Manual de Usuario Ssepi ver 5.0

S.S.E.P.I

Sistema de Seguimiento y Evaluación

de Proyectos de Inversión (Versión 5.0)

MANUAL DEL USUARIO

Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas

Bogotá D.C., Diciembre de 2005

Departamento Nacional de Planeación Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas ♦ Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional

Propiedad Intelectual

PROPIEDAD INTELECTUAL

Conforme a los artículos 9º. y 91º. de la Ley 23 de 1982, este manual, por ser creación intelectual de empleados o funcionarios del Departamento Nacional de Planeación, DNP, son propiedad y autoría del DNP, el cual cuenta con la protección que la ley otorga sobre los derechos de autor.

En tal sentido, en virtud del artículo 232 de dicha ley, incurre en prisión de tres a seis meses sin lugar a excarcelación y a multa de cincuenta mil a cien mil pesos, quien, sin autorización del DNP, adapte o modifique el manual, para registrar o publicar como suya o de otra persona o entidad distinta al DNP, por cualquier medio de reproducción multiplicación o difusión.

También, incurre en dichas sanciones, quien reproduzca o distribuya este manual con fines lucrativos, o quien realice alteración de su contenido reproduciéndolos o presentándolo como manual del usuario del Ssepi del Departamento Nacional de Planeación.


Tabla de Contenido

TABLA DE CONTENIDO

I. INTRODUCCION…………………………………………………………………………..1

I.1 Antecedentes…………………………………………………………………………………………1

I.2 Base Conceptual del Sistema………………………………………………………………………6

I.3 Usuarios del Sistema…………………………………………………………………………………..9

I.4 Requerimientos físicos y lógicos....................................................................................................9

I.5 Derechos de Autor de la aplicación Informática..................................................................10

II. FUNCIONAMIENTO BASICO DEL SISTEMA...........................................................11

II.1 Ingreso al Sistema..........................................................................................................................11

II.2 Ventanas.........................................................................................................................................13

II.3 Menú Principal...............................................................................................................................14

II.4 Botones............................................................................................................................................19

II.5 Mensajes del Sistema....................................................................................................................20

III. ELEMENTOS BASICOS DEL SISTEMA......................................................................21

III.1 Subsistema de Clasificadores.............................................................................................22

III.2 Subsistema de Información del Proyecto.........................................................................23

III.3 Subsistema de Transferencia de Información.................................................................24

III.4 Subsistema de Recepción MGA……………………………………………..……………..25

III.4 Funciones de los submenús Informes, Utilitarios y Mantenimiento..............................26

IV. SUBSISTEMA DE PROGRAMACION Y SEGUIMIENTO…………..……………..27

IV.1 Componente de Identificación.........................................................................................28

IV.2 Componente de Concepto de Viabilidad......................................................................93

IV.3 Componente de Registro de Proyectos...........................................................................99

IV.4 Componente de Programación de la Inversión...........................................................100

IV.5 Componente de Seguimiento a la Ejecución...............................................................107

IV.6 Componente de Operación del Proyecto....................................................................125

V. SUBSISTEMA DE CLASIFICADORES...............................................................128

V.1 Componente de Catálogos.....................................................................................................129

V.2 Componente de Banco de Costos.........................................................................................146

VI. SUBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION…………………….…153

VI.1 Transferencia de Información de Poai............................................................................155

VI.2 Transferencia de Información de Radicación..............................................................156

VI.3 Transferencia de Información de Viabilidad…………………………..…………….…158

VI.4 Transferencia de Información de Registro………………………………………………159


Tabla de Contenido

VI.5 Transferencia de Información de Seguimiento………………………………….……160

VII. RECEPCIÓN MGA…………………………………………………..……..……..163

VIII. FUNCIONES DE LOS MENUS INFORMES, UTILITARIOS Y MANTENIMIENTO……………………………………………………………..………..…172

VIII.1 Submenú Informes...............................................................................................................172

VIII.2 Submenú Utilitarios..............................................................................................................173

VIII.3 Submenú Mantenimiento..................................................................................................174

IX. FICHA TECNICA..................................................... ......................................178

X. ANEXO 1: ENTIDADES FINANCIADORAS Y FUENTES DE FINACIACION..178

XI. ANEXO 2: VARIABLES MINIMAS REQUERIDAS DURANTE EL INGRESO DE INFORMACION SOBRE EL PROYECTO A TRAVES DE SU CICLO DE VIDA…………………………………………………………………..……………...…184


Elementos Básicos del Sistema

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I. INTRODUCCION

I.1 Antecedentes El Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión, Ssepi, surge de la necesidad del Sistema Nacional de Cofinanciación de Colombia de contar con un sistema de información automatizado que apoyara las labores de seguimiento de los proyectos cofinanciados con sus recursos y el Departamento Nacional de Planeación, DNP decide brindar apoyo para el desarrollo de tal herramienta.

Poco tiempo después de iniciarse los trabajos relacionados con dicho desarrollo entra en ejecución el proyecto Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos. Una de las responsabilidades de dicho proyecto era la entrega, a las entidades territoriales, de una herramienta automática que facilitara las labores de programación y de gestión de la inversión pública en el territorio, independientemente de su fuente de financiación.

Los responsables resolvieron aunar esfuerzos alrededor del Ssepi buscando ampliar el alcance de la herramienta de manera que cumpliera con las diversas expectativas y se convirtiera así en el sistema de información sobre proyectos de inversión pública en las entidades territoriales.

Dicha cooperación permitió la entrega, en julio de 1996, de la versión 2.0 del Ssepi. Esta versión fue entregada por el Departamento Nacional de Planeación a los departamentos, los distritos, los municipios con 100.000 o más habitantes, el DRI, Findeter, el FIS, la Red de Solidaridad Social, el Plan Pacífico y los Corpes.

Simultáneamente con su entrega, se brindó la capacitación y la asistencia técnica para su utilización. Además, se continuó con el desarrollo del sistema incorporando tanto las sugerencias y ajustes que resultaron de su utilización en los territorios como nuevas facilidades que consolidaran sus funciones de apoyo a las labores para las cuales fue diseñado.

Los desarrollos de la versión 3.0 y 3.1a del Ssepi se adelantaron con los recursos del Convenio ATN/JF - 4402 - CO firmado entre el DNP y el Banco Interamericano de Desarrollo, BID, para la segunda etapa del Sistema Nacional de Gestión de Proyectos cuyo propósito era el montaje de la Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos, Rnbp. A partir de enero de 1999 las funciones del proyecto Rnbp son asumidos por el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional, Bpin conocido hoy con el nombre de Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversión Pública Gapi.

Entre las versiones 3.0 y 3.1a del Ssepi se incorporaron cuatro novedades importantes:

• Un total reordenamiento de las funciones del sistema que apunta a facilitar su utilización y a acompañar sistemáticamente los proyectos a través de las diferentes etapas de su ciclo de vida y en su participación en el proceso de programación de la inversión.

• El diseño y desarrollo de la versión para red que permite la operación simultánea del sistema por múltiples usuarios.

• Funciones nuevas para apoyar el proceso de programación de las inversiones en la entidad territorial.

• Funciones nuevas que permiten hacer fluir la información entre las diversas instancias y niveles de la administración con responsabilidades en el manejo de la inversión pública, facilitando así su participación en dichos procesos.



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Ante la necesidad de continuar con la operación y uso del Ssepi en las entidades territoriales sin ningún inconveniente para el año 2000, era imperativo actualizar la versión 3.1a del Ssepi en lo concerniente a las estructuras de las tablas o archivos que conforman la base de datos, informes, ventanas, etc., para adaptarlos al cambio de milenio, para lo cual, se llevaron a cabo los cambios necesarios a la versión del Ssepi anteriormente mencionada, obteniendo la versión 3.1a año 2000 del Ssepi. Esto se llevó a cabo gracias al Convenio 190166 Fonade-DNP.

La versión 4.0 del Ssepi, se logra gracias al aporte realizado por los Bancos de Programas y Proyectos de los departamentos y municipios, especialmente de los departamentos de Antioquia y Caldas y del municipio de Medellín en su versión Beta, documentos del proyecto Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos, Rnbp, y el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional, Bpin, Hoy con el nombre de Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversión Pública y por medio del convenio Fonade-DNP. Entre los nuevos desarrollos introducidos en esta versión, se destacan los siguientes:

Identificación de Proyectos: Se unifica el submódulo de radicación y de emisión del concepto de viabilidad como Identificación, e identificación que era una opción del submódulo de radicación, cambia por Datos Básicos, con el objeto de ofrecer mayor facilidad de uso, de tal forma, que cuando se exporten los proyectos hacía las Secretarías Sectoriales la información puede ir completa desde Datos Básicos hasta antes de emitir el concepto de viabilidad.

Programas de Cofinanciación: Ante la posibilidad que un proyecto sea financiado por una o más entidades, se permite la inclusión de programas y subprogramas de cofinanciación para un máximo de tres entidades cofinanciadoras por proyecto. Este cambio, amplia el concepto de cofinanciación a cualquier entidad que aporte recursos a un proyecto, adscribiéndolo a programas y subprogramas institucionales, alejándose así de la exclusividad que tenia el Sistema Nacional de Cofinanciación en el manejo de esta opción, permitiendo el ingreso de fondos o entidades como: Red de Solidaridad y Fondo Nacional de Regalías, entre otros.

Estructura Financiera: Considerando que el manejo de las vigencias presupuestales es uno de los principales inconvenientes de la versión 3.1a, se tomó la decisión de revisar y reorganizar este módulo, de manera que el usuario simplemente ingrese la información de los recursos solicitados a cada entidad y fuente de financiación de acuerdo al año calendario en el que se espera recibir y a los periodos propios del proyecto, lo cual permite a su vez diferenciar la información por año calendario y generar la información del Poai proyectado para cada año y no solamente para un año, como se maneja en la versión 3.1a. A la vez este cambio permite introducir el concepto de precios corrientes y constantes en el proyecto.

Programación de la Inversiones: Ampliación de las opciones del submódulo de Programación de la Inversiones permitiendo simulación del Plan Operativo Anual de Inversiones, Poai y el Plan de Inversiones de Forzosa Asignación, Pifa proyectando en forma automática los requerimientos de recursos para las vigencias diferentes a las que se está programando. Además, se da la posibilidad de transferir el Poai entre las Secretarías Sectoriales y los Bancos Territoriales.

La relación entre el Ssepi y el Bpin: Consciente del incremento de la demanda de uso del Ssepi por parte de algunas entidades del orden nacional con asiento en los territorios, se ha generado una interfaz que hace automático el traspaso de información del Ssepi al esquema de manejo tradicional del sistema que soporta el Bpin, de manera que la información que se registre en Ssepi no es necesario volverla a digitarla en el sistema del Bpin.

Reportes: Flexibilidad en la generación de reportes, pasando de generar un máximo de 26 en la versión 3.1a a cerca de 3500 en la versión 4.0; esto gracias a la inclusión de nuevas formas



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de generar los reportes dando la posibilidad de definir el ordenamiento de las variables a incluir en cada reporte, permitiendo un máximo de 12 por reporte.

Unidades de Medida: Estandarización en el manejo de unidades de medida para una mayor uniformidad y claridad al momento de identificarlas.

Gráficas: Debido a inconvenientes causados por caídas del fluido eléctrico las gráficas de productos, indicadores y avance físico financiero pueden perder el vínculo del campo que guarda la gráfica con el modelo de gráfico a utilizar, impidiendo la generación de las mismas. Por lo tanto, se incluye en el submenú de Mantenimiento la opción de regeneración automática de dichas gráficas, permitiendo una mayor integridad en el manejo de la herramienta informática.

Ante la necesidad de incluir el nuevo Plan de Desarrollo Nacional 2002-2006 “Hacía un Estado Comunitario” y los Resguardos Indígenas según Dane por Municipio y Corregimientos Departamentales, además de actualizar la interfase Ssepi-Bpin y el Banco de Indicadores Sectoriales, Bis incluyendo indicadores de Impacto, Producto, Gestión, Generación de Empleo, Ciencia y Tecnología y Eficiencia del Gasto, se hizo imperativo generar una nueva versión del Ssepi, la 4.01.

El cambio de funcionalidad del aplicativo para esta versión se aplica básicamente al manejo de indicadores, Resguardos Indígenas en la localización geográfica, criterios de priorización de proyectos para que sean calificados por los viabilizadores, compresión de archivos para la transferencia de información y codificación del plan de desarrollo ya sea nacional o territorial.

Administración de indicadores: Se unifica en una sola ventana el manejo de indicadores. Se adicionaron 1.531 indicadores sectorizados, de los cuales, 642 son de producto, 510 de impacto, 337 de gestión, 1 de eficiencia del gasto, 26 de ciencia y tecnología y 15 de generación de empleo, siendo exigidos uno en cada categoría como mínimo. Cabe anotar que los indicadores de eficiencia del gasto, ciencia y tecnología y generación de empleo no son indispensables cuando los proyectos solicitan recursos diferentes a los del Presupuesto General de la Nación.

Localización Geográfica: Se incluyeron los Resguardos Indígenas por Municipio y Corregimientos Departamentales como Municipios. Tanto los nombres como la codificación se tomaron del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, Dane.

Priorización de Proyectos por parte del viabilizador: Se incluye el puntaje total de priorización de proyectos, con el objeto de dar transparencia y tener un punto de referencia válido para la toma de decisiones respecto a la conformación del presupuesto de inversión. Se estableció la calificación de ocho (8) criterios mínimos de priorización, mediante la ponderación de cada uno de ellos en alto 70-99; medio 40-69; bajo 0-39.

Transferencia de Información: Para la compresión (disminuir el tamaño de archivos sin perder información) y descompresión (copiar los archivos a su tamaño original) digital de archivos en la Exportación e Importación de proyectos del módulo de Transferencia de Información, se utiliza el Software ARJ en reemplazo de PKZIP Y PKUNZIP.

Plan de Desarrollo: Se adicionan los 161 programas del Plan de Desarrollo Nacional 2002-2006 “Hacía un Estado Comunitario”, para cada una de las estrategias según los objetivos establecidos en el mismo.



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Por otro lado, se permite la articulación de la Unidad de Consolidación de Información de Inversión Pública1,UCI, con el Ssepi, buscando aprovechar al máximo la información que sobre proyectos se consigna en el sistema.

Con estos cambios, creemos se avanza en la flexibilidad, operatividad y transitabilidad del sistema, permitiendo un uso mayor de este para el adecuado manejo de las inversiones públicas a través de proyectos.

Durante el transcurso del año 2.005 y ante la obligatoriedad del uso de la Metodología General Ajustada a nivel Nacional, el Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversión observo la necesidad de adecuar el Sistema de Seguimiento y Evaluación a Programas y Proyectos de Inversión a dicha Metodología.

Con base en lo anterior se genera una nueva versión la 5.0 la cual posibilitara la migración de la información almacenada en la herramienta.

Además la herramienta se modela para el manejo de la información a proyectos indistintamente de la etapa (Preinversión, Inversión y Operación). Esto ayudara para el manejo completo de ciclo del proyecto. Conjuntamente se crean nuevas pantallas como son:

Recepción MGA: Se adiciona esta pantalla para la migración de la información proveniente de la Metodología General Ajustada.

Características Demográficas de la Población Objetivo: Se adiciona con el ánimo que el usuario de la herramienta observe información del proyecto con relación a: Número de habitantes afectados por el problema, Fuente de número de habitantes afectados por el problema, Necesidades básicas insatisfechas, Fuente Necesidades básicas insatisfechas, Producto Interno Bruto, Fuente Producto Interno Bruto, PIB Per cápita, Fuente PIB Per cápita, Tasa de desempleo Regional etc.

Ingresos y Beneficios: Se adiciona para el manejo de los ingresos y beneficios que generan el proyecto.

Resumen de Evaluación Financiera: La herramienta en esta versión permite la manipulación de la información relacionada con: Valor presente neto tanto Financiero Económico y Social, Tasa Interna de retorno tanto financiera como Económica y Social, Costo Anual Equivalente tanto financiero como Económico y Social; además de la ponderación de factores (Mano de obra, Materiales, Maquinaria y Equipo).

Viabilidad: La herramienta en esta versión se adecuo para el manejo de la viabilidad con relación al proyecto y s sus estudios.

Control Posterior de Viabilidad: Se incluye en esta versión, este nuevo concepto para la herramienta con el animo que las Secretarias de Planeación ejerzan dicho control posterior.

Indicadores: Se unifican con relación a los que maneja la Metodología General Ajustada y el Ssepi, manejando en la actualidad, una batería de 2628. además para el manejo tanto de su programación como de su seguimiento se adecuaron para trabajar hasta doce periodos.

1 La Unidad de Consolidación de Información de Inversión Pública, UCI en su versión 1.0, es una herramienta

informática que permite generar más y mejores reportes consolidados de la inversión pública. Este desarrollo, complementario al Ssepi, hizo necesario revisar y estructurar algunas bases del Ssepi.



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Localización: Se estandariza el manejo de las localizaciones, hasta el punto de manejar 5 regiones por pantalla(Ubicación Geográfica, Zona o área Afectada, Zona o área Población Objetivo) y un nivel de profundidad de Región, Departamento, División departamental, Municipio, División Municipal, Resguardo Indígena, Localidad especifica, Clase de Centro Poblado, Otros.



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I.2 Base conceptual del sistema El Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión, Ssepi, se diseñó y programó siguiendo los lineamientos conceptuales y metodológicos establecidos por el Departamento Nacional de Planeación de la República de Colombia, contenido en los siguientes documentos:

• Manuales metodológicos para la identificación, preparación y evaluación de proyectos, diseñados por el Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversión Pública y Proyectos de Inversión Nacional, Gapi.

• Guía de seguimiento de proyectos del Sistema Nacional de Cofinanciación del Fondo DRI.

• Manual de Control y Seguimiento del Fondo de Cofinanciación para la Inversión Social, FIS.

• Programación de Inversiones con el Banco de Proyectos, elaborado por la Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos del Departamento Nacional de Planeación, DNP y la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

• Metodología General Ajustada.

Todos estos documentos, debidamente soportados en la Ley 152 de 1994, Ley 142 de 1994, Ley 60 de 1993, Decreto 2132 de 1992, y el Decreto 111 de 1996, entre otras, llevaron a considerar como eje fundamental del diseño del sistema el ciclo de vida de los proyectos, haciendo una pequeña modificación en la etapa de preinversión respecto a la teoría clásica de proyectos, consistente en contar con dos pasos: Radicación y Registro. De esta forma el sistema centra su operación en el siguiente ciclo de proyectos:

• Preinversión: Considerada como la primera etapa del ciclo del proyecto, inicia en la identificación de la situación a transformar con el proyecto, terminando cuando se toma la decisión efectiva de realizar el proyecto. Sin embargo, estas decisiones requieren de dos componentes: uno técnico, que certifique la viabilidad del proyecto; y uno político que avale la prioridad y respaldo político del proyecto, por lo que esta etapa de preinversión se dividió en dos para efectos del diseño del sistema:

I. Radicación

Preinversión como tal: Esta incluye toda la información para poder definir si un proyecto es viable y por lo tanto es sujeto de ser considerado para la asignación de recursos públicos. Esta etapa inicia con la identificación de la situación a transformar y termina, de encontrarse viable el proyecto, con el registro en el respectivo banco de programas y proyectos.

Es en esta etapa en la que se ingresa toda la información necesaria para tomar la decisión de si el proyecto es viable o no, es decir: descripción del problema, población afectada, objetivo, población objeto, indicadores de resultado, productos de la inversión, presupuesto de los proyectos, programación físico financiera de las actividades, y esquema de financiación de los proyectos, entre otros.

II. Registro

Programación de Inversiones: Con la certeza que el proyecto es viable, es decir técnicamente realizable y pertinente, tiene sentido considerarlo para la asignación de los recursos, para lo cual se procede a la programación de estos. Esta etapa, va desde el momento en que el proyecto es registrado, hasta que se le aprueba la asignación de recursos.

La asignación de recursos, se hace según el Decreto 111 de 1996, mediante la elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones, Poai, el cual se realiza de manera concertada entre



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las diferentes dependencias de la administración pública, con la coordinación de la oficina de planeación y la de Hacienda.

• Inversión o ejecución: Esta etapa tiene como objetivo alcanzar los medios necesarios para poder modificar la situación identificada por el proyecto como a transformar. Es decir esta etapa va desde la aprobación de desembolsos hasta la obtención de los productos de la inversión.

Es precisamente en esta etapa en la que se realiza la contratación de las obras que conduzcan a alcanzar el producto, el seguimiento contable y el seguimiento físico financiero a las actividades del proyecto.

• Operación: Esta última etapa del ciclo del proyecto, es en la que precisamente se alcanzan los objetivos perseguidos por el mismo, es decir se transforma la situación inicial que originó la necesidad del proyecto.

En esta etapa se realiza el seguimiento al comportamiento de los indicadores del objetivo del proyecto, los cuales deben verse alterados a medida que los productos alcanzados en la etapa de inversión, operen y efectivamente modifiquen la situación inicial.

Otro de los elementos considerados en el diseño del sistema, fue la relación que tienen las oficinas de planeación con las diferentes oficinas sectoriales en el manejo de los proyectos, y en especial el banco de programas y proyectos, e igualmente las relaciones que en materia de información y decisiones de inversión tienen los diferentes niveles de gobierno. De esta forma, el Ssepi captura los siguientes conceptos en el ámbito de las relaciones horizontales (en el mismo nivel de gobierno) y verticales (entre los diferentes niveles de gobierno):

• Relaciones Horizontales: Definidas estas como las relaciones que tienen las diferentes dependencias en el manejo de proyectos, es importante diferenciar el papel de las secretarías sectoriales, la oficina de planeación y el banco de programas y proyectos.

Las secretarías sectoriales, como responsables de la estabilidad de los sectores, son las encargadas de identificar las necesidades que se presenten en los mismos, buscar sus soluciones y velar por que estas efectivamente se lleven a cabo, garantizando la eficacia, oportunidad y pertinencia de las medidas. Esto en el Ssepi, esta relacionado con la presentación, formulación y/o evaluación de los proyectos.

Las Entidades Cofinanciadoras, son aquellas fuentes de financiación a las que pueden recurrir los entes territoriales para solicitar recursos que permitan ejecutar sus proyectos de inversión. Los entes territoriales en numerosas oportunidades requieren cofinanciar o financiar sus proyectos y no cuentan con los recursos suficientes producto de las transferencias y demás rubros, por lo que se ven en la necesidad de acceder a fuentes alternas.

La oficina de planeación, como responsable del desarrollo armónico y coordinado del ente territorial, es la encargada de analizar la pertinencia para el conjunto del ente territorial de realizar las acciones identificadas por las secretarias sectoriales. Eso implica que estas son las encargadas de determinar la viabilidad, cuando los proyectos son formulados por las secretarías sectoriales, aunque esto no exime que los proyectos cuenten con la viabilidad sectorial.

Los bancos de programas y proyectos, como dependencias o funciones de las oficinas de planeación, tiene como misión manejar la totalidad de la información que sobre inversión pública se desarrolla en el marco del ente territorial, así como garantizar la calidad y confiabilidad de esta. Esto implica que el banco sirve de instancia para el registro de los proyectos a ser considerados en la programación de inversiones y la verificación de la consistencia entre lo programado y ejecutado por los proyectos. Función que puede ser apoyada cabalmente por el Ssepi.



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• Relaciones Verticales: Definidas estas como las relaciones que en materia de inversión tienen los diferentes niveles de gobierno (municipio, departamento y nación), lo cual implica el intercambio de información de los proyectos de la competencia de cada uno, que puede influir sobre el desarrollo del otro, así como las solicitudes de recursos entre estos.

Estas relaciones implican, para efectos del Ssepi, el intercambio de la información con fines informativos, de manera que se pueda consolidar la totalidad de la inversión en cada nivel; y para efectos de la UCI, los flujos de información que se debe tener entre cada nivel de gobierno.



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I.3 Usuarios del sistema El Ssepi se diseñó con el ánimo de facilitar las labores relacionadas con la programación y la gestión de la inversión en las entidades territoriales. Por este motivo el sistema está dirigido en primera instancia a los funcionarios de los Bancos de programas y proyectos, de las Oficinas de Planeación en los departamentos, municipios y distritos y de las secretarías sectoriales. También, se contemplan como usuarios potenciales del aplicativo los funcionarios de las entidades del orden nacional ya sean centralizadas o descentralizadas.

Dichos usuarios se benefician no solo del apoyo que el sistema presta en la agilización de sus labores, sino de lo que éste produce como insumo para la toma de decisiones.

Cada nivel territorial es fundamental en la posibilidad de construir y fortalecer una Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos conformada por las diversas administraciones territoriales en su calidad de nodos de dicha red. Cada nodo se convierte en proveedor y usuario potencial de información para los nodos superiores y/o inferiores, haciendo de la red el mecanismo para nutrirse de información al interior del mismo nivel administrativo o entre niveles diferentes, labor que será apoyada a su vez con la Unidad de Consolidación de Inversión, UCI versión 1.0.

