Manual Descriptivo de Cargos Del Mtss Setiembre 2013 (Princ.) Al 21 de Enero de 2014

PROCESO: GESTION DEL CAPITAL HUMANO Cdigo: APGCH

MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

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DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA Y OFICIALA MAYOR

DEPARTAMENTO DE GESTION DEL CAPITAL HUMANO

MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS

DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

Cdigo APGCH.14.4-MC

SETIEMBRE del 2013

Versin 1.0

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Lista de aprobadores y revisores

Nombre/Cargo/Dependencia Firma Fecha

Elabor Ma. Gabriela Gmez Mora Coordinadora Unidad Organizacin del Trabajo Departamento Gestin del Capital Humano

Revis Comisin del Manual de Cargos Institucional:

Aprob

Autoriz



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INDICE

-Introduccin.........................................................................................................06 -Objetivo y Alcance...............................................................................................07 -Aspectos metodolgicos......................................................................................09 -Antecedentes.......................................................................................................10 -Descripcin de Cargos y responsabilidad por dependencia................................17 PROGRAMA ACTIVIDADES CENTRALES: Administracin Superior.............................................................................................17 Oficina de Prensa.........................................................................................................18 Gnero.........................................................................................................................20 Contralora de Servicios...............................................................................................25 Oficina Salud Ocupacional del MTSS..........................................................................30 Direccin General Administrativa:.................................................................................33 Servicios Generales.....................................................................................................34 Tecnologas de Informacin y Comunicaciones.........................................................51 Financiera....................................................................................................................84 Gestin del Capital Humano......................................................................................110 Proveedura................................................................................................................147

Direccin de Asuntos Jurdicos:..................................................................................163 Asesora Interna y Resolucin Asesora Externa y Reglamentos Asuntos Internacionales



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Direccin General de Auditora:...................................................................................191 Auditora DESAF-FODESAF Auditora Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Auditora Transferencias y rganos Adscritos (TOA) Auditora Seguimiento de Recomendaciones (SR) Direccin General de Planificacin:..............................................................................212 DIMEL Estudios Socioeconmicos Desarrollo Organizacional Asesora Control Interno PROGRAMA ASUNTOS DEL TRABAJO: Direccin Nacional de Inspeccin: ................................................................................237 Direccin Asesora Legal Asesora Gestin Regionales Consejo Salud Ocupacional...........................................................................................257 Direccin Asuntos Laborales:........................................................................................282 Relaciones de Trabajo Resolucin Alterna de Conflictos Organizaciones Sociales Evaluacin y Anlisis Coordinacin Tcnica

Departamento de Salarios.............................................................................................315



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PROGRAMA GESTION Y ADMINISTRACIN DE PROGRAMAS DE BIENESTAR SOCIAL: Direccin General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares:.............................321 Presupuesto Asesora Legal Gestin Evaluacin, Control y Seguimiento Gestin de Cobro

Direccin Nacional de Seguridad Social:.......................................................................376 Proteccin al Trabajador Igualdad de Oportunidades para el PCD Recreacin Laboral

Direccin Nacional de Empleo:......................................................................................400 Intermediacin, Orientacin y Prospeccin de Empleo Migraciones Laborales Generacin de Empleo

Direccin y Apoyo a la Micro y Pequea Empresa........................................................419 PROGRAMA TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE LA SEGURIDAD SOCIAL: Tribunal Administrativo de la Seguridad Social..............................................................432 PROGRAMA PENSIONES Y JUBILACIONES: Direccin Nacional de Pensiones:..................................................................................440 Declaracin de Derechos Pagos Investigacin y Desarrollo Gestin de la Informacin Asesora Legal Asesora Econmica Actuarial



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INTRODUCCION

El Departamento de Gestin del Capital Humano en cumplimiento con lo indicado en el punto 4.6 del Informe N DFOE-EC-IF-01-2012 del 3 de mayo del ao en curso, denominado Informe de Auditoras de Carcter Especial en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) sobre la Ejecucin Presupuestaria del Ejercicio Econmico 2011, emitido por la Contralora General de la Repblica; as como por la obligatoriedad que tienen la Unidades Administrativas de acatar lo dispuesto en la Ley General de Control Interno No. 8292, del 31 julio del 2002, publicada en La Gaceta No. 169, del 4 de setiembre del 2002, especficamente, en lo estipulado en el Artculo 15. Actividades de control, elabor el presente documento denominado Manual de Cargos Institucional. Este manual contiene informacin sistematizada y detallada de las funciones y responsabilidades de los diferentes cargos que conforman la Institucin, el cual se orienta a describir las tareas encomendadas a cada uno de estos, logrando con ello deslindar responsabilidades; servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso; realizar diversas actividades de gestin del personal; proporcionar una herramienta para la deteccin de reas de oportunidad y el perfeccionamiento del quehacer Institucional y como un instrumento til para la llevar a cabo las de tareas de evaluacin y fiscalizacin, por los entes competentes. Asimismo, el presente Manual est conformado por los objetivos y alcance; estructura organizacional; aspectos metodolgicos; objetivo estratgico de los cargos; organigrama del Ministerio; descripcin de las funciones de todos los cargos existentes en la Institucin y complementndose con el desglose de carcter general de la responsabilidad. Es primordial recalcar que dicho Manual se encuentra basado en las normas tcnicas de MIDEPLAN Gua de Manuales Administrativos; as como de las normas internas establecidas al respecto por la Institucin. Por otra parte, conscientes de que los manuales son documentos eminentemente dinmicos y que deben adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda organizacin y con el fin garantizar la oportunidad de la informacin que ste presenta se le realizarn revisiones peridicas de su contenido, al menos una vez al ao, sin perjuicio que, ante modificaciones importantes, se realice una revisin especial del mismo; situacin que deber ser expresada en forma escrita por las dependencias en donde se generan los cambios pertinentes.



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OBJETIVOS Y ALCANCES

Alcance:

Este manual est dirigido a todas las dependencias que integran el MTSS y por ende a los colaboradores y colaboradas que all laboran, quienes como involucrados en la realizacin y ejecucin de las actividades y responsabilidades de los diversos cargos que desempean deben responder por sus actuaciones como funcionarios pblicos. Asimismo, est dirigido a los usuarios externos, por cuanto les permitir entender con mayor facilidad los diferentes procedimientos que se desarrollan en la Institucin y en consecuencia satisfacer sus necesidades en cuanto a los trmites que solicitan.

Objetivos: Entre los ms importantes citamos:

Brindar informacin idnea respecto del quehacer de las diferentes dependencias del Ministerio, a las entidades fiscalizadoras, a fin de que puedan asumir su papel de rganos rectores del Sistema de Control y Fiscalizacin superiores de la Hacienda Pblica y con ello facilitar la labor de auditora de cumplimiento.

Definir las funciones y responsabilidad de cada unidad administrativa del MTSS.

Determinar la responsabilidad de cada cargo y su relacin con los dems integrantes de la organizacin.

Facilitar la comprensin de los objetivos, polticas, estructuras y funciones de cada rea integrante del MTSS.

Orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han encomendada y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicio.

Facilitar la seleccin de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeo de sus atribuciones.



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Comprender el plan de organizacin por parte de todos sus integrantes, as como de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Servir de base para el adiestramiento y capacitacin del personal.

Constituir un instrumento que contribuya a uniformar la gestin y a mejorar las comunicaciones, poniendo en comn, tanto para los miembros de la institucin, como para terceros que interactan con sta.

Nota Tcnica: Es trascendental dejar claro que el fin mismo del presente manual se indican en los anteriores puntos, sin embargo se hace referencia a la siguiente leyenda que viene ampliar an ms los fines de su utilizacin, veamos: La especifidad que el presente Manual define para los distintos puestos de trabajo no tendr impacto en la clasificacin genrica o agrupamientos de clases y estratos, y por lo tanto, en la retribucin justa, dado que para dicho agrupamiento las claves son la similitud en los niveles de dificultad y la responsabilidad de los mismos, definidos estos en el Manual de Clases Anchas y en el Manual General de Clasificacin de Clases, ambos elaborados por la Direccin General de Servicio Civil. Tal especificidad se utilizar para efectos tales como el de seleccin de personal, incentivos por productividad y, la capacitacin y desarrollo del personal, entre otros. (Revista de Servicio Civil No. 25 de diciembre del 2009, pg. 151).

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ASPECTOS METODOLOGiCOS

Se aplicaron diversos mtodos de investigacin, para llevar a cabo el presente estudio, tales como:

- Elaboracin de un instrumento para la recoleccin de la informacin requerida, el cual fue debidamente validado por la Administracin Superior.

- Reuniones realizadas con los funcionarios seleccionados como Enlaces para la preparacin

del Manual de Cargos Institucional, quienes cuentan con conocimiento en esta materia, brindndoseles adems, el respectivo asesoramiento para el llenado del formulario Manual de Cargos Institucional.

