Manual Del Sistema Integral de Contabilidad

SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL SUBSISTEMA DE EGRESOS

AREA QUE ELABORO: DIRECCION DE NORMAS VIGENTE DESDE: 01-01-06

UNIDAD DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL E INFORMES SOBRE LA GESTION PUBLICA DIRECCION GENERAL ADJUNTA DE NORMAS Y CUENTA PUBLICA FEDERAL

SUBSECRETARIA DE EGRESOS

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBSISTEMA DE EGRESOS

2 0 0 6



1



INDICE



3



I N D I C E

APARTADO PAGINA

1. INTRODUCCION 5

2. MARCO JURIDICO 9

3. MARCO TECNICO 13 3.1 PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL 15 3.2 NORMA PARA AJUSTAR AL CIERRE DEL EJERCICIO, EN LA CONTABILIDAD DE

LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL, LOS SALDOS EN MONEDA NACIONAL ORIGINADOS POR DERECHOS U OBLIGACIONES EN MONEDA EXTRANJERA PARA EFECTOS DE CONSOLIDACION

27 3.3. LINEAMIENTOS PARA MODIFICAR EL CATALOGO DE CUENTAS GENERAL 31 3.4. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIN PARA EL USO DEL SISTEMA DE

REGISTRO CONTABLE 39

3.5. PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION DE LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD

43

3.6. DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL 49 3.7. DEPURACION Y CANCELACION DE SALDOS 65

4. CATALOGO DE CUENTAS 73 4.1 ESTRUCTURA 75 4.2 CONCEPTOS 81 4.3 LISTA DE CUENTAS 85 4.4 INSTRUCTIVOS DE MANEJO DE CUENTAS 95 4.5 GUIAS CONTABILIZADORAS 289

PRC-001.- ASIENTOS AL INICIO DEL EJERCICIO 291 PRC-003.- CONTROL PRESUPUESTARIO DEL PRESUPUESTO DE EGRESOS 295 PRC-005.- ASIENTOS DE CIERRE DE EJERCICIO 299 PRC-007.- CONSTANCIAS DE COMPENSACION DE PARTICIPACIONES 307 PRC-010.- DENUNCIAS AL MINISTERIO PUBLICO Y RESPONSABILIDADES 311 PRC-013.- OPERACIONES EXTEMPORANEAS 321 PRC-014.- PAGOS CON ACUERDO 325 PRC-016.- GASTOS 329 PRC-017.- HONORARIOS 339 PRC-018.- INVENTARIOS 343 PRC-019.- OBRAS 361



4



I N D I C E

APARTADO PAGINA

PRC-020.- RECUPERACION POR BIENES INVENTARIABLES, INVERSIONES Y OTROS CONCEPTOS

367

PRC-025.- FONDO REVOLVENTE Y ROTATORIO 379 PRC-026.- FONDO DE GARANTIA PARA REINTEGROS AL ERARIO FEDERAL 383 PRC-028.- PRESCRIPCION DE PASIVOS 389 PRC-029.- RAMO XXV.- PREVISIONES Y APORTACIONES PARA LOS SISTEMAS

DE EDUCACION BASICA, NORMAL, TECNOLOGICA Y DE ADULTOS 393

PRC-040.- CONTROL DE CHEQUES 397 PRC-044.- TRANSFERENCIA DE SALDOS 401 PRC-046.- ASUNCION DE PASIVOS 405 PRC-047.- BIENES DERIVADOS DE EMBARGO, ADJUDICADOS, ASEGURA-

MIENTO Y DACION EN PAGO 409

PRC-053.- DEVENGADO NO PAGADO 415 PRC-054.- ERARIO 421 PRC-055.- FONDO DE AHORRO CAPITALIZABLE DE LOS TRABAJADORES

DEL ESTADO 429

PRC-056.- REINTEGROS PRESUPUESTARIOS 435 PRC-057.- RECTIFICACIONES PRESUPUESTARIAS 447 PRC-059.- SERVICIOS PERSONALES 461 PRC-061.- RECURSOS A ORGANOS ADMINISTRATIVOS DESCONCENTRADOS 473 PRC-068.- ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS EN EL EXTRANJERO

POR PARTE DE LAS FUERZAS ARMADAS, ARMADA DE MEXICO E INSTITUCIONES DE SEGURIDAD PUBLICA

477

PRC-077.- MULTAS Y SANCIONES A PARTIDOS POLITICOS 481 NIF-002.- ARRENDAMIENTO FINANCIERO 485

5. CASO PRACTICO 491

5.1 ENUNCIADO DE OPERACIONES 493

5.2 ASIENTOS DE DIARIO 499 5.3 ESQUEMAS DE MAYOR 513 5.4 HOJA DE TRABAJO 519

6. ANEXOS 523

6.1 DIRECTORIO DE SERVIDORES PUBLICOS 525



5



1. INTRODUCCION



7



I N T R O D U C C I O N

A lo largo de los aos, la contabilidad se ha constituido como la tcnica idnea para ordenar, analizar y registrar las operaciones que practican los entes econmicos. Por ello, la Contabilidad Gubernamental juega un papel relevante como instrumento que define y norma el registro y control financiero de los recursos pblicos federales, as como de los bienes y obligaciones patrimoniales. En este sentido se le define como la tcnica destinada a captar, clasificar, registrar, resumir, comunicar e interpretar la actividad econmica, financiera, presupuestaria, administrativa y patrimonial del Estado.

A travs del registro sistematizado que llevan a cabo las dependencias y las entidades paraestatales se posibilita la interpretacin de la situacin patrimonial de la Administracin Pblica. Para ello, la Direccin General de Contabilidad Gubernamental, actualmente Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, en cumplimiento de las atribuciones que la legislacin pblica le confiere, implant a partir de 1985 el Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental (SICG ), el cual contribuye a dar mayor fluidez a las tareas contables de las dependencias y entidades que conforman el Sector Pblico, reflejndose esta situacin en un mayor y mejor control de las finanzas pblicas.

A partir de ese momento la Unidad de Contabilidad Gubernamental, en apego a las estrategias de modernizacin definidas por el Gobierno Federal, efecta una labor permanente de revisin tanto de la tcnica en s misma, como de sus mecanismos de aplicacin.

Al concluir cada ejercicio se actualizan los manuales del Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental, con la finalidad de concentrar en los mismos todas las adecuaciones realizadas a lo largo del perodo, y se difunden para su aplicacin.

Resulta de particular importancia el esfuerzo que tanto las reas rectoras como los responsables de las reas centrales de contabilidad, cada uno en su esfera, llevan a cabo para el estudio, determinacin, implantacin y aplicacin de normas contables gubernamentales acordes con los Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental y con las tcnicas ms actuales en esta materia y en finanzas pblicas. En este sentido, considerando que los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, emitidos por el Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C. (IMCP), son de carcter supletorio, la normatividad que de ellos emane debe ser aplicada en los mismos trminos, con la previa autorizacin de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (SHCP).

Los manuales que conforman el Sistema tienen como objetivo proporcionar a los distintos centros contables, los elementos necesarios que les permitan contabilizar sus operaciones y unificar los criterios en materia de contabilidad con el propsito de consolidar la informacin financiera para formular e integrar La Cuenta de la Hacienda Pblica Federal. La consolidacin consiste en sumar algebraicamente la informacin financiera que se genera en los subsistemas que conforman el SICG, considerando los trminos en que fueron autorizados los presupuestos de ingresos y gastos y comparar e igualar automticamente las cifras en cuentas de enlace y balance, para continuar el proceso de cierre contable y la elaboracin de los estados de Situacin Financiera Comparativo y de Modificaciones en la Hacienda Pblica Federal.

Los Manuales que integran el SICG son:

Manual de Contabilidad Gubernamental del Subsistema de Recaudacin Manual de Contabilidad Gubernamental del Subsistema de Egresos Manual de Contabilidad Gubernamental del Subsistema de Deuda Pblica Manual de Contabilidad Gubernamental del Subsistema de Fondos Federales



8



I N T R O D U C C I O N

Manual de Contabilidad Gubernamental del Sector Paraestatal Los manuales del Sector Central se integran con cuatro apartados principales: MARCO JURIDICO Lo conforman los ordenamientos jurdico administrativos que regulan la Contabilidad Gubernamental.

