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MANUALDELSUBPROCESODEGESTIÓNDEMANTENIMIENTOVEHICULARCA‐CGAF‐01‐P06‐04 Versión 1.0 04/08/2015

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL

MANUAL DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR

Versión: 1.0

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Contenido1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 3

2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO .............................................................................................. 4

3. ROLES .......................................................................................................................................... 4

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .................................................................................... 6

6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR ............... 6

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 6

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7

7. INDICADORES ............................................................................................................................ 11

8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 11



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1. INFORMACIÓNBÁSICA

Subproceso GESTIÓN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR

Código del Proceso CA‐CGAF‐01‐P06‐04

Descripción

PROPÓSITO Realizar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos de la institución a fin de que se encuentren operativos para cumplir con los requerimientos de movilización de las diferentes unidades. DISPARADOR

Requerimiento de presupuesto anual para mantenimiento

ENTRADAS

Presupuesto anual de mantenimiento ACTIVIDADES PRINCIPALES

Contratar al Proveedor

Realizar el mantenimiento de los vehículos

Realizar el requerimiento de pago PROCESO RELACIONADO

Emisión de Certificación Presupuestaria

Contratación y compras públicas

Productos/Servicios del Subproceso

Servicio de mantenimiento realizado Ingreso de Repuestos a Bodega

Tipo de Subproceso Adjetivo

Responsables del Subproceso

Jefe de Transporte

Tipo del cliente Cliente interno

Marco Legal

Constitución de la República

Código de Procedimiento Civil

Código orgánico de organización territorial

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

Ley Orgánica Reformatoria a la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial



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Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial.

Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos

2. LINEAMIENTOSDELSUBPROCESO

1. El mantenimiento preventivo se lo realiza cada 5.000 kilómetros, que consiste en un

cambio de aceite y limpieza del vehículo. Cada conductor periódicamente tiene que

revisar el kilometraje y realizar la solicitud de mantenimiento cuando corresponda. En esta

solicitud de mantenimiento se pueden incluir los demás requerimientos de

mantenimiento correctivo o preventivo que indique el conductor, para aprobación del Jefe

de Transporte.

2. La documentación que se debe adjuntar el Jefe de Transporte para solicitar el pago a

Tesorería por los mantenimientos realizados, es la siguiente:

a. Facturas

b. Acta de Entrega – Recepción del Vehículo

c. Conformidad de Mantenimiento

d. Proforma de Servicios

e. Orden de Trabajo

f. Solicitud de Mantenimiento

g. Acta de Entrega – Recepción de Repuestos usados (si hay)

h. Ingreso y Egreso de Bodega de Repuestos nuevos (si hay)

3. ROLES

Analista de Presupuestos.‐ Es el responsable de la emisión de las Certificaciones Presupuestarias a

fin de garantizar la disponibilidad de recursos para las unidades requirentes.

Conductor.‐ Es la persona responsable de conducir el/los vehículos de la institución y de

mantenerlos en buen estado para prestar el servicio de movilización en la institución.

Custodio de Bienes.‐ Es el funcionario responsable de la administración de los bienes de uso de la

Institución.



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Director Administrativo.‐ Es el servidor responsable de la gestión, planificación, organización,

coordinación y control de los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de

las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de

Compras Públicas.

Director Financiero.‐ Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros

requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los

objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto.

Jefe de Transporte.‐ Es el servidor responsable de la administración, mantenimiento y renovación

del parque automotor institucional, y de atender los requerimientos de movilización de las

diferentes unidades administrativas.

Tesorería.‐ Es la dependencia responsable de administrar, gestionar, suministrar y controlar los

recursos financieros.

4. GLOSARIODETÉRMINOS

Certificación presupuestaria.‐ Es un certificado o documento mediante el cual se garantiza la

disponibilidad de recursos, para comprometer un gasto con cargo al presupuesto institucional

autorizado para el año fiscal respectivo, previo cumplimiento de las disposiciones legales vigentes

que regulen el objeto materia del compromiso. Dicha certificación implica la reserva del crédito

presupuestario, hasta el perfeccionamiento del compromiso y la realización del correspondiente

registro presupuestario.

CUR de Pago.‐ Documento que evidencia el pago por diferentes conceptos.

Mantenimiento preventivo.‐ Este tipo de mantenimiento es el que se realiza de manera

programada con el fin mantener en buen estado y funcionando a todos los vehículos de la flota

institucional

Mantenimiento correctivo.‐ Este mantenimiento se aplica cuando el vehículo se encuentra fuera

de servicio por daños en sus componentes, o cuando presenta un funcionamiento anormal de

alguna parte o pieza. Es el mantenimiento que tiene por objetivo devolver el funcionamiento de

los vehículos.