- Se conform, posterior a la elaboracin del presente manual, por parte del seor Ministro de Trabajo, una comisin bipartita para conocer el proyecto del Manual de Cargos del MTSS, conformada por dos funcionarios de la Administracin y dos funcionarios del Sindicato AFUMITRA, a efecto de que aporten las respectivas observaciones y recomendaciones y que se presentara un informe a ese Despacho.

- El Sindicato AFUMITRA, realiz una asamblea de consulta del Proyecto del Manual de

Cargos del MTSS, dirigida a todos los funcionarios y funcionarias de la Institucin, con el propsito de que presentarn formalmente sus observaciones, recomendaciones o modificaciones.

- Estructura organizativa y ocupacional de la Institucin. - Anlisis de la diversa documentacin actualizada (normas tcnicas y legales decretos,

leyes, reglamentos, votos, directrices, manuales anteriores, disposiciones normativas y dems jurisprudencia), concerniente a las diferentes dependencias que conforman el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

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ANTECEDENTES

-Resea Histrica:

El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, tiene su origen en la publicacin del Decreto de Ley No. 33 de junio de 1928, que cre la Secretara de Trabajo, cuya finalidad principal fue la creacin del Cdigo Laboral. Sin embargo, fue durante la administracin del Dr. Rafael ngel Caldern Guardia, que se consolid esa idea, especficamente el 15 de setiembre de 1943, cuando entr en vigencia el Cdigo de Trabajo, lo que formaliz la existencia de la Secretara de Trabajo y Previsin Social. El Cdigo de Trabajo, seala las atribuciones y funciones a sta, especficamente en lo referente a vigilancia, desarrollo, mejoramiento y aplicacin de las leyes, decretos y acuerdos en materia laboral. El 21 de mayo de 1955 se promulg la Ley Orgnica del Ministerio de Trabajo de Seguridad Social (Ley No. 1860, reformada por leyes No. 3095 de 18 de febrero de 1963, No. 4076 de 6 de febrero de 1968 y No. 4179 de 22 de agosto de 1968). Esta ley fue reglamentada mediante Decreto Ejecutivo No.1508-TBS de 16 de febrero de 1971, llamado Reglamento de Reorganizacin y Racionalizacin del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. En el Artculo 1 de la citada ley, se estipula la misin del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social:

...dirigir, estudiar y despachar todos los asuntos relativos al trabajo y bienestar social; vigilar por el desarrollo, mejoramiento y aplicacin de la legislacin vigente, principalmente la que tenga por objeto directo fijar y armonizar las relaciones entre patronos y trabajadores, como garanta del buen orden y justicia social en los vnculos creados por el trabajo y que tienda a mejorar las condiciones de vida del pueblo costarricense.1

Por su parte, en el Artculo 2, se definen los objetivos:

- Proteccin efectiva al trabajo humano y a los derechos de los trabajadores. - Procurar que las organizaciones profesionales cumplan con su razn social y tratndose de los trabajadores, propender a un ms alto nivel de la cultura, de la moral y la economa de stas.

1 Artculo 1, de la Ley orgnica del M.T.S.S., No. 1860, reformado por ley 3095 del 18 de febrero de 1963.



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-Velar por el establecimiento de una poltica general de proteccin, al trabajador y a su familia, como consecuencia de las relaciones de trabajo o de las situaciones de infortunio en que se encuentre atendiendo al mismo tiempo a los riesgos futuros que les puedan acaecer. - Estudio y solucin de todos los problemas resultantes de las relaciones entre el capital y el trabajo. - Formular y dirigir la poltica nacional en el campo del bienestar social a fin de garantizar la efectividad de la legislacin y de la asistencia al costarricense, su familia y la comunidad. - Organizar y administrar los servicios pblicos y particulares en el campo del bienestar social, y; - Garantizar la aplicacin de las leyes sociales.

En este contexto, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social ejerce dentro del sector gubernamental funciones relativas al campo del desarrollo y la seguridad social tales como la planificacin y la promocin del empleo, con nfasis en el desarrollo de la pequea y mediana empresa; la fijacin de salarios mnimos y otros programas dirigidos a la disminucin de la pobreza, como la atencin de grupos etreos en riesgo. Adems, cumple un importante papel en la mediacin de los asuntos concernientes a las relaciones obrero-patronales en el mercado de trabajo, velando por el cumplimiento de la legislacin laboral vigente en el pas. Por otra parte, el Ministerio financia por medio de fondos especiales, diversos programas de ndole social a nivel nacional.

Dentro del marco de la mundializacin econmica y la apertura de mercados, que obliga al gobierno a tomar fuertes medidas econmicas cuyos alcances posiblemente perjudicarn el mantenimiento y desarrollo de la industria nacional y por ende a la clase trabajadora, el papel del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social toma especial vigencia, sobre todo en lo que se refiere a la defensa y vigilancia de los intereses de los actores del mercado de trabajo. La caracterstica fundamental de la sociedad actual es el cambio en diferentes rdenes. Sin embargo, en el umbral del nuevo milenio, los cambios econmicos son los que a la postre generan mayores y ms profundas consecuencias.

Uno de los cambios ms significativos que se operan en este momento, es la unin estratgica entre pases para afrontar con xito la mundializacin econmica. Costa Rica se est integrando al proceso de cambio en la economa mundial, por lo que ya se han iniciado acciones tendientes a la creacin de condiciones que permitan responder adecuadamente al proceso de apertura comercial. Consecuencia de ello, surge la necesidad de operar una transformacin profunda y racional del aparato estatal, para convertirlo en la plataforma facilitadora del desarrollo social y econmico del pas, dentro del nuevo contexto mundial.

En razn de lo anterior, el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social se convierte en parte sustantivo del proceso de reordenamiento y transformacin estatal, por cuanto puede y debe



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contribuir ampliamente al sostenimiento del estado de derecho por medio del desarrollo laboral y social. Es as como se redefine el papel estratgico que el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social debe cumplir, retomando y fortaleciendo su posicin de rector del Sector Trabajo y Seguridad Social, en coordinacin con otros organismos pertenecientes a ste, los dems sectores estatales y por medio de la alianza con la sociedad civil. De ah que algunas de las acciones concretas debern ser ejecutadas por otros organismos cuyos recursos, condiciones y especializacin as lo permitan. Se pretende que en las prximas dcadas el Ministerio fortalezca su capacidad para formular e incluso implementar polticas laborales y sociales que respondan anticipada y acertadamente a cambios tales como: el aumento en los niveles de pobreza y otras patologas sociales, cambios en la composicin de la fuerza laboral y de las estructuras del mercado de trabajo; el crecimiento del sector informal, la atencin de trabajadores inmigrantes y otros factores cuya ocurrencia puede provocar el deterioro social.

ESTRUCTURA ACTUAL DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL:

Misin del MTSS: El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social es la institucin rectora y ejecutora de la poltica laboral y de seguridad social de Costa Rica, dirigida a personas trabajadoras, empleadoras, pensionadas y de otros sectores sociales vulnerables, segn corresponda por ley, para propiciar el trabajo digno y contribuir al desarrollo y la justicia social.

Visin del MTSS: Lder en la poltica socio laboral, con personal comprometido, cobertura nacional, tecnologa de avanzada y servicios de calidad.

La Ley Orgnica del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y el Decreto Ejecutivo, N 1508-TBS, Reglamento de Reorganizacin y Racionalizacin del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social del 16 de febrero de 1971, antes mencionado, son las principales normas que hacen referencia a la estructura orgnica funcional de este Ministerio. Sin embargo, por la necesidad de modernizar los servicios que se brindan, esa estructura ha sido reformada por varios Decretos Ejecutivos que reorganizaron la institucin y sus dependencias. Debido a los cambios efectuados, no es posible apreciar la estructura del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social con la sola revisin de su Ley Orgnica y/o el Reglamento de Reorganizacin y Racionalizacin, sino que se debe considerar la gran cantidad de normas que han introducido reformas en el mbito organizativo, lo que hace necesario armonizar la estructura organizacional para efectos de tener



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orden, control y eficiencia, de tal manera que tanto a los funcionarios como los administrados usuarios de los distintos servicios tengan una claridad respecto a la estructura organizacional, ssiendo la ltima modificacin dada con Decreto N37260 del 18 de junio del 2012, publicado en La Gaceta No.193, del 05 de octubre del 2012, el cual se describe a continuacin:

Artculo 1Modifquese la estructura, organizacin y funcionamiento del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de manera que se adecue a la estructura orgnico funcional que seguidamente se detalla:

Ministro

Consejo Superior de Trabajo (staff)

Direccin General de Auditora (staff)

