Manual de Usuario El Portal MU

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Ultima revisión Abril de 2007 Copyright 1.996-2007 Jaramillo Villegas & Cia. Todos los derechos reservados

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BIENVENIDO Gracias por comprar El Portal Multiusuario® para Windows XP Nosotros apreciamos el habernos escogido como proveedor de software. La confianza que usted deposita en nosotros nos permite continuar mejorando este software y seguir desarrollando más productos para su beneficio y el de la comunidad. Estamos seguros que el uso de El Portal Multiusuario® será simple y emocionante por su versatilidad. Hemos hecho nuestro mejor esfuerzo para desarrollar un Manual del Usuario sencillo y fácil de comprender. Leyendo este manual usted estará en capacidad de instalar, preparar y usar El Portal Multiusuario® con poco esfuerzo y dificultad. Sin embargo, si usted encuentra algún problema en su instalación, preparación o uso, su distribuidor autorizado del software le ofrece el soporte técnico necesario. Por favor, contáctenos usando las direcciones abajo descritas. Nosotros siempre estaremos agradecidos de recibir sus comentarios y sugerencias acerca de nuestros productos o servicios. Nuestra intención es continuar desarrollando software de calidad para usted en el futuro. JARAMILLO VILLEGAS & CIA LTDA. Manizales – Colombia Cll 25 Nro. 22-23 Edificio Centro Profesional OF. 401 TEL (096) 8830711 Telefax (096) 8830712 E-Mail: [email protected] [email protected]

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TABLA DE CONTENIDO IMPORTANTE: .............................................................................................................................................. 1 BIENVENIDO ................................................................................................................................................. 3 TABLA DE CONTENIDO ............................................................................................................................... 4 EL PORTAL® MU:........................................................................................................................................ 13 FICHA TECNICA EL PORTAL SERVIDOR: ............................................................................................. 15 EL PORTAL SERVER................................................................................................................................. 15 FICHA TECNICA EL PORTAL CLIENTE: ................................................................................................ 16 EL PORTAL CLIENTE ............................................................................................................................... 16 ESTANDARES Y USO DEL TECLADO.................................................................................................... 17 PUNTEROS Y FUNCIONALIDAD DEL RATÓN .................................................................................... 17 COMO MANEJAR EL PORTAL MULTIUSUARIO® CUANDO NO HAY RATÓN. ...................... 17

PUNTEROS Y FUNCIONALIDAD DEL RATÓN ................................................................................................... 17 DEFINICION DE BASES DE DATOS BASICAS ..................................................................................... 18 DEFINICION DE DEPENDENCIAS ......................................................................................................... 19 DEFINICION DE ACTIVIDADES DE TRABAJO ................................................................................... 22 DEFINICION DE GRUPOS HORARIOS .................................................................................................. 25 DEFINICION DE HORARIOS.................................................................................................................... 27 1. VISTA DE HORARIO.............................................................................................................................. 27 2. DEFINICIÓN DE PARÁMETROS DE LIQUIDACIÓN PARA CADA HORARIO.......................... 27 3. HERRAMIENTAS DE COPIA DE HORARIOS. .................................................................................. 27

1. VISTA DEL HORARIO ................................................................................................................................ 27 REGISTRAR UN NUEVO HORARIO .......................................................................................................... 28

Cursores usados en esta forma .............................................................................................................................. 29 Cursor de borrado................................................................................................................................................... 29

Selección Normal: ............................................................................................................................ 30 Adición de jornada normal............................................................................................................ 30

Adición de Break Remunerado: ............................................................................................................................. 30 Adición de Break Remunerable extra: ................................................................................................................... 30 Adición de Break No Remunerado: ....................................................................................................................... 31 Adición de Descansos: ........................................................................................................................................... 31

2. PARÁMETROS DE LIQUIDACIÓN................................................................................................................ 35 1. Tiempos De Gracia ..................................................................................................................... 36 2. Liquidación Horas Extras ........................................................................................................ 37 3. Factores De Aproximación ....................................................................................................... 37 4. Liquidación De Labor ................................................................................................................. 38 5. Liquidación De Festivos ............................................................................................................ 38 6. Liquidación De Tiempo Adicional ......................................................................................... 39

CARPETA DE HERRAMIENTAS:...................................................................................................................... 41

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ANTES DE DEFINIR UNA JORNADA LABORAL: ............................................................................................. 42 ANTES DE DEFINIR UNA JORNADA LABORAL: ............................................................................................. 43

ANTES DE DEFINIR EL HORARIO PARA UNA JORNADA LABORAL SE DEBE TENER EN CUENTA:....................................................................................................................................................... 43 DEFINICION DE ESQUEMAS DE LIQUIDACION.............................................................................. 44

QUE ES UN ESQUEMA DE LIQUIDACIÓN? ...................................................................................................... 44 LIQUIDAR EXTRAS POR DÍA:...................................................¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO. LIQUIDAR EXTRAS POR SEMANA:.........................................¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

MENSAJES DE EXCEPCIÓN DE ESTA FORMA ................................................................................................. 49 TIPOS DE AUSENTISMOS......................................................................................................................... 50 TIPOS DE PERMISOS................................................................................................................................. 53 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE PERMISOS EN EL PORTAL MULTIUSUARIO:........................................................................................................................................................................ 55 1 CASO: EL EMPLEADO SE VA Y REGRESA EN EL TIEMPO DE LA JORNADA. ....................... 55 2 CASO: EL EMPLEADO SE VA Y NO VUELVE................................................................................... 56 3 CASO: EL EMPLEADO VIENE DE PERMISO. ................................................................................... 57 CASOS DE MANEJO DE PERMISOS EN LA MISMA JORNADA: ..................................................... 58 INFORMACIÓN DE EMPLEADOS........................................................................................................... 61

MODIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE UN EMPLEADO ............................................................................... 61 Atributos los empleados o Datos Básicos empleado: ................................ ........................ 62 La carpeta de navegación por los empleados: ................................ ................................ ...... 67

IDENTIFICADORES DEL EMPLEADO .................................................................................................. 69 Carpeta Información por Tarjeta ................................ ................................ ................................ 69

Asignación del identificador al Empleado: ............................................................................................................ 69 CALENDARIO DE DIAS FESTIVOS: ......................................................................................................... 74

ADICIÓN Y ELIMINACIÓN DE DÍAS FESTIVOS................................................................................................. 74 CAMBIO DE MES O AÑO ................................................................................................................................ 74

DEFINICION DE PLANOS DE INTERFASE A NOMINA ..................................................................... 75 CARPETA DEFINICIÓN NOMINA: .................................................................................................................. 75

Interfases de Nomina Definidas : ............................................................................................................................ 76 Definición de Formato de los Conceptos : .............................................................................................................. 77

Carpeta Configuración del Plano:................................ ................................ ............................... 79 DEFINICIÓN DE VARIABLES DEL PLANO DE NOMINA: ................................................................... 80 FORMA DE ADICIÓN Y EDICIÓN DE VARIABLES: ........................................................................... 81 EDICIÓN DE EXPRESIONES:................................................................................................................... 84 FORMA PARA CREACIÓN Y EDICIÓN DE EXPRESIONES:................................................................. 84 AGREGAR/ CAMBIAR CAMPO:.............................................................................................................. 85 AGREGAR/ CAMBIAR OPERADOR: ...................................................................................................... 85

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INSERTAR NODOS EN LA EXPRESIÓN: ............................................................................................... 86 ELIMINAR NODOS DE LA EXPRESIÓN:............................................................................................... 86 GUARDAR O CARGAR UNA EXPRESIÓN: ........................................................................................... 87 BORRAR UNA EXPRESIÓN:..................................................................................................................... 87 VERIFICAR UNA EXPRESIÓN: .............................................................................................................. 87

CARPETA DE EQUIVALENCIA DE CONCEPTOS: .............................................................................................. 88 1. CONCEPTOS CALCULADOS POR PORTAL MULTIUSUARIO®...................................................... 89

2. CALCULADOS Y DIGITADOS POR EL USUARIO........................................................................................... 90 DEFINICION DE PLANOS DE PERMISO ............................................................................................... 91 CARPETA DEFINICIÓN PLANO DE PERMISO:................................................................................... 91

INTERFASES DE PERMISOS DEFINIDAS:........................................................................................................ 91 DEFINICIÓN DE FORMATO DE TIEMPOS ....................................................................................................... 93

DEFINICIÓN DE VARIABLES: .................................................................................................................. 95 FORMA DE ADICIÓN Y EDICIÓN DE VARIABLES: ........................................................................... 97 FORMA PARA CREACIÓN Y EDICIÓN DE EXPRESIONES:................................................................. 99 AGREGAR/ CAMBIAR CAMPO:............................................................................................................ 100 AGREGAR/ CAMBIAR OPERADOR: .................................................................................................... 101 AGREGAR/ CAMBIAR CONSTANTE: .................................................................................................. 101 INSERTAR NODOS EN LA EXPRESIÓN: ............................................................................................. 102 ELIMINAR NODOS DE LA EXPRESIÓN:............................................................................................. 102 GUARDAR O CARGAR UNA EXPRESIÓN: ......................................................................................... 102 BORRAR UNA EXPRESIÓN:................................................................................................................... 102 VERIFICAR UNA EXPRESIÓN: ............................................................................................................ 103 DEFINICION DE ESQUEMAS DE EXPORTACION............................................................................ 104

CARPETA DEFINICIÓN ESQUEMAS DE EXPORTACIÓN: ................................................................................ 104 CARPETA CONFIGURACIÓN DEL ESQUEMA: ............................................................................................... 108

FORMA DE ADICIÓN Y EDICIÓN DE VARIABLES: ......................................................................... 109 VISOR DE MOVIMIENTOS..................................................................................................................... 111

Carpeta Movimientos Por Empleado: ................................ ................................ .................... 112 CARPETA MOVIMIENTOS EN GENERAL: ..................................................................................................... 113

VISOR DE MOVIMIENTOS INVALIDOS.............................................................................................. 114 MARCACIÓN INVÁLIDA: UNA MARCACIÓN PUEDE SER INVÁLIDA POR LAS SIGUIENTES RAZONES: .................................................................................................................................................. 115 CONVERTIR A DATOS DISPOSITIVO: ................................................................................................ 116 VISOR DE MOVIMIENTOS PERMISOS ............................................................................................... 117

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CARPETA DE PERMISOS POR EMPLEADO: ........................................................................................ 117 CARPETA DE PERMISOS EN GENERAL: .............................................................................................. 118 VISOR DE MOVIMIENTOS HISTORICOS. .......................................................................................... 119 CARPETA DE PERMISOS POR EMPLEADO: ........................................................................................ 119 VISOR DE TURNOS PROGRAMADOS ................................................................................................. 121 CARPETA DE TURNOS PROGRAMADOS POR EMPLEADO: ............................................................. 121 TURNOS PROGRAMADOS POR EMPLEADO EN GENERAL:............................................................. 121 VISOR DE AUSENCIAS PROGRAMADAS ........................................................................................... 123 CARPETA DE AUSENCIAS PROGRAMADAS POR EMPLEADO: ....................................................... 123 AUSENCIAS PROGRAMADAS POR EMPLEADO EN GENERAL:...................................................... 124 OPCIÓN MENÚ DE LIQUIDACION: ..................................................................................................... 125 PROCESAR MARCACIONES: ................................................................................................................... 126 ¿CUANTO UN DATO DE UN RELOJ ES VALIDO?: .............................................................................. 127 CARPETA DE DATOS DISPOSITIVO A MARCACIONES:.................................................................... 128 INSERCIÓN MASIVA DE DATOS DE MARCACIÓN DE ENTRADA Y PAREJA DE MARCACIONES. ....................................................................................................................................... 130 INSERTAR MARCACIÓN MASIVAMENTE:........................................................................................... 131 INSERTAR UNA PAREJA DE MARCACIONES DE FORMA MASIVA. ............................................... 132

CARPETA DE AJUSTE DE LAS MARCACIONES: ............................................................................................. 133 1. VER CONVENCIONES: .................................................................................................................. 134 SELECCIÓN DE EMPLEADOS A REGISTRAR MARCACIONES:................................................... 134 2. INGRESO DE MARCACIONES DE ENTRADA Y SALIDA: ........................................................... 135 3. INSERTAR UNA PAREJA DE MARCACIONES. ............................................................................. 136 4.PROCESO PARA INSERTAR UNA MARCACIÓN DESDE LA PLANILLA: ............................... 137 5. PROCESO PARA INSERTAR UNA PAREJA DE MARCACIONES DESDE LA PLANILLA: . 138 6. PROCESO PARA BORRAR UNA MARCACIÓN DE ENTRADA O SALIDA:............................. 139 7. PROCESO PARA EDITAR O CAMBIAR EL ESTADO DE UNA MARCACIÓN. ........................ 140 8. REASIGNAR SENTIDO DE LAS MARCACIONES: ...................................................................... 142 9. MOSTRAR CALENDARIO:.................................................................................................................. 142 10. PROCESO DE ASIGNACIÓN DE FILTROS:.................................................................................. 143 11 .BUSCAR AUSENCIAS DE JORNADA: .......................................................................................... 143 12. PROCESO PARA INSERTAR PERMISO EN INICIO JORNADA (PERMISO TIPO 3). ........... 144 13.PROCESO PARA INSERTAR PERMISO EN FIN DE LA JORNADA(PERMISO TIPO 2). ...... 147 14. PROCESO PARA INSERTAR UNA JORNADA DE PERMISO (PERMISO TIPO 1). .............. 151

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15.VERIFICAR MARCACIONES. ......................................................................................................... 153 16.BOTÓN DE CORREGIR FECHAS: .................................................................................................... 154 17. PROCESAR LA MARCACIONES DE UNO O MÁS EMPLEADOS: ............................................ 154 PROCESAR UN EMPLEADO: ................................................................................................................. 154 PROCESAR TODOS:................................................................................................................................. 154 MOSTRAR TODOS LOS EMPLEADOS:................................................................................................ 155 MOSTRAR SOLO EMPLEADOS CON MARCACIONES: .................................................................. 155 PERMITE VISUALIZAR LOS EMPLEADOS QUE TENGAN MARCACIONES UNICAMENTE. 155 MOSTRAR EMPLEADOS CON INCONSISTENCIAS: ........................................................................ 155 MOSTRAR EMPLEADOS PROCESADOS: ........................................................................................... 155 CARPETA DE AJUSTE DE MOVIMIENTOS.......................................................................................... 156 REASIGNACIÓN HORARIO MANUAL:................................................................................................. 158 REASIGNACIÓN DEL HORARIO AUTOMÁTICAMENTE:................................................................. 161 ASIGNACIÓN DE FILTROS PARA LOS MOVIMIENTOS: ................................................................. 163 CRITERIO DE DIFERENCIA DE HORAS: ........................................................................................... 163 BUSCAR AUSENCIAS DE JORNADA DE MOVIMIENTOS: ............................................................. 164 CORREGIR ERRORES EN LOS MOVIMIENTOS: ................................................................................. 165 ASISTENTE DE LIQUIDACIÓN ............................................................................................................. 167 1. CONSISTENCIA DE LA BASE DE DATOS DE MOVIMIENTOS Y PERMISOS: ............................ 167 2. GENERACIÓN Y AJUSTE DEL PREPROCESO DE MARCACIONES: ............................................ 167

CARPETA PREPROCESO: ............................................................................................................................. 172 Botones del Preproceso y su Funcionalidad ......................................................................................................... 173

- TIEMPO DE GRACIA DESPUÉS DE ENTRAR .................................................................................. 174 - TIEMPO DE GRACIA ANTES DE SALIR ........................................................................................... 174 - TIEMPO DE GRACIA DESPUÉS DE SALIR....................................................................................... 174 - TIPO DE LIQUIDACIÓN. DE LABOR ................................................................................................. 174 - TIPO DE LIQUIDACIÓN DE FESTIVOS............................................................................................. 174 - MÁXIMO DE EXTRAS A LIQUIDAR .................................................................................................. 174 - FACTORES DE APROXIMACIÓN ....................................................................................................... 174 AJUSTE Y REASIGNACIÓN DE HORARIOS:......................................................................................... 175 VISOR DE SOLUCIONES DE HORARIOS: ............................................................................................. 176

CORRECCIÓN DE REGISTROS NO CONSISTENTES ......................................................................................... 177 CARPETA DE LIQUIDACIÓN: ................................................................................................................ 180

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CONCEPTOS DE LIQUIDACIÓN INCLUIDOS EN EL PORTAL? ........................................................................ 180 1. Calculados por El Portal? ................................ ................................ ................................ ....... 180 Botones de la paleta de herramientas para liquidación ................................ ................... 181

LIQUIDAR PREPROCESO ACTUAL:.................................................................................................... 181 EDICION DE LIQUIDACION .................................................................................................................. 183 CARPETA DETALLE LABOR: .................................................................................................................. 183 CARPETA DETALLE ÚLTIMA LIQUIDACIÓN:..................................................................................... 183 FUNCIONALIDAD DE LOS CONTROLES DISPONIBLES EN LA CARPETA: .............................. 184 REDONDEAR CONCEPTOS: ................................................................................................................. 185 AGREGAR UN FILTRO A LA INFORMACIÓN:.................................................................................. 186 PASAR AL ACUMULADO: ..................................................................................................................... 186 RECUPERAR DETALLE:......................................................................................................................... 186 GUARDAR DETALLE: ............................................................................................................................. 187 BUSCAR EMPLEADO: ............................................................................................................................. 187 BORRAR DETALLE ULTIMA LIQUIDACIÓN:................................................................................... 187 CUADRO DE DIALOGO DE FILTRO:................................................................................................... 188 FORMA DE SELECCIÓN DE CONCEPTOS A REDONDEAR:.......................................................... 192 CARPETA DETALLE LIQUIDACIÓN ACUMULADA: ........................................................................... 194 LIQUIDACIONES PARCIALES: ............................................................................................................. 194 CARPETA LABOR CONSOLIDADO:........................................................................................................ 195 CONSOLIDAR DE ACUMULADO DE LIQUIDACIÓN:...................................................................... 196 GENERAR PLANO DE INTERFASE A NOMINA: ............................................................................... 196 GENERACIÓN DEL ARCHIVO DE INTERFASE A NOMINA: ......................................................... 197 LIQUIDACION DE PERMISOS Y AUSENCIAS ................................................................................... 199 1. CONSISTENCIA DE LA BASE DE DATOS DE PERMISOS: ............................................................. 199 CARPETA PARÁMETROS DE LIQUIDACIÓN: ...................................................................................... 199 CARPETA PARÁMETROS DE LIQUIDACIÓN DE TIEMPOS DE PERMISOS Y AUSENCIAS: ....... 200 PERIODO LIQUIDACIÓN: ...................................................................................................................... 200 DEPENDENCIAS Y EMPLEADOS A LIQUIDAR PERMISOS Y AUSENCIAS: .............................. 201 PARA SELECCIONAR LAS DEPENDENCIAS Y/O EMPLEADOS A LIQUIDAR TIEMPOS DE PERMISOS Y AUSENCIAS SIGA LOS SIGUIENTES PASOS: .......................................................... 201 1. SI DESEA LIQUIDAR LOS PERMISOS DE TODO EL PERSONAL, NO SELECCIONE NINGUNA DEPENDENCIA O EMPLEADO. ......................................................................................... 202

LIQUIDAR PERMISOS.................................................................................................................................. 203 LIQUIDAR AUSENCIAS ............................................................................................................................... 203

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CARPETA DE LIQUIDACIÓN DE PERMISOS: ..................................................................................... 203 LIQUIDAR DE PERMISOS Y/O AUSENCIAS: ..................................................................................... 204 BUSCAR EMPLEADO: ............................................................................................................................. 205

CARPETA DE CONSOLIDADO DE PERMISOS Y/ O AUSENCIAS. ..................................................................... 206 CARPETA DE GENERACIÓN DE PLANO DE PERMISO Y/O AUSENCIAS. ................................. 207 MODULO GENERADOR DE REPORTES ............................................................................................. 209 1. VISUALIZACIÓN DE REPORTES DEFINIDOS Y DISEÑO DE REPORTES. ............................. 209 2. CREAR CONEXIONES DE DATOS .................................................................................................... 209 3. EDITOR DE CÓDIGO SQL .................................................................................................................. 209 REPORTES ................................................................................................................................................. 210

1. VISUALIZACIÓN DE REPORTES DEFINIDOS ......................................................................................... 210 2. VISUALIZACIÓN DE LA CONEXIÓN DE DATOS. ......................................................................................... 213 2. EDICIÓN Y DISEÑO DE REPORTES PREDEFINIDOS POR EL USUARIO. ................................................... 214 3. DISEÑO DE REPORTES PREDEFINIDOS POR EL USUARIO. ......................................................................... 218

3.1. CREACIÓN DE LA CONEXIÓN DE DATOS.................................................................................. 218 3.2. CREACIÓN DE LA CONSULTA SQL EN EL EDITOR DE CONSULTAS DE EL PORTAL MULTIUSUARIO. ...................................................................................................................................... 218 3.3. UNIÓN O LINK DE LA CONEXIÓN DE DATOS CON EL EDITOR DE REPORTES RAVE REPORTES 5.1 ........................................................................................................................................... 218 3.4. DISEÑO DEL REPORTE EN EL EDITOR DE REPORTES RAVE REPORTS 5.1 .................... 218 3.5 EJECUCIÓN Y PRUEBA DEL REPORTE DISEÑADO.................................................................. 218

3.1. Creación de la conexión de datos ................................ ................................ ................................ .. 218 3.2. Creación de la consulta SQL en el editor de consultas de El Portal ................................ .............. 220 Multiusuario. ................................ ................................ ................................ ................................ ........ 220 3.3. Diseño del reporte en el editor de reportes Rave Project ................................ .............................. 229

1. GUARDAR REPORTE ACTIVO.......................................................................................................... 232 GENERACIÓN DE REPORTES PREDEFINIDOS DE EL PORTAL MULTIUSUARIO. ................ 246

CONTENIDO DEL REPORTE: ........................................................................................................................ 246 PARÁMETROS GENERALES DE CONFIGURACIÓN DEL REPORTE:................................................................... 247

SELECCIÓN DEL REPORTE: ................................................................................................................. 247 Selección del Rango de Fechas del Reporte: ................................ ................................ ....... 247

SELECCIÓN DE EMPLEADOS:.............................................................................................................. 248 SELECCIÓN DE DEPENDENCIAS: ....................................................................................................... 248 SELECCIÓN DE PARÁMETROS INICIALES: ..................................................................................... 248

CONFIGURACIÓN DE LA APARIENCIA DEL REPORTE: .................................................................................. 249 CUADRICULA DE CONFIGURACIÓN DE LAS COLUMNAS DEL REPORTE: ............................ 249 TITULO DE LA COLUMNA: ................................................................................................................... 250

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POSICIÓN DE LA COLUMNA: ............................................................................................................... 250 MOSTRAR O NO MOSTRAR LA COLUMNA:..................................................................................... 250 ANCHO DE LA COLUMNA:.................................................................................................................... 250 ALINEACIÓN:............................................................................................................................................ 250 CONFIGURAR: .......................................................................................................................................... 250

Atributos de presentación modificables del reporte................................. ......................... 251 TITULO DEL REPORTE:......................................................................................................................... 251 % SOMBRA:............................................................................................................................................... 251 ROMPER PÁGINA: ................................................................................................................................... 251 FUENTE: ..................................................................................................................................................... 251 LÍNEAS: ...................................................................................................................................................... 251 ENCABEZADOS: ....................................................................................................................................... 252 ORIENTACIÓN: ........................................................................................................................................ 252 EJEMPLO REAL DE APARIENCIA:...................................................................................................... 252 MÁRGENES: .............................................................................................................................................. 252 ABRIR: PERMITE ABRIR REPORTES PREDISEÑADOS, QUE HAN SIDO PREVIAMENTE GUARDADOS. ............................................................................................................................................ 253 REPORTES DISPONIBLES: .................................................................................................................... 253 1. MOVIMIENTOS CLASIFICADOS POR DEPENDENCIA: ................................................................. 255

2. MOVIMIENTOS CLASIFICADOS POR EMPLEADO: ...................................................................................... 256 3. LABOR DETALLADA CLASIFICADA POR DEPENDENCIA: ........................................................................... 256 3. LABOR DETALLADA CLASIFICADA POR DEPENDENCIA: ........................................................................... 257 4. LABOR DETALLADO CLASIFICADO POR EMPLEADO: ................................................................................ 258 5. LABOR CONSOLIDADA CLASIFICADA POR DEPENDENCIA: ....................................................................... 259 6. LABOR CONSOLIDADA CLASIFICADA POR EMPLEADO: ............................................................................ 260 7. REPORTE DE POSIBLES FALTANTES DE SALIDA (F): ................................................................................. 261 8. REPORTE DE POSIBLES FALTANTES DE ENTRADA (D):........................................................................... 261 8. REPORTE DE POSIBLES FALTANTES DE ENTRADA (D): ........................................................................... 262 9. RETARDOS: ............................................................................................................................................ 262 9. RETARDOS: ............................................................................................................................................ 263 10. TURNOS PROGRAMADOS: ..................................................................................................................... 263 10. TURNOS PROGRAMADOS: ..................................................................................................................... 264 11. AUSENTISMOS:..................................................................................................................................... 264 11. AUSENTISMOS:..................................................................................................................................... 265 12. DÍAS LABORADOS POR DEPENDENCIA:.................................................................................................. 265 12. DÍAS LABORADOS POR DEPENDENCIA:.................................................................................................. 266 13. DÍAS LABORADOS POR EMPLEADO:....................................................................................................... 266 13. DÍAS LABORADOS POR EMPLEADO:....................................................................................................... 267 14. PERMISOS TOMADOS POR EMPLEADO:.................................................................................................. 267 14. PERMISOS TOMADOS POR EMPLEADO:.................................................................................................. 268 15. TIEMPO DE PERMISO POR EMPLEADO: ................................................................................................... 268 15. TIEMPO DE PERMISO POR EMPLEADO: ................................................................................................... 269

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16. DESFASE DE LA HORA DE ENTRADA:..................................................................................................... 269 16. DESFASE DE LA HORA DE ENTRADA:..................................................................................................... 270 17. MOVIMIENTOS INVÁLIDOS: .................................................................................................................. 270 17. MOVIMIENTOS INVÁLIDOS: .................................................................................................................. 271 19. REPORTE DE AUSENCIAS JUSTIFICADAS: ............................................................................................... 271 19. REPORTE DE AUSENCIAS JUSTIFICADAS: ............................................................................................... 272 19. MOVIMIENTOS HISTÓRICO: .................................................................................................................. 273

MENU DE ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA. .................................................................................. 274 PARÁMETROS INICIALES DE CONFIGURACIÓN:.......................................................................... 275

PARÁMETROS DE INICIALIZACIÓN DE EL PORTAL MULTIUSUARIO? : ......................................................... 275 DESELECCIONAR LOS EMPLEADOS AL INICIAR:......................................................................... 275 HACER COPIA DE SEGURIDAD AL INICIAR:................................................................................... 275 INCLUIR SEGUNDOS EN LA HORA MARCADA: .............................................................................. 276

CERRAR LOS PERMISOS SEGÚN HORARIO: ................................................................................................. 276 CORREGIR SENTIDO DE LAS MARCACIONES: ............................................................................................... 276

RUTA DE EXPORTACIÓN DE DATOS POR DEFECTO ALA TERMINAR LA APLICACIÓN: ........ 277 REALIZAR CIERRE DE MOVIMIENTOS A LA FECHA ................................................................... 277 COPIA DE SEGURIDAD........................................................................................................................... 279 IMPORTAR:................................................................................................................................................. 280 EXPORTAR: ................................................................................................................................................ 280 EXPORTAR TODO: .................................................................................................................................... 280 IMPORTAR TODO:..................................................................................................................................... 280 CONFIGURACIÓN: .................................................................................................................................... 280 PROGRAMAR TURNOS........................................................................................................................... 288

Reprogramación de Turnos ................................ ................................ ................................ ........ 291 Selección de Empleados para Programación o Reprogramación de un Turno: ................................................... 291

BORRAR TURNOS EMPLEADO: ........................................................................................................... 292 BORRAR TURNO SELECCIONADO: .................................................................................................... 292 PROGRAMACIÓN DE AUSENTISMOS: ............................................................................................... 293

Selección de Empleados para Programación Ausencias justificadas ................................................................... 295 BORRAR LOS AUSENTISMOS DE TODOS: ........................................................................................ 296 BORRAR AUSENTISMOS EMPLEADO:............................................................................................... 296

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El Portal® MU: Liquidación de tiempos laborados: El control de tiempo laborado por el empleado es un punto clave dentro de la organización o empresa. La liquidación de estos tiempos y sus conceptos derivados implican el gasto e inversión de capital y recurso humano a veces en detrimento de otras áreas de la empresa. El control de tiempo es manejado con sistemas manuales de la planilla y recolección de datos por relojes mecánicos. Uno los problemas mas comunes en las empresas es el calculo de los tiempos laborados para nomina (Horas extras diurnas, nocturnas, dominicales, festivas, recargos diurnos, nocturnos, dominicales, festivos, descansos, ausentismos, etc.) En algunas empresas el registro de entrada y salida de personal es efectuado muy comúnmente por medio de planillas o relojes electromecánicos de impresión de tarjetas de cartulina. Otras empresas llevan a cabo el proceso de registro de fechas y horas de entrada y salida del personal mediante sistemas electrónicos de identificación (código de barras, huella dactilar, banda magnética, etc.) combinados con programas de liquidación de tiempo como El Portal® MU que se encargan de realizar todos los cálculos y clasificar los tiempos laborados según los conceptos legales y pasarlos a nómina de una manera automática. Las nuevas tendencias organizacionales de las empresas, exigen a su interior una automatización de los procesos en las áreas de negocios y administración, Por tal razón El Portal® MU sirve de aporte y ayuda para el mejoramiento del las diferentes áreas de la empresa y especialmente el área de recursos humanos, a través del manejo de la información por computador, la sistematización de los procesos de control de empleados y la liquidación de sus tiempos, la centralización la información, y en el apoyo el esquema técnico y logístico aplicando uno más administrativo. El Portal® MU tiene como finalidad básica, realizar el procesamiento y el ajuste de las marcaciones que realiza el personal cuando ingresa y sale de la empresa, saber casi en tiempo real si un empleado se encuentra en la empresa, realizar una liquidación de tiempos laborados, auditar y revisar los tiempos trabajados por el personal desde cualquier punto de la red de empresa y la generación del archivo plano para nomina con los tiempos laborados, sacar reportes de toda la información que maneja el sistema de una forma personalizada.

