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Sistema de Facturación _______________________________________________________________________________________________________

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Manual de Usuario: Sistema de Facturación

Bienvenidos al Manual de Usuario del Sistema de Facturación del IPS. Aquí encontrará información detallada del uso de las distintas funciones del programa para realizar la facturación al Instituto Provincial de Salud de Salta.

Para empezar escriba la dirección www.ipssalta.gov.ar/Liquidacion en cualquier explorador para ingresar al Sistema. Veamos los más conocidos:

Internet Explorer

Firefox

Google Chrome

Pantalla: Login de Usuarios

La siguiente es la captura de pantalla.

1

2

3

http://www.ipssalta.gov.ar/Liquidacion

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Estructura La pantalla está dividida de la siguiente forma:

Usuario (1) Ingrese el usuario proporcionado por el IPS.

Clave (2) Ingrese la clave proporcionada por el IPS.

Botón Iniciar Sesión (3) Permite iniciar su sesión para trabajar en el Sistema.

Una vez el usuario sea corroborado en nuestra Base de Datos usted ingresará al Sistema. Veamos la parte superior de la página principal.

En (I1) se muestra su nombre de usuario, en (I2), el proveedor asociado a usted.

En el menú (I3) están las opciones principales del Sistema, acerque el cursor para verlas.

Aquí encontrará las principales opciones para operar el Sistema.

Administración de Planilla: Función principal del Sistema, podrá administrar las planillas de facturación.

Descarga de Archivos: Permite descargar en formato PDF o TXT los datos de las planillas cargadas.

En (I4) Clave de Sistema. En ésta opción puede cambiar su clave de ingreso, el Sistema pedirá la clave actual, la nueva y su confirmación. Recuerde cambiar la clave por defecto que le proporcionó el IPS.

En (I5) está el Manual de Usuario del Sistema de Facturación del IPS.

En (I6) cierra el Sistema y vuelve al login.

I3 I4 I5

I1

I2

I6

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Pantalla: Administración de Planillas de Liquidación

La siguiente es la pantalla.

Aquí encontrará todas las planillas que fueron creadas, ordenadas, desde la más reciente a la más antigua.

La información que se muestra, permite identificar las planillas por el sector, el mes y año que se factura. También se muestra la fecha de creación y la de finalización.

Nota: Todas las planillas deben estar cerradas al momento de presentarse en el IPS.

Funciones de control de planillas (Solo Usuarios Administradores)

Botón Nueva Planilla (A1) Permite crear una nueva planilla ingresando los datos básicos para ella, como por ejemplo el sector, el mes y

año que se factura y una observación opcional que usted puede considerar importante.

Botón Finalizar Planilla (A2) Permite finalizar una planilla a la que ya se ingresaron los conceptos que se quieren facturar al IPS.

Nota: Una vez finalizada la planilla, ya no podrán hacerse cambios en ella.

Botón Anular Planilla (A3) Permite anular una planilla con toda la facturación ingresada.

Funciones de control de planillas (Usuarios Administradores y Operadores)

Botón Completar Planilla (A4) Seleccione una planilla, que no esté finalizada, a la que desea agregar conceptos para facturar.

A1 A2 A3 A4

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Pantalla: Completar Planillas

Pestaña: Agregar Orden

Número de Planilla actual (P1) Muestra el número de planilla actual a la cual se agregaran los conceptos.

Opción Tipo/Matrícula/Centro (P2) Seleccione el tipo de profesión e ingrese el número de matrícula, en caso de ser prestador del IPS, el nombre

aparecerá al costado indicando que puede realizar la carga de los conceptos para el profesional elegido.

Si se desea facturar para un Centro ó Clínica, seleccione la opción “Centro” e ingrese el código proporcionado por el IPS, de ser correcto el nombre aparecerá al costado.

Número de Fin de Internación o Autorización (P3) Puede encontrar el Número de Fin de Internación en la parte superior.

P1

P2

P3

P4

P5

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Ingrese el Número de Autorización o Realización que aparece en las órdenes (bonos).

Aparece en el costado izquierdo, al costado del profesional realizador. Abajo a la derecha, debajo del código de barras. También podrá usar un lector de código.

El Sistema mostrará la información de la orden al momento de ser emitida.

Solo podrán ingresar al Sistema las órdenes que estén en el estado emitida. En caso de los fines de internación, deben estar finalizados.

