Manual d’Usuari ACTIUS FIXOS - Universitat Autònoma de ... · Manual d’Usuari ACTIUS FIXOS ......
90
SISTEMA DE GESTIÓ ECONÒMICA I FINANCERA DE LA UNIVERSITAT AUTÒNOMA DE BARCELONA. (SUMMA) Manual d’Usuari ACTIUS FIXOS Octubre 2012
Transcript of Manual d’Usuari ACTIUS FIXOS - Universitat Autònoma de ... · Manual d’Usuari ACTIUS FIXOS ......
SISTEMA DE GESTIÓ ECONÒMICA I FINANCERA DE LA
UNIVERSITAT AUTÒNOMA DE BARCELONA.
(SUMMA)
Manual d’Usuari
ACTIUS FIXOS
Octubre 2012
1
Gestió d’Actius
TAULA DE CONTINGUTS
1 . GESTIÓ DE FITXES ....................................................................................... 3
1.1 CREAR FITXA D’ACTIU ......................................................................................... 3
1.1.a Pantalla Accés: .......................................................................................... 6
1.1.b Pantalla Dades Generals ........................................................................... 8
1.1.c Pantalla Dependent del Temps .................................................................10
1.1.d Pantalla Assignacions ...............................................................................12
1.1.e Pantalla Origen .........................................................................................14
1.1.f Pantalla Assegurança ...............................................................................15
1.1.g Pantalla Impost sobre patrimoni ................................................................16
1.1.h Pantalla Leasing .......................................................................................18
1.1.i Pantalla Valoració .....................................................................................19
1.2 CREAR SUBNÚMERO FITXA D’ACTIU ................................................................ 20
1.3 MODIFICAR FITXA D’ACTIU ............................................................................... 22
1.4 VISUALITZAR FITXA D’ACTIU .............................................................................. 28
1.4.a Dades mestres .........................................................................................29
1.4.b Valors d’actius fixos ..................................................................................30
1.5 BLOQUEJAR FITXA D’ACTIU .............................................................................. 38
1.6 ESBORRAR FITXA D’ACTIU ................................................................................. 41
2 . FITXA D’ACTIU (COMPLERTA) ................................................................... 44
2.1 DADES MESTRES ................................................................................................. 44
2.1.a Dades mínimes obligatòries per a fer l’alta de l’actiu ...............................44
2.1.b Dades necessàries per a completar (finalitzar) l’alta de l’actiu ..................45
2
Gestió d’Actius
2.1.c Dades opcionals a omplir en funció de la classe de l’actiu ........................46
2.1.d Exemple ...................................................................................................46
2.2 VALORS D’ACTIUS FIXOS ................................................................................... 49
3 . TRASLLAT D’ACTIUS.................................................................................. 52
3.1 Definició i ús del trasllat descentralitzat ......................................................... 52
3.2 Registre d’un trasllat d’actiu descentralitzat ................................................ 53
3.2.a Pantalla Dades de Moviment ....................................................................53
3.2.b Pantalla Dades Addicionals ......................................................................56
3.2.c Pantalla Dades Trasllat Parcial .................................................................57
3.2.d Pantalla Nota ............................................................................................58
3.3 Exemple de trasllat d’actius ............................................................................ 60
3.3.a Visualització dades ( mestres i econòmiques):................................60
3.3.b Procediment a seguir: ...............................................................................61
3.4 Trasllat massiu per compres centralitzades ................................................... 68
4 . BAIXES D’ACTIUS ....................................................................................... 69
4.1 Procediment per a realitzar la baixa d’un Actiu fix ..................................... 69
4.1.a Assignar el motiu de la baixa ....................................................................69
5 . SORTIDES D’INFORMACIÓ D’ACTIUS FIXOS ........................................... 71
5.1 Sortida d’informació d’actius fixos descentralitzada .................................. 71
5.2 Llistat d’altes d’actius fixos ............................................................................... 85
5.3 Llistat d’ubicacions ........................................................................................... 87
3
Gestió d’Actius
1. GESTIÓ DE FITXES
1.1 CREAR FITXA D’ACTIU
Objectiu: Crear els registres mestres de les fitxes d’actius.
Descripció del procediment:
MENÚ USUARI
Menú Actius Fixos → Gestió descentralitzada → Crear fitxa d’actiu
Transacció: AS01 - Crear fitxa actiu fix
Mitjançant aquesta funció, únicament, es creen els registres mestres de l’immobilitzat sense valor , posteriorment mitjançant la comptabilització de la factura (“O logística o Pressupostària”) s’actualitzarà el seu valor d’adquisició o compra.
El codi del registre mestre de l’actiu fix és d’assignació interna, i el denominem número d’Actiu.
Per fer l’alta d’un immobilitzat es poden seguir dos camins:
1. Crear l’actiu amb referència a la classe d’actiu a la que pertany: s’introdueix la classe d’immobilitzat en el camp “Classe d’Actius Fixos” amb la qual cosa es transfereixen al registre mestre els valors establerts per defecte en la classe d’Actiu Fix.
2. Crear l’actiu amb referència a altre núm. d’actiu fix: S’introdueix el codi d’immobilitzat de referència en el camp “Actiu Fix” amb la qual cosa es copien els valors de l’actiu de referència. Tots els valors que pren l’actiu nou són valors modificables.
4
Gestió d’Actius
A la primera pantalla s’ha d’introduir les dades bàsiques de l’actiu que es vol crear. És a dir, la classe d’actiu, la societat a la que pertany i, si es considera oportú, l’actiu que es vol utilitzar com a model per a la creació del nou actiu.
Si optem pel cas 1) Crear actiu amb referència a la classe d’actiu.
5
Gestió d’Actius
En aquest cas, els camps que apareixeran omplerts correspondran als que per defecte informa la classe d’actiu.
Si optem pel cas 2) Crear l’actiu amb referència a altre actius
En aquest cas, l’actiu es crea com a còpia del model del que agafarà, per defecte, tots els camps.
Tan en un cas com en l’altre, el fet de que apareguin camps omplerts no vol dir que el contingut dels mateixos siguin definitius. Especialment s’han d’esborrar el número d’inventari i la data de capitalització.
6
Gestió d’Actius
1.1.a Pantalla Accés:
Els camps d’aquesta primera pantalla seran:
Concepte Descripció Obligatori
Classe d’Actius Fixos És el criteri de classificació principal dels actius fixos.
Indica quin tipus d’actiu fix es pot crear (edificis, equips de procés d’informació, mobiliari,…). El fet d’escollir una classe d’actiu fix o una altra determinarà:
El compte associat de major amb el qual va a treballar l’actiu fix.
La codificació de l’actiu fix.
Els camps que figuraran al crear un actiu fix.
El mètode d’amortització.
En funció de la classe es pot especificar determinats valors proposats, tant per a el càlcul de l’amortització com per a la resta de camps informatius del registre mestre, és a dir, tots els actius d’una mateixa classe utilitzen el mateix compte de major, apareixen els mateixos camps a la creació del mestre i tenen assignat el mateix rang de numeració.
