Manual Master Cont 4 0

PRESENTACIN

La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la informacin requerida. Se ha demostrado a travs de diversos historiadores que en pocas como la egipcia o romana, se empleaban tcnicas contables que se derivan del intercambio comercial. Todos los profesionales contadores han experimentado, sin duda, el proceso manual por medio del cual se registra un documento en los libros contables; para luego de un procedimiento mecnico transformarlo en cifras e ndices contables que hagan posible la toma de decisiones por el nivel ejecutivo de la empresa; para de esta manera salvaguardar los intereses econmicos de la misma. Saben entonces el significado real del trmino Contabilidad Manual y de lo que implica llevarla al plano prctico.

En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y como su uso, redunda en beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar decisiones de tipo financiero y no financiero; el proceso de toma de decisiones se basar necesariamente en la informacin generada por los sistemas de informacin gerencial implantados con ese objetivo. La calidad de la informacin generada es un factor crtico para guiar a la empresa por el rumbo deseado.

QU ES MASTERCONT?

En el Per la preocupacin por resolver los problemas contables de informacin han sido crecientes; podemos encontrar en el mercado diversos sistemas de contabilidad computarizada, unos ms conocidos que otros; pero que en definitiva cumplen uno de los objetivos para lo cual fueron creados: Obtener Estados Financieros; esto, obviamente, incluye todos los registros y libros contables observados por ley. Sin embargo y ante lo anteriormente expuesto, es muy extrao que muchos contadores an mantengan su trabajo bajo los parmetros de la contabilidad manual; son muchos los argumentos al respecto, el principal de ellos es que dichos sistemas cuentan con rutinas demasiado complicadas y que traen por consiguiente que el aprendizaje sea lento y penoso, lgicamente muchos usuarios dejan de lado estos sistemas contables mecanizados y prefieren continuar sus labores contables manualmente. Esto lleva a un anlisis para la determinacin de la eficacia y eficiencia de dichos sistemas contables informticos; todos ellos cumplen un objetivo, pero no es suficiente cumplir un objetivo; es necesario que los procedimientos y mtodos usados en estos sistemas informticos cumplan con ciertas caractersticas bsicas; entre ellas facilidad de manipuleo, facilidad de aprendizaje por el usuario; que contenga rutinas que saquen el mximo provecho en cuanto a tiempo y productividad. De esta manera, los sistemas informticos cumplirn de manera cabal el propsito de la contabilidad computarizada. MasterCont es un sistema que no solamente tiene un objetivo bsico; persigue adems cumplir otros objetivos secundarios pero muy necesarios y que no pueden obviarse. Muchas personas encuestadas dicen que no utilizan sistemas de contabilidad porque invierten demasiado tiempo en registrar sus documentos; y, hasta cierto punto, es cierto. Otras personas aducen que los sistemas de contabilidad son demasiados sofisticados y poco intuitivos; en fin, hay muchas observaciones al respecto de los sistemas contables que podemos encontrar en el mercado.

CARACTERSTICAS BSICAS

Las caractersticas de MasterCont lo han convertido en el sistema de contabilidad preferido por muchos profesionales contadores, estudiantes y personas cercanas a la carrera contable; pues debemos recordar que MasterCont es un sistema contable que permite el acceso a personas con escasos conocimientos contables debido a sus herramientas de configuracin que logran el registro de documentos. Podemos resumir las caractersticas de MasterCont en en las siguientes: 9 Caractersticas nicas.

MasterCont ha demostrado caractersticas nicas en cuanto a facilidad de uso, simplificacin de tareas y ahorro estupendo de tiempo a diferencia de sus competidores en el mercado; adems de tener una interfaz estupendamente elaborada con recursos multimedia cuyo objetivo primordial es hacer que el usuario se sienta a gusto y sin molestias al momento de trabajar.

9 Multiempresa. Puede gestionar todas las empresas que desee; slo debe seleccionar

la empresa con la cual desea trabajar y listo; no necesita salir del sistema; MasterCont posee la opcin dentro del mismo sistema. Cada empresa es independiente y se configura cada una de ellas de acuerdo a su naturaleza (Plan de cuentas, personas, documentos, etc); haciendo de esta manera que el trabajo sea rpido pero a la vez personalizado sin recurrir a otras tareas adicionales.

9 Plantillas de Asientos (Asientos automticos). Ya no tendr que digitar sus asientos;

MasterCont los tiene listos para Ud.!!!. El Editor de Plantillas Contables es el encargado de crear, modificar o eliminar las plantillas contables de MasterCont. Una plantilla contable es una manera rpida de generar asientos contables que son utilizados con frecuencia; por ejemplo registrar una factura de ventas de mercaderas gravadas con IGV es algo que se realiza repetidas veces, por lo tanto, se elabora el asiento en el Editor de Plantillas Contables y de ah en adelante ya no registraremos el asiento contable cuenta por cuenta; nada de eso, con dos datos podemos registrar el asiento completo.

9 Formularios Automticos de Datos. El Editor de Formularios de datos es el encargado

de crear, modificar o eliminar los Formularios de Datos del Sistema. Un Formulario de Datos es en esencia un reporte basado en datos reales de la empresa; un tipo de reporte creado por el usuario y a medida de los requerimientos de informacin que ste juzgue. Desde estados financieros personalizados hasta formularios de impuestos de forma inmediata.

9 Consultas de Datos. Una Consulta de Datos es una manera de extraer informacin de

los datos ingresados en la empresa actual. Esta informacin puede visualizarse, exportarse a hojas de clculo de Microsoft Excel o a tablas de datos de extensin DBF estndar. Ud puede utilizar las consultas que vienen en MasterCont o puede crear sus propias consultas de datos utilizando un Editor de Consultas muy fcil de utilizar; donde puede indicar exactamente la informacin que necesita extraer. Alguna vez a tenido la necesidad de tener informacin instantnea debido a requerimientos SUNAT?; seguramente su respuesta ser afirmativa; pues con el editor de Consultas de MasterCont esto ya no representar ningn inconveniente, debido a

que ud. puede construir la consulta de acuerdo a los requerimientos exigidos; hasta tendr el disket con la informacin en menos de 2 minutos !!.

9 Variables Predefinidas. Esta novedad har que sus formularios y Plantillas contables

sean ms fciles de modificar. (ms todava). 9 Caja Automtica. Slo MasterCont le ofrece una herramienta as; en 2 minutos tendr

su libro Caja Bancos... Insuperable !!!. Esta herramienta es muy til cuando se requiere urgentemente tener nuestro Libro Caja y bancos; MasterCont hace automticamente los asientos contables de los pagos y las cobranzas de acuerdo a una previa configuracin del usuario.

9 Agenda Electrnica. Con ella

podr planificar los compromisos de la empresa y tener siempre pendiente sus citas y/o compromisos, incluso pedirle al sistema que le avise con n das de anticipacin. Puede crear mensajes privados o pblicos; mensajes a otros usuarios en la red; etc.

9 Anlisis de Cuentas. El ms minucioso anlisis de Cuentas con reportes ajustables a

las necesidades del usurio. 9 Anlisis Grfico de Cuentas. Puede elegir entre 14 tipos de grficos para analizar sus

cuentas. 9 Cuentas Corrientes. Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, personal; etc. Con varios

formatos de estados de cuenta; anlisis de documentos por vencimientos, anlisis histricos; y una gran variedad ms de configuraciones.

9 Ajustes Automticos por Inflacin. Simplemente siguiendo unas pautas bsicas puede

general los ajustes por inflacin. 9 Todos los Registros y libros Contables, los registros y libros contables tienen los

formatos estndar; as que si utiliza MasterCont para procesar datos, puede transcribir los reportes a los libros manuales pues son reflejo de stos. Aqu se incluyen los Estados Financieros. Puede importar su reportes a Excel, Word, PDF, HTML y Tablas DBF.

9 Manejo del mdulo de control de Inventarios; de tal manera que ahora ya no tendr que

realizar doble trabajo para controlar su contabilidad y sus mercaderas; pues MasterCont est preparado para soportar completamente los asientos contables que MasterKard le enva cada vez que Ud. realiza una operacin desde este sistema de control de mercaderas; es mas, personal sin conocimientos en contabilidad estarn registrando contablemente sus operaciones de control de mercaderas (Aunque ellos ni se enteran). Revise el sistema de control de mercaderas "MasterKard" haciendo clic en el botn del men principal de esta pgina para conocer lo necesario sobre esta herramienta de control.

9 MasterCont puede ser utilizado por usuarios en red o mono usuario.

9 Importacin de documentos desde Excel, puede bajar us ventas y compras registradas

en Excel hacia MasterCont, enanos minutos recuperar todo su trabajo de Excel y estar listo contablemente.

9 Y muchas, muchsimas ventajas que harn de MasterCont su preferido.

INSTALACION El tema de la instalacin va a pasar por el objetivo que ud. persigue; si es usuario nuevo deber instalar MasterCont desde cero; si es usuario antiguo y desea reinstalar MasterCont deber utilizar otro mtodo y finalmente, si desea instalar MasterCont para ser usado en una red deber tener en cuenta otras consideraciones adicionales .

9 1. CONTENIDO DEL USB INSTALADOR Al adquirir MasterCont ud. recibir una memoria USB con el siguiente contenido bsico:

Setup40.exe SetupLib40.exe SetupRed40.exe Asystem.ocx

Cada uno de los archivos mencionados tiene un uso especfico.

9 2. INSTALAR MASTERCONT LA PRIMERA VEZ Para instalar MasterCont la primera vez en el equipo, o como se dice desde cero, ejecute el archivo Setup40.exe del USB de instalacin; luego aparecer la pantalla que se muestra a continuacin, siga las instrucciones del programa instalador. Sugerencias Importantes: Cuando llegue al punto donde el programa instalador le pregunta dnde quiere instalar el sistema, es recomendable NO instalarlo en la unidad C: de su computadora, pues sta sufre imprevistos de mltiple naturaleza (sistema operativo, virus, etc); elija otra unidad del disco duro de su computadora, generalmente la unidad D: o E: Es recomendable adems no tener otras aplicaciones abiertas al momento de la instalacin para prevenir cualquier inconveniente. El programa instalador es muy fcil de usar y no le dar mayores inconvenientes. Cercirese de que la computadora no tenga software congelador.

9 3. REINSTALAR MASTERCONT Existen muchos motivos por los cuales ud. requerir reinstalar MasterCont. Reinstalar MasterCont significa instalarlo nuevamente; pero sin perder la informacin que ya habamos ingresado en l. El motivo frecuente para reinstalar MasterCont es el formateo del disco duro de la computadora; o tal vez desea cambiar de computadora y migrar MasterCont a la nueva computadora; como sea, esto significa que debemos guardar toda la informacin necesaria. Siga los siguientes pasos para reinstalar MasterCont: Guarde la carpeta donde tiene instalado actualmente MasterCont, si ud instal MasterCont

en la unidad D, deber guardar la carpeta D:\MasterContSuite; debe guardar la carpeta completa en el USB instalador que recibi al momento de su compra; o en un cd.