Se mostrará un mensaje en caso de no encontrarse la orden o el estado en el que se encuentra.

Si la orden o fin de internación es correcto se muestra los datos básicos y en la grilla las prácticas autorizadas.

Fecha de Realización (P4) Ingrese la fecha de realización para que el Sistema calcule el importe de la práctica.

Cada vez que el usuario presione el botón (P5) al momento de cargar una orden, de forma automática, se graba la información en el Sistema. En caso de corte del suministro eléctrico o fallos en la computadora la información de la carga diaria no se pierde.

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¿A qué llamamos conceptos?

Las prácticas separan el monto final en: “Especialista”, “Anestesista”, “Ayudantes” y “Gasto”, como se muestra en el nomenclador.

Por ejemplo.

La práctica “250110 - KINESITERAPIA-FISIOTERAPIA-P/SESION C/U”, reparte el monto solamente en el concepto “Especialista”.

Otras prácticas también pueden tener solamente un monto disponible, en éste caso, el concepto “Gasto”.

Las prácticas bioquímicas, reparten el monto en el concepto “Especialista” y “Gasto” que facturará el médico. Los otros conceptos están en cero.

Las prácticas más complejas pueden tener todos los conceptos con importes habilitados para facturar. Incluso tener hasta tres ayudantes, entonces el monto para cada uno se mostrará por separado, porque está pensado para ser facturado por distintos profesionales.

¿Cómo realizar la facturación de los conceptos correctamente?

Presentaremos varias formas de realizar la facturación, depende del tipo de Proveedor que sea usted, tendrá una forma que mejor se adapte a sus necesidades.

Autorizaciones con una práctica con concepto único (Caso 1)

1. Seleccione el tipo de Profesión e ingrese su número de matrícula (P2). 2. A continuación ingrese el número de autorización o realización (P3). 3. En caso de ser correcta, los datos aparecerán en pantalla. 4. Controle que los datos mostrados por el Sistema sean los mismos que la orden que usted está

cargando. 5. Ingrese la fecha de realización (P4). Por defecto el Sistema repite la fecha de emisión. 6. La imagen de la grilla será parecida a la siguiente:

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7. Las celdas que aparezcan coloreadas son las habilitadas para modificar.

8. En caso de ser correcta la información, presione el botón (P5).

Veamos ahora como realizar modificaciones:

Realice los pasos 2, 3, 4, 5, 6 y 7.

8. Puede cambiar la cantidad y el Sistema recalculará el importe a la fecha de realización. 9. En caso que no deseé cambiar la cantidad, pero sí el importe, escriba en la celda correspondiente el

nuevo monto. 10. Como se realizó una modificación a los datos iniciales, el Sistema pedirá que se seleccione una opción

que indique el motivo del cambio.

11. Se puede agregar una observación opcional a la orden, la que será visualizada por el personal de Control Factura en IPS. Puede escribir con más detalle los cambios que se hicieron y justificarlos si así lo desea.

12. Presione el botón .

Nota: Si las celdas no aparecen coloreadas, significa que ya fueron cargadas en una planilla.

Autorizaciones de Internados usando el Fin de Internación (Caso 2)

1. Seleccione el tipo de Profesión “Centro” e ingrese el código proporcionado por el IPS (P2). 2. A continuación ingrese el número de Fin de Internación (P3). 3. En caso de ser correcta, los datos aparecerán en pantalla. 4. Controle que los datos mostrados por el Sistema sean los mismos que la orden que usted está

cargando. 5. Ingrese la fecha de realización (P4). Por defecto el Sistema repite la fecha de emisión. 6. La imagen de la grilla será parecida a la siguiente:

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7. Haga click en la primer celda (2.1) para destildar todos las prácticas. Todos los importes estarán en cero.

8. Seleccione haciendo un click en la primer columna de la fila que corresponda a la práctica que quiera facturar. Los importes se mostrarán.

9. Las celdas que aparezcan coloreadas son las habilitadas para modificar.

10. Repita el paso 8 con todas las prácticas que deba facturar.

11. En caso de ser correcta la información, presione el botón (P5).

Veamos ahora como realizar modificaciones:

Realice los pasos 2, 3, 4, 5, 6, 7 y 8.

