NET CLINICAS

SOFTWARE DE GESTION DE CLINICAS

DISTRIBUIDOR AUTORIZADO

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www.netclinicas.com.mx

ÍNDICEPrimeros pasos

Configurar la aplicación

Fichero de personal

Gestión de accesos

Fichero de pacientes

Como añadir una cita, visita.

Fichero de titulares

Fichero de mutuas

Fichero de proveedores

Agendas

Tipos de agenda

Configurar la agenda

Gestión de Ingresos

Grabar gastos

Realizar una factura

Gestión y cobros de facturas

Anticipos, abonos

Presupuestos

Generar un presupuesto

Facturar a partir de un presupuesto

Configuración

Conceptos de las facturas

Editor de cuestionarios

Año contable

Cuenta bancaria de la clínica

Configurar el programa en red

Realizar copias de seguridad

Primeros Pasos

Este programa está protegido por las leyes de derechos de autor y

otros tratados internacionales.

La reproducción o distribución de forma ilícita de este programa, o de

cualquier otra parte del mismo, está penada por la ley con severas

sanciones civiles y penales y será objeto de todas las acciones

judiciales que correspondan.

NetClinicas está desarrollado con tecnología Windows, soporta todas

las versiones actuales de este sistema operativo. Los requisitos

mínimos para funcionar son los siguientes:

Sistema Operativo Windows.

1 GB de memoria Ram.

Pentium 1300 Mhz o superior.

Configurar la aplicación

Antes de empezar a trabajar con la aplicación debemos configurar los

datos de la clínica, para ello pulsa configuración -> configurar la

clínica Desde esta pantalla introduce todos los datos de la empresa

(Cif, nombre, dirección, teléfono, fax y logotipo), además puede

indicar si desea utilizar la misma numeración independientemente de

la serie de facturación. Una vez configurada la aplicación puede

empezar a funcionar. NetClinicas se caracteriza por la facilidad de uso,

se basa en un sistema de pantalla ágil, visual y muy cómodo.

La mayoría de las pantallas disponen del siguiente navegador para acceder a los datos:

Fichero de personal, profesionales

NetClinicas permite gestionar los distintos profesionales que trabajan

en la clínica, almacenando la información más importante de los

mismos, además es posible otorgar a cada profesional un acceso

restringido al sistema, dependiendo de los privilegios de acceso.

Para acceder al fichero de personal debe entrar en el menú ficheros ->

fichero de personal

Desde esta pantalla podemos introducir los datos referentes al

profesional de la

clínica, tanto personales como profesionales.

Se puede seleccionar varias especialidades para cada profesional, las

distintas especialidades se pueden configurar en el apartado tablas

auxiliares -> Tipo de especialidades.

Una vez grabado el registro puede otorgar los distintos privilegios de

acceso que este profesional tendrá en el sistema, para acceder a la

gestión de privilegios debe entrar en el menú Ficheros -> Gestión de

acceso de usuarios. Desde esta pantalla podemos marcar y desmarcar

los derechos que deseamos dar al profesional, los distintos derechos

de accesos son:

1. Usuario administrador: Marcando esta opción el usuario tiene

acceso a todas las opciones del programa.

2. Ver solo su agenda: El usuario solo podrá ver su agenda,

quedando automáticamente ocultada la agenda del resto de usuarios.

3. Ocultar pacientes: No tendrá acceso a los distintos pacientes del

sistema

4. Ocultar datos del personal: Se restringe el acceso al fichero de

usuarios.

5. Ocultar datos de los titulares: Se deniega el acceso al fichero de

los titulares.

6. Ocultar proveedores: Se restringe el acceso a los proveedores de

la clínica.

7. Ocultar privilegios de accesos: El usuario no tiene derechos a

ver o cambiar los distintos privilegios de los usuarios.

8. Ocultar configuración de agendas: Se prohíbe al usuario el

poder modificar la configuración de las distintas agendas.

9. Ocultar grabar datos: Se restringe el acceso a la grabación de

facturas de gastos

10. Ocultar control de facturas: El usuario no puede ver las

distintas facturas generadas a pacientes.

11. Ocultar entregas a cuenta: Se restringe el acceso para poder

grabar entregas a cuentas y abonos.