Orden de Trabajo.‐ Es el documento con el cual el Jefe de Transporte realiza la solicitud en detalle

de los trabajos de mantenimiento al Proveedor adjudicado.



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5. DIAGRAMADEFLUJODELSUBPROCESO

6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE MANTENIMIENTOVEHICULAR

6.1. PROPÓSITO

Detallar las actividades del subproceso de gestión de mantenimiento vehicular, con la

finalidad de establecer los pasos necesarios para el requerimiento y autorización de los

trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo, así como el pago respectivo, de

manera que se mantengan operativos los vehículos de la institución.



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6.2. ALCANCE

El alcance del subproceso de gestión de mantenimiento vehicular abarca el conjunto de

actividades comprendidas desde la elaboración del presupuesto anual de mantenimiento para

la flota institucional hasta que se realice el pago de los consumos mensuales al proveedor.

6.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O

REGISTRO

1. Realizar el presupuesto de mantenimiento anual

Jefe de Transporte

El Jefe de Transporte realiza el presupuesto anual para el mantenimiento preventivo y correctivo de la flota de vehículos institucional a nivel nacional. Una vez que ha identificado la necesidad de recursos envía el requerimiento al Director Administrativo mediante memorando para que solicite la certificación presupuestaria, adjuntando el presupuesto.

Presupuesto

2. Solicitar certificación presupuestaria

Director Administrativo

El Director Administrativo mediante memorando solicita al Director Financiero la certificación presupuestaria por los valores de mantenimiento presupuestados, con lo cual se inicia el Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria.

3. Subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria

Analista de Presupuestos

El subproceso de Emisión de Certificación Presupuestaria culmina con la entrega de la respectiva Certificación Presupuestaria al Director Administrativo.

Certificación Presupuestaria

4. Obtener Certificación Presupuestaria


El Director Administrativo recibe la Certificación Presupuestaria para Mantenimiento, la cual le envía al Jefe de Transporte para que inicie el proceso de contratación.



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5. Solicitar inicio de proceso de contratación

Jefe de Transporte

Una vez que recibe la Certificación Presupuestaria, el Jefe de Transporte solicita el inicio del proceso de Contratación y Compras Públicas correspondiente.

6. Subproceso de Contratación y Compras Públicas


El subproceso de Contratación y Compras Públicas culmina con la adjudicación y firma del contrato con el Proveedor de mantenimiento para los trabajos de un año. Una vez que esté firmado el contrato se empieza a usar el servicio.

Contrato de servicio de

mantenimiento

7. Revisar el vehículo y realizar solicitud de mantenimiento

Conductor

El Conductor revisa si ya se cumple el tiempo para realizar el mantenimiento preventivo, además revisa si existen trabajos adicionales que deban realizarse en el vehículo, y elabora la Solicitud de Mantenimiento, misma que entrega al Jefe de Transporte para su aprobación.

Solicitud de Mantenimiento

8. Recibir requerimiento, revisar trabajos y aprobarlos

Jefe de Transporte

El Jefe de Transportes, recibe y revisa la solicitud y aprueba o no los trabajos adicionales.

9. Emitir y enviar Orden de Trabajo

Jefe de Transporte

El Jefe de Transporte emite y firma una Orden de Trabajo en la cual se detalla la placa, fecha, kilometraje y todos los trabajos a ser realizados, la misma que envía al proveedor. En la Orden de Trabajo firma además el conductor que solicita los trabajos y la persona que recibe el vehículo en la mecánica por parte del proveedor.

Orden de Trabajo

10. Recibir vehículo y requerimiento, y emitir Proforma

Proveedor

El Proveedor adjudicado, una vez que se ha firmado el contrato para el mantenimiento, recibe el vehículo y la Orden de Trabajo, revisa los requerimientos y emiten la proforma de los servicios a realizar, la cual envía al Jefe de Transportes.

Proforma



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11. Revisar proforma y autorizar los trabajos

Jefe de Transporte

El Jefe de Transporte recibe la proforma y revisa que se encuentre dentro de lo acordado de acuerdo al contrato, y autoriza el mantenimiento preventivo que corresponda y que proceda o no con los trabajos adicionales.

12. Realizar trabajos de mantenimiento

Proveedor

El conductor realiza los trabajos aprobados en la Proforma de servicios de acuerdo a las condiciones y plazos de entrega establecidos en el contrato.

13. Acudir al taller de mecánica y probar el vehículo

Conductor

El conductor del vehículo se acerca al taller de mecánica del proveedor en la fecha acordada para probar el vehículo. Si está de acuerdo con los trabajos realizados, retira el vehículo, si no está de acuerdo, indica las novedades y solicita se completen los trabajos

14. Solicitar que se completen los trabajos

Conductor

Si el conductor no está de acuerdo con los trabajos realizados por el Proveedor, solicita que se completen los mismos y acuerda una nueva fecha para retirar el vehículo de acuerdo a lo que se indica en el contrato.