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El Portal® MU fue desarrollado bajo un esquema Cliente – Servidor manejando dos tipo de aplicación El Portal® MU Server y El Portal® MU Cliente La Unión e Integración del Software El Portal® MU se convierte en una solución para la liquidación de tiempos laborados en un proceso corto, sencillo y confiable ya que fue diseñado para alimentar cualquier sistema de nomina a través de los archivos planos generados que contienen la información de horas laboradas por cada empleado, clasificadas según los conceptos del código laboral, haciendo de esta una herramienta indispensable para el proceso de liquidación de tiempos. Módulos Opcionales: Software GenCard aplicación que permite el diseño y generación de carnes de identificación, con código de barras, para el personal. GenCards reduce sustancialmente el costo de la carnetización de sus empleados ya que usted mismo la puede realizar, utilizado los recursos ya existentes en la empresa ya el sistema permite usar papel bond común e impresoras inyección de tinta o láser.

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FICHA TECNICA EL PORTAL SERVIDOR:

El Portal Server

Característica Descripción

Sistema Operativo Windows 2000, Windows XP professional, Windows NT Y Windows 2003

Sistema de archivos NTFS Requerido por el Postgresql

Bases de Datos Postgresql versión 8.1.4

Versión del Lenguaje desarrollo Borland Delphi Versión 7.0.

Protocolo de comunicación TCP /IP -Socket

Protocolo de comunicación con dispositivos RS-232 / 422 / 485, TCP/ IP /MODEM

Dispositivos IBC-IDENTIX V-20 –VSTATION– AMANO MTX-HANPUNCH – ACU-TIME SEKKY RC- 300 / 400

Recomendados Descripción

Procesador Pentium IV a 3.0 Mhz o superior

Memoria RAM 512 Se recomienda 1024 MB

Tarjeta de red Tarjeta de red e 10 a 100 Mbps

Observaciones El portal MU Server es la aplicación que funciona como una aplicación administrativa.

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FICHA TECNICA EL PORTAL CLIENTE:

El Portal Cliente

Característica Descripción

El Portal Multiusuario® servidor Sistema Operativo

Windows 98, Windows 2000, Windows XP professional, Windows NT Y Windows 2003

Sistema de archivos FAT 32 – recomendable NTFS

Base de Datos Postgresql versión 8.1.4

Versión del Lenguaje desarrollo Borland Delphi Versión 7.0.

Protocolo de comunicación TCP /IP -Socket

Mecanismo de autenticación Servidor esbirro y TCP /IP vía Ethernet con la base de datos Postgresql

Recomendados Descripción

Procesador Pentium IV a 1.0 Mhz o superior

Memoria RAM 256 MB Se recomienda 512 MB

Tarjeta de red Tarjeta de red e 10 a 100 Mbps

Observaciones El portal MU cliente es la aplicación que corre identificándose sobre el servidor esbirro en el servidor

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ESTANDARES Y USO DEL TECLADO En este capítulo se ilustran: Punteros y funcionalidad del ratón Como manejar El Portal Multiusuario® cuando no hay ratón.

Punteros y funcionalidad del ratón La forma del puntero del ratón varia de acuerdo con su ubicación permitiendo identificar las opciones que pueden ser utilizadas para agilizar las tareas más comunes en El Portal Multiusuario® Se presenta cuando hay un menú de contexto asociado.

Uso del Teclado En esta sección se describe como usar El Portal Multiusuario® con el teclado. Las teclas que se utilizan siguen el estándar de Windows. A continuación se define la funcionalidad de las teclas involucradas en el manejo cuando no hay ratón. Tecla Función Tab Selecciona el siguiente elemento de la ventana

Esc Cancela la ultima operación realizada

Enter Equivale a hacer click sobre el elemento seleccionado Barra Espaciadora equivale a hacer click sobre el elemento seleccionado

U Despliega el menú contextual Si hay

Delete En las cajas de edición borra el texto seleccionado el carácter siguiente al cursor

Insert En las cuadriculas inserta un registro nuevo

Page Down En las cuadriculas desplaza el cursor una pagina abajo

Ctrl Delete Elimina el registro seleccionado en una cuadricula

Alt + a Despliega la lista en los cuadros de selección

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DEFINICION DE BASES DE DATOS BASICAS En este menú de opciones se tienen las opciones para registrar o definir las bases de datos básicas y definición de planos para interfase. La definición de datos son los procesos de registro inicial y cargue de la base de datos y es la primera labor que se debe realizar al empezar a utilizar El Portal Multiusuario®. A continuación mencionamos las opciones aquí nombradas.

Definiciones: Definición Dependencias Definición Actividades de trabajo Definición Grupo Horarios Definición Esquemas de liquidación Definición Tipos de ausentismos Definición Tipos de permiso Definición Empleados Definición identificadores o tarjetas del empleado Definición Calendario de festivos Definición Planos de nomina Definición Esquemas de exportación Definición Planos de permisos

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DEFINICION DE DEPENDENCIAS

Las dependencias son el nivel superior de agrupamiento y clasificación de empleados dentro de la empresa, La Dependencia agrupa al empleado por centro de costo. Para modificar la información de dependencias debe usarse la forma Definición de Dependencias. Para registrar una dependencia se debe tener un código menor o igual a 40 caracteres y una descripción o equivalencia menor o igual a 80 caracteres. La definición de dependencias tiene dos carpetas, La primer carpeta para definición de los datos básicos de la dependencia en forma de ficha y la segunda, la navegación por todas las dependencias registradas en la base de datos.

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La grilla de navegación por las dependencias muestra todas las dependencias registradas y el número total que existen en la base de datos. La grilla de navegación puede ser ordenada alfabéticamente en orden ascendente al dar clic sobre el titulo de la columna por la cual el usuario necesite ordenar.

Al iniciar la forma de definición de dependencias en la opción ventana de menú principal aparece una opción con la cual puede abrir la definición de dependencias, teniendo abierta otra forma.

El Icono de la lupa, al dar clic sobre este botón se puede buscar por dos criterios, por código de la dependencia y por descripción o nombre de la dependencia.

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Dialogo de búsqueda secuencial para ubicar el nombre o el código de una dependencia en la ficha de definición de dependencias ó en la grilla de navegación por las dependencias almacenadas en la base de datos. Si la opción de búsqueda, es la descripción de la dependencia, se debe seleccionar la opción, Descripción, luego se digita en la caja de texto a buscar el nombre o parte del mismo nombre de la dependencia a buscar, luego se presiona el botón de buscar. En la grafica Vemos un ejemplo de una búsqueda. Al ver la carpeta de definición de dependencias en la parte superior de las cajas de texto de los campos que son obligatorios, es decir, Campos que son

necesarios para registrar una dependencia, aparece el símbolo ( * )

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DEFINICION DE ACTIVIDADES DE TRABAJO

En esta forma se definen las actividades asociadas a los empleados registrados en El Portal Multiusuario®. Cada empleado debe tener una actividad asignada, el código de la actividad es de diez caracteres y su nombre de treinta. La actividades en El Portal Multiusuario® cumplen la función de agrupar los empleados por el nombre o código de la actividad, permitiendo seleccionar grupos de empleados por este atributo al momento de liquidar el tiempo laborado. La actividad le permite al usuario agrupar los empleados por la actividad o labor, por defecto este campo es “normal”. Ej.: el usuario puede crear actividad Temporales, Actividad SENA, y al momento de

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liquidar escoger cualquiera de estas anteriormente creadas y liquidar el tiempo de los empleados que estén agrupados por esta actividad. La grilla de navegación por las Actividades muestra todas las actividades registradas y el número total que existen en la base de datos. La grilla de navegación puede ser ordenada alfabéticamente en orden ascendente, al dar clic sobre el titulo de la columna por la cual el usuario necesite ordenar.

Al iniciar la forma de definición de actividades en la opción ventana de menú principal aparece una opción con la cual puede abrir la definición de actividades, teniendo abierta otra forma en este caso la de dependencias.

El Icono de la lupa, al dar clic sobre este botón se puede buscar por dos criterios, por código de la Actividad y por Nombre de la Actividad. El Dialogo de búsqueda secuencial sirve para

ubicar el nombre o el código de una actividad en la ficha de definición de

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actividades ó en la grilla de navegación por las actividades almacenadas en la base de datos. Para este caso vemos la búsqueda en ficha de la actividad. Si la opción de búsqueda de la actividad, es el nombre, se debe seleccionar la opción Nombre, luego se digita en la caja de texto a buscar el nombre o parte del nombre de la actividad, luego presiona el botón de buscar. En la grafica Vemos un ejemplo de una búsqueda.

Al ver la carpeta de definición de actividades en la parte superior de las cajas de texto de los campos que son obligatorios, es decir, Campos que son

necesarios para registrar una Actividad, aparece el símbolo ( * )

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DEFINICION DE GRUPOS HORARIOS En esta forma se definen los Grupos Horarios, que son la agrupación de varios horarios en los cuales labora un empleado. Este atributo del empleado permite al El Portal Multiusuario® agrupar los horarios que realiza el empleado y los que están disponibles para El Portal Multiusuario® al momento de hacer la asignación automática de turnos de acuerdo a la marcación del empleado. Al ver la carpeta de definición de Grupos Horarios en la parte superior de las cajas de texto de los campos que son obligatorios, es decir, Campos que son necesarios para registrar un Grupo horario,

aparece el símbolo ( * )

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Los atributos para registrar un grupo Horario son : El código: equivale al ID o identificador del grupo horario. Nombre: Equivale a la descripción o nombre que se le da al grupo horario Empresa: Equivale a la organización o empresa que esta registrada en El Portal Multiusuario®, inicialmente este atributo estará inhabilitado para digitar en las cajas de texto, aparecerá por defecto el que el usuario haya registrado al instalar la versión multiusuario de El Portal®. Modo de asignación: Equivale a la forma en que El Portal Multiusuario® le asignará los horarios al empleado. Inicialmente será Modo de asignación automática, que es equivalente a la asignación automática de turnos de la que ya tiene conocimiento el usuario, en versiones anteriores de El Portal Multiusuario® . De igual forma en la definición de grupos horarios, se cuenta con la búsqueda y la opción ventana ya nombrada en la parte inicial de este manual, por lo cual no haremos referencia aquí.

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DEFINICION DE HORARIOS Las horarios son los turnos o jornadas de trabajo de los empleados, definidos en un lapso máximo de una semana, los horarios de trabajo se asocian a la liquidación fija en El Portal Multiusuario®, cada horario que realice el empleado dentro de la empresa debe ser definido o el equivalente en El Portal Multiusuario® . Para la definición de horarios se tienen tres carpetas en esta forma distribuidas así: 1. Vista de Horario 2. Definición de parámetros de liquidación para cada horario. 3. Herramientas de copia de horarios.

1. Vista del Horario Para visualizar un horario registrado en la base de datos se debe seleccionar de las listas se selección, la empresa, el grupo horario y luego selecciona el horario. Al seleccionar la empresa de la lista, se mostrara en la selección de grupos horarios la lista de los grupos horarios de esta empresa, así también al seleccionar un grupo horario de la lista de grupos horarios se mostrara todos los horarios asociado este grupo horario en la lista de horarios. Cuando el usuario selecciona de la lista de horarios un horario, en la cuadricula de vista de horario se visualizara gráficamente mediante colores el horario registrado. Por defecto para visualización y navegación sobre la vista de

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horario, el botón de visualización normal de la paleta de herramientas estará presionado, y la visualización del horario se hará en horas. Al mover el cursor sobre la grilla del horario, este mostrará el icono de navegación normal y en la herramienta de visualización de horario se reflejara las jornada definidas, para cada día referenciado en la cuadricula de definición de horario donde este el cursor.

Esta herramienta le sirve para saber Día inicial – Día final de cada jornada, Hora inicial – Hora final, el tipo de labor y el numero de horas. Para saber el numero de horas total de todo el horario definido, se puede visualizar en la parte superior derecha de la cuadricula de visualización de horario.

Registrar un nuevo Horario

Para adicionar un horario se debe seleccionar la empresa de la lista de empresas, el grupo horario, al cual se va asociar de las lista de grupos horarios y luego se presiona clic derecho del ratón, sobre la lista de horarios se selecciona del menú la opción “Adicionar Horario”.

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Para adicionar un horario se debe tener un identificador (código del horario) de un máximo 15 caracteres y una descripción o nombre de un máximo de 30 caracteres y se registran en la forma de nuevo horario. Es esta forma se digita el código y el nombre del horario, luego se presiona el botón aceptar, para quedar de nuevo en la forma de definición de horario. Tanto el código como el nombre del horario no podrán cambiar una vez presionado el botón “Aceptar”.

Cursores usados en esta forma

Cursor de borrado Cursor de navegación normal

Cursor de break no remunerado Cursor de día de descanso

Cursor de borrar selección

Cursor de menú lista de selección

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Cursor de jornada normal Para registrar un nuevo horario se cuenta con un paleta de botones al lado derecho de la cuadricula de visualización de horario, a continuación explicamos la utilidad de cada uno de ellos.

Selección Normal: Cuando esta seleccionada esta herramienta el visor de inicio y fin de jornadas visualiza los días y horas de inicio y fin de la jornada sobre

la cual este posicionado el cursor del ratón, modo de navegación.

Adición de jornada normal Para adicionar una jornada de trabajo normal a el horario activo: Seleccione la herramienta “Jornada Normal” en la paleta que encuentra en la parte derecha de la carpeta, luego defina en la

cuadricula del horario la hora de inicio haciendo click sobre la celda asociada al día y hora deseado, por ultimo haga click sobre la celda que define el día y hora final de la jornada normal en definición. Observe que al seleccionar la herramienta mencionada, el cursor del ratón toma la misma forma, Cursor de jornada normal, la flecha que se encuentra en la parte superior del casco es el señalador o flecha del cursor que indica la posición donde se hace el click.

Adición de Break Remunerado: Los Breaks remunerados permiten definir espacios de tiempo durante los cuales el empleado puede salir de la empresa sin que se genere

un descuento. Para adicionar un Break Remunerado: Seleccione la herramienta “Break Remunerado” en la paleta que encuentra en la parte derecha de la carpeta, luego defina en la cuadricula del horario (Dentro de la jornada normal) la hora de inicio haciendo click sobre la celda asociada al día y hora deseado, por ultimo haga click sobre la celda que define el día y hora final del Break Remunerado en definición. Los Breaks solo se pueden definir dentro de una jornada de labor Normal.

Adición de Break Remunerable extra: Los Breaks remunerable extra permiten definir espacios de tiempo durante los cuales el empleado puede tener un tiempo de descanso En la jornada, que si lo trabaja, el tiempo allí laborado se le suma al

numero de extras total generadas por el empleado. Seleccione la herramienta “Break Remunerable extra” en la paleta que encuentra en la parte derecha de la carpeta, luego defina en la cuadricula del horario (Dentro de la jornada

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normal) la hora de inicio haciendo click sobre la celda asociada al día y hora deseada, por ultimo haga click sobre la celda que define el día y hora final del Break Remunerable extra en definición.

Adición de Break No Remunerado: Los Breaks no remunerados permiten definir espacios de tiempo que no son liquidados como laborados, de esta forma este tiempo no se paga este o no este laborando el empleado en ese momento. En

general corresponden a descuentos de labor. Para adicionar un Break No Remunerado: Seleccione la herramienta “Break No Remunerado” en la paleta que encuentra en la parte derecha de la carpeta, luego defina en la cuadricula del horario (Dentro de la jornada normal) la hora de inicio haciendo click sobre la celda asociada al día y hora deseado, por ultimo haga click sobre la celda que define el día y hora final del Break No Remunerado en definición. Los Breaks solo se pueden definir dentro de una jornada de labor Normal.

Adición de Descansos: Los descansos permiten definir espacios de tiempo durante los cuales las marcaciones realizadas serán liquidadas en dos Conceptos

especiales llamados Horas Diurnas en Día de Descanso y Horas Nocturnas en Día de Descanso, los cuales corresponden legalmente a los compensatorios. Para adicionar un Descanso: Seleccione la herramienta “Descanso” en la paleta que encuentra en la parte derecha de la carpeta, luego defina en la cuadricula del horario la hora de inicio haciendo click sobre la celda asociada al día y hora deseado, por ultimo haga click sobre la celda que define el día y hora final del Descanso en definición.

Eliminación: Para eliminar cualquier tipo de jornada seleccione la herramienta de eliminación y haga click sobre la jornada que desea Eliminar Tenga presente que al eliminar un break El Portal Multiusuario® convierte

el tiempo asociado a este en jornada laboral normal. Nota: Es importante tener en cuenta que para adicionar un break remunerado, break remunerable extra o un break no remunerado debe existir una jornada laboral aplicada anteriormente en ese horario. Para la visualización del horario dentro de la cuadricula de definición de horarios se tiene una convención de colores de acuerdo al tipo de labor que se este definiendo, esta visualización se puede observar el la gráfica.

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Esta convención de colores puede ser modificada por el usuario, si así lo desea y al hacer Doble click sobre cada color del cuadro de convenciones, seleccionando el color de la paleta de colores estándar de Windows. Al dar click en aceptar, el color seleccionado quedara por defecto para la labor que se haya seleccionado y el la cuadricula de definición de horario cambiara el color según la selección escogida por el usuario. La visualización y definición de horario permite definir horarios a minuto, permitiendo al usuario definir una variedad de horarios con diferencia de un minuto entre horario y horario, por ejemplo el usuario puede definir un horario que no empiecen en horas exactas. EJ. El usuario puede definir un horario que empiece a las 7:35 AM y termine a las 15:40 PM.

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Cada que se seleccione una opción del cuadro de fracciones de visualización en minutos, el horario cambiara a este tipo de definición. Para visualización de 15 minutos hasta una hora cada ralla equivale a un minuto. Si se quiere definir ya sea en minutos, cuartos, medias horas ó horas completas, el usuario igualmente debe escoger la opción del cuadro de selección de fracciones, según la opción escogida. Visualización de la cuadricula de la vista de horario en minutos

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La definición del día esta asociada al horario y podrá ser modificada para cada horario en particular. En la definición del día en la columna “Horas” se cuentan con dos iconos que representa la visualización del horario diurno y del horario nocturno, el icono del sol representa el horario diurno y el icono de la luna representa el horario nocturno. Para cambiar esta definición el usuario debe seleccionar el fin del horario diurno ó el inicio del horario diurno dando click derecho sobre la grilla y estando en la columna de horas e inmediatamente después se visualizara el menú o lista de selección las opciones para definición del día. Una vez cambiada las celdas seleccionadas quedaran con el icono de acuerdo a la selección. Nota: La definición del horario es inherente al horario activo y por defecto aparece desde la 06:00:00 AM hasta 17:59:59 como horario diurno y nocturno desde la 18:00:00 hasta las 05:59:59 AM para cada horario. Para cambiar esta definición se debe cambiar la definición del día a cada horario definido de acuerdo a la política de la empresa.

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2. Parámetros de Liquidación Los parámetros de Liquidación: Permiten definir los diferentes variables de liquidación para cada horario activo y equivalen al los parámetros que se tendrán en cuenta para cada horario al momento de liquidar las marcaciones de un empleado, que tenga asignado este horario. Los parámetros de liquidación que se definen para cada horario son los siguientes: Tiempos de gracia Liquidación Horas Extras Factores de aproximación Liquidación de labor Liquidación de festivos Liquidación de tiempo adicional.

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1. Tiempos De Gracia Los tiempos de gracia definen el tiempo (En minutos) que El Portal Multiusuario® utiliza para ajustar la hora de entrada y la hora de salida de acuerdo a una marcación de entrada y salida del empleado para que no se generen valores de extras; ni valores de descuento. Los tiempos de gracia se definen en los siguientes parámetros Que corresponden a lo siguiente: Tiempo de Gracia Antes de Entrar (T.G.A.E.): Tiempo, en minutos, antes de la hora de inicio de la jornada durante el cual las marcaciones registradas no generan tiempo extra ya que serán liquidadas como si se hubieran registrado a la hora de inicio de la Jornada. Tiempo de Gracia Después de Entrar (T.G.D.E.): Tiempo, en minutos, después de la hora de inicio de la jornada durante el cual las marcaciones registradas no generan tiempo de descuento ya que serán liquidadas como si se hubieran registrado a la hora de inicio de la Jornada.. Tiempo de Gracia Antes de Salir (T.G.A.S.): Tiempo, en minutos, antes de la hora de fin de la jornada durante el cual las marcaciones registradas no generan tiempo de descuento ya que serán liquidadas como si se hubieran registrado a la hora de fin de la Jornada. Tiempo de Gracia Después de Salir (T.G.D.S.): Tiempo, en minutos, después de la hora de fin de la jornada durante el cual las marcaciones registradas no generan tiempo extra ya que serán liquidadas como si se hubieran registrado a la hora de fin de la Jornada.

Tiempos de Gracia

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NOTA: Los tiempos de gracia son aplicados por El Portal Multiusuario® únicamente durante el Preproceso.

2. Liquidación Horas Extras Indica si se liquidan o no tiempos extra y si se liquidan cual es el máximo de extras diario que se liquidan. Tenga presente que si se definen 4 horas extras máximo El Portal Multiusuario® desechara el resto de extras generadas.

3. Factores De Aproximación Estos son los parámetros que definen los lapsos de tiempo antes y después de la jornada que se utilizar para aproximar la marcación de un empleado a un horario definido en la base de datos que este asociado a un grupo horario en la definición de cada empleado. Los factores de aproximación los utiliza El Portal Multiusuario® para realizar la asignación automática de turnos. Para que El Portal Multiusuario® realice la asignación automática de turnos estos parámetros se deben configurar a cada horario y teniendo en cuenta la diferencia de horas que exista entre cada horario del grupo horario que tenga asociado el empleado, adema el empleado debe tener en campo horario el parámetros por defecto “Sin Asignar”

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4. Liquidación De Labor El Portal Multiusuario® ofrece dos tipos de liquidación de labor que serán explicados a continuación: Liquidación Según Tiempo Trabajado: En este esquema de liquidación ,las horas extras se empiezan a liquidar desde el momento en que el empleado ha completado la jornada de trabajo definida en el horario. Los descuentos corresponden al tiempo que le falto al empleado para completar la jornada laboral definida. Liquidación Según Horario de Trabajo: En este esquema de liquidación las horas extras corresponden al tiempo que laboro el empleado por fuera de la definición de la jornada. Los descuentos corresponden al tiempo que el empleado no laboro dentro de la jornada definida.

5. Liquidación De Festivos El Portal Multiusuario® ofrece dos tipos de liquidación de labor en día festivo, que serán explicados a continuación: Liquidación Festivos Según el Horario del Día: En este esquema los días festivos se liquidan con base en la definición del horario asociado al día de

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la semana en que cayó el festivo, es decir si fue lunes como indique el horario del lunes, si fue martes como martes y así sucesivamente. Liquidación Festivos Según el Horario Festivo: Cuando se selecciona este esquema aparece una nueva columna en la definición del horario con el nombre “Festivo” en esta columna se debe definir el horario de trabajo aplicable para todo día festivo que se liquide.

6. Liquidación De Tiempo Adicional El parámetro de liquidar tiempo adicional permite definir el tiempo que se trabaje adicional y no se pague como concepto de horas extras pueda ser acumulado en la liquidación en tres conceptos así: Liquida tiempo adicional diurno, liquida tiempo adicional nocturno y liquida tiempo adicional festivo.

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Modificación y configuración de los parámetros del horario “Sin Asignar”. Con el fin de manejar el tiempo extras cuando el horario queda “Sin Asignar” se permite cambiar de este horario que se crea por defecto en el portal los siguientes parámetros y pueda permitir liquidar los movimientos que estén con este horario sin ningún problema. Definición del dia para el horario sin asignar. Se permite cambiar la definición del día desde este horario y poder configurar hasta que hora es diurno o hasta que hora es nocturno. Definición de las horas extras y el valor máximo de extras. Permite configurar o cambiar el valor por defecto de horas extras para el horario sin asignar y que al momento de liquidar tiempo extra liquide todos los valores de extras laborados por el empleado. Nota: los demás valores no se pueden modificar, por lo tanto se inhabilita la paleta de herramientas para visualización del horario. Esto aplica para el horario sin asignar de cada grupo horario definido en el portal.

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Carpeta de herramientas: La carpeta de herramientas permite la copia de horarios de un grupo horario a otro grupo horario. Esto le ayuda a ahorrar tiempo al definir los horarios, ya que se definen los horarios para un grupo horario y luego los replica o copia en los otros grupos horarios que necesite. En la carpeta de herramientas en la lista de empresas seleccionadas aparecen por defecto la empresa que se haya seleccionado en la lista selección de empresa y en la lista de selección de grupos horarios se listaran todos los grupos horarios asociados a esta empresa. Si selecciona un grupo horario en la lista de horarios disponibles se listan todo los horarios disponibles asociados a este grupo horario. Para copiar se da doble click sobre la lista de selección de disponible y cada selección se adicionará a la lista de seleccionadas. Para copiar los horarios se da click el botón de “Copiar Horarios”

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Para realizar la actualización en memoria y en bases de datos de los cambios realizados a los horarios registrados se pulsa sobre el botón “Actualizar BD”. Para realizar actualización en memoria y bases de datos de los cambios realizados a los horarios se pulsa sobre el botón Aceptar, inmediatamente se actualizaran los horarios y se saldrá de la forma de definición de horarios. Para cancelar los últimos cambios realizados a los horarios registrados en la base de datos se da click sobre el botón de cancelar Al presionar el botón “Aceptar” o “Actualizar BD” se inicia un proceso de actualización en memoria y en bases de datos, se puede visualizar la actualización mediante una forma de progreso. Al presionar el botón de cancelar se muestra una forma de dialogo donde se pregunta “Si Esta seguro que desea ignorar los cambios ?”; Si el usuario aplica sobre “Si” se ignoran los cambios y se sale de la forma de definición de horarios; si se aplica sobre “No” se inicia el proceso de actualización de las bases de datos y se mostrara la forma de progreso

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Antes De Definir Una Jornada Laboral: Antes de definir el horario para una jornada laboral se debe tener en cuenta: Defina primero todo el rango total de horas a laborar antes de adicionar cualquier tipo de break, nunca se debe partir una Jornada excepto con un break. Evalúe antes de incluir un break, si el seleccionado aplica con El objetivo buscado. Mantenga visible la herramienta para verificar la posición del cursor para confirmar si la jornada de trabajo definida está correcta. Evalúe que los factores de aproximación antes de entrar y después de salir a seleccionar no interfieren de ninguna forma con la funcionalidad de asignación automática de Turnos de El Portal Multiusuario®. Recuerde que de una buena configuración de los factores de aproximación , depende la asignación automática de horarios que El Portal Multiusuario® haga a los movimientos de entrada y salida de cada empleado, esto es bien clave. Evalúe el tipo de liquidación provista por El Portal Multiusuario® antes de Seleccionarlo: Liquidar labor según TIEMPO TRABAJADO Liquidar labor según ELHORARIO DE TRABAJO Liquidar festivos según HORARIO FESTIVO Liquidar festivos según HORARIO DEL DIA

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DEFINICION DE ESQUEMAS DE LIQUIDACION Con la implementación de los esquemas de liquidación se busca flexibilizar la forma de liquidar, y sobre todo para el control de tiempos laborados El Portal Multiusuario® este de acuerdo con los cambios en la Reforma Laboral Colombiana, ley 789 de 2002.

Que es un Esquema de Liquidación? Un esquema de liquidación es una nueva forma de liquidar el tiempo laborado de un empleado durante un periodo determinado de tiempo (Semana | 7 días, Quincena |14 días). Con la gran ventaja de que el empleado no tiene la restricción de cumplir su labor en un horario definido, sino que puede cumplir su labor en lapsos de tiempo durante el día o semana, este tiempo se liquidara según los parámetros definidos en la definición de cada esquema. Esta forma de liquidar va asociada al tiempo que debe laborar el empleado en el día ó en la semana.

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Los esquemas de liquidación son la definición de cómo se va a liquidar a cierta cantidad de empleados en un lapso de tiempo semanal (7 días) para los cuales se definen los siguientes parámetros: Código del Esquema de Liquidación. Nombre del Esquema de Liquidación. Empresa del Esquema Periodo de Liquidación. Número de Horas que debe Laborar en una Semana. Número de Días de labor en la Semana. Número de Minutos de Break no Remunerado por Día. Inicio Diurno Campos de un Esquema de Liquidación: Nombre Del Esquema De Liquidación: Este campo es el que identifica al esquema de liquidación con el nombre que el usuario le defina. Código del Esquema de Liquidación: Código de identificación del esquema de liquidación o ID identificador Empresa: Equivale a nit del la empresa que este registrada al instalar El Portal Multiusuario® Periodo De Liquidación: Este campo solamente se podrá definir como semanal y quincenal representa la cantidad de semanas que se liquidaran con el esquema de liquidación ejemplo: Teniendo en cuenta que una semana consta de 7 días de Lunes a Domingo y la liquidación es semana a semana.

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Liquidar Festivos: La lista desplegable muestra la definición del esquema de liquidación de cómo se liquidara el día festivo. Ordinario o extra. Si se define según Ordinario: El tiempo de liquidación se liquida dentro de la jornada definida por el usuario y las horas se tomaran festivas diurnas o festivas nocturnas según sea el caso como las haya laborado el empleado. Si se define según Extra: El tiempo de liquidación se liquida aparte de la jornada definida por el usuario y las horas se tomaran Extras festivas diurnas o Extras festivas nocturnas según sea el caso como las haya laborado el empleado Número De Horas Que Debe Laborar En Una Semana: Este campo equivale al numero de horas de jornada que labora el empleado en una semana.. Días De Labor: Este campo es calculado automáticamente por El Portal Multiusuario® y equivale 6 días de labor. Número De Minutos De Break No Remunerado Por Día: Este Campo es calculado automáticamente por El Portal Multiusuario® y el equivale al numero de días con labor máxima mayor que cero sin incluir el día festivo.

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Número Máximo de Extras a Liquidar por Semana: Este campo representa el número máximo de horas extras que se la liquidaran a un empleado semanalmente. Esto aplica para la liquidación siempre y cuando el usuario allá seleccionado previamente liquidar extras por semana en el esquema de liquidación Navegar por los esquemas de liquidación: La grilla de navegación por los Esquemas de liquidación muestra todos los Esquemas de liquidación registrados y el número total que existen en la base de datos. La grilla de navegación puede ser ordenada alfabéticamente en orden ascendente, al dar clic sobre el titulo de la columna por la cual el usuario necesite ordenar.

