Manual Introducción

Introduccin al sistema

Protegido por las leyes internacionales sobre la

propiedad intelectual. LIMA PERU

COSTOS UNITARIOS Y PRESUPUESTOS

PLANEMIENTO Y PROGRAMACIN CONTROL DE LA PRODUCCIN

COSTOS DE LA PRODUCCIN

Grupo Waris

(EN BLANCO INTENCIONALMENTE)


INDICE COMO SE UTILIZA ESTE MANUAL.................................................................. 1

Mirando las aplicaciones de Waris.................................................... 1

Aada y Modifique ndice............................................................... 1

ELABORACIN DE PRESUPUESTOS................................................................... 2

Lista de ndices unificado............................................................ 2

Catlogo de los recursos.............................................................. 2

Catlogo de anlisis unitarios........................................................ 2

Ficha de Obras........................................................................ 2

Editor de Presupuestos ............................................................... 2

PROGRAMACIN Y ORGANIZACIN DE LA OBRA....................................................... 3

Las reas de trabajo y la programacin de obra ....................................... 4

Calendario de Semanas Calendarizacin del proyecto.................................. 4

Tcnica para la elaboracin del Plan maestro de Produccin............................ 4

Editor de trabajos.................................................................... 4

Vinculacin de trabajos en cadenas.................................................... 5

Programacin Dinmica................................................................. 5

Anlisis de la produccin diaria de cada partida...................................... 5

Anlisis de la produccin de las partidas por perodos(anlisis 2d) .................. 5

Planificacin del abastecimiento de materiales........................................ 5

Diagrama de Gantt - Ciclogramas....................................................... 6

Flujos econmicos (mensual y semanal) ................................................ 6

Flujo finanaciero Flujo de caja (mensual y semanal) ................................ 6

Plan Base y Plan Real................................................................. 6

CONTROL Y ORGANIZACIN DE LA PRODUCCIN...................................................... 7

El procedimiento del control.......................................................... 7

El control como funcin coordinadora.................................................. 7

El trabajo como unidad fundamental del control........................................ 7

Control de los materiales............................................................. 8

Control de la mano de obra............................................................ 8

Control de los equipos................................................................ 9

Control del avance de los trabajos - Supervisin...................................... 9

La administracin de la produccin como un sistema de toma de decisiones.............. 9

COSTOS Y ADMINISTRACIN...................................................................... 10

Los subcontratos...................................................................... 11

La pre-planilla consolidacin semanal de las horas trabajadas......................... 11

Planilla de jornales.................................................................. 11

Control de los materiales- almacenes.................................................. 12

BREVE DESCRIPCIN DE LA VENTANA PRINCIPAL.................................................... 12

Administracin individual de las reas de trabajo.................................... 14

Llenar y borrar el contenido de un rea de trabajo.................................... 14

cambiar de rea de trabajo............................................................ 14

Acceder los catlogos del sistema..................................................... 14

TOMAR EN CUENTA ANTES DE COMENZAR............................................................ 15

Pasos a seguir en la administracin de un proyecto.................................... 15

TRANSFERENCIA DE INFORMACIN ENTRE LOS DIFERENTES MDULOS.................................... 16

Qu es y para que se utiliza el buzn? .............................................. 16

manejando el buzn.................................................................... 17

Qu puedo hacer cuando edito el buzn? .............................................. 17

GRAVAR Y RECUPERAR ARCHIVOS.................................................................. 17

Cmo se utiliza esta funcin? ...................................................... 17

MANTENIMIENTO DEL SISTEMA.................................................................... 18

UTILIZACIN DEL CALENDARIO Y LA AGENDA....................................................... 18

1 _________________________________________________________________________________________


Bienvenidos al mundo de WARIS. Este completo programa de administracin de Obras de Construccin le proporciona todo lo necesario para que usted pueda elaborar presupuestos, programar y controlar la produccin.

CMO SE UTILIZA ESTE MANUAL

Este manual se divide en 4 partes. El primer captulo le permite una revisin general de las aplicaciones. El siguiente captulo muestra como se prepara un presupuesto y las diversas funciones que se disponen para simular diversas posibilidades de costos y presentaciones. El tercer captulo nos ensea a programar el proyecto. El ltimo captulo trata sobre el control de la produccin.

A continuacin algunas sugerencias y convenciones utilizadas en el siguiente manual.

Se recomienda la utilizacin de un Mouse.

AAcceeppttaarr indica un botn de comando sobre el cual se debe hacer un clic.

((**)) Indica que se debe presionar entre diferentes opciones.

Cuando se trata de una lista se indica de la siguiente manera: en lista titulada ... para seleccionar un tem haga un clic sobre el y para editarlo haga un doble clic.

Las Listas poseen tienen asociadas los siguientes iconos que significan, segn el orden en que se muestran: aadir un nuevo elemento, editar el elemento seleccionado, eliminar o borrar el elemento seleccionado, buscar algn elemento de la lista e imprimir algn elemento o elementos de la listaPara completar los campos de texto se indicar que complete la informacin.

Para cerrar una ventana presione el icono que se ubica en la parte superior derecha de la ventana

MIRANDO LAS APLICACIONES DE WARIS

A continuacin se describe las funciones principales que incluye el sistema. Las funciones se pueden agrupar en cuatro mdulos principales:

1. Elaboracin de Presupuestos 2. Programacin y Organizacin de la obra 3. Control y Supervisin de la produccin 4. Administracin: Subcontratos, Preplanilla y Almacenes

Estos mdulos estn totalmente integrados. Esta integracin una gran productividad y por consiguiente un dramtico ahorro de horas de trabajo en cada proyecto: Este diseo acerca a la direccin de la empresa con los niveles operativos. El presupuesto que se ha elaborado es utilizado, instantneamente y sin ningn cambio, por el mdulo de Programacin. Las tareas que son programadas por el mdulo de programacin se utilizan para el control de la produccin. En la obra, durante la ejecucin, a cada Trabajo se le controla la cantidad de materiales, mano de obra y equipos que utilizan. Las cantidades utilizadas realmente en cada trabajo se comparan con las cantidades presupuestadas. A cada Trabajo se le supervisa el avance logrado a una fecha determinada. La utilizacin conjunta de la cantidad utilizada y el avance logrado en cada Trabajo mejora la toma de decisiones de los responsables de la obra. La Administracin incluye funciones que administran los recursos materiales, mano de obra y equipos. Para la administracin de los materiales se incluye un programa para el control de Almacenes: El

2 _________________________________________________________________________________________

control de almacenes se utiliza Guas de Ingreso y Guas de Salida. Las Guas de Ingreso se integra con una base de datos de proveedores y la Guas de Salida se integran con la produccin, es decir asigna los materiales a los Trabajos.

ELABORACIN DE PRESUPUESTOS Para la elaboracin de presupuestos el sistema requiere de los siguientes elementos:

LISTAS DE INDICES UNIFICADOS

El sistema incluye una lista completa de los Indices Unificados utilizados por el Instituto nacional de Estadstica e Informtica del Per (INEI) para la actualizacin de los precios de los recursos y de las frmulas Polinmicas. La lista puede ser modificada por el usuario.