12. Ocultar generar facturas: Prohibición de facturar a los

pacientes.

13. Ocultar presupuesto: Se restringe el acceso al módulo de

presupuesto, tanto a la generación como a la aprobación.

14. Ocultar tablas auxiliares: Se deniega el acceso a todas las

opciones del programa incluidas en el menú Tablas Auxiliares.

15. Ocultar configuración: Se restringe el acceso a la configuración

del programa

Además de los distintos privilegios de accesos a las distintas secciones

del programa, es posible definir un nombre de usuario y contraseña

para poder acceder al sistema.

Como medida de seguridad existe una clave de modificación de datos,

de esta forma si alguien intenta modificar los derechos de acceso

debe conocer dicha clave.

Fichero de pacientes

Desde el fichero de pacientes podemos almacenar y consultar los

distintos datos de los pacientes, además de poder añadir las distintas

visitas.

Para acceder a los pacientes debe entrar en el menú Ficheros ->

Fichero de pacientes, accederá a la siguiente pantalla:

Entre los datos más importantes de esta ventana destaca:

1. Los datos personales del paciente.

2. Cuenta bancaria, se utiliza en los casos en los que los pacientes

pagan por domiciliación bancaria.

3. Datos profesionales del paciente.

4. Mutua, se utiliza en los casos en los que una aseguradora se hará

cargo de la facturación del paciente.

5. Titular, persona o sociedad distinta del paciente que abonará el

importe de las facturas.

Podemos realizar consultas en la base de datos de los pacientes

mediante la lupa situada en la parte superior de la ventana, o en la

pestaña Listado de pacientes.

Desde la pestaña Visitas/Historial Clínico accede al histórico de

visitas e historial clínico del paciente.

Para añadir una nueva visita debe pulsar el botón nueva visita situado

en la pestaña Visitas/Historial Clínico

Una vez dentro de la ventana de citas e historiales debemos ir

rellenando las distintas secciones de la misma, recorriendo las

distintas pestañas.

Los datos más importantes que se pueden almacenar de una visita

son los siguientes:

a. Datos propios de la visita como el paciente, fecha y hora, motivo de

la visita, fecha, personal de la clínica que realiza la visita.

b. Datos de la anamnesis, exploración del paciente, calculo B.M.I.

Orientación diagnóstica, pruebas complementarias.

c. Completo control evolutivo del paciente.

d. Datos sobre el tratamiento actual y pasado.

e. Medicación.

f. Elaboración de cuestionarios.

g. Grabación de resultados de pruebas médicas.

h. Gestión de antecedentes.

i. Resumen general del historial clínico.

El modelo de la visita se puede adaptar y configurar por la clínica, es

posible diseñar distintos modelos de cuestionarios y pruebas médicas,

adaptándolas al tipo de servicio que ofrece la clínica, de esta forma el

programa se puede adaptar dependiendo del tipo de clínica. Los

modelos de cuestionarios se configuran desde Tablas Auxiliares ->

Editor de cuestionarios.

Una vez rellenado los distintos apartados de la cita podemos imprimir

un resumen de la misma, con la impresora situada en la parte superior

de la ventana.

Fichero de Titulares

Los titulares son personas físicas o sociedades a los que se le emitirá

la facturación de algunos pacientes, por ejemplo un padre será el

titular de su hijo menor de edad, el paciente es el hijo pero la

facturación se emite a nombre del padre (titular).

NetClinicas permite gestionar el fichero de titulares con todos los

datos necesarios, tanto personales como datos bancarios para poder

realizar los cargos de las facturas por domiciliación bancaria.

Para acceder al fichero de titulares debe entrar en el menú Ficheros

-> Fichero de Titulares.

Fichero de Mutuas (ASEGURADORAS)

La facturación de los pacientes se puede cargar a una aseguradora

conocida con el termino técnico MUTUA, es posible realizar cargos y

remesas bancarias para cobrar la facturación a las mutuas, tanto en

efectivo como por domiciliación bancaria.

Para acceder al fichero de mutuas debe entrar en la opción Ficheros -

> Fichero de Mutuas.