Societat Es posa el nom de la societat amb la qual es treballa = UAB
Quantitat A.F. iguals Es poden crear vàries fitxes iguals amb denominació i codi d’inventari diferent.
Actiu Fix Número d’actiu fix que s’ha d’utilitzar com a referència per a crear un actiu nou.
Núm. intern automàtic
Post-capitalizació Flag que serveix per quan es crea un actiu que pertany a l’exercici anterior. Posteriorment a la fitxa s’haurà d’indicar la data d’alta que sempre serà de l’exercici anterior. No s’ha d’utilitzar de forma descentralitzada
7
Gestió d’Actius
Les classes d’actius que hi ha en el sistema són les següents:
Classe d'actiu Descripció
UAB01 Audiovisuals
UAB02 Instal·lacions
UAB03 Equipament científic
UAB04 Utillatge
UAB05 Equips d'oficina
UAB06 Mobiliari
UAB07 Equips processos d'informació
UAB08 Elements de transport
UAB09 Altre Immobilitzat Material
UAB13 Fons bibliogràfic
UAB14 Terrenys no edificat
UAB15 Terrenys edificat
UAB16 Terrenys rebut en cessió
UAB17 Construccions
UAB18 Construccions rebudes en cessió
UAB19 Construccions en curs
UAB20 Urbanització
UAB21 Instal·lacions edificis
UAB22 Despeses I+D
UAB23 Propietat Industrial
UAB24 Aplicacions Informàtiques
UAB25 Leasing
UAB26 Inversions gestionades
UAB27 Altre immobilitzat material en curs
8
Gestió d’Actius
1.1.b Pantalla Dades Generals
En aquesta pantalla s’introduiran les dades de la fitxa de l’actiu fix que serveixin per a identificar-lo:
9
Gestió d’Actius
Concepte Descripció Obligatori
Actiu Fix Codi de l’element principal. Aquest codi s’assigna internament junt amb el sub-número.
Denominació Es un camp que serveix per a identificar l’actiu.
Text nº pral A.F. Text comú a l’actiu principal i als sub-números que creats.
Determ. Comptes Grup de compte associat a l’actiu que està determinat per la classe d’actiu.
Número de sèrie Camp on s’emmagatzema el número de sèrie del fabricant de l’immobilitzat ( sortirà depenen de la classe d’actiu)
Número de inventari Número d’etiqueta d’inventari (valida la seva coherència)
Últim inventari el Última data d’inventari
Nota inventari Dades addicionals d’inventari
Incloure Actiu Fix a llista d’inventari
Aquest camp mostra si l’actiu correspon a un bé inventariable, és a dir, que està sota el control d’inventari.
S’ha de modificar de forma centralitzada. Les classes d’actius que estan sota aquest control són:
10
Gestió d’Actius
Concepte Descripció Obligatori
Capitalitzat el En aquest camp, el sistema emmagatzema la data de referència o la data de comptabilització que porta a la capitalització de l’actiu. Aquest camp s’omple automàticament.
Alta original el Aquest camp l’omple automàticament el sistema amb la “Data de referència” de l’alta comptable.
Desactivació el Data de baixa de l’actiu. El sistema emmagatzema en aquest camp la ”Data de referència” de la comptabilització de la baixa o trasllat d’actius. Després de desactivar un actiu, no es poden realitzar més comptabilitzacions. En el cas que existeixi un error i es vulgui fer,alguna imputació, es podria modificar manualment aquesta data en el registre mestre, però sota el vist-i-plau de l’AEiF.
Material Clau alfanumèrica que identifica el material de forma unívoca (equival a la “família” del catàleg de compres)
Grup mercaderies Clau amb la que es poden agrupar varis materials o serveis amb les mateixes propietats i un determinat grup d’articles ( equival a “l’article” del catàleg de compres)
Les dades obligatòries per a poder gravar l’actiu d’aquesta pestanya “General” és la Denominació.
1.1.c Pantalla Dependent del Temps
11
Gestió d’Actius
En aquesta pantalla s’introduirà les dades que indicarà la imputació dels costos , responsables i la ubicació d’aquest actiu fix. Són dades que es poden modificar al llarg de la vida de l’actiu.
Concepte Descripció Obligatori
Centre de Cost En aquest camp s’indicarà el lloc on es produeix la despesa de l’actiu. També s’utilitzarà per imputar les amortitzacions i la pèrdua o guany per la baixa d’actiu.
Centre costos resp. El centre de cost que sigui responsable del bé immobilitzat, però no de les seves amortitzacions.
Centre Clau que identifica un centre de forma unívoca ( sempre és UAB).
Emplaçament En aquest camp s’assigna l’immobilitzat a un emplaçament/ubicació.
Les dades obligatòries per a poder gravar l’actiu d’aquesta pestanya “Dependent temps” és el Centre de cost.
12
Gestió d’Actius
1.1.d Pantalla Assignacions
En aquesta pantalla s’introduiran dades informatives sobre l’origen de finançament (motiu d’alta) i el motiu de la baixa de l’actiu fix.
13
Gestió d’Actius
Concepte Descripció Obligatori
Motiu de Baixa Camp informatiu del motiu de baixa de l’actiu. Es pot seleccionar els següents motius:
Origen Finançament Camp informatiu del motiu d’alta de l’actiu. En aquest camp s’informa de l’origen de l’alta, normalment d’aquells actius que s’han creat de la migració de SIDEC. Els motius que es poden seleccionar són els següents:
Supranúmero d'AF Supranúmero de l’immobilitzat al qual ha d’estar assignat un immobilitzat.
Mesures foment inv. Relació de la subvenció de l’actiu. Aquest camp s’omple de forma centralitzada, i no es pot modificar.
14
Gestió d’Actius
1.1.e Pantalla Origen
En aquesta pantalla s’introduiran totes aquelles dades relacionades amb l’origen de l’actiu fix i el contingut d’aquests camps serà de caràcter informatiu.
Concepte Descripció Obligatori
Proveïdor Identifica el proveïdor de la compra de l’actiu. SUMMA actualitzarà el registre mestre amb el proveïdor de la primera compra.
AF comprat nou Identifica si l’immobilitzat s’ha comprat de primera mà en el moment de l’adquisició.
Comprat segona mà Identifica si l’immobilitzat s’ha comprat de segona mà.
Fabricant S’emmagatzema en aquest camp el nom del fabricant de l’immobilitzat
15
Gestió d’Actius
Concepte Descripció Obligatori
Alta el S’emmagatzema la data de la capitalització de l’immobilitzat original corresponent als immobilitzats traslladats.
País Origen S’emmagatzema el país en el qual s’ha adquirit l’immobilitzat.
Tipus de denominació En aquest camp s’emmagatzema una denominació del tipus de bé econòmic per l’immobilitzat.
Any adquisició origen Exercici en el que s’ha adquirit originàriament l’immobilitzat (abans de la transferència d’immobilitzats).
