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MANUAL DE GRUPOS & CONVENCIONES

• Manual de Grupos & ConvencionesManual de Grupos & ConvencionesPOLITICAS DE GRUPOS & CONVENCIONES

Grupo es un numero determinado de personas que se reúnen con un interés común, los grupos se dividen en trabajo o de incentivo ( leisure )

TARIFAS Y TEMPORADAS

Se considera a un grupo con un mínimo de 10 a 15 habitaciones o de 38 a 45 pax en promedio En las temporadas Baja y Media se podran confirmar grupos sin mínimo de noches bajo la autorización del gerente general por escrito, siendo un mínimo recomendado de 2 noches en fin de semana

Puentes y Días festivos la estancia mínima será de 2 a 3 noches previa autorización de gerencia

Existirá una tarifa grupal preestablecida y autorizada por Gerencia General y Gerencia de Ventas sin embargo esta tarifa podrá modificarse de acuerdo a los siguientes factores como Competencia de la plaza y Pronósticos de ocupación esta tarifa deberá ser monitoreada para no estar fuera de mercado así mismo en caso de haber una promoción u especial aplicado de acuerdo a temporalidad deberá ser justificado y autorizado por la gerencia, Al momento de la contratación la tarifa queda sujeta a disponibilidad. Para temporadas altas como Navidad, Fin de año , Semana Santa y Pascua los grupos deberán ser autorizados por Gerencia.

• Manual de Grupos & ConvencionesManual de Grupos & ConvencionesCORTESIAS

Las cortesías apl ican con un mínimo de 15 habitaciones por noche contratadas

Una habitación en cortesía por cada 15 habitaciones pagadas y en temporada a lta por cada 20 pagadas , con un máximo de 3 cortes ías por grupo.

En grupos de 40 o mas habitaciones se proporcionara UPGRADE o ascenso a sui te o habitación superior para el coordinador del grupo.

GRATUIDADES

ｷ Coctai l de bienvenida durante el regist ro del grupoｷ Receso de café, refrescos y pastas por día en un per iodo de 30 minutos para grupos de t raba joｷ Desayuno Buffet en caso de grupos mayores a 30 habitaciones como ult ima opción para c ierre de grupoｷ Manta de B ienvenida, opción para c ierre de grupoｷ Escr i tor io de Hospita l idadｷ Uso de sa lones en cortes ía s in cof fe break sujeto a disponibi l idad

• Manual de Grupos & ConvencionesManual de Grupos & Convenciones

VISITA DE INSPECCION

Para grupos conf i rmados y con deposito in ic ia l se otorgara una habitación en base doble y en caso habitación adic ional se dará tar i fa de agente de v ia jes en la misma fecha por 2 noches y 3 días

Para grupos tentat ivos que requieran la v is i ta se conf i rmara una habitación doble apl icando la tar i fa negociada ya sea pago en efect ivo o tar jeta de crédito y una ves conf i rmado el grupo dicho importe se acreditara a la cuenta maestra

Las v is i tas de inspección estarán sujetas a disponibi l idad y no apl icara en puentes n i días fest ivosDEPOSITOS

Todos los depósitos y pagos deberán efectuarse mediante deposito bancar io o transferencia bancar ia, en caso de haber algún aumento de garant ía se pagara a la l legada del grupo en recepción.

Para poder garant izar las habitaciones el hotel deberá recibir los depósitos de acuerdo a las s iguientes temporadas

• Manual de Grupos & ConvencionesManual de Grupos & ConvencionesBAJA ( Verano con excepción de Jul io & Agosto )

Contrato f i rmado 60 días antes de la l legada del grupo con t iempo l imite a la fecha del pr imer deposito del total del 20% de la pr imera noche como garant ía.

45 días a la l legada el 30% del total del grupo15 días a la l legada el 50% o l iquidación total del grupo.

ALTA ( Santa & Pascua, Jul io & Agosto e Invierno as í como puentes y días fest ivos )

Contrato f i rmado 90 días antes de la l legada del grupo con t iempo l imite a la fecha del pr imer deposito del total del 20% de la pr imera noche como garant ía.

Entre 90 y 60 días deberá recibir el segundo deposito por equivalente al 30%Entre 60 y 30 días deberá recibir el tercer deposito por equivalente a l 30%Entre 30 y 15 días deberá recibir el cuarto deposito por equivalente al 20%

El grupo deberá de quedar l iquidado en su total idad antes de la l legada del grupo cualquier cargo extra autor izado por el coordinador del grupo deberá ser l iquidado antes de la sal ida del grupo ya se a en efectivo o tar jeta de crédito

• Manual de Grupos & ConvencionesManual de Grupos & ConvencionesCANCELACIONES

Una ves confirmado el grupo las pol ít icas para aceptar las cancelaciones apl icaran de acuerdo a las s iguientes temporadas

ALTADe recibirse la cancelación total del grupo con mas de 90 días a la fecha de l legada No exist irá cargo

Entre 89 y 60 días apl icara un cargo de cancelación del 10%Entre 59 y 30 días apl icar ía un cargo de cancelación del 20%Entre 29 días antes de la l legada se apl icara un cargo del 50% del total del grupo se podrá aceptar un 10% de las habitaciones reservadas podran ser canceladas s in cargo , s i se sobrepasa tendrá un cargo de dos noches de habitación a la tar i fa confi rmada

BAJADe recibirse la cancelación total del grupo con mas de 60 días a la fecha de l legada No exist irá cargo

Entre 59 y 45 días apl icara un cargo de cancelación del 10%Entre 44 y 30 días apl icar ía un cargo de cancelación del 25%Entre 29 Y 15 días antes de la l legada se aplicara un cargo del 50% del total del grupo se podrá aceptar un 10% de las habitaciones reservadas podran ser canceladas s in cargo , s i se sobrepasa tendrá un cargo de dos noches de habitación a la tar i fa confi rmada

• Manual de Grupos & ConvencionesManual de Grupos & Convenciones

NO SHOWS

Debido a que el hotel por estar garant izando la habitación dejo de vender al publ ico, cualquier cancelación sin importar la circunstancia se tomara con un NO SHOW Siendo en temporada alta el cargo es de 2 noches por habitación fal lada y en caso de baja será de 1 noche por habitación fal lada

Todas las polí t icas antes mencionadas deberán de ser enviadas por escr i to vía emai l o vía fax y confirmar de recibido por la persona a cargo del grupo esto con el f in de evitar mal entendidos o fal ta de comunicación interna entre los departamentos involucrados , en caso de algún requer imiento especial deberá de ser contestado el mismo día o en un máximo de 24 hrs. poster iores a la sol ic i tud.

CENTROS DE CONSUMO

EL uno de los centros de consumo en el caso del todo incluido deberá de sol ici tarse a la gerencia de AYB con el f in de poder reservar un área especial para el grupo con una tolerancia de 10 minutos como máximo sin importar la temporada.

En caso de restaurante de especial idades se ofrecerá al grupo un solo horar io con un solo meno con un mínimo de 24 hrs. de ant ic ipación