Departamento de Auditora DESAF-FODESAF

Departamento de Auditora Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Departamento Auditora Transferencias y rganos Adscritos Departamento Auditora Seguimiento de Recomendaciones

Gnero (staff)

Contralora de Servicios (staff)

Consejo de Intermediacin de Empleo (staff)

Asuntos Jurdicos (staff)

Departamento Asesora Interna y Resoluciones Departamento de Asesora Externa y Reglamento Departamento Asuntos Internacionales

Prensa (staff)

Direccin General de Planificacin de Trabajo-DGPT (staff)

Departamento de Investigacin de Mercado Laboral (DIMEL) Departamento de Estudios Socioeconmicos Departamento de Desarrollo Organizacional Departamento de Asesora en Control Interno

Viceministros

Direccin Nacional de Inspeccin General de Trabajo

Regin Central Regin Huetar Norte Regin Huetar Atlntica Regin Chorotega Regin Brunca



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Regin Pacfico Central Gestin Asesora Legal

Direccin de Asuntos Laborales

Departamento Relaciones de Trabajo Departamento Resolucin Alterna de Conflictos Departamento Organizaciones Sociales Departamento Evaluacin y Anlisis Departamento Coordinacin Tcnica

Direccin Nacional de Empleo

Departamento Intermediacin, Orientacin y Prospeccin de Empleo Departamento Migraciones Laborales Departamento Generacin de Empleo

Direccin de Seguridad Social

Departamento Proteccin al Trabajador Departamento Igualdad de Oportunidades para el Personal con Discapacidad Departamento Recreacin Laboral

Direccin General Administrativa y Financiera y Oficiala Mayor

Departamento de Gestin del Capital Humano Unidad Organizacin del Trabajo Unidad Dotacin de Recurso Humano Unidad Servicios del Recurso Humano Unidad Capacitacin y Desarrollo Unidad Servicios de Bienestar Social

Departamento Servicios Generales

Departamento de Tecnologas de Informacin y Comunicacin Unidad Base de Datos Unidad Sistemas de Informacin Unidad de Infraestructura, Telecomunicaciones y Soporte Tcnico Unidad de Proyectos y Gestin Administrativa Unidad de Seguridad Informtica y Gestin de Calidad y Riesgo



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Departamento Proveedura

Departamento Administracin de Recursos de Informacin

Direccin Financiera

Departamento Presupuesto Departamento Tesorera Departamento Contabilidad Departamento Transferencias

Direccin de Pensiones

Departamento Declaracin de Derechos Departamento Pagos Departamento Investigacin y Desarrollo

Departamento de Gestin de la Informacin

Direccin de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (DESAF)

Departamento Asesora Legal Departamento Gestin Departamento Presupuesto Departamento Gestin de Cobro

Unidad de Cobro Administrativo Unidad de Cobro Judicial Unidad de Control de la Deuda

Departamento Evaluacin, Control y Seguimiento Unidad de Control y Seguimiento Unidad de Evaluacin

Programa Nacional de Apoyo a la Micro y Pequea Empresa (PRONAMYPE)

rganos Desconcentrados

Consejo Nacional de Salarios

Departamento de Salarios Mnimos

Consejo de Salud Ocupacional



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Departamento de Medicina, Seguridad e Higiene Ocupacional

Tribunal Administrativo de la Seguridad Social del Rgimen de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional.

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Descripcin y Responsabilidad de Cargos por Dependencia:

ADMINISTRACIN SUPERIOR:

PRENSA

MINISTRO



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PRENSA

FORMULARIO PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE CARGOS INSTITUCIONAL

El presente instrumento tcnico tiene como finalidad recopilar y documentar informacin de las actividades o tareas, as como de la responsabilidad que se lleva a cabo en las diferentes estructuras organizativas que conforman el Ministerio. Lo anterior, en cumplimiento con lo ordenado por la Contralora General de la Repblica en el Informe N DFOE-EC-IF-01-2012 del 3 de mayo del ao en curso, denominado Informe de Auditorias de Carcter Especial en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) sobre la Ejecucin Presupuestaria del Ejercicio Econmico 2011

I. DATOS GENERALES:

A) Programa Presupuestario: 729

B) Direccin: Despacho del Seor Ministro

C) Instancia Asesora: Prensa

D) La Unidad de Asesora de Prensa est integrado por los siguientes cargos:

-Jefatura del Departamento

-Periodistas

II. OBJETIVO GENERAL:

Describa el objetivo general de la unidad administrativa de la cual se est brindando la informacin:

E) El objetivo general de la dependencia es promover, difundir y fortalecer la imagen del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, como ente rector en materia laboral y de seguridad social y como instancia conciliadora entre los distintos sectores de la sociedad costarricense. Esto se logra con la divulgacin oportuna, clara y sostenida de los planes y programas institucionales a favor de los actores sociales de su competencia.

III. DESCRIPCIN DEL TRABAJO:

A). DETALLE LAS FUNCIONES, COMPETENCIAS Y ATRIBUCIONES DESIGNADAS A LA DIRECCIN, DEPARTAMENTO, NUCLEO O UNIDAD, DEL CUAL SE BRINDA INFORMACION, DE MAYOR A MENOR RANGO DE RESPONSABILIDAD:

1 CARGO: Jefatura

FUNCIONES: -Planear, ejecutar, coordinar y supervisar el proceso de divulgacin ante los medios de comunicacin colectiva nacionales e internacionales, clientes y pblico interno y externo, de los planes y programas que el Ministerio de Trabajo realiza, con el fin de dar cumplimiento a la normativa jurdica que lo rige y la los planes que el gobierno establece para ser ejecutados por la institucin.



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-Disear y velar por la ejecucin del Plan de Comunicacin y Divulgacin Institucional, para que se realice en forma coordinada con los programas de las diferentes dependencias. -Coordinar con los dems compaeros del rea de Prensa las labores propias de divulgacin, para que stas lleven uniformidad de criterios y de calidad informativa.

2 CARGO: Periodista institucional

FUNCIONES: -Ejecucin de labores informativas y divulgativas de las acciones realizadas por las oficinas tcnicas y polticas de la institucin, con el propsito de que se mantenga una comunicacin fluida de lo que se realiza en el Ministerio. -Brindar a los periodistas de los diferentes medios de comunicacin del pas la informacin especfica que ellos requieren para sus programas noticiosos, con el objetivo de anunciarles a los y las costarricenses, sobre las actividades que ejecuta el Ministerio y de esta manera posicionarlo como corresponde. -Asesora y asistencia protocolaria y fotogrfica en actividades relevantes del Ministerio, con el fin de que stas se realicen en perfecto orden en aras de aprovechar el tiempo y los recursos de la mejor manera. -Participacin en la elaboracin de rganos informativos internos, -Ejecutar otras actividades de similar naturaleza comprendidas en el proceso en que participa.

B). INDIQUE LA RESPONSABILIDAD, DE MAYOR A MENOR RANGO, DE CADA CARGO QUE SE UBICA EN LA DIRECCIN, DEPARTAMENTO, NUCLEO O UNIDAD, DEL CUAL SE EST BRINDANDO LA INFORMACIN:

1 CARGO: Jefatura RESPONSABILIDAD:

La responsabilidad radica, principalmente, en el planeamiento, coordinacin, supervisin y evaluacin de los diversos procesos que se generan en el Departamento de Prensa, incluyendo la redaccin de documentos especiales. 2 CARGO: Periodista

Toda la labor que realizan los periodistas institucionales conlleva una gran dosis de responsabilidad que requiere comprobacin de lo que se manifiesta, respaldo en la documentacin consultada, anlisis para elaborar de la mejor manera posible la informacin periodstica y conocimiento del trabajo que se efecta.



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GENERO:

GNERO

MINISTRO



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El presente instrumento tcnico tiene como finalidad recopilar y documentar informacin de las actividades o tareas, as como de la responsabilidad que se lleva a cabo en las diferentes estructuras organizativas que conforman el Ministerio. Lo anterior, en cumplimiento con lo ordenado por la Contralora General de la Repblica en el Informe N DFOE-EC-IF-01-2012 del 3 de mayo del ao en curso, denominado Informe de Auditoras de Carcter Especial en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) sobre la Ejecucin Presupuestaria del Ejercicio Econmico 2011

I. DATOS GENERALES:


B) Direccin: Despacho Ministerial

C) Ncleo o Unidad: Gnero

D) La Unidad de Equidad de Gnero est compuesta por los siguientes cargos:

-Jefatura

-Analistas en Gnero

-Asesora Legal en Gnero

II. OBJETIVO GENERAL: Describa el objetivo general de la unidad administrativa de la cual se est brindando la informacin:

E) Realizar todas las acciones pertinentes para garantizar la consecucin de la tarea de transversalizar el enfoque de Gnero en el accionar del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, mediante la promocin, orientacin y monitoreo de los procesos de cambio institucional que requieren la prestacin de servicios con equidad y las relaciones laborales internas en igualdad de oportunidades.