Una vez echo el procedimiento anterior ya puede mandar a formatear su disco duro, o cambiar de disco duro o cambiar de computadora, lo que ud desee.

Cuando tenga el nuevo equipo (o su equipo anterior reparado) copie el directorio MasterContSuite que haba guardado en el USB instalador (o en un cd si haba copiado el directorio en un cd); cpielo en el disco duro de su computadora (Nunca lo copie en la unidad C: por precaucin).

Ahora ejecute el archivo SetupLib40.exe que est en el USB instalador; este programa instalar los archivos necesarios para que MasterCont funcione nuevamente. Slo siga las instrucciones del programa, no es nada difcil.

Finalmente, cree el acceso directo en el escritorio para que pueda acceder al sistema directamente desde ah. El archivo al que debe crearle el acceso directo es D:\MasterContSuite\MCont.exe (si instal el sistema en la unidad D:).

9 4. INSTALAR MASTERCONT EN UNA RED En muchas ocasiones necesitamos trabajar con MasterCont en una red (local o remota); esto es muy fcil; primero debemos tener instalado MasterCont en un equipo servidor (o equipo principal), en el servidor estar toda la informacin y las bases de datos; mientras tanto en los otros equipos (equipos terminales) slo se instalar una instancia de MasterCont que acceder a la informacin y bases de datos del equipo servidor; as como muestra el grfico adjunto. Muchas de las tareas que a continuacin se detalla deben ser supervisadas por el administrador de su equipo o una persona con conocimientos slidos en redes; para que le facilite la tarea o le ayude a comprender algunos conceptos como ser Servidor, Terminal, Conexin, etc..

Elija una computadora para utilizarla com o servidor, all instale MasterCont; luego siga los siguientes pasos para instalar MasterCont en los equipos Terminales: Ejecute el programa SetupRed40.exe ubicado en el USB instalador; esto instalar

MasterCont en el equipo Terminal; pero slo con bases de datos temporales; recuerde que las bases de datos principales estn en el equipo servidor.

MasterCont necesita que

ud cree una unidad adicional en la computadora Terminal; esta unidad debe apuntar al directorio principal de la computadora servidor; para crear la unidad adicional utilice el explorador. Es recomendable utilizar la misma unidad en todos los terminales, ejemplo: Unidad Z:; lo anterior supone que todas las computadoras estn conectadas en una red. Adems, en nuestro ejemplo, la unidad D: de la computadora que hace de servidor est compartida; puede compartir unidades de disco con el explorador de Windows.

En el ejemplo se est creando la unidad Z: que apunta a la computadora servidor nombrada como PC-01 y el directorio D:\MasterContSuite. Presione el botn Finalizar para terminar de crear la unidad Z:. Para acceder a la pantalla anterior desde el explorador, vaya al men Herramientas opcin Conectar a Unidad de Red. Si el objetivo es crear un Terminal Remoto; el procedimiento es el mismo. La diferencia radica principalmente en la velocidad de trabajo; un Terminal remoto significa que el servidor de datos est fsicamente en otra localidad; por ejemplo, el servidor en Tacna y un Terminal en Arequipa. Para que la velocidad sea aceptable debe tener una conexin a Internet de banda ancha.

Para que el Terminal pueda trabajar con las

bases de datos del servidor es necesario ejecutar el programa uRed.exe que est en el directorio del Terminal donde instal MasterCont. Al ejecutar el programa mencionado aparecer la pantalla adjunta; en el campo de texto debe indicar la unidad que ud. ha creado anteriormente, en el ejemplo se ingresa la unidad Z:\; luego presione el botn Aceptar.

Finalmente, cree el acceso directo en el

escritorio del Terminal para que pueda acceder al sistema directamente desde ah. El archivo al que debe crearle el acceso directo es D:\MasterContSuite\MCont.exe (si instal el sistema en la unidad D:\).

9 5. REGISTRAR SU COPIA DE MASTERCONT A partir de la versin 4.0 MasterCont es vendido en una memoria USB; en la misma viene el registro del usuario que hace que MasterCont trabaje sin restricciones de ninguna clase, no tener la llave USB significa que MasterCont trabajar a modo de Evaluacin por un periodo de 30 das, periodo despus del cual ya no podr acceder al sistema y deber desinstalar definitivamente MasterCont. Para registrar su copia de MasterCont, debe ejecutar el programa Registrar.exe que se ubica en el directorio donde ud. instal MasterCont; ya sea en el servidor o en los terminales; cada computadora donde debe trabajar con MasterCont debe tener su llave USB.

Al ejecutar el programa aparece la pantalla que se muestra adjunta, en ella debe indicar cul es la unidad donde se encuentra la memoria USB; puede ver la unidad con el explorador; adems, debe ingresar su nombre como poseedor de la copia que ha adquirido. Presione el botn Registrar y listo; ya puede trabajar con MasterCont sin restricciones de ningn tipo. Cada vez que ingrese a MasterCont, ste revisar la llave USB; as que deje la memoria USB, que se le entreg en su compra de MasterCont, conectada a

la computadora de manera definitiva; as evitar molestias posteriores. 9 6. INGRESANDO AL SISTEMA

Una vez que haya concluido la instalacin, el instalador adicionalmente ha creado un acceso directo en el escritorio de windows (El grfico adjunto); haga doble clic en el acceso directo.

La primera vez que ingrese a MasterCont existir un usuario con el cual est obligado a ingresar; por lo tanto cuando aparezca la pantalla adjunta para la identificacin debe ingresar los siguientes parmetros:

Usuario: USER1 Password: MASTERCONT

Una vez que ingrese al sistema ud. puede modificar esta informacin creando nuevos usuarios o si ud. es nico usuario del sistema modificar los datos del usuario USER1 por sus datos personales. Para mayor informacin sobre la edicin y creacin de usuarios revise el men Sistema opcin Editar Usuarios

MENU ARCHIVOS

Este men nos permite realizar operaciones con los archivos del sistema como de crear nuevas empresas, aperturar empresas creadas, realizar copias de seguridad, etc. Para revisar cada una de sus opciones guese de la letra del men (A) y del nmero de la opcin; por ejemplo, para obtener informacin acerca de la opcin Nueva Empresa busque el apartado A1 ms adelante en este manual del usuario.

9 A1 NUEVA EMPRESA Esta opcin nos permite Agregar una nueva empresa al sistema o Modificar los datos de las empresas que ya estn registradas. En el grfico anterior la pantalla de la derecha (signada con los tems 1 al 12) es la pantalla inicial de esta opcin y la pantalla adjunta es aquella que aparece cuando hacemos clic en el botn datos adicionales (2).

Descripcin: 1. R.U.C. Ingrese el RUC de la empresa a crear; para el caso de modificacin de datos de

alguna empresa creada anteriormente ingrese el RUC y presione el botn Aceptar (11). Este dato es de ingreso obligatorio. Presione F4 para seleccionar una empresa de una lista

2. Botones Utilitarios.

Botn Cambiar RUC, permite modificar el RUC de la empresa (previamente creada). Este botn slo est visible cuando se modifican los datos, entre ellos el RUC.

Una vez que hace clic en este botn aparece la pantalla adjunta donde se muestra el RUC Actual de la empresa y los campos RUC Nuevo donde debe ingresar el nuevo RUC que desea asignarle a la empresa; en el campo Confirmacin debe reingresar el Nuevo RUC para efectos de seguridad. Luego simplemente haga clic en el botn Aceptar para registrar el cambio; de lo contrario clic en el botn Salir para no registrar cambios.

Botn Validar RUC; permite al sistema validar el RUC de la empresa que se est creando; de tal manera que slo los RUCs vlidos pueden ser cdigo de una empresa que deseamos crear o codificar.

Botn Datos Adicionales, permite al usuario agregar ms informacin sobre la empresa; tales como periodo de inicio de actividades, clave de acceso

a la empresa; etc. Cuando hace clic en este botn aparece la segunda pantalla del grfico principal (signada con los tems 13 al 16)

3. Razn Social. Ingrese la razn social de la empresa a crear. Para el caso de modificacin

de datos de alguna empresa, puede hacer clic (o presionando F4 en este campo) para seleccionar una empresa de la lista. Este dato es de ingreso obligatorio.

4. Actividad. Si desea puede ingresar la actividad econmica a la cual se dedica la empresa. 5. Representante. Dato no obligatorio correspondiente al nombre del representante legal de la

empresa. 6. Direccin. Puede, si lo desea, ingresar la direccin de la empresa. 7. Telfono. Igualmente, este dato no es obligatorio, ingrese el N telefnico de la empresa. 8. Desactivar esta Empresa. Si Ud. activa este tem la empresa no podr ser accedida por

ningn usuario; esta es una manera muy segura de dar de baja a una empresa pero sin eliminarla fsicamente del sistema (se recomienda). Si por algn motivo desea reingresar informacin en la empresa desactivada, simplemente desactive este tem y grabe la informacin.

9. Botn Limpiar. Este botn est desactivado cuando estamos creando una nueva empresa; se activa cuando modificamos los datos de alguna empresa. Permite limpiar los datos contenidos en la pantalla sin guardar la informacin en la base de datos.

10. Botn Eliminar. Este botn est desactivado cuando estamos creando una nueva empresa; se activa cuando modificamos los datos de alguna empresa. Permite eliminar la empresa del sistema, tenga mucho cuidado pues una vez eliminada la empresa ya no puede volver a recuperarse; sin embargo MasterCont slo elimina el registro de la Empresa pero no elimina la informacin procesada de la misma la cual contina en su directorio inicial de creacin (vea Directorio de trabajo ms adelante en este mismo apartado).

11. Botn Aceptar. Este botn tiene dos modos de actuar: Aceptar. Luego de Ingresar el RUC y la razn social de la empresa como datos

mnimos, se crea la Empresa Nueva (cuando el RUC es nuevo) en el mes y ao correspondientes (13-14). Pero si el RUC ya existe el sistema recupera los datos de la empresa en cuestin, luego este botn cambia su descripcin a Grabar y se activan los botones Limpiar y Eliminar

Grabar. Luego de registrar las modificaciones que necesite presiona este botn y se guardan las modificaciones en la base de datos, este botn recupera su descripcin original Aceptar y se desactivan los botones Limpiar y Eliminar.