15. Entregar vehículo, el acta y repuestos cambiados

Proveedor

Si el conductor está de acuerdo con los trabajos y acepta retirar el vehículo, el Proveedor lo entrega con el acta de Entrega – Recepción del Vehículo donde constan todos los trabajos realizados y los repuestos utilizados. Además devuelve los repuestos cambiados.

Acta de Entrega – Recepción

16. Emitir y entregar la Conformidad de Mantenimiento y entregar los Repuestos

Conductor

El Conductor lleva el vehículo a la institución y emite un documento de Conformidad de Mantenimiento dirigida al Jefe de Transporte. En el caso de repuestos usados que devuelve el proveedor, se los entrega con un Acta de Entrega – Recepción de repuestos al Custodio de Bienes.

Conformidad de Mantenimiento



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17. Recibir documentos para control y reunir mantenimientos del mes

Jefe de Transporte

El Jefe de Transporte recibe de parte del conductor las Actas de Entrega – Recepción de vehículos, de repuestos, y reúne las Órdenes de Trabajo y Proformas de Servicio de todos los vehículos de todo el mes, para realizar el control.

18. Entregar facturas por trabajos mensual

Proveedor

Por su parte el Proveedor reúne los documentos de los mantenimientos de todos los vehículos y al inicio de cada mes emite las facturas y las envía al Jefe de Transporte, solicitando el pago.

19. Cotejar facturas con las actas

Jefe de Transporte

El Jefe de Transporte recibe las facturas y las coteja con las actas y proformas de servicio aprobadas, y compara que estén correctos los valores totales. Luego arma el cuadro resumen de consumos de mantenimiento, por placa de vehículo de manera cronológica para solicitar el pago

Cuadro resumen de

mantenimientos

20. Realizar los Ingresos y Egresos de Repuestos a Bodega

Custodio de Bienes

El Custodio de Bienes recibe de parte del Conductor los repuestos usados que le devuelve el proveedor, con el Acta de Entrega – Recepción y genera el Ingreso a Bodega de Repuestos usados. Por otra parte, recibe además de parte del Jefe de Transporte una copia de las facturas y Actas de Entrega – Recepción de mantenimientos realizados que incluyan el uso de repuestos nuevos, con lo cual realiza el Ingreso a Bodega y el respectivo Egreso a Bodega de los repuestos nuevos.

Ingreso a Bodega de Repuestos

usados

Ingreso a Bodega y Egreso a Bodega de repuestos

nuevos



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21. Realizar la solicitud de pago

Jefe de Transporte

Una vez que el Jefe de Transporte tenga los Ingresos y Egresos a Bodega de repuestos nuevos, realiza la solicitud de pago mediante memorando dirigido al Director Administrativo, adjuntándolos junto con la factura, Proforma de Servicios, Orden de Trabajo, Solicitud de Mantenimiento, Conformidad de Mantenimiento, Acta de Entrega – Recepción de Vehículo y de Repuestos si fuera el caso, así como el original o copia de la Certificación Presupuestaria

Memorando

22. Solicitar pago a Tesorería


A su vez el Director Administrativo envía la solicitud de pago a Tesorería, con lo cual inicia el Subproceso de Gestión de Pagos

23. Subproceso de Gestión de Pagos

Tesorería

El Subproceso de Gestión de Pagos finaliza con la generación del CUR de Pago de los mantenimientos, del cual está pendiente el Jefe de Transporte hasta que se genere para confirmar el pago.

CUR de Pago

7. INDICADORES

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida

Responsable de Medición

Frecuencia de Medición

1

Porcentaje de requerimientos de servicios generales internos atendidos oportunamente

Número de requerimientos de servicios generales atendidos / Total de solicitudes recibidas

Porcentaje Director

Administrativo Mensual

8. ANEXOS

Solicitud de mantenimiento

Conformidad de mantenimiento

Orden de Trabajo

Acta de Entrega – Recepción de Vehículo



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Acta de Entrega – Recepción de Repuestos usados

Acta de ingreso a bodega de repuestos nuevos

Acta de egreso de bodega de repuestos nuevos

Solicitud de pago

FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma

Elaborado Por: Ing. Priscila Villarreal Analista de Procesos

Revisado Por: Econ. Patricio Borja Jefe de Transporte

Aprobado Por: Dra. Valeria Yánez Directora Administrativa

Validado por: Ing. Fabián Larrea Coordinador General

Administrativo Financiero

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 04/08/2015

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