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MANUAL DE USUARIO Instalación y uso

Publicado en: 4 de agosto de 2017

MANUAL DE USUARIO – INSTALACIÓN Y USO

1

ÍNDICE INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................. 3

MULTIPLATAFORMA .......................................................................................................................................... 4

WEB ............................................................................................................................................................... 4

MÓVIL (ANDROID /iOS) ................................................................................................................................. 4

WINDOWS ..................................................................................................................................................... 4

INSTALACIÓN ..................................................................................................................................................... 5

INSTALACIÓN WINDOWS............................................................................................................................... 5

INSTALACIÓN ANDROID / iOS ........................................................................................................................ 5

CREACIÓN Y CONFIGURACIÓN INICIAL DE UNA EMPRESA................................................................................ 6

PASO 1. CREACIÓN DE LA EMPRESA .............................................................................................................. 6

PASO 2. CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA ................................................................................................... 7

Pestaña Datos Empresa ............................................................................................................................. 7

Pestaña Plantilla Correo ............................................................................................................................ 7

Pestaña Restricciones y Seguridad ............................................................................................................ 8

Pestaña Correo Saliente SMTP .................................................................................................................. 8

Pestaña Promoción y Publicidad ............................................................................................................... 8

FUNCIONAMIENTO INICIAL DE UNA EMPRESA ................................................................................................. 9

PERFILES DE USUARIOS ................................................................................................................................. 9

Perfiles para usuarios Internos ................................................................................................................ 10

Perfiles para usuarios Externos ............................................................................................................... 10

USUARIOS .................................................................................................................................................... 11

ORGANIZACIÓN Y SEGMENTACIÓN: GRUPOS DE USUARIOS ...................................................................... 13

DISTRIBUIDORES Y COMERCIALES ............................................................................................................... 15

MULTICUENTA ............................................................................................................................................. 17

FUNCIONALIDADES .......................................................................................................................................... 19

AGENDA ....................................................................................................................................................... 19

CREACIÓN DE UN EVENTO ....................................................................................................................... 19

VISIONADO DE EVENTOS ......................................................................................................................... 21

ARCHIVOS .................................................................................................................................................... 22

MIS ARCHIVOS ......................................................................................................................................... 22

OPERACIONES BÁSICAS ....................................................................................................................... 22

SISTEMA DE VERSIONES ...................................................................................................................... 25

PUBLICACIONES ................................................................................................................................... 25


2

FILTRO Y ORDENACIÓN ........................................................................................................................ 27

ARCHIVOS COMPARTIDOS CONMIGO ..................................................................................................... 27

CHAT ............................................................................................................................................................ 27

CONVERSACIONES DE CHAT Y GRUPOS INTERNOS ................................................................................. 27

GRUPOS DE CHAT EVENTOS .................................................................................................................... 28

GRUPOS DE CHAT EXTERNOS .................................................................................................................. 28

MENSAJES PRIVADOS .................................................................................................................................. 28

ENVÍO DE UN MENSAJE PRIVADO ........................................................................................................... 28

BANDEJA DE ENTRADA ............................................................................................................................ 29

BANDEJA DE ENVIADOS ........................................................................................................................... 30

NOTAS .......................................................................................................................................................... 31

CREACIÓN DE UNA NOTA ........................................................................................................................ 32

PANEL DE NOTAS ..................................................................................................................................... 32

LISTADO DE NOTAS .................................................................................................................................. 32

SUPERBÚSQUEDA ........................................................................................................................................ 33

MÓDULOS ADICIONALES ................................................................................................................................. 35

MÓDULO DE AVISOS .................................................................................................................................... 35

MÓDULO DE TASACIÓN DE VEHÍCULOS (SIGA) ........................................................................................... 36

CONFIGURACIÓN DE ACCESO AL MÓDULO (SOMOS360) ....................................................................... 36

CONFIGURACIÓN DE LAS TASAS (SOMOS360) ........................................................................................ 36

ASIGNACIÓN DE TASAS A CLIENTES (SOMOS360) ................................................................................... 37

CÁLCULO DEL COSTE DE LA TRANSFERENCIA (SIGA98) ........................................................................... 38

MÓDULO DE FIRMA DIGITAL ....................................................................................................................... 39

CONFIGURACIÓN ..................................................................................................................................... 39

CONFIGURACIÓN DE ACCESO AL MÓDULO ......................................................................................... 39

CONFIGURACIÓN DE LA FIRMA DEL USUARIO .................................................................................... 39

FIRMA DE DOCUMENTACIÓN .................................................................................................................. 40

FIRMA DE UNO O VARIOS DOCUMENTOS PDF ................................................................................... 40

FLUJO DE FIRMA DENTRO DE UNA CARPETA ...................................................................................... 41


3

INTRODUCCIÓN Somos360 es una red privada profesional empresarial que os ayudará a mejorar la comunicación e

intercambio de información de su empresa en todos los ámbitos. Los emails se pierden o no se ven a tiempo,

las llamadas son continuas para una simple gestión, no hay registro de ningún tipo de lo efectuado con lo

que no hay control, la solución a estos problemas es Somos360 que unifica todo en una misma aplicación

multiplataforma permitiendo así el contacto directo entre empleados y con el cliente, en tiempo real.

Compartir documentos/carpetas con sus clientes, almacenando toda la información importante en un solo

lugar accesible desde cualquier dispositivo con internet.

Este documento trata de ser una pequeña guía en la que intentaremos aclarar las dudas más frecuentes que

pensamos pudieran surgir y que creemos que es importante tenerlas claras. Vamos a describir de una manera

sencilla todo el proceso, que va desde la instalación de la aplicación y la creación de una empresa, hasta el

uso avanzado de todas las funcionalidades del producto Somos360.

Éste correcta puesta en marcha y configuración del producto es lo que va a convertir a Somos360, en la

potente herramienta que nos vas a facilitar las relaciones, las comunicaciones o el intercambio de

documentación e información con todos los agentes, ya sean internos y/o externos, que forman parte de las

tareas diarias de las empresas.


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MULTIPLATAFORMA Somos360 es un producto multiplataforma, es decir, podrá ser utilizado en cualquier dispositivo que

disponga de conexión a internet vía web o utilizar sus diferentes aplicaciones de forma nativa.

Recibirán notificaciones en todos los dispositivos activos en tiempo real, se podrán realizar labores de

compartición de archivos y recibirlo en cualquier dispositivo, chats, etc. De una forma sencilla y práctica.

WEB Desde cualquier navegador (Chrome recomendado), se puede acceder al producto Somos360, para ello solo

debe introducir la URL de su empresa bien sea usuario interno o externo. Por ejemplo,

“XXXXX.somos360.com”, donde “XXXXX” será el nombre de su empresa en Somos360.

Seguidamente le aparecerá la ventana de Login (identificarnos) donde se deberá introducir su email y su

contraseña para acceder al sistema.

Esto es independiente del sistema operativo (Windows, Linux, iOS, Android…) que estemos utilizado. Sólo

hay que tener una cosa en cuenta, Somos360 se ha optimizado para su uso en Chrome, se recomienda utilizar

este navegador.

