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V8.29

PROFACTURA

Manual del Usuario Sistema de Facturación Electrónica PROFACTURA

Gestión y Sistemas S.A.

PROFACTURA MANUAL DEL USUARIO V8.29

2 Gestión y Sistemas S.A. www.prosistem.info

Contenido

Vista Global del Sistema .......................................................................................................................... 3

Elementos del sistema ............................................................................................................................. 7

Programa PRINCIPAL ........................................................................................................................... 8

Módulo Captura ERP ...................................................................................................................... 12

Módulo Visual DTE ......................................................................................................................... 15

Módulo Envío SII ............................................................................................................................ 21

Módulo Libros................................................................................................................................ 22

Módulo Compras ........................................................................................................................... 27

Módulo Clientes............................................................................................................................. 32

Módulo Estación Email................................................................................................................... 34

Módulo Servidor de Correos .......................................................................................................... 36

Módulo Configuración ................................................................................................................... 37

Módulo Ayuda ............................................................................................................................... 40

Programa AGENTE ............................................................................................................................. 43

Soluciones a problemas frecuentes ....................................................................................................... 44



Vista Global del Sistema

El sistema PROFACTURA esta destinado principalmente a la captura, procesamiento, envió y mantención

de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).

El sistema se emplea como un puente entre el Sistema Contable que posee su compañía y el Servicios de

Impuestos Internos (SII), sus Clientes y Proveedores como pueden ver en el siguiente esquema:

La comunicación entre el sistema ERP y PROFACTURA se realiza a través de archivos en formato texto

(TXT) los cuales son puestos en una carpeta de Windows1 para su posterior procesamiento por el

sistema o son entregados directamente al sistema por medio de una interface visual de ventanas.

En cuanto a la comunicación con el SII se realiza de forma automática vía Internet de programa a

programa (Web Services).

El canal de transferencia de información empleado con los Clientes y Proveedores es a través de la

Internet usando el correo electrónico integrado que posee el sistema.

1 Se emplea un sistema automatizado que permite capturar las salidas de impresión del ERP y redirigirlas hacia una

carpeta de Windows donde queda almacenado en un archivo en formato texto (TXT).

Sistema Contable (ERP)

Profactura

SII Clientes Proveedores



Esquema general de cómo esta conformado un DTE:

El archivo DTE es un archivo con extensión XML, el cual es un formato reconocido a nivel mundial. Vea

un fragmento del archivo por dentro:



Viendo con más detalle cada elemento del DTE, podemos apreciar que esta conformado por el

documento en si (Factura, Factura exenta, Nota de Crédito o Débito) que se desea enviar al SII y al

Cliente o que recibimos del Proveedor si este es emisor electrónico también.

Dentro del DTE hay que identificar dos elementos claves, uno es el TED (timbre electrónico) el cual

vemos en forma impresa representado en un código de barras, el cual contiene varios datos claves que

identifican al DTE, como son el folio, tipo de documento, RUT de emisor y destino, monto total, etc.

El otro elemento clave, es conocido como CAF (Códigos de autorización de Folios) que no es mas que el

rango de folios permitidos para “timbrar” un tipo particular de documento (digamos Notas de Crédito),

que nos proporciona el SII, a través de su sitio Web para descargar (identificado en el sitio web como

solicitud de timbre electrónico). Este CAF se integra en el proceso de creación del DTE dentro del TED y

este último a su vez dentro del DTE como se aprecia en la imagen anterior.

Cada uno de estos elementos tiene una firma digital, que no es más que un código generado para un

contenido determinado, usando un archivo especial como “llave” para crearlo, conocido como

certificado digital.

Usuario X

DTE firmado digitalmente

Certificado digital del Usuario X

(Representa su firma virtual)

Lo usa para firmar

Cliente Y

Proceso de

validaciónVerifica el contenido

contra la firma

La finalidad de la firma digital es identificar al que firmo y detectar si el contenido que se firmo fue

alterado (ejecutando un proceso que valida el código de la firma contra el contenido firmado).

En el caso del CAF como es un archivo XML proporcionado por el SII viene firmado por este. El TED es

generado por el sistema PROFACTURA al igual que el DTE por lo que se firman con el certificado digital

del usuario del sistema (que debe estar autorizado por SII para firmar DTE).

Los Certificados Digitales se obtienen a través de empresas que ofrecen este servicio, donde una vez que

adquiera uno, deberá quedar instalado en el PC del usuario que va a usar el sistema.

Hay que destacar que el archivo DTE por ser un archivo XML no contiene el formato de la factura sino

solamente su contenido (como se ve en el fragmento de contenido de un DTE mostrado mas arriba), por

lo que si se imprime o visualiza este archivo se vera tal cual tiene su contenido.



Entonces para lograr una visualización o impresión del DTE en un formato más habitual al ya conocido

de las facturas que no son electrónicas se deberá emplear una plantilla, que permite generar un nuevo

archivo en un formato más entendible. Este archivo generado a partir de unir la plantilla con el DTE

(XML) pudiera ser un PDF (el cual es la variante que usa el sistema PROFACTURA) o una pagina Web, es

decir un archivo HTML (también usado por el sistema PROFACTURA para representar los DTE recibos de

Proveedores).

Por lo que el sistema cuenta con dos plantillas, una diseñada a la medida para los DTE que genera la

empresa y otra genérica para los DTE que recibe la empresa de sus Proveedores.

