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MANUAL DEL PROCESO DE EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA CA-CGAF-02-P02 Versión 1.0 23/05/2014

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 4

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4

4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 6

5. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA ................ 7

5.1PROPÓSITO .......................................................................................................................... 7

5.2.ALCANCE ............................................................................................................................. 7

5.3.DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ........................................................................................... 7

6. INDICADORES ............................................................................................................................ 13



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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

Código CA-CGAF-02-P02

Descripción PROPÓSITO Garantizar la disponibilidad de recursos a través de la emisión de certificaciones presupuestarias. DISPARADOR Necesidad justificada de recursos económicos para adquisiciones o contrataciones. ENTRADAS Solicitud de certificación presupuestaria en la cual se detalle:

Objeto de la Solicitud

Monto incluido IVA

Determinar la ubicación geográfica – Cantón, donde se destinará el Bien o servicio

Identificar si los Bienes Inmuebles son de propiedad de INMOBILIAR, o si estos serán destinados a otras Entidades Públicas.

En el caso de proveedores y/o contratistas a los que se haya otorgado anticipos, se deberá especificar su monto.

Se debe adjuntar a las solicitud de certificación presupuestaria la siguiente documentación:

Aval presupuestario

Formulario emitido por el sistema de avales y certificaciones presupuestarias

Adicionalmente, de acuerdo a su aplicación se debe adjuntar:

Administrativo, contrataciones en el portal de compras públicas. - Términos de referencia - Proformas y cuadros comparativos (en caso de

ínfimas cuantías)

Talento Humano, contrataciones de personal. - Detalle de personal, con cuadro de análisis del

Gasto

Administrativo, otros gastos (servicios básicos,



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reembolsos, tasas y contribuciones, etc) - Documentación sustentatoria

Adquisiciones de predios. - Avalúo municipal

Consultorías y estudios. - Cronograma valorado - Términos de referencia

Fiscalizaciones. - Cronograma valorado - Términos de referencia

Obras. - Cronograma valorado - Términos de referencia

Convalidaciones de certificaciones. - Certificaciones del año anterior - Contrato en caso de aplicar

ACTIVIDADES PRINCIPALES

Realizar el control previo de la solicitud de certificación presupuestaria y documentos de respaldo

Revisar disponibilidad de fondos.

Elaborar Reformas Presupuestarias si es el caso

En el caso de tratarse certificaciones plurianuales se deberá realizar en trámite respetivo en el Ministerio de Finanzas

Emitir certificación presupuestaria

Productos/Servicios del Proceso

Certificación Presupuestaria

Responsable del Proceso Analista de Presupuestos

Tipo del cliente Cliente Interno

Controles

Código Orgánico de Planificación de Finanzas Públicas Normas Técnicas de Presupuesto Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0007 RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0010



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2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

No se dará trámite a ninguna solicitud de certificación presupuestaria que no cuente con

la información y documentación habilitante completa, adjunta al memorando de solicitud,

conforme a las directrices que emita la Dirección Financiera.

En caso de que en la emisión de aval presupuestario (gasto de inversión) se ha identificado

la necesidad de realizar una modificación presupuestaria, la unidad requirente será

notificada cuando la modificación sea efectuada para que prosiga con la solicitud de

certificación presupuestaria, caso contrario no podrá realizar dicha solicitud.

El Certificación Presupuestaria garantiza la disponibilidad de recursos tanto para gasto de

inversión como para gasto corriente.

Una vez emitida la certificación presupuestaria, las unidades requirentes tienen un

término máximo de 15 días para dar inicio a los procesos de contratación o efectuar

solicitudes de pago.

El término para la emisión de la certificación presupuestaria es de 2 días laborables

contados a partir de la recepción de la solicitud de certificación con su respectiva

documentación de soporte, únicamente se aplica para certificaciones presupuestarias de

gasto de inversión.

En el caso de adquisición o expropiación de bienes inmuebles, la certificación

presupuestaria tendrá una vigencia máxima de 120 días.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Aval presupuestario.-Documento emitido por la Coordinación General de Planificación, con el cual

se garantiza la disponibilidad de fondos de inversión.

Certificación presupuestaria.- Es garantizar la disponibilidad de recursos, para comprometer un

gasto con cargo al presupuesto institucional autorizado para el año fiscal respectivo, previo

cumplimiento de las disposiciones legales vigentes que regulen el objeto materia del compromiso.

Dicha certificación implica la reserva del crédito presupuestario, hasta el perfeccionamiento del

compromiso y la realización del correspondiente registro presupuestario.

E-sigef.- Sistema de Gestión Financiera

Modificación presupuestaria.- Consiste en la reasignación de fondos de un ítem presupuestario a

otro con el fin de garantizar la disponibilidad de los mismos.

PAC.- Plan Anual de Contrataciones.

POA.- Plan Operativo Anual.



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Proyecto.- Un proyecto de inversión pública constituye un conjunto de actividades organizadas y

estructuradas dentro de una misma lógica secuencial, afinidad y complementariedad, agrupadas

para cumplir un propósito específico y contribuir a la solución de un problema.

Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones.-El Sistema sintetiza el proceso de emisión de avales y certificaciones presupuestarias a través de varios formularios, los cuales deben ser completados por las unidades para posteriormente adjuntarse al memorando de solicitud con la demás documentación requerida.

TDR´s.-Términos de referencia: Documento que contiene las especificaciones técnicas, objetivos y

estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, servicio, construcción,

conferencia, negociación, detalle económico etc.



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4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO



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5. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

5.1. PROPÓSITO

Garantizar la disponibilidad de recursos a través de la emisión de certificaciones

presupuestarias.

5.2. ALCANCE

El proceso contempla desde la elaboración de la solicitud de certificación presupuestaria por parte de la unidad requirente, hasta la emisión de la certificación por parte de la Dirección Financiera para determinar la disponibilidad de fondos. Además, incluye las modificaciones presupuestarias necesarias en el sistema e-Sigef, ejecutadas directamente por el analista presupuestario con la aprobación del Ministerio de Finanzas en los casos que aplique.

5.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Solicitar Certificación Presupuestaria

Unidad Requirente

La unidad requirente en función de sus necesidades y su planificación anual, solicita la certificación presupuestaria, dependiendo del tipo de gasto de verá realizar lo siguiente: Inversión El usuario ingresa al Sistema de emisión de avales y certificaciones presupuestarias, completa la información de la solicitud de certificación. Al momento de enviar la solicitud se genera un documento en PDF, el cual debe ser anexado al memorando (Quipux) de solicitud de certificación presupuestaria. La Unidad requirente elaborará el memorando de solicitud de certificación presupuestaria, dirigida a la Dirección Financiera al cual debe adjuntar el documento en PDF generado en el sistema y los documentos habilitantes de acuerdo a su aplicación:

Aval Presupuestario emitido por la

Memorando de solicitud de Certificación Presupuestaria / ingreso de información en el Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones Presupuestarias



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Coordinación General Planificación y Gestión Estratégica

Administrativo, contrataciones en el portal de compras públicas. - Términos de referencia - Proformas y cuadros

comparativos (en caso de ínfimas cuantías)

Administrativo, contrataciones de personal. - Detalle de personal, con cuadro

de análisis del Gasto.

Administrativo, otros gastos (servicios básicos, reembolsos, tasas y contribuciones, etc) - Documentación sustentatoria

Adquisiciones de predios. - Avalúo municipal





Corriente La Unidad requirente únicamente elabora el memorando de solicitud de certificación presupuestaria, dirigida a la Dirección Financiera, con los documentos habilitantes según sea el caso.

Administrativo, contrataciones en el portal de compras públicas. - Términos de referencia - Proformas y cuadros

comparativos (en caso de ínfimas cuantías)

Administrativo, contrataciones de



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personal. - Detalle de personal, con cuadro

de análisis del Gasto.

Administrativo, otros gastos (servicios básicos, reembolsos, tasas y contribuciones, etc) - Documentación sustentatoria





Receptar y reasignar para certificación presupuestaria

Dirección Financiera

El Director Financiero recibe, sumilla el requerimiento y lo reasigna a la Unidad de Presupuesto para proceder con el análisis y la emisión de la certificación presupuestaria.

Solicitud de Certificación Presupuestaria sumillada por el Director Financiero (Memorando)

Verificar la disponibilidad de recursos

Analista de Presupuesto

Los analistas de presupuesto realiza la revisión de la solicitud y la documentación adjunta (control previo), considerando que: 1. La información descrita en el

memorando de solicitud de certificación presupuestaria cuente con documentación de soporte y en el caso de gasto de inversión el formulario emitido por el sistema de emisión de avales y certificaciones presupuestarias.

2. El valor solicitado sea el mismo valor del aval presupuestario en el caso de Gastos de Inversión

3. El requerimiento conste el plan Anual de Contrataciones (PAC) y Plan Operativo Anual (POA).

En el caso de que no coincidiera la información de la solicitud con la

No aplica



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documentación de respaldo o que falte algún documento de respaldo, se devolverá la solicitud a la unidad requirente. En los casos de gasto de inversión se registrará la observación en el sistema de avales y certificaciones presupuestarias y se rechazará la solicitud. En el caso de Gasto Corriente se devolverá a través de un Memorando (Quipux) Revisada la disponibilidad de recursos, en los casos de que el gasto sea de inversión y que hubiera existido la necesidad de modificación presupuestaria, esta debía haber sido ejecutada antes de que la unidad requirente realice la solicitud de certificación, y en los casos de gasto corriente, dependiendo el tipo de modificación a ejecutarse se deberá gestionar internamente o solicitar aprobación al Ministerio de Finanzas.

Registrar en el sistema la solicitud y emitir certificación presupuestaria


En el caso de que exista disponibilidad presupuestaria, el analista registra el requerimiento en el Sistema E-sigef - módulo presupuestario opción certificación presupuestaria. Se imprime el documento de certificación presupuestaria que es generado de forma automática por el sistema.

