MANUAL DE USUARIO FACTURACIÓN

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MANUAL DE USUARIO FACTURACIÓN

VERSIÓN 9.17

Abril 2021 SIGFIN Ver. 9.17 Facturación

ÍNDICE

RESEÑA HISTÓRICA CGU+Plus ................................................................................................... 1

EL CONCEPTO CGU+Plus ............................................................................................................ 2

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 3

DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIONALIDAD ........................................................................................ 4

FACTURACIÓN .......................................................................................................................... 5

1. ICONOGRAFÍA Y NOTACIONES GRÁFICAS ....................................................................... 5 2. PRE REQUISITOS Y CONFIGURACIÓN ............................................................................. 6 3. OTRAS DEFINICIONES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA .............................................. 10 4. DEFINICIONES DENTRO DEL MÓDULO DE FACTURACIÓN .............................................. 12

Puntos de impresión ....................................................................................................... 12 Condiciones de pago ....................................................................................................... 16 Términos de pago ........................................................................................................... 17 Motivos Notas de Crédito y Débito .................................................................................. 18

CONSIDERACIONES PARA EMISIÓN DE DOCUMENTOS ............................................................. 20

5. ADMINISTRACIÓN DE FACTURACIÓN ........................................................................... 21 Facturación de Solicitudes ............................................................................................... 21 Visualizar detalle de Solicitudes ...................................................................................... 22 Confirmación de solicitud de facturación ......................................................................... 23 Documentos de Facturación ............................................................................................ 25

6. CONSULTAS ................................................................................................................ 31 Documentos de Facturación ............................................................................................ 31 Libro de Ventas ............................................................................................................... 33

7. PARA LA EMISIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO Y NOTAS DE DÉBITO ..................................... 34

Abril 2021 SIGFIN Ver. 9.17 Facturación 1

RESEÑA HISTÓRICA CGU+Plus

BROWSE Ingeniería de Software, se dedica a la consultoría, desarrollo e implementación de sistemas de información en el Sector Público, Fuerzas Armadas, Servicios de Salud, Hospitales y Servicios Locales de Educación Pública “SLEP” y empresas, desde 1988. En este periodo, BROWSE ha creado fuertes raíces en el sector, con más de 7.500 puntos instalados en instituciones de gran prestigio en el país. Esta respuesta se ve materializada en sistemas de software de alta calidad, basados en la normativa, buenas prácticas del sector, en la ingeniería de software y las nuevas tecnologías de la información, preocupación que ha tenido BROWSE desde su creación.

El objetivo de BROWSE, es generar una constante búsqueda de la perfección en el desarrollo de productos de software que respondan a los requerimientos de nuestros usuarios, permitiéndoles hacer uso de todas las capacidades de hardware y software hoy disponibles.

Como respuesta a este desafío, BROWSE pone hoy a disposición de la Administración Pública, la última versión CGU+Plus, la que contribuye a mejorar notablemente los niveles de administración, operativos y de gestión, proporcionando herramientas de gran utilidad, para el trabajo diario y el cumplimiento de las obligaciones del Sector Público, en esta materia se ha integrado a todas las organizaciones del estado que contribuyen a esta administración, tales como SIGFE, Mercado Público, SUSESO, Bancos, SIAPER, Previred, y muchas otras de gran importancia para la digitalización del Sector Público. En esta versión también se ha incorporado muchas utilidades tales como, la firma digital, los documentos tributarios electrónicos de emisión y recepción, Imed para las licencias médicas electrónicas, aplicaciones para celulares, dispositivos de toma de inventarios y etiquetadores y muchas otras utilidades necesarias para la gestión sin papel. Además, incorpora esta versión cuadros de mando para los directivos y tomadores de decisiones, información que puede ser utilizada por celulares, tabletas y estaciones de trabajo tradicionales.

BROWSE, continuará en esta dirección incorporando nuevas tecnologías, nuevas necesidades del sector, integraciones propias de cada institución, integraciones generales del sector, nuevas utilidades y servicios, para hacer más fácil el trabajo de los usuarios y la comunicación con BROWSE.


EL CONCEPTO CGU+Plus

Es un conjunto modular de sistemas de información administrativos, orientado específicamente a Instituciones del Sector Público, Fuerzas Armadas, Servicios de Salud, Hospitales y Servicios Locales de Educación Pública “SLEP”.