Por último tenemos otros archivos XML que también intervienen en sistema de facturación electrónica y

que se envían y/o reciben entre empresas poseen sistemas de facturación electrónica:

Recibo de envío (RE): es como un comprobante que se entrega o recibe cuando se envía un DTE,

en el cual se indica si se acepto o no el “ENVIO” del DTE por motivos tales como que la firma no

sea valida, el destinatario no corresponda, la estructura del DTE no es valida (Schema), etc.2

Respuesta de Aceptación (RA): posterior al recibo de envío, se debería enviar este archivo donde

se indica si se aceptado o no “CONTABLEMENTE” el DTE. Por ejemplo puede ser rechazado por

estar duplicado, por no corresponder a lo negociado o pactado con el emisor del DTE, por estar

mal el Giro del destinatario, etc.

Recibo de Mercancías o servicios prestados (RM): una vez que se reciben los productos o

servicios, entonces se debería emitir este archivo donde se indica lo realmente recibido en ese

momento.

2 Es obligatorio entre empresas que tienen sistema de facturación electrónica, el envío del RE.

DTE (XML)

• Contenido

• Firma digital

Plantilla

• Formato deseado

• Logo de la empresa

PDF o HTML

• contenido, logo, etc.

• codigo barra TED



Elementos del sistema

Para empezar a usar el sistema, primero debemos conocer las partes que lo integran, ellos son dos

programas a los cuales Ud. puede llegar a través de los accesos directos creados en Windows.

El programa principal, que como su nombre lo indica es el que Ud. usará mas comúnmente cada día y le

va a permitir hacer casi el 95 porciento de las tareas habituales del sistema, tales como captura y

creación del DTE a partir de los archivos TXT de entrada, visualización de los DTE, emisión de libros de

compra y venta mensuales, etc.

El segundo programa conocido como “Agente”, es el encargado de realizar tareas programadas por Ud.

de una forma periódica, tales como Envió y Recepción de correos a Clientes y Proveedores, también las

transferencias de casos de soporte técnico y la actualización automática del sistema en caso de detectar

que existe una nueva versión.



Programa PRINCIPAL

El programa cuenta con un sistema de seguridad basado en claves de acceso, por lo que al ejecutar el

mismo, lo primero que se muestra en pantalla es:

El sistema permite definir varias computadoras como Estaciones de Trabajo y varios usuarios para el

sistema, ejemplo de una configuración:

Pedro

Estación Almacén Estación ContabilidadEstación Ventas

Juan Luis Carmen

Servidor con la

Aplicación

Servidor con la

Base de Datos



Como vemos en la imagen anterior, existen 3 estaciones definidas en el sistema (almacén, contabilidad

y ventas) desde las cuales se puede usar el sistema y 4 usuarios (Pedro, Juan, Luis y Carmen) los cuales

están configurados para cada estación en particular.3

Nota: algunas ventanas pueden mostrar botones desactivados debido a que ese usuario no tiene

permiso para ejecutar determinada opción del sistema.

Una vez dentro del sistema, tenemos la pantalla de acceso a las funciones principales del sistema

(módulos):

Veamos cada elemento que conforma la ventana principal del sistema y su utilidad:

Línea de estado: le permite identificar que sistema esta usando, versión, modo de trabajo respecto a

SII, así como identificar el usuario y PC desde el cual se esta operando.

Cuando el sistema esta en Modo Certificación (C), los envíos que haga a SII serán considerados por el

Servicio de Impuesto Internos como DTE de prueba y no tienen ningún carácter legal o tributario. Este

modo tiene utilidad al comenzar la implementación del sistema en su empresa para hacer pruebas

iniciales.

3 Si el usuario cambia de estación se debe cambiar su configuración del certificado digital asociado al mismo a

través de las opciones de configuración del sistema.

Versión del

sistema

PROFACTURA

Nombre de la base

de datos y versión

de la misma.

Modalidad de

envíos a SII:

Certificación

o Producción

Usuario que

entro al sistema

Computador

desde el cual se

esta usando el

sistema.



Una vez que el sistema esta listo para ser explotado en modo real, donde la información que envíe al SII

será tomada como documento tributario efectivo y de carácter legal entonces deberá estar activado en

modo Producción (P).

Botón Captura ERP: Permite pasar al módulo que lee la carpeta de Windows donde están

los archivos texto (TXT) para ser procesados y convertirlos en DTE los cuales quedan

almacenados en la Base de datos e impresos si se desea también.

Botón Visual DTE: Al entrar a este módulo podemos hacer varias tareas relacionadas con

los DTE que se encuentran almacenados en la Base de datos. Tareas tales como ver,

filtrar, imprimir, borrar, analizar estados del documento, enviar por email, exportar a

otro formato, etc.

Botón Envíos SII: Los DTE que fueron creados y están almacenados en la Base de Datos

pueden ser entregados al Servicio de Impuestos Internos a través de este módulo que

se encarga de establecer un canal de comunicación entre los dos sistemas y realizar el

envío de aquellos DTE que están pendiente de enviar al SII.

Botón Libros: Los libros de compra y venta mensuales a ser entregados al SII, se

procesan y envían a través de este módulo.

Botón Compras: Módulo de DTE de Proveedores, donde puede ver e imprimir los DTE

que ha recibido por email o importarlos, así como ver su estado en SII y emitir los

correspondientes Recibos.

Botón Clientes: Administración de Clientes, listar y editar datos del cliente y definir las

tareas ha ejecutarse automáticamente como son los avisos de entrega de recibos.



Botón Estación: Al entrar a este módulo, Ud. dispone de las mismas facilidades de un

programa de correo electrónico, con la diferencia que la cuenta de correo es una sola

para toda la empresa y las bandejas del buzón, con sus respectivos emails son

compartidas por todos los usuarios que usen este módulo también.

Botón Servidor: Permite la ejecución de un proceso de envío y/o recepción de correos

electrónicos relacionados con la única cuenta de email definida en el sistema, logrando así

hacer un puente entre la base de datos del sistema y los clientes o proveedores a través

del intercambio de información vía Internet usando como medio el correo electrónico.