MÓVIL (ANDROID /iOS) En el caso de los dispositivos móviles/tabletas la aplicación se podrá descargar directamente desde los

diferentes market, dependiendo del sistema que se utilice, poniendo en el buscador de los mismos

“Somos360”. Una vez instalado se tendrá que iniciar sesión con sus datos y acceder a la aplicación con una

interfaz más atractiva adaptada y desarrollada exclusivamente para teléfonos móviles.

No existe aplicación de Somos360 para Windows Phone, ni Blackberry, ni ningún otro sistema operativo

exclusivo para terminales móviles, debido a su poca presencia en el mercado

WINDOWS Somos360 también dispone de una aplicación de escritorio para ordenadores Windows, con la que podrá

hacer todo desde su ordenador. Además de poder utilizar todos los módulos del producto Somos360 también

dispondrán de la sincronización de archivos en tiempo real de manera local en su ordenador, esto es, cuando

un usuario inicia sesión con su usuario interno de su empresa automáticamente se descargará (si el usuario

así lo desea), el mismo árbol de directorio que tiene en su plataforma web en su ordenador, la sincronización

funcionará de manera bidireccional, cualquier cambio que realice en sus carpetas o archivos se hará para

todos sus dispositivos.

Esta aplicación la podrán utilizar tanto los usuarios internos como los usuarios externos. Tendremos en

tiempo real todo tipo de notificaciones recibidas en el sistema.


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INSTALACIÓN

INSTALACIÓN WINDOWS Requerimientos:

Sistema Operativo Windows 7 o superiores.

===================================

La instalación en Windows es muy sencilla, nos dirigimos a nuestro navegador e iniciamos sesión en el

producto Somos 360 y en el menú en la parte derecha hacemos clic en el icono de Windows, comenzará la

descarga, una vez finalizada solo debemos hacer clic en el archivo descargado “Somos360.exe”.

Cuando este se haya ejecutado, hacemos clic en “Siguiente” en la ventana que nos aparecerá tantas veces

como sea necesario siguiendo las instrucciones que nos irán apareciendo en la pantalla y esperamos a que

termine completamente la instalación. Esto puede tardar varios minutos. Es necesario reiniciar el equipo al

finalizar.

INSTALACIÓN ANDROID / iOS En el caso de los dispositivos móviles se puede descargar directamente la aplicación desde los diferentes

market, poniendo en el buscador de los mismos “Somos360” como se citó anteriormente. La instalación es

automática, una vez pulsemos en “Instalar”. Y de esta manera se podrá utilizarla como cualquier otra

aplicación para móvil.


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CREACIÓN Y CONFIGURACIÓN INICIAL DE UNA EMPRESA A continuación, enumeraremos los pasos a seguir para configurar correctamente Somos 360 desde cero para

una empresa cualquiera. Es importante tener clara la organización de la empresa y su forma de trabajar.

PASO 1. CREACIÓN DE LA EMPRESA Para crear la empresa accedemos a la dirección https://www.somos360.com/contratar.

• Rellenamos los datos del siguiente formulario:

o Los campos Nombre y Apellidos son los referentes al usuario que administrará la empresa

que se va a crear.

o Email válido de la persona que va a administrar la empresa

o La contraseña será con la que el usuario deberá iniciar sesión, la razón por la que debe

ponerla el administrador es por motivos de seguridad, nosotros como empresa no

podemos guardar esta información ni debemos conocerla, las contraseñas que se guardan

en base de datos se almacenan encriptadas, solo el usuario que la creó conoce dicha clave.

o Subdominio será la URL con la que accederemos al sistema desde un navegador.

o Introducimos el código de confirmación que vemos en la imagen.

• Pulsamos en Comenzar en Somos360

• Se envía un email de verificación automáticamente al correo que hemos introducido en el paso

anterior. En él aparece un enlace en el que debemos pinchar. Se abrirá la web de Somos 360

diciéndonos que hemos activado la cuenta correctamente.

• Nos redirigirá automáticamente a la ventana de Login (identificación) de la nueva empresa.

https://www.somos360.com/contratar


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PASO 2. CONFIGURACIÓN DE LA EMPRESA Al iniciar la sesión por primera vez en Somos 360 veremos la siguiente pantalla:

En cada uno de los botones tenemos una serie de configuraciones que debemos completar. Si el botón está

en verde, significará que tenemos ese apartado correctamente configurado. Si está en naranja es que falta

algún dato por configurar, pero no son obligatorios, y si está en rojo es porque nos queda algo obligatorio

por configurar. En cada uno de los apartados, únicamente los campos que tengan un tono rojizo son los

obligatorios.

Pestaña Datos Empresa En esta pestaña configuraremos los datos relacionados con la empresa, imagen corporativa, colores…, es

decir, es la imagen que vamos a proyectar de nuestra empresa hacia el exterior.

Los cambios que introduzcamos en aquí, serán los que se vean tanto en la interfaz web, como en la aplicación

móvil.

Cada vez que vayamos introduciendo los cambios que deseemos estos los podremos ver la previsualización,

a tiempo real de los menús e iconos del sistema, así como una breve previsualización de la aplicación móvil.

Pestaña Plantilla Correo Aquí rellenaremos los campos con la información que aparecerá en las notificaciones, que recibamos, vía

email y que emitirá el sistema. Cabe destacar que si, por ejemplo, la notificación la envía otro usuario

diferente a la que ahí hemos puesto, en el email aparecerán los datos de dicha persona, la que envía la

notificación. En definitiva, los datos ahí puestos solo servirán para notificaciones generales del sistema.


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Pestaña Restricciones y Seguridad En este apartado podemos modificar una serie de restricciones del sistema, por ejemplo, las extensiones de

archivo que permite el sistema, si se deja este campo vacío se admitirán cualquier tipo de archivos y si

queremos añadir algunos, tan solo debemos escribir la extensión seguido del carácter | tantas veces como

sea necesario.

Ejemplo: jpg|png|doc….

Pestaña Correo Saliente SMTP Como comentamos anteriormente en el producto Somos360 habrá notificaciones vía Email, todos los

dominios de correo electrónico tienen un servidor de entrada para recibir emails y un servidor de salida para

enviarlos. Tal y como está configurado ahora mismo nada más crear la empresa las notificaciones al correo

electrónico se harán desde el email por defecto de Somos360, sin embargo, si rellenamos este apartado (que

es opcional), los emails que se envíen desde la plataforma Somos360 se harán con los datos del servidor de

salida de su propio dominio. Es importante rellenar estos datos como es debido para evitar futuros errores

de notificaciones.

Pestaña Promoción y Publicidad Esta pestaña está dirigida a la promoción de la empresa con respecto a sus clientes, tenemos dos opciones

de promoción/publicidad, el banner y la tarjeta.

• Banner: es un slider de imágenes que aparecerá en la principal de cualquier aplicación del Somos360,

la primera imagen quedará reservada a un banner de Somos360.

• Tarjeta: son un grupo de imágenes con texto, dispondrá de título, descripción y hasta cuatro

imágenes. La empresa podrá poner ahí imágenes de ofertas, productos o notificaciones y todos los

usuarios externos, nuestros clientes verán en tiempo real nuestras ofertas de empresa en cada

aplicación del Somos360 de manera no intrusiva y atractiva.

Una vez terminada la configuración inicial, pulsemos sobre “Guardar” nos aparecerá el menú derecho con

todas las funcionalidades del sistema operativas.

