Manual de Usuario para manejo de Reportes en el Sistema de ... · 4 MANUAL DE USUARIO PARA EL...

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SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Manual de Usuario para manejo de

Reportes en el Sistema de Bienes y

Existencias

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MANUAL DE USUARIO PARA MANEJO DE REPORTES EN

EL SISTEMA DE BIENES Y EXISTENCIAS

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ECUADOR.

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MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.

República del Ecuador.

Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Autor: Ing. Johanna Paula B.

Modificado: Ing. Daysi Yanchaliquin V.

Revisado: Ing. Walter Medina

Aprobado: Eco. Magdalena Vicuña

Fecha: 06/08/2013

Fecha de Modificación: 15/01/2015

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Contenido

1 ANTECEDENTES ................................................................................................... 4

2 BASE LEGAL ......................................................................................................... 4

3 ÁMBITO DE APLICACIÓN ..................................................................................... 4

4 PROCEDIMIENTO .................................................................................................. 5

4.1 Etiqueta A4 ....................................................................................................... 5

4.2 Etiqueta Individual ............................................................................................ 7

4.3 Reporte Histórico de Bienes ............................................................................. 9

4.4 Reportes por Impresión Masiva ...................................................................... 12

4.4.1 Reporte de Acta Entrega Recepción ........................................................... 13

4.4.2 Reporte de Acta por Ingreso ....................................................................... 16

4.4.3 Reporte de Toma Física ............................................................................. 18

4.4.4 Reporte de Depreciación ............................................................................. 20

4.4.5 Reporte de Ajuste ..................................................................................... 223

4.5 Reporte Institucional Bienes ........................................................................... 24

4.6 Reporte Por Custodios ................................................................................... 28

4.7 Reporte Excel por Tipo de Bien ...................................................................... 30

4.8 Reporte Por Acta de Entrega – Traspaso Masivo de Bienes ......................... 33

4.9 Reporte Institucional Bienes por Sector ......................................................... 35

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MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE

REPORTES EN EL SISTEMA DE BIENES Y

EXISTENCIAS

1 ANTECEDENTES

Con la finalidad de que las Entidades que utilizan el Sistema de Bienes y Existencias –

Módulo de Bienes, puedan verificar la información ingresada en el sistema, conforme las

directrices emitidas en el Acuerdo Ministerial No. 312, publicado en el Registro Oficial No. 849

del 12 de diciembre de 2012, se pone a disposición el instructivo que servirá de guía el

manejo de reportes en el Sistema de Bienes y Existencias.

2 BASE LEGAL

La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, ha elaborado el

presente instructivo, en concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de

Planificación y Finanzas Públicas y NTCG 3.2.5.1 “Alcance”, que señalan respectivamente:

“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de

cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido

funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las

unidades financieras, de observar la normativa contable… ”.

“Artículo 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad

privativa de expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales,

procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento

obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero”.

Además, cumpliendo lo dispuesto en el Acuerdo Ministerial No. 312, publicado en el Registro

Oficial No. 849 del 12 de diciembre de 2012 y en concordancia al documento “Alcance al

Instructivo para regular el IVA en compras del Estado Central” publicado por el Ministerio de

Finanzas el 03 de enero de 2013.

3 ÁMBITO DE APLICACIÓN

El instructivo está dirigido a las Entidades que operan actualmente en el Sistema de Bienes y

Existencias – Módulo Bienes y posteriormente para el resto de Entidades que operarán en el

mismo.

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4 PROCEDIMIENTO

La generación de Reportes, es una herramienta para el usuario que permite obtener

información del sistema de manera estructurada y/o resumida, la cual es necesaria para la

toma de decisiones y el control de los recursos públicos. A continuación se detalla el proceso

para la generación de reportes dentro del sistema.