Los datos principales que podemos almacenar de las distintas mutuas

son los siguientes:

1. Datos generales, como el nombre, cif, dirección, teléfonos, etc.

2. Datos bancarios, cuenta de bancaria donde se realizan los cargos

de

las distintas facturas.

3. Datos referentes a la forma de pago, domiciliación, transferencia,

metálico.

Recordatorio: En la ventana de pacientes se indica quién es el

principal pagador de la facturación de ese paciente, los pagadores

pueden ser: El propio paciente, un titular o una Mutua.

Fichero de proveedores.

NetClinicas dispone de un fichero general de proveedores, donde es

posible almacenar los distintos proveedores de la clínica, para acceder

al fichero de proveedores debe entrar en el menú Ficheros ->

Fichero de proveedores.

En esta ventana podremos almacenar la información general de cada

proveedor, además de los datos bancarios y de contacto.

Agendas

Es posible definir distintos tipo de agendas, separándolas por

especialidades, box, personal del centro, etc. Esto permite disponer de

una agenda totalmente personalizada por la clínica.

El acceso a la configuración de la agenda se puede restringir mediante

los privilegios de acceso de los usuarios.

Para configurar una agenda debe seguir los siguientes pasos:

1. Definir los tipos de agenda: Es posible distinguir y separar las

distintas agendas, por ejemplo se puede crear una agenda para

cada especialidad de la clínica (fisioterapia, odontología, etc.), para

crear un nuevo tipo de agenda debe entrar en el menú Agendas -

> Tipo de Agendas.

2. Alta de agendas: Una vez creado los distintos tipo de agendas,

puede dar de alta las distintas agendas que necesite, dentro de cada

agenda puede seleccionar los profesionales de la clínica que desea

incluir dentro

de esa agenda. De esta forma un profesional puede estar incluido

dentro de varias agendas.

Para dar de alta una agenda debe acceder desde el menú Agendas -

> Alta de agendas.

También puede indicar los tipos de visitas incluidos en dicha agenda,

de esta forma puede crear una agenda para curación, otra para

revisión, etc.

3. Acceso a las agendas: Una vez creadas las agendas puede

acceder a

las mismas desde el menú Agendas -> Agendas

Desde esta pantalla puede dar de alta las distintas citas, o consultar

las citas ya existentes.

Para localizar las citas de un determinado día puede pulsar sobre el

calendario situado a la derecha de la ventana, automáticamente el

programa muestra todas las citas del día seleccionado.

La visualización de los días es configurable por el usuario mediante la

siguiente barra de herramientas:

Pulsando en los distintos botones podemos cambiar la configuración

de la agenda, permitiendo que nos muestre los datos de un día,

semana, mes, año.

Para añadir una nueva cita en la agenda debe pulsar con el botón

derecho del ratón encima de la franja horaria sobre la que quiere

grabar la cita.

De esta forma se despliega un menú con varias opciones,

seleccionamos la opción primera y pasamos automáticamente a la

siguiente pantalla.

Es posible definir varias opciones dentro de una cita, entre las

principales destacan:

a. Datos del paciente, fecha y hora.

b. Tipo de visita

c. Recordatorio, si selecciona esta opción el programa le avisará

cuando llegue el momento.

d. Repetición, podemos indicar que esta cita se va repetir en otras

ocasiones, por ejemplo todos los lunes, cada 10 días, durante los

próximos 2 meses, los martes de las próximas 5 semanas, estas

opciones siempre son configurables por el usuario.

e. Duración estimada de la cita.

Para pasar una cita de la agenda al sistema de visitas, debe pulsar

sobre la cita

con el botón derecho del ratón

De esta forma se despliega un menú, mediante el cual es posible

realizar la

acción requerida.

Grabar gastos

NetClinicas dispone de un completo módulo de gastos, con él podrá

llevar un control total de los diferentes movimientos de la clínica.

Desde aquí se añaden los distintos gastos (facturas recibidas) y se les

aplican los pagos.

Para acceder a este módulo debemos pulsar en el menú Gestión de

ingresos

-> Grabar gastos.

Las principales tareas que podremos realizar son las siguientes:

Grabar las facturas de gastos.

Dar como pagadas las distintas facturas de gastos de la clínica.