Si queremos volver a entrar en esta configuración para modificar algo en algún momento determinado solo

debemos hacer clic en nuestro “avatar” del menú donde nos aparecerán diferentes opciones, entre ellas,

“Configuraciones”.


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FUNCIONAMIENTO INICIAL DE UNA EMPRESA En este punto ya tenemos la empresa creada y con la configuración inicial hecha. Damos paso a la puesta en

marcha del método de trabajo utilizado por la plataforma Somos360. Como hemos dicho anteriormente

existen dos tipos de usuarios: internos y externos.

Los usuarios internos, son todos los trabajadores de la empresa, el acceso a las distintas funcionalidades y

comunicación están controlados por el administrador o por cualquier otro/s usuario/s, a los cuales se le haya

dotado con los pertinentes permisos. Por ejemplo, si tenemos diferentes sucursales en diferentes ciudades,

estos trabajadores también serán usuarios internos, NO externos.

Los usuarios externos son los clientes de una empresa. Las funcionalidades a las que tiene acceso están

predefinidas. El administrador de la empresa controla con qué usuarios internos puede comunicarse.

PERFILES DE USUARIOS El primer paso para configurar los usuarios de la empresa es la creación de los diferentes permisos y controlar

el flujo de comunicación de los trabajadores (internos) y los clientes (externos). Esta es una de las partes

esenciales de Somos360, es la que hace que, a la hora de trabajar con ella, se convierta en una herramienta

realmente potente.

Los perfiles se utilizan para asignar una serie de permisos tanto de comunicación como de acceso a

funcionalidades a un usuario o varios usuarios, es decir, los permisos que configuremos en dicho perfil serán

todos los permisos que tendrán todos los usuarios a los que asignemos el perfil creado.

Por cada perfil externo creado/asignado existe un “flujo de comunicación” independiente.

Se pueden crear tantos perfiles como sean necesarios, tanto para usuarios internos como para usuarios

externos.

Para ello nos vamos a la opción Menú > Usuario > Perfiles Usuario > Nuevo


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Dividimos la creación de perfiles en dos grupos, para usuarios internos y para usuarios externos pues habrá

diferencias.

Perfiles para usuarios Internos Debemos añadir un nombre para el perfil y una descripción. Seleccionamos tipo Interno. Y elegimos con qué

personas podrá compartir y comunicarse. Por defecto estará seleccionada la opción Todos, como norma

general todos los usuarios internos podrán hablar con todos sus compañeros de trabajo por lo que esta

opción en perfiles Internos no será necesaria modificarla salvo casos aislados.

Lo siguiente a modificar, de acuerdo con la necesidad, es el acceso a los diferentes módulos del sistema,

podremos permitir o denegar el uso a cualquier módulo.

Además de esto tenemos diferentes módulos adicionales que irán apareciendo y que trataremos de explicar

más adelante.

La plataforma Somos360 está configurada de manera modular y escalable, es decir, se pueden ir añadiendo

funcionalidades si el cliente lo necesitara sin que cambie nada de lo que ya tenga en el sistema.

Como piezas de Lego estos módulos irán ensamblándose al sistema para hacer un uso completo y funcional

del producto Somos360 sin trastorno para el usuario final.

Perfiles para usuarios Externos En el caso de los perfiles para usuarios externos debemos diferenciarlo con respecto a los Internos, cada

perfil de usuario Externos será un flujo de comunicación diferente, para que se entienda, nosotros los

llamamos departamentos, cada perfil Externo, un departamento (Administración, desarrollo, técnicos, etc).

Así pues, si el usuario tiene un problema de facturación/presupuestos enviará un mensaje al

departamento/perfil de Administración, si tiene un problema de software, enviará el mensaje al

departamento de Desarrollo y así sucesivamente. Es una forma organizada de comunicación

cliente/empresa, cada cliente recibirá solución a su consulta del departamento encargado de ello en tiempo

real.

Dicho esto, rellenamos Nombre, el “Nombre externos” será el nombre que podrá leer el cliente, el

departamento. Una breve descripción. Seleccionamos tipo Externo. Y elegimos con qué personas podrá

compartir y comunicarse. Es importante configurar este apartado como es debido para que cada

departamento pueda hablar solo y exclusivamente con sus clientes y viceversa. Las personas aquí

seleccionadas serán los usuarios externos a los que le llegarán los mensajes, chats o archivos compartidos

que envíe el usuario externo con este perfil asociado.

En el caso de los permisos vemos una notable diferencia con respecto a los usuarios Internos, estos permisos

están predefinidos, es decir, limitados al usuario. Únicamente tendrán acceso a:

• Agenda: En modo lectura, es decir sólo podrá consultar los eventos que le pongan los usuarios

internos.

• Chat y/o Mensajes privados


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• Archivos: Con algunas opciones menos que los usuarios internos. No pueden crear carpetas, publicar

ni seleccionar con quien compartir, etc.

Vemos además una nueva opción que no encontramos en los usuarios Internos, “Carpetas predefinidas”, por

cada perfil de externos/departamento se creará una carpeta compartida con estos usuarios, esta carpeta

podemos configurarla a nuestro gusto para mayor organización del usuario, por ejemplo:

Y de nuevo tenemos la opción de “Módulos adicionales”. Es exactamente idéntico al anterior apartado de

usuarios Internos.

Por defecto, al crear la empresa se crean dos roles o tipos de usuarios, ambos internos. Administradores, con

permiso para todo, y Trabajadores, con acceso a todas las funcionalidades excepto a la creación y

modificación de usuarios y tipos de usuarios. Estos tipos pueden ser modificados por el administrador o

cualquier usuario con permisos si se considera necesario.

Este punto es muy importante tenerlo claro y definirlo bien, ya que define el flujo de trabajo, acceso y

comunicación en Somos 360.

USUARIOS Una vez tenemos los perfiles creados, debemos crear los usuarios. Como hemos visto anteriormente pueden

ser internos o externos. Definimos a los usuarios internos como los trabajadores de la empresa, y a los

externos como los clientes. La principal diferencia entre ambos son los permisos. Mientras que los permisos

de los usuarios internos son controlados por el administrador u otros trabajadores con suficientes permisos,

los de los externos están predefinidos como se ha explicado anteriormente.

Los clientes externos no deciden a qué personas le escriben dentro de la empresa, pero si a qué

departamento como hemos visto anteriormente, no sabe si ya alguien ha leído el mensaje privado que ha

enviado… Es decir, ellos no tienen tanto control sobre la información del sistema como un usuario interno.


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Para crear un usuario, accedemos a Menú > Usuario > Nuevo.

Los campos a tener en cuenta son:

• Cuota de disco: Define la cantidad de espacio del disco que le asignamos a ese usuario. Ese espacio

está dedicado, exclusivamente, a él, restándose del espacio total que tenga contratado su empresa.

No podrá ocupar más espacio que el definido ahí. Por defecto este valor es 0, significa ilimitado,

ilimitado teniendo en cuenta la capacidad total contratada por la empresa, si la empresa tiene

contratado 50 GB de almacenamiento, serán ilimitado a esos 50GB y el usuario puede ocupar la

cantidad de espacio que haya libre del total de la empresa.