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Al iniciar la forma de definición de esquemas de liquidación en la opción ventana de menú principal aparece una opción con la cual puede abrir la definición de Esquemas de liquidación, teniendo abierta otra forma. El Icono de la lupa, al dar clic sobre este botón se puede buscar por dos criterios, por código del esquema de liquidación y por descripción o nombre del esquema de liquidación.

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Mensajes de Excepción de esta forma Estos mensajes son los errores capturados y controlados por El Portal Multiusuario®. Este Mensaje de Error es capturado por El Portal Multiusuario® y mostrado en pantalla en el momento el usuario desea registrar un esquema de liquidación existente. Este mensaje es capturado por El Portal Multiusuario® en el momento en el cual el usuario a borrado un esquema de liquidación, indica que todos los empleados que estaban asociados al esquema de liquidación borrado quedaran asociados al esquema de liquidación fijo. Este mensaje es capturado y mostrado en pantalla por El Portal Multiusuario® en el momento en el cual el usuario: digita un valor mayor que rango por defecto del día. Esto para los campos Máximo de horas por día lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado, Domingo y Festivo.

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TIPOS DE AUSENTISMOS Los tipos de ausentismos son todas las o faltantes de labor ó ausencias justificadas, que sobrepasen mas de un dia o una jornada de trabajo, de las que se tengan identificadas en la empresa por ejemplo: Ausencia por maternidad. Ausencia por capacitación, etc. Para definir un tipo de ausentismos se debe tener los siguientes atributos: Código: un identificador de un máximo de 15 caracteres, que equivale al código de la ausencia para el sistema El Portal Multiusuario. Descripción: De un máximo de de 30 caracteres, que equivale al nombre o descripción con que se define esta ausencia. Concepto En Nomina: Equivale a un identificador alfanumérico, igual al código correspondiente en la definición del paqueta o aplicación de nomina. Tipo De Ausencia Remunerada: Define si la ausencia que se esta definiendo es remunerada o no, para hacerla remunerad dar click sobre el cuadrito en blanco y así chequear este valor. Tiempo A Remunerar: Equivale al tiempo en horas que se va a remunerar de la ausencia que se esta definiendo.

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La grilla de navegación por lo tipos de ausencias justificadas muestra todos los tipos de ausencias registradas y el número total que existen en la base de datos. La grilla de navegación puede ser ordenada alfabéticamente en orden ascendente al dar clic sobre el titulo de la columna por la cual el usuario necesite ordenar. Al iniciar la forma de definición tipos de ausencias justificadas en la opción ventana de menú principal aparece una opción con la cual puede abrir la definición de tipos de ausencias justificada, teniendo abierta otra forma.

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El Icono de la lupa, al dar clic sobre este botón se puede buscar por dos criterios, por código del tipo de ausentismos y por descripción o nombre del tipo de ausentismo. En la carpeta de navegación por los tipos de ausencias justificadas se puede ver todos los tipos definidos y el número total.

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TIPOS DE PERMISOS

Los tipos de permisos son la descripción de los permisos o ausencias cortas durante la labor de trabajo normal y que no sobrepasen un día o una jornada de trabajo, se registran los que mas se presentan en la empresa. En esta carpeta se visualizan y definen los tipos de permiso requeridos. Todo permiso registrado por los empleados esta asociado con uno de los tipos aquí definidos.

Información Asociada a los Tipos de Permiso: Cada tipo de permiso registrado contiene la siguiente información: Código: un identificador de un máximo de 15 caracteres, será asociado a cada permiso o registró según el código de la tarjeta

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Descripción: Este campo contiene una descripción general del permiso, su propósito es informativo realmente. Para definir un tipo de permiso se debe tener y una descripción de un máximo de de 30 caracteres. Empresa: equivale a la empresa o nombre de la compañía que se registro al inicio al instalar El Portal Multiusuario® . Código de la Tarjeta: El valor de este campo es el que identifica el tipo de permiso, cuando El Portal Multiusuario® recibe una marcación de tarjeta de permiso. El código de barras impreso en los carnés de permiso corresponde al valor de este campo. Permiso Remunerado: Este campo tiene dos posibles valores S o N, el valor defecto “S” indica que los tiempos generados en este tipo de permiso son remunerados y por tanto se cargan como tiempo laborado normal en el momento de liquidar los tiempos laborados para nomina; en caso contrario no se cargan los tiempos generados bajo este tipo de permiso. Autorizado por defecto: Este campo es de auditoria, sirve para definir si los permisos se autorizan desde su creación o se autorizan al momento de revisar los permisos generados por el empleado en liquidación de permisos. Duración Máxima: Este campo indica cuanto tiempo esta el empleado en permiso sin que genere descuento después, de este tiempo es utilizado para

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hacer el cierre automático de los permisos, cuyo inicio o fin no son registrados por el empleado, el cierre la hace con el inicio o fin del horario Al recibir la siguiente marcación del empleado. Concepto en nomina: este atributo equivale al nombre del concepto relacionado en la nomina correspondiente que posea la empresa. Ej. Si la nomina el concepto de Licencia por maternidad es Ej.: PER111 este Código debe ser el que se adicione en concepto en nomina.

Imprimir Carnés de Permisos El generador de carnés de El Portal Multiusuario®, a partir de la versión WinX es tan completo que se ha creado un manual para su uso. Por favor referirse a dicho manual. Para imprimir un carne se debe seleccionar la opción del menú definiciones “Utilidad” / “Impresión de carnes de permiso” Procedimiento de registro de permisos en el portal multiusuario: Existe tres tipos de permisos identificados en el portal multiusuario, para graficarlos usaremos las siguientes convenciones. Grafica siguiente 1 caso: El empleado se va y regresa en el tiempo de la jornada. El empleado llega y labora un tiempo, luego sale de permiso, pasando el carnet de permiso y luego el carnet personal, al regresar del permiso hace el mismo procedimiento "pasando el carnet de permiso y luego el carnet personal" labora un tiempo y sale registrando su marcación con el carnet personal.

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2 caso: El empleado se va y no vuelve. El empleado llega y labora un tiempo, luego sale de permiso, pasando el carnet de permiso y luego el carnet personal, pero no regresa. El portal cierra el permiso por la hora de defecto con que esta parametrizado en el programa. Se recomienda que para que se cierre con el tiempo exacto de la hora fin del turno, el empleado deje el carnet con el celador y que este a la hora de finalizar el turno pase el carnet de permiso y luego el carnet personal, unos minutos después realice una marcación con el carnet personal solamente.

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3 caso: El empleado viene de permiso. El empleado llega tarde (después de la hora de inicio del Turno) por que viene de un permiso, debe registrar el carnet de permiso y luego el carnet personal, labora un tiempo y al final de su jornada, marca su carnet personal solamente. El Portal toma la hora de inicio del permiso restando el tiempo por defecto con el que esta parametrizado en el software a la hora de marcación de la llegada del permiso ó si esta configurado en parámetros iniciales como cerrar los permisos según horario lo cierra a la hora de inicio del horario. El manejo de los permisos necesita una capacitación del usuario o empleado sobre como marcar o timbrar los permisos para que sea de una forma más eficiente. En la versión multiusuario se validaron las posibles inconsistencias de marcación de permisos y el sistema la corrige y la vuelve consistente en los siguientes casos: Para las graficas siguientes se tendrán los siguientes convenciones ( ver grafica siguiente)

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Casos de manejo de permisos en la misma jornada: Caso A: Este caso es le caso normal del permiso tipo uno y el procedimiento correcto como lo debería hacer el empleado. Caso B: Este caso el empleado ingresa a laborar su jornada pasa su tarjeta al entrar, pide un permiso A y pasa su carne de permiso y luego el carnet de permiso A al regresar olvida pasar el carnet del permiso a y pasa su tarjeta y sigue su jornada hasta que finaliza y pasa tu tarjeta para salir. En este caso el portal cierra el permiso A con la marcación del empleado según el grafico donde esta el circulo punteado. Caso C: Este caso el empleado ingresa a laborar su jornada pasa su a tarjeta al entrar, pide un permiso A y pasa su carne o tarjeta personal y olvida pasar la tarjeta de permiso, al regresar pasa la tarjeta de permiso y luego su tarjeta personal y sigue su jornada hasta finalizar y termina y pasa su tarjeta personal. En este caso el portal le abre el permiso A con la marcación antes del permiso, en la grafica la que esta antes del circulo punteado.

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Caso D: El empleado abre un permiso A y al cerrarlo lo cierra con un permiso B, en este caso el portal le cierra el permiso con el permiso A que inicialmente abrió. Para las graficas siguientes se tendrán los siguientes convenciones( ver grafica siguiente) Caso A: Este es el caso normal y correcto para realizar un permiso tipo 2. Caso B: En este caso el empleado tiene un permiso tipo 2 el primer día y al día siguiente tiene otro permiso, pero este permiso es tipo 3. En tres caso el portal le cierra el permiso tipo 2 y le abre el permiso tipo 3 al día siguiente.

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Caso C: Para este caso es similar al caso B pero con diferentes permisos, el empleado saca un permiso A tipo 2 el primer día y al día siguiente un permiso B tipo 3. En este caso el portal le cierra el permiso tipo A y al día siguiente le abre el permiso tipo B Caso D: Este caso normal para realizar un permiso tipo 3 y es la forma correcta de realizarlo. La grilla de navegación por lo tipos de permisos muestra todos los tipos de permisos registradas y el número total que existen en la base de datos. La grilla de navegación puede ser ordenada alfabéticamente en orden ascendente al dar clic sobre el titulo de la columna por la cual el usuario necesite ordenar. Al iniciar la forma de definición tipos de permisos en la opción ventana de menú principal aparece una opción con la cual puede abrir la definición de tipos de permisos, teniendo abierta otra forma. El Icono de la lupa, al dar clic sobre este botón se puede buscar por dos criterios, por código del tipo de permisos y por descripción o nombre del tipo de permiso.

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INFORMACIÓN DE EMPLEADOS

Esta forma provee la funcionalidad para administrar la información concerniente a los empleados. En ella se puede modificar, eliminar e insertar registros en la base de datos de empleados.

Modificación de la información de un empleado Si se desea actualizar la información de un empleado existente se recomienda seguir los siguientes pasos: 1. ubicarse en datos de empleado ó en datos adicionales, Seleccione el empleados que desea modificar, el campo que desea modificar. Al

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seleccionarlo, la celda asociada queda habilitada para edición. Otra forma de hacerlo en dar click sobre el botón del navegador de edición, el icono del triangulo. 2 haga click con el ratón o digite allí la información que va a cambiar 3. Modifique el valor del campo. 4. Presione el botón “Actualizar” de la barra de navegación o simplemente seleccione otro empleado. el valor del campo “CedulaE”, El Portal Multiusuario® no es modificable por tratarse de la clave primaria.

Atributos los empleados o Datos Básicos empleado: En la carpeta de datos del empleado se visualiza con un ficha para una mejor visualización de los datos, se pueden agregar los siguientes atributos a las cajas de texto, alguna cajas son listas de selección, registradas con la información de las bases de datos básicas antes vistas. Cedula: Equivale al documento de identificación del empleado, es un campo obligatorio y se puede usar como identificador en el código de barras del carne del empleado. Nombre: Equivale al nombre y apellido del empleado, es un campo de tipo obligatorio. Situación: equivale a la condición en que se encuentra el empleado, es decir, para El Portal Multiusuario® existen dos situaciones en la que se puede encontrar un empleado, por defecto es “Activo”. Activo: Todo empleado que este registrado en El Portal Multiusuario® y del que se reciban marcaciones de tiempo laborado ó de acceso. Retirado: Todo empleado que se encuentre registrado en El Portal Multiusuario® y que por causa de retiro de la compañía no se reciban marcaciones de tiempo laborado ó de acceso. Código: Equivale al identificador o ID del empleado dentro de la organización de la empresa o compañía.

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Empresa: Equivale a la Compañía para la cual labora el empleado y se selecciona de la lista de empresas. Por defecto es la empresa registrada al instalar El Portal Multiusuario®. Este campo es obligatorio. Perfil De Acceso: este campo se utiliza para el control de acceso del empleado y Equivale al perfil de acceso a una o varias áreas restringida dentro de la empresa, definido para el empleado por defecto es (Perfil No modificar). Actividad de trabajo: Equivale a la actividad o agrupación por labor del empleado registrada con anterioridad en definición de categorías, la lista de selección muestra todas las actividades registradas en la base de datos. Este campo es obligatorio. Dependencia: Equivale a los centros de costos registrados en la base de datos en la forma de dependencias. Se selecciona la dependencia a la cual esta asociado el empleado. Este campo es de carácter obligatorio Grupo Horario: Equivale al grupo de horario en el cual labora el empleado de los registrados en la base de datos de grupos horarios. Este campo es de tipo obligatorio. Por defecto es (único) Horario: equivale al horario o turno que este realizando el empleado en la semana correspondiente, si esta sin asignar se asume que El Portal Multiusuario® Asignara automáticamente el horario al empleado de acuerdo al

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la marcación de entrada; sino no tiene un turno programado en la fecha de la marcación, si lo tiene primara el turno programado para asignación a la marcación. Por defecto este campo es (sin Asignar), si se le selecciona un turno, se le indica al sistema que el empleado solo trabaja en este turno a excepción de una programación de turno. Es campo de carácter obligatorio. Tipo De Liquidación: El tipo de liquidación equivale a la forma como El Portal Multiusuario® va a liquidar el tiempo laborado del empleado, si es Fijo se asume que se toman los horarios o turnos realizados por el empleado, para liquidar el tiempo laborado; si es por esquemas de liquidación se tomara como parámetros para liquidar el tiempo laborado por el empleado el esquema que tenga seleccionado el empleado. Día De Descanso: Equivale al día de descanso que tenga definido el empleado en el contrato de trabajo, el día de descanso se aplica para los esquemas de liquidación y se relaciona con el día de descanso dominical consagrado en la reforma laboral como día de descanso obligatorio. Por culto religioso la ley permite que el día de descanso del empleado sea el sábado o domingo y todo el tiempo que el empleado labore en este día se destine a dos conceptos. Tiempo laborado en día de descanso. HDDD (horas diurnas en día de descanso y HNDD (Horas nocturnas en día de descanso) el portal flexibiliza este colocando todos los días de la semana, un uno valor de “Ninguno”. si se escoge un día diferente de la lista, y el empleado labora este día , las horas laboradas en este día se van a horas en día de descanso diurna y nocturna. Si el valor del dia de descanso es ninguno y el empleado labora en domingo la horas laboradas se van para HDDO y HDNO.

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El Portal Multiusuario® permite que se flexibilice el día de descanso de lunes a domingo de acuerdo a la necesidad del usuario. Fecha De Ingreso: equivale la fecha de ingreso o registro del empleado dentro de la empresa. Cargo: Equivale al nombre del oficio que desempeña el empleado en la empresa, este campo se puede utilizar, así como los anteriores para generar el carne del empleado por el generador de carnes. Estado actual del empleado: Fecha de marcación: equivale al la ultima fecha de marcación del empleado. Hora de marcación: equivale a la hora de la ultima marcación del empleado. Estado del empleado: equivale a el estado es que se encuentra el empleado, de acuerdo al sistema si tiene “D” esta dentro y si tiene “F” esta fuera. La Carpeta de Datos Adicionales: Esta carpeta permite registrar además de los datos básicos del empleado otros datos adicionales que sirven a nivel informativo y de registro de datos para la hoja de vida del empleado. Entre los campos adicionales se mencionan los siguientes. Dirección de residencia Teléfono de residencia Grupo sanguíneo Estado civil Sexo lugar de nacimiento Se adicionan cinco campos de miscelánea, para que el usuario registre allí los datos adicionales que deseé agregarle al registro del empleado.

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El Campo Foto: Equivale a la foto del empleado en formato BMP y se almacena en la base de datos. Asignación De Fotos Al Empleado: Para asignar una foto a un empleado se debe dar click sobre el botón de asignación de fotos que queda al lado derecho de la caja de selección de foto. A continuación aparece el dialogo estándar de Windows para buscar la foto el la ruta de la carpeta de fotos de empleados registrados en El Portal Multiusuario® . Botón para Asignar Fotos al empleado, se da click sobre este botón, inmediatamente después se despega el cuadro de dialogo donde muestra la ruta a buscar las fotos. La ruta por defecto donde se exportan e importan las fotos de El portal multiusuario es c:\esbirromu\Elportalmu\portalmu\datostxt\fotos. Para importar las fotos y que las asignar directamente a cada empleado, se deben tener en formato siguiente formato numero_de_cedula.bmp Ej.: 10277340.bmp en la ruta antes mencionada, y al importar los empleados, se le asignaran las fotos correspondientes al los que tengan en el nombre del archivo El numero de la cedula con extensión bmp.

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Una vez asignada la foto se puede visualizar pulsando sobre el botón con el icono de la cámara. Este botón aplica para visualizar la foto en las tres carpetas.

La carpeta de navegación por los empleados: La grilla de navegación por los empleados muestra todos los empleados registrados en la base de datos de empleados registrados y el número total que existen en la base de datos. La grilla de navegación puede ser ordenada alfabéticamente en orden ascendente al dar clic sobre el titulo de la columna por la cual el usuario necesite ordenar.

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Al iniciar la forma de definición de empleados en la opción ventana de menú principal aparece una opción con la cual puede abrir la definición de empleados, teniendo abierta otra forma. El Icono de la lupa, al dar clic sobre este botón se puede buscar por dos criterios, por cedula del empleado y por nombre del empleado.

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IDENTIFICADORES DEL EMPLEADO

Esta forma permite administrar la información de los identificadores o tarjetas de marcación asociadas a los empleados. Las marcaciones de entrada y salida de un empleado son validas si en la base de datos de identificadores ó tarjetas existe un registro que corresponde a dicho empleado, de lo contrario son invalidas y se guardan en la base de datos del mismo nombre, la cual se puede ver por la opción de visores

Carpeta Información por Tarjeta En ella puede hacerse uso de la herramienta de captura automática de tarjetas por medio de un dispositivo conectado al El Portal Multiusuario®

Asignación del identificador al Empleado: Para asignar un identificador o una tarjeta a el empleado se ubica en el empleado al cual se le va asignar la tarjeta ó identificador y luego se presiona sobre el la opción “+” de la barra del navegador. Se habilita la grilla para edición, Se digita el código del identificador, se selecciona el dispositivo y el destino, el atributo de la cedula del empleado se colocan

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por defecto de acuerdo a la fila de la grilla de selección de empleado donde este ubicado y la empresa por defecto es la empresa que este registrada en El Portal Multiusuario® . Campos ó atributos de la base de datos de identificadores o tarjetas. Cedula: Equivale al identificador o numero de cedula del empleado al cual se le va a registrar la tarjeta. Empresa: Equivale a la empresa o compañía registrada al momento de registrar el software. Dispositivo: equivale al el o los dispositivos registrados en el esbirro y por el cual realizara la marcación de entrada o de salida el empleado definido. Si el dispositivo es * podrán ingresar por cualquier dispositivo y la marcación quedara con ese dispositivo; si es otro dispositivo de los que tiene disponibles, solo ingresar por este dispositivo. Destino: (Asistencia) Este valor indica que las marcaciones de entrada y salida registradas con este identificador solo serán almacenadas en la base de datos de marcaciones para liquidación de tiempos laborados para nomina Fecha: equivale a la fecha de registro del identificador La siguiente grafica muestra los identificadores en general y todos los identificadores registrados en El Portal Multiusuario®

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Bloqueo de empleados por usuario. Este modulo le ayudara a dar un manejo mas transparente y consistente a los datos de cada empleado registrado en el portal multiusuario Es así como se diseño un mecanismo para que cada usuario que este registrado en el portal pueda hacer manipulación y modificación de los datos de los empleados sin problemas de acceso simultaneo a los datos generados de un empleado y permitiéndole al usuario tener vistas de los empleados que tenga a su cargo. Esta forma permite visualizar todos los empleados registrados y además aplicar filtros por empresa, dependencia, actividad y grupo horario. El usuario al ingresar al portal debe seleccionar los empleados a los cuales les va a hacer modificación de los datos, es decir que vaya a modificar turnos, permisos, ausencias, movimientos, programaciones, liquidación de permisos, editar liquidación y liquidar tiempos laborados, este ultimo solo para el perfil liquidador desde el Server. Para bloquear o seleccionar los empelados se debe aplicar el filtro deseado, si así se requiere el usuario cuenta con varias listas de selección de empleados por empresa, actividad, dependencia y grupo horario o por defectos todos. Una vez seleccionado el filtro se muestran en la cuadricula de la parte superior los empleados disponibles para selección que no estén bloqueados por otro usuario. Al dar doble click sobre cada registro del empleado; este registro se visualiza en la cuadricula de empleados seleccionados. Al dar click sobre este botón “seleccionar todos” todos los registros de empleados que este en la cuadricula de disponibles pasan a la cuadricula de seleccionados. En la parte posterior de esta cuadricula aparece el numero total de empleados seleccionables.

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Para soltar o des-seleccionar los empleados que se tienen bloqueados, se debe dar click sobre el botón de “Deseleccionar empleados”, o dar doble click sobre cada registro de empleado sellecionado. Se selecciona el check de aplicar filtro a empleados seleccionados y la selección de los empleados en la cuadricula de empleados disponibles será de acuerdo al filtro que se haya realizado. Una vez seleccionados los empleados con los cuales se va a trabajar, el usuario activo que los haya seleccionado podrá modificar la información que

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este asociadas con estos empleados y solo el los podrá ver, hasta que los deseleccione. Ej.: para el caso anterior se seleccionaron a los siguientes empleados: Navarro Morales Heliodoro Torres vergel Wilson Orduz Almeida orlando Camargo Álvarez José Rojas Valenzuela Daniel. Este caso solo podrá ver estos empleados seleccionados en las utilidades y módulos que necesite trabajar de El portal multiusuario, que involucre cuadriculas donde se seleccione el empleado. La grafica siguiente muestra la forma de programación de turnos y los empleados disponibles para hacer programación de turnos son los que el usuario “soporte” selecciono con anterioridad. Nota los filtros de cada forma para seleccionar empleados, seguirán aplicando para los empleados seleccionados, solo si están en el conjunto de datos del filtro.

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CALENDARIO DE DIAS FESTIVOS: El Portal Multiusuario® incluye un calendario de trabajo que permite definir los días que se consideran festivos en el país donde se este usando la solución de control de tiempos El Portal Multiusuario®. El calendario es utilizado durante el proceso de liquidación de tiempos laborados en el calculo de las horas festivas, en la Gráfica se indican los elementos necesarios para utilizar el calendario.

Adición y eliminación de días festivos Para adicionar un día festivo basta con hacer doble click en la celda asociada al día deseado, nótese que los días festivos aparecen en amarillo y rojo. Para eliminar un festivo debe seguirse el mismo procedimiento.

Cambio de mes o año Para recorrer los meses utilice los botones que están bajo el titulo Meses, para recorrer los años los botones que están bajo el titulo Años. Nota: Se recomienda definir los días festivos antes de hacer usote la liquidación y de los reportes de liquidación de tiempos laborados, de lo contrario El Portal Multiusuario® asume como festivos solo los domingos.

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DEFINICION DE PLANOS DE INTERFASE A NOMINA Esta forma provee las herramientas necesarias para definir planos de interfase a nomina. Un plano de interfase a nomina define el contenido, los formatos y la distribución de la información de tiempos laborados, tal como la requiere la aplicación de nomina asociada a este. La forma en cuestión cuenta con tres carpetas que se describen a continuación.

Carpeta Definición Nomina: En esta carpeta se definen los atributos generales del plano de nomina que se esta editando o insertando. Estos parámetros se dividen en dos grupos que son:

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Interfases de Nomina Definidas: En este grupo encontramos los siguientes atributos: Nombre: Nombre asignado por el usuario al plano en edición. Este nombre puede tener máximo 10 caracteres alfanuméricos, sin espacios. Descripción: Aquí se puede dar una idea general de cual nomina aplica para el plano de nomina en edición. Equivale al nombre de la nomina. Separador de Registros: Corresponde al carácter usado para separar cada registro del siguiente. Generalmente se usa el salto de línea (CR) Separador de Campos: Corresponde al carácter usado para separar cada campo o atributo o variable del plano. Registro por Concepto: El archivo de liquidación de tiempos puede tener dos orientaciones, horizontal o vertical, si la orientación es horizontal todos los conceptos estarán en la misma línea. Si la orientación es vertical cada concepto estará en una línea. Si la orientación del plano de interfase es vertical entonces el valor de este campo es “S” de lo contrario es “N”.

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Longitud de Registro: Este campo es de carácter informativo únicamente y corresponde al número de caracteres que debe tener cada registro del archivo de interfase.

Definición de Formato de los Conceptos: En este grupo encontramos los atributos que definen el formato en que se deben entregar los tiempos asociados a los conceptos de liquidación. Dado que El Portal Multiusuario® liquida en formato de horas y fracción de hora, es necesario definir en que unidades se deben convertir las horas y en que unidades se deben convertir las fracciones de hora de los conceptos. A continuación se amplían estas definiciones. Formato Horas: Aquí se definen los parámetros de conversión y presentación de las horas asociadas a cada concepto. Dichos parámetros son: Unidad: Indica la unidad de tiempo en que se debe convertir el número de horas correspondiente a cada concepto. Ajustar: Indica como se debe ajustar el valor convertido. Si se requiere una longitud fija entonces se debe ajustar en caso contrario no se ajusta. Longitud: Número de dígitos a los que se debe ajustar el valor convertido.

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Carácter: Este parámetro no es configurable ya que se esta trabajando con números por tanto se usa el carácter cero (0). Formato Minutos: Aquí se definen los parámetros de conversión y presentación de la fracción de horas asociada a cada concepto. Dichos parámetros son: Unidad: Indica la unidad de tiempo en que se debe convertir la fracción de hora correspondiente a cada concepto. Ajustar: Indica como se debe ajustar el valor convertido. Si se requiere una longitud fija entonces se debe ajustar en caso contrario no se ajusta. Longitud: Número de dígitos a los que se debe ajustar el valor convertido. Carácter: Este parámetro no es configurable ya que se esta trabajando con números por tanto se usa el carácter cero (0).

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Para mayor claridad obsérvese el siguiente ejemplo: Supóngase que a Luis Prieto se le liquidan 4,30 horas por concepto de recargo nocturno y que la aplicación de nomina requiere que el valor de los conceptos sea dado en horas y minutos, donde las horas deben ser ajustadas a 3 dígitos y los minutos a dos dígitos y el separador sea un guión (“-“) entonces los valores deberían ser: Formato Horas: Unidad: Horas Ajustar: izq. Longitud: 3 Carácter: 0 Formato Minutos: Unidad: Minutos Ajustar: izq. Longitud: 3 Carácter: 0 De esta forma el valor 4,30 horas se convertiría en 004-18, es decir 4 horas y 18 minutos.

Carpeta Configuración del Plano: En esta carpeta se definen los campos requeridos por la aplicación de nomina, la ubicación de cada uno y su formato.

Variables Definidas:

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Definición de variables del plano de nomina: Esta cuadricula contiene la lista de variables que se incluyen en el plano de interfase, para cada una se visualiza su Nombre, Valor (en caso de ser una constante), Tamaño, Ajuste y Carácter de ajuste respectivamente. Adición de Variables: variables al plano de interfase, presione el botón secundario del ratón sobre la cuadricula de variables definidas y en el menú contextual que se despliega seleccione la opción “Adicionar Variable” para desplegar la forma de adición y edición Para agregar nuevas de Variables de Nomina que se describe más adelante en este capítulo.

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Edición de Variables Definidas: Para editar una variable del plano de interfase selecciónela en la cuadricula de variables y luego presione el botón secundario del ratón sobre esta, en el menú contextual que se despliega seleccione la opción “Editar Variable” para desplegar la forma de edición de Variables de Nomina que se describe más adelante en este capítulo. Forma de Adición y Edición de Variables: Esta es la forma usada para definir y modificar los valores de los atributos asociados a cada variable de nomina asociada a un plano de interfase.

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Atributos asociados a cada variable de nomina: La gráfica anterior muestra la forma de definición de variables de nomina y los atributos que cada una tiene, los controles para edición de dichos atributos son: Nombre: Esta lista contiene los nombres de los campos de base de datos que pueden ser incluidos en el plano. Si se desea definir una constante, debe digitar aquí el nombre que le desea asociar. Valor: Este atributo puede ser constante si se especifica aquí un valor o variable si se define una expresión que calcule el valor de la variable asociada, para lo cual se debe presionar el botón “...” que se encuentra a la derecha del elemento de edición de valor. La forma de definición de expresiones se describe más adelante en este capítulo. Formato: Los campos de fecha y hora permiten definir un formato que se aplica al momento de cargar su valor en el archivo plano.

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Ajustar: Indica el tipo de ajuste que se debe aplicar al valor de la variable. Tamaño: Indica el número de caracteres al cual se debe ajustar el valor de la variable. Carácter: Indica el carácter usado para ajustar el valor de la variable. Nulos: Indica si se incluye o no el registro cuando el valor de la variable asociada sea nulo. Lectura de Variables de Nomina por Teclado: El Portal Multiusuario® permite configurar el valor de las variables de nomina para que sea solicitado cada vez que se genera el archivo de interfase a nomina. Para configurar una variable en esta forma asigne el carácter “?” como valor de la variable en cuestión. Si se desea incluir un texto alusivo al valor que se ha de solicitar, entonces ubíquelo después del carácter mencionado. La siguiente gráfica muestra el dialogo de lectura del valor de la variable “Semana” a la cual se le asigno en el campo valor la cadena “? (Semana Liquidación)”

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EDICIÓN DE EXPRESIONES: Para editar la expresión asociada al valor de una variable de nomina presione el botón “...” que se encuentra a la derecha del elemento de edición de valor de variable, así desplegara la forma que se describe a continuación. Forma para Creación y Edición de Expresiones: Esta herramienta le permite generar expresiones para el calculo del valor de una variable de nomina. Aquí usted puede crear expresiones basadas en los campos de liquidación, constantes numéricas y operadores matemáticos. Esperamos que esta nueva herramienta de El Portal Multiusuario® le permita generar interfases de nomina aún mas flexibles y precisas. La siguiente gráfica muestra la forma mencionada.

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Agregar/ Cambiar Campo: Para agregar un nuevo campo a la expresión, selecciónelo de la lista y haga doble click sobre este o presione el botón “Agregar” que se encuentra debajo de la lista de campos, tenga presente que el nuevo campo será agregado al final de la expresión. Si desea cambiar un campo de la expresión, seleccione, en la expresión, el campo que desea cambiar, luego seleccione en la lista de campos aquel que lo reemplazara y presione el botón “Cambiar”. Agregar/ Cambiar Operador: Para agregar un nuevo operador a la expresión, selecciónelo de la lista y haga doble click sobre este o presione el botón “Agregar” que se encuentra debajo de la lista de operadores, tenga presente que el nuevo operador será agregado al final de la expresión. Si desea cambiar un operador de la expresión, seleccione, en la expresión, el operador que desea cambiar, luego seleccione en la lista de operadores aquel que lo reemplazara y presione el botón “Cambiar”.

