MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE TESORERÍA de Procesos y... · Asignación de presupuesto por parte...

MANUAL DEL PROCESO

GESTIÓN DE TESORERÍA

Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo

Institucional el 20/12/2017

[Versión 01]

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE TESORERÍA

Versión: 1.0

Página 3 de 25

Contenido

1 INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................... 5

2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO ........................................................................................................ 7

3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ................................................................................... 7

4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ....................................................................................... 8

5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS ................................................................................................... 8

5.1 SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS ............................................ 8

5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS ....................... 8

5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE RECURSOS. 9

5.2 SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS, AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE

SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL ............................................................................................... 10

5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS, AUTOGESTIÓN,

PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL .................................................................... 10

5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS,

AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL ........................................... 11

5.3 SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL ....................................... 12

5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL .................. 12

5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR

MIL 13

5.4 SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA .......................................................... 13

5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA ..................................... 13

5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA ............ 15

5.5 SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS ............................................. 15

5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS ........................ 15

5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS 16

5.6 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA ......................................................................... 17

5.6.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA .................................................... 17

5.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA ........................... 18

5.7 SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO .................................................................................... 18

5.7.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO ............................................................... 18

5.7.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO ...................................... 19

5.8 SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS ......................................................... 20

5.8.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS .................................... 20



Versión: 1.0

Página 4 de 25

5.8.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS ............ 21

5.9 SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS......................................................................... 21

5.9.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS ................................................... 21

5.9.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS ........................... 22

5.10 SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES .............................................. 23

5.10.1 FICHA DEL SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES ........................ 23

5.10.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES 24

6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO .................................................................................... 24

7 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE TESORERÍA ..................................................... 25

8 ANEXOS ........................................................................................................................................ 25



Versión: 1.0

Página 5 de 25

GESTIÓN DE TESORERÍA

1 INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso:

Gestión de Tesorería

Código del Proceso: GA-FIN-TES

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Administrar los recursos financieros de la Universidad de Guayaquil,

garantizando el registro de ingresos y pagos de manera oportuna y eficiente conforme a la disponibilidad presupuestaria.

DISPARADOR: ❖ Asignación de presupuesto por parte del Ministerio de Finanzas ❖ Notificación de pago de impuesto ❖ Generación de orden de pago ❖ Recepción de factura u oficio por adquisición de producto o servicio ❖ Recepción de reporte de ingresos varios e impuesto 2 por mil ❖ Recepción de solicitud de legalización de transferencia ❖ Recepción de solicitud de certificación de valores recaudados ❖ Cumplimiento de fecha ❖ Recepción de expediente y autorización de pago ❖ Necesidad de registro, modificación o deshabilitación de cuenta

bancaria ❖ Recepción de garantías para custodia ❖ Recepción de solicitud de devolución de valores

ENTRADAS:

❖ Reporte de ejecución de ingresos ❖ Reporte de gasto ❖ Registro de transferencias (Ministerio de Finanzas) ❖ Reporte de Ingresos presupuestarios de autogestión y saldo de caja año ❖ Copia del RUC ❖ Cédula de identidad del estudiante ❖ Oficios por recaudación de autogestión o prestación de servicios ❖ Reporte Detalle de entrega ❖ Reporte Detalle de rubro ❖ Reporte de formularios generados ❖ Reporte Parte diario de recaudación ❖ Formulario Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas

Públicas, Entidades Contraloras y Descentralizadas excepto IESS ❖ Orden de pago ❖ Comprobante de transferencia ❖ Solicitud /Estudiante/ Director/ Decano ❖ Estado de cuenta Banco Central/Banco Corresponsal ❖ Reporte de consulta de control e ingreso ❖ Reporte Recaudación varias ❖ Reporte Recaudación 2 por mil ❖ CUR de devengado



Versión: 1.0

Página 6 de 25

❖ Expediente de pago ❖ Formulario de registro de cuenta ❖ Garantías y contratos ❖ Formulario de creación de cuenta ❖ Certificado bancario

SUBPROCESOS:

❖ Planificación y ejecución de recursos

❖ Recaudación por derechos varios, autogestión, prestación de servicios e

Impuesto 2 por mil

❖ Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil

❖ Legalización de transferencia

❖ Certificación de ingreso

❖ Conciliación bancaria

❖ Gestión de pago

❖ Registro de cuentas bancarias

❖ Custodia de garantías

❖ Devolución de valores a estudiantes

Productos/Servicios del Proceso:

❖ Flujo de efectivo ❖ Reporte de valores de recaudaciones

❖ CUR de ingreso

❖ Certificación de valores recaudados ❖ Memorando de certificación de ingresos

❖ Reporte de Recaudaciones varias

❖ Reporte Recaudación 2 por mil

❖ CUR de pago

❖ Factura

❖ Oficio de custodia de garantía

❖ Oficio de renovación de garantía

❖ Garantías

Tipo de Proceso: ❖ Adjetivo

Responsable del Proceso:

❖ Tesorero (a)

Tipo de cliente: ❖ Interno y externo

Marco Legal: • Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Capítulo VI, Registro oficial No. 306, Segundo Suplemento de fecha 22-octubre-2010.

• Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, Capítulo III, Registro Oficial No. 395 de fecha 4-agosto-2008

• Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, Registro Oficial Suplemento 463 de fecha 17-noviembre-2004, modificada el 21-julio-2016.

• Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público, Registro Oficial No. 259 de fecha 24-enero-2008, Acuerdo No. 447.



Versión: 1.0

Página 7 de 25

• Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado, numerales 403-01 “Determinación y recaudación de los ingresos”, 403-02 “Constancia documental de la recaudación”, 403-07 “Conciliaciones bancarias”, 403-08 “Control previo al pago”, 403-09 “Pagos a beneficiarios”, 403-12 “Control y custodia de garantías”, Registro Oficial Suplemento 87 de 14-diciembre-2009

• Reglamento de matrículas y tasas de la Universidad de Guayaquil, aprobado por el Órgano Colegiado Académico Superior en sesiones de fecha 30-septiembre-2014 y 21-octubre-2014

2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Gestión de Tesorería requiere considerar las siguientes políticas:

✓ El Director Financiero autoriza el pago, previo a revisión de la documentación y firma de los check list de la

Jefatura de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería.

✓ El Tesorero es el único autorizado de realizar los pagos en el sistema.

✓ Los pagos deben ser oportunos cumpliendo con las obligaciones adquiridas por la institución, en caso de

tener documentación incompleta se devolverá el expediente.

✓ Todo recurso monetario por concepto de ingreso, autogestión o por reintegro de valores debe realizarse a

una cuenta bancaria de la Universidad de Guayaquil, no se aceptan recibos de valores pagados en efectivo

o depósitos realizados a nombre de Facultades o Servidores Públicos.

✓ La custodia de garantías, así como las renovaciones o devolución de las mismas es responsabilidad de

Tesorería.

✓ Cuando exista ejecución de garantías, debe recibir el informe de ejecución de garantía de Procuraduría

Síndica.

✓ Todo requerimiento realizado a la Dirección Financiera deberá ser atendido en un máximo de 3 días

laborables, siempre y cuando el proceso a realizar no requiera algún tipo de aprobación por parte del

Ministerio de Finanzas.

✓ Las conciliaciones bancarias serán realizadas por servidores no vinculados con la recepción, depósito,

transferencia de fondos o registro contable de las operaciones relacionadas.

✓ Cuando el caso lo amerite, el Director Financiero podrá conformar una Comisión de Control Previo de la

documentación, según el proceso, la misma que estará conformada por el personal designado de cada

Jefatura de la Dirección Financiera.

✓ Toda actualización requerida por el Tesorero (a) al contenido del presente documento o a los formatos del

mismo deberán ser aprobados por el Director Financiero y comunicados a la Jefatura de Procesos para el

registro y control correspondiente.

3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS Término Definición

e-Sigef Sistema de Gestión Financiera

SPRYN Subsistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina SPRYN

CUR Código Único de Registro

CUR de pago CUR donde se evidencia el pago por diferentes conceptos

Ingreso por autogestión

Ingresos generados por cada institución, por venta de especies valoradas o por un servicio en particular

Reintegro Devolución de un dinero que se había desembolsado con algún fin.

Flujo de efectivo El flujo de caja es la acumulación de activos líquidos en un tiempo determinado.

Recaudaciones Cobrar o recibir dinero por cualquier concepto



Versión: 1.0

Página 8 de 25

4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de Tesorería.

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería

Inte

rrel

ació

n d

e Pr

oces

os

Gestión de Pago

Oficio de solicitud de pagoExpediente

CUR de Pago

Transferencia de pagoOrden de pago

Solicitud Legalización de transferencia

CUR de Ingreso

Recaudación por derechos varios,

autogestión, prestación de servicios e impuesto 2

por mil

Orden de PagoDetalle de entregaDetalle de rubro

Reporte de formularios generadosParte diario de recaudación

Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas, Entidades Contraloras y Descentralizadas excepto IESS

Reportes de recaudaciones

Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por

mil

Reportes de recaudaciones

CUR de ingresoDetalle de depósitos

Planificación y ejecución de

recursos

Reporte de ejecución de ingreso

Flujo de efectivo

Registro de cuenta bancaria

Formulario de registro de cuenta

Certificado cuenta monetariabeneficiario

Conciliación Bancaria

Reporte de conciliación

Estados de cuentabancaria

Certificación de valores

recaudados

Solicitud decertificación

Memorando de certificación de ingresos

Devolución de valores

Solicitud autorizada del estudiante

Devolución de valores

Custodia de Garantías

Garantía

Oficio de devoluciónDe garantía

5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS

5.1 SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS

5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN DE EJECUCIÓN DE RECURSOS

Subproceso: Planificación y ejecución de recursos

Código del Subproceso:

GA-FIN-TES-001

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Realizar la planificación y ejecución de recursos asignados por el

Ministerio de Finanzas

DISPARADOR:



Versión: 1.0

Página 9 de 25

❖ Asignación de presupuesto por parte de Ministerio de Finanzas

ENTRADAS: ❖ Transferencia bancaria

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Verificar asignación de recursos por parte del Ministerio de Finanzas ❖ Registrar transferencia y aprobar recurso disponible para uso ❖ Elaborar reporte por fuente, ítem presupuestario y flujo de efectivo ❖ Enviar a Presupuesto para informe mensual a las autoridades

Productos/Servicios del Subproceso:

❖ Flujo de efectivo ❖ Reporte por fuente e ítem presupuestario

Responsable del Subproceso:

❖ Tesorero


5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DE

RECURSOS


An

alis

ta d

e Te

sore

ría

Teso

rero

(a)

Proceso: Planificación de ejecución de recursos

Asignación de presupuesto por

MINFIN

Verificar asignación de recursos por

parte del Ministerio de Finanzas

Confirmar transferencia en cuenta bancaria

del Banco Central

Registrar transferencia y

aprobar recurso disponible para

uso

Descargar reportes de

bancos

Ingresar información de

caja interna

Elaborar reporte por fuente, ítem presupuestario y flujo de efectivo

¿Cuadran valores?