Valor original Valor d’adquisició de l’immobilitzat abans de la transferència ( en els actius migrats es posa el valor de compra del SIDEC)
Element PEP S’indicarà un element PEP en aquest camp si es vol que el sistema comptabilitzi estadísticament els moviments d’aquest immobilitzat en aquest element PEP.
1.1.f Pantalla Assegurança
En aquesta pantalla s’introduiran totes aquelles dades relacionades amb l’assegurança de l’actiu fix i el contingut d’aquests camps serà de caràcter informatiu.
16
Gestió d’Actius
Concepte Descripció Obligatori
Núm.contracte En aquest camp s’emmagatzema el número de la pòlissa de l’assegurança d’un immobilitzat.
Comentari En aquest camp s’emmagatzema un text addicional referent a les dades de l’assegurança de l’immobilitzat.
S’utilitza exclusivament per fins informatius
Inici Data a partir de la qual està assegurat l’immobilitzat (data de la pòlissa de l’assegurança)
Tarifa En aquest camp s’emmagatzema la tarifa de l’assegurança en el registre mestre d’immobilitzat.
1.1.g Pantalla Impost sobre patrimoni
En aquesta pantalla s’introduirà l’indicador de propietat i les dades tècniques per aquells actius que necessitin informar-les. La Universitat solament incorpora aquesta pestanya en els terrenys, per tant, aquesta informació s’omple de forma centralitzada.
17
Gestió d’Actius
Concepte Descripció Obligatori
Hisenda S’emmagatzema la Delegació d’Hisenda a la que pertany el terreny.
NIF cartilla S’emmagatzema el Número d’Identificació Fiscal de la cartilla avaluadora.
Cart.aval. S’emmagatzema la data de la última cartilla avaluadora.
Municipi S’emmagatzema el municipi al que pertany el terreny.
Registre prop.de S’emmagatzema la informació sobre el registre de la propietat en el que està inscrit el terreny.
Volum/Full/NúmConsec Aquí s’emmagatzema el volum, el full,i el número actual, del registre de la propietat.
CartParc/unitat En aquest camp, es pot emmagatzemar el número de cartilla parcel·lària del terreny.
Inscripció_de En aquest camp, es pot emmagatzemar la data de la inscripció en el registre de la propietat.
Cessió Propietat En aquest camp, s’emmagatzema la data de la cessió del terreny.
Superfície En aquest camp, es pot emmagatzemar la superfície del terreny.
18
Gestió d’Actius
1.1.h Pantalla Leasing
En aquesta pantalla s’indiquen les dades que fan referència a actius en Leasing. Aquesta pestanya tan sols apareixerà en el cas de que la classe d’actiu sigui de Leasing, la resta d’actius no pertanyents a aquesta classe de Leasing no la tindran. Aquesta informació també s’introdueix de forma centralitzada.
Concepte Descripció Obligatori
Classe Classe de leasing.
Valor base nou En aquest camp s’emmagatzema el preu de mercat de l’immobilitzat en el leasing.
Preu de compra Preu de compra del bé al final del leasing
Nro de pagaments leasing Total de pagaments durant tota la vida del contracte
Import de pagament Quota de leasing (Pagaments periòdics)
Pagament anticipat Es marca aquest camp si els pagaments a l’arrendador han d’efectuar-se per endavant.
19
Gestió d’Actius
1.1.i Pantalla Valoració
En aquesta pantalla s’ompliran les dades relacionades amb l’amortització de l’actiu (clau d’amortització, vida útil, data d’inici de l’amortització.).
La classe d’actiu determina la clau i la vida útil, mentre que la data s’omple automàticament amb la primera compra.
Aquestes dades les proposarà el sistema segons la classe d’actiu a la que pertany, i es farà el manteniment de forma centralitzada.
20
Gestió d’Actius
1.2 CREAR SUBNÚMERO FITXA D’ACTIU
Objectiu: Crear els registres mestres dels subnúmeros d’actius fixos, és a dir, una quantitat d’actius fixos associats al mateix actiu principal.
Descripció del procediment:
MENÚ USUARI
Menú Actius Fixos → Gestió descentralitzada → Crear Subnúmero
Transacció: AS11
Aquesta funció possibilita la creació de varis actius fixos del mateix tipus. En un principi, aquests actius del mateix tipus es distingeixen a través del número principal i els seus subnúmeros. Al gravar es pot determinar la descripció i el número d’inventari de cadascun dels registres.
21
Gestió d’Actius
Per fer l’alta d’un subnúmero d’un actiu fix ja creat amb anterioritat, en aquesta primera pantalla s’ha d’introduir l’actiu fix del qual es vol crear el subnúmero, la societat a la que pertany i la quantitat de subnúmeros que es volen crear. Posteriorment, es selecciona
, INTRO o i s’accedirà a les pantalles que té la fitxa de l’actiu fix, del qual es vol crear subnúmeros. En aquest moment es podran realitzar els canvis necessaris en tots aquells camps que siguin modificables.
Nota: No es recomana crear subnúmeros de forma descentralitzada, ja que el sistema detecta que tot és un bloc, i per tant, sempre s’haurà de fer la baixa de forma conjunta (número principal i subnúmeros associats)
22
Gestió d’Actius
1.3 MODIFICAR FITXA D’ACTIU
Objectiu: Modificar els registres mestres de les fitxes d’actius.
Descripció del procediment:
MENÚ USUARI
Menú Actius Fixos → Gestió descentralitzada → Modificar fitxa d’actiu
Transacció: AS02/ Z50_AS02_UAB
Mitjançant aquesta funció, es poden modificar les dades mestres inicials de l’actiu fix .
Tal i com es pot observar en la primera pantalla, el sistema demana el número de l’actiu , el sub-número i la Societat a la que pertany l’actiu que es pretén modificar. A partir d’aquí, les pantalles que mostra el sistema seran les mateixes que les analitzades en l’alta de l’actiu, i es podrà modificar o acabar d’emplenar les dades necessàries del seu mestre.
Són modificables aquells camps que tenen el fons blanc. Es faran les modificacions necessàries passant per cadascuna de les pestanyes que es consideren adients. Finalment es grava l’actiu per tal que es guardin les modificacions.
23
Gestió d’Actius
Nota: els següents camps no s’han de modificar, ja que el seu manteniment es realitzarà automàticament pel sistema o per l’Àrea d’Economia i Finances.
Data de capitalització
Data de desactivació
Incloure AF a llistat d’inventari
Mesures de foment de la inversió
Dades de l’amortització del bé ( pestanya de valoració)
Mitjançant l’opció: EntornDocuments de modificació, de la barra d’eines, el sistema permet visualitzar els canvis realitzats en alguns camps. Per exemple, amb quina data s’ha modificat el camp, el valor antic i el nou, o per quin usuari s’ha realitzat la modificació.
24
Gestió d’Actius
25
Gestió d’Actius
També existeix una opció addicional en la pestanya de dades dependents del temps, on es pot guardar les dates en les quals s’han realitzat les modificacions dels camps centre de cost o ubicació.
