MANUAL ÚNICO DE RENDICIÓN DE CUENTAS DEL MUNICIPIO DE · Ley 1757 de 2015, por la cual se dictan...
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MANUAL ÚNICO DE RENDICIÓN DE CUENTAS DEL MUNICIPIO DE ITAGÜÍ V2
Esta concepción de la rendición de cuentas está respaldada jurídicamente en el Artículo 48 de la Ley 1757 de 2015, por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática, que define la rendición de cuentas como:
El proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos, metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las entidades de la administración pública del nivel nacional y territorial y los servidores públicos informan, explican y dan a conocer los resultados de su gestión a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a los organismos de control, a partir de la promoción del diálogo.
La rendición de cuentas es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, así como la evaluación de la gestión (Artículo 48).
Por su parte, desde la política pública, en el documento CONPES 3654 de 2010, la rendición de cuentas, las organizaciones estatales y los servidores públicos enfrentan premios o sanciones por sus actos. Las instituciones públicas, organismos internacionales, los ciudadanos y la sociedad civil tienen el derecho de recibir información, explicaciones y la capacidad de imponer sanciones o premios, al menos simbólicos
La rendición de cuentas es una oportunidad para que la sociedad evidencie los resultados de la entidad de acuerdo con el cumplimiento de la misión o propósito fundamental, además, de la entrega efectiva de bienes y servicios orientados a satisfacer las necesidades o problemas sociales de sus grupos de valor. Así mismo, permite visibilizar las acciones que se desarrollan para el cumplimiento de los derechos de los ciudadanos y su contribución a la construcción de la paz.
Abordar la rendición de cuentas desde el enfoque de derechos humanos y paz modifica la forma de entender y llevar a cabo este proceso, así como el contenido de la información sobre la cual se rinde cuentas. Por ello, el enfoque de derechos humanos, exige que la rendición de cuentas se entienda como prácticas que:
Obligan a quienes ejercen autoridad a asumir la responsabilidad de sus acciones, así como a dar explicaciones justificarlas de acuerdo con las normas internacionales de derechos humanos.
Imponen a las autoridades medidas correctivas o sanciones ejecutorias si se considera que sus acciones han violado obligaciones de los derechos humanos.
Permiten que las personas excluidas puedan recurrir a mecanismos justos y transparentes para obtener reparación adecuada si sus derechos han sido violados. (ONU,2013, p. 15)
En este sentido, la rendición de cuentas basada en derechos humanos, también aporta a la construcción de paz, en tanto esta, en su sentido amplio y profundo, es el resultado de transformaciones económicas, políticas, sociales, el reconocimiento de la pluralidad y, por supuesto, el respeto de la autonomía en las decisiones sobre la vida del territorio y la transformación pacífica de los conflictos.
Se rinden cuentas para:
Informar y explicar la gestión realizada, los resultados y avances en la garantía de derechos, por los que la entidad trabaja, en lenguaje comprensible para establecer diálogos participativos entre las entidades del Estado y sus grupos de valor.
Evidenciar las múltiples acciones que desarrolla la entidad para cumplir su propósito fundamental (misión, razón de ser u objeto social), involucrando a los grupos de valor de manera corresponsable en el cumplimiento de la misma.
Innovar en ideas sobre el buen desarrollo de los objetivos de la entidad, y la toma de decisiones, a partir del dialogo con los Grupos de valor.
Garantizar el derecho de la ciudadanía y la sociedad civil a pedir cuentas, en ejercicio del centro social a la gestión pública.
Garantizar el derecho de la ciudadanía y la sociedad civil a pedir cuentas como un ejercicio de control social a la gestión pública.
Cumplir con la responsabilidad del Estado de rendir cuentas, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 50 de la Ley 1757 de 2015.
QUÉ ES Y QUÉ NO ES LA RENDICIÓN DE CUENTAS
LA RENDICIÓN DE CUENTAS ES: LA RENDICIÓN DE CUENTAS NO ES:
Un proceso que se basa en la interrelación del Estado- ciudadano.
Una audiencia o un evento aislado que se da una vez al año.
Una relación que promueve la representación de quienes
históricamente queda excluidos por razones de género, etnia, clase o cualquier tipo de discriminación.
Un evento al que solo asisten servidores
públicos y el equipo que llevó a cabo el informe de rendición de cuentas.
La presentación de informes y generación de diálogos en
lenguaje claro y comprensible para los grupos de valor.
La presentación de informes en un lenguaje
técnico y poco comprensible al ciudadano.
Promover acciones colectivas y de diálogo con base en la información sustentada en la realidad de cada
momento del ciclo de la gestión pública.
Un informe que omite los incumplimientos o dificultades que se hallaron y solo da cuenta de
lo que se ha cumplido.
Un proceso articulado con el control social, disciplinario,
político y fiscal que implica reconocer el rol del ciudadano en la gestión pública y viceversa.
Información institucional únicamente en la
página web sin utilizar otros mecanismos de acceso y diálogo sobre la información.
Un proceso participativo y de aprendizaje continúo. No
hay fórmulas únicas, se requiere innovar para cada vez hacerlo mejor.
Un proceso desarticulado y repetitivo que se
efectúa para cumplir con las normas son mayores consecuencias.
La capacidad como organismo público para responder a los ciudadanos y los compromisos asumidos.
Ausencia de compromisos y acciones de
mejora producto del diálogo con los grupos de interés.
Autoridades y entidades de la administración pública de La Rama Ejecutiva del Poder Público del nivel territorial: los gobernadores y alcaldes son responsables de liderar dicho proceso con el apoyo de sus equipos de gobierno, las secretarías de despacho, departamentos administrativos y entidades descentralizadas, distintas de las empresas industriales, y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta que desarrollen actividades comerciales en competencia.(Parágrafo del artículo 50, Ley 1757 de 2015)
¿QUIÉNES RINDEN CUENTAS?
Las siguientes autoridades y entidades deben atender los lineamientos metodológicos establecidos en el Manual único de rendición de cuentas:
Entidades que aplican el Manual
Orden Nacional
Autoridades y entidades de la administración pública de la Rama Ejecutiva del Poder Público a nivel nacional: ministros, directores de departamentos administrativos, superintendentes, directores, gerentes y presidentes de entidades descentralizadas.
Municipios, departamentos y distritos
Según el parágrafo del Artículo 50 de la Ley 1757 de 2015, deben rendir cuentas las autoridades
y entidades de la administración pública de la Rama Ejecutiva del Poder Público del nivel territorial: los gobernadores y alcaldes son responsables de liderar dicho proceso con el apoyo de sus equipos de gobierno, las secretarías de despacho, departamentos administrativos y entidades descentralizadas, distintas de las empresas industriales, y comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta que desarrollen actividades comerciales en competencia.
Las corporaciones públicas de elección popular
Según el Artículo 59 de la Ley 1757 de 2015, las Juntas Administradoras Locales, los Concejos
Municipales y las Asambleas Departamentales a través de sus presidentes deberán elaborar
anualmente un Plan de Acción de Rendición de Cuentas, cumpliendo con los lineamientos del Manual Único de Rendición de Cuentas.
Entidades que deben atender las recomendaciones del Manual Único de Rendición de Cuentas:
La Rama Legislativa
Según el artículo 48 de la Ley 1757 de 2015, la Unidad Coordinadora de Atención al Ciudadano del Congreso de la República dispondrá de la información sobre la gestión de los congresistas, de su asistencia a las sesiones de comisiones y plenarias, del sentido de sus votaciones y de sus iniciativas legislativas y de control político presentadas.
La Rama Judicial
Corte Suprema de Justicia, el Consejo de Estado, la Corte Constitucional y el Consejo Superior de la Judicatura.
¿QUIÉNES PIDEN CUENTAS?
Órganos de control
Realizan un control horizontal institucional al ejercicio del poder público, de acuerdo con sus facultades legales: Procuraduría General de la Nación, Defensoría del Pueblo, Personerías Municipales, Contraloría General de la República y contralorías Departamentales y Municipales, cuya función es la vigilancia y control preventivo o de sanción.
La ciudadanía
En ejercicio del poder ciudadano y el derecho a vigilar la gestión pública, los ciudadanos realizan el control social de forma individual o colectiva, a través de diversos mecanismos y acciones de participación.
Instancias de participación ciudadana
Las instancias de participación son espacios de interlocución permanente con diferentes niveles de influencia de la ciudadanía en la administración, respecto a temas específicos de la gestión pública; las cuales han sido creadas por una norma nacional, regional o local (por ejemplo: veedurías ciudadanas, o consejos territoriales de planeación, entre otros). Desde estas instancias se realiza la petición de cuentas sobre temas generales y algunas contemplan la función de control y seguimiento.
Los medios de comunicación
El periodismo de investigación puede actuar como una fuerza que a través de la información controla, los eventuales abusos de poder. La prensa puede realizar monitoreo especial al gobierno local, mediante reportajes y la difusión de información pública en temas de interés ciudadano.
Control político
Las corporaciones públicas (Congreso de la República, Asambleas Departamentales, Concejos Municipales, Juntas Administradoras Locales) realizan un control horizontal a otros organismos del Estado de la rama ejecutiva; este control es de naturaleza política y se ejerce a través de la citación, las audiencias y la censura si hubiere lugar a ella.
Cooperantes
La gobernanza incorpora varios actores que apoyan y cooperan en la gestión pública como organismos internacionales o financiadores privados.
¿CUÁNDO SE RINDE CUENTAS?
Se rinde cuentas todo el tiempo porque es un proceso permanente que obliga a las entidades del Estado a responder a los interesados por las obligaciones orientadas a la garantía de derechos y el cumplimiento de los fines del propio Estado. Por tanto, durante todo el ciclo de la gestión pública, cada entidad debe desarrollar acciones encaminadas a configurar la rendición de cuentas como un proceso permanente.
La rendición de cuentas, entendida como proceso, va más allá de la programación de eventos aislados, y obliga a las autoridades públicas y los servidores a formular una estrategia con actividades permanentes para informar y explicar sus actuaciones, así como escuchar y dialogar con los grupos de valor para mejorar la gestión pública.
Por tanto, las acciones formuladas en la estrategia de rendición de cuentas, entendidas como uno de los procesos que debe propiciar cada entidad pública para facilitar la participación de los ciudadanos en su gestión, debe incluirse en la planeación institucional, según lo establece el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, en el marco del Plan de Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
En este sentido, el artículo 52 de la ley 1757 de 2015, plantea que: "Las entidades de la
Administración Pública nacional y territorial, deberán elaborar anualmente una estrategia
de Rendición de Cuentas, cumpliendo con los lineamientos del Manual Único de Rendición
de Cuentas, la cual deberá ser incluida en el Plan Anticorrupción y de Atención a los Ciudadanos".
¿QUÉ MARCO NORMATIVO SOPORTA LA RENDICIÓN DE CUENTAS?
La Constitución Política adoptó la democracia participativa contemplando la oportunidad de
controlar el ejercicio del poder por los ciudadanos. Por ello, los gobernantes deben abrirse a la
inspección pública y responder por sus actos.
De acuerdo con los principios y derechos constitucionales, el poder puede ser controlado por los
ciudadanos, entre otros a través del derecho a: la participación (artículos 2, 3 y 103), a la
información (artículos 20, 23 y 74), a la participación en el control del poder político (artículo 40),
así como del derecho a vigilar la gestión pública (artículo 270). (Constitución Política del Estado Colombiano, 1991)
Si bien, existe un marco normativo que ha ido desarrollándose en varios sectores sobre la
obligación del Estado a rendición de cuentas, a continuación, se presentan las normas generales
que rigen esta responsabilidad de las autoridades públicas.
Ley 152 de 1994. Plan de Desarrollo: Art. 43. Informes del Gobernador o Alcalde
Ley 489 de 1998: Organización y funcionamiento de la Administración Pública
Ley 594 de 2000: General de Archivos
Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único
Ley 850 de 2003: Veedurías Ciudadanas
Ley 962 de 2005: Racionalización de trámites y procedimientos administrativos
Ley 1437 de 2011: Código de Procedimiento administrativo y de lo Contencioso Administrativo
Ley 1474 de 2011: Estatuto Anticorrupción
Ley 1551 de 2012: Nuevo Régimen Municipal
Ley 1712 de 2014: Transparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública
Ley 1757 de 2015. Dicta disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática.
Decreto 3851 de 2006. Organiza un sistema de aseguramiento de la calidad, almacenamiento y consulta de la información básica colombiana
Decreto 028 de 2008
Decreto 415 de 2016.
Decreto 126 de 2016.
Decreto 270 de 2017. Participación de los ciudadanos o grupos de interesados en la elaboración de proyectos específicos de regulación
Decreto 1499 de 2017
ELEMENTOS DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS
Cuáles son los elementos de la rendición de cuentas?
La rendición de cuentas de las entidades públicas debe cumplir con tres elementos centrales para garantizar la responsabilidad pública de las autoridades y el derecho ciudadano a controlar la gestión:
Información
Informar públicamente sobre las decisiones y explicar la gestión, sus resultados y los avances en la garantía de derechos.
Diálogo
Dialogar con los grupos de valor y de interés al respecto. Explicar y justificar la gestión, permitiendo preguntas y cuestionamientos en escenarios presenciales de encuentro, complementados, si existen las condiciones, con medios virtuales.
Responsabilidad
Responder por los resultados de la gestión definiendo o asumiendo mecanismos de corrección o mejora en sus planes institucionales para atender los compromisos y evaluaciones identificadas en los espacios de diálogo. También incluye la capacidad de las autoridades para responder al
control de la ciudadanía, los medios de comunicación, la sociedad civil y los órganos de control, con el cumplimiento de obligaciones o de sanciones, si la gestión no es satisfactoria.
Lo anterior debe presentarse en un lenguaje claro que garantice una comunicación comprensible
con los diferentes públicos. Los tres elementos señalados son constitutivos para la formulación
de las acciones que debe incluirse en la estrategia de rendición de cuentas de las entidades públicas.
Elementos de la rendición de cuentas
Copiado del MARC V2
¿Por qué sin información no hay rendición de cuentas?
El punto de partida para la rendición de cuentas es la información, entendida, de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1712 de 2014 como el conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento generado, adquirido, transformado o controlado por las entidades públicas y demás sujetos obligados de la Ley 1712 de 2014. Se informa para compartir y transmitir datos, con el fin de que la ciudadanía reciba, procese, comprenda, analice, evalúe, reaccione y formule sus propuestas.
El termino de información es definido en el COMPES 3654 (2010.p.14) “la disponibilidad,
exposición y difusión de datos, estadísticas, documentos, informes, etc., sobre las funciones a cargo de una institución o servidor, durante todo el ciclo de la gestión pública”
En Colombia, la Constitución Política Nacional y la Ley de Transparencia y acceso a la
información (Ley 1712/2014) establecen que el acceso a la información sobre la gestión pública es un derecho de todos los ciudadanos.
Tipos de transparencia en el nivel Consolidación
Tipo de trasparencia
Descripción AlcanceAlcanceAlcance
Pasiva Se refiere al derecho ciudadano de acceder a la información pública a través de las solicitudes
de acceso a información que se pueden hacer ante los sujetos obligados, quienes deben
responder en un término de 10 días hábiles.
La Ley 1755 de 2015 regula el Derecho Fundamental de Petición, entre otras actuaciones, se podrá solicitar: el reconocimiento
de un derecho, (…) requerir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas,
denuncias y reclamos e interponer recursos.
Activa Los órganos de la administración
pública deben poner a disposición permanente de la ciudadanía la información relevante de manera
actualizada y detallada. Los sujetos obligados deben divulgar de forma proactiva en las
páginas web, carteleras y cualquier otro medio para que todo ciudadano pueda acceder a
la información pública.
La Ley 1712 de 2014 establece la información
mínima relacionada con cada entidad que se debe hacer pública. Para la rendición de cuentas se destaca: la descripción de su estructura
orgánica, funciones, presupuesto general, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto público, indicadores de desempeño,
plan de compras anual, contratación y contratos, el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, informes de gestión, evaluación,
entre otra.
Tipo de trasparencia
Descripción AlcanceAlcanceAlcance
Focalizada Se brinda información concreta
que busca resolver dudas específicas o necesidades particulares de los grupos de
valor. Las entidades deben adelantarse a la demanda ciudadana por información,
publicando, de forma proactiva, aquellos datos que son de su interés y que responden a sus
problemas.
Existen prácticas de transparencia focalizada
como las siguientes: mapa de regalías, vivienda programa Tasa al Ahorro Construyendo Sociedad –TACS-, Sistema Nacional de
Evaluación de Gestión y Resultados –Sinergia-, Mapa Social del Departamento de
Imagen MURC V2
En la estrategia de rendición de cuentas se debe identificar qué instrumentos y herramientas se
utilizarán para caracterizar el interés de los grupos de valor y de así generar, procesar y divulgar información necesaria.
Es necesario que en diseño de la estrategia se tengan en cuenta los siguientes atributos de la información pública:
Comprensible
Cuenta con un lenguaje y una presentación que facilitan su aprehensión
Actualizada
Comportamiento en tiempo real de los hechos que describe.
Oportuna
Se entrega a la ciudadanía en plazos convenientes.
Disponible
Es accesible a través de diversos medios.
Completa
Contiene todos los datos relevantes para los ciudadanos.
¿Por qué sin diálogo no hay rendición de Cuentas?
Dialogar en la rendición de cuentas es un acto de interlocución tanto público y presencial como virtual, en el cual se escucha y se intercambian opiniones entre la Administración y grupos de valor en los resultados de la gestión institucional, en una relación horizontal y abierta, que permite la pregunta, la explicación, la negociación, la crítica y la diferencia.
La rendición de cuentas supone responder y someterse a diversos tipos de control, en especial al control ciudadano; sin participación no hay rendición de cuentas, por lo tanto, el diálogo es un elemento fundamental. La forma de interactuar y dialogar con los grupos de interés es decisiva, a continuación, algunos elementos claves:
Imagen del MURC V2
Enfoque de paz en la rendición de cuentas
Imagen del MURC V2
De acuerdo con los planteamientos de Lederach (2017), la rendición de cuentas es la oportunidad de asumir la paz como construcción de prácticas y acciones humanas, individuales y colectivas enmarcadas en el diálogo, la negociación y la no violencia, así como “la pos ibilidad de construir las condiciones de caminar juntos hacia un reaprender a convivir en la diversidad.
Las entidades que sigan la ruta del nivel Consolidado, deben implementar escenarios de diálogo presencial, diversificados: como foros, mesas de trabajo, audiencias públicas participativas, ferias de rendición de cuentas, reuniones, etc. Esos espacios pueden complementarse a través de medios virtuales como chat, foros electrónicos, etc. Pero, lo virtual no sustituye lo presencial. Al señalar la necesidad de diversificar los escenarios, tal requerimiento parte, en primer lugar, de las necesidades propias de cada grupo de valor. Es así como se debe orientar cada espacio de acuerdo con el grupo de valor con el cual la entidad va a establecer diálogo presencial.
Se debe garantizar la efectiva participación de los grupos de valor en los escenarios de diálogo de rendición de cuentas por medio del diálogo colaborativo orientado a evaluar la gestión pública y desarrollar propuestas de mejora. Para implementar el diálogo colaborativo en la rendición de cuentas se requiere:
Imagen del MURC V2
¿Por qué sin responsabilidad no hay rendición de cuentas?
La responsabilidad se refiere a la capacidad de las entidades para aplicar correctivos y acciones
de mejora, asumir sanciones o premios como resultado del reconocimiento de diversos actores
institucionales o sociales en el marco de los avances y logros del proceso de rendición de cuentas.
Es el elemento que cierra el proceso de información y diálogo, generando aportes, alertas y acciones de mejora para incorporar los resultados de la rendición de cuentas a la gestión pública.
La responsabilidad contiene incentivos, pero no se reduce a aquellos
La consolidación de la cultura de la rendición de cuentas en las entidades requiere de incentivos
al servidor público y al ciudadano que orienten el esfuerzo de su comportamiento en el marco de
la garantía de derechos como horizonte mutuo de interés. No obstante, la responsabilidad hace
especial énfasis en la necesidad de que las instituciones cumplan con los compromisos
propuestos en los ejercicios de rendición de cuentas y tomen acciones correctivas para mejorar
la garantía de los derechos. Se debe ir más allá de los incentivos, se requiere garantizar un
compromiso institucional total con la consolidación de una incidencia efectiva de la participación ciudadana en los ejercicios de rendición de cuentas.
Algunos de los elementos de responsabilidad, para las entidades que se ubican en el nivel consolidado son:
Establecer las competencias de la entidad para poder asumir compromisos que atiendan
en forma directa o indirecta a la gestión ante los organismos que tienen la obligación de
atenderlos. Por ejemplo, aumentar los docentes: si soy una entidad certificada asumo el
compromiso directo; de lo contrario, asumo de manera indirecta referido a gestionar con
la entidad competente.
Asumir los errores y tomar acciones correctivas inmediatas, así mismo planear estrategia
de mejora para futuros escenarios parecidos.
Asumir compromisos entre los asistentes como resultado de todo espacio de diálogo.
Tener un control de los acuerdos o compromisos asumidos con los grupos de valor y
establecer responsables y tiempos.
Informar a los grupos de valor sobre los avances en el cumplimiento de los compromisos.
En caso de inviabilidad en su aplicación, justificar la situación.
Identificar la existencia de mecanismos de corrección de las acciones. Estimular e
incentivar el adecuado comportamiento de las partes involucradas en el proceso de
rendición de cuentas para garantizar posibles acciones de sanción simbólica.
Reconocer a los funcionarios públicos y actores interesados que aportan al proceso de
rendición de cuentas de manera significativa.
Desarrollar actividades de monitoreo y evaluación de la estrategia de rendición de
cuentas.
Articular el control social con los grupos horizontales. Por ejemplo: presentar los
resultados de las veedurías ciudadanas y las acciones correctivas a las auditorías de los
órganos de control.
Identificar tendencias en los riesgos para mitigarlos en el futuro.
Implementar un sistema básico de monitoreo y evaluación de la estrategia de rendición de cuentas.
La rendición de cuentas funciona mejor cuando está respaldada y articulada con los otros esquemas de control; al respecto señala “la acción ciudadana que tenga el respaldo de aliados gubernamentales dispuestos y capaces de involucrarse, o que haya forjado vínculos con otras acciones homólogas para ganar poder de negociación tiene muchas más posibilidades de luchar contra la impunidad.
Esta articulación aumenta la capacidad de controlar e imponer sanciones a quienes han transgredido sus deberes públicos. Por eso, es importante tener en cuenta que Colombia cuenta con diversos controles que son complementarios. La rendición de cuentas debe articularse con el control administrativo, político y social. En caso de ser necesario, se debe articular con el control disciplinario, fiscal y penal.
A continuación, se presenta un esquema que orienta la comprensión en torno a la articulación de la rendición de cuentas con los diferentes tipos de control:
Esquema de controles en Colombia
Tipo de control ¿Qué hace?
Entidad y/o actores que lo ejercen
Cómo se articula con la rendición de cuentas
Administrativo Verifica y evalúa todas las actividades de las entidades en el marco del ciclo de la gestión pública. Administra la información y los recursos articulados a dichas actividades de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas y en atención a las metas u objetivos previstos.
Entidades territoriales. Oficinas de control interno.
Con el establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades como insumo para el control interno. Es función de control interno evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que, en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente.
Tipo de control ¿Qué hace?
Entidad y/o actores que lo ejercen
Cómo se articula con la rendición de cuentas
Disciplinario Controla a los funcionarios que incurran en faltas disciplinarias en el desempeño de sus funciones. Adelanta las investigaciones cuando se presenten irregularidades en el manejo del patrimonio público.
Procuraduría General de la Nación.
Con el seguimiento al cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
Fiscal Vigila la gestión fiscal de la administración pública y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles. Aplica sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno.
Contraloría General de la República: control fiscal de los bienes y fondos del orden nacional. Contralorías departamentales y municipales: control fiscal bienes y fondos departamentales y municipales.
Desarrollo de control fiscal participativo. Se promueven espacios de deliberación pública (foros de interés ciudadano, audiencias públicas deliberativas, foros sectoriales y construcción de agendas ciudadanas para el control fiscal participativo) que pueden articularse a la rendición de cuentas.
Penal Investiga los delitos y acusa a los presuntos infractores ante los juzgados y tribunales competentes.
Fiscalía General de la Nación
Reporte de denuncias
Tipo de control ¿Qué hace?
Entidad y/o actores que lo ejercen
Cómo se articula con la rendición de cuentas
Político Ejerce control sobre el Ejecutivo y contribuye al mantenimiento del balance de poder entre las distintas ramas del poder público. Hace seguimiento al cumplimiento de las funciones de cada órgano a nivel de gobierno, para que, en ejercicio de tales funciones, se mantenga dentro de su esfera de competencia y asegure el acatamiento de sus facultades.
Congreso, Asambleas y Concejos
Exigir los informes escritos o citar a los secretarios de la alcaldía, directores de departamentos administrativos o entidades descentralizadas municipales, al contralor o al personero, así como a cualquier funcionario municipal, excepto el alcalde, para que en sesión ordinaria haga declaraciones orales sobre asuntos relacionados con la marcha del municipio. Cabildo Abierto Juzgar excepcionalmente a los funcionarios del Estado por responsabilidad política
Social Vigila la gestión pública y sus resultados de manera individual o a través de sus organizaciones, redes sociales e instituciones, esto es tanto un derecho como un deber de la ciudadanía.
Ciudadanos individuales y organizados Medios de comunicación Cooperantes
Son actores fundamentales en la petición de cuentas. Pueden sancionar de manera simbólica y/o presentar peticiones, denuncias, quejas y reclamos ante las autoridades competentes.
EL ENFOQUE DE DERECHOS HUMANOS Y PAZ EN LA RENDICIÓN DE CUENTAS
¿Por qué debo rendir cuentas con enfoque basado en derechos humanos y paz?
La ley 1757 de 2015 establece que las entidades deben rendir cuentas sobre la garantía de
derechos. Estos, definen sobre qué rendir cuentas, el contenido de la información, las explicaciones que deben brindar las entidades ante los interesados y la manera cómo debe llevarse a cabo el proceso de rendición de cuentas.
El enfoque basado en derechos humanos asume el marco conceptual de las normas nacionales y los instrumentos internacionales de los derechos humanos y que el Estado está orientado a la promoción y la protección de éstos.
Los derechos humanos son un ideal común por el que todos los pueblos y naciones deben
esforzarse, a fin de que tanto los individuos como las instituciones promuevan el respeto de los
derechos y libertades a todos los seres humanos, sin distinción alguna de raza, sexo,
nacionalidad, origen étnico, lengua, religión o cualquier otra condición ( ONU, Resolución 1948, p.71)
Por lo anterior, las entidades deben tener en cuenta que los derechos humanos son el propósito principal de la gestión pública y del Estado Social de Derecho.
El enfoque basado en derechos y el enfoque de paz se integran en los procesos de rendición de cuentas en la medida en que ambas orientaciones constituyen un marco de orientaciones para mejorar las condiciones de vida de la población. Por ello, se evidencia la importancia de rendir cuentas con enfoque de paz, pues implica la protección y garantía integral de los derechos humanos de todas las personas como requisito para llevar una vida digna y para garantizar el libre ejercicio de la participación ciudadana en los procesos de desarrollo derecho a la paz.
Rendición de cuentas con énfasis en enfoque basado en derechos humanos y paz
En el marco de los derechos humanos, contribuye a definir las responsabilidades sustantivas de los servidores públicos, al establecer obligaciones específicas por las que debe guiarse su conducta.
Los procesos eficaces de rendición de cuentas promueven el progreso institucional sistémico que crea condiciones que permiten el pleno disfrute de los derechos.
Los principios y mecanismos de los derechos humanos contribuyen a hacer cumplir la rendición de cuentas y a atender las reclamaciones de reparación adecuada.
Requiere la adopción de prácticas y procedimientos que obliguen a quienes ejercen autoridad, o a sus instituciones, a asumir la responsabilidad de sus acciones, y a dar explicaciones y a justificarlas ante quienes deben rendir cuentas, ateniéndose a las normas internacionales de derechos humanos.
Las normas de derechos humanos también definen las libertades y derechos que los servidores públicos deben respetar, proteger y garantizar, y sobre los que deben explicaciones a la ciudadanía y a toda otra persona que se vea afectada por sus decisiones.
Los principios de universalidad/ inalienabilidad, indivisibilidad, interdependencia e interrel ación, igualdad y no discriminación y participación e inclusión y rendición de cuentas, deben guiar toda la programación y orientar todo el ciclo de políticas y programas para el desarrollo.
Permite que las personas, que viven en la pobreza y que se han v isto privadas de su derecho a recurrir a mecanismos justos y transparentes, puedan hacer valer su reclamo contra las autoridades y obtener reparación adecuada si sus derechos han sido violados.
Permite rendir cuentas sobre los avances en el derecho al desarrollo.
¿Qué implica rendir cuentas con enfoque basado en derechos humanos y paz?
Implica atender los interrogantes sobre quién/quiénes participan, sobre qué y cómo se rinden cuentas
Sobre quiénes participan:
Vincular mediante la participación efectiva a todos las personas, especialmente a aquellos que históricamente han sido excluidos.
Si bien la participación debe ser amplia y para todos los sectores, debe tenerse en cuenta y vincularse de manera especial a los sujetos que son objeto de la acción pública de la respectiva entidad. Y de manera particular a los voceros o representantes de las organizaciones que los aglutinan.
Sobre qué se rinden cuentas:
Sobre cómo se articula la planeación y la gestión en la protección, promoción y garantía de los derechos humanos. Para determinar los contenidos sobre los cuales se rinde cuentas es necesario analizar:
“El esquema de deberes, obligaciones y responsabilidades que impone las normas de
derechos "humanos a todo el orden social: ¿quién es el titular?, ¿quién garantiza?, ¿quién
protege?"
La valoración de en qué medida los grupos de valor son sujetos de derechos y cuál es la
capacidad de las para asumir sus responsabilidades. Los derechos se buscan alcanzar con la gestión de la entidad que rinde cuentas.
Sobre el cómo de la rendición de cuentas
Los principios de los derechos humanos y la conceptualización de la paz, en un sentido amplio, establece que el proceso de rendición de cuentas debe ser participativo, inclusivo y responsable. Esto implica:
Cimentar las bases para que los actores incidan en la definición de horizontes del territorio,
hagan seguimiento a las políticas públicas, mitiguen riesgos de corrupción y generen
compromisos colectivos.
Asumir liderazgos que pasen de la queja – excusa a las propuestas.
Entender la rendición de cuentas como acto de humanización. Es decir, fomentar el
sentido de pertenencia, agudizar la capacidad de escucha, reconocer la situación del otro
y tener la iniciativa y mantener el diálogo desde la diversidad.
Rescatar las redes de relaciones y construcción de base social para la paz. La rendición de cuentas debe centrarse en la restauración y reconstrucción de las relaciones.
Sobre quiénes participan:
Implica vincular a todas las personas sujetos de derechos, especialmente a aquellos que históricamente han sido excluidos, garantizando la participación efectiva.
Si bien la participación debe ser amplia y para todos los sectores, debe tenerse en cuenta y vincularse de manera especial a los sujetos que son objeto de la acción pública de la respectiva entidad. Y de manera particular a los voceros o representantes de las organizaciones que los aglutinan.
Según la constitución de 1991, Colombia es un Estado Social de Derecho, es decir, las entidades del Estado se han creado para garantizar los derechos humanos de los colombianos.
En consecuencia, existe un círculo ejemplar de la rendición de cuentas. Si la rendición de cuentas ha de estar firmemente soportada en los derechos humanos, será necesario que los Estados demuestren que sus procesos de formulación y ejecución de las políticas se ajustan a lo que establecen los principios de derechos humanos. (Naciones Unidas, 2013, p.42)
Así, el contenido de la rendición de cuentas debe incluir información sobre:
Los derechos humanos a cargo de la entidad: la entidad debe identificar los derechos
que está obligada a respetar, proteger, garantizar o promover; asociarlos a los objetivos
e indicadores de desarrollo sostenible –ODS- y, así mismo, evidenciar con mediciones el
cumplimiento de los plazos y objetivos institucionales (misión de la entidad y derechos
asociados a la misma).. . Así mismo, se debe identificar, ¿cuáles derechos se buscan
alcanzar con la gestión de la entidad que rinde cuentas y si en efecto se ha logrado su
realización? Los resultados y procesos para el cumplimiento de su misión: la entidad debe rendir
cuentas sobre los esfuerzos realizados (procesos y resultados) y los recursos
encaminados a alcanzar los derechos humanos que están expresados tácita o
explícitamente en su misión. Por ello, deben demostrar que sus procesos de formulación
y ejecución de las políticas, planes, programas, proyectos o servicios, se ajustan a lo que
establecen los principios de derechos humanos. Las medidas frente a situaciones que pueden afectar la garantía de derechos en su
entidad: se rinden cuentas sobre las conductas públicas que afectan el respeto, garantía
y protección de los derechos humanos. Los Estados están obligados a respetar los
derechos humanos, protegerlos, adoptar acciones de prevención, investigación, sanción,
garantías de reparación y, promoción del disfrute de los DDHH a través de medidas
legislativas, administrativas, judiciales.
El cumplimiento de las condiciones: en la rendición de cuentas se debe informar y
dialogar sobre la cantidad de los bienes y servicios (asequibilidad) que se disponen; su
accesibilidad y adaptabilidad en tanto están disponibles para todos, y sobre sus
condiciones de calidad (adecuados). Es decir, sobre condiciones de cantidad, calidad,
pertinencia de los bienes y servicios mediante los cuales se da garantía de los derechos.
