MANUAL ESPECIAL PARA BIBLIOTECAS BÁSICAS · 2019-07-15 · Centros de Integración Juvenil, A.C....
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•Índice
•Hojas numeradas de las páginas 1-19 (ME-UNIDAD/DEDC-001-A3), 1-11 (ME-UNIDAD/DEDC-002-A2),
1-10 (ME-UNIDAD/DEDC-003-A2), 1-16 (ME-UNIDAD/DEDC-004-A3), 1-20 (ME-UNIDAD/DEDC-005-A1),
1-10 (ME-UNIDAD/DEDC-006-A1).
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MANUAL ESPECIAL PARA BIBLIOTECAS BÁSICAS
Centros de Integración Juvenil, A.C.
MAYO 2019
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
CONTENIDO
MANUAL ESPECIAL PARA BIBLIOTECAS BÁSICAS
No. PROCEDIMIENTO CÓDIGO
1
2
3
4
5
6
FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
SERVICIO DE PRÉSTAMO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS
BÁSICAS
EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO DE LIBROS EN LA BIBLIOTECA
BÁSICA
ORGANIZACIÓN Y CONTROL DEL ACERVO EN LAS BIBLIOTECAS
BÁSICAS
DESCARTE DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ,
UH Y UTUH
ME-UNIDAD/DEDC-001-A3
ME-UNIDAD/DEDC-002-A2
ME-UNIDAD/DEDC-003-A2
ME-UNIDAD/DEDC-004-A3
ME-UNIDAD/DEDC-005-A1
ME-UNIDAD/DEDC-006-A1
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
CÓDIGO: ME-UNIDAD/DEDC-001-A3
INDICE
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN 3
MATERIALES 6
REFERENCIAS 6
PROCEDIMIENTO 7
DIAGRAMA DE FLUJO 10
ANEXOS:
Ficha Catalográfica 14
Hoja - Inventario 17
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Mayo 2019 Mayo 2019 U: /BIBLIO 001
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
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OBJETIVO
Dotar a las Bibliotecas Básicas en cada uno de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína, así como en el Centro de
Capacitación, del acervo bibliográfico necesario para su funcionamiento, a fin de proporcionar el
servicio a los usuarios que lo requieran.
ALCANCE
Al Departamento de Documentación Científica, Dirección de Investigación y Enseñanza,
Subdirección de Capacitación, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización,
Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Centro de Capacitación.
NOTACIONES
CIJ: Centros de Integración Juvenil
UH: Unidades de Hospitalización
UTUH: Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína
Director de CIJ, UH y UTUH: Incluye a Director, Encargado/a y/o Responsable de CIJ, UH y
UTUH.
DEFINICIONES
Acervo Bibliográfico: Conjunto de libros que conforman la colección de una biblioteca.
Biblioteca Básica: Espacio físico dentro de los CIJ, UH o UTUH asignado para guardar el
acervo bibliográfico con el que cuenta la Institución.
Carta de Envío: Oficio con el que se hacen llegar los libros que formarán parte del acervo en
cada CIJ, UH o UTUH.
Copy Right: Derecho de autor.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
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Ficha Catalográfica: Descripción física e intelectual del contenido de un documento, que deberá
contener las siguientes características:
Sus medidas son de 12.5 x 7.5 cms.; se transcribe en dos tantos y conforme a la
muestra que enviará el Departamento de Documentación Científica.
Las archivará en el fichero de autor y de clasificación, en estricto orden alfabético,
sin tomar en cuenta los artículos: El, La, Los, Las, Un, Una, Unos, Unas.
Colocará los libros en el estante de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo,
guardando el orden alfanumérico que aparece en la etiqueta de clasificación.
Ejemplo:
ISBN (International Book Standard Number): Número Internacional que se le asigna a cada libro
que se publica en el mundo.
Nivel de Instrucción: Media, media superior, superior y público en general.
Procesos Técnicos: Catalogar, clasificar, elaborar etiquetas, colocarlas en el lomo de cada libro y
plasmar el sello de pertenencia a la Institución.
Responsable (s): Persona (s) encargada (s) del control y manejo del acervo de la Biblioteca Básica
en cada CIJ, UH o UTUH.
1°
B.031. g
C692p
2°
B.031. g
V215v
3°
E.253
C692p
4°
L.503
J825j
Clasificación
No. de autor
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PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Subjefe/a del Departamento de Documentación Científica
- Elaborará anualmente un listado de libros que considere útiles para las Bibliotecas Básicas, con
base en las necesidades de las distintas áreas de la Institución.
- Realizará el trámite de la compra del material bibliográfico con el Departamento de
Adquisiciones.
- Gestionará el envío de material técnico-científico para las Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH o
UTUH.
Jefe/a del Departamento de Documentación Científica
- Recibirá de las áreas normativas, la solicitud para el envío de material técnico-científico a las
Bibliotecas Básicas de cada CIJ, UH o UTUH.
- Dará su visto bueno anualmente al listado del material bibliográfico para las Bibliotecas
Básicas, así como la adquisición del mismo.
- Gestionará con el Departamento de Adquisiciones, el trámite de compra de material técnico-
científico para las Bibliotecas Básicas.
Dirección de Investigación y Enseñanza y Subdirección de Capacitación
- Revisará y autorizará anualmente la adquisición del listado del material bibliográfico para las
Bibliotecas Básicas.
Profesional Ejecutivo/a del Departamento de Documentación Científica
- Organizará, sistematizará y elaborará la hoja de inventario para su posterior envío a la
Biblioteca Básica de cada CIJ, UH o UTUH.
- Elaborará la Solicitud de Artículos al Almacén una vez que reciba del Almacén, el aviso de
notificación para la entrega del material bibliográfico.
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PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
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- Enviará el material técnico-científico para las Bibliotecas Básicas de los CIJ, UH o UTUH.
Departamento de Adquisiciones
- Realizará anualmente la compra de los libros solicitados por el Departamento de
Documentación Científica, mediante el proceso de adjudicación correspondiente y lo notificará
al mismo departamento una vez adquiridos.
Director/a del CIJ, UH o UTUH
- Será el responsable de la guarda y custodia del material bibliográfico recibido en su CIJ, UH o
UTUH.
- Determinará el número de responsables en su unidad para el buen uso del material
bibliográfico, según sus necesidades.
- Promoverá los servicios de la Biblioteca Básica, así como de los de la Biblioteca Virtual en
Adicciones, en escuelas primarias, de educación media, media superior, superior, bibliotecas,
instituciones y organizaciones estratégicas que integran su comunidad.
- Reportará al Departamento de Documentación Científica las donaciones de material
bibliográfico que reciba, para su ingreso al acervo.
- Repondrá los libros que se extravíen y no estén avalados por el vale de Préstamo de Libros o en
su caso, no estén registrados en la libreta que los sustituye.
Responsable (s) de Biblioteca Básica en el CIJ, UH o UTUH
- Recibirá el material técnico-científico, mismo que integrará al Acervo Bibliográfico para su
pronta consulta.
- Brindará servicios de información y consulta al personal de base de la Institución, personal de
servicio social, voluntariado y público en general.
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PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
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- Vigilará que la consulta del material se apegue estrictamente al Procedimiento de Préstamo de
Libros.
- Notificará inmediatamente al Director/a del CIJ, UH o UTUH, en caso de que algún libro se
extravié.
- Dará seguimiento y verificará, en su caso la reposición del material bibliográfico.
- Prestará el material bibliográfico al personal de servicio social, voluntariado y público en
general, únicamente para ser consultado dentro de las instalaciones de los CIJ, UH o UTUH.
- En caso de recibir libros en donación, fotocopiará las hojas que contienen los siguientes datos,
mismas que enviará al Departamento de Documentación Científica para su conocimiento y
realizará el proceso técnico correspondiente:
Nombre del Autor
Titulo
ISBN
Año de Publicación
Copy Right
Índice
Número total de páginas
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PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
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MATERIALES
Acervo de las Bibliotecas Básicas
Requisición de Bienes o Servicios
Libros nuevos
Solicitud de Artículos al Almacén
REFERENCIAS
Ley General de Bibliotecas.
Reglas de Catalogación Angloamericanas
ANEXOS
Ficha Catalográfica
Hoja - Inventario
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PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
7 de 19
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
SUBJEFE/A DEPTO.
Y PROFESIONAL
EJ. DEL DEPTO.
DOC. CIENTÍFICA
SUBJEFE/A DEPTO.
DOC. CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOC.
CIENTÍFICA
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOC.
CIENTÍFICA
1. Con base en las solicitudes de las áreas normativas y de la
compra anual de libros, inicia las gestiones para el envío de
material técnico-científico, pudiéndose presentar 2 casos:
1.1. Que el material solicitado vaya a ser adquirido por
Adjudicación Directa, en este caso, solicita al personal
se realicen los trámites correspondientes con el
Departamento de Adquisiciones.
1.1.1. Recibe la instrucción, realiza los trámites
correspondientes para solicitar la adquisición del
material mediante Adjudicación Directa.
1.1.2. Recibe del Departamento de Adquisiciones el
material requerido y solicita al Profesional
Ejecutivo/a realice las gestiones para su envío a los
CIJ, UH o UTUH.
1.1.3. Recibe el material técnico-científico, realiza la
Ficha Catalográfica y el proceso técnico para cada
uno, turna al Subjefe/a y continúa el procedimiento
en el punto no. 2
1.2. Que el material solicitado vaya a ser adquirido por
Licitación Pública, en este caso, solicita al personal
realice las gestiones correspondientes con el
Departamento de Adquisiciones.
1.2.1 Una vez realizado el proceso de Licitación Pública
por el Departamento de Adquisiciones, recibe
notificación para verificar el material y le solicita al
Profesional Ejecutivo se traslade al Almacén.
1.2.2 Recibe la notificación, se traslada al Almacén y
revisa el material técnico-científico, pudiéndose
presentar 2 casos:
SOLICITUD DEL
ÁREA NORM.
MATERIAL
MATERIAL,
FICHA
CATALOGRÁF.
MATERIAL
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PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
8 de 19
SUBJEFE/A DEPTO.
DOC. CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DE DOC.
CIENTÍFICA
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DE DOC.
CIENTÍFICA
1.2.2.1 Que el material no cumpla con las
especificaciones técnicas requeridas, en este
caso, lo notifica al Departamento de
Adquisiciones mediante oficio para realizar
los cambios o la baja correspondiente.
Termina procedimiento.
1.2.2.2 Que el material si cumpla con las
especificaciones técnicas requeridas, en este
caso, elabora la Solicitud de Artículos al
Almacén en original y 2 copias, recaba la
firma de su Jefe/a y envía al Almacén.
1.2.2.2.1 Recibe del Almacén los libros junto
con la copia sellada de la Solicitud de
Artículos al Almacén, elabora la
Ficha Catalográfica y el proceso
técnico, turna al Subjefe/a y continúa
el procedimiento.
2. Recibe las Fichas Catalográficas, verifica, en su caso
solicita las adecuaciones correspondientes y requiere al
Profesional Ejecutivo/a capture en el sistema las fichas.
3. Captura la información de las Fichas en el sistema y elabora
la Hoja - Inventario en original y copia.
4. Empaqueta los libros para cada CIJ, UH o UTUH, anexa al
paquete la Hoja - Inventario en original y copia junto con la
muestra de la Ficha Catalográfica, elabora la Carta de Envío
y turna al Jefe/a del Departamento.
5. Recibe la Carta de Envío, revisa, en su caso solicita
modificaciones, firma y devuelve al Profesional Ejecutivo/a
para su envío a cada unidad.
6. Recibe la Carta de Envío firmada, anexa la muestra de la
Ficha Catalográfica, la Hoja - Inventario y envía por valija
los paquetes de libros a cada CIJ, UH y UTUH.
MATERIAL,
OFICIO DE NO
APROBACIÓN
DEL MATERIAL
MATERIAL,
SOLICITUD DE
ARTÍCULOS AL
ALMACÉN
MATERIAL,
SOL. ART. Y
FICHA
CATALOGRÁF.
FICHAS
CATALOGRÁF.
FICHAS CAT. Y
HOJA - INVENT.
HOJA - INVENT.,
FICHA CATAL.,
CARTA ENVÍO,
CARTA ENVÍO
CARTA ENVÍO,
FICHA CATAL.,
HOJA - INVENT.,
LIBROS
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PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
9 de 19
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA EN
EL CIJ, UH O
UTUH
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA EN
EL CIJ, UH O
UTUH
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOC.
CIENTÍFICA
7. Recibe el (los) paquete (s) de libros junto con la Carta de
Envío, la Hoja - Inventario en original y copia, así como la
Ficha Catalográfica, solicita al Responsable de la Biblioteca
Básica su revisión.
8. Recibe los libros, la Hoja - Inventario en original y copia,
así como la Carta de Envío y la Ficha Catalográfica, coteja
los títulos verificando que estos sean correctos y anota en la
Hoja - Inventario su nombre, fecha y firma.
9. Elabora la Ficha por cada libro recibido, las archiva en el
tarjetero correspondiente e ingresa los libros a la biblioteca.
Entrega al Director/a la Hoja - Inventario en original y
copia firmada de verificación de los libros recibidos.
10. Recibe la Hoja - Inventario en original y copia firmada por
el responsable de la Biblioteca, la firma, solicita a la
Secretaria envíe el original al Departamento de
Documentación Científica y devuelve al Responsable de
la Biblioteca la copia para su control y archivo.