• Perfiles: Define el perfil/es que será el usuario que vamos a crear, heredando, por defecto sus

permisos de acceso a las funcionalidades y comunicación. Pueden seleccionarse varios perfiles, y los

permisos son acumulativos. Esto quiere decir que es suficiente con que uno de los perfiles tenga

concedido el permiso para que el usuario lo tenga.

• Compartir con: Por defecto esto se hereda del perfil. Pero tenemos la opción de personalizarlo y

asignarle otra selección a este usuario en concreto siempre y cuando sea usuario Interno, esta opción

no está disponible para usuarios Externos, esta selección se antepone a la del perfil/es.

• Permisos de acceso a funcionalidades. De la misma manera por defecto se heredan del perfil. Pero

podemos personalizarlos para este usuario en concreto si es usuario interno, NO externo.

En la mayoría de casos los permisos de comunicación y funcionalidades serán heredados, haciendo que la

creación de usuarios sea algo trivial. Los perfiles están pensados para “automatizar” en la medida de los

posible este proceso de creación de usuarios, y evitar tener que introducir o modificar estos permisos por

cada uno de los usuarios que se creen o se modifiquen, bastando con modificar el perfil cuando sea necesario.


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En el caso de querer añadir muchos usuarios externos de una vez, por favor, póngase en contacto con el

equipo de desarrollo y le informaremos como hacer una implementación masiva de usuarios externos en su

empresa.

ORGANIZACIÓN Y SEGMENTACIÓN: GRUPOS DE USUARIOS Una vez creados los usuarios vamos a organizarlos para que en el trabajo diario la difusión de información y

documentación sea rápida. Esto se hace con los grupos de usuarios. De esta manera se facilita el compartir

un archivo, un evento, hacer un grupo de chat o mandar un mensaje individual o masivo.

En Somos 360 podemos tener tantos grupos y subgrupos como necesitemos, un ejemplo de organización de

usuarios en grupos y subgrupos sería el siguiente.

En cada uno de los grupos creados meteremos a los usuarios que organizativamente pertenezcan a ellos. Y a

la hora de compartir o enviar algún tipo de información por Somos360, en la selección de usuarios podremos

ir navegando a través de los grupos creados para ir filtrando usuarios y llegar al subconjunto que estamos

buscando. Tendremos un árbol de usuarios externos (clientes) y otros de usuarios internos (trabajadores).

General

Técn. Impresión Técn. Informáticos

Comerciales Técnicos Administración


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Para crear un grupo o subgrupo accedemos a Menú > Usuario > Nuevo Grupo, y veremos el siguiente

formulario:

Introduciremos:

• El nombre del grupo

• Tipo: Si será de usuarios externos o internos

• Una pequeña descripción

• Marcaremos la opción si queremos de crear un grupo de chat con los integrantes del grupo de

usuarios que estamos creando.

• En el último apartado seleccionamos tanto los usuarios como el grupo padre del que será subgrupo.

Para esto nos tenemos que fijar en la parte donde pone Grupo y Subgrupos:


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El grupo en naranja es el grupo que será tomado como padre del que vamos a crear. Los grupos verdes son

los subgrupos del grupo naranja, y por los que iremos navegando hasta encontrar el grupo padre que

queramos. Por ejemplo, en la imagen siguiente el grupo que creemos será un subgrupo de “Comercial”.

Por defecto, al crear la empresa sólo tenemos el grupo “General” en el que están incluidos todos los usuarios.

Esta parte es muy importante, porque si está bien configurada, podemos mandar con dos clics un mensaje

privado o compartir un archivo de forma masiva y a la vez controlada.

Para los usuarios internos podemos tener reflejada en Somos360 la estructura interna de la empresa, y para

los usuarios externos (clientes) tenerlos segmentados, para, en un momento dado, enviar de una forma muy

sencilla a un segmento concreto unas tarifas, una circular, un evento o cualquier cosa que creamos oportuno.

DISTRIBUIDORES Y COMERCIALES Para el control de la distribución de Somos360 hemos creado el concepto de Empresa distribuidora. Ésta es

una empresa que puede registrar otras empresas y tenerlas bajo su control. Explicamos esto…

Una empresa distribuidora tendrá un código identificador único. Aparece en la aplicación móvil y en el menú

de la web:

Para registrar una empresa deberá ir al formulario que ya conocemos

(https://www.somos360.com/contratar) y ahí introducir su código y hacer clic.

Aparece algo como esto:

https://www.somos360.com/contratar


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De esta manera identificamos quién ha registrado la empresa que se va a crear. Es importante para llevar el

control de la distribución y saber cuántas empresas han registrado cada uno de los distribuidores.

Este código único es por usuario, cada usuario con permiso de distribución tiene uno. A un usuario con este

permiso le hemos llamado Comercial. De esta manera controlamos qué usuarios concretos han registrado

cada una de las empresas.

Este control de distribuidores y comerciales se hace desde la misma aplicación web de Somos360. A los

usuarios que sean Comerciales les aparece la opción de “Mis Clientes” en el menú de usuario haciendo clic

en nuestro “avatar”.

Pinchando ahí se carga una funcionalidad donde los distribuidores pueden ver ciertos datos de las empresas

registradas a su nombre: cantidad de usuarios, espacio contratado y utilizado, último acceso, días desde

registro…

Cada vez que una empresa o comercial de alta a otra empresa, lo hará con privilegios de Demo, esto es,

tendrá entre 30 y 60 días para probar el producto con todas sus funcionalidades sin precio alguno, para ver

el estado de las demos de cada uno de los clientes tan solo es necesario acceder a citada funcionalidad (Mis


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clientes) para ver un listado con todas las empresas que, como empresa/comercial, hemos dado de alta en

la plataforma Somos360. Aparecerá el nombre de la empresa en verde si la demo comenzó hace menos de

30 días, en naranja si está entre 30 y 60, en rojo si hace más de 60 días, y en blanco si no es demo.

El registrador puede bloquear la aplicación de la empresa que ha registrado en caso de algún problema o de

que la demo haya finalizado. Esto se hace con el botón del candado . Además, puede marcarlo o

desmarcarlo como empresa distribuidora, con el botón en el que aparece un esquema jerárquico.

Por otra parte, es posible que una empresa distribuidora no quiera que todos sus trabajadores puedan

registrar empresas, es por ello que cada una de las empresas a través del listado de usuarios puede marcar

cuáles de ellos tendrán permiso de “Comerciales”. El botón para añadir o quitar el permiso de comercial es

igual al de la empresa, el esquema jerárquico . E igualmente aparecerá en verde cuando el usuario es

comercial y en rojo cuando no.

Por nuestra parte, tenemos un usuario administrador total, puede ver todas las empresas,

independientemente de quién las creó y hacer lo mismo que hemos comentado anteriormente.

MULTICUENTA Ya que existen usuarios Internos como Externos, cabe la posibilidad de que una misma persona tenga dos

usuarios independientemente de su tipo dados de alta en la plataforma Somos360 nos surgió la problemática

de que el usuario tuviera que estar pendiente de todas las empresas que tiene para ver novedades. Un

problema que chocaba frontalmente con la filosofía e idea inicial de comunicación en tiempo real.