Por ejemplo, sobre el derecho a la educación se requiere no solo informar cuántas
personas acceden a la educación, también se debe informar sobre si todas las personas
pueden acceder y si esta es pertinente para la población y de calidad. La lucha contra la desigualdad o la discriminación: El Estado debe eliminar las
desigualdades entre los grupos sociales y las asimetrías de poder en el seno de las
sociedades y garantizar la igualdad sustantiva. Esto, fuertemente fundamentado en las
normas internacionales de derechos humanos. Por ejemplo, rendir cuentas frente a los
bienes y servicios, y los derechos garantizados de la población que han tenido un trato
diferente y perjudicial por motivos de raza, sexo, religión, condiciones vulnerables, entre otras.
Es muy importante poder evidenciar cómo la gestión pública mejoró, respetó, protegió y garantizó
los derechos humanos en las condiciones de vida las de las comunidades, especialmente, de los sectores más vulnerables.
¿Por qué se debe rendir cuentas desde el enfoque de paz?
La construcción de paz en el actual contexto colombiano requiere del mayor esfuerzo de las entidades públicas, líderes y organizaciones sociales, la empresa privada y en general de todos los colombianos, para poder transformar las prácticas económicas, sociales, culturales y políticas que la afectan.
En este sentido, se hace necesario definir acciones y procesos que permitan fortalecer las relaciones estado - ciudadano y acentuar la democracia y la transparencia. Uno de estos procesos es la rendición de cuentas, la cual debe ser pensada desde un enfoque de paz en tanto que:
a. Las acciones de las entidades estatales deben estar orientadas hacia la protección y
garantía de derechos de todas las personas.
b. Los planes, programas, proyectos, servicios y en general acciones que se implementen
con recursos públicos, deben garantizar una atención con un enfoque diferencial que
tenga en cuenta las particularidades de los territorios, de sus habitantes, de sus culturas
y costumbres y su autonomía.
c. Para que puedan participar de manera informada en los procesos públicos e incidir en la
toma de decisiones, las entidades deben plantear estrategias que permitan tanto el
fortalecimiento de sus capacidades como de la sociedad civil.
d. Se debe robustecer las bases para la inclusión de la ciudadanía en los presupuestos
participativos y fortalecer todas las acciones que garanticen la transparencia de la acción
gubernamental en la asignación de recursos, la formulación participativa de planes,
programas, proyectos.
¿Qué implica rendir cuentas desde un enfoque de paz?
La rendición de cuentas desde un enfoque de paz implica concebirla como un proceso
permanente de aprehensión por parte de las entidades y, de nuevas prácticas que permitan
acercarse a los ciudadanos y que ellos se acerquen a la institucionalidad. Involucra retomarla como proceso fundamental para la construcción de paz por medio de:
A. El fortalecimiento y la generación de espacios para el diálogo en los procesos de rendición
de cuentas que permita mayor interacción con la ciudadanía. Además establecer
estrategias para aumentar la participación ciudadana, por medio del cumplimiento de los
compromisos pactados en los escenarios de intercambio.
B. El reconocimiento de la pluralidad y respeto de la autonomía.
C. La determinación de diferentes alternativas para rendir cuentas no solo a nivel general,
sino de manera focalizada. Para esto, las entidades deben identificar los diferentes grupos
poblacionales, sus intereses, necesidades y tener en cuenta sus propuestas en la
implementación de planes, proyectos y programas orientados hacia la garantía y
protección de sus derechos.
D. La resolución no violenta de conflictos: estrategias dirigidas a todos los actores que
participan y/o deberían participar en los procesos de rendición de cuentas, para que se
construya mediante consensos y disensos.
E. La cualificación y el acompañamiento en los procesos de seguimiento y control a los
recursos estatales. Ya que con la incorporación rigurosa de prácticas e instrumentos que
mitiguen el riesgo de corrupción, se disminuyen las causas de conflictos entre Estado y
sociedad.
F. Definición de mecanismos que garanticen el conocimiento de la implementación de los
acuerdos de paz y un seguimiento riguroso por parte de la ciudadanía en el nivel local,
regional y nacional.
G. La promoción de mecanismos de seguimiento y rendición de cuentas a los ejercicios de presupuestos participativos.
¿Qué son los objetivos de desarrollo sostenible -ODS?
Los objetivos de desarrollo sostenible (ODS), también conocidos como objetivos mundiales, son
un llamado universal a la adopción de medidas para poner fin a la pobreza, proteger el planeta y garantizar que todas las personas gocen de paz y prosperidad.
Los ODS son la agenda global de desarrollo al año 2030, fue acordada por los países miembros de las Naciones Unidas como un nuevo paradigma del modelo de desarrollo.
Estos 17 objetivos están interrelacionados con frecuencia: a la clave del éxito de uno involucrará las cuestiones más frecuentemente vinculadas con otro. Así, los ODS permiten conectar los objetivos de desarrollo sostenible y el enfoque de derechos humanos en la rendición de cuentas.
En la siguiente imagen se detallan los 17 ODS:
Objetivos de desarrollo sostenibles
Imagen MURC V2
¿Los ODS me ayudan a rendir cuentas con EBDH?
Los ODS están fundamentalmente relacionados con los derechos humanos y por tanto a través
de la relación entre objetivos, metas e indicadores ODS y derechos humanos las entidades
pueden organizar la información para rendir cuentas sobre los avances y resultados para su garantía, protección y promoción.
Así los ODS pueden articularse con los derechos humanos, porque:
Imagen MURC V2
Con el fin de orientar el procedimiento para identificar las acciones institucionales para la garantía
de derechos, se propone que la rendición de cuentas retome la articulación entre los derechos humanos y los ODS realizada por las Naciones Unidas, en la Guía de los derechos humanos a los ODS, desarrollada por el Instituto Danés de derechos humanos.
Con base en las relaciones que se establecen en la Guía de los derechos humanos a los ODS,
la entidad podrá asociarlos con su planeación institucional y con ello rendir cuenta de sus
avances. El siguiente ejemplo, con el tema de educación permite mostrar la correspondencia de las acciones de la entidad definidas en su planeación, con los ODS y los derechos humanos.
Consideremos el siguiente ejemplo:
1. La entidad debe preguntarse: ¿Qué políticas, planes y programas tiene en el tema de
educación?: Jornada única, Cobertura de la educación inicial, básica, media, Promoción
mejora de competencias en lectura y escritura, Mejoras en la infraestructura y dotación de
los establecimientos educativos, Implementación de modelos educativos flexibles,
Aumento de cobertura en estrategias de permanencia, tales como transporte escolar,
alimentación escolar, programa de excelencia docente.
2. Luego debe establecer: ¿A cuál ODS apuntan estas políticas, planes y programas
identificados?: Educación de calidad: Meta 1: De aquí al 2030, asegurar que todas las
niñas y todos los niños terminen la enseñanza primaria y secundaria, que ha de ser
gratuita, equitativa y de calidad y producir resultados de aprendizaje pertinente y efectivo.
3. Finalmente se debe identificar: ¿Qué derechos se garantizan por medio de estas políticas,
planes y programas? Para ello, debe hacer uso de las normas e instrumentos, que en
materia internacional, señalan los derechos que pueden estar siendo garantizados a partir
de la acción institucional. . Estas normas están principalmente, en la declaración universal
de los derechos humanos, los pactos: Internacional de Derechos Civiles y Políticos; y el
Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales, así como en la Convención
sobre la eliminación de todas las formas de discriminación contra la mujer –CEDM- y
Derechos de los niños, que se detallan a continuación:
Declaratoria Universal
1. Toda persona tiene derecho a la educación.
2. La educación debe ser gratuita, al menos la instrucción elemental. 3. La educación tendrá por objeto el pleno desarrollo de la personalidad humana.
Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos y Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales
1. Desarrollo del sistema escolar en todos los ciclos de la enseñanza.
2. Mejora de las condiciones materiales del cuerpo docente.
3. Promover la comprensión, la tolerancia entre los grupos raciales, étnicos o religiosos.
4. Acceso a los mismos programas de estudios, exámenes, a personal docente, a locales
y equipos escolares de la misma calidad entre hombres y mujeres.
5. Adoptar medidas para fomentar la asistencia regular a las escuelas y reducir las tasas de deserción escolar.
Otros: Convención sobre la eliminación de todas las formas de discriminación contra la mujer –CEDM- y Derechos de los niños
Con base en la identificación sobre las políticas, planes y programas que tiene la entidad y su
relación con la garantía de derechos y los ODS, se debe organizar la información para la rendición de cuentas que de razón de la garantía de tales derechos a los grupos de valor.
¿Para qué sirven los indicadores en la Rendición de Cuentas con enfoque derechos humanos y paz?
Los indicadores son una representación cuantitativa (variable o relación entre variables)
verificable objetivamente, a partir de la cual se registra, procesos y presenta la información
necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo. Sirven para
determinar de manera objetiva los resultados de las intervenciones públicas y valorar su desempeño.
En este sentido, su concepto está directamente relacionado porque permite medir, hacer
seguimiento y monitorear permanentemente el cumplimiento de las acciones que se hayan
determinado en la estrategia de cada entidad, así como el avance en el cumplimiento de los
compromisos establecidos con la ciudadanía en los espacios de diálogo. Contar con indicadores de rendición de cuentas permite a las entidades:
Imagen MURC V2
¿Qué tipo de indicadores se pueden utilizar para la rendición de cuentas con enfoque de derechos humanos y paz?
La entidad debe utilizar aquellos indicadores que le permita medir el cumplimiento de los objetivos trazados en su estrategia definiendo mediciones para la gestión. Esto de acuerdo con el nivel de
rendición de cuentas en el que se encuentra, en nuestro caso en el de consolidación. Hay indicadores que pueden ser más relevantes, por ejemplo se pueden elaborar indicadores de gestión o de resultado a largo plazo.
Indicadores de gestión: Permiten cuantificar los recursos (humanos físicos y financieros)
utilizados para la implementación de las acciones de la estrategia de rendición de cuentas. También la cantidad de acciones y procedimientos realizados durante la etapa de implementación. Este indicador tiene importancia en todos los niveles de rendición de cuentas ya que posibilita la identificación de recursos necesarios para asegurar la implementación de las acciones propuestas en la entidad.
Indicadores de resultado: Miden los cambios en determinado tiempo por la implementación de
la estrategia. Dichos cambios pueden estar orientados de la siguiente manera: Hacia la relación que se teje con los grupos de interés: su eje son las entidades que se encuentran en el nivel consolidado. Pueden identificar los cambios generados en la relación con un grupo de interés específico en cuanto a la garantía de derechos.
Es importante que las entidades avancen hacia la inclusión de indicadores de resultados que
permitan hacer medición y seguimiento a los planes, programas, proyectos, estrategias en
cumplimiento de los objetivos del milenio. Esto, teniendo en cuenta que enfoque basado en derechos humanos -EBDH-asocia los derechos humanos con la visión de desarrollo.
Un elemento fundamental es que los indicadores de los ODS serán datos de alta calidad,
accesibles, oportunos fehacientes y desglosados de acuerdo al género, raza, etnia, condición
migratoria, discapacidad y la ubicación geográfica y otras características relevantes en el contexto
regional. En la practica la medición de las desigualdades puede hacerse o bien a través del
desglose de datos con base en los indicadores comunes, o creando unos indicadores específicos que capten la situación de los grupos particulares.
Si bien los indicadores y las estadísticas globales pueden suponer una importante contribución a la vigilancia de los derechos humanos, existe una clara necesidad de complementar estos con los indicadores nacionales, para asegurar la relevancia y obtener una medición concreta del compromiso y esfuerzos de los Estados. No obstante, para el caso de Colombia el observatorio de Derechos Humanos informa que el proceso de construcción de indicadores será progresivo por las categorías de derechos. (Castro, A, comunicación personal, 2017). Complementariamente, el Departamento Nacional de Planeación -DNP- y el Departamento Administrativo Nacional de Estadística –DANE- ha avanzado en la definición de indicadores que midan el avance en el cumplimiento de los ODS.
En el caso de las alcaldía y gobernaciones, estas pueden acudir a los indicadores de productos y resultados del plan de desarrollo territorial o plan institucional, los cuales pueden estar relacionando los ODS con los sectores definidos en el Formulario Único Territorial -FUT- en la etapa de formulación de dicho plan. Como herramienta se utiliza el armador de indicadores del DNP, que se puede consultar en: ARMADOR DE INDICADORES PARA PLANES DE DESARROLLO
LOS CONTENIDOS DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS
¿Sobre qué se rinde cuentas con enfoque basado en derechos humanos?
La rendición de cuentas con enfoque basado en derechos humanos y paz, articula los elementos de información, diálogo y responsabilidad a partir de los contenidos sobre los cuales se rinde cuentas.
Colombia es un Estado Social de Derecho, según la constitución de 1991, esto genera una responsabilidad concreta en las entidades del Estado en tanto, se han creado para garantizar los derechos humanos de los colombianos.
Por lo anterior, puede señalarse que existe un círculo «virtuoso» de la rendición de cuentas.
Así, el contenido de la rendición de cuentas debe incluir información sobre:
Los derechos humanos a cargo de la entidad. La entidad debe identificar los derechos que
está obligada a respetar, proteger, garantizar o promover, asociarlos a los objetivos e indicadores de desarrollo sostenible - ODS – y evidenciar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Así mismo se debe identificar. ¿Cuáles derechos se busca alcanzar con la gestión de la entidad que rinde cuentas y sin efecto se ha logrado su realización?
Los resultados y procesos para el cumplimiento de su misión. Los Estados deben demostrar
que sus procesos de formulación y ejecución de las políticas, planes programas, proyectos o servicios, se ajustan a lo que establecen los principios de derechos humanos, en ese sentido, la entidad debe rendir cuentas sobre los esfuerzos realizados y los recursos encaminados a alcanzar los derechos humanos que están expresados tácita o explícitamente en su misión.
El cumplimiento de las condiciones. Se debe rendir cuentas sobre condiciones de cantidad,
calidad, pertenencia, de los bienes y servicios mediante los cuales se da garantía de los derechos. Así en la rendición de cuentas se debe informar y dialogar sobre la cantidad de los bienes y servicios (asequibilidad) que se disponen; su accesibilidad y adaptabilidad en tanto están disponibles para todos y sobre sus condiciones de calidad. Por ejemplo, sobre el derecho a la educación se requiere no solo informar cuantas personas acceden a la educación, también se debe rendir cuentas si todas las personas pueden acceder, así como si el servicio de educación es pertinente para la población y de calidad.
La lucha contra la desigualdad o la discriminación. Fuertemente es documentado en las normas internacionales de derechos humanos. El estado debe eliminar las desigualdades entre los grupos sociales y las asimetrías de poder en el seno de las sociedades y garantizar la igualdad sustantiva. Por ejemplo, rendir cuentas frente a los bienes y servicios y los derechos garantizados de la población que ha tenido un trato diferente y perjudicial por motivos de raza, sexo, religión, condiciones vulnerables, entre otras.
Las medidas frente a situaciones que pueden afectar la garantía de derechos en su entidad.
Se rinden cuentas sobre las conductas públicas que afectan el respeto, garantía y protección de los derechos humanos. Los Estados están obligados a respetar los derechos humanos, protegerlos, adoptando acciones de prevención, investigación, sanción y garantizando la reparación y promoviendo el disfrute de los DDHH a través de medidas legislativas, administrativas, judiciales.
Es muy importante poder evidencias las transformaciones sociales en favor de las comunidades y especialmente de los sectores más vulnerables, cómo la gestión pública mejoró las condiciones de vida, previniendo, respetando, protegiendo, garantizando la realización de los derechos humanos.
¿Sobre qué rinde cuentas la rama ejecutiva con enfoque basado en derechos humanos y paz según el ciclo de la gestión pública?
En cumplimiento de los elementos de la información, el diálogo y la responsabilidad la rendición de cuentas de entidades nacionales y territoriales, debe realizarse en forma permanente sobre los avances y retos durante todo el ciclo de la gestión pública (planeación, ejecución o en el seguimiento y evaluación del plan institucional).
El contenido principal de la información es:
1. Los resultados y el grado de garantías en derechos a través de la prestación de bienes o servicios a su cargo.
2. Las responsabilidades asignadas en la Constitución Política y las leyes, en las políticas públicas, los compromisos de gobierno adquiridos en los planes de desarrollo, y en las preocupaciones e intereses ciudadanos.
En cada fase del ciclo de la gestión existen temas estratégicos para la rendición de cuentas.
¿Sobre qué rindo cuentas con EBDH y paz en la Etapa de planeación?
Es necesario reconocer, de manera anticipada, los elementos incorporados en la gestión institucional para el cumplimiento de la misión de las entidades, ya sean estas del orden nacional o territorial, y el logro de las transformaciones significativas en las diferentes dimensiones del desarrollo. En ese sentido, en la Planeación institucional se rinde cuentas sobre:
Imagen MURC V2
¿Para qué?: Para lograr la legitimidad en el accionar de las instituciones públicas, a través del
fortalecimiento la confianza del ciudadano hacia el Estado. En este sentido, la participación ciudadana es un requisito fundamental en la garantía de los derechos. Lo anterior producto de las potencialidad
de la participación para, a través del dialogo, para orientar la planeación del Estado y garantizar soluciones adecuadas a las necesidades efectivas de la ciudadanía.
¿Sobre qué rindo cuentas con EBDH y paz en la etapa de presupuestación?
Por medio del presupuesto y el Plan anual de adquisiciones, la entidad del Estado plasman y
ratifican sus prioridades en el Plan Estratégico Institucional (con vigencia de 4 años) y el Plan
Operativo Anual POAI (con vigencia de 1 año). La etapa se caracteriza por asignar presupuesto
a los programas y proyectos de los planes institucionales. Se rinde cuentas sobre la realidad fiscal, financiera y el gasto público social, que incluye:
Imagen MURC V2
¿Para qué?: para facilitar el control social a la disposición y aplicación de los recursos y contribuir
en la identificación de los casos de corrupción o la asignación ineficiente con efectos discriminatorios.
¿Sobre qué rindo cuentas con EBDH y paz en la etapa de ejecución?
La Ejecución es la etapa en la cual se pone en marcha el plan institucional. En esta, se busca cumplir con los propósitos concertados y expresados en el plan y que se materializan en actividades concretas con relación a estrategias, objetivos, programas, subprogramas, metas e indicadores. Debido a lo anterior, en esta etapa se debe rendir cuentas sobre:
Los derechos que se han garantizado en la ejecución de políticas, programas y proyectos, asociados a los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
La cobertura de la población con enfoque diferencial y territorial, y los criterios de asignación de bienes y servicios a la población en los casos focalizados.
Las condiciones de accesibilidad, asequibilidad, adaptabilidad y aceptabilidad de los bienes servicios entregados.
El cumplimiento y nivel de avance en las metas del Plan de Desarrollo o Plan Operativo Anual.
La ejecución financiera, es decir, la ejecución del presupuesto de funcionamiento e inversión asociado a metas.
La realidad fiscal y financiera y el gasto público social.
La gestión contractual asociada a metas. Por ejemplo: la relación y estado de los procesos de contratación, número y valor actualizados de los contratos y la Información actualizada de los contratos: objeto, monto y estado.
La gestión administrativa, es decir, el grado de avance de las Políticas de Desarrollo Administrativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y su aporte al cumplimiento de las metas de gestión.
Los impactos de la gestión de la entidad, es decir, se debe informar sobre los cambios concretos que ha tenido la población o la ciudadanía en el sector o en el territorio a partir de los logros de la gestión pública.
Las dificultades enfrentadas en el cumplimiento de metas del Plan de Desarrollo o Plan Operativo Anual y la forma como se han resuelto.
Acciones de mejora institucional.
¿Para qué?: Para facilitar el seguimiento de metas enfocado en las garantías de derecho y la
misión de cada entidad.
¿Sobre qué rindo cuentas con EBDH y paz en la etapa de evaluación?
La evaluación está presente en todo el ciclo de la gestión pública y de rendición de cuentas. Sirve
para identificar y monitorear los avances y dificultades del Plan de Desarrollo y/o Plan operativo Anual de la entidad. Es decir, se rinde cuentas durante la etapa de evaluación sobre:
Imagen del MURC V2
¿Para qué?: Para monitorear y proponer acciones de mejora coherentes con el cumplimiento de
metas enfocadas en la garantía de derechos y misión de cada entidad. Además, fortalecer la
capacidad institucional de dar respuesta clara, concreta y eficaz a las inquietudes de los grupos
de valor en la rendición de cuentas y “de capacidad de sancionar a políticos y funcionarios en
caso de que hayan violado sus deberes públicos (enforcement)”
¿CÓMO SE DESARROLLA LA ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS?
¿Cómo se rinde cuentas?
La rendición de cuentas con enfoque basado en derechos humanos y paz amplía las condiciones
necesarias para pensar y abordar, el cómo del proceso de rendición de cuentas, desde una
interpretación integral y novedosa que garantiza un proceso participativo, incluyente e innovador.
De acuerdo con esto, la rendición de cuentas en su procedimiento considera los siguientes
aspectos:
1. Es un proceso que moviliza el cambio y, por tanto, en ocasiones genera incertidumbre. Lo
importante es observar las tendencias y aprender de la experiencia.
2. Rescata la riqueza de las relaciones. Es importante reconocer la forma en la que las
entidades se relacionan con los grupos de valor, las lógicas sobre la cual se construyen
las relaciones y las condiciones de contexto que las afectan.
3. Es contextualizada y tiene historia. Las entidades han aprendido en el proceso. Se tiene
condiciones de contexto y actores dinámicos. Los tiempos y espacios afectan las
condiciones de la rendición de cuentas. Se pueden utilizar diversos mecanismos
presenciales y virtuales.
4. El objetivo de la rendición de cuentas se puede alcanzar por diversos medios. Las
entidades pueden alcanzar un mismo fin de forma diferente y tienen la capacidad para
regularse a sí mismas. Es clave el seguimiento y la retroalimentación permanente.
5. Los grupos de interés y de valor contribuyen al diseño, ejecución y evaluación de la
estrategia de rendición de cuentas. Se debe considerar al ciudadano como sujeto que
agrega valor a los procesos misionales a través de la rendición de cuentas.
6. Los grupos de interés y de valor contribuyen al diseño, ejecución y evaluación de la
estrategia de rendición de cuentas. Se debe considerar al ciudadano como sujeto que
agrega valor a los procesos misionales a través de la rendición de cuentas.
El proceso de rendición de cuentas requiere una estructura sólida que soporte y de estabilidad al
proceso, pero, al mismo tiempo, se debe consolidar una dimensión flexible en el desarrollo de las
actividades para garantizar que el diálogo permanente con los grupos de valor oriente todo el
proceso. Por lo tanto, se requiere de un equipo líder que de orientación y realice seguimiento para
que el proceso en sí mismo esté adecuadamente orientado a los objetivos establecidos.
En ese sentido, un elemento clave para elaborar la estrategia es que el equipo líder desarrolle pensamiento integrador que, para efectos del presente manual, se entenderá como el engranaje necesario de las actividades, mecanismos e instrumentos orientados al logro de los objetivos de la rendición de cuentas.
Dicho pensamiento trae efectos como el desarrollo de habilidades que permitan disminuir la dificultad en el ensamblaje entre “piezas”, es decir, actores, acciones, procesos y procedimientos en la estrategia, de modo que se fortalezca el camino de la creación en equipo y permita el asertivo abordaje de problemas que surgen en el desarrollo de la misma estrategia. A lo anterior, se denominará, en el presente manual, “efecto lego”, que hace referencia a la capacidad de los equipos de trabajo de construir estrategias, a partir de las piezas que tienen en la institución, según sus necesidades de información, diálogo y responsabilidad.
El pensamiento integrador y el “efecto lego”, son las principales consecuencias de tener claridad en el enfoque de derechos humanos y paz como guía para trazar objetivos concretos, claros y que evidencian un proceso solido al interior de la estrategia de rendición de cuentas.
Por tal motivo, la estrategia de rendición de cuentas debe partir del hecho de que no existen pasos y procedimientos fijos, estáticos o estandarizados y que los primeros insumos para su diseño son el autodiagnóstico y la caracterización de grupos de interés, análisis de entorno y definición de objetivos.
¿Cómo se define la estrategia de rendición de cuentas?
Antes de empezar se requiere desarrollar las siguientes actividades:
PASO 1: Identificación de los líderes de la rendición de cuentas en la entidad.
Conformación del equipo líder del proceso de rendición de cuentas:
Por equipo se debe entender un grupo de personas organizadas para el logro de un objetivo
definido, equipo con la capacidad de motivar e influir en los miembros de la organización de una
manera ética, positiva y democrática para el logro de los objetivos del proceso de rendición de
cuentas. Se debe recordar que la responsabilidad y el liderazgo del proceso son de la autoridad
de la entidad, cuyo cumplimiento es indelegable, y que el involucrar a todas las unidades y
dependencias de la entidad es un reto fundamental para el buen desarrollo de la estrategia. Así
mismo, se requiere la definición del apoyo de las áreas misionales y estratégicas de las entidades,
pues se recomienda que cada área designe una persona de enlace que atienda las directrices y requerimientos del equipo líder.
Área responsable de liderar la rendición de cuentas
Objetivo
Delegar a un área el liderazgo para motivar e influir de una manera ética, positiva y democrática al logro de los objetivos del proceso de rendición de cuentas en los miembros de la organización. Dicha área será responsable de liderar el diseño ejecución, seguimiento y evaluación de la estrategia de rendición de cuentas.
Dirigido a: Directores o jefes de áreas de planeación.
Modalidad: Presencial
Criterios con los que interactúa:
Hace parte de la etapa de alistamiento para la rendición de cuentas, es elemento fundamental
para el diseño, implementación y seguimiento de las estrategias de rendición de cuentas.
Asignar al área de Planeación como líder del proceso de rendición de cuentas es fundamental
para el buen desarrollo de la estrategia. La responsabilidad y liderazgo del proceso de rendición
de cuentas es de la autoridad de la entidad; su cumplimiento es indelegable. Las principales
acciones que debe llevar a cabo esta área son:
Identificar el nivel de la entidad en la rendición de cuentas.
Coordinar el diseño de la estrategia de rendición de cuentas y definir actividades,
responsables, recursos, tiempos y observaciones, con la validación de los actores
involucrados.
Liderar la implementación de la estrategia de rendición de cuentas para garantizar la
información, el diálogo, la responsabilidad y los incentivos del proceso.
Hacer seguimiento periódico a la implementación de la estrategia de rendición de cuentas.
Informar a la autoridad de la entidad y los grupos de interés los resultados del seguimiento
a la estrategia, generar alertas tempranas y tomar las decisiones para el cumplimiento de
los objetivos.
Determinar y gestionar los requerimientos y apoyos de asistencia técnica que demande
la entidad para el proceso. Capacitar y sensibilizar a los grupos de interés.
Sistematizar el proceso de rendición de cuentas e identificar las lecciones aprendidas y
las buenas prácticas para su difusión.
Se recomienda que el área de Planeación, designada como responsable del proceso de rendición de cuentas, se apoye con las siguientes áreas:
Financiera o Hacienda: Recuerde que la estrategia de rendición de cuentas debe hacer
parte de la planeación institucional. Administrativa y Contratación: Reconocen los procesos requeridos y las metas
relacionadas con la misión (garantía de derechos) de la entidad. En cuanto al proceso de rendición de cuentas, apoyan y asesoran la gestión de recursos para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Control Interno: Controlan y acompañan de manera permanente el proceso en las metas
de la estrategia.
Sistemas: Las estrategias de rendición de cuentas contemplan acciones relacionadas
con herramientas y canales virtuales. El representante del área de Sistemas será de vital
importancia, su perfil debe tener criterios asociados a materializar los componentes de la rendición de cuentas y las habilidades técnicas para la virtualización de los mismos.
Comunicaciones: En coordinación con las áreas misionales, identifican la mejor forma
de comunicar (lenguaje claro y comprensible) los procesos de divulgación de información, configuración de espacios de diálogo permanentes y las acciones que fortalecen la responsabilidad e incentivos a los grupos de interés. El representante de dicha área debe tener conocimiento de las dinámicas de trabajo interno de la entidad y reconocer los componentes de la estrategia de rendición de cuentas para proponer y ejecutar acciones, canales y lenguajes asertivos que acerquen a los grupos de valor y de interés y promuevan la participación.
Atención al ciudadano o participación ciudadana: La participación de un representante
de esta área resulta estratégica en la planeación, implementación y evaluación de la
estrategia de rendición de cuentas porque el reconocimiento y caracterización de los grupos de valor y de interés, tanto internos como externos, son aportes fundamentales para el desarrollo de la estrategia.
Elementos a tener en cuenta:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
En un área se centralizan
que garanticen el
cumplimiento de las etapas
de rendición de cuentas.
Permite que los
participantes profundicen
sus conocimientos en rendición de cuentas.
La administración podrá
responsabilizar y
reglamentar la organización
y funcionamiento del área
líder en el proceso de
rendición de cuentas.
Centralizar en una
sola área el proceso
limita el impacto y la
gestión con las demás
áreas.
Se recarga en una
sola área el trabajo que debe ser
transversal a la
organización.
Limita la apropiación
de la cultura de
rendición de cuentas.
Requiere mayor
esfuerzo de
coordinación y comunicación con
todas las
dependencias.
Se debe seleccionar de manera adecuada el área líder,
para que conozca la integralidad de la Entidad.
Tenga en cuenta la capacidad de influencia e incidencia
del director o jefe del área para liderar el proceso.
La rendición de cuentas requiere líderes propositivos y
creativos.
La autoridad de la entidad debe requerir formalmente el apoyo de las demás áreas al proceso.
El directivo debe monitorear de cerca el proceso.
Se recomienda solicitar el acompañamiento de un asesor
de la alta Dirección que vele por la integralidad de la
estrategia.
Cuando el proceso de rendición de cuentas se realice por
temas sectoriales (salud, cultura, educación, etc.) o
poblacionales (niñez y adolescencia, comunidades
indígenas o afrodescendientes, etc.), la entidad deberá establecer alianzas con entidades externas nacionales
y/o departamentales (Ministerios de Salud, Educación,
DNP, DANE, entre otros) para garantizar el flujo de
información requerida y su participación en el desarrollo
del proceso de rendición de cuentas.
Imagen MURC V2
PASO 02: Identificación del nivel actual
Identificación del estado actual en rendición de cuentas:
es un balance interno del proceso de rendición de cuentas que se constituye en la línea base de dicho proceso, pues permite evaluar lo que ha realizado la entidad durante el año anterior en materia de rendición de cuentas, así como identificar fortalezas, retos y aspectos a mejorar en el nuevo ciclo.
El punto de partida del proceso de rendición de cuentas incluye la identificación de recursos, experiencias, requerimientos, limitaciones y fortalezas, así como la evaluación de la situación actual del ejercicio de la rendición de cuentas. Con este punto inicial se garantiza la rendición de cuentas como proceso de aprendizaje sucesivo y permanente. Se pueden utilizar las técnicas de trabajo por proyectos y las herramientas de autodiagnósticos.
AUTODIAGNÓSTICO DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Objetivo: Evaluar los procesos de rendición de cuentas que ha realizado la entidad durante al año anterior para identificar fortalezas, debilidades, aspectos a mejorar en los nuevos procesos.
Dirigido a: Áreas o grupos asignados como líderes en la rendición de cuentas.
Modalidad: Presencial
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa previa del proceso de rendición de cuentas, como elemento transversal.
Nivel: Todos los niveles
Se deben utilizar los: Instrumento 3: Autodiagnóstico de rendición de cuentas y el Instrumento
5: Autoevaluación enfoque de derechos humanos y paz en la rendición de cuentas que se
encuentran en el MURC V2
Cada entidad ha venido realizando la rendición de cuentas en diferentes momentos, espacios y
a través de diferentes experiencias que se deben reconocer. Por tanto, se propone un
autodiagnóstico de las acciones realizadas para poder tener insumos para el diseño y elaboración
de las estrategias de rendición de cuentas basadas en el enfoque de derechos y paz. Para su abordaje, recomendamos lo siguiente:
a. Identificar el nivel en que se encuentra la entidad en materia de rendición de cuentas, para
lo cual, se debe diligenciar la matriz de autodiagnóstico de rendición de cuentas que
permitirá identificar los avances y establecer lo que falta para optimizar los procesos de
rendición de cuentas.
b. Evaluar los procesos que se han realizado de rendición de cuentas y los resultados
obtenidos, para esto puede utilizar las gráficas que consolidan los resultados del
diagnóstico. Es importante también reflexionar si se cumplió con los atributos para la
rendición de cuentas.
c. Evaluar las condiciones de accesibilidad, asequibilidad adaptabilidad y calidad de la
rendición de cuentas que implica el enfoque de derechos humanos.
d. Reflexionar en torno a las siguientes preguntas: ¿Qué hemos hecho y qué ha funcionado?,
¿qué hemos hecho bien y no ha funcionado?, ¿qué debemos hacer mejor?
e. Informar a la autoridad de la entidad y los grupos de interés los resultados del seguimiento
a la Estrategia, generar alertas tempranas y tomar las decisiones para el cumplimiento del
objetivo.
Se recomienda que el equipo interno se reúna cada mes durante el proceso con el fin de monitorear el cumplimiento de los compromisos y tomar las acciones necesarias para su cumplimiento.