Su Núcleo central está basado en la Contabilidad Gubernamental y el Control Presupuestario, con el cual interactúan distintos sistemas que cubren las necesidades de información de las distintas Unidades Funcionales de la Institución. Entre los sistemas que interactúan con este Núcleo podemos mencionar: Adquisiciones, Existencias, Activo Fijo, Boletas de Honorarios, Acreedores, Deudores, Tesorería, Conciliación Bancaria, Personal, Remuneraciones y muchos más.


INTRODUCCIÓN

CGU+Plus/Facturación tiene todas las funciones que posibilitan la administración de la facturación en el establecimiento donde se está implantando, es decir la emisión de documentos de venta tanto electrónicos como tradicionales. El módulo se encuentra preparado para recibir solicitudes de facturación a través de la interoperabilidad con sistemas de comercialización externos o bien si es necesario emitiendo documentos de facturación digitados directamente en la interfaz de usuario del módulo.

Facturación


DESCRIPCIÓN DE LA FUNCIONALIDAD

El concepto inicial sobre la metodología de trabajo del sistema de facturación, se basa en que el Módulo de Facturación SIGFIN es capaz de emitir directamente documentos de facturación, basado en comercializaciones no catalogadas. Culminando en la emisión de DTE a través de alguna empresa certificadora. El módulo también cuenta con la capacidad de recibir solicitudes de facturación provenientes desde sistemas externos, como por ejemplo sistemas de comercialización o puntos de venta. Esto a través de metodología Webservices.


FACTURACIÓN

1. ICONOGRAFÍA Y NOTACIONES GRÁFICAS

Ícono Descripción

Ícono HOME. Se utiliza para volver a la pantalla de Inicio del sistema.

Ícono SEGURIDAD. Se utiliza para administrar las credenciales de usuario en el sistema.

Ícono SALIR. Se utiliza para terminar la sesión que se está usando actualmente.

Ícono BUSCAR. Se utiliza para confirmar una búsqueda una vez que hemos completado los campos de filtro o búsqueda.

Ícono AVANZAR. Se utiliza para avanzar a la página siguiente de la tabla de trabajo.

Ícono RETROCEDER. Se utiliza para retroceder a la página siguiente.

Ícono EDITAR. Se utiliza para editar un registro las propiedades de ítems en el sistema.

Ícono VIZUALIZAR. Se utiliza para poder visualizar las propiedades o datos detallados de un registro o propiedades de un ítem en el sistema.

Ícono ADJUNTAR. Se utiliza para poder adjuntar algún documento al registro en el sistema. Los archivos soportados para adjuntar son del tipo Word, PDF, XLS, PPT u otro relacionado con ofimática.

Ícono FECHA. Se utiliza para seleccionar una fecha en particular, este icono se encuentra disponible tanto para los filtros como para el registro de datos en el sistema.


2. PRE REQUISITOS Y CONFIGURACIÓN

Para poder recibir o realizar solicitudes de facturación se debe contar con una serie de definiciones y poblamientos previos, a continuación, se señalan:

Monedas Auxiliares Contacto del Auxiliar Dirección del Auxiliar Giro Términos de Pago Unidades de Medida País Ciudad Región Comuna Cuentas Centros de Gestión Unidad Ejecutora Plan de Tareas

Pantalla de servicios web de donde se deben sacar los códigos de los servicios a parametrizar:

Figura 1. Configuración Servicios Web

En caso de que se utilice DBNET y todos los servicios se encuentren alojados en la nube como lo es habitualmente, se deben setear los parámetros de conexión: Código servicio devengos facturación: Corresponde al código de servicio parametrizado para la conexión con el servicio. Seguridad -> Integración -> Servicios Web Código servicio facturación automática: Corresponde al código de servicio parametrizado para la conexión con el servicio. Seguridad -> Integración -> Servicios Web Código servicio facturación electrónica: Corresponde al código de servicio parametrizado para la conexión con el servicio. Seguridad -> Integración -> Servicios Web