9. Puede cambiar la cantidad y el Sistema recalculará el importe a la fecha de realización. 10. En caso que no deseé cambiar la cantidad, pero sí el importe, escriba en la celda correspondiente el

nuevo monto. 11. Como se realizó una modificación a los datos iniciales, el Sistema pedirá que se seleccione una opción

que indique el motivo del cambio.

12. Se puede agregar una observación opcional a la orden, la que será visualizada por el personal de Control Factura en IPS. Puede escribir con más detalle los cambios que se hicieron y justificarlos si así lo desea.

13. Presione el botón .

2.1

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Nota: En fines de internación con muchos registros, puede ser complicado localizar visualmente la práctica que se debe facturar. Utilice las funciones de búsqueda de los exploradores presionando las teclas “Control + F” y escriba en el recuadro el texto que quiera encontrar, pruebe ingresando el nombre o él código de la práctica.

Autorizaciones con prácticas de conceptos varios (Caso 3)

Algunas prácticas complejas deben ser facturadas por distintos proveedores. A continuación se muestra la facturación para estos casos.

Facturación solamente de “Especialista”, los otros conceptos serán facturados por la clínica (“Gasto”) o los profesionales según corresponda “Ayu1”, “Ayu2”, “Ane”.

1. Seleccione el tipo de Profesión según el proveedor a facturar, ingrese el código de centro o matrícula

del Médico. 2. A continuación ingrese el número de autorización o realización. 3. En caso de ser correcta, los datos aparecerán en pantalla. 4. Controle que los datos mostrados por el Sistema sean los mismos que la orden que usted está

cargando. 5. Ingrese la fecha de realización. Por defecto el Sistema repite la fecha de emisión. 6. La imagen de la grilla será parecida a la siguiente:

7. Las celdas que aparezcan coloreadas son las habilitadas para modificar. 8. En este ejemplo facturaremos solamente el concepto “Especialista”, entonces en las celdas “Ayu1”,

“Ayu2”, “Ane” y “Gto”, escribiremos el valor cero “0”. Esto indica al Sistema que no facturaremos esos conceptos y los dejaremos “libres” para otro proveedor.

9. La grilla quedará así:

10. En el recuadro (3.1) se observa el monto total a facturar para esa práctica.

3.1

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Pantalla: Carga de Planillas

Pestaña: Listado Por Día

¿Cómo comprobamos los conceptos facturados?

Para ver los conceptos facturados durante el día, haga click en la pestaña “Listado por Día”. En la grilla se mostrarán todos los conceptos facturados solamente por usted.

En la grilla se detalla el “Número de Orden” o “Fin de Internación”, documento del afiliado, fecha de realización, matricula y nombre del médico que realizó la prestación, el tipo de concepto, número de práctica, cantidad y monto facturados, usuario cargador y la hora de carga en el Sistema.

Se ordenan automáticamente desde el registro más nuevo al más antiguo, entonces la última orden que el usuario cargó, aparecerá en primer lugar.

Veamos ahora las distintas opciones de la grilla “Listado por Día”.

La grilla que se muestra está paginada, mostrando los diez últimos conceptos facturados. Si desea ver más registros, seleccione una opción disponible (L1). El Sistema reordenará el listado con la cantidad de registros que eligió.

En (L2) podemos cambiar la opción para ver solamente los registros propios o los cargados por los otros usuarios en la misma planilla.

Si usted cargó al Sistema muchos conceptos y quisiera ver uno en particular; buscarlo visualmente podría ser muy difícil, para eso ocupe la búsqueda de la grilla (L3). Ingrese un valor en el campo señalado y el Sistema filtrará los datos con la mejor coincidencia de sus valores.

Puede escribir cualquier dato que esté en la grilla.

Por ejemplo, escriba algunos números que correspondan a “Número de Orden”, a medida que ingresa los datos, verá como la grilla filtra la información con la mejor coincidencia entre los registros y su búsqueda.

Si quisiera ver todos los conceptos cargados para un afiliado, repita el proceso anterior ingresando el documento del afiliado. Compruebe los resultados filtrados de la búsqueda dinámica.

Si quisiera ver todos los conceptos cargados para un médico realizador, repita el proceso anterior ingresando la matricula o el nombre del profesional. Compruebe los resultados filtrados de la búsqueda dinámica.

En (L4) se muestra el resumen de los registros encontrados y filtrados.

