Manual Expedientes Administrativos - asesoweb.com · La aplicación “GESTIÓN DE EXPEDIENTES...

EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS

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ASESOWEB PROFESIONAL

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CONCEPTOS BÁSICOS TECLAS DE CONTROL PARÁMETROS GENERALES CLIENTES

Alta / Selección Introducción Enlace con otras aplicaciones Observaciones

GESTION DOCUMENTAL

Clases de documentación

Documentación de los clientes

Introducción

Listados

ADMINISTRACIONES Organismos

Administraciones

Secciones

IMPRESOS

FORMULARIOS

EXPEDIENTES

Tipos de expedientes Tipos

Introducción Documentos Impresos Formularios Tramites Movimientos económicos

Listados Introducción

General Otros datos Documentos Impresos Formularios Tramites Provisiones Suplidos

AGENDA

COMUNICACIONES


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CONCEPTOS BÁSICOS La aplicación “GESTIÓN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS”, es la herramienta que ASESOWEB PROFESIONAL, S.L. propone para el seguimiento, control, mantenimiento, facturación y archivo de los diversos expedientes que se llevan en un despecho. Su integración con los productos, “GESTIÓN DE DESPACHOS PROFESIONALES” y “FACTURACIÓN DE DESPACHOS PROFESIONALES”, la hacen una gran auxiliar para el despacho, todo ello sin embargo no impide que la aplicación por sí misma, sea el complemento ideal para cualquier despacho que trate con expedientes, administraciones, plazos administrativos, etc.. Mediante la creación de expedientes tipo, conseguimos mantener una unidad de criterio que hará que sea quien sea la persona del despacho que tome un tema, este sea tratado siempre de la misma manera; automatizándolo y evitando errores. Mediante la integración con un editor de e-mail, se logra poder generar tanto individualmente como colectivamente, correos electrónicos para cualquier tipo de aviso o información: Así mismo si se tiene contratada la opción de SMS estos avisos e informaciones se pueden enviar directamente al teléfono móvil de sus clientes. La aplicación permite, además, la obtención de listados de clientes y expedientes, para su seguimiento Por último el programa permite llevar una agenda de tiempos, realizada con el fin de controlar cuanto se ha dedicado a cada cliente, permitiendo varios tipos de anotaciones, listados acotados por cliente, tipo de anotación, etc.


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TECLAS DE CONTROL Las teclas de control tienen la misma función independientemente en la pantalla donde se encuentren:

EN GENERAL: F1. Graba el registro.

F2. Borra el registro. F3. Nuevo registro. F4. Enlaza con DESPACHOS / Gestión de listados. F5. Enviar correos/SMS. F12. Acceso a búsqueda.

EN GESTION DOCUMENTAL:

F6. Abre cualquier documento en el visor apropiado. F7. Introduce los documentos mediante escáner. F8. Selecciona cualquier documento guardado en el PC. F9. En gestión documental importa documentos desde DESPACHOS

EN IMPRESOS:

F7. Abre cualquier documento en el visor apropiado. F8. Abre la página WEB original del documento F9. Actualiza los modelos, evitando que se queden obsoletos F10. Actualiza el listado de modelos, incluyendo los nuevos y desechando los antiguos.

EN LISTADOS:

F1.Listado por pantalla F2.Listado por impresora F3. Emisión de etiquetas.

Las tablas de registro están ordenadas por la columna de “Código” y esta aparece en un color resaltado, esto significa que los datos están ordenados en función de los datos existentes en dicho campo. Se pueden ordenar los datos por cualquiera de las columnas que aparezcan en la tabla con tan sólo pulsar con el ratón sobre el titulo correspondiente. De esta forma si quisiésemos ordenar los datos tan sólo deberíamos pulsar sobre el título de la tabla, para que dicho título adquiriese el color resaltado, y los datos de la columna quedasen ordenados por su contenido. Mediante un doble “clic” en cualquier indicador de campo se abrirá un buscador avanzado.


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PARÁMETROS GENERALES El formato para los correos electrónicos se define en la pestaña siguiente

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CLIENTES

Alta / Selección Al pulsar en el apartado “Clientes” aparece la ventana que va a servir para las altas, bajas y modificaciones de los clientes del despacho. El cliente, es el elemento básico de los expedientes administrativos, que se hayan de gestionar desde la aplicación, ya que todo expediente ha de tener indicado un cliente para poder ser grabado

La primera pantalla que aparece es una tabla de registros, donde se pueden ver todos los clientes que se encuentran de alta en la aplicación. La aplicación sitúa el cursor en el primer campo para dar un alta nueva, y además le asigna el número siguiente al último introducido; dicho campo es modificable con tan solo pulsar sobre el mismo. En este apartado, en el caso de alta, tan solo se debe introducir el nombre o razón social y el nombre comercial. En caso de baja, bastará con situarse sobre el registro y pulsar F2.