Código servicio consulta estado SII: Corresponde al código de servicio parametrizado para la conexión con el servicio Seguridad -> Integración -> Servicios Web Código servicio consulta PDF documento: Corresponde al código de servicio parametrizado para la conexión con el servicio. Seguridad -> Integración -> Servicios Web Código servicio PDF boletas DBNET: Corresponde al código de servicio parametrizado para la conexión con el servicio. Seguridad -> Integración -> Servicios Web Filtrar por módulo de facturación (FC):

Figura 2. Definición de Parámetros Globales del Módulo Facturación

Actividad económica institución: Corresponde al código de actividad económica de la institución según el SII. Centro financiero casa matriz: Código del centro financiero que actuará como casa matriz en el sistema, esto para rescatar los datos de emisión que van en el DTE que se envía al firmador/certificador electrónico. Fecha de resolución SII: Corresponde a fecha para la resolución de documentos, debe ser entregada por el SII al cliente, se utiliza cuando el proveedor electrónico parametrizado es Azurian. Empresa emite documentos electrónicos: Permite indicar si el sistema emite documentos electrónicos (envío de DTE a firmador/certificador electrónico).


Facturación de solicitud automática: Permite indicar si las solicitudes que entran al sistema vía Web Services generan automáticamente documentos tributarios y son informados al firmador/certificador electrónico. Esta funcionalidad solamente se puede utilizar cuando el sistema está parametrizado con uso de foliación única de documentos. Usa foliación de documentos única: Permite usar un único punto de impresión para la emisión de DTE para todos los centros financieros del sistema. Forma de envío de documento al SII (A/M): Indica si el documento es enviado de forma manual o automática, aplica solamente para el envío de DTE al firmador/certificador electrónico Azurian. Informa devengos al generar documento: Permite indicar si los devengos son informados a automáticamente al generar el documento tributario. Este indicador se debe remover, ya que todos los documentos deben generar devengos, independiente de si el documento es enviado o no al firmador/certificador electrónico. Informa documento facturado a sistema externo: Permite indicar si el documento generado es informado al sistema externo que hizo la solicitud de facturación. Este indicador se debe evaluar si es necesario removerlo, ya que, todo documento generado a partir de una solicitud es informado en la respuesta del servicio al sistema que realizo la solicitud. Mantiene montos solicitud facturación: Permite establecer si los montos de una solicitud de documento afectos se mantienen y no son calculados nuevamente por el sistema. Este indicador es de uso exclusivo por el cliente SAG, ya que, ellos realizan los cálculos de sus ítems y los transforman según tipo de moneda y no requieren que recalculen los montos de IVA y afectos, ya que, le generan un descuadre en sus operaciones. Número template para envío de documentos Azurian: Permite indicar el template para los documentos PDF que se utiliza para el firmador/certificador electrónico Azurian. Empresa certificadora doctos. Electrónicos: Permite indicar con que empresa firmadora/certificadora se integrara el ERP. Los códigos son: 1 Azurian, 2 DBNET, 3 Acepta. Cantidad de líneas por documento: Permite indicar la cantidad de líneas de detalle por documento facturable que se generan a partir de la solicitud. Ejemplo solicitud de facturación posee 10 líneas de detalle y este parámetro se encuentra con valor 5, entonces se generará un documento facturable por cada 5 líneas de la solicitud. Número de resolución SII para envío de documentos: Corresponde al número de resolución entregada por el SII a la institución para la emisión de documentos electrónicos. Este parámetro es solamente utilizado por la empresa firmadora/certificadora Azurian. Usuario DBNET: Corresponde al código de usuario de las credenciales conectarse a los servicios disponibilizados por DBNET. Este parámetro se utiliza concretamente en el SAG para conectarse al servicio que recibe los DTE emitidos por el sistema financiero, ya que, este servicio se encuentra alojado en una maquina interna del SAG y no en la nube como lo hace habitualmente.