Coadyuvar a la promocin, mejoramiento y aplicacin de la legislacin laboral dirigida a minimizar la inequidad en el trabajo entre hombres y mujeres, principalmente la que tenga por objeto fijar y armonizar las relaciones entre empleadores y trabajadoras; por medio del asesoramiento y coordinacin de actividades con las instancias tcnicas competentes en la materia. Decreto N 30392-MTSS.

III. DESCRIPCIN DEL TRABAJO: A). DETALLE LAS FUNCIONES, COMPETENCIAS Y ATRIBUCIONES DESIGNADAS A LA DIRECCIN, DEPARTAMENTO, NUCLEO O UNIDAD, DEL CUAL SE BRINDA INFORMACION, DE MAYOR A MENOR RANGO DE RESPONSABILIDAD:



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1 CARGO: Jefatura

FUNCIONES: -Planear, dirigir, organizar, supervisar y evaluar la programacin y desarrollo de actividades tcnicas y administrativas, con el fin

de cumplir el desarrollo de los objetivos que se desarrolla en la Unidad de Equidad de Gnero, el cual est bajo este cargo. -Participar en procesos de elaboracin de poltica pblica en materia de empleo y trabajo, con el fin de asegurar que las mismas incluyan el enfoque de gnero. -Implementar sistemas de trabajo, procedimientos y mtodos, con el fin de realizar diversas acciones de la Unidad y la solucin de los problemas que se presenten de forma eficaz y eficiente. - Coordinar en forma permanente, con los despachos y niveles de direccin, para la toma de decisiones referente al avance de las metas de la Unidad y la bsqueda de recursos. -Coordinar con funcionarios de otras dependencias internas y/o externas las diversas gestiones que se ejecutan en materia de gnero en el Ministerio de Trabajo, con el fin del logro de proyectos especficos de la Unidad. -Asignar y supervisar el trabajo a las personas colaboradores, con el fin de asegurar una administracin eficiente de los recursos otorgados; cumpliendo con las exigencias de cada proceso de asesora y capacitacin, con la complejidad y responsabilidad que demande cada accin. -Monitorear el cumplimiento de los compromisos institucionales en materia de gnero de la Poltica Nacional de Igualdad y Equidad de Gnero, la Poltica Institucional de Igualdad y Equidad de Gnero, as como los compromisos que en esta materia estn estipulados en instrumentos normativos nacionales e internacionales (convenios de la OIT, la Convencin de Eliminacin de todas las formas de Violencia contra las mujeres -CEDAW, entre otros), con el fin de avanzar en materia de derechos laborales y gnero. -Coadyuvar tcnicamente para que se cumpla con las disposiciones que establece la normativa nacional en materia de derechos laborales y gnero con el fin de que se eliminen en los estereotipos de gnero en el mundo del trabajo. -Representar institucionalmente al Ministerio de Trabajo y Seguridad en espacios nacionales e internacionales de alto nivel en materia de gnero con el fin de cumplir los objetivos que en materia de gnero se ha propuesto el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. -Coordinar el funcionamiento de la Comisin Tcnica de Igualdad y Equidad de Gnero y de la Comisin Tripartita de Igualdad y Equidad de Gnero en el Trabajo (espacio tripartito de Dialogo social), con el fin de que cumpla el plan de accin establecido para este espacio.

2 CARGO: Analistas en Gnero

FUNCIONES: -Emitir criterios tcnicos en materia de gnero y trabajo de acuerdo a solicitud de la jefatura, con el fin de generar insumos para la toma de decisin de las autoridades ministeriales. -Brindar capacitacin en materia de gnero y trabajo a nivel interno y externo, con el fin de sensibilizar a las personas beneficiarias en materia de gnero y trabajo. -Elaborar y dar seguimiento a proyectos de cooperacin internacional en materia de gnero, para la consecucin de recursos financieros que permitan el desarrollo de objetivos estratgicos de la Unidad. -Revisar y actualizar informacin estadstica, normativa nacional e internacional y bibliografa relevante en derecho laboral y gnero, con el fin de contar con insumos actualizados en la elaboracin de criterios tcnicos de la Unidad.



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-Participar en comisiones de trabajo internas y externas en materia de gnero y trabajo, con el fin de responder a los requerimientos de ley o de proyectos especficos que se desarrollan en cada administracin de gobierno. -Producir, administrar y divulgar informacin en el rea de los deberes y derechos laborales con perspectiva de gnero a travs de medios impresos y electrnicos, con el fin de promover derechos laborales con enfoque de gnero. -Velar por la calidad de las publicaciones institucionales, con el fin de que contengan el lenguaje inclusivo. -Brindar asesora interna y externa, por medio de la divulgacin de los derechos laborales con perspectiva de gnero, a travs de talleres y toldos de informacin, para la poblacin usuaria del Ministerio -Atender personas usuarias referidas por otras reas del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social u otras instancias externas de situaciones de complejo abordaje en materia de gnero (despido por embarazo y lactancia, acoso sexual y discriminacin por razn de gnero), con el fin de brindar la asesora necesaria y referencia a la instancia que corresponda.

3 CARGO: Asesor (a) Legal en Gnero

FUNCIONES: -Emitir criterio legal de todos los procesos e insumos que genera la Unidad de Equidad de Gnero, con el fin de que respondan al ordenamiento jurdico vigente a nivel nacional y a los compromisos internacionales en materia de gnero y trabajo. -Asesorar en materia legal proyectos de ley, elaboracin de anteproyectos de ley, decretos, directrices en materia de gnero y trabajo con el fin de que incluya el enfoque de gnero. -Coordinar con diferentes instancias del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en materia de fiscalizacin y promocin de derechos Laborales las diferentes acciones en materia de gnero y trabajo, con el fin de desarrollar diferentes proyectos en la materia. -Dar seguimiento a los proyectos de ley en va legislativa en materia de gnero y trabajo, con el fin de definir acciones institucionales que incidan en el avance de los mismos. -Elaborar informes tcnicos en materia de gnero y aspectos vinculados con la normativa nacional e internacional para apoyar la toma de decisiones de las autoridades ministeriales. -Atender y dar seguimiento de casos de violacin de derechos laborales y gnero para su respectiva asesora y referencia al rea o dependencia correspondiente.


1 CARGO: Jefatura

RESPONSABILIDAD: La responsabilidad radica, principalmente, en el planeamiento, coordinacin, supervisin y evaluacin de los diversos procesos que se generan en la Unidad de Equidad de Gnero, tales como: Asesoras externas e internas en materia de trabajo y seguridad social de conformidad con las polticas, normas, directrices y estrategia en materia de gnero. Elaboracin de polticas y planes de accin en materia de gnero y trabajo, as como el monitoreo en el cumplimiento institucional de los compromisos nacionales e internacionales en esta materia.

2 CARGO: Analista en Gnero



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 24

RESPONSABILIDAD: Brindar apoyo tcnico y administrativo a la jefatura en materia de gnero, trabajo y afines, para el logro de todos los procesos internos y externos que desarrolla la Unidad de Equidad de Gnero, as como el cumplimiento de los compromisos institucionales en esta materia.

3 CARGO Asesor (a) Legal

RESPONSABILIDAD: Asesoramiento legal en materia de gnero y trabajo de todos los procesos internos y externos que desarrolla la Unidad de Equidad de Gnero, para asegurar que los criterios emitidos respondan al ordenamiento jurdico nacional e internacional y los principios que en materia de equidad de gnero se sigue en la poltica nacional de igualdad y equidad de gnero.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 25

CONTRALORA DE SERVICIOS:

CONTRALORA DE SERVICIOS

MINISTRO



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 26


El presente instrumento tcnico tiene como finalidad recopilar y documentar informacin de las actividades o tareas, as como de la responsabilidad que se lleva a cabo en las diferentes estructuras organizativas que conforman el Ministerio. Lo anterior, en cumplimiento con lo ordenado por la Contralora General de la Repblica en el Informe N DFOE-EC-IF-01-2012 del 3 de mayo del ao en curso, denominado Informe de Auditoras de Carcter Especial en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) sobre la Ejecucin Presupuestaria del Ejercicio Econmico 2011

I. DATOS GENERALES:


B) Direccin: Ministro

C) Departamento: Contralora de Servicios Institucional

D) La Direccin, Departamento, Ncleo o Unidad est compuesta (o) por el (los) siguiente (s) cargo(s) (mayor a menor rango):

-Contralora de Servicios


Describa el objetivo general de unidad administrativa de la cual se est brindando la informacin:

E) Atender oportunamente las inconformidades, denuncias o sugerencias que presenten los usuarios ante la Contralora de Servicios y promover el mejoramiento de los servicios en la Institucin.