Botón Configuración: Toda la configuración del sistema se realiza desde un solo punto,

permitiendo definir los patrones de identificación de los archivos TXT, agregar usuarios y

estaciones, cambiar claves o privilegios, etc.

Botón Ayuda: Como su nombre lo indica, este módulo le da la posibilidad de reportar

problemas u otro asunto al soporte técnico de la empresa autora del sistema. A través de

este canal Ud. recibirá las respuestas correspondientes y podrá instalar si es necesaria

alguna modificación al sistema de patrones a partir de un soporte recibido.

Botón Bodega: Permite la optención de documentos primarios para ser adjuntados a cada

DTE. La captura de estos documentos puedo ser desde un Scanner o desde archivo.



Módulo Captura ERP

Permite leer la carpeta de Windows donde están los archivos texto (TXT) para ser procesados y

convertirlos en DTE los cuales quedan almacenados en la Base de datos e impresos si se desea también.

Cuando se entra a este módulo el sistema verifica cuantos folios (CAF) quedan disponibles en caso de

quedar menos de la cantidad configurada en el sistema, le mostrara una ventana indicándole que ya

esta dentro del rango de alerta y que debería ir solicitando más CAF para evitar que el sistema se

detenga al procesar los nuevos TXT por falta de CAF disponibles.

Elementos:

1. Botón Activar: minimiza la ventana y comienza el proceso de capturar archivos de la carpeta

definida para esa estación de trabajo.

Icono de la aplicación minimizado en Windows

Cada archivo que se procesa es validado para ver si cumple con determinados requerimientos

del SII, en caso de faltar la fecha del documento de referencia no electrónico, el sistema le

mostrara una ventana como la que aparece a continuación:

5 4 3

2

1



La ventana muestra el tipo de documento que se esta procesando y su folio, además muestra

una tabla que son las referencias que tiene ese DTE y en las cuales el usuario puede cambiar el

tipo de documento de referencia, el folio, la fecha del documento de referencia, el tipo de

referencia (ver recuadro que aparece en la parte inferior de la ventana), la Glosa en relación al

código de referencia anterior y un indicador de Grupo.

El indicador de Grupo se emplea si Ud. hace un DTE que hace referencia a mas de 20

documentos de un mismo tipo (ejemplo una factura que hace referencia a 30 guías de

despacho). En ese caso el folio va en 0 y la columna de la tabla que dice “Grupo” debe tener el

valor 1.

También se le puede indicar al sistema que ponga el indicador de Grupo en 1 y agrupe las

referencias por tipo de documento de forma automática si detecta que existe 20 o mas

documentos referenciados del mismo tipo; para ello deberá marcar la opción que aparece en la

parte inferior de la ventana que dice “Agrupar Referencia del mismo tipo de documento”.



2. Botón de minimizar la ventana: permite volver a ocultar la ventana a su forma de estrella en la

zona de la barra de tareas de Windows conocida como “área de notificación”.

3. Barra de estado: muestra cual es el archivo se esta procesando en ese momento.

4. Copias de Impresión: Puede cambiar la cantidad de copias a imprimir en un momento dado,

logrando que a partir de ese momento esa sea la cantidad de copias de impresión para el

próximo DTE a ser procesado.

Si tiene activado la impresión con CEDIBLE, y por ejemplo cantidad de copias 5, entonces el

sistema imprimirá un DTE con CEDIBLE y cuatro sin CEDIBLE (En caso de no tener activado

CEDIBLE, las cinco impresiones saldrán sin CEDIBLE).

5. Camino de donde se capturan los archivos: muestra la carpeta desde la cual el sistema va a

estar monitoreando constantemente y viendo si hay archivos para procesar.



Módulo Visual DTE

Los DTE almacenados en el sistema pueden ser vistos, impresos, enviados por email, exportados a otros

formatos, revalidarlos en SII, borrados (siempre que no haya sido enviado al SII), etc.

La pantalla principal de ese módulo es la siguiente (los nombres de los clientes están tachados en rojo

en esta imagen por razones de confidencialidad):

La interface es similar es similar a la del programa principal del sistema, mostrando una diferencia

en cuanto al área central de la pantalla, donde se muestra un listado de DTE según un criterio de

filtrado dado.

Hay un selector de fila (elemento 1 señalado en la imagen) que indica el DTE al cual le desea aplicar

una acción. Puede seleccionar cualquier DTE del listado dando un click con el botón izquierdo del

mouse sobre la fila que lo contiene, quedando esta sombreada en azul como muestra la imagen.

1

2



Se puede hacer multiselección para ello debera aplicar el mismo concepto que en Windows, por

ejemplo para marcar un rango da un clic en la fila donde comienza y luego manteniendo presionado

la tecla SHIFT da un clic en el último. También puede usar la tecla CTRL para seleccionar varios DTE

que no estan consecutivos.

El elemento 2 nos indica la cantidad de registros listados, este valor esta en relación con el filtrado

que este activo.

En cuanto al menú tenemos de izquierda a derecha las siguientes opciones:

Ver: muestra en formato PDF el DTE seleccionado.

Estado: Puede consultar casi toda información relaciona con el DTE, esta ventana se divide

en varias pestañas:

Pestaña SII: donde se ve si el documento ha sido enviado al SII y en caso de ser así, si fue

Aceptado, Rechazado o Aceptado con Reparo.

Es de destacar en esta ventana los estados del envió que ofrece el servicio de SII y el estado

de Aprobación, los cuales conjugados dan lugar al ESTADO que aparece arriba.

El identificador de envío, es otro elemento que permite hacer una consulta directamente en

el sitio Web de SII sobre ese envío.



