Manual Multitarea. Formula sapiens
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Emilio Solís
Adictos a la multitarea
¿Podemos hacer más de una
tarea a la vez?
El cerebro es monoteísta
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Nuestro cerebro trabaja en modo
secuencial
¿Somos más efectivo cuando alternamos tareas?!
“Efecto Stroop” – Interferencias en el tiempo de reacción a la hora de realizar
una tarea
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Executive Control in Cognitive Process Task SwitchingRubinstein JS, Meyer DE y Evans JE
Univeristy of Michigan (2001)
Executive Control in Cognitive Process Task SwitchingRubinstein JS, Meyer DE y Evans JE
Univeristy of Michigan (2001)
1 – Implantación de nuevas metas y objetivos
2 – Activación de las reglas necesarias para llevar a cabo la tarea
¿Qué ocurre al iniciar una tarea? &*67)-8("6
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Observación directa...
* Aumento del t’ total
* El t’ se puede cuantificar
* Disminución de calidad
* Acumulación de errores
Resultados científicos...
* El t’ de reacción es mayor al alternar
* El t’ aumenta en tareas complejas
* El t’ aumenta si tengo que pensar
* Todos los t’ se suman
* El % de errores aumenta
Clave
Enfoca
Horario* Localiza tus momentos de máx. productividad
* Vigila el tiempo invertido
* Deja t’ para imprevistos
* Resume y pídelo
Tareas* Divide y vencerás
* Identifica que haces en cada momento
* Registra para después
* Utiliza la regla de los 2’
Entorno* Avisa a tus compañeros
* Educa y respeta
* Elimina distracciones: tw, fb, wsp, mail...
* Resetea tu escritorio (los 2)
* “Todo se mueve”
* Decide tú
Tú* Objetivos diarios
* Dedica t’ al descanso
* Gratifícate
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1 - Elige la tarea
2 - Pon en marcha el timer a 25’
3 - Trabaja hasta que suene la alarma
4 - Descansa 5’ y empieza de nuevo
5 - Cada 4 veces, toma un largo descanso
Ideas...
No somos multitarea, OLVÍDALO!!
Gracias!Emilio Solís
@emi_sb
emi l io@got t ra in ing .es
10 Trucos para enfocarExisten técnicas que ayudan a mejorar la
capacidad de mantener voluntariamente la
atención en la actividad que se está realizando, te
proponemos algunos consejos de sentido común
que están al alcance de todo el mundo:
1. Define tus objetivos de cada día. Es
mucho más fácil concentrarse en las
tareas cuando se tiene en mente el por
qué de cada cosa. Utilizar una método
organizativo como GTD es altamente
recomendable.
2. Divide cada actividad en pequeñas
tareas. Tener un plan de acción te ayudará
a empezar y completar cada tarea.
Además, saber en todo momento cómo
vas con respecto a tu plan te motivará para
continuar concentrado.
3. Descubre cuáles son tus momentos.
Normalmente, se tiene un nivel alto de
energía y concentración al principio del
día, y luego éste va disminuyendo. Pero no
todos funcionamos igual. Si además
trabajas en casa, tus circunstancias
pueden ser muy diferentes. Descubre
cómo funcionas y establece tus rutinas
conforme a ello. Deja las tareas repetitivas
para los momentos de menor energía.
4. Cuelga el cartel de “No Molestar”. Avisa
a tus colegas de la oficina, o a tu familia y
amigos, para que no te interrumpan en
ciertas franjas horarias. Edúcales para que
hablen contigo en el tiempo permitido, en
vez de interrumpir cada 10 minutos.
5. Elimina las distracciones. Silencia el
móvil, cierra el correo electrónico y las
redes sociales. Si trabajas con un
ordenador, cierra todas las aplicaciones
que no necesitas y trabaja a pantalla
completa para no distraerte.
6. Organiza tus descansos. Si una tarea
lleva mucho tiempo, descansa de vez en
cuando y recarga las pilas. Si trabajas
sentado, aprovecha ese tiempo para andar
y moverte.
7. Regálate una recompensa cada vez que
logres uno de tus objetivos. Dedica un
tiempo ahacer cosas que te gusten, lee las
noticias o tus blogs favoritos, juega a algo,
vete a hablar con alguien.