El equipo deberá ser conformado por servidores que asigne el Alcalde para el Comité de rendición de cuentas
Elementos a tener en cuenta:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
La autoevaluación permite retroalimentar los procesos y mejorarlos. Identifica el progreso que tiene la entidad en la rendición de cuentas. Establece puntos de control que dan cuenta si se brinda respuesta con calidad y oportunidad a los actores y grupos de interés. Ayuda a profundizar los nuevos objetivos a partir de un mayor autoconocimiento y comprensión de los procesos realizados. Genera información de utilidad para la toma de decisiones. Aporta información para alimentar la memoria institucional, a través de procesos de sistematización rigurosos y claros.
De no ser sinceros y reflexivos con la autoevaluación, se pueden tener dificultades en la identificación de fortalezas y debilidades y hasta llegar a pensar que todo está bien y por ende se niega la opción de mejorar. Si se hace sólo una aplicación instrumental sin reflexión se pierde el sentido de la autoevaluación.
La entidad debe tener un conocimiento de todos los elementos de rendición de cuentas para poder formular una autoevaluación orientada por las preguntas oportunas. El ejercicio se enriquece si se cuenta con la participación de actores y grupos de interés. El autodiagnóstico es clave para elaborar las estrategias de rendición de cuentas, por lo tanto, se requiere que la entidad, en su conjunto, participe en su elaboración. Los resultados de la autoevaluación dependen de la objetividad que tengan los participantes en el ejercicio.
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PASO 03: Identificación del reto de la rendición de cuentas
De acuerdo con el nivel resultante del proceso de autodiagnóstico, la entidad debe definir el
alcance de la rendición de cuentas para la vigencia. Principalmente, el nivel que arroje el
autodiagnóstico permite establecer una meta que se referencia en torno al reto, objetivo general,
meta del reto y el indicador de impacto.
Para realizar el reto de la rendición de cuentas puede descargar la matriz de Excel de la caja de
herramientas: Instrumento N° 4 del MURC V2
PASO 04: “Diseño de la Estrategia y Evaluación del nivel de avance en el proceso de rendición
de cuentas”
Se deben efectuar siguiendo las etapas de la pregunta: ¿Cuáles son las etapas del proceso de la rendición de cuentas?
Para la definición de estrategia de rendición de cuentas se debe seguir un "método", que consiste
en un conjunto de pasos para cumplir con un propósito; así el modelo ideal de un proceso de
rendición de cuentas debe incluir 5 etapas: el aprestamiento, el diseño, la
preparación/capacitación, la ejecución y el seguimiento y evaluación, en concordancia con lo
establecido en el artículo 56 de la Ley 1757 de 2015. Es posible que no siempre se apliquen las
5 etapas, ya que estas dependen de la forma como la entidad arme su modelo. No obstante, se
debe tener en cuenta que éstos pueden hacer que la rendición de cuentas y sus resultados sean más contundentes y se consolide como un proceso dentro de la organización.
Etapas de rendición de cuentas
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Aprestamiento:
Consiste en la organización gradual y permanente de actividades y experiencias que promueve la cultura de la rendición de cuentas al interior de la entidad y en el relacionamiento con los grupos de valor. Está conformada por actividades de identificación del estado actual de rendición de cuentas, capacitación, y organización del trabajo del equipo líder.
La entidad debe prepararse todo el tiempo para la rendición de cuentas.
Diseño:
Se refiere a la actividad creativa desarrollada para concretar el cómo del proceso de rendición de cuentas en la futura etapa de ejecución. Tiene por fin proyectar actividades que sean útiles y efectivas. Es ideal que esta fase cuente con procesos participativos para definir las actividades, responsables, tiempos y recursos de la rendición de cuentas en todas las fases de ciclo de la gestión (anual). Incluye el diseño de la estrategia de relacionamiento y comunicaciones para la rendición de cuentas.
La rendición de cuentas entendida como el proceso que deben propiciar las entidades públicas para facilitar la participación de los ciudadanos en su gestión, es una de las políticas que debe incluirse en la planeación institucional, según lo establece el Modelo Integrado de Planeación y Gestión para fortalecer la relación del Estado con el ciudadano.
Preparación:
Consiste en disponer, para su aplicación inmediata, los recursos, documentos, compromisos, entre otros, los cuales, en el caso de la rendición de cuentas, serán utilizados en la etapa de ejecución. Se refiere a las condiciones necesarias para la rendición de cuentas y abarca actividades como: generación y análisis de la información, elaboración del informe de gestión para la rendición de cuentas, diseño de los formatos y mecanismos para la publicación, difusión y comunicación permanentes y la capacitación de los actores interesados para la rendición de cuentas.
Ejecución:
Esta etapa se relaciona con la puesta en marcha de la estrategia de rendición de cuentas de cada entidad de acuerdo con las actividades definidas; refleja el compromiso con el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas. Es el momento en el cual se ejecutan las acciones de publicación, difusión y comunicación de información, así como el desarrollo de espacios de diálogo con la participación de los grupos de valor y de interés.
Seguimiento y evaluación:
La evaluación y seguimiento de la estrategia de rendición de cuentas es transversal e inicia y finaliza con la elaboración del autodiagnóstico, ya que éste brinda las bases para definir los indicadores y evidenciar el avance anual de los mismos en una entidad. Esta etapa incluye, en cumplimiento del artículo 56 de la Ley 1757 de 2015, la entrega de respuestas escritas a las
preguntas ciudadanas dentro de los 15 días posteriores a su formulación en el marco del proceso de rendición de cuentas. De igual forma, esas respuestas deben ser publicadas en la página web o en los medios de difusión oficiales de las entidades.
Dentro de la evaluación y seguimiento se aplican cuatro propósitos:
1. Seguimiento al desarrollo del trabajo del equipo líder y al desarrollo de la estrategia
(insumos y actividades).
2. Evaluación de las acciones propuestas en la estrategia de rendición de cuentas, tanto por
los participantes como por el equipo líder.
3. Seguimiento a los compromisos adquiridos en los espacios de rendición de cuentas con
los grupos de valor y de interés.
4. Evaluación de la contribución de la rendición de cuentas a la gestión de la entidad (resultados e impacto).
¿Cómo realiza el aprestamiento para la rendición de cuentas?
El aprestamiento es un proceso de preparación para cualquier actividad que una entidad quiera iniciar, en este caso la rendición de cuentas; se entiende como la organización gradual y permanente de actividades y experiencias que promueven una cultura de la rendición de cuentas tanto al interior la entidad como con los grupos de interés, además, permite el desarrollo de habilidades, destrezas, hábitos y actitudes tanto individuales como colectivas para implementar ejercicios de rendición de cuentas coherentes y rigurosos.
Esta fase busca informar, sensibilizar y motivar a los actores sociales e institucionales sobre el proceso de rendición pública de cuentas para garantizar la participación de la ciudadanía en el proceso.
El proceso de rendición de cuentas debe organizarse, para ello, es necesario identificar responsabilidades, asignar roles y planear los elementos estructurales del proceso de rendición de cuentas. Para el desarrollo de esta fase tenga en cuenta:
Capacitación equipo líder
La capacitación en la etapa de aprestamiento se orienta a que el equipo líder del proceso de rendición de cuentas conozca, comprenda y apropie los conocimientos y habilidades, es decir, que tengan las competencias necesarias para el proceso de rendición de cuentas.
Objetivo: Fortalecer las competencias (conocimientos, habilidades, carácter y valores) del equipo
líder requeridas para el proceso de rendición de cuentas.
Dirigido a: Equipo líder del proceso de rendición de cuentas.
Modalidad: Presencial / virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de alistamiento para la rendición de
cuentas, es elemento fundamental para el diseño, implementación y seguimiento de las estrategias de rendición de cuentas.
Instrumentos: Se relaciona con el autodiagnóstico del equipo de trabajo y con múltiples
herramientas de formación en rendición de cuentas.
El proceso de capacitación del equipo de trabajo debe orientar el desarrollo de un nivel de desempeño óptimo, en cada uno de los siguientes aspectos:
Indicadores de desempeño
Niveles de desempeño
Bajo Medio Alto Óptimo
Reflexiona sobre el concepto de RC y su
importancia.
No reflexiona sobre el concepto de RC y su importancia
Reflexiona parcialmente sobre el concepto de RC y su importancia.
Reflexiona sobre el concepto de RC y su importancia.
Promueve la reflexión con otros sobre el concepto de RC y su importancia.
Conoce qué es la RC Basada en
enfoque de Derechos Humanos
y Paz
No conoce qué es la RC Basada en enfoque de Derechos Humanos y Paz
Conoce parcialmente qué es la RC Basada en enfoque de Derechos Humanos y Paz
Conoce qué es la RC Basada en enfoque de Derechos Humanos y Paz
Expone a otros qué es la RC Basada en enfoque de Derechos Humanos y Paz
Identifica y aplica cómo se construye
la estrategia del proceso de rendición de
cuentas
No identifica cómo se construye la estrategia del proceso de RC.
Identifica, pero no aplica cómo se construye la estrategia del proceso de RC
Identifica y aplica cómo se construye la estrategia del proceso de RC
Identifica y aplica con otros cómo se construye la estrategia del proceso de RC
Comprende el componente de
diálogo en la RC y sus mecanismos.
No comprende el componente de diálogo en la RC y sus mecanismos.
Comprende el componente de diálogo en la RC, pero no sus mecanismos.
Comprende el componente de diálogo en la RC y sus mecanismos.
Explica a otros el componente de diálogo en la RC y sus mecanismos.
Indicadores de desempeño
Niveles de desempeño
Bajo Medio Alto Óptimo
Comprende y aplica la responsabilidad -incentivos en la RC
Comprende y aplica la responsabilidad -incentivos en la RC
Comprende y aplica la responsabilidad -incentivos en la RC
Comprende y aplica la responsabilidad -incentivos en la RC
Comprende y aplica la responsabilidad -incentivos en la RC
Comunica con lenguaje claro en el
proceso de RC
No comunica con lenguaje claro en el proceso de RC
Comunica parcialmente con lenguaje claro en el proceso de RC
Comunica con lenguaje claro en el proceso de RC
Comunica e invita a otros a comunicar con lenguaje claro en el proceso de RC
Potencializa las habilidades para el trabajo en equipo orientado a la RC
No potencializa las habilidades para el trabajo en equipo orientado a la RC
Potencializa parcialmente las habilidades para el trabajo en equipo orientado a la RC
Potencializa las habilidades para el trabajo en equipo orientado a la RC
Potencializa las habilidades de los otros para el trabajo en equipo orientado a la RC
Actúa con integridad en el proceso de RC
No actúa con integridad en el proceso de RC
No siempre actúa con integridad en el proceso de RC
Actúa con integridad en el proceso de RC
Actúa e invita a otros a actuar con integridad en el proceso de RC
Promueve la petición de cuentas como complemento
a la RC.
No promueve la petición de cuentas como complemento a la RC.
Promueve parcialmente la petición de cuentas como complemento a la RC.
Promueve la petición de cuentas como complemento a la RC.
Promueve ampliamente la petición de cuentas como complemento a la RC.
Monitorea y evalúa contantemente el
proceso de RC
No monitorea y evalúa contantemente el proceso de RC
Monitorea y evalúa parcialmente el proceso de RC
Monitorea y evalúa contantemente el proceso de RC
Monitorea y evalúa contantemente el proceso de RC
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Identificación de dependencias y enlaces para la rendición de cuentas
Se debe identificar, por cada dependencia o instancia de una entidad, los actores con los cuales se tienen relaciones de suministro de información, diálogo y participación, determinando los medios utilizados y la información más solicitada.
Objetivo: Identificar por cada dependencia o instancia de una entidad los usuarios a quienes se
les rinde cuentas, los medios utilizados y la información más solicitada.
Dirigido a: Directores o jefes de dependencia, personal clave del área de comunicaciones de la entidad, servidores públicos que constantemente lleven a cabo ejercicios de rendición de cuentas y personal de control interno.
Modalidad: Presencial / virtual
Criterios con los que interactúa: La información que arroja la matriz se vuelve insumo para la
identificación de necesidades de información, la priorización de información para la rendición de cuentas y la identificación de actores y grupos de interés.
Para identificar las dependencias o instancias a las que les corresponde rendir cuentas, se proponen las siguientes actividades:
Convocar a cada director o jefe de dependencia o instancia de la entidad para informar
sobre la puesta en marcha del proceso de rendición de cuentas, sus objetivos y las
características de las personas que deben participar.
Delegar al grupo de personas que se constituirán en enlaces para la rendición de cuentas.
Sensibilizar a los grupos de las diferentes dependencias sobre el tema de rendición de
cuentas.
Diligenciar una matriz que permita identificar por cada una de las dependencias: el enlace,
los grupos de valor y de interés a quienes se les rinde cuentas, los medios que se han
utilizado, así como los temas solicitados por los grupos de valor y de interés en materia
de rendición de cuentas.
Desarrollar una plenaria donde se socialice el ejercicio con la participación de todos los
grupos de las diferentes dependencias. Consolidar en la matriz la información suministrada por cada grupo.
Elementos a tener en cuenta:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Los diferentes actores de la entidad se integran en un ejercicio de participación que
Si no existe un buen momento de preparación para la realización del ejercicio se
Es importante que antes de iniciar con el alistamiento para la rendición de cuentas, la entidad lleve a cabo un taller de
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
permite "DARSE CUENTA” de sus responsabilidades como dependencia o instancia frente a la rendición de cuentas. Les permite a los actores de cada dependencia o instancia, identificar la interacción que tienen en los ejercicios de rendición de cuentas y las necesidades de articulación.
pueden generar desorientaciones entre los participantes y el no cumplimiento de los objetivos. Si los directores o jefes de cada dependencia o instancia no convocan a los actores que son claves para la realización del ejercicio, la información que suministren no será suficiente.
sensibilización con los participantes de cada dependencia, para informar sobre la ruta que se va a tener para la rendición de cuentas: alistamiento, diseño, preparación, ejecución y evaluación de rendición de cuentas. Para iniciar con este ejercicio, se debe delegar a personas específicas, al interior de las dependencias, para que se articulen a los ejercicios de rendición de cuentas.
Imagen MURC V2
Matriz de enlaces por dependencias y experiencias relacionadas. Ver Instrumento N° 6 Comunicado de asignación del área líder de rendición de cuentas del MURC V2
Se debe hacer el autodiagnóstico
1. Relacione en la casilla el nombre de la dependencia o instancia de la entidad. 2. Coloque en la casilla todos los usuarios a los que se les rinde cuentas: grupos,
organizaciones, mesas de trabajo, juntas de vecinos, grupos que ejercen control social, personas entre otros.
3. Relacione todos los espacios que utiliza para la rendición de cuentas: espacios de dialogo (audiencias, mesas de trabajo, foros, etc.)
4. Relacione todos los medios que utiliza para la rendición de cuentas: vía WEB (información en la página de la entidad), por medio escrito (respuestas a derechos de petición, respuestas a quejas y reclamos, periódicos, etc.), programas de televisión o radio.
5. Identifique y relacione el representante enlace de cada una de las dependencias con las que debe coordinarse para la rendición de cuentas.
6. En la casilla a, relacione los temas sobre los cuales se pide rendición de cuentas. En la casilla b, relacione la información específica.
Caracterización de actores y grupos de interés:
Las entidades pueden transmitir los valores que las definen, mantener sus identidades y promover el reconocimiento social a través de la relación con sus grupos de valor y grupos de interés. Pero, para ello, las entidades deben, de forma previa, realizar el reconocimiento de los futuros participantes en el proceso de rendición de cuentas.
Las entidades pueden transmitir los valores que las definen, mantener sus identidades y promover el reconocimiento social a través de la relación con sus grupos de valor y grupos de interés. Pero, para ello, las entidades deben, de forma previa, realizar el reconocimiento de los futuros participantes en el proceso de rendición de cuentas.
Reconocer e identificar las características, necesidades, intereses, expectativas, dificultades y potencialidades de los grupos de valor y de interés, permite realizar estrategias pertinentes y focalizadas que respondan de manera acertada con los requerimientos de la población, además de posibilitar espacios de retroalimentación y lograr la participación de los grupos de valor en el cumplimiento de la misionalidad de cada entidad, a la vez que se visibiliza la garantía de derechos.
Esta identificación de actores debe ser amplia, incluye tanto los beneficiarios de los servicios, programas, políticas de cada entidad, como grupos sociales organizados, organizaciones sociales, entidades públicas de otros niveles territoriales y la ciudadanía en general. Es importante también reconocer los actores que soportan los esquemas de control del estado (órganos de control, control administrativo, control político) así como otros actores estratégicos como medios de comunicación, actores privados u organismos internacionales.
Para la implementación del enfoque basado en derechos es importante identificar a aquellos grupos de valor que históricamente no han sido reconocidos, promoviendo su inclusión en el proceso de rendición de cuentas.
Identificación de actores y grupos interesados
Objetivo: Identificar los actores, grupos de valor e interés que harán parte del proceso de rendición de cuentas.
Dirigido a: Equipo líder de RC, servidores públicos de la entidad y grupos de control social.
Modalidad: Presencial
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de alistamiento pues es insumo para
la elaboración de las estrategias de rendición de cuentas. Se nutre de los instrumentos de identificación de actores, grupos de interés, dependencias e instancias para la rendición de cuentas así como necesidades de información.
Con esta actividad se busca identificar a los actores y grupos de interés relevantes en la rendición de cuentas; entendidos estos como cualquier grupo o individuo que puede afectar o ser afectado por la consecución de objetivos de la organización. Para su identificación, se debe reconocer que los actores y grupos de interés son los protagonistas en la rendición de cuentas y que su identificación permite establecer estrategias acordes con sus características.
Para trabajar esta actividad, la entidad, en caso de que haya trabajado la matriz de identificación de dependencias para la rendición de cuentas, puede tomar la información recogida como primer insumo para avanzar en el mapa de identificación de actores y además, recurrir a la lluvia de ideas para la elaboración de la lista de actores y grupos de interés.
Para trabajar esta actividad, la entidad, en caso de que haya trabajado la matriz de identificación de dependencias para la rendición de cuentas, puede tomar la información recogida como primer insumo para avanzar en el mapa de identificación de actores y, además, recurrir a la lluvia de ideas para la elaboración de la lista de actores y grupos de interés.
Para su caracterización se propone un cuadro que incluye algunos ítems que son de importancia para la rendición de cuentas, sin embargo, cada entidad puede ubicar los ítems que considere de acuerdo con la profundización de caracterización que requiera obtener.
Finalmente, se propone que se efectúe un análisis del nivel de conocimiento que tengan los actores o grupos de interés de la entidad, el nivel de participación y el tipo de relaciones que se guardan para su visualización en un mapa.
Instrumentos:
Mapa de actores y grupos interesados Instancias de participación por organizados por Derechos Humanos Identificación de actores gobierno abierto. Ley de Transparencia: Guia de caracterización de ciudadanos, usuarios interesados Base de datos de organizaciones de la sociedad civil a nivel Departamental y Municipal
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se
deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
El mapa de actores sociales
permite representar la realidad de las necesidades y requerimientos de los grupos de
valor y de interés, de una manera que contempla la compleja y las particularidades
en un momento determinado. Mediante el análisis relacional de actores se pueden establecer
estrategias de cambio. Permite identificar mejor los actores a los que se debe dirigir
Se debe tener en cuenta
que el mapa de actores debe ir actualizándose frecuentemente ya que la
realidad es cambiante. El mapa de actores representa una radiografía
temporal de la realidad. Cómo ejercicios de síntesis se pueden dejar
de lado otros aspectos importantes, por ello es necesario revisar y
El mapa de actores sociales es una
de las herramientas, pero no la única. Es útil elaborar el mapa de actores
con la participación de diferentes dependencias de la entidad, ya que lo enriquece.
Se recomienda desarrollar el ejercicio con subgrupos, puede ser por dependencias, ya que permite
profundizar en la identificación de actores y en los análisis de relación. Sin embargo, la entidad debe contar
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
la entidad en sus ejercicios de
rendición de cuentas, promoviendo la inclusión y no discriminación.
actualizar el ejercicio
como mínimo cada año. Debe tenerse en cuenta que los actores dentro de
una misma categoría no son homogéneos en sus percepciones.
con el mapa completo para la
elaboración de estrategias de entidad y no por dependencias. Se debe contar con implementos que
permitan graficar el mapa con el fin de facilitar el acceso a la información contenida en él.
Imagen MURC V2
Instrumento Mapa de actores y grupos de valor.
Paso 1. Conceptualización: Se debe garantizar, a través de ejercicios de capacitación y
sensibilización, que las personas que lideran el proceso de rendición de cuentas comprendan la importancia de la identificación de actores.
Paso 2. Identificar los actores y grupos de interés: A través de una lluvia de ideas diligenciar el cuadro, teniendo en cuenta las siguientes preguntas orientadoras
a. ¿Qué personas, grupos, organizaciones han venido participando en la elaboración de planes, programas o proyectos
b. ¿Qué personas, grupos, organizaciones han enviado propuestas de intervenciones para ser incluidas en planes, programas o proyectos?
c. ¿En el último año, qué personas, grupos, organizaciones han solicitado información sobre la ejecución presupuestal?
d. ¿En el último año, qué personas, grupos, organizaciones han solicitado información en relación con el procedimiento de servicio a la ciudadanía?
e. ¿En el último año, que personas, grupos, organizaciones solicitan información en la prestación de un servicio?
f. ¿En el último año, que personas, grupos, organizaciones reclaman por la prestación de un servicio?
Paso 3. Caracterización de actores y grupos de interés: Se propone que la entidad primero clasifique los actores y los caracterice de acuerdo con el siguiente cuadro:
Matriz de caracterización de actores y grupos de interés
Clasificación actores Nombre del actor o grupo de interés
Temas de interés
En qué espacios de rendición de cuentas ha participado
Datos de contacto
Organización sin ánimo de lucro
Organización social
Concejo / Partido Político
Sindicatos
Grupos vecindales/veredales
Órganos de control
Otras entidades públicas
Otras cooperación internacional
Veedurías
Instancias de participación
Personas
Paso 4. Analizar niveles de conocimiento, participación y relaciones con la entidad para la rendición de cuentas: Se busca analizar la influencia que tiene cada actor o grupo de interés en
la rendición de cuentas de la entidad de acuerdo con su nivel de conocimiento, participación y relación que guarda con la misma.
Conocimiento: Se define como el nivel del conocimiento que tenga el actor o grupo de interés
de la entidad: planes, programas, proyectos, servicios, presupuesto, entre otras. Alto: Conocimiento de la entidad en general y sus programas, proyectos, servicios, presupuesto. Medio: conocimiento a profundidad solo del tema de interés que tiene. Bajo- Nulo: desconocimiento de todos los temas, pero persiste en solicitar información.
Participación proactiva: Se define para este caso la frecuencia en la asistencia a los espacios
de rendición de cuentas y su nivel propositivo. Alto: El actor o grupo de interés participa en varios espacios de rendición de cuentas y realiza
propuestas. Medio: El actor solo participa en un espacio de rendición de cuentas y realiza propuestas Bajo- Nulo: El actor solo utiliza el medio escrito de manera reiterativa pero no propone. Relación con la entidad: se identifica como el nivel de apoyo que el actor, grupo de interés
demuestra tener con la entidad. Relaciones fuertes: Predominan percepciones positivas de la entidad y en algunos casos
colabora con la misma para la realización de actividades Relaciones débiles: No se identifican percepciones positivas ni negativas.
Relaciones de conflicto: Predominan percepciones negativas de la entidad y sus reclamaciones
tienden al conflicto.
Paso 5. Elaborar Mapa conocimiento, participación y relaciones: Para la visualización de los
actores en cada uno de los ítems trabajados anteriormente, el equipo de trabajo puede utilizar un estilo de cuadrante positivo de coordinadas XY, ubicando en el eje vertical los actores o grupos de interés de acuerdo con su nivel de conocimiento (alto, medio, bajo) y en el eje horizontal, por nivel de participación (alta, media, baja). Posteriormente trazar líneas de acuerdo al tipo de relación que cada actor guarda con la entidad. Para esto puede utilizar líneas enteras para identificar las relaciones fuertes, línea punteada para las relaciones débiles y una línea entera, sobre poniendo una X para las relaciones de conflicto, cómo señala el siguiente ejemplo.
Niveles de conocimiento: • Alta, • Media, • Baja
Niveles de participación: • Medio, • Alto, • Baja
¿CÓMO SE DISEÑA LA RENDICIÓN DE CUENTAS?
El diseño de la estrategia es la actividad creativa para concretar cómo será el proceso de
rendición de cuentas en la etapa de ejecución. Es ideal que esta etapa cuente con procesos
participativos para definir los objetivos, alcances, mecanismos, responsables, tiempos y recursos de la rendición de cuentas para el ciclo anual.
Para el desarrollo de esta etapa se debe tener en cuenta las siguientes actividades:
1. ELABORAR LA ESTRATEGIA DEL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA
ENTIDAD: Establecer la estrategia de trabajo, presupuesto y alianzas interinstitucionales
para la implementación del proceso de rendición de cuentas con al menos la siguiente información:
Defina los Objetivos: Son los resultados deseados que se esperan alcanzar con la
ejecución de las actividades que integran la estrategia de rendición de cuentas de la entidad. Son la ruta o guía de las actividades a realizar, por lo que dan direccionalidad al proceso. Con base en los objetivos se realiza la evaluación de éxito o brechas de la estrategia. Recuerde que los objetivos de rendición de cuentas no es dar información, dialogar y responsabilizarse, el objetivo es q resultado esperamos aportar a la gestión pública de nuestra entidad.
Identifique las etapas de la estrategia de rendición de cuentas: Identifique el
aprestamiento, diseño, preparación/capacitación, ejecución, y seguimiento y evaluación.
Seleccione las actividades que llevará a cabo en cada una de las etapas: Así mismo, los
espacios de diálogo que van a utilizar, las técnicas y los instrumentos. La caja de herramientas del Manual presenta y detalla las opciones. Escoja aquellas que le agreguen mayor valor según sus grupos de valor, el contexto, el equipo líder y el objetivo de la rendición de cuentas.
Determine el Cronograma para implementar el proceso de RC Defina el trimestre en el
que se realizará.
Especifique los responsables de cada actividad.
Proyecte los Recursos necesarios. Identifique cuales de éstos están disponibles y cuáles
serán requeridos para gestionarlos.
Las entidades de la Administración Pública nacional y territorial deberán elaborar anualmente una estrategia de Rendición de Cuentas, cumpliendo con los lineamientos de Rendición de Cuentas establecidas en el artículo la Ley 1757 de 2015, la cual deberá ser incluida en el Plan Anticorrupción y de Atención a los Ciudadanos de acuerdo con lo establecido en los artículos 73 y 74 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
Para el caso de las Corporaciones Públicas la estrategia es el equivalente al plan de rendición de cuentas establecido en la Ley 1757 de 2015.
La estrategia incluirá instrumentos y mecanismos de rendición de cuentas, los lineamientos de gobierno digital, los contenidos, la realización de espacios de diálogo o audiencias públicas participativas, y otras formas permanentes para el control social.
ELABORACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Objetivo: Elaborar la estrategia de rendición de cuentas basado en enfoque de derechos
humanos y paz de la entidad.
Dirigido a: Grupo líder de rendición de cuentas, directores y Oficina de Control Interno.
Modalidad: Presencial
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de diseño. Se retoma la información recogida en los instrumentos de la etapa de alistamiento. Insumo para la elaboración del cuadro de control.
Instrumento N°9: Estrategia de rendición de cuentas: Descargar la Matriz Excel del MURCV2
Instrumento N°10: Cadena de valor para la elaboración de la estrategia de rendición de
cuentas
Objetivo: Elaborar la cadena de valor para la elaboración de la estrategia de rendición de cuentas
basada en enfoque de derechos y paz.
Descripción: Una cadena de valor es la relación lógica y secuencial entre insumos (recursos
materiales, humanos, físicos), actividades (proceso de transformación), productos (objetivos específicos), resultados (objetivo general). Aunque esta metodología se ha utilizado para la formulación de proyectos, es posible tomar algunos de sus elementos para la elaboración de la estrategia de rendición de cuentas basada en enfoque de derechos y paz.
Para lo anterior, se debe tener en cuenta los siguientes pasos:
a. Elaborar el objetivo general de la rendición de cuentas basado en enfoque de derechos
y paz de la entidad: tenga en cuenta las deficiencias y fortalezas identificadas en el
autodiagnóstico para su formulación, así como los objetivos establecidos en el
documento CONPES 3654 de 2010.
b. Elaborar un objetivo específico para cada uno de los componentes de la rendición de
cuentas. Recuerde que los objetivos deben contener la acción a realizar, el objeto sobre
el cual recae la acción y la descripción o contexto, ejemplo: “entregar información a la
ciudadanía en un lenguaje comprensible” c. Ubicar los objetivos específicos en la siguiente matriz:
Objetivo general de la rendición de cuentas: Componente 1. Información adecuada para la rendición de cuentas
Objetivo Específicos Productos Actividades Indicador Recursos
Entregar información a la ciudadanía en un lenguaje comprensible
Producto 1
Producto 2
Imagen MURC V2
La entidad puede establecer el número de objetivos que considere necesarios, siempre y cuando
se cuente con los recursos para su cumplimiento. Finalmente, la priorización que se realice para
la rendición de cuentas de estructurarse de acuerdo a las deficiencias o fortalezas identificadas en el autodiagnóstico.
d. Determinar cuál sería el producto a obtener de acuerdo a cada objetivo específico. El
producto es un bien o servicio que se genera a través de la realización de diferentes actividades, ejemplo: Utilizar la matriz del literal c.
e. Elaborar un indicador para cada producto. El indicador permite medir, en términos
cuantitativo, el avance que se obtiene en el cumplimiento del producto, ejemplo: Utilizar la matriz del literal c.
f. Identificar qué actividades son las estrictamente necesarias para obtener el producto.
Dichas actividades son las que permiten la transformación de los insumos en bienes o
servicios, ejemplo: Utilizar la matriz del literal c.
g. Establecer los recursos necesarios para cada producto, ya sea nombrando lo que se
requiere: internet, recurso humano, computador, etc.; o cuantificando en términos
monetarios. Es importante que la entidad utilice al máximo los recursos con los que
cuenta, ya que las acciones de rendición de cuentas hacen parte de las acciones
cotidianas de la entidad para el cumplimiento de su misión.
h. Fortalezas Limitaciones Aspectos para tener en cuenta
Se identifican las principales actividades de rendición de cuentas que crean valor tanto para la entidad como para la ciudadanía. Permite identificar los costos que acarrea cada actividad, por lo que ayuda a aterrizar el ejercicio en la
La efectividad de la cadena de valor depende de la óptima formulación de los objetivos. Los servidores públicos deben tener la habilidad para relacionar de manera secuencial los objetivos,
Se debe tener en cuenta las deficiencias y fortalezas identificadas en el autodiagnóstico para su formulación, así como los objetivos establecidos en el documento CONPES 3654 DE 2010. Los objetivos deben ser claros, medibles, alcanzables.
h. Fortalezas Limitaciones Aspectos para tener en cuenta
realidad. Genera una mirada integral entre objetivos, productos, actividades e indicadores. Es un proceso organizado que permite a los servidores públicos entrelazar cada uno de sus ítems en una secuencia lógica. Alinear las actividades a los términos de rendición de cuentas con el plan estratégico de la entidad.
productos, actividades e indicadores.
Los productos deben ser concretos. El conjunto de actividades debe permitir obtener el producto. Los indicadores deben medir el grado de cumplimiento del producto. Se debe tener claro la diferencia entre tarea y actividad. La tarea es aquella que permite lograr la actividad.
2. ELABORACIÓN DEL COMPONENTE DE COMUNICACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS: La gestión institucional debe ser visible a la ciudadanía en forma
permanente, por ello se debe publicar información de calidad, proporcionando diversos medios para que el ciudadano acceda fácilmente a los informes de rendición de cuentas, sin esperar que esta sea solicitada.
La entidad debe establecer e implementar una estrategia de comunicación a través de medios y mecanismos que faciliten el acceso de diversas poblaciones utilizando simultáneamente medios presénciales, escritos, y auditivos con los virtuales de acuerdo con las características de los interlocutores y recursos institucionales. (DAFP: 2012).
Objetivo: Elaborar el componente de comunicaciones de la estrategia de rendición de cuentas
basado en el enfoque de derechos humanos y paz.
Dirigido a: Grupo líder de rendición de cuentas, Oficinas de comunicación y prensa.
Modalidad: Presencial / Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa del diseño y requiere que se retome la información recogida en los instrumentos de la etapa de alistamiento. Esta actividad se debe aplicar de manera transversal en la estrategia de rendición de cuentas.
Descripción: La gestión institucional debe ser visible a la ciudadanía en forma permanente, esto
implica la publicación y divulgación de información de calidad, proporcionando diversos medios para facilitar el acceso al ciudadano.
Para ello, la entidad debe establecer e implementar una estrategia de comunicación a través de medios y mecanismos que faciliten el acceso diferencial de diversas poblaciones utilizando simultáneamente medios presénciales, escritos y virtuales de acuerdo con las características de los interlocutores y recursos institucionales.
Para hacer visible la información pública la entidad debe:
a. Identificar claramente los públicos o actores a quienes van dirigidos los informes
Establecer los fines del plan de comunicación: Establecer los fines del plan de comunicación. Lo que se pretende con la estrategia de comunicación es visibilizar los
avances y resultados de la gestión institucional con el fin de mantener informados a los ciudadanos y facilitar canales para la interlocución entre la entidad y las organizaciones sociales o grupos de interés.