El botón “Revalidar en SII”, permite re chequear una vez más el estado del DTE en caso de

duda, o producto de que el estado se haya quedado en blanco al existir una falla en el

sistema en el momento de obtener el estado posterior al envío automático.

Pestaña Doc.: Muestra toda la información clave, referente al DTE en particular (ver imagen

a continuación). En esta ventana el usuario puede, si lo desea, no enviar el email del PDF y

XML al cliente, seleccionando “NO” en la opción que dice Enviar email.

Además puede cancelar en envío de avisos al cliente en relación a las Respuesta de envío

para ese DTE en particular.

Pestaña Cliente: Muestra información relacionada al cliente al cual se le esta enviado el

DTE.

Pestaña Cesión: Si el DTE seleccionado fue entregado en Cesión, entonces aquí aparecen los

datos claves de la operación.

Pestaña Libros: Nos muestra en cuales libros de ventas ha sido registrado este DTE y que

tipo de operación (en caso de libro de ajuste se puede agregar o eliminar un DTE). Ver

imagen de ejemplo a continuación (Columna versión 0 es original del mes, 1,2… Ajustes).



Imprimir: se descompone en dos opciones; imprimir con CEDIBLE y sin CEDIBLE,

permitiendo además seleccionar la impresora a la cual desea imprimir, cantidad de copias,

etc.

Filtrar: la información listada en la ventana del Visual DTE corresponde a todos los DTE

emitidos por el sistema, en caso de querer visualizar solamente aquellos que cumplan

determinada condición4, entonces hacemos uso de esta opción que como vera en la imagen

a continuación:

4 Una vez que se aplica el filtro, podemos saber las condiciones del mismo poniendo el cursor del mouse sobre el

icono que dice Filtrar en el Visual DTE y dejarlo sin mover un segundo.



permite seleccionar varios criterios, siendo estos del tipo AND (donde se tienen que cumplir

todas las condiciones que seleccione para que el resultado que se muestre cumpla dichas

reglas).

Ejemplo:

Si tenemos 3 DTE en nuestra base de datos cuyos datos digan:

Tipo DTE Folio Estado SII RE RA Cliente

factura 400 Aprobado Pendiente Pendiente Cliente A

NC 200 Aprobado Recibido OK Recibido BAD Cliente B

factura 402 Aprobado Recibido OK Recibido OK Cliente C

Y se hace una consulta por Tipo DTE = “factura” y RE = “Recibido OK” y RA= “Pendiente” se

obtendrá como resultado ningún registro, pues ningún cumple TODAS las condiciones

especificadas.

Ahora si se hace una consulta por tipo DTE = “factura” y RE=”Pendiente” y RA =”Pendiente”

se obtendrá como resultado el primer registro de la tabla.

Los registros resultantes del filtrado son contados, mostrando la cantidad en la parte

inferior de la ventana del Visual DTE (ver elemento 2 señalado en la imagen).

No filtrar: muestra todos los registros de de la Base de datos, desactivando cualquier

condición puesta de filtrado con anterioridad.

Reportes: Permite generar un listado de los DTE que se ven en la tabla del Visual DTE,

permitiendo así obtener un reporte de aquellos DTE que filtramos por ejemplo. Dicho

reporte puede ser convertido a formato PDF o Excel.

Email: Se puede enviar el DTE seleccionado por correo electrónico a quien desee, ya sea el

XML o el PDF del mismo, así como también podrá usar el programa interno (Int) de correo

que posee el sistema o el predeterminado que tenga en Windows (Ext). Al usar el correo

interno, el mensaje que se genera queda almacenado en la bandeja de salida de correo y no

es enviado hasta que el Servidor de correo integrado del sistema PROFACTURA haga el envío

de los emails pendientes.

Exportar: extraer varios archivos del sistema vinculados al DTE seleccionado, entre las

variantes están:

TXT –ERP: Es el archivo original que proviene del ERP que dio lugar a la creación del DTE.

XML –GESYS: Es el XML generado por el sistema y utilizado para la impresión.

XML – SII: El XML generado por el sistema y que se emplea para enviar al Cliente.



XML – Cesión: Permite a través de una ventana donde se piden algunos datos, crear un XML

de Cesión el cual deberá subir manualmente al sitio de SII.

PDF – DTE: El mismo formato que cuando se visualiza o Imprime, pero en este caso se pide

donde guardar el archivo solamente.

Refrescar: La información listada en el Visual DTE como proviene de la Base de datos, puede

ser necesario “actualizarla” por si algún nuevo dato fue ingresado o cambiado en el sistema

producto de algún proceso que este corriendo en ese mismo momento desde el propio PC u

otro equipo en la empresa.

Borrar: Solamente se puede borrar un DTE si este no esta enviado al SII.



Módulo Envío SII

Su funcionalidad es simple; enviar todos los DTE que estén pendientes al SII, la ventana muestra la lista

de DTE y la cantidad de los mismos. Si el Usuario desea hacer el envío en ese momento, deberá dar clic

en el botón Enviar y el proceso comienza.

Este proceso NO debe ser ejecutado por más de un computador en la empresa de forma simultánea.

El usuario con que se hace el envío tiene que tener permiso en el SII para hacer envíos de DTE, de lo

contrario el sistema le mostrara una ventana con dicho mensaje de error.



Módulo Libros

Los libros de compra y venta que deben ser generados y enviados a SII de forma obligatoria

mensualmente pueden ser procesados a través de este módulo, así como libros de tipo ajuste que se

envían después de haber entregado al SII un libro que contenía algún error (por ejemplo, faltaban

documentos por declarar).

El libro que se envía cada mes, corresponde a la versión 0, y en caso de ser necesario enviar un ajuste,

este sería la versión 1 de ese libro en particular.