Per exemple, la següent fitxa està ubicada originàriament en l’emplaçament R/135 com es mostra a continuació:
26
Gestió d’Actius
En aquest exemple, es modifica l’emplaçament R/135 per R/136 ”
El sistema mostra la següent pantalla:
27
Gestió d’Actius
I a continuació es selecciona “Afegir interval”. En aquesta pantalla s’ha d’omplir amb la data en la que es modifica la ubicació.
Al prémer el sistema proposa la modificació:
Finalment es guarda.
28
Gestió d’Actius
1.4 VISUALITZAR FITXA D’ACTIU
Objectiu: Visualitzar els registres mestres de les fitxes d’actius.
Descripció del procediment:
MENÚ USUARI
Menú Actius Fixos → Gestió descentralitzada → Visualitzar fitxa d’actiu
Transacció: AS03/ Z50_AS03_UAB
Mitjançant aquesta operació es pot visualitzar les dades mestres d’un actiu però no es podran modificar.
A més, es pot veure els valors comptabilitzats i planificats així com els diferents moviments relacionats amb ells.
29
Gestió d’Actius
1.4.a Dades mestres
Des de la primera pantalla es pot accedir a visualitzar les dades mestres de l’actiu mitjançant el botó “Dades mestres” i apareixerà la següent pantalla:
30
Gestió d’Actius
1.4.b Valors d’actius fixos
Des de la primera pantalla es pot accedir a visualitzar les dades econòmiques de l’actiu mitjançant “Valors d’actius fixos” i apareixerà la següent pantalla:
En aquesta pantalla es visualitza els valors, tan planificats per l’exercici com els ja comptabilitzats, així com els moviments que s’han realitzat sobre l’actiu. També es pot obtenir informació dels imports d’amortització anuals, trimestrals, i la vida útil de l’actiu. D’aquesta forma, si es pressiona dos cops sobre la línea que indica el moviment realitzat, es pot veure el document financer corresponent al moviment marcat.
31
Gestió d’Actius
1.4.b.i.1 Pestanya: Valors planificats
En aquesta pantalla es visualitzen els següents camps:
a) Val. Planificats Àrea comptable:
Moviment Inventari: indica el moviment d’inventari
Valor d’adquisició: Valor del moviment (alta o increment de valor de l’actiu)
Amortització normal: Quantitat que es va a amortitzar anualment
Valor net comptable: Valor net comptable de l’actiu (Valor adquisició -amortització)
32
Gestió d’Actius
b) Moviments( documents navegables)
Data ref: Data a partir de la qual es calcula l’inici de l’amortització( data del
document o en exercicis tancats, la data de comptabilitat).
Import: Quantitat econòmica del moviment.
Clmov: Clau del moviment ( per exemple, 100 és una alta i 105 és una baixa).
Denominació de la classe de moviment: Denominació del moviment realitzat.
Amo. Normal moviment.: Amortització corresponent a aquest any.
Mon.: Moneda (Euro)
Si es fa doble Clic sobre el moviment, s’accedeix a l’assentament econòmic:
c) Objectes relacionats (informació navegable)
Proveïdor : indica el proveïdor de la comanda o factura
Centre de cost : indica el centre de cost associat a l’actiu
Cte major: compte financer de la classe de l’actiu
Comanda: si té una comanda associada, també sortirà la informació d’aquesta
comanda, com la data.
33
Gestió d’Actius
1.4.b.i.2 Pestanya: Valors comptabilitzats.
En aquesta pantalla es visualitza:
a) Val. Comptables Am. Àrea comptable:
Movim. Inventari: Indica el moviment de l’inventari.
Valor d’adquisició: Valor del moviment.
Amortització normal: Quantitat d’amortització comptabilitzada.
Valor net comptable: Valor net comptable de l’actiu ( Valor d’adquisició –
amortització acumulada).
b) Amortitzacions prevista/comptabilitzades
34
Gestió d’Actius
Status:
- Si significa que està pendent de realitzar l’amortització, és a dir,
correspon a l’amortització prevista.
- Si significa que l’amortització ja s’ha executat, és a dir, correspon a
l’amortització comptabilitzada.
Per: Període( trimestres) en el qual es comptabilitzarà l’amortització.
AmorN: Amortització que es realitzarà trimestralment.
1.4.b.i.3 Pestanya: Comparacions
En aquesta pantalla es visualitzen els imports de l’actiu i l’amortització que s’ha
comptabilitzat o es comptabilitzarà a resultats durant cadascun dels exercicis detallats.
35
Gestió d’Actius
Es pot veure els moviments d’inventari, el valor d’adquisició, l’amortització anual i el valor
net comptable, per períodes (anys). És a dir, en aquesta pestanya es pot observar com
evoluciona l’actiu.
36
Gestió d’Actius
1.4.b.i.4 Pestanya: Paràmetres
Clau Amor.: indica el ritme de l’amortització: lineal, manual, etc.
Vida útil: Vida útil de l’actiu.
Vida útil vençuda: Vida útil transcorreguda.
Vida útil rest.: Vida útil que resta pendent.
Aquest camp indica quan comença l’amortització.
37
Gestió d’Actius
Si es modifica l’any, es pot veure com canvia la pantalla:
Vida Útil vençuda: La vida útil de l’actiu ha transcorregut en 1 any i 6 mesos
Vida útil restant.: A l’actiu li queda 8 anys i 6 mesos de vida útil.
38
Gestió d’Actius
1.5 BLOQUEJAR FITXA D’ACTIU
Objectiu: Bloquejar l’actiu fix per tal de que no es pugui realitzar l’alta de l’actiu fix.
Descripció del procediment:
MENÚ USUARI
Menú Actius Fixos → Gestió descentralitzada → Bloquejar fitxa d’actiu
Transacció: AS05/ Z50_AS05_UAB - Bloquejar
Mitjançant aquesta operació es pot bloquejar la fitxa de l’actiu fix per tal de que no es pugui capitalitzar ( adquirir valor) i per tant no poder fer alta de l’actiu
Aquesta opció es podria utilitzar en el cas, per exemple, que no interessi realitzar cap moviment contra aquest actiu fins que no es comprovi que funciona correctament.
A l’executar la transacció de bloquejar un Actiu Fix apareixerà la pantalla següent.
39
Gestió d’Actius
Tal i com s’observa en la primera pantalla, el sistema demana el número d’actiu , el sub-número i la Societat a la que pertany l’actiu que es pretén bloquejar. Un cop s’han
introduït les dades en la pantalla d’accés, s’ha de prémer , INTRO o i s’accedirà a la següent pantalla.
En aquesta pantalla apareixen algunes de les dades mestres de l’actiu que es pretén bloquejar, tal i com les dades generals que es van omplir en el moment de la creació, la informació de la capitalització, i el bloqueig de l’alta.
40
Gestió d’Actius
Per tal de bloquejar l’actiu fix, s’ha de prémer el camp , i tot seguit la
icona de gravar . El sistema emetrà un missatge com aquest
, en el que informarà a l’usuari que l’actiu queda bloquejat per a la comptabilització (capitalització).