Para solucionar esto se implementó la multicuenta. Con este módulo podemos asociar diferentes cuentas y

diferentes usuarios. Las notificaciones serán en tiempo real de todas las empresas que tenga asociadas al

usuario en cualquier dispositivo, así como el cambio de empresa, no tendrá que estar pendiente de introducir

usuario y contraseña a cada rato que cambie de empresa, el sistema lo hará de manera automática ahorrando

tiempo y trabajo al usuario.


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Para asociar cuentas debemos ir a nuestro navegador a la plataforma de Somos360. Una vez allí y en el menú

pulsamos sobre nuestro avatar y seleccionamos la opción “Administrar cuentas”, nos aparecerá algo similar

a esto, solo que sin cuentas asociadas.

Para asociarlas, solo debemos poner usuario/email y contraseña y hacer clic en “Añadir cuenta”,

automáticamente se asociarán todas las empresas que tengamos asociadas con ese usuario y esa contraseña,

desde ahí podremos eliminar las empresas o añadir más cuando nos haga falta.

Una vez hecho esto, en el menú nos habrá aparecido un nuevo botón.

Si hacemos clic nos aparecerá un listado con todas las empresas que hemos asociado, haciendo clic en

cualquiera se nos abrirá automáticamente sin necesidad de hacer login ni introducir usuarios ni contraseñas.


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FUNCIONALIDADES

AGENDA Desde la agenda podremos ver los eventos que tenemos para los próximos días/meses, los que hayamos

puesto nosotros o los que nos hayan compartido.

La agenda tiene tres formas de visualización, Eventos del mes, de la semana y del día. Cada uno tiene una

vista en particular.

Para acceder a ella solo debemos hacer clic en el Acceso directo de “Agenda” en el menú derecho de la

aplicación o bien ir al Menú > Agenda > Eventos del mes (o la vista que necesitemos)

CREACIÓN DE UN EVENTO Para la creación de un evento tenemos varias opciones:

• Crearlo nosotros desde el apartado del menú.

• Que lo creen otros usuarios y nos lo compartan

• Dar permisos a otro usuario para que gestione nuestra agenda.

Explicaremos detenidamente el punto número 3, dar permisos a otra persona para que gestione nuestra

agenda. Si nos vamos a la vista de mes vemos en la parte superior estas opciones:

Probablemente la opción del medio no aparezca si no hay ninguna persona asociada.

Esta funcionalidad es muy útil si por ejemplo tenemos un/a secretario/a que nos organiza la agenda,

podemos asociar a un usuario para que este nos ponga eventos en nuestra agenda. Para ello, pulsamos sobre

el primer botón donde pone “Permisos para editar mi agenda”, debajo nos aparecerá el recuadro con todos

los usuarios del sistema, organizados por grupos y subgrupos como explicamos en apartados anteriores.

Seleccionamos la persona/as que queramos dar permisos para organizar nuestra agenda y pulsamos sobre

el icono de guardar en la parte superior derecha del recuadro.

Automáticamente esta persona tendrá acceso a su agenda y podrá ponerle eventos y editarla cuando quiera.

Al igual que hablamos anteriormente con la multicuenta podremos tener eventos en varias empresas para

ver todos los eventos de las diferentes empresas debemos pulsar sobre el botón que dice “VER EVENTOS DE

TODAS LAS CUENTAS ASOCIADAS”, la vista cambiará y aparecerán en el calendario todos los eventos de las

diferentes empresas.


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Para crear un nuevo evento bien sea nuestro personal, para compartir o como gestión de otro usuario:

Nos vamos al menú Menú > Agenda > Nuevo Evento y nos aparecerá una vista como esta:

La primera opción, “Agenda”, nos aparecerá solo y exclusivamente si tenemos permisos para editar la agende

de algún otro usuario, en este caso, ahí seleccionaremos la agenda de qué usuario podemos editar o la

nuestra.

Escribimos la descripción del evento que será lo que los usuarios vean al recibir la notificación del evento.

• Seleccionamos un tipo de evento, siempre podremos crear uno nuevo desde el botón que hay a su

derecha “Nuevo tipo”, cada tipo de evento aparecerá con un color diferente en calendario.

• Pondremos una dirección si fuera necesario, esta opción es opcional.

• Fecha de inicio del evento y fecha fin con sus horas.

• Elegimos si queremos periodicidad y cuando la queremos.

Después tenemos diferentes opciones, podemos seleccionar cuantas queramos.

• Notificar: Enviará un correo electrónico informando del evento a la persona/as que le compartamos

el evento

• Confirmación: el usuario tendrá que confirmar “asistencia” al evento cuando reciba la notificación y

vea el evento

• Chat: se creará un grupo de chat automáticamente cuando creemos un evento con la persona/as con

las que compartamos el evento.

• Notas: Se creará una nota cuando creemos un evento con la persona/as con las que compartamos el

evento.


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En los eventos también podremos adjuntar archivos que verán todos los usuarios a los que compartamos el

evento.

Y por último nos aparecerá el recuadro con todos los usuarios grupos y subgrupos de usuarios para que

elijamos con que personas queremos compartir el evento, si no deseamos compartirlo con nadie, no

seleccionamos nada y el evento solo podremos verlo nosotros en nuestra agenda.

VISIONADO DE EVENTOS Los eventos pueden verse de diferentes formas, dependiendo de las diferentes vistas que citamos

anteriormente, si deseamos ver toda la información del evento solo debemos hacer clic en el evento que

vemos en el calendario.

Y nos aparecerá una ventana similar a la que vemos a continuación:


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ARCHIVOS No vamos a entrar en detalle en lo que el funcionamiento con archivos se refiere, debido a que se comporta

igual que cualquier sistema operativo en cuanto a funciones básicas, copiar, cortar, pegar…

Si vamos a explicar lo relacionado con el Somos360. En primer lugar, el apartado de archivos se encuentra

dividido en dos módulos separados, mis archivos y archivos compartidos conmigo.

Cada uno de las dos opciones las podemos encontrar en el menú principal y en los accesos directos de este

mismo menú.

MIS ARCHIVOS Aquí vamos a encontrar nuestra carpeta de archivos, esta carpeta es personal, solo tendrá acceso a ella el

dueño de la misma, es decir, el propio usuario. Cada usuario tendrá la suya propia y ni el administrador ni

ningún otro usuario podrá manipular o ver esta información (con alguna excepción en cuanto a archivos

compartidos).

OPERACIONES BÁSICAS

No me voy a extender mucho en este punto salvo algunos detalles.

Copiar

Para copiar un archivo podemos hacerlo haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el mismo y

seleccionando la opción de Copiar o bien seleccionando el/los archivos y haciendo clic en el icono de copiar

de la parte inferior . Cuando copiemos uno o varios archivos/carpetas, nos aparecerá un icono verde

con un número en la opción de pegar de la parte inferior, esto indica la cantidad de archivos a pegar que

tenemos preparados en el sistema.


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Cortar

Se podrá hacerlo haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el mismo y seleccionando la opción de

Cortar o bien seleccionando el/los archivos y haciendo clic en el icono de copiar de la parte inferior.

Cuando copiemos uno o varios archivos/carpetas, nos aparecerá un icono verde con un número en la opción

de pegar de la parte inferior, esto indica la cantidad de archivos a pegar que tenemos preparados en el

sistema.