Password DBNET: Corresponde a la clave de usuario de las credenciales conectarse a los servicios disponibilizados por DBNET. Este parámetro se utiliza concretamente en el SAG para conectarse al servicio que recibe los DTE emitidos por el sistema financiero, ya que, este servicio se encuentra alojado en una maquina interna del SAG y no en la nube como lo hace habitualmente. Usuario conexión servicios DBNET 2: Corresponde al código de usuario de las credenciales conectarse a los servicios disponibilizados por DBNET. Contraseña conexión servicios DBNET 2: Corresponde a la clave de usuario de las credenciales conectarse a los servicios disponibilizados por DBNET. Filtrar por tipo de parámetro Documento:

Figura 3. Parámetros Globales tipos de Documento

Documento exenta electrónica: Corresponde al código para los documentos Boleta exenta electrónica que luego es utilizado en la definición de los folios por tipo de documento en los puntos de impresión. Documento boleta de venta electrónica: Corresponde al código para los documentos Boleta afecta electrónica que luego es utilizado en la definición de los folios por tipo de documento en los puntos de impresión. Documento Factura electrónica: Corresponde al código para los documentos Factura afecta electrónica que luego es utilizado en la definición de los folios por tipo de documento en los puntos de impresión.


Documento factura electrónica exenta: Corresponde al código para los documentos Factura exenta electrónica que luego es utilizado en la definición de los folios por tipo de documento en los puntos de impresión. Documento nota de crédito electrónica: Corresponde al código para los documentos Nota de crédito electrónica que luego es utilizado en la definición de los folios por tipo de documento en los puntos de impresión. Documento nota de débito electrónica: Corresponde al código para los documentos Nota de débito electrónica que luego es utilizado en la definición de los folios por tipo de documento en los puntos de impresión. 3. OTRAS DEFINICIONES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA

Los centros financieros dentro de su definición deben tener definidos los datos de dirección, códigos de ciudad y comuna, ya que, son datos que se utilizan al momento de generar el DTE que es enviado a la empresa firmadora/certificadora electrónica.

Figura 4. Definición de datos de Centro Financiero


Los auxiliares definidos con la tipología de cliente deben poseer al menos un detalle de dirección y un detalle de contactos para que se le puedan asociar documentos facturables, de lo contrario no se podrá continuar con el registro del documento.

Figura 5. Opción Direcciones por Cliente en Definiciones de Auxiliar

Figura 6. Opción Contactos por Cliente en Definiciones de Auxiliar


4. DEFINICIONES DENTRO DEL MÓDULO DE FACTURACIÓN

Puntos de impresión

Es donde se definen los rangos de folios a utilizar para cada uno de los documentos de facturación. En caso de que se utilice el parámetro de foliación única de documentos, solo se utilizará un punto de impresión para todos los centros financieros existentes en el sistema, pero en el caso de que no se utilice este parámetro los puntos de impresión serán por la combinatoria de centro financiero-fuente financiamiento-moneda. Debiendo crear y parametrizar cada uno de ellos por cada centro financiero.

Figura 7. Agregar un Punto de Impresión

Figura 8. Punto de impresión agregado


En el caso en que se utilice la facturación automática de solicitudes y por ende la foliación única de documentos, todos los documentos facturables se definen en un único punto de impresión. En el módulo de Definiciones > Contables > Parámetros Globales, se busca por la descripción “Usa foliación de documentos Única”, para definir si utiliza foliación única de documentos se ingresa la letra S para SI y la letra N para NO.

Figura 9. Parámetro Global que define el uso de foliación única de documentos

En el sistema se mostrará la lista de todos los usuarios y se les otorga acceso para el punto de impresión

Figura 10. Configurar Acceso de usuarios para Puntos de impresión


Se selecciona el usuario y se aprieta para dar o quitar acceso a los puntos de impresión.

Figura 11 . Otorgar acceso a un Usuario

Se asocian los documentos al punto de impresión.

Figura 12. Definir los tipos de documentos a utilizar en el Punto de impresión


Los documentos que se visualizan al lado derecho son los que se desean usar o cargar y se pueden dejar como No cargados dejando los documentos al lado derecho de la pantalla.

Figura 13. Selección de los documentos a utilizar en el Punto de Impresión

En los folios por documento, se define el rango del tipo de documento y se puede activar o deshabilitar dicho documento.

Figura 14. Definir Folios por documento del Punto de impresión


Figura 15. Información General de Foliación de documentos

Condiciones de pago

Es donde se definen las condiciones de pago que luego se asocian a los términos de pago que se deseen crear en el sistema.

Figura 16. Agregar Condiciones de pago


Figura 17. Completar Información General de Condiciones de pago

Términos de pago

Es donde se definen los términos de pago a utilizar en los documentos facturables que se generarán en el sistema, estos términos de pago tienen asociado una o más condiciones de pago que deben ser previamente definidas.