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Agregar/ Cambiar Constante: Para agregar una nueva constante a la expresión, digite el valor de la constante en el cuadro de edición de constantes y presione el botón “Agregar” que se encuentra debajo del cuadro de edición mencionado. Si desea cambiar una constante de la expresión, seleccione, en la expresión, la constante que desea cambiar, luego digite el nuevo valor en el cuadro de edición de constantes y presione el botón “Cambiar”. Insertar Nodos en la Expresión: Los componentes de una expresión son considerados un nodo, es decir que los campos, operadores y constantes incluidos en una expresión equivalen a los nodos que la componen. Para insertar un nodo justo antes de cualquier otro, seleccione el nodo donde desea insertar el nuevo, presione el botón secundario del ratón y seleccione la opción que corresponda, el nombre de las opciones del menú es suficientemente claro para entender su función por tanto no se explicaran en el manual.

Eliminar Nodos de la Expresión: Para eliminar un nodo de la expresión, selecciónelo presione el botón secundario del ratón y seleccione la opción eliminar nodo.

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Guardar o Cargar una Expresión: Si usted necesita guardar en disco la expresión que esta editando, presione el botón “Guardar”. Para recuperar una expresión de disco presione el botón “Cargar”. Borrar una Expresión: Si usted necesita borrar la expresión que esta editando o insertando, presione el botón “Borrar”, se borrará la caja de texto donde está la expresión. Verificar una Expresión: Si ya se tiene la expresión que se necesita, se hace una verificación de sintaxis oprimiendo el botón de verificar. Aceptar una Expresión: Si ya se tiene la expresión y se ha verificado la sintaxis y se esta seguro de de esta bien se presiona el botón aceptar para agregar la expresión al campo valor de definición de variables. Cancelar los cambios: Si se desea cancelar los cambios ó omitir lo cambios realizados se presiona el botón cancelar.

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Carpeta de equivalencia de conceptos: En esta carpeta se definen la equivalencias de los conceptos de El Portal Multiusuario® con respeto a la definición o nombre que se tenga en la nomina correspondiente.

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Para definir una equivalencia se debe digitar sobre la columna de equivalencia en nomina la descripción correspondiente a cada concepto relacionado en de El Portal Multiusuario®, la columna definición de el portal no es modificable, si desea omitir algún concepto en el plano de nomina basta con colocar al frente de este el símbolo de menos “-“, esto le indicara a El Portal Multiusuario® al momento de generar el plano no tenerlo en cuenta para Mostrar este campo o atributo. Para guardar la configuración de equivalencias del plano actual se presiona el botón de guardar información de conceptos en el archivo Nominas.ini. A continuación mencionamos los conceptos incluidos y que genera El Portal Multiusuario® 1. Conceptos Calculados por Portal Multiusuario® HDO: Horas diurnas ordinarias HNO. Horas nocturnas ordinarias HED: Horas extras diurnas HEN: Horas extras nocturnas HDDO: Horas dominicales diurnas ordinarias HDNO: Horas dominicales nocturnas ordinarias HFDO: Horas festivas diurnas ordinarias HFNO: Horas festivas nocturnas ordinarias HEFD: Horas extras festivas diurnas

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HEFN: Horas extras festivas nocturnas HDDD: Horas diurnas día descanso HNDD: Horas nocturnas día descanso THO: Total horas ordinarias DESCUENTO PERMISO: Valor del descuento en permiso DESCUENTO LABOR: Valor del descuento de labor HTAD Total horas adicionales diurnas HTAN Total horas adicionales nocturnas HTAFD Total horas adicionales festivas diurnas HTAFN Total horas adicionales festivas nocturnas.

2. Calculados y digitados por el Usuario HFSCD: Horas festivas sin compensar diurnas HFSCN: Horas festivas sin compensar nocturnas HCA01 Horas Concepto Adicional 01 (Valor llenado manualmente) HCA02 Horas Concepto Adicional 02 (Valor llenado manualmente) HCA03 Horas Concepto Adicional 03 (Valor llenado manualmente) HCA04 Horas Concepto Adicional 04 (Valor llenado manualmente) HCA05 Horas Concepto Adicional 05 (Valor llenado manualmente) HCA06 Horas Concepto Adicional 06 (Valor llenado manualmente) HCA07 Horas Concepto Adicional 07 (Valor llenado manualmente) HCA08 Horas Concepto Adicional 08 (Valor llenado manualmente) HCA09 Horas Concepto Adicional 09 (Valor llenado manualmente) HCA10 Horas Concepto Adicional 10 (Valor llenado manualmente) HCA11 Horas Concepto Adicional 11 (Valor llenado manualmente) HCA12 Horas Concepto Adicional 12 (Valor llenado manualmente) THL: Total horas laboradas.

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DEFINICION DE PLANOS DE PERMISO Esta forma provee las herramientas necesarias para definir planos para interfase de permisos. La definición de plano de permisos es muy similar a la definición de planos de nomina, la definición de planos de permisos define la interfase y la variables que de conceptos de se suben a la nomina. Carpeta Definición Plano de permiso: En esta carpeta se definen los atributos generales del plano de permisos que se esta insertando o editando. Estos parámetros se dividen en dos grupos que son:

Interfases de Permisos Definidas: En este grupo encontramos los siguientes atributos: Nombre: Nombre asignado por el usuario al plano en edición. Este nombre puede tener máximo 10 caracteres alfanuméricos, sin espacios.

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Descripción: Aquí se puede dar una idea general de cual nomina aplica para el plano de permisos en edición. Separador de Registros: Corresponde al carácter usado para separar cada registro del siguiente. Generalmente se usa el salto de línea (CR) Separador de Campos: Corresponde al carácter usado para separar cada campo o atributo o variable del plano. Registro por Concepto: El archivo de liquidación de permisos puede tener dos orientaciones, horizontal o vertical, si la orientación es horizontal todos los conceptos estarán en la misma línea. Si la orientación es vertical cada concepto estará en una línea. Si la orientación del plano de interfase es vertical entonces el valor de este campo es “S” de lo contrario es “N”. Longitud de Registro:

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Este campo es de carácter informativo únicamente y corresponde al número de caracteres que debe tener cada registro del archivo de interfase.

Definición de Formato de Tiempos En este grupo encontramos los atributos que definen el formato en que se deben entregar los tiempos asociados a los conceptos de liquidación de permisos. Dado que El Portal Multiusuario® liquida en formato de horas y fracción de hora, es necesario definir en que unidades se deben convertir las horas y en que unidades se deben convertir las fracciones de hora de los conceptos. A continuación se amplían estas definiciones. Formato Horas: Aquí se definen los parámetros de conversión y presentación de las horas asociadas a cada concepto. Dichos parámetros son: Unidad: Indica la unidad de tiempo en que se debe convertir el número de horas correspondiente a cada concepto. Ajustar: Indica como se debe ajustar el valor convertido. Si se requiere una longitud fija entonces se debe ajustar en caso contrario no se ajusta.

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Longitud: Número de dígitos a los que se debe ajustar el valor convertido. Carácter: Este parámetro no es configurable ya que se esta trabajando con números por tanto se usa el carácter cero (0). Formato Minutos: Aquí se definen los parámetros de conversión y presentación de la fracción de horas asociada a cada concepto. Dichos parámetros son: Unidad: Indica la unidad de tiempo en que se debe convertir la fracción de hora correspondiente a cada concepto. Ajustar: Indica como se debe ajustar el valor convertido. Si se requiere una longitud fija entonces se debe ajustar en caso contrario no se ajusta. Longitud: Número de dígitos a los que se debe ajustar el valor convertido. Carácter: Este parámetro no es configurable ya que se esta trabajando con números por tanto se usa el carácter cero (0). Carpeta Configuración del Plano de permisos:

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En esta carpeta se definen los campos requeridos para el plano de permiso haga interfase de manera directa con la aplicación de nomina. Definición de variables: Esta cuadricula contiene la lista de variables que se incluyen en el plano de permisos para cada una se visualiza su Nombre, Valor (en caso de ser una constante), Tamaño, Ajuste y Carácter de ajuste respectivamente. Adición de Variables: Para agregar nuevas variables al plano de permisos, presione el botón secundario del ratón sobre la cuadricula de variables definidas y en el menú contextual que se despliega seleccione la opción “Adicionar Variable” para desplegar la forma de adición y edición de Variables de Nomina que se describe más adelante en este capítulo.

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Edición de Variables Definidas: Para editar una variable del plano de permisos selecciónela en la cuadricula de variables y luego presione el botón secundario del ratón sobre esta, en el menú contextual que se despliega seleccione la opción “Editar Variable” para desplegar la forma de edición de Variables de permisos que se describe más adelante en este capítulo.

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Forma de Adición y Edición de Variables: Esta es la forma usada para definir y modificar los valores de los atributos asociados a cada variable de nomina asociada a un plano de interfase. Atributos asociados a cada variable de nomina: La gráfica anterior muestra la forma de definición de variables de permisos y los atributos que cada una tiene, los controles para edición de dichos atributos son: Nombre: Esta lista contiene los nombres de los campos de base de datos que pueden ser incluidos en el plano de permisos. Si se desea definir una constante, debe digitar aquí el nombre que le desea asociar.

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Valor: Este atributo puede ser constante si se especifica aquí un valor o variable si se define una expresión que calcule el valor de la variable asociada, para lo cual se debe presionar el botón “...” que se encuentra a la derecha del elemento de edición de valor. La forma de definición de expresiones se describe más adelante en este capítulo. Formato: Los campos de fecha y hora permiten definir un formato que se aplica al momento de cargar su valor en el archivo plano. Ajustar: Indica el tipo de ajuste que se debe aplicar al valor de la variable. Tamaño: Indica el número de caracteres al cual se debe ajustar el valor de la variable. Carácter: Indica el carácter usado para ajustar el valor de la variable. Nulos: Indica si se incluye o no el registro cuando el valor de la variable asociada sea nulo.

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Lectura de Variables de Permiso por Teclado: El Portal Multiusuario® permite configurar el valor de las variables de permisos para que sea solicitado cada vez que se genera el archivo de interfase a nomina. Para configurar una variable en esta forma asigne el carácter “?” como valor de la variable en cuestión. Si se desea incluir un texto alusivo al valor que se ha de solicitar, entonces ubíquelo después del carácter mencionado. La siguiente gráfica muestra el dialogo de lectura del valor de la variable “Semana” a la cual se le asigno en el campo valor la cadena “? (día)”

Edición de Expresiones: Para editar la expresión asociada al valor de una variable de permiso presione el botón “...” que se encuentra a la derecha del elemento de edición de valor de variable, así desplegara la forma que se describe a continuación. Forma para Creación y Edición de Expresiones: Esta herramienta le permite generar expresiones para el cálculo del valor de una variable de permisos. Aquí usted puede crear expresiones basadas en los

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campos de liquidación de permisos, constantes numéricas y operadores matemáticos. Esperamos que esta nueva herramienta de El Portal Multiusuario® le permita generar interfases de permisos mas flexibles y precisas. La siguiente gráfica muestra la forma mencionada. Agregar/ Cambiar Campo: Para agregar un nuevo campo a la expresión, selecciónelo de la lista y haga doble click sobre este o presione el botón “Agregar” que se encuentra debajo de la lista de campos, tenga presente que el nuevo campo será agregado al final de la expresión. Si desea cambiar un campo de la expresión, seleccione, en la expresión, el campo que desea cambiar, luego seleccione en la lista de campos aquel que lo reemplazara y presione el botón “Cambiar”.

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Agregar/ Cambiar Operador: Para agregar un nuevo operador a la expresión, selecciónelo de la lista y haga doble click sobre este o presione el botón “Agregar” que se encuentra debajo de la lista de operadores, tenga presente que el nuevo operador será agregado al final de la expresión. Si desea cambiar un operador de la expresión, seleccione, en la expresión, el operador que desea cambiar, luego seleccione en la lista de operadores aquel que lo reemplazara y presione el botón “Cambiar”. Agregar/ Cambiar Constante: Para agregar una nueva constante a la expresión, digite el valor de la constante en el cuadro de edición de constantes y presione el botón “Agregar” que se encuentra debajo del cuadro de edición mencionado. Si desea cambiar una constante de la expresión, seleccione, en la expresión, la constante que desea cambiar, luego digite el nuevo valor en el cuadro de edición de constantes y presione el botón “Cambiar”.

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Insertar Nodos en la Expresión: Los componentes de una expresión son considerados un nodo, es decir que los campos, operadores y constantes incluidos en una expresión equivalen a los nodos que la componen. Para insertar un nodo justo antes de cualquier otro, seleccione el nodo donde desea insertar el nuevo, presione el botón secundario del ratón y seleccione la opción que corresponda, el nombre de las opciones del menú es suficientemente claro para entender su función por tanto no se explicaran en el manual.

Eliminar Nodos de la Expresión: Para eliminar un nodo de la expresión, selecciónelo presione el botón secundario del ratón y seleccione la opción eliminar nodo. Guardar o Cargar una Expresión: Si usted necesita guardar en disco la expresión que esta editando, presione el botón “Guardar”. Para recuperar una expresión de disco presione el botón “Cargar”. Borrar una Expresión: Si usted necesita borrar la expresión que esta editando o insertando, presione el botón “Borrar”, se borrará la caja de texto donde está la expresión.

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Verificar una Expresión: Si ya se tiene la expresión que se necesita, se hace una verificación de sintaxis oprimiendo el botón de verificar. Aceptar una Expresión: Si ya se tiene la expresión y se ha verificado la sintaxis y se esta seguro de de esta bien se presiona el botón aceptar para agregar la expresión al campo valor de definición de variables. Cancelar los cambios: Si se desea cancela los cambios ó omitir lo cambios realizados se presiona el botón cancelar.

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DEFINICION DE ESQUEMAS DE EXPORTACION

Esta forma provee las herramientas necesarias para definir planos Para exportar las bases de datos de el portal multiusuario. Un esquema de exportación se define con un plano de variables definida de cualquier base de datos de Portal Multiusuario® según la necesidad del usuario.

Carpeta Definición Esquemas de Exportación: En esta carpeta se definen los atributos generales del esquema de exportación que se esta editando o insertando. En este grupo encontramos los siguientes atributos: Nombre:

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Nombre asignado por el usuario al plano en edición. Este nombre puede tener máximo 10 caracteres alfanuméricos, sin espacios. Descripción: Equivale al nombre que se le da al plano de exportación. Registro de control: Tabla Exportada: la tabla exportar equivale a la base de datos que se le va realizar la interfase o plano de Exportación. Separador de Registros: Corresponde al carácter usado para separar cada registro del siguiente. Generalmente se usa el salto de línea (CR) Separador de Campos: Corresponde al carácter usado para separar cada campo o atributo o variable del plano.

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Incluir Nombres: se define si en el primer registro del plano se incluyen los nombres de los atributos que se están Exportando. Longitud de Registro: Este campo es de carácter informativo únicamente y corresponde al número de caracteres que debe tener cada registro del archivo de interfase. Definición de Formato de los Conceptos: En este grupo encontramos los atributos que definen el formato en que se deben entregar los tiempos asociados a los conceptos de liquidación. Esta definición aplica solo para exportar las bases de datos de LiqNomin, liqhoras, rptpermi, consnomi, acumnomi, retardos, preproc Dado que El Portal Multiusuario® liquida en formato de horas y fracción de hora, es necesario definir en que unidades se deben convertir las horas y en que unidades se deben convertir las fracciones de hora de los conceptos. A continuación se amplían estas definiciones. Formato Horas: Aquí se definen los parámetros de conversión y presentación de las horas asociadas a cada concepto. Dichos parámetros son: Unidad: Indica la unidad de tiempo en que se debe convertir el número de horas correspondiente a cada concepto.

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Ajustar: Indica como se debe ajustar el valor convertido. Si se requiere una longitud fija entonces se debe ajustar en caso contrario no se ajusta. Longitud: Número de dígitos a los que se debe ajustar el valor convertido. Carácter: Este parámetro no es configurable ya que se esta trabajando con números por tanto se usa el carácter cero (0). Formato Minutos: Aquí se definen los parámetros de conversión y presentación de la fracción de horas asociada a cada concepto. Dichos parámetros son: Unidad: Indica la unidad de tiempo en que se debe convertir la fracción de hora correspondiente a cada concepto. Ajustar: Indica como se debe ajustar el valor convertido. Si se requiere una longitud fija entonces se debe ajustar en caso contrario no se ajusta.

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Longitud: Número de dígitos a los que se debe ajustar el valor convertido. Carácter: Este parámetro no es configurable ya que se esta trabajando con números por tanto se usa el carácter cero (0).

Carpeta Configuración del Esquema: En esta carpeta se definen los campos requeridos en el plano de exportación de acuerdo a la configuración dada por el usuario. Campos incluidos: Esta cuadricula contiene la lista de variables que se incluyen en el plano de exportación, para cada una se visualiza su Nombre, Valor (en caso de ser una constante), Tamaño, Ajuste y Carácter de ajuste respectivamente. Adición de Variables: Para agregar nuevas variables al plano de exportación, presione el botón secundario del ratón sobre la cuadricula de variables definidas y en el menú contextual que se despliega seleccione la opción “Adicionar Variable” para desplegar la forma de adición y edición de Variables de exportación

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Forma de Adición y Edición de Variables: Esta es la forma usada para definir y modificar los valores de los atributos asociados a cada variable de del plano de exportación. Atributos asociados a cada variable de exportación: La gráfica anterior muestra la forma de definición de variables de exportación y los atributos que cada una tiene, los controles para edición de dichos atributos son: Nombre: Esta lista contiene los nombres de los campos de base de datos que pueden ser incluidos en el plano. Si se desea definir una constante, debe digitar aquí el nombre que le desea asociar.

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Valor: Este atributo puede ser constante si se especifica aquí un valor se adicionará en el plano de exportación Formato: Los campos de fecha y hora permiten definir un formato que se aplica al momento de cargar su valor en el archivo plano. Ajustar: Indica el tipo de ajuste que se debe aplicar al valor de la variable. Tamaño: Indica el número de caracteres al cual se debe ajustar el valor de la variable. Carácter: Indica el carácter usado para ajustar el valor de la variable. Nulos: Indica si se incluye o no el registro cuando el valor de la variable asociada sea nulo.

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Ver visores: La opción del menú visores permite visualizar la información de Movimientos de marcaciones registradas en el portal multiusuario. Las formas de visualización solo permiten ver la información contenida en las bases de dato; no se permite editar ni modificar los datos allí contenidos. Entre las opciones que se encuentra en este menú tenemos las siguientes. Visor de movimientos actual. Visor de movimientos inválidos. Visor de movimientos de permiso. Visor de movimientos históricos Visor de turnos programados Visor de ausencias programadas

VISOR DE MOVIMIENTOS En esta forma se visualizan, en tiempo real, las marcaciones registradas por el sistema (las marcaciones son visualizadas a medida que se reciben).Esta forma contiene dos carpetas a saber:

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Carpeta Movimientos Por Empleado: Aquí se pueden observar las marcaciones asociadas a un empleado en especial, En un rango de fechas configurable por el usuario. También se puede visualizar los empleados según su estado: Los que están dentro de la empresa, los que están fuera o todos.

Para ver solo los movimientos dentro o los movimientos fuera pulse sobre la opción de “Dentro” ó “Fuera”

Configuración del Rango de Fechas: Para cambiar el periodo de visualización presione el botón que se encuentra a la izquierda del cuadro de fecha inicial, en el calendario que se despliega presione el botón primario del ratón sobre la fecha inicial, luego presione el botón secundario sobre la fecha final. El calendario se cierra al momento de seleccionar la fecha final. NOTA: El rango de fechas seleccionado es aplicado en las otras carpetas del visor.

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Carpeta movimientos en General: En esta se muestran las marcaciones, actuales, de todos los empleados, en un rango de fechas configurable por el usuario. En esta carpeta se pueden observar los movimientos, de todos los empleados, existentes en la base de datos de movimientos actuales. Estos aparecen ordenados cronológicamente. Aparece en la parte posterior de la grilla o cuadricula el numero total de movimientos de acuerdo alas fechas de selección. Para ordenar los empleados en la carpeta de movimientos por empleado basta dar click sobre el titulo de la grilla e inmediatamente se ordenaran según la opción del titulo escogida.

Además se cuenta con la herramienta de búsqueda secuencial, dar click sobre el icono de la lupa, herramienta que su utilización es igual a la de las formas ya mencionadas con anterioridad en este manual.

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VISOR DE MOVIMIENTOS INVALIDOS Aquí se pueden observar las marcaciones recibidas de los dispositivos asociados a El Portal Multiusuario que no se pudieron subir a la base de datos de movimientos actuales debido a una inconsistencia en el registro de marcación. En la base de de datos de movimientos inválidos se cuenta con los siguientes atributos o campos: Código: el código equivale al código del identificador o tarjeta del empleado Fecha Equivale al fecha en que se realizo la marcación del empleado. Hora: equivale a la hora en que se realizo la marcación del empleado.

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Dispositivo: el dispositivo equivale al dispositivo de captura de marcación registrado en el portal y por el cual se realizo esta marcación. Causa: equivale al motivo o el porque del movimiento invalido. Una marcación pude ser inválida para el portal multiusuario de acuerdo a los siguientes parámetros conocidos. Marcación duplicada: Una marcación que se realiza seguida de otra en un lapso de un minuto, o además que al subirse por un dispositivo virtual mediante un plano de marcaciones, esta ya exista en las bases de datos de el portal multiusuario. Marcación inválida: una marcación puede ser inválida por las siguientes razones: El numero de tarjeta o identificación asociado no existe en el portal. El numero de tarjeta o identificación difiere de la registrada en tarjetas o identificadores en la bases de datos de el portal. El dispositivo no existe o no esta registrado en El portal Multiusuario La marcación registrada ya existe o ya esta registrada en El Portal Multiusuario. Para buscar los movimientos inválidos se selecciona en el combo el tipo de movimiento, además con la opción de rango de fechas se selecciona el rango de fechas de movimientos y se genera la búsqueda todos los movimientos según los parámetros, los cuales se mostraran en la grilla o cuadricula. Los movimientos inválidos se pueden eliminar dando click sobre el botón de “Eliminar Movimientos Inválidos”.

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Convertir a datos dispositivo: Para convertir los movimientos inválidos a datos dispositivo se creo una opción que permite que los datos de dispositivo que por alguna inconsistencia se hayan ido a movimientos inválidos, puedan ser recuperados de nuevo y devueltos a datos dispositivo para convertir nuevamente en marcaciones si que el usuario tenga que volverlos a digitar. Nota recuerde que en marcaciones aplica el concepto de la fecha del ultimo movimiento procesado del empleado y deberá reversar igual los movimientos para poder procesar estas marcaciones. En el cuadro siguiente se muestra los movimientos inválidos, ya como datos dispositivo en el modulo de procesar marcaciones

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VISOR DE MOVIMIENTOS PERMISOS Aquí se pueden observar las marcaciones de permisos registrados en El Portal Multiusuario en la carpeta de permisos por empleado se pueden seleccionar todos los registros de permisos por cada empleado en un rango de fechas configurable por el usuario. Carpeta de Permisos por empleado: El visor de permisos permiso seleccionar por empresa y por dependencias los empleados que haya presentado permisos de acuerdo al rango de fechas de selección. Para la selección de la fechas se utiliza el icono de calendario que aparece en la parte posterior de la grilla y su funcionamiento es igual al de los otros visores ya explicados en este manual. Para ordenar los empleados con permisos se procede a dar click en la pare del titulo de la grilla, de acuerdo al parámetro por el cual se

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desee hacer el ordenamiento, el ordenamiento de los empleado se realiza en forma alfabética y en orden ascendente. De igual forma existe la herramienta para búsqueda secuencial de un empleado por cedula o nombre del empleado y funciona de igual forma que la opciones de búsqueda nombradas en este manual en paginas anteriores. Carpeta de Permisos en General: La carpeta de permisos en general permite visualizar todos los movimientos de permisos de todos los empleados en un rango de fechas escogido por el usuario. En esta grilla se muestran los permisos generados por los empleado, esta grilla así como la de todos los visores no es editable, si necesita modificar la información allí contenida de permisos debe ingresar por ajuste de permisos. En la parte inferior aparece el número total de permisos registrados, según el rango de fechas ingresado por el usuario. Si desea ver el número total de permisos en la base de datos seleccioné un rango más grande.

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VISOR DE MOVIMIENTOS HISTORICOS. Aquí se pueden observar las marcaciones de registrados en El Portal Multiusuario, los cuales se les ha realizado un cierre al histórico. Estos movimientos son movimientos de marcaciones ya liquidados y que se almacenan en esta base de datos para consulta o posibles reclamos posteriores. Carpeta de Permisos por empleado: La carpeta de movimientos históricos de le empleado se muestran los movimientos que ha realizado el empleado durante su contrato de trabajo con la empresa y movimientos que han sido liquidados con posterioridad.

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Al seleccionar la empresa y la dependencia se pueden visualizar los movimientos del empleado seleccionado en la grilla según el rango dado por el usuario. El visor de movimientos históricos tiene dos carpetas, La primera carpeta para histórico por empleado y la segunda de histórico en general, donde se pueden ver todos los movimientos registrados en la base de datos de histórico en el rango de fechas suministrado por el usuario. La grilla de histórico en general muestra todos los movimientos registradas en la base de datos históricos y el número total de marcaciones que existen en la base de datos. Al iniciar la forma de visor de movimientos en la opción ventana de menú principal aparece una opción con la cual puede abrir la el visor de movimientos histórico, teniendo abierta otra forma.

El Icono de la lupa, al dar clic sobre este botón se puede buscar por dos criterios, por cedula y nombre del empleado.

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VISOR DE TURNOS PROGRAMADOS

Aquí se pueden observar todos los turnos programados en El Portal Multiusuario en la carpeta turnos programados por empleado se pueden seleccionar todos los registros de turnos programados por cada empleado en un rango de fechas configurable por el usuario. Carpeta de turnos programados por empleado: El visor de turnos programados por empleado se puede seleccionar un filtro por empresa y por dependencias de los empleados que tengan turnos programados, de acuerdo al rango de fechas de selección. Para la selección de la fechas se utiliza el icono de calendario que aparece en la parte posterior de la grilla y su funcionamiento es igual al de los otros visores ya explicados en este manual. Turnos programados por empleado en general:

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Para ordenar los empleados con turnos programados se procede a dar click en la parte superior del titulo de la grilla, de acuerdo al parámetro por el cual se desee hacer el ordenamiento, el ordenamiento de los empleados se realiza en forma alfabética y en orden ascendente. De igual forma existe la herramienta para búsqueda secuencial de un empleado por cedula o nombre y funciona de igual forma que la opciones de búsqueda nombradas en este manual en paginas anteriores. La carpeta de turnos programados en general permite visualizar todos los turnos que se hayan programado a de todos los empleados en un rango de fechas escogido por el usuario. En esta grilla se muestran todos los turnos programados en general, esta grilla así como la de todos los visores no es editable, si necesita modificar la información allí contenida debe ingresar por la forma de programación de turnos del empleado por el menú de utilidades. En la parte inferior aparece el número total de turnos programados registrados, según el rango de fechas ingresado por el usuario. Si desea ver el número total de permisos en la base de datos seleccioné un rango más grande.

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VISOR DE AUSENCIAS PROGRAMADAS Aquí se pueden observar todas las ausencias programadas en El Portal Multiusuario en la carpeta ausencias programadas por empelado se pueden seleccionar todos los registros de ausencias programadas con anterioridad para cada empleado, en un rango de fechas configurable por el usuario. Carpeta de ausencias programadas por empleado: El visor de ausencias programadas por empleado se puede seleccionar un filtro por empresa y por dependencias de los empleados que tengan ausencias programadas, de acuerdo al rango de fechas de selección. Para la selección de la fechas se utiliza el icono de calendario que aparece en la parte posterior de la grilla y su

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funcionamiento es igual al de los otros visores ya explicados en este manual. Ausencias programadas por empleado en general: Para ordenar los empleados con las ausencias programadas se procede a dar click en la parte superior del titulo de la grilla, de acuerdo al parámetro por el cual se desee hacer el ordenamiento, el ordenamiento de los empleados se realiza en forma alfabética y en orden ascendente. De igual forma existe la herramienta para búsqueda secuencial de un empleado por cedula o nombre y funciona de igual forma que la opciones de búsqueda nombradas en este manual en paginas anteriores. La carpeta de ausencias programadas en general permite visualizar todos ausencias que se hayan programado a de todos los empleados en un rango de fechas escogido por el usuario. En esta grilla se muestran todos las ausencias programadas en general, esta grilla así como la de todos los visores no es editable, si necesita modificar la información allí contenida debe ingresar por la forma de programación de ausencias por empleado por el menú de utilidades. En la parte inferior aparece el número total de ausencias programados registrados, según el rango de fechas ingresado por el usuario.

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Opción menú de Liquidacion: En el menú de liquidación se encuentran organizadas todas las opciones que tienen que ver con la liquidación en el portal multiusuario, esta organizada de manera que empiece el proceso de liquidación, corrigiendo errores en los movimientos, esto al abrir la forma de ajuste de movimientos, se inicia el este proceso; continuando con ajuste de movimientos y liquidación hasta generar el plano de nomina. Dentro de la opciones que encontramos en este menú las siguientes. 1. Procesar marcaciones a. Inserción masiva de movimientos b. Convertir datos dispositivo a marcaciones c. Ajuste de marcaciones d. Ajuste de movimientos. 2. Corregir errores en los movimientos 2. Liquidación de tiempos laborados.

a. Preproceso. b. Liquidación de marcaciones.

6. Edición de liquidación a. Detalle de última liquidación. b. Consolidado de liquidación.

3. Liquidación de permisos a. Liquidación de permisos. b. Consolidado de permisos. c. Generación de plano de permisos.

4. Generación de plano de nomina

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Procesar Marcaciones: El modulo de procesar marcaciones permite hacer un proceso de verificación y edición de las marcaciones de suben al portal de todos los dispositivos, además permite el ajuste de los movimientos de los empleados. Para el procesamiento de la información de los dispositivos se creo esta forma y varias tablas, las cuales permiten que se pueda recoger de todos los dispositivos asociados al portal la información de marcaciones, subirla a las bases de datos y luego hacer un una edición y un filtrado de las marcaciones relevantes de cada empleado, de una manera mas ágil y funcional.