1 CARGO: Contralora de Servicios

FUNCIONES:

-Velar por el cumplimiento de los lineamientos y directrices que en materia de Contralora de Servicios y mejoramiento servicio pblico se emitan, con la finalidad de optimizar la gestin institucional.

-Comprobar que el Ministerio cuenta con mecanismos y procedimientos eficaces de comunicacin con los usuarios, de manera tal que le permita mantenerse actualizado con sus necesidades, para que reciban servicios de calidad.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 27

-Elaborar el Plan Anual de Trabajo, el cual debe ser presentado a la Secretara Tcnica, MIDEPLAN y avalado por el jerarca institucional, que servir de base para el informe anual de labores, el cual deber entregarse a ms tardar el 30 de noviembre de cada ao, con el propsito de que se cumpla con los objetivos fijados a la Contralora de Servicios Institucional.

-Elaborar un informe anual de labores, con el objetivo de asegurar una informacin peridica sobre la gestin y avance de la Contralora de Servicio de la Institucin.

-Atender oportunamente las denuncias o sugerencias que presenten los usuarios, con la finalidad de procurar una solucin inmediata a los problemas que planteen o pronta respuesta a sus disconformidades.

-Preparar y proponer al Jerarca los procedimientos de recepcin, tramitacin y resolucin de inconformidades, denuncias o sugerencias del usuario, respecto a los servicios pblicos que se prestan, as como establecer los mecanismos de control y seguimiento de las mismas, a fin de que sean aprobados por ste. -Coordinar con las entidades pblicas y privadas de servicio pblico, la prestacin de los servicios de apoyo y ayudas tcnicas requeridas por las personas con discapacidad, en cumplimiento del artculo 10 del Decreto Ejecutivo No. 26831 de 23 de marzo de 1998, denominado Reglamento a la Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad, Ley No. 7600 de 2 de mayo de 1996.

-Identificar conflictos en la relacin de la Administracin con el usuario especficamente sobre el exceso de requisitos, trmites administrativos y de control interno, que afecten la prestacin del servicio, a fin de que ambos formulen las recomendaciones correspondientes.

-Promover ante el Jerarca respectivo procesos de modernizacin en la organizacin, as como en los trmites y procedimientos en coordinacin con la Unidad de Planificacin Institucional y con el Enlace Institucional nombrado por el Jerarca de la institucin conforme al Decreto Ejecutivo No. 33678-MP-MEIC de 15 de febrero de 2007, a fin de que ambos propongan las recomendaciones correspondientes y propicien el mejoramiento continuo en los servicios pblicos que presta la institucin.

-Mantener un control actualizado sobre la naturaleza y frecuencia de las inconformidades y denuncias, as como de las acciones institucionales acatadas o recomendadas, para resolver el caso y su cumplimiento o no. -Solicitar el respaldo del superior jerrquico, ante la negativa o negligencia de un funcionario o unidad administrativa del Ministerio, de atender las peticiones y recomendaciones brindadas por la Contralora de Servicios; por lo que el jerarca deber prestar atencin inmediata y determinar en conjunto con la Unidad de Recursos Humanos la responsabilidad que corresponde aplicar.

-Informar a los Jerarcas, Consejos Directivos, Juntas Directivas o cualquier otro rgano que ejerza la direccin superior, cuando las sugerencias presentadas a otras unidades administrativas de la Institucin hayan sido ignoradas y por ende, las situaciones que provocan inconformidades en los ciudadanos permanezcan irresolutas.

-Elaborar y aplicar semestralmente entre los usuarios de los servicios, instrumentos de percepcin, con la finalidad de que sean considerados como insumos para sustentar las propuestas de reformas institucionales. -Realizar anlisis de las diferentes normas, sistemas y procedimientos establecidos en el campo administrativo, con los objetivos fijados a la Contralora de Servicios. -Asistir, por indicacin de sus superiores jerrquicos, a actividades de capacitacin orientadas a perfeccionar destrezas, adquirir conocimientos, adecuar conductas y favorecer el desempeo y desarrollo profesional, propiamente en el tema de la calidad de los servicios pblicos, con el propsito de que con su participacin fortalezca las capacidades institucionales en ese tema. -Asistir a reuniones con superiores y compaeros para lo cual toma nota, con el objetivo de proponer mejores mtodos y procedimientos de trabajo, analizar los problemas que se presentan en las labores que se desempean y proponer cambios y ajustes en los mismos. -Redactar y revisar oficios, memorndums, circulares y otros documentos que surjan de las actividades que realiza, para presentar las recomendaciones y observaciones pertinentes y as resolver lo que proceda.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 28

-Atender y resolver consultas orales y escritas que le presentan sus superiores, compaeros y pblico en general, relacionadas con la actividad a su cargo, propiamente en el tema de los servicios que brinda la Institucin, para proporcionar la informacin requerida.

-Apoyar a las diferentes dependencias del Ministerio de Trabajo en estudios, investigaciones y otras actividades similares, a partir de la aplicacin del mtodo cientfico, con el propsito de colaborar en el logro de los objetivos institucionales.

-Ejecutar otras actividades de similar naturaleza comprendidas en el proceso en que participa.


1 CARGO: Jefatura

RESPONSABILIDAD: Su responsabilidad radicar en la defensa de los usuarios y la bsqueda del mejoramiento de los servicios pblicos que brinda la Institucin; as como la calidad, precisin y cantidad de los resultados obtenidos en la ejecucin de las labores asignadas que contribuyen a ese papel vital. Igualmente, por la presentacin de los diversos informes debidamente fundamentados, a fin de garantizar la eficiencia y eficacia del trabajo que se lleva a cabo.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 29

SALUD OCUPACIONAL

DEL MTSS

MINISTRO



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

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SALUD OCUPACIONAL MTSS


El presente instrumento tcnico tiene como finalidad recopilar y documentar informacin de las actividades o tareas, as como de la responsabilidad que se lleva a cabo en las diferentes estructuras organizativas que conforman el Ministerio. Lo anterior, en cumplimiento con lo ordenado por la Contralora General de la Repblica en el Informe N DFOE-EC-IF-01-2012 del 3 de mayo del ao en curso, denominado Informe de Auditorias de Carcter Especial en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) sobre la Ejecucin Presupuestaria del Ejercicio Econmico 2011

I. DATOS GENERALES:


B) Direccin: Despacho del Seor Ministro

C) Oficina: Salud Ocupacional

D) La Oficina de Salud Ocupacional est integrado por el siguiente cargo:

-Profesional en Salud Ocupacional


Describa el objetivo general de la unidad administrativa de la cual se est brindando la informacin:

E) Reorientar, planear y ejecutar programas efectivos encaminados a mejorar y mantener las condiciones ambientales seguras para el talento humano de la Institucin, ofreciendo herramientas y estrategias estimulantes en la bsqueda de elementos para mejorar las condiciones de salud de la poblacin trabajadora en las diferentes organizaciones, a travs de enfoques humansticos que permitan gerenciar la salud y la seguridad mediante el autocuidado y la autogestin.



1 CARGO: Profesional en Salud Ocupacional

FUNCIONES: -Participar en las diversas actividades que en materia de salud ocupacional se organizan en la Institucin, aportando sus conocimientos acadmicos para la preparacin del programa prevencin de accidentes o enfermedades profesionales que ocurran como consecuencia de condiciones laborales riesgosas o de enfermedades inherentes a la naturaleza del trabajo; as



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 31

como mediante la aplicacin de la normativa tcnica y legal que regula la actividad, con el fin de cumplir con los objetivos definidos para esa rea.

-Coadyuvar con otros profesionales de mayor nivel, en la implementacin y preparacin del Plan de Salud Ocupacional del Ministerio, brindando recomendaciones y observaciones para la determinacin de las prioridades y seleccin de criterios establecidos en las actividades a desarrollar; colaborando con la preparacin de los programas especficos para cada una de stas y previsin de los recursos necesarios para llevarlos a cabo, a efecto de controlar el cumplimiento de las medidas de seguridad e higiene pertinentes, de acuerdo con lo que establece la legislacin vigente; as como para poner a disposicin de los superiores un instrumento para la toma de decisiones.

-Brindar el apoyo necesario a efecto de que se realicen los inventarios de los riesgos de trabajo que existen en las diferentes dependencias que conforman el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, coordinando con los profesionales involucrados designados por la Administracin; visitando las oficinas para la respectiva verificacin y recopilacin de informacin en los distintos puestos de trabajo; aplicando cuestionarios; realizando entrevistas y utilizando otros instrumentos tcnicos propios en esta materia, con el fin de determinar posibles peligros y enfermedades, recomendar las medidas preventivas y correctivas, para que se lleven a cabo los ajustes necesarios que atenten contra la salud del funcionario.