Si es desitja fer la operació contrària, desbloquejar l’actiu fix, simplement s’ha de prémer
el botó , gravar i el sistema informarà de que l’actiu ha quedat desbloquejat,
apareixerà un missatge com el següent .
41
Gestió d’Actius
1.6 ESBORRAR FITXA D’ACTIU
Objectiu: Esborrar una fitxa d’un actiu fix.
Descripció del procediment:
MENÚ USUARI
Menú Actius Fixos → Gestió descentralitzada → Suprimir fitxa d’actiu
Transacció: AS06/ Z50_AS06_UAB
Mitjançant aquesta operació es pot esborrar la fitxa d’un actiu fix. Anteriorment a aquesta execució de SUMMA, s’exigeix dos requisits:
Que el saldo de l’actiu fix a esborrar sigui 0.
Que l’actiu fix encara no s’hagi comptabilitzat (capitalitzat).
En aquesta pantalla s’ha d’introduir el codi de l’actiu fix a Esborrar, el subnúmero i la
Societat a la que pertany. A continuació, s’ha de prémer , INTRO o . El sistema passarà a la següent pantalla on apareixeran algunes de les dades mestres de l’actiu.
42
Gestió d’Actius
En aquesta pantalla s’ha de prémer el botó i gravar. El sistema emetrà el següent missatge:
S’ha de confirmar que es vol suprimir l’actiu fix i el sistema informarà que s’ha esborrat l’actiu fix amb el següent missatge:
43
Gestió d’Actius
Nota: per aquells actius que ja tenen una comanda realitzada contra ells, primer s’ha de tancar l’expedient de compra i s’ha d’esborrar l’actiu de la comanda associada.
44
Gestió d’Actius
2. FITXA D’ACTIU (COMPLERTA)
Per tal que una fitxa d’actiu es consideri que té la informació necessària per a poder realitzar un correcte control d’inventari, les fitxes d’actius dintre de l’aplicatiu SUMMA han de disposar de la correcta descripció, ubicació, assignació, valoració i estat d’aquests actius.
Aquesta informació es divideix en dos grans blocs:
2.1 DADES MESTRES
Dintre d’aquest bloc es registren totes aquelles dades mestres de la fitxa d’actiu, algunes de les quals es poden modificar durant la vida d’aquest, com pot ser la ubicació o el centre de cost responsable.
Aquestes dades mestres es poden complimentar a mesura que avança la compra de l’actiu fix.
2.1.a Dades mínimes obligatòries per a fer l’alta de l’actiu
A través d’aquest procés es creen els registres mestres d’immobilitzat , sense valor. El
codi del registre de l’actiu s’anomena número d’actiu.
Les dades obligatòries per a poder gravar l’actiu són les següents:
- Classe d’actiu ( pantalla inicial creació d’actiu)
- Denominació (pestanya dades generals)
- Centre de cost (pestanya depenen del temps)
Amb aquestes dades mínimes es pot gravar l’alta d’actiu fix. El programa facilitarà un núm. d’actiu intern.
Aquesta fitxa d’actiu serà necessària per a poder realitzar qualsevol imputació de cost relacionada. Actualment, es pot realitzar per dues vies :
45
Gestió d’Actius
Compra logística. Des del mòdul de compres es pot realitzar una comanda relacionada amb un actiu. En aquest mòdul existeix dues opcions per poder assignar l’actiu fix:
o Afegir l’actiu fix que s’ha creat directament des de el mòdul d’actius de SUMMA. És a dir, s’afegeix directament el número intern d’actiu que ha facilitat en el sistema al crear-lo. (veure punt 1.1).
o Crear un nou actiu fix des de el mòdul de compres. Aquesta opció ja facilita la classe d’actiu fix associada, ja que a partir del catàleg de compres està determinat quina classe d’actiu fix s’ha d’assignar. Posteriorment, s’ha d’acabar d’omplir els camps obligatoris d’aquesta classe d’actiu.
Compra pressupostària. Des del mòdul de comptabilitat pressupostària es pot realitzar una imputació relacionada amb un actiu. En aquest cas s’ha d’introduir directament el número intern d’actiu que ha facilitat en el sistema al crear-lo (veure punt 1.1), i la classe de moviment 100.
2.1.b Dades necessàries per a completar (finalitzar) l’alta de l’actiu
Una vegada s’ha comptabilitzat la factura ( reconeixement d’obligació logístic o pressupostari), l’actiu adquirirà valor. A partir d’aquest moment s’ha de revisar les dades mestres de l’actiu per tal de complimentar aquells camps de la fitxa que en un principi no eren obligatoris, però sí necessaris per a la identificació i localització de l’actiu ( emplaçament, núm. d’inventari,....)
Les dades necessàries per a completar ( finalitzar) l’alta de l’actiu són les següents:
- Número d’inventari (pestanya dades generals)
- Grup de mercaderies (pestanya dades generals)
- Material (pestanya dades generals)
- Emplaçament (pestanya depenen del temps)
- Centre de cost responsable (pestanya depenen del temps)
46
Gestió d’Actius
2.1.c Dades opcionals a omplir en funció de la classe de l’actiu
Les següents dades, s’ompliran en funció de la classe d’actiu (informàtic, mobiliari...), i sempre i quan es disposi d’aquesta informació. Aquestes dades estan en la pestanya de dades generals:
- Model
- Marca
- Referència (pels actius migrats de SIDEC, mostra l’RO d’aquests)
- Número de sèrie
2.1.d Exemple
A continuació es mostra un exemple de la compra d’una cadira, i es senyala els camps necessaris (marcats en vermell) per a considerar que la fitxa de l’actiu està complerta .
47
Gestió d’Actius
Dades Generals
Dependent del temps
48
Gestió d’Actius
Dades que s’han omplert automàticament pel sistema amb la comptabilització de la factura
Dintre de la pestanya de dades generals, la data de capitalització i la data d’alta original s’han registrat directament pel sistema amb la comptabilització de la factura.
En la pestanya origen, també s’ha omplert el proveïdor, la compra d’un actiu fix nou, l’any d’adquisició i el valor original.
I en la pestanya de valoració, s’ha omplert la data inici de l’amortització.
Totes aquests camps no es poden modificar per l’usuari.
49
Gestió d’Actius
2.2 VALORS D’ACTIUS FIXOS
Per passar als valors d’actius fixos des de les dades mestres, tan sols es necessari prémer “Valors d’actius fixos” que està a dalt i a l’esquerra de la fitxa.
En aquest exemple, la informació que mostra el sistema és la següent:
50
Gestió d’Actius
La informació que podem obtenir d’aquesta pantalla és la següent:
El moviment de l’exercici és de 177,00 euros, corresponen a una alta per compra i amb data de la factura 30/01/2011. L’amortització prevista per l’exercici 2011 és de 16,29 euros. Es pot navegar al document financer per obtenir més informació.