MARCO TECNICO

Integrado por las normas de carcter general aplicables a las dependencias y entidades del Sector Pblico Federal.

CATALOGO DE CUENTAS

En l se especifica la estructura de las cuentas de mayor y sus conceptos; incluye la lista de cuentas y sus correspondientes instructivos de manejo, as como una Gua Contabilizadora que clasifica las operaciones por su tipo, mencionando el concepto, documento fuente, periodicidad, registro contable y, en su caso, la relacin con otros subsistemas.

CASO PRACTICO

Presenta asientos de diario, esquemas de mayor y hoja de trabajo, con el propsito de que el usuario cuente con ejemplos que contengan las operaciones ms representativas que se dan en el Sector Pblico.



9



2. MARCO JURIDICO



11



M A R C O J U R I D I C O

PRINCIPALES ORDENAMIENTOS JURIDICO - ADMINISTRATIVOS

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Ttulo Tercero, Captulo Segundo, Seccin III, Artculos 73 y 74.

LEYES Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Ttulo Segundo, Captulo Segundo, Artculo 31, Fracciones XVIII y XXIII. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ttulo Primero, Captulo I, Ttulo Quinto, Captulo I, II y III, Artculos 86 al 105. Ley de Ingresos de la Federacin. REGLAMENTOS Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Artculo 64. Diario Oficial del 31 de Julio de 2002, modificacin el 18 de julio de 2006. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria DECRETOS Decreto referente a la revisin de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal de 1989. Artculo 1. incisos c) e i) Diario Oficial del 7 de Diciembre de 1990. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federacin correspondiente al ejercicio.



13



3. MARCO TECNICO



15



3.1. PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL



17



M A R C O T E C N I C O

PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

La Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico (SHCP), emite y difunde los Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental para los Gobiernos, los cuales, incluyen propuestas de algunas entidades federativas expuestas en los talleres sobre la armonizacin y adaptacin del marco tcnico normativo. Se incorporan dos nuevos principios, y se considera el esquema conceptual que rige a los emitidos por el CINIF para los entes privados; todo esto, atendiendo a las buenas prcticas contables y a la modernizacin en materia de contabilidad, siempre, encaminadas a las particularidades y necesidades del Sector Pblico.

Estos Principios Bsicos, son los elementos generales fundamentales para uniformar los mtodos, procedimientos y prcticas contables, as como organizar y mantener una efectiva sistematizacin que permita la obtencin de informacin veraz en forma homognea, clara y concisa; por lo que se constituyen en el sustento tcnico de la Contabilidad Gubernamental.

La aplicacin y observancia de los Principios en el registro contable, patrimonial y presupuestario de las operaciones, as como en la preparacin de informes, hace posible obtener informacin que por sus caractersticas de oportunidad, confiabilidad y comparabilidad, resulta una verdadera base para la toma de decisiones.

ENTE PBLICO

Principio Bsico

Se considera ente pblico a toda dependencia o entidad gubernamental, paraestatal, centro contable de los ramos, de Ingresos, de Deuda o de Tesorera plenamente identificable con existencia propia e independiente, que ha sido creado por Ley o Decreto.

Criterios del Principio Bsico

I. El ente pblico es un organismo establecido por una legislacin especfica, la cual determina los objetivos de la misma, su mbito de accin y sus limitaciones;

II. Se formaliza la creacin de las empresas paraestatales y de los fideicomisos pblicos paraestatales a partir de un acto legal de constitucin, participacin o aportacin en su capital o patrimonio;

III. La informacin contable, presupuestaria, econmica y programtica pertenece a entes claramente definidos que se constituyen con el fin especfico de lograr los objetivos que se establecen en el ordenamiento jurdico que los cre;

IV. La personalidad jurdica que implica tener patrimonio y autonoma de gestin, en las dependencias, ramos y entidades paraestatales, como tales, debern tener presupuesto propio;



18





Los centros contables de los ramos, de Ingreso, de Deuda y de Tesorera que no cuentan con patrimonio propio por estar adscritos a una dependencia; estn obligados a cumplir en materia contable y de rendicin de cuentas, como cualquier otro ente pblico;

V. Los entes podrn tener unidades administrativas que lleven a cabo acciones de registro, sin que esto se interprete el delegar su responsabilidad directa ante las instancias globalizadoras de observar los lineamientos, reglas, procedimientos y rendir cuentas sobre el total de las cifras resultantes de su gestin pblica, salvo que se le requiera de manera especfica;

VI. El ente pblico es aquel que tiene las atribuciones para asumir derechos, y contraer obligaciones derivadas de las facultades que le confieren los marcos jurdicos y tcnicos que le apliquen; es decir, que maneje, utilice, recaude, ejecute o administre recursos pblicos.

EXISTENCIA PERMANENTE

Principio Bsico

Se considera que el ente tiene existencia permanente, salvo modificacin posterior de la Ley o Decreto que lo cre, en la que se especifique lo contrario.


I. El sistema contable del ente pblico se establecer considerando que el perodo de vida del mismo es indefinido; dicho sistema debe disearse de modo que exista una relacin cronolgica de las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, sin que deban preverse mecanismos o procedimientos para una eventual extincin;

II. Se puede considerar por terminado su ciclo de gestin cuando ocurra un evento interno o externo, con respaldo jurdico, que determine el fin del objetivo para el cual se constituy, o en su defecto, que sea transformado el ente pblico;

III. La informacin contable que emitan los entes pblicos se podr presentar a corto y largo plazo, entendindose que las entidades tendrn vigencia suficiente para alcanzar sus objetivos y hacer frente a sus compromisos.

CUANTIFICACIN EN TRMINOS MONETARIOS

Principio Bsico

Los derechos, obligaciones y en general las transacciones o transferencias patrimoniales que realice el ente, sern registrados en moneda nacional.


I. Los entes deben registrar en moneda nacional los eventos y operaciones que llevan a cabo, susceptibles de ser cuantificables, as como aquellos realizados en divisas u otro tipo de valor como son las unidades de inversin UDIs;



19





II. La moneda nacional es el medio para valorar las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales a una expresin homognea que permita agruparlas, compararlas y presentarlas; as como mostrar la situacin financiera del ente;

III. Las operaciones que se generen en una moneda distinta a la nacional, deben convertirse a moneda de curso legal para su registro correspondiente, de acuerdo al tipo de cambio fijado por el Banco de Mxico vigente al momento de su realizacin;

IV. Al cierre del ejercicio los entes pblicos debern aplicar el documento Tipos de Cambio de Divisas Extranjeras para Cierres Contables al 31 de Diciembre, que ser emitido y difundido por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico para la rendicin de cuentas.

V. Para efectos de control e informacin adicional, podrn manejar en paralelo a los registros en los libros principales de contabilidad en moneda nacional, auxiliares que muestren cifras en diferentes monedas u otro tipo de valores como son las UDIs.

PERODO CONTABLE

Principio Bsico

La vida del ente se divide en perodos uniformes de un ao calendario, para efectos del registro de sus operaciones y de rendicin de cuentas.