El primer paso para crear un libro de un mes, es preparar el archivo de entrada del sistema, el cual

puede estar en formato texto delimitado por algún carácter o tabulador o ser de posiciones fijas.

Ejemplo de parte de un archivo de posiciones fija:

01 000005006745 01/02/2006 90103000 7 EMPRESA X 000000000000 000000007227 000000001373 000000008600 01 000000521449 07/02/2006 96705640 5 EMPRESA Y 000000000000 000000006958 000000001322 000000008280

01 000000521450 07/02/2006 96705640 5 EMPRESA Z 000000000000 000000004613 000000000877 000000005490

01 000002515319 20/02/2006 91103000 2 EMPRESA W 000000000000 000000012910 000000002453 000000015363

Por lo general los sistemas ERP exportan los libros mensuales que generan en alguno de estos formatos.

En otros casos se captura la salida de impresión para conformar el archivo texto.



Importar: Cuando se encuentra listo los archivos para ser procesados se selecciona esta opción del

módulo:

En la ventana que muestra esta opción se selecciona el archivo a capturar y procesar, indicando el tipo

de libro que es y si es de ajuste (corrección) así como se define también los porcientos de factor de

proporcionalidad para IVA uso común o de ILA en caso de tener que reportar alguna en el libro de

compra que se este importando en ese momento.

Cuando el sistema importa el archivo hacia la base de datos, también hace ciertas validaciones y

muestra los mensajes correspondientes los cuales también quedan registrados en un archivo texto en la

carpeta LOG que este definida en el sistema.5

Reportes: Una vez que se importa el libro, aparece en la ventana principal del sistema y puede usarse la

opción de reportes para visualizar como esta registrado su contenido en el sistema.

5 Se crea un archivo por cada tipo de libro y periodo, ejemplo lv2006-07.txt



El reporte se muestra en dos áreas, la parte de totales y el detalle, desde la cual puede también exportar

dicha información a formato Excel o PDF a través de los botones que dicen formato impresión.

Editar: cuando se requiere agregar o modificar algún dato correspondiente al libro seleccionado en la

ventana principal del módulo, entonces tenemos dos opciones.

Agregar datos – Muestra la siguiente ventana, la cual le permite agregar nuevos documentos al libro.



Para el ejemplo que vemos, se están agregando para un libro de ventas, las boletas, para ello se pone el

total de todas ($59500) y el sistema genera 83 documentos (ver la cantidad en el ejemplo) donde el

primero tiene los montos definidos en la ventana y los 82 restantes están con montos cero (las boletas

se declaran solamente los totales del periodo y cantidad de documentos).

Los folio el sistema le asigna 2000 a la primera boleta (según ejemplo) y 2001, 2002, 2003… al resto de

las demás boletas.

En caso de declarar algún tipo de documento que no aparece en el archivo que importó y que debe ir en

detalle del libro, es recomendable que ingrese uno por uno en esta ventana.

Modificar – Si lo que se desea es cambiar algún atributo de los documentos que conforman el libro,

deberá hacerlo a través de la siguiente ventana:



Es importante que al terminar de cambiar los valores, si desea pasar dichos cambios hacia la base de

datos deberá dar clic al icono que se señala en la imagen anterior, de lo contrario si desea descartar los

cambios simplemente cierre la ventana.

Envío: Una vez revisado los libros importados a través de los reportes, si desea enviar el libro

seleccionado en la ventana principal del módulo, deberá dar a la opción ENVIAR

La ventana que le aparece le pregunta para confirmar si realmente va a realizar la operación, de ser así

se muestra una ventana de aviso de espera, mientras el sistema hace el envío del libro seleccionado

previamente al SII.

Una vez que termina el proceso de envío, el sistema le notifica con una ventana y Ud. vera en la lista de

la pantalla principal donde esta el libro correspondiente el estado. El estado LOK indica que el libro fue

aceptado sin problemas por el SII, en otro caso mostrara un estado distinto donde en la columna “Glosa

Envío SII” explica con mas detalle el problema.

Exportar: Permite extraer de la Base de datos el archivo original que dio lugar al libro o el XML generado

por el sistema (que es el mismo que se envía a SII).

Borrar: en caso de que un libro no ha sido enviado a SII o este fue rechazado por algún error, puede

borrarlo a través de esta opción (seleccionando previamente el mismo en la lista de la pantalla principal

del módulo LIBROS).

Grabar los cambios realizados



Módulo Compras

Todos los DTE recibidos de proveedores así como los envíos de los recibos correspondientes a dichos

DTE pueden ser procesados a través de este módulo.

La interface visual de este módulo es muy similar a la del Visual DTE, con la diferencia que este ultimo

esta orientado a los Clientes mientras este módulo va orientado a los Proveedores. Existen los mismos

elementos; un puntero que indica el DTE seleccionado (Selector de DTE) para indicar el documento al

cual le vamos a aplicar una operación, un indicador de cuando documento se están visualizando en la

tabla (línea inferior de la ventana que dice: Registro listados), así como un grupo de botones para

desarrollar operaciones sobre el DTE seleccionado.

Cuando se entra a este módulo podría aparecer la siguiente ventana:

Selector de DTE



Que le permite verificar los nuevos DTE recibidos contra el SII para ver si los mismos fueron entregados y

aceptados por este último.

Entre las operaciones que se pueden realizar dentro del módulo están:

Ver: Visualiza el DTE recibido usando una plantilla Web genérica para la visualización del XML recibido.

En esa misma ventana se puede ver además el estado de los 3 Recibos asociados a ese DTE (RE, RA y

RM), también le permite imprimir dicho documento si lo desea, a través del navegador Web

predeterminado que tenga instalado.

Estado: ventana donde se refleja un grupo de información vinculada con el documento seleccionado,

descompuesto en varias pestañas:

Pestaña DTE – Muestra los montos totales y fechas del DTE.

