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CAMBIOS LEGALES Y NOVEDADES

a3ASESOR | eco versión 8.55

- Manual perfil empresa -

Aida

Texto tecleado

Portal del Empleado

Aida

Texto tecleado

www.grupomlt.com

1.- Introducción ................................................................................. 3

2.- Acceso ........................................................................................ 3

3.- Estructura del Portal ....................................................................... 4

3.1.- Menú de navegación ..................................................................... 4

3.2.- Menú de configuración .................................................................. 5

3.3.- Marco central .............................................................................. 5

4.- Secciones del Portal ....................................................................... 5

4.1.- Inicio ........................................................................................ 5

4.2.- Mis Datos ................................................................................... 5

4.2.1.- Datos personales del empleado ....................................................... 6

4.2.2.- Extracto de Nóminas ..................................................................... 8

4.2.3.- Extracto de IRPF .......................................................................... 8

4.3.- Gestión ...................................................................................... 9

4.3.1.- Empleados.................................................................................. 9

4.3.1.1.- Carga de empleados ........................................................ 10

4.3.1.2.- Información de los empleados ........................................... 11

4.3.2.- Nóminas Empleados ..................................................................... 17

4.3.3.- Certificados Empleados ................................................................ 20

4.3.4.- Otros Documentos ....................................................................... 24

4.3.4.1.- Estructura de la sección ‘Documentos’ ................................ 24

4.3.4.2.- Cargar Fichero ............................................................... 25

4.3.4.3.- Crear carpeta ................................................................ 26

4.3.4.4.- Modificar carpeta ........................................................... 27

4.3.4.5.- Eliminar carpeta ............................................................ 27

5.- Otras secciones del Portal ................................................................... 28

5.1.- Gestionar Cuenta ................................................................................. 28

5.1.1.- Cambiar mi contraseña ....................................................... 28

5.1.2.- Configuración del aspecto del portal ..................................... 29

Portal del Empleado | 2

Sumario

El Objetivo del presente documento es presentar el alcance, funcionalidades y metodología de trabajo que se debe llevar a cabo para un correcto funcionamiento del Portal del

Empleado .

El acceso del administrador de empresa al Portal Web se realiza a través de la URL, usuario y contraseña que la asesoría le envía a través de un correo electrónico.

Para poder acceder, informe el DNI del usuario y la contraseña que le haya sido asignada por la asesoría, una vez acceda a a3hrgo puede modificar su contraseña.

Si ha olvidado su contraseña, pulse el enlace “¿Olvidaste tu contraseña?” y, en la ventana que aparece a continuación, informe el DNI del usuario.

Automáticamente, la aplicación enviará un e-mail a la cuenta de correo que tenga asociada el usuario con las instrucciones que debe seguir para recuperarla.

1.- Introducción

2.- Acceso


Al acceder al portal se distinguen 3 zonas de trabajo:

- Menú de navegación (1) - Menú de configuración (2) - Marco central (3)

3.1.- Menú de navegación

A través de este menú se podrá navegar a través de las diferentes secciones de la aplicación.

Inicio. En este apartado se muestra información general del Portal.

Mis Datos. En este apartado se presenta la información del empleado actual con el que se ha accedido al portal, incluyendo nóminas y certificados.

Gestión. En este aparatado se puede gestionar el estado de las nóminas y certificados de los empleados. Ubicados dentro de este punto, se encuentran los apartados:

o Empleados. En este apartado se puede gestionar la información relativa a los empleados de la empresa.

o Nóminas Empleados: Permite la gestión de nóminas. o Cert. Empleados: Permite la gestión de certificados de IRPF. o Otros Documentos: Éste es un apartado de intercambio de ficheros con la

asesoría en cuestión.

Estos puntos se desarrollarán con más detalle a continuación.

3.- Estructura del Portal


3.2.- Menú de configuración

En este menú se pueden gestionar aspectos propios de la configuración del Portal y los datos generales relativos a las empresas.

A continuación, le indicamos la utilidad de cada uno de los botones:

: Este botón se utilizará para desconectarse del Portal.

: En esta sección se podrá modificar la contraseña del usuario actual y establecer el

aspecto de la empresa que se esté gestionando (Colores corporativos y logo de empresa).

: Pulsando este enlace, se accederá a la página web de la asesoría.

: A través de este enlace se podrá enviar un email a la persona establecida como

responsable de la asesoría para la empresa seleccionada.

: En este enlace se muestra la ayuda general de la aplicación.

3.3.- Marco central

En el marco central se mostrará la información de cada una de las secciones.