I. En lo que se refiere a la contabilidad gubernamental, el perodo relativo es de un ao calendario, que comprende a partir del 1 de enero hasta el 31 de diciembre, y est directamente relacionado con la anualidad del ejercicio y ejecucin de los presupuestos pblicos de gasto e ingreso, autorizados y estimados, respectivamente;

II. La necesidad de conocer los resultados de las operaciones y la situacin financiera del ente, hace indispensable dividir la vida continua del mismo en perodos uniformes y permite su comparabilidad;

III. En caso de que algn ente inicie sus operaciones en el inter del ao, el primer ejercicio contable abarcar a partir del inicio y hasta el 31 de diciembre; tratndose de entes pblicos que terminen su existencia permanente durante el ejercicio, efectuarn un cierre por el trmino del perodo de la administracin de que se trate, sin que esto sustituya los reportes para efectos de rendicin de cuentas correspondientes al cierre contable del ao calendario;

IV. Para efectos de evaluacin y seguimiento de la gestin financiera, as como de la emisin de estados financieros para fines especficos se podrn presentar informes contables a determinado perodo, sin que esto signifique la ejecucin de un cierre;



20





COSTO HISTRICO

Principio Bsico

Los derechos, obligaciones y transformaciones patrimoniales se deben registrar reconociendo el importe inicial conforme a la documentacin comprobatoria y justificativa que los respalde, identificando claramente los diferentes componentes que los integran.


I. Al reconocer en la contabilidad el valor inicial del costo, gasto, contratacin, adquisicin, produccin o construccin de las transacciones del ente se debern identificar los elementos que los integren y, por cada rubro su incidencia contable;

II. Las operaciones y transacciones que la contabilidad cuantifica al considerarlas realizadas se registran segn la documentacin comprobatoria, justificativa y de soporte que las sustente;

III. Tratndose de derechos derivados de los activos fijos se podrn registrar a su valor de avalo o, en su caso, estimado si no se cuenta con el inicial cuando sea producto de una donacin, expropiacin, dacin en pago o hallazgo; siempre y cuando se sustenten dichos eventos con la documentacin respectiva.

IV. Los estados financieros, muestran los valores y costos en fechas anteriores y no los actuales segn el mercado. Si la informacin deja de ser representativa en virtud de los cambios en el poder adquisitivo de la moneda, podr ser reexpresada mediante registros en cuentas complementarias especficas;

V. Los cambios en el poder adquisitivo de la moneda, se ajustarn aplicando las normas especficas que para ello establezca la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica;

VI. Si derivado de los cambios se ajustan las cifras, se considerar que no ha habido violacin de este principio, siempre y cuando en las cuentas originales se conserve el valor histrico, esta situacin debe quedar debidamente especificada y aclarada en la informacin que se produzca;

IMPORTANCIA RELATIVA

Principio Bsico

Los estados financieros, presupuestarios y patrimoniales, deben mostrar todas las partidas y elementos que son de importancia para tomar decisiones, efectuar evaluaciones y rendir cuentas.


I. La informacin procesada por el sistema de registro contable y especialmente la presentada en los estados financieros, presupuestarios y patrimoniales, debe incluir los aspectos importantes o significativos del ente, tomando en consideracin que su omisin o incorrecta presentacin afecta para la toma de decisiones susceptible de ser cuantificables en trminos monetarios;



21





II. Es necesario tener en cuenta la relacin que guardan entre s las diversas situaciones que se presentan, para conforme a su monto y naturaleza, darles la aplicacin debida. En tales circunstancias, lo fundamental para determinar los lmites de las "partidas de poca importancia" ser el equilibrio entre la utilidad de la informacin, el grado de detalle de la misma, la naturaleza de la partida y su monto;

III. La informacin contable tiene importancia relativa cuando un cambio en ella, en su presentacin, en su evaluacin, en su descripcin o en cualquiera de sus elementos, pudiera modificar los estados financieros.

CONSISTENCIA

Principio Bsico

Ante la existencia de operaciones similares en una entidad, debe corresponder un mismo tratamiento contable, el cual debe permanecer a travs del tiempo, en tanto no cambie la esencia econmica de las operaciones para conocer su evaluacin mediante la comparacin de los estados financieros de la entidad o su posicin en relacin con otros entes pblicos.


I. Las polticas, mtodos de cuantificacin y procedimientos contables deben ser los apropiados para reflejar la situacin del ente y en relacin con otros similares, debiendo aplicarse de manera uniforme a lo largo de un perodo y de un perodo a otro.

II. Previa autorizacin de la instancia rectora y normativa en materia de Contabilidad Gubernamental, se pueden variar los procedimientos de cuantificacin, las polticas contables, los procedimientos de registro y la presentacin contable cuando las circunstancias requieran de un cambio;

III. Los estados contables o financieros correspondientes a cada ejercicio seguirn los mismos criterios y los mismos mtodos de valuacin utilizados en ejercicios precedentes, salvo cambios de modelos contables de aplicacin general;

IV. La observancia de este principio, no imposibilita el cambio en la aplicacin de reglas, lineamientos, mtodos de cuantificacin y procedimientos contables; sino que exige que, cuando se efecte una modificacin que afecte la comparabilidad de la informacin, se revele claramente en los estados financieros: su motivo, justificacin y efecto. Tambin, obliga al ente pblico a mostrar su situacin financiera y resultados, aplicando bases tcnicas y jurdicas consistentes que permitan la comparacin con ella misma sobre la informacin de otros perodos y conocer su posicin relativa con otros entes econmicos similares.

BASE EN DEVENGADO

Principio Bsico

La contabilizacin de las transacciones de gasto se reconocern conforme a la fecha de su realizacin independientemente de su pago; las de ingreso cuando se realicen efectivamente y/o se registrarn en los activos correspondientes cuando exista jurdicamente el derecho de cobro.



22






I. Deben reconocerse en la contabilidad el total de las transacciones o modificaciones patrimoniales cuantificables que realizan los entes pblicos, considerando su base acumulativa;

II. Los gastos y costos se consideran devengados desde el momento que se formalizan las transacciones mediante la recepcin a satisfaccin de los servicios o bienes, respectivamente; independientemente de la fecha de pago;

III. Los ingresos se registrarn a partir de su recaudacin y/o de la identificacin jurdica del derecho de cobro relacionada con la documentacin comprobatoria que los ampare; y,

IV. Cuando se deba elegir entre una alternativa para medir un hecho econmico-financiero, se elegir aquella que no altere la informacin y no produzca la sobre-valuacin de los activos ni sub-valuacin de pasivos.

REVELACIN SUFICIENTE

Principio Bsico

Los estados financieros, presupuestarios y patrimoniales, deben incluir informacin suficiente para mostrar amplia y claramente los resultados y la situacin financiera, presupuestaria y patrimonial del ente.


I. Los estados financieros, presupuestarios y patrimoniales deben mostrar la informacin necesaria para que sta sea representativa de la situacin del ente a una fecha establecida, dichos estados se acompaarn de notas explicativas.

INTEGRACIN DE LA INFORMACIN

Principio Bsico

La informacin de los diferentes entes, se integra en la contabilidad, en los mismos trminos que se presentan en el Decreto del Presupuesto de Egresos y en la Ley de Ingresos de la Federacin.


I. Los estados financieros de los entes se consolidan considerando los trminos en que fue autorizado su presupuesto.

Para el Gobierno Federal la consolidacin se lleva a cabo sumndose algebraicamente la informacin contable que se genera en las reas centrales de contabilidad de los sistemas que conforman el Sistema de Contabilidad Gubernamental, considerando los trminos en que fueron autorizados los presupuestos pblicos, as como al comparar e igualar automticamente las cifras en cuentas que reflejan la vinculacin de las operaciones que se registran en dos o ms sistemas, para continuar el proceso del cierre contable y la elaboracin de los estados de situacin financiera.



23





II. En las entidades paraestatales la dependencia coordinadora de sector deber reconocer en su informacin financiera el valor de la inversin patrimonial;

III. Le corresponde a la Instancia Rectora Normativa del Sistema de Contabilidad Gubernamental, determinar el grado de consolidacin de las cuentas, as como de la informacin de los Entes y rganos sujetos a ste;

DUALIDAD ECONMICA

Principio Bsico

El ente debe reconocer en la contabilidad la representacin dual de las transacciones aplicando la teora del cargo y del abono, conforme a los derechos y obligaciones, ya sean derivados de los presupuestos pblicos, as como de aquellos de origen patrimonial y no presupuestario.