Anular los pagos de las facturas de gastos.

Realizar una factura

Los módulos de facturación del programa permiten emitir y consultar

las facturaciones a los pacientes. Es importante mencionar que este

modulo solo sirve para controlar los PAGOS, realizados por los

pacientes, pero NO ES UN SISTEMA DE FACTURACION

ELECTRONICA AUTORIZADO POR EL SAT. Los conceptos de las

facturas se pueden configurar y adaptar dependiendo del tipo de

clínica. Para definir los distintos conceptos que se pueden facturar a

los pacientes debe acceder a Tablas Auxiliares -> Conceptos y

artículos. Los conceptos los puede agrupar por familias y tipos.

Para facturar a un paciente debe seguir los siguientes pasos:

1. Debe acceder a la pantalla de generación de facturas, desde el

menú Gestión de Ingresos -> Realizar una factura.

Desde esta pantalla puede indicar los campos necesarios para realizar

la factura, entre los campos principales destacan:

a. Nombre del paciente.

b. Pagador de la factura.

c. Los conceptos que componen la factura, recuerde que estos

conceptos se pueden definir y configurar en el programa desde la

opción a Tablas Auxiliares -> Conceptos y artículos.

Una vez rellenado los campos debe pulsar el botón grabar, de esta

forma la factura queda grabada en el sistema. De forma automática el

programa le solicitará confirmación para dar como pagada la factura e

Imprimirla.

Cuando se trate de facturar a una mutua, el programa permite

agrupar todas los tratamientos en una sola factura.

Los formatos de las facturas también se pueden diseñar por el usuario,

de esta forma puede adaptar la factura a su gusto.

Gestión y cobros de facturas

Todas las facturas emitidas a los pacientes se pueden consultar en el

control de facturas.

Además de consultar las facturas es posible imprimirlas y realizar el

pago de las

mismas o aplicar una devolución bancaria.

Para imprimir basta con pulsar el botón de la impresora situado en la

parte

superior derecha.

Las facturas se visualizan en pantalla en distintos colores,

dependiendo de su

estado, el significado es el siguiente:

Negro: Factura pagada.

Roja: Factura pendiente de pago.

Azul: Factura devuelta por el banco.

Verde: Factura dada de baja.

Para dar el pago a una factura debe pulsar el botón y

automáticamente se desplegará un menú mediante el cual podrá

aplicar el pago. Desde ese mismo menú es posible realizar una

devolución bancaria de la factura o anular el pago de la misma.

Si necesita cambiar la domiciliación a una factura ya generada

dispone de una opción, pulsando el botón accederá a una pantalla

desde donde es posible añadir o modificar la cuenta de domiciliación

de la factura.

Anticipos, abonos

El sistema de anticipos permite a un paciente aportar una entrega a

cuenta para pagar las futuras facturas, es muy útil en los casos de

abonos.

Para acceder al sistema de anticipos debe entrar en el menú Gestión

de Ingresos -> Entregas a cuenta. Una vez grabada la entrega a

cuenta, cuando se genere una factura a nombre del paciente el

programa le indicará automáticamente si desea pagar la factura con el

importe aportado en el anticipo.

Siempre podrá consultar el estado de las entregas a cuenta

entregadas por los pacientes, y conocer el saldo de cada una de las

entregas a cuenta.

Como generar un presupuesto

El sistema de presupuestos le permite generar todo tipo de

presupuestar los servicios a los pacientes, una vez que el presupuesto

es aceptado podemos realizar una factura a partir de dicho

presupuesto.

Todos los presupuestos generados en el sistema se almacenan en el

fichero de presupuestos, desde esa pantalla es posible aceptar los

presupuestos para generar la correspondiente factura.

Para crear un nuevo presupuesto debe acceder al módulo de

generación, desde el menú Presupuestos-> Crear un

presupuesto.

Para añadir los conceptos al presupuesto debe pulsar el botón , y

se desplegará una lista con todos los conceptos que hemos definido

previamente en la tabla de conceptos. La tabla de conceptos se define

desde la opción tablas auxiliares -> Conceptos y artículos.