La información y la comunicación son procesos complementarios:
La información debe ofrecerse a toda la población en general.
La comunicación tiene unas poblaciones objetivo, por lo general usuarios o beneficiarios de servicios y grupos poblacionales y de interés conformados por organizaciones sociales de la sociedad civil con quienes interesa motivar la interlocución.
c. Examinar la disponibilidad de recursos y alianzas para las labores de difusión.
Inventariar los recursos para la difusión de la información con base en el siguiente formato:
Recurso para difusión SI NO Área responsable
Páginas Web institucionales
Periódicos Institucionales
Carteleras
Circulares o cartas abiertas al público.
Afiches
Volantes
Boletines
Comunicados de prensa
La ventanilla de Atención al usuario
Espacios radiales
Programa institucional por tv
d. Definir los medios para visibilizar la información ante la ciudadanía: La entidad debe
incluir, en su componente de comunicaciones, según su disponibilidad de recursos y
Públicos o actores para la rendición de cuentas SI NO
Organizaciones sociales
Grupos étnicos (Pueblos indígenas o afrodescendientes, Raizales y los Rom o Gitanos)
Niños, adolescentes o jóvenes
Organizaciones de personas en condición de discapacidad
Adultos mayores
Mujeres u hombres
Ciudadanía en general
Medios de comunicación
Corporaciones públicas de elección popular
Otros niveles de gobierno: nacional, departamental, organismos de control
cooperación lograda con medios de comunicación o entidades nacionales o departamentales, acciones para implementar las herramientas de acceso a la información.
Herramientas y mecanismos para facilitar el acceso a la información:
Centros de documentación y archivos institucionales. Murales o carteleras didácticas. Cartillas didácticas impresas o virtuales. Historietas. Fotografías, vídeo, audios o diapositivas. Boletines virtuales o publicados. Afiches, volantes y/o plegables. Periódicos con noticias en la prensa local, departamental o nacional. Perifoneo, llamadas telefónicas a líderes. Emisoras locales y comunitarias. Televisión local, departamental o nacional. Interacción en línea a través de la web: chat, foros, blogs, twitter, facebook, entre otros
Para garantizar el uso de estos medios, se pueden adelantar las siguientes acciones:
Promoción y divulgación de la rendición de cuentas. La entidad implementa las acciones o estrategias de comunicación, definidas en su componente de comunicaciones, para promocionar la jornada de rendición de cuentas. Los medios usados para realizar dicha promoción incluyen radio o prensa, sitio web, correo electrónico, telefonía móvil, redes sociales, mensajes de texto.
Difundir ampliamente las herramientas y mecanismos que tiene la ciudadanía para acceder a la información.
Sensibilizar a los ciudadanos sobre el uso de las herramientas y mecanismos creados. Capacitar a la ciudadanía sobre el correcto uso de la información, para facilitar su análisis
e interpretación adecuada. Establecer procedimientos y responsabilidades internas para atender con agilidad las
consultas de información ciudadana. Establecer un sistema de respuestas a los ciudadanos frente a los informes de rendición
de cuentas a través del Sistema de quejas y reclamos, el Correo electrónico o físico, la web, etc.
Para garantizar el uso de estos medios, se pueden adelantar las siguientes acciones:
Página web institucional En lugar visible y público de la respectiva entidad (Ley 734 de 2002, art 34, numeral 36) Bandos y medios de comunicación local de que se disponga (Ley 136 de 1994 artículo 91
y Ley 1551 DE 2012) Oficinas de prensa (Ley 136 de 1994 artículo 91 y Ley 1551 DE 2012) Medios electrónicos (Ley 962 de 2005, art 7)
Actividad N°11 Buenas prácticas sobre acciones de comunicación visual en espacios públicos
Nombre de la práctica: “Informados participamos más.”
Objetivo: Informar a la población, a través de los recibos de SSPP domiciliarios, sobre los
diferentes espacios de participación ciudadana, así mismo la manera como puede ser parte de estos en sus localidades y/o territorios.
Dirigido a: Población en general
Criterios con los que interactúa: Etapa de aprestamiento: El instrumento facilita información
a los ciudadanos acerca de cómo, cuándo y dónde puede acceder a los diferentes espacios de participación ciudadana, promoviendo la participación en toda la comunidad.
Descripción: El procedimiento consiste en generar una alianza con las empresas prestadoras
de SSPP domiciliarios, para que en las facturas, este un panfleto con información acerca de cómo acceder a espacios de participación, además de esto esta información va a estar zonificada por localidades y/o territorios.
En la información que se le va a proporcionar a la ciudadanía a través de esta herramienta va a estar focalizada en responder las siguientes preguntas:
¿Qué es participación?, ¿Cómo funciona?, ¿Cómo acceder a los espacios de participación?, Puntos de participación ciudadana en sus localidades
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
El instrumento facilita la difusión de información, resolviendo las principales dudas sobre el acceso a los espacios de participación ciudadana.
Visibiliza de una manera más completa los mecanismos de acceso a la participación ciudadana Se presenta la información de una manera menos compleja.
El ciudadano recibe la información en su hogar
El instrumento excluiría a la población que habita los barrios ilegales.
Para que el instrumento presenta información acerca de las problemáticas y soluciones
Debería visibilizar problemáticas en los territorios.
Nombre de la práctica: “Aprovechamiento de los espacios público abandonados”.
Objetivo: Detectar qué espacios han sido abandonados en un territorio específico, los cuales
serían estratégicos para sensibilizar, socializar la estrategia, convocar, difundir información tanto cualitativa y cuantitativa (indicadores) sobre la participación ciudadana y redición de cuentas.
Dirigido a: Toda la población
Criterios con los que interactúa: Etapa de diseño:: La herramienta facilita el diseño de piezas
comunicativas como afiches, grafiti, posters, entre otros, con el fin de difundir actividades que sean útiles y efectivas tanto para la incentivar la participación ciudadana, como el interés en la rendición de cuentas de las entidades
Descripción: Mediante la identificación de espacios abandonados de la ciudad o territorio, se
diseñan afiches o grafitis los cuales buscan difundir información sobre la rendición de cuentas y la participación ciudadana, con el propósito de incentivar a la ciudadanía a construir sociedad juntos a partir de los espacios de participación ciudadana y socializar los puntos principales de la rendición de cuentas de la entidad líder.
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en
cuenta
Piezas comunicativas concretas y con la información necesaria para facilitar el acceso a espacios de participación Promueve la visibilización de espacios de participación Contiene un esquema claro sobre el proceso de rendición de cuentas
Alance de convocatoria a espacios de participación y de dialogo. Medición de su capacidad de impacto.
Para estimular el diálogo Propiciar encuentros de diálogo entre entidades y ciudadanos
Nombre de la práctica: “Escenarios de innovación participativa urbana”
Objetivo: Sensibilizar y fomentar la participación ciudadana, por medio de la identificación de espacios urbanos más frecuentados en las ciudades, se busca que por medio de fotos sobre diferentes procesos de participación ciudadana celebradas en diferentes regiones y/o territorios, se logre mostrar la incidencia y el alcance que estos espacios de formación e información ha tenido los diferentes mecanismos de participación en la mejora de problemáticas.
Dirigido a: Toda la población
Criterios con los que interactúa: Etapa de aprestamiento: El instrumento permite un fácil
acceso a información sobre los procesos de participación ciudadana que ha adelantado la
entidad, de igual manera es una invitación abierta a la ciudadanía a contribuir en los diferentes procesos de participación ciudadana.
Descripción: Identificar espacios urbanos que son más concurridos por los ciudadanos; en estos
espacios se realiza la visualización sobre el alcance e impacto de la acción realizada por la veeduría ciudadana o grupo de control social, mostrando la mejora del territorio gracias al proceso de participación ciudadana. Esta visualización se hará por medio de la recolección de fotos en donde se muestre el antes y el después de un problema o dificultad ciudadana.
El ejercicio de visualización permite una rendición de cuentas diferente, ya que la entidad líder mostraría su trabajo por medio de material fotográfico.
Paso a paso que la entidad líder debe tener en cuenta para la ejecución de la herramienta:
a) Identificar los espacios urbanos más concurridos por los ciudadanos b) Recolectar y elegir material fotográfico sobre experiencias relacionadas a las veedurías
ciudadanas c) Hacer posters en diferentes puntos del espacio urbano identificado, en donde se coloquen
las fotos e invitar a la ciudadanía a participar en la identificación de cuál es la problemática que se abarcó en las fotos y cuál creen que es la foto que muestra la solución de la problemática.
d) Fomentar la importancia de la participación ciudadana en el logro de cambios reales en la gestión pública.
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
El Estado se acerca a la ciudadanía en
su conjunto a rendir cuentas sobre su gestión.
Se innova en la manera de rendir
cuentas
Muestra la mejora que cierto espacio o
territorio ha tenido a partir de la
participación ciudadana
Mide la incidencia que ha tenido la
formación en participación ciudadana en
diferentes aspectos que nos afecta como ciudadanos.
Oportunidad de aclarar dudas sobre la
participación ciudadana
La capacidad de
convocatoria y de interés que pueda tener la
herramienta.
Es un ejercicio interesante en el que la
entidad líder se puede apoyar para llamar la atención de los ciudadanos a
participar.
Para motivar a los ciudadanos
vinculados o no vinculados con los
procesos de participación.
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3. DEFINIR CON LA CIUDADANÍA LOS ESPACIOS, CANALES Y MOMENTOS MÁS
ADECUADOS PARA DIALOGAR.
En los espacios de diálogo la entidad debe ampliar la información y las explicaciones sobre la gestión realizada y sus resultados y escuchar la retroalimentación que realice la ciudadanía. La entidad debe consultar con la ciudadanía y las organizaciones sociales y grupos de interés, los espacios de encuentro y mecanismos de interlocución para el diálogo, así como las fechas, frecuencias y sitios más adecuados.
Es necesario crear variedad de espacios de encuentro –reuniones presenciales- de diálogo con la ciudadanía para la rendición de cuentas.
Estos espacios pueden ser, entre otros:
• Foros ciudadanos participativos por proyectos, temas o servicios. Ferias de la gestión con pabellones temáticos.
• Audiencias públicas participativas.
• Observatorios ciudadanos
• Tiendas temáticas o sectoriales.
• Mesas de diálogo regionales o temáticas.
• Reuniones zonales.
• Asambleas comunitarias.
• Reuniones por temas.
• Teleconferencias interactivas
4. CONSULTA PARTICIPATIVA DE LA ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS.
Consiste en procesos de consulta con los grupos de interés para conocer su percepción y aportes a la estrategia de rendición de cuentas.
La entidad debe establecer e implementar una estrategia de comunicación a través de medios y mecanismos que faciliten el acceso de diversas poblaciones utilizando simultáneamente medios presénciales, escritos, y auditivos con los virtuales de acuerdo con las características de los interlocutores y recursos institucionales. (DAFP: 2012).
Objetivo: Validar con los grupos de interés la estrategia de rendición de cuentas formulada por
la entidad.
Dirigido a: Jefes de dependencia, área de planeación, control interno. Equipo líder o área responsable de rendición de cuentas.
Modalidad: Presencial / Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte del diseño de la estratega de rendición de cuentas. Se recomienda su implementación por parte de las entidades en el nivel consolidación.
Descripción: La consulta permite validar la estrategia con los grupos interés y poder adaptarla
según las condiciones de la población. Permite preguntarle a los grupos de interés propuestas o ajustes que aumenten la pertinencia y la calidad de la rendición de cuentas. Los grupos de valor son quienes participarán en el proceso, por lo cual hacer la consulta de manera previa permite mejorar su participación.
Para esto se propone los siguientes pasos:
a. Identifique los puntos centrales de su estrategia: Se debe determinar qué es lo que se
quiere consultar. Es fundamental que los grupos de interés conozcan, validen y fortalezcan los objetivos de la rendición de cuentas, sus metas e indicadores. Así mismo, las actividades, los espacios de diálogo y los tiempos que ha definido la entidad en su estrategia. Tenga en cuenta que es importante consultar si la estratega es pertinente para la población, accesible a todos y clara para los grupos de interés. Así mismo, no olvide que es importante recoger propuestas que permitan mejorar la estrategia.
b. Establezca la metodología a utilizar para implementar la consulta: Las consultas pueden llevarse a cabo a través de varias metodologías. Se recomienda que se realice de manera virtual mediante su publicación, así como de manera presencial con un taller, grupo focal o un encuentro en espacio público muy rápido. Definir la metodología, implica proyectar los recursos necesarios, los tiempos y los responsables.
c. Consulte los puntos centrales de su estrategia: De acuerdo a los objetivos y a las
metodologías establecidas desarrolle la consulta. Sistematice en el desarrollo de la consulta las conclusiones y propuestas e identifique los cambios que se pueden hacer de manera inmediata. Los que requieren mayor evaluación, serán informados posteriormente los resultados de su viabilidad.
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Fortalece el diálogo con la ciudadanía y grupos de interés y fomenta un trabajo colaborativo. Se cuenta con una retroalimentación que permite mejorar los procesos de rendición de cuentas. Permite tener más transparencia en los procesos de rendición de cuentas. Le asigna un valor fundamental a la ciudadanía dentro de los procesos de
Puede tomar más tiempo. Requiere confianza entre los participantes del proceso. Se debe sensibilizar a los participantes de la importancia de la consulta y sus objetivos.
Se espera que aunque la consulta no sea vinculante si genere valor al proceso de rendición de cuentas. Se requiere una ciudadanía y grupos de valor formados. Incluir los resultados de las evaluaciones en los informes de rendición de cuentas.
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
rendición de cuentas. Puede brindar información que de otra forma no se conseguiría
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Instrumento N°11 descargar formato consulta, elaboración y evaluación participativa
5. ELABORACIÓN PARTICIPATIVA DE LA ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS.
Consiste en procesos de colaboración con los grupos de interés para diseñar de manera participativa la estrategia de rendición de cuentas.
Objetivo: Construir con los grupos de interés la estrategia de rendición de cuentas, de manera
colaborativa.
Dirigido a: Jefes de dependencia, Área de planeación, Control interno. Equipo líder o área
responsable de rendición de cuentas.
Modalidad: Presencial / Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte del diseño de la estratega de rendición de cuentas.
Se recomienda su implementación a las entidades en el nivel de perfeccionamiento.
Descripción: La elaboración de la estrategia de rendición de cuentas generalmente parte de la
entidad, sin embargo, en la lógica de la colaboración, construir la estrategia de manera colaborativa es algo innovador. Parte del cambio de pensamiento y visión para que sean los grupos de interés quienes propongan cómo harían la rendición de cuentas de la entidad, qué actividades, espacios de diálogo y tiempos proponen para cumplir el reto de la rendición de cuentas.
Para esto se propone los siguientes pasos:
a. Identifique el reto que tienen los grupos de valor para construir la estrategia: Cuando los seres humanos trabajamos por retos, las discusiones y propuestas de centran en un elemento específico. Esto implica definir no preguntas generales y abstractas, sino retos sobre los cuales los grupos de valor pueden hacer sus propuestas, un ejemplo es preguntarle a los jóvenes cómo diseñarían estrategias para vincular a los jóvenes a la rendición de cuentas.
b. Establezca la metodología a utilizar para implementar el proceso participativo: La
participación puede llevarse a cabo a través de varias metodologías. Se recomienda que se realice de manera virtual con retos específicos publicados en la página web, carteleras o
poster de espacios públicos, así como de manera presencial con un taller, grupo focal o encuentros en espacio público. Definir la metodología, implica proyectar los recursos necesarios, los tiempos y los responsables. c. Realice el proceso participativo para la solución de retos y la construcción de la
estrategia: De acuerdo a los objetivos y a las metodologías establecidas desarrolle el
proceso de participación. Sistematice en el desarrollo de la consulta las conclusiones y propuestas, vaya construyendo su estrategia y valídela con los representantes de la entidad.
Elementos a tener en cuenta:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Fortalece el diálogo con la ciudadanía y grupos de interés y fomenta un trabajo colaborativo. Permite tener más transparencia en los procesos de rendición de cuentas. Le asigna un valor fundamental a la ciudadanía dentro de los procesos de rendición de cuentas. Realiza una estrategia de rendición de cuentas innovadora y pertinente para el territorio y los actores.
Puede tomar más tiempo y esfuerzo. Requiere confianza entre los participantes del proceso. Se debe sensibilizar a los participantes de la importancia de los retos y su articulación con la estrategia de rendición de cuentas.
Se requiere una ciudadanía y grupos de valor formados y entidades abiertas a nuevas propuestas. Requiere tener en cuenta los recursos necesarios para la implementación de las propuestas para que éstas sean viables.
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Instrumento N°11 descargar formato consulta, elaboración y evaluación participativa
6. ESTABLECER TEMAS E INFORMES, MECANISMOS DE INTERLOCUCIÓN Y
RETROALIMENTACIÓN CON LOS ORGANISMOS DE CONTROL PARA ARTICULAR SU INTERVENCIÓN EN EL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS.
La entidad puede revisar los resultados de los siguientes análisis e informes realizados por las instancias de control institucional:
Identificación de informes para articulación con organismos de control.
Organismo de Control Informe o análisis realizado
Contraloría General de la República y Contralorías territoriales
Fenecimiento de la Cuenta fiscal
Procuraduría General de la Nación
Vigilancia al cumplimiento de las obligaciones de transparencia y acceso a la información de la Ley 1712 de 2015 Consulta de Asuntos Disciplinarios
Defensoría del Pueblo Informes sobre la situación de derechos humanos y derecho internacional humanitario e informe al Congreso de la República. Informes de riesgo, notas de seguimiento y otros documentos de advertencia en donde se informe la probable ocurrencia de violaciones masivas a los derechos humanos y al Derecho Internacional Humanitario
Personería Municipal Alertar oportunamente sobre hechos irregulares en la gestión pública Informes sobre la situación de derechos humanos
Contaduría General de Nación
Estados financieros
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7. SENSIBILIZACIÓN Y DIFUSIÓN DE LA ESTRATEGIA DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Los grupos de interés deben recibir sensibilización, información sobre el proceso de rendición de cuentas:
¿Cómo funciona? ¿Cuáles son sus límites y propósitos? ¿Cuáles las herramientas y los mecanismos para facilitar su implementación? ¿Qué responsabilidades y actitudes son necesarias para facilitar el acceso a la
información y recibir la retroalimentación de la ciudadanía? ¿Qué mecanismos ha creado la entidad para facilitar el acceso en forma permanente y
dialogar con la ciudadanía?
La sensibilización debe hacer parte del componente de comunicaciones.
Objetivo: Socializar la estrategia de rendición de cuentas a los grupos de valor y de interés.
Dirigido a: Equipo interno de la entidad y grupos de interés.
Modalidad: Presencial o Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de diseño para la rendición de cuentas, es elemento fundamental para la preparación en tanto ubica en términos generales a los grupos de interés frente al proceso de rendición de cuentas.
Se relaciona con la identificación de actores y la estrategia de comunicación.
Descripción: El proceso de socialización de la estrategia de rendición de cuentas a los grupos
de interés debe desarrollar los siguientes pasos:
Identificar el mensaje clave que guiará la estrategia de comunicación y relacionamiento con los grupos de interés.
a. Identificar el mensaje clave que guiará la estrategia de comunicación y relacionamiento con los grupos de interés.
b. Identificar el lenguaje que puede ser claro para los diferentes grupos de interés. c. Utilizar diversos mecanismos de socialización de la información. d. Contactar a los medios de comunicación como un aliado importante en este proceso. e. Desarrollar una campaña de expectativa para que los grupos de interés estén atentos al
proceso de rendición de cuentas.
¿CÓMO SE PREPARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS?
La preparación de la rendición de cuentas consiste en organizar, coordinar y deja listos los
insumos, recursos, informes, actividades preparatorias y logísticas para su uso en la etapa de
ejecución de la estrategia de rendición de cuentas. Se refiere a las condiciones necesarias para
la rendición de cuentas y a que los involucrados cuenten con las competencias necesarias para su participación.
Para el desarrollo de esta etapa se debe tener en cuenta las siguientes actividades:
1. ANÁLISIS DEL GRUPO DE INTERÉS.
Es necesario retomar el diagnóstico realizado en la etapa de preparación y complementar el proceso con nuevos actores y datos. Se sugiere segmentar los públicos agrupándolos en categorías menores por intereses, necesidades a partir de sus preocupaciones, sus necesidades, sus expectativas como grupo poblacional, e identificar cuáles organizaciones los representan. Así mismo, identificar los requerimientos de los grupos sobre las condiciones de modo, tiempo y lugar para la entrega de información, el desarrollo de diálogo y el seguimiento al cumplimiento de los compromisos pactados.
Identificación de actores y grupos interesados
Objetivo: Identificar los actores, grupos de valor e interés que harán parte del proceso de
rendición de cuentas.
Dirigido a: Equipo líder de RC, servidores públicos de la entidad y grupos de control social.
Modalidad: Presencial
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de alistamiento pues es insumo para la elaboración de las estrategias de rendición de cuentas. Se nutre de los instrumentos de identificación de actores, grupos de interés, dependencias e instancias para la rendición de cuentas así como necesidades de información.
Descripción: Con esta actividad se busca identificar a los actores y grupos de interés relevantes en la rendición de cuentas; entendidos estos como cualquier grupo o individuo que puede afectar o ser afectado por la consecución de objetivos de la organización. Para su identificación, se debe reconocer que los actores y grupos de interés son los protagonistas en la rendición de cuentas y que su identificación permite establecer estrategias acordes con sus características.
Para trabajar esta actividad, la entidad, en caso de que haya trabajado la matriz de identificación de dependencias para la rendición de cuentas, puede tomar la información recogida como primer insumo para avanzar en el mapa de identificación de actores y además, recurrir a la lluvia de ideas para la elaboración de la lista de actores y grupos de interés.
Para trabajar esta actividad, la entidad, en caso de que haya trabajado la matriz de identificación de dependencias para la rendición de cuentas, puede tomar la información recogida como primer insumo para avanzar en el mapa de identificación de actores y, además, recurrir a la lluvia de ideas para la elaboración de la lista de actores y grupos de interés.
Para su caracterización se propone un cuadro que incluye algunos ítems que son de importancia para la rendición de cuentas, sin embargo, cada entidad puede ubicar los ítems que considere de acuerdo con la profundización de caracterización que requiera obtener.
Finalmente, se propone que se efectúe un análisis del nivel de conocimiento que tengan los actores o grupos de interés de la entidad, el nivel de participación y el tipo de relaciones que se guardan para su visualización en un mapa.
Ver descripción del Instrumento N° 7 desde la página 48 a la 51
2. IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA EL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS.
El derecho de acceso a la información garantizar que los ciudadanos busquen y reciban información bien sea a través de informes o de datos almacenados o procesados por archivos o centrales informáticas. Para ello la entidad debe producir, obtener, organizar y comunicar la información, de la gestión bajo su responsabilidad, facilitando la consulta y el análisis de la
ciudadanía en forma permanente. Las entidades deben planear y gestionar la información pública:
¿Producir informes de evaluación y seguimiento a los resultados de la gestión en forma proactiva, sin esperar a que sea solicitada por el ciudadano y,
¿Crear mecanismos y procedimientos internos para facilitar el acceso a información institucional en respuesta a peticiones de la ciudadanía. (DAFP: 2012)
Consulta a los grupos de interés
Objetivo: Recoger las opiniones y percepciones de la ciudadanía y sus organizaciones en cuanto
al avance o no en la garantía de sus derechos.
Dirigido a: Equipo líder, grupos de interés y ciudadanos.
Modalidad: Presencial o virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de preparación para la rendición de
cuentas, es insumo para la priorización de información y el desarrollo de la rendición de cuentas.
Descripción: Para la consulta, se sugiere que la entidad contemple los siguientes parámetros:
a. La consulta debe hacerse lo más amplia posible a nivel territorial, esto es, incluyendo ciudadanos de experiencias de participación de la mayor parte de municipios del departamento o región que sea posible.
b. Tenga en cuenta los tiempos al momento de hacer la consulta. c. La consulta es liderada y coordinada por los miembros del equipo líder para la Rendición
Pública de Cuentas. d. La consulta se puede hacer en una conversación grupal; por ello se requiere una
metodología de GRUPO FOCAL, en la cual el funcionario a cargo solamente registra (SIN INTERPRETAR) lo que los ciudadanos responden ante las preguntas. Aclara dudas, pone ejemplos. Luego, sistematiza y recopila las respuestas y envía un solo formato diligenciado por cada consulta realizada. Tenga en cuenta el tiempo que se requiriere para localizar a los ciudadanos, convocarlos a reunión, esperar la próxima reunión, etc. El grupo focal tiene una duración máxima de 2 horas.
e. La entidad está encargada de crear convocatorias específicas para cada grupo poblacional que vaya a realizar la consulta.
f. La consulta pública también se puede realizar mediante formato electrónico. Se debe prever las posibilidades tecnológicas de envío y recepción de los correos o en la creación de un encuentro virtual.
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Le permite identificar a la entidad, desde la visión de los grupos de interés perspectiva en la garantía de los derechos, sirviendo de insumo para preparar la información focalizada y el diálogo. Permite identificar las brechas entre la visión de la entidad y los grupos de interés para enfocar de mejor manera el espacio de diálogo.
Requiere habilidades en el manejo de grupos focales o formularios digitales. La sistematización de información cualitativa es muy detallada, de ahí la riqueza de la profundidad de la información y la validez de sus aportes, pero implican un tiempo necesario.
Utilizar toda la información que se ha recogido en toda la etapa de alistamiento. La clave sesta en la adecuada selección de representantes de los grupos de interés para realizar un grupo focal o consulta por internet productiva. Es importante contar con la priorización de la información priorizada, ya que es lo principal para la elaboración de la estrategia, y pueda compararla con los temas identificados por los grupos de interés. Desarrollar la actividad con metodologías que permitan el dialogo, el intercambio de saberes y la participación. Debe explicar claramente el objetivo del grupo focal y la incidencia de los resultados en el proceso de re
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Guía de consulta a la ciudadanía y sus organizaciones en los procesos de rendición de
Nombres, apellidos de cada uno de los integrantes consultados:
Señalar si pertenece a: grupo étnico (indígena, afrodescendientes, raizal o ROM), población con discapacidad, en desplazamiento):
Nombre del grupo u organización en la que participan
Ciudad
Nombre del entrevistador:
Fecha de la consulta:
Explicar el objetivo de la consulta y aclarar que las preguntas tratan sobre sus condiciones particulares (personales, familiares, de su barrio o entorno y de su municipio) y la relación con sus derechos en diferentes áreas.
La entidad definirá los derechos ciudadanos cobijados por su gestión, estableciendo los planes y/o servicios prestados a la ciudadanía para su satisfacción. Cada grupo u organización social deberá responder a manera grupal las preguntas que evalúan la gestión lanzadas por la entidad realizadora, las cuales serán señaladas en la siguiente matriz.
DERECHO
PLANES Y/O SERVICIOS PRESTADOS POR LA
ENTIDAD
TIPO DE ORGANIZACIÓN O GRUPO DE INTERÉS
SOCIAL 1
TIPO DE ORGANIZACIÓN O
GRUPO DE INTERÉS SOCIAL 2
(En este campo se establecen los derechos tenidos en cuenta que son cobijados por la gestión de la entidad)
(En este campo se establecen las estrategias implementadas por la entidad para la satisfacción de los derechos de la ciudadanía)
(en este campo se registran las respuestas dadas por el grupo u organización social frente a las preguntas de evaluación realizadas entidad)
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3. RECOLECTAR LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA EL PROCESO DE RENDICIÓN DE CUENTAS.
Implica el proceso de recolección de los datos por parte de las dependencias responsables para la rendición de cuentas. Se recomienda partir desde la identificación realizada en la etapa de preparación y complementada con la consulta realizada en la identificación de información necesaria para el proceso de rendición de cuentas. Es importante que se establezca un líder que coordine la recolección y haga seguimiento a oportuno suministro de ésta en las condiciones requeridas para el proceso de rendición de cuentas.
Se recomienda que la identificación y priorización de la información se realice con base en los indicadores. El contenido de la rendición de cuentas son los derechos humanos, por lo cual la información de las políticas, programas y proyectos asociados a los Objetivos de desarrollo Sostenible ODS son fundamentales. Se deben utilizar los indicadores de resultados y productos del plan de desarrollo o del plan estratégico institucional, considerando nuevos indicadores que complementen esta información.
Objetivo: Identificar las necesidades de información de los grupos de interés y las condiciones
de disponibilidad de información que tiene la entidad para la rendición de cuentas.
Dirigido a: Directores o jefes de dependencia o instancias, servidores públicos, personal de
gestión documental, control interno.
Modalidad: Presencial
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de alistamiento para la rendición de
cuentas, es insumo para la priorización de información y la elaboración de la estrategia de rendición de cuentas en la etapa de diseño. Para la realización del inventario y la priorización de necesidades de información se pueden remitir a los instrumentos que hayan utilizado como el de identificación de dependencias o instancias para la rendición de cuentas y la matriz de identificación de información prioritaria para la rendición de cuentas.
Descripción: Para identificar las necesidades de información, se sugieren a la entidad los
siguientes pasos:
a. Revisar el inventario que tiene de información en caso que la entidad cuente con la apertura de datos públicos, de lo contrario, se debe proceder a contabilizar la información, para lo cual, se recomienda acudir a las diferentes áreas o dependencias de la entidad para que por grupos lleven a cabo este inventario de acuerdo a la información que ha tenido salida por los diferentes medios (escritos, publicados en la WEB, programas de radio, respuestas a solicitudes ciudadanas, periódicos, entre otros)
b. Organizar y clasificar la información identificada por temas según las solicitudes que haya tenido en el año por parte de diferentes actores o grupos de interés o por la que se haya entregado por iniciativa propia o en cumplimiento de la normatividad.
c. Revisar la información con la que cuenta de acuerdo con los criterios de: completitud, claridad, pertinencia, confiabilidad, coherencia, accesibilidad. Esta revisión debe hacerse teniendo en cuenta las necesidades y mecanismos de información de los grupos de interés.
d. Identificar, de acuerdo con las solicitudes realizadas por los actores o grupos de interés, la información con la que no se cuenta y los motivos, ejemplo: fallas en la sistematización de la información, la información solicitada no es competencia de la entidad, etc.
e. Elaborar una lista de la información con la que no se cuenta y que debería tener. f. Priorizar la información, a partir de la que no se tiene pero con la que se debería contar, y
proceder a obtenerla, para lo cual se recomienda que se realice un plan de trabajo donde se estimen plazos información por parte de las demás dependencias o instancias.
g. Priorizar, de la información con la que se cuenta, aquella que no está completa, clara, pertinente, etc. Proceder a mejorar para la entrega de dicha
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
El contar con un inventario de la información evita que la entidad duplique esfuerzos. Permite que la entidad organice su información de acuerdo con las necesidades de los diferentes actores y grupos de interés. La información se puede mantener actualizada. Establece criterios de revisión de la información, que pueden ser utilizados cada vez que se produzca. La revisión de la información disminuye el margen de error en los datos que se están suministrando. Facilita disminuir los tiempos en la entrega de información solicitada. El ejercicio puede servir de insumo para que la entidad establezca un instructivo para la elaboración de la información.
La entidad puede contar con un gran volumen de información, por tanto, será dispendioso identificar las necesidades de información. No se podrá contar con toda la información requerida, por lo que se hace importante priorizar para avanzar en su producción.
Remitirse a los registros de activos de información que tiene la entidad, allí podrá encontrar el inventario de información y podrá avanzar más rápido en la identificación de necesidades de información. Tener en cuenta Para la priorización de necesidades de información la normatividad existente en relación con rendición de cuentas de gestión de la entidad, ley de transparencia, etc. Se puede consultar a los actores y grupos de interés de necesidades de información.
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Guía de metodología de análisis por derechos
Objetivo: Analizar la información desde el enfoque de derechos humano
Dirigido a: Equipo líder de rendición de cuentas.
Modalidad: Presencial / Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de preparación de la rendición de
cuentas. Constituye un elemento fundamental para recolectar y analizar la información necesaria para el proceso de rendición de cuentas.
Descripción: El enfoque de derechos y equidad implica el abordaje de las vulnerabilidades de
las poblaciones en situación de mayor pobreza y exclusión social. “El enfoque basado en los
derechos humanos es un marco conceptual para el proceso de desarrollo humano que desde el punto de vista normativo está basado en las normas internacionales de derechos humanos y desde el punto de vista operacional está orientado a la promoción y la protección de los derechos humanos. Su propósito es analizar las desigualdades que se encuentran en el centro de los problemas de desarrollo y corregir las prácticas discriminatorias y el injusto reparto del poder que obstaculizan el progreso en materia de desarrollo”. (Naciones Unidas)
Para la aplicación del enfoque de derechos humanos a la rendición de cuentas incorpore en el análisis el concepto de las cuatro “A” y las preguntas orientadoras de los determinantes.
Análisis de las cuatro A de los derechos humanos
Para la aplicación del enfoque de derechos humanos a la rendición de cuentas incorpore en el análisis el concepto de las cuatro "A" para guiar su argumentación desde el enfoque de derechos:
1. Asequibles: Disponibles, en cantidad o número suficiente. 2. Accesibles: Al alcance de todos, económica y físicamente hablando, sin discriminación. 3. Aceptables: Pertinentes, adecuados y de buena calidad. 4. Adaptables: Se acomodan o ajustan a las necesidades sociales o culturales.