51
Gestió d’Actius
Si s’observa els objectes relacionats:
o La compra està realitzada al proveïdor PMC GRUPS 1985 S.A.
o El centre de cost associat és COM.AUD.I PUB.
o Té associada una comanda amb data 11.01.2011.
o Correspon a un compte de mobiliari.
Es pot navegar a totes aquestes dades per a obtenir més informació
52
Gestió d’Actius
3. TRASLLAT D’ACTIUS
3.1 Definició i ús del trasllat descentralitzat
Definició:
El trasllat descentralitzat permet distribuir el valor inicial d’un actiu fix entre diversos actius. És a dir, es tracta de moviments de valor entre un actiu origen i un actiu destí.
Aquests trasllats poden ser totals (per la totalitat del valor de l’actiu fix origen del traspàs) o parcials (únicament es trasllada part del valor de l’actiu fix origen).
Utilització:
Cada número d’actiu fix s’ha de correspondre amb un únic bé. En molts casos per agilitar la comptabilització de la comanda es crea un únic actiu per a diversos béns. Amb la comptabilització de la factura, el bé adquireix el valor total de la mateixa. Aquestes compres poden ser tant compres realitzades de forma centralitzada ( per exemple, per ASLIA) com compres realitzades de forma descentralitzades.
Amb aquesta transacció es creen tants actius com béns indica la factura (informant les seves dades mestres) i es doten amb el valor unitari corresponent, fent trasllats parcials des de l’actiu origen.
53
Gestió d’Actius
3.2 Registre d’un trasllat d’actiu descentralitzat
Accés:
Per accedir a la pantalla de trasllat d’actius, es fa a través de la següent ruta:
Mitjançant Menús Menú Actius Fixos → Gestió descentralitzada → Trasllat descentralitzat d'actius
Transacció: Z50_AM_TRASLLAT_DESC
Un cop s’executa la transacció s’accedeix a les següents pantalles:
3.2.a Pantalla Dades de Moviment
54
Gestió d’Actius
En aquesta pantalla inicial es troben les dades de Capçalera.
Camps associats:
Camp Descripció
Actiu Fix Actiu fix origen del traspàs
Data de document La data de document és la data de creació del document original.
Data de comptabilització Data amb la que un document entra en la comptabilitat financera o en la comptabilitat de costos.
Data de referència La data de referència és la data valor de la comptabilitat d’actius fixos. Pot diferir de la data de comptabilització i de la data de document, i trobar-se, a mes, en períodes comptables ja tancats per a la comptabilitat. Malgrat tot, l’any de comptabilització i l’any de referència deuen coincidir.
La data de referència pot influir directament sobre l’import de les amortitzacions.
Text Camp de text a omplir lliurement per l’ usuari.
Existeix AF Actiu fix destí del traspàs.
Actiu Fix nou Si no existeix l’actiu fix destí, el sistema permet crear l’actiu des d’aquesta pantalla.
Mitjançant l’opció és possible realitzar traspassos entre diferents
immobilitzats:
55
Gestió d’Actius
Aquesta transacció permet realitzar traspassos entre diversos actius. La limitació
d’aquesta funcionalitat és que un mateix immobilitzat no es pot repartir a n immobilitzats
diferents, ja que no és possible indicar imports de traspàs.
56
Gestió d’Actius
3.2.b Pantalla Dades Addicionals
Camps associats:
Camp Descripció
Període Període en el qual es comptabilitzarà el trasllat.
No omplir, el sistema el pren per defecte de la data de comptabilització introduïda en la primera pantalla.
Classe de document La classe de document serveix per a classificar els documents comptables. La classe de document associada és “AF” , i s’omple automàticament.
Variant de transferència Amb l’ajuda de la variant de transferència s’especifica amb quin mètode de valoració i amb quina classe de moviment s’ha de comptabilitzar una transferència
57
Gestió d’Actius
d’actius fixos.
La variant de transferència és la 4 (Trasllat intern societat), i s’omple automàticament.
Referència Camp de text de lliure utilització per part del usuari.
Assignació L’assignació és una informació addicional en la posició del document.
És un camp de lliure utilització per part de l’usuari.
3.2.c Pantalla Dades Trasllat Parcial
Per a realitzar trasllats parcials (únicament es trasllada part del valor de l’actiu fix origen) s’han d’omplir les dades d’aquesta pestanya.
Per a traslladar tot l’import de la fitxa, no es necessari posar cap import.
58
Gestió d’Actius
Camps associats:
Camp Descripció
Import Comptab. S’ha d’introduir l’import que es vol traslladar.
Percentatge Si es desitja, es pot realitzar un trasllat parcial mitjançant el percentatge del valor que es vol traslladar.
Quantitat Proporció de la quantitat total de comanda que es desitja traslladar. No es sol utilitzar, ja que la comanda es fa en unitats d’Euros.
Referència Es pot triar entre traslladar import d’actius fixos antics (inversions d’anys anteriors) o d’actius fixos nous (inversions de l’any en curs).
3.2.d Pantalla Nota
En aquesta pantalla es pot introduir comentaris.
59
Gestió d’Actius
Un cop omplertes les dades, es recomana simular l’assentament comptable que
comptabilitzarà el sistema mitjançant la ruta Detalles Simular o prement la icona .
Posteriorment, per registrar el trasllat, s’ha de prémer GRAVAR , i el sistema
generarà un nou document en la comptabilitat financera.
60
Gestió d’Actius
3.3 Exemple de trasllat d’actius
En aquest exemple es realitzarà els trasllats necessaris de l’actiu origen número 1000131420, el qual incorpora la compra de 4 cadires iguals amb un import total de 480,02€,
3.3.a Visualització dades ( mestres i econòmiques):
A través de la transacció AS03- Visualització podem observar les següents dades:
61
Gestió d’Actius
En el exemple, s’ha creat aquest únic actiu per a la compra de 4 cadires. De la consulta de la factura, s’observa que el valor total és de 480,02 € i que totes les cadires tenen el mateix valor. Per tant, es necessita crear 3 actius més, els quals rebran des de l’actiu inicial el valor unitari corresponent (120,00€).
3.3.b Procediment a seguir:
3.3.b.i Creació dels actius destí
Per a poder realitzar el trasllat de l’actiu, és necessari la creació de la fitxa de l’actiu destí. Aquesta creació es pot fer abans del trasllat (opció A: creació prèvia d’actiu) o en el mateix moment de fer el trasllat de l’actiu (opció B: creació al fer el trasllat), tal i com s’explica a continuació:
A) Creació prèvia d’un actiu (veure explicació punt 1.1)
La classe d’actiu nou ha de ser igual que la de la fitxa origen. Si no es fa així, no es podrà traslladar l’import a aquesta fitxa, doncs la transacció de trasllat descentralitzat valida que tant l’actiu origen com de destí pertanyin a la mateixa classe (UAB01, UAB02, UAB06…).
B) Creació de l’actiu al fer el trasllat:
Des de la mateixa transacció es permet crear l’actiu nou. És a dir, en la mateixa transacció es pot realitzar els dos processos: Crear el número d’actiu i fer l’assignació del valor comptable (segons indica la fra de compra).
