los detalles referentes a las secciones, familias y subfamilias los encontrará en la sección 5.2.4 Crear Secciones, Familias y Subfamilias.


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22.8 Inserción de imágenes en una visita. Para realizar la asociación de una imagen (radiografía, ecografía...) a una mascota en una visita consulte en la Parte II del manual sección 6.5 Imágenes.

22.9 Como capturar la imagen de una radiografía Para capturar una radiografía no puede utilizar un escáner convencional, puesto que no se consiguen buenos resultados, existe algún escáner especial para este caso, pero de coste muy elevado. En el caso de querer capturar una radiografía, aconsejamos la utilización de una cámara digital, una simple foto, es una forma sencilla que da buenos resultados.

22.10 Realización de mailings de próximas vacunas Consulte la sección 13.4 Mailings.

22.11 Modificación del albarán de una visita Para poder modificar un albarán, que se realizó en una visita, primero tenemos que acceder a las visitas del cliente y su mascota. Dentro del gestor de visitas nos situamos en la visita que tiene asociado el albarán a modificar. Pulsamos en el botón de “Albarán” y nos muestra la información del “Albarán”. No cobrado: En el caso de que no esté cobrado podremos realizar las modificaciones deseadas y pasar posteriormente a su cobro. Cobrado: En el caso de ser una “Albarán” cobrado, para poderlo modificar, primero tendremos que eliminar el cobro mediante (Modificación de cobros). Una vez eliminado lo podremos modificar accediendo a la visita tal como se ha indicado anteriormente.

22.12 Modificación del cobro de una factura o albarán Podemos modificar el cobro realizado de una factura siempre que este no sobrepase el importe total de la factura. Para modificar el importe cobrado de una factura Parte II – Cobros 0 10.2 Modificar Cobros.

22.13 Entregas a cuenta Entrega a cuenta que nos hace un cliente. Generalmente se realiza una entrega a cuenta en algún caso de operaciones costosas. Se activa mediante “Facturación -> Entrega a Cuenta”. Consultar la sección 0 10.3 Entrega a cuenta de la Parte II de este manual.

22.14 Cierre de caja Véase Parte IV sección 17.6 Cierre de Caja de este manual.

22.15 Agenda Consulte la sección 17.8


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Agenda de la Parte IV.

22.16 Sala de espera Parte IV Sección 17.8 17.7 Sala de espera de este manual.

22.17 Reimpresión de documentos

Véase Parte IV sección 18.8 18.8 Reimpresión de documentos.

22.18 Eliminación de una vacuna de una visita Posicionados en la visita pasamos a la “pestaña” de Vacunas. Seleccionamos la vacuna en la sección de “Vacunas de la visita”. Para seleccionarla se debe pulsar en la zona gris del inicio de la fila de la vacuna con el ratón. De esta manera la fila queda en color azul. Ahora pulsar la tecla “Supr” y nos pedirá confirmación respecto la eliminación. De esta manera se elimina de la visita, del historial de vacunas aplicadas y de las próximas vacunas a aplicar.

22.19 Anotación de vacunas de fechas pasadas, como visita en la fecha pasada

Si lo que queremos es anotar una visita pasada en la que aplicamos una vacuna, realizamos la visita para el Cliente/Mascota en cuestión. Al entrar en la ficha de visitas cambiar la fecha del día de hoy a la fecha en que se aplicó la vacuna, situados en la “pestaña” de General. Una vez cambiada la fecha vamos a la “pestaña” de Vacunas y la aplicamos. De esta forma se controlará correctamente la fecha de revacunación. Para conocer más detalles sobre las vacunas ver Parte II sección 6.2 Vacunas.

22.20 Fin de aplicación de una vacuna con cadencia Si una vacuna que aplicamos interesa que NO aparezca en próximas vacunas a aplicar ya que solo la aplicaremos hoy, (aunque tenga cadencia de vacunación), bastará con dejar vacía la fecha en “próxima fecha” en la opción de “vacunas de la visita”. De esta manera dejamos de aplicar una vacuna en el momento deseado. Ver Parte II sección 6.2 Vacunas para conocer más detalles de las vacunas.

22.21 Configuración de listados Ver Parte II sección 13.1.1.1 Configuración de los listados.

22.22 Inicio de la numeración de las facturas a partir del 1 de enero Para iniciar la facturación de cada año con el número 1, la manera más sencilla es crear una nueva serie de facturación para las cajas que utilizamos en nuestro centro. Ver sección ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. Parte III del manual.

22.23 Funcionamiento de pedidos, entregas, facturas en las compras a proveedores

Ver Parte II sección 11.1 Proceso de compras con tres fases.

22.24 Como consultar la visita de un cliente sin añadirle visitas nuevas Para consultar una visita determinada para un cliente/mascota debemos entrar como si realizáramos una “Nueva visita”. Una vez dentro del gestor de visitas, como no queremos crear una nueva visita, pulsamos el botón “Eliminar” y eliminará la visita creada. Una vez eliminada utilizando las opciones del gestor de navegación nos situamos en la ficha de la visita a consultar. Para conocer más detalles de las visitas ver sección 6 Realizar una visita en la Parte II de este manual.


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22.25 Gastos Varios (luz, teléfono...). Tipo Cargo. Podemos controlar nuestros gastos de luz, teléfono y otros gastos varios como si fueran compras realizadas a proveedores de artículos habituales. Para ello se debe crear en los artículos-conceptos, los conceptos a controlar, es decir, luz, teléfono, agua, por ejemplo. Además se debe crear los proveedores con el fin de poder crear las facturas. En el momento de creación del concepto (luz) en el Tipo de concepto aparece Normal, para este tipo de conceptos seleccionar Cargo. Rellenar todos los campos del concepto, indicando que NO queremos controlar el stock (generalmente no existe en stock el concepto). Introducimos el precio de compra, para poder realizar la factura (los precios de venta para estos conceptos no son necesarios). Una vez introducidos los datos los conceptos y asignado su proveedor ya podremos realizar, introducir, las facturas para su posterior control. Para conocer más detalles de los artículos-conceptos consulte la sección 5.5.15.2.15.2.4.1 Crear Artículos-Conceptos en la Parte II de este manual.

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