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IDECAL Gesprona: 19970 Manual de usuario Versión 1.06 Basado en plantilla: xxxxx Plantilla básica v2.02 2015-10-06 Página 1 de 40 Informatikaren, Telekomunikazioen eta Berrikuntza Publikoaren Zuzendaritza Nagusia Dirección General de Informática, Telecomunicaciones e Innovación Pública

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IDECALGesprona: 19970

Manual de usuario

Versión 1.06

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Informatikaren, Telekomunikazioen eta Berrikuntza Publikoaren Zuzendaritza Nagusia

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1 INTRODUCCIÓN 3

1.1 Contacto 3

2 ACCESO A IDECAL 4

3 DETALLE DE LAS OPERATIVAS EN IDECAL 6

3.1 Cargar un expediente 8

3.1.1 Expedientes sin Actividad 14

3.1.2 Sociedades municipales 15

3.1.3 Informe de calidad 16

3.2 Visualizar el expediente cargado 19

3.3 Firmar el expediente 21

4 OTRAS OPCIONES 26

4.1 Añadir ficheros a un expediente 26

4.2 Consulta de expedientes cargados 29

4.2.1 Ver el informe de calidad del expediente 31

4.2.2 Borrar un expediente (sin firmar) 32

4.3 Consulta de expedientes pendientes 33

5 GENERAR FICHERO XBRL 35

6 INFORMES 38

6.1 Informe de Liquidación de ratios general 38

6.2 Informe de Liquidación de ratios de evolución 39

7 DOCUMENTOS 40

7.1 Consulta de documentos 40

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1 INTRODUCCIÓNIDECAL (Intercambio de Datos de Expedientes Contables de la Administración Local) danombre a la herramienta utilizada por las Entidades Locales para presentar los expedientescontables en la Dirección General de Administración Local en cumplimiento de la LF 2/1995 de10 de marzo, de Haciendas Locales de Navarra.

Las entidades locales envían periódicamente información del estado de sus cuentas a travésde este servicio.

La mecánica de presentación y el detalle del formato de los datos están sujetos a normativaforal. Puede consultar el Decreto Foral 234/2015, de 23 de septiembre, por el que se apruebala estructura presupuestaria de las Entidades Locales de Navarra. También puede consultar lasÓrdenes Forales 230/2002 y 231/2002, de 19 de junio, por las que se aprueba el sistema deintercambio de datos de expedientes contables de la Administración Local (IDECAL) para lainstrucción de contabilidad general y simplificada, respectivamente.

Los expedientes contables enviados por las Entidades Locales proporcionan una fuente deinformación de enorme riqueza que permite a la D.G. de Administración Local llevar a cabo lascompetencias que tiene designadas.

IDECAL recopila la información de los expedientes generados por las aplicaciones decontabilidad de cada entidad local. Los expedientes están formados por distintos ficheros,dependiendo del tipo de expediente (Cuentas, Liquidaciones, Presupuestos) y del tipo decontabilidad (General, Simplificada).

La herramienta IDECAL operará con los expedientes correspondientes al ejercicio 2016 yposteriores. Para el envío de expedientes de ejercicios anteriores a 2016 debe de utilizar elformulario antiguo (Envío de expedientes contables por Canal CES).

El objetivo de este manual es explicar las diferentes operaciones que el usuario puede realizara través de la herramienta y resolver las dudas que eventualmente le puedan surgir.

1.1ContactoSI tiene cualquier duda sobre el funcionamiento de la herramienta puede contactar con elpersonal del Servicio de Gestión y Cooperación Económica de la D.G. de Administración Localen los teléfonos 848421463 y 848427721, o a través de la cuenta de correo electró[email protected]

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2 ACCESO A IDECAL El acceso a la herramienta se realiza a través de un navegador web. El usuario puede localizarla ficha de acceso en el Portal www.navarra.es, a través del buscador de servicios,http://www.navarra.es/home_es/ServiciosEmpleado/ficha/15957/Envio-de-expedientes-contables1, o a través de las utilidades presentadas en la web de InfoLocal.