SI

Enviar a Presupuesto para informe mensual a las autoridades

NO

SI

Registro de transferencias (Ministerio de Finanzas)

Comunicar a las autoridades la asignación de

recursos

Verificar las observaciones en

caso de diferencias

Realizar Gestión de

Ingresos varios e impuesto 2 por mil

¿Diferencias están

justificadas?

NO

Devolver a Analista para revisión de diferencias

Estado de cuenta bancario

Comparar el reporte por

fuente y el flujo de efectivo con el

reporte del sistema e-Sigef

Flujo de efectivo

Flujo de efectivoReporte por fuente eÍtem presupuestario



Versión: 1.0

Página 10 de 25

5.2 SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS, AUTOGESTIÓN,

PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL

5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS VARIOS,

AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL

Subproceso: Recaudación por derechos varios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por mil


GA-FIN-TES-002

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Recaudar los valores, por concepto de derechos varios, autogestión,

prestación de servicios e impuesto 2 por mil y registrar las transacciones en el sistema para generar la factura electrónica.

DISPARADOR: ❖ Notificación de pago de Impuesto ❖ Presentación de orden de pago ❖ Recepción de factura u oficio por adquisición de producto o servicio

ENTRADAS: ❖ Liquidación de impuesto 2 por mil ❖ Copia de RUC ❖ Orden de pago ❖ Cédula de identidad del estudiante ❖ Factura ❖ Oficios por recaudación de autogestión, prestación de servicios ❖ Comprobante de depósito ❖ Cheque

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Recaudar valores de derechos universitarios, autogestión,

prestación de servicios e impuesto 2 por mil

❖ Generar factura

❖ Realizar el cuadre del dinero en efectivo, cheque al final del día

❖ Generar formularios de depósitos

❖ Generar reporte diario de facturas emitidas

❖ Realizar gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil


❖ Liquidación de impuesto 2 por mil ❖ Factura electrónica ❖ Factura sin valor tributario ❖ Oficio de notificación de depósito de unidad de autogestión ❖ Reporte de venta diaria ❖ Comprobante de depósito ❖ Formulario de desglose de dinero en efectivo de derechos varios e

impuesto 2 por mil ❖ Formulario de depósitos para Consejos Provinciales, Municipios,

Empresas Públicas, entidades Contraloras y descentralizadas excepto IESS



Versión: 1.0

Página 11 de 25

❖ Comprobante de ingreso ❖ Reporte de venta derecho ❖ Reporte de verificación de facturas ❖ Reporte de legalización de factura ❖ Reporte de facturas anuladas ❖ Reporte de valija ❖ Reporte diario ❖ Reporte detalle de facturas emitidas


❖ Tesorero (a)


5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: RECAUDACIÓN POR DERECHOS

VARIOS, AUTOGESTIÓN, PRESTACIÓN DE SERVICIOS E IMPUESTO 2 POR MIL Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería

Estu

dian

teU

nid

ad d

e A

uto

gest

ión

Con

trib

uye

nte

Rec

aud

ador

/Liq

uida

dor

An

alis

ta d

e T

eso

rerí

a (

An

alis

ta d

e In

gre

so)

Coo

rdin

ador

de

Rec

auda

cio

nes

Teso

rero

(a)

Men

saje

ro

Proceso: Recaudaciones derechos varios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por mil

Presentación deOrden de pago

Solicitar venta de derecho en ventanilla

Entregar dinero en efectivo o

cheque y soporte de valor a pagar

Orden de pagoCédula de Identidad

FacturaOficio

Reporte de venta diariaComprobante deposito

Cheque

Recepción de factura u oficio por

adquisición de producto o servicio

Generar formulario de Depósitos para Consejos Provinciales, Municipios,

Empresas Públicas, entidades Contraloras y descentralizadas

excepto IESS, y elaborar papeletas depósitos

Generar Comprobante de

ingreso

Realizar reporte de valijas y remitir al

Coordinador de Recaudaciones

Sellar cheques

¿Corresponde a cheques o

efectivo?

EFECTIVO

CHEQUE

EFECTIVO

Remitir papeleta depósito y

cheques para la revisión y firma al

Tesorero

CHEQUE

AUTOGESTIÓN

Recibir y verificar dinero/ cheque, firmar formulario

y emitir copia para elaboración de

comprobante de ingreso

Realizar la constatación de

valores y reportes, firmar

documentos

Armar valija y entregar dinero

en efectivo a custodia de

valores

Procesar facturas anuladas en el

sistemas y sellar las originales

Ordenar copia de facturas y anexar

al reporte

Generar reporte diario y detalle de facturas emitidas

para remitir a Tesorería

Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por

mil

Firmar papeletas y enviar a

depositar los cheques

Realizar el depósito y entregar copia al Coordinador de

Recaudaciones y original al Tesorero

Recibir comprobante de

depósito

Verificar si existe convenio y se

encuentra al día

¿Existe convenio y

pagos al día?

SI

NO

Ingresar en el sistema la

transacción y receptar los

valores

Liquidador:Verificar en el sistema

valores a pagar y emitir la liquidación

de año actual

¿Corresponde a Derecho,

impuesto 2 por mil o

autogestión?

Generar factura sin valor tributario y

entregar al solicitante

DERECHOIMPUESTO 2 POR MIL

Realizar el cuadre de caja y generar formulario de Desglose de dinero en

efectivo, para la entrega del dinero al Coordinador

de Recaudaciones

Generar reportes y en caso de ser

legalización separar oficios y

copias

Reporte de venta derechoReporte de verificación de facturas

Reporte de facturas anuladasReporte de legalización de factura

¿Sistema genero

información?

SI

Emitir liquidación administrativa

para cobro

NO

Indicar al contribuyente

que no se puede generar la liquidación

Notificación de Pago de impuesto Solicitar

liquidación a pagar por

impuesto 2 por mil

Receptar liquidación y entregar en

ventanilla de recaudación

Liquidación de impuesto2 por mil

Copia de RUC

Factura sin valor tributarioFactura electrónica

Formulario de Desglose de dinero en efectivo


que se acerque al departamento de

2 por mil

Comprobante de ingreso Formulario de

depósitos

Liquidación de impuesto2 por mil

Reporte de valija

Papeletas de depósitocheques

Papeletas de depósitocheques

Comprobante de depósito

Comprobante de depósito

Facturas anuladas Reporte diario

Liquidación Administrativa



Versión: 1.0

Página 12 de 25

5.3 SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL

5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E IMPUESTO 2 POR MIL

Subproceso: Gestión de Ingresos e impuesto 2 por mil


GA-FIN-TES-003

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Registrar y custodiar los ingresos o reingresos obtenidos por

derechos varios, autogestión, servicios prestados e impuesto dos por mil.

DISPARADOR: ❖ Recepción de reporte de ingresos varios e impuesto 2 por mil

ENTRADAS: ❖ Detalle de entrega

❖ Detalle de rubro

❖ Comprobante de ingreso

❖ Papeletas depósitos

❖ Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador

❖ Comprobante de ingreso

❖ Papeletas depósitos

❖ Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador

❖ Facturas

❖ Oficios

❖ Parte diario de recaudaciones

❖ Reporte de derecho universitarios

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Receptar reportes y confirmar origen del ingreso

❖ Registrar los valores en el sistema e-Sigef

❖ Generar CUR de ingreso

❖ Archivar expediente


❖ CUR Ingreso

❖ Archivo “Reclasificación de impuesto”


❖ Tesorero (a)




Versión: 1.0

Página 13 de 25

5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE INGRESOS E

IMPUESTO 2 POR MIL


An

alis

ta d

e Te

sore

ría

Con

tab

ilida

dTe

sore

ro (

a)

Proceso: Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil

CUR Ingreso

Generar el comprobante

Único de Registro de ingreso

Archivar expediente

NO

Enviar el archivo de impuesto 2

por mil a Contabilidad

Realizar conciliación de cuentas por

cobrar por impuesto 2 por mil

Registrar los valores de ingreso por

impuesto 2 por mil de años anteriores

Reclasificación impuesto

¿Corresponde a ingreso de año actual?

SIRegistrar los valores en el

sistema ESIGEF

Reportes impuesto dos por mil:Detalle de entregaDetalle de rubro

Comprobante de ingresoPapeletas depósitos

Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador

Reporte por ingresos varios:Detalle de entregaDetalle de rubro

Comprobante de ingresoPapeletas depósitos

Formulario de transferencia del Banco Central del Ecuador

FacturasOficios

Parte diario de recaudacionesReporte de derecho universitarios

Recibir los reportes para el registro de información

de gestión de ingresos varios, derecho

universitarios e impuesto 2 por mil

Firmar CUR de ingreso

5.4 SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA

5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE TRANSFERENCIA

Subproceso: Legalización de transferencia

Código del Subproceso: GA-FIN-TES-004

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Legalizar el pago de estudiantes que realizan transferencia bancaria a la cuenta

de la Universidad de Guayaquil con la finalidad de pagar una obligación existente



Versión: 1.0

Página 14 de 25

DISPARADOR: ❖ Recepción de solicitud de legalización de transferencia

ENTRADAS: ❖ Transferencia bancaria ❖ Orden de pago ❖ Solicitud de legalización ❖ Oficio de la institución que realiza la transferencia.

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Solicitar legalización de transferencia.