12. Botn Salir. Sale de esta pantalla sin guardar los datos de la empresa. 13. Inicia en: Seleccione o modifique el mes de inicio de operaciones de la empresa 14. Del Ao: Ingrese o modifique el ao de inicio de operaciones de la empresa. 15. Clave de Acceso. Puede ingresar una clave de acceso a la empresa; esto significa que los

usuarios que deseen ingresar a esta empresa deben conocer la clave de acceso; de lo contrario no podrn acceder a la informacin de la empresa.

16. Notas. Si desea puede registrar alguna informacin adicional que Ud. cree importante en este cuadro.

17. Logotipo. Este cuadro se activa cuando Ud. a creado la empresa y posteriormente ha configurado un logotipo para la empresa (vea men Empresa, tem Configurar Logotipo); este cuadro simplemente nos muestra el logotipo actual de la empresa y que Ud. puede (opcionalmente) mostrarlo en todos los reportes del sistema.

Directorio de Trabajo. Cuando Ud. crea una nueva empresa MasterCont crea un directorio de Trabajo donde los datos de la empresa se almacenarn; la carpeta de Trabajo se compone de la siguiente manera:

C:\MasterContSuite\Work~ \ [RUC] \ [Ao de Trabajo]

Por lo tanto, si el RUC (1) es 10007917908 y el ao de trabajo (14) es 2002; el directorio que MasterCont crear ser:

C:\MasterContSuite\Work~\10007917908\2002

Eliminar fsicamente una Empresa. Para realizar la eliminacin fsica de la empresa debe realizar las siguientes pautas: Eliminar la Empresa del sistema mediante el botn Eliminar (10). Eliminar el directorio creado por MasterCont para la empresa; en nuestro ejemplo

tendramos que eliminar el directorio C: \MasterContSuite\Work~\10007917908

Recuerde realizar los pasos anteriores en el orden establecido pues puede causar graves problemas en el sistema de no hacerlo as.

Eliminacin accidental de una Empresa (Cmo recuperarla). Si por error elimin la empresa del sistema (no fsicamente del disco, sino con el procedimiento del sistema) debe realizar con sumo cuidado los siguientes pasos: Cambiar el nombre del directorio original de la empresa creado por MasterCont; en nuestro

ejemplo: C:\MasterContSuite\Work~\10007917908, como ejemplo podra cambiarlo a C:\MasterContSuite\Work~\100 esto con el explorador de windows.

Crear nuevamente la empresa en MasterCont, de esta manera MasterCont volver a crear el directorio de trabajo para la empresa, o sea, C:\MasterContSuite\Work~\10007917908.

Elimine el directorio creado por MasterCont al crear la empresa; es decir, el directorio creado en el segundo paso: C:\MasterContSuite\Work~\10007917908.

Finalmente cambie el nombre del directorio C:\MasterContSuite\Work~\100 (que es el directorio que Ud. eligi en el punto primero) por el nombre del directorio eliminado: C:\MasterContSuite\Work~\10007917908.

9 A2 ABRIR EMPRESA Permite elegir una empresa entre las que estn registradas en el sistema.

Descripcin. 1. Empresas Disponibles. Muestra la lista de las empresas que estn disponibles; recuerde

que no aparecern las empresas creadas pero desactivadas (vea Nueva Empresa tem Desactivar esta Empresa); en MasterCont puede tener el control de las empresas que Ud. desee.

2. Logotipo de la Empresa. Nos muestra el grfico que hace de logotipo en todos los reportes que realiza; si Ud. no ha configurado un logotipo para la empresa aparecer el logotipo por defecto que posee el sistema (el q aparece en el grfico); para configurar un logotipo para la empresa consulte el men Empresa tem Configurar Logotipo.

3. Botn Abrir. Haga clic en este botn para abrir la empresa seleccionada en la lista de empresas disponibles (1).

4. Botn Salir. Sale de esta pantalla. 5. Informacin de la empresa. Muestra la informacin bsica de la empresa que deseamos

aperturar. Clave de Acceso. Las empresas que poseen clave de acceso deben aperturarse indicando dicha clave; caso contrario el acceso no ser posible. Si desea cambiar la clave de acceso o eliminarla hgalo en el men Archivos tem Nueva Empresa. Barra de Herramientas. Cuando aperturamos una empresa de la lista los datos de la barra de herramientas se modifican de acuerdo a los datos de la empresa; en nuestro ejemplo la razn social de la empresa es Empresa de Ejemplo y el periodo de trabajo Enero 2006 (5).

9 A3 COPIA DE SEGURIDAD Opcin fundamental para la proteccin de informacin de desastres informticos como lo son los virus informticos, mal funcionamiento del disco duro, prdida del equipo; o simplemente para realizar copias de sustento de la informacin contable de MasterCont. Descripcin: 1. Destino de la copia. Elija el destino

donde Ud. desea crear la copia de seguridad; puede ser en un disco flexible o en el directorio predeterminado de MasterCont para copias de seguridad que es el sgte: C:\MasterContSuite\Data\Backup.

2. Item Datos Globales del Sistema. Active este tem si desea crear una copia de seguridad de la base de datos generales del Sistema; esta base de datos contiene informacin de aquellos datos que son utilizados en todas las empresas; vale decir, que no son exclusivos de una empresa. Entre estos datos estn el Tipo de Cambio, las Consultas de Datos creadas, los Formularios de Datos creados, los Tipos de Documentos; etc.

3. Item Empresa Actual Periodo [Ao de Trabajo]. Active este tem para crear una copia de seguridad de la base de datos de la empresa en la que est trabajando actualmente; se refiere tambin el ao de trabajo (En el ejemplo el ao 2004). En nuestro grfico se creara una copia de seguridad de la Empresa de Ejemplo del ao 2004. Si desea guardar informacin de otros aos debe cambiar al ao en que desea hacer la copia.

Archivos de Seguridad Creados: MasterCont crea archivos con extensin ABC (Asystem Bases Comprimidas); si Ud. ha elegido crear una copia de seguridad de la empresa Actual (3) se crear un archivo que constar del ao actual y RUC de la empresa, ejm: 200410007917908.ABC (Ao 2004, RUC 10007917908). Si eligi crear una copia de los Datos Globales del Sistema se crear el archivo: DATASYSTEM.ABC. Se recomienda crear las copias de seguridad en el directorio por defecto en la unidad c:, es decir, C:\MasterContSuite\Data\Backup. Luego, si se desea, copiar los archivos ABC a memorias USB o a discos compactos (cd). 9 A4 RECUPERAR COPIA DE SEGURIDAD Nos permite recuperar las copias de seguridad generadas con la opcin anterior (A3) Descripcin: 1. Origen de la copia. Indique desde dnde

va ha recuperar la copia de seguridad; puede ser un disco flexible o el directorio predeterminado de MasterCont para copias de seguridad.

2. Marque este tem para recuperar los datos globales del sistema.

3. Marque este tem si desea recuperar la empresa actual del ao actual (en el grfico 2004).

4. Botn Iniciar. Haga clic en este botn para recuperar las copias de seguridad. Si no se puede ubicar los archivo de seguridad correcta no se podr recuperar la informacin.

5. Botn Cancelar. Sale de esta pantalla.

9 A5 REINDEXAR Y EMPACAR ARCHIVOS Podemos a travs de esta opcin realizar 2 tareas: Reindexar Archivos. Las tablas de MasterCont poseen otros archivos que ayudan a que

la gestin entre los datos sea mucho ms veloz, stos se llaman archivos ndices; cuando el equipo es apagado abruptamente o cuando el fluido elctrico presenta picos bruscos o picos muy bajos de voltaje los archivos ndices pueden ser daados lo que ocasionara algunos problemas de incoherencia con los datos ingresados. Para reparar rpidamente los archivos ndices es que reindexamos (crear nuevamente los archivos ndices) las tablas.

Empacar Archivos. Cuando realizamos cambios (modificaciones) en los datos de MasterCont, para cualquier modificacin (plan de cuentas, asientos contables, formularios, plantillas, variables, etc.) lo que el sistema hace es borrar temporalmente los datos que ingres primero y luego crea nuevos datos con las modificaciones realizadas. Esto significa que los datos desechados an estn fsicamente en las tablas de datos del sistema aunque ya no sean tiles, lo que slo hacen es ocupar espacio en el disco; borrar temporalmente los datos es un proceso que se hace para hacer ms rpidas las tareas de modificacin de datos. Para eliminar estos datos intiles es que empacamos los archivos.

Descripcin: 1. He Ledo las Instrucciones.

Tiene por objetivo asegurar que ud haya ledo las instrucciones previas y que las haya cumplido; es necesario que active esta casilla para poder iniciar el proceso.

2. Botn Iniciar. Haga clic aqu para iniciar el proceso respectivo.

3. Botn Salir. Sale de esta pantalla.

Administracin de Tareas. Debido a que realizar el reindexado y empacado de archivos son tareas muy delicadas puesto que necesitan el uso exclusivo de los ficheros, es que se sugiere que esta opcin sea delegada a un solo usuario (un supervisor, vea ms adelante en el men Sistema en el apartado Editar usuarios los niveles y caractersticas de los usuarios). Adicionalmente planifique la ejecucin de estas tareas en un horario conveniente, por ejemplo durante la noche cuando los usuarios de la red (si fuera el caso) no estn utilizando el sistema. Si se ejecutan las rutinas de reindexado y empacado cuando existen usuarios trabajando en el sistema ocasionara el corte inmediato del trabajo de los usuarios y la probable prdida de la informacin que estn procesando y MasterCont ser incapaz de realizar estas tareas por estar ocupando los archivos en otros procesos.

9 A6 BLOQUEAR SESION Nos permite bloquear el sistema temporalmente; esta opcin es muy til cuando utilizamos MasterCont en un entorno de Red; si uno de los usuarios necesita hacer determinada tarea fuera de la computadora pero no desea salir del sistema puede optar por bloquear la sesin actual donde est trabajando; si hay otro usuario que necesite trabajar en la misma computadora tiene que iniciar una nueva sesin de MasterCont. Cuando el primer usuario retorne y desee continuar trabajando con su sesin de MasterCont (la sesin bloqueada) simplemente debe ingresar su clave de ingreso (Password) y podr desbloquear el sistema y seguir trabajando. Descripcin: 1. El sistema nos indica el nombre del

usuario que ha bloqueado la sesin actual de trabajo; en nuestro ejemplo el usuario es USER1. Recuerde que la contrasea es el nombre con el cual se le conoce al usuario en el sistema, bien podra ser el nombre verdadero del usuario (Jos, Mara, etc. Vea ms adelante en el men Sistema en el apartado Editar usuarios los niveles y caractersticas de los usuarios).

2. Password de Acceso. Para continuar usando el sistema y desbloquear la sesin actual es necesario ingresar la clave de acceso del usuario que bloque el sistema en este campo.