I. Los entes deben registrar sus operaciones observando de manera independiente, la teora del cargo y del abono, sin menoscabo de la vinculacin que tengan con otro u otros entes;

II. Los registros de las operaciones de los hechos econmicos deben contener por lo menos dos movimientos compensatorios para mantener la doble dimensin, suma positiva, negativa o cero; y,

III. Los registros podrn realizarse en rojo, tanto en cargo como en abono, para no presentar movimientos alterados, cuando as lo determine la normatividad.

NO COMPENSACIN

Principio Bsico

La contabilizacin de las transacciones se aplicar en trminos brutos, con base en la documentacin contable original que las respalde y no en trminos netos.


I. Todas las transacciones deben registrarse en la contabilidad, conforme a los valores brutos de los documentos originales justificativos, comprobatorios y de soporte.

CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES

Principio Bsico

El ente debe observar las disposiciones legales que le sean aplicables en toda transaccin, en su registro y en general, en cualquier aspecto relacionado con el sistema contable y presupuestario.



24






I. El Sistema de Contabilidad Gubernamental debe:

a) Mostrar que se ha dado cumplimiento a todas las disposiciones legales, y

b) Determinar adecuadamente los hechos, exponiendo plenamente su efecto en la posicin financiera y los resultados de las operaciones del ente contable.

Si se presenta conflicto entre las disposiciones legales y los Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental, prevalecern las primeras. Sin embargo, hasta donde sea posible el Sistema deber permitir la presentacin de la posicin financiera en forma razonable y los resultados de operacin.

CONTROL PRESUPUESTARIO

Principio Bsico

El registro presupuestario de la ejecucin del ingreso y el ejercicio del gasto en entes pblicos se deber reflejar en la contabilidad, considerando, sus efectos patrimoniales y su vinculacin con los objetivos y metas determinados.


I. El sistema de Contabilidad Gubernamental debe considerar cuentas de orden a nivel mayor para el registro de la ejecucin de la recaudacin y el ejercicio del gasto, a fin de proporcionar informacin presupuestaria oportuna y confiable, y evaluar los resultados obtenidos respecto de las expectativas y objetivos previstos, respectivamente;

II. El sistema de registro contable del ente debe incluir procedimientos, para la verificacin de la disponibilidad suficiente para cada rubro de gastos, antes de contraer compromisos que afecten al mismo;

La contabilizacin de los presupuestos, al igual que la patrimonial deben seguir la metodologa de registros equilibrados o igualados, representando las transacciones a travs de cuentas de orden presupuestarias que reflejen la ejecucin de ingreso y el ejercicio del gasto; as como su efecto en la posicin financiera y en los resultados;

IV. Es necesario que cada ente cuente con un sistema de registro contable que le permita identificar de forma individual y agregada el registro de las operaciones en las cuentas presupuestarias; de balance y de resultados correspondientes; as como generar registros a diferentes niveles de agrupacin;

V. Las operaciones gubernamentales inherentes a la ejecucin de los presupuestos de ingresos y egresos se ajustarn a lo siguiente:



25





a) Los ingresos presupuestarios se ejecutarn y clasificarn de acuerdo con lo aprobado en la Ley de Ingresos; y,

b) Los gastos presupuestarios se afectarn y clasificarn como sigue: primero, administrativa conforme en el Decreto del Presupuesto de Egresos, que es la que permite identificar quin gasta; segundo, funcional programtica, que indica para qu y en funcin de qu se gasta; y tercero, econmica, que identifica en qu se gasta y cul es el objeto del gasto;

VI. Las clasificaciones se determinan en razn de las dimensiones o perspectivas que resultan del anlisis del gasto pblico del gobierno; e informan, de manera principal y no exhaustiva ni limitativa;

VII. Las obligaciones presupuestarias afectarn al presupuesto del ejercicio en que se realicen, con cargo a los respectivos presupuestos autorizados; los derechos afectarn al presupuesto del ejercicio en que se liquiden;

VIII. Los ingresos afectan el presupuesto hasta el momento de su cobro.



27



3.2. NORMA PARA AJUSTAR AL CIERRE DEL EJERCICIO, EN LA CONTABILIDAD DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL, LOS SALDOS EN MONEDA NACIONAL ORIGINADOS POR DERECHOS U OBLIGACIONES EN MONEDA EXTRANJERA PARA EFECTOS DE CONSOLIDACION



29




NORMA PARA AJUSTAR AL CIERRE DEL EJERCICIO, EN LA CONTABILIDAD DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL, LOS SALDOS EN MONEDA NACIONAL ORIGINADOS POR DERECHOS U OBLIGACIONES EN MONEDA EXTRANJERA PARA EFECTOS DE CONSOLIDACION

I OBJETIVO

Que las dependencias y entidades apliquen de manera uniforme los tipos de cambio, para ajustar al cierre del ejercicio anual los saldos en moneda nacional, originados por derechos u obligaciones en moneda extranjera.

II MARCO LEGAL Y TECNICO

- Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. Art. 31 Fracc. XVIII

- Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ttulo Quinto, Captulo I Art. 94

- Cdigo Fiscal de la Federacin. Art. 20

- Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Arts. 234 y 243

- Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Art. 64 Fracciones I, IV y XXIII

- Disposiciones aplicables a la determinacin del tipo de cambio para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera pagaderas en la Repblica Mexicana, publicadas por el Banco de Mxico en el Diario Oficial de la Federacin el 22 de marzo de 1996

- Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental

C) Cuantificacin en Trminos Monetarios G) Consistencia J) Cumplimiento de Disposiciones Legales

III NORMA

Las dependencias y entidades debern actualizar al cierre de su ejercicio anual, todos los saldos en moneda nacional originados por derechos u obligaciones en moneda extranjera para efectos de consolidacin, con base en los tipos de cambio que d a conocer la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, mediante el documento "Tipos de Cambio de Divisas Extranjeras para Cierres Contables al 31 de Diciembre".

IV PROCEDIMIENTO

Los saldos en moneda extranjera se convertirn a moneda nacional conforme al tipo de cambio para solventar obligaciones denominadas en moneda extranjera pagaderas en la Repblica Mexicana vigente al 31 de diciembre, publicado por el Banco de Mxico en el Diario Oficial de la Federacin.

Los equivalentes en moneda nacional de monedas extranjeras, sern calculados con base en el citado documento "Tipos de Cambio de Divisas Extranjeras para Cierres Contables al 31 de Diciembre" que prepara anualmente la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, con informacin del Banco de Mxico.



30




NORMA PARA AJUSTAR AL CIERRE DEL EJERCICIO, EN LA CONTABILIDAD DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION PUBLICA FEDERAL, LOS SALDOS EN MONEDA NACIONAL ORIGINADOS POR DERECHOS U OBLIGACIONES EN MONEDA EXTRANJERA PARA EFECTOS DE CONSOLIDACION

Para lo anterior, se multiplicarn las unidades pactadas en moneda extranjera por el tipo de cambio correspondiente a la divisa, consignado en la columna "Tipo en M.N." que aparece en el documento indicado en el prrafo anterior. Una vez obtenido en moneda nacional el equivalente de esa moneda, se comparar con la cantidad registrada y la diferencia obtenida se contabilizar, correspondindola, segn proceda, con cargo o abono en cuentas de resultados.

V OTRAS DISPOSICIONES LEGALES

Las instituciones que son supervisadas, inspeccionadas y vigiladas por las Comisiones Nacionales Bancaria y de Valores, y de Seguros y Fianzas, observarn las disposiciones que por conducto de dichas comisiones se dicten en esta materia.

VI VIGENCIA

La Norma ser obligatoria para los cierres contables efectuados a partir del ejercicio 1995.

VII EXCEPCIONES

La Secretara de Hacienda y Crdito Pblico podr autorizar en casos especficos el empleo de un tipo de cambio distinto a los indicados en la presente norma.



