ANLISIS DE PRECIOS UNITARIOS,PRESUPUESTOS Y MANEJO DEL PROGRAMA PROEXCEL

Conceptos Bsicos

COSTO DE UNA OBRA: Es el valor de la inversin realizada para obtener la total terminacin de una obra

PRECIO DE UNA OBRA: Es el valor de venta de una obra y es igual al costo de la obra ms el porcentaje de imprevistos, costos indirectos fijos y margen de utilidad

PRECIO UNITARIO: Remuneracin o pago en moneda que el contratante deber reconocer al contratista por unidad de obra y por concepto del trabajo que ejecute.

UNIDAD DE OBRA: Unidad de medicin sealada en las especificaciones para cuantificar el concepto de trabajo para fines de medicin y pago

CONCEPTO DE TRABAJO: (RUBRO): Conjunto de operaciones manuales y mecnicas as como materiales que el contratista emplea en la realizacin de la obra, de acuerdo a planos y especificaciones tcnicas.

COSTOS DIRECTOS: Son todos aquellos producidos por los gastos en mano de obra, materiales, equipo y transporte, efectuados exclusivamente para la ejecucin de un concepto de trabajo.

COSTOS INDIRECTOS: Son todos aquellos gastos que se realizan para la ejecucin de un proyecto y que no han sido considerados como costo directo.

UTILIDAD REAL: Es aquella que despus de deducir todos los cargos aplicables sobre la utilidad total, permanecen como remanente en beneficio de la empresa.

Introduccin

Toda obra realizada por las personas es motivada por una necesidad, para satisfacerla se hace necesaria una planificacin en donde se buscar recursos para construirla, as como el tiempo para hacerlo.Para poder llevar a cabo una obra es necesario conocer cmo administrar los recursos de la mejor manera posible. Es por eso que se ve necesaria conocer conceptos bsicos de la administracin para poder as comprender factores que son relevantes y determinantes para llevar a buen fin cualquier proyecto constructivo.La administracin es el conjunto de principios que se aplica en la utilizacin de recursos naturales, financieros, tecnolgicos. Con la finalidad de lograr un objetivo.Sus elementos constitutivos lo largo de la historia de las han dividido en tres, 4, 5 partes. Sin embargo nosotros lo dividiremos en dos grandes elementos.Elementos de la mecnica administrativaPrevisin: es la anticipacin a los posibles acontecimientosPlaneacin: hay actividades que es necesario organizarlas y planificar las para poder lograr su objetivo.Organizacin: Es la manera de estructuracin secuencial y organizada ya sea de una empresa o de alguna actividadElementos de la dinmica administrativaIntegracin: es el elemento que permite establecer cmo se incorpora los diferentes recursos dentro de la organizacin.Direccin: es el elemento todo se permite la ejecute y se realizan las cosas, en la dirigencia existen estilos de direccin o gerencia de acuerdo a la forma de su administracin conControl: siga en el siglo administrativo, aqu se establece como estamos haciendo lo programado con lo real.

Lineamentos fundamentales de la elaboracin de un presupuesto

PresupuestoEs un supuesto previo de algo, es una estimacin ms o menos aproximada del costo que pudiera tener alguna actividad.El presupuesto es del costo o valor de una obra calculado en base a los planos y especificaciones de la misma para una fecha y un sitio determinado.El valor incluye los materiales mano de obra, equipos y herramientas, datos generales, gastos de administracin, imprevistos, utilidad y honorarios.

Objetivos de un presupuesto

Determinar de manera anticipada el valor del mismo con cierto grado de aproximacin aceptablemente bueno.

Elaboracin del presupuesto a base de precios unitarios

Dentro de la construccin existen dos tipos de costo:1) costos directos2) costos indirectos

Costo directo: el que se identifica claramente con cada una de las actividades por rubros de la obra.Materiales, mano de obra, equipo, herramientas.

Costo indirecto: aquel costo que no se identifica claramente, pero son indispensables para la obra por ejemplo:Fiscalizador, presidente de obra, transporte, etc.

Elaboracin del presupuesto

Se d un presupuesto se siguen los siguientes pasos:

A: Estudio de planos y especificacionesB: Visita al sitio de la obraC: Lista de precios bsicos de materialesD: Medicin de cantidades de obraE: Anlisis de precios unitariosF: Anlisis de Gastos GeneralesG: Anlisis de Equipo y HerramientaH: Anlisis de gastos de administracinI: Definicin de imprevistosJ: Clculo de utilidad y/u HonorariosK: Presentacin del presupuesto

Proexcel

Es un programa diseado para la administracin, y anlisis de precios unitarios en obras relacionadas con la construccin. Su estructura y ambiente son muy simples de manejar puesto que posee bases de datos pre cargadas, as como rubros y elementos que estn igualmente alimentados en bases de datos.