Identifique cuáles de estos conceptos pueden ser de utilidad para ilustrar los propósitos y resultados detrás de las acciones que la entidad ha cumplido en la garantía de derechos. Analice los resultados identificados en la rendición de cuentas desde estas cuatro dimensiones.
A continuación hay algunos ejemplos que pueden ser de utilidad para entender cómo las cuatro "A" deben complementar el análisis que surge a partir de las preguntas orientadores.
1. Asequibilidad: si se construyó una escuela se planeó pensando en cuántos niños y niñas
se vincularían a ella, cuanto aumenta en cobertura en educación y si es suficiente para los niños en edad escolar de la zona.
2. Accesibilidad: el proyecto educativo de la escuela tuvo en cuenta cómo van a llegar los
niños a ella, y facilitó todas las condiciones económicas y físicas para que puedan asistir de forma permanente (permanencia en el sistema). Es accesible para la movilidad de estudiantes con capacidades diferentes.
3. Aceptabilidad: La escuela que se construyó tiene un espacio adecuado, los materiales son
de buena calidad y es pertinente para las actividades educativas. 4. Adaptabilidad: Un proyecto educativo respetó la identidad cultural y se adaptó a las
necesidades sociales de la región (respeto a la diversidad y consideración del contexto social).
Preguntas orientadoras para el análisis y la reflexión según determinantes de equidad.
El análisis de las condiciones de los derechos humanos desde los determinantes de equidad, surge como una aproximación de la metodología monitoreo con enfoque de equidad (Monitorig Results for Equity System - MORES) desarrollada por UNICEF en 2010 y en Colombia se ha
hecho una apropiación del modelo lógico para guiar un análisis y reflexión en torno a las actividades y estrategias que se hubieran implementado en favor de los derechos de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes. Esta experiencia se puede retomar para la rendición de cuentas con enfoque de derechos dirigido de manera amplia a toda la población y en todos los sectores de inversión.
Desde esta perspectiva se deben tener en cuenta los siguientes 10 determinantes:
Plan de Acciones de Mejora
Determinantes Descripción
Contexto
Normas Sociales Normas sociales de conducta ampliamente
legislación / Políticas Adecuación de las leyes y políticas
Presupuesto / Gasto Político Asignación y desembolso de recursos necesarios
Gestión Coordinación Roles y responsabilidades / Coordinación / Alianzas
Oferta
Disponibilidad de insumos Insumos esenciales necesarios para prestar un servicio o adoptar una práctica.
Acceso a servicios con personal, instalaciones e información adecuada
Acceso físico (servicios, ins talaciones / información)
Calidad Adherencia a los estándares de calidad requeridos (normas nacionales o internacionales)
Demanda
Acceso financiero Costos directos e indirectos de los servicios y prácticas
Prácticas y creencias sociales y culturales Creencias, conocimientos, conductas, prácticas y actitudes del individuo y la comunidad
Continuidad de uso Finalización / continuidad en servicios, prácticas
Para la aplicación de estos diez determinantes, a continuación, se presentan unas preguntas guía que pueden ser tenidas en cuenta para analizar el enfoque de derechos humanos para la rendición de cuentas:
1. Normas sociales: Son acuerdos implícitos en una comunidad que dan por hecho que así
debe ser el comportamiento y/o relacionamiento entre las personas. ¿Qué tipo de norma(s) social(es) cree que han influido positiva o negativamente en su gestión frente a la garantía de derechos? ¿Se ha dado algún cambio en los comportamientos o actitudes de la sociedad en su municipio frente a poblaciones en situación de vulnerabilidad durante estos últimos años?
2. Política y Legislación: Son Actos administrativos o legales, que están regulando el
funcionamiento de algún tema en el territorio. ¿Cómo cree que la aprobación e implementación de políticas, normas, leyes y decretos vigentes en su territorio han mejorado la situación de la población durante el periodo?
¿Durante la presente administración ha sido aprobada una política pública de impacto
para la población? ¿Cuáles son las prioridades definidas en términos de garantía de derechos? ¿Ha repercutido esta política en los logros obtenidos durante los últimos años?
3. Presupuesto / gasto público: Hace referencia a los recursos económicos que se
encuentran destinados para un tema/sector/situación, proyecto o programa.
¿Cómo ha cambiado la asignación de recursos públicos destinados a la garantía de
derechos de su municipio?
¿Cómo fue la tendencia del gasto social?, ¿Realizó cambios específicos en las
asignaciones, por modificaciones en destinaciones o montos de partidas, que buscaran
garantizar algún derecho específico?
¿Considera que los recursos destinados a los programas analizados fueron dadas las
circunstancias, suficientes, aceptables o marcadamente insuficiente?
4. Gestión y coordinación: Es la existencia de trabajo en equipo de diferentes áreas o
sectores para llevar a cabo, ejecutar proyectos, programas, etc.
¿Existen instancias de coordinación y toma de decisiones (comités, mesas de trabajo,
mesas de consulta, consejos sectoriales) que hayan sesionado específicamente en
torno a temas de garantía de derechos? ¿Qué decisiones y/o políticas han sido
aprobadas en estas instancias??
¿Cómo ha sido el relacionamiento de la administración pública con la comunidad en los
temas relacionados con derechos?
5. Disponibilidad de Insumos: Es si se cuenta o no con elementos necesarios para
realizar una acción.
¿Cómo eran las condiciones de infraestructura y recursos, de los servicios en salud,
educación, recreación, deporte, cultura, saneamiento y agua potable a principio de su
periodo?
¿Ha cambiado la disponibilidad de estos servicios? ¿Cómo estos cambios obedecen a
acciones que se hayan podido tomar desde la entidad? ¿Se han priorizado poblaciones
vulnerables, en pobreza extrema o en áreas rurales dispersas?
6. Acceso a servicios e información: Es la posibilidad de poder llegar al lugar donde
están o se prestan los servicios que necesito. Así mismo es saber que en el territorio en
el que me encuentro existe ese servicio y como puedo recibirlo.
¿Cómo eran las condiciones de infraestructura y recursos, de los servicios en salud,
educación, recreación, deporte, cultura, saneamiento y agua potable a principio de su
periodo?
¿Considera que la comunidad cuenta con información y condiciones suficientes para
lograr un acceso afectivo a los servicios en salud, educación, recreación, deporte,
cultura, saneamiento y agua potable?
¿Los servicios dirigidos a la garantía de los derechos se han ido integrando en cuanto
incorporan recursos y servicios de diferentes instituciones públicas, privadas y
comunitarias?
7. Calidad de la atención: El servicio es pertinente, adecuado y de bueno calidad para el
usuario sin ningún tipo de discriminación. ¿Los servicios en salud, educación, recreación,
deporte, cultura, saneamiento y agua potable han respondido a las necesidades
cambiantes de esta población en su municipio? ¿En qué casos estos han permitido
mejoras continuas en la calidad de vida de la población? ¿Los servicios dirigidos a la
garantía de los derechos en su municipio, han incorporan criterios con enfoque diferencial
para la atención (género, pertenencia étnica, zona de residencia, discapacidad, ciclo de
vida)? ¿La prestación de servicios básicos en su municipio, incorpora procesos de
evaluación y mejoramiento que permiten la participación de los ciudadanos en los mismos
y en las decisiones que se tomen?
8. Activos financieros: Son los recursos económicos disponibles o no de las personas
beneficiarias de los servicios, que les permiten acceder a éstos. Costos directos e indirectos de los servicios enfrentados por las familias y las comunidades para utilizar los servicios disponibles o adoptar prácticas deseables. ¿Los habitantes de su municipio cuentan con los recursos económicos suficientes para poder acceder a los servicios de salud, educación, recreación, deporte, cultura, saneamiento y agua potable que en este se ofrecen? ¿Cómo cree que esto ha afectado el bienestar de la población? ¿Ha diseñado y puesto en marcha estrategias que eliminan barreras asociadas a los costos directos o indirectos, y que facilitan el acceso a los servicios de la población? ¿Ha diseñado y puesto en marcha estrategias que eliminan barreras asociadas a los costos directos o indirectos, y que facilitan el acceso a los servicios de la población? ¿Ha implementado estrategias de incluso social que promuevan entre la comunidad alternativas de generación de ingresos que les permitan superar las barreras económicas para acceder a los servicios mínimos?
9. Prácticas y creencias sociales y culturales: Son ideas que tienen las personas que
habitan un lugar acerca de las situaciones que se presentan en su vida. ¿Qué tipo de creencias sociales al interior de las comunidades cree que han influido positiva o negativamente en su gestión frente a la garantía de derechos de la población? ¿Durante estos últimos años, que acciones y estrategias se han impulsado para generar cambios culturales que favorezcan la garantía de derechos de?
Tiempo y continuidad del uso: Hace referencia a la duración y persistencia en el uso de
un servicio. Qué tan frecuentes son las suspensiones en el suministro de servicios
básicos en su territorio? ¿Qué tan amplia es las diferencias en la continuidad y
disponibilidad de estos servicios entre las zonas rurales y el casco urbano? ¿Algún
servicio público o programa de asistencia social se ha visto perjudicado en el suministro
o continuidad por causas ajenas a la oferta?
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Presentan un marco de análisis para rendir cuenta con enfoque de derechos Permite profundizar la información en las condiciones en la prestación de bienes y servicios y como estos contribuyen a la garantía de derechos. Analiza de manera íntegra la gestión y sus resultados Permite elaborar el enfoque diferencial. Aterriza que implica rendir cuentas con enfoque de derechos humanos.
Implica un ejercicio de análisis a profundidad y cualitativo. En ocasiones las entidades no cuentan con mucha información para profundizar este análisis. Es importante avanzar en la generación de esta información.
No olvide de los resultados de la rendición de cuentas, preguntarse que estos sean asequibles, accesibles: aceptables y adaptables. Genere bases de datos para analizar los comportamientos año a año. Articule este ejercicio con el seguimiento del plan de desarrollo o plan institucional.
Imagen MURC V”
ABC formulación de indicadores.
Objetivo: Brindar los elementos fundamentales para formular indicadores que permitan medir y
cuantificar las medidas y resultados de las entidades para la rendición de cuentas con enfoque de derechos y paz.
Dirigido a: Equipo líder de rendición de cuentas.
Modalidad: Presencial / Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de preparación de la rendición de
cuentas. Constituye un elemento fundamental para recolectar y analizar la información necesaria para el proceso de rendición de cuentas.
Descripción: Los indicadores de gestión pública tienen como propósito primordial generar información para el diseño de intervenciones públicas que sean susceptibles de ser monitoreadas efectivamente. Se trata entonces de herramientas que una vez diseñadas e implementadas, se deben incorporar en cada una de las fases del ciclo de gestión pública de manera permanente: planeación, programación / presupuestación, ejecución, y seguimiento y evaluación.
¿Qué es un indicador?
Un indicador es una expresión cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con períodos
anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo.(DANE – 2009)
¿Para qué sirven los indicadores?
Para generar información útil y mejorar el proceso de toma de decisiones, el proceso de diseño, implementación o evaluación de un plan, programa, etc.
Monitorear el cumplimiento de acuerdos y compromisos. Monitorear el cumplimiento de acuerdos y compromisos. Cuantificar los cambios en una situación que se considera problemática. Efectuar seguimiento a los diferentes planes, programas y proyectos que permita tomar
los correctivos oportunos y mejorar la eficiencia y eficacia del proceso en general.
¿Qué características debe cumplir un indicador?
Preciso: Preciso e inequívoco Relevante: Apropiado para el tema en cuestión Económico: Medible a costo razonable Medible: Abierto a validación independiente Adecuado: Ofrece una base suficiente para estimar el desempeño
¿Cómo se formula un indicador?
1. Identificación del objetivo cuyo cumplimiento se quiere verificar y la política, programa o proyecto al cual se asocia.
2. Definición de la tipología del indicador de acuerdo al nivel de la cadena de valor en el cual se ubique el objetivo.
3. Redacción indicador (objeto a cuantificar + condición deseada del objeto) de acuerdo a la estructura del objetivo.
4. Selección de indicadores claros, relevantes económicos medibles y adecuados. 5. Elaboración de la hoja de vida del indicador con información de identificación,
programación y seguimiento.
Paso 1. Identificación del objetivo: La identificación del objetivo o intervención que queremos medir es el punto de partida para la formulación de los indicadores. Se refiere a definir las intenciones o propósitos específicos de una determinada intervención pública, cuyo cumplimiento se quiere medir, para la rendición de cuentas.
1. Objetivos ¿Qué se quiere lograr
2. Intervención Pública ¿Cómo se puede hacerlo?
3. Indicadores ¿Cómo se sabe que se ha logrado?
En cuanto a la estructura todo objetivo siempre tiene tres componentes 1. La acción 2. El objeto sobre el cual recae la acción y 3. Descripción o elementos adicionales.
Cuadro X. Ejemplos de formulación de un objetivo
Ejemplos de formulación de un objetivo
Verbo + Sujeto + Frase calificativa
Construir + 35 + Kilómetros de red vial nacional + en el Departamento de Santander
Generar + 30.000 + nuevos cupos en educación superior + en el cuatreño
Financiar + proyectos de investigación y desarrollo + hasta por 34.000 millones de pesos.
Vincular + 20 + municipios + a la estrategia de Territorios Digitales.
Titular + 1.000 + hectáreas + a población desplazada + en zonas de alto riesgo.
Fuente: DNP. 2009
Definición de la tipología del indicador:
Indicadores de Producto: Cuantifica los bienes o servicios producidos en la
implementación de la estrategia de rendición de cuentas, así como los cambios generados por la implementación, pertinentes para el logro de los objetivos.
Indicadores de Gestión: Permite cuantificar los recursos (humanos, físicos y financieros)
utilizados para la implementación de las acciones de la estrategia de rendición de cuentas así como la cantidad de acciones, procesos, procedimientos realizados durante la etapa de implementación. Este indicador retoma importancia en todos los niveles de rendición de cuentas ya que posibilita a las entidades la identificación de recursos necesarios para asegurar la implementación de las acciones propuestas.
Indicadores de Resultado: Mide los cambios sucedidos por la implementación de la
estrategia en determinado tiempo. Dichos cambios pueden estar orientados: a) hacia el
interior de la entidad (eje: las entidades que se encuentran en el nivel iniciando, puede identificar como van cambiando sus prácticas para avanzar en los niveles de rendición de cuentas), b) hacia la relación que se teje con los grupos de interés (eje: las entidades que se encuentran en el nivel consolidando, pueden identificar los cambios generados en la relación con un grupo de interés específico en cuanto a la garantía de derechos) y c), hacia el exterior de la entidad (eje: las entidades que se encuentran en el nivel profundizando, pueden medir los resultados de su prácticas eficientes en la rendición de cuentas y socializarlas con las demás entidades para que sean replicadas.
Paso 2. Redacción de indicador
a. Redacte el indicador: Todo indicador debe tener dos elementos estructurales:
1. el objeto a cuantificar 2. la condición deseada del objeto. Pueden complementarse con condiciones descriptivas
del objeto.
Ejemplo estructura del indicador
Sujeto + Verbo en participativo pasado
Kilómetro de red vial Nacional + Construidos
Nuevos cupos en educación superior + Generados Proyectos en investigación y ello + Financiados
Municipios + Vinculados + a Territorios digitales
Hectáreas + Tituladas + a Población desplazada
Fuente: DNP, 2009
b. Corresponde a una descripción de los cálculos y datos necesarios para obtener un valor cuantitativo del indicador, es una relación aritmética: A continuación se presentan
los tipos de fórmulas para la medición de indicadores que se pueden encontrar Razón: Es el cociente entre dos números, en el que ninguno o sólo algunos elementos
del numerador están incluidos en el denominador. Indica cuantas veces sucede el hecho que está en el numerador con respecto al hecho que está en el denominador.
Ejemplo 1:
Razón masculinidad = Número de hombres ____________________ Número de Mujeres
Indica cuántos hombres hay por cada mujer. Si se amplifica por 100, se sabrá cuantos hombres hay por cada 100 mujeres.
Proporción: Es un tipo especial de razón en la cual los elementos del numerador
están incluidos en el denominador. En el numerador se considera el número de individuos que verifican una condición determinada. Cuando el resultado de este cociente se multiplica por 100 resulta un porcentaje, que es la forma habitual de calcular esta fracción relativa.
Ejemplo 2:
Proporción de Población Urbana = Población del Área Urbana _____________________________ Población Total (del área urbana y del área rural x 100
Tasa: Es la frecuencia de los eventos sociodemográficos ocurridos en una población
durante determinado tiempo (normalmente un año) dividida entre la población a riesgo de sufrir el evento durante ese periodo de tiempo.
Ejemplo 3:
Tasa de mortalidad en menores de 1 año = N° de niñas y niños muertos menores de 1 año _____________________________________ N° total de nacidos vivos x 100
Tasas Brutas: Es la relación porcentual entre los alumnos matriculados en un nivel de enseñanza específico (independiente de la edad que tengan) y la población escolar que tiene la edad apropiada para cursar dicho nivel. La tasa de cobertura bruta se calcula de la siguiente manera:
TCB preescolar = (Matriculados en transición / Población con edades entre 5 y 6 años) x 100
Es posible encontrar este indicador por zonas (rural, urbana), por género (hombres y mujeres), y por nivel educativo.
Es factible que en el cálculo de este indicador se obtengan resultados de cobertura mayores a 100%, debido a que toda, o la mayoría de la población en esta edad se encuentra cubierta por el sistema educativo y adicionalmente se encuentran matriculados alumnos en extra edad.
Tasas Netas: Es la relación ente estudiantes matriculados en un nivel educativo que tienen la edad adecuada para cursarlo y el total de la población en el rango de edad apropiado para dicho nivel.
Por nivel educativo este indicador se calcula de la siguiente manera: TCN transición = (Matriculados en preescolar con edades entre 5 y 6 años / Promedio de la Población con edades entre 5 y 6 años) x 100
c. Identifique las Variable (s): Corresponde a la variable o variables que conforman el indicador,
de acuerdo con la fórmula de cálculo establecida debe arrojar el cálculo (dato) del mismo Identifique la unidad de medida: corresponde al parámetro de referencia o nominador
del indicador. Por ejemplo: porcentaje, hectáreas, pesos, etc.
d. Identifique las unidades de análisis: Es el elemento mínimo de estudio, observable o
medible, en relación con un conjunto de otros elementos que son de su mismo tipo.
Personas, Grupos humanos, Poblaciones completas, Unidades geográficas determinadas,
Eventos o interacciones sociales (enfermedades, accidentes, casos de infecciones
intrahospitalarias, etc)
El tipo de análisis al que se someterá la información es determinante para elegir la unidad de
análisis. Por ejemplo, si el objetivo es dar cuenta de la cobertura de vacunación con BCG en nacidos vivos, la unidad de análisis natural son los nacidos vacunados, no la vacuna de BCG.
e. Identifique las fuentes de información por variable: Es la fuente específica de donde se
obtiene la información de cada variable, puede ser un sistema de información, una instancia pública o privada, un documento, etc.
f. Identifique la orientación esperada del indicador: Corresponde a la orientación positiva
del indicador, es decir lo que se esperaría que ocurra con la implementación de intervenciones públicas. Tal orientación puede ser de aumento, mantenimiento y disminución. En algunos casos, especialmente relacionados con gestiones institucionales y más asociados con datos que con indicadores, se requiere de mayor información u otros indicadores para conocer si es positivo aumentar o disminuir, como por ejemplo el porcentaje de denuncias por violencia intrafamiliar, en relación con el total de denuncias por acciones violentas.
Indicadores
Tasa de mortalidad en menores de 1 año ¿Qué se espera con la intervención pública?
Disminuye la mortalidad en menores de 1 año
Cobertura de inmunización de contra la poliomielitis en niñas y niños menores de 1 año
Aumente la cobertura de inmunización
g. Identifique la periodicidad: corresponde al período de tiempo esperado (mínimo) entre
una y otra medición del indicador. Ejemplo: Diario, Mensual, Semestral, Trimestral, Anual. h. Identifique los niveles de desagregación: Se trata del nivel posible de desagregación de la
información que alimenta las variables del indicador, a partir de su disponibilidad; los niveles de desagregación más comunes son:
Momentos del ciclo de vida – edad: primera infancia, infancia, adolescencia, juventud u otro.
Género: hombre y mujer
Etnia: indígena, afrocolombiano, rom, raizales u otra.
Área territorial: urbano, rural.
Paso 3. Selección de indicadores claros y relevantes: Verifique que sus indicadores cumplen
con las características. Para ello se propone que los analice de acuerdo a las características CREMA descritas.
Cómo seleccionar un indicador
Tipología Indicador Calificación de criterios Puntaje total Seleccionado
Gestión Producto Efecto
Indicador 1- Indicador n Indicador 1- Indicador n Indicador 1- Indicador n
C R E M A Si No
Cómo seleccionar un indicador
C= ¿Es el indicador suficientemente preciso para garantizar una medición objetiva?
R= ¿Es el indicador un reflejo lo más directo posible del objetivo?
E= ¿Es el indicador capaz de emplear un medio práctico y asequible para la obtención de
datos?
M= ¿Están las variables del indicador suficientemente definidas para asegurar que lo que se
mide hoy es lo mismo que se va a medir en cualquier tiempo posterior, sin importar quién haga la medición?
A= ¿Es el indicador suficientemente representativo del total de los resultados deseados y su
comportamiento puede ser observado periódicamente?
Califique de 1 a 5 cada criterio en cada indicador.
Imágenes del MURC V2
Paso 4. Elaboración de la hoja de vida del indicador: Es una ficha que contiene la descripción
de las características del indicador de manera detallada. Su contenido el general suele contener datos como el nombre, descripción, unidades de medida, formulas, variables del indicador, periodicidad, tipología y fecha de creación del indicador.
Nombre Descripción Unidad de medida Fórmula Variables Periodicidad Tipología
Fecha de creación
Imágenes MURC V2
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Los indicadores nos permiten
medir aspectos puntuales desde la información de la entidad.
Al elaborar nuestros indicadores generamos información para la medición
de la gestión acorde a sus características. La formulación de indicadores
de manera rigorosa nos
Implica un ejercicio de análisis a
profundidad y cualitativo. En ocasiones las entidades no cuentan con mucha información
para profundizar este análisis. Es importante avanzar en la generación de esta información.
Se debe ser rigurosa con la formulación y medición del indicador para que sea confiable.
Complemente los indicadores
con los establecidos a nivel departamental, sectorial y nacional.
Realice las hojas de vida de los indicadores, esto permite que externos comprendan que mide
y las fuentes de información. No olvide que los indicadores deben ser CLAROS,
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
brinda elementos para la toma
de decisiones públicas. Permite detallar y desagregar datos con enfoque de
derechos humanos.
RELEVANTES, ECONÓMICOS,
medibles y adecuados.
Instrumento 13 lista de evaluación de la calidad de la información
Las características para evaluar la calidad de la información:
Instrumento 14 análisis de información para los indicadores de rendición de cuentas: La
siguiente matriz, sirve de guía para que la entidad efectúe el análisis de la información con base en los indicadores definidos, clasificándolos por objetivos del plan de acción o plan de desarrollo, derechos ciudadanos atendidos, variables para el análisis, área responsable, chequeo de
disponibilidad de información, fuente de información o registro:
Instrumento 15 Matriz de relacionamiento ods-derechos humanos-planeación. Descargar
archivo en Excel del MURC V2
4. Sistematizar y preparar la información necesaria para el proceso de rendición de cuentas en lenguaje claro: Se deben elaborar materiales audiovisuales de apoyo para
brindar información sobre los resultados o avances de la gestión en lenguaje ciudadano y de acuerdo con características socioculturales de los convocados. Así mismo, con el propósito de garantizar el acceso y la disponibilidad de la información para los grupos de interés identificados se puede elaborar Informes Público de Rendición de Cuentas, por parte del equipo líder, quien debe consolidar el Informe en unos periodos programados considerando la normatividad vigente.
Técnica 1 lenguaje claro
¿Qué es?
La International Plain Language Federation define que “una comunicación está en lenguaje claro si la lengua, la estructura y el diseño son tan claros que el público al que está destinada puede encontrar fácilmente lo que necesita, comprende lo que encuentra y usa esa información”.
En los procesos de rendición de cuentas es importante transformar el lenguaje técnico en lenguaje claro y comprensible a los grupos de interés, lo anterior implica tener la habilidad de escuchar y garantizar como mínimo los siguientes pasos propuestos en la Guía de lenguaje claro para servidores públicos elaborada por el Departamento Nacional de Planeación:
Imagen MURC V2
¿Para qué se requiere un uso de lenguaje claro en las comunicaciones del Estado?
• Reduce errores y aclaraciones innecesarias.
• Reduce costos y cargas para el ciudadano.
• Reduce costos administrativos y de operación para las entidades.
• Aumenta la eficiencia en la gestión de las solicitudes de los ciudadanos.
• Reduce el uso de intermediarios.
• Fomenta un ejercicio efectivo de rendición de cuentas por parte del Estado.
• Promueve la transparencia y el acceso a la información pública.
• Facilita el control ciudadano a la gestión pública y la participación ciudadana.
• Fomenta la inclusión social
Extraído de: Guía De Lenguaje Claro Para Servidores Públicos De Colombia pág. 11
Primero: Organizar el documento a partir de la identificación de su propósito y el público objetivo
al que debe ir dirigido. Así mismo, se debe determinar un posible esquema de estructura del texto que oriente su futura redacción a la vez que, de forma coherente, se otorga un orden a las temáticas del texto a partir de los posibles públicos interesados en su lectura (al comienzo del texto debe aparecer aquella información general que interesa a la mayor cantidad de públicos).
Segundo: Escribir el documento utilizando frases cortas y claras, lógicamente construidas a partir
de una relación simple entre un sujeto, un verbo y su complemento. Por ejemplo: Pedro (sujeto) camina (verbo) por el parque (complemento). Se debe utilizar la voz activa en la construcción de las frases que den razón de una acción de forma clara, es decir, el sujeto de cada oración debe ir primero en la oración seguido del verbo concreto dispuesto en el tiempo (pasado, presente o futuro) y el espacio (lugar).
Tercero: Revisar el texto redactado para identificar y corregir errores gramaticales, ideas no
desarrolladas o innecesarias, así como para estructurar de mejor manera la presentación del documento. Para este ejercicio debe apoyarse en la lectura de un tercero que aporte su visión del documento.
Cuarto: Validar el documento a partir de un ejercicio participativo con el grupo de valor o de
interés al que va orientado. Se debe identificar si los interesados encuentran, en la estructura del documento, resultas sus necesidades concretas.
ELABORACIÓN DEL INFORME
Objetivo: Ofrecer recomendaciones a las entidades para elaborar los informes de rendición de
cuentas con enfoque basado en derechos humanos y paz.
Dirigido a: Equipo líder del proceso en la entidad.
Modalidad: Presencial o virtual
Criterios con los que interactúa: Los informes se hacen en las etapas de preparación y
ejecución de la rendición de cuentas.
Descripción: Los informes de rendición de cuentas deben incluir información sobre la gestión
pública y sus resultados, dando razón de contenidos obligatorios inherentes a las responsabilidades asignadas a cada entidad en las normas o planes de gobierno. De igual forma, el informe tiene como objetivo mostrar, en el marco del periodo de tiempo objeto de rendición de cuentas, el avance en la atención y garantía de los derechos ciudadanos a través de la gestión institucional así como la contribución al cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
Ahora bien, el enfoque de paz en la rendición de cuentas implica, necesariamente, la aprehensión de la construcción de paz como un proceso vivo y dinámico permanente orientado al desarrollo de la sociedad. Por otra parte y en el marco del Sistema de Rendición de Cuentas del acuerdo final para la terminación del conflicto y la construcción de una paz estable y duradera, acuerdo firmado entre el Estado colombiano y las FARC, las entidades pueden identificar contenidos que permitan rendir cuentas en relación al avance del cumplimiento de lo pactado. En tal sentido, la rendición de cuentas con enfoque de paz implica identificar contenidos institucionales en el marco de tres posibles escenarios:
a. Aquellas entidades que contribuyen a la construcción de la paz identificando contenidos de rendición de cuentas que dan razón del aporte constante al desarrollo de la sociedad.
b. Aquellas entidades que identifican contenidos de rendición de cuentas que dan razón de la contribución al cumplimiento de los puntos del acuerdo de paz sin tener obligaciones explicitas señaladas en el articulado del propio acuerdo.
c. Aquellas entidades que rinden cuentas a partir de contenidos que den razón del cumplimiento de los puntos del acuerdo de paz. Tales entidades cumplen con responsabilidades que le son inherentes y que se encuentran contenidas en los lineamientos que el propio acuerdo contempla.
Una misma entidad puede identificar contenidos en los tres escenarios señalados, lo relevante es que la información sea organizada en el marco de esas tres categorías que permiten un acceso puntual a los informes de rendición de cuentas de acuerdo al interés de los ciudadanos frente a los contenidos de construcción de paz. Cabe recordar que este informe constituye un
insumo básico para el desarrollo de los posteriores escenarios de diálogo, por lo que es fundamental que su contenido coincida con el interés ciudadano.
Estructura de un Informe de Rendición de Cuentas
Los informes de rendición de cuentas pueden tener la siguiente estructura:
a. Introducción b. Una descripción de contexto que de razón del periodo de tiempo objeto de rendición de
cuentas, indicando la situación actual de la dimensión municipal en los temas sobre los que la entidad va a rendir cuentas. De tal manera se presenta información relacionada con la entidad, la población atendida, las principales tendencias a partir de un año base, mediciones realizadas, etc. De igual forma se puede brindar información sobre los diferentes espacios de participación ciudadana en la gestión institucional habilitados por la entidad, tales como ejercicios de formulación participativa, colaboración abierta, diagnósticos participativos, etc.
c. Se deben presentar los avances y resultados de la gestión. Haciendo énfasis en los temas de mayor interés ciudadano. Se debe priorizar el análisis del estado de la garantía de derechos estableciendo la relación con los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
d. Se debe presentar el aporte de la entidad a la construcción de paz en cada uno de los tres posibles escenarios. En caso de que una entidad tenga obligaciones expresas en el acuerdo de paz y deba dar razón de su cumplimiento, para ello, se debe estructurar la información de acuerdo a los lineamientos del Sistema Nacional de Rendición de Cuentas del Acuerdo de Paz.
e. Posteriormente se puede presentar el detalle que explique la forma como la entidad cumplió con los objetivos propuestos, dando razón de: recurso humano de planta, contratistas, presupuesto, trámites, alianzas, acciones de mejora, etc.
f. El informe debe indicar los escenarios de diálogo que va a habilitar la entidad en el marco del proceso de rendición de cuentas, señalando fechas, temas, metodologías, etc.
g. Se deben articular conclusiones.
Los informes de rendición de cuentas deben ser estructurados con un lenguaje claro, acorde a las características de los grupos de valor y de interés a los que va dirigida la información. Una entidad puede divulgar la información contenida en el informe a través de diferentes medios y canales, acercando al ciudadano para posteriormente garantizar su participación en escenarios de diálogo.
5. Capacitación: Con el fin de fortalecer las capacidades de diálogo colectivo entre la
administración y la ciudadanía la entidad debe organizar una oferta de capacitación a los grupos u organizaciones identificadas. Para ello, a través de las áreas de atención al ciudadano o participación ciudadana debe realizar talleres de Capacitación a ciudadanos y organizaciones sociales identificadas sobre su derecho a la participación ciudadana, la políticas públicas y mecanismos de evaluación y control social, así como sobre la metodología
de los ejercicios de rendición de cuentas; explicar ¿cómo funciona?, ¿cuáles son sus límites y las herramientas disponibles para participar?
6. Fortalecimiento de la petición de cuentas. Crear canales para la petición de cuentas de
ciudadanos y grupos de interés a través de jornadas que promuevan las entidades líderes de las políticas públicas para la rendición de cuentas sobre los resultados y avances en la garantía
de los derechos humanos a su cargo.
Objetivo: Generar un espacio en el que, a través de la participación ciudadana, se recojan las peticiones ciudadanas para que las entidades líderes de las políticas públicas rindan cuentas sobre los resultados y avances de la gestión para la garantía de los derechos humanos a su cargo.
Dirigido a: Grupos de interés y ciudadanos.
Modalidad: Presencial y Virtual
Criterios con los que interactúa: Las jornadas de petición de cuentas pueden ser promovidas por las entidades en las etapas de preparación, diseño y ejecución de la rendición de cuentas, de manera que, desde la definición de acciones y recursos, se puedan identificar las solicitudes de la ciudadanía y, con ello, se puedan formular acciones para promover la petición de cuentas en el diseño de la estrategia, así como en la ejecución.
Descripción: La petición de cuentas es un derecho de la ciudadanía que obliga a las entidades
públicas a rendir cuentas sobre el quehacer de la administración de lo público con referencia a las responsabilidades que fueron delegadas. Por ello, la ciudadanía también tiene derecho a recibir información comprensible y de interés que le permita pedir cuentas de la mejor forma posible.
La rendición de cuentas, por tanto, también incluye la capacidad y el derecho de la ciudadanía a pedir información, explicaciones y retroalimentar al gobierno, con evaluaciones y propuestas de mejora o con acciones de control orientadas a corregir la gestión, premiar o sancionar los resultados.
Pedir cuentas es toda solicitud de información precisa y comunicación de interés general que hace el ciudadano a nivel individual o colectivo, tanto a los servidores públicos y directivos de las diferentes entidades del Estado acerca de los procesos y resultados de la gestión encomendada.