Figura 18. Agregar Términos de pago


Figura 19. Completar Información General de Término de pago

Motivos Notas de Crédito y Débito

Es donde se definen los distintos motivos por los cuales se generan las notas de crédito y débito y que van asociado al documento facturable.

Figura 20. Agregar Motivo nota de crédito y débito


Figura 21. Completar información general de Motivos notas de crédito y débito


CONSIDERACIONES PARA EMISIÓN DE DOCUMENTOS

• El acceso a la opción de documentos de facturación es válido solamente cuando se hace inicio de sesión en el periodo contable en que se encuentra el sistema.

• La pantalla de facturación de solicitudes o la de documentos de facturación exige que se seleccione un punto de impresión para poder emitir los documentos, en caso de que no exista alguno simplemente se mostrará la selección en blanco y por lo tanto no podrá acceder en la totalidad a la funcionalidad de la pantalla hasta que se haya definido y seleccionado un punto de impresión.

• En caso de trabajar con más de un punto de impresión este se puede cambiar desde el botón

multi-acción que se encuentra en la opción de facturación de solicitudes o en la opción de documentos de facturación.

• Se debe seleccionar el documento tributable a generar y su tipo, actualmente solo se trabaja

con el tipo no catalogado, lo que quiere decir que el detalle del documento solo se trabaja con glosas y no con catálogo de artículos.

• Sobre los clientes (auxiliares) al cual se le emitirá el documento de facturación, estos deben ser

del tipo cliente y deben tener definidos en sus datos a lo menos una dirección y un contacto. Estos se definen dentro del sistema en la siguiente opción:

Definiciones > Otros > Auxiliares > Botón multi- acción sobre el auxiliar > Contactos por cliente o Direcciones por cliente.


5. ADMINISTRACIÓN DE FACTURACIÓN

Las solicitudes de facturación son generadas sólo a través de Webservices y serán enviadas por un sistema externo. Para este caso estas serán generadas por el sistema SGCH. Para recepcionar la solicitud en forma correcta se requiere contar con el poblamiento completo en todos los ítems antes mencionados en el área de Pre-Requisitos.

Facturación de Solicitudes

En el área facturación de solicitudes se encuentran todas las solicitudes de facturación que fueron enviadas al sistema. Existen diversos filtros y metodologías para buscar u organizar las solicitudes de facturación que han sido enviadas al sistema. A saber, algunos de ellos son: Filtro por número de solicitud, por fecha de emisión, tipo (no catalogadas), por documento a generar, por estado de facturación.

Figura 22. Solicitudes de Facturación


Visualizar detalle de Solicitudes

Para poder visualizar los detalles de la solicitud de facturación debemos hacer clic en el Tipo de documento ubicado en cada línea de solicitud de facturación.

Figura 23. Detalle de Solicitud de facturación

Se puede revisar en forma detallada todos los datos que componen la solicitud de facturación. Esta información se encuentra organizada en pestañas a saber: Solicitud, Detalle, Registro Contable y Totales.


Confirmación de solicitud de facturación

Dependiendo del parámetro global.

Figura 24. Parámetro Global "Facturación de solicitud automática" en NO

Con valor facturación de solicitud automática = NO Luego de haber confirmado visualmente los datos que componen la solicitud de facturación, se procede a facturar la solicitud con lo cual se genera el documento de facturación correspondiente,

mediante el ícono Facturar solicitud que se encuentra en la línea de cada solicitud de facturación. A continuación de ello se despliega una ventana solicitando la confirmación de que se generará el documento de facturación a partir de la solicitud N° XX y se confirma indicando SI (si se está de acuerdo). Esto interactuará con el emisor certificado de DTE y generará la facturación con correlativos automáticos aprobados por el SII (esto último es labor del sistema de facturación electrónico).

Figura 25. Confirmación de Solicitud de facturación


Al momento de confirmar, el sistema muestra un mensaje donde dice que se ha generado el documento correctamente, con el tipo de documento y el número de folio interno.