❖ Revisar transferencia en cuenta bancaria

❖ Emitir CUR de ingreso

❖ Generar factura electrónica


❖ CUR de ingreso ❖ Factura electrónica ❖ Comprobante “Factura sin valor tributario” ❖ Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y

derechos varios


❖ Tesorero (a)

Tipo de cliente: ❖ Externo



Versión: 1.0

Página 15 de 25

5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: LEGALIZACIÓN DE

TRANSFERENCIA


An

alis

ta R

ecau

dad

orA

nal

ista

de

Teso

rerí

aEs

tudi

ante

Teso

rero

(a)

Proceso: Legalización de transferencia

Revisar la transferencia en Cuenta bancaria

SI¿Consta la transferencia?

NO

Devolver el trámite mediante

oficio al requirente

Emitir CUR de ingreso y entregar a

Recaudaciones

Transferencia bancariaOrden de pago

Solicitud de legalizaciónOficio de la institución que realiza la transferencia

Solicitar legalización de transferencia dirigida a la

Tesorera Recepción de solicitud de

transferencia

CUR de ingresoCertificado de transferencia

Comprobante de transferenciabancaria

Comprobante Factura sin valor tributario

Ingresar en el sistema de recaudaciones y confirmar la

existencia de los datos del estudiante, completar

información en caso de ser necesario y generar

comprobante Factura sin valor tributario

Elaborar y entregar comprobante de

recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos

varios al estudiante

Retirar comprobante de la legalización de

transferencia

Archivar el expediente

Sumillar el requerimiento al

Analista de Tesorería

Comprobante de recepción de solicitud

Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y

derechos varios

Oficio

5.5 SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS

5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES RECAUDADOS

Subproceso: Certificación de valores recaudados


GA-FIN-TES-005

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Certificar los valores cancelados por los estudiantes o empresas según

corresponda y los fondos asignados a los proyectos o recaudaciones por posgrado.

DISPARADOR:



Versión: 1.0

Página 16 de 25

❖ Recepción de solicitud de certificación de valores recaudados ENTRADAS:

❖ Solicitud de certificación de valores de Estudiante, Director de Carrera o Decano de Facultad.

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Receptar solicitud u oficio de certificación de ingreso

❖ Verificar el tipo de certificación para impresión de reporte

❖ Elaborar certificación de valores

❖ Entregar certificación


❖ Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y derechos varios.

❖ Certificación de valores recaudados ❖ Memorando de certificación de ingresos


❖ Tesorero


5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CERTIFICACIÓN DE VALORES

RECAUDADOS


Co

ord

ina

do

r d

e R

eca

ud

aci

on

es

Te

sore

ro (

a)

Proceso: Certificación de valores recaudados

Verificar el tipo de certificación solicitada en

el sistema de recaudaciones e imprimir

los reportes por los diferentes conceptos

Solicitud de certificación de valores

¿Refleja valores en el

sistema?

NO

Recepción de solicitud de

certificación de valores

Receptar solicitud u oficio de

certificación de ingresos

Emitir comprobante de recepción de

solicitud y sumillar solicitud al

Coordinador de Recaudaciones

SI

Devolver con sumilla los valores no

reflejados en el sistema a Tesorería

Firmar y devolver al Coordinador de

Recaudaciones para despacho

Recibir y despachar

certificación al requirente

Emitir certificación de

valores y generar oficio

Remitir para firma del oficio de

certificación al Tesorero

Comprobante de recepción de solicitud para certificar

pagos de matrículas y derechos varios

Certificación de valores Oficios- Facultad



Versión: 1.0

Página 17 de 25

5.6 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA

5.6.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA

Subproceso: Conciliación bancaria


GA-FIN-TES-006

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Cotejar el saldo y los movimientos que la institución tiene

registrados en su cuenta corriente con los saldos que reporta el Banco Central y los libros contables de la institución, con el fin de llevar un adecuado control de los recursos disponibles en el banco.

DISPARADOR: ❖ Recepción del estado de cuenta mensual

ENTRADAS:

❖ Estado de cuenta Banco Central

❖ Estado de cuenta Banco corresponsal

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Descargar estado de cuenta de las instituciones bancarias

❖ Comparar saldos y movimientos con registros contables

❖ Elaborar informe de conciliación bancaria


❖ Informe de conciliación bancaria


❖ Tesorero




Versión: 1.0

Página 18 de 25

5.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN BANCARIA


An

alis

ta d

e T

eso

rerí

aTe

sore

ro (

a)C

orre

spon

sal

Ban

cari

oJe

fatu

ra d

e

Con

tab

ilida

d

Proceso: Conciliación Bancaria

Recepción de estados de

cuenta mensual

Descargar estados cuenta de Instituciones

bancarias

Elaborar el informe de

conciliación y remitir a

Tesorería para su firma

Atender el requerimiento

¿Saldos y movimientos presentados en estados de

cuenta omitidos o incorrectos?

Enviar correo electrónico al

Ejecutivo del banco, indicando valor no

transferido

SI

NO

Comparar saldos y movimientos de estados de cuenta

contra registros contables

Firmar y archivar Informe de conciliación

Informe de Conciliación bancaria

Confirmar si la omisión es en

cuenta bancaria o en registro contable

¿Omisión en cuenta bancaria?

SINO

Remitir a contabilidad para

elaboración de ajustes

Realizar ajustes contables

5.7 SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO

5.7.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO

Subproceso: Gestión de pago


GA-FIN-TES-007

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Realizar los pagos por las obligaciones adquiridas con los

funcionarios públicos, proveedores, o estudiantes según corresponda, previo al cumplimiento de toda la documentación soporte conforme a check list vigente.

DISPARADOR: ❖ Recepción de expediente con autorización de pago



Versión: 1.0

Página 19 de 25

ENTRADAS: � CUR de devengado

� Expediente de pago

ACTIVIDADES PRINCIPALES: � Revisar expediente y confirmar documentos mediante check list

� Generar CUR de pago

� Elaborar comprobante de retención

� Realizar y verificar pago

� Enviar expediente a Contabilidad para archivo


� CUR de pago

� Comprobante de retención

� CUR contable


� Tesorero

Tipo de cliente: � Interno y externo

5.7.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE PAGO Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Tesorería

Teso

rero

Ana

lista

de

Tes

ore

ría

C

onta

bili

dad

Dir

ecto

r Fi

nanc

iero

Proceso: Gestión de pago

Revisar expediente y confirmar

documentos mediante check list

¿Expediente completo?

Devolver el trámite con las observaciones a

contabilidad

NO

SIVerificar si el

pago corresponde a nómina

¿El pago se realizó?

Imprimir el CUR de pago y enviar

expediente a Contabilidad para

archivo

SI

CUR de pago

Realizar la retención física o

electrónica

Comprobante

retención

Expediente

Nómina de pagoExpediente

Revisar totales de la nómina de

personal con el sistema SPRINT y

expediente

¿Corresponde a nómina?

SI

72 horas

Recibir expediente y

sumillar requerimiento a

AnalistaRecepción de expediente y

autorización de pago Check list:

Ínfima cuantíaServicios básicos

Matrículas vehicularesServicio de correos

Seguros

Contratación de serviciosContratación de

arrendamientoMantenimiento de vehículos

Pasajes aéreos

Subasta inversaProcesos de compras públicas

¿Expediente completo?

SI

Realizar el pago en el sistema

FormularioCertificado bancarioCédula de Identidad

Firmar check list

PAGOS AÑOS ANTERIORES

Solicitar el asiento de reclasificación

a Contabilidad

Autorizar y firmar CUR de pago

Archivar el expedienteExpediente de pago

Comprobante de retenciónCUR de pago

Corregir las observaciones

Realizar Reclasificación de

pago de años anteriores

NO

Revisar expediente

NO

NO

Devolver el expediente a Analista para regularización

Verificar si el pago rechazado corresponde por

datos de beneficiario

¿Rechazado por datos

incorrectos de beneficiario?

DATOS INCORRECTOS

Revisar CUR de pago y solicitar

autorización

Solicitar al beneficiario el

formulario, certificado bancario, y copia de Cédula de Identidad

Firmar oficio con requerimiento de

documentos al beneficiario

Check list

Check l ist

Asiento contable

Expediente de pagoComprobante de retención

CUR de pago



Versión: 1.0

Página 20 de 25

5.8 SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS

5.8.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS

Subproceso: Registro de cuentas bancarias


GA-FIN-TES-008

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Registrar, modificar y deshabilitar cuentas bancarias de

proveedores, funcionarios y estudiantes para efectuarles los pagos por la provisión de sus bienes o servicios.

DISPARADOR:

❖ Requerimiento de registro, modificación o deshabilitación de cuenta bancaria

ENTRADAS: ❖ Formulario de registro de cuenta ❖ Copia de cédula

❖ Copia RUC

❖ Certificado bancario

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Verificar si el funcionario, proveedor o estudiante se encuentra

registrado en el sistema

❖ Verificar si solicitante tiene cuenta creada

❖ Registrar o modificar la cuenta en el sistema


❖ Cuentas monetarias registradas/modificadas/deshabilitadas


❖ Tesorero




Versión: 1.0

Página 21 de 25

5.8.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE CUENTAS BANCARIAS


Tes

orer

oA

nal

ista

de

Teso

rerí

a

Proceso: Registro de cuentas bancarias

Requerimiento de registro, modificación o

deshabilitación de cuenta bancaria

Receptar documentos y

asignar el trámite

Verificar si el funcionario, proveedor o estudiante se encuentra registrado en el

sistema

¿Se encuentra registrado en el

sistema?

Modificar o crear la cuenta en el sistema eSIGEF

¿Tiene cuenta creada?

NO

Mantener la misma cuenta

registrada en el sistema eSIGEF

SI Cuenta monetarias beneficiarios - creadas

Informar al solicitante que debe constar en el

distributivo o catalogo de beneficiarios aprobados

NO

SI

Verificar si Solicitante tiene cuenta creada

Verificar si la solicitud presenta

la cuenta registrada en el

sistema

¿Se trata de la misma cuenta?

NO

SI

¿Tipo de solicitud?

Deshabilitar cuenta de

funcionario, proveedor o estudiante

Deshabilitación

Modificación/Creación de cuenta

Formulario de registro de cuentaCopia de cédula/RUCCertificado bancario

5.9 SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS

5.9.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS

Subproceso: Custodia de Garantías


GA-FIN-TES-09

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Ejecutar un control adecuado y organizado de las garantías

recibidas de proveedores y oferentes para asegurar su validez y resguardo físico.