El programa proexcel trata de utilizar las herramientas que proporciona el programa Office Excel, puesto que este es de manejo general en la poblacin.

Ambiente de proexcel, botones e instruccin.

1: Barra de tareas;

1.1) Archivo

Reportes: nos permite enviar, una vez realizados todos los anlisis generar losa reportes para imprimirlos, ya sea directamente o en Excel.

Salir: nos permite salir del proexcel.

1.2) Edicin

Deshacer: permite retroceder en la ltima accin realizada. (Ctrl + Z)

Cortar: Permite cortar el elemento seleccionado para poder relocalizarlo en una nueva ubicacin. (Ctrl + X)

Copiar: Permite copiar el elemento seleccionado para poder relocalizarlo en una nueva ubicacin. (Ctrl + C)

Pegar; Permite ubicar el elemento cortado o copiado en su nueva localizacin. (Ctrl + V)

Eliminar: permite borrar el elemento seleccionado. ( Supr)

1.3) Vistas

Proyectos: permite visualizar a todos los proyectos almacenados en la base de datos.Nota: tambin es posible visualizar los proyectos con el botn de proyectos en el panel de control de la izquierda del programa.

Presupuesto: Muestra los componentes (rubros) con las cantidades (volmenes de obra) del proyecto analizado, adems permite aadir o quitar rubros, as como dar propiedades a estos, permite numerar captulos y organizar elementos a un orden deseado.Nota: tambin es posible visualizar el presupuesto con el botn de presupuesto en el panel de control de la izquierda del programa.

Cronograma: Muestra la ventana del cronograma del proyecto, donde se ubicaran los tiempos de duracin del proyecto, as como tambin el cronograma valorado de este.Nota: tambin es posible visualizar el cronograma con el botn de cronograma en el panel de control de la izquierda del programa

Formula Polinomica: es una frmula matemtica que esta expresada en la ley del reajuste de precios.Nota: tambin es posible visualizar la formula polinomica con el botn de la formula polinomica en el panel de control de la izquierda del programa.

Formatos APU: son diseos preestablecidos de presentacin en los informes de precios unitarios y programacin de obra.Nota: tambin es posible visualizar los formatos APU con el botn de los formatos APU en el panel de control de la izquierda del programa.

Especificaciones: despliega la barra de especificaciones del proyecto.Nota: tambin es posible visualizar las especificaciones con el botn de las especificaciones en el panel de control de la izquierda del programa.

1.4) Utilidades

Costos de equipos: permite valorar el costo de la maquinaria por hora.

Tablas Salariales: Muestra los salarios de los trabajadores para estimar el valor horario del sueldo.

Costos Indirectos: permite evaluar para un proyecto el valor del porcentaje de indirectos que se debe asignar para salir ganando lo esperado.

Conversin de unidades: despliega una tabla til para transformar valores en diferentes unidades.

1.5) Administracin

1.6) Ayuda

Acerca de: Muestra la informacin de contacto, as como la informacin bsica del programa.

Encontrar la tarifa Horaria de equipo

Para encontrar la tarifa horaria de equipo existe una aplicacin en Proexcel que nos facilita el clculo, as como agilita el tiempo de anlisis.

1) Ruta: utilidades costos de equipos.Se despliega la ventana de los equipos dentro de la base de datos en proexcel.

2) Datos Generales:Muestra los datos generales del equipo, datos de costos, amortizaciones, todo esto se lo puede obtener realizando una pequea evaluacin econmica de la maquinaria.3) Nuevo:Ingresamos una nueva maquinaria presionando el botn de nuevo en la parte inferior de la ventana de la aplicacin.

4) Ingresamos todos los datos necesarios para el estudio de la maquinaria:

5) Activamos la pestana factor de repuestos y modificamos los factores dependiendo del tipo de maquinaria y el uso previsto que va a tener.

6) Activamos la pestana Mano de obra y modificamos los valores de mano de obra esperados para operar la maquinaria.Nota: Es preferible no realizar esta parte del anlisis, e incluir la mano de obra en el anlisis de precios unitarios.

7) Finalmente, activamos la pestana Costo Horario que muestra todo el anlisis realizado para la maquinaria, as como tambin el valor del costo horario en la parte inferior.