CATALOGO DE LOS RECURSOS

Los recursos, materiales, mano de obra, equipos y varios, utilizados por el sistema se administran mediante un potente conjunto de funciones que permiten aadir, modificar, eliminar, buscar e imprimirlos fcil y rpidamente. Este catlogo est adecuadamente integrado a todos los dems elementos que constituyen el sistema. El Editor de Insumos es la herramienta que permite el registro de informacin sobre el insumo. Desde el Editor se administran los precios del recurso. El sistema permite el registro mensual de los precios. Se dispone de siete zonas diferentes para registrar los precios del mes. Estos precios se utilizan como precios base, precios que todos los presupuestos con fecha a este mes los utilizan, pero que posteriormente pueden ser modificados en cada presupuesto mediante las Tarjetas de Precios.

CATALOGO DE ANLISIS UNITARIOS

Para la administracin de los Anlisis Unitarios Waris proporciona un completo conjunto de funciones que permiten aadir, modificar, eliminar, buscar e imprimirlos con total comodidad. El catlogo se integra totalmente con los dems mdulos del sistema convirtindose en una eficiente herramienta.

El Editor de Anlisis Unitarios es una potente herramienta diseada para crear y modificar los anlisis. El editor, de gran potencia lgica, permite una correcta modelacin de la totalidad de actividades que se realizan en la industria de la construccin. Para poder reflejar de la manera ms real el rendimiento de cada una de las actividades se utiliza un algoritmo para poder calcular las incidencias de la mano de obra y de los equipos necesarios para la ejecucin de la actividad. Este algoritmo esta disponible para el usuario, es decir, el algoritmo puede ser modificado por el usuario en cada recurso.

FICHA DE OBRAS

En Ficha de Obras se registra informacin referente al proyecto, el empleador, el lugar de la obra y tambin la lista de Presupuestos que conforman el proyecto. La ficha incluye funciones para consolidar en presupuesto nico los presupuestos que conforman el proyecto y para imprimir un reporte del consolidado de todos los presupuestos de la obra. Las Obras se utilizan tambin para agrupar presupuestos de acuerdo a ciertos criterios.

EDITOR DE PRESUPUESTOS

La preparacin de los presupuestos se realiza mediante un Editor de Presupuestos. Este editor incluye un completo conjunto de funciones para elaborar fcil y rpidamente un presupuesto o grupo de presupuestos de un proyecto determinado.

3 _________________________________________________________________________________________


El editor de presupuestos est totalmente integrado con los catlogos de Anlisis unitarios y de Recursos. Esta integracin permite que la elaboracin de un presupuesto se realice desde una sola ventana incrementando tremendamente la productividad del usuario. El editor incluye las funciones que permiten crear, duplicar, componer, descomponer modificar e imprimir un presupuesto. Incluye adems las funciones para generar frmulas polinmicas El usuario puede simular diferentes costos al variar los precios de los recursos que se utilizan en el presupuesto. Para cambiar los precios se utiliza una potente funcin, denominada Tarjeta de Precios. Las Tarjetas tambin se utilizan para dolarizar los precios. Cada presupuesto puede tener diferentes costos al utilizar diferentes tarjetas. El nmero de Tarjetas por presupuesto es ilimitado. El Editor de Presupuestos incluye un amplio nmero de reportes. Los reportes pueden ser previsualizados, impresos directamente a la impresa exportados a formatos Windows* Word y Excel. A continuacin se indican algunos:

1. Presupuesto valorizado 2. Lista de recursos 3. Costos desagregado de la partidas en materiales, mano de obra, equipos y varios 4. Horas hombre y horas mquina por cada partida y totales por presupuesto 5. Lista de ndices unificados 6. Impresin de los anlisis unitarios: varios por pgina o uno por pgina

Se dispone de una funcin elaborar e imprimir rpida y fcilmente la Frmula Polinmica. El usuario puede editar y realizar modificaciones a la frmula antes de ser impresa. Una de las principales caractersticas del presupuesto es la de poder ser utilizado por sistema de Programacin sin tener que efectuarle ninguna modificacin.

PROGRAMACIN Y ORGANIZACIN DE LA OBRA Luego de preparar el presupuesto o los presupuestos del proyecto se procede a la programacin de la obra. Si la obra consta de varios presupuestos debemos consolidarlos en uno slo utilizando la funcin de Agrupar Presupuestos incluida en la Ficha de Obras. Antes de iniciar la programacin el usuario crea un Calendario de Semanas. Se indica la semana en que va a comenzar el calendario y el da que comienza la primera semana y en funcin a estos datos el sistema hace el resto. Cada proyecto tiene un calendario. La programacin de la obra se realiza mediante un potente conjunto de funciones que permiten la aplicacin tcnicas y procedimientos en la elaboracin de los diferentes planes. La planificacin de la obra se realiza mediante la preparacin de un conjunto de planes que indicamos a continuacin:

1. Plan maestro de produccin 2. Plan de abastecimiento de la obra 3. Plan de equilibrio financiero. Flujo de Caja.

Como resultado de la preparacin del plan maestro de produccin se generan, automticamente, los diferentes Flujos que son necesarios para un ptimo control de las actividades futuras. Estos flujos se presentan en perodos mensuales y semanales. Entre estos flujos indicamos:

1. Flujo de valorizaciones 2. Flujo de demanda de recursos 3. Flujo de costos de los recursos 4. Flujo de pedidos (compras)

4 _________________________________________________________________________________________

Se dispone de ayudas grficas para mostrar el comportamiento de las Partidas y de los Trabajos en el tiempo. Se dispone de los siguientes diagramas:

1. Diagrama Gantt del avance de las partidas 2. Diagrama Gantt del avance de los Trabajos 3. Ciclogramas 4. Tambin se incluyen grficas del Ritmo de la Produccin por partida y muchas ms

La caracterstica principal del sistema de programacin es que permite la preparacin de planes que se acercan al trabajo real. Tambin es notable la integracin entre las diferentes funciones del sistema de programacin.

LAS REAS DE TRABAJO Y LA PROGRAMACIN DE OBRA

El presupuesto de obra se transfiere a un rea de trabajo en la cual se va a iniciar la programacin de la obra. Es importante que cada obra se programe en un rea de trabajo independiente. Las reas de trabajo permiten manejar la cantidad ptima de datos, mejorando la utilizacin del almacenamiento, aumentando la capacidad de comunicacin (transferencia de datos entre la obra y la oficina), y por lo tanto, incrementando la seguridad de los datos.

CALENDARIO DE SEMANAS CALENDARIZACIN DEL PROYECTO

Cada proyecto dispone de un calendario dividido en semanas. Este calendario determina los perodos que se utilizan para los diversos anlisis que se realizan al proyecto. La semana es la unidad de tiempo que se utiliza para la presentacin de la mayora de los reportes e informes.

TCNICA PARA LA ELABORACIN DEL PLAN MAESTRO DE PRODUCCIN

Para la preparacin del plan maestro se utiliza la tcnica de programacin conocida como programacin en Cadena, mtodo de programacin espacio tiempo o tambin conocido como el mtodo ruso. Las ventajas de este mtodo de programacin sobre el mtodo PERTCPM son notables. Es de conocimiento de los constructores que la tcnica PERT no les es til. Se podra hacer una larga lista de las desventajas de este mtodo respecto al mtodo de programacin en Cadena. La Construccin en Cadena es una tcnica que nos permite optimizar la ejecucin de una obra especfica, para lo cual se efecta el desarrollo de las actividades correspondientes en forma continua y uniforme, permitiendo esto la obtencin de un ritmo adecuado de trabajo, la disminucin de los tiempos improductivos, el aumento de la productividad, la optimizacin de los plazos de ejecucin y la disminucin de los costos de produccin.