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Introducción

Los datos de la dirección reúnen campos autocompletables, como son el tipo de vía o la población y provincia desde el código postal, y datos normales como son el resto de los que aparecen. En los datos fiscales, en primer lugar se ha de determinar el tipo de empresa, que depende de la personalidad de la misma, y que en base a la misma determinados datos pueden desaparecer, tales como la fecha de constitución, en caso de tratarse de personas físicas; de estos datos, solo es obligatorio el NIF/CIF. A la hora de efectuar la introducción del NIF/CIF la aplicación realiza una comprobación de los datos introducidos, proponiendo la introducción de los dígitos de control previstos por la Administración en caso de que existiese error. El campo de Delegación y Administración es autocompletable. En los datos de la actividad principal (que no son obligatorios), en primer lugar, se debe seleccionar el tipo de actividad de la que se trate, entre las opciones de empresarial, profesional, artistas o agrícola por medio de un campo de listado extensible. La determinación del tipo de actividad, abre la posibilidad de seleccionar o introducir directamente el epígrafe de dicha actividad a través la tabla de registros. La introducción de este dato nos autocompletará el nombre de la actividad y el CNAE. Posteriormente se introducirán los datos de la cuenta bancaria principal. La introducción comienza con la entidad bancaria y posteriormente se introducirán el resto de los datos, tras lo cual la aplicación efectuará una comprobación de los datos, emitiendo un mensaje de advertencia en caso de que los datos fuesen incorrectos. Se pueden insertar, posteriormente, los datos del representante si existiese.


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Enlace con otras aplicaciones Si la aplicación está integrada con los productos, “GESTIÓN DE DESPACHOS PROFESIONALES” y “FACTURACIÓN DE DESPACHOS PROFESIONALES”, mediante la indicación del código en estas, quedará enlazado y permitirá importar directamente los datos de los clientes dados de alta en el despacho, así como facturar los expedientes.


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Observaciones Queda por analizar la pantalla correspondiente a la introducción de observaciones del cliente, cuyo funcionamiento es igual que un procesador de textos normal, y cuyos datos pueden ser copiados y pegados en otras aplicaciones, donde además está permitido el uso de fuentes, con tan solo pulsar en el botón F12.

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GESTION DOCUMENTAL Nuestros clientes nos aportan cada día mayor cantidad de documento5, cuya gestión y salvaguarda en ocasiones puede acarrear problemas, además de tener que hacerla compatible con las obligaciones que impone la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su desarrollo reglamentario. Por otra parte es habitual que nos entreguen temporalmente en el despacho determinados documentos originales, por ejemplo el DNI que deberemos usar en varios expedientes, debiendo guardar fotocopia del mismo, o solicitarlo en varias ocasiones al cliente. Para poner solución a este problema, la aplicación de Gestión de Expedientes pone a su disposición el sistema de Gestión Documental con el que va a poder guardar en su ordenador copia de estos documentos, además de escritos, modelos y formularios completados desde la aplicación, o desde aplicaciones externas. Clases de documentación Crearemos los tipos de documentos más habituales.


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Documentación de los clientes

- Introducción Seleccionamos al cliente al que se le va a asociar el documento y usando el escáner ó utilizando cualquier documento recogido de Internet o remitido de algún modo, adheriremos la documentación al cliente; pudiendo en cualquier momento acceder a ella.

- Listados Listados de la documentación por tipo y por cliente, ordenados y agrupados.


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ADMINISTRACIONES Todo expediente exige un trato con alguna administración ya sea pública o privada, el conocimiento exhaustivo de los organismos, administraciones y secciones de las mismas, de los funcionarios, las direcciones y los teléfonos, nos harán efectivos en la resolución de los expedientes.