8. Crea un entorno adecuado. Mantén tu
mesa de trabajo limpia y ordenada, y
elimina todo aquello que pueda distraerte.
Ten al alcance de la mano todo lo que
puedas necesitar (incluso una botella de
agua) para disminuir las posibilidades de
interrumpir lo que estás haciendo. Si
trabajas sentado, disponer de una buena
silla es imprescindible. Si trabajas en un
sitio ruidoso, ponte unos auriculares y
escucha música que no te distraiga, o
unos tapones para los oídos, si la música
también te molesta.
9. Come de forma equilibrada. Además de
ser bueno para tu salud, comer las
cantidades necesarias y suficientes te
ayudarán a ser más productivo. Cuando
tienes hambre es realmente difícil estar
concentrado en algo (yo soy incapaz), y si
comes demasiado te entrará sueño.
10. Duerme lo necesario. Además de
repercutir negativamente en la salud, la
falta de descanso afecta a nuestra claridad
d e p e n s a r y, p o r l o t a n t o , a l a
productividad.
Vía http://www.organizartemagazine.com
w w w . g o t t r a i n i n g . e s
Ponerse en modo hacer y terminar¿Sabes cuál es el día de mayor productividad en las empresas? El día antes de irse de vacaciones. Todo el mundo quiere “cerrar temas” antes de irse y se pone a trabajar como un poseso. Ese día, en el que a veces sólo se trabaja por la mañana, eres capaz de cerrar frentes que llevaban abiertos semanas, terminar tareas complejas, enviar propuestas, escribir emails que tenías pendientes, tomar decisiones, completar documentos, ponerte de una vez con tareas procrastinadas e incluso desatascar algún problema de un compañero.
Ese día, tal vez por el desayuno, es uno de los más productivos en el trabajo: te llegan las horas que tienes, además avanzas un montón y te sientes bien contigo mismo. ¿Y por qué no actuamos así siempre?
Porque cuando tenemos tiempo de sobra la mente se relaja (se descuida), llama a la puerta de los malos hábitos, descuida la organización, cae en la improvisación, se deja llevar por distracciones, admite y recibe cualquier interrupción... pierde eficacia. Y luego nos lamentamos amargamente porque nunca nos llegan las 8 horas.
Esto es falso. Las 8 horas del día siempre llegan. De hecho sobran. Porque nuestro problema no es el tiempo que tenemos sino lo que hacemos con él. Y si no, prueba a hacer este ejercicio que a mí hace tiempo que me cambió la forma de trabajar y la forma en la que veo el tiempo de trabajo.
Imagina el día que tienes muchas cosas por delante. Cuando vayas de camino al trabajo mentalízate de que ese día sólo tienes tres horas de trabajo. Sí, sólo tres. Tienes tres horas para hacer todo lo que te habías propuesto:
* ¿Abrirías el Email nada más empezar?
* ¿Con cuántas tareas te pondrías a la vez?
* ¿Pedirías concentración a los que te rodean?
* ¿Qué tarea elegirías para empezar?
* ¿Abrirías tu lector de feeds?
* ¿Te darías una vuelta por tus redes sociales?
* ¿Te meterías en la primera reunión que te propusieran?
* ¿Abrirías skype o el messenger al empezar?
* ¿Te pondrías a descargar cosas o “mariposear” online?
* ¿En qué momento harías las tareas manuales o las rutinarias?
* ¿Cómo actuarías con las llamadas al teléfono fijo o móvil?
* ¿Dejarías el Email abierto para chequearlo cada cinco minutos?
Recuerda, sólo tienes tres horas y mucho trabajo por delante. En cuanto te fuerzas a p e n s a r a s í t u a c t ú a s d e u n m o d o completamente distinto:
1. Te pondrás el sombrero de “cerrar puertas abiertas”
2. Harás antes y mejor las tareas importantes.
3. Disfrutarás luego de tiempo extra para el resto de cosas.
Cuando piensas así tu mente se pone en modo Hacer-y-Terminar y avanzas por tus tareas con una eficacia y resolución que te sorprenderá. Del mismo modo que un viernes o el día antes de vacaciones te fuerzas a ti mismo a cerrar temas. Y lo consigues.
Por Berto Pena
www.thinkwasabi.com
Consultoría, formación y teambuilding www.gottraining.es