I.4 Requerimientos físicos y lógicos La herramienta utilizada en el desarrollo del Ssepi fue la herramienta de desarrollo FoxPro para Windows, en su versión 2.6. La licencia de este producto permite distribuir las aplicaciones desarrolladas a partir suyo con la correspondiente librería (archivo llamado técnicamente FOXW2600.ESL) para la ejecución de las mismas, evitando tener que contar con soporte lógico complementario para utilizarlas. Por lo tanto, en términos de soporte lógico, la utilización del Ssepi no tiene requerimientos adicionales.

Los requerimientos mínimos de equipo, para un funcionamiento aceptable de la aplicación, se especifican a continuación:

• Procesador Pentium.

• 32 MB de memoria RAM.

• Disco duro con 100 MB libres, para el funcionamiento de la aplicación. En función del número de proyectos a manejar, prever mayor espacio disponible en el disco.

• Monitor SVGA.

• Impresora de chorro de tinta.

Adicionalmente se recomienda contar con:

• Modem de 14.4 bps. (Conexión a Internet a través de un Proveedor de Servicios de Internet)

• Dispositivo rápido de backup.



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I.5 Derechos de autor de la aplicación informática

Los derechos de autor del Ssepi 4.01 pertenecen al Departamento Nacional de Planeación de la República de Colombia quien autoriza su utilización en las oficinas de las administraciones territoriales. Dichas administraciones no podrán distribuir o reproducir la aplicación informática sin previa aprobación del DNP, ni ejecutar ninguna acción encaminada a modificar, descompilar o desensamblar los archivos ejecutables, o practicar ingeniería regresiva de cualquier tipo.

Toda reproducción de la aplicación informática debe ser solicitada al Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversión Pública, Gapi, del Departamento Nacional de Planeación.



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II. FUNCIONAMIENTO BASICO DEL SISTEMA

II.1 Ingreso al Sistema Para ingresar al Ssepi se hace uso de su icono ubicado sobre la ventana principal de Windows. El uso de este icono abre una ventana denominada INGRESO AL SSEPI donde se solicitan el Código de Usuario y su Contraseña, información que se valida con el botón ACEPTAR. Figura 1

Figura 1

Se abre en ese momento una nueva ventana donde se despliega la identificación de la instancia responsable del Ssepi. Dicha identificación la constituyen el código y el nombre de la instalación. En la parte inferior de la ventana aparecen tres botones: figura 2



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Figura 2

Los de la izquierda y la derecha despliegan información sobre el Ssepi y su desarrollo, el del medio permite abandonar esta ventana y ubicarse en la pantalla principal del Ssepi donde se observan sus Cuatro Subsistemas: el Subsistema de Clasificadores, el Subsistema de Información del Proyecto, y el Subsistema de Transferencia de Información, el Subsistema de Recepción Información MGA. Figura 3



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Figura 3

La interfaz del Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión, Ssepi está compuesta por una serie de elementos como ventanas. menús, botones y mensajes que permiten al usuario comunicarse fácilmente con el sistema y al sistema darle indicaciones al usuario.

A continuación se describe el funcionamiento de cada uno de estos elementos.

II.2 Ventanas El Ssepi fue desarrollado para funcionar en ambiente Windows. Por este motivo su aspecto es gráfico y la comunicación con el usuario se hace por medio de ventanas. Las ventanas son bloques de presentación que ocupan parte o la totalidad de la pantalla del computador en cuyo interior aparecen elementos de diálogo que permiten al computador indicar algo al usuario o al usuario comunicar algo al computador. Estos elementos pueden ser menús, botones, mensajes, etc.



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II.3 Menú Principal Los diferentes submenús del Ssepi están agrupados en la barra de menús que se encuentra en la parte superior de todas las ventanas del sistema. Estos submenús son: Ciclo, Edición, Informes, Utilitarios, Mantenimiento y Acerca de...

El conjunto de menús está disponible en la ventana principal del Ssepi. En las otras ventanas permanece siempre activo solo el menú Utilitarios. El menú Edición se activa cada vez que el sistema se encuentra agregando o modificando información. Figura 4

Figura 4

El submenú Ciclo contiene las opciones que permiten, por medio de él, acceder a alguno de los subsistemas del Ssepi: Clasificadores, Información del proyecto y Transferencia de Información, Recepción MGA. Figura 5

Figura 5

El submenú Edición está compuesto por las funciones típicas de edición de Windows: Deshacer, Rehacer, Cortar, Copiar, Pegar Borrar, Seleccionar todo, Buscar, y Buscar siguiente. Figura 6



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Figura 6

El submenú Informes da acceso a cuatro opciones. La primera opción, Portafolios, pone a disposición del usuario los diferentes portafolios de reportes del sistema como son: Proyectos Radicados, Productos, Proyectos Registrados y no Viables, Proyectos Aprobados, Proyectos con Convenios, Proyectos en Ejecución, Proyectos en Ejecución Físico Financiero y Proyectos en Operación. La segunda opción, Ficha EBI, permite imprimir dicha ficha para un proyecto, desde fuera de la función de registro. La tercera opción, PAC, permite la generación e impresión del reporte del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja) para el conjunto de proyectos aprobados para la vigencia. La cuarta opción, Pifa, permite la generación e impresión del reporte del Pifa (Plan de Inversiones de Forzosa Asignación) para el conjunto de proyectos aprobados para la vigencia. Figura 7



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Figura 7

El submenú Utilitarios aparte de ofrecer al usuario una serie de servicios corrientes (calculadora, calendario/agenda, y entorno), le da la posibilidad de modificar su contraseña (Cambiar Contraseña) y de cambiar de usuario activo (Cambio de Usuario). Este menú ofrece igualmente, para quien esté interesado en trabajar los proyectos a nivel de subactividad, dos opciones: una para ajustar el presupuesto del proyecto desde dicho nivel (Ajuste Presupuesto) y otra para realizar el seguimiento del proyecto igualmente a nivel de subactividad (Seguimiento (Detalle)). Figura 8



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Figura 8

El submenú Mantenimiento reúne las funciones de seguridad del sistema. En primer lugar permite hacer y restaurar copias de respaldo del sistema (utilitario Backup de Windows). En segundo lugar ofrece las funciones para la definición de usuarios ya sean con perfil de administrado, personalizado o de Consulta y de sus derechos (Administración de Usuarios). En tercer lugar permite reindexar las bases del sistema a partir de la opción Generación de Indices. En cuarto lugar permite la regeneración automática de las gráficas de productos, indicadores y de seguimiento físico y financiero, a partir de la opción Regeneración de Gráficas. En quinto lugar permite suprimir físicamente aquellos registros del sistema que han sido borrados lógicamente, a partir de la función Depuración de las Bases de Datos. En sexto lugar permite reindexar las bases de insumos y de precios unitarios del banco de costos del sistema, a partir de la función Indices Banco de Costos. En séptimo lugar permite, a través de la opción Configuración del Sistema, modificar el nombre de la instalación Ssepi y manejar manualmente el cambio de año para el Ssepi. En octavo y noveno lugar permite ajustar las tablas de datos y los campos memos y/o olegraf (en estos últimos se pueden almacenar textos que superan los 254 caracteres, gráficas, fotos, etc.) que conforman la base de datos, por daños en los mismos, debido a caidas del fluido electrico, sin asegurar en un cien por ciento su recuperación, a partir de las opciones Ajustar Bases de Datos y Ajustar Campos Memos. En último lugar permite, a partir de la opción Ajustar Todo, realizar las dos acciones anteriores al mismo tiempo. Figura 9



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Figura 9

El submenú Acerca de .. presenta información básica sobre el desarrollo del Ssepi. Figura 10

Figura 10



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II.4 Botones Los botones del sistema son la forma más corriente para indicarle algo. En las diferentes ventanas del sistema se encuentran una serie de botones que facilitan el trabajo y la comunicación del usuario con el sistema.

Los botones más corrientes del Ssepi, ubicados generalmente en la parte inferior de sus ventanas, son lo s siguientes: Figura 11.

Figura 11.

Primero: Va al primer registro, de acuerdo a la selección realizada por el usuario o la ubicación del Sistema.

Anterior: Va al anterior registro, de acuerdo a la selección realizada por el usuario o la ubicación del Sistema. buscar: para ubicar un registro específico. Dependiendo de la ventana donde se encuentre el sistema, el botón BUSCAR abre la ventana ENCONTRAR REGISTRO que muestra el conjunto de registros relacionados con la ventana donde está ubicado el sistema, permitiendo buscar y escoger uno en particular. La manera de hacer uso de la ventana ENCONTRAR REGISTRO, en cualquier parte del sistema, es similar. Una vez abierta, el usuario se posiciona sobre el registro de sus interés. Para escogerlo, hace “click” con el ratón en cualquier parte fuera de la ventana ENCONTRAR REGISTRO. Otra facilidad de la ventana ENCONTRAR REGISTRO es la disponibilidad del menú EDICION, ubicado en la parte superior de la ventana y el ofrecimiento al usuario de la opción Buscar . Esta opción abre una ventana de igual nombre donde se puede ingresar una palabra o cadena de caracteres que el sistema busca tan pronto se oprime el botón BUSCAR de dicha ventana. Para que el sistema busque sobre toda la tabla, y no exclusivamente desde la posición en que se encuentra ubicado, se debe marcar, en la zona OPCIONES, el campo En Varias Líneas.

Para buscar nuevas ocurrencias de la misma palabra o cadena en la tabla, el menú EDICION ofrece la opción BUSCAR SIGUIENTE. La combinación de teclas CTRL+G permite la misma acción.

Para cerrar la ventana ENCONTRAR REGISTRO se oprime el botón ubicado a la izquierda del título y se selecciona, entre las opciones que despliega, la opción CERRAR.

Siguiente: Va al Siguiente registro, de acuerdo a la selección realizada por el usuario o la ubicación del Sistema.

Último: Va al último registro, de acuerdo a la selección realizada por el usuario o la ubicación del Sistema.

Agregar: Agrega un registro, de acuerdo a la selección realizada por el usuario o la ubicación del Sistema.

Editar: Permite la modificación o alteración de la información de un registro, de acuerdo a la selección realizada por el usuario o la ubicación del Sistema.

Eliminar: Elimina un registro, de acuerdo a la selección realizada por el usuario o la ubicación del Sistema.



20

Guardar: Guarda la información proveniente de una edición o dentro del proceso de adición registro, de acuerdo a la selección realizada por el usuario o la ubicación del Sistema.

Cancelar: Cancela la operación proveniente de una edición o dentro del proceso de adición de un registro, de acuerdo a la selección realizada por el usuario o la ubicación del Sistema.

Guardar: Guarda la información proveniente de una edición o dentro del proceso de adición registro, de acuerdo a la selección realizada por el usuario o la ubicación del Sistema.

Imprimir: para observar, a través de la pantalla del computador, un reporte del SSEPI, para imprimirlo en papel o para guardarlo en un archivo.

Cerrar: para abandonar la ventana en la cual se encuentra y regresar a la anterior o salir del sistema.

II.5 Mensajes del sistema Los mensajes son la forma como el sistema indica al usuario que falta algo, que se hizo algo indebido, que pone a disposición suya alguna facilidad, que requiere de una decisión suya para proseguir, etc. Figura 12

Figura 12



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III. III. ELEMENTOS BASICOS DEL SISTEMA

El Ssepi está compuesto por Cuatro subsistemas básicos diferenciados por el tipo de servicio que prestan en la gestión de los proyectos de inversión y por un conjunto de facilidades reunidas en los submenús INFORMES, UTILITARIOS y MANTENIMIENTO de la aplicación informática.

A continuación se introduce cada uno de ellos brevemente.



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III.1 Subsistema de Clasificadores El subsistema de Clasificadores tiene como objetivo básico el de permitir la actualización de las tablas del sistema. El contenido de dichas tablas permitirá el ingreso controlado de la información de los proyectos.

Este subsistema está compuesto por 2 áreas de botones: el área de CATALOGOS y el área de BANCO DE COSTOS. Estas dos áreas reúnen el total de tablas del sistema y por medio de sus botones podemos modificar, ingresar o eliminar información de dichas tablas.

Este subsistema debe ser manejado exclusivamente por una persona (ADMINISTRADOR DE TABLAS) que lleve el control del conjunto de tablas. Figura 13

Figura 13



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III.2 Subsistema Información de Proyecto El subsistema de Información del Proyecto reúne el conjunto de funciones que facilitan los procesos de radicación e identificación de proyectos de inversión, la emisión del concepto sobre su viabilidad, el registro de aquellos que obtienen concepto favorable de viabilidad, la participación de los proyectos registrados como viables en el proceso de programación de la inversión y el seguimiento, durante su ejecución y operación, de aquellos proyectos que resulten financiados en el presupuesto.

Las funciones de este subsistema apoyan labores de diversas instancias de la administración tales como el banco de proyectos en los departamentos, distritos y municipios, las secretarías sectoriales, etc. Figura 14

Figura 14



24

III.3 Subsistema de Transferencia de Información El subsistema de Transferencia de información provee las funciones para permitir el intercambio de información de proyectos y Poai, en medio magnético, entre instancias que tienen responsabilidades en la programación y la gestión de la inversión pública en la entidad territorial o entre bancos de los diferentes niveles administrativos. Figura 15

Figura 15



25

III.4 Subsistema de Recepción MGA El subsistema de Recepción MGA provee las funciones para permitir el intercambio de información de proyectos que provienen de la Metodología General Ajustada, a través de archivos planos, entre los formuladores y el personal encargado del banco. Figura 16

Figura 16



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III.5 Funciones de los submenús INFORMES, UTILITARIOS y MANTENIMIENTO El menú Informes ofrece la posibilidad de solicitar buena parte de los reportes del sistema, desde fuera de la ventana correspondiente, a partir de sus opciones Portafolios, Ficha EBI, PAC y Pifa.

El menú Utilitarios ofrece, al usuario, la posibilidad de cambiar su contraseña (Cambiar Contraseña) y, al sistema, de cambiar de usuario activo (Cambio de Usuario). Ofrece igualmente, para quien esté interesado en trabajar los proyectos a nivel de subactividad, dos opciones: una para ajustar el presupuesto del proyecto desde dicho nivel (Ajuste Presupuesto) y otra para realizar el seguimiento del proyecto igualmente a nivel de subactividad (Seguimiento (Detalle)).

El menú Mantenimiento reúne una serie de facilidades para el control y correcto funcionamiento de la aplicación informática tales como copias de respaldo, definición de los usuarios del sistema y de sus derechos y el control de las bases del sistema.


Subsistema de Información del Proyecto

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IV. SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN DEL PROYECTO

El subsistema de Información del Proyecto esta apoyado en los componentes que conforman el ciclo de vida de los proyectos financiados con recursos públicos, estos son: el COMPONENTE DE IDENIFICACION de proyectos, el COMPONENTE DEL CONCEPTO DE VIABILIDAD a los proyectos, el COMPONENTE DE PROGRAMACIÓN DE LAS INVERSIONES en la entidad territorial y el COMPONENTE DE SEGUIMIENTO a los proyectos. Figura 17

Figura 17

La manera de utilizar el subsistema para tales efectos se explica a continuación.



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IV.1 Componente de Identificación El proceso de identificación de un proyecto se realiza a partir de las funciones de DATOS BASICOS, CLASIFICACION, PROBLEMA/OBJETIVO/ALTERNATIVA SELECCIONADA/PLAN DE DESARROLLO, UBICACIÓN GEOGRAFICA, AREA O AREA Y POBLACION OBJETIVO/CARACTERISTICAS DEMOGRAFICAS DE LA POBLACIÓN, PRESUPUESTO, INGRESOS Y BENEFICIOS, RESUMEN DE EVALUACIÓN, PROGRAMACION FISICO FINANCIERA, ESTRUCTURA FINANCIERA, PRESUPUESTO DE OPERACIÓN, INDICADORES DE PRODUCTO, INDICADORES Y ESTADO DEL PROYECTO, LICENCIAS Y ESTUDIOS del mismo. Dichas funciones se ejecutan desde los botones de mismo nombre.



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IV.1.1 Ventana de Datos Básicos

El botón DATOS BASICOS abre una ventana en donde se ingresa la información correspondiente sobre el proyecto. Para ingresar un proyecto nuevo se debe hacer uso del botón AGREGAR (Este botón solo estará habilitado para vigencias inferiores a 2.007) o a través del proceso de carga automática de la Metodología General Ajustada. Para modificar información sobre un proyecto ya ingresado al sistema se usa el botón EDITAR. En ambos caso, para guardar la información ingresada se utiliza el botón GUARDAR. Figura 18

Figura 18

Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ÚLTIMO permiten moverse entre proyectos.



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Nombre del proyecto: dicho nombre debe comenzar por uno de los nombres de proceso válidos, de acuerdo con lo establecido en las metodologías del BPIN. Si se digita un nombre diferente a éstos el sistema despliega un mensaje indicando dicha divergencia y proponiendo la posibilidad de utilizar la lista que contiene los nombres de proceso válidos contenidos en el catalogo de procesos. En tal caso, haga uso de ella para escoger un nombre de proceso que el sistema acepte. Otra manera de acceder a dicha lista es por medio del botón PROCESOS que se encuentra en la parte inferior de la ventana. (ficha EBI, capítulo 1). FIGURA 19. Adicionalmente, el nombre valida que contenga una localización valida para el proyecto, la localización puede ir intrínseca en el nombre, el sistema valida la existencia de dicha localización de no existir el sistema desplegara una ventana la cual le permitirá filtrar la localización del nombre del proyecto y se ubicara al final de este. Figura 20.

Figura 19



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Figura 20

Entidad proponente del proyecto: corresponde a la entidad que identificó un problema o necesidad y propuso una solución preliminar. (ficha EBI, capítulo 1)

Funcionario responsable: se refiere al funcionario, en la entidad proponente del proyecto, a quien se deberá contactar en caso de necesitarse resolver dudas sobre el proyecto en cuestión.

Dirección: dirección para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente del proyecto.

Localidad: Localidad para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente del proyecto.

Teléfono: teléfono para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente del proyecto.

Fax: número de fax para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente del proyecto.

Correo electrónico: correo electrónico para contactar al funcionario responsable en la entidad proponente del proyecto.

Fecha de identificación: este campo permite almacenar en el sistema la fecha en que la necesidad o el problema fue identificado.



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Entidad que presenta el proyecto al banco: al seleccionar este campo con el ratón, se despliega la tabla ENTIDADES permitiendo escoger en ella la sigla y nombre de la entidad que presenta el proyecto al banco. (ficha EBI, capítulo 1)

�De la tabla ENTIDADES solo se muestran, para que el usuario escoja e ingrese al sistema esta variable, aquellas entidades que forman parte del presupuesto de la entidad territorial (entidades del nivel central o establecimientos públicos), dado que se busca establecer la relación entre los proyectos y aquellas entidades de la administración con responsabilidad sobre la asignación y ejecución de los recursos de inversión pública, siendo ellas quienes, por esta razón, deben ser las encargadas de presentar el proyecto ante el banco.

�La información de este campo, en el sentido mencionado en el párrafo anterior, es fundamental ya que es a partir de ella que se adelantan los procesos relacionados con la programación de las inversiones en la entidad territorial (distribución sectorial de la cuota de inversión, anteproyectos de inversión de las entidades que forman parte del presupuesto, Poai).

Sigla y nombre: La sigla y el nombre completo de la entidad que presenta el proyecto al banco se despliega automáticamente una vez la sigla y nombre ha sido escogida. (ficha EBI, capítulo 1)

Funcionario responsable: nombre del funcionario responsable del proyecto en la entidad que presentó el proyecto al banco.

Cargo: cargo del funcionario responsable del proyecto en la entidad que presentó el proyecto al banco.

Dirección: dirección para contactar al funcionario responsable en la entidad que presentó el proyecto al banco.

Localidad: Localidad para contactar al funcionario responsable en la entidad que presentó el proyecto al banco.

Teléfono: teléfono del funcionario responsable del proyecto en la entidad que presentó el proyecto al banco.

Fax: número de fax del funcionario responsable del proyecto en la entidad que presentó el proyecto al banco.

Correo electrónico: correo electrónico del funcionario responsable del proyecto en la entidad que presentó el proyecto al banco.

Fecha de radicación: corresponde a la fecha en que el proyecto es recibido por el banco.



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IV.1.2 Ventana de Clasificación

El botón CLASIFICACION abre una ventana en donde se ingresa la información correspondiente sobre el proyecto. Figura 21

Figura 21

Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse entre proyectos.

Clasificación presupuestal: para ingresar los códigos relativos a Tipo específico de Gasto (ficha EBI, capítulo 2.1) y Sector (ficha EBI, capítulo 2.1) se debe seleccionar el respectivo campo por medio del ratón y escoger, en la tabla que se despliega, el valor que corresponda al reportado en la ficha EBI. Una vez el código ha sido escogido, el nombre correspondiente se despliega automáticamente.

Entidades y programas de cofinanciación: para ingresar la Vigencia, la entidad, el programa y subprograma de cofinanciación (Ficha EBI, capítulo 2.3) se debe seleccionar el campo respectivo por medio del ratón y escoger, en la tabla que se despliega, el valor que corresponda al reportado en la ficha EBI. Ante la posibilidad que un proyecto sea financiado por una o más entidades, se permite la inclusión de programas y subprogramas de cofinanciación para un máximo de tres entidades cofinanciadoras por proyecto. Figura 22



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Figura 22

Horizonte de Evaluación: para ingresar el año de inicio y el año final del Horizonte de evaluación del proyecto.

�El ingreso de esta información es importante, ya que es la base para definir las vigencias en la ventana de ESTRUCTURA FINANCIERA.

Proyecto tipo: para ingresar el proyecto tipo se debe seleccionar el respectivo campo por medio del ratón y escoger, en la tabla que se despliega, el valor correspondiente. Una vez escogido el proyecto tipo, la unidad de producto del proyecto se despliega automáticamente. Los proyectos tipos que se muestran en este campo son los que correspondan al sector seleccionado.

Cantidad de producto del proyecto: corresponde a la información consignada en el capítulo 6 de la ficha EBI. En caso de haber varios productos se debe escoger el producto más significativo.

Unida de producto del proyecto: corresponde a la información consignada en el capítulo 6 de la ficha EBI.

Horizonte de Evaluacion en Días: corresponde a la información consignada en el espacio denominado duración de la inversión en el capítulo 11 (Financiación de la Inversión) de la ficha EBI.



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Metodología BPIN de formulación: para ingresar el código relativo a la metodología de formulación (ficha EBI, capítulo 14 – Estudios que respaldan el proyecto) se debe seleccionar el respectivo campo por medio del ratón y escoger, en la tabla que se despliega, el valor que corresponda al reportado en la ficha EBI. Una vez el código ha sido escogido, el nombre correspondiente se despliega automáticamente.

�REPORTE de la ventana de CLASIFICACION

La ventana CLASIFICACION permite, a partir del botón CONS.RADIC. Que se encuentra en su parte inferior, la producción de la Constancia de Radicación del Proyecto. Una copia de ésta se entrega a quien presenta el proyecto. Otra copia se adjunta a la documentación recibida para consignar en ella la firma del funcionario que recibe dicha documentación en la instancia encargada de emitir concepto sobre su viabilidad. Figura 23



36

Figura 23


Ficha Técnica

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IV.1.3 Ventana de Problema/Objetivo/Alternativa/Plan Des.

El botón PROBLEMA/OBJETIVO/ALTERNATIVA/Plan Des. abre una ventana en donde se ingresa la información correspondiente sobre el proyecto. Figura 24

Figura 24


Problema o necesidad: corresponde a la información contenida en el capítulo 3.1 de la ficha EBI.


Ficha Técnica

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Plan de desarrollo: corresponde a la información contenida en el capítulo 2.2 de la ficha EBI. En cada caso se selecciona el campo requerido para que se despliegue la tabla con los valores válidos y escoger en ella el que corresponda al valor diligenciado en la ficha EBI. Figura 25

Figura 25


Ficha Técnica

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Zona o Area y población afectada: corresponde a la información contenida en el capítulo 3.2 de la ficha EBI. Para el área afectada se selecciona cada campo requerido para que se despliegue la tabla con los valores válidos y poder escoger en ella el que corresponda al valor diligenciado en la ficha EBI. Figura 26

Figura 26

Objetivo general del proyecto: corresponde a la información contenida en el capítulo 4 de la ficha EBI.

Descripción de la alternativa seleccionada: corresponde a la información contenida en el capítulo 5 de la ficha EBI.


Ficha Técnica

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IV.1.4 Ventana de Ubicación Geográfica

El botón UBICACION GEOGRAFICA abre una ventana en donde se ingresa la información correspondiente sobre el proyecto y que se encuentra en el capítulo 7 de la ficha EBI. En cada caso se selecciona el campo requerido para que se despliegue la tabla con los valores válidos y escoger en ella el que corresponda al valor diligenciado en la ficha EBI. Figura 27

Figura 27



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IV.1.5 Ventana de Zona o Area y Población Objetivo

En esta ventana se ingresa la información contenida en el capítulo 8 de la ficha EBI. En cada caso se selecciona el campo requerido para que se despliegue la tabla con los valores válidos y escoger en ella el que corresponda al valor diligenciado en la ficha EBI. Figura 28

Figura 28


Portafolio de Proyectos Radicados

En esta ventana también permite, a partir del botón PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la producción, según se explica a continuación, de una serie de reportes de Proyectos Radicados, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que allí se presentan.