En cada línea de conceptos que se añade al presupuesto dispone de

un campo concepto, por ejemplo si es una clínica dental puede añadir

en observaciones el

número de la pieza dental sobre la que se realiza el trabajo.

Una vez confeccionado el presupuesto debe pulsar el botón grabar

para almacenar el registro. El formato de impresión de los

presupuestos se puede diseñar por el usuario, de esta forma puede

adaptarlo a las necesidades de la clínica.

Una vez que el presupuesto es aceptado por el paciente, puede

proceder a generar la correspondiente factura, para ello debe acceder

al módulo de presupuestos, desde el menú Presupuestos ->

Fichero de presupuestos de observaciones, donde puede incluir

información adicional sobre ese

En esta pantalla están todos los presupuestos generados en el

sistema, los pendientes de aceptar por el paciente se muestran en

color rojo, y los aceptados en color negro.

Para aceptar un presupuesto debe pulsar el botón

Configuración del sistema

Conceptos de las facturas

Cuando se genera un presupuesto o una factura, los conceptos se

seleccionan a partir de una lista, dicha de conceptos se puede crear

desde la opción Tablas Auxiliares -> Conceptos y Artículos.

Los conceptos los podemos agrupar por familias y subfamilias,

además es posible indicar si el concepto es de compra, venta o

ambos.

Editor de cuestionarios

Los cuestionarios de las citas clínicas se puede adaptar por el usuario,

de esta forma es posible adaptarlo a las necesidades especificas de

cada clínica.

Los cuestionarios los podemos dividir en grupos, es útil para poder

listar las distintas pruebas médicas por tipo de dolencia, por ejemplo

cuestionarios del grupo “rodilla” mostraría todos los cuestionarios

referentes a pruebas de rodilla.

Para editar los cuestionarios debe acceder al módulo de diseño desde

la opción Tablas auxiliares -> Editor de cuestionarios

Año contable

Es necesario indicar cada año el nuevo ejercicio contable, esto se

utiliza para volver a comenzar la facturación por la factura número 1.

Para cambiar el ejercicio contable debe acceder al menú

Configuración -> Año contable

Cuenta bancaria de la clínica

Los pagos realizados en el sistema, se “abonan” en este número de

cuenta, para configurar la cuenta bancaria de clínica debe acceder

desde Configuración -> Cuenta bancaria de la clínica.

Configurar el programa en red

NetClinicas dispone de un gestor de base de datos multiusuario con

posibilidad de conectar distintos equipos entre sí. Permite conectar

computadoraes de una red local e incluso computadoraes que se

encuentren en redes distintas, o sea permite conectar computadoraes

que estén en una misma oficina e incluso computadoraes que estén

situados en distintas oficinas sin importar la distancia entre estas. La

siguiente figura muestra un sistema Cliente – Servidor, la base de

datos está situada en el servidor, los clientes deben estar

configurados para que puedan leer la dicha base de datos. La

configuración de la red en NetClinicas es muy sencilla.

Pasos a Seguir:

1º Instalamos la aplicación NetClinicas en el computadora servidor.

2º Instalamos la aplicación NetClinicas en los computadoraes clientes.

3º En el servidor debe compartir la carpeta \netclinicas en modo

lectura/ escritura.

Posteriormente tendremos que configurar la base de datos en las

computadoras clientes, pulsamos en el menú Utilidades ->

Configurar modo Red. (de la computadora cliente).

La instalación es muy sencilla, únicamente deberemos escribir el

nombre del computadora servidor donde está instalado el programa,

para verificar que el nombre es correcto pulsamos conectar. Una vez

verificado el nombre del servidor pulsa el botón grabar para

almacenar los cambios.

Una vez realizado este proceso, tenderemos configurado el equipo

para trabajar en red.

Realizar copias de seguridad.

El sistema dispone de un control de copias de seguridad, de esta

forma puede recuperar la información en cualquier momento. Si tiene

el programa configurado en red debe realizar las copias de seguridad

siempre en el computadora servidor. Para realizar una copia de

seguridad debe acceder desde la opción Utilidades -> Realizar

copia de seguridad.

Para cargar una copia de seguridad realizada previamente, debe

acceder desde la opción Utilidades -> Restaurar copia de

seguridad.