Seguint amb l’exemple, per a crear l’actiu destí s’ha de seguir els següents passos:
62
Gestió d’Actius
Una vegada emplenades les dades mestres, es prem per a tornar enrere. Finalment
s’accepta . I a continuació, el sistema mostra la següent pantalla:
63
Gestió d’Actius
3.3.b.ii Trasllat parcial de l’import
Des de la mateixa transacció, en la pestanya , s’ha de posar el valor que correspon al nou actiu. En l’exemple que s’està desenvolupant, cada cadira ha de tenir un valor de 120€.
64
Gestió d’Actius
Un cop emplenades les dades, es procedeix a simular l’assentament comptable .
Si és correcte, s’ha de gravar , i en aquest moment el sistema informa que s’ha creat l’actiu.
65
Gestió d’Actius
Es tanca aquesta finestra i es continua repetint el mateix procés fins a finalitzar amb el trasllat de la fitxa original, que en aquest exemple consisteix en crear 2 fitxes més i en realitzar el seu corresponent trasllat de valor.
3.3.b.iii Verificació de les dades traslladades
Si es visualitza l’actiu origen 100131420 i es selecciona , es pot observar que s’han generat una sèrie de moviments (“trasllat actiu nou de baixa”). Aquests moviments han minorat el valor d’aquest actiu que, finalment, té un valor de 120,02 €.
Si es selecciona cadascun d’aquests moviments, es pot veure que com contrapartida s’han creat els següents actius fixos: 1000132833, 1000132834 i 1000132835 i que cadascun té un valor comptable de 120€ (en aquests actius caldrà sempre posar la resta de dades mestres necessàries: núm. inventari, ubicació, etc.).
66
Gestió d’Actius
Moviments dels trasllats:
Visualització dels documents associats:
67
Gestió d’Actius
68
Gestió d’Actius
3.4 Trasllat massiu per compres centralitzades
Aquesta opció es pot utilitzar per a distribuir el cost d’una compra centralitzada a n fitxes definitives d’una forma massiva.
En aquest cas, cada Gestió Econòmica ha d’omplir la informació necessària per realitzar el trasllat segons una estructura excel determinada ( facilitada per l’àmbit patrimonial), i posteriorment, d’una forma centralitzada es procedirà a comptabilitzar el trasllat massiu dintre de l’aplicatiu SUMMA.
A continuació es mostra una imatge de l’estructura de l’excel necessari per realitzar el trasllat:
En el cas que s’ompli totes les dades detallades, les fitxes destí que es crearan automàticament amb la creació del trasllat massiu, estaran totalment complertes.
69
Gestió d’Actius
4. BAIXES D’ACTIUS
Quan es realitza la baixa comptable d’una fitxa d’actiu, el sistema actualitza el valor de l’immobilitzat, donant de baixa el cost i l’amortització acumulada de bé, i també calculant el benefici o pèrdua derivada de la baixa ( procés centralitzat).
4.1 Procediment per a realitzar la baixa d’un Actiu fix
4.1.a Assignar el motiu de la baixa
Prèviament a la comptabilització de la baixa d’un actiu, la unitat que sol·licita la baixa, ha d’actualitzar el registre mestre de l’actiu en qüestió, per a informar del motiu de baixa.
Per assignar el motiu de baixa de l’actiu es realitzarà a través de la transacció de modificació de l’actiu fix (AS02):
1. Introduir l’actiu fix en la pantalla de selecció.
2. Accedir a la pantalla d’”Assignacions”.
70
Gestió d’Actius
3. Introduir la clau del motiu de baixa adequat.
4. Desar les modificacions efectuades.
Un cop introduïda la clau del motiu de baixa en el registre mestre de l’actiu, s’ha de procedir a sol·licitar la baixa a serveis central (àmbit patrimonial) segons la normativa interna, i aquest àmbit central procedirà a realitzar la baixa comptable del sistema SUMMA.
71
Gestió d’Actius
5. SORTIDES D’INFORMACIÓ D’ACTIUS FIXOS
5.1 Sortida d’informació d’actius fixos descentralitzada
Aquest informe mostra informació tant de les dades mestres com dels valors de tots els actius fixos de la Universitat.
Accés:
Per accedir a la sortida d’informació d’actius descentralitzada, es farà a través de la següent ruta:
Mitjançant Menús Menú Actius Fixos →Gestió Descentralitzada→Llistat d’actius fixos
Mitjançant Transacció Z50_AM_LLISTAT_ACTIU
72
Gestió d’Actius
Estructura:
Aquesta sortida d’informació s’estructura en dues parts:
73
Gestió d’Actius
A - Dades de selecció
Es pot realitzar una consulta per qualsevol de les dades mestres que es mostren en aquesta secció. Aquesta consulta es realitzarà omplint aquells camps necessaris per a obtenir la informació desitjada.
Si es vol obtenir les dades actualitzades a data real de la consulta, en el camp exercici s’ha de posar l’exercici en curs.
També per defecte, aquestes dades de selecció tenen dos filtres predeterminats:
Data de baixa = blanc. .
Això significa que per defecte el report no mostra les baixes. En el cas que es vulgui veure també les baixes, s’ha de esborrar aquest filtre.
Actiu fix inclòs en l’inventari.
Aquest filtre significa que per defecte el report solament mostra aquelles classes d’actius de les quals es vol realitzar un control d’inventari.
74
Gestió d’Actius
Per a veure tots els actius comptabilitzats, s’ha de senyalar els dos flags següents:
L’objectiu d’aquests dos filtres es presentar en qualsevol moment els béns actuals que han de tenir un control d’inventari.
B - Fitxes
Es pot obtenir diferents informes en funció de la selecció que s’hagi realitzat. Aquests informes tenen la finalitat de facilitar la gestió de l’inventari, introduint uns filtres predeterminats.
Segons el report seleccionat, la informació mostrada serà la següent:
Totes les fitxes
En aquesta selecció no hi ha cap filtre, és a dir, mostra un llistat de totes les fitxes d’actiu que compleixen les condicions de selecció efectuades per l’usuari en l’apartat A.
Fitxes pendent del número d’inventari
Aquest informe mostra un llistat d’aquelles fitxes d’actius que no tenen informat el número d’inventari ( etiqueta) de la selecció efectuada per l’usuari en l’apartat A.
Fitxes pendent del Grup de Mercaderies
Aquest informe mostra un llistat d’aquelles fitxes d’actius que no tinguin informat el grup de mercaderies de la selecció efectuada per l’usuari en l’apartat A.
Fitxes pendent d’ubicació
Aquest informe mostra un llistat d’aquelles fitxes d’actius que no tinguin informat la ubicació de la selecció efectuada per l’usuari en l’apartat A.