Pegar

Una vez hayamos copiado o cortado archivos o carpetas tan solo debemos dirigirnos a donde deseemos

pegarlo y pulsar el botón que se indica .

Una función interesante a destacar es la posibilidad de copiar/pegar archivos desde diferentes módulos del

sistema, por ejemplo, si tenemos que adjuntar unos archivos a un evento, tan solo tendremos que copiar los

archivos desde cualquier módulo del sistema y en la opción de adjuntar archivos nos aparecerá el botón de

pegar como se indica un poco más arriba.

Esto se puede realizar desde prácticamente cualquier módulo, chat, eventos, mensajes, etc.

Eliminar

Podemos eliminar uno o varios archivos/carpetas seleccionándolos y haciendo clic en la parte inferior en el

botón de Eliminar .

Si queremos eliminar un solo archivo también podremos hacerlo desde el botón derecho “Eliminar”.

Descargar

Tenemos dos opciones de descarga de archivos; si queremos descargar el archivo en nuestro ordenador

podemos hacerlo pulsando el botón de descarga en la misma fila del archivo.

Otra opción para la descarga es pulsando sobre el nombre del archivo, es importante aclarar que para poder

ver un archivo pulsando sobre el nombre hace falta tener instalado en el ordenador la aplicación de escritorio

del Somos360 ya que cuando pulsemos sobre dicho archivo se nos preguntará si deseamos abrirlo, la

aplicación del Somos360 detectará que queremos descargar/ver el archivo y nos lo abrirá de manera

automática sin necesidad de que el usuario tenga que hacer clic sobre el mismo una vez descargado.

Esta opción es muy interesante ya que acto seguido podemos modificar el archivo y cuando pulsemos en

guardar en nuestro ordenador una nueva versión del archivo será subida al sistema.

Las carpetas no se pueden descargar.


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Compartir con…

Podemos compartir un archivo o carpeta pulsando sobre el botón derecho y seleccionando “compartir con…”

o bien seleccionarlo y pulsar sobre el icono de compartir de la parte inferior

Nos aparecerá el recuadro para seleccionar con qué usuarios queremos compartirlos, pulsamos en guardar

y listo.

Información

Tenemos dos opciones para entrar en la información de un archivo o carpeta, hacer clic derecho sobre el

archivo y/o carpeta > información o bien pulsar sobre el icono de una “i” en la fila de ese mismo archivo.

Veremos algo similar a lo de la siguiente imagen.

Desde esta ventana podemos hacer cosas básicas con el archivo/carpeta, Cambiar nombre, ver tamaño,

fechas de creación/modificación…

Podremos ver con quien ha sido compartido, quien lo ha descargado o poner un comentario para uso

personal o para que lo vean las personas a las que compartimos el archivo.


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SISTEMA DE VERSIONES

En los archivos existe un sistema de versiones, a cada modificación del archivo se sube una nueva versión

manteniéndose así las anteriores y con la posibilidad de poder descargar cualquiera de las anteriores en caso

de necesitarlo. Para ello podemos hacerlo como hemos comentado en el apartado anterior de descargas,

teniendo la aplicación de Somos360 instalada en el ordenador podemos hacer clic en el nombre del archivo

para verlo, modificarlo y cuando lo guardemos se habrá subido una versión.

Otra opción es descargar el archivo, modificarlo y subirlo de nuevo a ese mismo lugar, el sistema detectará

que se ha subido el mismo archivo solo que modificado y nos preguntará si deseamos subir una versión.

Para ver las versiones de los archivos o descargarlas podemos hacerlo desde el apartado de “información del

archivo” o bien pulsando sobre el icono de Versión que nos aparecerá cuando alguno de los archivos conste

de ella.

PUBLICACIONES

Hay veces que necesitamos enviar un archivo por otra plataforma o por correo electrónico, si resulta que

este archivo lo tenemos en la plataforma Somos360 también podemos hacerlo sin movernos de ella. A esto

lo hemos llamado “Publicación”. Cuando hacemos una publicación generamos un enlace de descarga de este

archivo con la posibilidad de enviarlo por correo electrónico en el mismo momento de hacerla para que

cualquier persona a la que le enviemos el enlace pueda descargarlo sin tener que salir de Somos360.

Este enlace generado es público, es decir, cualquier persona que tenga acceso a él podrá descargar el archivo,

por motivos de seguridad se implementaron dos opciones diferentes en el momento de hacer la publicación,

el número máximo de veces que podrá descargarse ese archivo y el número de días que estará disponible

para descargarse.


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Para hacer una publicación debemos hacer clic en el icono de publicación del archivo .

Nos aparecerá la siguiente ventana:

Ahí podremos enviar directamente por correo electrónico y modificar las dos opciones anterior citadas.

Si queremos ver las demás opciones de las publicaciones o las publicaciones hechas previamente nos vamos

al menú > Archivo > Mis publicaciones

Ahí tendremos diferentes opciones tales como desactivar enlace, eliminar, ver quien lo ha descargado,

modificar días o descargas, etc.


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FILTRO Y ORDENACIÓN

Si queremos buscar algún archivo específico dentro de nuestros archivos o queremos organizar de alguna

forma nuestra carpeta lo podremos hacer con los botones de la parte superior.

Filtro y ordenación, pulsamos sobre cualquiera de estas opciones y elegimos que queremos mostrar o dejar

de mostrar.

ARCHIVOS COMPARTIDOS CONMIGO Los archivos compartidos con un usuario están divididos en dos a su vez, archivos de usuarios internos y

archivos de usuarios externos, si queremos ver unos u otros debemos cambiar la pestaña desde el botón en

la parte superior.

En los archivos de internos aparecerán los archivos que nos han compartido los usuarios internos, nuestros

compañeros de trabajo. Las opciones están más limitadas con respecto a los archivos personales ya que los

dueños de estos archivos son aquellas personas que nos los han compartido.

En la pestaña de archivos externos aparecerán todas las carpetas de cada uno de los departamentos que

tengamos asociado a nuestros clientes, como hablamos en el apartado de los perfiles de usuarios externos,

por cada perfil de externos que asociemos a un cliente se creará una carpeta, este es el lugar donde estarán

estos archivos/carpetas si queremos o necesitamos compartir algo a algún cliente.

CHAT El chat se comporta igual que cualquier aplicación de mensajería instantánea a tiempo real. Tenemos

conversaciones de chat, grupos de chat, chat externos y chat eventos. En el chat también podemos enviar

archivos adjuntos bien desde nuestro ordenador o dispositivo como desde otros módulos de la aplicación.

Podemos acceder a él desde el Menú > Chat > Chat o bien haciendo clic en el acceso directo de Chat desde

el menú principal.

CONVERSACIONES DE CHAT Y GRUPOS INTERNOS En la primera pestaña, usuarios internos, tenemos todas las conversaciones con nuestros compañeros de

trabajo, las conversaciones privadas y los grupos de chat internos. Los grupos de chat internos son grupos

que se hacen de manera interna en la empresa, formados única y exclusivamente por usuarios internos.


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GRUPOS DE CHAT EVENTOS En la pestaña central del chat en la parte superior se encuentran los chats eventos, son los grupos de chat

creados por eventos, como vimos en el apartado de los eventos, tenemos la opción de crear un grupo de

chat con las personas con las que compartimos el evento, es aquí donde se encontrarán dichos grupos.