EDITOR DE TRABAJOS

El editor de Trabajos es una potente herramienta que permite dividir la obra en actividades y distribuirlas en el tiempo de acuerdo a una secuencia lgica. El editor permite definir cada una de los Trabajos en trminos de las partidas. Un trabajo puede estar constituido por una o varis partidas. Las partidas de los trabajos pueden tener el total o parte del metrado que se han presupuestado.

El usuario decide la Fecha de Inicio de cada Trabajo. Posteriormente se puede modificar esta fecha para adecuar sus inicios de acuerdo a las circunstancias. La Velocidad de Ejecucin de cada Trabajo puede ser modificada, es decir el usuario puede decidir el tiempo de duracin de cada uno de los Trabajos. Esta duracin se determina de dos diferentes maneras:

1. Indicando el nmero de das en que se desea terminar el Trabajo 2. Registrando el volumen de produccin de la partida crtica.

5 _________________________________________________________________________________________


El Editor de trabajos distribuye, en funcin de la produccin de la partida critica, la produccin de todas las otras partidas que componen el Trabajo. Cada Trabajo que se ha definido consta de un completo conjunto de informes para uso del personal de la obra. A continuacin alguno de los reportes:

1. Trabajo valorizado por partidas 2. Lista de recursos a utilizar 3. Costos de las partidas desagregados en materiales, mano de obra, equipos y varios 4. Horas hombre y horas mquina por partida y totales 5. Lista de trabajos

VINCULACIN DE TRABAJOS EN CADENAS

Los Trabajos se vinculan en cadenas. Las cadenas son grupos de Trabajos que poseen, generalmente, partidas en comn o necesariamente una, la partida crtica. Las fechas de inicio y la duracin de los Trabajos que pertenecen a una cadena pueden ser modificados globalmente. Es decir, se puede cambiar la duracin y las fechas de inicio de toda o parte de una cadena.

PROGRAMACIN DINMICA

La posibilidad de modificar la fecha de inicio y la duracin de cada Trabajo y/o cadenas de Trabajos durante la ejecucin permite que el usuario establezca una programacin dinmica. Esta flexibilidad posibilita que el programa de produccin base se ajuste fcilmente durante la ejecucin.

ANLISIS DE LA PRODUCCIN DIARIA DE CADA PARTIDA

Luego que el Editor de Trabajos distribuye en el tiempo la produccin diaria de cada de las partidas estas se pueden analizar individualmente utilizando la esta herramienta de anlisis. Esta herramienta proporciona la siguiente informacin:

1. Volumen de produccin diaria de la partida 2. Estadsticas sobre la produccin 3. Consumo de los recursos de la partida por semana.

Las cifras proporcionadas se complementan con el grfico de la curva del volumen de produccin de la partida que se analiza logrndose una adecuada base para el anlisis. Las estadsticas muestran el porcentaje programado, volumen de produccin promedio por da, frecuencia o das en que se ejecuta

ANLISIS DE LA PRODUCCIN DE LAS PARTIDAS POR PERODOS (ANLISIS 2D)

Waris proporciona una potente herramienta para analizar el ritmo de produccin de una o varias partidas durante un perodo determinado. Proporciona la siguiente informacin:

1. Costos totales y desagregados de las partidas seleccionadas en el perodo 2. Total horas hombre y horas mquina en el perodo 3. Cantidad de recursos: materiales, mano de obra y equipos necesarios en el perodo

Se puede conocer para una determinada semana, de acuerdo al plan maestro de produccin, los costos y la demanda de cada uno de los recursos. Esta herramienta incluye una funcin para graficar las curvas de produccin de las partidas seleccionadas. El anlisis de esta grfica permite saber si la programacin es uniforme.

PLANIFICACIN DEL ABASTECIMIENTO DE MATERIALES

Luego de haber terminado de preparar el plan maestro de produccin se debe planificar el abastecimiento de los materiales a la obra.

6 _________________________________________________________________________________________

La preparacin del Plan de Abastecimiento de materiales de la obra se realiza mediante un potente programa, que emula el modelo de abastecimiento industrial conocido como Costo Total Esperado (CTI). El modelo proporciona al usuario, segn el plan maestro de produccin, la demanda diaria de cada material. El modelo acepta parmetros tales como: stock mximo, stock mnimo, capacidad de transporte, demora de entrega y el nmero de das del crdito del proveedor de cada material. El usuario registra el pedido diario de cada material y como resultado se logra, para el proyecto, un Plan de Pedidos ptimo. El Plan de Pedidos es un informe de la cantidad de cada uno de los materiales que se debe pedir cada da. Una de las principales caractersticas de este modelo es que registra los das de crdito del proveedor para cada material. Los das de crdito otorgados por el proveedor son utilizados por el Flujo de Caja para hacer efectivo los desembolsos por pagos del material.

DIAGRAMAS DE GANTT - CICLOGRAMAS

El usuario dispone de diferentes diagramas que facilitan el seguimiento visual de la programacin. Se proporciona bsicamente tres diagramas totalmente integrados y a los cuales se accede rpidamente. Estos diagramas son recalculados instantneamente al realizarse un cambio en el programa de produccin. El diagrama de Avance por Partida nos muestra el desarrollo diario de cada partida. El diagrama de Avance por Trabajos nos muestra el desarrollo de los Trabajos segn el orden de fecha de inicio. Los Ciclogramas que muestran el avance de los Trabajos ordenados en cadenas.

FLUJOS ECONMICOS (MENSUAL Y SEMANAL)

Como resultado del plan de produccin el sistema calcula diversos flujos monetarios y de cantidades de recursos. Estos flujos se calculan instantneamente al presionar un botn y responden a los cambios en el plan de produccin. El Flujo de Valorizaciones nos muestra el valor monetario de la produccin planificada de acuerdo a los costos unitarios de las partidas. La cantidad demanda y los costos, por perodo, de los recursos se muestra en los flujos de Cantidad y Costos de los Recursos. El Flujo de Pedidos nos muestra las cantidades de cada material que debemos pedir de acuerdo al plan de produccin. Este plan muestra las cantidades de materiales pedidos con el modelo de abastecimiento incorporado CTE.

FLUJO FINANCIERO FLUJO DE CAJA (MENSUAL Y SEMANAL)

El equilibrio financiero del proyecto es preparado utilizando el Flujo de Caja. El flujo de caja est integrado con el plan de produccin y con el modelo de abastecimiento. Los Ingresos del flujo estn determinados por las valorizaciones. Los Egresos lo determinan los costos devengados por la mano de obra, equipos y varios. Los egresos por materiales son tomados del modelo de abastecimiento considerando los das de crdito otorgados por el proveedor.

PLAN BASE Y PLAN REAL

El mdulo de Programacin permite la elaboracin de dos planes. El primer plan denominado como Plan Base se prepara antes de la ejecucin del proyecto. En este plan se busca la participacin de todos los involucrados en el proyecto con el objetivo de concluir con un plan casi real. Luego de haber terminado la preparacin del plan base el sistema crea, automticamente, otro denominado plan real para que sea utilizado por los responsables de la ejecucin. Inicialmente el plan real es idntico al plan base, pero, posteriormente el plan real se puede modificar por los que ejecutan la obra.