31



3.3. LINEAMIENTOS PARA MODIFICAR EL CATALOGO DE CUENTAS GENERAL



33




LINEAMIENTOS PARA MODIFICAR EL CATALOGO DE CUENTAS GENERAL

I. OBJETIVO

Dar a conocer los lineamientos que deben observar las reas normativas para solicitar las modificaciones al Catlogo de Cuentas General aplicable en las dependencias comprendidas en las fracciones I a VIII del Artculo 4 de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria, para el registro de sus operaciones financieras y presupuestarias.

II. MARCO LEGAL Y TECNICO

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Art. 31, Fracc. XXIII

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ttulo Quinto, Captulo I, Art. 4

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Captulo II, Seccin 1, Art. 248, 250 y 251

Reglamento Interior de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico Art. 64, Fracc. IV

Principios Bsicos de Contabilidad Gubernamental

III. DEFINICIONES

El Catlogo de Cuentas General se integra por:

Lista de Cuentas.- Relacin ordenada de cuentas de mayor por nmero consecutivo y rubro. Instructivo de Manejo de Cuentas.- Conjunto de lineamientos de los conceptos ms frecuentes por los que se

carga y abona cada cuenta, su clasificacin, naturaleza y lo que representa su saldo.

Gua Contabilizadora.- Documento en el que se describen las operaciones ms representativas para su correcto registro, control y, en su caso, correspondencia con otros subsistemas.

IV. LINEAMIENTOS GENERALES

La autorizacin para modificar el Catlogo de Cuentas General es competencia exclusiva de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, previa solicitud por escrito de las reas normativas.

Los documentos que se integren al Catlogo de Cuentas General debern elaborarse de acuerdo a los formatos ya existentes y coincidir indistintamente entre ellos en nmero y nombre sin abreviaturas.

Deber respetar el nmero de dgitos de las cuentas e integrarse en el apartado que corresponde.

Para modificar el Catlogo de Cuentas General, es necesario que se especifiquen el o los movimientos solicitados, requisitando para tal efecto el formato que se presenta en anexo.

En todos los casos, debe presentarse una justificacin suficiente por cada movimiento requerido, anexando dos ejemplares debidamente requisitados del formato que se presenta al final de este apartado.



34





Los movimientos que se consideran como modificaciones son:

Altas.- Por la incorporacin de nuevas cuentas necesarias en la operacin. Para ello, invariablemente debern remitirse el o los instructivos de manejo de cuentas y las guas contabilizadoras correspondientes.

Bajas.- Por la eliminacin de cuentas. Bajas y Altas.- Los cambios de nmero y/o de nombre que no alteren los gneros, grupos y clase, se

solicitarn como baja y alta simultneamente.

Otros.- Cuando por el alta o baja de una cuenta se derive una adecuacin a los registros de otra, sin que implique cambio de nmero o nombre en sta ltima. (Incorporar o eliminar movimientos).

Para autorizar la baja de una cuenta, debe estar previamente autorizada el alta de la misma.

En los casos de Altas y Otros, deben remitirse los instructivos de manejo de cuentas, las guas contabilizadoras y registros en esquemas de mayor que contengan los movimientos mencionados de los subsistemas involucrados en la operacin.

Tratndose de Bajas, la solicitud debe estar acompaada, en su caso, del Acta de Depuracin y Cancelacin de Saldos, emitida por el centro contable que solicita el movimiento.

Cuando se trate de NUEVA NORMATIVIDAD, solicitar por escrito el nmero de Procedimiento de Registro Contable (PRC), anexando el formato de la gua contabilizadota con los subsistemas involucrados y un caso prctico en esquemas de mayor, que reflejen las operaciones correspondientes.

Para la autorizacin de modificaciones al Catlogo de Cuentas General, se remitirn dos ejemplares de los documentos mencionados en cada caso.



35





INSTRUCTIVO DE LLENADO

(1) Nombre del rea normativa solicitante.

(2) No. de oficio de solicitud.

(3) Fecha del oficio.

(4) Anotar el nmero de la cuenta que se quiere dar de baja o en la que se modifique el nombre. Para el alta slo el rea responsable del Catlogo de Cuentas General, ser quien designe dicho nmero.

(5) Indicar el nombre completo de la cuenta, en todas las modificaciones Alta, Baja o Cambio. En el caso de cambio escribir inmediatamente abajo el nombre completo actualizado.

(6) Sealar el tipo de movimiento solicitado: Alta (A), Baja (B) o Cambio (C).

(7) Indicar la naturaleza de la cuenta (Activo, Pasivo, Enlace, Hacienda Pblica, Resultados y Orden).

(8) Especificar a que grupo pertenece (Circulante, Fijo, Otros Activos, Otros Pasivos, etc.).

( 9 ) Indicar el ordenamiento particular de las operaciones del gobierno federal (Erario, Administracin, Inventarios, etc.).

( 1 0 ) Sealar el subsistema que lo solicite.



36





FORMATO DE MODIFICACIONES

(1)

Con Oficio No. ________(2)________ de fecha_________(3)________.

No. Nombre Tipo de Movimiento Gnero Grupo Clase Subsistema

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)



37





JUSTIFICACION A LAS MODIFICACIONES



38



G U I A C O N T A B I L I Z A D O R A

PRC -

EGRESO RECAUDACION DEUDA PUBLICA FONDOS FEDERALES No CONCEPTO DOCUMENTO FUENTE

PERIODICI DAD CARGO ABONO CARGO ABONO CARGO ABONO CARGO ABONO



39



3.4. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION PARA EL USO DEL SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE



41




PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION PARA EL USO DEL SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE

I. OBJETIVO

Dar a conocer los lineamientos que deben observar los centros contables de la Administracin Pblica Federal (APF), a fin de obtener de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico la autorizacin para el uso del Sistema de Registro Contable.



Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Arts. 2, 40 y 42

Ley Federal de las Entidades Paraestatales Art. 4

Cdigo Fiscal de la Federacin Art. 28


Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Arts. 96 al 98

Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin Art. 26

III. CLASIFICACIN

Los sistemas de registro contable que podrn ser utilizados por los centros contables de la APF de los cuales se derivarn los reportes para la integracin de sus libros principales de contabilidad, son los siguientes:

Manual.- Se refiere al registro manuscrito de las operaciones contables.

Mecanizado.- Registro de las operaciones contables auxiliado de equipos mecanizados (mquinas de escribir especiales).

Electrnico.- Registro automatizado de las operaciones contables a travs de medios informticos.

IV. LINEAMIENTOS

Sistema de Registro Manual. Solicitar mediante oficio a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica la autorizacin para su uso, anexando los libros principales de contabilidad en blanco, empastados y con las caractersticas que seala la tcnica contable para cada uno de ellos.

Para la autorizacin de libros subsecuentes en este sistema, debe remitirse el libro nuevo en blanco a ms tardar 60 das posteriores a la fecha del ltimo registro, as como el ltimo autorizado conteniendo por lo menos el 80 por ciento de sus hojas empleadas, las cuales no deben presentar espacios vacos.



42




PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION PARA EL USO DEL SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE

Sistema de Registro Mecanizado. Para su autorizacin se requiere apegarse al Artculo 97 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal.

Sistema de Registro Electrnico. Solicitar mediante oficio a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, la autorizacin para su uso dentro de los 30 das anteriores a la fecha en que se adopte o modifique el Sistema, la cual debe estar indicada en el comunicado, sealando en ambos casos, las caractersticas y especificaciones del mismo, tales como: marca, capacidad y tipo del equipo, lenguaje que utilicen, descripcin de los programas a emplear y dems explicaciones concretas que sean necesarias mencionar; asimismo, anexar la Balanza de Comprobacin completa a nivel de cuentas de Mayor con saldos, e impresin, a manera de ejemplo, de los reportes que integran los libros Diario y Mayor General a la fecha en que se solicite, incluyendo nombre, cargo y firma del responsable, en las tres presentaciones. Es importante mencionar que los documentos mencionados contendrn las cuentas previamente autorizadas por esta Secretara.

Cambio de sistema de registro manual a sistema de registro electrnico. Solicitar la autorizacin mediante oficio a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, indicando claramente, que se trata del cambio de Sistema de Registro, sealando lo siguiente:

Fecha a partir de la cual se hace el cambio de sistema; (debiendo ser a partir del 1 de enero del ao que corresponda).