Con base en lo anterior, las entidades podrán diseñar la realización de jornadas de petición de cuentas, para lo cual, con el fin de que los ciudadanos accedan y puedan pedir cuentas en la página web institucional, debe incluirse un aplicativo a través del cual el ciudadano podrá pedir la rendición de cuentas sobre el avance, esfuerzos o resultados institucionales para la garantía de derechos a su cargo.
Es importante considerar los siguientes interrogantes para diseñar las jornadas de petición de cuentas:
¿Cómo pedir cuentas?
La principal tarea de pedir cuentas, es hacer preguntas, las cuales serán generales, específicas, sencillas o complejas, dependiendo del conocimiento que se tenga sobre el tema o sector a interrogar, así como sobre el funcionamiento del Estado para abordar el tema o sector específico. Por eso la petición de cuentas no es un derecho de petición. Es un derecho a la crítica y al diálogo.
¿Cómo y sobre qué generar los interrogantes?
Para definir el tema sobre el cual se va a pedir cuentas hay que identificar cuál fue el compromiso que asumió el gobernante en el tema que aqueja, los cuales evidentemente, son temas sensibles para la familia y la comunidad.
¿Cuáles son las principales fuentes de recursos para el municipio y cuál es la manera de usarlos según la ley?
¿Cómo organizarse para pedir cuentas?
El ciudadano puede pedir cuentas a nivel individual o colectivo. Para facilitar este proceso la entidad debe definir:
El objeto de control: identificar qué temas les interesa con prioridad conocer, en relación
con garantía o goce efectivo de los derechos. El ámbito de la participación: las inquietudes pueden ser de interés local, regional o
nacional. Quién o entre quienes se va a pedir cuentas (organizar una acción colectiva, requiere reglas
claras, definidas y compartidas por todos). En estos casos puede entrar nuevamente a jugar un proceso de delegación de una asamblea de ciudadanos que elige sus representantes para la tarea de pedir cuentas o un número significativo de organizaciones o ciudadanos.
Es importante tener en cuenta que se piden cuentas sobre procesos de gestión, no son hechos aislados, por ello es importante considerar:
Los indicadores de proceso y de resultado que se han planteado frente al tema seleccionado
Los acuerdos y planes de mejoramiento formulados por las entidades objeto de petición de cuentas en cada vigencia.
La entidad puede seguir los siguientes pasos para organizar las jornadas de petición de cuentas:
Establecer un periodo para realizar las jornadas de petición de cuentas Definir cuantas personas u organizaciones se agrupan para una petición de cuentas Diseñar el aplicativo en la plataforma institucional Establecer el procedimiento para Inscribirse a la plataforma que cada entidad establezca
para esta iniciativa. Conocer las prácticas de transparencia e integridad en la gestión pública. Explicar de los derechos humanos que se garantizan, cumplen o se protegen en cada área
o función. Entregar información a la ciudadanía e interesados, de forma voluntaria, para posteriormente
ser sistematizada en un análisis ciudadano. Participar de manera activa después de la petición de cuentas. Promover la generación de aportes ciudadanos para mejorar la rendición de cuentas.
¿A quiénes convocar a las jornadas de petición de cuentas?
Ciudadanos interesados, grupos de interés, observatorios de investigación, veedurías ciudadanas, estudiantes u organizaciones sociales de la comunidad, usuarios en salud, de desplazados, discapacitados, juntas de acción comunal, comités de servicios públicos, vocales de control social, etc.
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Apertura a la participación ciudadana. Ciudadanía activa y responsable. Aumento del sentido de pertenencia. Integración de la ciudadanía en asuntos públicos.
Desconocimiento de las acciones de las entidades participantes Desconocimiento ciudadano de las herramientas desarrolladas de participación. Falta de información y formación para la participación. Frustración ciudadana.
Interés general y convocar al mayor número de ciudadanos y grupos de interés. Defender la garantía de derechos
7. Convocatoria: Se debe realizar una amplia difusión y convocatoria para cada uno de los
espacios de diálogo. La convocatoria debe ser clara en el modo, tiempo y lugar en el que se realizará en encuentro, así como los insumos que requieren los grupos de interés para participar en el proceso. El componente de comunicaciones debe definir cómo realizar la convocatoria en los medios masivos de comunicación, siempre garantizando que no se quede nadie excluido.
Elaboración del componente de comunicaciones de la estrategia de rendición de cuentas
Objetivo: Elaborar el componente de comunicaciones de la estrategia de rendición de cuentas
basado en el enfoque de derechos humanos y paz.
Dirigido a: Grupo líder de rendición de cuentas, Oficinas de comunicación y prensa.
Modalidad: Presencial/ Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa del diseño y requiere que se retome la
información recogida en los instrumentos de la etapa de alistamiento. Esta actividad se debe aplicar de manera transversal en la estrategia de rendición de cuentas.
Descripción: La gestión institucional debe ser visible a la ciudadanía en forma permanente,
esto implica la publicación y divulgación de información de calidad, proporcionando diversos medios para facilitar el acceso al ciudadano.
Para ello, la entidad debe establecer e implementar una estrategia de comunicación a través de medios y mecanismos que faciliten el acceso diferencial de diversas poblaciones utilizando simultáneamente medios presénciales, escritos y virtuales de acuerdo con las características de los interlocutores y recursos institucionales.
Para hacer visible la información pública la entidad debe:
a. Identificar claramente los públicos o actores a quienes van dirigidos los informes
Públicos o actores para la rendición de cuentas SI NO
Organizaciones sociales
Grupos étnicos (Pueblos indígenas o afrodescendientes, Raizales y los Rom o Gitanos)
Niños, adolescentes o jóvenes
Organizaciones de personas en condición de discapacidad
Adultos mayores
Mujeres u hombres
Ciudadanía en general
Medios de comunicación
Corporaciones públicas de elección popular
Públicos o actores para la rendición de cuentas SI NO
Otros niveles de gobierno: nacional, departamental, organismos de control
Imagen del MURC V2
b. Establecer los fines del plan de comunicación: Lo que se pretende con la estrategia
de comunicación es visibilizar los avances y resultados de la gestión institucional con el fin de mantener informados a los ciudadanos y facilitar canales para la interlocución entre la entidad y las organizaciones sociales o grupos de interés.
La información y la comunicación son procesos complementarios:
La información debe ofrecerse a toda la población en general.
La comunicación tiene unas poblaciones objetivo, por lo general usuarios o beneficiarios de servicios y grupos poblacionales y de interés conformados por organizaciones sociales de la sociedad civil con quienes interesa motivar la interlocución.
c. Examinar la disponibilidad de recursos y alianzas para las labores de difusión:
Inventariar los recursos para la difusión de la información con base en el siguiente formato:
Recurso para difusión SI NO Área responsable
Páginas Web institucionales
Periódicos Institucionales
Carteleras
Circulares o cartas abiertas al público.
Afiches
Volantes
Boletines
Comunicados de prensa
La ventanilla de Atención al usuario
Espacios radiales
Recurso para difusión SI NO Área responsable
Programa institucional por tv
Imagen del MURC V2
d. Definir los medios para visibilizar la información ante la ciudadanía: La entidad debe
incluir, en su componente de comunicaciones, según su disponibilidad de recursos y cooperación lograda con medios de comunicación o entidades nacionales o departamentales, acciones para implementar las herramientas de acceso a la información.
Herramientas y mecanismos para facilitar el acceso a la información:
Centros de documentación y archivos institucionales. Murales o carteleras didácticas. Cartillas didácticas impresas o virtuales. Historietas. Fotografías, vídeo, audios o diapositivas. Boletines virtuales o publicados. Afiches, volantes y/o plegables. Periódicos con noticias en la prensa local, departamental o nacional. Perifoneo, llamadas telefónicas a líderes. Emisoras locales y comunitarias. Televisión local, departamental o nacional. Interacción en línea a través de la web: chat, foros, blogs, twitter, facebook, entre otros.
Para garantizar el uso de estos medios, se pueden adelantar las siguientes acciones:
Promoción y divulgación de la rendición de cuentas. La entidad implementa las acciones o estrategias de comunicación, definidas en su componente de comunicaciones, para promocionar la jornada de rendición de cuentas. Los medios usados para realizar dicha promoción incluyen radio o prensa, sitio web, correo electrónico, telefonía móvil, redes sociales, mensajes de texto.
Difundir ampliamente las herramientas y mecanismos que tiene la ciudadanía para acceder a la información.
Sensibilizar a los ciudadanos sobre el uso de las herramientas y mecanismos creados. Capacitar a la ciudadanía sobre el correcto uso de la información, para facilitar su análisis
e interpretación adecuada. Establecer procedimientos y responsabilidades internas para atender con agilidad las
consultas de información ciudadana. Establecer un sistema de respuestas a los ciudadanos frente a los informes de rendición
de cuentas a través del Sistema de quejas y reclamos, el Correo electrónico o físico, la web, etc.
Para garantizar el uso de estos medios, se pueden adelantar las siguientes acciones:
Página web institucional En lugar visible y público de la respectiva entidad (Ley 734 de 2002, art 34, numeral 36) Bandos y medios de comunicación local de que se disponga (Ley 136 de 1994 artículo 91
y Ley 1551 DE 2012) Oficinas de prensa (Ley 136 de 1994 artículo 91 y Ley 1551 DE 2012) Medios electrónicos (Ley 962 de 2005, art 7)
Actividad 19 Convocatorias de los actores y grupos de interés para participar en los espacios de rendición de cuentas.
Objetivo: Brindar recomendaciones a las entidades para difundir las convocatorias de los actores
y grupos de interés para que participen en los procesos de rendición de cuentas
Dirigido a: Equipo líder, grupos de interés y ciudadanos.
Modalidad: Presencial o Virtual
Criterios con los que interactúa: Las convocatorias se planean en cualquiera de las etapas de
la rendición de cuentas: alistamiento, diseño, ejecución y seguimiento y evaluación. Hace parte del plan de comunicaciones.
Descripción: Los actores y grupos de interés pueden ser convocados a participar en cualquiera
de los momentos de la rendición de cuentas: alistamiento, diseño, preparación, ejecución, seguimiento. Es claro que no basta con brindar información para cumplir con la rendición de cuentas, además se deben generar espacios de diálogo con la ciudadanía y cumplir con los compromisos que se establezcan en estos espacios. Esto hace que los grupos de interés y demás actores tengan una participación, que influya en la toma de decisiones de las entidades.
Para convocar a los actores y grupos de interés a participar se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
a. Establecer el objetivo de la convocatoria que vaya a realizar, es decir, transmitirle a los actores y grupos de interés para que se requiere de su participación: aporten en la elaboración del autodiagnóstico, aporte en la caracterizar a los actores y grupos de interés, participación en la elaboración de la estrategia de rendición de cuentas, participación en espacios de dialogo de rendición de cuentas, participación en la evaluación de las acciones realizadas de rendición de cuentas.
b. Elaborar el mensaje para los actores y grupos de interés, recuerde que debe utilizar un lenguaje comprensible, utilizando mensajes que animen a la ciudadanía a participar, que les haga saber que son actores protagonistas de los espacios de rendición de cuentas. Ejemplo: ¿Quiere usted que los servicios de los jardines infantiles mejoren? ¿Quiere usted
saber cuántos jardines se han construido en el último año? ¿Tiene usted ideas para que se mejoren los servicios de los jardines infantiles?
c. Identificar los canales de comunicación que tiene la entidad para poder divulgar las convocatorias.
Canales de comunicación
WEB de la entidad
Carteleras informativas
Redes Sociales
Periódicos regionales
Canales televisivos
Emisoras radiales
Periódico mural
Correspondencia: Mensajería
Imagen del MURC V2
d. Ajustar el mensaje, de acuerdo con los canales de comunicación a utilizar: El mensaje puede ser corto o largo de acuerdo con el canal de comunicación. En el caso de las redes sociales, puede colocar mensajes que remitan a la ciudadanía a otros medios de comunicación que les permita ampliar la información.
e. Considerar las características de los actores y grupos de interés para enviar los mensajes de convocatoria: Personas con discapacidad visual, personas con discapacidad auditiva, etc.
f. Revisar las estrategias comunicativas para convocatorias que ha utilizado e identificar cuales han tenido mejores resultados para retomarlas.
¿A quiénes convocar a las jornadas de diálogo en la rendición social de cuentas?
A las organizaciones sociales representativas de la comunidad que se han conformado frente a los servicios institucionales entre otros pueden ser: asociaciones de usuarios en
salud, de desplazados, discapacitados, juntas de acción comunal, comités de servicios públicos, vocales de control social, etc.
A organizaciones no gubernamentales: tales como Cámaras de Comercio, Transparencia por Colombia, asociaciones de Municipios o Departamentos, Fundaciones sin ánimo de lucro, organismos internacionales, etc.
Con cualquier ciudadano, adulto o menor de edad interesado en los temas institucionales. A los beneficiarios de los servicios. A organismos de control especialmente Procuraduría General de la Nación, Contraloría
General de la República y Contralorías Territoriales, Personerías. A representantes de los gremios y la academia: asociaciones de profesionales,
universidades, docentes, representantes estudiantiles, gremios ganaderos, agrícolas, del comercio, el transporte, la industria o la construcción, entre otros.
A los medios de comunicación, prensa, radio, televisión nacional y regional. A las Corporaciones político - administrativas de elección popular como asambleas y concejos
(responsabilidad política). A las Entidades estatales del nivel nacional o internacional encargadas de la formulación,
implementación o supervisión de políticas sectoriales o programa
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Tener claridad en el objetivo de la convocatoria y el medio idóneo para realizarlo garantiza que los mensajes de invitación les lleguen a los actores y grupos de interés. Planear una buena convocatoria es garantizar la participación de la ciudadanía en los procesos de rendición de cuentas. Estas convocatorias motivan el interés ciudadano a participar; por ello debe incluir el objetivo de la jornada, la información sobre los problemas y necesidades ciudadanos priorizados en la consulta, indicar las formas para acceder a los informes de gestión, canales de interlocución para presentar propuestas y opiniones previas y procedimiento
Limitados canales de comunicación, genera mayores esfuerzos para realizar las convocatorias. Realizar convocatorias por medio no idóneos limita la participación de las personas y aumenta los costos de la entidad.
Realizar las convocatorias con un tiempo prudencial. A los encuentros de diálogo por lo menos con 30 días calendario de anticipación. Las convocatorias para participar deben ser incluyentes, por tanto, se deben tener en cuenta las características de los actores y grupos de interés. Utilizar un lenguaje comprensible para realizar las convocatorias. Integrar en la estrategia de convocatoria a actores o grupos de interés para que ellos sean los que convoquen. No es necesario que toda la ciudadanía y sus organizaciones asistan a todas las jornadas de diálogo. Si bien la convocatoria debe
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
para la inscripción de las organizaciones sociales que intervendrán en las jornadas de diálogo.
ser abierta para toda la ciudadanía que quiera participar, es necesario motivar la asistencia de organizaciones y grupos de interés específicos, que presenten preocupaciones y propuestas directamente relacionadas con los servicios de la entidad. Las convocatorias a las jornadas de diálogo deben incluir la información con la fecha, lugar, duración y metodología de diálogo que se utilizará.
Imagen del MURC V2
También se tiene en cuenta la Actividad N° 10 Elaboración del componente de comunicaciones. Que está descrita anteriormente en la página 56
¿CÓMO SE REALIZA LA EJECUCIÓN DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS?
Esta etapa se relaciona con la puesta en marcha de la estrategia de Rendición de cuentas de la entidad, en donde se reflejan las apuestas orientadas al cumplimiento de los objetivos y metas trazadas. Es el momento en el cual se ejecutan las acciones de entrega de información y desarrollo de mecanismos de dialogo con la participación de los grupos de valor y de interés.
1. BRINDAR LA INFORMACIÓN A LOS GRUPOS DE VALOR Y DE INTERÉS DE MANERA AMPLIA.
Además de los informes programados, la entidad debe contar con procedimientos y mecanismos que aseguren que la información esté actualizada y disponible permanentemente, garantizando el acceso a grupos poblacionales específicos (étnicos, culturales y en situación de discapacidad).
Para ello se debe disponer la información pública institucional utilizando de medios físicos, así mismo a través de canales electrónicos (páginas web institucionales, plataformas virtuales, sistemas de información, redes sociales, etc). Lo fundamental es que la información se encuentre disponible y se facilite la accesibilidad de acuerdo a las características de los públicos interesados. Se debe divulgar la información pública en diversos idiomas y lenguas de ser
necesario, elaborando siempre formatos alternativos comprensibles para los respectivos grupos de valor y de interés.
De acuerdo con lo establecido para la fase de interacción de la estrategia de gobierno digital, en la página web, de cada entidad, debe existir un buzón de contacto, peticiones, quejas y reclamos que permita el seguimiento a los requerimientos ciudadanos.
Según las características de los grupos de interés y las posibilidades de la entidad, ésta podrá implementar estrategias de comunicación visual en espacios públicos, lo que constituye una forma de comunicación innovadora, en la que predominan los mensajes con significado y mensaje orientado para los públicos a los cuales se dirige la información, propiciando, además, que las personas actúen y conversen entorno al mensaje propuesto. La comunicación visual en el espacio público supone “humanizar los datos”, que la información sea divertida, sencilla y promueva la conversación.
También, de acuerdo con lo establecido para la fase de interacción de la estrategia de gobierno digital, en la página web de cada entidad debe existir un buzón de contacto, peticiones, quejas y reclamos que permita el seguimiento a los requerimientos ciudadanos.
Actividad N° 15 Consulta a los Grupos de Interés
Objetivo: Recoger las opiniones y percepciones de la ciudadanía y sus organizaciones en cuanto
al avance o no en la garantía de sus derechos.
Dirigido a: Equipo líder, grupos de interés y ciudadanos.
Modalidad: Presencial o virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de preparación para la rendición de cuentas, es insumo para la priorización de información y el desarrollo de la rendición de cuentas.
Descripción: Para la consulta, se sugiere que la entidad contemple los siguientes parámetros:
a. La consulta debe hacerse lo más amplia posible a nivel territorial, esto es, incluyendo
ciudadanos de experiencias de participación de la mayor parte de municipios del departamento o región que sea posible.
b. Tenga en cuenta los tiempos al momento de hacer la consulta c. La consulta es liderada y coordinada por los miembros del equipo líder para la Rendición
Pública de Cuentas. d. La consulta se puede hacer en una conversación grupal; por ello se requiere una
metodología de GRUPO FOCAL, en la cual el funcionario a cargo solamente registra (SIN INTERPRETAR) lo que los ciudadanos responden ante las preguntas. Aclara dudas, pone ejemplos. Luego, sistematiza y recopila las respuestas y envía un solo formato diligenciado por cada consulta realizada. Tenga en cuenta el tiempo que se
requiriere para localizar a los ciudadanos, convocarlos a reunión, esperar la próxima reunión, etc. El grupo focal tiene una duración máxima de 2 horas.
e. La entidad está encargada de crear convocatorias específicas para cada grupo poblacional que vaya a realizar la consulta.
f. La consulta pública también se puede realizar mediante formato electrónico. Se debe prever las posibilidades tecnológicas de envío y recepción de los correos o en la creación de un encuentro virtual.
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se
deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Características del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Le permite identificar a la entidad, desde la visión de los grupos de interés perspectiva en la garantía de los derechos, s irviendo de insumo para preparar la información focalizada y el diálogo. Permite identificar las brechas entre la visión de la entidad y los grupos de interés para enfocar de mejor manera el espacio de diálogo.
Requiere habilidades en el manejo de grupos focales o formularios digitales. La sistematización de información cualitativa es muy detallada, de ahí la riqueza de la profundidad de la información y la validez de sus aportes, pero implican un tiempo necesario.
Utilizar toda la información que se ha recogido en toda la etapa de alistamiento. La clave sesta en la adecuada selección de representantes de los grupos de interés para realizar un grupo focal o consulta por internet productiva. Es importante contar con la priorización de la información priorizada, ya que es lo principal para la elaboración de la estrategia, y pueda compararla con los temas identificados por los grupos de interés. Desarrollar la actividad con metodologías que permitan el dialogo, el intercambio de saberes y la participación. Debe explicar claramente el objetivo del grupo focal y la incidencia de los resultados en el proceso de rendición de cuentas.
Actividad N° 16 Identificación de las necesidades de información y diálogo.
Objetivo: Identificar las necesidades de información de los grupos de interés y las condic iones de disponibilidad de información que tiene la entidad para la rendición de cuentas.
Dirigido a: Directores o jefes de dependencia o instancias, servidores públicos, personal de
gestión documental, control interno.
Modalidad: Presencial
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de alistamiento para la rendición de
cuentas, es insumo para la priorización de información y la elaboración de la estrategia de rendición de cuentas en la etapa de diseño. Para la realización del inventario y la priorización de necesidades de información se pueden remitir a los instrumentos que hayan utilizado como el de identificación de dependencias o instancias para la rendición de cuentas y la matriz de identificación de información prioritaria para la rendición de cuentas.
Descripción: Para identificar las necesidades de información, se sugieren a la entidad los
siguientes pasos:
a. Revisar el inventario que tiene de información en caso que la entidad cuenta con la apertura de datos públicos, de lo contrario se debe proceder a realizar el inventario de información, para lo cual se recomienda, acudir a las diferentes áreas o dependencias de la entidad para que por grupos realicen este inventario de acuerdo a la información que ha tenido salida por los diferentes medios (escritos, publicados en la WEB, programas de radio, respuestas a solicitudes ciudadanas, periódicos, entre otros).
b. Organizar y clasificar la información identificada por temas según las solicitudes que haya tenido en el año por parte de diferentes actores o grupos de interés o por la que haya entregado por iniciativa propia o en cumplimiento de la normatividad.
c. Revisar la información con la que cuenta de acuerdo con los criterios de: completitud, claridad, pertinencia, confiabilidad, coherencia, accesibilidad. Esta revisión debe hacerse teniendo en cuenta las necesidades y mecanismos de información de los grupos de interés.
d. Identificar, de acuerdo con las solicitudes realizadas por los actores o grupos de interés, con cual información no se cuenta y los motivos ejemplo: fallas en la sistematización de la información, la información solicitada no es competencia de la entidad, etc.
e. Elaborar una lista de la información con la que no se cuenta y que debería tener. f. Priorizar la información con la que se debería contar y proceder a obtenerla, para lo cual
se recomienda que se realice un plan de trabajo, donde se estimen plazos para la entrega de dicha información por parte de las demás dependencias o instancias.
g. Priorizar la información con la que se cuenta pero que no es completa, clara, pertinente, etc. Proceder a mejorarla.
Elementos a tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
El contar con un inventario de la información evita que la entidad duplique esfuerzos. Permite que la entidad organice su información de acuerdo con las necesidades de los diferentes
La entidad puede contar con un gran volumen de información, por tanto, será dispendioso realizar el inventario e identificar las necesidades de información. No se podrá contar con toda la
Remitirse a los registros de activos de información que tiene la entidad, allí podrá encontrar el inventario de información y podrá avanzar más rápido en la identificación de necesidades de información. Tener en cuenta
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
actores y grupos de interés. La información se puede mantener actualizada. Establece criterios de revisión de la información, que pueden ser utilizados cada vez que se produzca. La revisión de la información disminuye el margen de error en los datos que se están suministrando. Facilita disminuir los tiempos en la entrega de información solicitada. El ejercicio puede servir de insumo para que la entidad establezca un instructivo para la elaboración de la información.
información requerida, por lo que se hace importante priorizar para avanzar en su producción.
Para la priorización de necesidades de información la normatividad existente en relación con rendición de cuentas de gestión de la entidad, ley de transparencia, etc. Se puede consultar a los actores y grupos de interés de necesidades de información.
Actividad N° 11 Buenas prácticas Comunicación visual. (Ver página 58)
Instrumento N° 15 Matriz de relacionamiento ODS-Derechos Humanos-Planeación.
(Descargar archivo en Excel del MURC V2)
2. DIÁLOGO CON LA CIUDADANÍA.
Las entidades deben crear variedad de espacios de diálogo presencial al igual que complementarlos con espacios virtual a través del uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones –TIC-, programando encuentros estratégicos y creando procedimientos internos de atención a la petición de cuentas con el fin de explicar los resultados de la gestión y escuchar la opinión y evaluación ciudadana.
El diálogo presencial puede ser complementado con el uso de mecanismos participativos basados en las tecnologías de la información habilitando durante las jornadas de rendición de cuentas canales, tales como: chat, foros virtuales, blogs, video screams, redes sociales, twitter, llamadas telefónicas, transmisión por televisión o radio en vivo, entre otros. En especial deben implementarse las orientaciones sobre tic para gobierno abierto de la estrategia gobierno digital.
En los escenarios de diálogo deben organizarse reuniones presenciales de interlocución (foros presenciales, ferias de rendición de cuentas, audiencias públicas participativas, mesas de trabajo, reuniones zonales, encuentros territoriales, etc.) donde las entidades y los grupos de valor y de interés dialoguen frente a: el avance y resultados de la gestión pública, así como frente al avance en materia de garantía de derechos y cumplimiento de los ODS. Para que un escenario sea efectivamente de diálogo se debe permitir la evaluación, por parte de la ciudadanía, tendiente a mejorar los planes y la gestión institucional. Para ello se debe:
2.1 Diseñar la agenda y logística de las jornadas de diálogo. 2.2 Alistar la información para entregar a la ciudadanía. Ver preparación. 2.3 Adentrar Jornadas de diálogo participativas e interactivas. 2.4 Sistematizar de manera clara las conclusiones y compromisos del espacio de diálogo. La entidad debe publicar el informe de rendición de cuentas, así como la información sobre los diversos medios habilitados de participación, antes de realizar el escenario de diálogo (mínimo 15 días antes) y durante el ejercicio.
Actividad N° 20 Diseñar la agenda para las jornadas de diálogo.
Objetivo: Otorgar una estructura coherente y reglas de juego que soporten el espacio de diálogo
con los grupos de interés.
Dirigido a: Equipo líder
Modalidad: Presencial
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la ejecución de la estrategia de rendición de cuentas.
Descripción: Para organizar las jornadas de diálogo se deben seguir los siguientes pasos:
a. Clarificar el objetivo y resultados esperados del evento. b. Determinar la fecha, sitio, hora y tiempo necesario para realizar el evento. c. Elaborar una guía o agenda para el desarrollo de la metodología de diálogo. d. Establecer unas reglas de juego bajo la cual se regirá el espacio de diálogo, éstas deben
ser consultadas y validados por los asistentes. e. Organizar la estrategia de comunicación para promover el evento de RC
f. Preparar la logística de las jornadas de diálogo. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:
Lugar: Identifique un lugar para llevar a cabo. El sitio debe ser de fácil acceso a la ciudadanía; se aconseja que tenga varias entradas y posibilidades de parqueo y transporte para los asistentes. Tenga en cuenta las normas básicas de seguridad.
Número de invitados y confirmación de las personas que asistirán a la jornada de diálogo.
Suministros: Establecer las necesidades para el desarrollo de la jornada, como por ejemplo el refrigerio, teléfono, fax, computador, punto de red, internet, pantalla, televisión, cámara de video, grabadora, papelería, registro de asistencia, etc.
Duración: Analizar el tiempo de los asistentes, no pueden ser jornadas muy amplias.
Inscripción y radicación de propuestas. Diez días antes de la jornada de diálogo, motive a las organizaciones sociales y a la ciudadanía para que inscriban sus propuestas o necesidades de intervención (ver formato anexo presentación de propuestas).
Clasifique y distribuya al interior de la entidad, por áreas o temas, las propuestas de intervención recibidas, para que estas preparen las respuestas requeridas.
Prepare los formatos de evaluación.
g. Definir el mecanismo de identificación de compromisos y evaluación del espacio de diálogo.
Instrumento N° 16 Registro de participantes a los procesos de rendición de cuentas
FORMATO REGISTRO DE PARTICIPANTES EN LOS PROCESOS DE RENDICIÓN DE CUENTAS PRESENCIALES Entidad Fecha:
Actividad de rendición de cuentas: Coloque el tema de rendición de cuentas Lugar:
Mecanismo utilizado
No. Nombres
Apellidos
Tipo Doc
No. Documento
Lugar de residencia
Pertenece alguna organización o grupo
Nombre de la organización o grupo
SI NO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Mecanismo N° 1 Cabildo abierto
Objetivo: Generar una plataforma de intercambio de información y puntos de vista sobre temas
de interés ciudadano e instaurarlos en la agenda pública. Por otra parte, busca incentivar la participación e involucrar a los ciudadanos en temas que competen y afectan a todos. Permite la articulación del control ciudadano y el control político.
Descripción: En cada período de sesiones ordinarias de las asambleas departamentales, los concejos municipales o distritales, o de las juntas administradoras locales, podrán celebrarse cabildos abiertos en los que, por iniciativa de un número no inferior al cinco por mil de los ciudadanos del censo electoral del respectivo departamento, municipio, distrito, localidad o comuna, se considerarán los asuntos que los residentes soliciten sean estudiados, siempre y cuando sean de competencia de la respectiva corporación.)
Modalidad: Presencial/ Virtual 12- 30 personas, Científico-ciudadano
Fortalezas:
Es un proceso de discusión y deliberación entre un grupo de ciudadanos que no son expertos ni están implicados en grupos de presión.
Articula el control ciudadano con el control político. El resultado es un informe con recomendaciones para los tomadores de decisiones. Es un proceso de aprendizaje colectivo que puede ser utilizado como en el proceso de
análisis y discusión pública de la temática. Existe la obligatoriedad de la respuesta. una semana después de la realización del cabildo
se hará una sesión donde se inviten todos los que participaron en él, en la cual se expondrán las respuestas razonadas a los planteamientos y solicitudes presentadas por
los ciudadanos, por parte del mandatario y de la corporación respectiva, según sea el caso.
Limitaciones
No es un foro de participación pública ni una audiencia pública. No es un proceso judicial y por lo tanto no se espera un veredicto. No es un proceso de toma de decisión.
Cuándo es rendición de cuentas
Se brinda información. Se realiza el diálogo con la participación de los ciudadanos, el concejo municipal,
asamblea departamental o junta administradora local y la administración. Se generan compromisos y recomendaciones. Se analizan las recomendaciones y se da respuestas razonadas a las peticiones
realizadas. Se hace seguimiento a la incorporación de las recomendaciones acordadas.
Mecanismo N° 2 Panel ciudadano
Objetivo: Generar una plataforma de intercambio de información y puntos de vista sobre temas
de interés ciudadano e instaurarlos en la agenda pública. Por otra parte, busca incentivar la participación e involucrar a los ciudadanos en temas que competen y afectan a todos.
Descripción: El Panel Ciudadano apunta a la inclusión de la visión, preocupaciones, argumentos
y evaluaciones del ciudadano lego en asuntos de relevancia social y a poder influenciar con ello el proceso de regulación y toma de decisiones. Se subraya que estas personas —competentes desde el punto de vista moral— contribuyen con perspectivas válidas, preocupaciones, conocimiento e ideas relevantes en torno al tópico. Su rol como participantes de una conferencia de consenso es el de ciudadanos potencialmente afectados, y su interés en participar puede partir de ese diagnóstico o de la valoración del mecanismo en sí.
Modalidad: Presencial, Virtual, 12-30 número de personas, científico ciudadano
Fortalezas:
Es un proceso de discusión y deliberación entre un grupo de ciudadanos que no son expertos ni están implicados en grupos de presión.
El resultado es un informe con recomendaciones para los tomadores de decisiones.
Es un proceso de aprendizaje colectivo que puede ser utilizado como un insumo en el proceso de análisis y discusión pública de la temática.
La intención es incorporar, además del asesoramiento técnico que se contempla tradicionalmente, las recomendaciones surgidas del proceso de investigación de ciudadanos no expertos.
Limitaciones: No es un foro de participación pública ni una audiencia pública, no es un proceso judicial y por lo tanto no se espera un veredicto, no es un proceso de toma de decisión, la intención no es debatir por qué sí o por qué no ¿Cómo se hace?
Se selecciona un tema de interés social Se convoca abiertamente a integrar un panel, puede ser aleatorio. Se conforma un panel de referentes, compuesto por profesionales particulares e
instituciones directamente vinculadas a la temática seleccionada, provenientes de diferentes sectores y con distintas opiniones en la controversia. Éstos generan un informe con su postura que es entregado al panel ciudadano
Por último, el panel ciudadano elaborará un informe con recomendaciones que tienen como destino final las instituciones competentes en la temática.
Mecanismo N° 3 Asamblea comunitaria.
Objetivo: Promover la inclusión de los ciudadanos y grupos de valor, en la evaluación de las
acciones de gobierno, para que puedan generar un diagnóstico de la realidad y ejercer un proceso de diálogo/retroalimentación con los tomadores de las decisiones sobre el ejercicio de la función pública.
Descripción: Reunión de los miembros de una colectividad para discutir determinadas cuestiones de interés común y, en su caso, adoptar decisiones.
Reunión de miembros de un cuerpo constituido, convocada reglamentariamente para deliberar sobre asuntos privados o públicos.
Modalidad: Presencial, Voz/Voto, Quorum, Ciudadano
Fortalezas:
Es un proceso de discusión y deliberación entre un grupo de ciudadanos que pertenecen
a una misma comunidad. Más que un espacio de participación ciudadana, este tiene el potencial de ser un
espacio de Gobernanza, en el cual la comunidad se organiza, delibera y decide.