7 _________________________________________________________________________________________


Durante la ejecucin de la obra el usuario puede comparar el plan base con el plan real. La comparacin se realiza mediante las estadsticas de la produccin y las fechas de inicio y de terminacin de cada partida.

CONTROL Y ORGANIZACIN DE LA PRODUCCIN Una vez terminado la programacin y organizacin de la obra se prepara el Plan de Produccin Real. El Plan de Produccin Real es creado, automticamente, por el sistema a imagen de del Plan Base. Los responsables de la obra actualizan el plan real de acuerdo a las condiciones que se van presentando durante la ejecucin. La unidad de control de la produccin es el Trabajo. Los Trabajos son definidos al elaborar el Plan Base y no pueden ser modificados en el Plan Real. Lo nico que se puede modificar al Trabajo en el Plan Real es la fecha de inicio y la velocidad de ejecucin. Si se desea realizar un cambio en la definicin de los Trabajos se deben realizar estos en el Plan base. Esta restriccin se establece nicamente con la finalidad de aumentar la seguridad en el manejo de los planes. En cada Trabajo se registra la cantidad de recursos utilizados realmente y se los compara con la cantidad de recursos presupuestados. Para lograr este control se incluye las herramientas para el control de los materiales, mano de obra y equipos. A cada Trabajo se le controla el Avance Fsico mediante una herramienta especializada con la cual se registra la fecha en que se realiza la supervisin y el porcentaje de avance que se ha logrado a esa fecha. Cada Trabajo puede ser supervisado varias veces durante su ejecucin. El avance del Trabajo se utiliza tambin para valorizar los subcontratos. El procedimiento de control se reduce a un seguimiento de la productividad en cada Trabajo. Controlando las partes (el Trabajo) se controla el todo (la Obra). La divisin de la obra en partes mejora la toma de decisiones de la direccin. Al concluir la ejecucin del Trabajo se proporciona un informe en la cual se muestra la cantidad de recursos utilizados versus la cantidad de recursos planificados. El usuario puede imprimir frecuentemente informes sobre la situacin del avance programado y el avance real de cada Trabajo.

EL PROCEDIMIENTO DE CONTROL

El control de la obra se realiza de manera natural debido a que se realiza sobre las tareas que han sido previamente organizados por las personas involucradas en el proyecto. Se asume que en la programacin y organizacin de la obra ha participado personal que sabe cmo se va a hacer la cosa. No se puede establecer ningn tipo de control si previamente no se ha preparado un plan. Para controlar se debe medir. Contra qu se podra medir nuestra performance, si no existe un plan? Tambin se debe aadir que lo que no se controla, no se puede mejorar. Si estas premisas se unen con el viejo adagio divide y vencers estamos seguros de establecer una base de control sumamente eficaz.

EL CONTROL COMO FUNCIN COORDINADORA

Se considera al control de la produccin como una funcin bsicamente coordinadora. Para una mejor coordinacin es necesario que se eliminen las barreras ficticias que existen. La mayora de estas barreras son creadas por una deficiente organizacin administrativa, que se genera por una falta de conocimiento de los principios de gerencia o, como es muy frecuente, por la utilizacin de sistemas que fragmentan el proceso natural de la construccin, originando duplicidad de tareas, consolidaciones innecesarias, cuadros exuberantes y poco claros; informacin no utilizable por el personal de operaciones, as como la presentacin inoportuna de la informacin.

8 _________________________________________________________________________________________

El mdulo de Control de la Produccin ha sido diseado para ser utilizado en conjunto por el personal de obra. Las funciones de control estn eficientemente integradas, lo que reduce el nmero de personas encargadas de llevar a cabo estas tareas. No slo se logra un incremento en la productividad del recurso humano, sino tambin, oportunidad en la ejecucin del control y presentacin de los resultados.

EL TRABAJO COMO UNIDAD FUNDAMENTAL DEL CONTROL

El Trabajo, definido en el Plan Base, se constituye en el elemento a controlar en la obra. El trabajo es controlado en trminos de la cantidad de recursos que son utilizados en su ejecucin, y el avance que se obtiene a una fecha determinada. Las cantidades y el avance real son comparados con los presupuestados.

CONTROL DE LOS MATERIALES Cada Trabajo dispone de dos herramientas para un control eficaz los materiales que utiliza. Se dispone de Requerimientos de Obra y una Ficha de Consumo del material. El Requerimiento de Obra permite avisar al almacn sobre las necesidades de materiales. El Requerimiento de Obra puede incluir los mismos materiales presupuestados o que no han sido presupuestados para el Trabajo. Por ejemplo, si el material presupuestado es Acero en Kilos, el pedido al almacn se puede hacer en trminos de Varillas de 9 metros. La Ficha de Consumo de los materiales permite el registro cronolgico de utilizacin de cada uno de los materiales. La ficha slo muestra los materiales presupuestados, esto se hace con la finalidad de compatibilizar con las unidades presupuestadas. Se registra la fecha y la cantidad de material. Tambin permite se registre el precio de compra de la ltima factura con la finalidad de establecer un costeo rpido del Trabajo. Adicionalmente al control de los materiales en cada Trabajo el Waris incluye un completo conjunto de herramientas para controlar el movimiento de materiales en los almacenes de obra. Ms adelante se explicar este sistema con mayor detenimiento.

CONTROL DE LA MANO DE OBRA

Los obreros son asignados, antes de ejecutarse, a cada Trabajo. Es importante recordar que el tamao de las cuadrillas que ejecutan los Trabajos, es optimizado en la etapa de planificacin utilizando la tcnica de programacin en cadena. Esta forma de trabajo obliga a que en la organizacin de las cuadrillas participen los ingenieros y no, como es actualmente, solo el maestro de obra. Para el control de la mano de obra se requiere un archivo de Fichas de Obreros, una Lista de la Cuadrilla de Obreros y una Ficha de Horas para cada obrero de la cuadrilla. El procedimiento para establecer el control es el siguiente:

1. Registre las Fichas de los Obreros 2. Asigne al Trabajo la cuadrilla de obreros 3. Registre cronolgicamente las horas trabajadas por cada obrero

El sistema permite asociar un recurso mano de obra presupuestado a una categora de obrero determinada. Por ejemplo un recurso que se presupuesta como operador de equipo se puede asociar a la categora de operario para efectos del pagarle su jornal por el sistema de Planillas. En la Ficha de Horas se registran diferentes tipos de horas: normales, extras 60%, extra 100%, premio y direccin. Este completo nmero de tipos de horas permite un adecuado registro del trabajo realizado por la cuadrilla; y, as como su correcta retribucin econmica. Un obrero puede trabajar el mismo da una cantidad de horas en un Trabajo y otra cantidad en otro Trabajo hasta completar su jornada.

9 _________________________________________________________________________________________


Las horas trabajadas por los obreros en los diferentes trabajos durante la semana son consolidadas por el sistema de Pre-planilla. La Pre-Planilla muestra el record de horas de cada obrero y el Trabajo en donde ha laborado en la semana. Tambin muestra la cantidad de horas por escolaridad, gratificaciones y vacaciones devengadas, pagadas y no pagadas, hasta la fecha.