11. Recibe la copia de la Hoja - Inventario firmada y archiva
junto con la Carta de Envío recibida del Departamento de
Documentación Científica.
12. Da a conocer entre sus compañeros del CIJ, UH o UTUH
los nuevos títulos recibidos para promover su consulta.
Archiva toda la documentación generada en la carpeta
correspondiente.
13. Recibe del CIJ, UH o UTUH el original de la Hoja -
Inventario firmada y archiva en la carpeta
correspondiente.
14. Termina procedimiento.
LIBROS, CARTA
ENVÍO, HOJA -
INVENT., FICHA
CATAL.
LIBROS, HOJA -
INVENTARIO,
CARTA ENVÍO,
FICHA CATAL.
FICHA CATAL.,
LIBROS,
HOJA -
INVENTARIO
HOJA -
INVENTARIO
HOJA -INVENT.,
CARTA ENVÍO
HOJA - INVENT.
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PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
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JEFE/A DEL DEPTO.
DE DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
SUBJEFE/A DEPTO.
DE DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL
EJECUTIVO/A DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
RESPONSABLE DE LA
BIBLIOTECA EN EL
CIJ, UH O UTUH
INICIA
A
1
1.1.1
1.1
1.1.2
1.2
Con base en las solicitudes de las áreas
normativas y en la compra anual de libros inicia las
gestiones para el envío de material técnico-científico, pudiéndose presentar 2
casos:
En este caso, solicita al personal se realicen los
trámites correspondientes con el Departamento de
Adquisiciones.
Recibe del Departamento de Adquisiciones el material requerido y solicita al Profesional Ejecutivo/a realice las
gestiones para su envío a los CIJ, UH o UTUH.
Material
Recibe la instrucción, realiza los trámites
correspondientes para solicitar la adquisición del
material mediante Adjudicación Directa.
SEA SOLICITADO
POR ADJUDICACIÓN
DIRECTA
SEA
SOLICITADO
POR
LICITACIÓN
PÚBLICA
1
En este caso, solicita al personal realice las
gestiones correspondientes con el
Departamento de Adquisiciones
QUE EL MATERIAL
SEA SOLICITADO
POR…?
1.1.3
Ficha Cat.
Recibe el material técnico-científico, realiza la Ficha Catalográfica y el proceso
técnico para cada uno, turna al Subjefe/a y
continúa el procedimiento en el punto no. 2
Material
1.1.1
Recibe la instrucción, realiza los trámites
correspondientes para solicitar la adquisición del
material mediante Adjudicación Directa.
1.2.1
Una vez realizado el proceso de Licitación
Pública por el Depto. de Adquisiciones, recibe
notificación para verificar el material y le solicita al Profesional Ejecutivo se
traslade al Almacén.
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JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
SUBJEFE/A DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL
EJECUTIVO/A
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
RESPONSABLE DE LA
BIBLIOTECA EN EL
CIJ, UH O UTUH
A
1.2.1.2.1
BLibros
Sol. Art. c.
Recibe del Almacén los libros junto con la copia
sellada de la Solicitud de Artículos al Almacén,
realiza la Ficha Catalog. y el proceso técnico, turna al Subjefe/a y continúa el
procedimiento.
1.2.1.1
En este caso, lo notifica al Departamento de
Adquisiciones mediante oficio para realizar los
cambios o la baja correspondiente. Termina
procedimiento.
NOSI
EL MATERIAL
CUMPLE
ESPECÍFICACIONES
…?
TERMINA
1.2.1.2
En este caso, elabora la Solicitud de Artículos al Almacén en original y 2
copias, recaba la firma de su Jefe/a y envía al
Almacén.
/2
Sol. Art.
Recibe la notificación, se traslada al Almacén y
revisa el material técnico-científico, pudiéndose
presentar 2 casos:
1.2.2
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-001-A3
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PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
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JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
SUBJEFE/A DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL
EJECUTIVO/A
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
RESPONSABLE DE LA
BIBLIOTECA EN EL
CIJ, UH O UTUH
B
2
4
3
7
C
Recibe las Fichas Catalográficas, verifica, en
su caso solicita las adecuaciones
correspondientes y requiere al Profesional
Ejecutivo/a capture en el sistema las fichas.
Fichas
Catalográficas
1
Carta Envío
Ficha
Catalográfica
c.
Hoja-Inventario
Material
Empaqueta los libros para cada CIJ, UH o UTUH,
anexa al paquete la Hoja -Inventario en o. y c. junto con la muestra de la Ficha Catalográfica, elabora la Carta de Envío y turna al Jefe/a del departamento.
Ficha
Catalográficas
c.
Hoja-Inventario
Carta de Envío
Material
Recibe el (los) paquete (s) de libros junto con la Carta
de Envío, la Hoja-Inventario en o. y c., así
como la Ficha Catalográfica, solicita al
Responsable de la Biblioteca Básica su
revisión.
Hoja-Inventario
Fichas
Catalográficas
Captura la información de las Fichas en el sistema y elabora la Hoja-Inventario
en original y copia.
8
Recibe los libros, la Hoja- Inventario en o. y c., así
como la Carta de Envío y la Ficha Catalográfica,
coteja los títulos verificando que estos sean
correctos y anota en la Hoja de Inventario su nombre, fecha y firma.
Ficha
Catalográficas
Carta Envío
c.
Hoja-Inventario
Material
5
6
Recibe la Carta de Envío firmada, anexa la muestra de la Ficha Catalográfica, la Hoja - Inventario y envía por valija los paquetes de libros a cada CIJ, UH y
UTUH.
Carta Envío
Recibe la Carta de Envío, revisa, en su caso solicita
modificaciones, firma y devuelve al Profesional
Ejecutivo/a para su envío a cada unidad.
Material
Hoja-Inventario
Ficha
Catalográfica
Carta Envío
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PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
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JEFE/A DEL DEPTO.
DE DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
SUBJEFE/A DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL
EJECUTIVO/A
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
RESPONSABLE DE LA
BIBLIOTECA EN EL
CIJ, UH O UTUH
TERMINA
Da a conocer entre sus compañeros del CIJ, UH o UTUH los nuevos títulos recibidos para promover su consulta. Archiva toda
la documentación generada en la carpeta
correspondiente.
11
Recibe la copia de la Hoja-Inventario firmada y archiva junto con la Carta
de Envío recibida del Departamento de
Documentación Científica.
12
14
Documentación
Carta de Envío
Hoja-Inventario
c.
13
Hoja-Inventario
Recibe del CIJ, UH o UTUH el original de la
Hoja - Inventario firmada y archiva en la carpeta
correspondiente.
910
c.
Elabora la Ficha por cada libro recibido, las archiva en el tarjetero e ingresa los libros a la biblioteca. Entrega al Director/a la
Hoja-Inventario en o. y c. firmada de verificación de
los libros recibidos.
Hoja-Inventario
Fichas
Catalográficas
Recibe la Hoja - Inventario en o. y c. firmada por el responsable de la Biblioteca, la firma, solicita a la Secretaria envíe el o. al Depto. de Documentación Científica y devuelve al Responsable de la Biblioteca la c. para su control y archivo.
c.
Hoja-Inventario
C
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DESCRIPCION DE FORMATO
14 de 19
I. Nombre del Formato: FICHA CATALOGRÁFICA
II. Clave: s/n
III. Objetivo: Mantener identificados y catalogados los libros que
conforman las Bibliotecas Básicas de cada uno de los CIJ,
UH o UTUH.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Biblioteca Básica en el CIJ, UH o
UTUH.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se reciba un libro nuevo en la Biblioteca.
VI. Integración del Formato: Original
VII. Distribución: Original: Biblioteca del CIJ, UH o UTUH
VIII. Forma de Llenado: Mecanográfica
IX. Observaciones:
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
15 de 19
1 CLASIFICACIÓN
Ejemplo:
E:220.b
S729d
El número de clasificación del libro.
2 NOMBRE DEL AUTOR:
Ejemplo:
Souza y Machorro, Mario
El nombre completo del autor del libro,
iniciando con el apellido paterno, materno y
nombre (s).
3 TITULO DEL LIBRO
Ejemplo:
Dinámica y evolución de la vida en pareja.
El nombre completo del libro.
4 PAIS
Ejemplo:
México
El país en el cual fue editado el libro.
5 EDITORIAL
Ejemplo:
Manual Moderno
El nombre de la editorial a la que pertenece el
libro.
6 AÑO DE PUBLICACIÓN
Ejemplo:
1996
El año en el que fue publicado el libro.
7 NO. DE PAGINAS
Ejemplo:
417p.
El total de páginas que contiene el libro.
8 NÚMERO INTERNACIONAL DEL
LIBRO
Ejemplo:
ISBN-968-426-708-8
El número de internacional con el que se
identifica el libro.
9 DESCRIPTORES O
ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA
Ejemplo: 1. TERAPIA-RELACIONES HUMANAS
2. PAREJA-RELACIÓN
Los Descriptores o Encabezamiento de
Materia, de acuerdo con la temática del libro.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
EJEMPLAR DEL FORMATO
16 de 19
E.220.b S729D
Souza y Machorro, Mario Dinámica y Evolución de la vida en pareja. México: Manual Moderno, 1996 417P. ISBN-968-426-708-8 1. TERAPIA-RELACIONES HUMANAS 2. PAREJA-RELACIÓN
1
2
3
4
5 6 7
8
9
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-001-A3
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
DESCRIPCION DE FORMATO
17 de 19
I. Nombre del Formato: HOJA-INVENTARIO
II. Clave: s/n
III. Objetivo: Llevar el control de los libros existentes en las Bibliotecas
Básicas de los CIJ, UH y UTUH.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Biblioteca Básica en el Departamento
de Documentación Científica.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que ingrese un libro nuevo a la Biblioteca.
VI. Integración del Formato: Original y copia
VII. Distribución: Original: Departamento de Documentación Científica
Copia: Biblioteca Básica de los CIJ, UH y UTUH
VIII. Forma de Llenado: Mecanográfica
IX. Observaciones: Se utilizará el mismo formato para el ingreso de libros
donados y solamente se agrega al texto que dice Hoja
Inventario, la leyenda “Donación”.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
18 de 19
1 Fecha El día, mes y año en la que se elabora el
formato.
2 CIJ, UH o UTUH El nombre del CIJ, UH o UTUH a la que se le
envía el formato.
3 Hoja No. El número consecutivo que corresponda a un
envío normal, de reposición o donación según
sea el caso.
4 Clasificación El número de clasificación que le corresponda
al libro.
5 Autor El nombre del autor del libro iniciando por el
apellido paterno, materno y nombre (s).
6 Titulo El título del libro
7 Editorial El nombre de la editorial que publica el libro.
8 Año El año de publicación del libro.
9 Fecha de Recibido El día, mes y año en que fue recibido el libro en
la Biblioteca del CIJ, UH o UTUH.
10 Nombre y Firma del Director El nombre y firma de recibido del Director/a
del CIJ, UH o UTUH.
11 Nombre y Firma del Responsable de la
Biblioteca Básica
El nombre y firma de recibido del Responsable
de la Biblioteca Básica del CIJ, UH o UTUH.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
EJEMPLAR DEL FORMATO
19 de 19
BIBLIOTECA BÁSICA
HOJA- INVENTARIO
Fecha: ____________________________
CIJ, UH o UTUH: _______________________________ Hoja No. ________
Clasificación Autor Título Editorial Año
________________________
Fecha de recibido
______________________________ _____________________________
Nombre y Firma Nombre y Firma
Director del CIJ, UH o UTUH Responsable de Bibliotecas Básicas
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
Dirección de Investigación y Enseñanza
Subdirección de Capacitación
Departamento de Documentación Científica
1
2 3
4
5
6
7
8
9
10 11
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
CÓDIGO: ME-UNIDAD/DEDC-002-A2
INDICE
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2
MATERIALES 3
PROCEDIMIENTO 4
DIAGRAMA DE FLUJO 6
ANEXO:
Préstamo de Libros 9
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Mayo 2019 Mayo 2019 U: /BIBLIO 002
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
1 de 11
OBJETIVO
Coordinar y controlar el préstamo de libros en las Bibliotecas Básicas a los usuarios de base de
cada Centro de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización o Unidades de Tratamiento
para Usuarios de Heroína, así como en el Centro de Capacitación, con la finalidad de mantener
completo el acervo bibliográfico y brindar un buen servicio.
ALCANCE
Al Departamento de Documentación Científica, Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Centro de Capacitación.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
CIJ: Centros de Integración Juvenil
UH: Unidades de Hospitalización
UTUH: Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína
Biblioteca Básica: Espacio físico dentro de los CIJ, UH o UTUH asignado para guardar el
acervo bibliográfico con el que cuenta la Institución.
Responsable (s): Persona (s) encargada (s) del control y manejo del acervo de la Biblioteca
Básica en cada CIJ, UH o UTUH.
Acervo Bibliográfico: Conjunto de libros que conforman la colección de una biblioteca.
Usuario de Base: Personal del equipo técnico-médico de base, que solicita para consulta,
material del acervo de las Bibliotecas Básicas.
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PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
2 de 11
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Subjefe/a del Departamento de Documentación Científica
- Supervisará que el formato Préstamo de Libros se envíe en tiempo y forma a todos los CIJ,
UH, UTUH y Centro de Capacitación para su control.