DISPARADOR:

❖ Recepción de póliza de garantía

ENTRADAS: ❖ Póliza de Garantías

ACTIVIDADES PRINCIPALES:



Versión: 1.0

Página 22 de 25

❖ Recibir garantías para custodia respectiva

❖ Registrar garantías

❖ Archivar garantías

❖ Controlar y monitorear la vigencia de las Garantías

❖ Solicitar la renovación de garantías

❖ Devolver las garantías


❖ Oficio de renovación de garantía

❖ Garantías


❖ Tesorero


5.9.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CUSTODIA DE GARANTÍAS


Pro

cura

du

ría

Sín

dic

aA

segu

rado

raA

nal

ista

de

Teso

rerí

aTe

sore

ro

Proceso: Custodia de Garantías

Remitir las garantías a Tesorería

Recepción de pólizas de garantía Oficio de

Garantías

¿Las garantías están próximas a

vencer?

Recibir oficio de garantías y sumillar al Analista de Tesorería

Registrar garantía

Controlar y monitorear la vigencia de las

garantías

Confirmar la existencia de acta

definitiva

Registro de Garantías

¿Existen actas

definitivas?

Devolver las garantías

SI

NO

Elaborar oficio de renovación de

pólizas de garantías

Firmar oficio de renovación de

pólizas de garantías y remitir a la Aseguradora

Renovar las garantías

Garantía renovada

Oficio de renovación de garantía

Archivar garantía SI

Actualizar registro de garantías

NO

Oficio de renovación de garantía



Versión: 1.0

Página 23 de 25

5.10 SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES

5.10.1 FICHA DEL SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A ESTUDIANTES

Subproceso: Devolución de valores a estudiantes


GA-FIN-TES-010

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Devolver valores por concepto de gratuidad o de pagos duplicados a

los estudiantes de UG, asegurando el cumplimiento de la normativa legal vigente para la educación superior pública en el Ecuador.

DISPARADOR:

❖ Recepción de solicitud de devolución de valores ENTRADAS:

❖ Solicitud de devolución de valores ❖ Copia de Cédula de Identidad ❖ Formulario de creación de cuenta ❖ Certificado bancario

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

❖ Recibir y revisar solicitud de devolución de valores autorizada por la

Unidad Académica

❖ Verificar en cuenta bancaria acreditación de valores

❖ Verificar en el sistema disponibilidad de fondos

❖ Realizar Gestión de pago


❖ CUR de pago por devolución de valores


❖ Tesorero




Versión: 1.0

Página 24 de 25

5.10.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: DEVOLUCIÓN DE VALORES A

ESTUDIANTES


Dir

ecc

ión

de

Ge

stió

n

Te

cno

lóg

ica

de

la

Info

rma

ció

nA

nal

ista

de

Te

sore

ría

Proceso: Devolución de valores a estudiantes

Recepción de solicitud de

devolución de valores

Recibir y revisar solicitud de

devolución de valores ¿Solicitud

está autorizada?

Verificar en el sistema E-Sigef la disponibilidad de

fondos

SI

Devolver el trámite al estudiante

NO

Solicitar a la DGTI la confirmación de la orden de pago en el

sistema

RealizarGestión de pago

NO

Recibir memorando de Confirmación de orden de pago

¿Existe orden de pago?

Verificar en cuenta bancaria la

acreditación de los valores declarados por el estudiante

¿Se encuentran reflejados en la

cuenta bancaria los valores declarados?

Recibir solicitud y revisar en el

sistema académico la orden de pago

solicitada

Comunicar la existencia de

orden de pago en el sistema académico

SI

NO

Comunicar al estudiante que no

se refleja orden de pago en el

sistema académico

¿Existe disponibilidad

de fondos?

SI

Esperar disponibilidad de

fondos

NO

MemorandoMemorando

SI

Solicitud de devoluciónOrden de pago

Comprobante de pago

6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO

Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Gestión de Tesorería son los siguientes:

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de

Medida Responsable de Medición

Fuente de la Medición

Frecuencia de Medición

1

Número de

días de

atención del

trámite

Fecha de Recepción

– Fecha de

Atención

Número Tesorero (a) Base de datos Mensual

P á g i n a 1 | 2

PROCEDIMIENTO

Nombre del Proceso: Gestión de Tesorería Código: GA-FIN-TES-001

Nombre del Subproceso: Planificación y ejecución de recursos

Descripción:

Propósito del

proceso

Realizar la planificación y ejecución de recursos asignados por el

Ministerio de Finanzas

Disparador: Asignación de presupuesto por parte de Ministerio de Finanzas

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Verificar la asignación de recursos por

parte del Ministerio de Finanzas / Analista de Tesorería

Actividad Final/Responsable: Enviar a Presupuesto para informar

mensualmente a las autoridades / Analista de Tesorería

Productos/Servicios del

Proceso:

� Reporte de ingresos y gastos por fuente e ítem presupuestario

� Flujo de efectivo

Tipo de Proceso: Adjetivo

Tipo de cliente: Interno

Capacidad y formalidad del

proceso:

¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?

Descripción detallada del proceso

No Actividad Rol Descripción Documento

1 Verificar la asignación

de recursos por parte

del Ministerio de

Finanzas

Analista de

Tesorería

Monitorea en el sistema e-Sigef las transferencias

en tránsito del 14 al 20 de cada mes,

correspondiente a la asignación de recursos a la

Universidad de Guayaquil por parte del Ministerio

de Finanzas conforme a presupuesto aprobado

2 Confirmar

transferencia en

cuenta bancaria del

Banco Central

Analista de

Tesorería

Verifica la transferencia de recursos, código y

fecha de acreditación en la cuenta bancaria de la

Universidad de Guayaquil en el Banco Central.

3 Registrar transferencia

y seleccionar opción

recurso disponible

para uso

Analista de

Tesorería

Registra la transferencia en el sistema e-Sigef, y

selecciona opción “recurso disponible para uso”.

4 Comunicar a las

autoridades la

asignación de recursos

Tesorero

Realiza memorando de comunicación al Director

Financiero y autoridades pertinentes la asignación

de recursos a la Universidad de Guayaquil por

parte del Ministerio de Finanzas.

Memorando

5 Realizar Gestión de

Ingresos varios e

impuesto 2 por mil

Tesorero

Ejecuta el proceso de Gestión de Ingresos varios e

impuesto 2 por mil, de las recaudaciones de

derecho, autogestión e impuesto 2 por mil.

P á g i n a 2 | 2

6 Ingresar información

de caja interna

Analista de

Tesorería

Ingresa información de caja interna para la

emisión de flujo de efectivo.

Registro de caja

interna

7 Descargar reportes de

bancos

Analista de

Tesorería

Realiza la descarga de reportes de bancos, para la

emisión del flujo de efectivo

Registro de

transferencias

8

Elaborar reporte por

fuente, ítem

presupuestario y flujo

de efectivo

Analista de

Tesorería

Elabora reporte por fuente, ítem presupuestario y

flujo de efectivo con la información de caja

interna, bancos y reporte de derechos

universitarios, así como también adjunta las

observaciones y justificativos de las diferencias

presentadas.

Flujo de efectivo

9

Comparar el reporte

por fuente y el flujo de

efectivo con el reporte

del sistema e-Sigef

Analista de

Tesorería

Compara el reporte por fuente e ítem

presupuestario, flujo de efectivo con el reporte de

ingresos y gastos del e-Sigef.

Reporte por

fuente e ítem

presupuestario

Flujo de efectivo

Reporte e-Sigef

10

¿Cuadran valores? Analista de

Tesorería

Si el reporte por fuente e ítem presupuestario

cuadra con la información ingresada en el e-Sigef,

continúa con el paso 14

Caso contrario, continúa con el paso 11

11 Verificar las

observaciones en caso

de diferencias

Tesorero

Verifica las observaciones y justificativos de las

diferencias identificadas entre los reportes. Justificativo de

diferencias

12

¿Diferencias están

justificadas? Tesorero

Si las diferencias identificadas cuentan con el

justificativo correspondiente, continúa con el paso

14


13 Devolver a Analista

para revisión de

diferencias

Tesorero

Devuelva a Analista de Tesorería para que revise

las diferencias sin justificativos detectadas.

Continúa con el paso 8

Justificativo de

diferencias

14 Enviar a Presupuesto

para informar

mensualmente a las

autoridades

Analista de

Tesorería

Envía el flujo de efectivo mensualmente a

Presupuesto para su conocimiento y comunicación

a las autoridades Flujo de efectivo

P á g i n a 1 | 4

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Recaudación por derechos varios, autogestión, prestación de servicios e impuesto 2 por

mil

Descripción:

Propósito del

proceso

Recaudar los valores, por concepto de derechos varios, autogestión,

prestación de servicios e impuesto 2 por mil y registrar las transacciones

en el sistema para generar la factura electrónica.

Disparador:

1. Notificación de pago de impuesto

2. Generación de Orden de pago

3. Recepción de factura u oficio por adquisición de producto o servicio

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable:

1. Solicitar liquidación a pagar por impuesto 2 por mil / Contribuyente

2. Solicitar venta de derecho en ventanilla / Estudiante

3. Entregar dinero en efectivo o cheque y soporte de valor a pagar /

Unidad de Autogestión

Actividad Final/Responsable: Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por

mil / Analista de Tesorería


Proceso:

� Liquidación de impuesto 2 por mil

� Factura electrónica

� Factura sin valor tributario

� Oficio de notificación de depósito de unidad de autogestión

� Reporte de venta diaria

� Comprobante de depósito

� Formulario de desglose de dinero en efectivo de derechos varios e impuesto 2 por mil

� Formulario de depósitos para Consejos Provinciales, Municipios, Empresas Públicas,

entidades Contraloras y descentralizadas excepto IESS

� Comprobante de ingreso

� Reporte de venta derecho

� Reporte de verificación de facturas

� Reporte de legalización de factura

� Reporte de facturas anuladas

� Reporte de valija

� Reporte diario

� Reporte detalle de facturas emitidas




proceso:




1 Solicitar liquidación a

pagar por impuesto 2

por mil

Contribuyente

Solicita emisión de liquidación para el pago del

impuesto 2 por mil. Continúa con el paso 4. Liquidación de

impuesto 2 por mil

2 Solicitar venta de

derecho en ventanilla Estudiante

Solicita venta de derecho indicando sus datos

personales o presenta orden de pago emitida por

la facultad. Continúa con el paso 12

Orden de pago

Comprobante de

Derecho

P á g i n a 2 | 4

3

Entregar dinero en

efectivo o cheque y

soporte de valor a pagar

Unidad de

Autogestión

Entrega dinero en efectivo o cheque y los

soportes de valores a pagar por concepto de

autogestión o servicios. Continúa con el paso 12.