CONTROL DE LOS EQUIPOS Los equipos utilizados en cada Trabajo se controlan de manera similar al de la mano de obra. Los equipos son asignados a los Trabajos antes de que se ejecuten. Al asignar de esta forma los equipos facilita la gestin de los mismos evitando retrasos por la falta de equipos. Para el control de los equipos se requiere de un archivo de Fichas de Mquinas, la Lista de los Equipos Asignados y una Ficha de Horas para cada equipo asignado. El procedimiento para establecer el control es el siguiente:

1. Registre la ficha del equipo 2. Asigne los equipos al Trabajo 3. Registre las horas de utilizacin de cada equipo

El sistema permite asociar el recurso equipo presupuestado a un equipo especfico. Por ejemplo si se ha presupuestado un recurso Volquete de 6 m3 se los puede asociar a un Volquete Volvo Placa PQ- 4787 de 4 m3 registrado en una Ficha de Equipos. Esta asociacin permite que se liquide fcilmente el uso de u equipo. En la Ficha del Equipo se registra informacin sobre el equipo, modelo, marca, nmero de serie, fecha de ingreso a obra, tipo, si es alquilado o propio y la tarifa horaria. Tambin se incluye informacin tcnica sobre el mantenimiento del equipo y cualquier informacin que desee aadir. En la Lista de Equipos Asignados se registran aquellos con los cuales se va a ejecutar el Trabajo. En esta lista se identifica el equipo real a utilizar junto al recurso presupuestado con el cual se ha asociado. En Ficha de Horas de uso del equipo se registra diariamente el nmero de horas trabajadas y si lo hubiera el tipo de mantenimiento realizado.

CONTROL DEL AVANCE DE LOS TRABAJOS SUPERVISIN

El avance real de los Trabajos en ejecucin se realiza mediante un programa con el cual se registra, si lo desea, diariamente, el avance fsico de cada Trabajo. Cada Trabajo tiene una Ficha en la que se registra el avance y la fecha en la que se realiza la supervisin. A cada Trabajo se le puede realizar uno o varios registros de avance, depende de la importancia que se le asigne. Esta flexibilidad permite registrar ptimamente la performance de las cuadrillas. El avance se muestra junto a las cantidades reales de recursos utilizados a la fecha, y el total de los recursos planificados para el Trabajo. Con esta informacin que se dispone se logra que el responsable de la obra mejore sus decisiones, logrndose una notable mejora en la administracin. Complementariamente a la Ficha de supervisin se proporciona reportes del avance real versus el planificado. Tambin se imprime un documento con los avances planificados a una de fecha determinada para ser utilizada por los supervisores.

LA ADMINISTRACIN DE LA PRODUCCIN COMO UN SISTEMA DE TOMA DE DECISIONES

La utilizacin de las herramientas de control de la produccin permite la determinacin de nuestros rendimientos reales. El administrador de la obra toma decisiones sobre cada una de las partes garantizando de esta forma una continua mejora en las operaciones futuras y un control dinmico sobre el total de la obra.

10 _________________________________________________________________________________________

El anlisis de los resultados de cada uno de las partes ya ejecutadas se utiliza para mejorar los resultados de los trabajos futuros. Esta forma de administrar las operaciones tiene el efecto aumentar el inters en el trabajo, logrndose que los administradores desarrollen productividad.

COSTOS Y ADMINISTRACIN El control de la produccin bsicamente se encarga de la medicin de los recursos utilizados realmente en la obra. El sistema de Costos y Administracin tienen como funcin bsica determinar el precio de cada uno de los recursos que se han utilizado. Con este diseo del sistema se logra una higiene administrativa, tratamos de evitar el anlisis volumen-precio. Es decir cundo el costo sube o baja, no debe existir la duda a que se debe esta variacin, si es debido a una diferencia del precio o una diferencia en la productividad respecto a lo planificado; es decir, se busca evitar la transferencia de ineficiencias entre reas de responsabilidades. El mdulo de Costos y Administracin est totalmente integrado a los dems mdulos del sistema. Esta integracin reduce los costos de operacin del sistema al evitar la duplicidad de tareas. El registro de la informacin es confiable debido a que se realiza en mismo lugar en que se produce la operacin. El sistema incluye potentes funciones diseadas para el anlisis de los datos e impresin de los informes de resultados. La facilidad de operacin sumada a la potencia de sus funciones permite que los usuarios lo utilicen frecuentemente mejorando el nivel de informacin, y por lo tanto las decisiones de la direccin. El sistema de Costos y Administracin incluye los siguientes subsistemas:

1. Administracin de la Mano de Obra

a. Relacin de subcontratistas b. Preparacin y control de subcontratos c. Fichas de Obreros d. Tabla de Jornales. e. Fichas de Fondos de Pensiones AFPs f. Tabla de Comisiones y descuentos de las AFPs g. Pre-planilla h. Planilla de Obreros (*)

2. Administracin de los Materiales

a. Base de datos de proveedores b. Control de los pedidos (*) c. Administracin de las compras (*) d. Almacenes

1. Ingresos al almacn 2. Salidas del almacn

3. Administracin de las mquinas y equipos

a. Fichas de las mquinas y los equipos b. Lista de Proveedores c. Control del alquiler de los equipos (*) d. Talleres (*)

1. Ingresos al taller (*) 2. Salidas del taller (*)

4. Control de Caja y Bancos (*) 5. Contabilidad (*)

11 _________________________________________________________________________________________


(*) No disponible en la presente versin. Consulte.

ADMINISTRACIN DE LA MANO DE OBRA

La administracin de la mano de obra utilizada se realiza eficazmente mediante la utilizacin de un completo conjunto de herramientas. Es importante recalcar que la organizacin de los Trabajos realizada en la etapa de planificacin facilita la administracin de la mano de obra durante la ejecucin. Al estar previamente organizadas las cuadrillas el control y la renumeracin econmica es rpida y oportuna. A continuacin explicamos brevemente algunos de los elementos bsicos para la gestin de la mano de obra.

Los Subcontratos Los Subcontratos que se realizan durante el desarrollo de la obra se administran mediante un programa con el cual se define y se establece un seguimiento del desarrollo de los mismos. El mdulo de control de los subcontratos interacta con el control de la produccin. La supervisin que se realiza con el mdulo de produccin se utiliza para calcular la liquidacin del subcontrato. El usuario dispone de una base de datos de los subcontratistas con los que se trabaja. Cada subcontratista tiene una Ficha de Datos en la que se registra sus datos personales. El subcontrato se define en trminos de Trabajos, es decir, se subcontrata Trabajos. Cada Subcontrato puede estar constituido por uno o varios Trabajos. Tambin se registra la fecha del contrato, se registra el subcontratista y tambin algunas notas importantes sobre el subcontrato. Definido el subcontrato es sistema calcula el monto del subcontrato de acuerdo a los costos presupuestados de cada Trabajo. El costo presupuestado del subcontrato sirve como referencia para establecer el costo real del subcontrato. La valorizacin del subcontrato se realiza, automticamente, en funcin del avance de cada Trabajo perteneciente al subcontrato. El sistema pondera las valorizaciones de cada Trabajo para determinar la valorizacin total del Trabajo. Los pagos realizados a los subcontratistas se registran en su Cuenta Corriente. La liquidacin o los pagos realizados al subcontratista no guardan, necesariamente, correspondencia con el avance de los trabajos que efecta; es decir; los pagos al subcontratista pueden ser negociados con el objetivo de mantener con ellos una ptima relacin laboral.