Profesional Ejecutivo/a del Departamento de Documentación Científica
- Enviará en archivo electrónico a cada uno de los CIJ, UH o UTUH el formato “Préstamo de
Libros”, a fin de que en cada unidad se lleve el control del préstamo del material
bibliográfico.
Responsable (s) de Biblioteca Básica en el CIJ, UH o UTUH
- Será el único facultado para realizar el préstamo de los libros del acervo bibliográfico.
- Realizará el préstamo de libros a domicilio únicamente al personal de base, a través del
formato “Préstamo de Libros”, en caso de no contar con este formato, su registro y control lo
llevará en una libreta que contenga los mismos datos.
- Prestará los libros por un periodo máximo de 15 días naturales y únicamente 3 títulos por
persona a la vez, con derecho a una sola renovación por el mismo periodo.
- En el caso de personal de servicio social, voluntariado y público en general, consultará el
acervo dentro de las mismas instalaciones, y cuando soliciten el servicio de fotocopias, el costo
será pagado por el usuario.
- Realizará una revisión semanal de los registros de préstamo y notificará al personal de base sus
fechas de vencimiento para la entrega oportuna del material bibliográfico.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
3 de 11
MATERIALES
Acervo de las Bibliotecas Básicas
ANEXOS
Formato Préstamo de Libros.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
4 de 11
USUARIO/A
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA
USUARIO/A
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA
USUARIO/A
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA
1. Se presenta en la Biblioteca y solicita el servicio de
préstamo y/o consulta de material bibliográfico.
2. Recibe al usuario/a, le solicita su identificación oficial, y
proporciona el material de préstamo y/o consulta,
pudiéndose presentar 2 casos:
2.1 Que el material bibliográfico solicitado sea para
consultarlo internamente, en este caso, se lo entrega al
usuario/a
2.1.1 Recibe el material solicitado, lo consulta en la
misma biblioteca y lo devuelve al Responsable al
terminar de obtener su información.
2.1.2 Recibe el material, devuelve al usuario/a su
identificación y guarda el libro (s) en el lugar
correspondiente. Termina procedimiento.
2.2 Que el material bibliográfico solicitado sea para
consultarlo externamente, en este caso, le entrega al
usuario/a el formato Préstamo de Libros en original y
copia.
2.2.1 Recibe el formato Préstamo de Libros en original y
copia, lo requisita, firma y devuelve al
Responsable de la Biblioteca.
2.2.2 Recibe el formato requisitado y firmado, revisa los
datos, anota la fecha de préstamo y de devolución,
entrega el material solicitado al usuario/a junto con
la copia del formato.
2.2.3 Archiva temporalmente el original del formato
Préstamo de Libros en el expediente
correspondiente.
IDENTIFICACIÓN
OFICIAL
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO,
IDENTIFICACIÓN
OFICIAL
FORMATO
PRÉSTAMO DE
LIBROS
FORMATO
PRÉSTAMO DE
LIBROS
FORMATO
PRÉSTAMO DE
LIBROS,
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
FORMATO
PRÉSTAMO DE
LIBROS
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 11
USUARIO/A
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA
USUARIO/A
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA
3. Entrega al Responsable de la Biblioteca dentro de la fecha
establecida el material prestado, pudiéndose presentar 2
casos:
3.1 Que requiera el préstamo del material por más tiempo,
en este caso, lo solicita y entrega la copia del formato
Préstamo de Libros al Responsable de la Biblioteca.
3.1.1 Recibe el material junto con la copia del formato
Préstamo de Libros, busca el original, firma de
recibido en ambos y archiva en la carpeta
correspondiente.
3.1.2 Elabora nuevo formato de Préstamo de Libros en
original y copia, requisita y anota la nueva fecha de
entrega, solicita al usuario/a su firma, le
proporciona la copia del formato y archiva el
original temporalmente. Regresa al punto no. 3
3.2 Que no requiera el préstamo del material por más
tiempo, en este caso, entrega la copia del formato
Préstamo de Libros al Responsable de la Biblioteca.
3.2.1 Recibe la copia del formato Préstamo de Libros,
busca el original, firma de recibido en ambos y
archiva en la carpeta correspondiente. Continúa el
procedimiento.
4. Coloca el material bibliográfico recibido en el lugar
correspondiente del estante.
5. Termina procedimiento.
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
FORMATO
PRÉSTAMO DE
LIBROS
FORMATO
PRÉSTAMO DE
LIBROS
FORMATO
PRÉSTAMO DE
LIBROS
FORMATO
PRÉSTAMO DE
LIBROS
FORMATO
PRÉSTAMO DE
LIBROS
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-002-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
6 de 11
USUARIO/A RESPONSABLE DE LA BIBLIOTECA
2.1.1
1 2
2.2.1
INICIA
Se presenta en la Biblioteca y solicita el servicio de préstamo y/o consulta de material
bibliográfico.
c.
Recibe el formato Préstamo de Libros en original y copia, lo requisita, firma y devuelve al
Responsable de la Biblioteca.
Préstamo de Libros
2.2
c.
Que el material bibliográfico solicitado sea para consultarlo externamente, en este caso, le entrega al usuario/a el formato Préstamo de Libros en original y copia.
Préstamo de Libros
Libro
Que el material bibliográfico solicitado sea para consultarlo internamente, en este caso, se lo
entrega al usuario/a.
2.1
LA CONSULTA ES…??
EXTERNA
INTERNA
2.1.2
Recibe el material, devuelve al usuario/a su identificación y guarda el libro (s) en el lugar
correspondiente. Termina procedimiento.
TERMINA
Recibe al usuario/a, le solicita su identificación oficial, y proporciona el material de préstamo y/o
consulta, pudiéndose presentar 2 casos:
Identificación
Recibe el material solicitado, lo consulta en la misma biblioteca y lo devuelve al Responsable al
terminar de obtener su información.
Libro
A
Libro
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-002-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
7 de 11
USUARIO/A RESPONSABLE DE LA BIBLIOTECA
A
2.2.2
2.2.33
REQUIERE PRESTAMO DE MATERIAL
POR MÁS TIEMPO…?
SINO
3.1.1
Que requiera el préstamo del material por más tiempo, en este caso, lo solicita y entrega la copia del formato Préstamo de Libros al Responsable
de la Biblioteca.
Préstamo de Libros c.
3.1
c.
3.1.2
Préstamo de Libros c.
3.2
Que no requiera el préstamo del material por más tiempo, en este caso, entrega la copia del formato
Préstamo de Libros al Responsable de la Biblioteca.
Préstamo de Libros
Archiva temporalmente el original del formato Préstamo de Libros en el expediente
correspondiente.
c.
Préstamo de Libros
Recibe el material junto con la copia del formato Préstamo de Libros, busca el original, firma de
recibido en ambos y archiva en la carpeta correspondiente.
Elabora nuevo formato de Préstamo de Libros en original y copia, requisita y anota la nueva fecha
de entrega, solicita al usuario/a su firma, le proporciona la copia del formato y archiva el
original temporalmente. Regresa al punto no. 3
Préstamo de Libros1
1
c.
Recibe el formato requisitado y firmado, revisa los datos, anota la fecha de préstamo y de
devolución, entrega el material solicitado al usuario/a junto con la copia del formato.
Préstamo de Libros
Entrega al Responsable de la Biblioteca dentro de la fecha establecida el material prestado,
pudiéndose presentar 2 casos:
Préstamo de Libros c.
B
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE PRÉSTAMO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
8 de 11
USUARIO/A RESPONSABLE DE LA BIBLIOTECA
B
3.2.1
c.
Recibe la copia del formato Préstamo de Libros, busca el original, firma de recibido en ambos y
archiva en la carpeta correspondiente. Continúa el procedimiento.
Préstamo de Libros
Coloca el material bibliográfico recibido en el lugar correspondiente del estante.
4
TERMINA
5
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-002-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
DESCRIPCION DE FORMATO
9 de 11
I. Nombre del Formato: PRÉSTAMO DE LIBROS
II. Clave: s/n
III. Objetivo: Mantener el control del préstamo de los libros que
conforman la Biblioteca Básica.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Biblioteca Básica en el CIJ, UH o
UTUH.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se presta un libro en la Biblioteca.
VI. Integración del Formato: Original y copia
VII. Distribución: Original: Archivo de la Biblioteca del CIJ, UH o UTUH
Copia: Usuario/a que solicita el libro
VIII. Forma de Llenado: Letra de molde
IX. Observaciones:
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-002-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
10 de 11
1 Clasificación El número que contiene la ficha de
identificación del libro solicitado.
2 Autor El nombre del autor del libro solicitado.
3 Título El título del libro solicitado.
4 Fecha de Préstamo El día, mes y año en que se está realizando el
préstamo del material bibliográfico.
5 Fecha de Devolución El día, mes y año en que deberá ser entregado
el material bibliográfico.
6 Nombre del Usuario El apellido paterno, materno y nombre (s) del
usuario/a que está solicitando el material.
7 Área de Adscripción: El nombre del área de adscripción a la que
pertenece el usuario/a.
8 No. de Empleado El número del usuario/a al que se le presta el
material bibliográfico.
9 Firma del Solicitante La firma del usuario/a al que se le presta el
material bibliográfico.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
EJEMPLAR DEL FORMATO
11 de 11
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
Dirección de Investigación y Enseñanza
Subdirección de Capacitación
Departamento de Documentación Científica BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES
PRÉSTAMO DE LIBROS
1) Clasificación: ___________________________________________________________
2) Autor: _________________________________________________________________
3) Título: _________________________________________________________________
4) Fecha de Préstamo: _______________ 5) Fecha de Devolución: __________________
6) Nombre del Usuario: _____________________________________________________
7) Área de Adscripción: _____________________________________________________
8) Número de Empleado: ____________________________________________________
9) Firma del Solicitante: ______________________
1
2
3
4 5
6
7
8
9
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL SERVICIO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
CÓDIGO: ME-UNIDAD/DEDC-003-A2
INDICE
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2
MATERIALES 3
PROCEDIMIENTO 4
DIAGRAMA DE FLUJO 6
ANEXOS:
Informe del Servicio de Biblioteca Básica 8
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Mayo 2019 Mayo 2019 U: /BIBLIO 003
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-003-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO Y EVALUACIÓN
DEL SERVICIO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
1 de 10
OBJETIVO
Llevar el registro y control de los usuarios internos y externos que consultan la Biblioteca
Básica, en cada uno de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización,
Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína, a través de una herramienta vía intranet
(Informe de Biblioteca Básica), que recopile la información necesaria, con la finalidad de
actualizar, evaluar y dar cuenta del proyecto.
ALCANCE
Al Departamento de Documentación Científica, Subdirección de Capacitación, Subdirecciones
Regionales, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de
Tratamiento para Usuarios de Heroína y Centro de Capacitación.
NOTACIONES
CIJ: Centros de Integración Juvenil
UH: Unidades de Hospitalización
UTUH: Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína
Director/a del CIJ, UH o UTUH: Incluye al Director/a, Encargado/a y/o Responsables
DEFINICIONES
Acervo Bibliográfico: Conjunto de libros que conforman la colección de una biblioteca.
Biblioteca Básica: Espacio físico dentro de los CIJ, UH o UTUH asignado para guardar el
acervo bibliográfico con el que cuenta la Institución.
Responsable (s): Persona (s) encargada (s) del control y manejo del acervo de la Biblioteca
Básica en cada CIJ, UH o UTUH.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-003-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO Y EVALUACIÓN
DEL SERVICIO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
2 de 10
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Jefe/a del Departamento de Documentación Científica
- Supervisará mensualmente el envío por correo electrónico del aviso dirigido a los CIJ, UH,
UTUH y Subdirecciones Regionales en el que se especifican los detalles para requisitar el
Informe del Servicio de Biblioteca Básica a través de Intranet.
Profesional Ejecutivo/a del Departamento de Documentación Científica
- Revisará y dará seguimiento los primeros 3 días de cada mes, al registro de la información
contenida en el formato Informe del Servicio de Biblioteca Básica, de cada uno de los CIJ,
UH y UTUH, a través de la intranet.
Responsable (s) de Biblioteca Básica en el CIJ, UH o UTUH
- Llevará el registro, control y seguimiento del servicio de usuarios internos y externos en la
Biblioteca Básica.
- Requisitará mensualmente el formato Informe del Servicio de Biblioteca Básica, a través de la
Intranet y notificará al Departamento de Documentación Científica para su revisión y
seguimiento.
Director/a del CIJ, UH o UTUH
- Verificará que el Responsable de la Biblioteca Básica, lleve el registro y control de los
usuarios que acuden al CIJ, UH o UTUH.
- Revisará mensualmente la información contenida en el formato Informe del Servicio de
Biblioteca Básica y verificará que sea enviado vía intranet al Departamento de
Documentación Científica.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-003-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO Y EVALUACIÓN
DEL SERVICIO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
3 de 10
MATERIALES
Acervo de las Bibliotecas Básicas
Informe del Servicio de Biblioteca Básica
ANEXOS
Formato Informe del Servicio de Biblioteca Básica.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-003-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO Y EVALUACIÓN
DEL SERVICIO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
4 de 10
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOC.
CIENTÍFICA
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOC.