Factura

Oficio

Reporte de venta

diaria

Comprobante

depósito Cheque

4 Verificar en el sistema

valores a pagar y emitir

la liquidación de año

actual

Liquidador

Revisa en el sistema valores que adeuda el

contribuyente y emite la liquidación de año

actual, para la recaudación de los valores del

impuesto 2 por mil

5 ¿Sistema genero

información? Liquidador

Si el sistema genero información del impuesto 2

por mil, continúa con el paso 6


6 Emitir liquidación

administrativa para

cobro

Liquidador

Emite liquidación administrativa del impuesto 2

por mil al contribuyente para la respectiva

cancelación

Liquidación

7 Receptar liquidación y

entregar en ventanilla

de recaudación

Contribuyente

Recepta liquidación y entrega en ventanilla de

recaudación para el respectivo pago, continúa

con el paso 12.

Liquidación

8


que no se puede generar

la liquidación

Liquidador

Comunica al contribuyente que no se puede

generar la liquidación de impuesto 2 por mil y

que debe acercarse donde el analista de

Tesorería (Analista de Ingreso), para la

verificación de historial.

9 Verificar si existe

convenio y se encuentra

al día

Analista de

Tesorería

(Analista de

Ingreso)

Revisa si el contribuyente tiene convenio y se

encuentra al día con los pagos establecidos en el

mismo.

10

¿Existe convenio y pagos

al día?

Analista de

Tesorería

(Analista de

Ingreso)

Si existe convenio y los pagos se han efectuado

cumpliendo las fechas establecidas, indica al

Liquidador y continúa con el paso 6


11


que se acerque al

departamento de 2 por

mil

Analista de

Tesorería

(Analista de

Ingreso)

Indica al contribuyente que se acerque al

departamento de impuesto 2 por mil, para la

regularización respectiva, y en caso de acuerdos

indicar que se presente con la documentación

respectiva para la emisión de la liquidación del

año actual.

12 Ingresar en el sistema la

transacción y receptar

los valores

Recaudador

Ingresa en el sistema la transacción y recepta los

valores de derecho, impuesto 2 por mil y

autogestión

13

¿Corresponde a

Derecho de impuesto 2

por mil o autogestión?

Recaudador

Si el pago corresponde a derechos varios o

impuesto 2 por mil, continúa con el paso 14

Si el pago corresponde a Autogestión, continúa

con el paso 16

P á g i n a 3 | 4

14 Generar factura sin valor

tributario y entregar al

solicitante

Recaudador

Genera factura electrónica y entrega como

soporte el documento factura sin valor tributario

por derechos varios o impuesto 2 por mil.

Factura sin valor

tributario

15 Realizar el cuadre de

caja y generar

formulario de Desglose

de dinero en efectivo,

para la entrega del

dinero al Coordinador

de Recaudaciones

Recaudador

Realiza el cuadre de caja al final del día y genera

formulario de “Desglose de dinero en efectivo o

cheque” correspondiente a los valores

recaudados de derechos varios e impuesto 2 por

mil y entrega el dinero al Coordinador de

Recaudaciones

Formulario de

desglose de dinero

en efectivo de

derecho e

impuesto 2 por mil

16 Recibir y verificar

dinero/ cheque, firmar

formulario y emitir copia

para elaboración de

comprobante de ingreso

Coordinador de

Recaudaciones

Recibe y verifica dinero en efectivo y cheque

correspondiente a las recaudaciones del día,

firma formularios y emite copia de los mismos al

Analista de Tesorería (Analista de Ingreso) para

elaboración de comprobante de ingreso.

17

Generar Comprobante

de ingreso

Analista de

Tesorería

(Analista de

Ingreso)

Genera los respectivos comprobantes de ingreso

del dinero en efectivo y cheques recibidos,

posterior a la verificación del Coordinador de

recaudaciones.

Comprobante de

ingreso

18

¿Corresponde a cheques

o efectivo?

Analista de

Tesorería

(Analista de

Ingreso)

Si es cheque, continúa con el paso 19

Si es efectivo, continúa con el paso 20

19

Sellar cheques

Analista de

Tesorería

(Analista de

Ingreso)

Sella los cheques recibidos para posterior

elaboración de papeletas de depósito y envío

para firma de Tesorero.

20

Generar formulario de

Depósitos para Consejos

Provinciales,

Municipios, Empresas

Públicas, entidades

Contraloras y

descentralizadas

excepto IESS, y elaborar

papeletas depósitos

Analista de

Tesorería

(Analista de

Ingreso)

Genera formulario de Depósitos para Consejos

Provinciales, Municipios, Empresas Públicas,

entidades Contraloras y descentralizadas excepto

IESS en caso de dinero en efectivo, y elabora

papeletas depósitos de los cheques recibidos.

Formulario de

Depósitos para

Consejos

Provinciales,

Municipios,

Empresas Públicas,

entidades

Contraloras y

descentralizadas

excepto IESS

Papeletas de

depósito

21

¿Corresponde a cheques

o efectivo?

Analista de

Tesorería

(Analista de

Ingreso)

Si es cheque, continúa con el paso 22

Si es efectivo, continúa con el paso 26

22 Remitir papeleta

depósito y cheques para

la revisión y firma al

Tesorero

Analista de

Tesorería

(Analista de

Ingreso)

Remite papeleta depósito y cheques originales

para la revisión y firma correspondiente del

Tesorero para posterior envío a depósito.

Papeleta de

depósito

Cheques

23 Firmar papeletas y

enviar a depositar los

cheques.

Tesorero

Firma papeletas y envía para depósito los

cheques de las recaudaciones con el mensajero

Papeleta de

depósito

Cheques

P á g i n a 4 | 4

24 Realizar el depósito y

entregar copia al

Coordinador de

Recaudaciones y original

al Tesorero

Mensajero

Realiza el depósito y entrega comprobante

depósito original al Tesorero y remite copia al

Coordinador de Recaudaciones como constancia

de los depósitos realizados.

Comprobante de

depósito

25 Recibir comprobante de

depósito Tesorero

Recibe comprobante de depósito para ejecución

del proceso de Gestión de ingresos varios e

impuesto 2 por mil, continúa con el paso 33.

26 Realizar reporte de valija

y remitir al Coordinador

de Recaudaciones

Analista de

Tesorería

(Analista de

Ingreso)

Elabora reporte de valija del dinero en efectivo

recaudado y remita al Coordinador de

Recaudaciones.

27

Realizar la constatación

de valores y reportes,

firmar documentos

Coordinador de

Recaudaciones

Realiza la verificación de valores y reportes y

procede con la firma de los formularios de

Depósitos para Consejos Provinciales,

Municipios, Empresas Públicas, entidades

Contraloras y descentralizadas excepto IESS

28 Armar valija y entregar

dinero en efectivo a

custodia de valores

Coordinador de

Recaudaciones

Arma la valija y entrega dinero en efectivo de las

recaudaciones a custodia de valores

29 Procesar facturas

anuladas en el sistemas

y sellar las originales

Coordinador de

Recaudaciones

Ingresa en el sistema de recaudaciones y procesa

las facturas anuladas, sella las originales y remite

al Recaudador para la emisión de los reportes

consolidados.

30

Generar reportes y en

caso de ser legalización

separar oficios y copias

Recaudador

Genera reportes de las recaudaciones de

derecho, autogestión e impuesto 2 por mil,

reporte de verificación, anulación y legalización

de facturas y en caso de legalización

adicionalmente separa oficios originales y copias

Reporte de venta

derecho

Reporte de

verificación de

facturas

Reporte de

facturas anuladas

Reporte de

legalización de

factura

31 Ordenar copia de

facturas y anexan al

reporte

Coordinador de

Recaudaciones

Ordena copia de facturas y anexa al reporte de

detalle de facturas emitidas

32 Generar reporte diario y

detalle de facturas

emitidas para remitir a

Tesorería

Coordinador de

Recaudaciones

Genera reporte diario y detalle de facturas

emitidas para la entrega a Tesorería Reporte diario

Reporte detalle de

facturas emitidas

33

Gestión de ingresos

varios e impuesto 2 por

mil

Recaudador

Recibe los reportes y formularios de Depósitos

para Consejos Provinciales, Municipios,

Empresas Públicas, entidades Contraloras y

descentralizadas excepto IESS, ejecuta el proceso

de Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por

mil

P á g i n a 1 | 2

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Gestión de ingresos varios e impuesto 2 por mil

Descripción:

Propósito del

proceso

Registrar y custodiar los ingresos o reingresos obtenidos por derecho

varios, autogestión, servicios prestados e impuesto dos por mil

Disparador: Recepción de reporte de ingresos varios e impuesto 2 por mil

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Recibir los reportes para el registro de

información de gestión de ingresos varios, derecho universitarios e

impuesto 2 por mil / Analista de Tesorería

Actividad Final/Responsable: Archivar reporte / Analista de Tesorería


Proceso:

� Archivo “Reclasificación de impuesto”

� CUR de Ingreso




proceso:




1

Recibir los reportes para

el registro de información

de gestión de ingresos

varios, derecho

universitarios e impuesto

2 por mil

Analista de

Tesorería

Recibe los reportes y la documentación

soporte para el registro de información

en el sistema e-Sigef de la gestión de

ingresos varios, cobro de derechos

universitarios y recaudaciones del

impuesto 2 por mil.

Reportes impuesto dos

por mil:

Detalle de entrega Detalle de rubro Comprobante de

ingreso Papeletas depósitos

Formulario de transferencia del Banco

Central del Ecuador Reporte por ingresos

varios:

Detalle de entrega Detalle de rubro Comprobante de

ingreso Papeletas depósitos

Formulario de transferencia del Banco

Central del Ecuador Facturas Oficios

Parte diario de recaudaciones

Reporte de derecho universitarios

P á g i n a 2 | 2

2 ¿Corresponde a ingreso

de año actual?