En el grafico anterior podemos ver el proceso de recolección en el portal multiusuario, desde el dispositivo hasta que los datos llegan a la tabla de movimientos.

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El proceso es el siguiente: Cada dispositivo que esta en la bandeja de dispositivos del esbirro tiene un driver para la recolección de datos de cada reloj. El usuario debe hacer la recolección de cada dispositivo diariamente, recogiendo las marcaciones de los empleados del día anterior, para esto utiliza el comando de recolectar ó procesar ASCII de cada driver registrado ante el esbirro. Existe además la opción de recolección automática cuando el esbirro arranca el portal Server al inicio, y si existen dispositivos registrados con driver en línea, la recolección se hace de forma automática cuando inicia el portal Server. Una vez recolectados los datos de los relojes, la información queda en la tabla de datos de dispositivos y se ordena por cedula, fecha hora, dispositivo. Así el usuario podrá marcar entrada por un dispositivo y salida por otro dispositivo sin que se presenten inconsistencias en el sentido. Si los datos que se están subiendo son datos validos para el portal, se van a la tabla de datos dispositivos, si los datos no son validos por alguna circunstancia se van a la tabla de inválidos. ¿Cuanto un dato de un reloj es valido?: Un dato es valido si el código de la tarjeta o identificador esta registrado en tarjetas. Si el dato que se esta subiendo no existe en la tabla de datos dispositivo, es decir no esta duplicado. Si la fecha–hora del dato que se esta subiendo es mayor a la fecha-hora de ingreso del empleado. Si el dispositivo del dato del reloj esta registrado en el portal.

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El modulo de procesar marcaciones le permite realizar el ajuste asistido de la marcaciones y movimientos mediante herramientas graficas, organizando la marcaciones de acuerdo a su estado, en marcaciones de entrada y de salida y permitiendo visualizar las faltantes entrada y salida muy fácilmente, además de permitirle mostrar filtros entre pareja de marcaciones que cumplan un criterio especificado por el usuario. Este modulo tiene tres carpetas o pestañas donde se encuentra herramientas poderosas y practicas que ayuda en el proceso de ajuste de las marcaciones de cada empleado.

1. Carpeta de datos dispositivo a marcaciones. 2. Carpeta de ajuste de marcaciones. 3. Carpeta de ajuste de movimientos.

Carpeta de datos dispositivo a marcaciones: Cuando se ha recogido los datos de cada terminal, estos quedan en la tabla datos dispositivos y se podrán ver mediante la forma de procesar marcaciones. La cuadricula de la parte superior muestra la información de cada registro que existe en esta tabla. En este cuadricula se visualizan los datos de dispositivos con los siguientes atributos.

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Dispositivo: equivale al nombre referenciado de la terminal por donde marco el empleado. Fecha: equivale a la fecha en que el empleado timbro su entrada o salida por esa terminal. Hora: equivale a la hora en que el empleado timbro su entrada o salida por la terminal. Identificador: equivale al número o código registrado para la tarjeta, huella, tac o elemento de identificación y marcación con que timbra el empleado. Este debe estar referenciado en la tabla de identificadores a cada empleado. Procesado: indica al sistema si el movimiento ya fue convertido en una marcación. Sentido: indica el estado del registro de marcación, si es una entrada, una salida o en estado indefinido y asumido por el sistema para su definición, de acuerdo a la última marcación de este empleado. Una vez se ha recogido los datos de todas las terminales asociadas al esbirro la información se guarda en la tabla de datos dispositivo y se puede procesar y convertir a una marcación de un empleado. Este proceso se hace presionando el botón de de “Convertir datos dispositivos en marcaciones” y la información allí contenida es pasada de forma inmediata a la tabla de marcaciones. En la parte inferior derecha aparece la información del total de marcaciones y del total de datos dispositivos que se encuentra en cada tabla o cuadricula. Una vez se tienen las marcaciones de los empelado se procede a editar ó procesar esta información para que los registros se agreguen a la tabla de movimientos para liquidar Si el sentido en la tabla de datos dispositivo es indefinido y al momento de pasarla a marcaciones la opción de parámetros iniciales de configuración esta inactiva la opción de “corregir sentido (D-F) de marcaciones” se muestra un mensaje donde se advierte al, usuario que esta marcaciones quedaran con sentido indefinido, por si en esta parte del proceso los desea organizar.

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Inserción masiva de datos de marcación de entrada y pareja de marcaciones. Esta carpeta existen dos herramientas que permiten insertar una marcación o una pareja de marcaciones de forma masiva, esta herramienta le puede ayudar como plan de contingencia por cualquier eventualidad de tipo técnica, logística o de operación al momento de recoger los datos de dispositivo de las terminales. Así las podrá ingresar de forma manual por este modulo Para visualizar esta herramienta se debe de seleccionar la opción de “Activar inserción masiva de datos”. Al activar esta opción se visualiza dos cuadriculas donde se muestra en la parte superior todos los empleados seleccionados por el usuario activo.

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Insertar marcación masivamente: Con esta herramienta podrá ingresar datos de marcación de entrada, salida o indefinida a uno o varios empleados de los que tenga filtrados en la cuadricula de empleados según el filtro empresa/dependencia. Para seleccionar los empleados a los cuales le va insertar la marcación lo puede hacer presionando la tecla Control “̂ ” junto “S” para seleccionar todos los empleados, con la tecla shift fecha arriba o flecha abajo, para seleccionar empleados consecutivos; o con el cursor del ratón sobre cada registro del empleado y la tecla Control “̂ ” presionada para seleccionar empleados aleatoriamente. Para insertar un dato de marcación de entrada o de salida se debe presionar el botón de “Insertar marcación masivamente” El que tiene el icono de + Una vez presionado este botón se le mostrara un cuadro de dialogo donde podrá ingresar el la información de la marcación que desea ingresar.

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En este cuadro podrá ingresar la fecha, la hora y sentido del dato de marcación que esta ingresando. Podrá seleccionar del calendario la fecha de la marcación o de igual manera digitarla sobre la caja de texto. El sentido equivale a decir que el dato de marcación es de entrada, salida o indefinido y deberá seleccionarlo de la lista desplegable. Para ingresar la marcación se da clic sobre el botón de aceptar, así se ingresara la marcación a todos los empleados que tenga seleccionados. La información de cuantos empleados tiene seleccionados aparece al lado derecho de estos botones. Insertar una pareja de marcaciones de forma masiva. Para insertar una pareja de marcaciones se deben de seleccionar los empleados a los cuales se le desea ingresar la pareja de marcaciones y seguido se presiona el botón de “Insertar un pareja de marcaciones masivamente”, el sistema mostrara el cuadro de dialogo para insertar los datos. Esta herramienta le ayuda a insertar una pareja de marcaciones de entrada y salida o viceversa.

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En esta caja de dialogo se muestran las cajas de texto para ingresar los datos de cada marcación, e igual forma se puede ingresar la fecha, hora y sentido de cada una de las dos marcaciones que ingrese. Tenga en cuenta que no podrá ser ingresadas marcaciones o parejas de marcaciones a empleados que en la fecha de ingreso de la información, tengan definida una ausencia programada.

Carpeta de Ajuste de las marcaciones: Esta carpeta provee una poderosa herramienta para ajuste de las marcaciones registradas de todos los empleados, la interfaz grafica de forma de planilla de marcaciones, similar a la forma de una planilla o tarjeta de marcación de relojes mecánicos; la cual permite visualizar fácilmente las entrada, salidas y el tiempo de duración entre cada una, además se puede visualizar las faltantes de marcación por medio de espacios en blanco donde falte alguna de la marcaciones o ambas. Proveemos en este modulo de las herramientas necesarias para que el ajuste de las marcaciones, lo pueda hacer el usuario en este punto del proceso y ayudarle de manera asistida poder encontrar fácil y rápidamente las posibles inconsistencias de marcación de su empleados.

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En este modulo usted podrá realizar las siguientes operaciones o procesos

1. Ver convenciones 2. Ingresar marcaciones de entrada o de salida 3. Ingresar una pareja de marcaciones 4. Proceso para insertar una marcación desde la planilla. 5. Proceso para insertar una pareja de marcaciones desde la planilla. 6. Proceso para Borrar marcaciones de entrada o de salida 7. Proceso para editar o cambiar el sentido de las marcaciones 8. Reasignar sentido de las marcaciones 9. Mostrar Calendario 10.Proceso de Asignación de filtros 11.Buscar Ausencias de jornada 12.Proceso para insertar permiso en inicio jornada (Permiso tipo 3) 13.proceso para insertar permiso en fin de la jornada(permiso tipo 2) 14.proceso para insertar una jornada de permiso (permiso tipo 1) 15.Verificar marcaciones 16.Corregir fechas 17.Procesar la marcaciones de uno o mas empleados 1. Ver convenciones :

Tenga en cuenta el siguiente cuadro de colores para los ajustes en la planilla de marcaciones. Selección de empleados a registrar marcaciones : En la parte superior de este modulo se muestran las lista de selección, para filtrar los empleados a realizarle ajuste de los que el usuario tenga seleccionados. El usuario podrá escoger los empleados por dependencia y después seleccionarlos en la cuadricula de empleados.

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2. Ingreso de marcaciones de entrada y salida : Para el ingreso de las marcaciones de realiza se forma similar a forma que inserción masiva, solo que aquí se inserta a un solo empleado, y se tiene la opción de insertar un permiso, para mostrar el cuadro de dialogo de insertar marcaciones y se puede realizar desde la cuadricula por medio de los iconos del Navegador, el icono del signo “+” ó por la planilla presionando la tecla “+” Una vez presionado este botón se le mostrara un cuadro de dialogo donde podrá ingresar el la información de la marcación que desea ingresar. En este cuadro podrá ingresar la fecha, la hora y sentido de la marcación que esta ingresando. Podrá seleccionar del calendario la fecha de la marcación o de igual manera digitarla sobre la caja de texto, El sentido equivale a decir que la marcación es de entrada o de salida y deberá seleccionarlo de la lista desplegable.

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En la caja de texto o lista se muestran los permisos registrados y podrá seleccionar alguno de la lista para registrar la marcación como un permiso; si por el contrario solo desea que la marcación sea solo de asistencia se deja en blanco la selección en esta caja de texto. Para ingresar la marcación se da clic sobre el botón de aceptar, así se ingresara la marcación al empleado, en la fecha seleccionada. 3. Insertar una pareja de marcaciones . Para insertar una pareja de marcaciones se deben de seleccionar el empleado a los cuales se le desea ingresar la pareja de marcaciones y seguido se presiona el botón de con el icono del “++” en el navegador, el sistema mostrara el cuadro de dialogo para insertar las marcaciones. Esta herramienta le ayuda a insertar una pareja de marcaciones o permisos de entrada y salida o viceversa.

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En este caja de dialogo se muestran las cajas de texto para ingresar los datos de cada marcación, e igual forma se puede ingresar la fecha, tipo de marcación, hora y sentido de cada una de las dos marcaciones que ingrese. Tenga en cuenta que no podrá ser ingresadas marcaciones o parejas de marcaciones a empleados que en la fecha de ingreso de la información, tengan definida una ausencia programada. Para insertar una pareja de marcaciones en la planilla de marcaciones se puede además presionar la tecla “Shift” acompañada de la tecla “+” 4.Proceso para insertar una marcación desde la planilla : Para insertar una marcación desde la planilla, se presiona la tecla “+” estando ubicado en la planilla en columna donde le falta la marcación Ej: el día 03/08/2005 en la columna de hora sale este empleado tiene un espacio en blanco por que no maraco la salida, para hacer este ajuste se ubica en la planilla con el cursor del ratón en esta casilla, se presiona la tecla “+” y se le inserta una marcación. El sistema asume la fecha y el estado que se va ingresar, se debe seleccionar o ingresar la hora de registro de la marcación

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La marcación se inserta en la casilla de la planilla donde hace falta la marcación. Tenga en cuenta que si esta seleccionada la opción de sincronizar sentido, las marcaciones siguientes se organizaran sus estados de forma automática. Si usted no la tiene seleccionada y selecciona la opción de “sincronizar sentido después de insertar marcación “en el cuadro de dialogo; solo se hará sincronización para esta marcación. En la grafica se muestran los registros despues de haber realizado sincronización, obsérvese que se inserto un movimiento se salida y el próximo era una salida, al sincronizar lo que hace es cambiar los sentidos de esa marcaciónes en adelante en forma automática Fuera, Dentro, fuera..etc. 5. Proceso para insertar una pareja de marcaciones desde la planilla : Para insertar una pareja de marcaciones se ubica en la fila de la planilla en el día en que le faltaron las marcaciones al empleado “Color violeta”, presionando “Shift” y alternado la tecla “+” ó desde el icono de del navegar “++” se mostrara el cuadro de dialogo y se podrá insertar una pareja de marcaciones justo en ese día.

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Las cajas de texto de fecha del cuadro de dialogo para insertar la pareja de marcación muestra la fecha en la que hace falta la marcaciones de la jornada. 6. Proceso para borrar una marcación de entrada o salida : Para borrar marcaciones del empleado se puede seleccionar el registro de la marcación a borrar y presionar el botón “-“ “menos” del navegador. Ej. se desea borrar la marcación de salida que realizo el en empleado en forma consecutiva el dia 05/08/2005 a las 17:03:45

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Antes de borrar cualquier marcación se muestra un mensaje donde se le advierte al usuario que va a borrar una marcación y que la operación es irreversible. Todas las marcaciones que el usuario borra se guardan en una base de datos de auditoria donde se registra el usuario que la borro además de la marcación. Una vez que elimine las marcaciones seleccionadas, estas no se podrán recuperar nuevamente, para lo cual se le muestra un cuadro de dialogo donde se confirma si se desea borrar. 7. Proceso para editar o cambiar el estado de una marcación . Para editar el estado de una marcación se puede hacer directamente presionado el botón del navegador de icono de triangulo ubicado en la planilla en la marcación que se desea editar, se mostrara el cuadro de dialogo de

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edición de marcaciones y podrá cambiar el estado y el tipo de marcación si así lo requiere. Ej se requiere cambiar el estado de la marcación del 05/08/2005 de un empleado, la marcación se realizo a las 17:03, hablando con el supervisor nos comento que esta fue una marcación de salida y que la entrada en esa jornada el empleado no la marco. En ningún momento se permite cambiar la hora real de marcación, por lo tanto las cajas de fecha y hora aparecen inhabilitadas.

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8. Reasignar Sentido de las Marcaciones : Para asignar sentido a las marcaciones se debe presionar el botón de “Reasignar sentido”, este proceso consiste en organizar los estados de todas las marcaciones desde la primera hasta la ultima que tenga registrada el empleado en forma consecutiva así Dentro –Fuera-dentro-Fuera. Etc. Para Esta versión se cuenta con un sistema que se implemento a cada driver de recolección de datos dispositivo, que consiste en que los dispositivos que por hardware pueda colocar el estado el mismo empleado a la hora de hacer la marcación el empleado, este pueda decir si esta entrando o saliendo; para los casos de dispositivos que no cuentan con esta opción se podrán tener dos carnes o dos pines o códigos, en el caso de dispositivos biométricos, que puedan cambiar el estado del dispositivo a dentro o fuera. Estos códigos están ya predefinidos en el sistema y son los siguientes: 4 “Dentro”. 6 “Fuera”. Un ejemplo mas claro de la utilización de esta opción seria así: Se crean dos carnes en generador de carnes del portal, de códigos de barras, uno con el nombre Entrada y con código igual a 4 en código de barras, y el otro con nombre “Salida” con código igual a 6 en el código de barras. Cuando el empleado marca con un carne de entrada, cambia el sentido del reloj para que las marcaciones en adelante hasta que el empleado u otro empleado pase la tarjeta de salida serán todas de entrada. Tenga en cuenta que si utiliza códigos “NO UTILIZAR EL 4 Y 6 EN LOS CODIGOS DE ASIGNACION DE TARJETA DEL EMPLEADO” Si se desea solo cambiar el sentido a una sola marcación en la planilla, se da clic en la casilla que se desea cambiar para seleccionarla y luego se presiona la tecla “D” o la tecla “F” dependiendo del sentido de la marcación donde se encuentra e inmediatamente la marcación cambia el sentido que tiene, si es “D “Dentro pasa a “F” y si es “F” Fuera pasa a “D” y viceversa. 9. Mostrar Calendario :

El botón con el icono del calendario le permite mostrar y ocultar el calendario, dependiendo de el registro donde este ubicado le muestra en el calendario el día en el que esta ubicado.

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10. Proceso de asignación de filtros : El manejo de los filtros le permite ver la información de marcaciones filtrada y agrupada por un criterio de la siguiente forma: Criterio de diferencia de horas: Este parámetro o criterio permite definir si el número de horas diferencia entre un Dentro “D” y un Fuera “F” y el valor definido por el usuario, es mayor, mayor-igual, menor, menor-igual, o igual para ser inconsistente. Al momento de aplicar el filtro el fondo de la planilla cambia de amarillo a verde y el icono del filtro inactiva las opciones y se muestra mas resaltado. Y en la planilla se mostraran todos los registros que cumplan este criterio. 11 .Buscar ausencias de jornada : Para buscar ausencias de jornada a los datos de marcaciones de un empleado, se utiliza el filtro de ausencias y se presiona el icono del filtro para buscar los registros con este criterio.

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En el cuadro se ven que los días de ausencia del empleado de color violeta y el fondo de la planilla se ve en fondo verde indicando que hay un filtro activo sobre la planilla. 12. Proceso para insertar permiso en inicio jo rnada (Permiso tipo 3) . Para insertar una marcación de permiso (tipo 3) se debe revisar en las marcaciones que timbro o realizo el empleado, la marcación con un faltante de jornada antes de la hora de inicio de la misma en la columna de hora entra. EJ.: Un empleado tiene un horario de 07:30 a 17:30 y en las marcaciones de este empleado aparece una marcación de entrada a las 9:05:00; debido a que el empelado estuvo en permiso antes de iniciar su jornada y no aparece registrado en el sistema. Para insertar el permiso antes de la jornada se ubica en la marcación dentro en la fecha en la que aparece la ausencia de jornada (Ej: 12/01/2005 a las 09:05:00) se presiona la tecla “+” , el icono del navegador del mas ó dando doble clic sobre esta celda y el sistema mostrara el cuadro de dialogo para edición o inserción de marcaciones.

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En este cuadro se selecciona en la lista donde dice permiso, el permiso con el cual se vaya a asociar esta marcación.( Ej: 12/01/2005 - 09:05:00 - D - permiso cita medica ) se da clic en el botón de Aceptar e inmediatamente se muestra esta celda como permiso tipo 3

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Cuando las marcaciones de este empleado se procesen y se conviertan en movimientos y se pase a la carpeta de ajuste de movimientos se podrá ver el permiso ubicándose en la celda de color azul claro, convención de permiso, donde este el permiso ingresado, se podrá ver toda la información sobre este permiso y como fue procesado. El cuadro siguiente explica el proceso de un permiso tipo 3 cuando se procesa Y pasa de marcaciones a movimientos, es importante aclarar que la duración del permiso y la hora inicial del mismo dependen de cómo se haga el cierre de los permisos en el portal, si los permisos se cierran según horario, se cerrara el permiso a la hora inicial de la jornada. Para el ejemplo a las 07:30:00, que es la hora inicial de la jornada, con un tiempo de duración de 1:35. Si por el contrario los permisos se cierran según el tiempo de duración máxima definido para el permiso, en definición de permiso, se tomara este tiempo para calcular la hora inicial del permiso desde la hora de finalización (EJ.: 09:05:00) menos el tiempo de duración máxima de este permiso. Nota: para conocer sobre la definición de un permiso y los tipos de permisos definidos en el portal se puede referir en este manual en capítulos anteriores a definición de permisos.

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13.proceso para insertar permiso en fin de la jornada(permiso tipo 2). Para insertar una marcación de permiso (tipo 2) se debe revisar en las marcaciones que timbro o realizo el empleado, la marcación con un faltante de jornada al finalizar su turno de trabajo en la columna de hora de salida.

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EJ.: Un empleado tiene un horario de 07:30:00 a 17:30:00 y en las marcaciones de este empleado aparece una marcación de Salida a las 12:00:00; debido a que el empelado estuvo en permiso antes de terminar su jornada y no aparece registrado este permiso en el sistema. Para insertar el permiso después de la jornada de la jornada se ubica en la marcación fuera (columna de hora sale) en la fecha en la que aparece la ausencia de jornada (Ej: 11/01/2005 a las 12:00:00) se presiona la tecla “+” , el icono del navegador del mas ó dando doble clic sobre esta celda, el sistema mostrara el cuadro de dialogo para edición o inserción de marcaciones. En este cuadro se selecciona en la lista donde dice permiso, el permiso con el cual se vaya a asociar esta marcación.( Ej: 11/01/2005 - 12:00:00 - F - permiso personal remunerado) se da clic en el botón de Aceptar e inmediatamente se muestra esta celda como permiso tipo 2

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Cuando las marcaciones de este empleado se procesen y se conviertan en movimientos y se pase a la carpeta de ajuste de movimientos se podrá ver el permiso ubicándose en la celda de color azul claro, convención de permiso, donde este el permiso ingresado, se podrá ver toda la información sobre este permiso y como fue procesado. El cuadro siguiente explica el proceso de un permiso tipo 2 cuando se procesa Y pasa de marcaciones a movimientos, es importante aclarar que la duración del permiso y la hora inicial del mismo dependen de cómo se haga el cierre de los permisos en el portal, si los permisos se cierran según horario, se cerrara el permiso a la hora final de la jornada. Para el ejemplo a las 17:30:00, que es la hora final de la jornada, con un tiempo de duración de 5:25 .

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Si por el contrario los permisos se cierran según el tiempo de duración máxima definido para el permiso, en definición de permiso, se tomara este tiempo para calcular la hora final del permiso desde la hora de finalización de jornada (EJ.: 12:00:00) mas el tiempo de duración máxima de este permiso. Para el ejemplo el tiempo de duración máxima es de 4 horas, ósea que la hora de finalización son 16:00:00

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Nota: para conocer sobre la definición de un permiso y los tipos de permisos definidos en el portal se puede referir en este manual en capítulos anteriores a definición de permisos. 14. proceso para insertar una jornada de permiso (permiso tipo 1) . Para insertar una pareja de marcaciones de permiso (tipo 1) se debe ubicar en la columna de Hora entra en la fecha en la que se vaya a ingresar el permiso (Ej: 11/01/2005 a las 12:00:00) se presiona la tecla Shift acompañada de la tecla “+”, el icono del navegador del “++” , el sistema mostrara el cuadro de dialogo inserción de una pareja de marcaciones. EJ.: Un empleado tiene un horario de 07:30:00 a 17:30:00 y en las marcaciones de este empleado aparece una marcación de entrada a las 07:05:00 y una marcación de salida a las 17:05:00; debido a que el empleado estuvo en permiso este lapso de tiempo y no aparece registrado este permiso en el sistema se le desea ingresar en la fecha 12/01/2005.

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En este cuadro se registra la dos marcaciones de permiso (Ej: 12/01/2005 - 11:00:00 - D 12/01/2005 - 14:00:00 - Fuera y se selecciona el permiso Cita medica) se da clic en el botón de Aceptar e inmediatamente se muestran la dos marcaciones ingresadas como permiso tipo 1. Cuando las marcaciones de este empleado se procesen y se conviertan en movimientos y se pase a la carpeta de ajuste de movimientos se podrá ver el permiso ubicándose en la celda de color azul claro, convención de permiso, donde este el permiso ingresado, se podrá ver toda la información sobre este permiso y como fue procesado. El cuadro siguiente explica el proceso de un permiso tipo 1 cuando se procesa Y pasa de marcaciones a movimientos, es importante aclarar que la duración del permiso dependen de la marcaciones de permiso que haya ingresado el empleado o el usuario; porque solo en este caso es donde el empleado marca su entrada y su salida del permiso. Es decir el empleado abre y cierra el permiso.

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15.Verificar marcaciones . Permite verificar el estado y sentido de la marcaciones que se van a procesar, asi como la consistencia de las mimas con respecto a los movimientos y en especial el ultimo movimiento del empleado. Estados o condiciones de una marcación: Normal: El registro paso de datos dispositivo a marcaciones sin ninguna novedad. Procesado: El registro paso de marcaciones a movimiento sin ningún problema No procesado: No lo puede procesar el portal porque la fecha/hora del registro es menor a la fecha/hora de ingreso del empleado o a la fecha/hora de la última marcación del empleado. Reasignar sentidos: Cuando la asignación del sentido no esta Bien, es decir D-D F-F en las marcaciones. Corregir Fechas: Cuando el portal no puede procesar un registro por la fecha es menor a la fecha/hora de ingreso del empleado, en este caso el portal ajusta el registro con la fecha/hora de ingreso del empleado con algunos segundo de mas, por

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que no existen marcaciones de ese empleado, si existieran lo pone como no procesable. 16.Botón de Corregir fechas: Permite corregirla fecha de la marcación de forma automática para que se pueda procesar, si no existen marcaciones del empleado el sistema le asigna la fecha hora del registro del empleado con algunos segundos antes de la primera marcación, para el caso que no existan marcaciones de este empleado; si existen no corrige las marcaciones y lo pone como no procesable. El usuario tendrá que convertir los movimientos en marcaciones para procesar de nuevo. 17. Procesar la marcaciones de uno o más empleados:

Procesar un empleado: Procesar un empleado equivale a convertir las marcaciones del empleado seleccionado en movimientos validos para el portal en la tabla de movimientos o permisos. Para procesar un empleado se debe ajustar las marcaciones si así lo precisa. Cuando se procesa el empleado el sistema hace una verificación de las marcaciones del empleado y trata de procesarlas, si las puede procesar coloca un mensaje en el registro del empleado que dirá “procesado” de lo contrario el mensaje será “No procesable” o “Verificar sentidos”, para los últimos caso el usuario deberá revisar y corregir la inconsistencias de las marcaciones de este empleado y volver a procesar. Procesar todos: Procesar todos equivale a procesar o convertir todas las marcaciones de todos los empleados, seleccionados en la cuadricula de marcaciones, en movimientos validos para el portal.

Existe el menú contextual para selección de empleados en la cuadricula de empleados y se podrá hacer los siguientes procesos:

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Mostrar todos los empleados: Muestra todos los empelados en la cuadricula de empleados, de los cuales el usuario tenga seleccionados, en selección de empelados a trabajar. Mostrar solo empleados con marcaciones: Permite visualizar los empleados que tengan marcaciones unicamente. Mostrar empleados con inconsistencias: Permite mostrar todos los empleados que una vez procesados hayan presentado algún tipo de inconsistencia en el paso de marcaciones a movimientos. Mostrar empleados procesados: Permite mostrar los empelados que las marcaciones hayan sido procesadas sin ningún inconveniente hacia movimientos.

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Carpeta de ajuste de movimientos. En la carpeta de ajustes de movimientos se tienen varias herramientas para el ajuste del horario de los movimientos del empleado en forma manual individual o en grupos de empleados, además de ver de igual forma en forma de planilla los movimientos de los empleados con el horario asignado. En esta carpeta se muestra el filtro de selección de empleados por empresa y por dependencia, además de la planilla con cada uno de los movimientos de los empleados. Tenga en cuenta que solo se mostrara los empleados que tengan movimientos en el rango de fechas seleccionado y dependiendo del filtro que tenga aplicando de empresa/dependencia. Para realizar ajustes de movimientos se debe realizar de la siguiente forma: Se selecciona el rango de fechas en los cuales se vaya a realizar ajuste a los movimientos, además se selecciona los empleados a los cuales se le vaya

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ajustar el horario, puede ser uno, varios o todos los empelados de la cuadricula de empleados, dependiendo si esta seleccionado por dependencia/empresa. Para seleccionar los empleados se presiona la tecla “shift” y cor el cursor del ratón se escogen los registros de empelados, si los desea seleccionar todos presiona “shift” + la tecla “S” ; si es deseleccionarlos todos la tecla “Shift” + la tecla “D”. Para seleccionar el rango de fechas se da clic en el icono del calendario donde dice rango de fechas, para escoger las fechas de ajuste de movimientos. Este calendario es estándar para los rangos de selección de fechas en El Portal. Asumimos que el usuario ya esta familiarizado con esta herramienta, si necesita saber sobre el manejo de este consulte en este manual en capítulos anteriores. Nota: Tenga en cuenta que debe haber seleccionado empleados a trabajar para poderlos visualizar y realizar los ajustes a sus movimientos. Una vez seleccionado el rango de fechas para realizar ajuste de movimientos pase a la planilla de movimientos y verifique a cuales movimientos le va a realizar el ajuste respectivo. Los ajustes se pueden realizar a los movimientos de un empleado uno a uno o seleccionado varios movimientos indiferentemente.

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Reasignación horario manual : La reasignación manual permite reasignar el horario los movimientos de un empleado uno a uno o de todos los movimientos de este empleado que se encuentren seleccionados dentro de la planilla. Para seleccionar los movimientos del empleado a reasignar horario ubíquese en el registro de la planilla con el cursor del ratón parado en un dentro y presionando la tecla barra espaciadora podrá chequear o deseleccionar este registro para ajuste.

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Nota: Tenga en cuenta que no podrá hacer selección de los registros de movimientos del empleado que tenga en la opción de selección un “X”roja; esto porque sea que no existe jornada en ese registro, por ende no hay movimientos ó esta solo un movimiento de Fuera ó de salida. El Portal solo hace ajuste de horario a una pareja de marcaciones dentro fuera y lo hace con base en el grupo horario del empleado y los horarios de ese grupo a los cuales les pueda asignar la hora de entrada, según el horario más próximo. En el grafico siguiente vemos el movimiento a reasignar horario manualmente. Ejemplo cambiar horario a las marcaciones de 13/01/2005 del horario actual 07:30:00 a 06:00:00 en la misma dependencia y el mismo grupo horario. Para realizar este proceso se selecciona de la lista de grupo horario el grupo horario igual, y de la lista de horario el horario escogido Ej: 06:00:00. Se da click en el botón reasignar horario manualmente, si este botón no esta habilitado, debe hacer selección del empleado en la cuadricula de empleados para que se habilite el botón. Para seleccionar todos los movimientos del empleado actual se ubica en la cuadricula de movimientos en el primer movimiento y presiona “shift” + la tecla “S” para sean chequeados todos lo movimientos a reasignar manual.; si es deseleccionarlos todos la tecla “Shift” + la tecla “D”.