En la sección de Variables se escogen las variables que van a intervenir en el reporte de proyectos radicados, en la sección de Campos se selecciona un valor específico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Básicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora.

Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciación (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciación (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Específico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, División


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Departamental, Municipio y División Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas.

En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacías, el reporte incluye todos los proyectos en etapa de radicación que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos radicados entre la fecha inicial y final definidas. Figura 29

Figura 29

Características Demográficas de la Población Objetivo: En esta pantalla el usuario encontrara la información concerniente a Características Demográficas de la Población Objetivo con el ánimo que el usuario de la herramienta observe y diligencie la información del proyecto con relación a: Número de habitantes afectados por el problema, Fuente de número de habitantes afectados por el problema, Necesidades básicas insatisfechas, Fuente Necesidades básicas insatisfechas, Producto Interno Bruto, Fuente Producto Interno Bruto, PIB Per cápita, Fuente PIB Per cápita, Tasa de desempleo Regional etc.


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IV.1.6 Ventana de Presupuesto

La ventana PRESUPUESTO es una ventana múltiple, en la que se trabajan simultáneamente cuatro zonas de información: proyecto, categoría de inversión, actividad y subactividad. Figura 30

Figura 30

Para ingresar o modificar información relativa a alguna de estas opciones hay que seleccionarla previamente haciendo uso del botón que lo identifica. El grupo se encuentra seleccionado cuando su nombre cambia de color azul a color rojo. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ÚLTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrás respecto de la zona seleccionada.

�El ingreso de información sobre presupuesto puede requerir o no la utilización del Banco de Costos. En caso de requerirse, la base de costos deseada se selecciona desde la zona PROYECTO de la ventana PRESUPUESTO.

�La información de presupuesto es requerida por la siguiente función del sistema que es la programación física financiera. Por esta razón debe ser ingresada previamente.

PROYECTO


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Para iniciar se debe verificar que se esté ubicado sobre el proyecto deseado. Si desea seleccionar una base del banco de costos debe hacerlo habiendo seleccionado el botón PROYECTO y haciendo uso del botón EDITAR ubicado en la parte inferior de la ventana.

De esta manera se activa la zona del PROYECTO pudiendo seleccionar el campo Base de Costos con lo cual se despliegan las posibles base y puede escoger aquella con la que quiere trabajar.

El campo Fecha de Cálculo se actualiza automáticamente al calcularse el presupuesto2.

En el campo Zona de Referencia se debe especificar la zona 1,2 o 3 de precios de referencia que quiere utilizar de la base de costos seleccionada.

CATEGORIA DE INVERSION

Para ingresar la información de CATEGORIA DE INVERSION se selecciona el botón correspondiente. El botón AGREGAR permite ir ingresando una a una dichas categorías y, en el caso dado, en el campo Factores ingresar los factores de ajuste del presupuesto (transporte, administración, utilidad e impuestos). Cabe resaltar que solo bajo la presión del botón categorías se activa la posibilidad de cambiar de etapas(Preinversión, Inversión, Operación).

ACTIVIDAD

El botón AGREGAR permite ir ingresando una a una las diferentes actividades que pertenecen a cada categoría de inversión.

En el campo Cantidad, se ingresa la información correspondiente de cada actividad.

�Si una actividad cuenta con subactividades no se ingresa información en la columna Precio. La información de costos de dicha actividad irá apareciendo automáticamente como resultado de la suma de sus subactividades.

Si una actividad no cuenta con subactividades, en la columna Precio, se ingresa ya sea el costo en término de materiales, recurso humano y equipo de producir una unidad de ese tipo de actividad, o bien el costo directo de producir dicha unidad.

La columna Costo se va actualizando automáticamente como resultado de multiplicar los valores de la columna precio por la cantidad.

SUBACTIVIDAD

El nivel de subactividad es el único que puede hacer uso de las bases del banco de costos del sistema. Sin embargo, no es obligatorio.

• Para ingresar la información de subactividad sin hacer uso de una base de costos:

El botón AGREGAR ubica al usuario en el campo Código, que corresponde al código de la subactividad (dicho código debe tener 6 dígitos de longitud). Ingresado el código el sistema permite escoger el botón MANUAL para indicarle que no se va a trabajar con bases de costos. Luego el sistema salta al campo Unidad; una vez ingresada ésta, pasa al campo Descripción y luego al campo Cantidad. Después de ingresada la cantidad, pasa a la columna Precio donde se ingresa ya sea el costo en término de materiales, recurso humano y

2 Este cálculo realiza la suma de subactividades de cada actividad, la suma de actividades de cada categoría de inversión y la suma de categorías de inversión de cada proyecto. Para llevarlo a cabo se hace uso del botón CALCULAR que se encuentra en la parte inferior de la ventana cuando la información de cada uno de estos niveles se ha ingresado.


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equipo de producir una unidad de ese tipo de subactividad, o bien el costo directo de dicha producción.

La columna Costo se va actualizando automáticamente como resultado de multiplicar los valores de la columna precio por la cantidad.

• Para ingresar la información de subactividad haciendo uso de una base de costos:

Es indispensable iniciar este proceso seleccionando la base de costos en la zona PROYECTO en la parte superior de la ventana.

Una vez seleccionada la base se regresa a la zona SUBACTIVIDAD. El botón AGREGAR ubica al usuario en el campo Código, que corresponde al código de la subactividad (dicho código debe tener 6 dígitos de longitud). Ingresado el código el sistema permite escoger ya sea el botón INSUMOS o el botón PRECIOS UNITARIOS para indicarle que desea trabajar con una base de costos del sistema.

La selección de alguno de estos dos botones ubica el cursor en el campo Cod ref. para permitir al usuario, si este conoce bien los códigos de referencia, ingresarlo directamente. Si no lo conoce debe seleccionarlo haciendo uso del botón SELECCIONAR. El mensaje Falta asignarle el código al Insumo/Precio Unitario se despliega debido a que no se ingresó un código pero éste desaparece cuando se oprime nuevamente el botón SELECCIONAR a la vez que se abre la tabla donde se puede escoger el elemento deseado. Una vez escogido, los campos Unidad, Descripción y Cod ref. se actualizan automáticamente. A continuación debe ingresarse la información sobre Cantidad. En la columna Precio aparecen automáticamente los valores de material, recurso humano y/o equipo que en la base de costos corresponden a dicho INSUMO o PRECIO UNITARIO.

La columna Costo se actualiza automáticamente como resultado de multiplicar los valores de la columna precio por la cantidad cuando, con el botón GUARDAR, se salva la información recientemente ingresada.

CALCULAR: Cada vez que se desee actualizar la información acumulada de los diferentes niveles del presupuesto del proyecto el usuario se debe ubicar en la zona PROYECTO y hacer uso del botón CALCULAR, ubicado en la parte inferior de la ventana.

TRANSFERIR: Una vez concluida la labor de ingreso del presupuesto del proyecto se hace uso del botón TRANSFERIR (se activa cuando se selecciona la zona PROYECTO) ubicado en la parte inferior de la ventana para transferir dicho presupuesto a las bases que contendrán la información de programación y de seguimiento de las actividades y subactividades de dicho proyecto.

COPIA: Cuando un usuario quiere ingresar el presupuesto de un proyecto y éste tiene una estructura muy similar al de otro proyecto que ya está digitado, el botón COPIA de la ventana PRESUPUESTO le proporciona la facilidad de copiar la estructura de uno al otro, ahorrándose así la digitación del mismo. Para llevar a cabo esta copia de estructura de presupuesto el usuario se debe ubicar en la ventana PRESUPUESTO del proyecto que ofrece su estructura y seleccionar el botón COPIA en la parte inferior de la ventana. Se abre otra ventana donde se debe escoger el proyecto receptor de la estructura y aceptar la copia por medio del botón COPIAR y luego contestando afirmativamente a la pregunta que aparece en la ventana VERIFICA.


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�REPORTES de la ventana de PRESUPUESTO

Para utilizar el botón IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior de la ventana PRESUPUESTO, el usuario se debe ubicar en la zona PROYECTO y hacer uso del mismo, el cual permite la producción de 4 reportes: Cuantificación de Insumos, Presupuesto Formato Ejecutivo, Presupuesto Formato Resumen, Presupuesto en Detalle. Figura 31

Figura 31


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IV.1.7 Ventana de Ingresos Y Beneficios

Al hacer clik bien sea en Ingresos o en Beneficios el usuario puede manipular la información concerniente a esta haciendo uso de los botones ubicados en la parte inferior; ahora bien, si lo que quiere es desplazarse a través de proyectos el usuario puede hacerlo a través de los botones ubicados en la parte superior; de igual forma a través de hacer clik en los botones editar o agregar de la parte inferior se puede digitar el valor de salvamento del proyecto. Figura 32.

Figura 32


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IV.1.8 Ventana de Resumen de Evaluación

Al hacer clik en esta pantalla el usuario puede manipular la información concerniente a la resumen de Evaluación por medio del uso de los botones ubicados en la parte inferior; ahora bien, si lo que quiere es desplazarse a través de proyectos el usuario puede hacerlo a través de los botones ubicados en la parte superior. El botón agregar puede o no estar habilitado dependiendo si el proyecto tiene o no información relacionada con el resumen de evaluación Financiera. Figura 33.

Figura 33


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IV.1.9 Ventana de Programación Física Financiera

Se ingresa a la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA a partir del botón de mismo nombre para ingresar la información sobre la forma como se espera llevar a cabo la inversión, . Figura 34

Figura 34

Esta ventana es también de tipo múltiple y está conformada por tres zonas: proyecto, categoría de inversión y actividad. El nivel subactividad desaparece debido a que la programación y el seguimiento se realizan exclusivamente a nivel de actividad.

Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrás respecto de la zona seleccionada.

PROYECTO

En esta zona, se debe ingresar en el campo Fecha inicio prog. La fecha programada para iniciar la ejecución del proyecto y en el campo Periodicidad aquel con el cual se va a observar el proyecto durante su seguimiento.

En el campo Meta financiera aparece de manera automática el dato del costo directo total del proyecto, el cual coincide con el mismo dato en la ventana PRESUPUESTO.

�Los datos de la fecha programada para iniciar la ejecución y el período de observación para el seguimiento son de suma importancia dado que a partir de ellos se


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hacen posteriormente una serie de cálculos que ubican informaciones en períodos diferentes dependiendo de fechas que va solicitando el sistema. Adicionalmente, es indispensable ingresar los datos de programación antes de continuar con la siguiente función del sistema: la estructura financiera.


En esta zona aparecen desplegados los datos relativos al Código y la Descripción de las categorías de inversión y la Meta Financiera ingresados a partir de la ventana PRESUPUESTO.

El campo Peso % / Proy se despliega automáticamente y corresponde al peso monetario de la categoría en cuestión respecto del valor total del proyecto. Cabe resaltar que esta sección no es editable.

ACTIVIDAD

El seguimiento del proyecto se hace a nivel actividad. Por esta razón su información de programación se lleva igualmente solo a nivel de actividad.

En la zona actividad los campos Código, Descripción, Unidad Maestra y Peso % / Proy, se despliegan automáticamente.

Debajo de estos campos se encuentra el área denominada Metas Acumuladas por Período donde se ingresa la información de programación, período por período, de cada una de las actividades. Después de seleccionar la zona ACTIVIDAD se debe oprimir el botón EDITAR para que permita la inclusión de la información. El período INICIAL sirve para guardar información sobre el estado de la actividad en cuestión en el caso de que se esté programando un proyecto que ya se encuentre en ejecución y la actividad ya tiene algún avance. En el renglón de cada período aparece el valor acumulado de la meta en el período en cuestión. El renglón TOTAL muestra los valores a los cuales hay que llegar; adicionalmente por medio de hacer clik en el botón calcular se procesa la información a mostrar en la estructura financiera.

�REPORTE de la ventana de PROGRAMACION FISICO FINANCIERA

Para utilizar el botón IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior de la ventana PROGRAMACION FISICO FINANCIERA, el usuario se debe ubicar en la zona PROYECTO y hacer uso del mismo, permite imprimir el reporte de la Programación Físico Financiera del proyecto.


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IV.1.10 Ventana de Estructura Financiera

Concluido el proceso de manipulación de información de programación de la inversión nos preparamos a observar la información digitada en la Metodología General Ajustada relacionada con los Fuentes, las Tipos de Aporte y los montos de financiación del proyecto. Para este efecto se abre la ventana ESTRUCTURA FINACIERA desde el botón ESTRUCT. FINANCIERA. Figura 35

Figura 35

Esta ventana contiene la información financiera del proyecto agrupada ya sea por PERIODOS o por VIGENCIAS PRESUPUESTALES. En la parte inferior izquierda de la ventana aparecen dos botones, Períodos y Vigencias que permiten al usuario ubicarse en una o en otra.

Períodos

Al hacer uso del botón PERIODOS el sistema se ubica en una zona de la ventana que contiene campos con la siguiente información:

• Entidades, fuentes y montos de financiación originalmente solicitados (información ubicada en el costado izquierdo de la ventana, bajo las columnas Monto Original Solicitado y Meta Financiera)

• Montos financieros programados y ejecutados por período (información ubicada en el renglón P “Programado” y en el renglón E “Ejecutado” que aparecen al lado del título de la columna Monto Original Solicitado). Esta información no se ingresa en esta ventana. Ella


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proviene de la que se captura en las ventanas PROGRAMACION FISICA FINANCIERA y EJECUCION FISICA FINANCIERA, desplegándose aquí automáticamente. Los períodos que aparecen en esta ventana corresponden con la periodicidad ingresada en la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA. El campo Total en el renglón P despliega el dato del valor total del proyecto, proveniente de la información de programación ingresada en la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA.

• Recursos financieros Programados e Ingresados, por período, para cada entidad y fuente de financiación (información ubicada en el conjunto de renglones P (Programado) e I (Ingresado) del costado derecho de la ventana). La programación de los recursos (renglón P) se captura a través de esta ventana. El ingreso de recursos (renglón I) solo despliega información que se captura, en la ventana INGRESOS, durante la etapa de seguimiento a la inversión.

Vigencias

Al hacer uso del botón VIGENCIAS el sistema se ubica en una zona de la ventana que contiene la información sobre los montos de financiación, por entidad y fuente de financiación y por vigencias presupuestales, para las que el proyecto requiere recursos (ficha EBI, capítulo 11).

Los botones de desplazamiento, ubicados debajo de los botones Períodos y Vigencias, permiten moverse entre las columnas de períodos o de vigencias.

Los botones de desplazamiento (PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE Y ULTIMO), ubicados en la parte inferior de la ventana, permiten moverse entre filas que representan entidades y fuentes de financiación.

NOTA: el único registro (fila) que se puede editar y trabajar en un determinado momento es aquel que se encuentra en cabeza de lista, justo debajo del título de columna Meta Financiera y cuyo color es mas fuerte.

Para cambiar de un proyecto a otro se utiliza el campo PROYECTO donde la flecha que hace parte del mismo permite abrir una tabla con todos los número de proyectos y seleccionar un proyecto diferente.

INGRESO DE INFORMACION

La información a ingresar en primera instancia proviene del capítulo 11 de la ficha EBI.

Fuente, Tipo de Aporte, Cifras en Miles de Pesos del Año, Semestre y Monto Original Solicitado

Se inicia el proceso de captura ingresando la información contenida en el capítulo 11 de la ficha EBI en los campos de Fuente y Tipo de Aporte. Al hacer uso del botón AGREGAR para tal efecto, el sistema se ubica automáticamente en el campo Etapa y luego Fuente mostrando el registro inicial de dicha tabla (Sin Asignación). Con la ayuda del ratón se abre la tabla de Fuentes y el usuario puede escoger la Fuente requerida. Una vez escogido, haciendo uso de la tecla de tabulación se desplaza al campo Tipo de Aporte y procede de la misma manera. Seleccionada la Tipo de Aporte, con el tabulador se desplaza al campo Cifras Año, donde se digita el año (4 cifras) en que las cifras se formularon, luego salta al campo Semestre, para digitar el semestre (1 o 2) en que las cifras se formularon, por último, se ingresa el Monto Original Solicitado para dicha entidad y fuente, en la ficha EBI.

Por medio del botón GUARDAR se acepta la información recién ingresada y ésta pasa a formar parte del cuadro.

Se repite esta acción para cada entidad/fuente/Cifras Año/Semestre/Monto Original Solicitado de financiación.


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�Al ingresar los valores de otros Fuente/Tipo aporte/Cifras Año/Semestre/Monto Original Solicitado el sistema utiliza el campo superior de la columna Monto Original Solicitado para permitir al usuario ingresar el nuevo monto, dando la impresión de que borra el monto previamente capturado allí. Sin embargo es solamente un mecanismo del sistema para recibir el dato. Una vez validada la información a partir del botón GUARDAR, la totalidad de cifras aparece en la columna.

Períodos

Concluido el ingreso de las diferentes entidades y fuentes de financiación así como las Cifras Año,Semestre y montos orignales solicitados para financiar el proyecto se procede a capturar la información de Programación de Ingresos al proyecto. Dicha información aparece en la primera ficha de seguimiento que corresponde a la programación. Para ingresarla al sistema se inicia activando la zona derecha de la ventana a partir del botón EDITAR. Una vez activada se utiliza el renglón P (Programado), de cada entidad financiadora, para incluir los ingresos programados de la entidad en cada período.

El renglón Totales presenta, para los recursos Programados y los Ingresados, la suma, en cada período, de los montos financiados por las diferentes entidades. El renglón Acumulados presenta, para las mismas variables, el acumulado hasta el período en cuestión.

Vigencias

A partir de la información consignada en el capítulo 11 de la ficha EBI, se ingresan los datos correspondientes para las diferentes entidades y fuentes de financiación, en las diferentes vigencias. El número de vigencias disponibles se determinan por los campos de Inicio (año en cuatro dígitos) y Final (año en cuatro dígitos) de las Vigencias de Ejecución ubicados en la venta de CLASIFICACION.

El renglón Totales presenta, para cada vigencia presupuestal, el total financiado por las diferentes entidades. El renglón Acumulados presenta, para las mismas variables, el acumulado hasta la vigencia presupuestal en cuestión.

Concluido el ingreso de información relativa a la estructura financiera se hace uso del botón TOTALES, ubicado en la parte inferior de la ventana, para que el sistema calcule los totales por niveles administrativos diferentes. Estos totales son requeridos durante la etapa de programación de la inversión.

�Es importante verificar que la columna de totales de la zona PERIODO coincida con la de totales de la zona VIGENCIAS, para cada fuente de financiación.

�REPORTE de la ventana de ESTRUCTURA FINANCIERA

La ventana ESTRUCTURA FINANCIERA permite, a partir del botón IMP ESTR que se encuentra en la parte inferior de la ventana, imprimir el reporte de Estructura Financiera – Proyecto y por medio del botón IMP VIG que se encuentra en la parte inferior de la ventana, imprimir el reporte de Financiación de la Inversión.

IV.1.11 Ventana de Presupuesto de Operación

Esta ventana permite el ingreso de la información correspondiente al capítulo 12 de la Ficha EBI, Ingresos y Costos Anuales de Operación de un Año Típico del Proyecto. Por medio del


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botón AGREGAR, se ingresa para cada proyecto tres (3) posibles conceptos de ingresos por operación y cuatro (4) posibles Entidades y Fuentes de Financiación que asumiran los costos de operación del proyecto una vez termine su ejecución, todos con sus respectivos valores, por lo tanto, se generan totales para Ingresos y Costos en forma automática. Figura 36

Figura 36

�Las Entidades y Fuentes de Financiación se toman del catálogo con el mismo nombre. Si al escoger los costos no existe la Entidad y/o Fuente de financiación, debe dirigirse al catálogo para adicionarlos y luego volver de nuevo a la ventana de PRESUPUESTO DE OPERACIÓN. Este proceso debe realizarse cada vez que exista la situación anterior mencionada.


IV.1.12 Ventana de Indicadores de Productos

En esta ventana se ingresa la información relativa a los productos que resultarán de la inversión. Dicha información se encuentra en el capítulo 6.1 de la ficha EBI.

En la ventana PRODUCTOS los botones de desplazamiento en la parte superior permiten moverse entre proyectos. Los botones de desplazamiento en la parte inferior permiten moverse entre productos. Figura 37


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Figura 37

En este punto del proceso, por medio del botón AGREGAR, se ingresa para cada proyecto y en forma automática uno a uno los productos con base en el catálogo del mismo nombre, mostrando el código, definición o nombre y la unidad del producto.

Para cada uno de los productos se debe seleccionar el Período en el cual se espera observar el comportamiento del producto, la Fecha y valor de la Meta Programada. El sistema calcula automáticamente el Grado de Cumplimiento del producto.

Cada vez que se valida la información ingresada, por medio del botón GUARDAR, se actualiza la gráfica del costado derecho de la ventana en la cual aparece de manera gráfica la situación del producto para cada período, el valor programado.

NOTA: mas tarde, en la etapa de seguimiento se procederá a ingresar la información de período y meta ejecutada, información reportada en las fichas de seguimiento.

Los botones de la parte superior de la ventana sirven para moverse entre proyectos. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse entre productos de un mismo proyecto.

�REPORTE de la ventana de PRODUCTOS

La ventana PRODUCTOS permite, a partir del botón IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, la producción del reporte Ficha de evaluación de productos.


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La ventana de PRODUCTOS también permite, a partir del botón PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la producción, según se explica a continuación, de una serie de reportes de Productos, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que allí se presentan.


Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciación (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciación (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Específico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, División Departamental, Municipio y División Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas.

En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacías, el reporte incluye todos los proyectos radicados con sus productos que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos radicados con sus productos entre la fecha inicial y final definidas.


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IV.1.13 Ventana de Otros Indicadores

La ventana INDICADORES es de tipo múltiple al permitir manejar dos grupos de información: PROYECTO e INDICADORES DE RESULTADO. A partir de estas zonas es posible ingresar al sistema tanto la información sobre indicadores de evaluación como de indicadores de resultado. Figura 38

Figura 38

Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrás respecto de la zona seleccionada: proyectos o indicadores.

Se inicia el ingreso de esta información seleccionando la zona PROYECTO en la parte superior de la ventana. Al seleccionarse el nombre de la zona cambia de color azul a rojo activándola y permitiendo el ingreso de los indicadores de evaluación que se toman del capítulo 9.2 de la ficha EBI.


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Se continúa, activando la parte inferior de la ventana a partir de la selección del botón INDICADORES y añadiendo los indicadores (impacto, gestión, eficiencia, generación de empleo y ciencia y tecnología), por medio del botón AGREGAR y seleccionado el tipo de indicador, se ingresa para cada proyecto y en forma automática los indicadores con base en el catálogo del mismo nombre, mostrando el código, definición o nombre y la unidad de medida del Indicador. Es exigible por lo menos un indicador de impacto y gestión, para el caso de eficiencia, generación de empleo y ciencia y tecnología se requiere por lo menos uno de cada uno, siempre y cuando el proyecto solicite recursos a la Nación.

Para cada uno de los indicadores se debe seleccionar el Período en el cual se espera observar el comportamiento del indicador, la Fecha y el V.I.P. (valor indicador programado). El sistema calcula automáticamente el G.C.I. (grado de cumplimiento del indicador).

Cada vez que se valida la información ingresada, por medio del botón GUARDAR, se actualiza la gráfica del costado derecho de la ventana en la cual aparece de manera gráfica, para cada período, el valor programado de los indicadores.

NOTA: mas tarde, en la etapa de seguimiento se procederá a ingresar la información de período, fecha y V.I.M (valor indicador medido).

El botón IND. EVAL. que se encuentra ubicado en la parte inferior de la ventana, permite abrir una ventana nueva para visualizar los Indicadores de Evaluación del proyecto, en el caso de haber escogido en la ventana CLASIFICACION un proyecto tipo, la zona Indicadores compara el proyecto sobre el que se está trabajando con dicho proyecto tipo, en términos de los Costos por Unidad de Producto, Costo por Beneficiario y Costo por Unidad de Tiempo, comparados con los rangos de referencia mostrando que tan cercanos o alejados están el uno del otro.

Indicadores de Evaluación, a través accionar este botón el usuario podrá observar los indicadores de evaluación dentro de un proceso comparación con relación al proyecto tipo. Figura 39


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Figura 39

�REPORTE de la ventana INDICADORES

La ventana INDICADORES permite, a partir del botón IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, la producción del reporte Ficha de evaluación de objetivos.


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IV.1.14 Ventana de Estado Licencias y Estudios

En esta ventana se ingresa la información de Estado Actual del Proyecto (ficha EBI, capítulo 13), Estudios que Respaldan el Proyecto (ficha EBI, capítulo 14), Licencia Ambiental (ficha EBI, capítulo 10) y Diligenciamiento de la ficha EBI (ficha EBI, capítulo 15). Por medio de los botones de EDITAR y GUARDAR ubicados en la parte inferior de la ventana, se permite ingresar y/o modificar y salvar la información para cada proyecto. Figura 40

Figura 40

Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ÚLTIMO permiten moverse entre proyectos.

