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eLearning: Módulo de Tesorería y eSIPREN 12/10/2011

Subsecretaría de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas

Ministerio de Finanzas del Ecuador

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1. MÓDULO DE TESORERÍA

El módulo de Tesorería incluye todas las posibilidades de uso de las herramientas para el pago de beneficiarios por lo que se

refiere al uso casi exclusivo de la Tesorería de la Nación.

No obstante el encargado de Tesorería o pagos deberá hacer uso en eSIGEF de la ruta:

CatálogosTesoreríaBeneficiarios

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Para la inclusión de los respectivos números de cédulas y RUCs y el módulo de Tesorería para la consignación del banco y cuenta

monetaria en la que reciben los pagos los distintos beneficiarios del Sector Público por Entidad. Esta información se encuentra

representada en los instructivos respectivos del sistema en el menú de ayuda del eSIGEF.

Entraremos entonces por cualquiera de estas rutas de acceso e implementaremos los cambios respectivos según sea potestad

de la entidad (beneficiarios finales) o del MF (grandes proveedores del Estado).

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Con este fin utilizaremos los botones:

Concluyendo con la tarea asignada.

Los reportes obtenibles tienen que ver con esta información referida.

Crear

Aprobar

Activar

Desactivar

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2. SISTEMA eSIPREN

El Sistema eSIPREN (Sistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina, electrónico), ha sido diseñado con la finalidad de

realizar la captación de los datos de remuneraciones, obligaciones patronales, descuentos de ley y para terceros, producidos por

otros sistemas de nómina y transmitir (bajo varios parámetros establecidos por el marco legal vigente), al sistema eSIGEF que

permitirá el pago correspondiente a todos los beneficiarios de esa carga.

Iniciamos la revisión de este Sistema a través de un usuario previsto para la ayuda a las Entidades en un ambiente especial

dedicado a esta tarea. Revisaremos todos los aspectos de interés para que aquel funcionario responsable de la nómina pueda

realizar el pago hacia todos los destinatarios por este concepto.

Entraremos al ambiente general y tomaremos como ejemplo una institución en donde desarrollaremos la demostración

respectiva.

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El primer menú a revisar es INFORMACIÓN FINANCIERA que abarca las opciones de:

1. Partidas, que muestra el conjunto de partidas presupuestarias posibles de utilizar dentro de la carga de las distintas

nóminas y que financian los rubros de remuneraciones acordes al Presupuesto Institucional en el ejercicio fiscal vigente.

Información proveniente del eSIGEF.

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2. Cuota Devengado, arroja la información de la Programación Mensual del Devengado (PMD) del grupo de gastos de

personal proveniente de eSIGEF, que se ha establecido en este sistema para el cuatrimestre vigente.

3. Deducciones, contiene el catálogo de retenciones parametrizadas por el Ministerio de Finanzas para remuneraciones

aplicables en el archivo de Descuentos.

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4. Saldo Anticipo Remuneraciones, se visualizan los saldos de los distintos tipos de anticipo que restan por amortizar. Datos

informativos y de control para su inclusión en descuentos de nómina.

5. Códigos SPI, Muestra los códigos SPI, Nombres y RUC de los bancos del sistema financiero privado que se encuentran en

la base de datos del MF. Datos referenciales para la carga de datos en el archivo de líquido a pagar.

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En segundo lugar entraremos al menú NÓMINA.

1. La primera opción es Descuentos, pantalla en la que se deberán introducir los diferentes conceptos de aportes y

descuentos que son parte de las transferencias que se enviarán al IESS y a los terceros de la nómina mediante el archivo

de Descuentos.

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Presionaremos el botón “Crear Descuentos”: en primer lugar ingresaremos el Código, número secuencial establecido por

la misma institución representando al concepto que se indicará en Nombre; en seguida debe escogerse Tipo para saber si

es Descuento o Aporte Institucional (todo lo que va hacia el IESS); luego en Deducción seleccionamos uno de las opciones

del catálogo de Deducciones del sistema para asociar a nuestro código de descuentos; finalmente presionaremos el botón

“Grabar” de la barra de herramientas y luego “Salir” .

