Buenas prácticas para el

uso del correo electrónico

15 By Francisca G. Garrido

¿Es la mejor vía?

Antes de tratar un tema por e-mail,

piénsalo.

Evalúa si es mejor tratarlo por teléfono o

cara a cara, antes de ponerte a escribir.

En muchas ocasiones una llamada de 5’

resuelve un asunto que podría significar

el intercambio de varios correos.

Si el asunto es importante es mejor

tratarlo en persona.

El correo es una herramienta y no

sustituye a las personas: no hay mejor

sistema de comunicación que el cara a

cara.

Y… ¡qué bueno es saludar a un

compañero y cuidar así nuestras

relaciones!

1

A quién concierne

directamente: Para

Es el lugar de la dirección del receptor

primario.

Es decir, la o las personas afectadas

directamente por el correo o aquellas

que han de tomar alguna acción en base

a contenido.

Escríbelo al final. ¿Por qué? Evitarás el

error de enviar un correo a alguien que no estaba en tus planes.

2

Con Copia

CC se utiliza para indicar que se le envía el

mensaje a modo de información, por ello, elige

con cuidado quién tiene que actuar y quien

sólo debe estar informado.

Esta regla permite gestionar mejor el correo a

los receptores que pueden, puesto que sólo es

para su información, crear una regla para que

aquellos correos en los que van en copia

vayan directamente a una carpeta y leerlos

más tarde.

Recuerda, generalmente no irá en copia una

persona de categoría inferior a la persona que

va en Para.

Y atención al uso de CCO: no hay nada mejor

que la transparencia en la comunicación. Sólo

resulta útil si es necesario enviar mensajes a

una gran cantidad de destinatarios.

3

El asunto

Evita usar títulos genéricos. Cuando se envía un

mensaje hay que indicar en el asunto una frase

corta y descriptiva del contenido del mensaje,

de forma que el receptor pueda conocer el tema

del mensaje y organizar mejor los correos que

recibe.

Tu email estará en la bandeja de entrada con

muchos más. Cuando el receptor quiera

recuperar tu mensaje, un título descriptivo le

ayudará. Igualmente, cuando lo vea aparecer en

su bandeja de entrada, un asunto descriptivo le

pondrá mentalmente en el tema mientras abre el

mensaje.

Si en un intercambio de mail se cambia de tema,

modifica el asunto para que siempre estén

relacionados con lo que se escribe.

4

Los adjuntos pueden ser

una pesada carga

Si vas a enviar archivos adjuntos verifica

su tamaño. Hay formas eficaces de

enviarlos: comprímelos, usa el formato

pdf, usa links a espacios compartidos.

Adornos e imágenes de fondo aumentan

el tamaño del mensaje y en algunos

casos aparecen (erróneamente) como

documentos adjuntos. Esto puede crear

confusión en el receptor si no puede abrir

o entender el mismo.

5

Confirmaciones de

apertura

Evita usar confirmaciones de apertura.

No resulta correcto enviar una exigencia

al destinatario que nos indique si lo abrió

y cuando.

Además, el destinatario puede elegir si

envía o no la confirmación, así que, en

realidad, ¿sirve de algo?

6

A veces lo urgente no deja

sitio para lo importante

Presta atención cuando asignes Nivel de

Prioridad a tus correos.

No indiques que todos tus mensajes son

Importantes, Urgentes o de Alta

Prioridad: le restarás valor a los

verdaderamente importantes.

7

Responder a todos

Resiste la tentación de “responder a

todos” cuando no es necesario.

Si la respuesta atañe solamente al

remitente respóndele sólo a él.

No es necesario copiar a todos con cada

“OK” o “Gracias”.

¿Necesitan estar en copia? Ellos también

gestionan muchos correos

8

Va, viene, va, viene…

Evita caer en un ping-pong de correos.

Cuando van y regresan respuestas sobre

el mismo asunto, uno se pregunta si no

hay una mejor vía: ten en cuenta la

recomendación 1 y busca otro medio

para resolverlo.

9

No cuentes tu vida

A no ser que ese sea el propósito del

correo.

Escribe correos cortos.

No divagues, no te extiendas en detalles

innecesarios.

Revisa tu mensaje antes de enviarlo y

elimina lo superfluo.

10

Estilo y corrección

Revisa tu email antes de enviarlo. Quizás

lo que escribiste no es lo que pretendías

decir. Sólo tomate un minuto y vuelve a

revisarlo para darle mayor claridad.

Cuida la redacción y ortografía: Parece

obvio pero la rapidez y el aligeramiento

de las convenciones han relajado en

exceso la corrección del lenguaje.

Utiliza mayúsculas y minúsculas

correctamente. Las mayúsculas dan la

impresión de que estuvieras gritando.

Conviene no abusar de las marcas

gráficas (negrita, subrayado, colores), los

excesos entorpecen y no ayudan.

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Se puede liar parda

Considera no escribir un mensaje cuando

estás enfadado. No discutas por correo

electrónico: el e-mail no es el medio para

gestionar emociones.

Los mensajes escritos tienden a

amplificar la percepción de emociones y

sentimientos en el contenido.

Si estás de mal humor, no escribas y

envíes correos en caliente. Recuerda el

dicho, las palabras se las lleva el viento,

pero lo escrito permanece.

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Lo posible ya lo hice. Lo

imposible lo estoy logrando.

Para milagros me estoy

organizando

Ayúdate del gestor de correo: crea carpetas

por años, temas, personas. Las reglas

automáticas te serán de gran utilidad.

Borra. Guarda ficheros adjuntos o correos en el

ordenador y… suprime correos.

Evita la suscripción a newsletters y alertas que

no puedas leer, quedarán acumuladas en tu

bandeja de entrada complicándote discriminar

entre lo útil y lo que no lo es. Seleccionar las

suscripciones es una buena idea para limpiar

nuestra cuenta de correos innecesarios.

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Unos días de descanso…

La opción de respuesta automática

resulta muy útil cuando nos vamos de

vacaciones o vamos a estar ausentes del

correo durante un tiempo.

Además de la respuesta automática,

puedes desviar tu cuenta a la de alguien

que pueda atender tu correo. No causa

muy buena impresión dejar el correo

desatendido varias semanas y cuando

veas la bandeja de entrada al llegar,

quizá pienses que necesitas otras

vacaciones

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Corre la voz

Comparte tus buenas prácticas en el

manejo del correo electrónico.

Ganaremos en eficacia y comunicación si

todos hacemos un uso apropiado.

Como resumen, actúa con los demás

como te gustaría que lo hicieran contigo.

La próxima vez que abras tu correo fíjate

en tus reacciones: qué borras sin abrir,

qué lees con atención, si crees que van

demasiadas personas en copia, qué tipo

de correos te producen buena impresión

y cuales no... Probablemente tus

reacciones son muy similares a las de la

mayoría, así que ya tienes algunas ideas

para mejorar tus propios correos.

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