IV.2 Componente Concepto de Viabilidad La instancia encargada de emitir el concepto de viabilidad de un proyecto hace uso de las funciones de RESPONSABLE del concepto de viabilidad y de REGISTRO, definidas para ello en el sistema y que se explican a continuación


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IV.2.1 Ventana de Responsable

Una vez estudiado el proyecto por la instancia competente y obtenido un concepto sobre su viabilidad, esta ventana permite consignar dicha información que se encuentra en el capítulo 17 de la ficha EBI.

Existen tres niveles de viabilidad (municipal, departamental y nacional) para permitir conceptos provenientes de diversos niveles administrativos, cuando éstos aportan recursos a un mismo proyecto. En esta pantalla también observamos cada uno de los responsables de los análisis. Figura 41

Figura 41

Cabe resaltar aquí que la fecha no puede ser inferior a la fecha de radicación tanto para la fecha de ingreso a la etapa como para la fecha del concepto sectorial favorable.


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IV.2.1.1 Ventana de Respecto al Proyecto

EL botón ubicado en la parte inferior derecha, con el nombre Respecto al proyecto, nos conduce a la viabilidad respecto a la identificación, preparación y Evaluación a proyectos Figura 42.

Figura 42

Recuerde que para poder emitir viabilidad con relación al proyecto, este debe tener concepto sectorial favorable positivo, de lo contrario este no se podrá emitir de igual forma la fecha no puede ser inferior a la fecha de ingreso a la etapa de viabilidad.


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IV.2.1.2 Ventana de Indicadores

EL botón ubicado en la parte inferior, con el nombre Indicadores, nos conduce a una pantalla que permite consultar la información consolida por etapas de la estructura financiera por insumos, estructura del presupuesto por categorías, fuentes de financiación del proyecto Figura 43.

Figura 43

En la zona Estructura del Presupuesto por Insumos despliega información del presupuesto del proyecto relativa a su discriminación por monto materiales, monto recurso humano, monto de equipo y/o costos indirectos, cuando:

• a nivel de las actividades se ingresó dicha discriminación

• a nivel de subactividades, sin hacer uso de una base de costos, se ingresó dicha discriminación

• a nivel de subactividades se utilizaron insumos o precios unitarios de una base de costos

En la zona Estructura del Presupuesto por Categoría de Inversión despliega información del presupuesto del proyecto acumulada a nivel de sus diferentes categorías de inversión por etapas.


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En la zona Fuentes de Financiamiento despliega información sobre las entidaes, fuentes y montos de financiación, proveniente de los datos de programación de los recursos de las diversas fuentes de financiación consignados en la ventana ESTRUCTURA FINANCIERA por etapas.

EL botón de PRIORIZAR, que se encuentra en el conjunto de botones, permite acceder a la ventana PRIORIZACION DEL PROYECTO, a fin de establecer el puntaje total con base en los criterios de priorización definidos mediante la ponderación de cada uno de ellos en alto 70-99; medio 40-69; bajo 0-39. Figura 44

Figura 44

EL botón de Control nos conduce a la pantalla que como su nombre lo indica es el control posterior que puede realizar la oficina de planeación respecto al proyecto Figura 45


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IV.2.1.3 Ventana de Control

EL botón ubicado en la parte inferior, con el nombre Control, nos conduce al formato que manipula la información relacionada con el Control posterior que debe realizar las secretarias de planeacion/Banco o quien haga sus veces Figura 45.

Figura 45

Cabe resaltar que el nombre del funcionario responsable no puede ir en blanco si tiene o no previo concepto, igualmente, se debe digitar las observaciones que motivaron o no el previo concepto. Esta pantalla también se maneja con diferentes niveles en la medida que el proyecto lo amerite.

REPORTE de la ventana de RESPONSABLE

La ventana VIABILIDAD permite, a partir del botón INF. VIAB. Que se encuentra en la parte inferior, imprimir el Informe de Viabilidad del proyecto.


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IV.3 Registro

El banco de proyectos, una vez un proyecto ha sido conceptuado como viable, procede a darle registro por medio del sistema resultando dicho registro en la asignación de su código BPI. Figura 46.

Figura 46

Al ingresar a la ventana REGISTRO y por medio del boton EDITAR ubicado en la parte inferior de la ventana, se introduce la fecha de ingreso a esta etapa. La introducción de la fecha genera automáticamente la conversión del código de radicación en código de registro del proyecto: Código BPI (Ej. 2006-068000-0010), el cual está compuesto por el Año de Vigencia (según ejemplo 2000) del proyecto, el código del Tipo de Instalación (según ejemplo 0-tipo instalación banco), el código Dane del Departamento y Municipio donde se ecuentra instalado el Ssepi (según ejemplo 05001- Medellin, Antioquia) y el Número Consecutivo del proyecto para la misma vigencia. Luego del ingreso de la fecha y la generación del código BPI, se deben digitar los campos de Nombre, Correo Electrónico, Teléfono, Fax y Observaciones del responsable del registro. Finalizado, el ingreso de la anterior información se almacena haciendo uso del botón de GUARDAR ubicado en la parte inferior de la ventana.


�REPORTES de la ventana de REGISTRO


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La ventana VIABILIDAD permite, a partir del botón FICHA EBI que se encuentra en la parte inferior, imprimir el Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión, EBI del proyecto.

La ventana REGISTRO también permite, a partir del botón PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la producción de una serie de reportes de proyectos registrados o de proyectos no viables, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que allí se presentan. A continuación se explica la manera de selección de campos de control del reporte.

En el campo Opciones se escoge en primer lugar si se quiere el reporte de proyectos registrados o el reporte de proyectos no viables.

Al escoger la opción proyectos registrados, en la sección de Variables se definen las variables que van a intervenir en el reporte, en la sección de Campos se selecciona un valor específico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Básicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora.


En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacías, el reporte incluye todos los proyectos registrados que se encuentren en la base de datos. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos registrados entre la fecha inicial y final definidas.

Al escoger la opción de proyectos no viables, el sistema salta inmediatamente a la zona Fechas para el reporte, si las fechas se dejan vacías, el reporte incluye todos los proyectos en la base con concepto negativo de viabilidad. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos conceptuados como no viables entre la fecha inicial y final definidas.

NOTA Con el registro de proyectos se concluye una etapa importante del proceso que es contar con un conjunto de proyectos de inversión considerados como viables que, en la siguiente etapa, concursarán por los recursos de inversión pública disponibles. Esta etapa es la de PROGRAMACION DE LA INVERSION, y se apoya por una serie de facilidades del SSEPI que se explican en el siguiente punto de este manual.

IV.4 Componente de Programación de la Inversión Las funciones que provee el Ssepi para apoyar el proceso de programación de la inversión, en la entidad territorial, tiene que ver con:

• la DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION

• la elaboración de los ANTEPROYECTOS DE INVERSION de las dependencias que forman parte del presupuesto en la entidad territorial

• la elaboración del PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSION - POAI

IV.4.1 Ventana de Distribución de la Cuota de Inversión


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Por medio del botón DISTRIBUCION CUOTA se accede a la ventana DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION donde el sistema permite ingresar las cuotas de inversión acordadas para la vigencia presupuestal que se está programando. Dichas cuotas representan la distribución sectorial de los recursos de inversión disponibles, entre las dependencias de la administración que forman parte del presupuesto de la entidad territorial. Figura 47

Figura 47

Se inicia el ingreso de información seleccionando, en el campo Vigencia, la vigencia presupuestal que se quiere programar. Se puede seleccionar como vigencia a programar únicamente entre dos posibilidades:

• aquella correspondiente al año calendario en el que se está

• aquella correspondiente al año siguiente al año calendario en el que se está.

Si se selecciona una vigencia donde nunca se ha ingresado información, el único botón que quedas habilitado es el de AGREGAR, permitiendo agregar entidades que forman parte del presupuesto de la entidad territorial, sean estas del nivel central o del nivel descentralizado y definirles su información. Dicha información puede corresponder a:

• si se trata de una instalación del Ssepi en un departamento:

� en el recuadro superior aparecerá el título Cuota Asignada si se trata de una entidad del nivel central departamental o el título Transferencia deI Presupuesto si se trata de una entidad del nivel descentralizado departamental. En el campo Monto Original se deberá


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ingresar el monto que le correspondió, a la entidad en cuestión, por cuota o por transferencia.

� en el recuadro inferior, para una instalación departamental no permite ingresar información dado que ésta compete exclusivamente a los municipios.

• si se trata de una instalación del SSEPI en un municipio:

� en el recuadro superior aparecerá el título Cuota Asignada si se trata de una entidad del nivel central municipal o el título Transferencia del Presupuesto si se trata de una entidad del nivel descentralizado municipal. En el campo Monto Original se deberá ingresar el monto que le correspondió, a la entidad en cuestión, por cuota o por transferencia.

� en el recuadro inferior se deberá ingresar, cuando sea el caso, para las entidades del nivel central y/o las del nivel descentralizado, lo que les haya correspondido por Transferencia de los Ingresos Corrientes de la Nación.

Si se selecciona una vigencia donde ya se ha ingresado información, el usuario puede tanto agregar nuevas entidades y su respectiva información como modificar la información de aquellas ya ingresadas.

�REPORTES de la ventana DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION

La ventana DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION permite, a partir del botón IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior, imprimir los siguientes reportes: Cuota Sectorial de Inversión - Departamento, Cuota Sectorial de Inversión - Municipio y Listado de Proyectos Viables.


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IV.4.2 Ventana de Anteproyectos de Inversión

El botón ANTEPROYECTOS permite abrir la ventana ANTEPROYECTO DE INVERSION y elaborar los anteproyectos de inversión de las diferentes entidades o dependencias que forman parte del presupuesto de la entidad territorial. Figura 48

Figura 48

Los anteproyectos se elaboran a partir de la cuota de inversión3 que le fue comunicada a la entidad o dependencia y del listado de proyectos viables registrados en el banco de proyectos que le fue remitido. Con estos dos insumos, pueden decidir qué proyectos viables va a financiar hasta agotar la cuota que le fue asignada.

El Ssepi facilita esta tarea mostrándole al usuario encargado de construir el anteproyecto una serie de informaciones que le proveen elementos de análisis y de decisión sobre los proyectos a dejar definitivamente incluidos en el anteproyecto.

Esta ventana está compuesta por dos zonas: ENTIDAD y PROYECTO

ENTIDAD

3 Solamente aquellas entidades o dependencias a las que se les definió información en la ventana DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION se tienen en cuenta para la elaboración de los anteproyectos.


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Se inicia este proceso escogiendo, en la zona ENTIDAD, la Vigencia para la que se desea elaborar el anteproyecto. Una vez escogida, se debe seleccionar la Entidad o dependencia para la que se va a realizar el anteproyecto. Al seleccionarla, se despliegan automáticamente, en el espacio inmediatamente inferior, una serie de cifras de interés para el usuario y que fueron ingresadas al sistema por medio de la ventana DISTRIBUCION DE LA CUOTA DE INVERSION. Dichos datos pueden ser:

• si se trata de una instalación del Ssepi en un departamento:

� si la entidad en cuestión es del nivel central departamental, en el primer renglón se despliega el Monto Original de la Cuota Asignada. El renglón de Monto Comprometido va variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto.

� si la entidad en cuestión es un establecimiento público departamental, en el primer renglón se despliega el Monto Original de la Transferencia del Presupuesto. El renglón de Monto Comprometido va variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto.

� en el campo Transferencia de los Ingresos Corrientes de la Nación no aparece información (solo para municipios)

• si se trata de una instalación del SSEPI en un municipio:

� si la entidad en cuestión es del nivel central municipal, en el primer renglón se despliega el Monto Original de la Cuota Asignada. El renglón de Monto Comprometido va variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto.

� si la entidad en cuestión es un establecimiento público municipal, en el primer renglón se despliega el Monto Original de la Transferencia del Presupuesto. El renglón de Monto Comprometido va variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto.

� En el tercer renglón se despliega el Monto Original de las Transferencia de los Ingresos Corrientes de la Nación. El cuarto renglón, Monto Comprometido, va variando a medida que se van incluyendo o excluyendo proyectos en el anteproyecto.

PROYECTO

En la zona PROYECTO se procede a seleccionar aquellos proyectos que la entidad o dependencia consideran que deben ser financiados y por lo tanto deben quedar incluidos en su anteproyecto. Para incluir o excluir un proyecto del anteproyecto se hace uso de la casilla Incluir en el Anteproyecto de Inversión, ubicada en el extremo inferior derecho de la ventana.

Para pasar de un proyecto a otro se utilizan los botones de desplazamiento (PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO) o el botón BUSCAR. Al ubicarse en un determinado proyecto el sistema despliega, en la ventana, su estructura financiera ordenada de acuerdo al nivel administrativo que financia el proyecto (por el lado de las columnas) y de acuerdo al tipo de recurso (por el lado de las filas). El mayor nivel de detalle que se obtenga en esta ventana, respecto de las fuentes de financiación del proyecto, depende de la discriminación que se haya introducido en la ventana ESTRUCTURA FINANCIERA.

La inclusión o exclusión de proyectos en el anteproyecto hacen variar los diferentes campos de Monto Comprometido en la parte superior de la ventana.

�REPORTES de la ventana ANTEPROYECTO DE INVERSION


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La ventana ANTEPROYECTO DE INVERSION permite, a partir del botón IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, imprimir los anteproyectos de inversión de las entidades del sector central o descentralizadas, ya sea del departamento o del municipio.

En el campo Opciones se escoge el tipo de reporte, esto son: entidades del sector central departamental, entidades descentralizadas del departamento, entidades del sector central municipal, entidades descentralizadas del municipio o plan de inversiones de forsoza asignación.

Al escoger las primeras cuatro opciones de anteproyectos de inversión, en la sección de Variables se definen las variables que van a intervenir en el reporte, en la sección de Campos se selecciona un valor específico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Básicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora.


En los diferentes casos se debe seleccionar la vigencia (ubicada en la parte inferior de la ventana) para la que se desea limitar el contenido del reporte.

Al escoger la opción de Plan de Inversiones de Forsoza Asignación no se permite seleccionar las variables, ni campos de la ventana, dejando el reporte fijo por entidad y sector , y al igual que en la opciones anteriores se debe seleccionar la vigencia (ubicada en la parte inferior de la ventana) para la que se desea limitar el contenido del reporte.

IV.4.3 Ventana del Plan Operativo Anual de Inversión - P.O.A.I.

El botón PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSION - POAI abre una ventana que ofrece al usuario la posibilidad de escoger las siguientes opciones: Plan Operativo Anual de Inversiones – P.O.A.I. Consolidado, Simulación Plan Operativo Anual de Inversiones – P.O.A.I., Plan de Inversiones de Forzosa Asignación – P.I.F.A. y Simulación Plan de Inversiones de Forzosa Asignación – P.I.F.A.

Para las opciones Plan Operativo Anual de Inversiones – P.O.A.I. Consolidado y Simulación Plan Operativo Anual de Inversiones – P.O.A.I., en la sección de Variables se definen las variables que van a intervenir en el reporte, en la sección de Campos se selecciona un valor específico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Básicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora.

Las varibles son: Entidad (la que presenta el proyecto al Banco), Entidad Cofinanciadora, Programa del Plan de Desarrollo, Subprograma del Plan de Desarrollo, Programa de Cofinanciación (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Subprograma de Cofinanciación (se activa cuando se escoge Entidad Cofinanciadora), Tipo Específico de Gasto (Programa Presupuestal), Sector (Subprograma Presupuestal), Departamento, División Departamental, Municipio y División Municipal. De igual manera, existe un campo para cada una de las variables mencionadas. Figura 49


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Figura 49

En los diferentes casos se debe seleccionar la vigencia (ubicada en la parte inferior de la ventana) para la que se desea limitar el contenido del reporte.

Si lo que se quiere es realizar una simulación del Poai, adicionalmente, se debe escoger a precios constantes de que año, donde los posibles años que se muestran son: en primer lugar el de vigencia actual más los cuatro años siguientes al primero, y de acuero al año seleccionado, salta a la columna Tasa Estimada permitiendo ingresar los valores porcentuales de IPC (Indice de Precios al Consumidor) proyectados para cada Vigencia futura hasta llegar al año escogido. Ingresados todos los valores porcentuales el cursor se ubica en el botón Ejecutar Simulación POAI, permitiendo así efectuar la proyección en forma automática de los requerimientos de recursos para las vigencias diferentes a las que se está programando. Por último con el botón ACEPTAR ubicado en la parte inferior derecha de la ventana, se permite visualizar o imprimir el reporte.

Para las opciones Plan de Inversiones de Forzosa Asignación – P.I.F.A. y Simulación Plan de Inversiones de Forzosa Asignación – P.I.F.A., al igual que en anteproyectos de inversión, no se permite seleccionar las variables, ni campos de la ventana, dejando el reporte fijo por entidad y sector, teniendo que seleccionar la vigencia (ubicada en la parte inferior de la ventana) para la que se desea limitar el contenido del reporte. De igual manera, si lo que se quiere es simular se deben efectuar los pasos descritos en el párrafo anterior.

NOTA: Para que las simulaciones tengan éxito, es importante mantener actualizado el catálogo de Indices de Precios al Consumidor, Ipc.


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IV.5 Componente de Seguimiento a la Ejecución Como resultado del proceso de programación de la inversión y la liquidación del presupuesto, una serie de proyectos de inversión resultan con recursos aprobados para su ejecución. A dicha ejecución hay que realizarle el seguimiento con el objeto de garantizar que ésta se adelante de manera adecuada y en el caso contrario adoptar los correctivos del caso.

Las funciones del Ssepi que apoyan esta etapa están reunidas en el bloque denominado EJECUCION que está compuesto por las funciones de APROBACION, REPROGRAMACION DE LA INVERSION, CONVENIOS, CONTRATOS, SEGUIMIENTO A LOS RECURSOS FINANCIEROS, SEGUIMIENTO FÍSICO FINANCIERO, SEGUIMIENTO A LOS PRODUCTOS y PLAN ANUAL DE CAJA -PAC.

IV.5.1 Ventana de Aprobación

Haciendo uso del botón EDITAR se activan los campos de esta ventana para ingresar su información, y con el campo GUARDAR se salvan. Figura 50

Figura 50

Los primeros tres campos son Fecha de Aprobación, No. de Acto Administrativo y Aprobado por. Para el caso de proyectos cofinanciados estos campos se diligencian con la fecha y número de acta por medio de la cual la Entidad Cofinanciadora aprobó los recursos para el proyecto. En el caso de proyectos que no son cofinanciados se ingresa la fecha y acta de liquidación del presupuesto de la entidad territorial.


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El campo Programa BPIN permite el ingreso del código que identifica el programa BPIN a cuyo cumplimiento contribuye el proyecto. Este campo es manejado exclusivamente por instalaciones tipo Entidades Cofinanciadoras y Banco de Programas y Proyectos de Inversional Nacional, Bpin.

En esta ventana, no se ingresa información en las zonas Estructura Financiera Aprobada e Indicadores. La zona Estructura Financiera Aprobada muestra información proveniente de la programación de los recursos de las diversas fuentes de financiación, consignada en la ventana ESTRUCTURA FINANCIERA que indica la participación de los diferentes niveles administrativos en la financiación del proyecto. Si los recursos aprobados difieren de los programados se debe corregir la programación desde la ventana ESTRUCTURA FINANCIERA.

�REPORTE de la ventana de APROBACION

La ventana APROBACION permite, a partir del botón IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, la producción del reporte de Proyectos Territoriales que Contribuyen al Cumplimiento de Programas Nacionales.

La ventana APROBACION también permite, a partir del botón PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la producción, según se explica a continuación, de una serie de reportes de Proyectos Aprobados, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que allí se presentan.



En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacías, el reporte incluye todos los proyectos aprobados que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos aprobados entre la fecha inicial y final definidas.


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IV.5.2 Ventana de Reprogramación

El botón de REPROGRAMACION permite abrir la ventana de REPROGRAMACION FISICA FINANCIERA para efectos de modificar la información relacionada con la programación de un proyecto al que le aprobaron un monto diferente al solicitado, razón por la cual requiere que sus actividades sean reprogramadas de acuerdo con los recursos aprobados. Figura 51

Figura 51

Para realizar las modificaciones se activa la zona de ACTIVIDAD, la cual pasa de color azul a rojo. Haciendo uso del botón EDITAR se activan los campos de Cantidad, Costo Calculado permitiendo el ingreso de sus nuevos valores. El botón GUARDAR salva estos valores.

Antes de modificar la información de programación de las metas físicasy financieras período por período se debe recalcular el peso de la actividad en cuestión respecto del total del proyecto. Para esto se selecciona la zona de PROYECTO y se ejecuta el recalculo a partir del botón CALCULAR ubicado en la parte inferior de la ventana. Este calculo actualiza igualmente las metas financieras asociadas al proyecto, categoría de inversión y actividad.

Luego de realizar el calculo se puede proceder a cambiar la información de programación físico financiera período por período de las actividades que hayan sufrido modificaciones.

Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrás respecto de la zona seleccionada: proyecto, categoría de inversión y actividada. Además, la operatividad de esta ventana es exactamente igual a la presentada en la ventana de programación físico-financiera, del componente de IDENTIFICACION.


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�Cuando se encuentra activa la ventana REPROGRAMACION FISICA FINANCIERA, en el submenú Utilitarios del menú principal se activa la opción Ajuste Presupuesto, al seleccionarlo se despliega la ventana REPROGRAMACION DEL PRESUPUESTO que permite modificar el presupuesto del proyecto. Esta ventana consta de cuatro (4) zonas: Proyecto, Categoría de Inversión, Actividad y Subactividad. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrás respecto de la zona seleccionada, los botones EDITAR y GUARDAR permiten modificar y salvar la información respectivamente. El botón CALCULAR se activa si la zona de proyecto está activa, permitiendo efectuar los calculos de las metas físicas y financieras. Con el botón CERRAR regresamos a la ventana de REPROGRAMACION FISICO FINANCIERA.

NOTA: Tenga en cuenta que en las ventanas de reprogramación anteriormente mencionadas se puede modificar completamente el presupuesto del proyecto, así como la programación de esta, por lo tanto, la información de presupuesto y programación de actividades que se considerará será la que haya ingresado a través de ellas.

�REPORTE de la ventana de REPROGRAMACION FISICO FINANCIERA

Para uitlizar el botón IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior de la ventana REPROGRAMACION FISICO FINANCIERA, el usuario se debe ubicar en la zona PROYECTO y hacer uso del mismo, permite imprimir el reporte de la Reprogramación Físico Financiera del proyecto.


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IV.5.3 Ventana de Convenios

La ventana CONVENIOS está conformada por cuatro zonas: Datos del Convenio, Giros, Banco e Interventor. Figura 52

Figura 52

En la zona DATOS DEL CONVENIO, en el campo Entre se debe ingresar las partes entre quienes se firma el convenio. Luego se ingresa el Número del convenio, la fecha en la que se inicia su ejecución (Fecha inicial) y la fecha en la que concluye su ejecución (Fecha final). Si se presenta el caso de ampliar el plazo del convenio se captura este dato en el campo Ampliación Plazo lo que automáticamente modifica el campo Nueva Fecha de Finalización. Se deben ingresar igualmente los montos del convenio (Monto Original, Monto Adicional, Monto Actual), el Responsable, su Dirección, su Teléfono, su Fax y su Correo Electrónico.

En la zona GIROS PACTADOS EN EL CONVENIO se ingresa tanto el Valor como la Fecha de hasta 5 giros realizados al proyecto por cuenta del convenio en cuestión.

En la zona BANCO se capturan los datos relacionados con la cuenta que se abre para manejar los recursos del convenio: Nombre, Cuenta No. y Dirección y Ciudad.

En la zona RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO (INTERVENTOR) se digita el Nombre, Entidad a la que dicha persona pertenece, el Cargo, el Teléfono, el Fax y el Correo Electrónico de la persona responsable de realizar la interventoría del convenio.

�REPORTES de la ventana de CONVENIOS


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La ventana CONVENIOS permite, a partir del botón PORTAFOLIO, que se encuentra en su parte inferior, la producción de una serie de reportes de Proyectos con Convenios en estado de legalización de convenio o de contratación, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que allí se presentan.



En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacías, el reporte incluye todos los proyectos con convenios que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos con convenios entre la fecha inicial y final definidas.


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IV.5.4 Ventana de Contratos

La ventana CONTRATOS la conforman dos zonas: PROYECTO y CONTRATOS. Figura 53

Figura 53

En la zona PROYECTO se ingresan las fechas de inicio y finalización del proceso de contratación que permitirán realizar el proyecto.

En la zona CONTRATOS se captura, para cada contrato, sus datos generales, el período que dura el proceso de contratación, la vigencia del contrato, los montos del contrato y lo relacionado con una eventual ampliación.

Los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrás respecto de la zona seleccionada: proyecto o contratos.

Se inicia el ingreso (botón EDITAR) de esta información seleccionando la zona PROYECTO en la parte superior de la ventana. Al seleccionarse el nombre de la zona cambia de color azul a rojo activándola y permitiendo la captura las fechas de inicio y finalización del proceso de contratación. Por último col el botón GUARDAR salva la información digitada.