Analista de

Tesorería

Si corresponde a ingreso de año actual,



3

Registrar los valores de

ingreso por impuesto 2

por mil de años anteriores

Analista de

Tesorería

Registra los valores de ingreso por

impuesto 2 por mil de años anteriores

en el archivo de excel “Reclasificación

de impuesto” para posterior ajuste de la

Jefatura de Contabilidad.

Reclasificación

Impuesto

4 Enviar el archivo de

impuesto 2 por mil a

Contabilidad

Analista de

Tesorería

Envía el archivo de impuesto 2 por mil

para la conciliación de cuentas por

cobrar por impuesto 2 por mil a

Contabilidad

5 Realizar conciliación de

cuentas por cobrar por

impuesto 2 por mil

Contabilidad

Realiza la conciliación de cuentas por

cobrar por impuesto 2 por mil, para el

respectivo ingreso de ajuste en el

sistema.

6 Registrar los valores en el

sistema e-Sigef

Analista de

Tesorería

Registra los valores en el sistema e-

Sigef, una vez creado el ítem

presupuestario.

7 Generar el comprobante

Único de Registro de

ingreso

Analista de

Tesorería

Genera e imprime comprobante Único

de Registro de ingreso como soporte del

registro de los valores recibidos y remite

al Tesorero (a) para firma respectiva.

8

Firmar CUR de ingreso Tesorero

Firma comprobante de ingreso y

devuelve al Analista para archivo de

expediente. CUR ingreso

9

Archivar expediente Analista de

Tesorería

Archiva expediente como evidencia del

registro de los ingresos varios, derechos

universitarios e impuesto 2 por mil.

P á g i n a 1 | 2

PROCEDIMIENTO


Nombre del

subproceso: Legalización de transferencia

Descripción:

Propósito

del proceso

Legalizar el pago de estudiantes que realizan transferencia bancaria en la

cuenta de la Universidad de Guayaquil con la finalidad de pagar una obligación

existente.

Disparador: Recepción de solicitud de legalización de transferencia

Alcance

Actividad Inicial/Responsable: Solicitar legalización de transferencia dirigida a

la Tesorera /Estudiante

Actividad Final/Responsable: Archivar el expediente / Analista Recaudador

Productos/Servicios

del Proceso:

� CUR de ingreso

� Facturación electrónica

� Comprobante “Factura sin valor tributario”

� Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y

derechos varios


Tipo de cliente: Externo

Capacidad y

formalidad del

proceso:

¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: N/A

¿Cuántas personas están asignadas al Proceso? N/A



1

Solicitar legalización

de transferencia

dirigida a la Tesorera

Estudiante

Presenta solicitud de legalización de transferencia

adjuntando comprobante de transferencia

bancaria y orden de pago de los valores

acreditados en la cuenta bancaria de la

Universidad de Guayaquil.

Comprobante de

transferencia

bancaria

Orden de pago

Solicitud de

legalización de

transferencia

2

Elaborar y entregar

comprobante de

recepción de solicitud

para certificar pagos

de matrículas y

derechos varios al

estudiante

Tesorero

Genera y entrega el comprobante de recepción de

solicitud para la certificación de pagos de

matrículas y derechos varios al estudiante como

constancia de los documentos entregados para la

legalización, indica al solicitante día y ventanilla en

el que podrá retirar la contestación.

Comprobante de

recepción de

solicitud

para certificar

pagos de

matrículas y

derechos varios

3

Sumillar el

requerimiento al


Tesorero

Sumilla el requerimiento al Analista de Tesorería,

para la revisión de transferencia en estado de

cuenta bancario.

4

Revisar la

transferencia en

cuenta bancaria

Analista de

Tesorería

Revisa que la transferencia se vea reflejada en la

cuenta bancaria conforme a los soportes para la

emisión respectiva del CUR de ingreso

P á g i n a 2 | 2

5 ¿Consta la

transferencia?

Analista de

Tesorería

Si la transferencia consta en la cuenta bancaria,



6

Devolver el trámite

mediante oficio al

requirente

Analista de

Tesorería

Devuelve el trámite al solicitante de la legalización

mediante oficio indicando que no consta la

transferencia realizada en la cuenta bancaria. Oficio

7

Emitir CUR de ingreso

en el sistema y

entregar a

Recaudaciones

Analista de

Tesorería

Genera CUR de ingreso en el sistema e-Sigef, y

remite con sumilla de responsabilidad al Analista

Recaudador, para la generación respectiva de

comprobante “Factura sin valor tributario”.

CUR de ingreso

Certificado de

transferencia

8

Ingresar en el sistema

de recaudaciones,

actualizar datos y

generar comprobante

“Factura sin valor

tributario”

Analista

Recaudador

Ingresa en el sistema de recaudaciones, actualiza

los datos de estudiante en caso de ser necesario,

genera comprobante de facturación electrónica e

imprime documento “Factura sin valor tributario”

como constancia

Factura

electrónica

Comprobante

“Factura sin

valor tributario”

9

Retirar comprobante

de legalización de

transferencia

Estudiante

Retira comprobante de factura sin valor tributario

y entrega comprobante de recepción de solicitud

para la certificación de pagos de matrículas y

derechos varios como constancia del retiro de la

legalización solicitada, o en su defecto retira oficio

de devolución de trámite cuando no constan en

cuenta bancaria los valores indicados.

Comprobante de

recepción de

solicitud

para certificar

pagos de

matrículas y

derechos varios

10 Archivar el expediente Analista

Recaudador

Conserva y archiva el expediente como constancia

del trámite finalizado

Comprobante de

recepción de

solicitud

para certificar

pagos de

matrículas y

derechos varios

Comprobante de

transferencia

bancaria

Orden de pago

Solicitud de

legalización de

transferencia

CUR de ingreso

P á g i n a 1 | 2

PROCEDIMIENTO

Nombre del Proceso: Gestión de Tesorería

Nombre del

subproceso: Certificación de valores recaudados Código: GA-FIN-TES-005

Descripción:

Propósito

del proceso

Certificar los valores cancelados por los estudiantes o empresas según

corresponda y los fondos asignados a los proyectos o recaudaciones por

posgrado.

Disparador: Recepción de solicitud de certificación de valores recaudados

Alcance

Actividad inicial / Responsable: Receptar solicitud de certificación de ingresos

/ Tesorero (a)

Actividad final / Responsable: Recibir y despachar certificación a requirente /


Productos/Servicios

del Proceso:

� Comprobante de recepción de solicitud para certificar pagos de matrículas y

derechos varios

� Certificación de valores recaudados

� Memorando de certificación de ingresos


Tipo de cliente: Interno / Externo

Capacidad y

formalidad del

proceso:





1

Receptar solicitud u

oficio de certificación

de ingresos

Tesorero (a)

Recepta solicitud de certificación de ingresos por

parte de los estudiantes, u oficio de certificación

de fondos asignados a proyectos, o de

recaudaciones realizadas por posgrado solicitadas

por Directores o Decanos de Facultad y sumilla el

requerimiento al Coordinador de Recaudaciones

para su confirmación.

Solicitud de

certificación de

valores

2

Emitir comprobante de

recepción de solicitud

y sumillar solicitud al

Coordinador de

Recaudaciones

Tesorero (a)

Elabora y entrega el comprobante de recepción de

solicitud para la certificación de pagos de

matrículas y derechos varios al estudiante como

constancia del trámite a realizar, en el documento

se especifica el día y la ventanilla para retiro de su

documento legalizado, en caso que sea oficio de

algún Director o Decano de Facultad solicitando

certificación de proyectos o valores recaudados en

posgrado. En ambos casos sumilla requerimiento a

Coordinador de recaudaciones

Comprobante de

recepción de

solicitud

para certificar

pagos de

matrículas y

derechos varios

3

Verificar el tipo de

certificación solicitada

en el sistema de

recaudaciones e

Coordinador de

Recaudaciones

Verifica el tipo de certificación en el sistema de

recaudaciones e imprime los reportes necesarios

que soporten la certificación solicitada por el

estudiante o la Facultad.

P á g i n a 2 | 2

imprimir los reportes

necesarios

4 ¿Refleja valores en el

sistema?

Coordinador de

Recaudaciones

Si se refleja los valores en el sistema, continúa con

el paso 6.

Caso contrario, continúa con el paso 5.

5

Devolver solicitud a

Tesorería con sumilla

de valores no

reflejados en el

sistema a Tesorería

Coordinador de

Recaudaciones

Devuelve el trámite a Tesorería para firma del

memorando con sumilla de valores no reflejados

en el sistema de recaudaciones, continúa con el

paso 8

6

Emitir certificación de

valores y generar

oficios

Coordinador de

Recaudaciones

Emite certificación de valores recaudados por

concepto de pagos de estudiantes, fondos

asignados a proyectos o recaudaciones por

posgrado y genera oficio dirigido a la Facultad en

caso que la certificación haya sido solicitada por la

Unidad Académica.

Certificación de

valores

Memorando

7

Remitir para firma del

oficio de certificación a

Tesorero

Coordinador de

Recaudaciones

Remite a Tesorero (a) para firma del oficio de

certificación de valores y los respectivos reportes

del sistema como respaldo

8

Firmar y devolver al

Coordinador de

Recaudaciones para

despacho

Tesorero (a)

Firma el oficio de certificación de valores y

devuelve al Coordinador de Recaudaciones para

despacho

9

Recibir y despachar

certificación a

requirente

Coordinador de

Recaudaciones

Recibe y entrega oficio de certificación al

requirente, en caso de estudiante, canjea el

Comprobante de recepción de solicitud para

certificar pagos de matrículas y derechos varios.

Certificación de

valores

Memorando

P á g i n a 1 | 2

PROCEDIMIENTO


Nombre del

subproceso: Conciliación Bancaria

Descripción:

Propósito

del proceso

Cotejar el saldo y los movimientos que la institución tiene registrados en su

cuenta corriente con los saldos que reporta el Banco Central y los libros

contables de la institución, con el fin de llevar un adecuado control de los

recursos disponibles en el banco.

Disparador: Recepción de estado de cuenta mensual

Alcance

Actividad Inicial/Responsable: Descargar estados cuenta de Instituciones

bancarias/Analista de Tesorería

Actividad Final/Responsable: Firmar y archivar Informe de conciliación

bancaria /Tesorero

Productos/Servicios

del Proceso: � Informe de conciliación bancaria



Capacidad y

formalidad del

proceso:





1

Descargar estados cuenta

de Instituciones

bancarias

Analista de

Tesorería

Descarga los estados de cuenta mensuales del

Banco Central y del Banco que opera la cuenta de

la Institución para cotejar saldos y movimientos

presentados contra los registrados en el sistema

contable.