3. Botn Reingresar. Una vez que haya ingresado el password de acceso presione este botn para reingresar al sistema, si el password es el correcto MasterCont reingresar; caso contrario avisar que hay un error en el password ingresado y continuar bloqueado.

4. Botn Abandonar. Si hay otro usuario que desee trabajar con MasterCont y ste est bloqueado puede optar por salir definitivamente del sistema y reingresar nuevamente pero con sus datos de usuario (contrasea y password). Para ello haga clic en este botn.

9 A7 SALIR DEL SISTEMA

Con esta opcin el usuario saldr definitivamente del sistema.

MENU SISTEMA Este men nos permite registrar informacin adicional al sistema; informacin esta que se requerir para completar el registro de las operaciones en todas las empresas, tales como tipo de cambio, tipos de documentos, usuarios, filtros, variables predefinidas; adems podemos crear mensajes a travs de una agenda multiusos que podemos configurarla para administrar nuestro tiempo de una mejor manera agregando mensajes para los pagos de impuestos, citas importantes, mensajes a otros usuarios, etc. Para revisar cada una de sus opciones guese de la letra del men (B) y del nmero de la opcin; por ejemplo, para obtener informacin acerca de la opcin Tipo de Cambio que utilizar el sistema busque el apartado B1 ms adelante en este manual del usuario.

9 B1 TIPO DE CAMBIO Permite ingresar el tipo de cambio que MasterCont utilizar para la conversin de monedas; todas las empresas que cree en el sistema utilizarn este tipo de cambio. Descripcin:

1. Fecha: Ingrese la fecha del tipo de cambio a Ingresar o modificar.

2. Botn Buscar. Permite buscar la fecha deseada del tipo de cambio; para ello ingrese en el campo fecha (1) el mes y el ao en el que quiere buscar (puede ingresar cualquier da), luego haga clic aqu y aparecer una pantalla (grfico inferior) con los tipos de cambio pertenecientes al mes y ao ingresados, seleccione la fecha deseada en la lista y haga clic en el botn Aceptar para recuperar la informacin en la pantalla que aparece adjunta a este texto o haga clic en el botn Salir para no seleccionar nada y salir de la pantalla inferior.

3. Compra. Ingrese el Tipo de Cambio Compra. 4. Venta. Ingrese el Tipo de Cambio Venta. 5. Botn Circular Reporte. Haga clic con el ratn en este botn para obtener un

reporte del tipo de cambio. 6. Botn Limpiar. Este botn est desactivado cuando estamos ingresando un nuevo

tipo de cambio; se activa cuando modificamos los datos de alguna fecha ya ingresada. Permite limpiar los datos contenidos en la pantalla sin guardar la informacin en la base de datos.

7. Botn Eliminar. Este botn est desactivado cuando estamos ingresando un nuevo tipo de cambio; se activa cuando modificamos los datos de alguna fecha ya ingresada. Permite eliminar una fecha en la base de datos, si la fecha que desea eliminar ya se ha ingresado en un asiento contable MasterCont no le permitir eliminar dicha fecha .

8. Botn Aceptar. Este botn tiene dos modos de actuar:

Aceptar. Luego de Ingresar la fecha, tipos de cambio compra y venta como datos mnimos, se agrega dicha fecha en la base de datos. Pero si la fecha ya existe el sistema recupera los datos di dicha fecha para que puedan realizarse los cambio deseados, luego este botn cambia su descripcin a Grabar y se activan los botones Limpiar y Eliminar


9. Botn Salir. Sale de esta pantalla sin guardar los datos que se estn realizando.

9 B2 TIPOS DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA Permite crear o modificar los documentos con los cuales MasterCont trabajar. Para crear un nuevo documento ingrese el cdigo y el nombre del documento y presione el botn [Aceptar]. Si desea modificar un documento ya creado ingrese o seleccione el cdigo del mismo y presione el botn [Aceptar], modifique los datos y luego presione el botn [Grabar]. Descripcin: 1. Cdigo. Ingrese el cdigo

del documento que desea crear, o elija uno de la lista adjunta para modificar los datos del documento.

2. Nombre. Ingrese el nombre del documento.

3. Desactivar este Documento. Si activa esta casilla el documento no podr ser utilizado en ninguna rutina de ingreso de asientos; es decir, no estar disponible por ningn usuario.

4. Botn Limpiar. Este botn est desactivado cuando estamos ingresando un nuevo documento; se activa cuando modificamos los datos de algn documento ya ingresado. Permite limpiar los datos contenidos en la pantalla sin guardar la informacin en la base de datos.

5. Botn Eliminar. Este botn est desactivado cuando estamos ingresando un nuevo documento; se activa cuando modificamos los datos de algn documento ya ingresado. Permite eliminar un documento de la base de datos, si el documento que desea eliminar ya se ha ingresado en un asiento contable MasterCont no le permitir eliminarlo.

6. Botn Aceptar. Este botn tiene dos modos de actuar: Aceptar. Luego de Ingresar el cdigo y nombre del documento como datos mnimos,

se agrega dicho documento en la base de datos. Pero si el cdigo del documento ya existe el sistema recupera los datos de dicho documento para que puedan realizarse los cambio deseados, luego este botn cambia su descripcin a Grabar y se activan los botones Limpiar y Eliminar


7. Botn Salir. Sale de esta pantalla sin

guardar los datos que se estn realizando.

8. Botn Circular Reporte. Haga clic con el ratn en este botn para obtener un reporte de los tipos de documentos creados.

9. Botn Buscar. Este lpiz nos permite realizar una bsqueda de los documentos que existen actualmente; aparecer la pantalla adjunta, donde ud podr seleccionar el documento que desea; presione Enter para poder modificarlo o eliminarlo en la pantalla principal editora de documentos.

9 B3 TIPO DE DOCUMENTOS DE IDENTIDAD

A partir de la versin 4.0 de MasterCont; se ha agregado el concepto de Documentos de Identidad, cuya finalidad es la de identificar , mediante un cdigo nico, todos los tipos de documentos de identidad que existen, ejemplo: el D.N.I., el R.U.C., la Partida de Nacimiento, etc. Esta rutina, por lo tanto, permite crear o modificar los tipos de documentos de identidad existentes en MasterCont. Para crear un nuevo Tipo de documento de Identidad ingrese el cdigo y el nombre del documento y presione el botn [Aceptar]. Si desea modificar un Tipo de documento de Identidad ya creado ingrese o seleccione el cdigo del mismo (haciendo clic en el lpiz adjunto al cdigo) y presione el botn [Aceptar], modifique los datos y luego presione el botn [Grabar]. Descripcin: 1. Cdigo. Ingrese el cdigo del Tipo de

Documento de Identidad (TDI) que desea crear. Si desea elegir uno de los ya existentes puede presionar F4 para que MasterCont nos permita ver una lista de ellos; como se muestra en el grfico adjunto a estas lneas.

2. Nombre. Ingrese el nombre del Tipo de Documento de Identidad.

3. Desactivar este Documento. Si activa esta casilla el Tipo de Documento de Identidad no podr ser utilizado en ninguna rutina de ingreso de asientos; es decir, no estar disponible por ningn usuario.

4. Botn Limpiar. Este botn est desactivado cuando estamos ingresando un nuevo Tipo de Documento de Identidad; se activa cuando modificamos los datos de algn documento ya ingresado. Permite limpiar los datos contenidos en la pantalla sin guardar la informacin en la base de datos.

5. Botn Eliminar. Este botn est desactivado cuando estamos ingresando un nuevo documento; se activa cuando modificamos los datos de algn documento ya ingresado. Permite eliminar un documento de la base de datos.

6. Botn Aceptar. Este botn tiene dos modos de actuar: Aceptar. Luego de Ingresar el cdigo y nombre del documento como datos mnimos,

se agrega dicho documento en la base de datos. Pero si el cdigo del documento ya existe el sistema recupera los datos de dicho documento para que puedan realizarse los cambio deseados, luego este botn cambia su descripcin a Grabar y se activan los botones Limpiar y Eliminar



9 B4 ZONAS- REGIONES Permite crear Zonas o Regiones geogrficas; esto es muy til cuando deseamos identificar de mejor manera las zonas de nuestros clientes o proveedores. Para crear una nueva Zona o regin ingrese un cdigo y el nombre de la Zona o Regin y presione el botn [Aceptar]. Si desea modificar una Zona o Regin ya creada ingrese o seleccione el cdigo del mismo (haciendo clic en el lpiz adjunto al cdigo) y presione el botn [Aceptar], modifique los datos y luego presione el botn [Grabar]. Descripcin: 1. Cdigo. Ingrese el cdigo la Zona o regin que desea crear. Si desea elegir una de las ya

existentes puede presionar F4 para que MasterCont nos permita ver una lista de ellas. 2. Nombre. Ingrese el nombre de la Zona o Regin. 3. Desactivar esta Zona / Regin. Si activa esta casilla la Zona o Regin no podr ser

utilizada en ninguna rutina de ingreso de datos; es decir, no estar disponible por ningn usuario.

4. Botn Limpiar. Este botn est desactivado cuando estamos ingresando una nueva Zona o Regin; se activa cuando modificamos los datos de alguna Zona o Regin ya ingresada. Permite limpiar los datos contenidos en la pantalla sin guardar la informacin en la base de datos.

5. Botn Eliminar. Este botn est desactivado cuando estamos ingresando una nueva Zona o Regin; se activa cuando modificamos los datos de alguna Zona o Regin ya ingresada. Permite eliminar una Zona o Regin de la base de datos.

6. Botn Aceptar. Este botn tiene dos modos de actuar: Aceptar. Luego de Ingresar el cdigo y nombre de la Zona o Regin como datos

mnimos, se agrega dicha Zona o Regin en la base de datos. Pero si el cdigo de la Zona o Regin ya existe el sistema recupera los datos de dicha Zona o Regin para que puedan realizarse los cambio deseados, luego este botn cambia su descripcin a Grabar y se activan los botones Limpiar y Eliminar


7. Botn Salir. Sale de esta pantalla sin guardar los datos que se estn realizando. 9 B5 CAMBIAR PASSWORD Podemos, con esta opcin, cambiar el password de ingreso del usuario actual. Descripcin: 1. Clave Actual. Ingrese la clave que posee

actualmente, la que desea modificar. 2. Clave Nueva. Ingrese la nueva clave que desea

tener. 3. Confirmacin. Confirme la nueva clave. 4. Botn Aceptar. Cambia la Clave de Acceso. 5. Botn Salir. Sale de esta pantalla.