4.1.- Inicio

4.2.- Mis Datos En este apartado se muestra la información general, nóminas y certificados del empleado actual.

A tener en cuenta… Tanto el logo de la empresa, como el logo de la asesoría tendrán un enlace que apuntará a su respectiva página web.

4.- Secciones del Portal


En este apartado se muestra un mensaje de bienvenida del Portal.

Asimismo, se distinguen 3 apartados:

4.2.1.- Datos Personales del empleado

En esta sección se muestran los datos generales del empleado.

Utilice el botón para visualizar el detalle de la dirección.


modificados por el propio usuario pulsando el botón de edición .

Para guardar las modificaciones realizadas en los datos del empleado, pulse el botón “Guardar cambios”.

Una vez se haya realizado la modificación, tanto el administrador designado de le empresa como el gestor de la asesoría asignado a dicha empresa, recibirán un correo en el que se indican las modificaciones realizadas.

Algunos de estos datos (Email personal, foto, teléfono, dirección e IBAN) podrán ser

Portal del Empleado| 7

4.2.2.- Extracto de Nóminas

En este apartado podrá visualizar y/o descargar las nóminas publicadas relativas al empleado con el que está accediendo al portal.

A través de los siguientes botones podrá realizar las siguientes acciones:

Ver Nóminas ( ): Pulse esta opción para visualizar directamente la nómina.

Descargar Nóminas ( ): Pulse esta opción para descargar y guardar la nómina en el directorio que desee.

A tener en cuenta… También se podrá descargar la nómina haciendo doble clic sobre el nombre de la nómina.

4.2.3.- Extracto de IRPF

En este apartado podrá visualizar los certificados de ingresos y retenciones publicados relativos al empleado con el que está accediendo al portal.

A través de los siguientes botones podrá realizar las siguientes acciones:

Ver Certificado ( ): Pulse esta opción para visualizar directamente el certificado de IRPF.

Descargar Certificado ( ): Pulse esta opción para descargar y guardar el certificado en el directorio que desee.

A tener en cuenta… También se podrá descargar el certificado haciendo doble clic sobre el nombre del mismo certificado.


4.3.- Gestión

Se distinguen 4 apartados:

Empleados

Nóminas Empleados

Certificado Empleados

Otros Documentos

4.3.1.- Empleados

En esta ventana se muestra toda la relación de empleados en la empresa seleccionada. Se distinguen 2 apartados en la ventana:

Búsqueda: Podrá realizar búsquedas de empleados de forma ágil. Para ello, informe alguno de los siguientes datos y pulse “Buscar”:

- Nombre, Apellidos, DNI, Correo, Puesto, Incluir usuarios desactivados (por defecto no se incluyen en las búsquedas los usuarios desactivados).

Empleados: Desde esta ventana podrá cargar nuevos empleados en la empresa gestionada. Para ello, dispone de los siguientes botones:

- Cargar nuevos empleados ( ): A través de este botón se podrán realizar las

cargas de empleados a la aplicación.

4.3.1.1.- Carga de Empleados

En este apartado se muestra toda la información relativa a los empleados.


4.3.1.1.- Carga de Empleados

Para realizar la carga de empleados pulse el botón y, en la ventana que se muestra a continuación, pulse sobre el link “Descargue aquí la plantilla” a través del cual podrá descargar la plantilla que deberá rellenar con los datos de los empleados para, posteriormente, cargar los datos en el portal.

La plantilla es un fichero .CSV que se podrá gestionar a través del Microsoft Excel.

Para la correcta carga de datos en el portal, deberá cumplimentar los siguientes datos de forma obligatoria:

o Nombre: Informe el nombre del empleado. o Apellidos: Informe los apellidos del empleado. o Empresa: Indique el nombre de la empresa. o NIF: Indique el NIF del empleado. o IBAN; Rellene el número de cuenta bancaria del empleado. o Email: Informe el e-mail. También puede informar el e-mail personal del

empleado. o Puesto: Cumplimente el puesto de trabajo del empleado. o Fecha alta: Informe la fecha de alta del empleado.

Además, también puede informar los siguientes datos del empleado, aunque éstos no sean de obligada cumplimentación.

o Número de seguridad social o Fecha de nacimiento o Departamento o Delegación o Tipo de contrato o Categoría


Una vez cumplimentada la plantilla para cargar su información en la aplicación, seleccione el fichero desde el campo “Fichero” y pulse el botón “Cargar Fichero”. Una vez realizado el proceso le aparecerá el siguiente mensaje:

A continuación, desde el apartado “Empleados” se mostrará la relación de trabajadores que se cargaron desde el fichero. A tener en cuenta… Por defecto, al realizar la carga de empleados, éstos aparecen con el estado “DESACTIVADO”, por lo que, para visualizarlos al acceder al apartado “Empleados” active el indicador “Incluir usuarios desactivados” y pulse “Buscar”.