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA EN
EL CIJ, UH O
UTUH
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
1. Elabora oficio de notificación para requisitar el formato
Informe del Servicio de Bibliotecas Básicas, dirigido a los
CIJ, UH y UTUH, en el que especifica los detalles para su
ingreso a la Intranet y descarga del mismo; turna al Jefe/a
del Departamento de Documentación Científica.
2. Recibe el oficio en el que se notifica a los Directores/as de
los CIJ, UH o UTUH requisiten mensualmente el formato
Informe del Servicio de Bibliotecas Básicas, a través de la
Intranet.
3. Solicita al Profesional Ejecutivo/a envíe por correo
electrónico a los CIJ, UH y UTUH el oficio de
notificación.
4. Recibe el oficio firmado, escanea, y lo envía vía correo
electrónico a los CIJ, UH y UTUH, solicitando acuse de
recibido.
5. Recibe correo electrónico, responde de recibido e imprime
el oficio y lo notifica al Responsable de la Biblioteca.
6. Recibe el oficio con las especificaciones para el ingreso a
Intranet y accesa al sistema para conocerlo.
7. Requisita el formato Informe del Servicio de Biblioteca
Básica de las personas que acudieron durante el mes y
notifica al Director para su visto bueno.
8. Revisa el formato Informe del Servicio de Biblioteca
Básica, en su caso solicita modificaciones y da su visto
bueno para su envío al Departamento de Documentación
Científica.
9. Recibe el formato Informe del Servicio de Biblioteca
Básica, revisa la información y en su caso realiza
aclaraciones con el Responsable de la Biblioteca Básica
correspondiente.
OFICIO
OFICIO
OFICIO
OFICIO
OFICIO
FTO. INFORME
FTO. INFORME
FTO. INFORME
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-003-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO Y EVALUACIÓN
DEL SERVICIO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 10
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
10. Captura la información del formato Informe del Servicio
de Bibliotecas Básicas en la base de datos por
Subdirección Regional, para su posterior análisis y
archivo.
11. Genera mensualmente el Informe de usuarios internos y
externos, temas consultados y nivel de instrucción por
Subdirección Regional, a nivel nacional y turna al Jefe/a
del Departamento.
12. Recibe el Informe de usuarios internos y externos, analiza
y en caso de no haber modificaciones, lo envía a la
Subdirección de Capacitación, para su conocimiento.
13. Con base en los informes mensuales, realiza el Informe
trimestral y Ejecutivo Anual de usuarios internos y
externos, por temas consultados y nivel de instrucción de
usuarios por Subdirección Regional a nivel nacional,
mismo que turna al Jefe/a del Departamento.
14. Recibe el Informe Ejecutivo Anual de usuarios internos y
externos, analiza y en caso de no haber modificaciones lo
envía a la Subdirección de Capacitación, para su
conocimiento.
15. Realiza el reporte de evaluación anual de los servicios de
Biblioteca Básicas referente a los temas más consultados
por Subdirección Regional.
16. Elabora un listado de libros de acuerdo con los resultados
de los temas consultados, a fin de solicitarlos y enriquecer
el acervo bibliográfico que turna al jefe/a del
Departamento.
17. Termina procedimiento.
FTO. INFORME
INFORME DE
USUARIOS
INFORME DE
USUARIOS
INFORME TRIM.,
EJECUTIVO
ANUAL
INFORME
EJECUTIVO
ANUAL
LISTADO DE
LIBROS
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-003-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO Y EVALUACIÓN
DEL SERVICIO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
6 de 10
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPTO. DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL CIJ,
UH O UTUH
RESPONSABLE DE LA
BIBLIOTECA BÁSICA EN EL
CIJ, UH O UTUH
INICIA
1 2
34
7
5 6
Requisita el formato Informe del Servicio de Biblioteca Básica de las personas que acudieron durante el mes y notifica al Director para su visto bueno.
Recibe correo electrónico, responde de recibido e imprime el oficio y lo notifica al Responsable de la Biblioteca
Fto. Inf. Serv. BB
Oficio
Oficio
Elabora oficio de notificación para requisitar el formato Informe del Servicio de BB, dirigido a los CIJ, UH y UTUH, en el que especifica los detalles para su ingreso a la Intranet y descarga del mismo; turna al Jefe/a del Depto.
8
Revisa el formato Informe del Servicio de Biblioteca Básica, en su caso solicita modificaciones y da su visto bueno para su envío al Departamento de Documentación Científica.
Fto. Inf. Serv. BB
A
Oficio
Solicita al Profesional Ejecutivo/a envíe por correo electrónico a los CIJ, UH y UTUH el oficio de notificación
9
Recibe el formato Informe del Servicio de Biblioteca Básica, revisa la información y en su caso realiza aclaraciones con el Responsable de la Biblioteca Básica correspondiente.
Fto. Inf. Serv. BB
Recibe el oficio en el que se notifica a los Directores/as de los CIJ, UH o UTUH requisiten mensualmente el formato Informe del Servicio de Bibliotecas Básicas, a través de la Intranet
Oficio
Recibe el oficio con las especificaciones para el ingreso a Intranet y accesa al sistema para conocerlo.
Oficio
Oficio
Recibe el oficio firmado, escanea, y lo envía vía correo electrónico a los CIJ, UH y UTUH, solicitando acuse de recibido
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-003-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO Y EVALUACIÓN
DEL SERVICIO DE LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
7 de 10
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL CIJ,
UH O UTUH
RESPONSABLE DE LA
BIBLIOTECA BÁSICA EN EL
CIJ, UH O UTUH
A
10
Genera mensualmente el Informe de usuarios internos y externos, temas consultados y nivel de instrucción por Subdirección Regional, a nivel nacional y turna al Jefe/a del Departamento.
Inf. de Usuarios
1112
13
14
TERMINA
Captura la información del formato Informe Trimestral del Servicio de Bibliotecas Básicas en la base de datos por Subdirección Regional, para su posterior análisis y archivo.
Fto. Inf. Serv. BB
Recibe el Informe de usuarios internos y externos, analiza y en caso de no haber modificaciones, lo envía a la Subdirección de Capacitación, para su conocimiento
Inf. de Usarios
Inf. Usuarios Anual
Con base en los informes mensuales, realiza el Informe trimestral y Ejecutivo Anual de usuarios internos y externos, por temas consultados y nivel de instrucción de usuarios por Subdirección Regional a nivel nacional, mismo que turna al Jefe/a del Departamento.
Inf. de Usuarios
17
15
Realiza el reporte de evaluación anual de los servicios de Biblioteca Básicas referente a los temas más consultados por Subdirección Regional.
16
Elabora un listado de libros de acuerdo con los resultados de los temas consultados, a fin de solicitarlos y enriquecer el acervo bibliográfico que turna al jefe/a del Departamento.
Recibe el Informe Ejecutivo Anual de usuarios internos y externos, analiza y en caso de no haber modificaciones lo envía a la Subdirección de Capacitación, para su conocimiento.
Inf. Usuarios Anual
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-003-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
DESCRIPCION DE FORMATO
8 de 10
I. Nombre del Formato: INFORME TRIMESTRAL DEL SERVICIO DE
BIBLIOTECA BÁSICA
II. Clave: s/n
III. Objetivo: Llevar el control de los usuarios internos y externos que
asisten a la Biblioteca Básica en cada uno de los CIJ, UH
o UTUH.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Biblioteca Básica en el CIJ, UH o
UTUH.
V. Periodicidad de su Elaboración: Mensualmente.
VI. Integración del Formato:
VII. Distribución: Departamento de Documentación Científica
VIII. Forma de Llenado: Por sistema.
IX. Observaciones: Este formato deberá ser llenado a través de la Intranet y
enviado al Departamento de Documentación Científica.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
9 de 10
1
Adscripción:
La Subdirección Regional a la que pertenece el
CIJ, UH o UTUH que esta requisitando el
formato.
2 Nombre: El nombre, apellido paterno, materno y nombre
(s) del responsable de la biblioteca en el CIJ,
UH o UTUH.
3 Fecha: El día, mes y año en que se elabora el informe.
4 Usuarios que utilizaron el servicio de
biblioteca básica:
El total tanto de usuarios internos como de
externos que utilizaron el servicio de biblioteca
básica.
5 Temas más consultados: Una X en el tema que corresponda, de acuerdo
con lo más consultado por los usuarios.
6 Nivel de instrucción del usuario: Una X en el nivel de educación
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-003-A2
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
EJEMPLAR DEL FORMATO
10 de 10
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
CÓDIGO: ME-UNIDAD/DEDC-004-A3
INDICE
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2
MATERIALES 4
REFERENCIAS 4
PROCEDIMIENTO 5
DIAGRAMA DE FLUJO 9
ANEXO
Hoja - Inventario 14
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Mayo 2019 Mayo 2019 U: /BIBLIO 004
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
1 de 16
OBJETIVO
Realizar cada dos años, el inventario físico de libros de las Bibliotecas Básicas de los Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de
Heroína y del Centro de Capacitación, a fin de mantenerlo actualizado y contar con el registro
del material bibliográfico que las conforma.
ALCANCE
Al Departamento de Documentación Científica, Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Centro de Capacitación.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
CIJ: Centros de Integración Juvenil
UH: Unidades de Hospitalización
UTUH: Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína
Director/a del CIJ, UH o UTUH: Incluye al Director/a, Encargado/a y/o Responsables
Biblioteca Básica: Espacio físico dentro de los CIJ, UH o UTUH asignado para guardar el
acervo bibliográfico con el que cuenta la Institución.
Responsable (s): Persona (s) encargada (s) del control y manejo del acervo de la Biblioteca
Básica en cada CIJ, UH o UTUH.
Procesos Técnicos: Catalogar, clasificar, elaborar etiquetas, colocarlas en el lomo de cada
libro y plasmar el sello de pertenencia a la Institución.
Usuario de Base: Personal del equipo médico-técnico de base, que solicita para consulta,
material del acervo de las Bibliotecas Básicas.
Acervo Bibliográfico: Conjunto de libros que conforman la colección de una biblioteca.
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
2 de 16
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Director/a del CIJ, UH o UTUH
- Custodiará conjuntamente con el (los) Responsable (s) de la Biblioteca Básica, el acervo
bibliográfico, así como su buen uso y en su caso, será el responsable de la reposición de los
faltantes.
- Coordinará la realización del inventario físico de la Biblioteca Básica, cada dos años.
- Devolverá cotejados los registros del inventario, al Departamento de Documentación
Científica, a más tardar en un mes, a partir de la fecha en la que se le solicite, de acuerdo con
el siguiente ejemplo:
Año Hojas No.
2006 01/2006 a la 34/2006
2007 01/2007 a la 28/2007
2008 01/2008 a la 08/2008
2009 01/2009 a la 12/2009
2010 01/2010 a la 04/2010
2011 01/2011 a la 06/2011
2012 01/2012
2013 01/2013 a la 08/2013
2014 01/2014 a la 02/2014
2015 01/2015 a la 05/2015
2016 01/2016
2017 01/2017 a la 03/2017
2018 01/2018 a la 09/2018
2019 01/2019
- Supervisará que la reposición de los libros faltantes se realice en un plazo no mayor de 15 días
hábiles, a partir de la fecha en que estos son detectados. En caso de no adquirir el título
requerido, deberá reponerse con otro libro equivalente en contenido y costo que seleccione el
Departamento de Documentación Científica.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
3 de 16
Responsable de Biblioteca Básica
- Realizará el inventario físico, cotejando que los libros existentes coincidan con los
mencionados en las hojas de Inventario.
Jefe/a del Departamento de Documentación Científica
- Autorizará la compra de otro libro equivalente en contenido y costo, en caso de que el libro
faltante se encuentre descontinuado.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
4 de 16
MATERIALES
Material Bibliográfico que conforma las Bibliotecas Básicas
Ficha Catalográfica
Formato Préstamo de Libros
Oficios de entrega de Inventario
Oficio de reposición de libros
REFERENCIAS
Ley General de Bibliotecas Públicas
Reglas de Catalogación Angloamericanas
ANEXOS
Hoja - Inventario
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 16
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA EN
EL CIJ, UH O
UTUH
1. Solicita mediante oficio al Director/a del CIJ, UH o UTUH,
realice el Inventario físico del acervo de la Biblioteca
Básica, en el que especifica los detalles para su ingreso a la
Intranet y descarga del mismo; turna al Profesional
Ejecutivo/a para que lo envíe por correo electrónico.
2. Recibe la instrucción y el oficio firmado, escanea y lo envía
por correo electrónico a los CIJ, UH y UTUH, solicitando
acuse de recibo y en su caso realizar el seguimiento vía
telefónica.
3. Recibe el oficio por correo electrónico, confirma recepción
e imprime y solicita a la secretaria selle el oficio de acuse y
devuelva escaneado por correo al Departamento de
Documentación Científica.
4. Imprime 2 juegos de la Hoja - Inventario, revisa y solicita al
Responsable de la Biblioteca realice el inventario físico.