9 B6 EDITAR USUARIOS Con esta opcin podemos crear nuevos usuarios o modificar los atributos de los usuarios ya registrados. Descripcin. 1. Nombre. Registre el

nombre del usuario (nombres y apellidos verdaderos); o seleccione un usuario de la lista adjunta.

2. Contrasea. Ingrese la contrasea para el usuario. La contrasea es en realidad el nombre con el cual los dems usuarios conocern al usuario a crear. Por ejemplo si el usuario se llama Jos Medina podra asignrsele la contrasea de Jose; si ya existe una contrasea Jose podra ser Jose2.

3. Desactivar este usuario. Active esta casilla para que el usuario a quien se est creando o modificando no pueda ingresar al sistema hasta que vuelva a ser activado; esto es muy til cuando se desea prohibir el ingreso a determinado usuario, luego con la autorizacin necesaria se vuelve a permitir el ingreso del mismo.

4. Password. Ingrese el password de acceso del usuario (o clave secreta de usuario). Este password slo debe saberlo el usuario a quien se est creando o modificando.

5. Notas. Si desea agregar alguna informacin adicional del usuario a quien se est creando o modificando hgalo en este campo.

6. Nivel de Usuario. Aqu indicamos cul ser el nivel que el usuario tendr; stos pueden

ser los siguientes: A) Master. El usuario Master es el de mayor jerarqua; ste puede crear usuarios de

todos los niveles y modificar adems los atributos de cualquier usuario (sin importar su nivel).

B) Supervisor. El usuario supervisor no puede crear usuarios de nivel Master; pero s puede crear usuarios Supervisores y/u Operadores; sin embargo no puede cambiar los atributos de ningn usuario.

C) Operador. El ltimo nivel corresponde a los usuarios operadores; stos no pueden ni crear usuarios ni modificar los atributos de ningn usuario.

7. Accesos del Usuario. En este punto indicamos a qu mdulos tiene acceso el Usuario;

existen 2 mdulos disponibles en esta versin. El primer mdulo es el contable (MarterCont) y el segundo mdulo es el de control de inventarios (MasterKard); esto significa que si el usuario no tiene activado alguno de estos mdulos, no podr ingresar al mismo. Adicionalmente podemos formatear los atributos del usuario en cada mdulo al que se le ha dado acceso, haciendo clic en el botn con el cono del mdulo correspondiente. Al hacer clic sobre estos botones aparece la ventana que se muestra adelante (Vea Atributos del Usuario) donde podr configurar los atributos que poseer cada usuario en cada mdulo de MasterCont.

8. Ultima Sesin. Cuando estamos modificando los datos de un usuario MasterCont nos muestra el inicio y salida de la ltima sesin que tuvo el usuario (la ltima vez que ingres).

9. Botn Limpiar. Este botn est desactivado cuando estamos ingresando un nuevo usuario; se activa cuando modificamos los datos de algn usuario ya registrado. Permite limpiar los datos contenidos en la pantalla sin guardar la informacin en la base de datos.

10. Botn Eliminar. Este botn est desactivado cuando estamos ingresando un nuevo usuario; se activa cuando modificamos los datos de un usuario ya registrado. Permite eliminar un usuario de la base de datos.

11. Botn Aceptar. Este botn tiene dos modos de actuar: Aceptar. Luego de Ingresar el cdigo, nombre, contrasea y password del usuario

como datos mnimos, se agrega dicho usuario en la base de datos. Pero si el cdigo del usuario ya existe el sistema recupera los datos de dicho usuario para que puedan realizarse los cambio deseados, luego este botn cambia su descripcin a Grabar y se activan los botones Limpiar y Eliminar



Atributos del Usuario.

13. Atributos. En esta lista Ud. active

o desactive los atributos del usuario; si uno est marcado significa que el usuario podr realizar dicha accin.

14. Botn Marcar Todo. Si desea que el usuario que est creando o modificando posea todos los atributos que MasterCont asigna, haga clic en este botn y automticamente se marcarn todos los atributos de la lista Atributos.

15. Botn Opciones Mnimas. Haga clic en este botn para que MasterCont asigne automticamente los atributos ms generales para el usuario; generalmente se usa para designar los atributos a los usuarios de nivel Operador.

16. Descripcin. Lea cuidadosamente este campo, pues le informa lo que el usuario podr realizar al concederle dicho atributo.

Sugerencias. Es aconsejable que existan slo 2 usuarios de nivel Master y a los cuales se le delegue la

funcin de control de los dems usuarios. Si se da de baja a un usuario Master se debe inmediatamente crear (o ascender a un usuario de nivel Supervisor) un usuario Master; de esta manera evitamos que el poder de decisin sobre el sistema est en manos de slo una persona.

Los usuarios operadores representan a aquellos encargados del ingreso de la informacin; se le debe dar las herramientas necesarias para hacer su trabajo o en todo caso designar tareas determinadas a los usuarios.

9 B7 INFORMACION SOBRE EL ENTORNO Muestra una pantalla de informacin general sobre los reportes, consultas o formularios de datos de MasterCont; si deseamos cambiar alguna de esta informacin lo podemos hacer desde el Configurador del Entorno, que es la siguiente opcin de nuestro Manual de Usuario. 9 B8 CONFIGURAR EL ENTORNO Muchos de los usuarios de MasterCont opinan que una de las diferencias ms marcadas entre este sistema y los dems de la competencia es la flexibilidad que posee MasterCont; esa flexibilidad que hace posible que el usuario se sienta muy cmodo con la variedad de posibilidades que brinda nuestro sistema. Pues bien, aqu damos una muestra de ello, el entorno del sistema bsicamente se refiere a las opciones que controlan la salida de la informacin, vale decir, reportes, listados y consultas; de tal manera que Ud. puede elegir hacia dnde enviar sus reportes/consultas (pantalla, impresora o exportacin), en que tipo de moneda, que tareas incluir, qu filtros de informacin crear, y un sin fin de opciones que harn de sus reportes los ms precisos, confiables y conforme las necesidades los requieran. La pantalla principal consta de 6 fichas, las cuales se activan o desactivan de acuerdo al tipo de reporte/consulta que Ud. est procesando. FICHA SALIDA La ficha salida nos permite indicarle al sistema hacia dnde enviaremos nuestros reportes /consultas y adems incluir algunos detalles en los mismos. Descripcin: 1. Destino. Podemos seleccionar entre una gran variedad de destinos;

la Vista Previa permite visualizar el reporte/consulta en la pantalla de la computadora, Imprimir enviar el reporte/consulta a la impresora conectada por defecto (puede imprimir en cualquier tipo de impresora, matricial, de tinta, lser; etc.); Exportar a Excel importar el reporte/consulta a Microsoft Excel, de esta manera podemos manipular el reporte con todas las funcionalidad de una hoja de clculo, Exportar a Word permite, del mismo modo crear un documento de Microsoft Word con la informacin de nuestro reporte/consulta, Exportar a PDF crear un documento tipo PDF muy portable y de visualizacin; finalmente, Exportar a HTML permite crear una hoja que podr ser leda por cualquier programa explorador de Internet. Adicionalmente, algunos reportes permiten exportarse a archivos DBF; los cuales son muy solicitados por el fisco (Registro de Copras, ventas, Caja y Bancos).

Cuando seleccionamos la opcin Imprimir se activa el tem Reconfigurar Impresin que si est marcado nos permitir elegir las opciones de impresin antes de que sta se inicie, tales como elegir impresora, nmero de copias, pginas a imprimir, calidad de impresin, etc.

2. Incluir en el Reporte. En esta seccin de la ficha Salida podemos indicarle al sistema qu detalles adicionales deseamos se muestren en el reporte, tales como el logotipo de la empresa (consulte el men Empresa opcin Logotipo de la Empresa para configurar el grfico que har de logotipo), fecha y hora de impresin, nmero de pgina y dos subttulos adicionales

3. Rango de pginas. El apartado de Rango de Pginas permite introducir las pginas exclusivas que deseamos obtener (en cualquiera de las opciones de Destino); en el ejemplo slo deseamos obtener las pginas 3 y 4 del reporte.

4. Botn Aceptar. Realmente este botn est presente en todas las fichas de la pantalla

principal y su tarea es validar los datos ingresados por el usuario para el reporte y salir de esta pantalla.

FICHA GENERAL La ficha general nos permite bsicamente indicar el tipo de moneda del reporte y el rango o periodo de alcance. Descripcin. 1. Moneda. Podemos elegir

entre Soles y Dlares; haga clic en la moneda deseada.

2. Moneda Exclusiva. Este tem es de mucha utilidad cuando queremos obtener reportes cuyos datos pertenezcan exclusivamente a un tipo de moneda; as podemos reportar un Registro de Compras con las facturas emitidas slo en dlares. Si este tem no est activado los reportes se mostrarn convertidos a la moneda que hemos elegido en el punto 1; es decir si elegimos soles nos mostrar todas las facturas en soles y todas las facturas en dlares pero convertidas a soles. Por ejemplo, necesitamos un registro de Compras en dlares; es decir, todos los documentos de compras (incluido soles convertidos a dlares); para esto elegimos dlares y desactivamos el tem Moneda exclusiva (vea grfico adjunto).

Ahora necesitamos un registro de Compras de todos los documentos emitidos en soles (es decir que no incluya los documentos emitidos en dlares); para ello elegimos Nuevos Soles y marcamos el tem Moneda exclusiva (vea grfico adjunto).

3. Slo [Mes de Trabajo]. Si est activado este tem el reporte pertenecer al mes de trabajo actual; en nuestro ejemplo obtendramos el registro de Compras del mes de Enero.

4. Varios meses. Si activamos esta casilla le indicamos al sistema que el reporte tendr un rango de varios meses; se activan las listas adjuntas para elegir desde qu mes hasta qu mes ser el rango de fechas del reporte. En nuestro ejemplo hemos elegido desde Enero hasta Junio

5. Especificar. Podemos indicarle a

MasterCont un rango de fechas activando esta opcin; se activan las listas adjuntas para elegir desde qu fecha (inicial) hasta qu fecha (final) ser el rango de fechas del reporte. En nuestro ejemplo hemos elegido desde el 01 de enero del 2004 hasta el 25 de abril del 2004.

Seleccin Correcta de Fechas MasterCont no permitir la configuracin del entorno cuando: Al elegir varios meses (4) elige dos meses iguales para reportar informacin

correspondiente a slo un mes; por ejemplo si elegimos desde enero hasta enero; para obtener informacin de slo un mes debemos cambiar al mes de donde deseamos la informacin y segundo elegir la opcin Slo [Mes de Trabajo].en nuestro ejemplo dira Slo Enero.