GRUPOS DE CHAT EXTERNOS Por último, tenemos los chats de usuarios externos, la tercera pestaña. Aquí encontraremos los grupos de

chat de aquellos usuarios externos que tengan permisos para hablar por el chat, se crearan tantos grupos

como departamentos tenga el cliente externo.

MENSAJES PRIVADOS Los mensajes privados se comportan de igual manera que un correo electrónico.

Podemos acceder a él desde el Menú > Mensajes y elegimos la opción que necesitemos.

Disponemos de Mensajes Enviados, mensajes recibidos, favoritos…

ENVÍO DE UN MENSAJE PRIVADO Podemos acceder a él desde el Menú > Mensajes > Nuevo

Rellenamos el Asunto y el cuerpo del mensaje.

Tenemos la opción de marcar este mensaje privado como importante y enviar una notificación vía correo

electrónico.


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Podremos adjuntar archivos desde nuestro ordenador o desde cualquier otro módulo de la aplicación.

Y por último podemos elegir a que persona/as queremos enviar el mensaje desde el recuadro de los archivos.

BANDEJA DE ENTRADA Aquí encontraremos los mensajes privados que hemos recibido, podemos acceder a él desde el Menú >

Mensajes > Bandeja de Entrada

Al igual que en otros módulos del producto Somos360 la información de los usuarios Internos está separada

de los usuarios Externos, podremos cambiar de uno a otro desde la pestaña en la parte superior.

Para ver un mensaje privado tan solo tendremos que hacer clic en uno de ellos en la parte de la izquierda, la

información se cargará en la parte de la derecha como vemos en la siguiente imagen.

Ahí veremos quién nos ha enviado la comunicación, la fecha y hora, el mensaje, el asunto y una serie de

opciones que no son necesarias más explicaciones.

Responder, reenviar, eliminar marcar como leído/no leído o marcar como favorito.


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BANDEJA DE ENVIADOS Aquí encontraremos los mensajes privados que hemos enviado, podemos acceder a él desde el Menú >

Mensajes > Mensajes Enviados

Al igual que en otros módulos del producto Somos360 la información de los usuarios Internos está separada

de los usuarios Externos, podremos cambiar de uno a otro desde la pestaña en la parte superior.

Para ver un mensaje privado enviado tan solo tendremos que hacer clic en uno de ellos en la parte de la

izquierda, la información se cargará en la parte de la derecha como vemos en la siguiente imagen.

Es prácticamente igual que en la bandeja de entrada, pero con menos opciones, tan solo podremos Reenviar,

Eliminar y marcar como favorito.

Otra opción interesante es que podemos ver en cada momento quien ha leído el mensaje que enviamos, los

nombres de los destinatarios se vuelven de color verde si lo han visto y si colocamos el cursor del ratón

encima de algún nombre podremos ver la fecha la hora.


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NOTAS Funcionan como los post-it que pondríamos en nuestro escritorio. Podemos acceder al panel de notas desde

el Menú > Notas > Consultar Notas o bien desde el botón de acceso directo desde el menú.


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CREACIÓN DE UNA NOTA Podemos crear una nota desde Menú > Notas > Nuevo

Rellenamos el título y el mensaje.

En el panel de notas solo aparecerán las notas que estén activas, es decir, las que tengan fecha en vigor o no

tengan fecha. A cada nota se le puede añadir un rango de caducidad, una fecha inicio y una fecha fin, en el

panel solo aparecerán las que no tengan fecha o las que estén dentro de ese rango de fechas.

También podremos compartir cualquier nota a otro usuario, externo o interno.

PANEL DE NOTAS Como comentaba anteriormente, solo aparecerán las activas, podemos acceder desde Menú > Notas >

Consultar Notas

LISTADO DE NOTAS Aquí aparecerá un listado con todas las notas, ya estén activas o no, podemos acceder desde Menú > Notas

> Listado de notas añadidas


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SUPERBÚSQUEDA Desde cualquier punto de la aplicación hay veces que necesitamos buscar en todo el sistema, para ello

utilizamos la “sueprbúsqueda”, podemos acceder a ella desde la barra superior en el icono de la lupa.

Desde aquí podemos buscar en todos los módulos, en la parte superior podemos seleccionar o eliminar en

qué módulos queremos buscar, por defecto están todos seleccionados.

Si por ejemplo hacemos una búsqueda de prueba nos aparecen los siguientes resultados.

Podemos ver que en los recuadros rojos que hay unos números, eso son las coincidencias por módulos que

se han encontrado.

Si pulsamos en el icono del ojo aparecerá en la parte inferior un listado con estas coincidencias y podremos

acceder a ellos de forma rápida y sencilla.


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MÓDULOS ADICIONALES

MÓDULO DE AVISOS Es un módulo orientado a que los clientes sepan en cada momento el estado de su consulta o problema, este

módulo está directamente relacionado con los mensajes privados.

Cuando un cliente tiene un problema y tiene que hablar con la empresa lo hará mediante mensaje privado

al departamento que lo requiera, una vez el usuario envíe este mensaje, el usuario/os encargado del

departamento podrá ver el mensaje, pero, además, podrá asignar un estado a este mensaje que el cliente

podrá ver en cada momento.

Hagamos un ejemplo práctico; El cliente externo tiene un problema con una máquina que nosotros como

empresa le hemos vendido, este usuario se iría a los mensajes privados, seleccionaría “Aviso” en la parte

superior, escribiría el mensaje, adjuntaría si quisiera algún archivo y seleccionaría el departamento.

La persona/as encargadas de los avisos de este cliente externo les llegaría una notificación a todos sus

dispositivos con este mensaje privado, cuando la petición de servicio esté en proceso, esta persona tendrá

que marcar este mensaje como “Procesando”, así el cliente podrá ver en cada momento el estado en el cual

se encuentra su solicitud. Una vez el técnico haya ido a reparar la máquina o a solucionar el problema, tan

solo tendrá que marcar este aviso como “Finalizado”. Todo esto quedará registrado como se indica a

continuación.


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MÓDULO DE TASACIÓN DE VEHÍCULOS (SIGA) El módulo tratado en este documento y realizado conjuntamente entre SOMOS360 y SIGA98 permitirá a las

Gestorías y sus clientes calcular el importe de las tasas de transferencia de vehículos. Pudiendo cada gestor

incluir sus propios gastos, personalizados por cliente, etc.

Somos360 se ocupa de recopilar la información de estas tasas personalizadas y comunicárselas a SIGA98, que

por su parte filtrará el vehículo a transferir y el coste de la transferencia, dando un resultado final de la suma

de todos estos costes.

CONFIGURACIÓN DE ACCESO AL MÓDULO (SOMOS360) La primera parte que debemos configurar en Somos360 es qué usuarios tendrán acceso a este módulo, ya

sean empleados (usuarios internos) o clientes (usuarios externos).

Esto se hace a partir de los perfiles, podemos crear un perfil nuevo o editar uno existente. En cualquiera de

los casos, aparece un apartado de “Módulos Adicionales”, en el que debemos activar la casilla “Módulo

SIGA”, posteriormente guardamos.

Haremos este proceso por cada uno de los perfiles que se desea activar, ya sean perfiles internos o externos.