Estados de

cuentas

bancarios

2

Comparar saldos y

movimientos de estados

de cuenta contra

registros contables

Analista de

Tesorería

Compara los saldos y movimientos presentados

en los estados de cuenta contra los registrados en

el sistema contable.

Registros

contables

3

¿Saldos y movimientos

presentados en estados

de cuenta omitidos o

incorrectos?

Analista de

Tesorería

Si al comparar estados de cuenta VS. Registros

contables identifica movimientos o saldos

incorrectos o que han sido omitidos, continúa

con el paso 4.


4

Confirmar si la omisión es

en cuenta bancaria o en

registro contable

Analista de

Tesorería

Confirma si la omisión o saldos incorrectos

corresponden a ser regularizados por

contabilidad o por corresponsal bancario.

P á g i n a 2 | 2

5 ¿Omisión en cuenta

bancaria?

Analista de

Tesorería

Si la omisión es en cuenta bancaria, continúa con

el paso

6

Enviar correo electrónico

al ejecutivo del banco,

indicando valor no

transferido

Analista de

Tesorería

Envía correo electrónico a la Ejecutiva del banco,

donde especifica error u omisión en registro o

valor y solicita solución inmediata. Anexa copia

del estado de cuenta bancario y la

documentación que respalde los movimientos

incorrectos u omitidos.

7 Atender el requerimiento Corresponsal

Bancario

Recibe y atiende el requerimiento, ajustando los

saldos y movimientos del estado de cuenta para

de esta forma reflejar los saldos correctos.

Continúa con el paso 10

8

Remitir a Contabilidad

para elaboración de

ajustes

Analista de

Tesorería

Remite a contabilidad detalle de los valores que

no tienen registrado en el sistema para su ajuste

respectivo.

Detalle de

valores no

registrados

contablemen

te

9 Realizar ajustes contables Jefatura de

Contabilidad

Realiza ajuste contable de los valores reflejados

en detalle remitido por Tesorería.

Asientos de

ajuste

10

Elaborar el informe de

conciliación y remitir a

Tesorería para su firma

Analista de

Tesorería

Elabora el informe de conciliación, y lo remite al

Tesorero para su firma.

De ser necesario efectúa ajustes en el sistema

contable.

Informe de

conciliación

11 Firmar y archivar Tesorero (a) Recibe, sumilla y archiva el informe de

conciliación bancaria para consultas posteriores.

P á g i n a 1 | 4

PROCEDIMIENTO


Nombre del

subproceso: Gestión de Pago Código: GA-FIN-TES-007

Descripción:

Propósito

del proceso

Realizar los pagos por las obligaciones adquiridas con los funcionarios

públicos, proveedores, o estudiantes según corresponda previo al

cumplimiento de toda la documentación soporte conforme a check list

vigente.

Disparador: Recepción de expediente con autorización de pago

Alcance

Actividad inicial/ /Responsable: Recibir expediente y sumillar requerimiento a Analista /Tesorero Actividad final/ /Responsable: Archivar el expediente / Contabilidad

Productos/Servicios

del Proceso:

� CUR de Pago � Comprobante de retención

� CUR contable


Tipo de cliente: Interno y externo

Capacidad y

formalidad del

proceso:





1

Recibir expediente y

sumillar requerimiento

a Analista Tesorero

Recepta expediente remitido por Jefatura de

Contabilidad y reasigna expedientes para

revisión de documentación de acuerdo al tipo de

pago y check list existente de cada caso.

De acuerdo a check

list de:

Ínfima cuantía

Servicios básicos

Matrículas

vehiculares

Servicio de correos

Seguros

Contratación de

servicios

Contratación de

arrendamiento

Mantenimiento de

vehículos

Pasajes aéreos

Subasta inversa

Procesos de compras

públicas

Nómina

Liquidación de

haberes

Décimos

Horas extras

Ayudas económicas

Honorarios y

Servicios

profesionales

P á g i n a 2 | 4

Jubilación

Reposición caja chica

y fondo rotativo

Viáticos

Reembolsos

2

Revisar expediente y

confirmar documentos

mediante check list

Analista de

Tesorería

Revisa y analiza el expediente y se asegura que

los documentos estén completos conforme al

check list correspondiente, así como los cálculos

estén correctos.

De acuerdo a check

list de:

Ínfima cuantía

Servicios básicos

Matrículas

vehiculares

Servicio de correos

Seguros

Contratación de

servicios

Contratación de

arrendamiento

Mantenimiento de

vehículos

Pasajes aéreos

Subasta inversa

Procesos de compras

públicas

Nómina

Liquidación de

haberes

Décimos

Horas extras

Ayudas económicas

Honorarios y

Servicios

profesionales

Jubilación

Reposición caja chica

y fondo rotativo

Viáticos

Reembolsos

3 ¿Expediente

completo? Analista de

Tesorería

Si el expediente está completo, continúa con el

paso 6


4

Devolver el trámite

con las observaciones

a contabilidad

Analista de

Tesorería

Realiza la devolución del expediente con sus

respectivas observaciones al área de

Contabilidad mediante quipux.

Memorando

5 Corregir las

observaciones Contabilidad

Completa la documentación o subsana las

correcciones necesarias según las observaciones

realizadas por el Analista de Tesorería y remite

nuevamente para revisión, continúa con el paso

3.

6 Verificar si el pago

corresponde a nómina Analista de

Tesorería

Revisa si la documentación soporte corresponde

a pago por nómina de la Universidad de

Guayaquil.

P á g i n a 3 | 4

7 ¿Corresponde a

nómina? Analista de

Tesorería

Si corresponde a nómina, continúa con el paso 8


8

Revisar totales de la

nómina de personal

con el sistema SPRYNT

y expediente

Analista de

Tesorería

Revisa la nómina de personal y la información

que consta en el sistema Sprynt con la finalidad

de certificar que no existen diferencias en los

totales de los reportes, firma expediente y

remite a Tesorera para aprobación.

Nómina de

personal

Expediente

9 Revisar expediente

Tesorero (a) Revisa que la documentación esté conforme al

check list del proceso que corresponda.

10 ¿Expediente

completo? Tesorero (a)

Si el expediente está completo, continúa con el

paso 12.


Expediente

11

Devolver el expediente

a Analista para

regularización Tesorero (a)

Devuelve el expediente y el check list sin firma

de aprobación al Analista para su regularización

o respectiva devolución. Continúa con el paso 4

Expediente

12 Firmar check list

Tesorero (a)

Firma check list como constancia de la

verificación de los documentos

correspondientes.

Check list

13 Revisar CUR de pago y

solicitar autorización Tesorero (a)

Revisa CUR de pago y solicita al Director

Financiero, autorice el pago adjuntando el

expediente completo y check list firmado por el

Analista y Tesorero.

Memorando

14 Autorizar y firmar CUR

de pago Director

Financiero

Autoriza pago en el sistema y firma CUR de pago,

devuelve el expediente para que se ejecute pago

en sistema e-Sigef.

CUR pago

15 Realizar el pago en el

sistema Tesorero (a) Realiza el pago en el sistema e-Sigef en base al

CUR de pago autorizado.

16 Realizar la retención

física o electrónica Analista de

Tesorería

Elabora la retención electrónica o física según

corresponda, excepto si el pago a realizarse es

por nómina del personal.

Comprobante

Retención

17 ¿El pago se realizó? Analista de

Tesorería

Si el pago se realizó, continúa con el paso 24.

Si el pago fue rechazado, continúa con el paso

18.

18

Verificar si el pago

rechazado

corresponde por datos

de beneficiario

Analista de

Tesorería

Verifica si el pago rechazado es por

inconsistencias de datos de beneficiario.

19

¿Rechazado por datos

incorrectos de

beneficiario?

Analista de

Tesorería

Si el pago fue rechazado por datos incorrectos

del beneficiario, continúa con el paso 20

Si el pago fue rechazado porque corresponde a

pagos de años anteriores y existe inconsistencia

en número de partida presupuestaria, continúa

con el paso 22

P á g i n a 4 | 4

20

Solicitar al beneficiario

el formulario,

certificado bancario, y

copia de cédula

identidad

Tesorero (a)

Solicitar al beneficiario la siguiente

documentación: formulario, certificado bancario

y copia de cédula de identidad mediante oficio,

remitir a Tesorera para firma y despacho.

Memorando

Formulario

21

Firmar oficio con

requerimiento de

documentos al

beneficiario

Tesorero (a)

Firma oficio con requerimientos de documentos

al beneficiario. Una vez receptada la

documentación solicitada, continúa con el paso

13.

Memorando

Formulario

Certificado

bancario

Cédula de

Identidad

22

Solicitar el asiento de

reclasificación a

Contabilidad Tesorero (a)

Solicita a Jefatura de Contabilidad realizar

asiento contable de reclasificación, por concepto

de pagos de años anteriores. Memorando

23

Realizar Reclasificación

de pago de años

anteriores

Analista de

Tesorería

Ejecuta proceso de Reclasificación de pago de

años anteriores y remite documentación con

asiento contable a Tesorero (a), continúa con el

paso 12.

Asiento contable

24

Imprimir el CUR de

pago y enviar

expediente a

Contabilidad para

archivo

Analista de

Tesorería

Imprime CUR de pago después de 72 Horas,

adjuntando el expediente, se remite a

Contabilidad. CUR de pago

25 Archivar el expediente

Contabilidad Archiva el expediente como constancia de pago.

Expediente del

pago

P á g i n a 1 | 2

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Registro de cuentas bancarias

Descripción:

Propósito del

proceso

Registrar, modificar y deshabilitar cuentas bancarias de proveedores,

funcionarios y estudiantes para efectuarles los pagos por la provisión de

sus bienes o servicios.

Disparador: Requerimiento de registro, modificación o deshabilitación de cuenta

bancaria

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Receptar documentos y asignar el trámite/

Tesorero

Actividad Final/Responsable: Modificar o crear la cuenta en el sistema e-

Sigef/ Analista de Tesorería


Proceso: � Cuentas monetarias registradas/modificadas/deshabilitadas




proceso:




1

Receptar

documentos y

asignar el trámite

Tesorero

Recepta solicitud de registro, modificación

o deshabilitación de cuenta por parte de

estudiantes, proveedores o funcionarios

públicos y asigna el trámite al Analista de

Tesorería.