Al seleccionar en el campo desde un mes menor al seleccionado en el campo Hasta; lo mismo sucede si elegimos el tem Especificar no podemos elegir una fecha menor en el campo desde a la fecha ingresada en el campo Hasta

FICHAS TAREAS, GRUPOS Y CENTRO DE COSTOS. Estas fichas estn diseadas para que el usuario seleccione qu tareas contables, grupos contables y centro de costos deben incluirse en los reportes/consultas.

Descripcin. 1. Ficha TAREAS. En esta ficha elegiremos qu tareas contables se deben incluir en

nuestros reportes/consultas. Recuerde que cada Tarea representa un tipo de operacin general realizada por la empresa. (para crear/editar las tareas de la empresa vea ms adelante en el men Empresa opcin Tareas...). Todas las tareas aparecen seleccionadas al ingresar a MasterCont; haga clic con el ratn o presione la barra espaciadora para seleccionar o no las tareas respectivas.

2. Ficha GRUPOS. En esta ficha elegiremos qu grupos contables se deben incluir en

nuestros reportes/consultas. Recuerde que cada grupo representa una subdivisin jerrquica de la empresa. (para crear/editar los grupos de la empresa vea ms adelante en el men Empresa opcin Grupos Contables...). Todas los grupos aparecen seleccionados al ingresar a MasterCont; haga clic con el ratn o presione la barra espaciadora para seleccionar o no los grupos respectivos.

3. Ficha C.CTOS (Centro de Costos). En esta ficha elegiremos qu centros de costos se

deben incluir en nuestros reportes/consultas (para crear/editar los centros de costos de la empresa vea ms adelante en el men Empresa opcin Centros de Costos...). Todas los centros de costos aparecen seleccionados al ingresar a MasterCont; haga clic con el ratn o presione la barra espaciadora para seleccionar o no los centros de costos respectivos.

FICHA FILTROS. Esta ficha est destinada a la creacin de sentencias de filtrado de informacin; con esto podemos seleccionar la informacin requerida en nuestros reportes/consultas. El usuario crea los filtros necesarios; por ejemplo, podramos obtener un registro de Compras que incluya slo facturas de determinado proveedor, o quizs un anlisis de cuentas que nos muestre slo las facturas de la serie 001; en fin, los filtros (o sentencias) pueden ser creados por el mismo usuario y de acuerdo a sus requerimientos. El detalle de la creacin del Filtro General del Sistema y la creacin de filtros adicionales (sub filtros) ms adelante en los apartados Edicin de Filtros y Filtro General del Sistema; apartados creados especialmente para este fin. Fichas no Habilitadas.

Las fichas de la pantalla principal del Entorno no siempre estn habilitadas; stas se habilitan o des habilitan de acuerdo al reporte o consulta que se tenga que realizar. En nuestro ejemplo grfico adjunto a estas lneas podemos observar la

pantalla de Entorno (slo la parte superior) que aparece cuando vamos a reportar el Registro de Compras y en ste estn desactivadas las fichas Tareas y C.Ctos; esto se debe a que en este reporte la tarea por defecto es Compras lo que significa que no se necesita elegir las tareas a incluir en este reporte ya que slo se incluir Compras por lgica contable; de la misma manera no se piden los centros de costos a elegir ya que en este reporte se incluyen todos los centros de costos utilizados en los asientos de compras. Dependiendo del reporte se habilitarn o des habilitarn las fichas respectivas.

Informacin Adicional a Tener en Cuenta. Algunos reportes/consultas adicionan informacin que Ud. debe tener muy en cuenta; cuando esto sucede aparece un botn circular con un signo de interrogacin como muestra el grfico adjunto; esta informacin es muy puntual y se refiere a algunas opciones de la pantalla del Entorno; en nuestro ejemplo podemos apreciar la pantalla de Entorno del Libro Bancos; este reporte se muestra simultneamente en las dos monedas que maneja MasterCont (soles y dlares); por ese motivo las opciones de eleccin de moneda de la Ficha General no causarn ningn efecto sobre el reporte (Libro Bancos). Por este motivo cada vez que observe el botn circular de la Informacin Adicional haga clic en l para develar dicha informacin y est enterado de las particularidades que posee el reporte que est Ud. solicitando; una vez que haga clic se muestra una pantalla adicional donde se muestra la informacin correspondiente segn nuestro ejemplo grfico.

9 B9 EDICION DE FILTROS MasterCont ofrece la posibilidad de crear Filtros de Datos; stos son sentencias que el usuario crea para mostrar slo los datos que desea obtener en sus reportes/consultas; para ello se deben crear primero los Filtros Base o sub filtros para luego poder utilizarlos en la creacin del Filtro General del Sistema que es el que determinar finalmente qu datos son los que se mostrarn. Para la creacin de sub filtros contamos con este editor que nos posibilita guardar los mismos para ser utilizados en el momento oportuno.

Descripcin. Para la descripcin del grfico pondremos el sgte. Ejemplo: El usuario necesita mostrar en su reporte/consulta todos los documentos que sean boletas de venta; recuerde que el tipo de documento Boleta de Venta en el sistema tiene el cdigo 03. 1. Campos Disponibles. Son aquellos datos que el sistema nos permite elegir; para ello

podemos hacer clic en la Lista Campos Disponibles y elegir uno de ellos. Para nuestro ejemplo seleccionamos Tipo de Documento; seleccionar este campo no significa an que se haya creado el filtro, pase al segundo punto ahora (2).

2. Operadores. Nos permite indicar qu tipo de operador utilizaremos para crear el sub filtro.

haga clic en la Lista Operadores y elija uno de ellos. Para nuestro ejemplo seleccionamos el operador Igual a para hacer la comparacin.

Operadores Disponibles: Igual a: Compara el Campo Disponible seleccionado (1) con un valor dado (3); cuando

se utiliza este operador la comparacin es parcial; por ejemplo si utilizamos nuestro ejemplo, quiere decir que los datos mostrarn todos los documentos cuyo cdigo empiece con 03.

Exactamente Igual a: Compara el Campo Disponible seleccionado (1) con un valor dado (3); cuando se utiliza este operador la comparacin es exacta; por ejemplo si

utilizamos nuestro ejemplo, quiere decir que los datos mostrarn todos los documentos cuyo cdigo sea exactamente igual 03.

Diferente a: Verifica que el Campo Disponible seleccionado (1) sea diferente a un valor dado (3); por ejemplo si lo aplicamos a nuestro ejemplo, quiere decir que los datos no mostrarn los documentos cuyo cdigo empiece con 03.

Contenido en: Este operador es utilizado slo en cadenas (cuando el campo no es numrico); significa que el campo Disponible seleccionado (1) puede estar contenido en una cadena dada (2); aplicado a nuestro ejemplo, los datos mostrarn todos los documentos cuyo cdigo est contenido en 03; vale decir que los documentos que posean el cdigo 0 3 03 se mostrarn.

Mayor e Igual a: Este operador slo se utiliza para los campos disponibles numricos y de fecha (1); selecciona los datos que sean mayores e iguales al valor dado (3); en nuestro ejemplo no se aplica puesto que el campo que seleccionamos es una cadena. Podemos utilizarlo por ejemplo para que nos muestre todos los importes en soles (campo disponible) cuyo valor (3) sea mayor e igual a 1000.

Menor e Igual a: Este operador slo se utiliza para los campos disponibles numricos y de fecha (1); selecciona los datos que sean menores e iguales al valor dado (3); en nuestro ejemplo no se aplica puesto que el campo que seleccionamos es una cadena. Podemos utilizarlo por ejemplo para que nos muestre todos los importes en soles (campo disponible) cuyo valor (3) sea menor e igual a 1000.

Los operadores automticamente se configuran para el tipo de campo disponible (1) que seleccionamos; de tal manera que slo se mostrarn aquellos que se ajusten al tipo de dato que representen. Seleccionar el operador no significa an que se haya creado el filtro, pase al tercer punto ahora (3).

3. Valores. En este campo debemos ingresar el valor (sea cadena, nmero o fecha) con la

que queremos unir el campo disponible seleccionado (1) con el operador (2). Para nuestro ejemplo ingresamos 03 que es el cdigo de Boletas de Venta en el sistema. Ingresar el valor no significa an que se haya creado el filtro, pase al sgte. punto ahora (4).

4. Y/O. En este campo

seleccionamos los operadores de unin entre sub filtro y sub filtro. Se utiliza cuando se crea ms de un sub filtro, por defecto est la Y como punto de unin. Por ejemplo si deseamos hacer que nuestra informacin sea ms selectiva y adicionalmente a que se nos muestren las boletas de venta quisiramos tambin que las boletas correspondan a un cliente determinado; entonces creamos el primer sub filtro siguiendo los puntos anteriores y seleccionamos aqu el operador Y de la lista disponible (4), luego creamos el sgte. Sub filtro eligiendo los datos necesarios como se muestra en nuestro ejemplo grfico. De tal manera que nuestra informacin mostrar todas las boletas de venta (03) Y que pertenezcan al cliente cuyo RUC es 10007917908. El caso opuesto se da para la utilizacin del operador O. Por ejemplo si deseamos que se nos muestren tanto boletas como facturas utilizamos el operador 0 (4); para dicho fin nuestra pantalla del editor

deber mostrarse como el grfico correspondiente. Seleccionar el operador de unin no significa an que se haya creado el filtro, pase al sgte. punto ahora. El operador de unin del ltimo sub filtro creado no tendr efecto ya que no cumple su tarea de unir, simplemente se ignora.

5. Botones de Edicin de Sub Filtros Botn Nueva. Una vez que hemos seleccionado los datos para la creacin del sub

filtro, es decir, del 1 al 4 presionamos este botn para crear el respectivo sub filtro, la tabla de Condiciones (sub filtros) agrega el sub filtro respectivo (vea el grfico principal en B7). Mientras no hayamos presionado este botn an no se ha creado el sub filtro que estamos editando.

Botn Modificar. Si deseamos realizar algn cambio en los sub filtros que ya hemos creado, elegimos primero el sub filtro en la tabla Condiciones, luego realizamos los cambios en las listas de datos (1 al 4) siguiendo el mismo procedimiento descrito anteriormente y presionamos este botn.

Botn Eliminar. Nos permite eliminar un sub filtro ya creado; para ello elegimos primero el sub filtro en la tabla Condiciones y presionamos este botn. Es muy til cuando no deseamos eliminar todos los sub filtros creados.

Botn Limpiar. Elimina todos los sub filtros creados; la tabla de Condiciones se blanquea.

6. Botn Abrir. Si

tenemos sub filtros guardados podemos abrirlos para realizar las modificaciones necesarias o tomar como referencia stos para crear otros nuevos sub filtros. Presione este botn y se mostrar la pantalla adjunta. Distinguimos las sgtes. puntos: A. Filtros

disponibles que podemos elegir para abrir y modificar.