La Pre-Planilla Consolidacin semanal de las horas trabajadas Cada semana se realiza una consolidacin de las horas trabajadas por cada obrero en la obra. En la pre-planilla el usuario se muestra las horas que el obrero ha trabajado en la semana junto a las horas de escolaridad, vacaciones y gratificaciones que se le adeuda hasta la fecha. La pre-planilla se utiliza para revisar las horas trabajadas por el obrero, registrar las horas de descanso mdico que le corresponde en la semana u cualquier otro concepto que se desee pagar o descontar al obrero. La autorizacin para pagar el total o parte de los conceptos que se le adeuda, en trminos de horas, se realiza fcilmente en la pre-planilla.

Planilla de Jornales El pago de las remuneraciones a los obreros se realiza mediante un completo conjunto de herramientas que garantizan un correcto, fcil y rpido registro de las horas trabajadas y clculo de los montos a pagar. La Planilla esta integrada con el sistema de Control de la Produccin. El registro de las horas trabajadas se realiza mediante la Ficha de Horas que corresponde al control de la mano de obra del sistema de Control de la Produccin. En esta Ficha se registran, diariamente o semanalmente, las horas trabajadas por el obrero en un trabajo determinado. El

12 _________________________________________________________________________________________

control del Trabajo del obrero se efecta en trminos de horas, por lo que es posible que un obrero trabaje parte de una jornada en un Trabajo y el resto en otro. En la ficha se registran los diferentes tipos de horas que al trabajador se le puede asignar. Estas horas son jornales normales, horas extras al 60%, horas extras al 100%, horas premio o (justiprecio), horas direccin y tambin se indica el nivel de altura (porcentaje adicional por trabajo en altura o contacto con agua) en el que ha laborado ese da.

Otro elemento que se utiliza es la Ficha del Obrero, en la cual se registra los datos personales sobre el obrero. Esta Ficha ya fue explicada en el prrafo sobre el control de produccin. Los precios de cada tipo de hora y los porcentajes, aportaciones y descuentos que se hacen al empleador y al obrero se registran en la Tabla de Jornales. Los porcentajes de descuentos y comisiones que afectan a los afiliados a los Fondos de pensiones se registran en la Tabla de Comisiones de las AFPs. La impresin de las Boletas de pagos se realiza de manera automtica. El sistema de Planillas permite el procesamiento de obreros afiliados al Sistema de Nacional de Pensiones, afiliados a los Fondos de pensiones y a los obreros que se les paga con recibos. La Declaracin Jurada que el empleador presenta mensualmente, la Liquidacin que se presenta a los Fondos de Pensiones, Cuenta Corriente de cada Obrero, Resumen de utilizacin de la Mano de obra por Trabajo, y otros reportes se encuentran disponibles instantneamente.

Control de los materiales Almacenes El control del ingreso y las salidas de los materiales a la obra se realiza, bsicamente, mediante la utilizacin de Guas de Ingreso y Guas de Salida. El sistema de Control Almacenes se integra con el sistema de Control de la Produccin por intermedio del Requerimiento de Obra y la Ficha, y con la Planificacin mediante el Plan de Pedidos preparado con el programa de abastecimiento es decir, el procedimiento de control del movimiento de los materiales en la obra se inicia con la planificacin de los pedidos y termina con la utilizacin real del material Esta integracin permite un eficiente control de los materiales Se dispone de una Base de Datos de Proveedores. Cada proveedor dispone de una Ficha de Proveedor en la cual se registra sus datos. La ficha tambin incluye la Lista de Productos principales que el proveedor distribuye. La informacin del almacn de obra, fecha de apertura y nombre del almacenero, se registra al inicio de las operaciones. Por consideraciones prcticas el sistema centraliza las operaciones en un solo almacn. La Gua de Salida registra los ingresos al almacn de los materiales. Una caracterstica de este documento es la posibilidad de registrar el origen de los materiales. El material puede tener tres orgenes diferentes: desde un proveedor, de otra obra y de un Almacn central u oficina. La G/I se ha diseado para registrar la cantidad, precio e impuesto de cada material que ingresa al almacn, es decir, puede registrar informacin sobre la factura. En la Gua de Ingreso se registra la cantidad de cada material que sale del almacn. Las salidas de materiales pueden tener tres destinos diferentes, y estos son: a produccin, a otra obra y al almacn central u oficina. La salida a produccin cumple la funcin de asignar los costos (por consumos de materiales) a los Trabajos. El sistema de control de materiales proporciona los siguientes reportes: Kardex valorizado, consumos de materiales por cada Trabajo y otros.

13 _________________________________________________________________________________________


BREVE DESCRIPCIN DE LA VENTANA PRINCIPAL

En la ventana principal se ubican todos los botones de comandos y listas que se requieren para una adecuada gestin de los proyectos. En la parte superior de la ventana tenemos la lista de los proyectos y debajo de ella

la lista de los presupuestos. Bajo de la lista de presupuestos se ubicamos los botones para acceder a los mdulos de Programacin, Control de la produccin, Administracin y contabilidad. Al costado de las listas se ubican los botones para acceder a los diferentes catlogos y a la funcin de mantenimiento del sistema En la parte derecha de la ventana vemos los botones de comando utilizados en la gestin de las diferentes reas de

Trabajo que se utilizan.

LAS AREAS DE TRABAJO Se considera que todos los proyectos son diferentes, es decir los anlisis unitarios de las partidas de cada presupuesto no son iguales. Esta caracterstica de los proyectos hace indispensable que una vez que el presupuesto se haya preparado con los anlisis unitarios tpicos se trasladen a otra rea en la cual se especializan, es decir se ajustan de acuerdo al proyecto especfico. Los ajustes que se realizan a los anlisis unitarios de un rea especfica no afectan a los anlisis unitarios de otra rea. Los ajustes que se realizan en los anlisis pueden corresponder a los rendimientos, estructura y el texto descriptivo del anlisis y los insumos.

Esta forma de trabajar evita que el catlogo de los anlisis unitarios, principal, incremente su tamao hasta volverse inmanejable, adems de tener un mejor control sobre la calidad de los anlisis unitarios.

Las reas de trabajo se utilizan tambin para manejar proyectos o bases de datos de otros usuarios sin afectar las propias.

Vea el contenido de las reas de Trabajo y

Transfiera presupuestos entre diferentes reas. Para poder ver el contenido y la ruta del rea de trabajo haga un clic sobre Ver. A continuacin se muestra la ventana Contenido de las reas. En esta ventana se puede acceder al contenido de las reas y la ruta en la que se encuentra. Para transferir un presupuesto a otra rea haga un clic sobre Transferir y se muestra la ventana Transferencia entre reas. En esta ventana encontramos todo lo necesario para transferir presupuestos entre reas de Trabajo.

Las reas de trabajo corresponden a carpertas del disco. Al instalar el sistema se crean las

14 _________________________________________________________________________________________

carpetas de datos ubicadas en el susbdirectorio C:\WARIS2\ denominados como:...ppt_dat, ppt_dat2 ... hasta ...ppt_dat9. Cada rea de trabajo corresponde a un rea de trabajo por lo que es importante verificar las rutas de cada rea. Las reas de trabajo pueden estar en cualquier unidad lgica del disco o de la red por ejemplo se puede tener una carpeta denominada C:\waris2\ppt_dat y otra carpeta D:\waris2\ppt_dat a las cuales se pueden acceder cambiando la ruta del rea de trabajo.

Recuerde que existen dos manera de cambiar una ruta: 1) desde la ventana Contenido de las rea editando el rea

.