Al entrar en el servicio, el usuario se encontrará con una pantalla de acceso a la aplicacióncomo la siguiente:

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Para tener acceso a la herramienta IDECAL el usuario debe disponer de:

o Certificado digital de la entidad

ó

o Certificado digital personal, DNI electrónico o DNI/Pin

Si el usuario accede con su identificación personal deberá haber cursado previamente susolicitud de autorización para actuar en representación de su entidad para el servicio de Envíode Expedientes Contables. Esto lo puede tramitar mediante una petición por correo electrónicoa la dirección [email protected]

El usuario, una vez autenticado, podrá cargar y visualizar nuevos expedientes contables.

Nota : Solamente si se ha identificado con un certificado de entidad podrá completar el procesocon la firma electrónica del expediente.

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3 DETALLE DE LAS OPERATIVAS EN

IDECALInicialmente, tras la autenticación del usuario, se presenta la página de inicio, que contiene elmenú de opciones:

La operativa básica de la aplicación, consta de cuatro actividades con acceso rápido desde elmenú:

1. Cargar el expediente. Para subir nuevos expedientes contables, el sistema validalos datos del expediente.

2. Visualizar el expediente cargado. Mediante esta opción, el usuario debe decomprobar que los listados reproducidos se corresponden con el expediente queha subido.

3. Firma del expediente. El usuario con certificado de entidad, registra su firma dandopor válido el expediente cargado.

4. Visualizar XBRL. El usuario puede consultar los expedientes firmados del ejercicioanterior para su exportación al formato XBRL del Ministerio de Hacienda.

IDECAL incorpora una barra de progreso que permite situar al usuario en el punto en el que seencuentra el expediente.

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A continuación se detalla cada opción de menú.

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3.1Cargar un expedienteA la hora de subir un expediente al sistema, el usuario debe seleccionar la opción “Cargar unexpediente”, bien desde la pantalla de inicio o bien desde la opción de menú, como se indica acontinuación en la imagen y su detalle:

IDECAL redirige al usuario a la pantalla correspondiente a la subida del expediente.

En dicha opción, el usuario debe indicar por orden, los siguientes campos:

o Ejercicio

o Tipo de expediente

o Entidades locales. Se mostrará una lista de entidades con sus jerarquías, es decir, laentidad principal y los organismos y sociedades asociadas o dependientes.

o Sin actividad. Indica que en este ejercicio la entidad no ha mantenido actividadeconómica y no tiene expediente que presentar.

o Fecha de aprobación del expediente. Se puede introducir una fecha manualmente oseleccionarla en el calendario habilitado.

Una vez completados los datos anteriores y en función del tipo de expediente, la aplicaciónmuestra el apartado correspondiente a los datos económicos y una sección para cargar elfichero o ficheros asociados al expediente.

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• Expediente de cuentas:

o Obligaciones reconocidas netas

o Remanente de Tesorería para gastos generales

o Resultado presupuestario ajustado

• Expediente de Liquidación:

o Obligaciones reconocidas netas

o Remanente de Tesorería para gastos generales

o Resultado presupuestario ajustado

• Expediente de Presupuestos:

o Previsiones iniciales de gastos

• Expediente de Presupuestos prorrogados

o Previsiones iniciales de gastos

• Expediente de Liquidación Trimestral

o Obligaciones reconocidas netas

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o Remanente de Tesorería para gastos generales

o Además el trimestre que se va a entregar se deberá seleccionar en eldesplegable Periodo

NOTA: Los expedientes de Liquidación Trimestral solamente estarándisponibles cuando en el campo Ejercicio se indique un año igual o posterior a2017

A la hora de añadir los ficheros al expediente, cuando el usuario selecciona el botón“Seleccionar fichero”, el sistema le presentará una ventana para seleccionar el fichero en suequipo:

Una vez seleccionado el fichero del expediente (zip), se debe de continuar el proceso pulsandosobre el botón “Cargar expediente”.

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Durante el proceso de carga se presenta una barra de progreso que finalizará en unossegundos dependiendo del tamaño del fichero y de su conexión a internet.

.

IDECAL procesa y valida la información proporcionada.

La primera comprobación que realiza es a nivel de estructura de los datos. Si los ficheros estáno no bien formados. En caso de no estarlo, no permite la carga del expediente.

Otra comprobación que realiza es que la fecha de aprobación indicada por el usuario, coincide

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con el contenido del fichero 01 Ejercicios. Esta validación no se realiza en el caso desociedades. En caso de no ser correcta, este error tampoco deja cargar el expediente

Cuando la calificación del expediente sea “no válido” será necesaria la depuración de loserrores y la carga de un nuevo expediente.