Pestaña Proveedor – Muestra datos relacionados con el Proveedor, como RUT, Razón Social, etc.

Pestaña Doc. Relacionados – Visualiza el estado en SII, si esta rechazado o no, así como además el

estado del Recibo de Envío (RE) si esta enviado al proveedor, la Respuesta de Aceptación (RA) y el

Recibo de Mercancías o Servicios recibidos (RM). Estos tres documentos cuando son creados son puesto

en la bandeja de salida del correo electrónico del sistema para luego ser enviados juntos a los demás

correos cuando se haga el envío a través del servidor de correos integrado.

Pestaña Libros – Tabla que muestra en cuales libros esta registro ese DTE.

Filtrar: Visualizar en la tabla o rejilla principal del módulo aquellos DTE que cumplan ciertos criterios. Al

igual que en la forma de filtrado en el Visual DTE (ver módulo Visual DTE), los DTE que se obtenga como

resultado serán solamente aquellos que cumplan TODAS las condiciones definidas en la ventana de

filtrado.



Una vez aplicado el filtro se puede ver las condiciones por la cual se filtro poniendo el puntero del

mouse sobre el botón de filtrar en la pantalla principal por un segundo.

Reportes: Puede ser obtenido un listado de los documentos filtrados en formato PDF o Excel, ya sea con

pocas columnas de información (sencillo) o mas detallado (Completo).

Recibo de Envío (RE): Cuando se recibe un DTE de proveedores por vía del correo electrónico el sistema

automáticamente crea el correspondiente Recibo de Envío y a través de esta opción podemos ver el

contenido del mismo (ver imagen de ejemplo a continuación).

Consecutivo de

RE generado

Respuesta

general

Respuesta para cada

DTE del archivo

recibido



Respuesta de Aceptación (RA): Este proceso nos permite revisar el DTE en pantalla y tomar la decisión

de aceptar o rechazar el mismo según criterio del usuario y poner el motivo.



Recibo de Mercancías o Servicios recibidos (RM): Cuando se desee generar dicho recibo, se define en la

ventana que aparece los datos indicados y el sistema genera el archivo XML correspondiente para ser

luego enviado por la vía del email hacia ese proveedor.

Importar: En caso de recibir el DTE de un proveedor por alguna vía que no sea el correo electrónico

integrado del sistema PROFACTURA puede integrarlo a la base de datos por esta vía seleccionando el

archivo XML correspondiente donde se encuentre almacenado.

Exportar: Puede extraer el XML recibido (DTE del Proveedor) de la base de datos para ser usado en otro

sistema de interés, o su representación en formato Web - HTML (usando la plantilla genérica).

Proveedores: Listado con los datos de los proveedores, donde puede editar las cuentas de correo

electrónico asociadas a los mismo. Este listado se va llenando de forma automática cada vez que se

recibe un DTE. Solamente en caso de que cambie la cuenta de correo del proveedor tendría sentido

entrar a esta ventana para cambiar la misma (Recuerde que debe dar clic en el icono del diskette para

grabar los cambios que haga en dicha ventana).



Módulo Clientes

Utilidad para la administración de los datos de los clientes.

Las opciones que tienen disponibles son las siguientes:

Agregar: Permite incorporar los datos de un nuevo cliente. Esta opción es de uso muy poco frecuente,

ya que el sistema va llenando el maestro de clientes de forma automática cada vez que procesa los DTE.

Modificar: Permite llenar las cuentas de emails asociadas a ese cliente así como definir que tipo de

envío se desea realizar (PDF y/o XML) y si desea activar avisos (emails de notificación) a dicho cliente si

no ha emitido el correspondiente Recibo de envío.



Los avisos funcionan de la siguiente manera (Ejemplo basado en imagen anterior):

Se creo un DTE hoy a las 12 pm y se envió al cliente. Pasado 24 horas si no se ha recibido el RE, el

sistema genera un email de aviso (con un texto predeterminado – tipo1) y lo pone en la carpeta de

salida para ser enviado al cliente recordándole el envío del recibo.

Pasado 2 horas de creado el primer aviso, si no se ha obtenido el RE aún el sistema genera otro email de

aviso del mismo tipo (tipo1) y así cada 2 horas hasta que hayan pasado 48 horas desde que se envió el

DTE, posterior a esa intervalo de tiempo el sistema comienza a mandar avisos de tipo 2 (otro texto

distinto) cada 4 horas, hasta transcurrido 72 horas desde el envío inicial del DTE y a partir de ese

momento empieza a enviar otro tipo de aviso (tipo 3) cada 6 horas.

Borrar: elimina el registro de ese cliente del maestro siempre que no exista ningún DTE relacionado con

el mismo.

Descargar: baja del servidor de Gestión y Sistemas un archivo que contiene los datos de todos los

emisores y receptores de Factura electrónica (oficialmente reportados por el SII), el cual permite

actualizar las cuentas de correo electrónico así como Razón Social de los mismo los cuales son

comparados contra los que se poseen y actualizados a partir del archivo bajado. Esto le permite por

ejemplo que cuando el sistema cree por primera vez un cliente en el maestro busque en la información

que ya tiene bajada y automáticamente le ponga la cuenta de correo y Razón Social según esta

declarado en el SII.

Extras: Permite alimentar el sistema con un archivo delimitado por punto y coma (;) que contiene la

siguiente información:

RUT del Cliente Giro Comuna

Con digito verificador. Puede llevar puntos y/o guión.

Cadena de caracteres sin punto y coma dentro.

Cadena de caracteres sin punto y coma dentro.