Remitir los ltimos libros con sistema manual, conteniendo los registros a la fecha del cambio de sistema y las hojas restantes canceladas.

Cubrir los requisitos para la autorizacin del uso del sistema de registro electrnico, indicados en el punto anterior.

Para la autorizacin y/o verificacin de las cifras contenidas en los libros, debern apegarse a lo sealado en el Apartado de Procedimiento para la Autorizacin de los Libros Principales de Contabilidad de este Manual.



43



3.5. PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION DE LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD



45




PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION DE LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD

I. OBJETIVO

Dar a conocer los lineamientos que deben observar los centros contables de la Administracin Pblica Federal (APF), a fin de obtener de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico la autorizacin de los libros principales de contabilidad, denominados Diario, Mayor e Inventarios y Balances.



Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Art. 40 y 42

Ley Federal de las Entidades Paraestatales Art. 4

Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Arts. 81 a 86, 95 al 99, 101, 102, 104 y 108, 109 y 110


Reglamento del Cdigo Fiscal de la Federacin Art. 29

III. CLASIFICACIN

Libro Diario, integra en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades por orden cronolgico, indicando los movimientos y sumatorias que a cada una corresponda y el nmero de pliza consecutiva.

Libro Mayor, contiene el saldo inicial, los movimientos del ao de manera mensual con sumatorias y el saldo final, por cuenta de Mayor con su nmero y nombre.

Libro de Inventarios y Balances, incluye los estados financieros mensuales y el acumulado anual debidamente firmados; as como los inventarios fsicos al cierre de cada ejercicio, de almacenes en su caso y de activo fijo con el resumen correspondiente, y el Vo. Bo. (nombre, cargo y firma) de las reas involucradas (Recursos Materiales y Financieros).

IV. LINEAMIENTOS

Los libros principales de contabilidad de los centros contables de la APF, sern autorizados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, previo oficio de solicitud, anexando en su caso, copia del expediente de cierre del ejercicio que se trate y/o del dictamen del auditor externo y debern presentarse a nivel de cuentas de Mayor

Los libros Diario y Mayor concentrarn todas las operaciones y se presentarn en forma general; independientemente cada Centro Contable podr llevar, para su control en forma adicional, los libros auxiliares por subcuentas, delegacin, actividad o cualquier otra clasificacin que permita la toma de decisiones y el control en la ejecucin de las acciones de acuerdo con sus necesidades especficas.



46




PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION DE LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD

La presentacin de los libros Diario y Mayor debe de coincidir ntegramente con los ejemplos remitidos para la autorizacin de su Sistema de Registro Electrnico.

Los libros se presentarn por separado debidamente encuadernados de imprenta y foliados sin borraduras, tachaduras o enmendaduras, indicando en la pasta el nombre de la Entidad, libro del que se trate (Diario, Mayor o Inventarios y Balances), ao de referencia y nmero de tomos; en el contenido de los libros deber indicar como encabezado los datos de la Entidad (nombre y/o logotipo) y ejercicio a que corresponda.

En el Libro de Inventarios y Balances se incorporarn, los estados financieros anuales, adems de los mensuales, los inventarios fsicos de almacenes y activos fijos efectuados por el rea de Recursos Materiales con las siguientes caractersticas:

a) Se presentarn por grupos homogneos de artculos y/o bienes (cuando corresponda a la misma factura) o en forma desglosada, conteniendo por lo menos la cuantificacin, descripcin del bien, fecha de adquisicin, nmero de factura, precio unitario y precio total a valor histrico. En el caso de las entidades paraestatales, se incluirn las columnas necesarias para sealar las depreciaciones y revaluaciones correspondientes.

b) Se integrar la sumatoria de cada una de las cuentas inventariables al igual que un resumen de stas que coincida con los saldos del Mayor General, del Estado de Situacin Financiera o en su caso, con la Hoja de Trabajo.

c) Se incluirn al inicio de los inventarios los resmenes de almacenes y activos fijos y contendrn el monto total de las cuentas de Mayor, haciendo mencin de los importes de las depreciaciones y revaluaciones (entidades paraestatales).

d) Se presentar nicamente el reporte de las altas y bajas de los bienes por cada cuenta de activo fijo a nivel de mayor, indicando el saldo inicial y final e incluyendo los resmenes, cuando el libro de Inventarios y Balances est previamente autorizado conforme a los trminos anteriores.

Los centros contables de la APF, registrarn anualmente como asiento de apertura en los libros principales y registros auxiliares de contabilidad, los saldos de las cuentas de balance del ejercicio inmediato anterior.

Las cuentas que se utilicen en los libros principales de contabilidad, en el caso de los centros contables de la APF centralizada deben coincidir con el Catlogo de Cuentas General autorizado para cada subsistema del Sector Central, y para las entidades paraestatales con las de su catlogo autorizado por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

Las cifras contenidas en los libros debern estar registradas correctamente a pesos y centavos y coincidir invariablemente tanto los movimientos como los saldos, con las que se reportan en los siguientes informes de acuerdo a su clasificacin:

Centros Contables de la APF Centralizada.- Las que se presenten para la integracin de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal (expediente de cierre).

Entidades de Control Presupuestario Directo.- Con el dictamen del auditor externo y expediente de cierre de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal.

Entidades Coordinadas.- Con el dictamen del auditor externo.

Las reclasificaciones de los auditores externos se incluirn sin excepcin, en los registros contables (No debe haber diferencias).



47




PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION DE LIBROS PRINCIPALES DE CONTABILIDAD

Los centros contables de la APF que operen con Sistema de Registro Manual, independientemente de que remitan sus libros en blanco para autorizacin (ver Procedimiento para la Autorizacin del Sistema de Registro Contable), debern enviar sus libros para la verificacin de cifras al cierre de cada ejercicio dentro de los plazos de presentacin indicados a continuacin.

Plazos de Presentacin:

Las dependencias, ramos y entidades de control presupuestario directo, presentaran los libros principales de contabilidad para su autorizacin o verificacin a ms tardar el 10 de septiembre de cada ao, es decir, 90 das posteriores al 10 de junio, fecha establecida para la entrega de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal a la Honorable Cmara de Diputados y que se considera fecha de cierre contable con cifras al 31 de diciembre del ao anterior.

Las entidades coordinadas presentarn los libros para su autorizacin o verificacin a ms tardar el 31 de mayo del ejercicio siguiente a su cierre.

Los centros contables de la APF que remitan sus libros principales de contabilidad para su autorizacin o verificacin fuera de los plazos establecidos, se les otorgar, de proceder, con carcter extemporneo.



49



3.6. DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL



51




DISPOSICIONES APLICABLES AL ARCHIVO CONTABLE GUBERNAMENTAL

PRESENTACION

En el marco de la modernizacin de la Administracin Pblica Federal, y con el propsito de dar respuesta a las disposiciones del Ejecutivo Federal en materia de racionalidad y austeridad presupuestaria, la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, inici un proceso de revisin del Acuerdo sobre Archivo Contable emitido en 1982, a fin de mejorar la eficacia y eficiencia en el uso de los recursos pblicos.

Para tal efecto, se aprovech la experiencia de servidores pblicos a cargo de diversos centros y archivos contables gubernamentales y de la propia Secretara. Los resultados mostraron, entre otros, que anualmente se genera un enorme volumen de informacin contable; los espacios para almacenamiento son insuficientes; no se cuenta con personal especializado para su control, clasificacin, custodia y consulta; los recursos financieros utilizados para su mantenimiento son cada vez ms elevados y se disminuye la relacin costo-beneficio.

En este sentido, se hizo necesario redefinir el marco normativo para la conservacin de los archivos contables con el propsito de minimizar la demanda creciente de recursos humanos, materiales y financieros, as como aplicar nuevas tcnicas y procedimientos, tales como la reduccin de los plazos obligatorios de guarda y custodia de la informacin de doce a cinco aos y la implantacin de procesos de microfilmacin, que no afecten las tareas de integracin y elaboracin de la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal y del Informe de Avance de Gestin Financiera, ni la fiscalizacin y revisin del ejercicio en curso y anteriores por parte de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial.