5. Recibe 2 juegos de la Hoja - Inventario y oficio con las
especificaciones para el ingreso a Intranet y accesa al
sistema. Solicita la devolución de los libros prestados a los
usuarios y coteja los listados contra las existencias físicas
del material, pudiéndose presentar 2 casos:
5.1 Que el acervo bibliográfico este completo, en este caso,
firma los 2 juegos de las Hojas - Inventario y entrega al
Director/a del CIJ, UH o UTUH. Continúa en el punto
no. 12
5.2 Que el acervo bibliográfico este incompleto, en este
caso, revisa los formatos Préstamo de Libros,
pudiéndose presentar 2 casos:
OFICIO Y
ARCHIVO DE
INVENTARIO
OFICIO Y
ARCHIVO DE
INVENTARIO
OFICIO Y
ARCHIVO DE
INVENTARIO
HOJA-
INVENTARIO
HOJA-
INVENTARIO,
LISTADOS
HOJAS
INVENTARIO
FTO. PRÉSTAMO
DE LIBROS
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
6 de 16
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA EN
EL CIJ, UH O
UTUH
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA EN
EL CIJ, UH O
UTUH
5.2.1 Que el faltante si este avalado por un formato
Préstamo de Libros, en este caso, lo notifica por
escrito al Director/a, anexa el formato
correspondiente con los datos del usuario/a que no
devolvió el material.
5.2.1.1 Recibe la notificación y el formato Préstamo de
Libros, revisa y solicita al usuario/a la
devolución del material, pudiéndose presentar 2
casos:
5.2.1.1.1 Que el usuario/a si devuelva el material
prestado, en este caso, lo entrega al
Responsable de la Biblioteca.
5.2.1.1.1.1 Recibe el material, lo integra en la
Biblioteca, firma los 2 juegos de la
Hoja - Inventario y turna al Director
del CIJ, UH o UTUH. Continua en el
punto no. 12
5.2.1.1.2 Que el usuario/a no devuelva el material
prestado, en este caso, le solicita la
reposición física del libro.
5.2.1.1.2.1 Recibe la reposición del libro, lo
notifica al Departamento de
Documentación Científica y se lo
envía por valija. Continua en el punto
no. 6
5.2.2 Que el faltante no esté avalado por un formato
Préstamo de Libros, en este caso, lo notifica por
escrito al Director/a.
FTO. PRÉSTAMO
DE LIBROS
FTO. PRÉSTAMO
DE LIBROS
MATERIAL
MATERIAL,
HOJAS DE
INVENTARIO
MATERIAL
FTO. PRÉSTAMO
DE LIBROS Y
OFICIO DE
FALTANTE
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
7 de 16
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
5.2.2.1 Recibe notificación y envía oficio al
Departamento de Documentación Científica en
el que le hace saber acerca del faltante y que se
compromete a reponerlo, pudiéndose presentar
2 casos:
5.2.2.1.1 Que el material sea adquirido, en este
caso, lo envía por valija al Departamento
de Documentación Científica y continúa
en el punto no. 6
5.2.2.1.2 Que el material este agotado o
descatalogado, en este caso, solicita al
Departamento de Documentación
Científica el título de otro material
equivalente en contenido y costo.
5.2.2.1.2.1 Adquiere el material y lo envía por
valija al Departamento de
Documentación Científica y
continúa el procedimiento.
6. Recibe en el plazo establecido el nuevo material, realiza la
baja de los libros extraviados en la Hoja - Inventario y
actualiza el sistema.
7. Realiza el proceso técnico, integra el nuevo título en la
Hoja - Inventario e imprime en 2 tantos.
8. Elabora la muestra de la Ficha Catalográfica del nuevo
material y envía al CIJ, UH o UTUH correspondiente, junto
con el libro y 2 juegos de la Hoja - Inventario.
9. Recibe el material junto con la Ficha Catalográfica y la
Hoja - Inventario en 2 juegos, que turna al Responsable de
la Biblioteca Básica.
OFICIO DE
FALTANTE
MATERIAL
MATERIAL
MATERIAL Y
HOJA - INV.
MATERIAL,
HOJAS - INV.
FICHA
CATALOGRÁF.,
MATERIAL Y
HOJA - INV.
FICHA
CATALOGRÁF.,
MATERIAL Y
HOJA - INV.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
8 de 16
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA
BÁSICA EN CIJ,
UH O UTUH
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA
BÁSICA EN CIJ,
UH O UTUH
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
10. Recibe el material junto con la Ficha Catalográfica y 2
juegos de la Hoja - Inventario, coteja la información, las
firma y devuelve al Director/a.
11. Elabora la Ficha Catalográfica, la anexa en el material y lo
guarda en el estante correspondiente.
12. Recibe los 2 juegos de la Hoja del Inventario firmado,
firma en cada una y solicita a la Secretaria elabore el
oficio para su envío al Departamento de Documentación
Científica.
13. Entrega el otro juego de la Hoja - Inventario al
Responsable de la Biblioteca.
14. Recibe la Hoja - Inventario firmadas y archiva en la
carpeta correspondiente para su control.
15. Recibe la Hoja - Inventario firmada y archiva en la carpeta
correspondiente.
16. Termina procedimiento.
MATERIAL,
FICHA
CATALOGRÁF.,
HOJA - INV.
FICHA
CATALOGRAF.,
MATERIAL
HOJA - INV.
HOJA - INV.
HOJA - INV.
HOJA - INV.
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
9 de 16
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL CIJ,
UH O UTUH
RESPONSABLE DE LA
BIBLIOTECA BÁSICA EN EL
CIJ, UH O UTUH
INICIA
1 2 3
4
Recibe la instrucción y el oficio firmado, escanea y lo envía por correo electronico a los CIJ, UH y UTUH, solicitando acuse de recibo y en su caso realizar el seguimiento vía telefonica.
5.1
5
En este caso, firma los 2 juegos de las Hojas - Inventario y entrega al Director/a del CIJ, UH o UTUH. Continúa en el punto no. 12
c.
Oficio
Solicita mediante oficio al Director/a del CIJ, UH o UTUH, realice su Inventario Fisico del acervo de la Biblioteca Básica, en el que específica los detalles para su ingreso a la Intranet y descarga del mismo; turna al Profesional Ej. para que lo envíe por correo elec.
Recibe el oficio por correo electronico, confirma recepción e imprime y solicita a la Secretaria selle oficio de acuse y devuelve escaneado por correo al Depto. De Documentación Científica.
5.2
En este caso, revisa los formatos Préstamo de Libros, pudiéndose presentar 2 casos:
Fto. Préstamo Libros
A
Hoja - Inv. 2
Hoja - Inv. 1
Imprime 2 juegos de la Hoja - Inventario, revisa y solicita al Responsable de la Biblioteca realice el inventario físico.
Recibe 2 juegos de la Hoja - Inventario y oficio con las especificaciones para el ingreso a Intranet y accesa al sistema. Solicita la devolución de los libros prestados a los usuarios y coteja los listados contra las existencias fisicas del material, pudiéndose presentar 2 casos:
c.
Oficio
ACERVO BIBLIOGRÁFICO
ESTA COMPLETO?
Hojas de Inv. 2
Hojas de Inv. 1
Si
1
No
c.
Oficio
Hojas - Inv. 2
Hojas - Inv. 1
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
10 de 16
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL CIJ,
UH O UTUH
RESPONSABLE DE LA
BIBLIOTECA BÁSICA EN EL
CIJ, UH O UTUH
A
5.2.1.1.1.1
Recibe la reposición del libro, lo notifica al Departamento de Documentación Científica y se lo envía por valija. Continua en el punto no. 6
Material
5.2.1.1.2.1
5.2.1.1.2
5.2.2
En este caso, le solicita la reposición física del libro.
En este caso, lo notifica por escrito al Director/a.
5.2.1
En este caso, lo notifica por escrito al Director/a, anexa el formato correspondiente con los datos del usuario/a que no devolvió el material.
5.2.1.1
FALTANTE AVALADO POR
FORMATO?
Fto. Préstamo Libros
Si
1
No
5.2.1.1.1
En este caso, lo entrega al Responsable de la Biblioteca.
USUARIO DEVUELVE EL
MATERIAL?
SiNo
Hoja - Inv. 2
Hoja - Inv. 1
Recibe el material, lo integra en la Biblioteca, firma los 2 juegos de la Hoja - Inventario y turna al Director del CIJ, UH o UTUH. Continua en el punto no. 12
Material
Material
Recibe la notificación y el formato Préstamo de Libros, revisa y solicita al usuario/a la devolución del material, pudiéndose presentar 2 casos:
Fto. Préstamo Libros
2
B
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
11 de 16
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL CIJ,
UH O UTUH
RESPONSABLE DE LA
BIBLIOTECA BÁSICA EN EL
CIJ, UH O UTUH
B
5.2.2.1
Adquiere el material y lo envía por valija al Departamento de Documentación Científica y continúa el procedimiento.
Material
5.2.2.1.2.1
5.2.2.1.2
En este caso, solicita al Departamento de Documentación Científica el título de otro material equivalente en contenido y costo.
2
5.2.2.1.1
En este caso, lo envía por valija al Departamento de Documentación Científica y continúa en el punto no. 6
EL MATERIAL SEA…?
AdquiridoAgotado o Descatalogdo
Material
C
Recibe notificación y envía oficio al Departamento de Documentación Científica en el que le hace saber acerca del faltante y que se compromete a reponerlo, pudiéndose presentar 2 casos:
Oficio
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-004-A3
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
12 de 16
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL CIJ,
UH O UTUH
RESPONSABLE DE LA
BIBLIOTECA BÁSICA EN EL
CIJ, UH O UTUH
C
6
98
2
7
Hojas de Inv. 2
Hojas de Inv. 1
Elabora la muestra de la Ficha Catalográfica del nuevo material y envía al CIJ, UH o UTUH correspondiente, junto con el libro y 2 juegos de las Hojas del Inventario.
Ficha Catalográfica
D
Recibe en el plazo establecido el nuevo material, realiza la baja de los libros extraviados en la Hoja - Inventario y actualiza el sistema.
Material
Hoja - Inv. 2
Hoja - Inv. 1
Ficha Catalográfica
Recibe el material junto con la Ficha Catalográfica y la Hoja - Inventario en 2 juegos, que turna al Responsable de la Biblioteca Básica.
Realiza el proceso técnico, integra el nuevo título en la Hoja de Inventario e imprime en 2 tantos.
Hoja - Inv. 2
Hoja - Inv. 1
Material
11
Material
Ficha Catalográfica
Elabora la Ficha Catalográfica, la anexa en el libro y lo guarda en el estante correspondiente.
Recibe el material junto con la Ficha Catalográfica y 2 juegos de la Hoja - Inventario, coteja la información, las firma y devuelve al Director/a.
10
Hoja - Inv. 2
Hoja - Inv. 1
Ficha Catalográfica
Material
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PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FÍSICO
DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
13 de 16
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL CIJ,
UH O UTUH
RESPONSABLE DE LA
BIBLIOTECA BÁSICA EN EL
CIJ, UH O UTUH
D
13 14
15
12
Entrega el otro juego de las Hojas del Inventario al Responsable de la Biblioteca.
Hojas de Inv.
1
TERMINA
Recibe los 2 juegos de la Hoja - Inventario firmado, firma en cada una y solicita a la Secretaria elabore el oficio para su envío al Departamento de Documentación Científica.
Hoja de Inv. 2
Hoja de Inv. 1
Hoja - Inv.
Recibe un juego de la Hoja - Inventario firmada y archiva en la carpeta correspondiente para su control
Recibe un juego de la Hoja - Inventario firmada y archiva en la carpeta correspondiente.
Hoja - Inv.
16
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DESCRIPCION DE FORMATO
14 de 16
I. Nombre del Formato: HOJA-INVENTARIO
II. Clave: s/n
III. Objetivo: Llevar el control de los libros existentes en las Bibliotecas
Básicas de los CIJ, UH y UTUH.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Biblioteca Básica en el Departamento
de Documentación Científica.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que ingrese un libro nuevo a la Biblioteca.
VI. Integración del Formato: Original y copia
VII. Distribución: Original: Departamento de Documentación Científica
Copia: Biblioteca Básica de los CIJ, UH y UTUH
VIII. Forma de Llenado: Mecanográfica
IX. Observaciones: Se utilizará el mismo formato para el ingreso de libros
donados y los de reposición y solamente se agrega al texto
que dice Hoja de Inventario, la leyenda “Donación”.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-004-A3
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
15 de 16
1 Fecha El día, mes y año en la que se elabora el
formato.
2 CIJ, UH o UTPPCH El nombre del CIJ, UH o UTUH a la que se le
envía el formato.
3 Hoja No. El número consecutivo que corresponda a un
envío normal o donación según sea el caso.
4 Clasificación El número de clasificación que le corresponda
al libro.
5 Autor El nombre del autor del libro iniciando por el
apellido paterno, materno y nombre (s).
6 Titulo El título del libro
7 Editorial El nombre de la editorial que publica el libro.
8 Año El año de publicación del libro.
9 Fecha de Recibido El día, mes y año en que fue recibido el libro en
la Biblioteca del CIJ, UH o UTUH.
10 Nombre y Firma del Director El nombre y firma de recibido del Director del
CIJ, UH o UTUH.