Administracin individual de las reas de trabajo. Para administrar individiualmente un rea de trabajo seleccione el nmero de rea que desea y presione el botn Editar , y se le muestra la ventana y se nos muestra la ventana Areas de Trabajo. En esta ventana podemos cambiar la ruta, escribir notas sobre el rea de trabajo y borrar el contenido del rea.

Llenar y Borrar el contenido de un rea de trabajo. Borrar el contenido de un rea de trabajo significa que la informacin se elimina. Recuerde que slo se borra la informacin de rea seleccionada, y no afecta la informacin contenida en las otras reas. Para borrar el contenido de un rea en la ventana principal haga un clic sobre el icono de borrado.

El rea de trabajo n 1 es considerada como un rea principal y no puede ser borrada desde esta ventana.

Waris proporciona nueve reas dxe trabajo. Cada rea de trabajo se puecde llenar de dos diferentes maneras:

1. leer una copia de seguridad. 2. mediante la trasfierencia de datos de otra rea de trabajo

Cambiar de rea de Trabajo. Para cambiar de rea seleccione el nmero de rea en el contador giratorio y haga un clic sobre el led. Por ejemplo, si estamos en el rea 1 y deseamos acceder a los datos del rea 2 haga lo siguiente:

1. En el contador giratiorio escriba el nmero 2. 2. Haga un clic sobre el led. Tome en cuenta que cuando se esta utilizando el rea 1 el led es de color rojo y cuando eestamos en cualquier otra rea el led es de color verde. En el recuadro negro se muestra la unidad en la que nos encontramos trabajando.

ACCEDER A LOS CATALOGOS DEL SISTEMA El acceso a los catlogos del sistema se realiza haciendo un click sobre los botones indicados. Estos botones se encuentran agrupados a la izquierda en la parte central de la ventana. Para acceder al catlogo de los ndices Unificados haga un clic sobre Lista de Indices Unificados.

El accede al catlogo de los Insumos haciendo un clic sobre Catlogo de Recursos.

El catlogo de anlisis unitarios se muestra al hacer un clic sobre Catlogo de Anlisis Unitarios.

.

15 _________________________________________________________________________________________


SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS DEL AREA DE TRABAJO Waris prorpociona funciones para reindexar los archivos, grabar y leer copiar de seguridad. Para acceder a las funciones de seguridas haga un clic sobre Seguridad de la informacin. LISTA DE LA FICHA DE OBRAS En la parte superior izquierda vemos la lista de obras. Obra es un concepto que se utiliza para definir al constructor, pero tambin, se utiliza para agrupar los presupuestos de acuerdo a un determinado criterio. Por ejemplo, agrupar los presupuestos de caminos, edificaciones, agua y desague, presupuestos por clientes, etc. En una ficha de obra se agrupan presupuestos. En la parte superior derecha de la lista se ubican los iconos para aadir, editar, borrar e imprimir las fichas de la lista. Cuando se inicia la ejecuacin de la obra, la Ficha Obra contiene informacin referente al empleador, nombre direccin, registro patronal y otros.

LISTA DE PRESUPUESTOS Debajo de la lista de Obras se ubica la lista de presupuestos. En esta lista estn todos los presupuestos que corresponden a la obra seleccionada. En la parte superior de la lista vemos los iconos para aadir, editar, borrar e imprimir presupuestos de la lista. CALENDARIO DEL AREA DE TRABAJO Acedemos al Calendario del rea de Trabajo actual haciendo un clic sobre Calendario del programa PROGRAMACIN DE LA PRODUCCIN Para programar el presupuesto seleccionado de la lista haga un clic sobre el icono CONTROL DE LA PRODUCCIN Las funciones del control de la produccin se acceden haciendo un clic sobre el icono. CONTROL DE COSTOS Las funciones para el clculo de los costos se acceden haciendo clic sobre el icono

16 _________________________________________________________________________________________

TRANSFERENCIA DE INFORMACIN ENTRE LOS DIFERENTES MDULOS

Waris utiliza el concepto del buzn para ayudar a las tareas de transferir informacin entre las diferentes funciones.

Qu es y para qu se utiliza el buzn? El buzn es un contenedor temporal de una Lista de Elementos que se pueden transferir a diferentes funciones que los utilizan. Los elementos contenidos en un buzn se pueden grabar en el disco y luego pueden ser recuperados. Por ejemplo una lista de anlisis unitarios, contenido en un buzn, es transferida (insertada) en un presupuesto o cuando se desea aadir insumos a un anlisis unitario. La utilizacin de listas disminuye el tiempo de creacin de anlisis unitarios y presupuestos. Tambin facilita la utilizacin de grupos de insumos, anlisis unitarios, partidas, vistas, trabajos y obreros utilizados por el sistema. Cmo se utiliza el buzn? El buzn tiene inicialmente tiene que ser llenado par poder utilizar su contenido. Existen dos formas de llenar un buzn:

1. Seleccionando de una lista y haciendo un clic sobre Guardar en el buzn o presionado el botn de comando G

2. Editando el buzn haciendo un clic sobre Editar para recuperar una lista previamente almacenada.

Mientras se va llenando el buzn se muestra la cantidad almacenada con un nmero de color rojo ubicado al centro del buzn. Si se desea ver el contenido de un buzn haga un clic sobre Editar. A continuacin se muestra la ventana que contiene la lista de los elementos que contiene el buzn. Para copiar y llevar (transferir) el contenido del buzn haga un clic sobre Transferir. El sistema consulta si continua con la transferencia. Si acepta el contenido del buzn ser insertado en el lugar de destino. Si desea borrar todo el contenido del buzn haga un clic sobre Limpiar y el buzn queda vaco. Qu puedo hacer cuando edito el buzn? Al editar el buzn adems de ver el contenido se puede realizar tareas como borrar individualmente elementos de la lista, grabar el contenido de la lista o recuperar una lista que se ha grabado con anterioridad. Para borrar un elemento del buzn seleccione el elemento haga un clic sobre el icono de Borrar. Un elemento cuando

esta borrado se marca con > en su extremo izquierdo. Si desea eliminar la marca de borrado vuelva a presionar el botn de borrado. Para grabar en el disco el contenido del buzn haga un clic sobre sobre el icono de Grabar y se muestra la ventana Guardar como. Siga las instrucciones. El contenido de las listas que han sido guardadas se pueden recuperar haciendo un clic sobre el icono de Abrir. Se muestra la ventana Leer. Siga las instrucciones. Cuando se ha recuyperado el contenido de una lista el nombre de la lista se muestra en la parte inferior de la ventana.

RELACIN DE LAS PRINCIPALES LISTAS A continuacin se indican las extensiones de las principales listas utilizadas por el sistema.

o Listas de insumos *.rec

17 _________________________________________________________________________________________


o Lista de anlisis unitarios *.pcu o Listas de partidas del presupuesto *.par

o Visiones de los programas *.vis o Listas de Trabajos *.trb o Lista de obreros *.obr o Copias de seguridad *.ppw

UTILIZACIN DE LAS LISTAS Las listas tiene un usos

18 _________________________________________________________________________________________

MANTENIMIENTO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIN Uno de los aspectos ms importantes que se debe tener esn cuenta es el adecuado mantenimiento de las base de datos y tener sus copias de seguridad actualizadas. Reindexado de los archivos de la base de datos. Cuando se est trabajando con el sistema por un tiempo prolongado se puede notar un pequeo aumento en el tiempo de procesamiento de los trabajos eso es una seal para iniciar el reindexado.