Se continúa, activando la parte inferior de la ventana a partir de la selección del botón CONTRATOS. Por medio del botón AGREGAR, se ingresa para cada proyecto los datos concernientes a los contratos celebrados descritos en la zona identificada con el mismo nombre.

�REPORTE de la ventana de CONTRATOS


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La ventana CONTRATOS permite, a partir del botón IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, la producción del reporte de Relación de Contratos por proyecto.

IV.5.5 Ventana de Seguimiento a los Recursos Financieros

Se inicia el ingreso de información en la ventana SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DE LOS RECURSOS haciendo uso del botón EDITAR. Este ubica al usuario en el campo Nivel territoral (Municipal, Departamental o Nacional) y Entidad responsable del seguimiento. Una vez seleccionada la entidad, con la tecla de tabulación el sistema se desplaza al campo Nombre del Funcionario encargado del seguimiento, su Correo Electrónico, su Teléfono y su Fax permitiendo ingresar en ellos la información correspondiente. Con el uso del tabulador nuevamente se pasa al campo Fecha de Inicio del Proyecto donde se registra la fecha en que realmente comenzaron las actividades de inversión. El Plazo Estimado de Ejecución es un valor que despliega automáticamente el sistema, tomado del dato que se había ingresado en la ventana CLASIFICACION y que sirve de referencia cuando se ingresa la información del campo Plazo de Ejecución del Proyecto, en el que se debe consignar el tiempo que duró realmente ejecutar el proyecto. Figura 54

Figura 54

Haciendo uso del tabulador el sistema se ubica en la zona AMPLIACION DE PLAZO, donde, en el caso dado, se indica el número de días de una primera y una segunda extensión del plazo de ejecución del proyecto. Las fechas que se encuentran al lado se actualizan automáticamente con el ingreso del número de días de ampliación, mostrando la nueva fecha de conclusión del proyecto.


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Nuevamente, con la ayuda del tabulador, el sistema se desplaza a la zona DIARIO HISTORICO, donde el usuario puede incluir observaciones relativas al seguimiento.

Este conjunto de información se valida con el botón GUARDAR.

La zona INGRESOS no es una zona de captura de información. Allí se despliega información relativa al monto total ingresado al proyecto y la fecha del último ingreso.

La zona SEGUIMIENTO de esta ventana presenta al usuario tres botones que lo conducen a tres ventanas diferentes: IINGRESOS, ESTRUCTURA FINANCIERA y EGRESOS

VENTANA DE INGRESOS

A partir del botón INGRESOS el sistema abre la ventana, del mismo nombre, que permite la captura de los montos ingresados al proyecto cada vez que estos ocurran. Figura 55

Figura 55

En la ventana INGRESOS los botones de desplazamiento en la parte superior permiten moverse entre proyectos. Los botones de desplazamiento en la parte inferior permiten moverse entre entidades/fuentes de financiación.

Usando el botón AGREGAR el sistema se ubica en el campo Código Entidad/Fuente permitiendo al usuario seleccionar, en la tabla que se despliega con la ayuda del ratón, el código correspondiente a la entidad y fuente que quiere trabajar. Los campos Entidad Financiadora y Fuente de Financiamiento se despliegan automáticamente, una vez seleccionado el código. Luego, con el tabulador, el usuario se desplaza a los campos Fecha, Concepto y Monto e ingresa en ellos los datos correspondientes.


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Concluido el ingreso de esta información se hace uso del botón ESTR. FIN., ubicado en la parte inferior de la ventana, para transferir la información de ingresos a la ESTRUCTURA FINANCIERA del proyecto. La fecha que se ingresó es la que permite al sistema ubicar automáticamente dichos ingresos, en los períodos correspondientes, en la estructura financiera facilitando la comparación entre los datos de recursos Programados y recursos Ingresados.

�REPORTE de la ventana de INGRESOS

La ventana INGRESOS permite, a partir del botón IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior, imprimir el reporte Ingresos por Proyecto.

VENTANA DE ESTRUCTURA FINANCIERA

El botón ESTRUCTURA FINANCIERA permite abrir la ventana correspondiente y observar el comportamiento de los ingresos, por períodos, tanto para lo programado como lo ingresado. Figura 56

Figura 56

�REPORTE de la ventana de ESTRUCTURA FINANCIERA

La ventana ESTRUCTURA FINANCIERA permite, a partir de los botones de IMP ESTR y IMP VIG que se encuentran en la parte inferior de la ventana, imprimen el reporte de Estructura Financiera – Proyecto y Financiación de la Inversión respectivamente.


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VENTANA DE EGRESOS

A partir del botón EGRESOS el sistema abre la ventana, del mismo nombre, que permite la captura de los egresos ocasionados por la ejecución del proyecto, en cada uno de los períodos. Figura 57

Figura 57

En la ventana EGRESOS los botones de desplazamiento en la parte superior permiten moverse entre proyectos. Los botones de desplazamiento en la parte inferior permiten moverse entre períodos.

Las fichas de seguimiento proveen la información a capturar. Solamente se ingresa información en la columna Período Actual. La columna Acumulados al Presente Período es actualizada por el sistema.

Uitlizando los botones PRIMERO, ANTERIOR, SIGUIENTE y ULTIMO asociados a egresos, seleccionamos Período en el cual vamos a ingresar información. Luego usando el botón EDITAR el sistema se ubica en los campos de la columna Período Actual, comenzando en el campo Anticipo por Amortizar. El campo Ingresos lo elude debido a que este valor lo toma de lo que se ha capturado a partir de la ventana INGRESOS. Con el tabulador, el sistema premite ingresar la información de los campos Anticipo por Amortizar, Anticipo Amortizado, Otros Pagos Anticipados y Cuentas de Cobro Pagadas. El campo Total Utilización Efectivo se actualiza automáticamente como resultado de la suma de los cuatro conceptos anteriores.

Saldo Efectivo e Indice Utilización Efectivo son dos campos que se calculan automáticamente y sólo para los valores acumulados. Se ingresan los datos de Cuentas por Pagar y de Bienes y Servicios. El sistema calcula automáticamente el Total Utilizado como resultado de sumarle al Total Utilización Efectivo las Cuentas por Pagar y los Bienes y Servicios y de deducirle el Anticipo por Amortizar.


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�REPORTE de la ventana de EGRESOS

La ventana EGRESOS permite, a partir del botón IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior, imprimir el reporte Estado de Utilización de Recursos del Proyecto.

�REPORTES de la ventana de SEGUIMIENTO A LOS RECURSOS FINANCIEROS

La ventana SEGUIMIENTO A LOS RECURSOS FINANCIEROS permite, a partir del botón PORTAFOLIO, que se encuentra en su parte inferior, la producción de una serie de reportes como ritmos de los proyectos basados en los tiempos utilizados en cada una de las etapas del proceso (radicación, viabilidad, registro, aprobación, etc.) y ejecución de los recursos de los proyectos en proceso de ejecución, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que allí se presentan. A continuación se explica la manera de selección de variables de control del reporte.

En el campo Opciones se escoge en primer lugar si se quiere el reporte de ritmos de los proyectos o el reporte de ejecución de los recursos.

Al escoger cualquiera de las dos (2) opciones anteriormente mencionadas, en la sección de Variables se definen las variables que van a intervenir en el reporte, en la sección de Campos se selecciona un valor específico relacionado con cada una de las variables y el Orden se establece en la misma secuencia en que se seleccionan las variables. Básicamente, se pueden combinar hasta siete (7) variables de las doce (12) posibles cuando se escoge Entidad (la que presenta el proyecto al Banco) y se pueden combinar hasta cuatro (4) variables de las doce (12) posibles cuando se selecciona Entidad Cofinanciadora.


En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacías, el reporte según laopción seleccionada incluye todos los proyectos en proceso de ejecución que se encuentran en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos en etapa de ejecución, entre la fecha inicial y final definidas.


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IV.5.6 Ventana de Seguimiento Físico Financiero

La ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO permite ingresar la información de seguimiento a las actividades del proyecto. Figura 58

Figura 58

Esta ventana es de tipo múltiple y está conformada por tres zonas: proyecto, categoría de inversión, actividad y último período calculado (informativo) .

PROYECTO

Se inicia el ingreso de información sobre seguimiento físico financiero activando la zona PROYECTO, la cual cambia de color azul a rojo y capturando (botón EDITAR) el dato de Fecha de Inicio de la ejecución, luego para validar los datos utilice el botón GUARDAR . A continuación se selecciona en el campo Período aquel para el cual se vaya a ingresar información de seguimiento. También, varios campos despliegan automáticamente información en esta zona. El campo Fecha Inicio Prog, despliega la fecha en la que se programó el inicio del proyecto. El campo Meta Financiera despliega el valor de financiación del proyecto. El campo Periodicidad muestra el período escogido para observar el proyecto durante su ejecución.

Activada la zona de PROYECTO, los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO ubicados en la parte inferior de la ventana, permiten moverse entre los diferentes proyectos que se encuentran en ejecución.


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El nivel PROYECTO cuenta con dos botones que presentan información agregada del proyecto: el botón CAMARA y el botón GRAFICO.

El botón CAMARA abre una ventana denominada SITUACION ACTUAL DEL PROYECTO donde se puede observar un conjunto de fotografías que muestran la evolución del proyecto. Simultáneamente se dispone de información de localización y clasificación del proyecto, información sobre el comportamiento de sus indicadores de gestión para un período determinado4, e información sobre la relación de contratos establecidos para el desarrollo del proyecto, a partir de los botones ubicados en el costado derecha de la ventana.

El botón GRAFICO abre la ventana AVANCE FISICO FINANCIERO DEL PROYECTO donde se puede apreciar, de manera gráfica, el comportamiento de los valores programados contra los ejecutados, tanto físicos como financieros. En dicha ventana, se puede hacer uso del botón INDICADORES DE GESTION para observar el comportamiento de tales indicadores para el proyecto en su conjunto, hasta el período indicado (ver referencia al período en el pie de página 2).

�REPORTE de la ventana de AVANCE FISICO FINACIERO DEL PROYECTO

La ventana AVANCE FISICO FINANCIERO DEL PROYECTO permite, a partir del botón INFORME FIS-FINANC. imprimir el reporte Situación Física Financiera.


Activando esta zona, se selecciona la Categoría de Inversión (la cual cambia de color azul a rojo) que se vaya a trabajar. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO ubicados en la parte inferior de la ventana, permiten moverse entre las diferentes categorías de inversión definidas para los proyectos.

Dos campos despliegan información de manera automática en esta ventana. El campo Peso % / Proy. muestra el peso de la categoría en cuestión respecto del total del proyecto. El campo Meta Financiera muestra el valor de financiación de la categoría de inversión en cuestión.

El nivel CATEGORIA DE INVERSION cuenta con un botón que presenta el comportamiento de los Indicadores de Seguimiento de la categoría de inversión en cuestión, para un determinado período (ver referencia al período en le pie de página 2).

ACTIVIDAD

Activando la zona ACTIVIDAD, la cual cambia de color azul a rojo, por medio de los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO ubicados en la parte inferior de la ventana, se selecciona aquella que se vaya a trabajar y se procede a ingresar la información de lo ejecutado, en términos físicos y financieros, en el período deseado. Dicho período debe haber sido seleccionado previamente en la zona PROYECTO. En color azul, en el renglón P, aparece desplegada, como referencia, la información que se había ingresado en la etapa de programación. Haciendo uso del botón EDITAR ubicado en la parte inferior de la ventana, se procede a ingresar la información de ejecución física y financiera del período seleccionado. Figura 59

4 El período de cálculo se define usando el botón SEGUIM... Ubicado en la parte inferior de la ventana SEGUIMIENTO FISICI FINANCIERO


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Figura 59

El campo Peso % / Proy. en la ventana ACTIVIDAD muestra el peso que representa la actividad seleccionada respecto del proyecto en su conjunto.

El nivel ACTIVIDAD cuenta con un botón que presenta el comportamiento de los Indicadores de Seguimiento de la actividad en cuestión, para un determinado período (ver referencia al período en el pie de página 2).

El botón SEGUIM. Ubicado en la parte inferior de la ventana, es el botón que realiza los cálculos hasta un determinado período. Para activar dicho botón, se debe seleccionar el período hasta el cual el sistema deberá hacer los cálculos, luego activar la zona PROYECTO, y por último seleccionar el botón en mención. Una vez realizado los cálculos, se muestra una ventana con los siguientes datos: período calculado, valor aprobado al proyecto, valor programado al período, valor ejecutado al período, valor y porcentaje de diferencia entre lo aprobado y lo programado al período y valor y porcentaje de diferencia entre lo programado y lo ejecutado al período, además, todos los botones de indicadores de seguimiento despliegan información acumulada al período seleccionado. Los gráficos se actualizan igualmente al período escogido para los cálculos. Cuando se encuentra activa la ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO, en el submenú Utilitarios del menú principal se activa la opción Seguimiento (Detalle), al seleccionarlo se despliega la ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO (DETALLE) que permite realizar el seguimiento desde categoría de inversión hasta subactividades del proyecto. Esta ventana consta de cuatro (4) zonas: Proyecto, Categoría de Inversión, Actividad y Subactividad. Los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO permiten moverse hacia adelante o hacia atrás respecto de la zona seleccionada, los botones EDITAR y GUARDAR permiten


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modificar y salvar la información respectivamente. Con el botón CERRAR regresamos a la ventana de SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO.

�REPORTES de la ventana de SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO

La ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO permite, a partir del botón IMPRIMIR que se encuentra en la parte inferior, imprimir un conjunto de reportes: Resumen Proyecto, Situación Física Financiera, Ficha Resumen, Cuantificación de Avances y Foto(s) del Proyecto. Figura 60

Figura 60

La ventana SEGUIMIENTO FISICO FINANCIERO también permite, a partir del botón PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la producción, según se explica a continuación, de una serie de reportes de Proyectos en Ejecución (Físico-Financiero), controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que allí se presentan.



En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacías, el reporte incluye todos los proyectos en ejecución (Físico-Financiero) con sus productos que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos en ejecución (Físico-Financiero) con sus productos entre la fecha inicial y final definidas.

IV.5.7 Ventana de Seguimiento a Productos

El botón PRODUCTOS abre la ventana que permite el ingreso de información relativa al seguimiento a los productos esperados de la inversión. Los productos fueron ingresados al


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sistema durante la etapa de EMISION DEL CONCEPTO DE VIABILIDAD. Por lo tanto, al iniciar el seguimiento, el usuario los encuentra en esta ventana que le permite realizar su seguimiento.

Para cada uno de los productos se debe seleccionar el Período para el cual se espera obtener algún avance, donde la Fecha y la Meta Programada fueron ingresados al definir los productos, y a medida que se vaya avanzando en el proyecto, la Meta Ejecutada (esta información se toma de las fichas de seguimiento). El sistema calcula automáticamente el Grado de Cumplimiento de la meta. Figura 61

Figura 61

Cada vez que se valida la información ingresada, por medio del botón GUARDAR, se actualiza la gráfica del costado derecho de la ventana en la cual aparece de manera gráfica, para cada período, el valor programado y el valor ejecutado de la meta del producto.


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�REPORTE de la ventana de SEGUIMIENTO A PRODUCTOS

La ventana SEGUIMIENTO A PRODUCTOS permite, a partir del botón IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, la producción del reporte Ficha de evaluación de productos.

La ventana SEGUIMIENTO A PRODUCTOS también permite, a partir del botón PORTAFOLIO que se encuentra en su parte inferior, la producción, según se explica a continuación, de una serie de reportes de Productos, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que allí se presentan.



En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacías, el reporte incluye todos los proyectos radicados con sus productos que se encuentren en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos radicados con sus productos entre la fecha inicial y final definidas.


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IV.6 Componente de Operación de Proyecto

IV.6.1 Operación

A partir del botón OPERACION se abre la ventana que permite el ingreso (a través del botón EDITAR) de información relativa a dicha etapa: Fecha de Inicio a la Etapa, Acta de Entrega a la Comunidad, Fecha de Entrega, No. Convenio de Operación y Mantenimiento, Duración del convenio y Responsable, Dirección, Teléfono, Fax y Correo Electrónico del responsable, comentarios a la Operación y Comentarios al Mantenimiento. En la zona SEGUIMIENTO de esta ventana, aparecen los datos de: Descripción del Primer Indicador, último Período del primer indicador y el Grado de Cumplimiento del Indicador. Figura 62

Figura 62

El botón FICHA permite imprimir el Formato de Recopilación de Datos sobre Indicadores.

El botón INDICADORES permite abrir la ventana del mismo nombre para ingresar la información de seguimiento de los indicadores de evaluación. En la etapa de IDENTIFICACION se habían capturado dichos indicadores. Por lo tanto, al iniciar el seguimiento, el usuario encuentra dichos indicadores. Figura 63


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Figura 63

Para cada uno de los indicadores se debe seleccionar el Período en el cual se espera observar el comportamiento del indicador, la Fecha, el V.I.P. (valor programado del indicador) y, a medida que se vaya avanzando en el proyecto, el V.I.M (valor medido del indicador. El sistema calcula automáticamente el G.C.I. (grado de cumplimiento del indicador).

Cada vez que se valida la información ingresada, por medio del botón GUARDAR, se actualiza la gráfica del costado derecho de la ventana en la cual aparece de manera gráfica, para cada período, el valor programado y el valor medido de los indicadores del producto.

�REPORTE de la ventana de INDICADORES

La ventana INDICADORES permite, a partir del botón IMPRIMIR que se encuentra en su parte inferior, la producción del reporte Ficha de evaluación de objetivos.

�REPORTES de la ventana OPERACION

La ventana OPERACION permite, a partir del botón PORTAFOLIO, que se encuentra en su parte inferior, la producción de una serie de reportes de proyectos en etapa de operación, controlados parcialmente por el usuario de acuerdo a la escogencia de variables que allí se presentan. A continuación se explica la manera de selección de campos de control del reporte.


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En los diferentes casos se pueden definir fechas que limitan el contenido del reporte. Si las fechas se dejan vacías, el reporte incluye todos los proyectos en fase de operación que se encuentran en la base. De lo contrario, incluye en el reporte los proyectos que entraron en operación entre la fecha inicial y final definidas. Figura 64


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V. SUBSISTEMA DE CLASIFICADORES

Figura 64

El SUBSISTEMA DE CLASIFICADORES debe ser manejado exclusivamente por el ADMINISTRADOR DE TABLAS.

El objetivo de este subsistema es el de permitir, al administrador de tablas, administrar (ingresar, eliminar o actualizar) la información contenida en las tablas del Ssepi. Dicha información será requerida posteriormente al iniciarse el ingreso de los proyectos al sistema. Por este motivo es INDISPENSABLE alimentar las tablas previo el ingreso de proyectos, haciéndolo de manera controlada.

Se ingresa a este subsistema a partir del botón CLASIFICADORES de la ventana principal del Ssepi.

El subsistema cuenta con dos componentes: el COMPONENTE DE CATALOGOS y el COMPONENTE DE BANCO DE COSTOS.

La actualización de las diferentes tablas opera de manera similar.


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V.1 Componente de Catálogos El área de CATALOGOS está conformada por 15 botones que dan acceso a ventanas que permiten administrar igual número de tablas de datos del sistema, tal como se indica a continuación.

V.1.1 Ventana de Planes de Desarrollo

El botón PLANES DE DESARROLLO permite administrar las tablas que contienen la información sobre los programas y subprogramas de los planes de desarrollo de las diferentes entidades territoriales: municipales, departamentales y nacionales. La ventana para ingresar dicha información está dividida en tres zonas: Programa, Subprograma y Capítulo. Figura 65

Figura 65

PROGRAMA

La zona PROGRAMA permite capturar la información relativa a los programas que forman parte de un plan de desarrollo, ya sea éste municipal, departamental o nacional.

Haciendo uso del botón AGREGAR el sistema se ubica en el campo Código permitiendo al administrador ingresar dicho código de programa el cual consta de doce (14) caracteres. Las primeros cuatro caracteres corresponden a la vigencia con que se crearon los programas, los siguientes cinco caracteres son el código Dane asignado a la instalación (ente territorial) y corresponden al Departamento los primeros dos de los cinco caracteres y Municipio los tres últimos de los cinco caracteres, el siguiente caracter alfabético que puede tomar los valores M, D o N para indicar si el programa es de nivel municipal, departamental o nacional, y los últimos cuatro carcteres son el número consecutivo que identifica el programa


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en cuestión. Una vez ingresado el código se procede a incluir el Nombre, Descripción. Objetivo, Meta, Sector, Presupuesto Plurianual de Inversión y oferta y/o demande de cofinaciación del programa en cuestión.

SUBPROGRAMA

En la zona SUBPROGRAMA se ingresan los datos relativos a Código y Nombre de los subprogramas que forman parte de un programa. El código del subprograma consta de dieciseis (16) caracteres, los primeros catorce (14) caracteres son los asignados al programa al cual pertenece el subprograma, y los dos (2) últimos caracteres, son el número consecutivo que identifica el subprograma en cuestión.

CAPITULO

En la zona CAPITULO se ingresan los datos relativos al Código y Nombre de los capítulos que forman parte de un subprograma. El código del capítulo consta de dieciocho (18) caracteres, los primeros catorce (14) caracteres son los asignados al programa, los dos (2) caracteres siguientes son los asignados al subprograma al cual pertenece el capitulo, y los dos (2) últimos caracteres, son el número consecutivo que identifica el capítulo en cuestión.

�REPORTE de la ventana de PLANES DE DESARROLLO

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Planes de Desarrollo cuyo contenido son los programas, subprogramas y capítulos de cada Plan de Desarrollo de los diferentes niveles.


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V.1.2 Ventana de Programas y Subprogramas de Entidades Cofinanciadoras

El botón PROG. ENTIDADES COFIN. permite administrar las tablas que contienen la información sobre los programas y subprogramas de cofinanciación de las diferentes entidades que participan en la cofinanciación de los proyectos de inversión pública. La ventana para ingresar dicha información está dividida en dos zonas: Programa de Cofinanciación y Subprograma de Cofinanciación. Figura 66

Figura 66

VIGENCIA

El campo de Vigencia permite al administrador escoger el año que se va a asignar a los programas y subprogramas, ya sea para consultar, agregar o modificar.

ENTIDAD

El campo de Entidad permite al administrador seleccionar la entidad cofinanciadora que se va a asignar a los programas y subprogramas, ya sea para consultar, agregar o modificar.

PROGRAMA DE COFINANCIACION

Para ingresar un programa se debe marcar la casilla Programa de Cofinanciación y hacer uso del botón AGREGAR para activar la zona, luego seleccionar la vigencia y entidad cofinanciadora. El Código del programa consta de once (11) caracteres, donde los primeros


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cuatro (4) caracteres corresponden a la vigencia del programa, los siguientes tres (3) caracteres a la entidad cofinanciadora y los últimos cuatro (4) caracteres identifican el programa en cuestión. Una vez ingresado el código, con el tabulador se pasa al campo Nombre permitiendo su captura. Se debe ingresar igualmente el Cupo Indicativo asignado a dicho programa. Se almacena la información digitada con el botón GUARDAR.

SUBPROGRAMA DE COFINANCIACION

Para ingresar el subprograma el administrador debe seleccionar previamente el programa al cual pertenece el subprograma que va a ingresar. Una vez seleccionado marca la casilla Subprograma de Cofinanciación y hace uso del botón AGREGAR para activar la zona. Para los subprogramas no se permite la selección de la vigencia y entidad cofinanciadora , por cuanto, son heredados del programa al cual pertenece. El Código de subprograma inica por los once (11) caracteres del código de programa al cual pertenece, seguidos por seis (6) caracteres que identifican el subprograma en cuestión.

�REPORTE de la ventana de PROGRAMAS Y SUBPROGRAMAS DE ENTIDADES COFINANCIADORAS

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Programas y Subprogramas de Entidades Cofinanciadoras cuyo contenido es el conjunto de variables ingresadas a través de la ventana.


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V.1.3 Ventana de Proyectos Tipo

El botón PROYECTOS TIPO permite introducir al sistema información correspondiente a los tipos de proyectos que comúnmente son realizados por las entidades públicas, asociados a una unidad de medida, a un sector y a sus costos, los cuales servirán como referencia para proyectos similares. Los costos por unidad de producto, costos por beneficiario y costos por unidad de tiempo de un proyecto adelantado en las condiciones mas corrientes de ejecución en la zona permiten al usuario que analiza un proyecto similar contar con estos costos como parámetros de referencia durante la etapa de análisis. Figura 67

Figura 67

La información a ingresar a través de esta ventana es la de Código cuya longitud es de nueve (9) caracteres, donde los primeros cinco (5) caracteres son el código Dane asignado a la instalación (ente territorial) y corresponden al Departamento los primeros dos de los cinco caracteres y Municipio los tres últimos de los cinco caracteres y los últimos cuatro (4) caracteres identifican el proyecto tipo en cuestión.

