Directiva N -2011-ED Normas para el uso del Sistema de Informacin de Apoyo a la Administracin Documental y de Archivo SINAD Anexo N II

SSIISSTTEEMMAA DDEE IINNFFOORRMMAACCIINN DDEE AAPPOOYYOO AA LLAA

AADDMMIINNIISSTTRRAACCIINN DDOOCCUUMMEENNTTAALL YY DDEE AARRCCHHIIVVOO

MANUAL DE USUARIO-MONITOREO Y CONTROL VERSION 3.5

2

CONTENIDO

1. OBJETIVOS DEL SISTEMA ................................................................................................................... 3

2. ALCANCE DEL SISTEMA ...................................................................................................................... 3

3. DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA .......................................................................................... 4

4. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES .................................................................................................. 5

5. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA........................................................................................................ 5

6. ACCESO AL SISTEMA ............................................................................................................................ 6

7. MDULOS DEL SISTEMA ..................................................................................................................... 7

7.1 GENERALIDADES .................................................................................................................................. 7

7.2 MDULO AUDITAR USUARIOS ........................................................................................................... 8

7.3 MDULO CONSULTA DE EXPEDIENTES CON PLAZOS VENCIDOS ......................................... 12

7.4 MDULO CONSULTA DE EXPEDIENTE PROCESADOS POR ESPECIALISTAS - CONSULTA

DE EXPEDIENTES PROCESADOS POR ESPECIALISTAS ......................................................................... 15

7.5 MDULO MONITOREAR MOVIMIENTOS NO ADECUADOS DE LAS OFICINAS -

MONITOREAR MOVIMIENTOS NO ADECUADOS DE LAS OFICINAS ................................................... 18

7.6 MDULO MONITOREAR EL USO DEL SISTEMA - MONITOREAR EL USO DEL SISTEMA ... 20

3

1. OBJETIVOS DEL SISTEMA El Sistema de Informacin de Apoyo a la Administracin Documental y de Archivo SINAD tiene

como objetivo principal apoyar a la gestin documental del Ministerio de Educacin y sus

dependencias donde sea implementando, permitiendo acceder a la informacin de tiempo real para

usuarios y el pblico a travs de un portal web.

2. ALCANCE DEL SISTEMA A nivel general, el sistema SINAD " Sistema de Informacin de Apoyo a la Administracin

Documental y de Archivo SINAD, comprender los siguientes mdulos funcionales dependiendo

del tipo de usuario:

Monitoreo y Control

Monitoreo y Control

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3. DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA El Sistema de Informacin Nacional de Apoyo a la Administracin Documental y de Archivo brinda

informacin oportuna de las transacciones realizadas en MINEDU, tambin contiene informacin de

las entidades involucradas en estas operaciones as como acceso rpido y sencillo a esta

informacin, dividido en los siguientes mdulos de acuerdo a los privilegios asignados:

Mdulo de Gestin: El mdulo de gestin, permitir soportar los procesos

correspondientes a la administracin documental, desde el registro del expediente o solicitud y su derivacin a la oficina destino hasta el registro de la respuesta respectiva y las interacciones con el rea de Archivo Central y el rea de Actas y Certificados. Expedientes: Permitir gestionar el registro de los expedientes tanto internos como externos, la recepcin y atencin de los expediente en las oficinas destino, as como el registro de la respuesta respectiva.

Mdulo de Archivo Central: Permitir gestionar las solicitudes sobre lectura,

bsqueda o copia de resoluciones y/o antecedentes al rea del Archivo Central. Tambin permitir asignar a los responsables (tcnicos archiveros) para dar atencin y respuesta a las solicitudes.

Mdulo de Actas y Certificados: Permitir gestionar las solicitudes de visacin y

expedicin de certificados de estudios, convalidacin y revalidacin de estudios, expedicin de constancias y copias de actas promocionales al Archivo de Actas y Certificados. Tambin permitir asignar a los responsables (tcnicos archiveros) para dar atencin y respuesta a las solicitudes.

Mdulo de Consultas y Bsquedas: Permitir obtener la informacin de la situacin

actual del expediente consultado. Tambin permitir visualizar el seguimiento del expediente.

Mdulo de Control y Monitoreo: Permitir realizar labores de supervisin del

proceso que siguen los expedientes dentro de las oficinas, as como las acciones realizadas por los diferentes usuarios involucrados. Tambin permitir generar reportes de consulta y estadsticos.

Mdulo De Administracin: Este mdulo permite la configuracin de usuarios,

mantenimiento de tablas maestras, permisos, roles, privilegios.

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4. DEFINICIONES Y ABREVIACIONES La terminologa y abreviaciones utilizadas en el documento se detallan en el documento anexo

Glosario de Trminos.

5. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

Administrador General

MDULO DESCRIPCIN

Monitoreo y Control

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6. ACCESO AL SISTEMA

1. Ingreso al Portal de Intranets de SINAD

7

7. MDULOS DEL SISTEMA 7.1 GENERALIDADES

1. El sistema est dividido por mdulos y cada mdulo por diferentes opciones, que abrirn las

pginas o formularios para el registro de datos respectivo dependiente del tipo de usuario

que inicie la sesin.

8

7.2 MDULO AUDITAR USUARIOS

En este mdulo describe detalladamente la bsqueda de usuarios.

Paso 1: Ingresamos al mdulo auditar usuarios:

- El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona Auditar

Usuarios del mdulo MONITOREO Y CONTROL

9

Paso 2: Para realizar la bsqueda de usuarios se deber ingresar por lo menos un parmetro

de bsqueda.

- Ingresar Oficina

- Ingresar Fecha inicio

- Ingresar Fecha fin

- Seleccionar usuario

- Seleccionar tabla

- Nmero Expediente

Paso 3: Se da click en el botn

De acuerdo a los parmetros ingresados para la bsqueda, se muestra a continuacin el

resultado de la bsqueda

10

Paso 4: El usuario selecciona un registro y presiona el botn

11

El sistema muestra el detalle del usuario:

12

7.3 MDULO CONSULTA DE EXPEDIENTES CON PLAZOS VENCIDOS

En este mdulo describe detalladamente la bsqueda de expedientes con plazos vencidos.

Paso 1: Ingresamos al mdulo auditar usuarios:

El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona consulta de expedientes con plazos vencidos del mdulo MONITOREO Y CONTROL

Paso 2: Para realizar la bsqueda de expedientes con plazos vencidos se deber ingresar por

lo menos un parmetro de bsqueda.

- Estado: [Todos], [Abierto] [Cerrado]

- Fecha: [Desde] y [Hasta]

- Oficina

13

Paso 3: Se da click en el botn

De acuerdo a los parmetros ingresados para la bsqueda, se muestra a continuacin el

resultado de la bsqueda

Paso 4: El usuario selecciona un registro y presiona el botn

14

El sistema muestra el detalle del expediente:

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7.4 MDULO CONSULTA DE EXPEDIENTE PROCESADOS POR ESPECIALISTAS - CONSULTA DE EXPEDIENTES

PROCESADOS POR ESPECIALISTAS

En este mdulo describe detalladamente la bsqueda de expedientes procesados por

especialistas

Paso 1: Ingresamos a la consulta de expedientes procesados por especialistas:

- El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona

Consulta de Expedientes procesados por especialistas del mdulo MONITOREO Y

CONTROL

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Paso 2: Para realizar la bsqueda de expedientes procesados por especialistas se deber

ingresar por lo menos un parmetro de bsqueda.

- Ingresar Oficina.

- Seleccionar especialista.

- Ingresar fecha inicio.

- Ingresar fecha fin.

17

Paso 3: Se da click en el botn

De acuerdo a los parmetros ingresados para la bsqueda, se muestra a continuacin el

resultado de la bsqueda.

18

7.5 MDULO MONITOREAR MOVIMIENTOS NO ADECUADOS DE LAS OFICINAS - MONITOREAR

MOVIMIENTOS NO ADECUADOS DE LAS OFICINAS

En este mdulo describe detalladamente la consulta de movimientos no adecuados de las

oficinas

Paso 1: Ingresamos al monitoreo de movimientos no adecuados de las oficinas:

- El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona

Monitorear Movimientos No Adecuados de las Oficinas del mdulo MONITOREO

Y CONTROL

Paso 2: Para realizar la consulta de movimientos no adecuados de oficina se deber ingresar

por lo menos un parmetro de bsqueda.

- Seleccionar tipo de trmite.

- Ingresar fecha inicio.

- Ingresar fecha fin

19

Paso 3: Se da click en el botn

De acuerdo a los parmetros ingresados para la bsqueda, se muestra a continuacin el

resultado de la bsqueda

20

7.6 MDULO MONITOREAR EL USO DEL SISTEMA - MONITOREAR EL USO DEL SISTEMA

En este mdulo describe detalladamente la consulta de uso del sistema

Paso 1: Ingresamos al monitoreo de uso del sistema:

- El usuario ingresa al sistema con el nombre de usuario: ADMIN. Selecciona

Monitorear el uso del sistema del mdulo MONITOREO Y CONTROL

Paso 2: Para realizar la consulta de uso del sistema se deber ingresar por lo menos un

parmetro de bsqueda.

- Ingresar fecha inicio.

- Ingresar fecha fin

- Seleccionar proceso

- Especialista.

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Paso 3: Se da click en el botn

De acuerdo a los parmetros ingresados para la bsqueda, se muestra a continuacin el

resultado de la bsqueda