Ejemplo de líneas valida dentro del archivo delimitado (CSV):

2504813-K;Giro 1 ;Comuna x

61935400-1;Giro 2;

70016110-2;;Comuna W

76138820-7;Giro 4 ; Comuna Z

Este archivo se emplea para aquellas empresas que su sistema ERP no genera el Giro y/o Comuna en el

archivo TXT de entrada, y como dichos campos son obligatorios para el DTE son entonces tomados

desde la base de datos la cual fue alimentada previamente por este archivo.



Módulo Estación Email

El sistema PROFACTURA cuenta con un programa cliente de correo integrado, por lo que no se necesita

emplear el que tenga instalado en Windows (Outlook Express, etc.).

La ventaja principal de este sistema es que le permite compartir entre todos los usuarios del sistema

PROFACTUA los mensajes de entrada y salida de la cuenta de correo definida en impuestos para los

procesos de facturación electrónica, además de poder ver los archivos adjuntos de una manera mas

inteligente al ser procesados y visualizados con plantillas especiales que hacen que el usuario vea por

ejemplo una factura de un proveedor en un formato tipo pagina Web cuando en realidad lo que

contiene es un archivo XML solamente (Ver Vista Global del Sistema para más detalle sobre plantillas y

XML).

La interface que presenta es muy similar a la de cualquier otro cliente de correo, mostrando a la

izquierda de la pantalla las bandeja de Entrada (pendientes de leer) y Salida (pendientes de enviar),

también vemos la bandeja de Enviados y la de Almacenados (correos recibidos ya leídos).

A la derecha se encuentran la lista de correos correspondientes a la bandeja seleccionada, donde el

sistema identifica cada tipo de mensaje según su contenido de la siguiente forma:



Tipo Descripción

PDF Representa un DTE en formato PDF para ser enviado al Cliente

XML Representa un DTE en formato XML para ser enviado al Cliente

RE Recibo de Envío para enviar al Proveedor (obligatorio)

RA Respuesta de Aceptación para enviar al Proveedor

RM Recibo de Mercancías o Servicios para enviar al Proveedor

MSG Un mensaje común (ejemplo algún PDF o TXT)

SII Un mensaje recibido del SII

DTE Representa un DTE recibido del Proveedor en formato XML

REC Recibo de Envío del Cliente (obligatorio si el Cliente es emisor electrónico también)

RAC Respuesta de Aceptación del Cliente

RMC Recibo de Mercancías o Servicios del Cliente

AEC Archivo Electrónico de Cesión Recibido

Diagrama que muestra el flujo de los tipos de mensajes:

ClienteProveedor

Usuario

PROFACTURA

XML, PDF

REC, RAC, RMC RE, RA, RM

Cedente

SII

SII

AEC

DTE, MSG

Avisos para que

mande el REC



Módulo Servidor de Correos

Este módulo es el encargado del envío de los emails que están en la bandeja de salida (mas los avisos si

hay para enviar) así como también se encarga de descarga de Internet hacia la base de datos los correos

nuevos que existan para la cuenta que emplea la empresa en relación a la facturación electrónica.

Durante el proceso de bajar correos el sistema genera de forma inteligente los Recibos de Envíos que

correspondan.

Este proceso NO debe ser ejecutado por más de un computador en la empresa de forma simultánea.



Módulo Configuración

La configuración del sistema esta centralizada mediante el almacenamiento de todos los parámetros

que la conforman dentro de la base de datos del sistema.

A partir de este módulo se pueden definir y dar mantención a varios elementos:

Usuarios del sistema (incluye mantención de Certificados Digitales)

Estaciones de trabajo

Roles de usuario

Patrones para reconocer el contenido del archivo TXT de entrada (DTE y Libros)

Parámetros generales

CAF

Todos los puntos mencionados anteriormente son explicados con más detalle en el Manual Técnico del

sistema. Solamente veremos en este manual el último.

Los CAF son bajados del servidor de SII por el usuario autorizado para ello de la siguiente forma:

1. Entra al sitio https://palena.sii.cl/cvc/dte/menu.html

2. Entrar en la opción: Solicitud de Timbraje Electrónico

3. Seleccionar el tipo de documento a solicitar CAF, la cantidad y de que folio comenzar.

4. Guardar en cualquier carpeta que desee el archivo descargado.

Esto lo puede realizar en cualquier momento, es decir no tiene que esperar a que se le agoten

totalmente un CAF determinado.

Para que el sistema PROFACTURA pueda hacer uso de un CAF hay que primero agregarlo al sistema,

para ello se entra en la opción Agregar (Ver imagen siguiente).

Donde el sistema mostrará una ventana desde la cual puede seleccionar el archivo CAF que ya había

descargado con anterioridad del SII para ser importado en el sistema y asignarlo a una estación de

trabajo (PC) en particular (ver imagen siguiente de ejemplo):

https://palena.sii.cl/cvc/dte/menu.html



Si en algún momento se desea conocer los CAF activos que esta usando una estación de trabajo en

particular entonces hacemos uso de la opción “VER ACTIVOS” del menú del módulo Configurar.

Se selecciona entonces en la ventana que aparece la estación a consultar y luego se da clic al botón que

dice “Analizar” el cual mostrará los valores de la forma que aparece en la imagen anterior.

La nomenclatura usada es: FA – Factura, FE – Factura exenta, NC – Nota de Crédito, ND – Nota de

Débito, FX – Factura de Exportación, DX – Nota de Débito de Exportación, CX- Nota de Crédito de

Exportación.



Por último la opción “Cambiar Activos” nos permite seleccionar dentro del grupo de CAF que tenemos

importados y almacenados en el sistema cual de ellos deseamos usar para una estación de trabajo

determinada.



Módulo Ayuda

Este módulo va a permitir la comunicación con el Soporte Técnico del Sistema, además permite ejecutar

algunos procesos especiales de mantención de la base de datos.