Para registro o modificación de cuenta la

solicitud debe presentar los siguientes

documentos del solicitante: copia de

cédula y/o RUC, certificado bancario y

comprobante de pago.

Copia de cédula y/o RUC

Certificado bancario

Comprobante de pago.

2

¿Tipo de solicitud? Analista de

Tesorería

Si se trata de una solicitud de

deshabilitación de cuenta bancaria

continúa con el paso 3, caso contrario,

continúa con el paso 4.

3 Deshabilitar cuenta

de funcionario,

proveedor o

estudiante

Analista de

Tesorería

Deshabilita cuenta de funcionario,

proveedor o estudiante en el sistema e-

Sigef y finaliza el proceso.

4 Verificar si el

solicitante se

encuentra

Analista de

Tesorería

Verifica si solicitante se encuentra

registrado en el sistema e-Sigef.

P á g i n a 2 | 2

registrado en el

sistema

5 ¿Se encuentra

registrado en el

sistema?

Si el funcionario no se encuentra registrado

en el sistema e-Sigef, continúa con el paso

6, caso contrario, continúa con el paso 7.

6 Informar al

solicitante que debe

constar en el

distributivo o

catálogo de

beneficiarios

aprobados

Analista de

Tesorería

Informa al solicitante que debe constar en

el distributivo aprobado del Sistema de

Nómina y Remuneraciones de la entidad

(Funcionarios públicos) y en el catálogo de

beneficiarios aprobados (funcionarios

públicos y proveedores) para lo cual debe

acercarse al área correspondiente.

7 Verificar si el

solicitante tiene

cuenta creada

Analista de

Tesorería

Verifica si el solicitante tiene cuenta creada

en el sistema e-Sigef.

8 ¿Tiene cuenta

creada?

Analista de

Tesorería

Si el solicitante tiene cuenta creada en el

sistema e-Sigef, continúa con el paso 9,

caso contrario continúa con el paso 12.

9 Verificar si la

solicitud presenta la

cuenta registrada en

el sistema

Analista de

Tesorería

Verifica si la solicitud presenta la misma

cuenta registrada en el sistema.

10

¿Se trata de la

misma cuenta?

Analista de

Tesorería

Si la cuenta presentada en el sistema es la

misma que se encuentra registrada en la

solicitud, continúa con el paso 11, caso

contrario, continúa con el paso 12.

11 Mantener misma

cuenta registrada en

el sistema eSIGEF

Analista de

Tesorería

Mantiene la cuenta registrada en el sistema

eSIGEF; confirmando que la misma se

encuentre activa.

12 Modificar o crear la

cuenta en el sistema

eSIGEF

Analista de

Tesorería

Modifica o crea la cuenta en el sistema

eSIGEF.

P á g i n a 1 | 2

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Custodia de Garantías

Descripción:

Propósito del

proceso

Ejecutar un control adecuado y organizado de las garantías recibidas de

proveedores y oferentes para asegurar su validez y resguardo físico.

Disparador: Recepción de pólizas de garantía

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Remitir las garantías con oficio a Tesorería

/ Procuraduría Síndica

Actividad Final/Responsable: Actualizar registro de garantías / Analista

de Tesorería


Proceso:

� Garantías renovadas, ejecutadas o devueltas

� Inventario de garantías actualizado




proceso:




1 Remitir las garantías a

Tesorería

Procuraduría

Síndica

Remite mediante oficio al área de Tesorería las

garantías recibidas de proveedores u oferentes.

Oficio de

Garantía

2

Recibir oficio de

garantías y sumillar al


Tesorero (a)

Recibe oficio de garantías por parte de

Procuraduría Síndica y sumilla al Analista de

Tesorería como responsable de la recepción y

custodia de las garantías.

3 Registrar garantías Analista de

Tesorería

Registra en el sistema informático la vigencia y el

monto de las garantías, además de los números de

contrato y proveedores a los que se encuentran

relacionadas.

4 Archivar Garantías Analista de

Tesorería

Archiva garantías en la oficina del Tesorero (a), que

es el espacio físico dispuesto para custodia y

garantía del respaldo e identificación.

5

Controlar y monitorear

la vigencia de las

Garantías

Analista de

Tesorería

Realiza monitoreo mensual de la vigencia de las

garantías.

6 ¿Las garantías están

próximas a vencer?

Analista de

Tesorería

Si las garantías se encuentran a un mes de su

vencimiento, continúa con el paso 7


P á g i n a 2 | 2

7

Elaborar oficio de

renovación de pólizas

de garantías

Analista de

Tesorería

Elabora oficio de solicitud de renovación de pólizas

de garantías para su envío a la aseguradora.

Oficio de

renovación

de garantía

8

Firmar oficio de

renovación de pólizas

de garantías y remitir a

la Aseguradora

Tesorero (a)

Firma oficio de renovación de pólizas de garantías

del proveedor y lo remite a la Aseguradora. Oficio de

renovación

de garantía

9 Renovar las garantías Aseguradora Renueva las garantías y remite al Tesorero de la

Universidad de Guayaquil. Continúa con el paso 2. Garantía

Renovada

10 Confirmar la existencia

de acta definitiva

Analista de

Tesorería

Confirma que el contratista o administrador de

contrato haya enviado mediante oficio al Tesorero

(a) el acta de entrega-recepción definitiva

solicitando la devolución de la garantía, o su

ejecución cuando corresponda.

Acta de entrega-

recepción

definitiva

11

¿Existe acta de

entrega–recepción

definitiva?

Analista de

Tesorería

Si existe acta de entrega-recepción definitiva,

continúa con el paso 12.


12 Devolver las garantías Analista de

Tesorería

Devuelve garantías al proveedor por finalización

del contrato.

13 Actualizar registro de

garantías

Analista de

Tesorería

Actualiza registro de garantías en custodia

retirando la garantía que fue devuelta al

proveedor y finaliza el proceso.

Registro de

garantías

P á g i n a 1 | 2

PROCEDIMIENTO


Nombre del

subproceso: Devolución de valores a estudiantes Código: GA-FIN-TES-010

Descripción:

Propósito

del proceso

Devolver valores por concepto de gratuidad o de pagos duplicados a los

estudiantes de UG, asegurando el cumplimiento de la normativa legal vigente

para la educación superior pública en el Ecuador.

Disparador: Recepción de solicitud de devolución de valores

Alcance

Actividad inicial/Responsable: Recibir y revisar solicitud de devolución de

valores autorizada por la Unidad Académica/ Analista de Tesorería

Actividad final/Responsable: Gestión de pago/ Analista de Tesorería

Productos/Servicios

del Proceso: � CUR pago por devolución de valores


Tipo de cliente: Interno y externo

Capacidad y

formalidad del

proceso:





1

Recibir y revisar

solicitud de devolución

de valores

Analista de

Tesorería

Recibe del estudiante solicitud de devolución de

valores y revisa que la misma esté autorizada

por la Unidad Académica

Solicitud de

devolución de

valores

Comprobante de

pago

Orden de pago

2

¿Solicitud está

autorizada? Analista de

Tesorería

Si la solicitud no está autorizada por la Unidad

Académica, continúa con el paso 3, caso

contrario, continúa con el paso 4.

3

Devolver el trámite al

estudiante Analista de

Tesorería

Devuelve el trámite al estudiante y le indica que

la solicitud debe estar autorizada por la Unidad

Académica.

4

Verificar en cuenta

bancaria la

acreditación de los

valores declarados por

el estudiante

Analista de

Tesorería

Verifica en la cuenta bancaria de la institución la

acreditación de los valores declarados por el

estudiante en la solicitud de devolución de

valores.

5

¿Se encuentran

reflejados en la cuenta

bancaria los valores

declarados?

Analista de

Tesorería

Si no se encuentran reflejados en la cuenta

bancaria los valores declarados, continua con el

paso 6, caso contrario, continúa con el paso 12.

6

Solicitar a la DGTI la

confirmación del pago Analista de

Tesorería

Solicita a la Dirección de Gestión Tecnológica de

la Información la confirmación de la orden de

pago del estudiante en el sistema académico.

Memorando

P á g i n a 2 | 2

7

Recibir solicitud y

revisar en el sistema

académico la orden de

pago solicitada

Dirección de

Gestión

Tecnológica de

la Información

Recibe solicitud de Tesorería y revisa en el

sistema académico la orden de pago a confirmar.

8

Comunicar la

existencia de orden de

pago en el sistema

académico

Dirección de

Gestión

Tecnológica de

la Información

Comunica a través de memorando al área de

Tesorería la existencia de orden de pago en el

sistema académico.

Memorando

9

Recibir memorando de

Confirmación de orden

de pago

Analista de

Tesorería

Recibe memorando de la Dirección de Gestión

Tecnológica de la Información confirmando la

existencia de la orden de pago en el sistema

académico.

10 ¿Existe orden de pago? Analista de

Tesorería

Si no existe orden de pago, continúa con el paso

11


11

Comunicar al

estudiante que no se

refleja orden de pago

en el sistema

académico

Analista de

Tesorería

Comunica al estudiante que no se refleja orden

de pago en el sistema académico, continúa con

el paso 3

Memorando

12

Verificar en el sistema

e-Sigef la

disponibilidad de

fondos

Analista de

Tesorería

Verifica en el sistema e-Sigef la disponibilidad de

fondos para ejecutar la devolución de los valores

al estudiante.

13

¿Existe disponibilidad

de fondos? Analista de

Tesorería

Si no existe disponibilidad de fondos continúa

con la actividad 14, caso contrario, continúa con

la actividad 15.

14

Esperar disponibilidad

de fondos Analista de

Tesorería

Espera a que exista disponibilidad de fondos

para continuar con el subproceso de Gestión de

Pagos.

15 Realizar subproceso

Gestión de pago

Analista de

Tesorería

Se procede con el subproceso de Gestión de

pagos.

MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE TESORERÍA de Procesos y... · Asignación de presupuesto por parte...

Documents

Transcript of MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE TESORERÍA de Procesos y... · Asignación de presupuesto por parte...