Se debe ingresar la Descripción del proyecto tipo, la Unidad de Medida del Producto del Proyecto que corresponde a la unidad con la que regularmente se mide su meta o producto final, el sector de desarrollo al cual pertenece y los rangos corrientes de costos: Rango de Costo por Unidad de Producto, Rango de Costo por Beneficiario y Rango de Costo por Unidad de Tiempo.

�REPORTE de la ventana de PROYECTOS TIPO


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Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Proyectos Tipo cuyo contenido es el conjunto de variables ingresadas a través de la ventana, para todos los proyectos tipo.

V.1.4 Ventana de Tipos de Contratación

El botón TIPOS DE CONTRATACION permite administrar la tabla de datos del mismo nombre que contiene los diferentes tipos de contratación que la entidad territorial maneja regularmente. Por medio del botón AGREGAR el sistema se ubica en el campo Tipo de Contratación permitiendo la captura de los diferentes tipos. Figura 68

Figura 68

�REPORTES de la ventana de TIPOS DE CONTRATACION

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Tipos de Contratación.


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V.1.5 Ventana de Localización

El botón LOCALIZACION permite administrar la tabla de datos que almacena los códigos y nombres de regiones, departamentos y municipios de acuerdo con la División Político Administrativa definida por el DANE. Dichos códigos no deben ser modificados para permitir la agregación de información a partir de ellos. Figura 69

Figura 69

Esta tabla permite igualmente ingresar clasificaciones geográficas propias de los niveles departamentales o municipales, así como los territorios indígenas. Dichos códigos son manejados directamente por la entidad territorial. Para ingresar Divisiones Departamentales o Divisiones Municipales se debe haber escogido previamente la Región, el Departamento y/o el Municipio correspondientes, seleccionando, con la ayuda del ratón, la casilla correspondiente ubicada al lado izquierdo de cada nombre y escogiendo la región, departamento y/o municipio deseado.

Para ingresar la información de Territorio Indígena sólo se requiere seleccionar la casilla correspondiente y agregar el Código y el Nombre.

�REPORTE de la ventana de LOCALIZACION

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Regiones, Departamentos y Municipios cuyo contenido es la tabla de localizaciones.


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V.1.6 Ventana de Procesos

El botón PROCESOS permite administrar la tabla de datos que contiene los valores válidos de las palabras (junto con su descripción) con que puede iniciarse el nombre de un proyecto, y que corresponde al PROCESO que va a adelantar durante su ejecución. Figura 70

Figura 70

Estos procesos son los aceptados según las metodologías del BPIN. Por este motivo dicha tabla no debe ser modificada.

�REPORTE de la ventana PROCESOS

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Procesos cuyo contenido es la tabla correspondiente.

V.1.7 Ventana de Indicadores

El botón INDICADORES permite administrar el catálogo de indicadores seleccionándolos por tipo de indicador, sector y subsector, tal como se aprecian en cada uno de los botones asociados. Escogido el tipo de indicados, el sector deseado, se pueden ingresar o modificar los datos de un indicador del sector: Código de catorce (14) caracteres, donde los primeros cinco (5) caracteres son el código Dane asignado a la instalación (ente territorial) y corresponden al Departamento los primeros dos de los cinco caracteres y Municipio los tres últimos de los cinco caracteres, los siguientes cuatro corresponden al sector (los dos primeros de los cuatro) y subsector (los dos últimos de los cuatro), el siguiente caracter indica el tipo de indicador (I-impacto, G-Gestión, P-Producto, F-Eficiciencia, T-Ciencia y Tecnología y E-


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Generación de Empleo) y los últimos cuatro (4) caracteres son el número consecutivo asignado al indicador, Nombre del indicador, Descripción del indicador, Unidad de Medida, Descripción de la unidad de medida, Fórmula, Convenciones que explican los nombres de variables utilizadas en la fórmula y Frecuencia de Evaluación del indicador. Figura 71

Figura 71

Cuando se quiera agregar un indicador se debe selecciones primero el tipo de indicador, luego el sector y por último el subsector. El sistema genera automáticamente las primeras diez (10) posiciones del código del indicador, quedando solo por digitar el número consecutivo. Para consultar un indicador se puede realizar por la opción de búsqueda rápida, es decir, escoger el botón BUSCAR y luego presionar Ctrl+F para digitar la(s) palabra(s) a examinar. Otra forma de hacer búsquedas es seleccionando el tipo de indicador, sector y subsector, el istema va filtrando la información de tal forma que solo se verán aquellos indicadores según tipo, sector y subsector que se quieran.

Los indicadores que posee el catálogo de indicadores corresponden al Banco de Indicadores Sectoriales, BIS, los cuales se encuentran tipificados según la clasificación ya mencionada, los sectores y subsectores son los que se tienen en la clasificación presupuestal del gasto de inversión, adicionándoles cuatro (4) sectores mas ya que no los maneja la clasificación presupuesta, estos son: Turismo (17), Comercio Exterior (18), Artesanías (19) y Ciencia y Tecnología (20). Todos los indicadores que se tienen en el catálogo están ubicados en el subsector Intersubsectorial de cada sector, esto no quiere decir que habría que crearlos todos en ese subsector, se pueden agregar en los otros subsectores según sea el caso.


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REPORTE de la ventana de INDICADORES

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Indicadores cuyo contenido es el catálogo correspondiente.

V.1.8 Ventana de Categorías

El botón CATEGORIAS permite administrar la tabla de categorías de inversión. Con la ayuda de los botones AGREGAR o EDITAR se introduce o modifica la información de dichas categorías: Código (seis (6) dígitos de longitud) y Descripción. Figura 72

Figura 72

�REPORTE de la ventana de CATEGORIAS

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Categorías de Inversión cuyo contenido es el catálogo correspondiente.

V.1.9 Ventana de Actividades

El botón ACTIVIDADES permite administrar la tabla de actividades. Figura 73


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Figura 73

Con la ayuda de los botones AGREGAR o EDITAR se introduce o modifica la información de dichas actividades: Código (seis (6) dígitos de longitud), Descripción y Unidad de medida.

�REPORTE de la ventana de ACTIVIDADES

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Actividades cuyo contenido es el catálogo correspondiente.


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V.1.10 Ventana de Fuentes y Tipos de Aporte

El botón ENTID./FTES. FINANC. abre la ventana Fuentes y Tipos de aporte. Figura 74

Figura 74

Permite administrar la tabla que de datos que contiene tanto las Entidades Financiadoras como las Fuentes de Financiamiento (el Anexo 1, al final del presente documento, incluye el esquema de codificación de las diferentes entidades y fuentes de financiación).

Fuentes de Financiación

Para introducir o modificar información sobre FUENTES DE FINANCIACION se inicia seleccionando la casilla a la izquierda de dicho título. Con la ayuda del botón AGREGAR se activa el campo Código permitiendo al administrador introducir el código de la entidad financiadora. Dicho código es de ocho (8) caracteres de longitud, donde los primeros cinco (5) caracteres son el código Dane asignado a la instalación (ente territorial) y corresponden al Departamento los primeros dos de los cinco caracteres y Municipio los tres últimos de los cinco caracteres y los últimos tres (3) caracteres de los ocho identifican la entidad financiadora en cuestión. En la ventana no se muestran los primeros cinco (5) caracteres y solo se capturan los últimos tres (3) caracteres, los cuales están compuesto por :

UN PRIMER DIGITO ALFABETICO QUE PUEDE TOMAR ALGUNO DE LOS SIGUIENTES VALORES:

M: entidad del orden municipal, D: entidad del orden departamental, N: entidad del orden nacional, C: entidad de la comunidad.

DOS DIGITOS NUMERICOS


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Los dos (2) dígitos numéricos que siguen al dígito alfabético pueden asumir los siguientes valores:

• En el caso de entidades municipales y departamentales, si éstas son del sector central asumen el valor 00, si son establecimientos públicos asumen el valor 01, si son empresas industriales y comerciales asumen valores entre 26 y 50, y si son sociedades de economía mixta asumen valores entre 51 y 75.

• En las entidades nacionales hay dos casos que difieren de los anteriores: en el de establecimientos públicos puede asumir valores entre 01 y 25 y en el de fondos especiales puede asumir valores entre 76 y 99.

• En el caso de la comunidad asumen siempre el valor 00.

Con el tabulador, luego de haber ingresado cada código, se pasa al campo Nombre y Sigla para ingresar el nombre de la entidad y su respectiva sigla.

Tipos de Aporte

Para introducir o modificar información sobre TIPOS DE APORTE se inicia seleccionando la casilla a la izquierda de dicho título. Con la ayuda del botón AGREGAR se activa el campo Código permitiendo al administrador introducir el código de la fuente. Dicho código es de once (11) caracteres de longitud donde los primeros ocho (8) primeras provienen de la Entidad Financiadora y los útimos tres (3) carateres identifican la fuente de financiamiento. En la ventana no se muestran los primeros cinco (5) caracteres, dejandose ver los últimos seis (6) y solo se capturan los últimos tres (3) caracteres que corresponden a la fuente de financiación, los cuales están compuesto por:


• Para el caso de fuentes de financiación de entidades municipales.

� Si la entidad es del orden centralizado pueden asumir los siguientes valores: P (Ingresos corrientes, excluidas las transferencias de los ingresos corrientes de la nación y las transferencias del presupuesto a los establecimientos públicos municipales), K (Recursos de capital), Y (Sistema General de Participaciones, SGP, excluyendo el SGP a los establecimientos públicos municipales), S (Sistema General de Participaciones, SGP, para el caso de entidades territoriales distritales), E (Fondos especiales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignación, código que se utiliza cuando se desconoce la fuente específica).

� Si la entidad es un establecimiento público puede asumir los siguientes valores: P (Rentas propias), K (Recursos de capital), T (Transferencias del presupuesto al establecimiento público), Y (Sistema General de Participaciones, SGP establecimiento público), S (Sistema General de Participaciones, SGP, para el caso de entidades territoriales distritales), o F (Recursos de funcionamiento).

� Si la entidad es una empresa industrial y comercial o una sociedad de economía mixta puede asumir los siguientes valores: P (Rentas Propias), K (Recursos de capital) o F (Recursos de funcionamiento).

• Para el caso de entidades departamentales

� Si la entidad es del orden centralizado pueden asumir los siguientes valores: P (Ingresos corrientes, excluido el Sistema General de Participaciones, SGP y las transferencias del presupuesto a los establecimientos públicos departamentales), K (Recursos de capital), S (Sistema General de Participaciones, SGP), E (Fondos Especiales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignación, código que se utiliza cuando se desconocer la fuente específica).


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� Si la entidad es un establecimiento público puede asumir los siguientes valores: P (Rentas propias), K (Recursos de capital), T (Transferencias del presupuesto al establecimiento público), S (Sistema General de Participaciones, SGP), o F (Recursos de funcionamiento).


• Para el caso de entidades nacionales

� Si la entidad es del orden centralizado pueden asumir los siguientes valores: P (Ingresos corrientes), K (Recursos de capital), C (Contribuciones parafiscales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignación, código que se utiliza cuando se desconoce la fuente específica).

� Si la entidad es un establecimiento público, una empresa industrial y comercial o una sociedad de economía mixta puede asumir los siguientes valores: P (Rentas Propias), K (Recursos de capital) o F (Recursos de funcionamiento).

� Si la entidad es un Fondo especial puede asumir los siguientes valores: T (Transferencias del PGN al fondo) o R (Recursos del crédito)

• Para el caso de entidades de la comunidad

� solo puede asumir el valor P (Recursos propios).


Los dos (2) dígitos numéricos que siguen al dígito alfabético, se dejan de libre utilización por parte de la entidad territorial para que pueda diferenciar entre fuentes de financiación del mismo tipo.

Con el tabulador, luego de haber ingresado cada el código, se pasa al campo Nombre para ingresar dicho nombre.

�Para algunas entidades financiadoras del nivel nacional se definieron sus códigos: los fondos de cofinanciación (ya no operan, pero continuan en el Ssepi por la posibilidad de tener proyectos que aún están vigentes y cofinanciados por algún fondo) , los fondos de inversión regional, etc. Con el objeto de manejar información susceptible de ser comparada, estos códigos no deben ser modificados.

�REPORTES de la ventana de ENTIDADES Y FUENTES DE FINANCIACION

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Entidades y Fuentes de Financiamiento cuyo contenido es la tabla correspondiente.


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V.1.11 Ventana de Entidades

El botón ENTIDADES permite administrar la tabla de datos de entidades del sistema. En esta tabla se almacenan tanto entidades que forman parte del presupuesto de la entidad territorial como otras que no forman parte de él. Figura 75

Figura 75

ENTIDADES QUE FORMAN PARTE DEL PRESUPUESTO EN LA ENTIDAD TERRITORIAL

En este caso, a través de esta ventana se ingresa el nivel de la entidad territorial seleccionando la casilla a la izquierda del nombre del nivel correspondiente (nacional, departamental o municipal), la Sigla de la entidad, su Nombre, su Tipo (centralizada o establecimiento público) y el Sector al cual pertenece.

�El tipo de entidad es fundamental dado que a partir de él se adelantan los procesos relacionados con la programación de las inversiones en la entidad territorial (distribución de la cuota sectorial de inversión, anteproyectos de inversión de las entidades que forman parte del presupuesto y POAI).


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ENTIDADES QUE NO FORMAN PARTE DEL PRESUPUESTO DE LA ENTIDAD TERRITORIAL

En este caso se ingresan igualmente todos los campos pero el de Tipo de Entidad se deja en blanco. Estas entidades pueden ser requeridas por el sistema en campos como entidad responsable de realizar el seguimiento a un proyecto, etc.

�REPORTES de la ventana de ENTIDADES

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Entidades cuyo contenido es la tabla correspondiente.

V.1.12 Ventana de Metodologías

El botón METODOLOGIAS permite administrar la tabla de datos que contiene los nombres y códigos de las metodologías BPIN. Esta tabla de datos se utiliza, al ingresar los proyectos, para capturar dicho dato reportado en la ficha EBI del proyecto. Por este motivo dicha tabla no debe ser modificada. Figura 76

Figura 76

�REPORTES de la ventana de METODOLOGIAS

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Metodologías cuyo contenido es la tabla correspondiente.


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V.1.13 Ventana de Unidades de Medida

El botón UNIDADES DE MEDIDA permite administrar la tabla de datos que contiene la sigla y la descripción de cada una de las unidades de medida que se utilizan en el Ssepi. El objetivo de esta tabla de datos es lograr la uniformidad y claridad al momento de identificarlas. Figura 77

Figura 77

�

�REPORTES de la ventana de UNIDADES DE MEDIDA

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Unidades de Medida cuyo contenido es la tabla correspondiente.


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V.1.14 Ventana de Indices de Precios al Consumidor, IPC

El botón INDICES PRECIOS AL CONS. permite administrar la tabla de datos que contiene los porcentajes del IPC desde el año 1994. El objetivo de esta tabla de datos es lograr efectuar las simulaciones de POAI, por tanto, es importante mantenerla actualizada. Figura 78

Figura 78

�REPORTES de la ventana de INDICES DE PRECIOS AL CONSUMIDOR

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte de Indices de Precios al Consumidor cuyo contenido es la tabla correspondiente.

V.2 Componente de Banco de Costos El BANCO DE COSTOS del Ssepi es el espacio donde se almacenan aquellas bases de costos con las que se quiere contar. Estas bases se pueden especializar por tipos de insumos y de precios unitarios para facilitar la realización y la verificación de presupuestos de proyectos de diferente tipo.

El área BANCO DE COSTOS está conformada por 5 botones que dan acceso a ventanas que permiten administrar igual número de tablas del sistema, tal como se indica a continuación.

Al entrar a la ventana CLASIFICADORES donde se encuentran los botones que permiten administrar la información relacionada con el BANCOS DE COSTOS, solo aparece activo el


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botón BASES. Tan pronto se selecciona una base, haciendo uso del botón BASES, el resto de botones se activan.

V.2.1 Ventana de Bases

El botón BASES permite seleccionar, agregar o eliminar bases del Banco de Costos del sistema. Para seleccionar una base, el administrador se ubica sobre ella, con ayuda del ratón, y luego hace uso del botón CERRAR. Figura 79

Figura 79


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V.2.2 Ventana de Insumos

El botón INSUMOS permite administrar la información sobre insumos de una base de costos seleccionada previamente. El nombre de la base seleccionada aparece desplegado en el campo Base de Costos en el costado izquierdo de la ventana. Figura 80

Figura 80

El botón AGREGAR ubica al usuario en el campo Código para permitir el ingreso del insumo. Los insumos pueden ser de tres tipos: EQ (equipo), MT (material), RH (recurso humano). Por esto sus códigos siempre deben comenzar por alguno de estos dos caracteres, seguidos de cuatro dígitos numéricos. Con el tabulador se pasa a los dos campos siguientes: Descripción y Unidad de medida. Luego se sigue a la zona media de la ventana para capturar la información de costos del insumo en cuestión. Para todo insumo es posible definir tres (3) Costos diferentes (zona 1, zona 2, zona 3) dependiendo del proveedor. Para cada costo hay que ingresar el Nombre de la zona, el Costo del insumo y la Fecha en la cual se cotizó dicho valor y la Referencia o proveedor del insumo a ese costo.

Cuando una base de costos ya cuenta con insumos, en la zona superior de la ventana aparece desplegado un insumo de dicha base, con su código y unidad de medida. En la zona inferior de la ventana aparece, comenzando una lista, el mismo insumo desplegado en la zona superior, junto con los 3 insumos que le siguen en la tabla y la información correspondiente a cada uno.

Cundo se borra un insumo (botón ELIMINAR), también, se eliminará de los precios unitarios que lo contengan, actualizando los ítems de los costos totales por Equipo, Materiales, Recurso Humano, Costo Indirecto y Costo Total para cada precio unitario afectado. De igual forma, sucede cuando los costos unitarios de un insumo son modificados (botón EDITAR), estos, serán


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reflejados en los precios unitarios que lo contengan, recalculando sus costos totales por Equipo, Materiales, Recurso Humano, Costo Indirecto y Costo Total.

�REPORTES de la ventana de INSUMOS

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el informe Reporte de Insumos cuyo contenido es la tabla correspondiente.

V.2.3 Ventana de Precios Unitarios

Un precio unitario es un precio compuesto por el conjunto de insumos que permiten su obtención, los cuales, tiene una unidad de medida definida y para la cual se definen diferentes cantidades de: Materiales, Recurso Humano, Equipo y Otros, necesarias para su realización. Por ejemplo: Para usted construir un metro cuadrado de muro (Precio unitario) se necesitan unos insumos, a decir, 13 unidades de adobe, 0.04 m3 de mortero 1:5 en obra; 0.97 horas de ayudante entendido; 0.97 horas de oficial de primera, 0.04 días de cortadora de adobe; 0.04 días de disco de 14 pulgadas punta diamante. Además, es necesario el uso de alguna herramienta como palustre, nivel, plomada, pita, entre otros. Figura 81

Figura 81

Los insumos anteriores, se clasifican así: el adobe y el mortero hacen parte de los materiales, el oficial y el ayudante conforman el recurso humano; la cortadora de adobe y el disco de diamante hacen parte del equipo; el palustre, plomada, nivel y pita son herramienta menor (H.M.). Además, dentro de la obra las personas encargadas del transporte de los materiales,


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o la vigilancia, entre otros, son un recurso humano que indirectamente (R.H.I.) es necesario para la realización del metro cuadrado de muro.

Con la anterior información comprenderá mejor la explicación de la ventana de PRECIOS UNITARIOS.

El botón PRECIOS UNITARIOS permite administrar la información sobre precios unitarios de una base de costos seleccionada previamente. El nombre de la base seleccionada aparece desplegado en el campo Base de Costos en el costado izquierdo de la ventana.

El botón AGREGAR ubica al usuario en el campo Código para que éste ingrese un valor numérico de 6 posiciones y continúe luego en los campos Descripción, Unidad de medida, Responsable, Fecha de Elaboración, %H.M. (peso que la herramienta menor va a representar en el costo del precio unitario), %R.H.I. (peso que el recurso humano indirecto va a representar en el costo del precio unitario). Una vez ingresada esta información se procede a validarla haciendo uso del botón GUARDAR.

Para ingresar los insumos que formarán parte del precio unitario se hace uso del botón INSERTAR o AGREGAR, ubicado en la parte de arriba de los botonos de navegación para precios unitarios, en la zona INSUMOS RELACIONADOS CON EL PRECIO UNITARIO. Como consecuencia del uso de dicho botón, se abre la ventana INSUMOS en cuya parte superior se despliega el código y el nombre del precio unitario que se está trabajando. En segundo renglón aparece el código y la descripción del insumo sobre el que se encuentra el sistema. En el resto de campos se observa el resto de información relativa a dicho insumo.

Para proceder a escoger un insumo y añadirlo al precio unitario, se puede adelantar alguna de las siguientes acciones:

• hacer uso del botón BUSCAR ubicado en la parte inferior derecha de la ventana, el cual abre la tabla insumos y permite seleccionar uno en particular, ubicándolo en cabeza de la lista de insumos que aparece en la parte inferior de la ventana

• ubicar el insumo deseado en la lista de insumos por medio de las flechas negras de desplazamiento ubicadas en el costado derecho de la ventana, hasta que el insumo que se quiere añadir al precio unitario se encuentra en cabeza de la lista.

• ubicar el insumo deseado en la lista de insumos por medio de los botones de desplazamiento ubicadas en la parte inferior de la ventana, hasta que el insumo que se quiere añadir al precio unitario se encuentra en cabeza de la lista.

Una vez ubicado en cabeza de lista el insumo para añadir, se acepta su inclusión en el precio unitario haciendo uso del botón Añadir al P.U. La utilización de este botón abre una ventana que solicita la cantidad del insumo requerido por el precio unitario. Una vez ingresada y aceptada la cantidad, el sistema regresa a la ventana INSUMOS.

Para ingresar otros insumos se procede de la misma manera.

Al concluir el ingreso de insumos se cierra esta ventana con el botón CERRAR lo que regresa el sistema a la ventana PRECIOS UNITARIOS presentando información sobre los insumos añadidos, en la zona INSUMOS RELACIONADOS CON EL PRECIO UNITARIO, y sobre los costos del precio unitario, en la zona COSTOS CALCULADOS.

El campo Cantidad del insumo se puede modificar haciendo uso del botón EDITAR de la zona INSUMOS RELACIONADOS CON EL PRECIO UNITARIO.

El botón ESPEC TECN ubicado al costado derecho de la ventana PRECIOS UNITARIOS abre la ventana ESPECIFICACIONES TECNICAS donde se encuentra información técnica sobre el precio unitario en cuestión.

�REPORTE de la ventana de ESPECIFICACIONES TECNICAS


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Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtiene el reporte Especificación Técnica del Precio Unitario que se está consultando o construyendo.

�REPORTES de la ventana de PRECIOS UNITARIOS

Con el botón IMPRIMIR, que aparece en la parte inferior de la ventana, se obtienen dos reportes: Catálogo de Precios Unitarios cuyo contenido es el catálogo correspondiente y Fichas de Precios Unitarios por zona de referencia cuyo contenido es el conjunto de información sobre los insumos que forman parte de un precio unitario.

V.2.4 Ventana de Copia de Precios Unitarios

El botón COPIA DE PREC. UNIT abre una ventana con el mismo nombre que presta el servicio de copiar precios unitarios de una base de costos existente a una base de costos nueva. La base de costos origen, que ofrece sus precios unitarios, es aquella que fue seleccionada por medio del botón BASES y que aparece en el campo denominado Archivo Origen de Precios Unitarios. Figura 82

Figura 82

Con la ayuda del ratón se escogen, en la zona izquierda de la ventana, los precios unitarios que se quieren copiar, y con el botón MOVER se traslada cada precio unitario seleccionado a la zona derecha de la ventana o con el botón MOVER TODOS traslada todos los precios unitarios. Una vez concluido el traslado de precios unitarios, y por medio del botón ARCHIVO DESTINO, activamos el campo Nombre en el cual el usuario ingresa el nombre de la nueva


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base de costos que va a recibir los precios unitarios seleccionados. Con el botón ACEPTAR se valida la creación de la nueva base. El hecho de trasladar precios unitarios de una base de costos a otra, también, implica la copia de los insumos que conforman cada precio unitario.

V.2.5 Ventana de Actualizar

El botón ACTUALIZAR abre la ventana ACTUALIZACION DEL BANCO DE COSTOS. Desde esta ventana se pueden actualizar automáticamente tanto los INSUMOS como los PRECIOS UNITARIOS de una determinada base de costos previamente seleccionada por medio del botón BASES. El nombre de la base seleccionada aparece en el campo denominado Base de Costos. Figura 83

Figura 83

La zona ACTUALIZACION DE INSUMOS permite actualizar dicha información ya sea aplicándole Porcentajes Diferenciales de actualización a los materiales, el recurso humano y el equipo, o aplicando un Porcentaje Unico de actualización al conjunto de insumos de la base.

La zona PRECIOS UNITARIOS permite actualizar dicha información con respecto a los componentes Mano de Obra Indirecta y Herramienta Menor, debiéndose ingresar el porcentaje a aplicar para la actualización.

Por medio del botón CALCULAR, ubicado en la parte inferior de la ventana, se autoriza la actualización de las bases de INSUMOS y de PRECIOS UNITARIOS.