Para reindexar los archivos ubiquese en la verntana principal y haga lo siguiente:

1. Haga un clic sobre el botn de comando SISTEMA . Se muestra la ventana Manteniemiento de la base de datos.

2. Haga un clic sobre el botn de comando 3. Siga las instrucciones.

Preparar Copias de Seguridad. El tener copias de seguridad garantiza que la informacin vital de la empresa se encuentre a buen recaudo. Se debe tener en cuenta que la copia de seguridad que se prepara corresponde solamente al rea de trabajo en la cual nos encontramos trabajando. Para hacer una copia de seguriodad ubiquese en la ventana principal y haga lo siguiente:

1. Haga un clic sobre el botn de comando SISTEMA . Se muestra la ventana Manteniemiento de la base de datos.

2. Haga un clic sobre Copia de seguridad . Se muestra la ventana mantenimiento de la base de datos .

3. Seleccione la opcin. 4. Siga las instrucciones.

IMPORTANTE! Al leer una copia de seguridad se reemplazan los datos del rea de trabajo. Debe verificar antes si ya existe una copia de seguridas de sus datos. Para poder identificar en que rea de trabajo nos encontramos el sistema proporciona debajo el recuadro rotulado como Usando el rea se muestra el nmero del rea.

RECUERDE MANTENER ACTUALIZADAS SUS COPIAS DE SEGURIDAD

19 _________________________________________________________________________________________


UTILIZACIN DEL CALENDARIO Y LA AGENDA

Waris proporciona en cada rea una AGENDA para que se utilice conjuntamente con los proyectos. Cada proyecto debe tener una agenda en la cual se debe registrar las ocurrencias diarias que suceden en la obra. El calendario se utiliza para ubicar fcil y rpidamente una fecha determinada.

INICIALIZAR LA AGENDA Cada rea de trabajo incluye un calendario. Toda copia de seguridad de un rea de trabajo incluye la agenda. Al borrar un rea de trabajo se borra el contenido de la agenda que le corresponde.

ABRA LA AGENDA El acceso a la agenda del proyecto se realiza haciendo un clic sobre el icono ubicada en la parte superior de la ventana en la que esta trabajando. USANDO LA AGENDA En la parte inferior de la ventana se ubican los botones para cambiar el mes y el ao del calendario. CERRANDO LA AGENDA Para cerrar la agenda haga un clic sobre el icono ubicado en la parte superior izquierda de la ventana o haciendo un clic sobre la barra superior de la ventana ms externa.

BORRE EL CONTENIDO DE UN REA DE TRABAJO DE DESTINO ANTES DE QUE SE LE TRANSFIERA UN PRESUPUESTO PARA INICIAR UN PROYECTO.

20 _________________________________________________________________________________________

TOMAR EN CUENTA ANTES DE COMENZAR

En importante conocer la estrategia que se debe tener para un ptimo manejo de un proyecto. Waris inicia el proyecto desde la preparacin y finaliza con el anlisis del resultado de la obra. Una parte del trabajo se realiza en la oficina y otra parte en el campo. La trasmisin de los datos entre la oficina y el campo se realiza fcilmente y a un bajo costo debido al eficiente diseo de la arquitectura de sus datos. A continuacin algunas sugerencias.

Pasos a seguir en la administracin de un proyecto. Generalmente se sigue los siguiente pasos:

1. Prepare el presupuesto. El presupuesto inicialmente se prepara en el rea principal,

usualmente el rea 1. En esta etapa se utilizan los catlogos maestros de insumos y anlisis. Tambin se utilizan otros presupuestos y lista de partidas que el usuario tiene archivadas. La combinacin de estas facilidades permite que el presupuesto se elabore rpidamente.

En esta etapa el resultado es un presupuesto que se parece al presupuesto final. Tambin se debe indicar que en esta etapa se aaden los nuevos anlisis unitarios e insumos a los catlogos principales Recuerde, que en la medida de lo posible complete el presupuesto con las partidas parecidas que encuentre en el catlogo principal. NO INCREMENTE INNECESARIAMENTE el tamao de los catlogos principales.

2. Copie el presupuesto a un rea de trabajo. Habindose terminado el presupuesto inicial se

mueve el presupuesto a un rea de trabajo diferente en donde se especializa . La especializacin del presupuesto significa que los anlisis unitarios de las partidas del presupuesto se pueden modificar, -estructura y rendimiento-, la descripcin de las partidas y de los insumos se modifican para lograr el presupuesto final. Recuerde los cambios efectuados en los catlogos de un rea de trabajo no afectan a los catlogos de otra rea. En esta etapa se debe considerar si el presupuesto va a ser utilizado para gestionar la obra, o slo se va a calcular el costo. Un presupuesto para gestin, es decir, que se va a utilizar para la gerencia de la obra puede contener anlisis unitarios que reflejen o modelen adecuadamente la realidad de la obra, por ejemplo; considere los subcontratos y mtodos constructivos. No esta por dems decir, que los anlisis unitarios que usualmente se utilizan no son los ms indicados, por lo que se sugiere otra forma de anlisis unitarios, tema que se desarrolla ms adelante.

3. Prepare el plan Maestro de produccin. Terminado la preparacin del presupuesto se debe

proceder a la programacin de la obra. Plan base se le denomina al programa que se elabora antes de la ejecucin de la obra. Es necesario que la programacin de una obra se realice en un rea independiente. La razn es que cada rea slo puede contener un calendario de semanas, pero; lo ms importante de esto es el tamao de la base de datos y adems, si dos obras no se analizan juntos para qu almacenarlas juntas?

La tcnica de programacin que utiliza Waris se le conoce como Programacin mediante cadena rtmica o mtodo ruso. Tambin se le conoce como la tcnica espacio tiempo. Este mtodo tiene caractersticas que lo hacen especialmente adecuada para la industria de la construccin. Permite asociar el espacio fsico con el tiempo; es decir, conocer el dnde? Y el cundo? Esta tcnica exige que la programacin de la obra se realice con la participacin del equipo de operaciones. Ms adelante se trata sobre este tema.

4. Elabore el plan de produccin maestro. El control de la obra se inicia con la preparacin del

programa de produccin definitivo. A este programa se le denominar como plan de produccin maestro. Este programa se prepara automticamente, en funcin al plan base, y sirve como gua para los ejecutores de la obra.

5. Controle la obra. El control de la obra se efecta al medir la utilizacin de los recursos

utilizados contra los recursos presupuestados. Durante el control se modifica el plan maestro y se lo compara con el plan base. El control de la obra se desarrolla ampliamente en captulos posteriores. En el control tambin se incluye la supervisin del avance de la obra.

21 _________________________________________________________________________________________


El control de la obra incluye el uso conjunto de herramientas que mejoran la toma de decisiones de los responsables de la obra. Se considera que la administracin consiste en un sistema de toma de decisiones, y en la obra las decisiones, en los niveles operacionales, son reiterativas.

6. Re-programar el plan de produccin. Debido a que en la obra se dan circunstancias no previstas se hace necesario que el plan maestro se modifique. Al modificar el plan maestro se modifican todos los dems planes: plan de abastecimiento, flujo de caja, etc.

7. Volver al punto 5 para continuar con el proceso.

Manual Introducción

Documents

Transcript of Manual Introducción