4.1 Etiqueta A4

Para generar las Etiquetas de los bienes, el usuario de la entidad ingresa a la siguiente ruta

de acceso:

BIENES REPORTES ETIQUETA A4

El usuario de la entidad ingresa a la ruta señalada; selecciona su entidad como se presenta

en la siguiente:

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Se presenta la siguiente pantalla, en la cual debe llenar los siguientes campos:

Ejercicio: por default se presenta el ejercicio fiscal vigente, ejemplo: 2014

Entidad: por default presenta el código de la entidad, ejemplo: 130

Unidad Ejecutora: por default presenta el código de la unidad ejecutora que realiza la

consulta, ejemplo: 9999

Unidad Desconcentrada: por default presenta el código de la unidad desconcentrada

que realiza la consulta, ejemplo: 0

Usuario: por default presenta el usuario que realiza la consulta, ejemplo: USR9500

Código Bien Inicio: en este campo el usuario debe ingresar el código del bien

asignado por el sistema, ejemplo: 3678540

Código Bien Final: en este campo el usuario debe ingresar el código final del bien


El reporte se lo puede obtener en formato PDF, Excel y CSV; pero por default se presenta en

PDF, si el usuario desea otros formatos debe seleccionar previamente.

El tamaño de la Etiqueta se lo puede elegir entre 5.1 X 2.5 y 6.5 X 2.5; pero por default se

presenta en 5.1 X 2.5, si el usuario desea otro tamaño debe seleccionar previamente.

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Posteriormente, se presiona el botón y se visualiza la etiqueta, tal como se

muestra a continuación:

4.2 Etiqueta Individual

Para generar las Etiquetas de los bienes, el usuario de la entidad ingresa a la siguiente ruta de acceso:

BIENES REPORTES ETIQUETA INDIVIDUAL

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en la siguiente:

y se presenta la siguiente pantalla, en la cual debe llenar los siguientes campos:








Código Bien Inicio: en este campo el usuario debe ingresar el código del bien


9

Código Bien Final: en este campo el usuario debe ingresar el código final del bien




El tamaño de la Etiqueta se lo puede elegir entre 5.1 X 2.5 y 6.5 X 2.5; pero por default se

presenta en 5.1 X 2.5, si el usuario desea otro tamaño debe seleccionar previamente.

Posteriormente, se presiona el botón y se visualiza la etiqueta, tal como se


4.3 Reporte Histórico de Bienes

Para generar el Reporte Histórico de Bienes, el usuario de la entidad ingresa a la siguiente

ruta de acceso:

BIENES REPORTES HISTÓRICO BIENES


en la siguiente:

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El usuario de la entidad ingresa a la ruta señalada; selecciona su entidad y se presenta la

siguiente pantalla:








11

En el área de Valores de Filtrado, el usuario podrá escoger el filtro que más se acerque a su

requerimiento, para efectos de este ejercicio se tomará el filtro marcado en color azul:



Posteriormente se presiona el botón y se visualiza el reporte, tal como se


12

4.4 Reportes por Impresión Masiva

Para generar Reportes por Impresión Masiva, el usuario de la entidad ingresa a la siguiente

ruta de acceso:

BIENES REPORTES IMPRESIÓN MASIVA

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El usuario de la entidad ingresa a la ruta señalada y selecciona su entidad:

El sistema genera 5 tipos de reportes por Impresión Masiva:

Reporte de Acta Entrega Recepción

Reporte de Ingreso

Reporte de Toma Física

Reporte de Depreciación

Reporte de Ajuste

Reporte Preingreso

A continuación se detalla la generación de cada uno de los tipos de reportes:

4.4.1 Reporte de Acta Entrega Recepción

Para generar Reportes de Acta Entrega Recepción, el usuario debe ingresar por la ruta

anteriormente señalada y a continuación se presenta una nueva pantalla, en la cual debe

llenar los siguientes campos:

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Unidad Ejecutora: por default presenta el código de la unidad ejecutora que

realiza la consulta, ejemplo: 9999

Usuario: por default presenta el usuario que realiza la consulta, ejemplo:

USR9500

Numero Inicio: en este campo el usuario debe ingresar el número de acta entrega

recepción a consultar, ejemplo: 65

Numero Fin: en este campo el usuario debe ingresar el número final de acta

entrega recepción a consultar, ejemplo: 65

Fecha Inicio: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha de inicio en que

realizo el ingreso del acta entrega recepción, ejemplo 03/12/2014

Fecha Fin: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha final del ingreso del

acta entrega recepción, ejemplo 31/12/2014 (en este campo puede variar la fecha

final, ya que muchas veces se consultan varios procesos realizados en diferentes

fechas).

Reporte: en este campo se presenta una lista de valores y se debe seleccionar

“ENTREGA RECEPCIÓN”.