4.3.1.2.- Información de los empleados

La información de los empleados que se muestra en la ventana se compone por los apartados:

- Búsquedas: Podrá realizar búsquedas filtrando por Nombre, Apellidos, DNI, Correo, Puesto de trabajo o por usuarios desactivados.

- Empleados: Le aparecerá la relación de empleados cargados en el portal. Desde la vista se visualizará la siguiente información:

o Nombre y apellidos o Estado o DNI o Puesto


Además, al posicionarse sobre la línea de un empleado, podrá realizar las acciones que se indican a continuación:

Activar Usuario ( ): Al pulsar esta opción se muestra la ventana en la cual debe cumplimentar los datos relativos a la contraseña con la que el empleado accederá al portal.


A tener en cuenta… Al activar los indicadores “Generar automáticamente” y “Enviar contraseña” la aplicación generará automáticamente la contraseña y la enviará por correo al usuario.

Desactivar Usuario ( ): Al desactivar un usuario impedirá el acceso del mismo al Portal. Para ello, informe la fecha de baja (fecha a partir de la cual el usuario no podrá acceder al portal) y pulse “Borrar Usuario”.

A tener en cuenta… No obstante, la información relativa al empleado se mantendrá en el portal. Para visualizarlos en el portal desde las búsquedas debería activar el indicador “Incluir usuarios desactivados”.

Cambiar contraseña del Usuario ( ): A través de esta opción podrá modificar la contraseña del usuario. Informe el nuevo password y pulse “Cambiar contraseña”.


A tener en cuenta… Al activar los indicadores “Generar automáticamente” y “Enviar contraseña” la aplicación generará automáticamente la contraseña y la enviará por correo al usuario.

Ver Ficha del empleado ( ): Al pulsar sobre esta opción se mostrará la ventana informativa de los datos del empleado en el que está posicionado.

La información de este apartado se compone de 3 secciones:

- Datos Personales del empleado - Extracto de Nóminas - Extracto de IRPF


Al acceder al portal como administrador de la empresa podrá realizar los siguientes cambios desde la ficha del empleado:

Datos Personales del empleado:

Podrá modificar todos los datos (Nombre, Apellidos, Puesto, Antigüedad de la empresa, Email, etc..), excepto el D.N.I y la empresa a la que pertenece el empleado. Para guardar las modificaciones realizada en los datos del empleado, pulse el botón

“Guardar cambios”. ( ). A tener en cuenta... esde esta ventana también tiene la posibilidad de activar y/o desactivar al usuario, así

como cambiar la contraseña del mismo a través de los botones .

A tener en cuenta… Una vez se haya realizado la modificación tanto el administrador designado de le empresa como la asesoría, recibirán un correo en el que se relatarán las modificaciones realizadas.

Extracto de Nóminas:

Desde este apartado el administrador podrá realizar las siguientes acciones respecto a las nóminas del empleado en el que está posicionado:

o Publicar Nómina ( ): Al activar esta opción, las nóminas en las que está posicionado estarían visibles para el empleado.

o Retirar la publicación de la Nómina ( ): Mediante esta opción la nómina en la que esta posicionado no sería visible para el empleado. No obstante, no se eliminaría de la base de datos.

o Ver y Descargar Nóminas ( )( ): Al pulsar estas opciones podrá visualizará en pantalla la nómina y/o descargarla para guardarla en el directorio que desee.

Portal del Empleado |15

o Eliminar Nómina ( ): Pulse esta opción si desea eliminar de la base de datos la nómina en la que está posicionado.

Extracto de IRPF: Desde este apartado el administrador podrá realizar las siguientes

acciones respecto a las nóminas del empleado en el que está posicionado:

o Publicar Certificado ( ): Al activar esta opción, dejaría visibles los certificados.

o Retirar la publicación de la Nómina ( ): Mediante esta opción el certificado dejaría de estar visible para el empleado. No obstante, no se eliminaría de la base de datos.

o Ver y Descargar Certificado ( )( ): Pulse estas opciones para visualizar y descargar el certificado de IRPF, el cual podrá guardar en el directorio que desee. directamente el certificado del empleado.

A tener en cuenta… También se podrá descargar el certificado haciendo doble clic sobre el nombre del mismo certificado.

o Eliminar Certificado ( ): Podrá descargar y guardar el certificado que desee en el directorio que seleccione.