- Organismos Crearemos los Ministerios y Agencias, definiendo su ámbito de actuación


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- Administraciones

Actuaremos como siempre con las administraciones a nivel general; las daremos de alta o la seleccionaremos en la pantalla de relación:

Introduciremos en este apartado todo lo relativo a las Administraciones, Delegaciones u oficinas descentralizadas de los organismos introducidos en el apartado anterior


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- Secciones A continuación, tenemos la oportunidad de continuar añadiendo datos a nuestros contactos con la administración, personalizándolos en la figura del funcionario que atiende la sección determinada.


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IMPRESOS

El sistema de impresos es un sistema basado en las actualizaciones que Asesoweb Profesional realiza de los mismos, de tal forma que se permita tener un listado cada vez más completo de todos los impresos necesarios en un despacho, pudiendo imprimirlos directamente desde la aplicación, o bien, que se pueda acceder a las páginas web donde están dichos impresos. Las actualizaciones se llevan a cabo mensualmente. Los impresos se presentan en el mismo formato en que los proporciona la administración, los que no son rellenables se presentan en formato imprimible para poder ser presentados por ventanilla. Para poder usarlos es necesario descargarlos primero, seleccionándolos, existe la posibilidad de visionar los modelos.

Ver las teclas de función, sobre todo F9 ya que si tenemos duda de la vigencia del modelo es la que nos lo actualizará.

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FORMULARIOS

En la aplicación de Gestión de Expedientes, Formularlo es el documento redactado por el despacho, o adquirido a través de Asesoweb Profesional, que es un modelo básico de redacción, y que es usable en varios expedientes distintos Se inscriben dentro de esta denominación los modelos de Estatutos de Sociedades, contratos de arrendamiento, de compra-venta, de constitución de comunidades de bienes o sociedades civiles, instancias, escritos, etc.

El formulario se redacta, mediante un editor de textos propio, como plantilla para poder ser usado y manipulado posteriormente. Se puede importar desde cualquier editor de texto ó editarlo directamente; se le da nombre, se graba y queda listo para usarse; la copia modificada quedará asociada al expediente correspondiente.


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EXPEDIENTES

Una de las diferencias fundamentales de la aplicación de Gestión de Expedientes frente a otras de las existentes en el mercado no es sólo su facilidad de uso o su integración con el resto de las aplicaciones de Asesoweb Profesional, sino la posibilidad de crear tipos de expedientes de puedan ser usados por todos los usuarios de un mismo despacho. De esta forma podemos crear un tipo de expediente, donde introduciremos cada uno de los pasos, formularios, documentos, pagos y cobros que haya que realizar, y cada vez que vayamos a realizar un expediente inscrito en ese tipo podremos ver y recoger cada uno de los procesos inscritos en el tipo de expediente. Con un ejemplo, podemos decir que para tramitar un expediente de alta en autónomos necesitaremos que el cliente nos traiga fotocopia del D.N.I., de la cartilla de la Seguridad Social, del modelo 036, deberemos cumplimentar el modelo TA.0521 y presentarlo en las oficinas de la Tesorería General de la Seguridad Social. Con estos datos creamos un tipo denominado “ALTA EN EL RÉGIMEN DE AUTÓNOMOS”, y le introducimos todos los documentos que nos tienen que entregar, todos los modelos a rellenar y los trámites a realizar, incluso hasta el precio a cobrar, y si vamos a pedir alguna provisión de fondos. Cuando viene un cliente y nos solicita que realicemos ese trámite no es necesario que recordemos todo, sino que con tan sólo crear un expediente del tipo señalado, la aplicación nos dirá cada uno de los pasos a realizar, y de los documentos a pedir, e incluso podremos recuperarlos de los documentos del cliente, o podremos coger el impreso de nuestra base de datos, o las instancias y modelos de nuestro almacén de formularios. Con este sistema, incluso un empleado que comienza a trabajar en nuestra oficina tiene un método seguro de atención a los clientes, además de permitir un seguimiento del mismo, que nos permita conocer en cualquier momento cual es la situación del mismo, si se encuentra finalizado o pendiente de la realización de algún trámite.

- Tipos de expedientes Definiremos, cada expediente paso a paso, usando los documentos, impresos y formularios ya introducidos mediante las herramientas de introducción, indicaremos los trámites a realizar e incluiremos los movimientos económicos asociados al expediente.


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• Tipos Definiremos los tipos de expedientes que después vamos a usar. Introducción Crearemos los tipos de documentos más habituales, los asociaremos al área a la que pertenezcan, definiremos como se facturaran y si queremos fijaremos los honorarios a aplicar. Si el expediente esta creado, aquí lo seleccionaremos para modificarlo.