Estado: en este campo se debe seleccionar el estado en que se encuentra el

proceso:

Preaprobado Aprobado Errado Legalizado Registrado

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Generado Conciliado



Posteriormente, se presiona el botón y se visualiza el reporte, tal como se


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4.4.2 Reporte de Acta por Ingreso

Para generar Reportes de Acta por Ingreso, el usuario debe ingresar por la ruta señalada al

inicio de este capítulo y a continuación se presenta una nueva pantalla, en la cual debe llenar

los siguientes campos:

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Numero Inicio: en este campo el usuario debe ingresar el número de acta por ingreso a

consultar, ejemplo: 65

Numero Fin: en este campo el usuario debe ingresar el número final de acta por ingreso a


Fecha Inicio: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha de inicio en que realizo el

acta por ingreso, ejemplo 03/12/2014

Fecha Fin: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha final del acta por ingreso,

ejemplo 31/12/2014 (en este campo puede variar la fecha final, ya que muchas veces se

consultan varios procesos realizados en diferentes fechas).

Reporte: en este campo se presenta una lista de valores y se debe seleccionar “INGRESO”.

Estado: en este campo se debe seleccionar el estado en que se encuentra el proceso. Nota:

Para generar el reporte por ingreso, el estado del acta debe ser “LEGALIZADO”.

El reporte se lo puede obtener en formato PDF, Excel y CSV; pero por default se presenta en PDF, si el

usuario desea en otros formatos debe seleccionar previamente.



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4.4.3 Reporte de Toma Física

Para generar Reportes de Toma Física, el usuario debe ingresar por la ruta señalada al inicio

de este capítulo y a continuación se presenta una nueva pantalla, en la cual debe llenar los

siguientes campos:

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Numero Inicio: en este campo el usuario debe ingresar el número de toma física a


Numero Fin: en este campo el usuario debe ingresar el número final de toma física a


Fecha Inicio: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha de inicio en la que

se realizó la toma física, ejemplo 14/01/2015

Fecha Fin: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha final de la toma física,

ejemplo 15/01/2015 (en este campo puede variar la fecha final, ya que muchas veces

se consultan varios procesos realizados en diferentes fechas)


“TOMA FÍSICA”.

Estado: en este campo se debe seleccionar el estado en que se encuentra el proceso.

Nota: Para generar el reporte por toma física, el estado será “CONCILIADO”.





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4.4.4 Reporte de Depreciación

Para generar Reportes de Depreciación, el usuario debe ingresar por la ruta señalada al inicio

de este capítulo y a continuación se presenta una nueva pantalla, en la cual debe llenar los

siguientes campos:

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Numero Inicio: en este campo el usuario debe ingresar el número de depreciación a


Numero Fin: en este campo el usuario debe ingresar el número final de depreciación

a consultar, ejemplo: 3

Fecha Inicio: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha de inicio en que se

realizó la depreciación, ejemplo 13/01/2015

Fecha Fin: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha final de la

depreciación, ejemplo 15/01/2015 (en este campo puede variar la fecha final, ya que

muchas veces se consultan varios procesos realizados en diferentes fechas)


“DEPRECIACIÓN”.

Estado: en este campo se debe seleccionar el estado en que se encuentra el proceso.

Nota: Para generar el reporte por depreciación, el estado será “APROBADO”.

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4.4.5 Reporte de Ajuste

Para generar Reportes de Ajuste, el usuario debe ingresar por la ruta señalada al inicio de

este capítulo y a continuación se presenta una nueva pantalla, en la cual debe llenar los

siguientes campos:

23






Numero Inicio: en este campo el usuario debe ingresar el número de ajuste a


Numero Fin: en este campo el usuario debe ingresar el número final de ajuste a


Fecha Inicio: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha de inicio en que se

realizó el ajuste, ejemplo 14/01/2015

Fecha Fin: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha final del ajuste,

ejemplo 15/01/2015 (en este campo puede variar la fecha final, ya que muchas veces

se consultan varios procesos realizados en diferentes fechas)


“AJUSTE”.

Estado: en este campo se debe seleccionar el estado en que se encuentra el

proceso. Nota: Para generar el reporte de ajustes, el estado será “APROBADO”.