4.3.2.- Nóminas Empleados

Desde este menú tendrá la opción de gestionar las nóminas que podrán visualizar los empleados. Desde la ventana se muestran los siguientes apartados:

Búsqueda: Podrá realizar búsquedas de empleados de forma ágil. Para ello, informe alguno de los siguientes datos y pulse “Buscar”:

- Nombre, Apellidos, DNI, Correo, Puesto, Incluir usuarios desactivados (por defecto no se incluyen en las búsquedas los usuarios desactivados).

Nóminas: Desde este apartado se mostrará la relación de nóminas cargadas con la siguiente información desde la vista:

o Nombre del fichero de la nómina. o Nombre y apellidos del empleado. o Año de cálculo de la nómina o Mes de la nómina o Estado de la nómina. (Publicado o No publicado)

Asimismo, desde el apartado “Nóminas” el administrador designado por la asesoría podrá realizar las siguientes acciones:

Portal del Empleado 17

Publicación de Nóminas ( ): Al activar esta opción, las nóminas estarán visibles para los empleados relacionados en la vista.

Para ello, pulse el botón “Publicación de Nóminas” situado en la parte superior derecha para realizar la acción de forma masiva.

No obstante, puede publicar la nómina de un trabajador en concreto al posicionarse

en la línea del mismo y pulsar el botón ( ).

A tener en cuenta… Al cargar las nóminas en el Portal, por defecto el estado que aparece es “No publicado” y no serán visibles hasta el momento de la publicación.

Ejemplo:

Si se pulsa el botón “Publicar Nóminas” ( ) de forma masiva, en la imagen que se muestra a continuación se publicarán todas las nóminas que cumplan con el filtro. Para comprobarlo, muévase a través del paginado.


Retirar la publicación de la Nómina ( ): Mediante esta opción retirará la publicación de la nómina mostradas en la vista, por lo que, dejaría de ser visible para el empleado. No obstante, no se eliminaría de la base de datos. Para ello, pulse el botón “Retirar la publicación de la Nómina” situado en la parte superior derecha para realizar la acción de forma masiva.

Si únicamente desea retirar la publicación de la nómina en un trabajador en concreto, posiciónese en su línea y pulse el botón “Retirar la publicación de la Nómina”.

De igual forma, desde el punto “Nóminas” al posicionarse sobre el empleado también podrá realizar las siguientes acciones:

Ver ( ) y Descargar Nóminas ( ): Se podrán ver y descargar las nóminas pulsando los botones correspondientes.

Eliminar Nómina ( ): Pulse esta opción si desea eliminar la nómina en la que está posicionado, la nómina se eliminará de la base de datos.


Ver Ficha del empleado ( ):A través de este botón accederá directamente a la ficha del empleado en el que está posicionado.

4.3.3.- Certificados Empleados Desde este menú tendrá la opción de gestionar los certificados de ingresos y retenciones que podrán visualizar los empleados. Desde la ventana se muestran los siguientes apartados:

Búsqueda: Podrá realizar búsquedas de certificados de forma ágil. Para ello, informe alguno de los siguientes datos y pulse “Buscar”:

- Nombre, Apellidos, Año, Estado (Publicado o No Publicado) e Incluir usuarios desactivados.

Certificados de IRPF: Desde este apartado se mostrará la relación Certificados de ingresos y retenciones de I.R.P.F. cargadas. Desde la vista se mostrará la siguiente información:

o Nombre del fichero del certificado. o Nombre y apellidos del empleado. o Año del certificado o Estado del certificad. (Publicado o No publicado)


Asimismo, desde el apartado “Certificados de IRPF” podrá realizar las siguientes acciones:

Publicar todos los certificados mostrados en la vista ( ): Al pulsar sobre esta opción, los certificados estarán visibles para los empleados relacionados en la vista.

No obstante, puede publicar el certificado de IRPF para un trabajador en concreto,


posicionándose en la línea del mismo y pulsando el botón ( ).

A tener en cuenta… Al cargar los certificados en el Portal, por defecto el estado que aparece es “No publicado” y no serán visibles hasta el momento de la publicación.

Retirar la publicación los certificados de IRPF ( ): Mediante esta opción retirará la publicación de los certificados mostrados en la vista, por lo que, dejaría de ser visible para los empleados. No obstante, no se eliminaría de la base de datos. Para ello, pulse el botón “Retirar la publicación de todos los certificados de IRPF mostrados en la vista” situado en la parte superior derecha para realizar la acción de forma masiva.

Si únicamente desea retirar la publicación de un certificado en un trabajador en concreto, posiciónese en su línea y pulse el botón “Retirar publicación de IRPF”.