11 Nombre y Firma del Responsable de la
Biblioteca Básica
El nombre y firma de recibido del Responsable
de la Biblioteca Básica del CIJ, UH o UTUH.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-004-A3
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
EJEMPLAR DEL FORMATO
16 de 16
BIBLIOTECA BÁSICA
HOJA- INVENTARIO
Fecha: ____________________________
CIJ, UH o UTUH: _______________________________ Hoja No. ________
Clasificación Autor Título Editorial Año
________________________
Fecha de recibido
______________________________ _____________________________
Nombre y Firma Nombre y Firma
Director del CIJ, UH o UTUH Responsable de Bibliotecas Básicas
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
Dirección de Investigación y Enseñanza
Subdirección de Capacitación
Departamento de Documentación Científica
1
2 3
4
5
6
7
8
9
10 11
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONTROL DEL ACERVO EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
CODIGO: ME-UNIDAD/DEDC-005-A1
INDICE
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2
MATERIALES 4
REFERENCIAS 4
PROCEDIMIENTO 5
DIAGRAMA DE FLUJO 11
ANEXO:
Hoja - Inventario 18
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Mayo 2019 Mayo 2019 U: /BIBLIO 005
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OBJETIVO
Organizar y mantener completo el acervo de las Bibliotecas Básicas en cada uno de los Centros
de Integración Juvenil, Unidades Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de
Heroína, a fin de dotarlos del material necesario para su consulta, y en su caso gestionar y
coordinar el proceso de reposición de los faltantes.
ALCANCE
Al Departamento de Documentación Científica, Centros de Integración Juvenil, Unidades de
Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
CIJ: Centros de Integración Juvenil
UH: Unidades de Hospitalización
UTUH: Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína
Director/a del CIJ, UH o UTUH: Incluye al Director/a, Encargado/a y/o Responsables
Biblioteca Básica: Espacio físico dentro de los CIJ, UH o UTUH asignado para guardar el acervo
bibliográfico con el que cuenta la Institución.
Responsable (s): Persona (s) encargada (s) del control y manejo del acervo de la Biblioteca Básica
en cada CIJ, UH o UTUH.
Procesos Técnicos: Catalogar, clasificar, elaborar etiquetas, colocarlas en el lomo de cada libro y
plasmar el sello de pertenencia a la Institución.
Acervo Bibliográfico: Conjunto de libros que conforman la colección de una biblioteca.
Acta de Entrega-Recepción: Documento elaborado por la Subdirección de Recursos Humanos
cada vez que se presenta una renuncia o cambio de adscripción de mandos medios,
mediante la cual se formaliza la entrega del puesto, de la documentación, del mobiliario,
así como de los libros a su resguardo.
Acta de Entrega de Bibliotecas Básicas: Documento elaborado por el Director/a, Encargado/a
y/o Responsable, en caso de cierre del CIJ, UH o UTUH mediante la cual se formalizará
la entrega del material bibliográfico al Departamento de Documentación Científica.
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Jefe/a del Departamento de Documentación Científica
- Entregará en archivo electrónico las Hojas - Inventario que conforman la Biblioteca Básica, que
le sean solicitadas por el Director/a del CIJ, UH o UTUH, a fin de que esta sea cotejada con las
existencias físicas y quede asentado el resultado en el Acta de Entrega-Recepción.
- Notificará al Director/a del CIJ, UH o UTUH (sólo en el caso de reubicación o cierre de la
unidad operativa), que cuenta con 15 días hábiles, para la reposición de los faltantes de material
bibliográfico.
- Recomendará al Director/a del CIJ, UH o UTUH la compra de otro libro equivalente en
contenido y costo, en caso de que el libro faltante se encuentre descontinuado.
Director/a del CIJ, UH o UTUH
- Verificará el cotejo de las Hojas - Inventario contra el inventario físico, en presencia de la
Subdirección de Recursos Humanos o persona responsable de realizar el Acta de Entrega-
Recepción, a fin de verificar los faltantes en la Biblioteca Básica.
- En el caso de reubicación o cierre del CIJ, UH o UTUH, repondrá dentro de los 15 días hábiles
establecidos el material bibliográfico faltante en el acervo de la Biblioteca Básica.
- En el caso de renuncia, los faltantes de material bibliográfico le serán descontados directamente
de su finiquito, a fin de realizar la reposición de los mismos.
- En el caso de cierre del CIJ, UH o UTUH, realizará el Acta de Entrega de la Biblioteca Básica,
dirigida al Departamento de Documentación Científica.
- Solicitará al Departamento de Documentación Científica, en caso de que algún libro este
agotado o descatalogado, el título de otro material equivalente en contenido y costo.
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Responsable (s) de Biblioteca Básica en el CIJ, UH o UTUH
- Realizará el cotejo de las Hojas - Inventario recibidas del Departamento de Documentación
Científica contra el inventario físico de la Biblioteca Básica, en presencia del Director/a y de la
Subdirección de Recursos Humanos (en su caso) o persona responsable de realizar el Acta
Entrega-Recepción, a fin de verificar los faltantes.
Subdirección de Recursos Humanos o Personal encargado de realizar el Acta de Entrega-
Recepción por renuncia o reubicación
- En el caso de baja del Director/a del CIJ, UH o UTUH, elaborará el Acta correspondiente,
especificando el resultado del cotejo del inventario físico del acervo que conforma la Biblioteca
Básica, mismo que notificará por escrito al Departamento de Documentación Científica.
Subdirección de Recursos Humanos (Departamento de Nóminas e Impuestos)
- Realizará el descuento del material faltante en la Biblioteca Básica a cargo del Director/a
correspondiente, en el finiquito, a fin de que este (os) libro (s) sea (n) repuesto (s).
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MATERIALES
Notificación de renuncia o reubicación del Director/a del CIJ, UH o UTUH, en su caso.
Notificación de cierre del CIJ, UH o UTUH, en su caso.
Acervo de las Bibliotecas Básicas.
Acta de Entrega-Recepción, sólo en caso de baja del Director del CIJ, UH o UTUH.
Acta de Entrega-Recepción de Biblioteca Básica, solo en caso de cierre del CIJ, UH o UTUH.
Requisición de Bienes o Servicios.
Cotización de libros para reposición.
Ficha Catalográfica.
REFERENCIAS
Ley General de Bibliotecas Públicas
Reglas de Catalogación Angloamericanas
ANEXOS
Hoja - Inventario
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RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
RESPONSABLE
ACTA ENTREGA-
RECEPCIÓN SRH
1. Recibe por correo electrónico la solicitud de las Hojas -
Inventario del CIJ, UH o UTUH correspondiente y las
solicita al Profesional Ejecutivo/a.
2. Recibe la instrucción y envía en archivo electrónico al Jefe
del Departamento, las Hojas de Inventario del CIJ, UH o
UTUH correspondiente.
3. Recibe el archivo electrónico de las Hojas - Inventario del
CIJ, UH o UTUH correspondiente, revisa y envía,
pudiéndose presentar 3 casos:
3.1 Que la solicitud sea para realizar el cotejo del material
de Bibliotecas Básicas por baja del Director/a del CIJ,
UH o UTUH, en este caso, se le envía por correo
electrónico las Hojas - Inventario.
3.1.1 Recibe el correo electrónico que contiene las Hojas
- Inventario y lleva a cabo el proceso
correspondiente en el CIJ, UH o UTUH.
3.1.2 Realiza el cotejo del material con el Responsable de
la Biblioteca, pudiéndose presentar 2 casos:
3.1.2.1 Que el material este completo, en este caso,
lo especifica en el Acta de Entrega
Recepción y recaba la firma de los presentes.
3.1.2.1.1 Firma con el Responsable de la
Biblioteca en las Hojas - Inventario y
envía al Departamento de
Documentación Científica.
HOJAS -
INVENTARIO
HOJAS -
INVENTARIO
HOJAS -
INVENTARIO
HOJAS -
INVENTARIO
HOJAS -
INVENTARIO
MATERIAL
ACTA ENTREGA
RECEPCIÓN
HOJAS -
INVENTARIO
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DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
RESPONSABLE
ACTA ENTREGA-
RECEPCIÓN
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
JEFE/A DEPTO. DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
RESPONSABLE
ACTA ENTREGA-
RECEPCIÓN
3.1.2.1.2 Recibe las Hojas - Inventario firmado y
archiva en el expediente
correspondiente para su control.
Termina procedimiento.
3.1.2.2 Que el material este incompleto, en este caso,
especifica en el Acta de Entrega-Recepción,
el título del material faltante, recaba la firma
de los presentes y notifica al Departamento
de Documentación Científica.
3.1.2.2.1 Recibe notificación de títulos faltantes
y solicita al Profesional Ejecutivo/a
realice la cotización de los mismos.
3.1.2.2.2 Recibe la notificación, realiza la
cotización de los títulos solicitados,
elabora oficio especificando los montos
y turna al Jefe/a del Departamento.
3.1.2.2.3 Recibe la cotización junto con el oficio
dirigido a la Subdirección de Recursos
Humanos, en el que se especifica el
monto de los títulos faltantes y lo turna
al Responsable de la elaboración del
Acta de Entrega Recepción
correspondiente.
3.1.2.2.4 Recibe el oficio que contiene el monto
de los títulos faltantes, lo anexa en el
Acta y turna al Departamento de
Nóminas e Impuestos, a fin de que sea
descontado en el finiquito
correspondiente.
HOJAS -
INVENTARIO Y
ACTA ENT. REC
ACTA ENTREGA
RECEPCIÓN
COTIZACIONES
Y OFICIO DE
MONTOS
COTIZACIONES
Y OFICIO DE
MONTOS
OFICIO DE
MONTOS, ACTA
ENT.-RECEP.
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DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
JEFE/A DEPTO. DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
RESPONSABLE
ACTA ENTREGA-
RECEPCIÓN
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
3.1.2.2.5 Actualiza el sistema del inventario de
material bibliográfico del CIJ, UH o
UTUH correspondiente y da de baja los
títulos faltantes. Termina
procedimiento.
3.2 Que la solicitud sea para realizar el cotejo del material
de Bibliotecas Básicas por reubicación del Director/a
del CIJ, UH o UTUH, en este caso, envía por correo
electrónico las Hojas del Inventario.
3.2.1 Recibe el correo electrónico que contiene las Hojas
del Inventario y lleva a cabo el proceso
correspondiente en el CIJ, UH o UTUH. Termina
Procedimiento.
3.2.2 Realiza el cotejo del material con el Responsable de
la Biblioteca, pudiéndose presentar 2 casos:
3.2.2.1 Que el acervo bibliográfico este completo,
en este caso, lo especifica en el Acta de
Entrega Recepción.
3.2.2.1.1 Firma el Director/a del CIJ, UH o
UTUH y el Responsable de la
Biblioteca en las Hojas - Inventario y
envía al Departamento de
Documentación Científica.
3.2.2.1.2 Recibe las Hojas - Inventario firmado y
archiva en el expediente
correspondiente para su control.
Termina procedimiento.
HOJAS -
INVENTARIO
HOJAS -
INVENTARIO
ACERVO
BIBLIOGRÁFICO,
ACTA ENTREGA
RECEPCIÓN
HOJAS -
INVENTARIO
HOJAS -
INVENTARIO
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RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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RESPONSABLE
ACTA ENTREGA-
RECEPCIÓN SRH
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
3.2.2.2 Que el acervo bibliográfico, este
incompleto, en este caso, le comenta al
Director/a que cuenta con 15 días hábiles
para la reposición del material, mismo que
deberá enviar al Departamento de
Documentación Científica, lo especifica en
el Acta de Entrega Recepción y recaba la
firma de los presentes.
3.2.2.2.1 Notifica al Departamento de
Documentación Científica el faltante
del material y solicita realice el
seguimiento correspondiente.
3.2.2.2.2 Recibe del Director/a del CIJ, UH o
UTUH la reposición del material
faltante y turna al Profesional Ejecutivo
para realizar el proceso técnico
correspondiente.
3.2.2.2.3 Recibe el material bibliográfico del
CIJ, UH o UTUH correspondiente,
actualiza el sistema del inventario y da
de baja los títulos extraviados.
Continúa en el punto no. 4
3.3 Que la solicitud sea para realizar el cotejo del acervo
bibliográfico de Bibliotecas Básicas por cierre del CIJ,
UH o UTUH, en este caso, envía por correo electrónico
las Hojas - Inventario al Director/a solicitante.
3.3.1 Recibe el correo electrónico que contiene el
archivo de las Hojas - Inventario e imprime.
3.3.2 Coteja conjuntamente con el Responsable de la
Biblioteca el listado del inventario contra el
material físico, pudiéndose presentar 2 casos:
ACTA DE
ENTREGA
RECEPCIÓN
MATERIAL
MATERIAL
HOJAS -
INVENTARIO
HOJAS -
INVENTARIO
HOJAS -
INVENTARIO Y
ACERVO BIB.
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DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
DIRECTOR DEL
CIJ, UH O UTUH
3.3.2.1 Que el acervo bibliográfico este completo, en
este caso, elabora el Acta de Entrega
Recepción y firman tanto en el Acta como en
las Hojas - Inventario.
3.3.2.1.1 Solicita a la Secretaria elabore oficio
dirigido al Departamento de
Documentación Científica para el envío
del acervo bibliográfico.
3.3.2.1.2 Firma el oficio en el que se especifica
la entrega del acervo bibliográfico y
solicita a la Secretaria lo envíe al
Departamento de Documentación
Científica junto con las Hojas -
Inventario firmadas.
3.3.2.1.3 Recibe el acervo bibliográfico del CIJ,
UH o UTUH junto con las Hojas -
Inventario firmado y copia del Acta de
Entrega Recepción y notifica al Jefe/a
del Departamento. Termina
Procedimiento.