-Proveer de ayuda tcnica, conjuntamente con otros profesionales, para calificar el nivel de riesgo presente en cada proceso de trabajo, aplicando metodologas diseadas para tales efectos; utilizando herramientas evaluativas acordes a las actividades del Ministerio; colaborando con la presentacin de los informes respectivos y brindando recomendaciones que permitan adoptar los cambios y fijar polticas relacionadas con la salud de los funcionarios. -Resolver consultas que le presentan sus superiores, compaeros, Comisin de Salud Ocupacional y pblico en general relacionadas con las tareas que se le han designado, las cuales estn dirigidas a la temtica de la salud ocupacional Institucional, a travs de la preparacin de estudios solicitados por la jefatura; elaboracin de informes con las correspondientes recomendaciones; asistiendo a reuniones con otros profesionales, en las que se discuten y se analiza el tema de la salud integral de los colaboradores de la Institucin, con el propsito de que se tomen decisiones adecuadas y ajustadas a la normativa que regula la salud de los trabajadores y visitantes del Ministerio. -Colaborar con otros profesionales, siguiendo las respectivas instrucciones, en la realizacin de investigaciones de los accidentes que ocurran a los funcionarios del Ministerio, realizando inspecciones en el sitio del siniestro; recopilando informacin sobre los hechos presentados; analizando diferentes situaciones, con la finalidad de detectar el origen de los mismos, y de ser necesario propiciar cambios de conductas y comportamientos y/o mejorar las condiciones de las reas de trabajo. -Llevar y mantener actualizadas las estadsticas relacionadas con la siniestralidad laboral del Ministerio, a travs de la incorporacin de datos en las bases de datos y los registros respectivos, con la finalidad de suministrar de informacin referente a la salud ocupacional, a las autoridades del Ministerio para la toma de decisiones en esa temtica.

-Asistir, por indicacin de sus superiores jerrquicos, a las diferentes comisiones, comits, grupos de trabajo, seminarios, talleres, en donde se coordinan acciones conjuntas para mejorar los procedimientos de trabajo; as como la seguridad y la salud ocupacional en la Institucin. -Participar en la preparacin de campaas de seguridad y salud ocupacional; as como programas de sensibilizacin, mediante charlas, reuniones, conferencias, talleres y otras actividades similares, con el propsito de que los funcionarios se mantengan adecuadamente informados y se disminuya el riesgo de accidentes. -Contribuir en la ejecucin de labores profesionales variadas relacionadas con los distintos procesos de la administracin de los recursos humanos, mediante la elaboracin de investigaciones y su aporte profesional, con el propsito de coadyuvar con el equipo de trabajo del Departamento en el alcance de los objetivos fijados a ste. -Llevar a cabo el programa de Salud Ocupacional, segn instrucciones de sus superiores, mediante exposiciones, charlas, boletines, asesoras para mejorar la calidad de vida del trabajador, con el objetivo de prevenir los accidentes y enfermedades laborales.

-Cumplir, en la realizacin de su trabajo, con las leyes y disposiciones en materia de seguridad e higiene y condiciones del ambiente, con el propsito de actuar a derecho.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 32

-Apoyar a las diferentes dependencias del Ministerio, en estudios, investigaciones y otras actividades similares, ya sea como contraparte o como integrante en el proceso de desarrollo, a partir de la aplicacin del mtodo cientfico, con el propsito de colaborar en el logro de los objetivos Institucionales. -Ejecutar otras actividades propias de los procesos en que interviene.


1 CARGO: PROFESIONAL EN SALUD OCUPACIONAL RESPONSABILIDAD:

Coadyuvar al desarrollo de acciones que fomenten el bienestar del trabajador, a partir de su participacin en la elaboracin de proyectos de investigacin en las diferentes reas de la salud ocupacional, dirigidas a preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los colaboradores del Ministerio, con el fin de evitar accidentes y enfermedades dentro del mbito laboral en el cual se desempean. Adems, deber aportar su criterio y razonamiento para resolver las diversas situaciones que demanda en ese proceso, dado sus conocimientos acadmicos en esta materia y con brindar su aporte, lo cual incidir considerablemente, en la cantidad, precisin y calidad del resultado del trabajo.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 33

SERVICIOS GENERALES TESORERIA

CONTABILIDAD

TRANSFERENCIAS

ADM. REC. INFORMACION

PROVEEDURIA

GESTION DEL

CAPITAL

HUMANO

PRESUPUESTO

DIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA:

-Organizac. Del Trabajo

-Dotacin de Rec. Hum.

-Servicios del Rec. Hum.

-Capacitacn y Desarrollo

-Servicios de Biestar Social

-Base de Datos

-Sist. De Inf.

-Infraestructura, Telecom. Y Soporte

Tcnico

-Proyectos y Gest. Adm.

-Seg. Inf. Y Gestin de Calidad y

Riesgo

MINISTRO

VICEMINISTRO

DIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA

DIRECCION FINANCIERA

TECNOLOGIAS DE

INFORMACION Y

COMUNICACIONES



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 34

Departamento de Servicios Generales


El presente instrumento tcnico tiene como finalidad recopilar y documentar informacin de las actividades o tareas, as como de la responsabilidad que se lleva a cabo en las diferentes estructuras organizativas que conforman el Ministerio. Lo anterior, en cumplimiento con lo ordenado por la Contralora General de la Repblica en el Informe N DFOE-EC-IF-01-2012 del 3 de mayo del ao en curso, denominado Informe de Auditorias de Carcter Especial en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) sobre la Ejecucin Presupuestaria del Ejercicio Econmico 2011 I. DATOS GENERALES:


B) Direccin: Direccin General Administrativa

C) Departamento: Departamento de Servicios Generales

D) Ncleo o Unidad:

E) El Departamento de Servicios Generales, est compuesto por los siguientes cargos:

-Jefatura

-Secretaria

II. OBJETIVO GENERAL: Describa el objetivo general de la unidad administrativa de la cual se est brindando la informacin:

F) Brindar y garantizar, con recursos internos o externos, una prestacin de servicios de informacin al usuario, mensajera, mantenimiento y transporte que satisfaga las necesidades institucionales.


1 CARGO: Jefatura

FUNCIONES: -Planear, dirigir, organizar, coordinar, supervisar y controlar las actividades administrativas y sustantivas que se desarrollan en el Departamento, con el fin de consolidar y encauzar los esfuerzos en procura de la consecucin de los objetivos operativos y estratgicos departamentales, que se derivan de la planeacin institucional.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 35

-Dirigir, supervisar y evaluar la implementacin de sistemas de trabajo, mtodos y procedimientos de trabajo, sistemas de control para la realizacin de las actividades y solucin de problemas diversos, con el objetivo de procurar un mximo aprovechamiento de los recursos, una adecuada administracin de los bienes del Estado y una mejor gestin de la prestacin de servicios. -Emitir lineamientos, planes y programas de trabajo a ejecutar por el Departamento y evaluar sus resultados, recomendando los cambios o ajustes necesarios, para el logro de los objetivos establecidos a nivel operativo y estratgico, para procurar un mximo aprovechamiento de los recursos, una adecuada administracin de los bienes del Estado y una mejor gestin de la prestacin de servicios.

-Asignar, orientar y supervisar las labores encomendadas a sus colaboradores, velando porque las mismas se desarrollen en apego a las normas tcnicas y jurdicas vigentes aplicables, con el propsito de procurar una gestin y desempeo departamental, en apego al principio de legalidad y a las normas tcnicas aplicables.