De esta manera, el 25 de agosto de 1998 se public en el Diario Oficial de la Federacin el Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental, que sustituye el Decreto de 1982.

Cabe mencionar que durante el proceso de elaboracin del nuevo Acuerdo, se cont con el valioso apoyo y la opinin favorable de la Secretara de la Funcin Pblica, de la Procuradura Fiscal de la Federacin, de la Consejera Jurdica de la Presidencia de la Repblica, del Archivo General de la Nacin y de diversas unidades administrativas de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

Finalmente, con el propsito de disponer de una base normativa que sustente y apoye el cumplimiento de los lineamientos del nuevo Acuerdo, particularmente en lo referente al Artculo 2, se emite el presente documento que contiene las Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, mismas que deben observar todas las entidades que aplican ingreso y/o gasto pblico federal.



52





I I. OBJETIVO

Atender lo dispuesto en el Artculo 2, prrafo segundo del Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 25 de agosto de 1998 (Anexo A), para dar a conocer a las entidades de la Administracin Pblica Federal, las disposiciones emitidas por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, a travs de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, para la guarda, custodia y conservacin de los archivos contables originales, as como para la autorizacin de su baja definitiva.

II. MARCO JURIDICO

Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal Art. 31

Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Arts. 40 y 42

Ley Federal de las Entidades Paraestatales Arts. 1, 4, 7 y 40

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pblico Art. 56

Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas Art. 74

Ley de Fiscalizacin Superior de la Federacin Arts. 12 y 74, Fracc. VIII

Ley General de Sociedades Mercantiles Art. 245

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos Arts. 46 y 47, Fracc. IV

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental Arts. 13 y 14

Cdigo de Comercio Arts. 38, 46 y 49

Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal Arts. 82, 102 y 103


Acuerdo por el que se Establecen los Lineamientos a que se Sujetar la Guarda, Custodia y Plazo de Conservacin del Archivo Contable Gubernamental (D.O.F. 25-VIII-98)

Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de los Archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal. (D.O.F. 20-II-2004)



53





III. AMBITO DE APLICACION

Estn sujetos a la aplicacin de estas disposiciones los poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, este ltimo integrado por los ramos administrativos y generales, rganos autnomos, organismos descentralizados, empresas de participacin estatal mayoritaria y fideicomisos, as como cualquier otro ente que reciba ingreso y/o ejerza gasto pblico federal.

IV. DEFINICIONES

Entidades:

Para efectos de estas disposiciones, todos los entes enunciados en el prrafo anterior sern denominados entidades.

Archivo Contable:

Conjunto de documentacin original justificativa, comprobatoria y de soporte del ingreso y/o gasto pblicos federales, de operaciones que afectan la Hacienda Pblica Federal, de documentos autorizados, en casos excepcionales o extraordinarios por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

Centro Contable:

Unidad administrativa que registra la informacin contable, financiera, presupuestaria, econmica, fiscal y de auditora.

Seccin de Archivo Contable:

Sitio dentro del centro contable donde se clasifica, controla y conserva durante el ejercicio vigente la documentacin de afectacin contable y de soporte en legajos uniformes, de manera que sean fcilmente manejables e identificables, adems de todos aquellos documentos que amparen la informacin necesaria para integrar la Cuenta de la Hacienda Pblica Federal, el Informe de Avance de Gestin Financiera y dems informes derivados de la contabilidad gubernamental.

Unidad Especializada de Archivo:

Lugar donde se conserva la documentacin contable y administrativa en forma separada por un perodo de dos aos, despus del cual se turna al Archivo de Concentracin.

Archivo de Concentracin:

rea encargada de guardar, custodiar, conservar y relacionar de manera uniforme la documentacin de archivo contable y administrativa remitida por las diferentes unidades productoras de la informacin durante el perodo de guarda que le reste. Tambin es responsable de solicitar la baja de documentacin con base en la normatividad establecida, debiendo contar con el Visto Bueno del rea generadora de informacin.

Documentos Justificativos:

Disposiciones y documentos legales en los que se establecen las obligaciones y derechos que tiene la Entidad y que le permiten demostrar el cumplimiento de los ordenamientos jurdicos aplicables en cada operacin registrada; por ejemplo: contratos, oficios de comisin, etc.



54





Documentos Comprobatorios:

Documentos originales o copias autorizadas que generan y amparan registros en la contabilidad de la Entidad y demuestran que:

Recibi o proporcion bienes y/o servicios.

Obtuvo o entreg dinero en efectivo o ttulos de crdito.

Sufri transformaciones internas o se dieron eventos econmicos cuantificables que modificaron la estructura de sus recursos o de sus fuentes.

Copias al carbn que se reciben con carcter de original y que son emitidas por la compra o venta de bienes y/o servicios.

Ejemplos de documentos comprobatorios: facturas, notas, nminas, cheques, fichas de depsitos, cuentas por liquidar, pago de contribuciones, avisos de cargo o dbito, etc.

Documentos Soporte:

Son los que sin ser justificativos o comprobatorios respaldan el registro contable, tales como los manuales de carcter financiero y normas especficas del mismo, establecidos por autoridades en la materia; tambin forma parte de este archivo la informacin generada para o por el sistema de registro contable, catlogos de cuentas, o cualquier otro instructivo de contabilidad, al igual que los diseos, diagramas, manuales u otra informacin necesaria para la operacin de los sistemas de registro electrnicos.

Documentos Generales:

Son los distintos a las tres clasificaciones anteriores y que inciden en el sistema y registro contables, tales como: acuerdos oficiales, actas del Consejo de Administracin u rganos de Gobierno, dictmenes fiscales, registros sociales, demandas judiciales que afectan o puedan afectar el patrimonio pblico, etc.

Baja Documental:

Accin de eliminar aquella documentacin contable original que haya prescrito de acuerdo con los plazos de guarda establecidos, vigentes.

Inventario de Baja:

Relacin en la cual se detalla el contenido y caractersticas de la documentacin contable original que se proponga para su baja, debiendo apegarse a los lineamientos establecidos en las presentes Disposiciones.

V. REGLAS GENERALES

Corresponde a las oficialas mayores de las dependencias del Ejecutivo Federal y a las de los Poderes Legislativo y Judicial, as como a los rganos de gobierno de las entidades paraestatales y a los equivalentes de los rganos pblicos autnomos, emitir los lineamientos particulares que deben observar para el funcionamiento de su archivo contable.



55





1) Los centros contables de las entidades son los responsables de llevar a cabo las siguientes actividades:

Mantener actualizados y en forma ordenada los sistemas de operacin de archivos, en coordinacin con las unidades de organizacin y mtodos o equivalentes, a efecto de proporcionar el servicio de consulta con la debida oportunidad y eficacia.

Incluir en su Manual de Procedimientos, un apartado especfico sobre archivo contable donde, entre otros aspectos, se precisen las funciones del archivista contable, y los procedimientos formales para el manejo, control y depuracin de los documentos.

Turnar a su Seccin de Archivo Contable, los documentos originales de afectacin contable del ao en curso y los de soporte debidamente identificados e integrados, y una vez contabilizados se anotar la referencia de la afectacin contable correspondiente.

Conservar completa y ordenada la documentacin del archivo contable, tanto del ao en curso como anteriores, as como la grabacin en disco ptico y/o la microfilmacin de documentos, previa autorizacin de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

Llevar un control permanente de la documentacin que se haya enviado a su Seccin de Archivo Contable, a la Unidad Especializada de Archivo Contable y a la que por razones justificadas se localice fuera de ambas.

2) El archivo contable se controlar a travs de:

Seccin de Archivo Contable:

Se constituir de manera tal que la operacin asegure la guarda, conservacin y consulta de la documentacin a travs de vales de prstamo, as como la que turne a la Unidad Especializada de Archivo Contable.