3.3.2.2 Que el acervo bibliográfico este incompleto,
en este caso, elabora el Acta de Entrega
Recepción especificando los faltantes.
3.3.2.2.1 Elabora oficio dirigido al
Departamento de Documentación
Científica en el que notifica el material
faltante y que se compromete a
reponerlo.
3.3.2.2.2 Envía el acervo bibliográfico existente
al Departamento de Documentación
Científica junto con las Hojas -
Inventario firmado y copia del Acta de
Entrega Recepción.
ACTA ENTREGA
RECEPCIÓN
OFICIO PARA
ENTREGA DEL
ACERVO
OFICIO PARA
ENTREGA DEL
ACERVO Y
HOJAS -
INVENTARIO
ACERVO BIBL.,
HOJAS -
INVENTARIO Y
ACTA ENTREGA
RECEPCIÓN
ACTA ENTREGA
RECEPCIÓN
OFICIO DE
FALTANTE DE
MATERIAL
ACERVO BIBL.,
HOJAS -
INVENTARIO Y
ACTA ENTREGA
RECEPCIÓN
ACERVO
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RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
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PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
DIRECTOR DEL
CIJ, UH Y UTUH
JEFE/A DEL DEPTO.
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
3.3.2.2.3 Recibe el acervo bibliográfico del CIJ,
UH o UTUH junto con la copia del
Acta de Entrega Recepción y las Hojas
- Inventario, notifica al Jefe/a del
Departamento.
3.3.2.2.4 Adquiere el material y envía por valija
al Departamento de Documentación
Científica.
3.3.2.2.5 Recibe del Director/a del CIJ, UH o
UTUH la reposición del material
faltante y turna al Profesional
Ejecutivo/a para realizar el proceso
técnico correspondiente
3.3.2.2.6 Recibe el material bibliográfico del
CIJ, UH o UTUH correspondiente,
actualiza el sistema del inventario y da
de baja los títulos extraviados.
4 Actualiza el sistema del inventario de material bibliográfico
e ingresa los nuevos títulos, en su caso.
5 Realiza el proceso técnico del nuevo material para ser
ingresado a la Biblioteca Básica del CIJ, UH o UTUH,
imprime las Hojas - Inventario actualizado y envía al nuevo
Director/a, así como los libros repuestos junto con las
Fichas Catalográficas.
6 Archiva en el expediente correspondiente la documentación
generada en el procedimiento para su control.
7 Termina procedimiento.
BIBLIOGRÁFICO,
ACTA ENTREGA
RECEPCIÓN Y
HOJAS -
INVENTARIO
MATERIAL
MATERIAL
MATERIAL
HOJAS -
INVENTARIO
DOCUMENTOS
GENERADOS
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JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
RESPONSABLE ACTA DE
ENTREGA-RECEPCIÓN
SRH
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
INICIA
12
3
3.1 3.1.1
Realiza el cotejo del material con el Responsable de la Biblioteca, pudiéndose presentar 2 casos:
Recibe por correo electrónico la solicitud de las Hojas de Inventario del CIJ, UH o UTUH correspondiente y las solicita al Profesional Ejecutivo/a.
A
Que la solicitud sea para realizar el cotejo del material de Bibliotecas Básicas por baja del Director/a del CIJ, UH o UTUH, en este caso, se le envía por correo electrónico las Hojas - Inventario.
COTEJO DE MATERIAL POR…?
Hojas - Inv.
Hojas de Inv. 1
Baja
2
Reubicación
1 Cierre
3.1.2
Recibe la instrucción y envía en archivo electrónico al Jefe del Departamento, las Hojas - Inventario del CIJ, UH o UTUH correspondiente.
Hojas - Inv.
Recibe el archivo electrónico de las Hojas - Inventario del CIJ, UH o UTUH correspondiente, revisa y envía, pudiéndose presentar 3 casos:
Hojas de Inv.
Recibe el correo electrónico que contiene las Hojas - Inventario y lleva a cabo el proceso correspondiente en el CIJ, UH o UTUH.
Hojas de Inv.
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JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
RESPONSABLE ACTA DE
ENTREGA-RECEPCIÓN
SRH
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
A
3.1.2.1.1
Recibe la notificación, realiza la cotización de los títulos solicitados, elabora oficio especificando los montos y turna al Jefe/a del Departamento.
3.1.2.2.2
3.1.2.2.1 3.1.2.2
Recibe notificación de títulos faltantes y solicita al Profesional Ejecutivo/a realice la cotización de los mismos.
En este caso, especifica en el Acta de Entrega-Recepción, el título del material faltante, recaba la firma de los presentes y notifica al Departamento de Documentación Científica.
3.1.2.1
MATERIALCOMPLETO
…?
Si No
3.1.2.1.2
Firma con el Responsable de la Biblioteca en las Hojas - Inventario y envía al Departamento de Documentación Científica.
Oficio- Cotización
B
Hojas de Inv.
En este caso, lo especifica en el Acta de Entrega Recepción y recaba la firma de los presentes.
Acta Entrega-Recepción
TERMINA
Acta Entrega-Recepción
Hojas de Inv.
Recibe las Hojas - Inventario firmado y archiva en el expediente correspondiente para su control. Termina procedimiento.
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JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
RESPONSABLE ACTA DE
ENTREGA-RECEPCIÓN
SRH
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
B
3.1.2.2.3
Que la solicitud sea para realizar el cotejo del material de BB por reubicación del Director/a del CIJ, UH o UTUH, en este caso, envía por correo electrónico las Hojas - Inventario.
3.2
3.1.2.2.5
Actualiza el sistema del inventario de material bibliográfico del CIJ, UH o UTUH correspondiente y da de baja los títulos faltantes. Termina procedimiento.
1
3.1.2.2.4
C
Recibe la cotización junto con el oficio dirigido a la SRH, en el que se especifica el monto de los títulos faltantes y lo turna al Responsable de la elaboración del Acta de Entrega Recepción correspondiente.
Oficio-Cotización Oficio-Cotización
Recibe el oficio que contiene el monto de los títulos faltantes, lo anexa en el Acta y turna al Departamento de Nóminas e Impuestos, a fin de que sea descontado en el finiquito correspondiente.
TERMINA
3.2.1
3.2.2
MATERIALCOMPLETO
…?
SiNo
3.2.2.1
En este caso, lo especifica en el Acta de Entrega Recepción.
Acta Entrega-Recepción
3
Realiza el Cotejo del material con el Responsable de la Biblioteca, pudiéndose presentar 2 casos:
Hojas - Inv.
TERMINA
Recibe el correo electrónico que contiene las Hojas - Inventario y lleva a cabo el proceso correspondiente en el CIJ, UH o UTUH. Termina procedimiento.
Hojas - Inv.
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JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
RESPONSABLE ACTA DE
ENTREGA-RECEPCIÓN
SRH
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
C
3.2.2.1.1
3.2.2.2
3.2.2.2.1
3
3.2.2.1.2
Notifica al Departamento de Documentación Científica el faltante del material y solicita realice el seguimiento correspondiente.
D
Firma el Director/a del CIJ, UH o UTUH y el Responsable de la Biblioteca en las Hojas - Inventario y envía al Departamento de Documentación Científica.
Hojas de Inv.
3.2.2.2.3
Material
Recibe el material bibliográfico del CIJ, UH o UTUH correspondiente, actualiza el sistema del inventario y da de baja los títulos extraviados. Continúa en el punto no. 4
3.2.2.2.2
TERMINA
Recibe las Hojas del Inventario firmado y archiva en el expediente correspondiente para su control. Termina procedimiento.
Hojas - Inv.
4
Recibe del Director/a del CIJ, UH o UTUH la reposición del material faltante y turna al Profesional Ejecutivo para realizar el proceso técnico correspondiente.
Material
Que el acervo bibliográfico, este incompleto, en este caso, le comenta al Director/a que cuenta con 15 días hábiles para la reposición del material, mismo que deberá enviar al Departamento de Documentación Científica, lo especifica en el Acta de Entrega Recepción y recaba la firma de los presentes.
Acta Entrega-Recepción
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JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
RESPONSABLE ACTA DE
ENTREGA-RECEPCIÓN
SRH
DIRECTOR DEL
CIJ, UH O UTUH
D
3.3.2
3.3.1
3.3.2.1
3.3.2
Que la solicitud sea para realizar el cotejo del material de Bibliotecas Básicas por cierre del CIJ, UH o UTUH, en este caso, envía por correo electrónico las Hojas Inventario al Director/a solicitante
Oficio
ACERVO BIBLIOGRÁFICO
COMPLETO…?
No Si
3.3.2.1.1
Solicita a la Secretaria elabore oficio dirigido al Departamento de Documentación Científica para el envío del acervo bibliográfico.
Hojas - Inv.
Recibe el correo electrónico que contiene el archivo de las Hojas - Inventario e imprime.
Coteja conjuntamente con el Responsable de la Biblioteca el listado del inventario contra el material físico, pudiéndose presentar 2 casos:
Hojas - Inv.
En este caso, elabora el Acta de Entrega Recepción y firman tanto en el Acta como en las Hojas - Inventario.
Acta Entrega-Recepción
E
5
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JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
RESPONSABLE ACTA DE
ENTREGA-RECEPCIÓN
SRH
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
E
3.3.2.1.2
3.3.2.25
3.3.2.1.3
Firma el oficio en el que se especifica la entrega del acervo bibliográfico y solicita a la Secretaria lo envíe al Depto de Documentación Científica junto con las Hojas - Inventario firmadas.
Oficio
3.3.2.2.2
Hojas - Inv.
Envía el acervo bibliográfico existente al Departamento de Documentación Científica junto con las Hojas-Inventario firmado y copia del Acta de Entrega Recepción.
3.3.2.2.1
TERMINA
Recibe el acervo bibliográfico del CIJ, UH o UTUH junto con las Hojas - Inventario firmado y copia del Acta de Entrega Recepción y notifica al Jefe/a del Departamento. Termina Procedimiento.
Hojas - Inv.
Oficio
Elabora oficio dirigido al Departamento de Documentación Científica en el que notifica el material faltante y que se compromete a reponerlo.
Oficio
Que el acervo bibliográfico este incompleto, en este caso, elabora el Acta de Entrega Recepción especificando los faltantes.
Acta Entrega-Recepción
3.3.2.2.3
Hojas de Inv.
Recibe el acervo bibliográfico del CIJ, UH o UTUH junto con la copia del Acta de Entrega Recepción y las Hojas -Inventario, notifica al Jefe/a del Departamento.
Acta Entrega-Recepción
F
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONTROL DEL ACERVO EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS
17 de 20
JEFE/A DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
RESPONSABLE ACTA DE
ENTREGA-RECEPCIÓN
SRH
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
F
3.3.2.2.4
3.3.2.2.6
4
3.3.2.2.5
Adquiere el material y envía por valija al Departamento de Documentación Científica.
Material
6
4
Actualiza el sistema del inventario de material bibliográfico e ingresa los nuevos títulos, en su caso.
5
TERMINA
Recibe del Director/a del CIJ, UH o UTUH la reposición del material faltante y turna al Profesional Ejecutivo/a para realizar el proceso técnico correspondiente.
Material
Material
Recibe el material bibliográfico del CIJ, UH o UTUH correspondiente, actualiza el sistema del inventario y da de baja los títulos extraviados.
Material
Hojas - Inv.
Realiza el proceso técnico del nuevo material para ser ingresado a la BB, imprime las Hojas - Inventario actualizado y envía al nuevo Director/a, así como los libros repuestos Junto con las Fichas Catalográficas
Archiva en el expediente correspondiente la documentación generada en el procedimiento para su control.
Doctos. Generados
7
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DESCRIPCION DE FORMATO
18 de 20
I. Nombre del Formato: HOJA-INVENTARIO
II. Clave: s/n
III. Objetivo: Llevar el control de los libros existentes en las Bibliotecas
Básicas de los CIJ, UH y UTUH.
IV. Responsable de su Formulación: Responsable de la Biblioteca Básica en el Departamento
de Documentación Científica.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que ingrese un libro nuevo a la Biblioteca.
VI. Integración del Formato: Original y copia
VII. Distribución: Original: Departamento de Documentación Científica
Copia: Biblioteca Básica de los CIJ, UH y UTUH.
VIII. Forma de Llenado: Mecanográfica
IX. Observaciones: Se utilizará el mismo formato para el ingreso de libros
donados y solamente se agrega al texto que dice Hoja de
Inventario, la leyenda “Donación”.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
19 de 20
1 Fecha El día, mes y año en la que se elabora el
formato.
2 CIJ, UH o UTPPCH El nombre del CIJ, UH o UTUH a la que se le
envía el formato.
3 Hoja No. El número consecutivo que corresponda a un
envío normal o donación según sea el caso.
4 Clasificación El número de clasificación que le corresponda
al libro.
5 Autor El nombre del autor del libro iniciando por el
apellido paterno, materno y nombre (s).
6 Titulo El título del libro
7 Editorial El nombre de la editorial que publica el libro.
8 Año El año de publicación del libro.
9 Fecha de Recibido El día, mes y año en que fue recibido el libro en
la Biblioteca del CIJ, UH o UTUH.
10 Nombre y Firma del Director El nombre y firma de recibido del Director del
CIJ, UH o UTUH.