-Coordinar las actividades y funciones Departamentales con las otras unidades administrativas de la institucin o bien con otras instituciones pblicas o privadas, con el fin de consolidar y encauzar los esfuerzos, en procura de la consecucin de los objetivos operativos y estratgicos departamentales que se derivan de la planeacin institucional. -Motivar a sus colaboradores para la implementacin de sistemas de control interno, con el objetivo de disminuir el riesgo de que se cometan errores o deficiencias que atenten contra los objetivos organizacionales y de servicio a los usuarios y se cumpla con la normativa legal aplicable. -Organizar, coordinar y supervisar la preparacin de material divulgativo, reportes e informes administrativos o tcnicos sobre las actividades que se realizan en el Departamento, para satisfacer las necesidades de informacin de los usuarios internos y externos, as como de la Administracin Superior. -Fungir como fiscalizador y administrador de los contratos administrativos que le asigne la Administracin Superior conforme a su competencia, en procura de un mximo aprovechamiento de los recursos a travs de una ejecucin contractual eficaz y eficiente, todo ello en apego al principio de legalidad y a las normas tcnicas aplicables. -Avalar el trmite y las facturas recibidas conforme por los Coordinadores con motivo de la compra de bienes o servicios, tales como: cajas chicas, combustibles y facturas de contratos marco o cualquier otra relacionada, que sean de competencia del Departamento de Servicios Generales, con el fin de gestionar el pago respectivo. -Redactar y/o revisar y firmar informes, proyectos, instructivos, manuales, memorandos, circulares y otros instrumentos tcnicos o similares que surgen como consecuencia de las actividades y tareas que realizan en el Departamento, con el propsito de procurar una gestin y desempeo departamental en apego al principio de legalidad y a las normativas administrativas y tcnicas aplicables, con el fin de que los servicios se brinden oportunamente a los usuarios. -Proponer y justificar, ante la Administracin Superior, los proyectos de contratacin administrativa que le asigne la misma, con el fin de satisfacer las necesidades institucionales en materia de contratacin administrativa, tales como servicios de mantenimiento, obras, servicios generales, custodia de activos y otros. -Fungir como representante, en materia de servicios de apoyo administrativo institucional, tales como: servicios generales, mantenimiento, mensajera, transporte y otros, para dar soporte en materia de servicios a las dems unidades administrativas, con el objetivo de facilitar el logro de las metas y objetivos institucionales. -Procurar el desarrollo laboral de sus colaboradores, para mejorar su desempeo laboral y, por ende, el cumplimiento de los objetivos departamentales y organizacionales. -Asistir a reuniones con la jerarqua institucional, la Direccin General Administrativa, otras Direcciones o Unidades Administrativas o con sus colaboradores, con el propsito de coordinar actividades, mejorar mtodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver problemas que se presentan en el desarrollo de las labores, evaluar programas, actualizar conocimientos, definir situaciones y proponer cambios, ajustes y soluciones diversas.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 36

-Asistir a reuniones, seminarios, juntas y otras actividades similares ante organismos pblicos y privados, para consolidar y encauzar los esfuerzos, en procura de la consecucin de los objetivos operativos y estratgicos departamentales que se derivan de la planeacin institucional. -Asesorar, cuando as se le requiera, a sus superiores, colaboradores, compaeros y pblico en general, para dar soporte en materia de servicios a las dems unidades administrativas y de esta manera facilitar el logro de las metas y objetivos institucionales. -Asumir la responsabilidad por el adecuado empleo del equipo, activos y materiales que se le asignan para el cumplimiento de sus actividades y de esta manera garantizar un uso adecuado y conservacin.

2 CARGO: Secretaria

FUNCIONES:

-Atender adecuadamente a los usuarios internos y externos del Ministerio, para satisfacer sus necesidades.

-Preparar, tramitar, registrar y archivar documentos; recibir, tramitar, registrar, distribuir y archivar correspondencia; actualizar y suministrar informacin; atender al pblico y otras actividades de carcter asistencial en el mbito administrativo; para brindar apoyo a la jefatura, coordinadores, funcionarios y usuarios del Departamento. -Atender al usuario del departamento personalmente, por telfono o por vas electrnicas, con el fin de orientarlo, resolver sus consultas, suministrar documentos y la informacin que requiera. -Redactar oficios, cuando sea necesario, con el objetivo de apoyar a la Jefatura del Departamento y a la Coordinacin de la Unidad de Gestin de Servicios. -Mantener los registros y archivos, fsicos o digitales del Departamento y de la Unidad de Gestin de Servicios, debidamente ordenados y actualizados, para que se facilite su control y acceso. -Revisar y extraer informacin variada de documentos fsicos o electrnicos, para actualizar registros, expedientes o brindar informacin, con el fin de dar apoyo a la jefatura y otros colaboradores del departamento. -Llevar registros y controles de entrada y salida de documentos, mercancas y materiales, as como participar en la ejecucin de inventarios de materiales o activos, cuando sea necesario, con el objetivo de contribuir con el control de los mismos. -Mantener informado a su superior y al personal del Departamento, sobre los asuntos relevantes relativos a su campo de actividad, para facilitar la toma de decisiones.

-Realizar el trmite interno de aprobacin de cajas chicas, con el objetivo de satisfacer las necesidades institucionales.

-Tramitar, organizar, controlar y archivar la correspondencia institucional que se tramita con el contrato de Correos de Costa Rica, Servicios EMS, con el propsito de cumplir con los objetivos y metas institucionales.

-Elaborar y tramitar las requisiciones ante el Departamento de Proveedura, con el fin de contar con los insumos, materiales y equipo necesario para cumplir con los objetivos del Departamento.

-Realizar los trmites de justificacin, por ausencia del personal del Departamento, ante el Departamento de Gestin del Capital Humano, con el fin de cumplir con las disposiciones institucionales. -Asumir la responsabilidad por el adecuado empleo del equipo, activo y material que se le asignan, con el fin de cumplir con sus actividades y garantizar su uso adecuado y conservacin. -Mantener discrecin por la informacin sensible o confidencial que conozca del Departamento, para contribuir con las funciones que se realizan. -Realizar cualquier otra funcin afn al cargo, que sea requerida por la institucin.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 37


1 CARGO: Jefatura

RESPONSABILIDAD: Es el responsable de la planeacin, organizacin, direccin, coordinacin, supervisin, control y evaluacin de los procesos de trabajo que se desarrollan en el departamento; adems de ejercer supervisin y asistencia funcional sobre los Coordinadores de la Unidad de Gestin de Servicios y la Unidad de Transportes y fungir como fiscalizador y administrador de los contratos administrativos que le asigne la Administracin Superior conforme a su competencia.

2 CARGO: Secretaria

RESPONSABILIDAD: Es responsable porque los servicios, actividades y tareas que se le encomiendan, se cumplan con esmero, eficiencia, eficacia y puntualidad en aras de proporcionar apoyo a los funcionarios de la unidad.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 38


El presente instrumento tcnico tiene como finalidad recopilar y documentar informacin de las actividades o tareas, as como de la responsabilidad que se lleva a cabo en las diferentes estructuras organizativas que conforman el Ministerio. Lo anterior, en cumplimiento con lo ordenado por la Contralora General de la Repblica en el Informe N DFOE-EC-IF-01-2012 del 3 de mayo del ao en curso, denominado Informe de Auditorias de Carcter Especial en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) sobre la Ejecucin Presupuestaria del Ejercicio Econmico 2011. I. DATOS GENERALES:


B) Direccin: Direccin General Administrativa

C) Departamento: Departamento de Servicios Generales

D) Ncleo o Unidad: Unidad de Gestin de Servicios

E) La Unidad de Gestin de Servicios, del Departamento de Servicios Generales, est compuesta por los siguiente cargos:

-Coordinador (a) de la Unidad.

-Tcnico Especializado de Mantenimiento.

-Mensajero.

-Operador de Central Telefnica.

-Operador de Equipo Mvil.


F) Brindar servicios de calidad, eficaz y eficientemente, que permitan mantener y mejorar las condiciones laborales de los funcionarios, de atencin de los usuarios de la institucin, as como conservar los activos institucionales.




CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

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1 CARGO: Coordinador (a) de la Unidad

FUNCIONES: -Planificar, organizar, dirigir, supervisar y controlar las diferentes actividades y procesos, competencia de la Unidad de Gestin de Servicios, con el fin de verificar y garantizar el cumplimiento de lo establecido en los contratos suscritos.

-Disear, dirigir, supervisar y ejecutar proyectos, estudios, registros y asesoras referentes a las contrataciones, con el objetivo de que se realicen en forma idnea. -Mantener controles sobre los diferentes trabajos y procesos asignados de conformidad con la Ley y las Normas Generales de Control Interno, para velar por el cumplimiento de los mismos en los plazos establecidos. -Velar por que el personal a su cargo aplique las normas disciplinarias establecidas, a efecto de cumplir con las polticas, reglamentos y directrices institucionales. -Atender adecuadamente los usuarios internos y externos del Ministerio, para satisfacer sus necesidades.

-Coordinar con los departamentos e instituciones que intervienen directa o indirectamente con el Departamento, con el propsito de procurar un mejor desempeo del personal, delimitar responsabilidades, llevar a cabo los objetivos planteados y brindar servicios de calidad en forma constante. -Coordinar equipos de trabajo, con el fin de atender oportunamente todas las solicitudes de servicio originadas en la institucin, a fin de garantizar una eficaz y eficiente ejecucin presupuestaria, as como el apoyo logstico a las dems unidades sustantivas del Ministerio, en aras de alcanzar los objetivos institucionales.

-Asistir a reuniones con superiores y dems funcionarios, a efecto de proponer soluciones a problemas, coordinar actividades, tomar decisiones, mejorar mtodos y procedimientos actuales. -Elaborar, revisar, corregir y firmar informes, manuales, memorandos, circulares, oficios y otros documentos similares, que surjan a consecuencia de las actividades que se realizan, con el objetivo de garantizar una eficaz y eficiente gestin administrativa.

-Participar y proporcionar soporte administrativo a la jefatura del departamento, en la formulacin de polticas, planes y normas relacionadas con el rea de actividad, para asistir y reforzar las gestiones administrativas, as como implementar mejoras o resolver problemas diversos y garantizar un adecuado desarrollo profesional y tcnico del personal.