También cabe destacar la posibilidad de repetir la carga de un expediente que se encuentra sinfirmar, tantas veces como el usuario desee. En el momento de la carga IDECAL comprueba siexiste o no un expediente para ese año, tipo y entidad. En caso de existir, se presenta unmensaje al usuario donde se le pregunta si desea continuar o no con el proceso, en casoafirmativo, el nuevo expediente sustituye el anterior.

En el caso de que el expediente esté firmado, se mostrará un mensaje donde se indicará que.ya existe un expediente firmado y se preguntará si se desea continuar con el proceso. En casoafirmativo, se cargará el nuevo expediente sin que sustituya al existente, de manera queexistirán los dos hasta que el nuevo expediente sea firmado, momento en el que sustituirá alantiguo.

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3.1.1 Expedientes sin ActividadEn el caso de expedientes sin actividad, el usuario solo rellena los campos correspondientes a:

o Ejercicio

o Tipo de expediente

o Entidad

o Casilla de “Sin actividad”

o Fecha de aprobación

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3.1.2 Sociedades municipalesCada entidad local debe reportar sus propios expedientes. En versiones anteriores de Idecalesta información se integraba dentro del expediente de la entidad principal.

El proceso a seguir es muy similar al de la entidad principal. En este caso, es necesario que elusuario seleccione:

o Ejercicio

o Tipo de expediente

o Entidad local. En este caso, una sociedad municipal.

o Sin actividad. Indica que no hay datos de este expediente.

o Fecha de aprobación del expediente.

En función del tipo de expediente, se presentarán los campos referentes a importes y ficherosrequeridos para subir el expediente.

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3.1.3 Informe de calidadTras el proceso de validación de los datos del expediente, IDECAL presenta al usuario elinforme de calidad resultante del análisis, donde se muestra la información que determina lacalificación del expediente.

El informe de calidad o resultado de la carga del expediente, puede mostrar muestra lainformación en cinco secciones, en función de los errores detectados:

o Ficheros recibidos

o Ficheros sin recibir para expediente completo

o Ficheros obligatorios sin recibir.

o Errores leves invalidantes

o Errores invalidantes detectados.

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Para visualizar los detalles de los datos del informe de carga, basta con que el usuario pulsesobre la opción deseada, como en el siguiente ejemplo, tras pulsar sobre “Ficheros recibidos”,se despliega una tabla como la que se muestra a continuación.

Desde esta misma página, IDECAL proporciona la opción de exportar dicho informe a formatoPDF, botón “Exportar a PDF” y de reproducirlo mediante el botón “Visualizar expediente”.

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En este último caso, se redirige al usuario a la pantalla de consulta de expedientes enviadosque será detallada más adelante en este manual:

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3.2 Visualizar el expediente cargado Para que la opción de visualización (reproducción) esté habilitada, la calificación del expedientetiene que ser

o Válido completo

o Válido incompleto

o No válido contable (se permite visualizar, pero no se permite firmar )

Al pulsar sobre el botón de reproducción, IDECAL redirige al usuario a la página de consulta delexpediente.

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AYUDA:

• Es necesario visualizar todos los informes marcados en rojo para poder firmar un expediente.

• El expediente de una entidad principal tiene que tener todos los expedientes de susorganismos autónomos y sociedades cargados y visualizados para poder ser firmado.

En esta pantalla, se muestra la relación de los listados disponibles según el tipo de expedientey contabilidad.

El usuario puede visualizar cualquiera de los listados diponibles mediante selección sobre elcheck asociado a cada uno. Es posible visualizar uno o varios listados simultáneamente. Cadauno de los seleccionados abrirá una nueva pestaña y el listado se mostrará en formato PDF.

Es necesario visualizar todos los listados obligatorios (aparecen en la pantalla marcados enrojo) para que el usuario pueda comprobar que los datos cargados son correctos. Una vezvisdualizados los ficheros, y en su caso depurada la informacióin se podrápasar al siguientetrámite que es “Firmar el expediente”.

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3.3 Firmar el expedienteLa firma del expediente es el acto por el que se formaliza la presentación del mismo a Gobiernode Navarra. Mientras el expediente no esté firmado éste se encuentra pendiente de entrega.

