MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE ... · Este Manual de Procedimientos es...

H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE XALAPA- EQUEZ., VER.

2011-2013

MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS DE LA

COORDINACIÓN DE FOMENTO A LA EDUCACIÓN CÍVICA

ÍNDICE Presentación 1

Estructura Orgánica 2

Simbología 3

Descripción de Procedimientos 6

Audiencia con el Coordinador 7

Control de correspondencia 10

Convenio con Instituciones Educativas y Gubernamentales para el Fortalecimiento del Sistema Educativo

13

Organización de eventos educativos en pro de la niñez Xalapeña 17

Gestión ante centros educativos para el otorgamiento de becas escolares 22

Realización de campañas de reforestación 27

Glosario de Términos 30

Directorio 31

Firmas de Autorización 32

Aprobación 33

Créditos 34

1

PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos es un instrumento de información en el que se señalan, en forma ordenada, las operaciones que deben seguirse para la ejecución de las funciones asignadas a la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica. Cumpliendo con el Plan de Desarrollo Municipal 2011-2013 y con base en el Reglamento de la Administración Pública Municipal del H. Ayuntamiento de Xalapa, la Dirección de Recursos Humanos, en acuerdo con la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica, se dio a la tarea de elaborar este Manual de Procedimientos en el que se presenta una descripción lógica, metódica y detallada de los procedimientos a desarrollar en el área. El objetivo de este documento es contar con una herramienta que contenga un orden y una estandarización para el cumplimiento de las actividades laborales, así como detectar las desviaciones y omisiones que se comentan al desarrollar las mismas. Las modificaciones que surjan por causa de los cambios en la estructura orgánica o en las leyes competentes se deben incorporar al presente manual, con el fin de mantener una permanente actualización de este documento.

Este Manual de Procedimientos es de uso exclusivo del personal que labora en la Coordinación Fomento a la Educación Cívica. El titular del área es el responsable de verificar que lo señalado en este documento se aplique, con el objetivo de que las actividades laborales se realicen eficazmente.

2

ESTRUCTURA ORGÁNICA

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Francisco Rodrigo Altamirano

Acuña Lic. Eliseo Islas Chagoya

Lic. Elizabeth Morales García

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Fomento a la Educación

Cívica

Coordinador de Fomento a la Educación Cívica

Presidenta Municipal

Presidencia Municipal

Instituto Municipal de la Juventud

Coordinación de Fomento a la

Educación Cívica

3

SIMBOLOGÍA

Terminal: Indica el inicio y el término del procedimiento. Operación: Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa: Indica la respuesta a una pregunta (si o no). Documento: Representa cualquier tipo de documento que se genere, salga o entre durante el procedimiento. Multidocumento: Representa a los documentos que se generen, salgan o entren durante el procedimiento. Archivo permanente: Indica que se guarda un documento de forma definitiva. Archivo temporal: Indica que el documento se guarda de manera provisional. Sistema informático: Indica el uso o procesamiento de la información, a través de un sistema o programa informático. Disquete o Diskette: Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a través de una unidad magnética.

4

SIMBOLOGÍA

Disco compacto: Indica el uso, procesamiento o respaldo de información a través de un CD. Pasa el tiempo: Representa una interrupción en el proceso. Aclaración: Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento. Conector de actividad: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector fuera de página: Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Dirección de flujo o líneas de unión: Conecta los símbolos señalando el orden que deben realizarse las distintas operaciones. Dirección de flujo de actividades simultáneas: Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección del flujo. Objeto: Representa cualquier tipo de objeto que se mencione en la descripción narrativa y que se quiera representar gráficamente en el diagrama de flujo.

5

SIMBOLOGÍA

Efectivo o cheque: Representa el efectivo o el cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.

6

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

7

PROCEDIMIENTO Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:

CFEC/P01/12 Coordinación de Fomento a la Educación Cívica Audiencia con el Coordinador Atender las solicitudes de audiencia con el Coordinador. Diaria

NORMAS Toda audiencia con personas, organismos públicos y privados serán tratados

directamente con el Coordinador. Las personas, organismos públicos o privados que soliciten audiencia con el

Coordinador, deben presentar sus datos personales, teléfono y asunto a tratar.