Figura 26. Mensaje de sistema al confirmar la Solicitud de facturación

Con valor facturación de solicitud automática = SI La solicitud va a estar en la opción de solicitudes de facturación con el estado Facturada, por lo tanto, no se realiza ninguna acción sobre ella más que ver los datos del documento, ya que al ser automática se genera automáticamente el documento tributable y se envía al firmador electrónico.

Figura 27. Solicitud con estado Facturada y Parámetro Global en SI


Documentos de Facturación

Además de operar a través de solicitudes de facturación recibidas desde sistemas externos, también se puede operar a través de facturas registradas directamente en el sistema. Para esto hay que dirigirse a la opción de menú correspondiente. Se aprecian los distintos tipos de documentos y los distintos indicadores, ya sea como se encuentra el Devengo, si ya fue informado al módulo de Deudores, en el Estado SII comunica si fue ingresado a la suite de DBNET. Cada uno de los documentos tiene distintas acciones que se pueden realizar según su Estado.

Figura 28. Documentos de facturación

Algunas acciones que se puede hacer por documento son: Imprimir, Reimprimir documento con cambio de folio, Actualizar y confirmar reg. Contable, Descargar PDF y Consulta estado SII.


Nuevo Documento de Facturación

Para agregar un nuevo documento de facturación se debe hacer clic en el ícono luego se desplegará una nueva ventana en la cual se selecciona el documento a generar y posteriormente el tipo.

Figura 29. Ingreso de tipo de Documento facturación a generar

Continuar haciendo clic en el botón Ingresar documento donde se completan los datos para generar el documento de facturación. El registro de los datos para la emisión de los documentos tributables se divide en un Wizard que cuenta con cuatro pasos: En el primer paso se registran los datos de la cabecera del documento, datos del cliente y la identificación única del documento.


Figura 30. Ingreso de datos de Documento de facturación

Figura 31. Ingreso datos Documento de facturación

Completar los datos requeridos por el documento y se debe buscar los datos del cliente a quien se emite el documento de facturación y selecciona la opción Siguiente. A continuación, se accede al segundo paso, a la opción Detalle de documentos, aquí se registra una glosa en texto libre, la cantidad, la unidad de medida y el valor del documento.


Figura 32. Ingreso Detalle Documento de facturación

Figura 33. Datos ingresados Detalle Documento de facturación


Previamente debe estar definido el parámetro Global “Cantidad de líneas por documento de facturación” configurando la cantidad de líneas para realizar el documento.

Figura 34. Parámetro Global "Cantidad de líneas por documento de facturación"

Figura 35. Ingreso cantidad de líneas de Documento de facturación

El tercer paso corresponde a los datos contables que luego se informan al módulo de Deudores. En los cuales se indican las cuentas de ingreso, gasto y pasivo, el plan de tareas, centro de costo y programa.

Figura 36. Registros contables ingresados en Documento de facturación


Al apretar SIGUIENTE, se llega al cuarto paso donde se muestra un resumen de los datos y luego se confirma, en este paso es donde el documento se envía al firmador/certificador electrónico y se informan los datos al módulo de Deudores como un Devengo.

Figura 37. Confirmar Documento de facturación

Figura 38. Documento Factura electrónica


6. CONSULTAS

Las consultas se encuentran disponibles en formas de reportes que fueron construidos de acuerdo a requerimientos estándar para funcionalidades de facturación. Los Reportes o consultas que se encuentran disponibles son:

Documentos de Facturación

Contiene información consolidada y resumida sobre los documentos de venta emitidos en el sistema. Esta información se encuentra organizada y disponible para acceder en dos pestañas, Filtros e Información.

Figura 39. Consulta Documentos de facturación

Filtros: Contiene Información organizada en modo filtros de búsqueda la cual permite explorar los distintos documentos emitidos en el sistema.

Figura 40. Filtros de Documentos de facturación


Información: Permite revisar información detallada sobre cantidad de documentos emitidos, montos totales, montos de IVA entre otros.

Figura 41. Filtro de Información de Documentos de facturación

También se puede imprimir documentos y se puede acceder a operaciones por cada línea de registro de los documentos de venta.

Figura 42. Opción de Imprimir documento para Documento de facturación


Libro de Ventas

Es el libro donde se registran las ventas a crédito que hace la empresa en el sistema, teniendo en cuenta la fecha, el nombre del cliente al que se ha realizado la venta, el número de factura, los términos del pago y la cuantía debida. La suma total del libro de ventas se anota como un débito en cuentas a cobrar y un crédito en ventas.