Para poder firmar un expediente se debe de cumplir los siguientes puntos:

o El usuario debe de haber accedido al sistema mediante un certificado electrónico de suentidad

o Si la entidad es compuesta (tiene organismos dependientes o sociedades municipales)todos los expedientes individuales han tenido que ser cargados, a excepción de losexpedientes de liquidaciones ya que para estos se cumple lo siguiente:

- Las Sociedades Municipales disponen de un plazo de tiempo mayor parapresentar las Liquidaciones; hasta ese plazo, la entidad principal podrá firmarel expediente antes de cargar los datos de las Sociedades.

- Si ha pasado la fecha límite sí que estarán obligados a entregar todos losexpedientes individuales antes de poder firmar

o El expediente de la entidad principal, y en su caso los de las entidades dependientes,tienen que haber sido clasificados como “Válidos” (completos o incompletos)

o El expediente de la entidad principal, y en su caso los de las entidades dependientes,tienen que haber sido visualizados (reproducción de los listados contables, al menostodos los obligatorios)

Si no se cumplen todos estos requisitos el usuario no podrá avanzar a la firma del expediente(el botón de firmar no estará visible). Con la excepción explicada anteriormente.

En el caso de cumplir todas las condiciones y si el expediente se encuentra pendiente defirmar, la acción Firmar se visualizará en el menú de acciones:

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De igual modo, se puede llegar a esta página desde la reproducción de expediente o desde lavisualización del informe de calidad, cumpliendo siempre con los criterios comentados.

En ambas situaciones, el usuario debe pulsar el botón “Firmar expediente”, tras ello, semostrará una página de resumen en la que se presenta la siguiente información:

o Ejercicio

o Entidad principal y entidades vinculadas

o Tipo de expediente

o Fecha de carga de cada uno de los ficheros

o Tipo de contabilidad

o Texto con un check de confirmación que tiene que ser pulsado para continuar con elproceso de firma.

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Tras aceptar las condiciones y pulsar sobre el botón “Firmar expediente”, IDECAL inicia elproceso de firma mediante certificado.

El siguiente punto del proceso muestra una pantalla donde el usuario puede ver un resumencon los datos del certificado y un botón “Firmar” que debe pulsar para avanzar al siguientepunto.

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A continuación, se le presenta al usuario una pantalla como la siguiente, donde debe pulsarsobre el botón “Enviar Datos”.

Mientras se realiza el proceso de firma, IDECAL muestra un mensaje “Realizando el envio…”

Finalmente, si el proceso ha sido correcto, se expone al usuario el resumen de presentaciónjunto con el número de registro asignado.

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4 OTRAS OPCIONES

4.1 Añadir ficheros a un expedienteIDECAL presenta la posibilidad de añadir documentos no estructurados a un expedientecargado anteriormente, independientemente de si está ya firmado o no.

Para añadir ficheros al expediente, el usuario debe seleccionar los siguientes datos,correspondientes al expediente:

o Ejercicio

o Tipo de expediente

o Entidades locales.

o Selección del tipo de fichero

Cumplimentados los mismos, se deberá pulsar sobre el botón “Seleccionar fichero” yseleccionar el fichero correspondiente.

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Añadido el fichero o ficheros necesarios y para continuar con el proceso, se debe pulsar elbotón “Adjuntar ficheros al expediente”.

En este punto, el usuario se puede encontrar con diferentes situaciones.

Por un lado, se puede dar el caso en el que no se encuentren expedientes coincidentes con losparámetros indicados y por tanto, no se puede asociar el fichero a ningún expediente. En esecaso, IDECAL muestra un mensaje de error como el siguiente:

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Si el documento se asocia a un expediente que ya se encuentra firmado, se solicitará la firmaelectrónica del usuario que efectúe la acción, en el momento previo a la subida del documento.

Se debe tener en consideración el caso en el que se encuentren más de un expediente(firmado o sin firmar) resultante tras la búsqueda. En este caso, IDECAL muestra un mensaje alusuario, indicando esta condición. En caso de que el usuario acepte, el fichero o ficheros seasociarán al expediente cuyo registro sea el más reciente.

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4.2Consulta de expedientes cargadosIDECAL permite visualizar los listados correspondientes a los expedientes.