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4.5 Reporte Institucional Bienes

Para generar el Reporte Institucional Bienes, el usuario de la entidad ingresa a la siguiente

ruta de acceso:

BIENES REPORTES INSTITUCIONAL BIENES

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siguiente pantalla, en la cual debe llenar los siguientes campos:

Valores de Filtrado: en este campo el usuario debe elegir uno de los valores que

se despliegan de las listas de valor, los mismos que serán:

o Filtro 1: El sistema presenta una lista de valor; en la que el usuario

debe elegir una de las opciones que se despliegan para la generación

del reporte, ejemplo: Código Bien.

Filtro 1 Filtro 2 Filtro 3

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o Filtro 2: El sistema presenta una lista de valor; en la que el usuario

debe elegir una de las opciones para la generación del rango de datos,

ejemplo: Igual a

o Filtro 3: en este campo el usuario debe ingresar la información que

corresponda a los filtros seleccionados anteriormente, ejemplo:

3678549 (Código del Bien).

Posteriormente se presiona el botón y se visualiza los valores filtrados, tal como se

muestra en la siguiente pantalla:

27



Unidad Ejecutora: por default presenta el código de la unidad ejecutora que realiza

la consulta, ejemplo: 9999

Unidad Desconcentrada: por default presenta el código de la unidad

desconcentrada que realiza la consulta, ejemplo: 0


Si alguno de los valores seleccionados no corresponden, se debe marcar la fila y se presiona

el botón

Nota: Este reporte es dinámico, por tanto, el usuario puede ingresar los valores de filtrado

que crea convenientes para generar la información.





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4.6 Reporte Por Custodios

Para generar el Reporte por Custodios, el usuario de la entidad ingresa a la siguiente ruta de

acceso:

BIENES REPORTES POR CUSTODIOS



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N° identificación: en este campo el usuario debe seleccionar el nombre del

custodio a consultar, ejemplo: 1711194900.

Tipo de Registro de Bien: en este campo el usuario debe seleccionar el tipo de

registro del bien a consultar, ejemplo: LARGA DURACIÓN.

Fecha Inicio: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha de inicio en la

que se le asignó el bien al custodio, ejemplo 01/12/2014


asignación del bien al custodio, ejemplo 15/01/2015 (en este campo puede variar la

fecha final, ya que muchas veces se consultan varios procesos realizados en

diferentes fechas).




30



4.7 Reporte Excel por Tipo de Bien

Para generar el Reporte Excel por Tipo de Bien, el usuario de la entidad ingresa a la siguiente

ruta de acceso:

BIENES REPORTES RESPORTE EXCEL POR TIPO DE BIEN



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Unidad Ejecutora: por default presenta el código de la unidad ejecutora que

realiza la consulta, ejemplo: 9999

Tipo de Bien: en este campo se debe seleccionar el tipo de bien que se requiere:

Artísticos-Arqueología Artísticos-Esculturales Artísticos-Pinacoteca Biológicos-Bosques Biológicos-Semovientes Inmuebles Libros y Colecciones Muebles Vehículos

Fecha Inicio: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha de inicio en que

realizo el ingreso del bien, ejemplo 01/01/2015

Fecha Fin: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha final del ingreso del

bien, ejemplo 15/01/2015 (en este campo puede variar la fecha final, ya que

muchas veces se consultan varios procesos realizados en diferentes fechas).

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El reporte se lo va a obtener en formato Excel.

Posteriormente, se presiona el botón y se visualiza el reporte, tal como se


33

4.8 Reporte Por Acta de Entrega – Traspaso Masivo de Bienes

Para generar el Reporte por Acta de Entrega – Traspaso Masivo de Bienes, el usuario de la

entidad ingresa a la siguiente ruta de acceso:

BIENES REPORTES REPORTE DE TRANSPASO MASIVO DE BIENES





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Numero Acta Inicio: en este campo el usuario debe ingresar el número de acta


Numero Acta Fin: en este campo el usuario debe ingresar el número final de acta


Fecha Inicio: en este campo el usuario debe seleccionar la fecha de inicio en la

que se le asignó el bien al custodio, ejemplo 01/01/2015


asignación del bien al custodio, ejemplo 15/01/2015 (en este campo puede variar la

fecha final, ya que muchas veces se consultan varios procesos realizados en

diferentes fechas).





muestra en la siguiente pantalla:

35

4.9 Reporte Institucional Bienes por Sector

Para generar el Reporte Institucional Bienes por Sector, el usuario de la entidad ingresa a la

siguiente ruta de acceso:

BIENES REPORTES INSTITUCIONAL BIENES POR SECTOR

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