En (L5) están los controles de paginación de la grilla. Podrá avanzar o retroceder de a una página por vez o saltar a la primera, la última o alguna en particular.

L2

L3 L1

L4 L5

L6

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¿Cómo eliminamos los conceptos mal facturados?

En caso de equivocación al momento de cargar la facturación de los conceptos, es necesario modificarlos o

eliminarlos de la planilla. Para ello ocuparemos la función de la grilla marcada en (L6).

Siempre que el error en la carga haya sucedido en la facturación del día, usé la opción “Listado por Día” y busque el concepto como se mostró más arriba.

Si el concepto fue facturado por usted, aparecerá en la última columna de la grilla la imagen indicándole que puede eliminar el concepto. Haga click sobre la imagen en la fila que corresponda al concepto, el Sistema mostrará un mensaje de confirmación de eliminación, acepte y listo!!!, el concepto fue eliminado de la grilla.

Ahora podrá cargarlo otra vez en la pestaña “Agregar Orden” de la misma forma que se mostró en la página 4.

Pantalla: Carga de Planillas

Pestaña: Búsqueda Avanzada

¿Cómo comprobamos los conceptos facturados?

Para ver los conceptos facturados en la planilla actual, haga click en la pestaña “Búsqueda Avanzada”.

En (B1) puede ingresar los distintos filtros para realizar la búsqueda.

Presione en (B2) para realizar la búsqueda basada en los criterios ingresados.

La grilla que se muestra está paginada, mostrando solo diez registros por vez. Si desea ver más, seleccione una opción disponible (B3). El Sistema reordenará el listado con la cantidad de registros que eligió.

Ingrese un valor en el campo señalado (B4) y el Sistema filtrará los datos con la mejor coincidencia de sus valores en la grilla.

En (B6) se muestra el resumen de los registros encontrados y filtrados.

En (B7) están los controles de paginación de la grilla. Podrá avanzar o retroceder de a una página por vez o saltar a la primera, la última o alguna en particular.

Veamos la búsqueda realizada y los datos mostrados en la imagen.

En este caso se buscó solamente por el documento del afiliado, el Sistema mostró todas las coincidencias en la planilla sin importar el día de carga o el usuario que las hizo.

B1

B2

B3 B4

B5

B6 B7

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En la grilla (B5) se detalla el “Número de Orden” o “Fin de Internación”, documento del afiliado, fecha de realización, matricula y nombre del médico que realizó la prestación, el tipo de concepto, número de práctica, cantidad y monto facturados, usuario cargador y la fecha de carga en el Sistema.

En el ejemplo podemos ver que para el afiliado buscado se encontraron dos números de órdenes distintos.

Puede combinar los distintos filtros y realizar la búsqueda, por ejemplo:

Ingrese la matricula del profesional para ver todo lo facturado para él.

Ingrese el número de servicio o práctica para ver todas las facturadas para todos los afiliados.

Combine la búsqueda de matrícula de profesional con las prácticas para ver solamente toda la facturación de una práctica para un profesional.

Pruebe con la combinación que más se ajuste a su necesidad.

En esta búsqueda también podemos eliminar conceptos mal facturados.

¿Cómo eliminamos los conceptos mal facturados?

En caso de equivocación al momento de cargar la facturación de los conceptos, es necesario modificarlos o

eliminarlos de la planilla. Para ello ocuparemos la función .

Busqué el concepto utilizando los distintos criterios de búsqueda como se mostró más arriba.

Si el concepto fue facturado por usted, aparecerá en la última columna de la grilla la imagen indicándole que puede eliminar el concepto. Haga click sobre la imagen en la fila que corresponda al concepto, El Sistema mostrará un mensaje de confirmación de eliminación, acepte y listo!!!, el concepto fue eliminado de la grilla.

Ahora podrá cargarlo otra vez en la pestaña “Agregar Orden” de la misma forma que se mostró en la página 4.

¿Por qué la imagen mostrada arriba no tiene habilitada la función ?

El Sistema acepta dos perfiles de usuario: “Administrador” y “Operador”.

El usuario con perfil “Administrador” puede eliminar los conceptos cargados por él mismo o por cualquier otro usuario. La imagen que se muestra pertenece a un usuario con perfil “Operador”, por eso se visualiza la información pero no está habilitada la función para eliminar los conceptos porque no fueron cargados por él.