Desde el menú, el usuario puede acceder de dos formas a la pantalla de consulta deexpedientes.

Tras la selección de alguna de las dos opciones, IDECAL redirige al usuario a la pantalla deconsulta:

Para agilizar el proceso de búsqueda de los expedientes, se habilitan filtros con las opcionessiguientes.

o Ejercicio

o Tipo de expediente: Presupuestos, Presupuestos Prorrogados, Cuentas, Liquidación.

o Estado del expediente: Cancelado, Pendiente Pendiente de firmar, Firmado.

o Entidad: Muestra las entidades sobre las que tiene permisos el usuario

Todos los campos son opcionales.

Una vez el usuario haya finalizado con la elección de parámetros para el filtro y tras pulsar el

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botón “Buscar”, se habilitará una sección tipo tabla, como la que se muestra a continuación,con los resultados coincidentes con la búsqueda.

La consulta sólo mostrará la información de la última carga realizada. Si hubiera dosexpedientes, uno firmado y el otro no, la aplicación mostrará los dos.

Los datos que se muestran en dicha tabla son:

o Acciones

o Ejercicio

o Tipo de expediente

o Entidad local

o Estado

o Calificación

o Fecha de envío

o Fecha de la firma

o Tipo de contabilidad

La primera columna, denominada “Acciones”, contiene cinco opciones de acceso rápido para elusuario

o Ver informe de calidad

o Borrar expediente

o Visualizar expediente

o Firmar el expediente

o Generar fichero XBRL

Cada una de las acciones se detallan en las siguientes secciones.

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4.2.1 Ver el informe de calidad del expedienteEsta opción redirige al usuario a la pantalla donde se muestra el informe de carga delexpediente.

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4.2.2 Borrar un expediente (sin firmar)La opción de borrar solo aparecerá habilitada en aquellos expedientes que no estén firmados.

Cuando el usuario pulse el botón de borrado, IDECAL le pedirá confirmación. Si continúa con elproceso, toda la información relativa al expediente seleccionado será eliminada de la base dedatos.

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4.3Consulta de expedientes pendientesIDECAL permite visualizar los expedientes que no han sido presentados en el plazo estipulado.

Desde el menú, el usuario puede acceder de dos formas a la pantalla de consulta deexpedientes.

Tras la selección de alguna de las dos opciones, IDECAL redirige al usuario a la pantalla deconsulta:

Para agilizar el proceso de búsqueda de los expedientes, se habilitan filtros con las opcionessiguientes.

o Ejercicio

o Tipo de expediente: Presupuestos, Cuentas, Liquidación.

o Entidad: Muestra las entidades sobre las que tiene permisos el usuario

Todos los campos son opcionales.

Una vez el usuario haya finalizado con la elección de parámetros para el filtro y tras pulsar elbotón “Buscar”, se habilitará una sección tipo tabla, como la que se muestra a continuación,con los resultados coincidentes con la búsqueda.

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Los resultados de la búsqueda podrán ser exportados en formato Excel pulsando en el botón“Exportar a Excel”.

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5 GENERAR FICHERO XBRLDesde esta opción, el usuario podrá generar el fichero XBRL, siguiendo el formato marcado porel Ministerio de Hacienda, para presentar el expediente en su web.

La opción de generar el fichero XBRL no se presenta en los expedientes de sociedadesmercantiles o si el expediente no ha tenido actividad. Tampoco se presentará para losexpedientes de ejercicios anteriores a 2013.

Tras seleccionar esta opción, la aplicación redirige al usuario a una pantalla en la que sepodrán visualizar los códigos económicos y funcionales que se han utilizado en el expediente.Se podrá seleccionar si se quieren ver sólo los códigos desarrollados o todos los códigosutilizados.

Es posible que alguno de esos códigos utilizados fuera de la norma no puedan ser asignados acódigos de la estructura oficial del Ministerio de Hacienda. En este caso la aplicación mostraráun aviso en color rojo indicando esta situación tal y como se puede ver en la siguiente imagen.

También se podrán ver en color rojo aquellos códigos que se han utilizado en el expediente y apara los que no se ha podido asignar un código del Ministerio de Hacienda.