Creacin de un nuevo proyecto y Anlisis de precios unitarios

Proexcel es un programa muy verstil que permite la realizacin de anlisis de precios unitarios y presupuestos de varias formas, unas ms fciles, otras ms seguras; sin embargo aqu trataremos bsicamente el manejo de los botones y comandos tiles en la creacin y el anlisis de precios unitarios de un proyecto.

Primera Forma: Creacin de un Proyecto desde Cero.1) Primero escogemos la ruta: Proyectos 2) Aplastamos el botn Nuevo ubicado en la parte superior de la ventana de proexcel.

3) Llenamos los datos del proyecto que se crean necesarios para poder identificarlo del a mejor manera.Nota: Solo los datos identificados con asterisco * es indispensable llenarlos, los dems se puede elegir no llenarlos.

4) Ya creado el proyecto, lo seleccionamos y presionamos el botn Establecer como proyecto Predeterminado, esto permitir trabajar sobre este proyecto y no sobre otro.

Nota: En la parte inferior se muestra el proyecto predeterminado sobre el cual se desea trabajar.

Segunda Forma: Creacin de un Proyecto desde un proyecto existente.Con esta opcin podemos trabajar sobre un proyecto ya existente, junto con todos los anlisis que se haya realizado sobre este.1) Primero escogemos la ruta: Proyectos 2) Seleccionamos el proyecto base que deseamos copiar para cambiar o modificarlo.3) Aplastamos el botn Copiar ubicado en la parte superior de la ventana de proexcel.

4) Ya copiado el proyecto, lo seleccionamos y presionamos el botn Establecer como proyecto Predeterminado, esto permitir trabajar sobre este proyecto y no sobre otro.

Nota: En la parte inferior se muestra el proyecto predeterminado sobre el cual se desea trabajar.

5) Presionamos el botn editar ubicado en la parte superior de la ventana de proexcel.

6) Modificamos los datos que se crea necesario modificar para poder identificar al proyecto.

Elaboracin de un presupuesto para un proyecto seleccionado.El presupuesto de un proyecto es la parte esencial y fundamental del anlisis, la base del programa, es por eso que se debe extremar cuidados en el proceso de creacin.Debe seguir los pasos de manera secuencial para evitar los posibles errores que se puedan generar.Presupuesto en un proyecto en cero.Para un proyecto nuevo, desde cero es ms fcil el proceso de inclusin de rubros, sin embargo toma ms tiempo por lo que se debe utilizar todas las ayudas posibles que da el programa en busca de ganar tiempo.1) En Proyectos, seleccionamos el proyecto a trabajar y presionamos el botn Establecer como proyecto Predeterminado, esto permitir trabajar sobre este proyecto y no sobre otro.

Nota: En la parte inferior se muestra el proyecto predeterminado sobre el cual se desea trabajar.

2) Seleccionamos el botn presupuesto, nos mostrara la ventana en donde encontramos el listado general de rubros, y los rubros de nuestro proyecto en la parte inferior.

3) Para ingresar mas fcilmente los rubros en nuestro proyecto, activamos la pestana Ver Caja de Bsqueda que despliega la caja de bsqueda de los rubros.

4) Escribimos en la celda el nombre o la palabra ms representativa del rubro, y en la parte inferior despliega el listado de rubros asociados a esa palabra.

5) Seleccionamos el rubro para insertar, damos doble click para analizar el contenido

6) Verificamos si el contenido es el deseado, en caso contrario se modifica el contenido del rubro.

7) Para modificar el contenido del rubro escribimos sobre los datos que se desee cambiar, luego presionamos el botn Guardar en la parte superior de la ventana del rubro.

8) Seleccionado el rubro, presionamos el botn insertar en la parte inferior de la barra de dialogo donde se escribi la palabra que relacionaba al rubro.

9) Revisar el rubro y la unidad en la parte inferior de la ventana, ingresar cantidades del rubro.

10) Repetir los pasos anteriores para todos los rubros que se tenga en el proyecto hasta tener generado el listado completo de rubros con las cantidades de obra.11) Ingresar el titulo de los captulos para agrupar los rubros en etapas utilizando los botones Ins. Capitulo, esto genera una mejor organizacin en el desarrollo del proyecto.

Nota: el capitulo se muestra de color azul en proexcel. Carece de unidad y de cantidad.12) En la Columna tres al principio del rubro numeramos los captulos de los rubros de acuerdo como la empresa o el proyectista mejor le parezca.13) Recordar grabar los avances cuando sea necesario utilizando el botn grabar ubicado en la barra de comandos sobre los rubros del proyecto activo.