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Pantalla: Descarga de Archivos

En cualquier momento de la facturación los usuarios pueden obtener los datos que fueron ingresados a cada planilla usando la pantalla “Descarga de Archivos”.

Se pueden descargar dos tipos de archivos, en formato “PDF” y “TXT”.

Veamos la funcionalidad de cada uno.

La grilla que se muestra está paginada, mostrando solo diez registros por vez. Si desea ver más, seleccione una opción disponible (D1). El Sistema reordenará el listado con la cantidad de registros que eligió.

Ingrese un valor en el campo señalado (D2) y el Sistema filtrará los datos con la mejor coincidencia de sus valores en la grilla.

En el cuerpo de la grilla (D3) se muestran todas las planillas asociadas a usted ordenadas de la más nueva a la más vieja.

Por cada planilla vemos sus datos básicos como el sector que se facturó el periodo y la fecha de alta.

En (D4) se muestra el resumen de los registros encontrados y filtrados.

En (D5) están los controles de paginación de la grilla. Podrá avanzar o retroceder de a una página por vez o saltar a la primera, la última o alguna en particular.

¿Cómo descargar los archivos?

Veamos en detalle las dos últimas columnas de la grilla

D1

D4

D2

D5

D3

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Archivo “PDF”

Para descargar la información en formato “PDF”, haga click en el icono según la planilla que corresponda. La siguiente ventana se abrirá para configurar el contenido del archivo.

En las opciones de selección en (D6), elija entre las opciones para parametrizar el archivo “PDF”.

Veamos el ejemplo de la imagen. La información del archivo final será la siguiente: Las órdenes estarán agrupadas por el médico que las realizó y en orden alfabético del profesional, dentro de cada subgrupo estarán ordenas por el apellido del afiliado. Cada subgrupo en una página distinta porque se incluyo el salto de página al cambiar la matrícula.

Presione el botón para comenzar el proceso o “Cancelar” (D7) para interrumpir la operación. Mientras se genera el archivo en (D8) se muestra el avance del proceso. Cuando terminó se informa el éxito de la operación y la descarga del archivo será automática a su computadora.

Archivo “TXT”

En el archivo con formato “TXT” se encuentra toda la información que se cargó y más datos. Se trata de un archivo de texto plano separado por punto y coma (;).

Este archivo está diseñado para que los distintos proveedores puedan incluir la información cargada en la planilla directamente en sus propios Sistemas de Gestión.

Mediante un proceso de parametrización el encargado de su Sistema, seleccionará las columnas necesarias para impactar en su respectiva Base de Datos.

De esta forma realizando la facturación en el Sistema de Facturación del IPS, descargando el archivo “TXT” y pasando la información a sus Sistemas, ustedes tendrán los mismos datos, de la misma forma como si hubieran ocupado su programa para realizar la carga diaria.

Para descargar la información en formato “TXT”, haga click en el icono según la planilla que corresponda. La siguiente ventana se abrirá para configurar el contenido del archivo.

Para descargar la información en formato “TXT”, presione el botón para comenzar el proceso o “Cancelar” (D7) para interrumpir la operación. Mientras se genera el archivo en (D8) se muestra el avance del proceso. Cuando terminó se informa el éxito de la operación y la descarga del archivo será automática a su computadora.

ACLARACIONES: El Sistema de Facturación del IPS ejecuta scripts y ventanas emergentes. Por defecto los explorados bloquean algunas funciones. Recomendamos habilitar el uso de ventanas emergentes o pop-ups solamente para el sitio www.ipssalta.gov.ar.

Consulte la configuración de su explorador para permitir contenido del sitio y ver la carpeta de descargas.

D7

D8

D6

http://www.ipssalta.gov.ar/

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La computadora deberá tener instalado el programa Adobe Reader para ver correctamente el archivo “PDF”.

Las capturas de pantalla fueron realizadas con Google Chrome, en los distintos exploradores podrían verse ligeramente distintas.

Gracias por leer este manual de usuario!!!.

Si desea contactarse con nosotros…

E-Mail:

[email protected]

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Teléfonos: 432-31-08/09/40/26

Equipo de Desarrollo Informática – IPS

Lic. Eduardo Maldonado.

C.U.: Martín Quispe.

Gabriel Hernán Guanca Barrozo.

INFORMATICA 2014

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V: 1 – 14/11/2014

mailto:[email protected]




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