Este documento es entregado al Coordinador de Presupuesto para su aprobación.

Una vez que se cuenta con la aprobación del Coordinador, la certificación presupuestaria es enviada al Director Financiero para su autorización.

Adicionalmente en el Sistema de Emisión de Avales y Certificaciones el analista




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deberá ingresar la información correspondiente a la emisión de la Certificación Presupuestaria.

Firmar certificación presupuestaria


El documento de Certificación presupuestaria generada en el Sistema Esigef es firmado por el Analista de Presupuesto, Coordinador de Presupuesto y el Director Financiero.


Notificar a las áreas involucradas


Se remite la certificación presupuestaria a las siguientes áreas involucradas:

Área requirente. (original y soportes originales)

Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica (copia)

La Unidad de Presupuesto archiva en un expediente, un original de la certificación presupuestaria, en el que consta el recibido de la Unidad Requirente y copia los documentos de soporte.

Recibido de Certificación Presupuestaria

Recibir Certificación Presupuestaria

Unidad Requirente

Recibir la Certificación Presupuestaria firmada.

Recibido de Certificación Presupuestaria

Emitir informe de modificación presupuestaria


En los casos en los cuales no exista disponibilidad de recursos (sea necesaria una modificación) y no se requiera autorización por parte del Ministerio de Finanzas, el analista de presupuesto mediante un informe de modificación presupuestaria recomienda que se realice la reforma presupuestaria de acuerdo a un análisis que considere: base legal, ítems presupuestarios, justificativo de la necesidad y efectos en la composición presupuestaria. Se necesita la aprobación del Min. de Finanzas para los siguientes casos: • Ítems controlados: Vehículos (Grupo 73 y 53-Alquiler de vehículos), Edificios locales y residencias (Grupo 84)y Gastos en personal grupos 51 y 71

Informe de Modificación Presupuestaria



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Reformas de fuente 998

Emitir resolución de modificación presupuestaria

Unidad de Presupuesto

La Unidad de presupuesto emite el documento de resolución presupuestaria que debe contener la base legal, efectos en la composición presupuestaria y la resolución para su expedición. Este documento debe ser suscrito por el Director Financiero y el Coordinador General Administrativo Financiero.

Resolución de Modificación Presupuestaria

Realizar modificación presupuestaria en el Sistema


Una vez que se cuente con el informe de modificación presupuestaria y la resolución, la reforma presupuestaria es ingresada en el Sistema E-sigef en el módulo presupuestario opción reformas presupuestarias y es aprobada por el coordinador/a de presupuesto. Con la modificación presupuestaria realizada, se procede a registrar la solicitud de certificación en el sistema E-sigef actividad “Registrar en el sistema la solicitud y emitir la certificación presupuestaria”.

Notificación de modificación presupuestaria (Memorando)

Enviar modificación para aprobación del Ministerio de Finanzas


En los casos en los cuales la modificación requiera la aprobación del Ministerio de Finanzas, el analista de presupuesto elabora la reforma presupuestaria en el sistema E-sigef, la cual es notificada de manera automatizada a través del sistema al Ministerio de Finanzas. El analista realizará el seguimiento respectivo para obtener la aprobación de forma oportuna. Se necesita la aprobación del Min. de Finanzas para los siguientes casos: Ítems controlados: Vehículos (Grupo 73 y 53-Alquiler de vehículos), Edificios locales y residencias (Grupo 84) y Gastos en personal grupos 51 y 71

Reformas de fuente 998

Solicitud de aprobación en el Sistema E-sigef



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Emitir aprobación para modificación

Ministerio de Finanzas

El Ministerio de Finanzas aprueba en el Sistema la modificación presupuestaria, con lo cual el analista de presupuesto continúa con la actividad “Realizar y notificar la modificación presupuestaria en el Sistema”.

Cambio de Estado de la Reforma de solicitado ha aprobado en el Sistema E-sigef

6. INDICADORES

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida

Responsable de Medición

Frecuencia de Medición

1

Porcentaje de certificaciones

presupuestarias de inversión

atendidas

Número de certificaciones presupuestarias de

inversión emitidas / total de solicitudes recibidas

Porcentaje Director Financiero Mensual

2

Porcentaje de certificaciones

presupuestarias de Gasto Corriente atendidas

Número de certificaciones presupuestarias de Gasto Corriente emitidas / total de solicitudes recibidas

Porcentaje Director Financiero Mensual

3 Tiempo de emisión de

certificación

Tiempo transcurrido entre el ingreso de solicitud de

certificación presupuestaria a la Unidad

de Presupuesto y su emisión

Tiempo Director Financiero Mensual



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por:

Lcda. Paola González Analista de Procesos

Aprobado Por:

Eco. Tannya Villenas Lda. Tamara Jiménez

Directora Financiera Analista de Presupuesto

Validado por:

Ing. Fabián Larrea Coordinador General

Administrativo Financiero

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 23/05/2014

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