14) Con los rubros completos, y las cantidades completas presionamos el botn Calcular, el programa nos entregara el presupuesto del proyecto.

15) Los resultados se presentan para cada rubro en la columna de totales. As mismo Proexcel entrega los resultados parciales de materiales, mano de obra, equipo, transporte, Salarios por categoras, y los resmenes de rubros y componentes.

Presupuesto en un proyecto desde una base en Excel.Para un proyecto ya estructurado en una hoja dinmica de Excel, simplemente nos valemos de las herramientas de Copiar (Ctrl + C) y Pegar (Ctrl +V) que posee el paquete de Excel y proexcel; es un proceso ms rpido, sin embargo se debe tener muchsimo cuidado ya que este proceso es mas susceptible de equivocaciones.1) En Proyectos, seleccionamos el proyecto a trabajar y presionamos el botn Establecer como proyecto Predeterminado, esto permitir trabajar sobre este proyecto y no sobre otro.

Nota: En la parte inferior se muestra el proyecto predeterminado sobre el cual se desea trabajar.

2) Seleccionamos el botn presupuesto, nos mostrara la ventana en donde encontramos el listado general de rubros, y los rubros de nuestro proyecto en la parte inferior.

3) Insertamos un nmero de filas que creamos necesarias para cubrir todo el nmero de rubros que tengamos listados en nuestra hoja de Excel ya preparada. Para esto utilizamos el botn Insertar un numero de filas vacas predeterminado ubicado en la parte superior del cuadro de rubros.

4) Copiamos los elementos Descripcin, Unidad y Cantidad desde nuestra hoja dinmica de Excel hacia proexcel.5) Seleccionamos los ttulos de captulos y les damos esta propiedad mediante el botn C.

Nota: Podemos valernos de la ayuda de ordenar presupuesto por columna seleccionada ya sea ascendente o descendente.

6) Para poder asignar ms fcilmente los rubros en nuestro proyecto, activamos la pestana Ver Caja de Bsqueda que despliega la caja de bsqueda de los rubros, as mismo activamos las pestaas filtro y descripcin.

Nota: las dems pestaas las podeos activar si se cree necesario, aunque implica un conocimiento mayor de la base de datos existente en el programa.

7) Seleccionamos el rubro y el programa arrojara los resultados de las palabras que se asocien con el rubro, seleccionamos al ms adecuado.

8) Seleccionamos el rubro para asignar, damos doble click para analizar el contenido

9) Verificamos si el contenido es el deseado, en caso contrario se modifica el contenido del rubro.10) Para modificar el contenido del rubro escribimos sobre los datos que se desee cambiar, luego presionamos el botn Guardar en la parte superior de la ventana del rubro.

11) Seleccionado el rubro, presionamos el botn asignar en la parte inferior de la barra de dialogo donde se escribi la palabra que relacionaba al rubro.

12) Revisar el rubro y la unidad en la parte inferior de la ventana, ingresar cantidades del rubro en la columna cantidad.

13) Repetir los pasos anteriores para todos los rubros que se tenga en el proyecto hasta tener generado el listado completo de rubros con las cantidades de obra.14) En la Columna tres al principio del rubro numeramos los captulos de los rubros de acuerdo como la empresa o el proyectista mejor le parezca.15) Recordar grabar los avances cuando sea necesario utilizando el botn grabar ubicado en la barra de comandos sobre los rubros del proyecto activo.

16) Con los rubros completos, y las cantidades completas presionamos el botn Calcular, el programa nos entregara el presupuesto del proyecto.

17) Los resultados se presentan para cada rubro en la columna de totales. As mismo Proexcel entrega los resultados parciales de materiales, mano de obra, equipo, transporte, Salarios por categoras, y los resmenes de rubros y componentes.

Costos IndirectosPara asignar el porcentaje de costos indirectos, primero realizamos la evaluacin de canto se debe asignar, para esto el programa Proexcel tiene una aplicacin que evala aproximadamente el valor que debera asignarse al proyecto. 1) Para realizar la valoracin o porcentaje de Costos indirectos debemos conocer: el total de costos anuales de la administracin de su empresa, oficina, etc; y la capacidad constructiva, o sea que tipo de proyectos y de que valoracin es capaz de manejar la empresa u oficina. Asi mismo debemos conocer de los gastos directos de nuestra obra como son: el costo directo de la obra, y el plazo estimado para llevarla a buen fin.2) Ingresamos en la aplicacin de proexcel Costos Indirectos ubicada en utilidades.3) Ingresamos en la primera pestana Costo de Administracin Central e ingresamos el valor de la capacidad constructiva.