B. Descripcin del filtro que hemos seleccionado.

C. Botn Eliminar, que nos permite eliminar el filtro seleccionado en la lista A

D. Botn Abrir. Que nos permite abrir el filtro seleccionado y modificarlo desde el editor principal de sub filtros (B7).

E. Botn Cancelar. Que nos permite salir de esta pantalla.

7. Botn Grabar. Nos permite guardar el sub filtro que hemos creado; para ello aparece la pantalla adjunta donde debemos ingresar un cdigo y un nombre al sub filtro correspondiente. Para nuestro ejemplo aplicativo le ingresamos el cdigo BOLETAS y como nombre le asignamos Slo Boletas de Venta; cuando necesitemos utilizar este sub filtro debemos reconocerlo por su nombre. Luego presione el botn Grabar para guardar los datos o presione el botn Cancelar para salir de esta pantalla.

8. Botn Salir. Sale del editor de filtros.

9 B10 CREAR FILTRO GENERAL Una vez creados los sub filtros (ver apartado anterior) podemos crear el Filtro General del Sistema con el cual podemos seleccionar la informacin necesaria dentro de los reportes/consultas que necesitemos obtener.

Descripcin. 1. Filtro General. Nos muestra el filtro general que hemos creado y que ser utilizado para

ser incluido en nuestros reportes/consultas. 2. Botn Insertar Sub Filtro. Nos permite elegir un sub filtro de los que ya tenemos

creados (vea el apartado B7 para crear sub filtros). Al hacer clic en este botn aparecer la pantalla para que podamos elegir el sub filtro requerido y adicionarlo al filtro general del sistema (1). Para ver los detalles de la pantalla de insercin consulte el apartado B7 numeral 6. Cuando seleccionamos ms de un sub filtro para crear nuestro Filtro General del sistema aparece la pantalla adjunta, la misma que nos solicita que indiquemos qu operador de unin de sub filtros usaremos; existe el operador Y y el operador O; presionemos el operador necesario o el botn Cancelar de la pantalla del ejemplo. Para mayor detalle de los operadores de unin consulte el apartado B7 numeral 4 donde se muestra el uso correcto de los mismos.

3. Botn Limpiar Filtro General. Elimina el filtro general del

sistema y nos permite crear uno nuevo. 4. Botn Editor de Sub Filtros. Nos permite crear nuevos

sub filtros si es que no tenemos los necesarios. Para mayor detalle vea el apartado B7. 5. Activar Filtro General. Marcando esta casilla activamos el filtro general del sistema, de

esta manera todos los reportes/consultas incluirn los filtros seleccionados. 6. Botn Aceptar. Acepta los cambios realizados en el filtro general del sistema y sale de

esta pantalla. 7. Botn Cancelar. Sale de esta pantalla ignorando los cambios realizados en el filtro

general del sistema.

9 B11 EDICION DE VARIABLES PREDEFINIDAS A partir de la versin 2.2 de MasterCont se ha incorporado al sistema el uso de variables predefinidas. Una Variable predefinida es un valor que el usuario crea en el sistema y que puede ser utilizado luego en la creacin de Plantillas Contables (vea el men Movimientos, opcin Editor de Plantillas Contables) y en la creacin de Formularios de Datos (vea el men Movimientos, opcin Editor de Formularios). Al utilizar variables predefinidas en lugar de valores numricos constantes tenemos la ventaja de que si el valor de la variable es cambiado, ya no tendremos que cambiar todas las plantillas y ni todos los formularios de datos que utilicen sta; simplemente cambiamos el valor de la variable en el editor que aparece adjunto a estas lneas y automticamente MasterCont cada vez que se utilice las plantillas contables y/o formulario de datos tomar el nuevo valor de la variable con el consiguiente ahorro de tiempo. Por ejemplo, tenemos una plantilla contable que nos genera un asiento de compras, en versiones anteriores para calcular el IGV del asiento debamos utilizar una frmula similar a la sgte.: VALOR DE VENTA * 0.19; si utilizramos variables predefinidas la frmula (segn el ejemplo del grfico) sera: VALOR DE VENTA * (la variables predefinidas deben ir entre signos: ). Para el uso de variables predefinidas consulte el men Movimientos y las opciones Plantillas Contables y Editor de Formularios.

Descripcin: 1. Nombre. Ingrese el nombre de la variable que va a crear; si desea modificar ingrese el

nombre de la variable y presione el botn [Aceptar]. 2. Grupo. Ingrese o seleccione de la lista, si lo desea, un grupo donde desea guardar esta

variable. En el ejemplo la variable IGV1 se registra en el grupo IMPUESTOS donde estn todas las variables correspondientes a clculo de impuestos pagados a contribuciones.

3. Notas. Ingrese, si lo desea, las notas de ayuda de la variable; por ejemplo qu es lo que hace o qu representa.

4. Valor Numrico. Si est creando una variable numrica (como en nuestro ejemplo) ingrese el valor de dicha variable; en el ejemplo es 0.18.

5. Valor de Cadena. Puede crear variables de tipo cadena; es decir cuyo resultado sea un texto; as por ejemplo, podra crear la variable CPC y cuyo valor sea Jos Medina.

6. Botn Limpiar. Este botn est desactivado cuando estamos ingresando una nueva variable predeterminada; se activa cuando modificamos los datos de alguna variable ya registrada. Permite limpiar los datos contenidos en la pantalla sin guardar la informacin en la base de datos.

7. Botn Eliminar. Este botn est desactivado cuando estamos ingresando una nueva variable predeterminada; se activa cuando modificamos los datos de una variable ya registrada. Permite eliminar una variable de la base de datos.

8. Botn Aceptar. Este botn tiene dos modos de actuar: Aceptar. Luego de Ingresar el nombre de la variable como dato mnimo, se agrega

dicha variable en la base de datos. Pero si el nombre de dicha variable ya existe el sistema recupera los datos de esta variable para que puedan realizarse los cambio deseados, luego este botn cambia su descripcin a Grabar y se activan los botones Limpiar y Eliminar


9. Botn Salir. Sale de esta pantalla sin guardar los datos que se estn realizando. 10. Botn Insertar Variable. Nos permite abrir una variable ya creada para su modificacin

correspondiente. Luego de presionar este botn aparece una pantalla donde debemos elegir la variable que deseamos abrir.

11. Botn Listado. Haga clic en este botn para obtener un listado de todas las variables predefinidas creadas en el sistema con toda informacin correspondiente.

Uso de las Variables

Para tener una idea ms clara sobre el uso de las variables pre

definidas podemos

observar el editor de

plantillas contables.

Fjese que en la frmula de la plantilla para calcular el IGV

de una compra; en lugar de utilizar una constante numrica (19) se utiliza la variable IGV; recordemos que para que MasterCont reconozca una palabra como variable sta debe estar entre signos . En nuestro ejemplo la variable IGV posee el valor de 19; si el valor del IGV (Impuesto a las ventas) se modificara, po ejemplo a 18%, simplemente utilizaramos el Editor de variables y modificaramos el valor de la variable correspondiente; como resultado de esto tendramos que sin mayor esfuerzo nuestra plantilla contable (la de nuestro ejemplo generara un asiento de compra de mercadera gravada con IGV del 18%). El grfico de nuestro ejemplo pertenece a una porcin del Editor de Plantillas Contables; para mayor informacin del mismo revice el men Movimientos opcin Editor de Plantillas Contables.

9 B12 AGENDA DEL SISTEMA MasterCont incorpora una muy til agenda, con ella Ud. podr planificar su trabajo de tal manera que pueda tener siempre presente sus citas, fechas importantes, mensajes a otros usuarios, o a nivel de empresa; adems de contar con la posibilidad de agregar a sus mensajes la privacidad que crea conveniente.

Descripcin: 1. Cronologa (Calendario). Este pequeo calendario mensual nos permite navegar entre

las diferentes fechas; bien en las listas de meses y aos o directamente en el calendario haciendo clic en el da que deseamos cambiar.

2. Cronologa (Opciones).

Opcin Todos. Permite visualizar Todos los mensajes que estn en la lista Mensajes (6); excepto los que tienen carcter de Privados y que no pertenecen al usuario que est utilizando la Agenda.

Opcin Calendario. Permite visualizar slo los mensajes pertenecientes a la fecha que est indicando actualmente el calendario (1); excepto los que tienen carcter de Privados y que no pertenecen al usuario que est utilizando la Agenda.

Opcin Desde el...: Permite visualizar slo los mensajes cuya fecha de alerta es a partir de la fecha que se ingresa en el campo adjunto a este tem; excepto los que tienen carcter de Privados y que no pertenecen al usuario que est utilizando la Agenda.

3. Slo Importantes. Muestra los mensajes que tienen el atributo de Importantes. 4. Slo Empresa Actual. Muestra los mensajes que fueron creados slo para la empresa

actual. 5. Slo Usuario (Nombre de Usuario). Muestra slo los mensajes creados por el usuario

actual; en nuestro ejemplo mostrar slo los mensajes que fueron creados por el usuario USER1.

6. Lista Mensajes. Nos muestra todos los mensajes creados en la Agenda de acuerdo a las caractersticas elegidas por el usuario (opciones 2,3,4,5).

7. Botn Fecha. Haga clic en este botn si desea ordenar los mensajes por fecha de alerta.

8. Botn Ttulo. Haga clic en este botn si desea ordenar los mensajes por orden alfabtico.

9. Botn Detalles. Muestra los detalles del mensaje que elegimos en la lista mensajes (7) tales como contenido y datos de creacin del mismo. (Vea el apartado B11 numeral 4)

10. Botn Eliminar. Permite borrar un mensaje de la agenda; elija el mensaje de la lista de mensajes (7) y presione este botn. Si el mensaje posee un Password de seguridad debe ingresarlo para acceder a su eliminacin.

11. Botn Modificar. Nos permite modificar el mensaje seleccionado de la lista (7). Para mayores detalles consulte el paso N 14 de este apartado.


13. Botn Nuevo. Permite crear un nuevo mensaje en la agenda. Los puntos del mensaje a describir son los sgtes: A. Alcance. Aqu le

indicamos al sistema si el mensaje ser a nivel del sistema (mensaje general) o a nivel de la empresa actual (mensaje especfico de la empresa). Si hace ms especficos sus mensajes podr manipular con ms facilidad los mismos

B. Importancia. Podemos indicar si el mensaje tiene mucha importancia (Alta) o normal; si elegimos importancia alta se activa el punto C. Slo los mensajes importantes se muestran al inicio del sistema.