-Elaborar el Plan Operativo Anual y el Plan Estratgico del Departamento, con el objetivo de establecer las funciones a realizar.

-Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presenten sus superiores, personal a cargo, compaeros y pblico en general, en asuntos de mantenimiento, reparaciones y dems servicios que ofrece el Departamento, para brindar el servicio requerido, dar asesora y la orientacin correspondiente.

-Apoyar a las diferentes dependencias del Ministerio en estudios, investigaciones, contrataciones y otras actividades similares, con el propsito de colaborar en el logro de los objetivos institucionales.

-Recibir conforme las facturas por compra de bienes o servicios, tales como: cajas chicas y facturas de contratos marco o cualquier otra relacionada, que sean de competencia del Unidad de Gestin de Servicios, con el fin de gestionar el pago respectivo.

-Iniciar las gestiones administrativas pertinentes para la ejecucin de las contrataciones administrativas responsabilidad de su unidad, con el propsito de garantizar una eficaz y eficiente ejecucin presupuestaria.

-Establecer las especificaciones tcnicas para la gestin de contrataciones que le competen a su unidad, de acuerdo con los lineamientos girados por sus superiores, con el objetivo de realizar la ejecucin presupuestaria.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 40

-Planificar, organizar, dirigir, supervisar y controlar el sistema de incidencias del Departamento, a efecto de atender y mejorar las condiciones laborales y de infraestructura de los usuarios internos y externos del Ministerio.

-Redactar, revisar, corregir y firmar documentos, informes tcnicos y oficios variados, as como velar por su correcto trmite, para cumplir las funciones del Departamento.

- Elaborar y tramitar cajas chicas, con el propsito de solventar las necesidades institucionales.

-Llevar el control de los contratos marco que tienen contenido presupuestario para repuestos, con el objetivo de evitar el trmite de facturas por fuera del presupuesto. -Proponer y generar contratos, para mejorar las condiciones de infraestructura del Ministerio y facilitar las labores de mantenimiento del edificio.

-Formalizar eficaz y eficientemente los procesos que lleva a cabo, de manera que no provoque atrasos, anulacin o caducidad de los mismos.

-Participar en actividades de capacitacin, para actualizar y desarrollar conocimientos tericos y prcticos propios de su campo de accin.

-Ejecutar otras actividades propias del proceso que tiene bajo su responsabilidad, que le sean asignadas por la jefatura, para dar mayor rendimiento en el puesto que desempea. -Asumir las funciones de la Jefatura en su ausencia, con el fin de dar continuidad a los procesos del Departamento. -Asumir la responsabilidad por el adecuado empleo de los activos y materiales que se le asignan, para el cumplimiento de sus actividades y de esta manera garantizar su uso adecuado y conservacin. -Realizar cualquier otra funcin administrativa que se derive de su funcin, con el propsito de cumplir con los objetivos Departamentales. -Mantener discrecin por la informacin sensible o confidencial que conozca del Departamento, para contribuir con las funciones que se realizan.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 41

2 CARGO: Tcnico Especializado de Mantenimiento

FUNCIONES: -Realizar las labores asignadas en cuanto a mantenimiento y reparacin de edificios, mobiliario de oficina y zonas verdes, con el fin de mejorar las condiciones laborales de los funcionarios del Ministerio, de atencin de los usuarios externos de la institucin y la conservacin de los activos institucionales.

-Atender adecuadamente los usuarios internos del Ministerio, para satisfacer sus necesidades.

-Realizar el traslado de mobiliario y equipo de oficina, por reubicacin de oficinas dentro del Edificio Central o entre los diferentes edificios de la institucin, con el objetivo de contribuir con los objetivos y proyectos institucionales. -Colaborar en la instalacin y desinstalacin de toldos, en diferentes actividades, con el propsito de contribuir con los objetivos y proyectos institucionales. -Coordinar con las diferentes instancias administrativas del Ministerio, para la atencin de los reportes de incidencias asignados. -Cumplir con las normas de Salud Ocupacional en la realizacin de sus funciones, con el objetivo de velar por la integridad fsica propia y de terceros. -Velar por el adecuado uso, conservacin y custodia de las herramientas, instrumentos, materiales, equipo y dems insumos que son utilizados para brindar las labores de mantenimiento, con el fin de maximizar su uso adecuado y conservacin. -Participar en actividades de capacitacin, para actualizar y desarrollar conocimientos tericos y prcticos propios de su campo de accin. -Realizar las funciones en apego a la normativa institucional, para cumplir con el principio de legalidad.

-Realizar cualquier otra funcin afn al cargo, que sea requerida por la institucin. -Mantener discrecin por la informacin sensible o confidencial que conozca del Departamento, para contribuir con las funciones que se realizan.

3 CARGO: Mensajero (a)

FUNCIONES: -Atender adecuadamente a los usuarios internos y externos del Ministerio, para satisfacer sus necesidades.

-Retirar y entregar la correspondencia externa del Despacho del Ministro, con el fin de contribuir con el logro de los objetivos institucionales.

-Retirar la correspondencia interna del Ministerio, en las oficinas del Departamento de Servicios Generales, y entregarla en las oficinas respectivas del Ministerio, con el objetivo de contribuir con el logro de los objetivos departamentales e institucionales. -Realizar los depsitos en las entidades bancarias respectivas, a efecto de colaborar con la Direccin Financiera. -Entregar la correspondencia externa que se tramita por Correos de Costa Rica, en la modalidad de porte pago, en las oficinas de Correos de Costa Rica de Calle Blancos, para contribuir con el logro de los objetivos departamentales e institucionales. -Retirar la correspondencia del Ministerio que llega al apartado postal y entregarla a los destinatarios, a fin de apoyar el logro de los objetivos departamentales e institucionales.



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 42

-Entregar y retirar las solicitudes de medicamentos de la Unidad Mdica, con el objetivo de contribuir con las labores realizadas por dicha Unidad. -Realizar las funciones en apego a la normativa institucional, con el propsito de cumplir con el principio de legalidad. -Participar en actividades de capacitacin, para actualizar y desarrollar conocimientos tericos y prcticos propios de su campo de accin. -Asumir la responsabilidad por el adecuado empleo de los activos y materiales que se le asignan, para el cumplimiento de sus actividades y de esta manera garantizar su uso adecuado y conservacin. -Mantener discrecin por la informacin sensible o confidencial que conozca del Departamento, para contribuir con las funciones que se realizan.

-Realizar cualquier otra funcin afn al cargo, que sea requerida por la institucin.

4 CARGO: Operador (a) de Central telefnica

FUNCIONES: -Atender adecuadamente los usuarios internos y externos del Ministerio, para satisfacer sus necesidades.

-Atender la central telefnica del Ministerio, con el fin de direccionar las consultas de los usuarios del Ministerio, para que sean atendidas por el Departamento o Direccin competente.

-Llevar reportes de las llamadas que regresan a la central telefnica, por falta de atencin de la extensin a la cual fue traslada, cuando sea solicitado, con el fin de mejorar los servicios brindados. -Brindar apoyo en la atencin y orientacin personal, a los usuarios externos del Ministerio que se presentan en las oficinas centrales, con el objetivo de que sean atendidos por el Departamento o Direccin competente. -Velar por el adecuado uso, conservacin y custodia del mobiliario y equipo de oficina asignado, con el propsito de maximizar su uso. -Participar en actividades de capacitacin, para actualizar y desarrollar conocimientos tericos y prcticos propios de su campo de accin.

-Realizar cualquier otra funcin afn al cargo, que sea requerida por la institucin. -Asumir la responsabilidad por el adecuado empleo de los activos y materiales que se le asignan, para el cumplimiento de sus actividades y de esta manera garantizar su uso adecuado y conservacin. -Mantener discrecin por la informacin sensible o confidencial que conozca del Departamento, para contribuir con las funciones que se realizan.

-Realizar las funciones en apego a la normativa institucional, para cumplir con el principio de legalidad.

5 CARGO: Chofer

FUNCIONES:



CODIGO: 14.4-MF

FECHA DE VIGENCIA:

Versin: 1.0

Pgina: 43

-Atender adecuadamente a los usuarios internos y externos del Ministerio, para satisfacer sus necesidades.

-Conducir y operar vehculos automotores; tales como: automviles, vehculo rural, pick-ups, microbuses, y otros vehculos livianos, con caractersticas similares, con el fin de transportar personas, equipos, mercancas y materiales diversos dentro del territorio nacional.

-Velar por el adecuado mantenimiento, limpieza y buen estado del vehculo y dems instrumentos de trabajo asignados

Manual Descriptivo de Cargos Del Mtss Setiembre 2013 (Princ.) Al 21 de Enero de 2014

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