Esta página muestra todos los códigos utilizados en el expediente fuera de la norma delGobierno de Navarra organizados por tipo, es decir, los códigos de la Estructura económica deGastos, Ingresos y Funcionales o de Programa. En caso de que se hayan utilizado muchoscódigos, éstos se mostrarán agrupados por Capítulos. En este caso, si en un capítulo existencódigos sin correspondencia con un código del Ministerior aparecerá en color rojo.

Para poder cambiar o asignar un código del Ministerio hay que pulsar sobre el icono “ ”. Enel momento de pulsar sobre ese icono aparecerá una ventana en la que se presentarán todoslos códigos económicos o funcionales filtrados por el capítulo seleccionado.

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Para seleccionar un código basta con pulsar sobre aquellas filas que aparecen en color verde.

En caso de querer eliminar el filtro seleccionado por defecto hay que pulsar sobre el icono “ ”.

Para volver filtrar los códigos será necesario introducir un valor y pulsar sobre el icono “ ”.

Los códigos se pueden filtrar por código (comenzando por …) y por descripción (valorcontenido en la descrpción).

Cuando haya completado todas las correspondencias con los códigos del Ministerio deHacienda, la aplicación muestra un mensaje de color verde indicándolo tal y como se puede veren la siguiente imagen y se podrá continuar con la generación del fichero en formato XBRLpulsando sobre el botón XBRL.

En expedientes del tipo liquidación trimestral, hay que indicar los importes de estimación paralos capítulos de ingresos y gastos. Para ello se muestra un formulario como el de la siguienteimagen. Una vez indicados los importes, puede proceder a generar el fichero XBRL pulsando elbotón guardar en la parte inferior izquierda del formulario.

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En expedientes de tipo cuentas, liquidación y liquidación trimestral, IDECAL verifica que elimporte de recaudación líquida del ejercicio actual es inferior al importe de derechosreconocidos netos del ejercicio actual. En caso de encontrar alguna partida en la que no secumpla, el sistema le pregunta si quiere que se corrijan automáticamente dichos importes. Esimportante saber, que solo son modificados los importes en el informe, no en el expediente.Una vez elegida la opción deseada, se procederá a la generación del fichero.

Una vez llegados a este punto, se abrirá una nueva página en la que se generará el fichero y alfinalizar aparecerá un mensaje desde el que se podrá guardar el fichero generado.

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6 INFORMES

6.1Informe de Liquidación de ratios generalIDECAL permite la generación de un informe en el que se muestran los ratios para unexpediente. La información que se muestra en el informe es:

- Ratios Básicos: Ingresos Corrientes, Gastos Funcionales, Gastos Corrientes, etc

- Otro Ratios: Ahorro Bruto, Ahorro Neto, Nivel de endeudamiento, etc

- Otros Datos de Interés: Contribución Urbana, Contribución Rústica, IAE, etc.

Para obtener el informe es necesario seleccionar los siguientes datos:

- Ejercicio

- Tipo de Expediente

- Entidad

Todos los datos son obligatorios.

Una vez que se han rellenado los datos y seleccionado una entidad, para generar el informe esnecesario pulsar sobre el botón “Obtener Informe” y una vez que el proceso finalice apareceráun mensaje desde el que se podrá guardar el fichero generado.

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6.2Informe de Liquidación de ratios de evolución

IDECAL permite la generación de un informe en el que se muestra una evolución en el tiempodel ratio seleccionado (Ingresos corrientes, Gastos de funcionamiento, Gastos corrientes, etc.)

Para obtener el informe es necesario seleccionar los siguientes datos:

- Ratio a mostrar en el informe

- Entidad

Todos los datos son obligatorios.

Una vez que se han rellenado los datos y seleccionado una entidad, para generar el informe esnecesario pulsar sobre el botón “Obtener Informe” y una vez que el proceso finalice apareceráun mensaje desde el que se podrá guardar el fichero generado.

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7 DOCUMENTOS

7.1Consulta de documentosIDECAL permite consultar los documentos que desde la D.G. de Administración Local delGobierno de Navarra se publican. Estos documentos pueden ser descargados para su lectura.

Los documentos que son considerados relevantes por parte de Administración Local sonmarcados con el icono .

En el momento que se publican documentos relevantes y éstos no se han leído, aparecerá elmenú de “Documentos” con un icono tal y como se puede ver en la siguiente imagen.

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