El resultado es una decisión vinculante sobre el tema que los convoca. Es un proceso que necesita de las mayorías para obtener legitimidad. Requiere de los disensos y las posiciones encontradas para construir soluciones de
amplio impacto. Limitaciones: Su amplio número de participantes, unos con voz, pero sin voto, otros con voz y voto, puede hacer difícil la orientación del proceso, al límite de extenderlo en el tiempo sin llegar a la toma de decisiones. No es útil para discutir y buscar soluciones particulares o de detalle, busca su desarrollo sobre temas álgidos y estructurales que atañen a la mayoría. No es un proceso de toma de decisión. ¿Cómo se hace?
Debe nombrarse un secretario, competente de elaborar el acta del desarrollo de la asamblea: desarrollo de la agenda, intervenciones, propuestas y decisiones finales; además se nombra un presidente de la Asamblea, quien se encarga de administrar el uso de la palabra por parte de quienes intervienen, se encarga de hacer cumplir el orden del día y de la verificación del quorum.
Se establece un orden del día, el presidente asigna el uso de la palabra, modera su uso, otorga el derecho a réplica, organiza la votación sobre las decisiones que se van a tomar que impactan a la comunidad, cuenta los votos y el secretario tomo nota de sus resultados y los consigna en el acta de la asamblea.
El acta una vez aprobada por el comité que se nombre al interior de la asamblea, debe ser de consulta libre para todos los miembros de la comunidad.
Mecanismo N° 4 Foro ciudadano
Objetivo: Promover la deliberación e intercambio de ideas de los ciudadanos en la evaluación
de las acciones del gobierno y el cumplimiento de los planes aprobados.
Descripción: Reunión para deliberar e intercambiar ideas y puntos de vista para evaluar el
cumplimiento de las políticas, planes, proyectos o la prestación de servicios de una entidad o de un sector. Es una reunión donde los principales expositores son las organizaciones ciudadanas.
Modalidad: Presencial, exposición, número de personas 20-200, Ciudadano-Entidades Públicas Fortalezas:
Es un proceso de discusión y deliberación entre un grupo de ciudadanos que pertenecen a una misma comunidad.
Más que un espacio de participación ciudadana, este tiene el potencial de ser un espacio de Gobernanza, en el cual la comunidad se organiza, delibera y decide.
El resultado es una decisión vinculante sobre el tema que los convoca. Es un proceso que necesita de las mayorías para obtener legitimidad. Requiere de los disensos y las posiciones encontradas para construir soluciones de
amplio impacto. Limitaciones: No es la audiencia pública en la que la administración pública presenta su
informe de gestión, no es una reunión para tomar decisiones, no es útil para discutir y buscar soluciones particulares o de detalle, lo que busca es deliberar sobre planes, políticas, programas o proyectos estructurales del gobierno vigente. ¿Cómo se hace?
Puede ser convocado por la entidad pública o por la ciudadanía a través de sus
organizaciones Los temas del foro se seleccionan con la participación de la ciudadanía. Los debates se realizan por los expositores que representan a las organizaciones
sociales y de la comunidad. Los representantes de las entidades públicas escuchan e intervienen como un expositor
más en el foro. Al final, la autoridad respectiva debe dar cuenta de las principales evaluaciones y
propuestas presentadas por los expositores y señalar los compromisos de mejora.
Mecanismo N° 5 Observatorio ciudadano
Objetivo: Promover la inclusión de los ciudadanos en el diseño y evaluación de las acciones de
gobierno, para que se genere un diagnóstico de la realidad y se pueda ejercer un proceso de diálogo/retroalimentación con los tomadores de las decisiones sobre el ejercicio de la función pública.
Descripción: Son espacios para el debate, análisis y la libre expresión de ideas. Conforme a la
legislación de cada país, este observatorio puede tener incidencia directa en la formulación de políticas públicas.
Modalidad: Presencial, virtual, número de personas máximo 50, científico-ciudadano Fortalezas:
Es un proceso de discusión y deliberación entre un grupo de ciudadanos que no son expertos ni están implicados en grupos de presión.
El resultado es una petición por escrito para los tomadores de decisiones. Es un proceso de aprendizaje colectivo que puede ser utilizado como un insumo en el
proceso de análisis y discusión pública de la temática. Las comisiones de trabajo que se crean al interior del observatorio ciudadano permiten
abordar varias aspectos y miradas sobre el tema de interés. Construye diagnósticos y seguimientos a temas específicos que incorporan la
experiencia desde el ciudadano y la comunidad.
Limitaciones: No es un foro de participación pública ni una audiencia pública, no es un proceso
judicial y por lo tanto no se espera un veredicto, no es un proceso de decisión, sus resultados
no son vinculantes para los tomadores de decisiones, si el marco regulatorio así lo considera, tiene un número limitado de participantes.
¿Cómo se hace?
Se selecciona un tema de interés social Por elección abierta se selecciona a los integrantes de las mesas directivas. Se definen indicadores de monitoreo Se desarrollan en juntas ciudadanas las cuales se llevan a cabo en espacio abiertos como
parques, calles o explanadas, para que de este modo todo ciudadano interesado en su entorno pueda acudir, se discute y recolecta información sobre los indicadores.
Al momento de crearse los comités, se procede a agruparse en comisiones de trabajo de acuerdo con los intereses de los propios ciudadanos. Consolidan los datos de indicadores.
Elaboran informe de los comités y del observatorio. El resultado de su trabajo se hará de conocimiento al Consejo de Participación Ciudadana, Consejo Municipal, Entidad Territorial, etc.
Establecen diálogo a partir de los informes del observatorio. Mecanismo N° 6 audiencia pública participativa Objetivo: Evaluar y dialogar sobre la gestión gubernamental en cumplimiento de las
responsabilidades, políticas y planes ejecutados en un periodo (año, semestre, cuatrienio) para garantizar los derechos ciudadanos. Descripción: Es un acto público de diálogo entre organizaciones sociales, ciudadanos y
servidores públicos para evaluar la gestión gubernamental en cumplimiento de las responsabilidades, políticas y planes ejecutados en un periodo (año, semestre, cuatrienio) para garantizar los derechos ciudadanos Modalidad: Presencial/Virtual, dialogo, abierto número de personas, Ciudadanos y Servidores
Fortalezas:
Permite la interlocución y diálogo: Servidores públicos-ciudadanía. Permite la circulación de información de interés público, tales como: presupuestos,
ejecución de presupuestos, avances, causas de retrasos, limitaciones, entre otros. Limitaciones: No es la recepción de quejas durante la audiencia, no resuelve situaciones o problemáticas particulares, no es un ejercicio de planeación, es un ejercicio de seguimiento, control social y señalamiento de acciones correctivas para la siguiente vigencia, es masiva, por lo cual sin una metodología adecuada puede reducirse a exposiciones sin diálogo efectivo. ¿Cómo se hace?
Convocan las entidades públicas. Se establece una agenda para el desarrollo de la audiencia. Las entidades públicas deben contar con un informe detallado y que puedan poner a
disposición de los participantes, con el objetivo de poner de manifiesto la ejecución de la administración pública.
Incluye la realización de talleres o mesas de trabajo con grupos y organizaciones de ciudadanos, que permitan la interlocución y el diálogo.
Al finalizar, se hace un balance de la audiencia, y señala los compromisos y ajustes a realizar para la siguiente vigencia.
Mecanismo N° 7 Ferias de servicio Objetivo: Acercar con más detalle y profundidad cada uno de los componentes de la gestión
realizada por la entidad, estableciendo diálogos y retomando acciones de mejora. Descripción: Es un acto público organizado por la entidad para ser realizado en uno o varios
días, al cual pueden asistir los ciudadanos y sus organizaciones libremente. Se puede decir que la característica principal para una correcta rendición de cuentas es la interacción entre la entidad y la ciudadanía; por lo cual, la entidad debe echar mano de medios innovadores y creativos para fomentar el dinamismo que permita una fluida y nutrida comunicación entre estas partes. Modalidad: Presencial, exposición, número de personas 20, Entidades públicas-ciudadanos Fortalezas:
Permite y fomenta de manera didáctica que los ciudadanos realicen preguntas, comentarios, propuestas y opiniones de cada uno de los temas.
Permite orientar el diálogo según los intereses particulares de los ciudadanos.
Limitaciones: No es una reunión para tomar decisiones, no es útil para discutir y buscar,
soluciones generales que impliquen consensos, requiere recursos logísticos para su desarrollo, se puede perder el diálogo y centrarse únicamente y trámites y servicios. ¿Cómo se hace?
Se planea la feria, identificando los temas principales por stand. Se prepara la información a presentar y las preguntas que motiven el dialogo con los
visitantes de stand. Se coordinan los recursos necesarios de cada stand. La entidad pública hace la convocatoria. Se programa un recorrido por los pabellones y stand de las dependencias o entidades
participantes. Se recomienda exista un guía para orientar a las personas por su recorrido. Como cierre del recorrido se organiza una sala para realizar un foro con los asistentes
para intercambiar opiniones e inquietudes generales, las cuales son sistematizadas. Cuando es rendición de cuentas
Se brinda información Se realiza el diálogo con la participación de los ciudadanos, el concejo municipal,
asamblea departamental o junta administradora local y la administración. Se generan compromisos y recomendaciones, Se analizan las recomendaciones y se da respuestas razonadas a las peticiones
realizadas. Se hace seguimiento a la incorporación de las recomendaciones acordadas.
Mecanismo N° 8 Encuentro diálogo participativo Objetivo: Promover espacios de encuentro y conversación con la ciudadanía con respecto a la
gestión de las políticas públicas. Descripción: Espacios de encuentro entre la ciudadanía y los representantes de las entidades
públicas para fomentar el dialogo sobre materias de interés público. Modalidad: Presencial, dialogo, número de personas 40-1000, Ciudadanos-Servidores Fortalezas:
Maximiza las oportunidades de participación de cada persona. Permite escuchar nuevas voces ciudadanas Genera un espacio de corresponsabilidad compartida entre entidades y ciudadanos Involucra activamente a un gran número de personas Permite la generación de acuerdos y compromisos.
Integra en su metodología la publicación de resultados de los encuentros participativos. Facilita la realización de control social sobre los compromisos establecidos. Permite la interacción entre entidades para dar a conocer resultados de implementación
de políticas públicas.
LIMITACIONES: No es útil para discutir y buscar soluciones particulares o de detalle, no es un espacio para la toma de decisiones, no es la recepción de quejas durante el encuentro. ¿Cómo se hace?
Las entidades públicas deben convocar a los participantes con por lo menos 15 días de anticipación.
Cada taller se realiza con un máximo de 30 personas, contando con un facilitador y un relator. Es importante que en cada taller se encuentre un servidor público que pueda brindar respuestas y explicaciones a las preguntas que se generen en los talleres.
El encuentro se inicia con la presentación de los objetivos, los puntos centrales del informe que entregó a los ciudadanos y explicación de la metodología.
Se procese luego a desarrollar los talleres de manera simultánea, en estos se trabajarán los mismos puntos presentados en el informe. Su duración es de mínimo 60 a 90 minutos. El objetivo es facilitar la participación ciudadana con respecto a los resultados de implementación de una política pública y obtener propuestas o sugerencias para mejorar la gestión. Se debe contar con un facilitador que propicie que todos los asistentes puedan manifestar su opinión. Para esto debe preparar preguntas guia y poder realizar observaciones, sugerencias o propuestas al respecto. También debe haber un relator.
Se desarrolla una plenaria donde todos los grupos puedan presentar el trabajo que realizaron en el taller.
Los representantes de las entidades deben dar cuenta de las principales propuestas, sugerencias realizadas y señalar los compromisos.
Una vez se tengan los compromisos establecidos, se deben publicar para que los participantes puedan conocerlos y luego realizarles seguimiento.
Mecanismo N° 9 Encuesta deliberativa Objetivo: brindar información a la ciudadanía sobre planes, programas y proyectos formulados
con el fin de integrar sus recomendaciones. Descripción: Es un proceso metodológico que sirve para dar voz a la ciudadanía en los procesos
de decisión pública a través de la consulta y cogestión en los procesos de planeación. Modalidad: Presencial, dialogo, número de personas 15-40, Ciudadanos y Servidores Fortalezas:
Integra a la ciudadanía en procesos de decisión pública. Permite conocer las opiniones de los participantes y sus conclusiones luego de brindar
explicaciones e información más completa acerca de las razones de las entidades públicas para proponer acciones en planes, programas y proyectos.
Se fomenta un diálogo informado. Limitaciones: No es la recepción de quejas durante el encuentro, no es un espacio para la toma
de decisiones, no es la rendición de cuentas de la gestión de la entidad, aborda solo temas puntuales determinados por la entidad. ¿Cómo se hace?
Las entidades deben convocar a los participantes de acuerdo con la identificación de sus grupos de valor y población interesada en los temas a abordar en el proceso de la Encuesta Deliberativa.
Las entidades deben tener preparado un cuestionario inicial con preguntas que orienten a los ciudadanos participantes a reflexionar sobre las acciones que plantea la administración pública para abordar una problemática específica de acuerdo con los planes, programas o proyectos que están preparando
Presentar el objetivo de la jornada y la metodología de trabajo Los cuestionarios deben ser distribuidos a cada participante de la jornada para que sean
contestados. Se organizan grupos pequeños para discutir las respuestas de manera general, se les
entregará una información más completa acerca de las acciones que plantea la administración pública para abordar una problemática específica. Estos grupos deben ser acompañados de un servidor público que conozca la información brindada en los cuestionarios y los planes, programas o proyectos en los que se desea trabajar.
Los participantes luego de estar más informados pueden realizar preguntas a los servidores públicos para aclarar sus dudas.
Una vez se realice este proceso, se debe entregar un segundo cuestionario que permita recoger las opiniones, recomendaciones o propuestas de los participantes.
Los resultados del ejercicio pueden ser presentados al público en general a través de los diferentes medios de comunicación que tenga cada entidad.
Mecanismo N° 10 Espacio abierto Objetivo: identificar de manera participativa las principales problemáticas y las acciones
realizadas por las entidades para abordar dichos problemas y priorizar a cuáles de estas acciones se debe hacer seguimiento para que sean efectivas en el marco de la garantía de derechos.
Descripción: Es un proceso que permite a los ciudadanos construir y organizar sus propias
reuniones en torno a un problema que consideran central en el marco de la rendición de cuentas. Este se desarrolla en un espacio amplio, donde los ciudadanos eligen los subtemas a tratar y se conforman diferentes grupos para que de manera simultánea dialoguen sobre el tema identificado. Una vez tratados los temas, cada grupo debe informar sobre sus conclusiones y sugerencias en un panel central. Al final las acciones sugeridas por cada grupo pueden ser votadas en la plenaria para que se prioricen las acciones que deben tener un seguimiento programado. Modalidad: Presencial, dialogo, abierto número de personas, Ciudadanos y Servidores Fortalezas:
Permite a la ciudadanía escoger y participar en una reunión donde se trabaje un tema de su interés.
Es funcional para la rendición de cuentas focalizada. Prioriza temas para la rendición de cuentas permanente. Involucra a la ciudadanía para que continúe en un ejercicio permanente de control
social. Involucra compromisos por parte de las entidades.
Limitaciones: Solo permite abordar temas específicos de acuerdo a comunidades identificadas,
no es un espacio para la toma de decisiones, no es la recepción de quejas durante el Espacio Abierto, la entidad debe estar preparada para tener masiva participación, por tanto, debe contar con los suficientes servidores públicos para poder abordar los grupos de trabajo. ¿Cómo se hace?
Convocan las entidades públicas en un espacio público amplio. Debe haber tantos facilitadores por parte de la entidad, de acuerdo con los posibles
subtemas que las comunidades quieran trabajar. Se requiere de varios espacios en el mismo lugar para poderse reunir: espacios públicos. Se arma participativamente los temas y agenda de discusión del espacio. El horario queda
visible durante todo el Espacio Abierto. Se desarrollan las reuniones por temas de interés, máximo una hora. En cada grupo debe haber un servidor de la entidad que tenga toda la información
correspondiente al tema a tratar. Los participantes deben colocar su tema en una tarjeta en forma de pregunta, ejemplo:
¿Qué ha hecho la entidad frente a: alimentación escolar? Una vez se terminen de colocar todas las tarjetas, el servidor público a cargo debe
proceder a responder cada una de las preguntas.
Luego se deben identificar los temas que se consideren no han avanzado en términos de acciones institucionales y serán llevados a la plenaria general.
En plenaria, cada grupo indicara cuales acciones no han avanzado y priorizaran a cuáles deben hacerle seguimiento permanente.
La entidad establecerá los compromisos necesarios de acuerdo a sus competencias y recursos.
Mecanismo N° 11 World Coffee Objetivo: interactuar con grupos de valor y líderes sociales sobre los resultados de la
implementación de acción es de las entidades públicas en relación con temas de interés. Descripción: Proceso de conversación cálida y humana, que permite dialogar de manera más
cercana con un grupo de personas sobre temas de interés que son responsabilidad de las entidades públicas. Modalidad: Presencial, dialogo, número de personas 25-30, Ciudadanos y Servidores Fortalezas:
Permite interactuar de manera directa con grupos de interés y líderes sociales sobre temas concretos.
Se genera un espacio colaborativo con los grupos de interés y líderes sociales para profundizar en los resultados de las acciones institucionales.
Se pueden recoger propuestas para la mejora institucional. Es funcional en contextos emergentes, donde la ciudadanía solicita de manera urgente
respuestas de las entidades frente a problemáticas que consideran no están siendo atendidas.
Limitaciones: No es un espacio para la toma de decisiones, no es la recepción de quejas de los
grupos de interés o líderes sociales, no se trabajarán amplios temas de la acción institucional, no es una rendición de cuentas de la gestión de la entidad sino de temas específicos. ¿Cómo se hace?
Las entidades públicas convocan de acuerdo al tema o temas que quieran trabajar con los grupos de interés.
Se debe contar con un espacio cálido, pequeño, organizado como una especie de cafetería, con el número de mesas de acuerdo al número de temas escogidos (se recomienda no trabajar más de seis temas) y máximo 10 sillas por cada mesa. También se debe tener un café para compartir con los asistentes.
Cada mesa debe tener asignado un tema. Puede ser por derechos, ODS o sectores.
La entidad debe contar con la información necesaria para brindar a los participantes en cada mesa.
Al iniciar el encuentro, se debe informar a los participantes las reglas del World Café: dialogar frente a temas de importancia para ellos y brindarles información sobre la acción institucional. Recoger las propuestas que se tengan para analizarlas y evaluar la posibilidad de contraer compromisos de acuerdo con las competencias y recursos de la entidad.
De manera simultánea en cada mesa se analiza un tema o pregunta durante un tiempo determinado con los participantes. En cada mesa debe haber un servidor público que permita brindar respuestas a las preguntas que se realicen y tomar nota de las preguntas, sugerencias y propuestas por parte de los grupos de interés o líderes sociales.
Al final de cada pregunta los participantes cambian de mesa y continúan la discusión con otros participantes y así sucesivamente hasta abordar todos los temas propuestos.
Una vez se hayan abordado todos los temas, los servidores públicos de cada mesa deben presentar a todos los participantes las conclusiones a las que se llegaron, así como las sugerencias y propuestas realizadas.
Mecanismo N° 12 Auditorías Ciudadanas Objetivo: Efectuar control social a la ejecución (inversión) y puesta en marcha de los proyectos de financiados con recursos públicos. Descripción: Es un acto público de diálogo entre organizaciones sociales, ciudadanos y
servidores públicos para evaluar la gestión gubernamental en cumplimiento de las responsabilidades, políticas y planes ejecutados en un periodo (año, semestre, cuatrienio) para garantizar los derechos ciudadanos. Debe realizarse por lo menos tres audiencias públicas participativas al año para presentar el informe de la auditoría social con la participación de los contratistas, interventores, autoridades municipales y los beneficiarios directos de la inversión. Modalidad: Presencial, dialogo, abierto, Ciudadanos y Servidores Fortalezas:
Permite la interlocución y diálogo: Servidores públicos-ciudadanía - Permite la circulación de información de interés público, tales como: presupuestos,
ejecución de presupuestos, avances, causas de retrasos, limitaciones, entre otros. Identifica alertas tempranas y gestión de acciones que contribuye a la ejecución de los
proyectos.
Limitaciones: No es la recepción de quejas durante la audiencia, no resuelve situaciones o
problemáticas particulares, no es un ejercicio de planeación, es un ejercicio de seguimiento, control social y señalamiento de acciones correctivas para mejorar la ejecución de los proyectos
¿Cómo se hace?
Convocan las entidades públicas. Se establece una agenda para el desarrollo de la primera audiencia. Se realiza un recorrido previo a la reunión con la participación con beneficiarios o auditoría
ciudadana Se convoca a los beneficiarios del proyecto y líderes sociales a la audiencia de inicio. Se desarrolla la primera audiencia pública en la que se detalla la información del proyecto
y los actores involucrados. Se conforma la auditoría ciudadana. Con las mesas de trabajo, y la auditoria ciudadana, se desarrolla un recorrido por la obra
que permita la interlocución y el diálogo. Cuando el proyecto tenga ejecución de 40-70% se convoca a la segunda audiencia
pública. Se desarrolla la segunda audiencia. Las entidades públicas deben contar con un informe
detallado y ejecutivo que puedan poner a disposición de los participantes, con el objetivo de poner de manifiesto la ejecución del proyecto. La Auditoria ciudadana presenta sus resultados. Se abre la participación de la comunidad y se generan compromisos.
La auditoría social continúa el seguimiento a la ejecución. Se realiza la audiencia pública de cierre en la cual se da un informe del proyecto, se detalla
la información del mantenimiento de la inversión. La Auditoria ciudadana acompaña la puesta en marcha del proyecto
3. EVALUACIÓN DEL DIÁLOGO CON LA CIUDADANÍA.
Siempre es necesario realizar la evaluación de los espacios de diálogo. Esta evaluación se hace en dos niveles: el primero por parte de los asistentes con el objetivo de recolectar las impresiones en el cumplimiento de los objetivos del espacio y el modo en el que se desarrolló para incorporar aprendizajes en futuros espacios. En el segundo por parte del equipo líder, como un ejercicio de reflexión y análisis del espacio.
Instrumento N° 18 Lista de Chequeo para observación de la Jornada de dialogo de Rendición de Cuentas
I. ORGANIZACIÓN Y LOGÍSTICA
1. Capacidad instalada para recibir a las y los asistentes:
2. Utilización de medios audiovisuales:
3. Vías de acceso interno para personas en situación de discapacidad:
4. Manejo de los tiempos
II. CONTENIDOS DE LA JORNADA DE DIÁLOGO
1. Utilización del lenguaje (Claro e incluyente):
2. Calidad de la información. Manejo de indicadores, fuentes y perspectiva de género,
territorial (rural- urbana) y etnia (indígenas, rom y afros):
3. Información que da cuenta de la garantía de los derechos ciudadanos:
4. Evidencias del ejercicio de control social frente a temas de interés: 5.
III. PARTICIPACIÓN DE LA CIUDADANÍA EN LA JORNADA DE DIÁLOGO
1. Mecanismos para facilitar la participación ciudadana:
2. Manejo de la jornada de diálogo (resolvió intereses y necesidades colectivas más no quejas
individuales):
3. Moderador para el direccionamiento de la jornada de diálogo:
4. Satisfacción de la ciudadanía frente a las respuestas dadas por la Administración:
5. Evaluación general del desarrollo de la jornada de diálogo:
Instrumento N° 19 Encuesta de evaluación de las jornadas de Rendición de Cuentas
ENCUESTA DE EVALUACIÓN DEL ESPACIO DE DIÁLOGO
Agradecemos contar con su participación en este espacio de diálogo. Su opinión es de mucha ayuda para que nuestra entidad se fortalezca y brinde los mejores servicios a la ciudadanía. Por tanto, lo invitamos a que nos indique cómo le pareció la actividad desarrollada, contestando las siguientes preguntas:
Marque con una X la opción que considere
a. ¿Cómo se enteró del espacio de diálogo?
Carta de invitación Página WEB Radio
Televisión Vecino Otro medio
Si fue por otro medio nos puede indicar cual fue
b. ¿ Considera que el tiempo que duró el espacio de diálogo fue:
Muy Largo Suficiente Insuficiente
c. ¿La información brindada fue? d. ¿la información presentada responde a sus intereses?
Clara SI
Confusa NO
e. ¿Las personas pudieron brindar sus observaciones, preguntas y sugerencias?
f. ¿Las preguntas que las personas hicieron fueron respondidas?
SI SI
NO NO
g. ¿La entidad estableció compromisos con los participantes en la actividad?
h. ¿Considera que estas actividades permiten que la
entidad rinda cuentas a la comunidad?
SI SI
No NO
I. ¿Volvería a participar en otra actividad cómo estás?
Si No
¿Por qué?
¿CÓMO SE REALIZA EL SEGUIMIENTO Y LA EVALUACIÓN DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS?
La evaluación valora el proceso de rendición de cuentas para cada una de sus etapas, teniendo en cuenta sus logros y dificultades. Los resultados de dicha evaluación deben ser sistematizados
en un documento y divulgado para conocimiento de la ciudadanía.
En esta etapa la entidad debe recopilar, sistematizar y valorar periódicamente los resultados de la evaluación de la gestión efectuada en los espacios de diálogo e interlocución para realimentar y mejorar los planes y la gestión institucional, así como para canalizar propuestas orientadas a fortalecer los objetivos y prioridades de las políticas públicas. La valoración de resultados de la rendición de cuentas es una acción que debe realizarse en forma permanente durante el desarrollo de la estrategia de rendición de cuentas, se deben fijar para ello revisiones periódicas de las propuestas ciudadanas.
Para el desarrollo de esta etapa se deben tener en cuenta las siguientes actividades:
1. Recopilar, sistematizar y analizar periódicamente las propuestas y observaciones efectuadas por la ciudadanía en el proceso de rendición de cuentas. Todas las entidades.
Los ciudadanos evalúan y actúan frente a los resultados de la rendición de cuentas, compartiendo con las entidades observaciones, preocupaciones, peticiones, quejas, denuncias o sugerencias, con el fin de mejorar la gestión, los planes y las políticas públicas. Las entidades deben analizar y acoger las recomendaciones realizadas por la ciudadanía, como un referente para ajustar la planeación, la gestión institucional a las necesidades y derechos de la población.
La entidad debe recoger la información proveniente de las intervenciones ciudadanas en las jornadas de diálogo a través de buzones de sugerencia, encuestas, consultas, peticiones, foros en línea, redes sociales, actas de jornadas de diálogo e informes de peticiones ciudadanas.
2. Establecer mecanismos para el seguimiento a compromisos.
Acordar con los grupos de control social y organizaciones sociales interesadas, un programa de encuentros y reuniones para hacer seguimiento al plan de mejoramiento de la gestión institucional. Las áreas de control interno deben hacer el seguimiento a la formulación e implementación del plan de mejoramiento institucional y del cronograma de encuentros para el seguimiento ciudadano a compromisos.
Actividad N° 22 Elaboración Tablero de Control
Objetivo: indicar los pasos que se requieren para la elaboración de un tablero de control que
permita hacer seguimiento a la implementación de la estrategia de rendición de cuentas basada en enfoque de derechos y paz. Dirigido a Secretarios o Directores de dependencias o instancias, servidores del área de Planeación y Control Interno de Gestión
Dirigido a: Directores o jefes de dependencia o instancias, servidores del área de planeación,
control interno.
Modalidad: presencial
Criterios con los que interactúa: Son insumos para la elaboración del tablero de control la cadena de valor: estrategia de rendición de cuentas y el cronograma. Hace parte del seguimiento.
Descripción: El tablero de control es una herramienta que permite medir una serie de indicadores en relación con unos objetivos planteados. Esta herramienta proveniente del campo de la administración puede ser utilizada en las entidades para identificar el cumplimiento de sus planes estratégicos y poder tomar decisiones cuando de manera periódica se identifican las alertas correspondientes, en relación con el cumplimiento de las actividades planeadas.
Hay diversas formas de elaborar un tablero de control: tabla de datos, gráficos, semáforos, software, entre otros. Para este caso, se propone elaborar un tablero de control en una tabla de datos:
a. Diseñe la tabla de datos: En el diseño, la entidad define que variables de su estrategia
de rendición de cuentas requiere utilizar, lo cual depende del nivel de detalle que se quiera tener. Sin embargo, se sugiere se tenga en cuenta las variables que se consideran más
estratégicas: objetivos específicos, actividades, productos (metas) e indicadores para la rendición de cuentas. Recuerde que esta información la toma de la estrategia que ya elaboró, si la entidad utilizo la cadena de valor, el ejercicio se facilita.
Tablero de control Estrategia de Rendición de Cuentas
b. Para poder hacer seguimiento al cumplimiento tanto de las actividades, como el avance
en el cumplimiento de los productos, se requiere utilizar una casilla para relacionar el valor o el dato que se ha programado, de acuerdo con el cronograma que haya realizado.
c. Establecer la temporalidad para hacer seguimiento: bimensual, trimestral, semestral. La
entidad define dicha temporalidad, no obstante, se sugiere que el seguimiento se realice trimestralmente, puesto que permite poner alertas tempranas y tomar decisiones a tiempo para redirigir la estrategia.
d. Utilice una casilla para colocar el avance de las actividades para el periodo requerido:
e. Coloque dos casillas, una para que le indique el porcentaje de avance para el período
programado y otra para el porcentaje acumulado.
f. Finalmente, deje una casilla de observaciones que le permita relacionar las explicaciones y alternativas, en caso de que se identifique que hay atrasos en el cumplimiento de algunos productos o metas propuestas.
Objetivo
Especifico Producto Actividad Indicador
Programa para el
Periodo
Avance para el
periodo
% avance
período
% avance
acumulado Observación
Entregar información a la ciudadanía
en un lenguaje comprensible
El 100% de informes de gestión, que
se encuentran publicados en la web tienen
un lenguaje comprensible
Revisar y verificar que los informes
tengan un lenguaje comprensible.
Ajustar con un lenguaje
comprensible los informes de gestión
Informes de gestión que se encuentran
publicados en la web tienen un lenguaje
comprensible
20 15 75% 15%
g. Para que se visualice de manera inmediata el estado de avance y cumplimiento de cada uno de sus productos de acuerdo a los periodos de seguimiento, se sugiere utilice iconos o colores, ejemplo:
Rojo: las Casillas de avance se pondrán en color rojo si el valor de cumplimiento
es menor que a 50% Amarillo las casillas se pondrán en color amarillo, si el valor de cumplimiento es
igual o mayor que 50% y menor que 90%. Verde: las casillas se pondrán en color verde, si el valor de cumplimiento es igual
o mayor que 90%.
Los rangos, deben ser establecidos por cada entidad para hacer seguimiento
Elementos para tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Instrumento de seguimiento práctico de fácil diligenciamiento. Visualiza de manera rápida el estado de avance de la estrategia de rendición de cuentas. Permite tomar decisiones a tiempo cuando se identifican las alertas. Instrumento que puede ser utilizado de manera manual o digital.
Se relacionan datos cuantitativos, por
tanto, se debe contar con formas de identificar no solo el cumplimiento del producto, sino la calidad del mismo.
De no cumplir con los periodos de seguimiento, se perderá el objetivo
del tablero de control.
En el tablero de control del plan
estratégico de la entidad, se pueden integrar los objetivos e indicadores de la estrategia de rendición de cuentas.
La cadena de valor facilita contar con las variables a utilizar para incluir en el
tablero de control. Realizar la programación de avance de cumplimiento de los productos en un
cronograma. Definir responsables en el
diligenciamiento periódico del tablero.
Actividad N° 23 De Seguimiento a Compromisos
Objetivo: sugerir un modelo de matriz que le permita a las entidades realizar seguimiento a los
compromisos establecidos en los procesos de rendición de cuentas.
Dirigido a: Equipo líder y control interno.
Modalidad: presencial/ Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de seguimiento y monitoreo de la
rendición de cuentas. Es insumo para la elaboración del documento de resultados de los procesos de rendición de cuentas.
Descripción: Uno de los resultados de los procesos de rendición de cuentas en los espacios de dialogo, son los compromisos que establecen las entidades con la ciudadanía, los cuales no deben perderse de vista puesto que estos deben integrarse al documento de resultados de rendición de cuentas para retroalimentar a los actores y grupos de interés participantes.
La entidad puede elaborar su propia matriz utilizando variables que le permitan realizar el seguimiento, sin embargo, para facilitar su elaboración, proponemos una matriz que consta de dos bloques, uno de compromisos y el otro de seguimiento. Para el primero se proponen las siguientes variables:
Compromisos Relacionar uno a uno los compromisos establecidos. Dependencia/área responsable: Determinar el área o dependencia de la cual depende
el compromiso. Fecha de cumplimiento: Colocar la fecha en que se considere se puede cumplir a
cabalidad con el compromiso. Periodo de seguimiento: es importante se proyecten fechas periódicas para realizar el
seguimiento a su cumplimiento, con el fin de poder tomar decisiones en caso de que no se haya avanzado en el cumplimiento de los compromisos.
Compromisos
Compromisos Dependencia Responsable Fecha Cumplimiento Período de seguimiento
Para el segundo bloque se proponen las siguientes variables:
Fecha de seguimiento: relacionar la fecha en el que se realiza el seguimiento. Cumplimiento del compromiso: relacionar si a la fecha de seguimiento ya se ha logrado
cumplir con el compromiso. Acciones adelantadas: relacionar de manera concreta que acciones se llevaron a cabo
para avanzar en su cumplimiento. Acciones pendientes: relacionar que falta realizar para lograr con el cumplimiento del
objetivo. Fuentes de verificación: relacionar los soportes de las actividades que se realizaron. Dificultades: En caso de que no se haya logrado cumplir con el compromiso, es
importante se relacionan las dificultades que se han tenido para luego buscar soluciones para avanzar en el cumplimiento de los compromisos.