Acuña Lic. Eliseo Islas Chagoya Lic. Eliseo Islas Chagoya


Cívica



8

DESCRIPCIÓN NARRATIVA Clave: Nombre del procedimiento: Fecha de elaboración: Fecha de autorización:

CFEC/P01/12 Audiencia con el Coordinador Abril 2012

ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Coordinación de Fomento

a la Educación

Cívica

1 2

3

4 5 6

Recibe la solicitud de entrevista de personas u organismos públicos o privados. Anota nombre completo, número de teléfono y asunto a tratar. Establece fecha para la reunión con la persona, organismo público o privado. Pasa el tiempo Contacta al interesado para confirmar la fecha y hora de audiencia. Pasa el tiempo Recibe al interesado en el día y hora pactado. Lleva a cabo la audiencia. FIN DEL PROCEDIMIENTO




Cívica



9

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA

Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Lic. Eliseo Islas Chagoya Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de

Fomento a la Educación Cívica Coordinador de Fomento a la

Educación Cívica Coordinador de Fomento a la

Educación Cívica

10

PROCEDIMIENTO

Clave: Área: Nombre: Objetivo: Frecuencia:

CFEC/P02/12 Coordinación de Fomento a la Educación Cívica Control de Correspondencia Llevar el control de la documentación para brindar atención a las solicitudes y peticiones de la ciudadanía, organismos públicos y privados. Diaria

NORMAS Los documentos recibidos deben cumplir con los siguientes requisitos: Los escritos firmados por particulares:

Documentos en original. El nombre de unidad escrito correctamente. El asunto debe ser competencia del Ayuntamiento de Xalapa.

Los escritos firmados por autoridades externas:

Documentación en formatos oficiales de la autoridad que lo emita, en original y una copia.

Firma de la persona titular que lo emite. Que sea competencia de la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica. Toda documentación recibida en la Coordinación de Fomento a la Educación

Cívica, será contestada en forma documental, anexando en su caso, la respuesta del área correspondiente.




Cívica



11


CFEC/P02/12 Control de Correspondencia Abril 2012

Área Actividad Descripción

Coordinación de Fomento

a la Educación

Cívica

1 2 3 4 5

Recibe y sella la correspondencia proveniente de las diversas áreas del Ayuntamiento Clasifica correspondencia en orden cronológico de acuerdo a las fechas de recepción. Revisa correspondencia y turna a la unidad correspondiente para su seguimiento Ingresa al formato de control de correspondencia. Archiva en el expediente correspondiente de manera cronológica FIN DEL PROCEDIMIENTO


Francisco Rodrigo Altamirano Acuña

Lic. Eliseo Islas Chagoya Lic. Eliseo Islas Chagoya


Fomento a la Educación Cívica



12


Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Lic. Eliseo Islas Chagoya Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012

Enlace de la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica


Coordinador de Fomento a la Educación

Cívica

13

PROCEDIMIENTO Clave: Área: Nombre: Objetivo:

Frecuencia:

CFEC/P03/12 Coordinación de Fomento a la Educación Cívica Convenio con Instituciones Educativas y Gubernamentales para el Fortalecimiento del Sistema Educativo. Promover y suscribir convenios con organizaciones e instituciones para el intercambio y cooperación en programas y proyectos en beneficio Institucional. Variable

NORMAS Las reuniones para celebrar los convenios se llevan acabo al inicio del período

estudiantil. Las fechas para acordar los convenios se sustituirán en cualquier momento

mediante aviso por escrito a la otra parte. La Coordinación de Fomento a la Educación Cívica y la institución con quien

realiza el convenio buscaran en forma conjunta o separada, otras instituciones y dependencias gubernamentales, la obtención de recursos necesarios para el desarrollo de programas relativos a este convenio en caso de que los recursos no puedan ser aportados total o parcialmente por la coordinación.

Cada una de las instituciones es responsable de las obligaciones derivadas de las disposiciones legales del convenio.



Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya Abril 2012


Encargado del Instituto Municipal de la Juventud


14


CFEC /P03/12 Convenio con Instituciones Educativas y Gubernamentales para el Fortalecimiento del Sistema Educativo. Abril 2012

ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Coordinación de Fomento

a la Educación

Cívica

1

1A

2 3 4

Establece contacto con empresas públicas o privadas adheridas al programa para conocer la viabilidad de realizar los convenios. ¿La empresa adherida a los programas autoriza el convenio? En caso de que la empresa no autoriza convenio Busca otra institución pública o privada que esté adherida a los programas continúa con la actividad numero 3 ¿La empresa adherida a los programas autoriza la petición? En caso de que la empresa autorice la petición Acuerda y firma el convenio con la empresa pública o privada prestadora del servicio. Realiza una reunión con la organización o institución para confirmar Entrega el convenio firmado para su gestión.

15

5 6 7 8

Pasa tiempo Verifica la empresa o institución, cuantas personas están inscritas en el programa Pasa el tiempo. Realiza seguimiento para confirmar que el convenio de difusión se está cumpliendo. Elabora y archiva el reporte de cumplimiento del convenio Archiva el reporte en el expediente que le corresponde. FIN DEL PROCEDIMIENTO


Acuña Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya


Cívica



ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

16

FLUJOGRAMA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Convenio con Instituciones Educativas y Gubernamentales para el Fortalecimiento del Sistema Educativo.


C. Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya Abril 2012




17


CFEC/UAJX/P01/12 Coordinación de Fomento a la Educación Cívica Organización de eventos educativos en pro a la niñez xalapeña. Promover la participación de la niñez en proyectos educativos para una solida formación en valores cívicos y éticos. continúa

NORMAS

Documentación en formatos oficiales de la institución que lo emita, en original y una copia.

Firma de la persona titular que lo emite. Que sea competencia de la Coordinación de Fomento la Educación Cívica Toda documentación recibida en la Coordinación de Fomento a la Educación

Cívica será contestada en forma documental, anexando en su caso, la respuesta del área correspondiente.



Abril 2012 Enlace de la Coordinación

de Activación Cívica Coordinador de Fomento

a la Educación Cívica Coordinador de Fomento

a la Educación Cívica

18


CFEC /UAJX/P01/12 Organización de eventos educativos en pro a la niñez Xalapeña Abril 2012

Área Actividad Descripción Unidad de Asuntos de la Juventud

1 2 3 4 5

5A

5 B

Planea de evento dirigido a la juventud Xalapeña. Realiza cronograma de evento. Difunde evento entre las instituciones y señala las fechas para registro de aspirantes y recepción de documentación requerida. Recibe autorización de las instituciones educativas para llevar acabo el programa. Pasa el tiempo Realiza la recepción y revisión de documentos de aspirantes. ¿La documentación cuente con todos los requisitos? En caso de que la documentación no cuente con todos los requisitos Regresa documentación y da un límite de fecha para entregar la completa Pasa el tiempo Entrega la documentación correctamente continua paso (8)

19

6 7 8 9

10

11

En caso de que se cuente con la documentación completa Llena formato para solicitud. Selecciona aspirantes Realiza evento en pro de la niñez y juventud Xalapeña. Selecciona ganadores del evento. Clausura el evento y realiza la premiación. Elabora el reporte de actividades. Archiva el reporte de actividades en el expediente que le corresponde. FIN DEL PROCEDIMIENTO




Fomento a la Educación Cívica Coordinador de Fomento

a la Educación Cívica Coordinador de Fomento


ÁREA ACTVIDAD DESCRIPCIÓN

21

1

Reporte

Elabora

Reporte

Archiva

Fin


C. Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Lic. Eliseo Islas Chagoya Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica



22


CFEC/UAJX/P02/12 Coordinación de Fomento a la Educación Cívica Gestión ante Centros Educativos para el Otorgamiento de Becas Escolares. Gestionar becas escolares para personas con escasos recursos y con ello asegurar los estudios de niños y jóvenes Xalapeños.

NORMAS El solicitante debe entregar en original y dos copias de la siguiente documentación:

Acta de nacimiento Constancia emitida por la escuela donde avala que no eres becado por

algún otro programa gubernamental. Constancia de estudios. Boleta de calificaciones con promedio mínimo de 9. Curp. Comprobante de domicilio Identificación oficial del padre o tutor en caso de ser menor de edad

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZO FECHA

Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya


Fomento a la Educación Cívica Encargado del Instituto Municipal de la Juventud


23


CFEC /UAJX/P02/12 Gestión Ante Centros Educativos para el Otorgamiento de Becas Escolares. Abril 2012

Área Actividad Descripción Unidad de Asuntos de la Juventud

Xalapa

1 2 3

3A 4 5 6

Recibe al usuario e informa de los requisitos necesarios para la realización del trámite. Pasa el tiempo Recibe la documentación correspondiente para la solicitud de beca. Revisa que la documentación este completa y correcta. ¿La documentación está completa y correcta? En caso que la documentación no esté completa y correcta Informa al solicitante de la documentación faltante o correcta. Continua con la actividad numero 3 En caso de que la documentación si este correcta y completa. Entrega al solicitante el formato correspondiente de solicitud de beca para que la requisite.