75
Gestió d’Actius
Fitxes pendent d’inventariar
Per facilitar la gestió de l’inventari, aquest informe mostra un llistat d’aquelles fitxes que estan incomplertes, i reuneixen 3 condicions a la vegada: no tenir informat el número d’inventari, el grup de mercaderies i la ubicació. Normalment corresponen a aquelles fitxes que solament han estat iniciades per a realitzar la compra, però que tenen la resta de camps per tenir la fitxa complerta en blanc.
Actius fixos no comptabilitzats
Aquest informe mostra un llistat d’aquelles fitxes d’actius que no tenen cap imputació comptable (valor) de la selecció efectuada per l’usuari en l’apartat A.
Normalment correspon a les fitxes que s’han començat a tramitar per la comanda, però no li ha arribat encara la factura. A vegades també inclou les fitxes que per algun motiu determinat ( per exemple, anul·lació de la comanda associada) no li arribarà mai la factura, i per tant, s’han d’eliminar.
Llistat seleccionat:
Un cop omplertes les dades de la selecció que es vol realitzar (veure apartat anterior),
s’ha d’executar el report amb la icona i ha d’aparèixer la següent pantalla:
76
Gestió d’Actius
Dintre d’aquest llistat es pot obtenir informació dels següents camps:
Societat = UAB
Número actiu fix
Subnúmero actiu fix
Niu creació Actiu ( identifica l’usuari que ha creat la fitxa)
Data creació Actiu
Denominació actiu fix
Número inventari
Òrgan Gestor
Centre de cost
Descripció CeCo
CeCo Responsable
Descripció CeCo responsable
Element PEP
Data Capitalització
Data baixa
Motiu de Baixa
Descripció Motiu de baixa
Grup de mercaderies
77
Gestió d’Actius
Descripció grup mercaderies
Material
Denominació Material
Sèrie
Marca
Modelo
Emplaçament
Descripció emplaçament
Última data d’inventari
Nota d’inventari
Proveïdor de la fitxa
Nº de referència
Valor d'adquisició( valor inicial de l’exercici)
Moviment d'inventari(valor del moviment de l’exercici)
Valor Actual (valor actual de la fitxa = Valor d’adquisició + Moviment d’inventari)
Amort Acum.( amortització acumulada comptabilitzada)
Valor net comptable actual ( Valor actual – Amort. Acumulada)
Per defecte no surten tots els camps, però l’usuari sempre podrà modificar la disposició de la visualització segons les seves necessitats.
Altre característica del report és que es pot navegar a la visualització de la fitxa individual.
Per exemple, en el primer cas , la seva visualització és:
78
Gestió d’Actius
Exemple de llistats que es poden realitzar:
1. Llistat de control d’inventari
Amb aquesta selecció es pot obtenir tots els béns donats d’alta en un Centre Administrador o Centre de cost, els quals requereixen un control d’inventari.
Les condicions d’aquesta selecció són:
- S’ha de posar com exercici, l‘any actual.
- No s’ha d’incloure les baixes, per tal que el llistat mostri únicament béns que estan en l’inventari.
- S’ha de seleccionar les classes d’actius marcades amb el “flag” control d’inventari.
79
Gestió d’Actius
80
Gestió d’Actius
Per a gestionar les fitxes que no estan totalment complimentades amb la informació requerida segons la normativa interna d’actius, es pot utilitzar la mateixa selecció anterior variant únicament els següents “flags”:
Segons el llistat seleccionat, la informació del report s’anirà modificant, i mostrarà els béns que tenen els camps de número d’inventari, grup de mercaderies, ubicació o tots els anteriors sense informar.
2. Llistat de Patrimoni
Amb aquesta selecció es pot obtenir tots els béns donats d’alta en un Centre Administrador o Centre de cost, independentment si té o no control d’inventari. Per obtenir aquest llistat, la selecció pot ser igual a la detallada en el report anterior amb l’única modificació de tenir seleccionat els següents dos “flags”.
3. Llistat d’altes
Amb aquesta selecció es pot obtenir les altes realitzades en un període determinat, mitjançant el camp de data de capitalització.
81
Gestió d’Actius
82
Gestió d’Actius
4. Llistat de les baixes realitzades.
Amb aquesta selecció es pot obtenir totes les fitxes d’inventari que han estat de baixa a l’interval seleccionat.
La data de la baixa ha d’estar dins del marge de l’exercici seleccionat per a obtenir informació del valor d’adquisició, moviment, i amortització acumulada .
83
Gestió d’Actius
Nota:
El sistema considera el trasllat de valor d’un actiu com una baixa. Per a poder distingir les diferents baixes s’ha d’utilitzar el camp: “motiu de la baixa”
5. Llistat d’actius no capitalitzats
Amb aquest selecció es pot obtenir totes les fitxes d’inventari que no tenen cap imputació (valor) comptable, és a dir, no s’ha comptabilitzat cap factura contra elles.
84
Gestió d’Actius
L’objectiu d’aquest llistat és conèixer en tot moment els número d’actius que resta pendent de la comptabilització de la seva factura o, pel contrari, que siguin erronis i s’hagin de procedir a la seva eliminació (esborrat).
Es recomana la següent revisió:
- Actiu que no té cap comanda associada.
En funció de la data d’alta de l’actiu (exercicis tancats) es pot decidir si es necessari que formi part de l’inventari o per contra, es pot esborrar.
- Actiu que té comanda associada.
S’ha de comprovar la situació de la comanda. Si és correcta i per tant arribarà la seva factura, o per contra, s’ha de cancel·lar la comanda. En aquest últim cas, una vegada cancel·lada la comanda, s’ha d’esborrar l’actiu.
85
Gestió d’Actius
5.2 Llistat d’altes d’actius fixos
Objectiu: Aquest llistat mostra les altes (factures i abonaments) dels actius diferenciats per exercici.
Descripció del procediment:
Mitjançant Menús Menú Actius Fixos →Gestió Descentralitzada→Llistat d’actius fixos
Mitjançant Transacció S_ALR_87012050-Llistat d’altes d’actius fixos
La pantalla de selecció és la següent:
86
Gestió d’Actius
La “Variant de selecció” permet seleccionar diferents agrupacions de la informació sol·licitada.
I en el següent exemple, es pot observar dades rellevants com la referència de la factura, el text de la factura, el document financer del moviment...
87
Gestió d’Actius
5.3 Llistat d’ubicacions
Objectiu: Aquest llistat mostra les ubicacions donades d’altes en el SUMMA.
Descripció del procediment:
Mitjançant Menús Menú Actius Fixos →Gestió Descentralitzada→Llistat d’ubicacions
Mitjançant Transacció Y_ECD_10000033 - Llistat d'ubicacions
La pantalla de selecció és la següent:
88
Gestió d’Actius
En aquesta pantalla es pot seleccionar una ubicació concreta o un conjunt d’ubicacions.
En el nostre exemple, s’ha seleccionat totes les ubicacions que comencen per A* les quals corresponen a l’edifici del Rectorat. El llistat que mostra a l’executar aquesta selecció és el següent:
89
Gestió d’Actius
Com es pot observar, aquest llistat mostra l’emplaçament i la seva denominació/ descriptiu.