Portal del Empleado| 22

De igual forma, al posicionarse sobre la línea de un empleado en concreto también podrá realizar las siguientes acciones:

Ver ( ) y Descargar Certificado de IRPF ( ): Se podrán ver y descargar los certificados de IRPF pulsando los botones correspondientes.

Eliminar Certificado de IRPF ( ): Pulse esta opción si desea eliminar el certificado del trabajador en el que está posicionado. De esta forma, el certificado se eliminará de la base de datos.

Ver Ficha del empleado ( ): A través de este botón accederá a la ficha del empleado en el que está posicionado.


4.3.4.- Otros Documentos En el apartado “Otros documentos” tendrá la posibilidad de intercambiar con la asesoría otro tipo de información (ficheros de costes, facturas, documentación sobre impuestos, etc…).

Por defecto, la ventana muestran las siguientes categorías:

- Costes - Facturas - Impuestos - Nóminas - Otros documentos

4.3.4.1. - Estructura de la sección “Documentos”

La estructura de la sección “Documentos” es la siguiente:

Cabecera. Situada en la parte superior. Contiene el nombre y descripción de la carpeta en la que se encuentra posicionado.

Desde los botones situados en la parte superior derecha podrá realizar las siguientes opciones:

o Cargar ficheros o Crear subcarpetas o Modificar la propia carpeta o Eliminar la carpeta o Subir de nivel

Subcarpetas. Situada en la parte inferior izquierda.

Ficheros. Situada en la parte inferior derecha.

Portal del Empleado 24

Veamos las acciones que puede realizar desde el apartado “Otros documentos”:

4.3.4.2.- Cargar Ficheros Para cargar un fichero en una determinada carpeta, deberá posicionarse sobre la carpeta

correspondiente y pulsar el botón .

A continuación, seleccione el fichero e indique un comentario o descripción sobre el documento a cargar. Pulse “Cargar”.


Una vez cargado el documento, tendrá las opciones de descargarlo o eliminarlo si lo considerase oportuno.

A tener en cuenta… En el momento que se realice la carga del fichero, se enviará un correo al responsable de la empresa y al responsable de la gestoría indicando la carga del fichero.

4.3.4.3.- Crear carpeta

Para crear una carpeta o subcarpeta, deberá posicionarse sobre la carpeta correspondiente y

pulsar el botón . A continuación, en la ventana que se muestra informe el nombre de la carpeta así como si desea informar un comentario o descripción y pulse “Crear Carpeta”.


4.3.4.4.- Modificar Carpeta

Para modificar el nombre o descripción de la carpeta deberá posicionarse sobre la carpeta

correspondiente y pulsar el botón .

A continuación, en la ventana que se muestra modifique el nombre de la carpeta así como si desea informar un comentario o descripción y pulse “Actualizar”.

A tener en cuenta… Sólo se podrá modificar la carpeta si el usuario es el autor de la misma.

4.3.4.5.- Eliminar carpeta

Para eliminar una carpeta deberá posicionarse sobre ella y pulsar el botón .


A continuación se muestran otras secciones del Portal:

5.1.- Gestionar Cuenta

Desde el botón ( ) del menú configuración podrá acceder al apartado “Gestionar Cuenta”, donde podrá definir la contraseña del usuario actual, así como establecer la configuración del aspecto del Portal (colores corporativos y/o los logos de empresa).

5.1.1.- Cambiar mi contraseña Para cambiar la contraseña se deberá proporcionar la antigua y nueva contraseña.

Además, por seguridad, la nueva contraseña deberá cumplir una serie de requisitos:

Debe tener al menos 6 caracteres

Debe contener una letra mayúscula

Debe contener una letra minúscula

Debe contener un número

Debe contener un caracter que no sea un número ni una letra (~`!@#$%^&*()-_+={}[]|\;:<>,./?")


5.- Otras secciones del Portal

Informe la contraseña que desea modificar en el campo “Contraseña actual” y la nueva contraseña en los campos “Nueva contraseña” y “Confirma la nueva contraseña”. Por último, pulse “Cambiar contraseña”.

5.1.2.- Configuración del aspecto del Portal Desde este apartado podrá establecer la configuración del aspecto del portal.

Se establecen las siguientes opciones:

En el campo “Temas” podrá seleccionar el color con el que visualizará el portal.

En el campo “Logo” pulse el botón “Examinar” y seleccione el fichero correspondiente al logo de empresa que se visualizará desde cualquier punto del portal.

Al realizar cambios en la configuración del aspecto del portal pulse “Actualizar” para que se guarden

los cambios efectuados.


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