2. La siguiente opción es Nómina, en donde se cargarán los datos de las nóminas ya procesadas para los distintos pagos que

se realizan por este concepto. Las nóminas atraviesan varios estados:

Registrado Cargado Validado Procesando Generado Errado

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Estos estados se suceden a través de los distintos procesos que se van realizando como consecuencia de la carga

de archivos así:

Presionamos el botón “Crear Nómina”.

• Este campo es automático representando al ID de esta nómina.

No. Nómina

• En estes campo escogemos el mes de la Nómina

Mes Fiscal

• Este campo es automático e irá cambiando conforme avancemos en el proceso.

Estado

• Este campo muestra las clases de nómina que se pueden seleccionar para los diversos pagos de nómina.

Tipo de nómina

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TIPO DE PAGOS DE NÓMINA:

53-PAGO DE VIATICOS-ACTIVOS: únicamente se podrá utilizar en ciertos casos en que se requiera pagos masivos

por este concepto.

99-DEUDA AÑOS ANTERIOR-ACTIVO: Se utiliza en el caso de tener que pagar nóminas del año pasado que no se

encuentran presupuestados en el mes vigente y tampoco consten en cuentas por pagar del asiento de apertura y,

que se originen en obligaciones por sentencias judiciales a personal activo de la EOD.

99-DEUDA AÑOS ANTERIOR-PASIVO: Se usa en los mismos términos que el tipo de nómina anterior pero para el

personal que no se encuentra activo en el Distributivo de sueldos.

ANTICIPO, permite el pago del anticipo quincenal de la remuneración en el mes vigente, el cual debe ser

obligatoriamente recuperado en el mismo período.

ESPECIAL-FONDO RESERVA PASIVOS. Se aplicará cuando se deba utilizar el ítem presupuestario de fondos de

reserva, sea o no beneficiario el IESS para el caso de personal que ya no se encuentra activo en el Distributivo de

sueldos.

ESPECIAL-LIQUIDACIONES. Sirve para el pago de la liquidación de personal que acaba de cesar sus funciones y se

encuentran en estado PASIVO en el distributivo presupuestario de la Entidad.

EXTERIOR. Para el pago de personal que se encuentra laborando fuera del país y que consta como activo en el

Distributivo de sueldos.

HONORARIOS/VARIOS. Se utiliza para el pago de honorarios, remuneraciones complementarias, remuneraciones

compensatorias y subsidios. Su característica es que no permite descuentos hacia el IESS.

JUBILADOS-DECIMO TERCERO. Nómina para el pago de ese rubro sólo para personal que se encuentra jubilado en

el IESS.

JUBILADOS-DECIMO CUARTO. Tal y como la nómina anterior pero para el pago del Décimo Cuarto.

NORMAL-FONDOS DE RESERVA ACTIVOS. Usable solamente para el pago hacia el IESS de este concepto acumulen

o no en el IESS.

NORMAL DECIMO CUARTO. Tipo de Nómina utilizable para el pago de este concepto al personal que se encuentra

activo en el Distributivo presupuestario de remuneraciones.

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NORMAL DECIMO TERCERO. Igual que la nómina anterior pero para el pago de este otro rubro.

NORMAL-HORAS EXTRAS. Solamente para el pago de este concepto al personal activo.

NORMAL-JUBILADOS. Se usa para el pago de las pensiones jubilares en los términos establecidos en el Decreto

Ejecutivo 172 del 7 de diciembre del 2009.

NORMAL – PAGOS MENSUALES. Que se debe aplicar de manera obligatoria (Acuerdo Ministerial 157 del 13 de

julio de 2011) para el pago mensual de las remuneraciones de los servidores públicos en todos los regímenes

laborales, constando las obligaciones y descuentos de ley, como también los descuentos a terceros.

REGULACION IESS. Aplicable para realizar pagos de ajustes a las planillas y comprobantes de pagos de la aplicación

de Historia Laboral del IESS.

REMUNERACION VARIABLE POR EFICIENCIA. Para el pago de este concepto una vez por mes.

RETROACTIVOS. Usada para el pago en aquellos casos que oficialmente se establezcan pagos de remuneraciones

en forma retroactiva.

RETROACTIVOS PASIVOS. Con este concepto solo se paga retroactivos a personal que se encuentra fuera del

distributivo de sueldos de la EOD.