Figura 43. Filtros para generar Libro de Ventas

El sistema permite emitir distintos tipos de libros de venta para generar cualquiera de ellos, se debe seleccionar en el área de tipo de libro, puede ser Borrador u Oficial. También se puede seleccionar el formato o tipo de hoja donde se imprimirá el documento del libro de venta, también basta con seleccionarlo desde el área de formato, estos corresponden a Formato Carta (Vertical) o Formato Oficio (Horizontal) Los rangos de fecha con el que se genera el libro de ventas pueden ser diversos sin cantidad de límites de día. Sin embargo, para el libro de ventas oficial es necesario generarlo con el rango mínimo de 1 mes.


7. PARA LA EMISIÓN DE NOTAS DE CRÉDITO Y NOTAS DE DÉBITO

Para generar documentos de notas de crédito y débito estos solo pueden hacer referencia a documentos del mismo cliente al cual se está generando el documento nota crédito/débito, y sólo permitirá la asociación de aquellos documentos que hayan sido recepcionados por la entidad firmadora/certificadora electrónica y que además el devengo de los montos de aquellos documentos haya sido informado y autorizado correctamente al módulo de Deudores del sistema financiero. De no cumplirse estas condiciones el sistema no permitirá o más bien no mostrará documentos para asociar a la nota de crédito o débito a generar. Referencias: Corresponde al paso donde se indica a que documento tributable ya aceptado y devengado se asocia la nota de crédito o débito que se está generando. Para agregar una Nota de Crédito hay que dirigirse a Contabilidad/Finanzas > Facturación >

Administración > Documentos de facturación, se debe hacer clic en el ícono luego se desplegará una nueva ventana en la cual se selecciona el documento a generar y posteriormente el tipo.

Figura 44. Ingresar Nota de Crédito

Continuar haciendo clic en el botón Ingresar documento donde se completan los datos para generar la Nota de Crédito.


El registro de los datos cuenta con cinco pasos: En el primer paso se registran los datos de la cabecera del documento, tienen que ser los mismos datos del cliente correspondiente al documento que se le desea asociar la Nota de Crédito.

Figura 45. Ingreso de datos Registro notas de Crédito y Débito

Completar los datos requeridos por el documento y hacer clic en el botón confirmar. Luego se busca al cliente a quien corresponde el documento de venta y seleccionamos la opción “Siguiente”.


A continuación, se accede al segundo paso, a la opción Detalle de documentos, aquí se registra una glosa en texto libre, la cantidad, la unidad de medida y el valor del documento.

Figura 46. Registro detalle notas de Crédito y Débito

El tercer paso corresponde a las referencias del documento de facturación al que se desea generar la nota de Crédito/Débito, en Documento Referencia se selecciona el documento de facturación al que se desea asociar la nota de Crédito/Débito y por el monto por el cual se quiere realizar el documento.

Figura 47. Asociar Documento de Referencia a Nota de Crédito


El cuarto paso corresponde a los Registros contables, en los cuales se indican las cuentas de ingreso, gasto y pasivo, el plan de tareas, centro de costo y programa.

Figura 48. Completar Registro Contable de Nota de Crédito

Figura 49. Datos agregados a Nota de crédito


Al apretar SIGUIENTE, se llega al quinto paso donde se muestra un resumen de los datos y luego se confirma, en este paso es donde la Nota de Crédito se envía al firmador/certificador.

Figura 50. Resumen y confirmación de Nota de crédito

Una vez lista la Nota de Crédito se vuelve a la pantalla de inicio de Documentos de facturación y se aprieta “Confirmar documento” en la nota respectiva que se encuentra en estado Digitado.

Figura 51. Confirmar documento en Documentos de facturación


El sistema muestra un mensaje si el usuario desea confirmar y enviar el documento seleccionado.

Figura 52. Mensaje para confirmar documento

Figura 53. Mensaje Devengo del documento informado con éxito

Una vez que se informe al Proveedor electrónico y firme el documento, este se lo envía al SII y el estado de la Nota de Crédito queda como “Vigente”.

Figura 54. Nota de crédito en estado Vigente

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