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Si se desea cambiar el horario a varios movimientos de un mismo empleado a la vez se hace la selección en las opciones de selección de registro y luego presiona el botón de reasignar horario manual. Nota: Tenga en cuanta que cuando tenga varios empleados seleccionados el botón de selección manual se inhabilita y la reasignación se hará de forma automática para todos los movimientos de los empleados seleccionados. La reasignación manual solo funcionara si tiene un empleado seleccionado a la vez, independiente que tenga varios movimientos seleccionados del mismo empleado.

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Los movimientos seleccionados se les cambiaran el horario por el que tenga seleccionado en la lista de horario de la parte inferior, después de presionar el botón de reasignar horario manual. Para este ejemplo solo esos registros cambiaran el horario de 7:30:00 – 17:30:00 quedaran con horario de 06:00-14:00. Reasignación del horario automáticamente : Para reasignar el horario automáticamente seleccione uno o más empleados de la cuadricula de empleados y presione el botón de selección automática de movimientos. Tenga en cuenta que la reasignación automática de las marcaciones se hará para todas la marcaciones de los empleados seleccionados y que su horario este sin asignar o que tenga un turno programado en esa fecha

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Nótese en la grafica que solo los registros que estén sin asignar, se les reasignara el horario automáticamente.

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Asignación de filtros para los movimientos : El manejo de los filtros le permite ver la información de movimientos filtrada y agrupada por un criterio de la siguiente forma: Criterio de diferencia de horas: Este parámetro o criterio permite definir si el número de horas diferencia entre un movimientos Dentro “D” y un movimiento Fuera “F” y el valor definido por el usuario, es mayor, mayor-igual, menor, menor-igual, o igual para ser inconsistente. Al momento de aplicar el filtro el fondo de la planilla cambia de amarillo a verde y el icono del filtro inactiva las opciones y se muestra mas resaltado. Y en la planilla se mostraran todos los registros que cumplan este criterio.

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Buscar ausencias de jornada de movimientos: Para buscar ausencias de jornada de movimientos de un empleado, se utiliza el filtro de ausencias y se presiona el icono del filtro para buscar los registros con este criterio. En el cuadro se ven que los días de ausencia del empleado de color violeta y el fondo de la planilla se ve en fondo verde indicando que hay un filtro activo sobre la planilla.

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Corregir Errores en los movimientos:

Esta forma provee la herramienta para corrección de errores o inconsistencias en los movimientos de los empleados en forma automático. Las inconsistencias se presentar en una pareja de marcaciones y son las siguientes: Existen dos salidas consecutivas (F-F) Existen dos entradas consecutivas (D-D) El movimiento de un empleado inicia con una salida El grupo horario – horario no existe. Al presionar el botón de búsqueda de inconsistencias el sistema busca en la tabla de movimientos todos los movimientos que tengan estas inconsistencias antes mencionadas.

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El sistema muestra en la cuadricula superior solo los empleados que tengan inconsistencias en los movimientos. Los errores encontrados se muestran en la cuadricula de la parte inferior, el empleado seleccionado muestra los errores de los movimientos en la cuadricula inferior. Para corregir los errores se presiona sobre el botón de “corregir errores”. El portal multiusuario inicia la corrección de los errores de forma automática. Una vez corregido estas inconsistencias el sistema mostrara en la cuadricula de la parte superior todos los empleados seleccionados.

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Asistente de liquidación Esta forma provee las herramientas necesarias para que el proceso de liquidación de tiempos sea muy sencillo y corto, en ella se proveen opciones muy poderosas para lograrlo. A continuación definiremos los pasos que recomendamos seguir para que el proceso de liquidación con El Portal Multiusuario? sea muy sencillo, rápido y confiable. 1. Consistencia de la base de datos de movimientos y permisos: El resultado obtenido de la liquidación depende de la veracidad y completitud de las marcaciones y permisos liquidados, por tal razón es necesario garantizar que las marcaciones y permisos son reflejo real de lo sucedido. Para verificar la consistencia de las marcaciones sugerimos generar un reporte de faltantes de salida y un reporte de faltantes de entrada, los cuales permiten detectar faltantes de marcación de entrada y de salida respectivamente. Con base en estos reportes se deben hacer los ajustes de movimientos usando la forma de ajustes de El Portal Multiusuario? , para insertar los movimientos o jornadas faltantes se provee en la forma de ajustes una herramienta que permite buscar las posibles inconsistencias y de la misma forma solucionarlas en tiempo real, esta herramienta equivale a los reportes mencionados pero permite solucionar rápidamente las inconsistencias ya que las muestra en una cuadricula y a medida que se seleccionan ubica el registro de movimiento asociado a la inconsistencia, permitiendo que el usuario inserte el movimiento o jornada que la soluciona. Para más información consulte el capítulo Ajuste de Movimientos en este manual. 2. Generación y ajuste del Preproceso de Marcaciones: En el Preproceso El Porta Multiusuario ? convierte cada pareja de marcación D-F en un registro que tiene la fecha y hora inicial y hora final de la jornada laborada, después de aplicar los tiempos de gracia asociados a el horario bajo la cual se registraron, el identificador interno que indica bajo que jornada del horario se debe liquidar el registro y el grupo al cual pertenece, el grupo define las marcaciones que se registraron en la misma dependencia

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y categoría y en la misma fecha, permitiendo así que el empleado pueda entrar y salir durante su jornada de trabajo y El Portal Multiusuario ? las liquide todas como una sola. Cuando el usuario esta seguro que los registros preprocesados reflejan lo sucedido en la realidad, puede pasar a liquidarlos. Seguidamente explicaremos los componentes, y su función, de la forma del asistente de liquidación

Carpeta Parámetros de liquidación: En está carpeta (Ver gráfica) se configuran los parámetros que definen la Liquidación que se desea realizar, dichos parámetros se definen a continuación.

Periodo Liquidación Defina el intervalo de tiempo para el cual se deben incluir marcaciones de los empleados. Para modificarlos pulse el botón que se encuentra al lado izquierdo

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de la fecha inicial, en el calendario desplegado presione el botón primario sobre el día deseado para iniciar la liquidación y luego el botón secundario sobre el día deseado para terminar la liquidación. Si necesita cambiar de mes o de año, use los botones con las flechas que encontrará al lado derecho del calendario. NOTA: Cuando seleccione la fecha final, se cerrará automáticamente esta forma y Quedaran visualizadas las fechas iniciales y finales seleccionadas.

Dependencias y Empleados a liquidar: Define cuales dependencias y/o empleados se han de incluir en la liquidación. El Portal Multiusuario? le permite liquidar:

- Todos los empleados - Una o varias dependencias completas - Uno o varios empleados de una misma dependencia

Dependencias Disponibles

Dependencias Seleccionadas

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Para seleccionar las dependencias y/o empleados a liquidar siga los siguientes pasos: 1. Si desea liquidar todo el personal, no seleccione ninguna dependencia o empleado. 2. Si desea liquidar una o varias dependencias completas, seleccione de la lista de la izquierda en “Dependencias Disponibles y sus Empleados” aquellas que desea haciendo doble click sobre cada una de ellas (También puede seleccionarlas y luego usar el menú contextual desplegable con el botón secundario del ratón) 3. Si desea liquidar uno o varios empleados de una misma dependencia seleccione de la lista de la derecha en “Dependencias Disponibles y sus Empleados” aquellos empleados que desea, haciendo doble click sobre cada uno de ellos (También puede seleccionarlos y luego usar el menú contextual desplegable con el botón secundario del ratón). NOTA: Por defecto el sistema liquida todas las dependencias y todos los Empleados.

Para incluir todas las dependencias/Empleados se da doble click sobre lista de selección de disponibles o seleccionados. Si se

Empleados Disponibles

Empleados Seleccionados

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desea hacer la operación contrario se da click derecho sobre la lista de disponibles y se escoge la opción que se desea.

Universo de datos a liquidar Si desea que los permisos registrados en el sistema sean incluidos en la Liquidación seleccione esta opción “Movimientos y permisos”, si desea solo liquidar los movimientos seleccione esta opción “Solo movimientos”.

Actividad Si desea incluir solamente los empleados asociados a una actividad especifica, selecciónela de la lista desplegable que aquí se encuentra. Empresa: Equivale a la empresa donde esta asociado el empleado y por defecto Es la empresa que se registro al instalar El Portal multiusuario® Esquema de liquidación: El esquema de define si se van a liquidar los empleados mediante un esquema de liquidación, si se van a liquidar por horarios o turnos de trabajo se escoge la liquidación fija.

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Carpeta Preproceso: Esta carpeta ofrece todas las herramientas para preprocesar todas las marcaciones existentes en las bases de datos referentes a las dependencias y empleados seleccionados según la fecha inicial y final ya determinadas para liquidar.

El proceso de preprocesar consiste en armar un registro por cada marcación de entrada y de salida de las marcaciones de los empleados, luego se aplican factores de aproximación, y tiempos de gracia

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Botones del Preproceso y su Funcionalidad Las siguientes gráficas describe la apariencia y funcionalidad general de los botones de la paleta de herramientas de la carpeta Preproceso, la cual se encuentra en la parte derecha de la forma al lado de la grilla de preproceso.

Preprocesar: Botón de preprocesar: una vez se tienen todos los parámetros para liquidación se pasa a preprocesar dando click sobre este icono. Parar Preproceso: Botón para parar el preproceso actual o que se haya lanzado Calendario: Botón para mostrar el calendario: el calendario muestra seleccionado el día en el que se realizo la las marcaciones de registro preprocesado.

Guardar preproceso: Botón para guardar el preproceso actual en un archivo plano. Cargar Preproceso: Botón para cargar un preproceso guardado en un archivo plano con anterioridad. Mostrar la Definición de la Categoría: Este botón aparece o desaparece el visor donde se muestra la definición de la categoría asociada al registro preprocesado que esta seleccionado Este visor incluye:

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- Definición del Horario de trabajo - Tiempo de gracia antes de entrar - Tiempo de gracia después de entrar - Tiempo de gracia antes de salir - Tiempo de gracia después de salir - Tipo de liquidación. De labor - Tipo de liquidación de festivos - Máximo de extras a liquidar - Factores de aproximación Además de la herramientas mencionadas existe una grilla donde se muestra los datos básicos de dependencia, grupo horario, fecha hora entra y fecha hora sale y el nombre del empleado del registro actualmente seleccionado.

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Tanto en el preproceso como en la carpeta de liquidación se puede buscar o ubicar en la grilla un empleado, para lo cual existe una herramienta de búsqueda secuencial, que permite digitar el nombre o la cedula, según sea el criterio de búsqueda, y encontrar el registro del empleado buscado. Si se desea buscar por cedula se da click derecho sobre la caja de búsqueda y se escoge la opción “buscar por cedula”; si se desea que sea la búsqueda por nombre se escoge la opción “buscar por nombre”. Ejemplo: se desea buscar el empleado Hernando escobar con cedula Nro. 00325 y se busca por la opción “buscar por Nombre” se selecciona la opción buscar por nombre y se digita el nombre en la caja de texto buscar. Y en la grilla inferior se pude visualizar el empleado buscado. Y en la grilla de preproceso igualmente.

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Ajuste y reasignación de horarios: Para la corrección de registros no consistentes en El portal Multiusuario® Se cuenta con una herramienta de ajuste de horarios.

Visor de soluciones de horarios: Para abrir ala herramienta de ajuste y reasignación de horarios se debe dar clic sobre el botón con el icono del lápiz.

La herramienta se muestra en la parte inferior de la pantalla, esta herramienta ayuda a corregir las inconsistencias de horario, todo el registro “NC” no consistentes para el portal los coloca en color fucsia claro.

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Corrección de registros no consistentes Para corregir un horario o cambiar de dependencia la marcación realizada en otra dependencia se procede de la siguiente forma. Se ubica en el registro a corregir o cambiar dentro de la grilla ej: 10456789: el registro se muestra en un fondo fucsia claro, evidentemente la marcación de este empleado fue de 5:00:00 AM. a 14:59:50 PM y el horario asignado a estas marcaciones fue de 14:00-22:00, lo cual es inconsistente, esta herramienta permite cambiar los horarios de la columna horario de la grilla al registro inconsistente.

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Al dar click en el botón de “Modificar” se cambia el horario Ej: 14:00-2200 al que este seleccionado en la parte inferior de la herramienta de soluciones, en este caso se cambia a 06:00-14:00 en los círculos que aparecen color rojo. Y el registro pasa de estado NC “registro no consistente” . a “OK” Luego de esto el registro se vera asi en la grilla de registros preprocesados. Para cambiar el horario del registro actual se selecciona la opción de modificar todo, que aparece seleccionada por defecto, se cambia de la lista de horario el

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horario, allí se escoge el horario a cambiar y se da click sobre el botón de modificar. Para modificar o cambiar la dependencia del registro actual se selecciona la opción de modificar dependencia, se cambia la dependencia por la dependencia nueva para el registro, en la lista de dependencias luego se da click sobre el botón de modificar Para modificar la dependencia, el grupo horario, el horario, se selecciona la opción de modificar todo, y se escoge de cada lista la opción a cambiar. Para buscar la mejor opción de organizar el horario del registro actual se escoge la opción de buscar mejor. Para que el sistema busque el mejor horario que pueda liquidar y la jornada dentro del grupo horario para asignárselo a la marcación actual. Para mostrar todos los horarios además de los horarios que están en este grupo horario, en la lista de horarios, se selecciona la opción de mostrar todas Para aplicar los cambios seleccionados al registro actual, para cualquier opción de las anteriores, se presiona con ratón sobre el botón de modificar.

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Carpeta de liquidación: Está carpeta contiene una paleta de herramientas para liquidación y una cuadricula donde se visualizan los registros liquidados incluyendo los totales de labor diaria de cada empleado discriminados en los conceptos de ley descritos a continuación.

Conceptos de liquidación incluidos en El Portal?

1. Calculados por El Portal? HDO: Horas diurnas ordinarias HNO. Horas nocturnas ordinarias HED: Horas extras diurnas HEN: Horas extras nocturnas HDDO: Horas dominicales diurnas ordinarias HDNO: Horas dominicales nocturnas ordinarias HFDO: Horas festivas diurnas ordinarias HFNO: Horas festivas nocturnas ordinarias HEFD: Horas extras festivas diurnas HEFN: Horas extras festivas nocturnas HDDD: Horas diurnas día descanso

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HNDD: Horas nocturnas día descanso THO: Total horas ordinarias DESCUENTO PERMISO: Valor del descuento en permiso DESCUENTO LABOR: Valor del descuento de labor HTAD Total horas adicionales diurnas HTAN Total horas adicionales nocturnas HTAFD Total horas adicionales festivas diurnas HTAFN Total horas adicionales festivas nocturnas.

Botones de la paleta de herramientas para liquidación Las siguientes gráficas describen la apariencia y funcionalidad general de los botones de la paleta de herramientas de la carpeta de Liquidación:

Liquidar Preproceso Actual: Este botón ejecuta la liquidación del Preproceso activo. Parar Liquidación: Botón para parar la liquidación actual o que se haya lanzado. Actualizar Base de Datos de Ultima liquidacion: Este botón actualiza la tabla usada para generar el archivo plano de interfase a nomina. Es decir actualiza el detalle de última liquidación. Mostrar/Ocultar Visor de Conceptos: Este botón hace visible o invisible el visor de conceptos de liquidación, el cual permite observar el valor del concepto de liquidación, seleccionado en la cuadricula, en formato horas: minutos. Mostrar/Ocultar Grilla del grupo de registros liquidados del preproceso: Este botón hace visible o invisible la grilla del grupo de registros del preproceso que formaron el registro liquidado.

Exportar a archivo de texto:

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Permite exportar el contenido de la B.D. de liquidación a un archivo de texto plano, bajo el nombre y ubicación definidos por el usuario. Importar de archivo de texto: Permite importar el contenido de un archivo de texto plano, con el nombre y ubicación definidos por el usuario, a la base de datos de liquidación.

Para visualizar el calendario del día relacionado en el registro esta la herramienta de del día “Inicia” y “Termina” cuando el día cae en festivo esta herramienta se ve de color amarillo. Para iniciar el proceso de liquidación de los registros preprocesados actualmente se da click sobre el botón de liquidación, inmediatamente el sistema empezara a realizar el calculo de tiempos trabajados por cada concepto y mostrara la siguiente forma de progreso del proceso. Al terminar la liquidación el sistema mostrara una forma dialogo donde se pregunta al usuario si se desea pasar la información de esta liquidación a la B.D de ultima liquidación en la forma de edición de liquidación, donde puede a hacer modificaciones de forma manual ó quedarse en esta pantalla y solo visualizar los movimientos liquidados, ya que esta cuadricula no es editable.

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EDICION DE LIQUIDACION La edición de liquidación ofrece al usuario opciones para visualizar, editar, guardar y recuperar el contenido de la base de datos de liquidación generada en el asistente de liquidación. Los últimos pasos de la generación del archivo de interfase a nomina se realizan aquí. La forma del asistente tiene tres carpetas a saber: Carpeta Detalle Labor: Esta carpeta permite visualizar, editar y guardar la información de liquidación detallada por empleado y de todos los días liquidados. Carpeta Detalle Última Liquidación: En esta carpeta se visualiza el contenido de la última liquidación generada en el asistente de liquidación. El proceso de revisión y ajuste de los valores de la

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liquidación debe ser realizado aquí, para ello se proveen varias herramientas que se observan en la siguiente gráfica. Funcionalidad de los Controles Disponibles en la Carpeta : Editor de Conceptos en Formato hh:mm: Cuando se selecciona una celda correspondiente a un concepto de liquidación se hace visible la edición del concepto mediante un doble click o presionando Enter, en el se puede modificar el valor de la celda usando el formato hh:mm ó hh.hh de esta forma se facilita la labor de modificación de los valores ya que en la cuadricula se encuentran en formato horas- fracción de hora. Ej.: vamos a corregir en la columna de HDO = 012:18 por 012:50. Existen dos formas de hacerlo así: EJ: 1 Para realizar este proceso presione Enter sobre la celda al modificar, luego digite el valor a corregir en formado de HH.HH digitamos 12.84 y presionamos Enter y luego el valor corregido quedara en formato HH:MM = 012:50. EJ: 2 Para realizar este proceso presione Enter sobre la celda al modificar, luego digite el valor a corregir en formado de HH.HH digitamos 12.50 y presionamos Enter y luego el valor corregido quedara en formato HH:MM = 012:50.

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Mostrar / Ocultar Visor de conceptos: Este botón despliega el visor de conceptos en la parte superior de la grilla esta herramienta le ayuda a visualizar el valore de los

conceptos en horas minutos. Para ocultarlo de nuevo dar click sobre este botón

Redondear Conceptos: Este botón despliega la forma de selección de conceptos a redondear. Los factores de redondeo se modifican por medio de esta misma forma (Ver página siguiente).

Borrar Columna: Este botón pone los valores de la columna seleccionada de la grilla donde este ubicado en blanco o cero según su tipo.

Establecer un valor a la columna: permite modificar el valor de la comuna seleccionada de la grilla donde este ubicado y cambiar el valor de acuerdo aun parámetro ingresado por Teclado, en la siguiente cuadro de dialogo según el grafico

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. Agregar un Filtro a la información:

Con este botón se permite crear un filtro para la información de la grilla que esta seleccionada. Al dar click sobre este botón abre un a forma para creación de filtros que explicamos mas adelante en este manual. Por defecto la grilla al aplicar filtro cambia el color del fondo

Quitar un filtro de la información: Permite ver la información sin el filtro, ver toda la información sin ninguna parámetro de restricción. . Pasar al Acumulado: Con este botón se carga en el detalle de liquidación acumulado, el contenido del detalle de la última liquidación Recuperar Detalle: Con este botón se permite importar el contenido de un archivo de texto que contenga un detalle de última liquidación, liquidación acumulada y consolidado de liquidación.

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Guardar detalle: Para guardar la información del detalle de liquidación actual y detalle de liquidación acumulada y consolidada se da click sobre este botón.

Buscar Empleado: Este cuadro de edición permite buscar un empleado por su nombre ó cedula, a medida que se digitan letras, el sistema busca el nombre de empleado mas cercano a la cadena de búsqueda actual. Esta búsqueda se maneja igual en acumulado de liquidación y consolidado de liquidación.

Borrar Detalle Ultima Liquidación: Con este botón se eliminan los registros existentes en la base de datos del detalle de última liquidación, si así lo requiere además se puede incluir o No un registro en la liquidación detallada y el proceso se hace de la siguiente forma:

Se ubica en el registro a modificar, se selecciona la celda de Incluir y se da doble click o Enter, cualquiera de esta dos opciones cambia el la celda de un valor “N” a “S” ó de “S” a “N” como se observa en la grafica.

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Cuadro de dialogo de filtro: Un Filtro es una consulta que se genera a través de unos parámetros o condicionales para obtener cierta información solicitada la base de datos. Para la edición de liquidación se cuenta con una herramienta para filtrar la información de las bases de datos de detalle de última liquidación, liquidación acumulada, y consolidado de liquidación.

Si desea crear un filtro sobre cualquiera de estas bases de datos, lo puede hacer dando click sobre el botón de filtros, se visualizara en la pantalla la herramienta que se muestra en la grafica a continuación.

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Los parámetros o condicionales que podrá utilizar en los filtros son los siguientes: Nombre Campo: Equivale a todos los campos de la base de datos actual que desee filtrar. Condición: Equivale al parámetro o condición que se necesita filtrar y pueden ser los siguientes. Blanco No Blanco Igual Que Diferente de Mayor Que Menor Que Mayor ó Igual Que Menor ó Igual Que. Operando:

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Equivale a un valor o atributo constante del mismo tipo de nombre del campo que este en la condición del filtro. Conector lógico: Equivale a un operador cuya respuesta puede ser falsa o verdadera Las siguientes operaciones se pueden hacer en la herramienta de los filtros. Guardar la configuración y el filtro actual en archivo plano tenga en cuenta que la extensión del archivo plano se coloca de acuerdo a la herramienta donde este ubicada en la forma. La extensión los filtros de detalle de liquidación tienen extensión *. DET, para el acumulado de liquidación *.ACU y para el consolidado de liquidación *.CON Cargar la configuración y filtro guardado en el archivo plano, tenga en cuenta la pestaña donde este ubicado, de igual forma que para guardar al cargar debe tener en cuenta la Extensión del archivo plano de filtros. Igualmente se pueden cargar los filtros guardados con anterioridad seleccionándolos de la lista de la parte derecha. Al presionar el botón aceptar se ejecuta el filtro configurado en la grilla o cuadricula del filtro.

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Al presionar el botón Cancelar se cancela la operación sobre el filtro actual. En la edición de liquidación se puede utilizar la herramienta de filtros en cualquiera de las pestañas de la forma, tenga en cuenta que la cuadricula o grilla cambia el fondo o color de la grilla cuando esta aplicado el filtro, según se muestra en la grafica a continuación.

Una forma de saber si esta aplicado un filtro además del color del fondo de la grilla es con el icono del filtro; si el filtro esta aplicado aparece el siguiente icono.

Para quitar el filtro a la cuadricula o grilla actual donde este ubicado en la edición de liquidación, presione el botón del filtro y cambiara al siguiente icono y el color del fondo de la cuadricula.

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Forma de Selección de Conceptos a Redondear: En esta forma se define la lista de conceptos a redondear. El redondeo de conceptos consiste en aplicar el esquema de redondeo definido por el usuario, a cada concepto y en cada registro de la liquidación.

Incluir un Concepto para Redondear:

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Para incluir un concepto, de la lista de los disponibles, en la lista de los seleccionados puede hacer doble click sobre este o seleccionarlo y presionar el botón de incluir concepto “>”

Incluir todos los Conceptos para Redondear: Para incluir todos los conceptos, de la lista de los disponibles, en la lista de los seleccionados, seleccionarlos todos y presionar el botón de incluir concepto “>>”

Excluir un Concepto para Redondear: Para excluir un concepto de la lista de los seleccionados, puede hacer doble click sobre este o seleccionarlo y presionar el botón de excluir concepto “<”

Excluir todos los Concepto para Redondear: Para excluir todos los conceptos de la lista de los seleccionados, puede hacer seleccionarlos y presionar el botón de excluir concepto “<<”

Editar Esquema de Redondeo: Con este botón se despliega la forma de edición de los factores de redondeo o aproximación (Ver gráfica siguiente).

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El esquema de redondeo esta compuesto por tres factores que definen las reglas de aproximación que usará El Portal multiusuario? al momento de redondear los valores asociados a los conceptos. Basados en el ejemplo de la gráfica, explicaremos cada uno de ellos: Primer Factor: 1.5 Este factor indica que los valores que tengan entre 0 y el valor referenciado tomaran el valor por defecto de cero. Segundo Factor: 0-10=0 Este factor indica que los valores que tengan entre 0 y 10 minutos en la parte decimal serán redondeados a cero (0) Tercer Factor: 11-44=30 Este factor indica que los valores que tengan entre 11 y 44 minutos en la parte decimal serán redondeados a 30. Cuarto Factor: 45-59=60 Este factor indica que los valores que tengan entre 45 y 59 minutos en la parte decimal serán redondeados a 60, es decir que se incrementa en 1 el número de horas. Carpeta Detalle Liquidación Acumulada: En esta carpeta se visualiza el contenido de la base de datos de liquidación acumulada, es decir día por día la marcaciones liquidadas de cada empleado. Los controles definidos en la carpeta anterior son utilizables en esta carpeta. Liquidaciones Parciales:

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Nuestra recomendación respecto a la liquidación de tiempos es hacerla en periodos parciales y usar la característica de acumulación de liquidaciones parciales que ofrece El Portal multiusuario? . Hacer liquidaciones parciales facilita el proceso ya que es más fácil y seguro revisar la liquidación de 2 o 3 días que revisar la liquidación de 15 o más días. Las herramientas vistas, botones de la paleta derecha, para detalle de última liquidación funcionan de igual manera para realizar edición y modificación sobre esta grilla. Tenga en cuenta que la realizar importación y exportación de archivos planos de cada pestaña de la edición de liquidación debe nombrar los archivos de forma coherente de acuerdo a la operación de edición de liquidación que esta realizando. Carpeta Labor Consolidado: En esta carpeta se visualiza el contenido de la base de datos del consolidado de liquidación, de la cual se genera el archivo de interfase a nomina. En las versiones posteriores a la WinX, es recomendado consolidar antes de generar el archivo de interfase, excepto en los casos en que el usuario ha hecho modificaciones sobre esta base de datos y no puede perderlos al consolidar. El consolidado es generar la liquidación de tiempos por empleado en el centro de costo laborado con el valor de la suma total por cada concepto donde haya generado tiempos, en ultimas es la liquidación de tiempos laborados del empleado que genera El Portal Multiusuario®. Tenga en cuenta que El Portal Multiusuario® puede consolidar de la base de datos de detalle de ultima liquidación y de liquidación acumulada. Cuando el usuario necesite hacer modificaciones sobre el consolidado, recomendamos que lo haga solamente después de garantizar que la base de datos del detalle de última liquidación contiene la información tal como la necesita. Cabe anotar que el único campo que se calcula siempre al generar el consolidado es el número de días laborados, por lo tanto es el único campo que puede variar al recalcularse el consolidado.

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Las herramientas vistas, botones de la paleta derecha, para detalle de última liquidación funcionan de igual manera para realizar edición y modificación sobre esta grilla. La funcionalidad de los botones que se habilitan en esta forma se explican a continuación

Consolidar de detalle última liquidación: Con este botón se permite consolidar la liquidación de la grilla de detalle de última liquidación. Consolidar de Acumulado de liquidación: Permite consolidar la información del acumulado de liquidación, si es que el usuario acumula la información de liquidación.

Generar plano de interfase a nomina:

Con este botón se permite abrir la carpeta de generación de interfase de nomina, donde se puede generar el plano de nomina un vez se tenga consolidada y lista la liquidación del tiempo del Empleado

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Generación del Archivo de Interfase a Nomina: Para generar el archivo de interfase a nomina se debe presionar el botón “Generar plano de interfase a nomina” y luego se despliega la forma de generación de interfase a nomina, que consiste en generar un archivo plano desde el portal Multiusuario con todas las novedades de tiempos generadas por los empleados y formateadas de manera que la nomina que posea la empresa la tome y suba sin ningún problema de manera transparente para el usuario. Para generar el archivo de interfase a nomina siga los siguientes pasos. Seleccione de la lista el nombre de la nomina que va a generar, esta lista de selección contiene los planos de nominas configurados con anterioridad para la nomina especifica de la empresa.

Luego presione el boton de generar el plano de interfase a nomina situado en la paleta de botones de la derecha. Tenga en cuenta que El Portal multiusuario lo genera en la ruta por defecto C:\ Interfase nomina temporal.txt

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Al presionar este botón se puede guardar el archivo de interfase a nomina en una ubicación diferente si así lo desea. Al presionar este botón se puede cargar en pantalla un archivo de interfase a nomina generado con anterioridad.

Si desea incluir los nombres de los campos en la cabecera de cada concepto generado en el archivo plano, seleccione la opción “Incluir Nombres de los campos”. Antes de genera el archivo de plano de nomina debe tener el consolidado de liquidación y además el plano que va a generar debe tener todas la variables necesarias definidas; de lo contrato pueden presentarse mensajes como estos.

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LIQUIDACION DE PERMISOS Y AUSENCIAS Esta forma provee las herramientas necesarias para liquidación de tiempos de permisos y ausencias justificadas, en ella se proveen opciones para poder liquidar, obtener un una liquidación detallada, herramienta para la consolidación por concepto en nomina y por ultimo una herramienta para generación de plano de permisos ausencias justificadas. A continuación definiremos los pasos que recomendamos seguir para que el proceso de liquidación de tiempos de permisos y ausencias justificadas con El Portal Multiusuario? sea muy sencillo, rápido y confiable. 1. Consistencia de la base de datos de permisos: El resultado obtenido de la liquidación depende de la veracidad y completitud de las marcaciones de permisos liquidados, por tal razón es necesario garantizar que las marcaciones de permisos son reflejo real de lo sucedido, par esto se deben hacer los ajustes de movimientos de permisos usando la forma de ajustes de El Portal Multiusuario? , para insertar permisos se provee en la forma de ajustes una herramienta que permite que el usuario inserte el permisos o realice el ajuste de los permisos de acuerdo a como se hayan presentado realmente. Para más información consulte el capítulo Ajuste de Movimientos en este manual. Cuando el usuario esta seguro que los registros preprocesados reflejan lo sucedido en la realidad, puede pasar a liquidar los permisos o las ausencias. Seguidamente explicaremos los componentes, y su función, de la forma de liquidación de permisos y ausencias. Carpeta Parámetros de liquidación: En está carpeta (Ver gráfica) se configuran los parámetros que definen la Liquidación de tiempos de permisos y ausencias que se desea realizar, dichos parámetros se definen a continuación.