Mantendr por separado la documentacin original que ampare las inversiones de activos fijos y obras pblicas, as como los originales que sirvieron de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales, por un perodo aproximado de un ao, hasta en tanto las turne a la Unidad Especializada de Archivo Contable.

Unidad Especializada de Archivo Contable:

Recibir los documentos de la Seccin de Archivo Contable para su clasificacin y custodia, debiendo conservar por separado, la documentacin original que ampare inversiones de activos fijos y obras pblicas, as como los originales que sirvieron de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales.

Controlar el prstamo de documentos mediante vales.

Transferir al Archivo de Concentracin la documentacin para su baja definitiva.



56





3) La obligacin de conservar la documentacin contable, se refiere a los documentos originales y copias contables que la Entidad reciba con ese carcter, al igual que aquellos autorizados por la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.

4) Los locales destinados al archivo contable deben disponer de espacio suficiente, con la ubicacin, orientacin, iluminacin, grado de humedad y ventilacin apropiados; adems, se establecern medidas contra plagas, incendios, inundaciones y sustracciones de todo tipo.

VI. VIGENCIA DE LA GUARDA Y CUSTODIA

El cmputo del tiempo de guarda y custodia de la documentacin inicia a partir del trmino del ejercicio contable en que se genera el registro. Tratndose de documentacin que ampare gasto corriente e ingreso, su perodo mnimo de conservacin es de 5 aos; para la relativa a inversiones en activos fijos, obras pblicas y aquella que sirva de base para el fincamiento de responsabilidades, denuncias ante el Ministerio Pblico, litigios pendientes, observaciones o controversias de cualquier ndole, ser de 12 aos.

VII. PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE ARCHIVOS

Para la baja definitiva de archivo contable, una vez transcurrido el tiempo de guarda y custodia, se deben cubrir los siguientes requisitos:

Solicitar mediante oficio la baja definitiva de la documentacin contable al Titular de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, con el Visto Bueno del responsable del centro contable, especificando claramente que se trata de documentacin contable original y el ao al que corresponde.

Integrar un inventario en original, con la descripcin detallada de la documentacin, conteniendo bsicamente lo siguiente: Nombre de la Dependencia o Entidad que remite, en cada hoja. Nombre del rea generadora de la informacin. Elaborar para su autorizacin un inventario exclusivamente con documentacin contable original, indicndolo,

sin excepcin, en cada concepto u hoja, o copia autorizada en los trminos del Artculo 103 del Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal.

Detallar invariablemente, el tipo de gasto al que corresponde, si es corriente o de inversin. Nmero y nombre del expediente, datos que deben de ser plenamente identificables. Perodo o ao al que corresponde la informacin contable. Hacer referencia de la documentacin original que integra los expedientes, as como en cada concepto, de ser

necesario, especificar la numeracin que le corresponde, ejemplo: pliza de diario o cuenta por liquidar certificada de la No. a la No.

Las hojas que conforman el inventario tienen que estar debidamente foliadas en forma consecutiva. El desglose de los inventarios debe presentarse de manera continua, sin dejar espacios en blanco, o en su

caso, tienen que ser cancelados.



57





Precisar al final del inventario, sin excepcin, la sumatoria total (no parcial) de las cajas, paquetes o legajos en donde se encuentra contenida la informacin; as como el peso total aproximado de la documentacin.

La ltima hoja debe contener nombres, cargos y firmas autgrafas de los responsables de la generacin, integracin, control y guarda de la documentacin (rea de Contabilidad y Recursos Materiales); asimismo, todas las hojas tienen que estar rubricadas por los servidores pblicos involucrados. Las firmas no deben presentarse por separado del texto del inventario.

No deber relacionarse documentacin de carcter administrativo, ya que la instancia para autorizar su baja es el Archivo General de la Nacin, en coordinacin con el Instituto Federal de Acceso a la Informacin (IFAI), a quien deben turnar directamente su peticin.

En los casos de documentacin siniestrada por causas ajenas o imprevisibles como los desastres naturales, es necesario se informe a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, dentro de los 45 das posteriores al evento, anexando copia del Acta de levantamiento de hechos emitida por el Ministerio Pblico, el acta administrativa que debe contar con la firma del representante del rgano Interno de Control en la entidad, as como el inventario integrado con base en las presentes Disposiciones.

Emitir declaratoria de prevaloracin documental cuando se trate de la documentacin contable original sealada en el Artculo Primero del Acuerdo del 25 de agosto de 1998, del servidor pblico responsable de la guarda y custodia del archivo, acreditando que en la documentacin propuesta para su baja, no estn contenidos originales referentes a activos fijos, obras pblicas, valores financieros, aportaciones de capital, emprstitos, crditos concedidos e inversiones en otras entidades paraestatales, as como a juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de responsabilidades que se encuentren pendientes de resolucin.

En caso de que se solicite la baja de documentacin que ampare inversiones en activos fijos y obras pblicas, el servidor pblico responsable de la custodia del archivo emitir declaratoria, sealando que en dicha documentacin no se incluyen originales que formen parte de juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico y fincamiento de responsabilidades pendientes de resolucin, o que estos ltimos no hayan cumplido con el perodo de guarda de doce aos posteriores a su finiquito. El mismo tratamiento deber darse a aquella documentacin contable original que en su momento fue clasificada como confidencial o reservada, de acuerdo a lo sealado en los artculos 13 y 14 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.

La Unidad competente de esa Entidad, elaborar declaratoria que respalde el cumplimiento de lo anterior, sin perjuicio de que el propio rgano Interno de Control lleve a cabo su verificacin.

Al inventario de baja, se anexar la declaratoria de prevaloracin en original, as como la ficha tcnica elaboradas con base en los lineamientos establecidos para tal efecto por el Archivo General de la Nacin.

La Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, contar con 30 das hbiles para otorgar o rechazar la autorizacin de baja de la documentacin una vez cubiertos los requisitos anteriores.

Obtener la conformidad de la Auditora Superior de la Federacin de acuerdo con sus facultades en la materia.

Contar con el dictamen favorable (Acta de Baja Documental), expedido por el Archivo General de la Nacin.



58





Al evento de destruccin de la documentacin acudir, invariablemente, un representante del rea a cargo de su custodia y otro del rgano Interno de Control que d fe del procedimiento, quienes conjuntamente levantarn acta circunstanciada conforme al modelo e instructivo de llenado (Anexo B).

Una vez efectuada la destruccin de la documentacin contable, que puede realizarse preferentemente con mquina trituradora de papel, se enviar copia del acta circunstanciada a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestin Pblica, la cual debe incluir, sin excepcin, la firma del representante del rgano Interno de Control. Hasta en tanto no se reciba copia del acta circunstanciada debidamente requisitada, la Unidad de Contabilidad Gubernamental no dar por concluido el proceso de baja.

En caso de entidades que se encuentren en proceso de liquidacin, nicamente podrn solicitar la destruccin de la documentacin contable original que haya sido generada antes del inicio de dicho proceso, debiendo especificar en el oficio de solicitud la fecha de publicacin de la resolucin de la liquidacin, anexando un inventario de baja integrado con base en las presentes Disposiciones.

La documentacin contable original producida en el perodo comprendido entre el inicio del proceso de liquidacin hasta que ste finalice, se deber conservar mnimo 10 aos despus de la fecha de su conclusin, tal y como lo establece el Artculo 245 de la Ley General de Sociedades Mercantiles. Una vez transcurrido dicho periodo, se podr requerir su destruccin, anexando al oficio de solicitud un inventario de baja que cumpla con los requisitos de las presentes Disposiciones (ambos debidamente firmados por el Liquidador). Se debe identificar en los encabezados (tanto en el oficio como en el inventario, declaratoria de prevaloracin y ficha tcnica) la figura jurdica de que se trata de una entidad extinta o l

Manual Del Sistema Integral de Contabilidad

Documents

Transcript of Manual Del Sistema Integral de Contabilidad