SUBROGACIONES/ENCARGOS. Se podrá usar solo para el pago de subrogaciones o encargos con las respectivas

partidas presupuestarias, obligación y descuento del IESS.

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Crearemos una nómina, la cual tiene los siguientes campos:

• Es un campo automático que solo cambiará en ciertos tipos de nómina

Origen Nómina

• Es el año vigente excepto en los casos en que se deba escoger un tipo de nómina que obligue al cambio del Ejercicio Fiscal

Año Obligación IESS

• Cumple las mismas condiciones que Año Obligación IESS

Mes Obligación IESS

• Es la explicación específica de la razón del ingreso de esa nómina

Descripción

• Tenemos Fuente-Organismo Financista- No. de Préstamo que solo se llenarán en el caso de las partidas que se usen en la nómina con financiamiento de préstamos o donaciones.

Totales de Nóminas

• Valor total de la sumatoria del archivo de Partidas Presupuestarias

Monto Gasto

• Valor de la sumatoria total del archivo de Descuentos

Monto Descuento

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Los datos para la nómina son los siguientes:

Nota: Los campos: monto gasto y monto descuento cumplen con la condición de que el gasto no puede ser cero y de que

los descuentos no pueden ser mayores al gasto.

Presionaremos el botón “Guardar” para finalizar la creación de la nómina.

Inmediatamente aparecen los campos para examinar en donde se encuentran los archivos de Partidas, Descuentos,

Líquido a Pagar y de existir, también el archivo de Recuperación de Anticipos Quincenales, necesarios para la carga. El

formato de los archivos planos debe ser confeccionado de acuerdo al respectivo instructivo.

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Procederemos entonces a presionar “Examinar” y “Cargar Archivo” sucesivamente; una vez que está terminada la carga , la

pantalla nos volverá en forma automática a la pantalla principal del menú Nómina/Nómina en donde podremos ver el

cambio de estado a CARGADO y nos referiremos a la barra de herramientas para continuar con el botón “Validar Nómina”

. Deberemos cuidar siempre de revisar todas las observaciones que pudieren existir- Restrictivas y No Restrictivas-, a

través del botón “Consultar Observaciones”.

El proceso de validación pasará al estado PROCESANDO, luego haremos clic en el botón “Consultar todos” para

observar el cambio del estado de CARGADO a VALIDADO; por último presionaremos el botón “Generar CUR” que

transformará el estado en Generado y enviará los datos de pago hacia el eSIGEF.

El último proceso para el pago se halla en el eSIGEF, en el que seguiremos el procedimiento ya definido con anterioridad

para enviar la autorización de pago hacia la Tesorería de la Nación.

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3. La siguiente opción es Consulta de Anticipos Quincenales, que muestra los saldos anticipados y por recuperar de los

anticipos quincenales por empleado y sus diferencias. Valores que deberán ser recuperados en la nómina del mes en que

se efectuado el anticipo quincenal.

4. A continuación tenemos la opción de Nómina-Reclasificaciones Pendientes, que mostraría los datos de las nóminas que

requieran ajustes pendientes en lo correspondiente a envío de información al IESS. Esta opción no mostrará ninguna

información pues todas las tareas pendientes respecto al IESS se han puesto dentro del Menú IESS.

5. Después, está la opción, CUR Mora Patronal IESS, opción que mostrará los datos de los envíos realizados al IESS por el

concepto de Mora Patronal. Esta información también se acumula en el menú IESS.

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El menú a continuación es DISTRIBUTIVO, en donde se concentran todas las tareas realizables por parte de la entidad para que

las EOD accedan a cambios y consultas en el concepto.

1. La primera opción en Consultar Distributivo, en donde se puede visualizar el Distributivo de Sueldos Presupuestario de la

EOD.

2. La siguiente opción es Reformas Web; en esta opción lo primero es verificar las noticias en la pantalla de entrada. A

continuación se presionará el botón “Ver Reformas” pantalla en la que se visualizarán todas las reformas realizadas.