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Documentos Asociaremos al expediente los diversos documentos que se deberán usar, su origen (cliente, administración, notaria… etc.) y la ruta de internet (si la tiene) donde descargarlo.

Impresos

Asociaremos los impresos


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Formularios Ahora asociaremos los formularios

Tramites

Indicaremos los trámites necesarios para el expediente


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E indicaremos los plazos, la descripción detallada de cada tramite y si son fijos los honorarios y suplidos del mismo.


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Movimientos económicos Como ya se ha indicado anteriormente estos movimientos económicos se refieren tanto a los suplidos que se generen en la gestión de este tipo de expedientes como a las provisiones de fondos que se hayan de solicitar en los distintos momentos de existencia del trámite, y no viene referido tanto al apartado de honorarios que ya han sido recogidos directamente en el apartado de introducción del expediente para los que se facturan de forma completa, como en el apartado de trámites en el caso de que se facture dependiendo de los que se realicen. En este apartado, y para una mejor distinción en el tipo de expediente, se ha introducido la expresión “cobros del despacho” para referirse a aquellas provisiones de fondos que haya que solicitar cuando se vaya a tramitar un expediente de este tipo, y la expresión “pagos del despacho” para referirse a los suplidos que hayan de pagarse en el despacho.

Listados Tipos de expedientes creados.

Una vez definidos los tipos de expedientes, es el momento de darles utilidad, mientras más precisos hayamos sido a la hora de definirlos, mayor facilidad tendremos al usarlos y mayor rendimiento les sacaremos.


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Introducción

Elegiremos ver solo los activos ó todos y seleccionaremos con que expediente deseamos trabajar ó crearemos uno. Encontraremos esta pantalla:

Las diversas tareas, se realizaran una vez seleccionado el expediente, mediante las pestañas inferiores.

General En esta ficha seleccionaremos el tipo de expediente que vamos a asociar al cliente, sus datos a efecto de comunicaciones y la situación del expediente, desde Iniciado a Resuelto, pasando por todas las fases intermedias

Datos de Facturación Aquí se le asignan los honorarios que le correspondan, se controlan los datos económicos del expediente que se introduce a través de las pestañas Suplidos y Provisiones, que ya veremos una vez terminado, se procede a su facturación y se indica donde quedará archivado, para su posterior localización física en el archivo.


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Documentos

Mediante esta pantalla, controlaremos toda la documentación asociada al expediente; tanto los documentos que cuando creamos el tipo de expediente le indicamos como

necesarios para la resolución del expediente, como los que además sean

específicos para cada caso.

Controlaremos las fechas de solicitud y de recepción, indicaremos los recibidos,

además de quien debe proporcionárnoslo.

Impresos En esta pantalla cumplimentaremos los modelos necesarios para este expediente. Controlando su cumplimentación su firma y su presentación


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Formularios

En este lugar se encuentran los formularios que habremos asociados al expediente y que ó bien los habremos creado ó nos lo habrán proporcionado el organismo correspondiente

Tramites

Ahora controlaremos los trámites, sus vencimientos y su cumplimento

Provisiones Controlaremos las cantidades solicitadas como provisión, su importe y el ingreso de las mismas.

Suplidos Controlaremos las cantidades pagadas como suplido y su importe.


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AGENDA Nuevo dietario dentro de la aplicación de Expedientes en la que podremos anotar las citas o tareas a realizar.

Para poder marcar una hora determinada para la realización de una tarea mantendremos pulsado el botón derecho del ratón y arrastraremos al menos 2 casillas para que se pueda abrir un sólo recuadro.

Podremos visualizar las líneas desde cada minuto hasta una hora y podremos visualizar todos los usuarios del despacho o bien los usuarios que nos interesen para poder planificar bien el despacho.

COMUNICACIONES Módulo destinado al control de las comunicaciones con los clientes mediante e-mail y SMS. Contratando con ASESOWEB PROFESIONAL, podrá enviar mensajes SMS sin necesidad de utilizar el teléfono móvil y a un precio competitivo, recuerde a sus clientes las fechas de los impuestos, el vencimiento de sus contratos, la felicitación por su cumpleaños ó cualquier otro tema de su interés. Mediante esta utilidad podremos enviar mensajes SMS, a nuestros contactos, de manera colectiva o individual, para el control de los enviados contaremos con la primera pantalla donde quedan reflejados los envíos Redactamos el texto (149 caracteres), enviamos y vemos el resultado del envío.

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