El sistema esta preparado para generar un caso de soporte técnico cuando el módulo CapERP o el de los

libros presentan algún tipo de error interno de programación, el cual el sistema genera toda la

información necesaria para ser envía en relación al código donde ocurrió la falla. Estos tipos de casos los

vera con un tipo que empieza con “Error interno de …”

Si el usuario desea reportar algo deberá hacer uso de la opción CREAR la cual le mostrará la siguiente

ventana:



Los casos a reportar por el usuario pueden ser de 4 tipos:

1. Consulta sobre el sistema: empleado para hacer preguntas en cuanto a como poder hacer algún

tipo de acción en el sistema.

2. Reportar problema: relacionada con algún error que le da el sistema o que le imposibilita

procesar algo.

3. Solicitar cambios en la configuración: cuando se desea adaptar el sistema de patrones u otro

parámetro del sistema.

4. Sugerencias para mejorar el producto: alguna funcionalidad que desearía se le agregue al

sistema o se modifique.

El resto de la información a completar es al estilo de un correo, donde se pone un titulo o asunto,

explica en la zona de detalle y adjunta archivos si lo desea.

Una vez que se da “Reportar” en esta ventana, el sistema almacena en la base de

datos el caso y no lo envía a soporte técnico hasta que no se corra el proceso que

hace los envíos y recibos de los casos.

Los casos pueden estar en 3 estados:

1. Pendiente: enviado o no.

2. En proceso: enviado y un técnico esta atendiendo el mismo.

3. Cerrado: enviado y retornado con una respuesta.

Cuando se obtiene la respuesta de un caso cerrado puede ver que se le indica que restaure el nuevo

patrón arreglado, para ello tendrá que hacer clic en el botón que aparece debajo (ver imagen).



Procesos especiales - tenemos los siguientes:

Desbloquear proceso: se emplea cuando se quiere por ejemplo restaurar los patrones que se retornan

en un caso de soporte técnico y el sistema indica que hay usuarios usando el sistema cuando realmente

no lo están. En ese caso se muestra la siguiente ventana donde pude eliminar el registro (fila) que

corresponde a un proceso que realmente ya no esta corriendo.

Mantención de la base de datos: es un proceso que verifica los estados de los DTE que han sido enviados

al SII y cuyo estado quedo por alguna razón en blanco o con un estado intermedio de SII y se desea re

consultar por los mismos.6

6 Este proceso puede tomar varios minutos en completarse.



Programa AGENTE

El segundo programa que conforma el sistema PROFACTURA es para un uso principalmente en un

servidor. Permite desarrollar muchas de las tareas que se encuentra en el propio programa principal

pero de una forma independiente y automática.

Una tarea dentro del Agente, no es mas que un programa especifico que se puede incluir en la lista de

tareas (ver imagen anterior) junto con las especificaciones de cuando se desea ejecutar el mismo de

forma automática (cada un intervalo de tiempo X).

Para que el programa agente comience ha realizar sus tareas programadas se debe dar clic en el botón

Activar (ver imagen) y luego dar clic al botón Minimizar (ver imagen), y dejar el mismo corriendo en el

PC donde se deseó dejar corriendo (recomendable un servidor).

En caso de querer ejecutar una tarea en particular al instante y no tener que esperar el tiempo

programado que tiene para su ejecución entonces selecciona primero la tarea de la lista que aparece en

la ventana del Agente y luego da clic en el botón Ejecutar.

Las tareas que se recomienda pueden agregar al agente son:

Servidor de Correos

Actualizador del Programa

Envío y Recepción de Casos de Soporte Técnico

Envío de DTE al SII

Para mas detalle de cómo configurar el programa Agente vea el Manual Técnico del sistema.



Soluciones a problemas frecuentes

1. No conoce la clave para entrar al sistema de un usuario nuevo.

La clave inicial que el sistema le asigna a un usuario que se crea nuevo es: profactura

2. Se le quedan mensajes en la bandeja de salida del correo y no salen cuando se le da enviar al

Servidor de Correos.

Debe definir la cuenta de correo del Cliente en el módulo Clientes o poner en SI enviar email en

la ventana de Estado en el Visual DTE a ese documento que corresponde el email.

3. Aparece una ventana que le indica que no existe Certificado Digital para el usuario activo.

El certificado esta asociado a un usuario y a un PC en particular, por lo que si el usuario cambia

de PC o de sesión de Terminal Server deberá cambiar la asociación del usuario – certificado en el

módulo Configuración.

4. El módulo de los libros no acepto el libro cuando se quería importar reportando varios mensajes

de error. ¿Donde se puede ver de nuevo esos errores?

Los avisos y/o errores que se reportan al tratar de importar un libro quedan registrados en un

archivo en la carpeta de LOG definida para el sistema.

5. Recibió la respuesta de un caso de soporte técnico pero cuando da al botón de Cambiar

patrones, el sistema le indica que hay usuarios usando el sistema.

Tienen que salir del sistema todos los demás usuarios, incluso si Ud. tiene abierto otro módulo

que no sea el de soporte técnico deberá cerrarlo también antes de dar a este opción. En caso de

que aun siga indicando que determinado usuario esta usando el sistema y se verifique no es

cierto, entonces tendrá que “desbloquear el proceso” a través del menú opciones del módulo

de Ayuda (ver mas detalle en Módulo de Ayuda – desbloquear proceso).

6. Tiene DTE enviados al SII que al ver su estado en el VisualDTE salen como solamente ENVIADOS

sin saber si estan aceptados o no.

Puede dar al boton que aparece en la propia ventana de Estado que dice Revalidar SII o ir al

módulo de Ayuda, del menú Control, la opción Mantención de la DB para que revalide todos los

casos similares que puedan existir en la base de datos.

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