Mediante la barra de herramientas se manejan todos los procedimientos en el proceso de reformas web.

a. Primero el botón “Crear Reforma que nos permite acceder a ingresar la descripción de la cabecera, en seguida

presionaremos el botón “Grabar”

b. En la barra de herramientas de la pantalla principal presionaremos el botón “Modificar Reforma” y accederemos a

ingresar la Descripción del artículo luego de escoger el Tipo de Movimiento, esto es, del tipo de reforma y se

presionará el botón “Agregar”.

c. A continuación, luego del cambio de pantalla se presiona la opción “Activar” para poder presionar a su vez el botón

“Seleccionar Empleados”.

d. En la siguiente pantalla se escoge por Régimen y luego (botón “Buscar”) por empleado o por vacante la partida que

se requiere para el cambio en el Distributivo. Luego se seleccionará al empleado y se presiona botón “Grabar”

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Después se implementarán todos los cambios necesarios acorde a la reforma escogida a través de la opción

“Modificar”; terminados los cambios se presionará “Grabar” y “Salir”.

e. Por último se presionará el botón “Solicitar” para enviar hacia el Ministerio de Finanzas en el que según las

condiciones ya establecidas se procederá a aprobar. Esta acción sucederá si es que se trata de un tipo de reforma

que no puede ser aprobada directamente por la EOD y tomando en cuenta la revisión que debería llevarse a cabo en

la UDAF de ser el caso.

3. La siguiente opción es Consulta de Pasivos. En ella se accede a la revisión de todas las personas que se encuentran en

estado Pasivo.

4. La consulta de Datos Adicionales, mostrará la información adicional ingresada al Sistema con motivo de permitir su uso

para la producción de la Nómina respectiva.

5. En Resoluciones PDF se podrá revisar las Resoluciones aprobadas en formato PDF.

6. Plantillas Reformas, permite llenar parte del formato ya establecido para el uso en Reformas Web de estos documentos

que fundamentan las reformas.

7. Carga Masiva de Datos, opción para la introducción de datos adicionales para varios empleados a la vez.

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El siguiente Menú es IESS, mediante el que es posible revisar toda la información de los pagos realizados a esa entidad y también

introducir modificaciones posibles de año o mes luego de constatar los problemas ocurridos en Historia Laboral del IESS.

1. La primera opción es Transacciones que nos permitirá verificar por bloques toda la información referida. Para esto

oprimimos el botón Consultar “Pagos IESS” y podremos ver información de las nóminas enviadas, de las fechas de

acreditación, de los envíos por Tesorería de la Nación, confirmación por parte del IESS de los valores recibidos, CURs

presupuestarios y contables, valores a favor, neteados y en contra, valores de los intereses, etc. Como se puede apreciar la

información está dividida en bloques para su mejor tratamiento por lo que se referencia cualquier inquietud de envío y

recepción de datos trabajados con el IESS.

2. En Gestión de Información se podrá visualizar las nóminas que una vez pagadas tienen problemas por fechas, es decir, de

haberse cometido algún error en estos datos, aquí se podrán cambiar datos de tipo de nómina, año o mes para que la

información que se va al IESS en el próximo envío sea fidedigna con la información de Historia laboral.

3. Preplanilla, referida a la manera en que se han parametrizado los datos fundamentales de aporte al IESS y que deberán

constar tal y como se encuentran en la página de Historia Laboral y en forma alineada al marco legal vigente, pues de lo

contrario los pagos serán insuficientes, en demasía o no serán confirmados por el IESS acarreando problemas adicionales

a la Entidad.

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4. La opción de Historial de Envíos muestra por fecha y por período todos los envíos de datos PDF relativos a los pagos al IESS

por parte de las entidades. Se usará el botón “Consultar” o “Consultar todos”.

5. En Comprobantes de Pagos Cancelados se encuentra la información de confirmación por parte del IESS de la recepción de

los archivos PDF enviados automáticamente por eSIPREN.

6. En Diferencias por Comisión de Servicios, se manejarán los cambios que se refieren al personal que está en esta figura

administrativa para su pago en ambas entidades.

Esta es toda la información que tiene que ver con las opciones revisables del sistema eSIPREN, sin embargo adicionalmente

deberá revisar a su vez todos los instructivos (ubicados en el menú Ayuda de la parte superior de la pantalla) en los que se

encuentra en forma muy detallada los procesos paso a paso de todas las opciones accesibles. Usted deberá descargarlos,

analizarlos y aplicarlos en el sistema mediante su usuario y clave.