Alternativa de solución: relacionar que alternativa podría tomar la entidad para lograr
cumplir con el compromiso.
Fecha de seguimiento: Relacionar nueva fecha de seguimiento para aquellos
compromisos no cumplidos.
Seguimiento
Fecha de seguimiento
Se cumplió el compromiso
Acción adelantada
Acciones pendientes
Fuentes de verificación Dificultades
Alternativas de solución
Elementos a tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Permite sistematizar los compromisos establecidos en los procesos de rendición de cuentas. Facilita el seguimiento al cumplimiento de los compromisos. Identifica y asigna responsabilidades.
No cumplir con las fechas de seguimiento es garantizar que no se cumplan los compromisos. Dificultades en la redacción de los compromisos, puede generar dificultades en las acciones a adelantar para cumplirlos.
Se debe establecer periodos de seguimiento con los equipos de trabajo de la entidad para realizar seguimiento a los avances de los compromisos. Los compromisos que se establezcan deben ser aquellos que se encuentren dentro de las posibilidades de la entidad, es decir que se puedan cumplir en razón a sus competencias y recursos.
Instrumento N° 17 Seguimiento de compromisos
Descargar el archivo en Excel del MURC V”
3. Revisar y ajustar la planeación institucional: Metas misionales y planes de mejoramiento. Todas las entidades.
La planeación institucional, sus objetivos y 144 metas deben incorporar las propuestas de mejora o nuevas solicitudes presentadas por la ciudadanía durante la interlocución, para ello las áreas de planeación y directivos de la entidad deben analizar la información, la pertinencia y viabilidad de las observaciones recibidas e incorporar en los planes los ajustes necesarios. Se debe incluir dentro de los planes Institucionales, las recomendaciones viables efectuadas por la ciudadanía como resultado de la rendición de cuentas. De igual forma la alta dirección de la entidad debe valorar las propuestas de mejora para formular planes de mejoramiento institucional a corto, mediano y largo plazo.
El plan de mejoramiento institucional debe incluir el qué (proceso a mejorar), el cómo (actividades que se implementaran), el cuándo (corto, mediano y largo plazo), con quiénes (responsables) y con qué (recursos).
Actividad N° 24 Plan de Acciones de Mejora
Objetivo: sugerir un modelo de plan de acciones de mejora que permita a las entidades
optimizar su gestión y facilite el cumplimiento de las metas del plan institucional a partir de las recomendaciones emitidas por la ciudadanía participante en los espacios de dialogo de rendición de cuentas.
Dirigido a: Equipo líder y control interno.
Modalidad: Presencial/ Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de seguimiento y monitoreo de la
implementación de la rendición de cuentas. Se nutre de insumos generados del seguimiento a los compromisos establecidos en los espacios de dialogo de la rendición de cuentas, así como de las evaluaciones internas o externas y/o encuestas realizadas. También se convierte en insumo del autodiagnóstico que realice la entidad para la elaboración de la estrategia de rendición de cuentas.
Descripción: Las entidades se encuentran en procesos de mejora continua para satisfacer las
necesidades de los usuarios o beneficiarios con calidad, efectividad y eficiencia, esto porque se encuentran siempre dentro de un entorno dinámico, flexible y complejo. Uno de los mayores insumos que puede tener son las recomendaciones que se generan en los espacios de dialogo de la rendición de cuentas, ya que es allí donde los usuarios y grupos de valor son los llamados a evaluar la gestión de las entidades en el cumplimiento de su misionalidad y garantía de derechos.
Para desarrollar procesos de mejora continua sugerimos a las entidades elaborar un plan de acciones de mejora, que las consolide, las priorice, las implemente y les haga seguimiento, obteniendo de esta manera resultados en un tiempo determinado. La elaboración de dicho plan requiere de la participación de las diferentes áreas, equipos de trabajo, y demás personas implicadas en los procesos de rendición de cuentas. Integra decisiones estratégicas sobre los cambios que desea tener la entidad para aumentar la satisfacción percibida y sirve para:
Detectar las acciones de mejora, como resultado de la identificación de debilidades. Analizar la viabilidad en la implementación de cada acción Priorizar las acciones a implantar de acuerdo con los recursos de la entidad. Permitir el control y seguimiento de las diferentes acciones a desarrollar Establecer acciones correctivas.
Incrementar la eficacia y eficiencia en su gestión Motivar a sus equipos para mejorar la calidad.
Para su elaboración recomendamos desarrollar las siguientes actividades:
a. Analizar las recomendaciones emitidas en los procesos de dialogo y clasificarlas por temas. Tener en cuenta que estas siempre sean competencia de la entidad, de lo contrario no pueden hacer parte de las acciones de mejora puesto que la entidad no tendrá margen de maniobra.
b. Identificar con respecto a las recomendaciones clasificadas por tema, las debilidades y fortalezas que tiene la entidad para emprender una acción de mejora, así como las causas que generan cada una de las debilidades.
c. Formular el objetivo de mejora por cada tema. Los cuales deben ser concretos, realistas, flexibles, comprensivos, alcanzables y medibles.
d. Identificar las acciones de mejora por cada tema. Dichas acciones deben ser las deseables para que se dé un cambio real en la entidad.
e. Priorizar las acciones de mejora por cada tema. Dado el tiempo, los recursos y la complejidad de las acciones, la entidad debe priorizar que acciones podrá adelantar en un lapso determinado. Para esto se recomienda tener en cuenta aspectos tales como: Dificultad para la implementación, plazo para la implementación, impacto que genera la implementación de la acción. Recomendamos utilizar las siguientes matrices, que le permiten asignar un puntaje , como orientación para la priorización:
Dificultad en la implementación
Mucha: 1 Bastante: 2 Poca: 3 Ninguna: 4
Acción de mejora 1
Acción de mejora 2
Tiempo en la implementación
Largo: 1 Medio: 2 Corto: 3 Inmediato: 4
Acción de mejora 1
Acción de mejora 2
Dificultad en la implementación
Ninguno: 1 Poco: 2 Bastante: 3 Mucho: 4
Acción de mejora 1
Ninguno: 1 Poco: 2 Bastante: 3 Mucho: 4
Acción de mejora 2
Las que tengan mayor puntuación serán las priorizadas por la entidad.
f. Una vez se desarrolle este ejercicio, se deberá elaborar el plan de acciones de mejora, junto con el cronograma de cumplimiento y de seguimiento. Se recomienda utilizar la siguiente matriz que contiene unas variables básicas que permiten hacer el seguimiento:
Plan de Acciones de Mejora
Acción de mejora Tareas Responsable
Tiempo inicio
Tiempo Terminación
Indicador Seguimiento
Responsable seguimiento
1 1
2
3
El plan no necesariamente debe llevar las tareas por cada acción de mejora, sin embargo, se recomienda elaborarlas ya que permite hacer un seguimiento más riguroso, asegurando que los equipos de trabajo responsables sí están trabajando en el plan de acción de mejora.
Elementos a tener en cuenta: En el cuadro, se encontrarán algunas características que se
deben tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Permite mejorar la gestión de la entidad. Facilita el seguimiento al cumplimiento de las acciones de mejora. Identifica y asigna responsabilidades.
No cumplir con las fechas de seguimiento es garantizar que no se cumplan las acciones de mejora. Dificultades en la redacción de las acciones de mejora, puede generar dificultades en las tareas a adelantar para cumplirlas.
Se debe establecer periodos de seguimiento con los equipos de trabajo de la entidad. Las acciones de mejora que se establezcan deben ser aquellas que se encuentren dentro de las posibilidades de la entidad, es decir que se puedan cumplir en razón a sus competencias y recursos. El seguimiento y verificación de cumplimiento del plan es
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
responsabilidad del área de control interno. Establecer las acciones requeridas en caso de incumplimiento de las acciones de mejora.
4. Canalizar propuestas de mejora de políticas públicas ante control interno y organismos competentes.
Las propuestas ciudadanas relacionadas con la modificación o mejora de políticas públicas de gobierno nacional deben ser canalizadas por la entidad ante el organismo cabeza de sector en lo nacional o ante la asociación territorial correspondiente, Federación de Municipios o Asociación de Gobernaciones para que sean presentadas ante el Gobierno Nacional.
Actividad N° 25 Informe de seguimiento y el control a la implementación y a los avances de las actividades de rendición de cuentas consignadas en el plan anticorrupción y de atención al ciudadano por parte de la oficina de control interno.
Objetivo: Brindar recomendaciones a la oficina de control interno o la que haga sus veces en las
diferentes entidades, para la elaboración del informe de seguimiento y el control a la implementación y a los avances de las actividades de rendición de cuentas consignadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.
Dirigido a: Jefes de dependencias, área de Planeación y control interno.
Modalidad: Presencial/Virtual
Criterios con los que interactúa: Es insumo para la elaboración del informe el autodiagnóstico,
la estrategia de rendición de cuentas, la identificación de actores y grupos de interés, el tablero de control, cuadro de seguimiento a compromisos, evaluaciones participativas.
Descripción: La oficina de control interno o quien haga sus veces en una entidad, debe verificar
que se formule e implemente la estrategia de rendición de cuentas en el marco del plan anticorrupción y de servicio al ciudadano; su publicación a 31 de enero de cada año en un medio de fácil accesibilidad al ciudadano, hacer seguimiento a las actividades realizadas cada 4 meses y publicar el informe de seguimiento.
De acuerdo a lo anterior, el informe de seguimiento contiene entre otras estrategias, la de rendición de cuentas, por tanto, brindamos a estas instancias las siguientes recomendaciones para su elaboración:
a. Revisar la estrategia de rendición de cuentas elaborada por la entidad, verificando que se encuentren formulados los objetivos, actividades, productos, indicadores y cronograma, tal como fue aprobada, así como si fue consultada previamente a la ciudadanía, grupos de interés y grupos de valor.
b. Elaborar el informe de acuerdo a los tiempos establecidos para su publicación, para lo cual deben tener en cuenta las actividades que han sido programadas en la estrategia de acuerdo a la fecha de corte del informe.
c. Iniciar el informe con la presentación de la entidad, su misión, visión, población beneficiaria de la entidad, es decir lo más relevante de la entidad para que el ciudadano que lee el informe se contextualice.
d. Señalar a manera de introducción la intencionalidad de la estrategia de acuerdo al autodiagnóstico, el objetivo general, objetivos específicos y la organización del contenido del informe de acuerdo a las actividades programadas para la fecha de corte.
e. Describir cada una de las actividades programadas en la estrategia, relacionando los avances obtenidos o los retrasos, indicando las acciones a adelantar para que se lleven a cabo. Se aclara que se deben incluir todas las acciones planeadas, las cuales no necesariamente son procesos puntuales de rendición de cuentas, también encontramos actividades que apuntan hacia el mejoramiento de la información que se brinda a la ciudadanía, mejoramiento u obtención de canales de comunicación, capacitación del personal interno o de la ciudadanía, entre otros, los cuales son identificados por la entidad en el autodiagnóstico.
f. Para lo anterior, clasifique las actividades de acuerdo a su característica (las que fortalecen a la entidad para la rendición de cuentas y las actividades puntuales de rendición de cuentas) y elabore el informe de manera organizada, teniendo en cuenta dicha clasificación.
g. En caso que ya se hayan culminado las actividades, se debe relacionar la fecha de realización.
h. Si la actividad es un proceso puntual de rendición de cuentas, se debe informar cual mecanismo fue utilizado, los temas trabajados, Número de participantes: personas (individuales), grupos, organizaciones sociales, gremios, etc.
i. Relacionar por cada tema trabajado las observaciones, sugerencias, propuestas de la ciudadanía, es importante hacerlo de manera concreta.
j. Relacionar los compromisos tal cual como fueron establecidos e informar los avances obtenidos en su cumplimiento.
k. Informar si se requirió de la elaboración de un plan de mejora para las actividades o compromisos que no se llevaron a cabo o que se encuentran retrasados
l. Relacionar los resultados de evaluaciones participativas que se hayan hecho de acuerdo a la actividad realizada.
m. Informar donde se encuentran las fuentes de verificación de cada una de las actividades realizadas.
n. Propender para que actores o grupos de interés pueden validar el informe de rendición de cuentas antes de ser publicado.
o. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que, en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente (artículo 12 de la Ley 87 de 1993
p. Establecer mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades (artículo 4 de la Ley 87 de 1993).
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta El informe de rendición de cuentas propuesto es una oportunidad para relacionar los resultados de todas las actividades planeadas. Se visibilizan los compromisos establecidos con la ciudadanía, lo que permite darle real valor al diálogo. Relacionar resultados de la evaluación participativa retroalimenta a la entidad para que mejore su desempeño, además de darle lugar a la ciudadanía como sujetos activos dentro del proceso.
No contar con una estrategia elaborada y planeada, limita visibilizar otras actividades que las entidades realizan para la rendición de cuentas. Considerar que en el informe de rendición de cuentas solo se debe relacionar las audiencias públicas realizadas por la entidad. Confundir el informe de gestión de la entidad, con el informe de rendición de cuentas. El primero es una de las actividades mediante las cuales la entidad rinde cuentas y el segundo es el informe de resultado de la implementación de la estrategia.
Utilizar un lenguaje comprensible y sencillo en la elaboración del informe. Ser concretos en la información que se relaciona, para no hacer un informe extenso, ya que esto limita ser leído por la ciudadanía. Contar con información sistematizada de cada una de las actividades desarrolladas. La oficina de control interno debe participar de manera activa en todos los momentos de la rendición de cuentas para que pueda hacer seguimiento a su cumplimiento. Es indispensable que se organice, sistematice y archive los documentos que son fuentes de verificación de las actividades de rendición de cuentas. La estrategia de rendición de cuentas hace parte del plan anticorrupción de la entidad.
5. Socializar a la comunidad los resultados de la rendición de cuentas y de los planes de mejora.
Los resultados del proceso de rendición de cuentas deben darse a conocer a los ciudadanos participantes y a sus organizaciones, así como a la comunidad en general.
Para ello se debe divulgar, en la página web y en otros medios, informes con las respuestas a las recomendaciones y las acciones incluidas en el plan de mejoramiento en atención a las observaciones o denuncias recibidas, facilitando el seguimiento a las mismas por parte de la ciudadanía.
La socialización de los resultados de la rendición de cuentas y los compromisos acordados debe realizarse ante instancias claves como: Consejos de gobierno, Consejos de Política Social, Veedurías Ciudadanas, etc.
La entidad debe publicar los resultados de los ejercicios de rendición de cuentas a través de un informe, que incluya además la información sobre los diversos medios habilitados de participación, antes y durante el ejercicio.
Actividad N° 10 Elaboración del componente de comunicaciones ya está descrito anteriormente página 56 Actividad N° 26 retroalimentación de los resultados de rendición de cuentas a los grupos de interés. Objetivo: Brindar recomendaciones a las entidades para la retroalimentación de los resultados de la rendición de cuentas a los grupos de interés.
Dirigido a: Directores o jefes de dependencia o instancias, servidores del área de planeación,
control interno.
Modalidad: Presencial/Virtual
Criterios con los que interactúa: Para elaborar el documento de resultados, se debe contar con
los insumos que brinda la evaluación que se realice de los procesos de rendición de cuentas, la herramienta de seguimiento al cumplimiento de compromisos, la estrategia de rendición de cuentas.
Descripción: Los espacios de dialogo en la rendición de cuentas, son fundamentales en la medida que permite la interacción entre las entidades, los actores y grupos de interés, dejando como resultado, el establecimiento de compromisos para mejorar las acciones de las entidades. No obstante, es importante que los actores y grupos de interés conozcan dichos resultados e identifiquen si las entidades están cumpliendo con los compromisos suscritos. Para que se realice la retroalimentación de resultados de los procesos de rendición de cuentas se sugiere se realicen las siguientes actividades:
a. Preparar el documento de resultados de rendición de cuentas. La entidad debe contar
con un documento que sintetice de manera concreta los resultados de los procesos de rendición de cuentas. Para su elaboración se recomienda tener en cuenta: que el documento debe ser corto, relacionar únicamente la información estratégica, resaltar los aspectos positivos de los procesos de rendición de cuentas y los compromisos establecidos por cada uno de los espacios. Las entidades podrían hacerse las siguientes preguntas para elaborar el documento:
Que fue lo más resaltado por la ciudadanía: positivo
Que fue lo más debatido o controvertido por la ciudadanía
Que fue lo más sugerido por la ciudadanía
Qué compromisos se establecieron
Se cuenta con avance de cumplimiento de compromisos a la fecha
b. Seleccionar el medio o canal de comunicación que va a utilizar para informar a los
grupos de interés sobre los resultados de rendición de cuentas, la entidad podrá elegir el canal que más se ajuste de acuerdo con las características de los grupos de interés a quienes les va a brindar la retroalimentación, de los canales con los que cuenta, o de lo estratégico que sea para garantizar que la información llegue a los ciudadanos. (recuerde que también puede realizar la retroalimentación en audiencias públicas o foros, mesas de trabajo, etc.).
c. Adaptar la información de acuerdo al canal/es de comunicación que vaya a utilizar: Dado que ya se cuenta con un documento, ahora, la entidad debe ajustarlo de acuerdo a sus canales de comunicación seleccionados, ya que no es lo mismo brindar la información de manera presencial a través de una presentación, que entregarla mediante un medio radial o televisivo.
d. Mantener el interés de los grupos y actores en obtener la información de resultados
de los de los procesos de rendición de cuentas. Aunque es una acción transversal a todo
el proceso de rendición de cuentas, se recomienda que la entidad utilice sus canales de comunicación, para que las personas tengan presente que los necesitan nuevamente para contarles los resultados de los espacios de rendición de cuentas en los que participaron.
e. Realizar la retroalimentación de los resultados de rendición de cuentas: a la hora de
realizar el ejercicio de retroalimentación, se deben enviar mensajes a los grupos de interés, que les recuerde que la entidad estuvo con ellos en un momento dado, para trabajar un tema específico y que quiere darle a conocer cuáles fueron los resultados.
f. f. Dejar abiertos canales de comunicación para que la ciudadanía opine en relación con
los resultados de la rendición de cuentas e informarles cómo pueden hacerle seguimiento al cumplimiento de los compromisos.
Elementos a tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Realizar la retroalimentación de resultados, garantiza el cumplimiento de los componentes del proceso de rendición de cuentas: información, dialogo e incentivos.
Dependiendo del conocimiento, interés y voluntad política que tengan los servidores públicos al respecto de la rendición de cuentas, se lograra o no llegar al momento de retroalimentación de resultados.
Las entidades pueden publicar en sus páginas web, los resultados de todos los procesos realizados de rendición de cuentas. Lo importante es que se informe al ciudadano como encontrarlos de acuerdo con su interés.
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Tener un documento de resultados, facilita a las entidades, entregar la información a través de cualquier canal que se vaya a utilizar.
La retroalimentación de los resultados de los procesos de rendición de cuentas, en algunos casos puede ser una de las actividades a realizar en la estrategia del siguiente año, teniendo claro el principio de oportunidad. Tener sistematizado cada uno de los procesos de rendición de cuentas, facilita contar con la información para la elaboración del documento de resultados.
6. Evaluar la contribución de la rendición de cuentas a la gestión pública e identificar lecciones aprendidas.
El equipo líder debe verificar el cumplimiento de los objetivos del proceso de rendición de cuentas, evaluar las acciones desarrolladas para lograr la transparencia institucional, facilitar la información y comunicación con la ciudadanía. Para ello puede:
Diseñar un cuestionario en la web institucional para que el ciudadano evalúe cada vez que se comunique con la entidad.
Aplicar una encuesta para evaluar el proceso de rendición de cuentas, a los ciudadanos
que asistan a las reuniones o encuentros convocados. Realizar una autoevaluación con el grupo de apoyo al proceso de rendición de cuentas. Consultar a los organismos de control que han participado del proceso de rendición de
cuentas, los aspectos a mejorar. La entidad puede utilizar medios físicos y electrónicos para evaluar los resultados de la rendición de cuentas.
Actividad N° 27 evaluación interna. Objetivo: Brindar algunas recomendaciones a las entidades para la realización de evaluaciones
internas de la implementación de la estrategia de rendición de cuentas con enfoque de derechos humanos y paz.
Dirigido a: Equipo líder, control interno, Área de Planeación
Modalidad: Presencial / Virtual
Criterios con los que interactúa: Hace parte de la etapa de seguimiento y monitoreo de la
implementación de la rendición de cuentas. Se nutre de insumos generados del seguimiento a los compromisos establecidos en los espacios de dialogo de la rendición de cuentas, así como de las evaluaciones internas o externas y/o encuestas realizadas. También se convierte en insumo del autodiagnóstico que realice la entidad para la elaboración de la estrategia de rendición de cuentas.
Descripción: La evaluación como parte de un proceso de implementación, retoma importancia
en las entidades para darse cuenta de los aciertos y desaciertos en torno a lo que se planeó, es
verificar que tanto se ha alcanzado en relación con aquello que se deseó en un momento inicial.
Significa valorar uno mismo la capacidad con la que se cuenta para avanzar y mejorar, así como
también la calidad del trabajo con el que se realizó.
La evaluación se puede efectuar en cualquier momento de la implementación de la estrategia de rendición de cuentas, no obstante, es importante hacer una evaluación general en un momento dado, se recomienda que cada entidad realice una evaluación con todo su equipo de trabajo al finalizar el año, con el fin de tener elementos que nutran nuevamente el diagnostico de rendición de cuentas para la elaboración de la siguiente estrategia. Para desarrollarla se sugiere se tenga en cuenta los siguientes aspectos:
1. Establezca un día específico para avanzar en la evaluación de la estrategia. Esto implica que todos los equipos de la entidad se concentren en esta actividad y se pueda sacar el mejor provecho.
2. Identifique un lugar estratégico para que todos los participantes en la evaluación se sientan cómodos y no tengan interrupciones.
3. Realice la convocatoria a modo de invitación, esto facilita que los integrantes de los equipos de la entidad retomen mayor interés en participar
4. Tenga información consolidada de evaluaciones, encuestas u otros resultados de seguimiento desarrollados durante la implementación de la estrategia.
Se sugiere se desarrollen evaluaciones internas utilizando metodologías dinámicas, integradoras, flexibles, orientadas a la identificación de cualidades para el hacer y retos para alcanzar. Dentro de este manual, se propone la siguiente metodología:
Organice grupos para avanzar en la evaluación, facilitando que los integrantes sean de diferentes áreas.
Utilice pliegos de papel y tarjetas de colores, para que en cada grupo, las personas coloquen los retos que tenían cuando iniciaron la elaboración de la estrategia. No se requiere tener el documento a la mano, es mucho mejor si las personas las recuerdan. Así como los objetivos.
Luego cada persona de cada grupo debe identificar las acciones que recuerden se realizaron para alcanzar los objetivos y los retos, además por cada acción realizada, se debe determinar lo que necesitaron para avanzar en su implementación: recursos, cualidades, aptitudes, medios, personas de otras entidades, entre otros. Reflexione con
el grupo si las acciones adelantas permitieron que el reto se hiciera realidad y porque. En caso de que el grupo no haya plasmado todas las acciones de la estrategia, utilice la matriz ya elaborada para recordarlas y hacer el mismo ejercicio.
Seguidamente se debe identificar qué retos y objetivos no se alcanzaron, así como lo que falto para alcanzarlos.
Finalmente establecer si es suficiente para la entidad los retos que alcanzaron en la estrategia y retomar aquellos que no se lograron, como insumo para la elaboración de la nueva estrategia de rendición de cuentas.
Es importante que todos los grupos conozcan la información generada durante el ejercicio por lo
que se recomienda se genere un espacio de socialización.
Elementos a tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Las evaluaciones internas
permiten a los servidores
públicos valorar las acciones que
ellos mismos realizaron.
Identificar nuevos retos para
emprender.
Identificar de manera cualitativa
los resultados de la
implementación de la estrategia
de rendición de cuentas.
Las evaluaciones lineales no
facilitan la reflexión y por tanto los
resultados no son los mejores.
Es importante que los
participantes realicen sus
valoraciones de manera objetiva,
de lo contrario el ejercicio no es
productivo.
Es importante que se cuente con un
equipo que elabore la metodología
de la evaluación y realice la
actividad.
Sistematizar los resultados y
tenerlos en cuenta como los
primeros insumos para la
elaboración de la siguiente
estrategia de rendición de cuentas.
Dedicar un espacio y lugar especial
para desarrollar la evaluación
interna.
Dar a conocer a todos los
integrantes de la entidad, los
resultados de esta evaluación.
Actividad N° 28 Evaluación participativa de la estrategia de rendición de cuentas. Objetivo: Señalar los pasos que se deben tener en cuenta para la realización de evaluaciones
participativas de la rendición de cuentas.
Dirigido a: Jefes de dependencia, Área de Planeación, Control Interno. Equipo líder de rendición de cuentas.
Modalidad: Presencial / Virtual
Criterios con los que interactúa: Es insumo para la elaboración del autodiagnóstico, puede ser
utilizada para el desarrollo de cada uno de los momentos de la rendición de cuentas: Alistamiento, Diseño, preparación, implementación, seguimiento y monitoreo. Debe hacer parte de las actividades de la estrategia de rendición de cuentas.
Descripción: Con el fin de avanzar y nutrir cada proceso de rendición de cuentas, se sugiere a
las entidades realicen evaluaciones con los actores y grupos de interés; en las cuales ellos participen, ya que son las poblaciones a quienes van dirigidas todas las actividades que se realizan en rendición de cuentas. Por lo que se propone se utilicen metodologías de evaluación participativa, ya que esta se convierte en una oportunidad tanto para las entidades como para los actores para fortalecer cada una de las actividades de rendición de cuentas, sus resultados, las acciones de mejora y el cumplimiento de compromisos.
La evaluación participativa se puede realizar en cualquier momento de la rendición de cuentas, ya sea para planear la estrategia de la entidad, para implementarla o para hacerle seguimiento a sus resultados. Para esto se propone los siguientes pasos:
a. Identificar los objetivos de la evaluación. Se debe determinar qué es lo que se quiere
evaluar: el proceso anterior de rendición de cuentas como insumo del autodiagnóstico, las actividades que se están realizando, los resultados que se generaron a partir de la rendición de cuentas, el proceso de rendición de cuentas o la estrategia completa de rendición de cuentas ya implementada.
b. Identificar los actores participantes: De acuerdo a los objetivos establecidos para cada
una de las evaluaciones que se requieren hacer, se debe identificar quienes deben ser llamados a participar. Es importante tener en cuenta también los actores internos, quienes pueden brindar información importante en cada uno de los momentos de rendición de cuentas, máxime si se quiere realizar la evaluación de la implementación de la estrategia completa de rendición de cuentas.
c. Establecer las preguntas que se quieren hacer: De acuerdo a los objetivos
planteados para cada evaluación que se quiera hacer, se deben elaborar preguntas orientadoras, que abarquen el tema tratado, utilizando un lenguaje sencillo.
Si se requiere por ejemplo realizar una evaluación del proceso de rendición de cuentas, las preguntas se orientarán hacia la organización de la actividad a realizar, la información que se presentó, la claridad de la misma, las personas que la presentaron, el tiempo de duración de la rendición de cuentas, las instalaciones que se utilizaron, la metodología implementada. Si por el contrario se requiere evaluar una actividad puntual, como por ejemplo la rendición de cuentas sobre la gestión de la entidad, las preguntas se deben orientar hacia las actividades (planes, programas, proyectos, servicios, etc.) que realiza la entidad, si son acordes con las expectativas y necesidades de la población, si incluyeron las propuestas de los actores y grupos de interés, si mejoran o no las problemáticas que tiene la ciudadanía, entre otras.
Si se requiere evaluar la implementación de la estrategia de rendición de cuentas en su totalidad, se deben orientar preguntas que permitan identificar si los objetivos planteados y actividades programadas se cumplieron a cabalidad, cuáles fueron las fortalezas, cuales las debilidades, téngase en cuenta que aquí es de suma importancia los indicadores de resultado que cada entidad haya elaborado dentro de su estrategia. Esta última evaluación es de carácter interno, por tanto, los actores participantes en la evaluación son los colaboradores de la entidad.
d. Identifique el equipo de personas que realizaran las evaluaciones: Es importante que
cada una de las entidades tenga un grupo de personas para que realice las evaluaciones, también se sugiere que integre a algunos actores o grupos de interés en el grupo, ya que su participación permitirá orientar los objetivos de cada proceso evaluativo, generara mayor confianza en los demás actores y grupos de interés.
e. Establezca la metodología a utilizar para implementar las evaluaciones. Es importante se tenga claridad cómo trabajar con los actores y grupos de interés para la realización de las evaluaciones, así por ejemplo, en caso que se haya realizado una audiencia pública y se vaya a evaluar, se sugiere se realicen mesas o grupos de trabajo, con esto se garantiza contar con una mayor participación en un tiempo prudencial.
f. Determine que recursos requiere para la realización de las evaluaciones: Cada
actividad a realizar requiere de unos recursos, por tanto, se debe tener claridad sobre los recursos que se necesitan para implementar un proceso de evaluación participativa de acuerdo con la metodología establecida. Se sugiere se hagan tres preguntas: Que recursos se requiere, con cuales se cuenta, cuales se deben conseguir.
g. Establecer cómo y quienes recogerán la información de las evaluaciones participativas. Es muy importante se tenga identificado quienes y como se recogerá la
información que se arroja en una evaluación participativa, si esta se hace presencial, se debe contar con herramientas que les permita recoger la información de manera organizada, para que luego se pueda analizar de manera más rápida y retomar sus resultados en las próximas actividades de rendición de cuentas.
h. Analizar la información recolectada y elaborar informe: se debe establecer cómo se
realizará el análisis de la información recolectada, para esto se pueden establecer categorías para clasificar la información, dependiendo claro está, del objetivo que tenga cada una de las evaluaciones que se quieren realizar. El informe, no debe ser extenso, más bien se debe establecer una herramienta que permita visibilizar fácilmente los resultados, se propone se utilice una hoja de resumen.
i. Informar sobre los resultados de las evaluaciones realizadas Así como se brinda información de la gestión de las entidades, de los servicios que se prestan, del presupuesto ejecutado, de la atención a la ciudadanía, entre otras, es importante que se divulgue el resultado de los procesos evaluativos de rendición de cuentas, ya que hace parte del proceso e implica aumentar la transparencia de las acciones que realiza cada una de las entidades. Para esto, se pueden utilizar los canales de comunicación que tenga la entidad, puede brindarse una información masiva en la web, realizarse foros para retroalimentar a la ciudadanía, presentarse al principio de cada audiencia o foros a realizarse. Esto queda a elección de la entidad, que dependen desde luego a quienes quiera dirigirle la información, si solo a los grupos con los que se trabajó, a la ciudadanía
en general, a otras entidades del mismo orden o entidades nacionales o de cooperación internacional.
Elementos a tener en cuenta para la aplicación del instrumento:
Fortalezas Limitaciones Aspectos a tener en cuenta
Fortalece el dialogo con la ciudadanía y grupos de interés y fomenta un trabajo colaborativo. Se cuenta con una retroalimentación que permite mejorar los procesos de rendición de cuentas. Permite tener más transparencia en los procesos de rendición de cuentas. Le asigna un valor fundamental a la ciudadanía dentro de los procesos de rendición de cuentas. Puede brindar información que de otra forma no se conseguiría.
Puede tomar más tiempo y esfuerzo que una evaluación convencional. Requiere confianza entre los participantes del proceso. Se debe sensibilizar a los participantes de la importancia de la evaluación participativa.
En la planeación de la estrategia de rendición de cuentas se debe incluir los procesos de evaluación participativa, ya que hace parte de las actividades y requieren de tiempo y recursos. Los equipos de evaluadores, deben ser objetivos en los procesos que realizan, de lo contrario, sesgan las evaluaciones y pueden generar problemas con la ciudadanía. Se debe examinar muy bien quienes son los actores participantes, con el fin de no dejar por fuera de los procesos a otros actores de importancia. Planear cada proceso evaluativo a realizar, para garantizar resultados óptimos. Incluir los resultados de las evaluaciones en los informes de rendición de cuentas.
Instrumento N° 11 Formato consulta, elaboración y evaluación participativa.
FORMATO DE EVALUACIÓN PARTICIPATIVA DE RENDICIÓN DE CUENTAS: Nombre de la actividad Nombre del facilitador: Relacione la persona que está a cargo del grupo
Nombre entidad
Barrio/municipio/vereda No. Grupo Fecha:
No. Objetivos
1 Redacte los objetivos de acuerdo a la actividad que se quiere evaluar
2
3 Preguntas orientadoras
No. Redacte las preguntas orientadoras de acuerdo a la actividad que se quiere evaluar
1
3 Respuestas de los participantes
No. Una vez clasificada la información relacione las respuestas de los participantes por cada pregunta
1
2
3
Tipo Doc. No. Documento
de identidad Firma de los participantes
Grupo/organización
Nombre de los participantes
7. Reiniciar la organización del proceso de rendición de cuentas:
Reinicie la planeación de un nuevo proceso de rendición de cuentas. La rendición de cuentas es un proceso continuo. Por ello una vez culminadas las acciones previstas para responder por la gestión institucional durante el periodo establecido, debe iniciarse una nueva planeación y ejecución de acciones para la rendición de cuentas de otro periodo.