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VI. UBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION

El objetivo del SUBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION es el de permitir flujos de información (de Poai y Proyectos) entre:

• instancias de un mismo nivel administrativo que tengan responsabilidades en el manejo de la inversión pública, CUANDO ESTAS NO SE ENCUENTREN INTERCONECTADAS ENTRE SI POR MEDIO DE UNA RED DE COMPUTADORES.

• niveles administrativos diferentes con responsabilidades comunes sobre proyectos de inversión.

El Ssepi cuenta con cuatro tipos diferentes de instalaciones que permiten identificar la dependencia o instancia en donde la herramienta fue instalada. Estos tipos son :

0 - Banco de Programas y Proyectos 1 - Secretaría Sectorial 2 - Entidad Cofinanciadora 3 – Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional, Bpin 4 - Otros

El acceso a las opciones de Exportación e Importación de información de Poai y Proyectos del SUBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION depende del tipo de instalación sobre el cual se esté trabajando.


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• Sobre una instalación Banco de Programas y Proyectos se podrán

�� exportar proyectos radicados (hacia las secretarías sectoriales), registrados y en seguimiento (hacia las secretarías sectoriales, los bancos de programas y proyectos Municipal o Departamental, entidades cofinanciadoras, el Bpin y los bancos regionales o tipo otros).

�� importar Poai (desde las secretarías sectoriales), proyectos viabilizados (desde las secretarías sectoriales), registrados (desde el banco de programas y proyectos Municipal o Departamental y las entidades cofinanciadoras) y en seguimiento (desde las secretarías sectoriale, los bancos de programas y proyectos Municipal o Departamental y las entidades cofinanciadoras).

•••• Sobre una instalación Secretaría Sectorial se podrán

�� exportar Poai (hacia el banco de programas y proyectos), proyectos viabilizados y en seguimiento (hacia el banco de programas y proyectos Municipal o Departamental).

�� importar proyectos radicados, registrados y en seguimiento (desde el banco de programas y proyectos Municipal o Departamental).

•••• Sobre una instalación Entidad Cofinanciadora se podrán

� exportar proyectos registrados y en seguimiento (hacia los bancos de programas y proyectos Municipal o Departamental y los bancos regionales o tipo otros)

� importar proyectos registrados y en seguimiento (desde los bancos de programas y proyectos Municipal o Departamental y los bancos regionales o tipo otros).

• Sobre la instalación de la Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional, Bpin se podrán

� importar proyectos registrados y en seguimiento (desde los bancos de programas y proyectos Municipal o Departamental).

• Sobre una instalación tipo Otros

�� exportar Poai (hacia instalaciones tipo otros), proyectos viabilizados, registrados y en seguimiento (hacia instalaciones tipo otros) y proyectos registrados (hacia entidades cofinanciadoras).

� importar Poai (desde instalaciones tipo otros), proyectos viabilizados, registrados y en seguimiento (desde instalaciones tipo otros) y proyectos registrados y en seguimiento (desde entidades cofinanciadoras)

�Para ejecutar cualquier opción del SUBSISTEMA DE TRANSFERENCIA DE INFORMACION se requiere que las bases de datos del sistema se encuentren cerradas (incluyendo aquellas utilizadas por usuarios en otras terminales cuando el Ssepi opera sobre una red informática). Al hacer uso de alguna de las opciones el sistema solicita, por medio de un mensaje, que le confirmen que las bases están cerradas.

ARCHIVOS DE EXPORTACION

El nombre del archivo generado por un proceso de exportación consta de ocho (8) caracteres para el nombre separados, por un punto, de los tres (3) caracteres de la extensión. (ej.: Proyectos 2MD05000.ARJ y Poai 0SB05000. ARJ)

El primer caracter del nombre del archivo indica que tipo de proyecto se está exportando y puede asumir los siguientes valores: 0 (Poai), 1 (proyectos radicados), 2 (proyectos viabilizados), 3 (proyectos registrados), 4 (proyectos en seguimiento).


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El segundo caracter del nombre del archivo indica el origen de la información y puede asumir los siguientes valores: B (Banco de Programas y Proyectos municipal o departamental), S (secreataría sectorial), F (entidad cofinanciadora) y T (banco regional o tipo otros).

El tercer caracter del nombre del archivo indica el destino de los datos y puede asumir los siguientes valores: B (Banco de Programas y Proyectos municipal o departamental), S (secreataría sectorial), F (entidad cofinanciadora), O (banco de programas y proyectos de inversión nacional,Bpin) y T (banco regional o tipo otros).

El cuarto y quinto caracteres del nombre del archivo indican el código del departamento de la instalación SSEPI donde se origina la información.

Del sexto al octavo caracteres del nombre del archivo indican el código del municipio de la instalación SSEPI donde se origina la información.

La extensión del archivo, para poai como para proyectos es ARJ.

Los archivos de exportación siempre se generan en el disco duro del servidor donde se encuentra instalada la aplicación, en el subdirectorio \SSEPI\TMP. Esto garantiza su creación, independientemente de si su tamaño es superior al que un disquete está en capacidad de soportar. Una vez generado, el archivo se copia a disquete para su envío a la instancia interesada.

IMPORTACION DE ARCHIVOS

Los archivos solo se pueden importar a través de la opción por medio de la cual fueron generados durante el proceso de exportación. Adicionalmente, la importación depende del tipo de instalación desde donde ésta se realiza.

VI.1 Transferencia de Información de Poai

EXPORTACION

El botón para exportar P.O.A.I. abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratón, la secretaría sectorial selecciona la Vigencia del Poai y Sigla de la secretaría sectorial de la cual se quiere enviar el Poai. Una vez escogida la sigla, el nombre de la secretaría se despliega automáticamente en el campo Nombre y su ubicación por departamento y municipio. En la zona Selección de Proyectos del P.O.A.I. a Exportar se despliegan los códigos y nombres de los proyectos para la vigencia y secretaría sectorial en cuestión, que se encuentran incluidos en el Poai. En esta zona se selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con los botones MOVER o MOVER TODOS se trasladan a la zona P.O.A.I . a Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de P.O.A.I. a Exportar, se selecciona y, con el botón QUITAR, se retira de la lista. Con el botón QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de P.O.A.I. a Exportar.

Construida la lista de P.O.A.I. a Exportar, el flujo se produce únicamente en el sentido secretaría sectorial hacia un banco de proyectos. Por esta razón, en la zona P.O.A.I. con Destino a aparece marcada la casilla Banco Proyectos e inactiva las demás casillas.

Realizados los pasos anteriores, se autoriza el proceso de exportación por medio del botón EXPORTAR DATOS, ubicado en la parte inferior de la ventana. En ese momento el sistema crea el archivo de exportación en el subdirectorio TMP del directorio SSEPI y despliega un mensaje solicitando al usuario le indique la unidad de disquete donde debe crear otra copia de dicho archivo. El usuario debe insertar el disquete en la unidad respectiva, responder a la pregunta y seleccionar el botón ACEPTAR.


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Si el espacio disponible sobre el disquete es insuficiente para contener el archivo de exportación, el sistema lo advertirá por medio de un mensaje. Si el proceso de copia finaliza satisfactoriamente el sistema, por medio de un mensaje, indica la finalización e informa sobre el nombre y la ubicación del archivo generado.

Toda transferencia de Poai se realiza de manera similar.

Si la secreataría sectorial cuenta con facilidades de transmisión de información por medio de correo electrónico, ésta puede enviar el archivo de exportación, ubicado en el subdirectorio TMP, pegándolo a un mensaje de correo.

IMPORTACION

El botón para importar P.O.A.I permite al banco de proyectos recuperar los proyectos incluidos en el P.O.A.I. exportado desde una secretaría sectorial. El uso de este botón despliega la ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a importar. Previa la validación de la acción, por medio del botón ABRIR, se debe ingresar el disquete en la unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por medio de un mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del sistema se encuentran cerrado. Si es el caso, el sistema inicia el proceso de importación y abre una ventana donde se puede observar el avance en la descompresión del archivo importado.

Una vez concluido el proceso de descompresión, se abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona P.O.A.I. a Importar de dicha ventana se pueden observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisión y que serán restaurados sobre el Ssepi del banco destino. En la zona Información del Proyecto a Importar se aprecia información general sobre éstos proyectos, ilustrando al usuario respecto de los proyectos que está incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos muestra el nombre de quien envía la información, el campo Destino de los Datos muestra el nombre de quién recibe la información y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y nombre de dicho archivo.

La acción de importación se valida a partir del botón IMPORTAR DATOS. En este proceso el sistema verifica la existencia de cada proyecto que está incorporando al sistema. Si encuentra que un proyecto ya existe despliega una ventana Opciones de Importación, ofreciendo las opciones de Reemplazar Uno, Reemplazar Todos, No Reemplaza y Cancela Importación. En caso de seleccionar reemplaza uno, se podrá sobreescribir cada proyecto que existe pero preguntado uno a uno si lo quiere reemplazar, si se escoge reemplazar todos, sobreescribirá todos los proyectos que ya existan sin preguntar si lo quiere reemplazar, si se escoge no reemplaza, el sistema se salta el proyecto sin actualizarlo pero continua con la importación y si se escoge cancela importación, abortará el proceso de importación.

VI.2 Transferencia de Información de Radicación

EXPORTACION

El botón para exportar PROYECTOS RADICADOS abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratón, el banco de proyectos selecciona la Sigla de la dependencia sectorial a la cual quiere enviar proyectos radicados que son de su competencia. Una vez escogida la sigla, el nombre de la dependencia se despliega automáticamente. En la zona Selección de Proyectos Radicados se despliegan los códigos y nombres de los proyectos de la dependencia sectorial en cuestión, que se encuentran radicados en el banco de proyectos. En esta zona se selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con los botones MOVER o MOVER TODOS se traslada a la zona Proyectos a


Ficha Técnica

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Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de proyectos a exportar, se selecciona y, con el botón QUITAR, se retira de la lista. Con el botón QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de proyectos a exportar.

Construida la lista de proyectos a exportar, y en el caso de exportación de proyectos radicados, el flujo se produce únicamente en el sentido banco de proyectos hacia una secretaría sectorial. Por esta razón, en la zona Proyectos con Destino a aparece marcada la casilla Secretaría Sectorial e inactivas las demás casillas.


Si el espacio disponible sobre el disquete es insuficiente para contener el archivo de exportación, el sistema lo advertirá por medio de un mensaje. Si el proceso de copia finaliza satisfactoriamente el sistema, por medio de un mensaje, indica la finalización e informa sobre el nombre y la ubicación del archivo generado.

Toda transferencia de proyectos radicados se realiza de manera similar.

Si la entidad territorial cuenta con facilidades de transmisión de información por medio de correo electrónico, ésta puede enviar el archivo de exportación, ubicado en el subdirectorio TMP, pegándolo a un mensaje de correo.

IMPORTACION

El botón para importar PROYECTOS RADICADOS permite a la secretaría sectorial recuperar proyectos radicados sobre su sistema de información, El uso de este botón despliega la ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a importar. Previa la validación de la acción, por medio del botón ABRIR, se debe ingresar el disquete en la unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por medio de un mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del sistema se encuentran cerrado. Si es el caso, el sistema inicia el proceso de importación y abre una ventana donde se puede observar el avance en la descompresión del archivo importado.

Una vez concluido el proceso de descompresión, se abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona Proyectos Radicados a Importar de dicha ventana se pueden observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisión y que serán restaurados sobre el Ssepi de la secretaría destino. En la zona Información del Proyecto a Importar se aprecia información general sobre éstos proyectos, ilustrando al usuario respecto de los proyectos que está incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos muestra el nombre de quien envía la información, el campo Destino de los Datos muestra el nombre de quién recibe la información y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y nombre de dicho archivo.



Ficha Técnica

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VI.3 Transferencia de Información de Viabilidad

EXPORTACION

El botón para exportar PROYECTOS VIABILIZADOS abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratón, se selecciona la Sigla de la secretaría sectorial que va a enviar, al banco, proyectos cuya viabilidad ha sido conceptuada. Una vez escogida la sigla, el nombre de la dependecia se despliega automáticamente. En la zona Selección de Proyectos Viabilizados se despliegan los códigos y nombres de los proyectos de la dependencia sectorial en cuestión que se encuentran conceptuados. En esta zona se selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con los botones MOVER o MOVER TODOS se trasladan a la zona Proyectos a Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de proyectos a exportar, se selecciona y, con el botón QUITAR, se retira de la lista. Con el botón QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de proyectos a exportar.

Construida la lista de proyectos a exportar, y en el caso de exportación de proyectos radicados, el flujo se produce únicamente en el sentido secretaría sectorial hacia el banco de proyectos. Por esta razón, en la zona Proyectos con Destino a aparece marcada la casilla Banco de Proyectos e inactivas las demás casillas.


Si el espacio disponible sobre el disquete es insuficiente para contener el archivo de exportación, el sistema lo advertirá por medio de un mensaje. Si el proceso de copia finaliza satisfactoriamente el sistema, por medio de un mensaje, indican la finalización e informa sobre el nombre y la ubicación del archivo generado.

Toda transferencia de proyectos con concepto de viabilidad se realiza de manera similar.


IMPORTACION

El botón para importar PROYECTOS VIABILIZADOS permite al banco de proyectos recuperar proyectos viabilizados sobre su sistema de información, El uso de este botón despliega la ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a importar. Previa la validación de la acción, por medio del botón ABRIR, se debe ingresar el disquete en la unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por medio de un mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del sistema se encuentran cerrado. Si es el caso, el sistema inicia el proceso de importación y abre una ventana donde se puede observar el avance en la descompresión del archivo importado.

Una vez concluido el proceso de descompresión, se abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona Proyectos Viabilizados a Importar de dicha ventana se pueden observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisión y que serán restaurados sobre el Ssepi de la dependencia destino. En la zona Información Básica del Proyecto a Importar se aprecia información general sobre éstos proyectos, ilustrando al usuario respecto de los proyectos que está incorporando a su sistema. El campo Origen de


Ficha Técnica

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los Datos muestra el nombre de quien envía la información, el campo Destino de los Datos muestra el nombre de quién recibe la información y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y nombre de dicho archivo.


VI.4 Transferencia de Información de Registro

EXPORTACION

El botón para exportar PROYECTOS REGISTRADOS abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratón, se selecciona la Sigla de la secretaría sectorial de la que el banco de proyectos quiere seleccionar proyectos registrados para enviar. Una vez escogida la sigla, el nombre de la dependencia se despliega automáticamente. En la zona Selección de Proyectos Registrados se despliegan los códigos y nombres de los proyectos de la dependencia sectorial en cuestión que se encuentran registrados en el banco de proyectos. En esta zona se selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con los botones MOVER o MOVER TODOS se trasladan a la zona Proyectos a Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de proyectos a exportar, se selecciona y, con el botón QUITAR, se retira de la lista. Con el botón QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de proyectos a exportar.

En el caso de exportación de proyectos registrados, el flujo se origina siempre en el banco de proyectos y los destinos pueden ser: las secretarías sectoriales de su mismo nivel administrativo, los bancos de proyectos de otros niveles administrativos, las entidades cofinanciadoras, el Bpin o los bancos regionales o tipo otros. Por esta razón, en la zona Proyectos con Destino a aparece marcada la casilla Secretaría Sectorial como una de las posibilidades. Igualmente se pueden escoger otras opciones de la siguiente manera :

• si la instalación del Ssepi es un banco municipal se puede seleccionar la casilla Banco departamental, Entidad Cofinanciadora, Bpin, Banco Regional o dejar la casilla Secretaría Sectorial.

• si la instalación del Ssepi es un banco departamental se puede seleccionar la casilla Banco municipal, Entidad Cofinanciadora, Bpin, Banco Regional o dejar la casilla Secretaría Sectorial.

• si la instalación del Ssepi es una entidad cofinanciadora se puede seleccionar la casilla Banco Regional o dejar la casilla Banco Proyectos.

• si la instalación del Ssepi es tipo otros se puede seleccionar la casilla Entidad Cofinanciadora o dejar la casilla Instalación Tipo Otros.

Realizados los pasos anteriores y seleccionado el destino de la información, se autoriza el proceso de exportación por medio del botón EXPORTAR DATOS, ubicado en la parte inferior de la ventana. En ese momento el sistema crea el archivo de exportación en el subdirectorio TMP del directorio SSEPI y despliega un mensaje solicitando al usuario le indique la unidad de


Ficha Técnica

160

disquete donde debe crear otra copia de dicho archivo. El usuario debe insertar el disquete en la unidad respectiva, responder a la pregunta y seleccionar el botón ACEPTAR.


Toda transferencia de proyectos registrados se realiza de manera similar.


IMPORTACION

El botón para importar PROYECTOS REGISTRADOS permite a la instancia receptora recuperar proyectos registrados sobre su sistema de información, El uso de este botón despliega la ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a importar. Previa la validación de la acción, por medio del botón ABRIR, se debe ingresar el disquete en la unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por medio de un mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del sistema se encuentran cerrado. Si es el caso, el sistema inicia el proceso de importación y abre una ventana donde se puede observar el avance en la descompresión del archivo importado.

Una vez concluido el proceso de descompresión, se abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona Proyectos Registrados a Importar de dicha ventana se pueden observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisión y que serán restaurados sobre el SSEPI de la instancia destino. En la zona Información del Proyecto a Importar se aprecia información general sobre éstos proyectos, ilustrando al usuario respecto de los proyectos que está incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos muestra el nombre de quien envía la información, el campo Destino de los Datos muestra el nombre de quién recibe la información y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y nombre de dicho archivo.


VI.5 Transferencia de Información de Seguimiento

EXPORTACION

El botón para exportar PROYECTOS EN SEGUIMIENTO abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A EXPORTAR. En ella, con la ayuda del ratón, se selecciona la Sigla de la dependencia sectorial que va a enviar, al banco, proyectos en seguimiento. Una vez escogida la sigla, el nombre de la dependencia se despliega automáticamente. En la zona Selección de Proyectos en Seguimiento se despliegan los códigos y nombres de los proyectos de la dependencia sectorial en cuestión que se encuentran en seguimiento. En esta zona se


Ficha Técnica

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selecciona cada proyecto que se quiera exportar y con los botones MOVER y MOVER TODOS se trasladan a la zona Proyectos a Exportar. Si se desea excluir un proyecto de la lista de proyectos a exportar, se selecciona y, con el botón QUITAR, se retira de la lista. Con el botón QUITAR TODOS se excluyen todos los proyectos que se encuentren en la lista de proyectos a exportar.

En el caso de exportación de proyectos en seguimiento, el flujo se origina en la secretaría sectorial responsable del seguimiento y el destino es el banco de proyectos de su mismo nivel administrativo. Por esta razón, en la zona Proyectos con Destino a aparece marcada la casilla Banco Proyectos como una de las posibilidades. Igualmente se pueden escoger otras opciones de la siguiente manera :

• si la instalación del Ssepi es un banco municipal se puede seleccionar la casilla Banco departamental, Entidad Cofinanciadora, Bpin, Banco Regional o dejar la casilla Secretaría Sectorial.

• si la instalación del Ssepi es un banco departamental se puede seleccionar la casilla Banco municipal, Entidad Cofinanciadora, Bpin, Banco Regional o dejar la casilla Secretaría Sectorial.

• si la instalación del Ssepi es una entidad cofinanciadora se puede seleccionar la casilla Banco Regional o dejar la casilla Banco Proyectos.

• si la instalación del Ssepi es tipo otros se puede seleccionar la casilla Entidad Cofinanciadora o dejar la casilla Instalación Tipo Otros.

Realizados los pasos anteriores y seleccionado el destino de la información, se autoriza el proceso de exportación por medio del botón EXPORTAR DATOS, ubicado en la parte inferior de la ventana. En ese momento el sistema crea el archivo de exportación en el subdirectorio TMP del directorio SSEPI y despliega un mensaje solicitando al usuario le indique la unidad de disquete donde debe crear otra copia de dicho archivo. El usuario debe insertar el disquete en la unidad respectiva, responder a la pregunta y seleccionar el botón ACEPTAR.


Toda transferencia de proyectos en seguimiento se realiza de manera similar.


IMPORTACION

El botón para importar PROYECTOS EN SEGUIMIENTO permite a la instancia receptora recuperar proyectos en seguimiento sobre su sistema de información, El uso de este botón despliega la ventana ABRIR donde se debe seleccionar la unidad de disco y el archivo a importar. Previa la validación de la acción, por medio del botón ABRIR, se debe ingresar el disquete en la unidad respectiva. Antes de iniciar el proceso el sistema solicita al usuario, por medio de un mensaje, que le confirme si el conjunto de bases del sistema se encuentran cerrado. Si es el caso, el sistema inicia el proceso de importación y abre una ventana donde se puede observar el avance en la descompresión del archivo importado.


Ficha Técnica

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Una vez concluido el proceso de descompresión, se abre la ventana SELECCION DE PROYECTOS A IMPORTAR. En la zona Proyectos en Seguimiento a Importar de dicha ventana se pueden observar los proyectos contenidos en el archivo de transmisión y que serán restaurados sobre el SSEPI de la instancia destino. En la zona Información Básica del Proyecto a Importar se aprecia información general sobre éstos proyectos, ilustrando al usuario respecto de los proyectos que está incorporando a su sistema. El campo Origen de los Datos muestra el nombre de quien envía la información, el campo Destino de los Datos muestra el nombre de quién recibe la información y el campo Archivo a Importar muestra la ruta de acceso y nombre de dicho archivo.



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VII. Recepción MGA

Para realizar el proceso de alimentar el Ssepi con la información almacenada en la Metodología General Ajustada debemos presionar el Boton Recepción Mga, ubicado en la pantalla principal del Ssepi Figura 84

Figura 84


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Luego que se ha seleccionado la opción de Recepción MGA el sistema despliega otra pantalla donde el usuario encontrara en la parte intermedia un botón con el nombre de “Seleccione archivo .MGA”, allí el usuario podrá seleccionar el archivo .MGA tal como se muestra en la Figura 85

Figura 85


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Allí el usuario podrá dando un doble click sobre el archivo MGA que normalmente se llamara transmi.mga o con el botón ubicado en la parte derecha con el nombre abrir, seleccionar el archivo para el proceso de carga. El nombre del archivo seleccionado se ubicara con su respectiva dirección debajo del botón “Seleccione archivo MGA”. Figura 86

Figura 86

Si estamos seguros presionamos el botón con el nombre “Subir”; esta acción le indica al sistema que tome toda la información de mga y se la entregue al Ssepi, cabe mencionar que luego de esto no se puede retroceder.

El sistema le permite durante el proceso de carga compatibilizar la información que proviene de la Mga con la herramienta Ssepi. Como por ejemplo si la entidad ejecutora no existe en el catalogo el sistema emitirá automáticamente una pantalla para que el usuario, bien escoja una entidad ejecutora o también el sistema le permite ir de manera automática ir a los clasificadores he ingresar la entidad respectiva. Así durante todo el proceso de carga.


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Existen algunas exigencias por parte del sistema como es: Sí la instalación del Ssepi es de tipo municipal el Ssepi durante el proceso de carga, obliga que la información digitada en el proyecto en la Metodología General Ajustada debe contener la definición del plan de desarrollo municipal, de igual forma ocurre si la instalación del Ssepi es de carácter Departamental o Nacional. Si esta restricción no se cumple el Ssepi impide subir la información para lo cual el usuario tendrá que regresar a la metodología definirle el respectivo plan de desarrollo generar nuevamente la transmisión allí he intentar cargar en el Ssepi. Figura 87

Figura 87

Recuerde también que si mientras transcurre el proceso de carga, y mediante la interactividad con este presiona la Opción NO, el proceso se cancela.


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Para el proceso de carga de información proveniente de MGA se estableció un estándar que es el siguiente: el sistema emite el mensaje o pantalla indicando en la parte superior la situación a compatibilizar (Problema) y dentro del mensaje explica que es lo que ocurre como se presenta en la siguiente Figura en la cual DNP no existe en catalogo de Entidades. Figura 88

Figura 88


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El sistema también advierte que si no puede resolver algún tipo de aporte para alguna entidad Financiadora, le solicitara al usuario su intervención durante todo el horizonte de evaluación, para lo cual el sistema le permitirá desplegar o ingresar el respectivo tipo de aporte para la entidad en mención. Figura 89

Figura 89


Ficha Técnica

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Si el usuario, presiona la techa si, el sistema repliega de manera automática otra pantalla donde le permitirá seleccionar de una lista el respectivo tipo de aporte si el tipo de aporte no se encuentra en dicha lista, también le permitirá adicionarla en ese momento a través del botón adicionar. Ahora bien si decide darle NO, el sistema cancelara el proceso Figura 90

Figura 90


Ficha Técnica

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El sistema siempre le preguntara que si esta seguro de la opción escogida Figura 91

Figura 91


Ficha Técnica

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Por último, el sistema advierte si el proyecto fue cargado para la vigencia que esta el sistema, además indicándole que código de radicación que adopto durante el proceso de carga en su momento. Figura 92

Figura 92


Ficha Técnica

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VIII. FUNCIONES DE LOS MENUS INFORMES, UTILITARIOS Y MANTENIMIENTO

Las funciones de mantenimiento del sistema deben ser manejadas exclusivamente por el ADMINISTRADOR DEL SISTEMA quien, a partir de ellas, podrá mantener el control sobre la utilización del sistema y su integridad.