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Carpeta Parámetros de liquidación de tiempos de permisos y ausencias: En está carpeta (Ver gráfica) se configuran los parámetros que definen la Liquidación de permisos y ausencias que se desea realizar, dichos parámetros se definen a continuación Periodo Liquidación: Defina el intervalo de tiempo para el cual se deben incluir marcaciones de los permisos y ausencias de los empleados. Para modificarlos pulse el botón que se encuentra al lado izquierdo de la fecha inicial, en el calendario desplegado presione el botón primario sobre el día deseado para iniciar la liquidación y luego el botón secundario sobre el día deseado para terminar la liquidación. Si necesita cambiar de mes o de año, use los botones con las flechas que encontrará al lado derecho del calendario.

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NOTA: Cuando seleccione la fecha final, se cerrará automáticamente esta forma y Quedaran visualizadas las fechas iniciales y finales seleccionadas. Dependencias y Empleados a liquidar Permisos y ausencias: Define cuales dependencias y/o empleados se han de incluir en la liquidación de permisos y ausencias. El Portal? le permite liquidar tiempos de permisos y ausencias de: - Todos los empleados - Una o varias dependencias completas - Uno o varios empleados de una misma dependencia Para seleccionar las dependencias y/o empleados a liquidar tiempos de permisos y ausencias siga los siguientes pasos:

Dependencias Disponibles

Dependencias Seleccionadas

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1. Si desea liquidar los permisos de todo el personal, no seleccione ninguna dependencia o empleado. 2. Si desea liquidar los permisos y ausencias de los empleados de una o varias dependencias completas, seleccione de la lista de la izquierda en “Dependencias Disponibles y sus Empleados” aquellas que desea haciendo doble click sobre cada una de ellas (También puede seleccionarlas y luego usar el menú contextual desplegable con el botón secundario del ratón) 3. Si desea liquidar los tiempos de permisos y ausencias de uno o varios empleados de una misma dependencia seleccione de la lista de la derecha en “Dependencias Disponibles y sus Empleados” aquellos empleados que desea incluir, haciendo doble click sobre cada uno de ellos (También puede seleccionarlos y luego usar el menú contextual desplegable con el botón secundario del ratón). NOTA: Por defecto el sistema liquida los tiempos de permisos y ausencias de todas las dependencias y todos los Empleados. Para incluir todas las dependencias/Empleados se da doble click sobre lista de selección de disponibles o seleccionados. Si se desea hacer la operación contraria se da click derecho sobre la lista de disponibles y se escoge la opción que se desea.

Empleados Disponibles

Empleados Seleccionados

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Liquidar Permisos Si desea liquidar solo los permisos remunerados, permisos no remunerados, los dos anteriores ó no liquidar permisos seleccionen de la lista la opción deseada.

Liquidar Ausencias Si desea liquidar las ausencias remuneradas, ausencias no remuneradas, las dos anteriores ó no liquidar ausencias seleccionen de la lista la opción deseada Actividad: Si desea incluir solamente los empleados asociados a una actividad especifica, selecciónela de la lista desplegable que aquí se encuentra. Empresa: Equivale a la empresa donde esta asociado el empleado y por defecto Es la empresa que se registro al instalar El Portal multiusuario® Carpeta de liquidación de permisos: Está carpeta contiene una paleta de herramientas para liquidación de tiempos de permisos y una cuadricula donde se visualizan los registros de permisos liquidados y los valores liquidados de cada permiso.

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Valores de liquidación de permisos incluidos en El Portal multiusuario? Concepto en nomina: Horas autorizadas Tipos de permiso Tiempo en break remunerado Tiempo en break no remunerado Tiempo en break remunerado extra Botones de la paleta de herramientas para liquidación Las siguientes gráficas describen la apariencia y funcionalidad general de los botones de la paleta de herramientas de la carpeta de Liquidación:

Liquidar de permisos y/o Ausencias: Este botón ejecuta la liquidación actual de tiempos de permisos.

Parar Liquidación de permisos y/o Ausencias: Botón para parar la liquidación actual de tiempos de permiso y/o ausencias que se haya lanzado.

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Calendario: Botón para mostrar el calendario: el calendario muestra seleccionado el día en el que se realizo la las marcaciones de registro de permiso o ausencia liquidada.

Guardar liquidación de permisos y/o Ausencias: Botón para guardar la liquidación de permisos o ausencias actual en un archivo plano.

Cargar liquidación de permisos y /o ausencias: Botón para cargar la liquidación de permisos o ausencias guardadas en un archivo plano con anterioridad guardado.

Buscar Empleado: Este cuadro de edición permite buscar un empleado por su nombre ó cedula, a medida que se digitan letras, el sistema busca el nombre de empleado mas cercano a la cadena de búsqueda actual. Esta búsqueda se maneja igual en consolidado de liquidación de permisos y ausencias. En el visor del movimiento de permisos liquidado se puede ver la liquidación del tiempo de permiso donde este ubicado actualmente en la grilla.

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En la grilla de liquidación de permisos y /o ausencias permite modificar el campo incluir (S/N) y total horas autorizadas, esto permite definir si se incluye o no el registro en la consolidación de permisos y/o ausencias.

Carpeta de Consolidado de Permisos y/ o Ausencias. La carpeta de consolidado de permisos permite consolidar los registros de permisos liquidados, consolidado por centro de costo, que equivale al concepto en nomina definido del permiso o la ausencia. En el visor de valores de consolidado se puede visualizar la consolidación de los permisos y/ o ausencias liquidadas del registro donde se encuentre en la grilla. Botón para consolidar los permisos liquidados y/o ausencias:

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En la grilla de liquidación de permisos y /o ausencias permite modificar el campo incluir (S/N),esto permite definir si se incluye o no el registro en el plano de permisos y /o ausencias, y suma total horas autorizadas.

Carpeta de Generación de plano de permiso y/o ausencias. En esta carpeta se genera el plano de permisos y/o ausencias que se sube a la nomina, para generar este plano se selecciona de la lista el plano de permisos a generar y se presiona el botón de generar plano de permiso. Generación de plano de permiso y /o ausencias, consiste en generar un archivo plano desde el portal Multiusuario con todas las novedades de tiempos de permisos y/o ausencias generadas por los empleados y formateadas de tal manera que la nomina que posea la empresa la tome y suba sin ningún problema de manera transparente para el usuario.

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Para generar el archivo de interfase a nomina siga los siguientes pasos: Seleccione de la lista el nombre del plano de permiso y/o ausencias que va a generar, esta lista de selección contiene los planos de permisos configurados con anterioridad para la nomina especifica de la empresa.

Luego presione el botón de generar el plano de permisos a nomina situado en la paleta de botones de la derecha. Tenga en cuenta que El Portal multiusuario genera un archivo plano en la ruta por defecto C:\ Interfase de permisos.txt

Al presionar este botón se puede guardar el archivo de interfase de permisos y /o ausencias en una ubicación diferente si así lo desea. Al presionar este botón se carga en pantalla un archivo de interfase de permisos y ausencias generado con anterioridad.

Si desea incluir los nombres de los campos en la cabecera de cada concepto generado en el archivo plano, seleccione la opción “Incluir Nombres de los campos”. Antes de generar el archivo de plano de interfase de permisos y/o ausencias de tener el consolidado de permisos y además el plano de permisos que va a generar debe tener todas las variables necesarias definidas; de lo contrario pueden presentarse mensajes como estos.

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Modulo Generador de Reportes

Para ejecutar el generador y visualizador de los reportes en El Portal Multiusuario® se debe ingresar por la opción del menú Reportes, para generar listados. En el modulo de reportes permite visualizar, diseñar, guardar e imprimir los reportes y listados En el generador de reportes encontramos las siguientes opciones en cada una de las carpetas o pestañas de la formas. 1. Visualización de reportes definidos y diseño de reportes. 2. Crear conexiones de datos 3. Editor de código SQL

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Reportes

1. Visualización de reportes definidos Para la visualización de reportes definidos se cuenta con una lista de los reportes disponibles, en la cual se muestra el nombre de cada reporte. En el cuadro de descripción del listado aparece escrito la funcionalidad de cada reporte o listado que se seleccioné en reportes definidos, en pocas palabras dice lo que hace cada reporte. Si el usuario desea visualizarlos presiona sobre el botón “Imprimir listado/reporte”, inmediatamente de abre la forma de vista preliminar de los reportes.

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Se muestra un cuadro de dialogo de configurar listados para visualizarlo en pantalla o mandarlos directamente a impresión a la impresora predeterminada. La forma para visualizar los reportes contiene una barra de herramientas que permite además de opciones de visualización, la funcionalidad de guardarlo en otros formatos y poderlo imprimir en pantalla o en impresora directamente. Estas son algunas de las opciones de de esta paleta de herramientas.

Abrir: permite abrir reportes prediseñados, que han sido previamente guardados. Guardar: permite guardar el reporte en una ruta definida por el usuario y lo guarda en distintos formatos. Imprimir: permite imprimir el reporte actual en una impresora de local o de red que este disponible.

Navegar: permite avanzar o retroceder de página, además de ir a la primera ó ultima página.

Pagina: permite digitar un número de página, la cual desee visualizar.

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Zoom: permite agrandar o disminuir el tamaño de visualización del reporte

actual.

Salir: permite salir de la vista preliminar y retornar al modulo de reportes del El Portal Multiusuario®.

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2. Visualización de la conexión de datos. La visualización de las conexiones de datos permite ver la lista de las conexiones de datos disponibles para diseñar, modificar, o visualizar un reporte. Conexión de datos: una conexión de datos es un nombre de una consulta valida y ejecutable que hace relación directa a la base de datos de El Portal Multiusuario® y permite asociar un reporte para diseño, edición o visualización. En el cuadro siguiente aparece la descripción de la consulta SQL que genera la conexión de datos con las bases de datos de El Portal Multiusuario®, actualmente seleccionada de la lista.

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En la grafica se muestra el proceso de interacción entre la base de datos y los reportes a través de la interfaz de El portal y utilizando la librería de el RaveSolo de Nevrona.

2. Edición y Diseño de reportes predefinidos por el usuario. Para editar un reporte de la lista de selección, se selecciona el reporte que se quiere modificar y se da clic sobre el botón de diseñar listado o reporte. Al presionar este botón se abre la interfaz del Rave Reports 5.1 en modo de diseño, en el reporte que se encuentra actualmente seleccionado de la lista de reportes. Para editar un campo o atributo de la consulta basta con seleccionarlo en Explorador del Rave Project en el reporte en diseño, una vez selecciona aparecen las propiedades del elemento y se pueden cambiar de acuerdo ala necesidades del usuario. En la grafica vemos el campo nombre del reporte, y deseamos ocultarlo Tenemos el reporte de empleados de ejemplo y se desea que no se visualice el campo nombre, en el reporte, se selecciona el Data View y se coloca en la propiedad visible del mismo, el valor de false.

Bases de datos El Portal

Conexión de datos CNXDatosEmpleados

Consulta SQL

Reporte de Empleados

Esquema de Conexión de datos con interfaz de El Portal Multiusuario

Interfaz con Rave 5.1 Nevrona

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Visualización antes de ocultar el campo Nombre del reporte

Visualización después de ocultar el campo Nombre del reporte

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Para que se reflejen los cambios en el reporte se debe dar clic en guardar para mantener los cambios.

Propiedades de data text (Ej.: campo nombre del reporte de empleados)

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Para añadir mas atributos se debe arrastrar del Data View a la zona de campos del reporte (Databand) presionando la tecla CTRL y arrastrando el atributo o campo disponible con el botón izquierdo del ratón sostenido, soltándolo en la banda de ubicada en el reporte. Para que se reflejen los cambios en el reporte se debe dar clic en guardar para mantener los cambios.

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En los anteriores ejemplos se muestran operaciones sencillas que el usuario puede hacer, para cambiar las propiedades o forma de visualización de un reporte. Para conocer mas acerca de cómo hacer más cambios y modificar la apariencia de los reportes, sugerimos consultar el manual en línea de Rave Reports 5.1, que se encuentra en la carpeta de ayuda del portal. Rave.pdf

3. Diseño de reportes predefinidos por el usuario. Esta parte de diseño corresponde directamente a realizar la construcción de de los reportes, desde la creación de la conexión de datos, pasando por la organización y distribución de los atributos del reporte dentro de la pagina y la forma de visualizarlos. Para crear un reporte nuevo en El Portal Multiusuario® se debe primero crear una conexión de datos en la pestaña para la conexión de datos CNXDatos. El Portal Multiusuario® tiene una herramienta interactiva que le ayuda a crear, tanto la conexión, como la consulta SQL mediante un editor de consultas. A continuación explicamos el proceso que se debe seguir para la creación de un nuevo reporte en El Portal Multiusuario®. Los pasos principales son los siguientes. 3.1. Creación de la conexión de datos. 3.2. Creación de la consulta SQL en el editor de consultas de El Portal multiusuario. 3.3. Unión o link de la conexión de datos con el editor de reportes Rave reportes 5.1 3.4. Diseño del reporte en el editor de reportes Rave Reports 5.1 3.5 Ejecución y prueba del reporte diseñado.

3.1. Creación de la conexión de datos Para la creación de la conexión de datos se debe ingresar Por CNXDatos y digitar el nombre de la nueva conexión de datos, y digitar el nombre de la consulta

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Presionar este botón para adicionar una nueva conexión de datos a la lista de selección.

Presionar este botón para guardar el nombre de la conexión de datos, el Query o consulta SQL

Presionar este botón para borrar una conexión de Datos existente.

Una vez se digita el Nombre de la conexión de datos se pasa a definir la consulta SQL en la caja de texto SQL (Query). Puede ser digitada la caja de texto y utilizar la herramienta del editor SQL.

Presionar o aplicar en este botón para ejecutar o probar la consulta actual en la caja de texto SQL Query. Presionar este botón para editar o modificar la consulta SQL actual en la caja de SQL Query.

En la cuadricula de resultado de la consulta aparecen los datos relevante a la consulta realizada, lo cual le indica que puede guardar la conexión de datos y el Query de la consulta es valido.

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3.2. Creación de la consulta SQL en el editor de consultas de El Portal

Multiusuario. El asistente para creación de consultas SQL permite definir el origen de los datos mediante selección en la lista de las tablas disponibles involucradas en la consulta que se desee realizar. Cada que se selecciona una tabla pasa a la lista de tablas seleccionadas, si se desea colocarle un alias o sobrenombre a la tabla se puede digitar en la casilla y presionar el botón de alias; de lo contrario el sistema le asignará uno automáticamente.

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Después de seleccionado el origen de los datos se presiona sobre el botón siguiente para seleccionar los campos y demás funciones agregadas disponibles para agregar. Una vez se selecciona los campos que se mostrarán en la consulta se pasan a la lista de seleccionados mediante los botones de navegación junto a esta lista.

Campos de la tabla seleccionada.

Funciones agregadas disponibles.

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Este botón se presiona para pasar de la lista de campos disponibles a la lista de campos seleccionado

Este botón se presiona para pasar de la lista de todos los campos disponibles a la lista de campos seleccionados. Este botón se presiona para pasar de la lista de los campos seleccionados a la lista de campos disponibles Este botón se presiona para pasar de la lista de todos los campos seleccionados a la lista de campos disponibles

Puede colocar el campo con la cláusula distinct presionando el botón “Distint” con el campo seleccionado, además puede nombrarlo mediante un alias para reconocer el campo o atributo, digitando el valor en la caja de texto y presionando el botón “As”.

Campos y funciones disponibles para la consulta

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Después de tener los campos y funciones en el SELECT de la consulta, se pasa a definir los filtros de la consulta con la función WHERE y GROUP BY. Para agregar una cláusula WHERE se presiona el botón de “Nuevo” y el asistente desplegara la lista de operandos que entran en la consulta de acuerdo a las tablas seleccionada, además desplegara los operadores Aritméticos, necesarios para construir la condición, el segundo operando puede ser digitado o seleccionado de la lista de operadores disponibles. Igualmente podrá añadir mas condiciones y concatenándolas con los operadores lógicos AND y OR.

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Para ir agregando cada condición se da clic sobre el botón de actualizar. Para editar la información o realizar cambios en la condición WHERE Se selecciona el registro y se da clic sobre el botón “Editar”, igual si se desea borrar alguna fila de la condición where se puede hacer seleccionando el registro y presiona el botón de “Eliminar”. Además se puede seleccionar de la lista de GROUP BY los atributos disponibles y adiciónalos a la consulta en la lista de seleccionados dando clic con el ratón sobre el botón de con el icono del símbolo mayor. Para continuar a la siguiente pantalla se da clic sobre el botón derecho para avanzar y para retroceder se da click sobre el botón izquierdo.

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La siguiente interfase contiene las cláusulas de HAVING y ORDER BY. En la consulta. HAVING le puede ayudar a seleccionar lo grupos que no satisfagan la condición, el ORDER BY se ordena de acuerdo con las especificaciones de la cláusula (ordenar por), con lo cual se obtiene le resultado final. Para agregar una cláusula HAVING se presiona el botón de “Nuevo” y el asistente desplegara la lista de operandos que entran en la consulta, de acuerdo a las tablas seleccionadas, además desplegara los operadores Aritméticos necesarios para construir la condición. El segundo operando puede ser digitado o seleccionado de la lista de operadores disponibles. Igualmente podrá añadir mas condiciones y concatenándolas con los operadores lógicos AND y OR.

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Para ir agregando cada condición se da clic sobre el botón de “actualizar”. Para editar la información o realizar cambios en la cláusula HAVING Se selecciona el registro y se da clic sobre el botón “Editar”, igual si se desea borrar alguna fila de la cláusula HAVING se puede hacer seleccionando el registro y presiona el botón de “Eliminar”. Además se puede seleccionar de la lista de ORDER BY los atributos disponibles y adiciónalos a la consulta en la lista de seleccionados dando click con el ratón sobre el botón de con el icono del símbolo mayor, para ordenar por este atributo en orden descendente (Desc) ó ascendente (ASC) Para continuar a la siguiente pantalla se da clic sobre el botón derecho para avanzar y para retroceder se da click sobre el botón izquierdo.

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El siguiente pantallazo muestra la prueba de la consulta, realizando una ejecución de la misma y mostrando en una cuadricula la información de la misma allí desplegada. Además aparece un mensaje de confirmación donde se pregunta al usuario ¿Que si esta seguro que desea remplazar la consulta existente por la recién creada? A lo que se refiere esta pregunta es si sobrescribe la consulta que se hizo en la conexión de datos en la caja de texto SQL Query. Si el usuario le dice que si, se sobrescribe el texto que tenga allí por el texto de la consulta actual. Si se da click en el botón de aceptar, se volverá a realizar la misma pregunta al usuario.

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Una vez se tiene la consulta se pasa a la carpeta de “CNXDatos” y se da click el botón guardar para guardar la conexión y anexarla a la lista de conexiones de datos disponibles para realizar reportes. La información de cada conexión de datos queda disponible para realizar los reportes en el RAVE REPORTS y la guarda en el archivo CnxDatos.stm. Nota: Es importante sacar una copia de seguridad de este archivo cada que se vaya a sacar una conexión de datos nueva. A continuación damos unos tips generales para realizar un reporte sencillo en el editor de reportes de Rave Reports, se pretende darle una idea al usuario de cómo utilizar esta herramienta y crear sus propios reportes. Para el caso de reportes elaborados se debe contar con entrenamiento en generación y código SQL e investigar los manuales acerca de Rave Reports.

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3.3. Diseño del reporte en el editor de reportes Rave Project Para crear un nuevo reporte se debe ingresar al editor y diseñador de reportes Rave Reports 5.1 presionando el botón de “Diseñar listado /reporte” Después de creada la conexión de datos en el portal, se ingresa en el Rave Reports por menú /File /New Data Object. Al dar click se visualiza en la pantalla un dialogo para seleccionar de la lista la conexión de datos con la cual se va a realizar el reporte.

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Luego de este paso visualiza en el explorador del Rave Project un nuevo Dataview (vista de datos) Donde aparecen todos los atributos y funciones de la consulta según la cláusula Select. El diseñador de reportes RAVE PROJECT cuenta con una paleta de de herramientas en la parte superior izquierda y además de una paleta de componentes para el diseño del reporte ubicados en la parte superior izquierda. En la parte derecha de la pantalla aparece el explorador Rave Project, donde se visualizan todos los reportes, sus componentes y los Dataview creados. En la parte izquierda de esta interfaz aparece un cuado de propiedades o atributos configurables de cada componente, reporte, vista de datos etc. Según sea la selección en el Rave Project.

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Para crear un nuevo reporte se debe ingresar por la opción File del menú /new report page, al dar click en esta opción se muestra en la parte central de la interfaz una hoja en blanco separada por cuadriculas En la siguiente grafica de la derecha vemos el explorador de Rave Project expandido para el reporte de empleados. Podemos visualizar todos los componentes que contiene este reporte al seleccionar un componente del reporte, aparece un check verde indicando el componente actualmente seleccionado. En la grafica de la izquierda vemos una vista de los datos expandida y todos los atributos disponibles para diseñar nuestro reporte, igual que el anterior el que tenga el check verde es el seleccionado actualmente.

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La grafica muestra la paleta de herramientas de Rave Reports 5.1, en la parte izquierda las herramientas para el manejo del reporte y la parte derecha aparecen todas las barras de componentes utilizadas en los reportes. En la barra de herramientas se encuentran las funciones principales de: 1. Guardar Reporte Activo 2. Nuevo reporte 3. Nuevo Global Page 4. Nuevo Data View 5. Nueva Página de Reporte 6. Ejecutar reporte. 7. Activar Grid 8. Editar Preferencias. La grafica siguiente muestra la barra de componentes estándar, entre los más comunes encontramos los siguientes: Report Text Component Memo Component Section Component Bitmap Component MetaFile Component Fontmaster Component PageNumInit Component

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La grafica siguiente grafica muestra la barra de componentes del reporte, entre los más comunes encontramos los siguientes: Región Component Banda Component DataBanda Component DataCycle Component CalOp Component Caltotal Component Calcontroler Component Report (cursor del navegador) Datatext Component (Data Texto) Datamemo Component (Data memo) Calctext Component (texto calculado) DataMirrorSection Component La siguiente grafica muestra los atributos configurables del reporte, la grafica del cuadro de propiedades y además una grafica de la ubicación en el explorador Rave Project.

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La siguiente grafica muestra los atributos configurables de la página, el cuadro de propiedades, una grafica de componente de página y además una grafica de la ubicación en el explorador Rave Project. La siguiente grafica muestra los atributos configurables un componente de la región, el cuadro de propiedades, una grafica del componente de región, una grafica de la ubicación en el explorador Rave Project y además el icono para tener acceso a una región. .

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La siguiente grafica muestra los atributos configurables un componente de banda, el cuadro de propiedades, una grafica del componente de banda, una grafica de la ubicación en el explorador Rave Project y además el icono para tener acceso al componente banda. La siguiente grafica muestra los atributos configurables de una componente de texto, el cuadro de propiedades, una grafica del componente de texto, una grafica de la ubicación en el Explorador del Rave Project y además el icono para tener acceso al componente.

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La siguiente grafica muestra los atributos configurables un componente de data banda, el cuadro de propiedades, una grafica del componente de data banda, una grafica de la ubicación en el explorador Rave Project y además el icono para tener acceso al componente data banda.

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La siguiente grafica muestra los atributos configurables de un componente de Data texto, el cuadro de propiedades, una grafica del componente data texto, una grafica de la ubicación en el explorador Rave Project y además el icono para tener acceso al componente data texto.

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La siguiente grafica muestra los atributos configurables de un Data View, el cuadro de propiedades, una grafica del Dataview, una grafica de la ubicación en el explorador Rave Project y además el icono para tener acceso al Dataview. La siguientes graficas muestra los atributos configurables de cada parámetro individual de una data View, el cuadro de propiedades, una grafica del Dataview, una grafica de la ubicación en el explorador Rave Project. A continuación vemos gráficamente los paso para crear un sencillo reporte de un listado de empleados en el diseñador Rave Project.

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Ingresar al menú file y seleccionar “New data object.” Aparece en la pantalla el cuadro de dialogo con la lista de la conexiones disponibles, se selecciona el nombre de la ultima conexión agregada y se da click en el botón de “Finish”. Una vez el conexión esta asociada, aparece en el Data View, una vista de datos, como dataviewX recomendamos colocarle el nombre en la propiedades según la conexión de datos.

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Una vez tenemos el Dataview, se ingresa por el menú “File/ New Archivo” y se crea un nuevo reporte, en la pantalla de diseño aparece un pagina en blanco para iniciar el diseño de el nuevo reporte. Después de tener la hoja del reporte se coloca el nombre con el componente texto, en la propiedad Text se coloca en nombre deseado, y en la propiedad Fono escogemos la propiedades de la fuente tales como: color, tamaño. El paso siguiente después de crear el titulo es crear una región, donde se alojaran las bandas de nuestro reporte, este componente es indispensable para

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añadir los demás componentes de bandas necesarios igual para ingresar los componentes para el reporte. Después de tener el componente de región creada se van creando las bandas que conformaran nuestro reporte, se debe ingresar la banda para colocar los títulos de texto, de los atributos disponibles en el Dataview.

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En una banda de texto igualmente se puede colocar el titulo del reporte con el componente de texto, después de tener los títulos del reporte, se agrega un componente de tipo Data band (datatexto). Para obtener los datos reales de la base de datos dependiendo de la consulta realizada. Al agregar el componente de tipo data banda se agregan los Data Text en esta banda, seleccionándolos del Data View activo para nuestra consulta el cual nombramos al crear “New data object”. Al desplegar el Dataview en el explorador de Rave Project, podemos arrastrar uno a uno cada de los atributos con el botón izquierdo del ratón sostenido y presionando la tecla CTRL y soltándolo en la Data band.

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Luego de finalizar el diseño del reporte podemos probar la distribución y la visualización del mismo ejecutándolo desde el menú File/Execute report. Al ejecutar el reporte se presenta un cuadro de dialogo con las opciones de salida, las cuales son: Impresión directa a la impresora, impresión en pantalla, y enviarlo directo a un archivo. La opción de archivo soporta las siguientes extensiones de archivo. Rave snapshot *.NDR Native printer Output *.PRN Adobe Acrobat *.PDF Web Page *.HTML Rich Text Format *.RTF Plain Text *.TXT.

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Al seleccionar el archivo, se muestra un cuadro de dialogo de “guardar como”, se selecciona la ruta para guardar el archivo, colocamos el nombre del archivo y se selecciona el tipo de archivo al cual vamos a enviar.

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Al seleccionar la impresora podemos configurar una impresora local o de red,. Por defecto aparece la preestablecida para impresión seleccionad en Windows, además el cuadro de dialogo permite configurar tamaño, orientación y propiedades de a cuerdo a la impresora seleccionada. Seleccionando la opción impresión por pantalla aparece el pantallazo que se muestra en la grafica, que muestra la forma de visualización estándar de los todos los reportes de Rave Project, tema mencionado con anterioridad en este manual.

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Generación de Reportes predefinidos de El portal Multiusuario. Esta forma provee las herramientas suficientes para la generación e impresión de los reportes predefinidos disponibles. Este modulo contiene los reportes que regularmente mas utilizan los usuarios del portal, además tiene una interfaz grafica mediante listas y cajas de texto que hacen muy facil la parametrización de cada uno de los reportes.

Contenido del Reporte: El contenido muestra las lista de reportes disponibles, el rango de fechas de selección del reporte y la lista de selección de empleados que se requiera según sea la actividad a la que pertenece, el esquema de liquidación asignado, el grupo horario o su centro de costos. En algunos reportes intervienen además de estos parámetros otros que se muestran en la zona en blanco de esta forma.

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Parámetros generales de configuración del reporte: Selección del Reporte: Esta lista de selección contiene los nombres de los reportes disponibles. Cuando cambia el nombre del reporte seleccionado pueden cambiar los controles habilitados, aparecer nuevos y/ó desaparecer algunos, todo esto hace parte de la definición de cada reporte. Para seleccionar un reporte se da click sobre esta lista y se selecciona el reporte que se desee generar.

Selección del Rango de Fechas del Reporte: El calendario provisto para la selección del rango de fechas es un estándar de El Portal® en este calendario se pueden escoger las fechas en las que se quiere sacar el conjunto de datos del reporte, para seleccionar se da click izquierdo primera fecha y click derecho para escoger la segunda fecha.

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Selección de empleados: La selección del empleado la puede realizar en la cuadricula inferior dando click sobre los empleados que incluirá en reporte como parámetro inicial y/ó por grupos los empleados de acuerdo a la actividad, esquema de liquidación o grupo horario al que pertenezca el empleado. Para seleccionar se escoge de las listas el parámetro requerido.

Selección de dependencias: En la parte inferior de la carpeta de contenido se ubican cuatro bandejas, a la izquierda se encuentran la dependencias disponibles y debajo dependencias seleccionadas, al lado derecho se encuentran las listas de empleados disponibles y empleados seleccionados. Para seleccionar todos los empleados de una o varias dependencias, se da doble click sobre las dependencias a escoger, inmediatamente pasaran de disponibles a seleccionadas. Existe otra opción de seleccionar dependencias y empleados, la cual es haciendo click derecho sobre la selección y el sistema muestra un menú donde se pude hacer la selección de una o varias opciones.

Selección de parámetros Iniciales:

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Los parámetros iniciales de horas de entrada y salida se capturan en formato de HH: MM horas /minutos, y los parámetros de tiempo se capturan en formato numérico con correspondencia a minutos.

Configuración de la Apariencia del Reporte: Los parámetros que definen la apariencia de cada reporte esta almacenada en una base de datos que el usuario puede modificar a través de los controles que se proveen en esta carpeta y que son descritos a continuación.

Cuadricula de Configuración de las Columnas del Reporte:

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Cada reporte tiene asociada una base de datos que contiene la configuración de las diferentes columnas que este puede incluir. La cuadricula que se indica en la grafica apariencia de los campos, permite visualizar todos los campos del reporte, para editar un campo se ubica el cursor del ratón sobre el campo que se vaya a cambiar dentro de la cuadricula y luego en la parte inferior en las cajas o listas desplegables, se modifican los atributos. Para aceptar los cambios sugeridos se da click sobre el botón de aceptar del navegador que aparece en la parte inferior. A continuación hacemos la descripción de cada campo de la apariencia de los reportes. Titulo de la Columna: En este campo define él titulo que aparecerá en el encabezado de la columna de cada reporte, se puede cambiar si se desea que aparezca en el reporte con otro nombre. Posición de la Columna: En este campo define la posición, ordinal, de la columna en el eje x del reporte. Ej.: primera columna(1), segunda columna (2), etc. Mostrar o No Mostrar la Columna: En este campo indica si la columna debe incluirse o no en el reporte. Ancho de la Columna: En este campo se define el ancho (en cm.) que tendrá la columna al imprimirse el reporte. Alineación: Define si los datos dentro de la columna se organizan al centro, derecha o a la izquierda. Configurar: Define si el usuario puede editar o modificar las anteriores propiedades de cada campo del reporte.