24

7 8 9

10

11

12

13

Recibe el formato con los datos del solicitante e informa qué se comunicaran con el en cuanto tenga respuesta a su petición. Turna la documentación a la regiduría 5ª quien decidirá si se otorga o no la beca. Pasa el tiempo. Recibe de la regiduría 5ª la relación de las personas beneficiadas con este apoyo. Informa, vía telefónica a los usuarios beneficiados, del día, la fecha y la hora en que podrá recoger su apoyo. Recibe al beneficiario y entrega el apoyo solicitando. Recaba firma del beneficiario, en la relación de beneficiarios. Archiva en el expediente que le corresponde. FIN DEL PROCEDIMIENTO



Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012

Enlace de la Coordinación de Fomento a la Educación

Cívica


Coordinador de Fomento a la Educación Civil

ÁREA ACTVIDAD DESCRIPCIÓN

26


Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Fomento

a la Educación Cívica Encargado del Instituto Municipal de la

Juventud Coordinador de Fomento a la Educación

Cívica

27


CFEC/UAJX/P03/12 Coordinación de Fomento a la Educación Cívica Realización de Campañas de Reforestación. Organizar eventos educativos para niños y jóvenes xalapeños donde se concientice al cuidado de la naturaleza.

NORMAS

Al realizar el evento debe tener pleno conocimiento del área a reforestar así como contar con los permisos correspondientes.

Precisar el número de árboles a plantar así como el espacio. Contar con implementos adecuados para su operación. Vinculación con los organismos e instancias correspondientes.


Acuña Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012 Enlace de la Coordinación

de Fomento a la Educación Cívica



28


CFEC /IAJX/P03/12 Realización de Campañas de Reforestación. Abril 2012

Área Actividad Descripción Instituto de Asuntos de la Juventud

Xalapa

1 2 3 4 5 6 7

Planea de evento dirigido a la ciudadanía. Realiza cronograma de evento. Difunde evento entre la ciudadanía, señala las fechas y el lugar donde se llevará a acabo el evento. Pasa el tiempo. Recibe a la ciudadanía y entrega árboles e instrumentos para la reforestación. Realiza evento. Clausura del evento. Elabora y archiva el reporte de actividades en el expediente que le corresponde de manera permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO



Lic. Eliseo Islas Chagoya



Fomento a la Educación Cívica Coordinador de Fomento a la

Educación Cívica Coordinador de Fomento


29

FLUJOGRAMA Nombre del procedimiento: Realización de Campañas de Reforestación.

árboles

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Raúl Bautista Villegas Lic. Eliseo Islas Chagoya

Abril 2012 Enlace de la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica



30

GLOSARIO DE TÉRMINOS Audiencia: Acto en el que una autoridad recibe a las personas, generalmente para reclamar o solicitar alguna cosa. Adheridos: Unirse o afiliarse a un grupo o asociación. Viabilidad: Posibilidad de llevar a cabo un plan o proyecto. Gestión: conjunto de acciones o trámites que se realizan para conseguir o resolver una cosa.

31

DIRECTORIO Nombre: Lic. Eliseo Islas Chagoya Puesto: Coordinador de Fomento a la Educación Cívica Teléfono: 8 18 16 75 E. mail.: Nombre: Raúl Bautista Villegas Puesto: Encargado del Instituto Municipal de la Juventud Teléfono: 8 18 16 75 E. mail.:

32

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Elaboró

__________________________________ LAE. Maribel Durán Figueroa

Jefa de la Unidad de Cursos de Capacitación y Desarrollo Administrativo

Revisó

___________________________________ Lic. Ángel Lara Platas

Director de Recursos Humanos

Vo. Bo.

____________________________________ Lic. Eliseo Islas Chagoya


33

APROBACIÓN

Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal de Xalapa

Rosa Luna Hernández

Síndica

Jaime Cisneros González Regidor Primero

Aníbal Pacheco López Regidor Segundo

Miguel Ángel Cabrera Gordillo

Regidor Tercero

Xavier Enrique Chávez Rosales Regidor Cuarto

Corintia Cruz Oregón

Regidora Quinta

Alberta Hernández Vilchis Regidora Sexta

Francisco Morales Sarmiento

Regidor Séptimo

Omar Guillermo Miranda Romero Regidor Octavo

José Alfredo Corona Lizárraga

Regidor Noveno

Mayra Teresita Cortés Rodríguez Regidora Décima

María Teresa Bernal Velázquez Regidora Décima Primera

Moisés Vázquez Cuevas

Regidor Décimo Segundo

Bolívar Mundo Arias Olguín Regidor Décimo Tercero

34

CRÉDITOS

Lic. Elizabeth Morales García Presidenta Municipal



LAE Ángel Lara Platas Director de Recursos Humanos

LAE Maribel Durán Figuera

Jefe de la Unidad de Cursos de Capacitación y Desarrollo Administrativo

Francisco Rodrigo Altamirano Acuña Enlace de la Coordinación de Fomento a la Educación Cívica

Colaboradores: LAE. Alma Jenny Jiménez Abad

LAE. Haydee Ramírez Hernández TSC. Luis Enrique Aguirre Ochoa LP. Karla Edith Velasco Vázquez

LAE. Susana Ortiz Vidal LAE. Violeta López González

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