Las funciones de mantenimiento del sistema están disponibles a partir del menú MANTENIMIENTO en la ventana principal del Ssepi.

Al abrir el menú, por medio del ratón, se despliegan las diferentes facilidades que provee el sistema y que se explican a continuación .

VIII.I Submenú INFORMES

VIII.1.1 Portafolios

La opción PORTAFOLIOS. Figura 93

Figura 93

VIII.1.2 Ficha EBI

La opción FICHA EBI.

VIII.1.3 PAC

La opción PAC.


Ficha Técnica

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VIII.1.4 Sistema General de Participaciones

La opción Plan de Invers. de Forz. Asign.

VIII.2 Submenú UTILITARIOS

Figura 94

VIII.2.1 Cambiar Contraseña

La opción CAMBIAR CONTRASEÑA.

VIII.2.2 Cambio de Usuario

La opción CAMBIO DE USUARIO.

VIII.2.3 Ajuste Presupuesto

La opción AJUSTE PRESUPUESTO.

VIII.2.4 Seguimiento (Detalle)

La opción SEGUIMIENTO (DETALLE)


Ficha Técnica

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VIII.3 Submenú MANTENIMIENTO

Figura 95

VIII.3.1 Copia de Seguridad (Backup)

La opción COPIA DE SEGURIDAD permite sacar una copia de respaldo del Ssepi. La copia incluye todas las bases de datos, el ejecutable y la librería de FoxPro. La utilidad de dicha copia es la de poder contar con un medio para recuperar la información del sistema, a la fecha del backup, en caso de que ésta se dañe por problemas en el fluido eléctrico, manipulaciones indebidas de los usuarios, virus, etc.

Para iniciar el proceso de COPIA DE SEGURIDAD se requiere que todas las bases de datos se encuentren cerradas (incluyendo aquellas utilizadas por usuarios en otras terminales cuando el Ssepi opera sobre una red informática). Si las bases no están cerradas el backup será incompleta. Se recomienda, por este motivo, que se realice al finalizar las labores del día o al iniciar la sesión de trabajo.

Al seleccionar la opción COPIA DE SEGURIDAD el sistema despliega el siguiente mensaje: “Se Generará el archivo SSEPIBAK.ZIP en Disco o en Diskette(s). Al efectuar la copia en diskettes, se borrará su contenido actual. Desea efectuar la copia en diskettes?”, si la respuesta es Si, la copia de seguridad se genera en diskettes, por lo tanto, debe haber insertado el disco número uno (1) en la unidad A:, si la respuesta es No, la copia de seguridad se genera en el directorio \SSEPI\BACKUP del disco del computador y si la respuesta es Cancelar suspende el proceso de copia de copia. Con el objeto de no sobreescribir el archivo SSEPIBAK.ZIP cada vez que se efectua el backup y con el fin de mantener por los menos de tres a cinco copias de seguridad, se recomienda que se renombre el archivo adicionándole la fecha y hora en que se genera la copia, tan pronto, finalice dicho proceso .

�La periodicidad de realización del BACKUP debe ser función del volumen de trabajo pero siempre con alta frecuencia. En aquellas entidades territoriales donde las caídas de energía son frecuentes es indispensable hacer backup diario para garantizar que la pérdida de trabajo es de máximo un día.


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VIII.3.2 Restaurar Copia de Seguridad (Backup)

La opción RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD se utiliza cuando se han ocasionado daños a las bases de datos. Esta permite recuperar la información de las bases a la fecha en que se realizó el último backup. Para realizar este proceso se requiere que todas las bases de datos se encuentren cerradas (incluyendo aquellas utilizadas por usuarios en otras terminales cuando el Ssepi opera sobre una red informática).

Esta opción descomprime el archivo \SSEPI\BACKUP\SSEPIBAK.ZIP y restaura la información en él contenida a las bases respectivas del Ssepi, borrando su información y reemplazándola por la del BACKUP. Por lo tanto, si el archivo que se quiere restaurar se encuentra renombrado, se debe dejar con el nombre de SSEPIBAK.ZIP y en el directorio \SSEPI\BACKUP.

Al seleccionar la opción RESTAURAR COPIA DE SEGURIDAD el sistema despliega el siguiente mensaje: “Se Restaurará el archivo SSEPIBAK.ZIP del Disco o Diskette(s). Al restaurar la copia todos loa archivos se sobreescribirán. Desea restaurar la copia de diskettes?”, si la respuesta es Si, la copia de seguridad a restaurar se toma de diskettes, por lo tanto, debe haber insertado el disco número uno (1) en la unidad A:, si la respuesta es No, la copia de seguridad a restaurar se toma del directorio \SSEPI\BACKUP del computador y si la respuesta es Cancelar suspende el proceso de restauración. Al concluirse éste el sistema despliega otro mensaje indicando si se realizó correctamente o no.

VIII.3.3 Administración de Usuarios

La opción ADMINISTRACION DE USUARIOS permite al ADMINISTRADOR DEL SISTEMA agregar nuevos usuarios al sistema y definirle sus derechos, o modificar aquellos existentes. Con la ayuda de los botones AGREGAR o EDITAR se introduce o modifica la información siguiente:

Código de Usuario: en este campo se ingresa un código cuya longitud máxima es de 10 posiciones.

Nombre: en este campo se ingresa el nombre completo del usuario (máximo 30 posiciones)

Cargo: en este campo se ingresa el cargo del usuario (máximo 30 posiciones)

Contraseña: en este campo se ingresa la contraseña del usuario (máximo 6 posiciones). Al escribir la contraseña esta no se ve, Una vez ingresada, el sistema solicita que se ingrese de nuevo para confirmarla, ya que el usuario puede luego cambiar su contraseña,

Fecha: en este campo se ingresa en forma automática la fecha en que el usuario y sus derechos fueron definidos

Tipo de Usuario: En este campo se escoge un tipo de usuario de los que están definidos en el sistema: Administrador, Consulta o Proyecto, o se selecciona el campo Personalizar para definir un usuario diferente.

El tipo de usuario o su personalización están relacionados con los derechos para AGREGAR, BORRAR y/o MODIFICAR información en el sistema:

El usuario Administrador es aquel que tiene derechos ilimitados sobre la información del sistema (agregar, modificar y/o borrar).

El usuario Consulta es aquel cuyo derecho está restringido únicamente a observar la información, sin poder actuar sobre ella.

La opción de Personalizar un usuario permite definir usuarios con derechos particulares. Al seleccionar esta opción se activa los botones CLASIFICADORES Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN y INFORMACIÓN DEL PROYECTO ubicados en la parte inferior de la ventana para que, a partir de cada uno de ellos, se especifiquen derechos de agregar, modificar o


Ficha Técnica

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borrar información relacionada con las funciones disponibles en las diferentes ventanas que hacen parte de estos subsistemas. Al hacer uso de cualquiera de estos dos botones se abre una ventana para cada uno, en cuya parte superior aparecen las letras A (agregar), M (modificar) y B (borrar). Aparecen igualmente las funciones para las cuales se pueden definir derechos de agregar, modificar y/o borrar al marcar las casillas correspondientes.

Asignados todos los permisos, salvamos la información usando el boton GUARDAR. Para el desplazamiento entre usuarios utilizamos los botones PRIMERO, ANTERIOR, BUSCAR, SIGUIENTE y ULTIMO.

NOTA: la entidad territorial entre los diferentes usuarios personalizados que debe definir, al menos uno de ellos debe tener un perfil de ADMINISTRADOR DE TABLAS, para el funcionario responsable de actualizar los diferentes catálogos del sistema, permitiendo para cada uno el derecho de agregar, modificar y borrar información

VIII.3.4 Generación de Indices

La opción GENERACION DE INDICES permite reconstruir los índices de las bases de datos del Ssepi cuando éstos se dañan por factores como cambios bruscos en el fluido eléctrico, virus, etc.

Se recomienda hacer uso de la opción GENERACION DE INDICES cada vez que el sistema despliegue un mensaje de índice dañado, etiqueta de indice no existe y al menos una vez a la semana.

VIII.3.5 Regeneración de Gráficas

Debido a inconvenientes causados por caídas del fluido eléctrico las gráficas de productos, indicadores y avance físico financiero pueden perder el vínculo del campo que guarda la gráfica con el modelo de gráfico a utilizar, impidiendo la generación de las mismas. Por lo tanto, la opción REGENERACION DE GRAFICAS permite reconstruir automáticamente dichas gráficas.

VIII.3.6 Depuración de las Bases de Datos

La opción DEPURACION DE LAS BASES DE DATOS permite borrar físicamente de las bases aquellos registros que tan solo han sido borrados lógicamente (marcados como borrados pero no suprimidos realmente). El borrado físico los suprime realmente y libera espacio de las bases utilizado innecesariamente.

Al iniciar el proceso de DEPURACION DE LAS BASES DE DATOS el sistema despliega un mensaje recordando la necesidad de cerrar las bases. El botón ACEPTAR inicia el proceso. Al concluirse éste el sistema despliega otro mensaje indicando si se realizó correctamente o no.

VIII.3.7 Indices Banco de Costos

La opción INDICES BANCO DE COSTOS permite reconstruir los índices de las bases de costos del Ssepi cuando éstos se dañan por factores como cambios bruscos en el fluido eléctrico.

Se recomienda hacer uso de la opción INDICES BANCO DE COSTOS cada vez que el sistema despliegue un mensaje de índice dañado y al menos una vez a la semana.


Ficha Técnica

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VIII.3.8 Configuración del Sistema

A partir de la opción CONFIGURACION DEL SISTEMA le facilita al administrador dos (2) acciones. La primera es cambiar el nombre de la Instalación del Ssepi, y la segunda es cambiar o actualizar el Año de configuración del Ssepi, con el fin que si al final del año calendario no se han terminado de ingresar los proyectos del año inmediatamente anterior, pueda hacerse hasta el día en que el administrador provoque el cambio de dicho año. Este año tiene efectos en la vigencia de los proyectos, en la vigencia del plan de desarrollo, en la programación de las inversiones, en la transferencia de información y en algunos procesos que toman como base para las operaciones matemáticas este año.

VIII.3.9 Ajustar Bases de Datos

La opción AJUSTAR BASES DE DATOS permite al administrador la posibilidad de corregir daños en las tablas de datos que conforman la base de datos del Ssepi, donde el error mas frecuente es el no reconocimiento de las tablas de datos por FoxPro. Al efectuar este proceso no es ciento por ciento seguro que las arregle, de aquí la importancia de la copias de seguridad que se manejen.

VIII.3.10 Ajustar Campos Memo

La opción AJUSTAR CAMPOS MEMOS (en los campos memos se pueden guardar imágenes como gráficas, fotos, etc., y textos que superan los 254 caracteres permitidos en un campo de tipo caracter) permite al administrador la posibilidad de corregir daños en las tablas de datos que almacenan gráficas como productos, indicadores y seguimiento físico financiero, donde el error mas frecuente es la imposibilidad de accesar la tabla por problemas con los campos memos. Al efectuar este proceso no es ciento por ciento seguro que las arregle, de aquí la importancia de la copias de seguridad que se manejen.

VIII.3.11 Ajustar Todo

La opción AJUSTAR TODO permite al administrador efectuar en un solo paso las dos opciones anteriores.


Ficha Técnica

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IX. FICHA TECNICA

La versión 5.0 del sistema fue diseñada por el Departamento Nacional de Planeación de la República de Colombia, con la siguiente ficha técnica:

Coordinación General: SONIA CANCINO ACUÑA Coordinadora Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversión Nacional

Coordinación Diseño y Desarrollo HECTOR MAURICIO PARRA DUSSAN Ingeniero de Sistemas Desarrollo: JAIRO JAVIER YEPES ESCOBAR Ingeniero de Sistemas

El Ssepi en sus versiones anteriores recibió el apoyo financiero de la Misión Social, el PDI, la Red de Solidaridad Social, el FIS, el DRI, la Findeter, la Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos y la Dirección de Desarrollo Territorial y el Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversión Pública del Departamento Nacional de Planeación.

Cualquier inquietud, sugerencia o comentario favor enviarlo a la siguiente dirección:

Departamento Nacional de Planeación

Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas Grupo Asesor a Programas y Proyectos de Inversión Pública

Calle 26 No. 13 – 19 Piso 10 Teléfono: (57-1) 5960300 5663666 Ext. 2290

Fax: (57-1) 5999550 5999551 Bogotá D.C., Colombia

E-mail: [email protected]


Anexo 1: Entidades Financiadoras y Fuentes de Financiación

179

X. ANEXO 1: ENTIDADES FINANCIADORAS Y FUENTES DE FINANCIACION

Entidad

Financiadora

Fuente de

Financiación

Código

MUNICIPIO

Municipio

Ingresos corrientes (excluidas Sistema General de Participaciones, SGP y transferencias del presupuesto a los EP municipales)

M00Pxx

Recursos de capital M00Kxx

Sistema General de Participaciones, SGP al municipio (excluidas las transferencias del SGP a los EP municipales)

M00Yxx

Sistema General de Participaciones, SGP � M00Sxx

Fondos especiales M00Exx

Recursos de funcionamiento � M00Fxx

Sin asignación M00Axx

Establecimientos públicos del orden municipal

Rentas propias del EP municipal M01Pxx

Recursos de capital del EP municipal M01Kxx

Transferencias del presupuesto al EP municipal M01Txx

Transferencias del SGP a EP municipal M01Yxx

Sistema General de Participaciones, SGP � M01Sxx

Recursos de funcionamiento del EP municipal � M01Fxx

Empresas industriales y comerciales del orden municipal

Rentas propias de la EIC municipal M26-M50Pxx

Recursos de capital de la EIC municipal M26-M50Kxx

Recursos de funcionamiento de la EIC municipal � M26-M50Fxx

Sociedades de economía mixta del orden municipal

Rentas propias de la SEM municipal M51-M75Pxx

Recursos de capital de la SEM municipal M51-M75Kxx

Recursos de funcionamiento de la SEM municipal � M51-M75Fxx



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DEPARTAMENTO

Departamento

Ingresos corrientes (excluido el Sistema General de Participaciones, SGP y las transferencias del presupuesto a los EP departamentales)

D00Pxx

Recursos de capital D00Kxx

Sistema General de Participaciones, SGP D00Sxx

Fondos Especiales D00Exx

Recursos de funcionamiento � D00Fxx

Sin asignación D00Axx

Establecimientos públicos del orden departamental

Rentas propias del EP departamental D01Pxx

Recursos de capital del EP departamental D01Kxx

Transferencias del presupuesto al EP departamental D01Txx

Sistema General de Participaciones, SGP D01Sxx

Recursos de funcionamiento del EP departamental � D01Fxx

Empresas industriales y comerciales del orden departamental

Rentas propias de la EIC departamental D26-D50Pxx

Recursos de capital de la EIC departamental D26-D50Kxx

Recursos de funcionamiento de la EIC departamental � D26- D50Fxx

Sociedades de economía mixta del orden departamental

Rentas propias de la SEM departamental D51-D75Pxx

Recursos de capital de la SEM departamental D51-D75Kxx

Recursos de funcionamiento de la SEM departamental � D51-D75Fxx

NACION

Establecimientos del orden central nacional

Ingresos corrientes N00Pxx

Recursos de capital N00Kxx

Contribuciones parafiscales N00Cxx

Recursos de funcionamiento � N00Fxx

Sin asignación N00Axx

Establecimientos públicos del orden nacional

Rentas propias del EP del orden nacional N01-N25Pxx

Recursos de capital del EP del orden nacional N01-N25Kxx

Recursos de funcionamiento del EP del orden nacional � N01-N25Fxx



181

N01: DRI 3

N02: FIS 3

N03: RSS 3

Empresas industriales y comerciales del orden nacional

Rentas propias de la EIC del orden nacional N26-N50Pxx

Recursos de capital de la EIC del orden nacional N26-N50Kxx

Recursos de funcionamiento de la EIC del orden nal. � N26-N50Fxx

N26: FINDETER 3

Sociedades de economía mixta del orden nacional

Rentas propias de la SEM del orden nacional N51-N75Pxx

Recursos de capital de la SEM del orden nacional N51-N75Kxx

Recursos de funcionamiento de la SEM del orden nal. � N51-N75Fxx

Fondos Especiales del orden nacional

Transferencias del PGN al fondo N76-N99Txx

Recursos del crédito del fondo especial del orden nacional N76-N99Rxx

N76: FIU 3

N77: FCV 3

N78: FNR 3

N79: FIR - COSTA ATLANTICA

N80: FIR - CENTRO ORIENTE

N81: FIR- OCCIDENTE

N:82 FIR – ORINOQUIA

N83: FIR – AMAZONIA

Comunidad

Recursos propios C00Pxx

� Para el caso de entidades territoriales distritales.

� En rigor, este rubro no es una fuente de financiación sino una aplicación del gasto. No obstante, dado que algunos proyectos incorporan recursos destinados a funcionamiento para su financiación o ejecución, se conserva este rubro con el objeto de captar dichos casos. 3

A pesar que los Fondos del Sistema Nacional de Cofinanciación se encuentran en proceso de liquidación, se siguen teniendo en cuenta para efectos de esta clasificación, ya que pueden haber proyectos en el Ssepi que apunten a ellos .



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La tabla anterior muestra la codificación que se estableció para las entidades y fuentes de financiación mas corrientes en los diferentes niveles administrativos.

La clasificación, en los diferentes proyectos, de las entidades y fuentes de financiación, de acuerdo con esta codificación, permite a las distintas entidades y dependencias de la administración preparar, durante la etapa de programación de las inversiones, sus anteproyectos de inversión seleccionando, según criterios propios, aquellos proyectos a financiar hasta la utilización total de la cuota de inversión que le fue asignada.

La codificación de las entidades y fuentes de financiación tiene la siguiente estructura:

ENTIDADES FINACIADORAS

El código de la entidad financiadora es de tres (3) posiciones de longitud y está compuesto por:


M: entidad del orden municipal, D: entidad del orden departamental, N: entidad del orden nacional, C: entidad de la comunidad.


Los dos (2) dígitos numéricos que siguen al dígito alfabético pueden asumir los siguientes valores:

• En el caso de entidades municipales y departamentales, si éstas son del sector central asumen el valor 00, si son establecimientos públicos asumen el valor 01, si son empresas industriales y comerciales asumen valores entre 26 y 50, y si son sociedades de economía mixta asumen valores entre 51 y 75.

• En las entidades nacionales hay dos casos que difieren de los anteriores: en el de establecimientos públicos puede asumir valores entre 01 y 25 y en el de fondos especiales puede asumir valores entre 76 y 99.

• En el caso de la comunidad asumen siempre el valor 00.

FUENTES DE FINANCIAMIENTO

El código de la fuente de financiación es de seis (6) posiciones de longitud donde las tres primeras provienen de la Entidad Financiadora. Las tres posiciones siguientes tienen:


• Para el caso de fuentes de financiación de entidades municipales.

� Si la entidad es del orden centralizado pueden asumir los siguientes valores: P (Ingresos corrientes, excluidas las transferencias de los ingresos corrientes de la nación y las transferencias del presupuesto a los establecimientos públicos municipales), K (Recursos de capital), Y (Transferencias de los ingresos corrientes de la nación al municipio, excluidas las transferencias de los ingresos corrientes de la nación a los establecimientos públicos municipales), S (Situado Fiscal, para el caso de entidades territoriales distritales), E (Fondos especiales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignación, código que se utiliza cuando se desconoce la fuente específica).

� Si la entidad es un establecimiento público puede asumir los siguientes valores: P (Rentas propias), K (Recursos de capital), T (Transferencias del presupuesto al establecimiento público), Y (Transferencias de los ingresos corrientes de la nación al establecimiento público), S (Situado Fiscal, para el caso de entidades territoriales distritales) o F (Recursos de funcionamiento).



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• Para el caso de entidades departamentales

� Si la entidad es del orden centralizado pueden asumir los siguientes valores: P (Ingresos corrientes, excluido el situado fiscal y las transferencias del presupuesto a los establecimientos públicos departamentales), K (Recursos de capital), C (Contribuciones parafiscales), S (Situado fiscal), E (Fondos Especiales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignación, código que se utiliza cuando se desconocer la fuente específica).

� Si la entidad es un establecimiento público puede asumir los siguientes valores: P (Rentas propias), K (Recursos de capital), T (Transferencias del presupuesto al establecimiento público), S (Situado Fiscal) o F (Recursos de funcionamiento).


• Para el caso de entidades nacionales

� Si la entidad es del orden centralizado pueden asumir los siguientes valores: P (Ingresos corrientes), K (Recursos de capital), C (Contribuciones parafiscales), F (Recursos de funcionamiento) o A (sin asignación, código que se utiliza cuando se desconoce la fuente específica).

� Si la entidad es un establecimiento público, una empresa industrial y comercial o una sociedad de economía mixta puede asumir los siguientes valores: P (Rentas Propias), K (Recursos de capital) o F (Recursos de funcionamiento).

� Si la entidad es un Fondo especial puede asumir los siguientes valores: T (Transferencias del PGN al fondo) o R (Recursos del crédito)

• Para el caso de entidades de la comunidad

� solo puede asumir el valor P (Recursos propios).


Los dos (2) dígitos numéricos que siguen al dígito alfabético, se dejan de libre utilización por parte de la entidad territorial para que pueda diferenciar entre fuentes de financiación del mismo tipo.

�Para algunas entidades financiadoras del nivel nacional se definieron sus códigos: los fondos de cofinanciación, los fondos de inversión regional, etc. Con el objeto de manejar información susceptible de ser comparada, estos códigos no deben ser modificados.


Anexo 2: Variables Mínimas Requeridas durante el Ingreso de Información sobre el Proyecto a través de su Ciclo de Vida

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XI. ANEXO 2: VARIABLES MINIMAS REQUERIDAS DURANTE EL INGRESO DE INFORMACION SOBRE EL PROYECTO A TRAVES DE SU CICLO DE VIDA

La captura de información sobre los proyectos de inversión al Ssepi, exige el ingreso de un mínimo de variables relativas al proyecto durante todo su ciclo de vida. Para que el usuario no se vea bloqueado respecto de estas variables exigidas por el sistema para dejarlo proceder con bloques subsiguientes de información, a continuación se relacionan dichas variables. Estas hacen referencia exclusivamente al subsistema de PROGRAMACION Y SEGUIMIENTO.

En la ventana DATOS BASICOS

Variables requeridas: Nombre del proyecto, Entidad que presenta el proyecto al banco y Fecha de radicación.

En la ventana CLASIFICACION

Variables requeridas: Tipo específico de Gasto, Sector, Vigencia de Ejecución Inicial y Final, Cantidad de producto del proyecto, Años de vida del proyecto y Plazo estimado de ejecución.

En la ventana PROBLEMA/OBJETIVO/ALTERNATIVA/JUSTIFICACION

Variables requeridas: Problema, Objetivo, Alternativa seleccionada, al menos un Programa del plan de desarrollo municipal y/o departamental, área afectada (al menos una) y población afectada y su unidad de medida.

En la ventana UBICACION GEOGRAFICA

Variables requeridas: área geográfica (al menos una).

En la ventana AREA BENEFICIADA

Variables requeridas: área beneficiada (al menos una).

En la ventana PRESUPUESTO

Variables requeridas: categoría de inversión (al menos una), actividad (al menos una de cada categoría de inversión).

Funciones requeridas: Para poder seguir a la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA se debe haber calculado el presupuesto (botón CALCULAR) y transferido el presupuesto (botón TRANSFERIR).

En la ventana PROGRAMACION FISICA FINANCIERA

Variables requeridas: Fecha de inicio de programación y Período.

En la ventana ESTRUCTURA FINACIERA

Variables requeridas: datos sobre fuentes de financiación, para al menos una vigencia presupuestal.

En la ventana PRESUPUESTO DE OPERACION

Variables requeridas: datos sobre costos de operación, para al menos una entidad y fuente de financiación.

En la ventana PRODUCTOS

Variables requeridas: productos (al menos uno y su meta programada)


Anexo 2: Variables Mínimas Requeridas durante el Ingreso de Información sobre el Proyecto a través de su Ciclo de Vida

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En la ventana INDICADORES

Variables requeridas: indicadores de evaluación (al menos uno)

En la ventana OTROS DATOS DE FORMULACION

Variables requeridas: Estado actual del proyecto y requerimiento o no de Licencia ambiental.

En la ventana RESPONSABLE CONCEPTO DE VIABILIDAD

Variables requeridas: concepto de viabilidad del nivel municipal y/o departamental .

En la ventana EVALUACION DEL PROYECTO

Variables requeridas: responsables y fechas de los análisis Técnicos, Institucionales, Socio-Económicos, Ambientales, Financieros y el Coordinador General del Proyecto.

En la ventana REGISTRO

Variables requeridas: Fecha de ingreso a la etapa

En la ventana APROBACION

Variables requeridas: Fecha de aprobación.

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