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Atributos de presentación modificables del reporte. Estos atributos permiten al usuario mejorar la apariencia de los datos dentro del reporte y además configurar la presentación del mismo. Titulo del Reporte: En este cuadro de edición se define él titulo que aparece en cada página del reporte y el usuario puede cambiar este nombre si así lo requiere. % Sombra: En este cuadro de edición se define el porcentaje (0-100) de sombra aplicada a las celdas del encabezado del reporte. Romper Página: En esta lista de selección se define si se cambia de página con los cambios de grupo de datos. (Ej. Cambio de dependencia en el reporte de movimientos clasificados por dependencia) Fuente: En esta lista de selección se define el tamaño de la fuente usada en la impresión del reporte. Líneas: En esta lista de selección se define cuales líneas se imprimen en el cuerpo del reporte (Todas, Verticales, Horizontales o Ninguna). Orden: Permite definir el modo de ordenamiento de los datos de una forma alfabética ascendente con el campo nombre o identificador. (Se toma como identificador, el identificador primario, y como nombre la descripción del identificador Ej: cedula y nombre del empleado).

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Encabezados: En esta lista de selección se define si el encabezado del reporte debe imprimirse en todas las páginas o solo en la primera. Orientación: En esta lista de selección se define si el reporte será impreso vertical u horizontalmente. Ejemplo Real de Apariencia: Este control muestra, en tiempo real, la apariencia que tendrá el reporte al imprimirse. Márgenes: Las márgenes del reporte se definen en los cuadros de edición ubicados en las cuatro esquinas del ejemplo real descrito en el punto anterior. También se pueden modificar arrastrando las líneas, correspondientes a cada margen, que se observan en el ejemplo real antes descrito en la grafica siguiente. Si el usuario desea visualizarlos presiona sobre el botón “generar reporte”, inmediatamente de abre la forma de vista preliminar de los reportes. Se muestra un cuadro de dialogo de configurar listados para visualizarlo en pantalla o mandarlos directamente a impresión a la impresora predeterminada. Si se desea configurar la impresora a la cual se va a mandar el lote de impresión se presiona con el cursor del ratón sobre el botón de configurar.

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La forma para visualizar los reportes contiene una barra de herramientas que permite además de opciones de visualización, la funcionalidad de guardarlo en otros formatos y poderlo imprimir en pantalla o en impresora directamente. Estas son algunas de las opciones de de esta paleta de herramientas.

Abrir: permite abrir reportes prediseñados, que han sido previamente guardados.

Guardar: permite guardar el reporte en una ruta definida por el usuario y lo guarda en distintos formatos, los cuales son: Rave snapshot *.NDR, Native printer Output *.PRN, Adobe Acrobat *.PDF, Web Page *.HTML, Rich Text Format *.RTF, Plain Text *.TXT.

Imprimir: permite imprimir el reporte actual en una impresora de local o de red que este disponible o seleccionada.

Navegar: permite avanzar o retroceder de página, además de ir a la primera ó ultima página.

Pagina: permite digitar un número de página, la cual desee visualizar.

Zoom: permite agrandar o disminuir el tamaño de visualización del reporte actual.(0-100 %).

Salir: permite salir de la vista preliminar y retornar al modulo de reportes predefinidos del El Portal Multiusuario®.

Reportes Disponibles: Para facilitar la descripción de los reportes disponibles, partimos de la base que son generados con base en un rango de fechas configurables, dependencias y parámetros iniciales.

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A continuación describimos los reportes que se generan en él modulo de reportes prediseñados. Movimientos clasificados por dependencias Movimientos clasificados por empleado: Labor Detallada clasificada por dependencia Labor Detallada clasificada por empleado Labor Consolidada clasificada por dependencia Labor Consolidada clasificada por empleado Posibles faltantes de salidas (F) Posibles faltantes de entrada (D) Retardos Turnos Programados Ausentismos. Días Laborados clasificados por Dependencia Días Laborados clasificados por empleado Permisos tomados por cada empleado. Consolidado de liquidación de permisos Desfase en la hora de entrada Marcaciones inválidos Accesos programados Movimientos históricos. Ausencias justificadas por cada empleado.

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1. Movimientos clasificados por dependencia: Este reporte muestra todos los movimientos de marcaciones de los empleados clasificados por dependencia en un rango de fecha inicial y fecha final, equivalen a todas las marcaciones, dentro fuera o parejas de marcaciones realizadas por el empleado en el dispositivo de forma manual, o por el usuario del sistema, agrupadas por dependencia, el usuario puede además seleccionar la dependencia y el empleado si a sí lo requiere.

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2. Movimientos clasificados por empleado: Este reporte muestra todos los movimientos de marcaciones de los empleados clasificados por Empleado en un rango de fecha inicial y fecha final, el usuario puede además seleccionar la dependencia, el empleado y el dispositivo si así lo requiere.

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3. Labor detallada clasificada por dependencia: Este reporte muestra todos los conceptos de horas liquidadas a cada empleado por día clasificados por dependencia en un rango de fecha inicial y fecha final, el usuario puede además seleccionar la dependencia, un solo empleado y configurar el formato si lo desea en HH: MM ó en hh: hh

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4. Labor detallado clasificado por empleado: Este reporte muestra todos conceptos liquidados al empleado por día clasificados por empleado en un rango de fecha inicial y final, se refiere a la labor realizada por los empleados y discriminada por los conceptos de tiempos y por día. El usuario puede además seleccionar la dependencia, o un solo empleado y el formato si lo desea en HH: MM ó en hh: hh. Este reporte recomendamos lo genere y lo guarde el usuario para tener una historia de las liquidaciones realizadas en un documento digital o impreso.

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5. Labor consolidada clasificada por dependencia: Este reporte se muestran todas las suma conceptos de horas liquidadas a los empleados totalizados por cada concepto, para todos los empleados que están en una dependencia en un rango de fechas dadas, parametrizable por dependencia, empleado y el formato si lo desea en HH: MM ó en hh: hh

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6. Labor consolidada clasificada por empleado: Este reporte se muestran todas las sumas de conceptos de horas liquidadas a los empleados totalizados por cada concepto, para cada empleado en un rango de fechas dadas, parametrizable por dependencia, empleado y formato si lo desea en HH: MM ó en hh: hh. Este el reporte de tiempos laborados por el empelado que subira a la nómina, solo que formateado según la nomina. Este reporte recomendamos lo genere y lo guarde el usuario para tener una historia de las liquidaciones realizadas en un documento digital o impreso.

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7. Reporte de posibles faltantes de salida (F): Este reporte muestra los faltantes de marcación fuera de los empleados, además la hora de entrada y hora de salida, hora diferencia y el nombre del empleado entre otros. Sirve para saber quien no marco la salida o quienes han trabajado un determinado número de horas. Se puede seleccionar de un número de horas del criterio que sea mayor, mayor igual, menor, menor igual o igual de horas.

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8. Reporte de Posibles faltantes de entrada (D): Este reporte muestra los faltantes de marcación dentro de cada empleado, sirve para saber quien no marco en la hora de entrada. Saber el personal que no ha laborado en cierto tiempo en la empresa. Se puede seleccionar de un número de horas del criterio que sea mayor, mayor igual, menor, menor igual o igual de horas. .

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9. Retardos: Este reporte muestra los empleados que llegan tarde a laborar según sea el horario de trabajo que tenga la marcación realizada por el empleado. Se puede seleccionar dependencia, empleado y rango de fecha inicial y final.

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10. Turnos programados: Este reporte muestra todos los turnos que ha sido programados a un empleado, empleado que tenga una programación o reprogramación para laborar en cierto rango de fechas (Ej.: semana siguiente). El usuario deberá realizar un registro de estos turnos a los empleados en la forma de programación de turnos, este reporte le mostrara los turnos que tengan asignados los empleados en el periodo de tiempo. Se puede seleccionar la dependencia, el empleado y un rango de fechas.

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11. Ausentismos: Este reporte muestra todos los ausentismos generados por un empleado en un periodo de fechas. Mostrara la fecha, la cedula y el nombre del empleado que no vino a laborar en un día entre estas fechas.

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12. Días laborados por dependencia: Este reporte muestra el total de días laborados por el empleado en cada dependencia o centro de costo en un periodo de fechas dado. Se puede seleccionar la dependencia, empleado y un rango de fechas.

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13. Días laborados por empleado: Este reporte muestra el total de días laborados por el empleado en un rango de fechas dadas por el usuario. Se puede seleccionar la dependencia, el empleado y el rango de fechas.

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14. Permisos tomados por Empleado: Este reporte muestra todos los permisos tomados por los empleados en un rango de fechas suministradas por el usuario. Se puede seleccionar, la dependencia, el empleado, y el rango de fechas.

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15. Tiempo de permiso por empleado: Este reporte Muestra el tiempo total del permiso tomado por el empleado en una fecha dada de acuerdo a un rango de fechas suministrado por el usuario. Se puede seleccionar la dependencia, el empleado y el rango de fechas.

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16. Desfase de la hora de entrada: Este reporte muestra el total del tiempo de desfase con respecto a la hora de entrada del empleado según el horario asignado a la marcación de entrada, o en un rango de fechas suministrada por el usuario. Se puede seleccionar la dependencia, el empleado y los minutos de diferencia con respecto a la hora de entrada.

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17. Movimientos inválidos: Este reporte muestra todas las marcaciones realizadas por el empleado que debido a una causa específica no suben a la base de movimientos del portal; sino a la base de datos de movimientos inválidos. Ej. : un movimiento inválido puede ser una marcación duplicada, una marcación inválida, porque el código no tenga el correspondiente número asignado en tarjetas ó empleados, etc.

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19. Reporte de ausencias justificadas: Este reporte muestra todas las ausencias justificadas programadas al empleado en un rango de fechas seleccionados por el usuario. Estas ausencias debieron ser programadas con anterioridad en el modulo de programación de ausencias justificadas.

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19. Movimientos Histórico: Este reporte muestra todos los movimientos de marcaciones de los empleados que han sido liquidados, que se les haya hecho cierre al histórico para liquidación y almacenados en la base de datos del histórico. Se puede seleccionar la dependencia, el empleado, el dispositivo y el rango de fechas.

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MENU DE ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA. En este menú se encuentra las opciones del sistema, muy prácticas y útiles como configuración inicial del portal multiusuario, cierre de movimientos del histórico, el registro y administración de todos los usuarios del que interactúan con el sistema y por ultimo y no menos importante como es la copia de seguridad Las opciones del menú de administración solo están habilitadas para los perfiles de usuario del portal multiusuario como son los de súper administrador, administrador y liquidador.

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Parámetros Iniciales De Configuración: El Portal permite configurar los parámetros que usa El Portal Multiusuario? durante su inicialización y ejecución. La siguiente gráfica muestra la apariencia de la forma mencionada.

Parámetros de Inicialización de El Portal multiusuario? : Deseleccionar los empleados al iniciar: Indica si se hace o no la deseleccion de los empleados que tenga cada usuario para trabajar con ellos. Es decir deseleccionar los empleado bloqueados por cada usuario del sistema. Hacer Copia de Seguridad al Iniciar: Indica si se hace o no copia de seguridad al iniciar el sistema, esta copia es equivalente a exportar el contenido de todas las bases de datos a archivos de texto plano.

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Incluir Segundos en la Hora Marcada: Indica si al registrar cada marcación se tienen en cuenta los segundos reportados por el lector. Si se desean evitar marcaciones con diferencia de tiempo de menos de un minuto entonces debe activarse.

Cerrar los Permisos Según Horario: Indica si El Portal? debe usar el horario de trabajo o el tiempo por defecto, definido en los permisos, al hacer cierre automático de los permisos.

Corregir sentido de las marcaciones: Indica si El Portal multiusuario? debe corregir el sentido (D-F) de las marcaciones cada que se inserte o elimine una marcación en modulo de procesar marcaciones. Ancho Foto Empleado: Ancho en centimetros usado para el ajuste de las fotos de los empleados en la forma de asignación de fotos. Alto Foto Empleado: Alto en centimetros usado para el ajuste de las fotos de los empleados en la forma de asignación de fotos.

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Ruta de exportación de datos por defecto ala terminar la aplicación: Si tiene selecciona la opción de hacer copia de seguridad al terminar, el portal multiusuario por defecto le asignara la siguiente ruta c:\EsbirroMU\ElportalMU\PORTALMU\DatosTXT, para asignar una ruta diferente se da click sobre el botón al lado derecho y se selecciona la ruta donde se va a realizar la exportación. NOTA: LA COPIA DE SEGURIDAD ES MUY IMPORTANTE PORQUE APARTIR DE ESTE SE PUEDE HACER UNA RECUPERACION Y RESTAURACION DE LOS DATOS Y EL SISTEMA, SUGERIMOS MANTENER LA OPCION DE HACER COPIA DE SEGURIDAD HABILITADA Y EN LO POSIBLE EN OTRO EQUIPO DIFERENTE AL DONDE ESTA INSTALADO EL PORTAL SERVER. la forma de parámetros iniciales de configuración también se puede ver en la instancia del cliente solo que allí es modificable la parte de la dirección IP , que es la IP donde se encuentra el portal Server y el esbirro. El puerto host es el puerto por el cual se comunican y por defecto es 1024. Los demas parámetros son de modo lectura solamente para esta instancia.

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Realizar cierre de movimientos a la fecha Esta opción permite hacer cierre de marcaciones a la fecha de cierre definida. El cierre de marcaciones consiste en pasar a la base de datos de histórico todas las parejas de marcación entrada/salida con fecha anterior o igual a la definida por el usuario en el cuadro de edición asociado a la Fecha de Cierre. Estos movimientos son lo que se encuentran en la base de datos actual o movim. Para cerrar los movimientos de la base de datos actual al histórico siga los siguientes pasos. Seleccione el rango de fecha de los movimientos a pasar al histórico. Presione el botón cerrar movimientos. Todos los movimientos que tenga el rango de fechas en la cuadricula de movimientos actual, pasaran al la base de datos del histórico. Nota: Recomendamos hacer cierre a la fecha, mes vencido realizada la liquidación, igualmente cada año se debe hacer copia de seguridad de los datos y borrar el histórico. Este cierre es conveniente hacerlo cuando no haya clientes conectados a la base de datos.

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COPIA DE SEGURIDAD

El Portal permite leer y generar archivos de texto que pueden servir de copia de seguridad para una recuperación rápida del sistema. Esta copia de seguridad es muy flexible en cuanto a su manejo y permite generar copia de seguridad desde una sola base de datos de el portal de forma manual ó generar una copia de seguridad de todas las bases de datos de El Portal Multiusuario de forma automática al presionar el botón de exportar todo, o de forma que el sistema la haga al terminar la ejecución de El portal Multiusuario.

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Importar: presionar este botón cuando se desea importar o cargar la información de un archivo plano de la misma equivalencia a una de base de datos en específico de El Portal Multiusuario. Exportar: presionar este botón cuando se desea exportar o bajar la información de de una base de datos especifica Exportar Todo: Si desea exportar todas las bases de datos a archivos planos en una sola operación presione el botón EXPORTAR TODO. Importar todo: presione este botón para subir todos los archivos planos de la copia de seguridad guardada a las bases de datos de El Portal Multiusuario. Configuración: Para que el archivo generado cumpla con los requisitos del usuario es posible definir los caracteres usados como separador de campos y de registros. Para realizar una exportación a un archivo plano de las bases de datos de El portal multiusuario realice el siguiente procedimiento. 1. Seleccione de la base la base de datos a exportar de la lista de selección.

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2. presione el botón “Exportar “y luego se mostrara el siguiente cuadro de dialogo. Si desea configurar de manera diferente la exportación del archivo plano seleccione el tipo de separador de campos de la lista, además si necesita que se incluyan los nombres de los campos en la primera línea del archivo escoja esta opción y selecciónela. Dar click en aceptar para mostrar el dialogo de guardar archivo en el disco duro o en la red.

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Una vez se escoge la ruta para bajar el archivo se muestra en pantalla el cuadro de dialogo de progreso de la exportación y un mensaje que informa que la exportación se ha realizado exitosamente. Nota: esta copia de seguridad es conveniente tenerla en una ubicación diferente al sistema operativo de la maquina donde se ejecuta el portal multiusuario, en lo posible en una unida diferente al c:\ ó en una unidad de red en un servidor que mantenga activo y donde los datos se puedan guardada con seguridad.

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Procedimiento de cargue de planos para el portal multiusuario por primera vez ó actualización de la versión winX: Es importante tener el procedimiento para cargue inicial de los datos de el portal multiusuario la primera vez, ya que de este depende que se puedan subir los planos de forma exitosa sin problemas. Siga estas recomendaciones para subir los planos si es la primera vez: 1. el orden en que se suben los datos es importante, por eso verifique en la lista de selección de archivos planos este orden, el orden en que se encuentra esta lista deben ser subidos los planos, es decir primero de los planos debe haberse creado la empresa, luego se suben la actividades y se sigue este orden. El sistema maneja integridad relacional con otras tablas lo cual explica el porque debe realizarse en este orden.; de lo contrario el sistema saca un error de este tipo al intentar subir un plano. Los mensajes de error de subir los planos se muestran en un archivo llamado “C:\Importar.err”, el cual se crea en raíz del disco al subir un plano. 2. Organice los archivos en una hoja de calculo por ejemplo Excel: tenga en cuenta que el archivo empresa no lo debe subir ya que este le solicita al usuario la primera vez que inicie el sistema. Se debe registra la primera empresa sobre la forma de registro de la empresa, el nit registrado sobre esta forma es usado como clave primaria o foránea en muchas de las bases de datos de el portal.

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Recomendamos al importar datos de archivos planos organizar los archivos donde el campo se empresa con el nit registrado en esta forma y para cargas masivas de datos, omitir subir el plano de empresa para que solo quede la primera empresa según el registro. 3. los encabezados de los archivos planos de la versión multiusuario todos son en letras minúsculas, así que no puede usar los encabezados e los campos de la versión WINX porque todos empiezan con la primera letra en mayúscula y además el orden de los campos difiere bastante en algunos planos. EJ: versión multiusuario para el plano de dependencia: empresa codigo descripcion 890.901.733-6 (Ninguna) Dependencia (No modificar) EJ: versión WinX para el plano de dependencia: Codigo; Nombre (Ninguna); Dependencia por defecto (No mod) 14270; OPERACION PALLET

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4. los siguientes son los planos más importantes en su orden para la carga masiva y los campos necesarios. ACTIVIDADES : codigo; nombre EJ. Temporal;Servicios temporales. ESQUEMAS DE LIQUIDACIÓN: empresa;codigoesquema;nombre;minimohorasdia;liquidarextrasdia;numeroextrasdia;liquidarextrassemana;numeroextrassemana;horasperiodo;tiempobreak;numerodiasperiodo;periodoliquidacion;tipoliquidacionfestivos;maxlunes;maxmartes;maxmiercoles;maxjueves;maxviernes;maxsabado;maxdomingo;maxfestivo DEPENDENCIAS: empresa;codigo;descripcion Ej: 890.901.733-6; 401AAGB0;DESARROLLO. GRUPOHORARIO: Para el grupo horario recomendamos colocar el codigo de la dependencia y en el nombre la descripcion de la dependencia. empresa;codigo;nombre;modoasignacion EJ: 890.901.733-6; 401AAGB0;DESARROLLO;Asignacion automatica. HORARIO: empresa;grupohorario;codigo;nombre;tiempograciaantesentra;tiempograciadespuesentra;tiempograciaantessale;tiempograciadespuessale;tipoliquidacion;tip

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oliquidacionfestivos;liquidaextras;maximoextras;factoraproxantes;factoraproxdespues;liquidatiempoadicional;iniciodiurno;findiurno EJ: 890.901.733-6;401AAGB0;07:30-17:30;07:30 17:30;60; 15;15;60; Horario; Dia;S;4;60;60;N;; JORNADA: empresa;grupohorario;horario;diainicio;horainicio;diafin;horafin;tipo Ej.890.901.733-6; 401AAGB0;07:30 -17:30;1;07:30;1;17:29:59;1. BREAK: empresa;grupohorario;horario;idjornada;diainicio;horainicio;diafin;horafin;tipo EJ.890.901.733-6; 401AAGB0;07:3017:30;107:30;1;12:00;1;12:29:59;4. EMPLEADOS: empresa;cedulae;codigo;nombre;situacion;perfil;dependencia;tipoliquidacion;diadescanso;grupohorario;horario;actividade;estadoe;fechae;horae;dispositivo;labor;fechaingreso;cargo;fechanacimiento;direccionresidencia;lugarnacimiento;numerotelefonico;gruposanguineo;estadocivil;sexo;miscelanea1;miscelanea2;miscelanea3;miscelanea4;miscelanea5;bloqueadopor EJ. 890.901.733-6;13565488;GILM02 ;GIL MENDEZ EDER ;Activo;(Ninguno);401AAGB0;Fijo;DOM;401AAGB0;(sin asignar);Normal;F;01/01/2004;06:00:00;N/A;Normal;01/01/2004;;30/12/1899;;;;;;;;;;;;soporte. Nota: los campos claves en el empleado son : empresa;cedulae;codigo;nombre;;;dependencia;;;;; cabe anotar que los demás campos los llena por defecto el portal, de acuerdo a los campos por defecto de cada tabla donde este exista y el usuario deberá modificarlos de forma manual en la forma de empleados, para el caso de que solo suba en el plano estos campos. IDENTIFICADORES: empresa;codigo;dispositivo;cedula;destino;fecharegistro

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EJ. 890.901.733-6;13765133;*;13765133;Asistencia;30/06/2005. Para el caso de identificadores donde la terminal sea de codigo de barras en el campo codigo generalmente se usa ala cedula del empelado y cuando la terminal es biométrica se usa un ID consecutivo para cada empleado generalmente de 3 o 4 caracteres. MOVIMIENTOS: Si es una instalacion nueva, no es necesario subir este plano y si se esta actualizando de la versión WINX a multiusuario recomendamos subir solos los movimientos para la ultima liquidación. empresa;cedulam;fecham;horam;estadom;idmovimiento;dependencia;grupohorario;horario;actividadm;dispositivo;labor;insertadopor EJ. 890.901.733-6;12501284;05/01/2004;07:00:00;D;1;401AAGB0; 401AAGB0;07:30 -17:30;Temporal;ParejaRe;Normal;soporte. TIPOS DE PERMISOS: empresa;codigo;descripcion;conceptoennomina;remunerado;max_duracion;tarjeta;autorizadopordefecto EJ. 890.901.733-6;PER_CITAMED;PERMISO POR CITA MEDICA ;P22;S;3;100001;S. PLANO DE NOMINA: Recomendamos No subir el plano de configuración de nomina, sino hacerlo en la forma de definición de plano de nomina del portal multiusuario; debido a que existen campos nuevos en la tabla de planos de nomina y algunos tipos de datos cambiaron y se pueden generar errores al momento de generar el plano de nomina. nombre;descripcion;longitudregistro;conceptoporregistro;separadorcampos;separadorregistros;formatohorasconcepto;formatominutosconcepto;separadorconceptos prueba;plano de prueba;150;S;,;CRLF;No,3,Horas;No,2,Minutos;: DEFINICION DEL PLANO DE NOMINA: nomina;identificador;campo;tipo;formato;valor;calcularvalor;ajustar;caracter;tamano;posicion;incluirnulos;campotabla

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Utilidades o procesos asociados al empleado:

Programar Turnos Con este botón se despliega la forma para programación de turnos a empleados. Esta herramienta reduce considerablemente los tiempos necesarios para la programación de cambios de horario de los empleados.

Mediante la programación de turnos al empleado se pueden programar o asignar los turnos u horarios de trabajo con anterioridad al empleado.

Programación de un Turno Para programar un turno o un cambio de turno a un empleado o grupo de empleados Deben seguirse los siguientes pasos:

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1. Seleccionar los parámetros iniciales de empresa dependencias - grupo horario y horario donde se encuentra el empleado. Si no conoce esta información, puede seleccionar de cada caja de texto la opción “Todos” y en la cuadricula o grilla de empleados seleccionados se mostrara todos los empleados. 2. Seleccionar el grupo de empleados en la cuadricula superior derecha, se puede seleccionar varios empleados en desorden usando la tecla control presionada y seleccionando con el cursor del ratón (Recuadro Información de empleados) si el grupo de empleados pertenece a una misma Empresa/Dependencia /Grupo horario/horario se recomienda seleccionarlas en los cuadros de selección respectivos. Para seleccionar todos los empelado se presiona la tecla “control “ + “E”. 3. Seleccionar el año y el mes, en el calendario, para el cual va a programar el cambio de turno (el mes y año activos se indican sobre los botones junto al calendario)

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4. Presionar el botón izquierdo del ratón sobre la fecha donde inicia el cambio de turno y el botón derecho del ratón sobre la fecha que termina el cambio de turno. 5. Seleccionar la Empresa/Dependencia /Grupo horario/horario en la cual se le programa el cambio (en el rango de fechas definido) en los cuadros de selección respectivos, estos están al lado inferior izquierdo. 6. Presionar el botón “Asignar”. Inmediatamente queda asignado el turno, se puede visualizar sobre la grilla de turnos asignados.

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Reprogramación de Turnos Cuando se desea modificar hacia el pasado una marcación realizada en un horario diferente asignado según la marcación ya registradas, puede usarse la opción de Reprogramación de turnos. Para reprogramar un turno deben seguir los pasos 1 al 5 sugerido para asignar turnos, luego seleccionar la caja de chequeo (check box) que se encuentra justo debajo de las cajas de selección, al hacerlo se cambia el titulo “Asignar” del botón de asignación de turno por “Reprogramar Turnos”, por ultimo presione el botón y así queda reprogramado el turno del empleado.

Selección de Empleados para Programación o Reprogramación de un Turno: Para seleccionar uno o varios empleados a los cuales se les ha de programar/reprogramar un turno presione la tecla control y seleccione los registros con el cursor del ratón, o con las teclas Shift y flecha abajo La opción filtrar turnos por fecha muestra los turnos programados a el empleado seleccionado en la fecha o mes que se encuentre en el calendario, si la opción esta chequeada; si por el contrario no esta chequeada muestra todos los turnos programados de este empelado. Para borrar los turnos programados se da click en el botón del navegador con el icono del signo “-“ , se mostrara un submenu donde se dan las siguientes opciones:

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Borrar los turnos de todos: Esta opción borra todos los turnos programados a todos los empleados. Borrar turnos Empleado: Esta opción borra todos los turnos programados al empleado seleccionado actualmente en la cuadricula de empleados Borrar turno seleccionado: Esta opción borra el turno que se encuentra actualmente seleccionado en la cuadricula de turnos programados. Cuando se hace una programación entre un rango de fechas y ya existe una programación realizada en esa fecha, se le muestra al usuario un cuadro de dialogo donde se informa si se desea cambiar esa programación por la nueva programación, si es así se da click en el botón de “si”; de lo contrario se da click sobre el botón de de “No” ó “Cancelar todo”.

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Programación de Ausentismos:

La programación de ausentismos equivale a programar en El Portal Multiusuario® las ausencias justificadas de los empleados en un lapso de tiempo. La programación de ausentismos permite programar con anterioridad la ausencia con una causa justificada de un empleado, e indicándole al El Portal Multiusuario® el tiempo remunerable a liquidar de esta ausencia, sin que se presenten descuentos al empleado. La programación de ausentismos cuenta con los siguientes campos o atributos. TIPO DE AUSENCIA: equivale a la definición de la causa o motivo de ausencia, registrada en la base de datos de tipos de ausencias justificadas. Se selecciona de la lista de caja de selección.

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EMPRESA: Equivale a la planta o empresa que labora el empleado y por defecto se encuentra en la lista la empresa que se registra al instalar por primera vez El Portal Multiusuario® . DEPENDENCIA: equivale al centro de costos o dependencia a la cual esta vinculado el empleado y que se hayan registrado en la base de datos de dependencias. CALENDARIO: Este calendario le permite definir un rango la fecha de inicio y la fecha fin de la ausencia justificada. GRILLA DE EMPLEADO DISPONIBLE PARA PROGRAMACIÓN AUSENTISMOS: En esta grilla se selecciona los empleados a los cuales se le va a programar un ausentismo, para seleccionar los empleados se da doble click sobre cada fila teniendo presionada la tecla control. Si se va a realizar una selección continua se presiona la tecla Shift y las teclas fecha arriba ó fecha abajo.

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Una vez se tengan seleccionados los anteriores atributos se habilita el botón de programar ausencia justificada, para programar las ausencias se presiona este botón “Programar Ausentismos” GRILLA DE EMPLEADO CON AUSENTISMO PROGRAMADO: en esta grilla se visualizan todas las ausencias programadas por empleado o de todos los empleados.

Selección de Empleados para Programación Ausencias justificadas

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Para seleccionar uno o varios empleados a los cuales se les ha de programar una ausencia presione la tecla control y seleccione los registros con el cursor del ratón, o con las teclas Shift y flecha abajo La opción Aplicar filtro calendario en ausencias programadas muestra las ausencias programadas a el empleado seleccionado en la fecha o mes que se encuentre en el calendario, si la opción esta chequeada; si por el contrario no esta chequeada muestra todos las ausencias programadas de este empelado. Para borrar las ausencias programadas se da click en el botón del navegador con el icono del signo “-“ , se mostrara un submenú donde se dan las siguientes opciones: Borrar los ausentismos de todos: Esta opción borra todas las ausencias programadas a todos los empleados. Borrar ausentismos Empleado: Esta opción borra todas las ausencias programadas al empleado seleccionado actualmente en la cuadricula de empleados Borrar ausentismo seleccionado: Esta opción borra la ausencias que se encuentra actualmente seleccionado en la cuadricula de ausencias programadas.

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Cuando se hace una programación de ausencias entre un rango de fechas y ya existe una programación realizada en esa fecha, se le muestra al usuario un cuadro de dialogo donde se informa si se desea cambiar esa programación por la nueva programación, si es así se da click en el botón de “si”; de lo contrario se da click sobre el botón de de “No” ó “Cancelar todo”.

Manual de Usuario El Portal MU

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