4) Para el total de costo anual simplemente vamos ingresando en la tabla de abajo los costos de gastos de alquileres, salarios de empleados, pagos de cartas de luz, agua telfono, etc.; y todo tipo de gasto relevante para que la empresa tenga un buen funcionamiento mes a mes.5) Una vez ingresado los Costos de Administracin Central, nos ubicamos en la pestana Costos por gastos de obra, ingresamos el plazo estimado para la culminacin del proyecto.

6) Para el costo directo en obra, simplemente ingresamos los valores en la tabla inferior de los gastos que tenga el mantenimiento directo del proyecto en su ubicacin; estos son salarios, fiscalizacin, etc.7) Una vez ingresados todos estos valores presionamos el botn grabar; luego observamos el valor del Porcentaje Total de Indirectos en la parte inferior.

8) para asignar el porcentaje de indirectos en nuestro proyecto, simplemente escribimos el porcentaje en la caja de ingreso de datos ubicada en la parte central izquierda de la ventana del Presupuesto.

Impresin de resultados (Formatos APU)Para poder visualizar los resultados debemos asignar un formato de impresin, a estos formatos se los denomina Formatos APU.1) Nos ubicamos en la ventana de Formatos APU.

2) Visualizamos el formato que ms adecuado se crea debe darse a nuestro presupuesto, para esto visualizamos en la parte inferior la forma que va a tomar el rubro seleccionado.3) Para que se impriman el nmero de rubros, primero debemos numerar los rubros del presupuesto: para esto nos ubicamos en el presupuesto, y seleccionamos la columna uno, u presionamos el botn Numerar Rubros.

4) Escogemos el formato que deseamos aplastando el botn Asignar formato a proyecto predeterminado

5) En Archivo Reportes, desplegamos la ventana de impresin de resultados.

6) Seleccionamos todos los reportes que deseemos generar o imprimir, tanto del presupuesto como los cronogramas, los componentes y la formula poli nmica.Nota: Para que un reporte se genere es Indispensable que existan los datos para generarlo, por lo que no se debe mandar a generar los reportes que no se tengan.7) presionamos Aceptar y se despliega la ventana de impresin.

8) Escogemos el destino Excel, luego presionamos aceptar y los reportes se generan en varias hojas dinmicas de Excel. Desde aqu podemos modificarlas ms fcilmente y controlar las impresiones.Elaboracin de nuevos formatos APU

1) Debemos preparar en una hoja dinmica de Excel nuestro nuevo formato APU, que deber contener datos como: Nombre del proyrcto, Oferente, Nombre del Rubro, Unidad en la que esta medida, espacio para el desglose del rubro, etc.

Aqu un ejemplo sencillo de un formato para un rubro.

2) Nos ubicamos en la ventana de Formatos APU, seleccionamos el botn nuevo ubicado en la parte superior de la ventana.

3) Damos un nombre al nuevo formato, y seleccionamos las unidades de tiempo, generalmente se escoge unidades de tiempo parcial para los anlisis de precios unitarios, luego presionamos el botn grabar.

4) Seleccionamos Asignar Formato a Proyecto Predeterminado, luego trabajaremos sobre nuestro nuevo formato.5) De la hoja de Excel donde estaba nuestro formato, seleccionamos todo el contenido hasta la ltima fila que contenga contenido para nuestro formato, copiamos (Ctrl + C), luego nos ubicamos en la primera celda dentro de la hoja de nuestro nuevo formato en Proexcel, y pegamos el contenido (Ctrl + V).

6) Para que nuestro formato tenga validez, debemos asignar rangos a las celdas donde queremos que se impriman los deferentes datos de nuestro anlisis, para eso presionamos el botn Asignar Rangos

7) Se despliega la ventana de asignacin de rangos, para asignar las celdas donde queremos que se impriman los diferentes resultados, aplastamos el botn junto al dato que queremos que se imprima, y seleccionamos la celda o celdas donde desamos se imprima los datos.

8) Debemos cuidar mucho los datos que deseamos ingresar, as como el lugar en nuestro formato donde deseamos se impriman nuestros resultados.9) Para verificar si est bien estructurado nuestro formato seleccionamos un rubro cualquiera y vemos como est desarrollado el anlisis, si algo esta mal corregimos repitiendo el paso de la asignacin de rangos.

10) Guardamos cambios y ya tenemos un nuevo formato APU de impresin de resultados.