Por ejemplo, en el caso de una gestoría que tenga un perfil “Departamento Tráfico” para empleados de dicho

departamento, y un perfil “Clientes Tráfico” para los clientes del mismo, serían estos los dos perfiles a activar.

Los usuarios que tengan perfiles asignados con el módulo de SIGA tendrán una entrada en el menú de

Somos360 llamado SIGA a través del cual accederán a las distintas funcionalidades de este módulo.

Una vez activados las funciones que tendría cada tipo de usuario serían:

• Usuarios Internos:

o Modificar y Asignar Tasas

o Consultar Transferencia

• Usuarios externos

o Consultar Transferencia

CONFIGURACIÓN DE LAS TASAS (SOMOS360) Desde Somos360 se van a definir una serie de tasas, por tipo, las cuales se asignarán posteriormente a los

clientes. Esta funcionalidad la tendrán solamente los usuarios internos.

Los pasos a seguir para definir las tasas que posteriormente se aplicarán son:

• Acceder a Menú > SIGA > Modificar Tarifas

• Aquí aparecen tres apartados, uno por cada tipo de tasa a definir. Podemos ver “Honorarios”, “Póliza

Colegio” y “Otros Gastos Gestión”. En un principio, en cada uno de ellos aparecerá una tabla vacía


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• Encima de cada tabla tenemos un botón Añadir, pulsando en él se nos abrirá un formulario en el que

rellenaremos un Nombre para esa tasa y un valor, le daremos al botón guardar para darlo de alta.

• Una vez demos de alta ya nos aparecerá en la tabla, con un botón para editar la tasa y un botón para

eliminarla.

• Haremos esto por cada uno de los tipos de tasas.

• De esta manera añadiremos, modificaremos y eliminaremos tasas cuando sea necesario.

Cuando se va a eliminar una tasa se comprueba que no haya usuarios con esa tasa asignada, en caso de que

los haya, aparecerá un mensaje informando de los usuarios que son. En caso de que se confirme la

eliminación sin modificarlos, a estos usuarios se les aplicarán 0€ en esa tasa, al no tener ninguna asignada.

ASIGNACIÓN DE TASAS A CLIENTES (SOMOS360) Una vez tenemos las tasas creadas debemos asignarlas a los clientes correspondientes. Al dar de alta, o

modificar un usuario, si se le asigna un perfil con el módulo de SIGA asignado, aparecerá un pequeño

formulario debajo de todos los datos comunes como el siguiente:

Aquí seleccionaremos una tasa por cada tipo. Al pulsar sobre el botón Guardar, quedarán estas tasas

asignadas a este usuario.

El proceso de asignación de tarifas se ha pensado de esta manera, porque a pesar de que en un principio

podría parecer más fácil poner en cada usuario un valor en concreto, a la hora de querer modificar una tarifa,

habría que modificarla en cada uno de los usuarios que la tienen.


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De esta manera, modificando el valor en un único sitio será efectivo para todos los usuarios que la tengan

asignada.

CÁLCULO DEL COSTE DE LA TRANSFERENCIA (SIGA98) Una vez tengamos las tasas asignadas a los usuarios ya podemos calcular el tasado de los vehículos.

Esta funcionalidad la tienen tanto los usuarios externos (clientes) como internos (empleados).

Para hacer esto, basta con pulsar en Menú > SIGA > Calcular Transferencia.

Este enlace llevará a la aplicación de SIGA, en la que aparece un formulario con el logo que el Gestor haya

puesto en Somos360.

Aquí se rellenarán los campos referentes al vehículo, al seleccionarlo, le aparecerá el total que se debe pagar

para la transferencia del vehículo, aplicándose ya las tasas seleccionadas en Somos360.

Las tasas que se configuran en Somos360 serán de 0,00 € si el usuario que ha hecho la petición es un usuario

interno, es decir, un empleado. En caso de que sea un cliente, serán las tasas que se les han asignado

previamente.


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MÓDULO DE FIRMA DIGITAL Explicaremos cómo utilizar el módulo de firma de la plataforma Somos360.

Este módulo permite firmar documentos PDF desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener el

certificado instalado en el mismo.

Además, existe la posibilidad de tener carpetas de firma, en las cuales se introducirá una serie de documentos

que irán siguiendo un flujo de trabajo. Permitiendo que una serie de usuarios firmen documentación en un

orden concreto.

CONFIGURACIÓN

CONFIGURACIÓN DE ACCESO AL MÓDULO

La primera configuración a realizar está en manos del Administrador de la plataforma o de cualquier usuario

con acceso al módulo de usuarios. Deberá activar el módulo de firma para los perfiles de usuarios que

considere necesario.

Para hacer esto deberá:

• Navegar por Menú > Usuario > Perfiles Usuario > Consultar Perfiles.

• Buscar el perfil al que desee dar permiso de firma digital y pulsar en el icono de Editar.

• En el apartado Módulos Adicionales marcar el de Firma Digital como activado

• Pulsar Guardar

Hacer esto con cada perfil al que se desee dar permiso. A partir de aquí todos los usuarios con alguno de

estos perfiles asignado, tendrá permiso en la plataforma para firmar documentación digitalmente.

CONFIGURACIÓN DE LA FIRMA DEL USUARIO

Posteriormente, cada uno de los usuarios que desee firmar deberá hacer una pequeña configuración inicial.

Para ello debe acceder a su perfil pinchando en su avatar y en “Editar Perfil”.

Ahí podrán ver un apartado de Firma Digital con varios campos a rellenar:

• Archivo de Firma Digital: Certificado (en formato PFX o P12) con el cuál firmará este usuario la

documentación.


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• Imagen de Firma: Archivo (en formato PNG, JPG, TIFF) de imagen de la firma del usuario, la cual

aparecerá estampada en el PDF.

• Posición de Imagen (X, Y): Posición (en píxeles) de la imagen de la firma en el PDF. Teniendo como

origen la esquina inferior izquierda del folio. La posición X marca la distancia horizontal desde el

origen, y la posición Y la vertical.

El único campo obligatorio es el certificado. La imagen y posición de la firma es opcional.

Cuando estén todos los campos configurados, pulsar en Guardar.

FIRMA DE DOCUMENTACIÓN

FIRMA DE UNO O VARIOS DOCUMENTOS PDF

Para firmar documentación PDF basta con:

• Ir al módulo de archivos de la aplicación, desde el menú o desde los iconos de acceso rápido:

El primero corresponde a los archivos propios, el segundo a los archivos que han compartido al

usuario.

• Buscar los archivos que se deseen firmar. Hacer clic derecho sobre el fichero en concreto (o

seleccionar todos los que se deseen y hacer clic derecho sobre cualquiera de ellos) y pulsar en

“Firmar” *.


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• Aparecerá una ventana en la que podrá poner la contraseña del certificado.

• Pulsar “Aceptar”

*Otra opción alternativa al clic derecho es la barra inferior, donde además de otras operaciones aparece la

Firma (Botón círculo naranja”).

FLUJO DE FIRMA DENTRO DE UNA CARPETA

Como se mencionó anteriormente, existe la posibilidad de tener una carpeta que siga un flujo de trabajo,

firmando un mismo documento varios usuarios en un orden concreto.

En desarrollo.

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