C. Cuando un mensaje es de importancia Alta ste se muestra al iniciar MasterCont o al presionar la tecla F8 que sirve para que el sistema nos muestre los mensajes importantes para el da de hoy; podemos aqu indicarle a MasterCont que nos muestre el mensaje con n das de anticipacin a la fecha del mismo (D). Si nos fijamos en el ejemplo, se ha ingresado 10 das, lo que significa que MasterCont nos avisar sobre este mensaje desde el 22 de enero.

D. Ingrese la fecha en que se realizar el contenido del mensaje. E. Puede agregar una clave de acceso al mensaje; de tal manera que slo los usuarios

que conozcan dicha clave puedan acceder a los detalles del mismo. F. Ingrese el ttulo de su mensaje; muchas veces el ttulo ser suficiente para indicarle

a Ud. algo importante. G. Ingrese el contenido del mensaje; este campo no es necesario, selo cuando desee

detallar aspectos del mensaje. H. Si activa este tem (como en el ejemplo) slo Ud. podr ver el mensaje que est

creando; Mensaje Privado le da la oportunidad de crear mensajes que slo tienen importancia para Ud. de esta manera puede tener una agenda ms personal.

I. El botn Guardar guarda el mensaje que ha creado. J. El botn Cancelar sale de esta pantalla sin guardar el mensaje.

9 B13 MENSAJES IMPORTANTES PARA HOY. Nos permite visualizar en pantalla todos los mensajes importantes para el da de hoy. Esta tarea puede realizarse presionando la tecla F8. Adems los mensajes importantes aparecen como la pantalla de inicio al ingresar a MasterCont; si no hubiera mensajes importantes simplemente no aparece. Descripcin: 1. Mensajes. Aqu se

nos muestran todos los mensajes importantes para el da de hoy. Recuerde que los mensajes que tienen el atributo de Privados (Vea el apartado B10 punto 14 para mayor descripcin) slo pueden ser visualizados por el usuario que los cre.

2. Slo creados por [USER1]. USER1 es el nombre del usuario en el ejemplo grfico. Cuando activa este tem MasterCont muestra slo los mensajes creados por el usuario actual.

3. Slo la Empresa Actual. Al activar este tem MasterCont nos muestra los mensajes creados especficamente para la empresa en la que estamos trabajando Combinacin de Opciones. Puede combinar ambos tems (2 y 3) para mostrar slo los mensajes creados por el usuario actual y para la empresa actual.

4. Botn Detalles. Nos permite visualizar la pantalla con los detalles del mensaje elegido, como se aprecia en el grfico adjunto.

5. Botn

Continuar. Presione este botn para salir de la pantalla despus de examinar los mensajes importantes.

9 B14 CALCULADORA. MasterCont permite el uso de una pequea calculadora para realizar operaciones bsicas; el uso de la calculadora es factible desde cualquier punto del sistema presionando la tecla F9.

Descripcin: 1. Panel de Resultados. Panel donde se muestran los nmeros que estamos procesando y

los resultados de las operaciones. 2. Botones de la Calculadora. Son aquellos que realizan las operaciones que el usuario

desea. Estos son reemplazados por las teclas de su teclado, las que son: Teclas Funciones [ Esc ] Salir de la Calculadora [ 0-9 ] Nmeros del 0 al 9. [ . ] Punto Decimal [ D ] Doble cero 00 [ C ] Blanquear total, Inicia operacin. [ E ] Blanquea nmero actual. [ S ] Cambiar signo a Resultado (+/-) [ + - / * ] Operaciones Bsicas (Suma-resta-divisin-multiplicacin) [ = ] Igualdad [ Enter ] Igualdad [ < ] (Retr) Borrar dgito [ F12 ] Ayuda rpida.

3. Wincha Virtual. Nos muestra todas las operaciones de la calculadora.

Posicin de la Calculadora. Ud puede mover la calculadora por la pantalla de su pc. y la siguiente vez que acceda a la calculadora sta aparecer en la ubicacin donde Ud. la dej la ltima vez.

9 B15 FONDO GRAFICO DEL SISTEMA. Nos permite, esta opcin, modificar el fondo grfico del sistema. A partir de la versin 4.0 esta opcin permite seleccionar un grfico diferente para cada usuario; de esta manera cada uno de ellos podr tener de fondo de pantalla el grfico que desee; esta opcin slo tiene el objetivo de personalizar MasterCont al gusto del cliente.

Descripcin: 1. Grfico Actual. Este grfico corresponde al grfico actual que hace de fondo del sistema. 2. Botn Elegir un Grfico. Este botn nos permite buscar un grfico de alguna unidad

disponible (Disco duro, disco flexible, la red, etc) y elegir el grfico que se desee haga como fondo del sistema. Una vez que elige el grfico, ste se muestra en la pantalla (1).

3. Botn Cambiar. Realiza el cambio del grfico que ha seleccionado (2). 4. Botn Salir. Sale de esta pantalla.

MENU EMPRESA El men Empresa permite al usuario agregar informacin de uso exclusivo para la empresa actual; tales como Plan de cuentas, Tareas contables, Grupos, centros de costos, etc. Adems de informacin adicional de la empresa. Para revisar cada una de sus opciones guese de la letra del men (C) y del nmero de la opcin; por ejemplo, para obtener informacin acerca de la opcin Tipos de Operaciones de la Empresa busque el apartado C8 ms adelante en este manual del usuario.

9 C1 INFORMACION DE LA EMPRESA. Nos permite acceder a la informacin general de las empresa; es decir, a sus datos generales tales como RUC, razn social, direccin etc. Puede optar por presionar la tecla [F5] en cualquier parte del sistema para acceder a esta informacin. 9 C2 MAPEO. El mapeo es un procedimiento por el cual averiguamos el avance del trabajo en la empresa actual; aqu podemos visualizar todas las tareas contables y los meses correspondientes y el nmero del ltimo asiento generado en cada tarea; si no se hubiere ingresado informacin aparece un guin indicndolo (-). Por ejemplo en Mayo y en la tarea de Compras se han realizado 3 asientos; como se muestra en el ejemplo grfico inferior.

9 C3 CAMBIAR MES DE TRABAJO.

Esta opcin cambia el mes de trabajo de la empresa; de esta manera clasificamos la informacin por el periodo al que le corresponde. Elija el mes en la lista Mes, el ao de trabajo no puede ser cambiado en esta opcin; luego el botn [Aceptar]; caso contrario presione el botn [Salir] para salir de esta pantalla. MasterCont selecciona la informacin mensual de acuerdo a este dato; los editores de asientos respectivos (compras, ventas, caja) poseen rutinas de validacin de las fechas respectivas; por ejemplo en el editor de compras no podemos registrar un documento que corresponde a un mes posterior al mes actual de trabajo.

9 C4 CREAR/CAMBIAR AO DE TRABAJO. Cuando deseemos cambiar el ao de trabajo de la empresa actual utilizamos esta opcin. Descripcin: 1. Ao. Ingrese el ao de

trabajo al que desea cambiar. Si este periodo de trabajo no existe MasterCont crear el nuevo periodo y todos los archivos necesarios para el funcionamiento del sistema.

2. Copiar a Nuevo Periodo. Cuando el ao de trabajo es nuevo seleccionamos los datos que deseamos que MasterCont copie desde el presente ao; de esta manera podemos ahorrar tiempo para no digitar nuevamente esta informacin en el nuevo ao a crear. Por ejemplo si queremos copiar los datos de los proveedores, clientes, etc. Debemos marcar el item Datos Personales y MasterCont copiar las tablas necesarias al nuevo ao que crear.

3. Botn Aceptar. Permite hacer efectivo el cambio de periodo (O la creacin del ao; segn sea el caso)


9 C5 TAREAS CONTABLES. En MasterCont una de las principales divisiones funcionales se denomina Tareas Contables; stas representan un tipo de operacin contable general; as existen 6 Tareas Contables predefinidas, stas son: Inventario Inicial (INV), Compras (COM), Ventas (VTA), Caja (CJA), Ajustes por Inflacin (ACM) y Transferencias (TRA), sta ltima funcional slo para el mdulo MasterKard (Control de inventarios); estas Tareas Contables predefinidas no pueden ser ni modificadas ni eliminadas del sistema debido a que cada una de ellas contiene rutinas u operaciones relacionadas; por ejemplo, la Tarea Compras (COM) est conectada el Registro de Compras (vea el Men Reportes opcin Registro de Compras, la Tarea Ajustes por Inflacin (ACM) est conectada con la rutina de Ajustes Automticos por Inflacin (Vea el men Movimientos, opcin Ajustes por Inflacin), y as sucesivamente. Cada documento que se registra en el sistema tiene un origen y debe ser contabilizado en su Tarea correspondiente, de esta manera, los documentos de compras deben registrarse en la Tarea Contable Compras; los documentos de ventas en la Tarea Contable Ventas y as segn la naturaleza del documento. Si ud. deseara registrar otro tipo de documentos que no representan ninguna de las tareas predefinidas, puede crear nuevas tareas; por ejemplo, si quisiera registrar el asiento contable de la planilla de haberes de la empresa puede crear una Tarea Contable llamada planillas y registrar ah el respectivo asiento. Recuerde que mientras ms Tareas Contables posea de mejor manera podr realizar sus anlisis respectivos de cuentas. Descripcin: 1. Cdigo. Ingrese el

cdigo de la tarea que va a crear; si va a modificar alguna tarea ingrese el cdigo y luego presione inmediatamente el botn Aceptar (7). El cdigo de la Tarea Contable nos servir para codificar e identificar los documentos que registraremos; de esta manera los documentos de compras que, por lgica, sern contabilizados en la tarea de Compras tendrn un cdigo que empezar con COM; como ejemplo al registrar el primer documento de compras del mes de enero tendramos un cdigo sgte: COM-01-00001. Las tres primeras letras corresponden a la tarea (COM = Compras), los 2 nmeros siguientes corresponden al nmero del mes de registro (01 = Enero) y finalmente las cinco ltimas cifras correspondes a un nmero correlativo que nos indica el orden de los documentos ingresados (00001 = Documento N 00001 registrado).

2. Nombre. Ingrese el nombre de la tarea que desea crear. En nuestro ejemplo deseamos crear una Tarea Contable para registrar todos los ajustes generales por lo tanto se le ingresa en nombre general de Ajustes Contables.

3. N de Orden.Este corresponde al orden en que el Asiento Resumen de esta Tarea ser impreso en el libro Diario; por ejemplo, la Tarea Contable de Inventario Inicial ser el primer asiento que ser impreso en nuestro libro Diario, por ello debe tener el nmero de orden N 1.

4. Desactivar esta Tarea. Si desactivamos la Tarea Contable no se podrn registrar ms asientos en la respectiva Tarea; sta simplemente no aparecer en la lista de Tareas disponibl

Manual Master Cont 4 0

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