11 Nombre y Firma del Responsable de la
Biblioteca Básica
El nombre y firma de recibido del Responsable
de la Biblioteca Básica del CIJ, UH o UTUH.
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
EJEMPLAR DEL FORMATO
20 de 20
BIBLIOTECA BÁSICA
HOJA INVENTARIO
Fecha: ____________________________
CIJ, UH o UTUH: _______________________________ Hoja No. ________
Clasificación Autor Título Editorial Año
________________________
Fecha de recibido
______________________________ _____________________________
Nombre y Firma Nombre y Firma
Director del CIJ, UH o UTUH Responsable de Biblioteca Básica
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
Dirección de Investigación y Enseñanza
Subdirección de Capacitación
Departamento de Documentación Científica
1
2 3
4
5
6
7
8
9
10 11
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LAS BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ, UH Y UTUH
CÓDIGO: ME-UNIDAD/DEDC-006-A1
INDICE
PAG.
OBJETIVO 1
ALCANCE 1
NOTACIONES Y DEFINICIONES 1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN 2
MATERIALES 2
PROCEDIMIENTO 3
DIAGRAMA DE FLUJO 6
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Mayo 2019 Mayo 2019 U: BIBLIO 006
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LAS
BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ, UH Y UTUH
1 de 9
OBJETIVO
Depurar el Acervo Bibliográfico de las Bibliotecas Básicas que conforman los Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios de
Heroína, descartando documentos obsoletos, con deterioro físico, así como material
desactualizado.
ALCANCE
Al Departamento de Documentación Científica, Subdirección de Capacitación, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento para Usuarios de
Heroína.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Acervo Bibliográfico: Conjunto de libros que conforman la colección de una biblioteca.
Bibliotecas Básicas: Espacio físico ubicado dentro de los Centros de Integración Juvenil,
Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas
del Consumo de Heroína, asignado para guardar el acervo bibliográfico de la unidad.
Descarte: Es la remoción de una unidad de la colección activa de la biblioteca, con el propósito de
desincorporarla o de enviarla a un depósito.
Director/a del CIJ, UH o UTUH: Incluye al Director/a, Encargado/a y/o Responsables
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LAS
BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ, UH Y UTUH
2 de 9
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Subdirección de Capacitación
- Autorizará el listado de libros de los acervos en las Bibliotecas Básicas de cada CIJ, UH y
UTUH para su descarte.
Jefe/a del Departamento de Documentación Científica
- Revisará y definirá la obsolescencia de los acervos, en cada una de las Bibliotecas Básicas que
conforman los CIJ, UH y UTUH, de acuerdo con las evidencias que proporcione el Director/a o
Responsable correspondiente.
Director/a o Responsable del CIJ, UH o UTUH
- Verificará el material para descartar, de acuerdo con los siguientes criterios:
Libros y revistas con información desactualizada.
Libros de apariencia física muy pobre: rotos, papel muy sucio, falta de páginas,
encuadernación desgarrada.
Ejemplares duplicados de un mismo título, a los cuales no se les dé mucho uso.
Deterioro físico, con posibilidad de digitalizar
Temática inadecuada
- Enviará cada 5 años vía correo electrónico al Jefe del Departamento de Documentación
Científica, la evidencia fotográfica del acervo documental que considere para dar de baja en la
Biblioteca del CIJ, UH o UTUH.
MATERIALES
Acervo Bibliográfico
Acervo Hemerográfico
Evidencia fotográfica de acervo para el descarte
Listado de material a descartar
Oficio de autorización del descarte
Acta de Eliminación
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LAS
BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ, UH Y UTUH
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
3 de 9
RESPONSABLE DE
LA BIBLIOTECA
BÁSICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
JEFE/A DEL DEPTO.
DOC. CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
1. Revisa el material bibliográfico que conforma la Biblioteca
Básica del CIJ, UH y UTUH, verificando el estado físico e
intelectual de los materiales para determinar la viabilidad de
su descarte.
2. Selecciona el material para descartar, elabora el listado de
los libros, imprime y turna al Director/a del CIJ, UH o
UTUH.
3. Recibe el listado de los libros, revisa el material
seleccionado para el descarte, aprueba y toma fotografías
del material.
4. Envía el listado vía correo electrónico junto con las
fotografías del material a dar de baja, al Jefe del
Departamento de Documentación Científica para su
revisión.
5. Recibe por correo electrónico el listado junto con las
fotografías del material para el descarte, revisa y aprueba.
6. Imprime el listado para el descarte y lo presenta a la
Subdirección de Capacitación para su visto bueno.
7. Recibe de la Subdirección de Capacitación el visto bueno
en el listado y turna al Profesional Ejecutivo junto con las
fotografías para su archivo como evidencia.
8. Recibe el listado autorizado junto con las fotografías, y
elabora oficio dirigido al Director/a del CIJ, UH o UTUH
correspondiente, en el que específica que el listado fue
aprobado para su descarte.
9. Recaba la firma del Jefe del Departamento en el oficio,
escanea junto con el listado autorizado y los envía por
correo electrónico al CIJ, UH o UTUH solicitándole realice
el descarte.
MATERIAL
MATERIAL,
LISTADO
LISTADO,
FOTOGRAFÍAS
LISTADO,
FOTOGRAFÍAS
LISTADO,
FOTOGRAFÍAS
LISTADO
LISTADO,
FOTOGRAFÍAS
LISTADO,
FOTOGRAFÍAS,
OFICIO
OFICIO
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PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LAS
BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ, UH Y UTUH
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
4 de 9
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH O UTUH
JEFE/A DEL DEPTO.
DOC. CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOCUM.
CIENTÍFICA
10. Recibe el oficio junto con el listado autorizado para el
descarte, elabora el Acta en la que detalla el nombre de los
títulos a descartar, especificando autor(es), editorial y año
de publicación.
11. Recaba la firma del Subdirector/a Regional en el Acta y
solicita al Responsable de la Biblioteca empacar los libros.
12. Escanea el Acta del descarte firmada y envía por correo
electrónico al Jefe del Departamento de Documentación
Científica.
13. Envía por valija el material a descartar junto con el
original del Acta firmada al Departamento de
Documentación Científica.
14. Recibe por correo electrónico el Acta escaneada y
posteriormente por valija el material para descartar junto
con el original del Acta firmada.
15. Turna al Profesional Ejecutivo el original del Acta junto
con el material para ser descartados.
16. Recibe el original del Acta junto con el material a
descartar, y archiva en la carpeta correspondiente el Acta
para su control.
17. Actualiza los registros en el Inventario de la Biblioteca del
CIJ, UH o UTUH correspondiente y envía por correo al
Director/a o responsable.
18. Desempaca el material y revisa, pudiéndose presentar 2
casos:
18.1 Que el material seleccionado este dañado físicamente y
obsoleto, en este caso, lo comenta con el Jefe/a del
Departamento.
OFICIO,
LISTADO, ACTA
ACTA
ACTA
MATERIAL,
ACTA
ACTA,
MATERIAL
ACTA,
MATERIAL
ACTA
LISTADO
MATERIAL
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LAS
BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ, UH Y UTUH
RESPONSABLE
DESCRIPCION MATERIALES
Y/O ANEXOS
5 de 9
JEFE/A DEL DEPTO.
DOC. CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOC.
CIENTÍFICA
JEFE/A DEPTO.
DOC. CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJ.
DEPTO. DOC.
CIENTÍFICA
18.1.1 Recibe la notificación, revisa, decide dar de baja y
contacta al Órgano Interno de Control, comentan
las características del material, acuerdan elaborar
el Acta para la eliminación del mismo y fijan la
fecha y la hora.
18.1.2 En la fecha y hora establecidas, se presenta el
representante del Órgano Interno de Control y
elaboran el Acta para la eliminación del material,
especificando las características y firman los
presentes.
18.1.3 Elimina el material mediante el proceso de
trituración, siguiendo los lineamientos
establecidos por la Coordinación de Archivos.
Termina el procedimiento.
18.2 Que el material seleccionado este dañado físicamente,
pero sea posible la digitalización para conservar la
información, en este caso, notifica al Profesional
Ejecutivo.
18.2.1 Recibe notificación, digitaliza el material en
formato pdf, lo coloca para disposición de los
usuarios en el Portal de la Biblioteca Virtual en
Adicciones.
18.2.2 Elimina el material mediante el proceso de
trituración, siguiendo los lineamientos
establecidos por la Coordinación de Archivos.
19. Termina procedimiento.
ACTA DE
ELIMINACIÓN
MATERIAL
MATERIAL
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PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LAS
BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ, UH Y UTUH
6 de 9
RESPONSABLE DE
BIBLIOTECA BÁSICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH Y UTUH
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPTO. DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
INICIA
1
2 3
4
6
Selecciona el material para descartar, elabora el listado de los libros, imprime y turna al Director/a del CIJ, UH o UTUH
Listado
5
8
Revisa el material bibliográfico que conforma la Biblioteca Básica del CIJ, UH y UTUH, verificando el estado físico e intelectual de los materiales para determinar la viabilidad de su descarte
Fotografias
Listado
Envía el listado vía correo electrónico junto con las fotografías del material a dar de baja, al Jefe del Departamento de Documentación Científica para su revisión.
Recibe el listado autorizado junto con las fotografías, y elabora oficio dirigido al Director/a del CIJ, UH o UTUH correspondiente, en el que específica que el listado fue aprobado para su descarte
Fotografías
Listado
7
Recibe de la Subdirección de Capacitación el visto bueno en el listado y turna al Profesional Ejecutivo junto con las fotografías para su archivo como evidencia
Fotografias
Listado
Listado
Recibe el listado de los libros, revisa el material seleccionado para el descarte, aprueba y toma fotografías del material.
Imprime el listado para el descarte y lo presenta a la Subdirección de Capacitación para su visto bueno
Fotografias
Listado
Recibe por correo electrónico el listado junto con las fotografías del material para el descarte, revisa y aprueba.
Fotografias
Listado
A
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PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LAS
BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ, UH Y UTUH
7 de 9
RESPONSABLE DE
BIBLIOTECA BÁSICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH Y UTUH
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPTO. DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
A
12
10
11
14
9
Recaba la firma del Jefe del Departamento en el oficio, escanea junto con el listado autorizado y los envía por correo electrónico al CIJ, UH o UTUH solicitándole realice el descarte.
Listado
Oficio
13
Envía por valija el material a descartar junto con el original del Acta firmada al Departamento de Documentación Científica.
Acta
Recibe por correo electrónico el Acta escaneada y posteriormente por valija el material para descartar junto con el original del Acta firmada.
Acta
Acta
Recibe el oficio junto con el listado autorizado para el descarte, elabora el Acta en la que detalla el nombre de los títulos a descartar, especificando autor(es), editorial y año de publicación.
Listado
Oficio
B
Acta
Recaba la firma del Subdirector/a Regional en el Acta y solicita al Responsable de la Biblioteca empacar los libros
Escanea el Acta del descarte firmada y envía por correo electrónico al Jefe del Departamento de Documentación Científica
Acta
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento ME-UNIDAD/DEDC-006-A1
Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LAS
BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ, UH Y UTUH
8 de 9
RESPONSABLE DE
BIBLIOTECA BÁSICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH Y UTUH
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPTO. DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
B
18
17
15 16
18.1
Que el material seleccionado este dañado físicamente y obsoleto, en este caso, lo comenta con el Jefe/a del Departamento
Acta
Turna al Profesional Ejecutivo el original del Acta junto con el material para ser descartados
Acta
Actualiza los registros en el Inventario de la Biblioteca del CIJ, UH o UTUH correspondiente y envía por correo al Director/a o responsable
Material
Recibe el original del Acta junto con el material a descartar, y archiva en la carpeta correspondiente el Acta para su control
Material
Acta
Desempaca el material y revisa, pudiéndose presentar 2 casos:
Material
1
DAÑADO Y
OBSOLETO
DAÑADO
FISICAMENTE
C
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Vigencia Mayo 2019 a Mayo 2021
PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LAS
BIBLIOTECAS BÁSICAS DE LOS CIJ, UH Y UTUH
9 de 9
RESPONSABLE DE
BIBLIOTECA BÁSICA
DIRECTOR/A DEL
CIJ, UH Y UTUH
JEFE/A DEL DEPTO. DE
DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
PROFESIONAL EJECUTIVO/A
DEPTO. DOCUMENTACIÓN
CIENTÍFICA
C
18.1.3
18.1.1
18.1.2
Recibe la notificación, revisa, decide dar de baja y contacta al Órgano Interno de Control, comentan las características del material, acuerdan elaborar el Acta para la eliminación del mismo y fijan la fecha y la hora
Acta
En la fecha y hora establecidas, se presenta el representante del Órgano Interno de Control y elaboran el Acta para la eliminación del material, especificando las características y firman los presentes
Elimina el material mediante el proceso de trituración, siguiendo los lineamientos establecidos por la Coordinación de Archivos. Termina el procedimiento
Que el material seleccionado este dañado físicamente, pero sea posible la digitalización para conservar la información, en este caso, notifica al Profesional Ejecutivo.
Material
Acta
1
TERMINA
18.2
Recibe notificación, digitaliza el material en formato pdf, lo coloca para disposición de los usuarios en el Portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones
18.2.1
Elimina el material mediante el proceso de trituración, siguiendo los lineamientos establecidos por la Coordinación de Archivos.
18.2.2
TERMINA